CONCEPTOS DE SISTEMA

Es el conjunto de elementos formales (Formularios, Cuentas, Registros o Libros y Estados Informticos), e integradores (Asignacin de Funciones y Procedimientos de operacin) que debidamente coordinados entre s permiten el logro de una informacin econmica completa, oportuna y significativa, para los sectores interesados en la gestin Econmico Financiera de la Empresa. Objetivo del Sistema Contable. El objetivo fundamental del sistema contable es el de proporcionar una informacin sobre la situacin Econmico Financiera de la empresa, que debe tener los siguientes atributos. Econmica: Que la utilidad que presta es mayor que el costo que implica obtenerla.

Completa: Que proporcione el mximo de antecedentes para que. las decisiones del usuario sean eficaces

. Oportuna: Que est realmente en el momento preciso que se le requiere y no despus

. Significativa: Que sea veraz, exacta, clara y adecuada a las caracte-rsticas delos usuarios del nivel, al que va dirigida.

 Elementos del Sistema Contable.

Los elementos que componen el Sistema Contable se pueden dividir en elementos: FORMALES: Que son formularios, cuentas, libros o registros y estados informticos. INTREGRADORES: Que son asignaciones y procedimientos de operacin.

Enumeracin y Clasificacin de Sistemas Contables.

Se podra afirmar que existen tantos Sistemas Contables, como Empresas existen. Tambin podemos decir que ningn Sistema Contable PURO se aplica en una Empresa, la que generalmente, le introduce modificaciones segn sus necesidades de informacin y control. Una enumeracin tentativa de aquellos que generalmente se conocen como Sistemas Contables, sera la siguiente: Jornalizador Caja Diario o Semi Jornalizador Centralizador o Diarios Mltiples Diario Mayor De Comprobantes por pagar

 Subsidiarios Ruf National Computacional

Desde el punto de vista de la independencia o no para el procesamiento de las transacciones en el caso de empresas con sucursales: Sistema Centralizado Sistema Descentralizado

Estudio de los Elementos Formales de un Sistema Contable. Formularios. Definicin e Importancia de los Formularios.

Los formularios constituyen los medios materiales utilizados para lograr uniformidad y sencillez al registrar, transmitir, informar y analizar los datos correspondientes a cualquier problema u operacin de las empresas. Los formularios al registrar los hechos contables o administrativos se transforman en comprobantes sustentantes de dichos hechos. Existen comprobantes que cierran un ciclo de las respectivas operaciones, (como por ejemplo: Facturas del Proveedor en una compra), sirviendo como base de los asientos que se formulan, pero no historia las operaciones desde su origen. Esta necesidad determina la utilizacin de otros mltiples comprobantes, (como por ejemplo, en una compra, la cotizacin, la orden de compra, la nota de recepcin, la gua de despacho, etc). Los formularios que sustentan las operaciones de una empresa pueden clasificarse, segn quien los emita, de la siguiente forma:

Es importante recordar que en el juego de formularios que se defina para la empresa, existirn aquellos que se establecen por necesidades propias de ella y los que son exigidos por normas legales, los cuales se deben disear con respeto riguroso de acuerdo a las disposiciones establecidas para tal efecto, especialmente, las impartidas por el Servicio de Impuestos Internos. Es importante recordar que en el juego de formularios que se defina para la empresa, existirn aquellos que se establecen por necesidades propias de ella y los que son exigidos por normas legales, los cuales se deben disear con respeto riguroso de acuerdo a las disposiciones establecidas para tal efecto, especialmente, las impartidas por el Servicio de Impuestos Internos. PARTE DE UN FORMULARIO: 1.- Identificacin o Ttulo 2.- Introduccin 3.- Referencias 4.- Cuerpo 5.- Conclusiones e Instrucciones

Diseo de Formularios.

El diseo de Formularios es una actividad eminentemente de planeacin: para ello deben tenerse en cuenta, consideraciones tanto en orden funcionales como fsicas. Consideraciones Funcionales:

a) Propsito del Formulario

b) Qu informacin incluir

c) Secuencias de las Partidas

d) Patrn General del Formulario e) Identificacin Adecuada f) Nmero de Copias Consideraciones Fsicas:

a)Tinta b) Tipo de Imprenta c) Calidad del Papel d) Medios de Carbonizar las copias

A en un debe

continuacin se expone cuadro de objetividad, la estructura funcional que darse en todo sistema contable: te ser de mucha utilidad aprovecharlo

SISTEMA DIARIO-MAYOR Aspectos Relevantes: Se le denomina tambin Sistema Americano, Sistema Diario Tabular y su caracterstica principal es que utiliza un Libro Principal que cumple simultneamente las funciones del Libro Diario y del Libro Mayor. Se utiliza en Empresas de poco movimiento y siempre que no exista en ellas necesidad de usar otros diarios. Es un sistema que en la Prctica es de fcil adaptacin y puede ser empleado por cualquier tipo de empresa. A modo de ejemplo podemos sealar, si una empresa utiliza el Sistema Semi Jornalizador, Centralizador o el Sistema de Comprobantes por Pagar, puede reemplazar los Libros Diarios y Mayor por un registro comn o ambos como es el Diario Mayor; de esta manera, durante el mes, se registran detalladamente las operaciones en sus respectivos Diarios Auxiliares y en el Diario Mayor las operaciones que tengan cabida en dichos Diarios Auxiliares. Adems, al Final del mes el Diario Mayor recibir tambin los centralizaciones de los Diarios Auxiliares en uso. Si la empresa planteara centralizaciones en un perodo menor este sistema, con la adecuacin planteada, permitir obtener estados informativos diarios, semanales, etc. El diseo de este libro principal, Diario Mayor, se puede mostrar en las dos siguientes modalidades: (Modalidad 1)

 En el caso de una Empresa que posea un plan de cuenta nmero, la aplicacin de este sistema implicara la habilitacin de un nmero excesivo de columnas en el Diario Mayor. Esta situacin se podra superar asignando una columna para cada cuenta, registrando los cargos con tinta o pasta azul y los abonos con tinta o pasta roja. Otra solucin consiste asignando en el Diario Mayor, columnas por grupos de cuentas (activo circulante, activo fijo, otros activos, pasivo circulante, pasivo a largo plazo, patrimonio, resultados y orden), obtenindose informacin global y la informacin detallada se puede obtener de mayores analticos a nivel de cuentas habilitadas para el efecto.

REGISTRO COMN PARA EL DIARIO Y EL MAYOR. Como recordamos, en el Libro Diario y en el Libro Mayor se registran las mismas operaciones anotndolas en el primero en orden cronolgico y, en segundo, agrupndolas en atencin a su naturaleza, en las ventas correspondientes. Por el hecho de tratarse de las operaciones podemos concebir la utilizacin de un registro que rena las caractersticas de ambos. El libro llamado Diario Mayor cumple con estas condiciones. Ejemplo:

En relacin al ejemplo desarrollado, ntense las siguientes observaciones: En las Primeras columnas se inscriben las operaciones tal como se hace habitualmente en el Libro Diario. Las columnas siguientes han sido habilitada para registrar el movimiento de las diferentes cuentas destinndose, adems, una de VARIOS, para aquellas que se usan con menos frecuencia. Peridicamente debern sumarse las diferentes columnas del registro cuadral, los dbitos y crditos de las distintas cuentas con los totales del diario y saldados en la forma que aparece en el ejemplo. Una vez cerrado el registro, se puede hacer un anlisis por separado para determinar los totales de las cuentas contenidas en la columna Varios. En el ejemplo, no hemos contabilizado el Impuesto al valor agregado sobre las ventas, por considerar que la regularizacin correspondiente habr de hacerse al trmino del mes. En cuanto a la forma que puede tomar este registro, en la prctica es posible simplificar la contabilizacin de las operaciones, eliminando la anotacin de las cuentas en las columnas de DETALLE, puesto que ellas aparecen claramente indicadas en las columnas destinadas a ese objeto. En este caso, bastar con una columna que represente al Diario, y que nos servir para cuadrar peridicamente el registro.

APLICACIN DEL DIARIO MAYOR. Este registro puede aplicarse a distintas actividades, adaptndola a las necesidades de cada una de ellas. As, es especialmente recomendable en el caso del Comerciante Minorista, o bien, en aquellas empresas en el que el nmero de operaciones es reducido. En ambos casos, suponemos que no existe la necesidad de emplear otros Diarios, de tal manera que es posible que la totalidad de las operaciones queda registrada en el Diario Mayor, como nico registro. Adems de la adopcin del Diario Mayor como Libro nico, se han hecho otras adaptaciones en la prctica, que permiten que sea utilizado por cualquier tipo de empresas. As, por ejemplo, una empresa que lleva su contabilidad de acuerdo con el sistema de Diarios Mltiples, puede reemplazar el Diario General y el Libro Mayor por un registro comn en ambos. En esta forma, durante el mes, se irn registrando en el Diario Mayor todas las operaciones que no tengan cabida en un Diario especfico; y al termino del mes, los asientos de centralizacin de los dems Diarios que se hayan habilitado.

