Como terminar a tiempo un proyecto y no comprometer los costos y el alcance Lecciones Aprendidas

Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada - PMP http://gestiondeproyectos.spruz.com/ oviedotejadaluis@gmail.com Uno de lo principales retos que enfrenta un director de proyectos (PM), es el de cumplir con los plazos establecidos para elaborar el producto, servicio o resultado final encargado. Sin embargo, rpidamente tropezamos con un pasivo compuesto por proyectos anteriores, que tienen un comn denominador, que es que generalmente, NO terminaron en el plazo establecido, excedieron los presupuestos establecidos y muchas veces no cumplieron con las caractersticas o especificaciones inicialmente definidas. Las razones para que lo anteriormente mencionado suceda, son muy diversas, y lo ms grave es que se presentan de manera recurrente en muchos proyectos. Tenemos la percepcin, que emprendemos un nuevo proyecto, y los mismos errores habremos de cometer. Entonces es tiempo de revisar estas causas o razones para no volver a tropezar con las mismas piedras, por ello les propongo realizar un conjunto de acciones que, en su mayora, provienen de lecciones aprendidas de mltiples proyectos y que nos permitirn estar en capacidad de obtener proyectos exitosos y cumplir con los plazos, presupuestos y todo el alcance establecido. Leccin aprendida: Siempre ofrezca plazos realistas. Los directores de proyectos (PM) sabemos que existe una gran presin para ofrecer plazos, que de antemano se saben, que son difciles de cumplir. La presin para no perder un contrato, para quedar bien con la Alta Gerencia, por una subestimacin en la estimacin de los esfuerzos de trabajo que se requieran, etc. Sea cual sea la razn, lo nico que se va a lograr es que la Triple Restriccin (tiempo, costos y alcance) entre en CONFLICTO, y ya sabemos que cuando sta entra en conflicto, empezamos a realizar concesiones (si hay presin para cumplir los plazos, sacrificamos alcance; si los costos se exceden, sacrificamos alcance para gastar menos y poder concluir en el plazo establecido). Entonces SINCEREMOS el proyecto. Asegrese que si hay una presin muy fuerte por lograr un plazo establecido, los recursos que se requieran para cumplir con la fecha establecida estn disponibles. Leccin aprendida: Evale correctamente sus capacidades y logre la disponibilidad de los recursos. Seguramente su organizacin, como muchas, trabaja simultneamente varios proyectos. Est en capacidad nuestra organizacin de proporcionar todos los recursos necesarios para que todos los proyectos se ejecuten sin problemas? Un pregunta muy importante que debemos realizar. Si sabemos que nuestra organizacin requiere los mismos recursos para mltiples proyectos, tengmoslo por seguro que no terminaremos a tiempo nuestro proyecto. Evale otras alternativas, como la de contratar ms recursos o subcontratar un proveedor para realizar la parte involucrada.

Leccin aprendida: Considere que las Dependencias Funcionales (Ruta o camino Crtico) no son suficientes para una correcta gestin del tiempo en los proyectos, por ello tambin, tome en cuenta la Dependencia de los Recursos (Cadena Critica). Muchas veces nos encontramos en situaciones en las que dos o ms actividades o tareas que pueden ser realizadas de manera paralela (inicio-inicio), se encuentran con la limitacin de compartir los mismos recursos. Por lo tanto, debemos extender los cronogramas para solucionar esta limitacin y observar como nuestro proyecto se va retrasando. La nica manera que contemplar estas limitaciones durante los procesos de planificacin es estimar la duracin de nuestro proyecto basado en la tcnica de la Cadena Crtica, pues esta contempla no solo las dependencias funcionales entre las actividades, sino tambin la dependencia de recursos. Con ello construiremos nuestra Cadena Critica de nuestro proyecto. Leccin aprendida: Evite la multitarea. Si consideramos que multitarea es la realizacin de mltiples tareas del proyecto al mismo tiempo, pareciera una buena solucin si deseamos lograr una eficacia en la gestin de proyectos. Es evidente que si tenemos la cantidad necesaria de recursos para asignarlos a las mltiples tareas, la afirmacin es vlida. Pero si asignamos a un mismo recurso mltiples tareas al mismo tiempo, lo nico que vamos a lograr es que las mltiples tareas no se terminen a tiempo y los que es mas grave an, es que no se han hecho esfuerzos de trabajo adicional. Tengamos siempre presente el objetivo no es terminar a tiempo las actividades sino el proyecto debe terminar en el plazo establecido. Leccin aprendida: Utilice la Gestin de Amortiguadores (Buffers) para efectuar un seguimiento y control del tiempo en su proyecto (Cadena Crtica). En primer lugar, conocemos la prctica frecuente de adicionar colchones o tiempos de proteccin a las actividades de un proyecto. Esta mala prctica, se refrenda en el conocimiento prctico que estos colchones siempre son consumidos as hayamos terminado ms temprano la actividad (Ley de Parkinson). Adems que, por la costumbre de empezar las tareas lo mas tarde posible (Sndrome del Estudiante) estos colchones tambin son consumidos. Entonces esta prctica debe ser desechada de lleno. Retiremos todos los colchones de las actividades del proyecto y consideremos al final del proyecto un tiempo adicional (buffer o amortiguador del proyecto) de proteccin para el proyecto. Cul es el tamao de este amortiguador o buffer? Depender del grado de incertidumbre o grado de innovacin que tenga su proyecto. Cmo administrar este amortiguador o buffer?, fcil, si una actividad se retrasa consume dicho tiempo del amortiguador, y si se adelanta restituye el tiempo de adelanto al amortiguador. Como ven el trmino de amortiguador es correctamente asignado. Mi problema esta entonces, en observar que este amortiguador no se consuma rpidamente, si ello est sucediendo, debo revisar las causas de los retrasos y tomar acciones correctivas. Mi mayor preocupacin es mantener en control el amortiguador, pues as me aseguro que mi proyecto terminar en el plazo establecido.

Leccin aprendida Evale constantemente el rendimiento del proyecto. Tenga la certeza que si el proyecto no es exitoso, las razones que usted pueda esgrimir para justificar los retrasos, los sobrecostos o la insatisfaccin del cliente sern siempre insuficientes. Usted ser responsable de dicho desastre. Los procesos de seguimiento y control (por ejemplo verificar y controlar el alcance, aseguramiento y control de la calidad, control del cronograma y costos y otros) sern vuestra tabla de salvacin. Controle permanentemente el rendimiento de su proyecto. Utilice la Metodologa de Valor Ganado para evaluar el rendimiento (tiempo, costos y alcance) de su proyecto. De manera tal, que pueda aplicar los correctivos necesarios a tiempo. Seguramente este tema, ser constantemente complementado con ms lecciones aprendidas que nos permitan lograr proyectos exitosos, sus aportes sern beneficiosos para todos los gerentes de proyecto. Ing. Luis Alberto Oviedo Tejada -PMP http://gestiondeproyectos.spruz.com/ oviedotejadaluis@gmail.com