Metodologa de Checkland (Sistemas Suaves)

Las metodologas que utilizan como patrn el Enfoque Sistmico constituyen el

puente entre el Pensamiento de Sistemas y las Tcnicas de Sistemas. Ambos
aspectos son de gran importancia en las fases de anlisis y desarrollo de los sistemas
debido a que, uno siendo muy general permite tener una visin amplia del mismo y
otro, siendo especfico ofrece los mecanismos para ahondar en las situaciones
problemticas con el objeto de encontrar los medios para resolverlas.
Dentro del pensamiento de sistemas existen dos escuelas complementarias:
aquella que asume que el mundo es sistmico (pensamiento de sistemas duros) y
aquella que crea el sistema de indagacin bajo la forma de un sistema (pensamiento
de sistemas suaves). Para hacer claro lo anterior sera mejor utilizar la palabra
holon para designar a todos los abstractos construidos, concediendo a la palabra
sistemas el significado del lenguaje diario, sin tratar de utilizarlo como trmino
tcnico.
La metodologa de sistemas suaves MSS es un proceso de indagacin que
tambin hace uso de los modelos de sistemas, utiliza un tipo particular de holon, en
otras palabras, un as denominado sistema de actividad humana, el cual es un
grupo de actividades tan conectadas como para constituir un todo con propsito
definido.
Esta metodologa hace uso del enfoque de sistemas, presentndose como una
herramienta metodolgica, caracterizada por presentar un enfoque para el estudio de
sistemas blandos o suaves, sistema donde est inmerso el factor humano y consiste
en un conjunto de actividades interrelacionadas como resultado de algn principio,
cohesin, esto es lo clasificado por Checkland como sistema de la actividad humana.
Un sistema es blando cuando la situacin no est analizada, la identificacin de los
recursos es vaga y no se requiere slo buscar informacin sino analizar e identificar
las necesidades.
La metodologa de Checkland contempla dos tipos de actividades (ver Grfico 1).
Las de la etapa 1, 3 y 4 son actividades del mundo real que necesariamente
involucran gente en la situacin problema; y las de la etapa 2 que son actividades del
pensamiento de sistemas que quizs puedan o no involucrar aquellos en la
situacin problema, dependiendo de las circunstancias individuales del estudio.


Grfico 1. Fases de la MSS. Tomado de: La Metodologa de Sistemas Suaves
en Accin. Peter Checkland, 1997.


La descripcin general y comn de la metodologa para sistemas suaves (MSS)
se muestra en Grfico 2, en la cual se presentan como un sistema de siete estadios:
Identificacin de
la situacin
problemtica.
Implantacin de
cambios.
(Etapa 4)
(Etapa 1)
Diseo de sistemas
de la actividad
humana.
(Etapa 2)
Diseo de
cambios
deseados.
MUNDO REAL
(Etapa 3)
Pensamiento Sistmico

Grfico 2. Modelo de la MSS de siete estadios. Tomado de: La Metodologa de
Sistemas Suaves en Accin. Peter Checkland, 1997.