La Centralizacin se hace habitualmente al trmino de cada mes; sin embargo es posible que ella corresponda a un perodo menor, especialmente cuando se desea una informacin diaria. En este caso, el Diario Mayor resulta de gran utilidad, pues para obtener la informacin al trmino de cada da, bastar con sumar las distintas columnas del registro, una vez hechos los asientos de centralizacin.

Otra solucin que se ha buscado frente al crecido nmero de cuentas en la de agruparlas en el Diario Mayor, utilizando para ello ciertas denominaciones genricas acordes con la clasificacin de los estados que se desea obtener. En esta forma, la informacin diaria global ser obtenida rpida y oportunamente, sin que ello signifique sacrificar la informacin detallada, que puede extraerse de mayores analtico, cada vez que ello sea necesario. Presentamos un Diario Mayor en el cual las cuentas se han agrupado en atencin a los estados diarios que se requieren. Las operaciones que se registrarn en l son las siguientes:

Bueno como ya has pasado a un nuevo contenido de este mdulo, te sugiero que formes grupos con tus compaeros y analicen todo lo aprendido en esta temtica y si encuentras que has incorporado nuevos conocimientos a lo que ya sabes, te felicitamos sigue as porque el que se sacrifica siempre llega al final con xito.

FLUJO GRAM DE REGISTRO CONTABLE EN EL SISTEMA DIARIO MAYOR. Modalidad 1.

ANLISIS DE LOS ASPECTOS MS RELEVANTES DE LOS DIFRENTES SISTEMAS CONTABLES El Sistema Contable, como todo sistema de informacin, comprende las siguientes etapas:

Estas etapas se dan con mayor o menor grado de detalle, en cada uno de los flujo grams de los sistemas que se analizarn a continuacin. El anlisis que se iniciar en este captulo sobre los Sistemas Contables ms conocidos se basar, principalmente, en el exponer sus caractersticas ms relevantes y sus flujos de registro contable. Cada sistema, por razones metodolgicas, se expondr en su esquema puro, es decir, sin las adecuaciones que se derivan del cumplimiento de normas tributarias y por las modificaciones que las empresas le introducen al aplicarlos en la prctica. Este enfoque

permitir visualizar las principales diferencias entre ellos.

Aspectos Relevantes: El Sistema Jornalizador es el sistema contable bsico del cual se deriva la gran mayora de los restantes sistemas. Tiene su fundamento legal en dos artculos del Cdigo de Comercio, que son: el Artculo 25 y el Artculo 27. En este sistema por cada transaccin comercial o hecho econmico que ejecute la empresa, se origina un asiento en el libro Diario, es decir, que el detalle de todas las transacciones queda consignado en el libro precitado. Permite la intervencin de una sola persona en el proceso de registro de las operaciones en el Libro Diario y en el Libro Mayor. Esto tiene el inconveniente que en aquellas empresas de un gran volumen de operaciones, la contabilidad no podra llevarse al da, principalmente si el registro se efecta en la modalidad manual. Por lo anterior, es aplicable en la alternativa de registro manual slo en las empresas de pequea envergadura. En las grandes empresas, el Sistema Jornalizador tendra aplicacin si el registro de las operaciones se efecta computacionalmente. La anotacin que se efecta en este sistema en el libro Diario se denomina ASIENTO. Pueden darse dos tipos de Asientos: Asiento Simple, que es el que est conformado por una cuenta deudora y una cuenta acreedora, con sus referencias de fecha, nmero y su glosa respectiva. ______01_____________ DEBE HABER CAJA XXX a) CLIENTES XXX Por pago de clientes Asiento Compuesto, que es el que est conformado por ms de dos cuentas. Existen tres modalidades: una cuenta deudora y varias acreedoras, varias cuentas

deudoras y una acreedora, varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras. _________02_________ CAJA CLIENTES VENTAS IVA Por ventas al contado y crdito. La operacin de registro de la informacin del libro Diario al Libro Mayor se denomina TRASPASO. Los libros que utilizan el sistema, son los denominados Libros Principales: Libro Diario. Funcin: Registrar por orden cronolgico cada una de las transacciones u operaciones realizadas por la empresa. Diseo: El rayado ms tradicional es el que se expone a continuacin. DEBE XX X XX X HABER

Libro Mayor. Funcin: Registrar las mismas transacciones anotadas en el Libro Diario,

agrupndolas en atencin a su naturaleza, en las cuentas correspondientes. Diseo: El Libro Mayor est conformado por todas las cuentas que comprende el Plan en uso, en la empresa. Existen dos modalidades de rayado de una cuenta del libro Mayor: (Modalidad foliacin doble)

 Libro Inventarios y Balances. Funcin: Registrar todos los estados informativos como el Balance de Comprobacin y de Saldos, Inventario General Inicial y Final, Balance General, Estado de Prdida y Ganancias, etc. Diseo: El rayado de este Libro, debe contener columnas suficientes para asignar la informacin detallada, en cuanto a cantidad y descripcin de los diferentes rubros de Activo, Pasivo y Capital y, en cuanto a valores, columnas para los montos parciales y totales.

RECOPILACI N
Resumiendo lo que hemos visto hasta ahora podemos indicar los siguientes pasos: 1.- Confeccin de Inventario General inicial en el Libro de Balances con el objeto de determinar el Activo, Pasivo y Capital de la Empresa. Resumen del inventario inicial en el mismo Libro. 2.- Asiento de apertura en el Libro Diario en base al resumen del inventario general inicial. 3.- Traspaso del asiento de apertura al Libro Mayor, con el objetivo de abrir las distintas cuentas del negocio.

BALANCE DE COMPROBACI N Y SALDOS

Con el objeto de verificar el trabajo de tenedura de Libros, que consiste en traspasar al Libro Mayor los asientos contenidos en el Libro Diario peridicamente, tambin se acostumbra a confeccionar lo que anteriormente llamamos Balance de Nmeros y que de ahora en adelante conoceremos con el nombre de BALANCE DE COMPROBACION Y DE SALDOS. El Balance de Comprobacin y de Saldos, es una lista de las cuentas del Libro Mayor con sus Dbitos, Crditos y Saldos. Para hacer este cuadro, que se acostumbra prepararlo una vez al mes, deben sumarse los dbitos y crditos en borrador, pensando que no se trata de totales definitivos. Bien, pensando que entiendes lo que se te ha explicado te entregamos el siguiente formato.

Notas Explicativas:

Los comprobantes que sustentan las operaciones se recopilan, analizan y se imputan contablemente, de acuerdo al Plan de Cuenta en uso, dando origen a los diferentes Asientos que se registran en el Libro DIARIO. Mencin especial merece el Asiento de

Apertura, que se hace con la informacin del resumen del Inventario General Inicial registrado previamente en el Libro de INVENTARIOS Y BALANCES. Luego se hacen los traspasos del Libro DIARIO al Libro MAYOR. (3) Terminando el proceso de los traspasos del Diario Mayor, cada vez que desees obtener estos informativos, se procede a determinar los dbitos y crditos y saldos de las distintas cuentas del Libro Mayor. Luego se prepara un Balance de Comprobacin y de Saldos, cuya nica finalidad es verificar si se ha cumplido con el principio de La Partida Doble o Dualidad Econmica. Paralelamente se aplican tcnicas de verificacin y control de saldos para probar su validez. En estas verificaciones, se pueden originar asientos de correccin que siguen el proceso normal de registro explicado. Con los saldos definitivos se elaboran los estados informativos contables bsicos o especficos que la administracin requiera. (4) El Inventario General Final y los estados informativos bsicos anuales se registran, luego, en el Libro de Inventarios y Balances. El resumen del Inventario General Final sirve de base para hacer el Asiento de reapertura en el ejercicio siguiente; continundose en este nuevo ejercicio con el mismo flujo de Registro Contable ya explicado para este Sistema Jornalizador.

