ORAMENTO EMPRESARIAL: Um estudo de caso em uma empresa de alimentos em Belo Horizonte - MG

Luiz Carlos de Paula (Faculdade Senac Minas) luizdepaula@pifpaf.com.br Josy Gonalves Malaquias (Pontifica Universidade Catlica de Minas Gerais) josymalaquias@pifpaf.com.br

Resumo
O presente trabalho dedica-se ao estudo do oramento empresarial utilizado como ferramenta de gesto, a fim de demonstrar suas vantagens e desvantagens como instrumento de tomada de deciso. O trabalho baseou-se na pesquisa e coleta de dados de uma grande empresa do setor alimentcio de Minas Gerais, focando uma de suas filiais que atua na produo de massas e pratos prontos. A coleta destas informaes buscou cumprir todas as etapas para a formao do oramento, de modo a identificar e mensurar todas as premissas necessrias para sua elaborao, tendo em vista a anlise dos controles que podero ser obtidos atravs dos mecanismos para sua previso, gerando assim parmetros para as anlises entre as variaes oradas e realizadas. Buscou-se demonstrar com os resultados obtidos a importncia de manter um planejamento estratgico engajado com o oramento empresarial de forma a contribuir para uma melhor gesto de toda a empresa, sinalizando com aes corretivas e proativas que possam auxiliar no processo decisrio dentro das organizaes. Palavras chave: Oramento Empresarial, Planejamento Estratgico, Vantagens e Desvantagens.

BUDGET BUSINESS: A case study of a food company in Belo Horizonte - MG

Abstrat
This work is dedicated to the study of corporate budget used as a management tool to demonstrate its advantages and disadvantages as a tool for decision making. The work was based on research and data collection of a large food company in the industry of Minas Gerais addressing one of its subsidiaries which operates in the production of pasta and ready meals. The collection of information sought to comply with all the steps for the formation of the budget to identifying and measuring all necessary premises for its production in order to analyze the controls that can be achieved through the mechanisms for their prediction, thereby generating parameters analyzes the changes between budgeted and implemented. It was tried to demonstrate the results obtained with the importance of maintaining a strategic planning involved with the business budget to contribute to better management of the entire company, signaling with proactive and corrective actions that can help in decision making within organizations. Word-key: Corporate Budget, Strategic Planning, Advantages and Disadvantages.

1. Introduo A demanda mundial por alimentos torna-se cada vez mais crescente, no s pelo prprio aumento da populao mundial, mas tambm pela a insero de economias em desenvolvimento e emergentes no mercado consumidor. Pas como a China que possui uma grande populao que comea a ter acesso ao consumo maior de produtos e servios sustentados por uma grande na expanso econmica nas ultima dcadas, pressionam mais ainda os pases produtores, tais como o Brasil que se tornou referencial mundial de produo e exportao de alimentos em gro, carnes in natura e alimentos industrializados. O prprio mercado consumidor brasileiro tambm vive esse aumento demandado do setor de alimentos, tambm sustentado pela estabilidade econmica dos ltimos anos e pelo aumento da renda das famlias da populao mais pobre que comearam a demandar por mais produtos alimentcios. Tal fato impulsionou ainda mais os setores produtivos deste segmento no pas, com destaque a produo de alimentos industrializados que cresceu consideravelmente. As indstrias mineiras sustentadas por este crescimento tambm expandiram sua produo atravs de investimentos em sua capacidade instalada de produo de forma a atender a maior procura dos clientes por este tipo de produto. Diante disto as organizaes precisam se valer ainda mais de tcnicas e ferramentas de gesto de forma a sustent-las com informaes para melhor gerenciamento das decises corporativas. Neste cenrio o oramento empresarial entra como instrumento de fomento a estas informaes que sero utilizadas para a tomada de deciso. A palavra oramento originou-se com os antigos romanos que utilizavam uma bolsa de tecido denominada fiscus e nela guardavam os impostos recebidos na poca. Na Frana, esse termo ficou conhecido como bouge ou bougette e no vocabulrio ingls, essa palavra foi divulgada em meados do sculo XVIII e substituda em 1800 por budget, que caracteriza a grande bolsa de couro que o primeiro ministro carregava as despesas (LUNKES, 2003). Existem vrios tipos de oramento: o contnuo que tem como meta renovar o perodo concludo com o acrscimo de outro perodo, o base zero que projeta os recursos a partir de uma estaca zero, o flexvel que ora os recursos atravs de vrios nveis de atividades, o de atividades que traa seus recursos por meio de direcionadores de atividades; o perptuo que planeja estabelecendo a relao de causa e efeitos entre os processos correntes e, por fim, o empresarial, que programa os recursos baseando-se nos objetivos da organizao e tem como finalidade controlar as variaes, sendo este ltimo o mais utilizado nas empresas (LUNKES, 2003). O planejamento oramentrio indispensvel, pois nele so avaliados todas as receitas e gastos que a empresa teve em determinado perodo. Alm de analisar a possibilidade de alter-los, possvel antecipar o ambiente em que a empresa atua com o objetivo de garantir o lucro das organizaes. O oramento empresarial unido ao planejamento estratgico, que indica a direo da empresa nos prximos anos, estabelece um aumento na vantagem competitiva da organizao. A proposta deste artigo verificar como o oramento empresarial pode contribuir com a gesto de uma empresa de alimentos, possibilitando um maior controle e auxilio tomada de decises.

