OFICINA ASESORA DE PLANEACIN

El Gobierno Nacional y Distrital han expedido recientemente normas con el fin de

que se implementen herramientas de gestin que le permitan a la administracin
pblica cumplir con sus fines, y mejorar la competitividad y eficiencia de las
entidades pblicas. Es as como fueron expedidas entre otras la Ley 872 de 2003
Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del
Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, reglamentada por el
Decreto 4110 de 2004, Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta
la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2004, ante lo
cual diferentes entidades del Estado se ven obligadas a estandarizar su gestin
bajo la perspectiva de la Calidad y ratifica la necesidad de gestionar las entidades
con una orientacin basada en una red de procesos.
De acuerdo con la Ley 872 de 2003, el Sistema de Gestin de Calidad est
definido como herramienta de gestin sistemtica y transparente que permita
dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin
social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes
obligados, la cual estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de
tales entidades. .1, as mismo El sistema de gestin de la calidad adoptar en
cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y
en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones
asignadas por el ordenamiento jurdico vigente
De otra parte el Decreto Distrital 387 de 2005, establece, ARTCULO TERCERO.
Desarrollo e Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad.- Cada entidad
deber desarrollar e implementar el Sistema de Gestin de Calidad, teniendo en
cuenta para dicho propsito la naturaleza y los objetivos propios, as como el
desarrollo del Sistema de Control Interno. Este Sistema es de obligatorio
cumplimiento por parte de todos los funcionarios de la respectiva entidad. El
responsable de la implementacin del Sistema a que se refiere el presente
Decreto es la mxima autoridad de la respectiva entidad, a travs de la Oficina de
Planeacin o de la dependencia que ejerce las funciones propias de estas oficinas
o de la dependencia o persona que designe para dicho propsito el respectivo
representante legal.
Al interior de cada entidad, las oficinas que cumplan las funciones de planeacin o
de las dependencias que ejerzan las funciones propias de estas dependencias o
de la dependencia o persona que designe el representante legal de la respectiva
entidad, sern las responsables de desarrollar el Sistema de Gestin de Calidad,
que se integrar al Sistema de Control Interno- Modelo Estndar de Control
Interno MECI. A su vez, las dependencias mencionadas, sern las encargadas de

1
Ley 872 de 2003

hacer el seguimiento y evaluacin al proceso de implementacin y al desarrollo
evolutivo del Sistema implementado
Para llevar un eficaz y oportuno control de gestin cada entidad incluir, dentro de
su Plan de Accin, la implementacin del Sistema a que se refiere el Decreto
Distrital 387 de 2005; con la adopcin de los indicadores de gestin
correspondientes y los mecanismos de evaluacin y el cronograma de ejecucin.
Cada entidad sealar su meta para la implementacin del Sistema dentro de los
cuatro (4) aos siguientes a la expedicin de la norma reglamentaria de la Ley 872
de 2003.

De otra parte, el desarrollo del mandato constitucional dado en la Ley 87 de 1993
est encaminado a un enfoque sistmico de la organizacin, donde sta se ve
como un todo integral y no como una unin de partes.

As mismo, mediante el Decreto 1599 de 2005, el Gobierno Nacional adopt para
el Estado Colombiano el Modelo Estndar de Control Interno, MECI 1000-2005,
el cual es una normatividad de orden tcnico para el Sector Pblico Colombiano,
reglamentaria de la Ley 87 de 1993 que establece un marco estndar para las
entidades del Estado; su objetivo especfico consiste en la formulacin de normas
y reglamentos que permitan unificar para el Sector Pblico Colombiano una
estructura estndar de Control Interno que garantice una implementacin uniforme
del Sistema de Control Interno, un lenguaje comn, la armonizacin de
metodologas y herramientas de Evaluacin del SCI en las entidades pblicas.

Este Modelo se ha formulado a partir de un diagnstico resultado del CONVENIO
N 016 DE 2004, DAFP CASALS & ASSOCIATES Inc, en el que se detectaron
las siguientes debilidades en la forma de realizar las entidades Pblicas su funcin
administrativa y cumplir la funcin social para las que fueron creadas:

Limitada cultura organizacional fundamentada en valores.
Gestin pblica incipiente orientada a sistemas de calidad.
Debilidades en la Autorregulacin, Autocontrol y Autogestin de su funcin
administrativa.
Debilidades en la generacin de informacin suficiente y pertinente para la
toma de decisiones y de utilidad social.
Debilidades en la construccin del concepto y el imaginario de lo pblico:
Aquello que conviene a todos de igual manera para el bien comn
Debilidades en la Rendicin de Cuentas en forma tcnica a la comunidad.
Falta de mtodos y procedimientos para socializar la informacin y
dinamizar su circulacin.
Baja existencia de tecnologas de informacin que apoyen con mayor
efectividad la gestin y la transparencia de la gestin pblica.
Debilidades en una cultura organizacional que oriente, facilite y apoye el
ejercicio del Control Ciudadano


El Modelo Estndar de Control Interno exige a la Oficina Asesora de Planeacin
de la Secretara General, el diseo y desarrollo de tres Subsistemas de Control
(de control estratgico, de gestin y de evaluacin), nueve componentes de
control: (Ambiente de Control, Direccionamiento Estratgico, Administracin de
Riesgos, Actividades de Control, Informacin, Comunicacin Pblica,
Autoevaluacin, Evaluacin Independiente y Planes de Mejoramiento) y 29
elementos de control.

El Subsistema de Control Estratgico busca que las entidades pblicas desarrollen
una cultura organizacional orientada al control de los procesos estratgicos,
misionales, y de apoyo de la entidad, garantizando la transparencia, el
fortalecimiento de la tica institucional y el buen servicio pblico.

El Subsistema de Control de Gestin se encarga de asegurar que la entidad
controle la ejecucin de los procesos, logre los resultados y ofrezca los productos
que requiere para dar cumplimiento a sus fines constitucionales y legales.

El Subsistema de Control de Evaluacin es coyuntural dentro del modelo de
control interno, ya que es all donde se definen realmente si los controles que se
han establecido en los dems subsistemas realmente han cumplido con la misin
para la cual fueron creados.

Como se puede apreciar tanto el Sistema de Gestin de Calidad como el Modelo
Estndar de Control Interno tienen la finalidad de cualificar la prestacin de
servicios y los procesos orientados al logro de los fines del Estado, a travs de la
modernizacin del Estado Colombiano; posteriormente se expidi el Decreto 2621
de 2006, mediante el cual se fija el plazo para la implementacin del MECI; ahora
bien, tal como lo establece la normatividad atinente al Sistema de Gestin de
Calidad como la del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000-2005, existe
entre ellos elementos comunes y tambin complementariedad.

De otra parte el Gobierno Nacional expidi el Decreto 3622 de 2005 por el cual
se adoptan las polticas de Desarrollo Administrativo y se reglamenta el capitulo 4
de la Ley 489 de 1998; estas polticas tienen puntos de coincidencia con los
sistemas descritos anteriormente ya que giran sobre el Desarrollo del Talento
Humano Estatal, Gerencia Pblica, la Gestin de la Calidad, la Democratizacin
de la Administracin Pblica y la Moralizacin y Transparencia en la
administracin pblica.

De acuerdo en lo estipulado por la Ley 909 de 2004, la Gerencia Publica debe
formar parte del seguimiento y evaluacin por parte de los jefes inmediatos, y en
su Decreto reglamentario 1227 de 205 y la circular No. 11 de 28 de septiembre de
2005, se le asigna a las Oficinas Asesoras de Planeacin, la funcin de
acompaar y asesorar a cada dependencia.



Como lo seala la circular del Departamento Administrativo del Servicio Civil
Asesora de las oficinas de planeacin, el jefe de planeacin o quin haga sus
veces, deber prestar el apoyo requerido en el proceso de concertacin de los
Acuerdos, suministrando la informacin definida en el plan estratgico y en los
respectivos planes operativos o de gestin anuales de la entidad y los
correspondientes objetivos o propsitos de cada dependencia. As mismo,
debern colaborar en la definicin de los indicadores a travs de los cuales se
valorar el desempeo de los gerentes pblicos.

Dentro de los indicadores de gestin que se tomen como referente para la
suscripcin de los acuerdos de gestin, la oficina de planeacin podr tener en
cuenta los indicadores de gestin asociados al plan operativo anual o los
indicadores de los proyectos de inversin.
2

Por lo tanto, es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeacin, siguiendo los
lineamientos del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica como del
Servicio Civil, consiste en asesorar de manera oportuna y en concordancia con
los planes programas y proyectos de la Secretaria General, adecuando
indicadores, e instrumentos que permitan llevar a cabo la evaluacin y
seguimiento por parte de los superiores jerrquicos de los gerentes pblicos,
situacin que adems por la carga de trabajo de esta Oficina, hace necesario
contar con profesional que preste la asesora y acompaamiento correspondiente.
El tema de Acuerdos de Gestin hace parte del Subsistema de Desarrollo
Administrativo del Sistema Integrado de Gestin.