La metodologa para sistemas suaves con sus siete estadios se define as: En los
estadios 1 y 2 se trata de entrar en contacto con el sistema en estudio desde el punto
de vista mas objetivo posible, en estos se hace un intento por construir la imagen o
visin ms rica posible, no del problema sino de la situacin en la cual se percibe la
existencia de un problema, en este anlisis inicial se deben registrar los elementos de
estructura lentos al cambio y los elementos de proceso de cambio continuo dentro de
la situacin, para as formar una visin sobre como la estructura y los procesos se
relacionan entre si dentro de la situacin.
Situacin problema
considerada como
problemtica 1
Situacin problema
expresada 2
Definiciones races de
sistemas pertinentes de
actividad con propsito
definido 3
Modelos conceptuales
de los sistemas
nombrados (holones) en
las definiciones races
4
Comparacin entre
modelos y el mundo
real 5
Cambios deseables
sistemticamente y viables
culturalmente 6
Accin para mejorar la
situacin problema 7
Mundo real
Mundo real
El estadio 3 involucra la definicin de algunos sistemas que pudieran ser
pertinentes al problema y el preparar definiciones concisas de lo que estos sistemas
son, en contraposicin a lo que ellos hacen. El objetivo es obtener, desde diferentes
cosmovisiones o puntos de vista, una formulacin explicita cuidadosamente fraseada
de la naturaleza de algunos sistemas que subsecuentemente se van a considerar
como pertinentes para optimizar la situacin problema. Estas definiciones se
denominan Definiciones Races, con lo que se quiere indicar que ellas encapsulan
la naturaleza fundamental de los sistemas elegidos.
El siguiente paso es la escogencia de la Definicin Raz que parezca ofrecer las
mejores perspectivas de conducir al diseo de algunos cambios factibles y a corto
plazo. Es por ello, que en este paso el analista debe estar en contacto directo con los
usuarios del sistema de manera de apoyar el criterio de seleccin de dicha
definicin.
Una vez escogida la Definicin Raz, se pasa al estadio 4 donde se procede a la
construccin del Modelo Conceptual del Sistema que est implicado en la
Definicin Raz seleccionada. Tomando en cuenta que la Definicin Raz dice lo
que es el sistema, mientras el modelo Conceptual dice lo que hace, se procede a
relacionar las acciones que aparecen explcitas o implcitas dentro del propsito
ncleo de la Definicin Raz escogida con el objetivo de poder identificar y definir
las actividades mnimas que contemple el modelo. Los resultados obtenidos
(modelos) del estadio 4 se introducen entonces, en el estadio 5, en el mundo real y
se cotejan con las percepciones de lo que dice ah. El propsito de esta comparacin
es generar un debate con gente interesada en la situacin problema.
En el estadio 6 se definirn los posibles cambios que simultneamente satisfagan
dos criterios: que sean deseables sistemticamente y factibles culturalmente, el
primero se refiere a que los holones de propsito definido diseados deben ser de
verdad y de hecho pertinentes para la situacin problema, y el segundo a que la
implementacin de los cambios se llevar a cabo en una cultura humana, y sta
modificar a la cultura, por lo que dichos cambios deben ser viables en el sentido de
que dentro de la cultura en cuestin se les debe considerar como significativos. El
estadio 7 involucra llevar a cabo las acciones basndose en el estadio 6 para mejorar
la situacin problema.
El uso de las distintas teoras y temas desarrollados en las bases tericas, fueron
escogidos segn las necesidades del proyecto a realizar, teniendo en cuenta que
varios de los aspectos explicados son parte fundamental de la metodologa operativa
que gua su desarrollo. Adems, la Gerencia Estratgica, dar a conocer los aspectos
fundamentales que se deben manejar de manera sistemtica y objetiva para un buen
proceso de Toma de Decisiones.
Asimismo, la Planificacin Estratgica, el Desarrollo Organizacional y el
Enfoque Sistmico, sern las metodologas principales que coadyuvarn al logro de
los objetivos propuestos en esta investigacin. Donde se podr evidenciar que, el
enfoque sistmico utilizar la Metodologa de Sistemas Suaves (Checkland) para
atacar y dar solucin, de manera ms amplia, a la situacin presente en
DEMECICA.
Por otra parte, el Desarrollo Organizacional, proveer tcnicas y mtodos
organizativos a la metodologa operativa, con el propsito de dar solucin a los
problemas existentes en la empresa; todo esto, aunado a la Planificacin Estratgica
dar como resultado la creacin de planes o cursos de accin que permitan
incrementar la operatividad y beneficios de DEMECICA. Tambin se puede
conseguir la tcnica para el anlisis del futuro denominada Prospectiva, la cual
propone el estudio del futuro desde los puntos de vista probables y deseados,
teniendo en cuenta que el futuro nico no existe y que para una mejor adaptacin a
lo que vendr es necesario estudiar lo que hoy est sucediendo.



APLICACIN PRCTICA DE LA
METODOLOGA DE PETER CHECKLAND
Es una tcnica sistmica fundamentada en el concepto de perspectiva o en el
lenguaje de la metodologa Weltanschauung. Un weltanschauung representa
la visin propia de un observador, o grupo de ellos, sobre un objeto de estudio,
visin sta que afecta las decisiones que el(los) observador(es) pueda(n) tomar en
un momento dado sobre su accionar con el objeto.
Esta metodologa est conformada por cuatro fases cuyo orden puede variar
de acuerdo a las caractersticas del estudio, a continuacin se describen brevemente
estas cuatro Fases y la forma cmo se aplic a la situacin problemtica del
Departamento de Control de Estudio de la Universidad de Oriente Ncleo
Monagas.
Fase I : Visin Ampliada del Sistema.
1) Aspectos Generales: Se inicia la recopilacin de toda la informacin posible,
concerniente al sistema y a la situacin problemtica del mismo, a travs de la
interaccin que se establece entre el observador y los distintos grupos afectados que
forman parte del sistema en cuestin.
Organigrama del sistema.
Representar al sistema, su ambiente y subsistemas ampliados (CEREBRO)
En el sistema objeto de estudio se presentan los siguientes aspectos
generales:


Visin Amplia del departamento de Admisin y Control de Estudios:
El departamento de admisin y control de estudios de la Universidad de
Oriente ncleo Monagas, es un subsistema dentro de la universidad, el cual realiza
sus funciones con un personal de 10 empleados en condiciones normales; sin
embargo el departamento aumenta su carga laboral cuando es necesario de
acuerdo a la cantidad de trabajo a realizar. El equipo lleva a cabo sus labores en
dos espacios fsicos separados, uno ubicado en la Universidad de Oriente campus
los Guaritos y el otro en campus Juanico, a razn de 4 y 6 personas
respectivamente.
El siguiente organigrama presenta la estructura organizacional del
departamento en estudio:
Jefe
Jefe Adjunto
Secretaria de
Control
Encargado de
impresin
Secretaria de
Postgrado
Promotora de
Analista
Atencin al pblico
Ayudante
Ayudante
Ayudante

J efe: coordina y evala el conjunto de decisiones a tomarse dentro del
departamento, as como velar por el cumplimiento de las labores de sus
subordinados.
J efe Adjunto: ayuda al jefe en sus funciones y esta autorizado para asumir las
responsabilidades del jefe en ausencia.
Secretaria de control de estudio: realiza labores asignadas por el jefe del
departamento y su adjunto, como procesar texto, redaccin de informes,
organizacin de archivos, etc.
Analista de informacin: procesa, analiza y organiza la informacin
concerniente a la matricula de los estudiantes.
Secretaria de pos-grado: encargada de organizar y procesar toda la
informacin concerniente a los alumnos de pos-grado.
Atencin al pblico: esta junto con su ayudante tiene la responsabilidad de
orientar y atender a las personas que se dirijan al departamento.
Secretario de grados: se encarga de recibir, organizar, revisar la autenticidad y
enviar los recaudos necesarios para la solicitud de ttulos profesionales.
Encargado de impresiones: coordina el proceso de impresin de documentos
solicitados por los estudiantes, o personas con informacin dentro del
departamento.
Ayudantes de impresin: organizan y entregan en taquilla los documentos
solicitados previamente, adems reciben los recaudos necesarios para ejecutar
la solicitud del interesado.
El departamento en la sede de Juanico cuenta con un recurso tecnolgico de
computacin formado por: seis computadoras con procesador Intel Pentium IV, un
servidor Compaq ML370 con procesador Pentium III, cuatro discos, 3Ultraescosi,
White Tres (3) Hot Plugableboard con 256 MB de RAM, todos estos equipos
conectados en red con una topologa tipo estrella, usando como medio de
transmisin cable UTP categora Cinco (5) y protocolo de comunicacin TCP/IP.
En la sede de guaritos se cuenta con cinco (5) computadoras Pentium IV de
las cuales una de estas sirve a las dems, formando una red con las mismas
caractersticas de comunicacin que la de la sede de Juanico.
El personal labora de 8am a 5pm de lunes a viernes y manejan una matricula
de estudiantes de 12767. La poblacin de estudiantes se encuentra distribuida de la
siguiente manera: 11089 en el campus los Guaritos y 1678 en el campus Juanico.
Las funciones del sistema se ejecutan con la ayuda de un software diseado
y elaborado por el Ing. Arturo Schotbogh especialmente para la Universidad de
Oriente, desarrollado en Access y llamado SICENUM versin 2.0. Este sistema
tiene la capacidad de trabajar en red y carga la informacin cada tres das en una
base de datos administrada por el departamento de computacin.
En las 2 sedes se utiliza el mismo programa, sin embargo el equipo que
almacena y desde donde se administra la base de datos se encuentra ubicado en la
sede de Juanico, ya que el sistema no cuentan con un canal de comunicacin
determinado entre las dos sedes, en la sede de guaritos se trabaja con una base de
datos espejo, actualizada por el personal cuando se cree necesario.
A continuacin se representa al departamento de admisin y control de
estudio su ambiente y sistemas ampliados.