BALANCE GENERAL TRIBUTARIO Y BALANCE GENERAL

Un Balance General es un Estado Financiero Contable que muestra cul es la situacin de la empresa en un perodo determinado. Para confeccionarlo es necesario tomar como base el Balance de Comprobacin y Saldos y el Inventario General con las mismas fechas. Existen distintas formas de presentar el Balance General, segn el objetivo que se persiga. La Empresa debe presentar todos los aos al Servicio de Impuestos Internos una declaracin por las rentas obtenidas en el ao, una de las cuales debe ser el resultado de su movimiento anual que se obtiene con el Balance General Tributario. Para obtener este resultado la Empresa est obligada a confeccionar un Balance General Tributario, cuya informacin ms relevante debe anotarse en la parte posterior de la Declaracin de Renta antes mencionada. El Balance confeccionado tambin servir para presentarlo a la Municipalidad, bancos y otras Instituciones que requieran informacin de la Empresa; el Balance General Tributario debe ser firmado por un CONTADOR. El Balance General Tributario es un formulario que contiene ocho Columnas para nmeros, cuyas primeras cuatro columnas corresponden al Balance de Comprobacin y Saldos. Las dos columnas siguientes corresponden a los valores del inventario final practicado a la misma fecha del Balance de Comprobacin y de Saldos y, al final, las columnas que restan, para indicar las cuentas que han producido Prdidas y Ganancias. Otra de las presentaciones del Balance es en cmo se informe de los saldos de Activo y Pasivo y, que por lo general se presenta tambin, acompaado de la informacin sobre los saldos de Prdidas y Ganancias. Ahora, con el fin de que te familiarices, te presentaremos los formatos de los estados financieros analizados: BALANCE GENERAL TRIBUTARIO Y EL BALANCE GENERAL. ESPERAMOS QUE EN EL FUTURO, SEAS UN CAPERUZO PARA CONFECCIONARLOS.

FLUJOGRAMA DE REGISTRO CONTABLE EN EL SISTEMA JORNALIZADOR.

SISTEMA SEMIJORNALIZADOR O SISTEMA CAJA - DIARIO.

Aspectos Relevantes:

a)

En este sistema las operaciones, previo al registro, se clasifican en dos grupos: 1 Operaciones con ingresos y egresos del dinero (caja). 2 Otras operaciones (varias).

b)

El primer grupo se registra en un Libro Contable que se denomina Diario Auxiliar de Caja.

c)

El segundo grupo de operaciones se registra directamente en el libro DIARIO.

d)

Este sistema mantiene la estructura de los Libros Principales del Sistema Jornalizador e integra, como variante, el uso del Diario Auxiliar de Caja, el cual se centraliza al final de cada mes en el Libro Diario.

e)

El Diario Auxiliar de Caja, tiene la siguiente funcin, diseo y centralizacin:

Funcin:

Registrar todos los ingresos y egresos de dinero que ocurran en una empresa.

Diseo:

( Modalidad Caja Tabular )

1 DEBE
Da N C.I. Detalle Total

1 DIARIO AUXILIAR DE CAJA

Clientes L/.x cobrar VARIOS Valor Cta Da N C.E.

MES
Detalle

AO
Total

HABER
Proveeds. L/.x Pagar VARIOS Valor Cta

Centralizacin: El Diario Auxiliar de Caja puede originar dos alternativas de centralizacin:

Un Asiento de Centralizacin por los ingresos y un Asiento de Centralizacin por los egresos.

Un solo Asiento de Centralizacin Simultneo que incluye los ingresos y los egresos.

A modo de ejemplo y de acuerdo al diseo hecho, el Asiento por los ingresos sera el siguiente:

_________________________ X ___________________________

Caja Clientes Letras por Cobrar ....

XXX XXX XXX XXX

Por la Centralizacin de los ingresos.

_________________________ X ___________________________

Caja Varios

XXX XXX

Por la Centralizacin de El Asiento de Centralizacin por los Egresos sera el siguiente:

los

Ingresos.

_________________________ X ___________________________ Proveedores Letras por Pagar Gastos Generales ... Caja XXX XXX XXX XXX XXX

Por la Centralizacin de los egresos en Efectivo Ocurridos en el Mes de___________ s/folio N_________ Del Diario Auxiliar de Caja. o _________________________ X ___________________________

Varios Caja

XXX XXX

Por la Centralizacin de los Egresos. La modalidad del libro Caja expuesto en el diseo, se conoce el nombre de CAJA TABULAR. f) Es comn en la prctica, encontrar la aplicacin de otras modalidades de Caja que se conocen con el nombre de: - Libro de Caja Borrador, y - Libro de Caja en Limpio. En la modalidad Libro de Caja Borrador, slo se anotan en los ingresos la fecha, el nmero del Comprobante de Ingreso, el detalle y el total; igualmente se hace con los egresos. Es decir, no se mencionan las cuentas que originan los ingresos y las cuentas que originan los egresos. La modalidad del Libro Caja en Limpio, consiste en que sobre la base de la informacin registrada en el Libro Caja Borrador, el contador clasifica los ingresos y los egresos por cuentas; pero sin utilizar columnas. Esta clasificacin la hace de manera horizontal, es decir, a modo de ejemplo, en el caso de los ingresos, se coloca el nombre de la cuenta Clientes, se subraya y a continuacin se registran todos los ingresos que fueron motivados por esa cuenta y, as sucesivamente se opera con la cuenta siguiente. Igual procedimiento se aplica para clasificar los egresos. Ejemplo Caja Borrador:
1 DEBE DIARIO AUXILIAR CAJA BORRADOR MES: Sept. AO: 88 1 HABER

Da N C.I. 1 01

Detalle

Total

Da

N C.E.

Detalle Total

Cobro Fact/. 085 a C.C.

10.000

2 4 5

02 03 04

Cobro Fact/. 088 a A.A. Cobro Fact/. 090 a B.B. Cobro Letra a P.P.

20.000 30.000 40.000

Ejemplo Caja en Limpio:

1 DEBE DIARIO AUXILIAR CAJA BORRADOR MES: Sept. AO: 88

1 HABER

Da N C.I. Clientes 1 2 4 01 02 03

Detalle

Total

Da

N C.E.

Detalle Total

Cobro Fact/. 085 a C.C. Cobro Fact/. 088 a A.A. Cobro Fact/. 090 a B.B.

10.000 20.000 30.000 60.000

Letras por Cobrar 5 04 Cobro Letra a P.P. TOTAL 40.000 100.000

Flujograma de Registro Contable en el sistema Semijornalizador o Sistema Caja Diario.

Notas Explicativas:

(1)

Los comprobantes que sustentan las operaciones se registran en los diferentes Diarios Auxiliares y aquellos que no tienen cabida en los Diarios Auxiliares, se contabilizan directamente en el Libro Diario, previa imputacin contable de ellos. Es vlido lo ya sealado para el Asiento de Apertura. Al final de cada mes, los diferentes Diarios Auxiliares se centralizan en el Libro Diario. Terminadas las contabilizaciones en el Libro Diario, se proceder con los traspasos al Libro Mayor. Cumplido el proceso de registro de los traspasos del Diario al Mayor, se procede a determinar para cada cuenta sus dbitos, crditos y saldos, elaborando previo a todo estado informativo, un Balance de Comprobacin y de Saldos para verificar el cumplimiento de la Partida Doble. Se aplican adems tcnicas de verificacin de los saldos, las que pueden, eventualmente, originar correcciones que se hacen en el Diario, siguiendo con el flujo normal de registro. Con los saldos definitivos se obtienen los estados informativos que se requieran.

(2)

(3)

(4)

(5)

El Inventario General Final y los Estados Informativos bsicos anuales, se registran en el Libro de Inventarios y Balances. El resumen del Inventario General Final servir de base para hacer el asiento de reapertura, continundose en el ejercicio con el flujo de registro expuesto para este Sistema.

SISTEMA DE COMPROBANT ES POR PAGAR. Aspectos Relevantes: a) Este sistema es una derivacin del Sistema Centralizador o de Diarios Mltiples, donde una de sus caractersticas principales es que el Diario Auxiliar de Compras es reemplazado por el Diario Auxiliar de Comprobantes por Pagar, el resto de su estructura de libros muy similar a la del Sistema Centralizador. b) Incorpora el uso de un comprobante interno, que se emite por cada compromiso que contrae la empresa y, que no es otro que el denominado Comprobante por Pagar, de donde se deriva el nombre de este sistema. c) El uso de este comprobante interno por cada obligacin contrada, permite establecer una rutina rigurosa de control, ya que permite tambin la intervencin de funcionarios diferentes en su preparacin, aprobacin y pago. d) Este sistema se aplica en gran medida en aquellas empresas que tienen como procedimiento, que los pagos slo se hacen a travs de giros de cheques, por lo que se puede observar en el sistema una adecuada completacin entre el Diario Auxiliar de Comprobantes por Pagar y el Diario Auxiliar de Bancos Giros. e) Los datos mnimos que debe contener el Comprobante por Pagar, son los siguientes: Nmero que se le asigna correlativamente cuando es emitido. Fecha de emisin.