As mismo, a nivel Distrital adems del Decreto 387 de 2004 por el cual se
reglamenta el Acuerdo 122 de 2004, se expidi en el tema ambiental el Decreto
61 de 2003, Plan Decenal de Gestin Ambiental.


Con la adopcin de estos sistemas de gestin, se entiende que tanto el Gobierno
Nacional como el Distrital estn haciendo un llamado desde la administracin
pblica a todos los representantes legales y servidores pblicos sobre la
importancia de fortalecer en sus entidades la tica pblica, de cualificar la
prestacin de los servicios y de garantizar que los objetivos propuestos sean
alcanzados brindndole al pas un mayor posicionamiento a nivel nacional e
internacional, a partir de la satisfaccin de las necesidades de la ciudadana y la
transparencia y eficacia en el ejercicio de sus funciones.

Pese a estos esfuerzos el Estado no haba moldeado un sistema de gestin
unificado, que pudiera llevar a cabo su funcin administrativa ya que como se

2
Circular No 11 de 28 de septiembre de 2005


observa, se ha venido legislando de manera desarticulada sobre sus
componentes, tal es el caso en temas de la Planeacin, el Control Interno, talento
humano, racionalizacin de trmites, Sistema de Desarrollo Administrativo, sin
que se llegara a tener una integralidad de las funciones administrativas bsicas de
toda organizacin dejando al libre albedro a cada gerente pblico para conducir el
quehacer de la entidad a su cargo.

En ese sentido y con el fin de optimizar los recursos, as como la unificacin de
criterios y el accionar en la implementacin de estos sistemas, la Secretara
General a travs de la Oficina Asesora de Planeacin, viene adelantando
esfuerzos en la armonizacin de los mismos, considerando de la misma manera el
Sistema de Desarrollo Administrativo y el PIGA (Plan Institucional de Gestin
Ambiental).

Para cumplir con la misin y alcanzar la visin propuesta, la Secretara General
ha decidido desarrollar un Sistema integrado de Gestin en el cual convergen el
sistema de gestin de calidad, el sistema de control interno, el sistema de
desarrollo administrativo y el sistema de gestin ambiental. En nuestra entidad
adems tenemos el Sistema Interno de Gestin Documental y Archivos (SIGA),
este ltimo complementario de Sistemas como el de Gestin de la Calidad y el
Modelo Estndar de Control Interno.

Por lo anterior, la Secretara General mediante Resolucin 112 de 2006 adopt el
Sistema Integrado de Gestin, as, ARTCULO PRIMERO: Establecer en la
Secretara General un Sistema Integrado de Gestin que involucre los
requerimientos de los Sistemas de Gestin de Calidad, Control Interno, Desarrollo
Administrativo y Gestin Ambiental, y en su ARTCULO SEGUNDO: El Sistema
Integrado de Gestin debe orientar y fortalecer la gestin, dirigir y alinear los
requisitos del Sistema de Gestin de Calidad, del Modelo Estndar de Control
Interno, del Sistema de Desarrollo Administrativo y del Plan Institucional de
Gestin Ambiental con la direccin estratgica de la Secretara General,
garantizando su eficiencia, eficacia, transparencia, efectividad y la optimizacin de
recursos y procesos.3. Esta Resolucin fue modificada por la Resolucin 073 de
2007, la cual adems de establecer el Sistema Integrado de Gestin en la
Secretara General, crea y reglamenta los Equipos de Trabajo Institucional,
define sus roles y responsabilidades en el Diseo, Implementacin y Evaluacin
del Sistema Integrado de Gestin.

El responsable del desarrollo e implementacin del Sistema Integrado de Gestin
es el Secretario General, quien se apoya en la Representante de la Alta Direccin,
que en la entidad es la J efe de la Oficina Asesora de Planeacin.