Las principales funciones que realiza el sistema son:
Manejar e inscribir toda la matricula estudiantil de cada semestre.
Recepcin de solicitudes por los estudiantes y personas con informacin dentro
del sistema.
Procesamiento de cambio de especialices, traslados, retiro de materia, actas
correctivas y complementarias, anexos, entre otros.
Impresin de constancia de estudios, record acadmicos, constancia de notas,
carga acadmica, constancia de buena conducta, notas certificadas.
Publicar y comunicar a los estudiantes la aceptacin o rechazo de traslado
desde los otros ncleos.
Publicar y comunicar a los estudiantes la aceptacin o rechazo de los cambio de
especialidades desde la coordinacin acadmica de la universidad.
De todas las funciones anteriormente mencionadas las correspondientes a
solicitudes, reseccin de recaudos e impresiones se realizan desde la sede de
Guaritos, mientras que el procesamiento de las solicitudes y manejo de la matricula
se realiza desde Juanico.
2) Aspectos Crticos: Se describen con mayor detalle aquellos aspectos que fueron
percibidos por el observador como los focos problemticos, es decir, aquellos que
podran ser el origen de la situacin o situaciones problemticas, basndose en las
opiniones y puntos de vista de los actores involucrados en stas.
Grafico de la interconexin entre los diversos focos problemticos.
En el sistema objeto de estudio se presentan los siguientes aspectos crticos:
Falta de canales de comunicacin directo de la coordinacin central de control
de estudios para la transferencia y actualizacin de datos de los estudiantes.
El alumnado debe trasladarse de una sede a otra para gestionar sus solicitudes.
Los profesores tienen que dirigirse hasta la sede de Juanico para realizar las
operaciones de anexos, correcciones en sus listas de estudiantes, al igual que
solucionar cualquier problema en el registro de la informacin acadmica de
sus alumnos.
Descontrol en el servicio de comunicacin e informacin asociadas con cambio
de especialidad y traslados.
El programa que realiza las operaciones en la matricula no trabaja sobre la
base de datos principal lo que puede ocasionar inconsistencia en los datos.
Como las solicitudes de los estudiantes se realizan desde la sede de Los
Guaritos, los mismos empleados del departamento trasladan los recaudos de
una sede a otra ya que muchas de las solicitudes se procesan desde la sede de
Juanico.
Cuando el jefe de Control de Estudios se encuentra en una sede en la otra no
hay quien tome decisiones ante cualquier circunstancia.
Se traslada el servidor Compaq ML370 hasta la sede de Guaritos cuando se
realizan actividades de envergadura como las inscripcin, porque este es el
nico capas de manejar dicho proceso exponindose la integridad del mismo y
de la informacin contenida en el.
A continuacin se muestra grficamente la interconexin entre los diversos
focos problemticos.





Falta de canales de
Comunicacin
Ante una circunstancia
especial la ausencia del
jefe no permite formar
soluciones rpidas
Empleados deben
trasladarse para
procesar solicitudes.
Divisin de Dpto. de
Control de Estudio
Descontrol en los servicios
de publicacin
de traslado y cambios
De Especialidad
Los profesores deben
trasladarse para realizar
anexos y correcciones
Puede existir inconsistencia
en los datos por falta de base
de datos unificada









Fase I I : Diseo de Sistemas de la Actividad humana pertenecientes al
sistema en cuestin.
3) Definiciones Races: Comprenden la expresin de diversas nociones acerca del
sistema en estudio, segn las distintas Cosmovisiones obtenidas de los actores u
observadores en la fase anterior, que puedan conducir a algunos cambios que
permitan mejorar la situacin problemtica actual.
Enunciar sistemas de la actividad humana que conduzcan a la mejora de la
situacin actual (definiciones races).
Probar su correcta formulacin a travs de los elementos: posesin, actor(es),
transformacin, cliente, restricciones del ambiente y del sistema ms amplio,
Weltanschaung.
Seleccin de una definicin raz.
Luego de la amplia visin del departamento de Admisin y Control de Estudio
de la Universidad de Oriente ncleo Monagas, los actores del proporcionaron las
siguientes definiciones races, donde se expresan nociones bsicas del mencionado
departamento:
Definiciones Races:
Lic. Rosa Parejo: (analista informtico de control de estudios)
el departamento de control de estudios de la Universidad de Oriente esta
encargada de ejercer las funciones de planificacin, investigacin, evaluacin y
coordinacin en materia de certificacin, graduacin, publicacin, registro y
control de la situacin acadmica de los estudiantes
T.S.U Maria Eugenia Contreras: (secretaria de control de estudios)
el control de estudios es un departamento encargado de administrar y procesar la
informacin estudiantil
J ess Rodrguez: (Estudiante)
tal cual como su nombre lo indica es llevar el control de cada estudiante, funcin
en cuanto a nota cargadas en el sistema, desde su inicio hasta que egrese
4) Modelo Conceptual:
4.1) Concepcin: A partir de la definicin raz seleccionada, se relacionan los
verbos que explcita o implcitamente aparezcan en ella, con la finalidad de
establecer un informe con las actividades mnimas necesarias que le permitirn al
sistema actual convertirse en el contemplado en la definicin raz.
Desarrollar las actividades mnimas que contempla el modelo conceptual.
Representacin grfica de la interrelacin entre las actividades fundamentales.
Representacin grfica del modelo conceptual inicial y su intercambio con el
ambiente.
4.2) Verificacin: Consiste en la comparacin del modelo conceptual con una
combinacin de componentes cuya presencia argumenta al sistema como capaz de
realizar actividades con propsito. A esta combinacin se le denomina modelo
Formal.
Esto se aplic en la construccin del modelo conceptual para el sistema
bajo estudio:
En este caso la definicin raz seleccionada es la expresada por la Lic. Rosa
Parejo, ya que esta parece ofrecer buenas perspectivas de conducir un diseo de
cambios factibles y a corto plazo, la seleccin se llevo a cabo por la tcnica del
CATWOE la cual se fundamenta en seis factores que aparecen explcitos en todas
ellas, estos se agrupan bajo el nemnico de sus siglas a saber: consumidores,
actores, proceso de transformacin, weltanschauung, poseedor y restriccin del
ambiente. Por lo tanto se tomara como definicin raz la siguiente: el departamento
de control de estudios de la Universidad de Oriente esta encargada de ejercer las
funciones de planificacin, investigacin, evaluacin y coordinacin en materia de
certificacin, graduacin, publicacin, registro y control de la situacin acadmica
de los estudiantes.
Los verbos que aparecen de manera explicita o implcita en la definicin raz
seleccionada son: planificar, investigar, evaluar, coordinar, procesar, certificar,
controlar e informar.
En la figura a continuacin se ilustra un modelo preliminar donde se sealan
los intercambios con el ambiente:









Las funciones que representan estos verbos se cumplen en las siguientes
actividades formuladas a continuacin (modelo conceptual):
Planificar: El sistema debe tener la capacidad de realizar la planificacin de
todas sus funciones, para esto contara con un personal mnimo de accesoria que
ayude al jefe a planificar estrategias que optimicen todas las actividades
concernientes al sistema, al igual que permita adaptar todas los procesos de
dicho sistema a las alternativas que ofrece los avances tecnolgicos en materia
organizacional.
Actividades:
1.- Planificar todas las funciones del sistema.
2.- Crear estrategias que optimicen todas las actividades que realiza el sistema.
3.- Aportar herramientas para realizar investigaciones que mejoren el
funcionamiento del sistema.
4.- Adaptar el sistema a las alternativas que ofrece los avances tecnolgicos en
materia organizacional.
I nvestigar: En el sistema se debern realizar investigaciones que se orienten a
reflejar las condiciones actuales del departamento como tal, as como la
formulacin de modelos innovadores aplicables al sistema, que permitan llevar
a cabo nuevas funciones y actividades de la mejor manera. Para que dichas
investigaciones se den, dentro de la planificacin del sistema es necesario que se
les facilite a los actuadores las herramientas necesarias para conducir una
investigacin.
Actividades:
5.- Realizar investigaciones para determinar las condiciones actuales del sistema,
as como la creacin de modelos innovadores aplicables a dicho sistema.
Controlar, coordinar y evaluar: el sistema deber organizar utilizando la previa
planificacin, mediante las estrategias que se plantearon, todas las actividades
que se realizan dentro de el.
Actividades:
6.- Administrar las estrategias de operacin que se planifiquen.
7.- Distribuir las tareas entre los empleados.
8.- Llevar registros permanentes sobre mantenimiento de equipos, aspectos
financieros con que cuenta, numero de usuarios.
9.- Supervisar el cumplimiento de todas las actividades.
Procesar: el sistema se encargara de procesar los datos acadmicos de todos los
estudiantes as como todas las solicitudes que se realicen. Este debe de contar
con buenos canales de comunicacin para interactuar con otros sistemas dentro
de su ambiente los cuales brindan informacin necesaria para cumplir con todos
estos procesos y solicitudes entre los cuales se pueden nombrar: Cambios de
especialidades, traslados, actos de grado, etc.
Actividades:
10.-Procesar todas las solicitudes recibidas por el sistema, tanto por los
estudiantes como por lo profesores, dentro del sistema o en su ambiente. Entre estas
se menciona: anexos, traslados, inscripciones, correcciones del listado de alumnos,
cargas de notas en el sistema computarizado, as como la emisin e impresin de
documentos requeridos de acuerdo a las peticiones hechas.
11.- Administrar toda la informacin acadmica de los estudiantes utilizando una
red de computadoras nica para todo el sistema, y un software poderoso que
trabaje en conjunto con todos los puntos de la red realizando operaciones en tiempo
real.
12.- Definir un canal de comunicacin entre el sistema y su ambiente para tomar y
recibir informacin necesaria.
Certificar: El sistema como nico ente autorizado y competente para realizar
todas aquellas certificaciones y constancias que requiera el estudiante en
determinado momento, con respeto a su situacin acadmica actual, esta
obligado a cumplir de manera eficiente con esta importante funcin, para as
impartir informacin confiable.
Actividades:
13.- Entrega los documentos con certificacin que les de una validez, permitiendo
que estos sean reconocidos ante cualquier ente que se encuentra tanto dentro como
fuera del sistema.
Registrar: Una vez seleccionada, procesada, toda la informacin que llega al
sistema, deber ser registrada de forma que permita la consulta, manejo y
resguardo de dicha informacin, a la vez que esta sea la mas actual y confiable
posible. Utilizando herramientas actualizadas en manejo de informacin, como
redes de computadoras con software con capacidad para administrar y
consultar bases de datos, teniendo en cuenta aspectos importantes como
consistencia y atomicidad.
Actividades:
14.- La red de datos con que cuenta el sistema debe estar proveda de un sistema
administrador de base de datos que interactu directamente con el software de
procesamiento y funcione eficientemente almacenando de forma segura la
informacin.
I nformar: la informacin a arrojar a los estudiantes deber ser precisa, veraz y
confiable, manteniendo estrategias efectivas dependiendo del tipo de
informacin a comunicar.
Actividades:
15.- Publicar los rechazos o aceptacin de traslato en un sitio visible y destinado
para este fin en las inmediaciones de control de estudio, as como proveer esta
informacin en la Web.
16.- Proveer informacin actualizada de la situacin acadmica de los estudiantes
en la Web.
17.- Publicar las fechas en las cuales se reciben los recaudos para tramitar los
ttulos o participar en actos de grado.
El siguiente grafico muestra la interrelacin entre las actividades
fundamentales del modelo.