Nombre de la persona o empresa a cuya orden se emitir el cheque. Descripcin del compromiso o referencia a la factura o comprobante que sustentar el pago. Seccin para la imputacin contable. Espacios para dejar constancia de la firma del funcionario que lo prepara o emite y del que lo autoriza. Espacio para dejar constancia de los datos relacionados con la forma de pago. Datos de la persona que retira el cheque emitido (nombre, cdula de identidad y firma).

El comprobante por Pagar en la prctica muchas veces recibe el nombre de Orden de Pago o Autorizacin de Giro. Un Modelo de este comprobante puede ser el siguiente:

Del modelo expuesto, se puede concluir que este formulario primero cumple una funcin de Comprobante por Pagar, para luego transformarse en Comprobante de Egresos cuando es cancelado.

f)

El Diario Auxiliar de Comprobantes por Pagar, denominado tambin Registro de Comprobantes o Plizas por Pagar, tienen la siguiente funcin, diseo y centralizacin:

Funcin: Registrar todas las compras de mercaderas, de bienes del activo inmovilizado y de servicios que efecte la empresa durante el mes.

Diseo: DIARIO AUXILIAR DE COMPROBANTES POR PAGAR MES: Da 1

Detalle

AO: Fecha MercaMueb. Gtos. VARIOS N Y C. Valor Cuenta Total De Compr. deras Pago Utiles Basicos

Centralizacin: _________________________ X ___________________________ Mercaderas Muebles y tiles Gastos Consumos Bsicos IVA Crdito Fiscal ... Comprobantes por Pagar Por Centralizacin Diario Auxiliar de Comprobantes por Pagar, Mes_____ Ao_____, S/. Detalle Folio N_______ En el diseo del Diario Auxiliar de Comprobantes por Pagar se ha consignado la columna Fecha de Pago, cuyo uso no es slo referencial sino que adems, cumple tambin una funcin de control. Precisamente al anotar la fecha en el instante, del pago de cada comprobante, se puede establecer en todo momento cuales de los comprobantes estn pendientes de pago y cuya suma deber coincidir con el saldo acreedor de la cuenta Comprobantes por Pagar. Lo anterior de la alternativa de no usar el Mayor Auxiliar de Proveedores o de Cuentas por Pagar. Si as se optara, los comprobantes pendientes de pago pueden archivarse por orden alfabtico respecto del nombre de los acreedores o proveedores, lo que puede permitir establecer de manera rpida el monto adeudado por la empresa, a cada uno de ellos. Esto lleva a concluir que si sumamos los valores de todos estos comprobantes pendientes de pago, el total deber coincidir con el saldo acreedor de la cuenta control Comprobantes por Pagar. g) En este sistema, el Diario Auxiliar de Banco Giros cambia su diseo y centralizacin, como se puede observar a continuacin: XXX XXX XXX XXX XXX XXX

DIARIO AUXILIAR BANCO GIROS MES: Cheque Da N Detalle N Compr. AO: Total

Banco Valor Chile

Varios Cuenta

Centralizacin: _________________________ X ___________________________ Comprobantes por Pagar Banco de Chile ... Centraliza Diario Auxiliar de Banco Giros Mes_________ Ao__________, s/detalle Folio N________ XXX XXX XXX

h)

Los casos especiales que se presenten en este sistema, se pueden solucionar habilitando otra columna Varios en el Diario Auxiliar de Comprobantes por Pagar, despus de la columna Total y utilizando la columna Varios del Diario Auxiliar de Banco Giros o simplemente, utilizando el Libro Diario.

Flujograma de Registro Contable en el Sistema de Comprobantes por Pagar.

SISTEMA CENTRALIZADOR O DIARIOS MLTIPLES Bien, el hecho de que hallas llegado a este mdulo indica que en lo anterior, has obtenido aprendizajes con evaluacin logrado y sin mayores dificultades, por lo cual no cabe otra alternativa que felicitarte muy cordialmente. Ahora, conocers otro Sistema Contable de mucho uso en la prctica, que no es difcil, si de tu parte, pones mucha atencin y dedicacin, comprobando a la vez que nada es imposible. Te aconsejamos que sigas adelante como lo has hecho hasta ahora, estamos convencidos. Que t puedes. Recuerda, la frmula que no falla: CAPACIDAD, ENTUSIAMO, DEDICACIN Y PRINCIPALMENTE, INTERES.

ASPECTOS RELEVANTES

a)

El Sistema Centralizador o Sistema de Diarios Mltiples incluye, en grado mximo, el uso de los Libros Auxiliares, tanto los Diarios Auxiliares como los Mayores Auxiliares.

b)

El uso de los Libros Auxiliares viene, en este sistema, a dar cumplimiento a normas legales de car cter tributario, comercial, laboral y a la necesidad de aprovechar en la Empresa las ventajas del principio administrativo de la divisin del trabajo.

c)

Este sistema, principalmente, tiene su fundamento legal en el artculo 28 del cdigo de comercio.

d)

La gran mayora de las operaciones de la Empresa son registradas en los Diarios Auxiliares y aquellas que no tienen cabida en ningn Diario Auxiliar, se registran directamente en el Libro Diario, tales como: Asiento de Apertura, Provisiones, Correccin Monetaria, Depreciaciones y Regularizaciones Peridicas en General.

e)

En este Sistema los Diarios Auxiliares registran el detalle de las operaciones y se centralizan mes a mes en el Libro Diario. La empresa puede optar por un perodo de centralizacin menor.

f)

Las centralizaciones de los Diarios Auxiliares minimizan la cantidad de Asientos en el Libro Diario, y lgicamente se produce tambin un menor nmero de traspaso al Libro Mayor.

g)

Los Diarios Auxiliares que se utilizan son los exigidos por normas legales y, aqullos que resultan indispensables y necesarios para el desenvolvimiento normal de las operaciones de la empresa. Entre los Diarios Auxiliares ms utilizados tenemos:

Diario Auxiliar de Caja Diario Auxiliar de Compras Diario Auxiliar de Ventas Diario Auxiliar de Letras por Cobrar Diario Auxiliar de Letras por Pagar Diario Auxiliar de Bancos Giros Diario Auxiliar de Bancos Depsitos Diario Auxiliar de Remuneraciones Diario Auxiliar de Honorarios

DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS DE MERCADERAS.

Funcin: Registrar todas las compras de mercaderas que efecta la empresa durante el mes (se considera como premisa, que todas las compras son al crdito, aunque sea por un instante).

Diseo:

Da

DIARIO AUXILIAR DE COMPRAS Proveedor R.U.T N Fact. Proveedor

MES: Total

AO: Neto IVA CF.

Centralizacin:

_________________________ X ___________________________ Mercaderas IVA CF. Proveedores $ XXX XXX XXX

Para Centralizar comprar del Mes___________________ Ao S/detalle Folio N______________ del Auxiliar de Comprar

DIARIO AUXILIAR DE VENTAS.

Funcin: Este Diario Auxiliar tiene por funcin registrar todas las cuentas que efecta una Empresa durante el mes.

Diseo:

En este caso podemos encontrarnos con dos modalidades:

Un diseo general que registra exclusivamente las ventas con Factura. Un diseo que registra tanto las ventas con Facturas, como las ventas con Boletas.

Diseo de Ventas con Factura:

Da

DIARIO AUXILIAR DE VENTAS Cliente Total N Fact.

MES: AO: Neto IVA DF. Costo de Ventas

Centralizacin:

_________________________ X ___________________________ Clientes $ XXX

Ventas IVA CF. Centralizacin Ventas del Mes

XXX XXX

Ao_________ s/detalle Folio N____ del Diario Auxiliar de Ventas

___________________ X ___________________________ Costo de Ventas Mercaderas Centraliza Costo de Ventas del XXX XXX Mes__________Ao_________

Diseo de Ventas con Boletas y Factura:

Da N Fact.

DIARIO AUXILIAR DE VENTAS MES: Facturas Total Neto IVA Total Detalle Total DF.

AO: Boletas Neto IVA DF.

Costo de Ventas

Centralizacin:

_________________________ X ___________________________ Clientes Ventas IVA CF. XXX XXX XXX

Centralizacin Ventas Mercaderas

XXX XXX

_______________________X_______________________________

Costo de Ventas

XXX

Mercaderas

XXX

DIARIO AUXILIAR LETRAS POR PAGAR.

Funcin: Registrar todas las aceptaciones de letras de la Empresa, a favor de sus Proveedores.

Diseo:

Da

DIARIO AUXILIAR DE LETRAS POR PAGAR MES: Beneficiario o Girador Valor Vencimiento N Lt.