Este artigo tem como objetivo geral avaliar como o oramento empresarial elaborado no 1 semestre de 2012 pode contribuir de forma eficaz na tomada de decises, se aplicado em uma indstria de alimentos de grande porte. Como objetivos especficos esta pesquisa ir: a) Apresentar o mtodo de elaborao do oramento empresarial; b) Evidenciar as formas de controle obtidas com o oramento empresarial; c) Avaliar as vantagens e desvantagens do oramento empresarial. Para uma melhor compreenso proposta por este artigo foi elaborado uma diviso dos tpicos e divididos em quatro sees. A primeira seo estar descrito o referencial terico que ir tratar os conceitos do planejamento estratgico e a sua importncia como fonte direcionadora para o oramento empresarial. Na segunda seo tratamos a metodologia adotada neste trabalho e as suas etapas do desenvolvimento da pesquisa. Na terceira seo ser descrito o estudo de caso focando as nuances do oramento empresarial, bem como apresentando dados prticos desenvolvidos em uma indstria de alimentos de Belo Horizonte/MG. Partimos ento para a quarta e ultima seo que ir descrever as consideraes finais sobre este estudo, relatando assim as percepes sobre o oramento empresarial e suas contribuies na gesto da organizao. 2. Referencial Terico 2.1 A Necessidade do Planejamento Estratgico dentro das Organizaes A necessidade do planejamento dentro das organizaes definido por Frezatti (2006) como:
... uma necessidade intrnseca, como alimentar-se para o ser humano. No se alimentar significa enfraquecimento e o mesmo ocorre com a organizao caso o planejamento no afete o seu dia-a-dia dentro do seu horizonte mais de longo prazo. (FREZATTI, 2006, p.14)

Segundo Oliveira, Perez Jnior e Silva (2004), o planejamento estratgico deriva das tcnicas militares. Nesse sentido, o pensamento estratgico foi estimulado nos domnios empresarial e militar aps a Segunda Guerra Mundial, perodo em que os recursos eram escassos em toda a economia, conforme cita Lunkes (2003). De acordo com Oliveira, Perez Jnior e Silva (2004) o planejamento estratgico definido como:
O conjunto de objetivos, finalidades, metas, diretrizes fundamentais e planos para atingir esses objetivos, coordenados de forma a definir em que atividade se encontra a empresa, que tipo de empresa ela ou deseja ser. (OLIVEIRA, PEREZ JNIOR e SILVA, 2004, p. 39).

Figueiredo e Caggiano (2004) menciona que o planejamento estratgico formado por alguns estgios: Criar os objetivos da organizao; Analisar o cenrio em qual a empresa estar operando, ou seja, verificar o que pode acontecer no futuro; Verificar os recursos existentes, homem, mquina, materiais e dinheiro; 3