Fase I I I . Diseo de ciertos Cambios.
5) Comparacin en el Modelo Conceptual y el Sistema actual: A travs de la
participacin de los actores involucrados en la situacin problemtica, se procede a
la comparacin formal, minuciosa, coherente y sustentable entre las actividades del
sistema existente y las actividades del sistema planteado en el Modelo conceptual.
Para ello se puede utilizar alguno de los siguientes mtodos: Generacin de
preguntas (el modelo conceptual gua el cuestionamiento), Reconstruccin historica
(compara sucesos histricos del sistema actual con lo que hubiese sucedido de
habilitar el modelo conceptual), Discusin General (resulta las principales
diferencias entre modelo y el sistema actual y el por qu de ellas), Superposicin del
Modelo (se construye un modelo detallado del sistema actual de estructura similar
al modelo conceptual para compararlos a travs del traslapamiento de uno sobre
otro).
Si se disea ms de un modelo, se elige el que se considera mas adecuado para
solventar el problema, segn los actores involucrados en ste.
Se detalla el modelo elegido, redefiniendo cada actividad en otras ms
especficas.
Para realizar tal comparacin fue realizado el siguiente cuadro comparativo:
Sistema Real Sistema ideal o modelo Conceptual
En cuanto a la planificacin existe
poca capacidad humana dedicada a
la realizacin de estrategias para
optimizar el sistema. Las estrategias
para afrontar las actividades que
realiza el sistema no aportar las
herramientas necesarias para
mantener el buen funcionamiento de
la estructura organizativa, el jefe es
el nico planificador de todas las
actividades del sistema.
El sistema no cumple todos los
requerimientos tecnolgicos de las
organizaciones actuales, teniendo
como principal factor la mala
comunicacin entre su ambiente y sus
subsistemas.
Planificar todas las funciones del sistema;
Crear estrategias que optimicen todas las
actividades que realiza el sistema; Aportar
herramientas para realizar investigaciones
que mejoren el funcionamiento del sistema;
Adaptar el sistema a las alternativas que
ofrece los avances tecnolgicos en materia
organizacional.

No se conducen investigaciones que
reflejen la situacin actual del
sistema e identifiquen sus aspectos
crticos.
No se realizan investigaciones de
Realizar investigaciones para determinar
las condiciones actuales del sistema, as
como la creacin de modelos innovadores
aplicables a dicho sistema.

ningn tipo.
El departamento funciona con las
mismas estrategias desde hace mucho
tiempo. Las tareas de los empleados
esta distribuida pero por la falta de
nuevas estrategias es posible que no
este distribuido de la mejor manera.
No se lleva un registro permanente
sobre el mantenimiento de equipos,
se realizan labores de mantenimiento
cuando se cree necesario, no esta
estipulado en la coordinacin, el
nico que supervisa las labores de
todos los empleados es el jefe y
siempre una de las dos sede esta en
ausencia del jefe.
Administrar las estrategias de operacin
que se planifiquen; Distribuir las tareas
entre los empleados; Llevar registros
permanentes sobre mantenimiento de
equipos, aspectos financieros con que
cuenta, numero de usuarios; Supervisar el
cumplimiento de todas las actividades.