AO: Observaciones

Centralizacin:

_________________________ X ___________________________ Proveedores Lt. X Pagar Central Diario Auxiliar De Lt por Pagar s/detalle Folio N Mes_______ Ao _______ DIARIO AUXILIAR LETRAS POR COBRAR. Funcin: Registrar todas las aceptaciones de letras, que los clientes hacen en favor de la Empresa. Diseo: DIARIO AUXILIAR DE LETRAS POR COBRAR MES: Aceptante Valor Vencimiento N Lt. AO: Observaciones XXX XXX

Da

Centralizacin:

_________________________ X ___________________________ Letras por Cobrar Clientes Centraliza Diario Auxiliar De Lt por cobrar Mes___________ Ao__________s/detalle Folio N___________ DIARIO AUXILIAR DE BANCOS - GIROS. XXX XXX

Funcin: Registrar todos los Giros de Cheques que la Empresa realiza en un mes y, los cargos bancarios que los bancos respectivos les efectan por concepto de talonarios de cheques, intereses, comisiones de cobranza, etc.

Diseo:

DIARIO AUXILIAR DE BANCOS GIROS Da N Comprob. Total N Cheque

MES:

AO:

Detalle

Proveed.

Letras X Pagar

Varios Valor Cuenta

Centralizacin:

_________________________ X ___________________________ Proveedores Letras x Pagar Gasto de Venta Cuenta Particular Banco de Chile Centraliza Diario Auxiliar Bancos Giros, Banco de Chile Mes_________ Ao_______ s/detalle Folio N______ DIARIO AUXILIAR DE BANCOS - DEPSITOS. XXX XXX XXX XXX XXX

Funcin: Registrar todos los depsitos que efecta la Empresa en sus diferentes cuentas corrientes bancarias y, los abonos bancarios efectuados por los Bancos por concepto de Prstamo Bancarios, Cobranza de Letras, Descuentos de Letras.

Diseo:

Da

N Compras

Bancos Chile Santiago OHiggins Detalle Total Caja Cobranza

Valor Valor Cta.

Centralizacin: _________________________ X ___________________________ Banco de Chile Banco de Santiago Banco OHiggins Caja Letras en Cobranza Centraliza Diario Auxiliar XXX XXX XXX XXX XXX

Bancos Depsitos, Mes_________ Ao_______ s/detalle Folio N______ DIARIO AUXILIAR DE REMUNERACIONES. Funcin: Registrar las Liquidaciones de las Remuneraciones del Personal de la Empresa, en lo referente a sus totales haberes, sus descuentos legales y voluntarios y los contenidos a percibir por cada uno de sus trabajadores. Diseo: DIARIO AUXILIAR DE REMUNERACIONES R.U.T Nombre Remurac. Bruta Descuentos Desctos. Legales Descuento Trabaj. Trabaj. Remu. H.Ex. Asign Total Previs. Tributaria ANT R DEP. M(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

Total Descto.

Liquido a Pagar

MES______________ AO_______ FOLIO N______ Total Aporte Observaciones Asignacin Patronal F. (0,90 %) a percibir N Valor

(12)

(13)

(14)

(5)

(16)

> (1) Remuneraciones (2) Horas Extraordinarias (3) Asignacin Movilizacin (4) Total= (1) + (2) + (3) (5) Monto Imponible = (1) + (2) (6) Imposiciones (7) Renta Tributable = (1) + (2) (6) (8) Impuesto (9) Anticipos (10) Retencin Judicial (11) Deportivo

(12) Total Descuentos = (6) + (8) + (9) + (10) + (11) (13) Lquido a Pagar = (4) (12) (14) Asignacin Familiar (15) Total a Percibir = (13) + (14) (16) Aporte Patronal (0,90%)

Centralizacin:

_________________________ X ___________________________ Remuneraciones Leyes Sociales Caja de Compensacin Caja de Compensacin AFP INP ISAPRES Mutual de Seguridad $ XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX

Impuesto Unico por pagar Anticipos Retenciones Varias por pagar Remuneraciones por pagar Centraliza Diario Auxiliar de

XXX XXX XXX XXX

Remuneraciones Mes_________ Ao ___________ S/detalle Folio N_____________ DIARIO AUXILIAR DE HONORARIOS. Funcin: Registrar todas las Boletas por Servicios Profesionales Contratados por la Empresa en el mes y las cuales son canceladas a travs de la modalidad de honorarios. Diseo: DIARIO AUXILIAR DE HONORARIOS MES: AO: R.U.T. Total 10% Honorarios Da N Boleta Nombre del Profesional Profesional Honorarios Impuesto Por Pagar

Centralizacin: _________________________ X ___________________________ Honorarios XXX XXX XXX

Impuesto Retencin por Pagar Honorarios por pagar

Centraliza Diario Auxiliar de Honorarios Mes_____________ Ao ____________ s/detalle Folio N_______________

MAYORES AUXILIARES

Los Mayores Auxiliares pueden aplicarse en cualquier Sistema, pero es con el Sistema Centralizador con el cual ms se les identifica. Los mayores Auxiliares que se expondrn a continuacin, son los ms utilizados en la Prctica: Mayor Auxiliar de Clientes Mayor Auxiliar de Proveedores Mayor Auxiliar de Existencia

MAYOR AUXILIAR DE CLIENTES. Funcin: Este mayor Auxiliar tiene por Funcin desglosar el movimiento de cargos y abonos de la cuenta clientes del Libro Mayor e informar, en todo momento el detalle que compone el saldo de esta cuenta, es decir, los clientes a los cuales debemos cobrar dicho saldo. Diseo: La modalidad ms utilizada en la Prctica, es la de llevar un tarjetero o krdex, asignndole a cada cliente, una tarjeta con el siguiente rayado: DIRECCIN: CDIGO: Saldo

NOMBRE CLIENTE:

Fecha N Compras

Detalle

Debe

Haber

Deudor

Acreedor

O esta otra Alternativa: NOMBRE CLIENTE: N Comprobante DIRECCIN: CDIGO:

Fecha

Detalle

Debe

Haber

Saldo

MAYOR AUXILIAR DE PROVEEDORES. Funcin: Este mayor Auxiliar tiene por Funcin desglosar el movimiento de abonos y cargos de la cuenta Proveedores del Libro Mayor e informar, en todo momento el detalle que compone el saldo de esta cuenta, es decir, los Proveedores a los cuales debemos pagar dicho saldo. Diseo: La modalidad ms utilizada en la Prctica, es la de llevar un tarjetero o krdex, asignndole a cada Proveedor una tarjeta con el siguiente rayado: DIRECCIN: CODIGO: Deudor Detalle Debe Haber Saldo Acreedor

NOMBRE CLIENTE: N Comprobante

Fecha

MAYOR AUXILIAR DE EXISTENCIAS.

Funcin: Desglosar el movimiento de cargos y abonos de la cuenta mercaderas tanto a nivel de unidades fsicas y de valores, e informar en todo momento, el detalle que compone el saldo de esta cuenta. Diseo: En este Mayor Auxiliar, tambin, la modalidad ms utilizada, es la de habilitar un tarjetero o krdex, asignndole a cada Proveedor, una tarjeta con el siguiente rayado:

NOMBRE ARTICULO: UNIDAD: CDIGO: Fecha N Comprobante

EXISTENCIA MNIMA:

EXISTENCIA MXIMA: Precio Fsica Entrada Salida Saldo Unitario

Valores E S S

Flujograma de Registro Contable en el Sistema Centralizador o Sistema de Diarios Mltiples.

SISTEMA MECANIZADO O COMPUTACIONAL.

SISTEMA NATIONAL.

Aspectos Relevantes:

a)

Este Sistema, en su proceso de registro, utiliza la mquina NATIONAL, que produce todos los registros principales y auxiliares que se hayan habilitado en fichas previamente diseadas. Este sistema lleva en consecuencia, sus registros en hojas sueltas. Dentro de los sistemas de procesamiento electrnico, el Sistema National, consiste bsicamente en una mquina o una batera de mquinas iguales, que mediante papel carbnico obtiene simultneamente informacin mltiple. Puede procesar, por ejemplo, al mismo tiempo un Diario, una tarjeta de existencia y las tarjetas de las subcuentas o de las cuentas del Mayor. El Sistema National tiene las misma filosofa de procesamiento simultneo que el explicado para el Sistema Ruf; la diferencia radica en que el registro se hace a travs de la mquina ya precitada, que tiene programado el clculo de los nuevos saldos, una vez registrados los movimientos de cargos y abonos en

b)

c)

las diferentes fichas o cuentas del Mayor. Adems, memoriza el valor de todos los cargos y abonos para totalizarlos al emitir el Diario, al final del mes. d) Este Sistema, permite que el comprobante base de registro en la mquina sea uno solo, o pueden ser los tradicionales de mayor uso en la prctica, como son los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Traspasos. e) Este sistema tambin permite la alternativa del uso de Diarios Auxiliares, cuya centralizacin se hace en un Comprobante de Traspaso.

Flujograma de Registros Contables en el Sistema National.