 Estabelecer as estratgias para alcanar os objetivos; Programar as aes para atingir as metas de longo e curto prazo. Na mesma linha de pensamento, Oliveira, Perez Jnior e Silva (2004) detalham mais alguns dos itens: As determinaes de metas estratificam-se em: qualitativas, quantitativas e integradas; e Qual o conjunto de decises, objetivos e polticas que sero adotadas para que tais metas sejam atingidas. Observa-se, portanto, que a funo do planejamento estratgico permitir que a empresa, da maneira mais eficiente possvel, consiga uma vantagem sustentvel sobre seus competidores, de acordo com o que afirma Santos (1999, p. 163). Assim, o planejamento estratgico um instrumento de orientao e controle de todas as atividades da empresa que se prope a comparar os resultados gerados pela atividade com os que haviam sido projetados, como aborda Oliveira, Perez Jnior e Silva (2004). Dando seguimento ao planejamento estratgico da empresa necessrio montar um plano de ao, ou seja, o oramento, que validado abaixo por Tavares (2000). ... combinados os momentos anteriores do planejamento estratgico, passa-se elaborao dos planos de ao. Cada rea reflete sobre seu papel no futuro da empresa, materializando-o em objetivos e aes que pretende desenvolver no sentido de alcan-los. O componente final do plano de ao o oramento. (TAVARES, 2000, p.359). Frezatti (2006) ratifica a citao anterior com o seguinte dizer:
O oramento surge como seqncia montagem do plano estratgico, permitindo focar e identificar, num horizonte menor, de um exerccio fiscal, as suas aes mais importantes. O oramento existe para implementar as decises do plano estratgico. (FREZATTI, 2006, p.45).

Padoveze (2005) completa o significado de orar afirmando que:

Orar significa processar todos os dados constantes do sistema de informao contbil de hoje, introduzindo os dados previstos para o prximo exerccio, considerando as alteraes j definidas para o prximo exerccio. (PADOVEZE, 2005, p. 31)

Dessa forma, o processo oramentrio envolve a elaborao de planos detalhados e objetivos de lucro, previso das despesas dentro da estrutura dos planos e polticas existentes e fixao de padres definidos de atuao para indivduos com responsabilidade de superviso; enfatiza Lunkes (2003). Ressalta ainda o mesmo autor, que o oramento a etapa do processo do planejamento estratgico em que se estima e determina a melhor relao entre resultados e despesas para atender s necessidades, caractersticas e objetivos da empresa no perodo esperado. O oramento abrange funes e operaes que envolvem todas as reas da empresa com necessidade de alocao de algum tipo de recurso financeiro, para fazer face s despesas de suas aes. 4

J Padoveze (2005) adiciona que alm de prever e controlar o oramento tem como ponto fundamental estabelecer e coordenar objetivos para todos os setores da empresa, com o intuito de trabalharem simultaneamente em busca do lucro. Sendo assim podemos estabelecer o fluxo das informaes a serem tratadas no oramento empresarial a ser executado.

FIGURA 1 Fluxo de Informaes.

2.2 O Oramento Empresarial Segundo Lunkes (2003), o oramento empresarial surgiu na administrao pblica em Nova York, em 1907, com o objetivo de controlar os gastos pblicos; nas empresas privadas foi utilizada pela primeira vez na empresa Du Pont de Memours nos Estados Unidos, em 1919, e tinha como meta planejar e controlar as operaes empresariais. O mtodo de elaborao do oramento empresarial pode variar o nvel de detalhes de acordo com a empresa, afirma Lunkes (2003). A seguir sero descritas as principais etapas necessrias para elaborao deste oramento. 3. Metodologia Adotou-se como meios de pesquisa o estudo de caso. A definio de estudo de caso segundo Jung (2004) a investigao de um fenmeno dentro de um contexto local e real. Neste trabalho ser feito um estudo de caso referente a uma indstria de alimentos localizada em Minas Gerais focando sua filial que atua na produo de massas e pratos prontos com o intuito de analisar a contribuio do oramento empresarial na tomada de deciso. Os valores constantes na pesquisa sero referentes ao 1 semestre de 2012. Segundo Gil (1991) no existe um roteiro para fazer um estudo de caso, mas possvel definir alguns fatores: a) b) c) d) Delimitao da unidade-caso; Coleta de dados; Anlise e interpretao dos dados; Redao do relatrio.

Este estudo tem o objetivo de avaliar a elaborao e as vantagens e desvantagens de se utilizar o oramento empresarial em uma indstria de alimentos.