3
Resolucin 112 de 2006 de la Secretara General

Es as como se han identificado las siguientes etapas para el Sistema Integrado
de Gestin, para nuestra entidad dentro del cual se han cumplido acciones
simultneamente:











PLANEACION
2006
DISEO
2006-2007
DLLO E
IMPLEMENTACIN
2006-2008
GESTIN DEL PROYECTO
2006-2008
EVALUACIN
2007-2008
PLANEACION
2006
DISEO
2006-2007
DLLO E
IMPLEMENTACIN
2006-2008
GESTIN DEL PROYECTO
2006-2008
EVALUACIN
2007-2008


Dentro del Sistema Integrado de Gestin, se cumpli con las siguientes
actividades de planeacin, diseo y desarrollo dentro de la Fase I, dentro de las
cuales se encuentran incluidas las de calidad:

Se defini la estructura organizativa del proyecto Sistema Integrado de Gestin,
as como las acciones necesarias para preparar a la Secretara General para el
diseo y desarrollo del mismo, partiendo del conocimiento de la entidad, su
Misin, Visin y Poltica de calidad.
Lanzamiento del Sistema Integrado de Gestin, se dio la orientacin estratgica
a toda la entidad motivando sobre la importancia de la participacin de todos los
servidores en cada una de las fases del Sistema. Compromiso de la alta
direccin.
Se design al Representante de la Alta Direccin ante el Comit del Sistema
Integrado de Gestin.
Se realizaron charlas, serenatas, skechts, campaas virtuales y presenciales,
concursos; se disearon plegables, se entregaron premiaciones, con el
propsito de motivar y generar compromiso y apropiacin necesarios sobre el
Sistema Integrado de Gestin.
Se realizaron 10 jornadas de capacitacin dirigidas a Directores, subdirectores,
J efes de Oficina, coordinadores de rea, Gestores y/o interlocutores de las
dependencias y dems servidores de la Secretara General en temas como:

La Misin, Visin, Objetivos Organizacionales y Poltica de Calidad de la
Secretara General.
El conocimiento del Sistema Integrado de Gestin
El conocimiento de la NTCGP:1000:2004
Conocimiento y aplicacin de la herramienta de diagnstico del Sistema de
Gestin de Calidad
Conocimiento del MECI:1000:2005

Procesos y procedimientos
Gestin Ambiental
Acuerdos de Gestin

Se desarroll el Programa Estrella en la Secretara General conjuntamente con
la Direccin de Gestin Corporativa bajo las siguientes estrategias:

Por la gestin adelantada en cada dependencia
Por el mejoramiento de lo evidente
Por la actualizacin de los Procesos y procedimientos
Por la elaboracin de las Actas de Autocontrol
Por la participacin en las actividades de la entidad y el compaerismo

En el tema de Acuerdos de Gestin: Se dise el instrumento y se brind
asesora para el seguimiento y evaluacin por parte de los jefes o superiores
jerrquicos sobre los acuerdos de gestin de los Gerentes Pblicos. Se
realizaron charlas orientadas a sensibilizar, tanto a los gerentes, como a los
servidores pblicos de la Secretaria General, de la importancia en la
participacin y conocimiento de todas y todos los servidores de los acuerdos de
gestin de cada gerente y como stos son una herramienta de gestin que se
debe utilizar para mejorar su desempeo y logro de sus objetivos y metas
contempladas en la plan de Gestin de cada rea.

Han sido expedidos diferentes actos administrativos con miras a darle sustento
jurdico al Sistema Integrado de Gestin, dentro de los cuales se destaca la
adopcin del Modelo Estndar de Control Interno con la Resolucin 041 de
2006; la Resolucin 112 de junio 2 de 2006 mediante el cual se modific la
Resolucin 314 de 2005 que creaba el Comit de Calidad, el cual establece el
Sistema Integrado de Gestin en la Secretara General, se integran los Comits
de Calidad y de Coordinacin de Control Interno y se designa al Representante
de la Alta Direccin. La Resolucin 073 de 2007, que deroga la Resolucin 112
de 2005, ya que adems de establecer el Sistema Integrado de Gestin en la
Secretara General, se crean y reglamentan los Equipos de Trabajo Institucional,
se definen sus roles y responsabilidades en el Diseo, Implementacin y
Evaluacin del Sistema Integrado de Gestin

Se identificaron los roles y perfiles para la designacin de los gestores de la
entidad, en la actualidad se cuenta con un equipo de 23 Gestores o
interlocutores del Sistema Integrado de Gestin, conformado por representantes
de las diferentes reas y disciplinas acadmicas de la entidad.

Se realizaron seis diagnsticos del Sistema Integrado de Gestin: de Calidad, de
Gestin Documental, de Gestin Ambiental, de Cultura Organizacional, de clima
organizacional, del Modelo estndar de control interno.


Se identificaron los elementos comunes de los sistemas que conforman el
Sistema Integrado de Gestin y se elabor un cronograma para el cumplimiento
del Desarrollo e implementacin de este proyecto 2007-2008.

Se ha venido divulgando la Poltica de calidad, la misin, visin y objetivos de la
entidad a todos los servidores de la Secretara General, tanto de planta como por
contrato.