Notas Explicativas I:

(1)

La documentacin que sustenta las operaciones de la empresa originan la emisin de Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Traspasos. El resumen del Inventario General Inicial y Final originan un Comprobante de Traspaso cada uno de ellos en su oportunidad (apertura y reapertura). En este caso se ha supuesto que los comprobantes contables base de registro en el computador, sern los antes sealados,

pero tambin se puede optar porque sea uno solo que, habitualmente, se denomina genricamente comprobante de Contabilidad o Comprobante de Diario. (2) Los comprobantes debidamente imputados y revisados se incluyen en la carpeta de comprobantes a digitar. Se procede a la digitacin de los comprobantes.

(3)

(4) Con el ingreso de movimientos, se inicia el procesamiento Computacional que involucra, adems, otros procesos como la actualizacin de movimientos y reinicializacin de movimientos. Adems deber efectuarse el respaldo de los datos. (5) Luego de cumplido lo anterior, se va al submen Informes del Sistema y se requiere la impresin del Diario, Mayor y de los Estados Informativos que se requieran. Todos ellos son impresos en papel continuo de uso generalizado en este sistema. El sistema, tambin, da la alternativa de sacar Balances de Comprobacin y de Saldos transitorios, para los efectos de aplicar tcnicas de verificacin de saldos y efectuar Asientos de correccin en la medida que procedan, emitiendo los Comprobantes de Traspasos pertinentes. S es procedente, sealar que todo esto se puede llevar a cabo mensualmente o al trmino del ejercicio, siempre y cuando no se haya ejecutado el proceso de reinicializacin en cada oportunidad. El procesamiento del Libro Inventarios y Balances debe realizarse a travs de un programa especial que debe elaborarse para el efecto. Notas Explicativas II: (1) La documentacin que sustenta las operaciones originan los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Traspasos. El resumen del Inventario General Inicial, originar un Comprobante de Traspaso.

(2) Los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Traspasos, debidamente imputados y revisados, son procesados a travs de la mquina NATIONAL (3) Del proceso de registro, muy similar en detalle al explicado para el Sistema Ruf, se obtienen simultneamente: el movimiento de las cuentas del Mayor, que se mantienen en un fichero de donde se van utilizando a medida que las afecten los comprobantes que se estn procesando; el Libro Diario y los Mayores Auxiliares que se habiliten. (4) La mquina NATIONAL permite obtener el Balance de Comprobacin y de Saldos, a cuyos saldos se aplican tcnicas de verificacin que una vez demostrados, se procede a la preparacin de los Estados Informativos que se requieran. Todo esto sin perjuicio de haber registrado correcciones derivadas de la aplicacin de las tcnicas de verificacin. El Inventario General Final y los Estados Informativos bsicos anuales se registran en el Libro de Inventarios y Balances, que tambin se lleva en hojas sueltas. El resumen del Inventario General Final, servir de base para hacer el Asiento de Reapertura en un Comprobante de Traspaso, continundose en el ejercicio siguiente con el flujo de registro establecido para este sistema.

(5)

Aspectos Relevantes:

a)

Cuando la empresa desea implantar un sistema contable computacional, se pueden dar dos situaciones: Que por primera vez va a aplicar un sistema contable y, desea que el registro de sus operaciones se realice computacionalmente. La otra situacin es que la empresa est aplicando un Sistema Contable de Registro Manual y desea reemplazarlo por uno de procesamiento Computacional.

b)

Para la primera situacin, resultar ms fcil enfrentarla, ya que todo el flujo Administrativo Contable de las operaciones de la Empresa se sistematizar, para que el o los documentos bases de registro hacia el computador, sea adecuado y concordante con lo que se establezca en el Manual de Operaci n del Sistema de Contabilidad Computacional, que disee el Analista del sistema de acuerdo a los requerimientos previamente planteados por el o los usuarios de la empresa. Debe quedar en claro que ser el Contador o Jefe de Contabilidad quien defina los requerimientos al Analista y el sistema contable a aplicar en la empresa, para lo cual, debe elaborar igualmente el manual que objetive los flujos administrativos que son propios a todo sistema contable. Para clarificar la idea, existir por un lado el Manuel de Organizacin y Procedimientos del Departamento de Contabilidad y el Manual de Operaciones del Procesamiento Computacional del sistema contable a implantar, es decir, todo debe crearse.

La preparacin del personal para operar el sistema ser ms fcil tambin, porque no han conocido otra alternativa de aplicacin en esta materia en la empresa. c) Para la segunda situacin, la empresa ya tiene definido y est aplicando flujos administrativos hacia el sistema contable de Registro Manual. El plantear el reemplazo del Procesamiento Manual de Registro de las operaciones de la Empresa por uno Computacional, obligar en la mayora de los casos a preparar los comprobantes contables base de registro, acorde con las exigencias definidas por el Sistema Computacional

que es elaborado para el efecto y existir un perodo de prueba y de capacitacin del personal, antes de su aplicacin definitiva. En el Captulo II y IV de este texto, se objetivan claramente los elementos que conforman todo sistema contable y una alternativa de lo que puede ser un Manual de Organizacin y de Procedimientos del Departamento de Contabilidad de una Empresa. El administrador o diseador de un sistema Contable, debe entender que estos aspectos deben conocerse y, existir independientemente del proceso de registro que se utilice en la empresa para llevar la contabilidad, sea manual, semimecanizado o computacional. d) Lo novedoso de este sistema que se est exponiendo, y que tambin es un sistema en hojas sueltas, es que cuando el Contador no puede elaborar el software computacional contable que requiere, ste debe ser contratado. Se estima del todo conveniente recordar los pasos mnimos que debieran seguirse en el desarrollo de un Sistema de Informacin Administrativo. Estos pasos en lneas generales son: Contenido Siguiente.....

Estudio de Factibilidad.

Un Estudio de Factibilidad es una investigacin general sobre posibles alternativas para dar solucin a un problema predeterminado. A continuacin nos circunscribiremos al anlisis de las acciones recomendadas para el desarrollo de la etapa de factibilidad que nos permita dar una solucin a un problema creado por la necesidad de implantar un sistema de informacin que deba ser automatizado en alguna de sus partes. En general, una institucin puede suponer la conveniencia de realizar un estudio de esta naturaleza cuando se dan algunas de las siguientes condicione La informacin existente, es inadecuada para una correcta administracin, este problema puede referirse a informacin requerida para el control operativo, control de gestin o a las necesidades de planificacin de la organizacin. Cuando existen altos costos en la explotacin de los sistemas administrativos y de informacin vigente en un momento dado. Se requiere procesar altos volmenes de informacin.

Una vez que se est en condiciones de comenzar esta etapa, deberemos responder las siguientes preguntas: Cules son las caractersticas del actual sistema? Cules debera reunir un nuevo sistema? Cmo sera, en lnea generales, un sistema que rena esta caracterstica? Para dar respuestas a estas interrogantes, se deber efectuar una completa investigacin de los actuales procedimientos, hasta obtener una comprensin cabal de lo que es el sistema en estudio, los resultados que produce y los recursos que utiliza. Una vez realizada la investigacin y con todos los antecedentes en nuestro poder, efectuaremos un anlisis de la situacin, disearemos y evaluaremos en forma global algunas alternativas de solucin y, finalmente, confeccionaremos un informe para ser presentado a los ejecutivos de la organizacin usuaria. Este informe puede confeccionarse de diversas maneras, pero es conveniente que contenga por lo menos los siguientes puntos: Resumen del estudio de factibilidad en que se compendie la labor realizada, se dar una breve descripcin del sistema propuesto y se indicarn las recomendaciones o conclusiones finales del estudio. Justificacin del sistema propuesto, que consistir en la presentacin detallada del problema, indicando cmo sera resuelto por las soluciones que se proponen y agregando un resumen de los costos y beneficios, tangibles e intangibles para la solucin propuesta.

Descripcin del sistema actual, que incluir: Descripcin y diagrama del sistema y sus procedimientos. Breve explicacin de los sistemas de control empleados. Descripcin del sistema propuesto, que incluir los mismos temes del punto anterior. Requerimientos del nuevo sistema y del proceso de conversin. Anlisis econmico, proporcionando los antecedentes en los cuales estn basados las estimaciones de costos. Plan de desarrollo en el que se indicar el plan general para todo el ciclo y en detalle para la etapa siguiente.

Objetivos del Informe. Tiene por finalidad, proponer a la institucin las diversas alternativas consideradas factibles desde el punto de vista tcnico y econmico, tendientes a resolver un problema de informacin que posee la empresa.

Definiremos como objetivos fundamentales de un estudio de factibilidad: Proponer la implantacin de un nuevo sistema de informacin. Establecer en forma cuantitativa la conveniencia de su automatizacin parcial o total. Determinar en el tiempo los recursos, plazos y metas adquiridas para implantar el sistema en estudio.