A coleta de dados conforme a forma como sero coletados os dados para responder o problema de pesquisa, correlacionado os objetivos aos meios para alcan-los, no se esquecendo de justificar a adequao de um ao outro (VERGARA, 2009). Neste trabalho a coleta de dados baseou-se em fontes documentais, ou seja, em relatrios extrados do sistema ERP da empresa pesquisada. A pesquisa limitou-se anlise dos dados do oramento de uma das filiais da empresa foco deste estudo. 4. Estudo de Caso: Empresa Alfa Alimentos S.A. 4.1 Apresentao da Empresa A Alfa Alimentos S.A., nome fictcio para manter segurana da empresa que tem sua sede corporativa localizada em Belo Horizonte/MG, atua nos segmentos de avicultura, suinocultura, massas semi-prontas, congelados e sucos; possui trs unidades industriais localizadas em cidades mineiras e seis fbricas de apoio. Gera em torno de 4 mil empregos diretos e 8 mil empregos indiretos, tem uma carteira de cerca de 50 mil clientes em todo pais e no exterior. A empresa comercializa aproximadamente 15 mil toneladas por ms, sendo distribudos em cortes de frango, sunos e produtos industrializados. Suas atividades foram iniciadas em 1968, quando foi adquirido o primeiro abatedouro localizado no Rio de Janeiro, mas foi em 1972 com o crescimento da clientela que suas atividades foram transferidas para o interior de Minas Gerais. No ano de 2004 a empresa abriu sua indstria de massas com investimento prprio de R$2.000.000,00 (dois milhes de reais), passando a produzir os seguintes produtos: lasanha, po de queijo e pizza. Em 2007 sua capacidade produtiva passou de 100 toneladas para 1371 toneladas por ms. Com o crescimento da Alfa Alimentos S.A., intensificou-se a demanda por ferramentas de gesto sendo assim utilizou o oramento empresarial para aperfeioar o controle a fim de contribuir com a tomada de deciso e garantir o lucro da empresa. O presente estudo pretende demonstrar as nuances do planejamento oramentrio desenvolvido na filial de massas. 4.2 Apresentao dos Dados 4.2.1 Premissas Oramentrias O oramento da empresa Alfa Alimentos S.A. baseou-se nas seguintes premissas oramentrias: - Reajuste Salarial: adotou-se o ndice do INPC - ndice Nacional do Preo ao Consumidor, projetado para 12 meses, conforme acordo sindical, a alquota foi extrada do Relatrio de Indicadores Econmicos do Banco Central, sendo ajustado no primeiro trimestre do ano; - Reajustes nos preos de vendas: foi utilizado tambm o ndice do INPC para reajustar os preos dos produtos vendidos, conforme orientao da Diretoria Comercial os ndices foram retirados do Relatrio de Indicadores Econmicos no Banco Central;

- Reajuste nos preos da matria-prima: utilizou-se as metas de inflao projetada para o perodo, a informao foi obtida atravs do Relatrio de Indicadores Econmicos no Banco Central do Brasil. - Para os gastos referentes gua e energia foi utilizado as expectativas de reajuste dos concessionrios destes servios. 4.3 Projeo da Demonstrao do Resultado do Exerccio - DRE A partir das premissas estabelecidas pela empresa Alfa Alimentos S.A, foi elaborado o oramento empresarial onde foi projetada a Demonstrao do Resultado do Exerccio - DRE.
1 Semestre R$ DRE UNIDADE DE MASSAS Planejado Receita de venda - Consolidado PMV (MI) Volume (MI) Receita Operacional Bruta Impostos Receita Operacional Liquida Matria-Prima Custos variveis Desp.Com. e Log. variveis Margem de Contribuio Custos fixos Desp.Adm. e gerais Desp.Com. e Log. fixas Lucro Operacional IRPJ/CSSL Resultado Depreciao EBITDA 584.719 529.989 1.114.708 14.830.249 6,14 2.415.830 14.830.249 (3.345.975) 11.484.274 (5.882.849) (1.819.894) (1.041.264) 2.740.268 (1.020.157) (558.971) (576.421) 584.719 -51,23% -15,85% -9,07% 23,86% -8,88% -4,87% -5,02% 5,09% 0,00% 5,09% 4,61% 9,71% 587.215 495.366 1.082.580 % ROL Realizado 15.871.319 6,26 2.537.111 15.871.319 (3.600.222) 12.271.097 (6.374.329) (1.977.724) (1.141.846) 2.777.198 (1.208.217) (461.782) (519.983) 587.215 -51,95% -16,12% -9,31% 22,63% -9,85% -3,76% -4,24% 4,79% 0,00% 4,79% 4,04% 8,82% % ROL % Previsto x Real 7,02% 1,90% 5,02% 7,02% 7,60% 6,85% 8,35% 8,67% 9,66% 1,35% 18,43% -17,39% -9,79% 0,43% 0,00% 0,43% -6,53% -2,88%