Se disearon los procedimientos de la Norma Fundamental o Norma cero de
Calidad para la Secretara General, teniendo en cuenta los requerimientos de un
Sistema de Gestin de Calidad y el Modelo Estndar de Control Interno. Los
procedimientos son:

Elaboracin de documentos
Control de documentos
Control de Registros
Control de Producto No conforme
Acciones Preventivas y correctivas
Auditoras Internas

Se levantaron, estandarizaron y codificaron 181 procedimientos con sus
respectivos formatos correspondientes a los procesos misionales, estratgicos,
de apoyo operativo y de gestin. Esta actividad se realiz visitando todas las
dependencias de la entidad.

Una vez finalizada la Fase I, expuesta anteriormente, se ha dado inicio a la Fase
II, que contiene las acciones para el desarrollo e implementacin del Sistema
Integrado de Gestin, de las cuales enunciamos las mas importantes a realizarse:

Acciones de intervencin en el tema de talento humano, cultura organizacional, y
clima organizacional, originadas a partir de los estudios realizados de cultura y
de clima organizacional, resultados finales que fueron presentados en Comit
Directivo del pasado 16 de febrero de 2007 y partir de esta reunin se recibi la
Directriz del seor Secretario General de efectuar las acciones de intervencin y
a la par dar a conocer a los servidores de la entidad los resultados de dichos
estudios. Todo lo anterior con miras a fortalecer la cultura organizacional y
facilitar la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, el Modelo
Estndar de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el PIGA,
los cuales son componentes del Sistema Integrado de Gestin.

Acciones democratizacin de la administracin pblica, que forman parte del
Sistema de Desarrollo Administrativo.
Implementacin de acciones de los componentes Atmosfrico, de Residuos
Slidos, Hdrico y Energtico, como parte del Plan Institucional de Gestin
Ambiental.

Identificacin e implementacin de acciones en los componentes de tecnologa,
informacin, comunicacin, procesos, infraestructura, entre otros, de acuerdo
con los resultados de los diagnsticos levantados, para dar cumplimiento al
MECI y al Sistema de Gestin de Calidad.
Armonizar con enfoque sistmico la misin y visin de la Secretara General,
orientndola hacia una organizacin por procesos, los cuales en su interaccin,
interdependencia y relacin causa- efecto garanticen una ejecucin eficiente, en
el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Definir las polticas de operacin de la Secretara General.
Establecer los criterios y parmetros necesarios para el diseo de Indicadores,
que permitan medir el cumplimiento de los resultados esperados por la entidad y
la ejecucin de las operaciones.
Determinar los Factores Crticos de xito de la Secretara General que deben
tenerse en cuenta a nivel estratgico para la medicin. Por factor crtico de xito
se entiende una variable o aspecto clave de un proceso de cuyo resultado
depende el logro de los objetivos del mismo.
Implementacin de componentes de informacin que permitan manejar en la
Secretara General la Informacin primaria, secundaria, sistemas de informacin,
con el fin de permitir procesos efectivos de toma de decisiones y de rendicin de
cuentas de la gestin pblica a la ciudadana en general y a las partes
interesadas de la entidad.
Identificacin e implementacin de flujos de comunicacin organizacional e
informativa para la operacin de la Secretara General y mecanismos eficientes
de socializacin de la informacin institucional.
Por decisin del Comit Directivo del Sistema Integrado de Gestin, en la
Secretara General se van a certificar dos procesos, dentro de la Fase II del
Sistema Integrado de Gestin; de acuerdo con esta directriz se van a certificar
los procesos de Quejas y Soluciones y de Control Disciplinario, lo cual implica
un gran esfuerzo por parte de la entidad, pero especialmente de la Oficina
Asesora de Planeacin para dar cumplimiento a la decisin del Comit, ya que
para lograrlo se requiere efectuar una serie de acciones contempladas en el
desarrollo e implementacin del Sistema de Gestin de Calidad en
complementariedad con los dems sistemas del Sistema Integrado de Gestin, a
fin de estar preparados para la auditora externa, Levantar la interaccin de los
procesos que se van a certificar con otros procesos de la entidad.
Asesorar y acompaar al Equipo Directivo y a cada dependencia de la
Secretara General en el seguimiento a los Acuerdos de Gestin de que trata la
Ley 909 de 2004, los cuales forman parte del Subsistema de Desarrollo
Administrativo del Sistema Integrado de Gestin, siguiendo los lineamientos del
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica como del Servicio Civil, en
concordancia con los planes programas y proyectos de la Secretaria General.