Es cierto que siempre existir la posibilidad de que la conclusin de un estudio de factibilidad sea una recomendacin de no mecanizar. La eleccin de una o ms alternativas modificadas o no, constituirn un acuerdo sobre el cual se basar posteriormente el diseo del nuevo sistema. Resumen de Antecedentes. Hacer mencin de las diferentes alternativas, indicando sus caractersticas, inversin requerida, costos de operacin y beneficios proyectados. En general, detectar aquellos aspectos de los antecedentes que apoyen directamente las conclusiones y recomendaciones.

Conclusiones y Recomendaciones. Evaluacin de Alternativas.

Consiste en una evaluacin comparativa de las diferentes alternativas, considerando los antecedentes ya mencionados con el fin de recomendar aquellas que desde el punto de vista tcnico y econmico sean las ms convenientes. Resumen Costo Beneficio.

Dado que existen maneras distintas de llegar a un cierto objetivo, esto significa que cada una de las alternativas posibles tendr asociado una inversin, costo y beneficios. Sin embargo, el problema que se presenta, es hacer comparativas las distintas alternativas. La comparacin se efectuar en base a los costos, que puedan ser la inversin inicial y los gastos totales de operacin, ya que se supone que los beneficios son constantes. El hecho de comparar egresos o ingresos, que ocurran en distintas fechas, implica la adopcin de una tasa de inters,

expresada como un porcentaje de inters anual o mensual, que permite hacer homogneas seria de dinero en el tiempo. Esto lleva a la aplicacin de tcnicas de evaluacin econmica, tales como la tasa interna de retorno, el mtodo del valor presente u otra alternativa desde un punto de vista econmico. Plan de Desarrollo y Puesta en Marcha.

En estas etapas, se comprueba la capacidad del sistema para resolver los problemas del usuario. Incluso, un sistema bien diseado y bien construido, puede enfrentarse a problemas en estas etapas, derivadas en general, del enfrentamiento con la realidad vigente de la organizacin usuaria. Estas etapas se comentan y describen en conjunto, porque en la realidad se planifican rara vez en forma separada, siendo la estructura de las tareas especficas, las que se realicen muy dependiente del tipo de aplicacin y de la situacin organizativa del usuario. Se distinguen tres etapas y los objetivos de cada una de ellas son: PRUEBA DEL SISTEMA. Comprobar el correcto funcionamiento del sistema como conjunto. Se supone que los programas han sido probados individualmente o en grupos durante la etapa de programacin. PUESTA EN MARCHA. Llevar todos los elementos componentes del sistema y los recursos humanos que tendrn relacin con l, a un estado, que permita su operacin normal y rutinaria. Se puede comparar con el despegue de un avin.

OPERACIN NORMAL. Efectuar oportuna y correctamente las actividades previstas para la etapa productiva del sistema, hasta que ste cese de operar por alguna razn determinada por la organizacin usuaria. Realizar las modificaciones menores y las correcciones que se requieran, ya sea por cambio en los requerimientos, por motivos de optimizacin o por la deteccin de errores en el sistema.

PRODUCTOS Y DOCUMENTACIN. Debido a que las etapas de prueba y puesta en marcha pueden en general confundirse, se describen a continuacin los productos resultantes del conjunto de ambas etapas. Los productos de la operacin normal son los que determina el dinero del sistema de informacin, vale decir: informes, archivos, respuestas a consultas de pantallas, etc.

Los productos de las etapas de prueba y puesta en marcha son: Programas Procesos Manuales Archivos Personal Material y Equipos Resultados de las Pruebas Responsabilidad Asignada Informe de Trmino

PLANIFICACIN Y RECURSOS. Se describen las actividades propias de las etapas de prueba y puesta en marcha las que son:

Conversin de Archivos: Tiene por objeto generar los archivos manuales o computacionales existentes previamente.

La caracterstica fundamental de esta actividad, es la absoluta necesidad de controlar la calidad de los datos que se generan tpicamente. La conversin de archivos, incluir las siguientes sub-actividades: Transcripcin a medios magnticos en un formato compatible con el nuevo sistema. Validacin y correccin completa de la informacin. Registro visible del contenido de los archivos iniciales. En caso de ser ellos muy voluminosos pueden utilizarse muestras de datos y estadsticas de ellos. Entrenamiento del Personal: Debe llevarse a cabo en tres niveles a lo menos. Difusin orientada al nivel de ejecutivos. Capacitacin del personal administrativo. Capacitacin del personal encargado de la operacin computacional.

La preparacin del entrenamiento del personal, es ocasin ideal para dejar un conjunto de materiales pedaggicos muy tiles para ampliar o repetir la capacitacin y la difusin del sistema.

Adquisicin de Materiales y Equipos: La planificacin de estas actividades, es funcin de las fechas en las cuales se requieren estos suministros y del tiempo que demoran en su abastecimiento. Se distinguen al menos cuatro tipos de materiales y equipos: - Papelera: - Equipos: - Espacio Fsico: - Transporte: Archivos, papel continuo, cuadernos, archivadores, carpetas, etc. Muebles, corcheteras, foliadores, equipo electrnico o mecnico especial, volmenes magnticos. Oficinas, bodegas. Vehculos, servicio de correos.

- Preparacin de Manuales: Esta actividad tiene por objeto completar los manuales que se hayan definido como productos. - Pruebas: Esta actividad puede realizarse bajo una serie de modalidades alternativas.

PROCEDMIENTO PARA LA PRUEBA DEL SISTEMA. Las distintas modalidades existentes son: Funcionamiento Directo: El funcionamiento directo, es el reemplazo completo del sistema antiguo por el nuevo en una sola movida o acto, aunque el traslado de los datos puede efectuarse en un perodo; si bien este mtodo es el ms barato en esfuerzo, tambin es el de mayor riesgo.

Slo se puede usar cuando la prueba de sistemas ha sido exhaustiva y los usuarios tienen plena confianza en el sistema nuevo. El funcionamiento directo se usa cuando el sistema es completamente nuevo, en vez de ser un reemplazo de otro existente. Funcionamiento Paralelo: El funcionamiento paralelo consiste en el procesamiento de los datos corrientes, mediante, el antiguo y nuevo sistema simultneamente, para luego efectuar la revisin cruzada de los resultados. Es efectivamente una extensin de la fase de prueba y, de este modo, un retraso en la adopcin definitiva del nuevo sistema. Este aspecto tiene ventajas y desventajas, por una parte, mejor adiestramiento y una prueba cabal; pero por la otra, una sospecha del usuario de falta de confianza en el Analista. Funcionamiento Piloto: Este mtodo es un compromiso entre un ensayo de sistemas extendidos y el procesamiento paralelo. En lugar de usar los datos escoge una muestra representativa de los temes de archivo y de todos los resultados de esta muestra, realizando una comparacin con los del sistema corriente.

Cuando la muestra est funcionando satisfactoriamente, se detiene el procesamiento paralelo de los datos antiguos y se toman los nuevos temes hasta que el nuevo sistema en su totalidad est funcionando. a) Cuando se decide aplicar un Sistema Contable con Procesamiento computacional, en la mayora de los casos, debe adquirirse equipos con una capacidad acorde a las necesidades de la Empresa. Por lo tanto, tambin es pertinente explicar, aunque sea de manera general, la conformacin de un Computador.

En trminos conceptuales, una computadora se compone de una unidad procesadora que efecta algunas operaciones lgicas y aritmticas, un mecanismo para colocar datos dentro de la unidad procesadora Entrada, un mecanismo para almacenar datos durante la Salida de la informacin que se proces. Las posibilidades de la computadora se limitan a la ejecucin de clculos aritmticos y a la toma de decisiones, que en la actualidad se componen nicamente de dos alternativas. La combinacin de las capacidades bsicas de la computadora, ejecucin de clculos aritmticos y la posibilidad de tomar decisiones, permite realizar actividades ms complejas, como el arreglo, sumarizacin, clculos, recuperacin y almacenamiento de datos que se van presentando. Los medios de entrada a una computadora y los de salida de una computadora, son casi limitados y dependen de la computadora en cuestin.

Los dispositivos usuales de entrada son tarjetas perforadas, cintas de papel perforadas, cintas y discos magnticos y marcas magnticas en papel. Por lo comn, los datos de salida de una computadora se registran en papel impreso, tarjetas perforadas, cinta o discos magnticos y microfilm. La velocidad interna de la computadora se mide en fracciones de segundo, las velocidades de entrada/salida son significativamente menores y se relacionan en forma directa con el medio de entrada/salida que se emplee. El siguiente cuadro presenta la conformacin de su computador:

Se estima procedente, adems, recordar que en todo sistema informtico intervienen tres factores fundamentales que son:

El Hardware

El Software El Personal de Informtica

El Hardware:

Corresponde a los circuitos electrnicos y componentes mecnicos que conforman un computador, es decir, es la circuitera electrnica, es la fuente de poder y cables.