El procesamiento de la informacin
muchas veces presenta problema
porque el departamento a pesar de
que cuenta con equipos de
computacin con suficiente potencia
y el software utilizado se adapta a la
necesidad no trabaja en una
plataforma tecnolgica unificada que
permita la total coordinacin, de los
procesos.
El proceso de las solicitudes muchas
veces presenta inconvenientes debido
a la falta de canales de comunicacin
directa entre las dos sedes, al igual
que se presentan confusiones por
parte de los estudiante en cuanto el
lugar en donde realizar su peticin.
Se presenta tardanza en los procesos
de peticin de traslado y cambio de
especialidades por falta de
comunicacin directa entre los dems
ncleos y la coordinacin central de
la universidad de oriente.
Procesar todas las solicitudes recibidas por
el sistema, tanto por los estudiantes como
por lo profesores, dentro del sistema o en
su ambiente. Entre estas se menciona:
anexos, traslados, inscripciones,
correcciones del listado de alumnos,
cargas de notas en el sistema
computarizado, as como la emisin e
impresin de documentos requeridos de
acuerdo a las peticiones hechas;
Administrar toda la informacin acadmica
de los estudiantes utilizando una red de
computadoras nica para todo el sistema, y
un software poderoso que trabaje en
conjunto con todos los puntos de la red
realizando operaciones en tiempo rea;
Definir un canal de comunicacin entre el
sistema y su ambiente para tomar y recibir
informacin necesaria.

Los documentos que emite son
certificados por el departamento,
Entrega los documentos con certificacin
que les de una validez, permitiendo que
pero la existencia de alguna
sospecha de inconsistencia en los
datos puede ocasionar falta de
credibilidad.
estos sean reconocidos ante cualquier ente
que se encuentra tanto dentro como fuera
del sistema.
La aceptacin o rechazo de los
traslados es publicada de manera
desordenada, y en sitios distintos,
confundiendo al interesado y muchas
veces hasta no le llega la
informacin. Aun cuando cuentan
con medios informativos como
Internet mediante la pagina Web del
ncleo www.monagas.udo.edu.ve las
actualizaciones de la informacin no
se realizan de manera continua si no
espordica. Muchas veces la
informacin procesada aunque este
cargada en el sistema, no esta
accesible de inmediato. La
publicacin de fechas se hace de
manera desordenada.
Si de informacin se habla, este
departamento es uno de los ms
problemticos en este sentido, puesto
que los medios de publicacin
existentes no son los ms adecuados,
la falta de coordinacin entre las
sedes, y la mala comunicacin entre
ambas ocasiona quiebre en la
confiabilidad de la misma
Publicar los rechazos o aceptacin de
traslato en un sitio visible y destinado para
este fin en las inmediaciones de control de
estudio, as como proveer esta informacin
en la Web; Proveer informacin
actualizada de la situacin acadmica de
los estudiantes en la Web; Publicar las
fechas en las cuales se reciben los recaudos
para tramitar los ttulos o participar en
actos de grado.

El programa que realice las
operaciones de registro de
informacin no trabaja directamente
sobre base de datos principal lo que
puede ocasionar inconsistencia en los
datos.

La red de datos con que cuenta el sistema
debe estar proveda de un sistema
administrador de base de datos que
interactu directamente con el software de
procesamiento y funcione eficientemente
almacenando de forma segura la
informacin.