Fonte: Dados da Pesquisa TABELA 1 - Demonstrao do Resultado do Exerccio (Planejado x Realizado) 1 Semestre 2012.

4.4 Controles obtidos com a utilizao do oramento empresarial As anlises das variaes podem ser feita aps a concretizao dos meses, para detectar os desvios relevantes. A seguir sero demonstradas as variaes entre orado e realizado na empresa Alfa Alimentos S.A referente ao 1 Quadrimestre de 2012. Conforme a Tabela 1 foi possvel verificar os seguintes desvios: - Matria - prima Nota-se que as matrias-primas obtiveram um incremento de 8,35% devido a altas nos preos de produtos derivados do leite que compem o mix de produo. Houve oscilaes nos custos da farinha de trigo, mas segundo a empresa o departamento de compras atuou de forma consistente perante os fornecedores de forma a minimizar estes impactos nos custos das matrias-primas.

- Custos variveis - Aumentaram em 8,67% em relao ao oramento devido ao reajuste de preos em diversos itens, mas destaca-se tambm ao aumento no consumo de embalagens diretas dos produtos tais como os cartuchos utilizados nas pizzas e um aumento considervel no consumo de energia eltrica ambos devido ao aumento na produo. - Despesa com logstica varivel segundo o Departamento Comercial a empresa adotou uma postura mais agressiva na captao de clientes, diante disto pulverizou-se mais as vendas no interior do estado gerando assim um custo maior de frete na entrega das mercadorias. Mas este posicionamento deve gerar em curto prazo um incremento maior nas vendas devido a estes novos clientes de forma a melhorar o resultado da empresa. - Despesas administrativas, gerais e despesas comerciais fixas - A empresa desenvolveu uma campanha interna para reduo das despesas com escritrio onde se abordou o uso consciente da energia eltrica na utilizao de computadores e ar condicionado. Segundo o Departamento de Compras houve uma mudana nos fornecedores de papel e produtos para impresso, gerando assim uma considervel reduo nas despesas. A empresa substituiu a empresa de telefonia gerando tambm uma economia nos seus gastos.

4.5 Apresentao dos Resultados Cumpriu-se as premissas propostas para sua execuo, na qual foi demonstrada a interao entre as diversas reas da empresa para a coleta, anlise e distribuio dos dados necessrios para o desenvolvimento das etapas oramentrias. O oramento iniciou-se, operacionalmente, com a definio do volume de produo e com a interao das reas comercial e industrial. Citada interao partiu da anlise da capacidade produtiva da empresa, de forma a atender as expectativas de vendas demandadas pela rea comercial. Aps definido o volume de vendas para atender de forma satisfatria as metas estratgicas da empresa, partiu-se para a coleta de dados necessrios para a comercializao e distribuio dos produtos, o que permitiu identificar e mensurar os custos variveis e fixos das despesas comerciais e logsticas, tais como fretes, embalagens, comisses e gastos com representao. O setor fiscal da empresa foi de suma importncia na mensurao dos tributos incidentes sobre as vendas, com a elaborao um estudo minucioso que levou em conta o volume de vendas com vistas s praas de distribuio, identificando-se as diferentes variveis (locais de origem e destino, enquadramento das mercadorias, por exemplo) na determinao dos valores do ICMS sobre vendas. Vrias informaes fornecidas pelas reas de recursos humanos foram utilizadas para a formao dos custos de mo-de-obra, como salrios e encargos que seriam demandados pela empresa. O setor de contabilidade foi vital para o levantamento das despesas administrativas e para a descrio detalhada dos custos de aquisio e de reposio de matrias-primas e outros componentes para a formao dos custos industriais, comerciais e administrativos. Coube ao setor de oramentos da empresa o alinhamento e gerenciamento de todas essas informaes, de modo a montar o componente final, qual seja, a demonstrao do resultado do exerccio, evidenciando as variaes ocorridas entre o que foi orado e realizado. 8