6) Definicin de Cambios: A travs de la comparacin, surgen espontneamente
algunos cambios que debern ser discutidos y acordados por los actores del sistema
para determinar aquellos que se podran llevar a cabo en el sistema. Tales cambios
deben ser de carcter deseable por los actores afectados por la situacin
problemtica, adems de factibles y acordes con las restricciones ambientales que
dominan al sistema.
Descritos y desarrollados bajo un origen muy natural, los posibles cambios
que surgen del estudio son los siguientes:
Tomando en cuenta la mala coordinacin de las actividades actuales del sistema
se hace necesario una propuesta que unifique las sedes del departamento de
control de Estudios de la Universidad de Oriente Ncleo Monagas, en el campus
Guaritos, esto debido a que es en este donde se concentra la mayor cantidad de
la matricula del alumnado de la institucin. Junto a esto la construccin del
espacio fsico en este campus con capacidad para albergar todo el equipo, al
igual que permita el fcil y cmodo acceso por parte de todos los usuarios en
general Si bien es sabido que este es el campus de mayor envergadura dentro del
sistema de la universidad en el ncleo Monagas, tambin es el nico que puede
brindar una infraestructura que puede abarcar a un nmero tan extenso de
estudiantes.
Este planteamiento nace de la necesidad de cumplir con los requerimientos en
las distintas reas mencionadas a continuacin:
A nivel administrativo:
Se creara desde esta sede nica un canal de comunicacin directo hacia
la coordinacin principal del sistema.
Se evitara el traslado del servidor cuando es necesario desarrollar
actividades de envergadura por el sistema en este campus.
Se ahorrara el traslado de documentos o solicitudes realizado por los
mismos empleados, lo cual favorecera al no extravo de estas, mejorando a
su vez la confiabilidad y responsabilidad del sistema como tal.
El centro para la toma de desiciones seria centralizado, por lo que
ante cualquier circunstancia adversa puedan tomarse medidas de la manera
ms rpida y efectuarse bajo una coordinacin ms efectiva.
A nivel del alumnado, profesorado y pblico en general:
Se evitaran los traslados de estos entre las sedes para ejecutar las
solicitudes que deseen, beneficindolos en el ahorro econmico personal.
A nivel de tecnologa de la organizacin:
Al tener todos los equipos con los que cuenta el sistema, se puede
saber con mejor exactitud de que recursos se disponen para un mejor uso,
optimizando las operaciones dentro de este sistema.
Las actualizaciones y manejo de los datos se realizadas en el sistema
se haran sobre la base de datos principal evitando la inconsistencia de
informacin, reestructurando una nica red de computadoras que permita la
perfecta interaccin del software que realiza las operaciones y la base de
datos principal.
Las actualizaciones en el sistema se realizaran de manera ms rpida,
y por consiguiente el acceso a los datos se puede hacer de manera rpida y
actualizada.
A nivel de confiabilidad de la informacin:
La informacin salida desde una fuente unificada ser ms confiable y
mejor comunicada. para esto se dispondr en las inmediaciones de la nueva
sede unificada una cartelera que permita realizar publicaciones de forma
ordenada. Adems se utilizaran las publicaciones por Internet como se ha
venido haciendo pero con un mecanismo de actualizacin de cada dos das.
Otro propuesta importante es la de reestructurar el sistema utilizando como
mtodo la constante planeacin de estrategia por parte todo el personal
identificando los problemas que se les presento en el cumplimiento de sus
funciones y sus posibles soluciones. Para esto se plantea la reunin del personal
cada 3 meses con intensin de conducir al sistema a un funcionamiento ptimo.
Dentro de toda planificacin se deber permitir el acceso al sistema para
realizar investigaciones que arrojen informacin importante para su beneficio o
el de su ambiente. Estas investigaciones pueden ser conducida tanto por el
personal como por cualquier interesado.
Fase I V: I mplantacin de Cambios.
7) I mplantacin de Cambios: Al discutir los cambios con los sectores que podran
ser afectados por ellos y al especificar todos los detalles de dichos cambios, unido a
una participacin activa del encargado del estudio, la implantacin de los cambios
va a verse ms fortalecida y por ende con mayores posibilidades de ejecucin.
Esta fase sale de posibilidades, la motivacin como investigadores permitir
que hagamos llegar estas propuestas hasta el Jefe del departamento estudiado, con
esperanzas de que por lo menos algunos de los cambios propuestos lleguen a ser
puestos en prctica.




CONCLUSI ONES Y RECOMENDACI ONES
La metodologa de Checkland es eficaz en el estudio de los sistema, ya que
permite saber aquellos aspectos que dentro de este pueden estar fallando,
permitiendo que se pueda generar un conjunto de soluciones que al ser
aplicadas mejoren las condiciones y el funcionamiento de los sistemas
Es de importancia comprender que no todos los sistemas que existen pueden ser
estudiados bajo esta metodologa, sin embargo, las herramientas que se utilizan
para su estudio as como la tcnica empleada, suele incidir sobre los beneficios
y efectos que estas tengan sobre las soluciones aplicables que se deseen tomar.
Dentro de los que es la estructura organizativa de las universidades, es de
relevancia el de estudiar el control y manejo que se da a los procesos que
conforman el sistema universitario, en Venezuela, dichos estudios se ven
opacados por la estructura burocrtica que afecta a estos sistemas, sin embargo,
es de saberse que a medida que avanza y aparecen nuevas tecnologas, se hace
necesario conocer y mejorar las estructuras ya existentes, por ello es
recomendable que se atiendan los requerimientos, de mejoramiento de estas, con
el fin de ir avanzando en conjunto con el mundo tan globalizado que se vive en
la actualidad.
Debido a esto, se hace necesario el estudio y planificacin de una estructura
organizativa de manera ms exhaustiva, porque no solo se debe conocer a esta
como parte de un sistema, sino que tambin, un sistema debe tener la capacidad
de autocorreccin, es decir el de ser capaz de evaluar sus fallas y poder
corregirlas para su mejoramiento.
El estudio sistmico de este departamento, permiti no solo conocer la fallas
que se encuentran en el sistema actual, sino tambin la reestructuracin de este
con el fin de proyectar un conjunto de soluciones que esperan alcanzar el
desarrollo ptimos de las actividades, dando una clara visin de las
herramientas y procesos actuales, as como redefinicin del sistema.
Como es de esperarse, la aplicacin del conjunto de soluciones planteadas, basadas en
la unificacin de sedes, pretende conseguir, el desarrollo de actividades del
departamento de admisin y control de Estudios en una infraestructura adecuada, bajo
parmetros organizacionales que demuestren confiabilidad en la ejecucin de
solicitudes y actividades desarrolladas dentro de este sistema.