4.6 Vantagens e Desvantagens evidenciadas do oramento empresarial Depois de apuradas as variaes pode-se avaliar as vantagens e desvantagens ps implementao do oramento empresarial na filial de massas da empresa Alfa Alimentos S.A, onde podemos citar:
Vantagens - Atravs do oramento a empresa pde identificar os seus pontos de eficincia e ineficincia; - Os relatrios provenientes da elaborao e controle oramentrio contriburam para uma melhor gesto e agilidade na tomada de deciso; Desvantagens - Imposio de metas pela alta direo da empresa ocasionando conflitos operacionais para a sua execuo. - Conflito de interesses entre alguns setores da empresa. Exemplo: Produo x Comercial

- Aprimoramento da comunicao, integrao e maior - Implementao dispendiosa, pois necessita de participao dos gestores e suas equipes dentro da profissionais habilitados com o conhecimento de uma organizao; estrutura oramentria. - Contribuiu para aes corretivas e proativas; - Alocao de recursos de forma criteriosa; - A partir do oramento criaram-se mtricas padres de desempenho para diversos setores e processos da empresa. - Gestores intranquilos, pois com a criao de mtricas e padres de desempenho os mesmos so pressionados a uma busca constante de melhorias, gerando assim maior presso as equipes na busca de resultados.

Fonte: Dados da Pesquisa QUADRO 1 Descrio das Vantagens e Desvantagens evidenciadas do oramento empresarial.

5. Consideraes Finais No presente trabalho, verificou-se empiricamente a utilizao do oramento empresarial como ferramenta de gesto, focando sua contribuio estratgica nos processos de tomada de deciso, com o intuito de identificar suas vantagens e desvantagens, como instrumento gerencial e de cumprimento das premissas estabelecidas no planejamento estratgico. O problema de pesquisa constante neste trabalho foi de evidenciar: como o oramento empresarial pode contribuir com a gesto de uma empresa de alimentos, possibilitando um maior controle e ajudando na tomada de decises. Em resposta a essa questo, constatou-se que cada etapa cumprida na elaborao do oramento empresarial gerou questionamentos quanto aos controles das informaes transformando-o, assim, em um eficiente mtodo de anlise nas diferentes reas da empresa, seja para execuo, mensurao, ou validao dos fatos que foram propostos no planejamento estratgico, com o intuito de buscar um paradigma para o processo decisrio na organizao. O trabalho teve como objetivo geral analisar o oramento empresarial, elaborado no primeiro semestre de 2012 na empresa Alfa Alimentos, apresentando o seu mtodo de elaborao, evidenciando o controle e avaliando as vantagens e desvantagens deste planejamento. Nesse contexto, foram relacionadas as principais etapas de elaborao do oramento, observando as premissas, a capacidade de produo e de venda da empresa. Os controles obtidos contriburam com aes corretivas e proativas, de modo a se demonstrar vantagens 9

com esse projeto, fundamentais principalmente no que tange comunicao e identificao dos pontos de eficincia e ineficincia de toda a empresa. Todas as informaes e dados obtidos para a elaborao do presente estudo tiveram origem, principalmente, nos relatrios de diversos setores e do SAP (Sistemas, Aplicativos e Produtos para Processamento de Dados), com o objetivo de descrever um cenrio mais prximo da realidade (casustica) para aplicao da proposio (problema), dos objetivos gerais e especficos e da doutrina (teoria) acerca da disciplina oramentria. Em termos prticos, vale ressaltar que a responsabilidade no cumprimento das metas oramentrias gerou, dentro da organizao, mudanas na postura interna das reas e at mesmo das diretorias, quanto ao tratamento dado s informaes gerenciais resultantes. Concluiu-se, portanto, que uma poltica de oramento devidamente aplicada, como parte do planejamento estratgico da empresa Alfa Alimentos, propiciou o reconhecimento de seus resultados e deficincias. O oramento revelou-se uma ferramenta essencial para o gerenciamento da empresa, alm de criar solues fundamentais para o bom andamento de toda a organizao. Referncias
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