El Software:

Lenguaje computacional y lo constituye el conjunto de instrucciones agrupadas en un programa, es decir, es un lenguaje de alto y bajo nivel, es traductor de lenguaje, ayuda a la programacin y a la operacin.

El Personal de Informtica:

Puede clasificarse en cuatro grandes grupos de profesionales:

Personal de direccin Personal de anlisis Personal de programacin Personal de operacin

a)

Los procesos que, habitualmente, conforman el manual de operacin de un sistema contable computacional (debe considerarse que en la prctica para que operen estos procesos en el equipo, dicho sistema debe estar previamente cargado), son:

Ingresos de Movimientos. Corresponde al ingreso de los comprobantes contables de las operaciones mediante el procedimiento de digitacin.

Esta etapa de ingreso puede estar diseada para realizarse por lotes diarios, semanales o mensuales de comprobantes, dependiendo del volumen de movimiento de la contabilidad y de la capacidad de almacenamiento del equipo.

El conjunto de comprobantes ingresados constituyen el Diario del mes.

Una vez ingresados los comprobantes se emite un listado de control del lote, el cual permite validar los totales de control y sirve como respaldo de la digitacin. Validado el lote (diario, semanal o mensual) ste puede pasar al punto siguiente de actualizacin.

 Actualizacin de Movimientos. La actualizacin de movimientos est referida al paso de un lote de comprobantes, previamente validado, el cual se procesa para actualizar los saldos de cuentas y para generar toda la informacin de acuerdo a los distintos niveles de anlisis por las cuentas involucradas.

Entre la informacin que generalmente se obtiene en esta etapa y para el caso del sistema que se est analizando, tendramos:

Libro Mayor Libro Diario Balance de Comprobacin y de Saldos Estado de Gastos por Centros de Costos, etc.

Una vez actualizada la informacin, solamente, se puede corregir a travs de regularizaciones contables materializadas por medio de comprobantes. Reinicializacin Manual. Generalmente el sistema contable opera sobre la base de perodos mensuales de informacin, por lo que una vez procesado, listado y respaldado todo el movimiento del mes, se procede a reinicializar los archivos para comenzar un nuevo perodo. Este hecho origina lo siguiente: El saldo actual para todas las cuentas, pasa a ser saldo anterior; cargos y abonos del mes se acumulan en totales del ao y luego quedan en cero. Libro Mayor y Diario se borran. El Estado de Gastos por centros de Costos queda en cero, previamente, de ser acumulado en estados anuales.

Si el mes a reinicializar es diciembre, los saldos de las cuentas quedan todos en cero, lo que indica que se deben contabilizar los saldos de apertura para el siguiente perodo anual. Tambin el nmero de los folios que se asignan a los comprobantes contables procesado, parte de 0001 nuevamente.

Respaldo de Datos. Este proceso, a pesar de ser externo al sistema contable, propiamente tal, es un procedimiento imprescindible para la seguridad de la informacin; adems permite llevar archivos histricos de la contabilidad de la empresa. El Respaldo de Datos se puede efectuar varias veces durante el mes, dependiendo del volumen de movimiento y de la sensibilidad de la informacin manejada. Se recomienda que es del todo conveniente, rotular los diskettes de respaldo, consignando el sistema y la fecha de respaldo. b) Un ejemplo de estructura de un sistema contable computacional es el que exponemos a continuacin: Men Principal

1........Maestro de Cuentas 2........Maestro de Anlisis 3........Inicializacin Mensual 4........Ingreso de Movimientos 5........Actualizacin 6........Informes 7........Consultas

1.

Maestro de Cuentas. : ingreso de cuentas nuevas. : modificacin slo del nombre y la lgica. : consulta saldo y totales de la cuenta. : elimina la cuenta si el saldo es cero. : emite el plan de cuentas actuales.

1... Incorporacin de Cuentas 2... Modificacin de Cuentas 3... Consulta de Cuentas 4...Eliminacin de Cuentas 5... Listado Plan de Cuentas

2.

Maestro de Anlisis. : ingreso de nuevos cdigos de anlisis. : modificacin slo de nombre y R.U.T. : elimina anlisis slo si saldo es cero.

1.. Incorporacin de Anlisis 2.. Modificacin de Anlisis 3... Eliminacin de Anlisis

4...Listado Alfabtico o Numrico : emisin ordenada por nombre o cdigo. 5... Mantencin Centros Costo : ver submen.

2.5.

Mantencin Centros de Costos 1...Incorporacin 2...Modificacin 3... Despliegue 4...Listado : : : : permite crear nuevos Centros de Costo. permite modificar el nombre del C. Costos. muestra por pantalla los C. Costos creados Listado del maestro de Centros de Costos.

3.

Inicializacin Mensual. Permite ejecutar el proceso de inicializacin mensual.

4.

Ingreso de Movimientos. : ingreso de comp. del lote diario : modificacin de comp. del lote actual : listado de control del lote actual : ingreso de facturas del lote diario : listado de control del lote actual : modificacin de f/s. del lote actual

1...Ingreso Comp. Contables 2... Correccin C. Contables 3... Libro Diario Comprob. 4...Ingreso F/s. Compra 5... Libro diario F/s. Compra 6...Correccin F/s. Compra

5.

Actualizacin de Movimientos. : actualizacin lote diario

1... Actualizacin C. Contables

2... Actualizacin C. De Compras : actualizacin lote actual Actualizacin de Movimientos.

6.

1... Libro Diario del Mes 2...Libro Mayor del Mes 3...Estado de Situacin General 4...Balance General 5...Anlisis de Gastos por C. Costo 6...Anlisis de Gastos por Cuenta 7...Anlisis de Cuentas 8...Anlisis de Proveedores 9...Cartola de Proveedores 10...Libro de Compras del Mes 11...Listado de Vencimientos de Documentos

12...Flujo de Fondos 13...Cuadro de Morosidad 7. Consultas.

1... Mayor Selectivamente 2...Anlisis Selectivamente 3...Folios Procesados 4...Limpia Folios en Proceso 5...Consulta Anlisis de Proveedores 6...Despliega Cartola de Proveedores

ESQUEMA JERRQUICO DEL MEN

a)

Una alternativa de diseo de los registros o informes que entrega un Sistema Contable Computacional, podra ser la siguiente:

EMPRESA PRAT N853 ANTOFAGASTA

X R.U.T.:

S.A. 71.111.900-0

LIBRO DIARIO DE ENERO 19... PAG. N 1413 FO. DIA CTA. DESCRIPCIN CUENTA C.C.ANALISIS DEBITOS CREDITOS GLOSA NDOC. F.VENC. COMPR.

EMPRESA X S.A. PRAT N853 ANTOFAGASTA R.U.T.: 71.111.900-0

LIBRO MAYOR DE ENERO 19... PAG. N 1413 FO. AREA FECHA ANALISIS DEBITOS CREDITOS SALDO ST GLOSA NDOC. F.VENC . NCOMPR.

EMPRESA X S.A. PRAT N853 ANTOFAGASTA R.U.T.: 71.111.900-0

BALANCE GENERAL AL 31 DE ENERO 19... CUENTA DESCRIPCION CUENTA DEBITOS CREDITOS ACTIVO PASIVO

PAG. N001 DE

LA

EMPRESA X S.A. PRAT N853 ANTOFAGASTA R.U.T.: 71.111.900-0

ESTADO DE CUENTAS DE ORDEN AL 31 DE ENERO 19... PAG. N001 CUENTA DESCRIPCION DE CUENTA DEBITOS CREDITOS ACTIVO PASIVO

LA

EMPRESA X S.A. PRAT N853 ANTOFAGASTA R.U.T.: 71.111.900-0 PAG. N001

ESTADO DE PRDIDAS Y GANANCIAS DEL 1ENERO 19... AL 31 DICBRE. 19.. CUENTA DESCRIPCIN DE LA CUENTA DBITOS CREDITOS EGRESOS INGRESOS

EMPRESA PRAT N853 ANTOFAGASTA ANALISIS DE GASTOS ENERO 19... C. COSTOS ADMINISTRATIVO CUENTA DE GASTO ACTUAL

S.A.

SALDO ANTERIOR

CARGO MES ABONO MES SALDO

b)

Ventajas del Sistema Computacional.

j.1) La utilizacin de un Sistema Contable Computacional en la Empresa, presentar ventajas desde el punto de vista econmico, organizacional y de la informacin. Econmico: Por su velocidad en el tratamiento de la informacin, le permite a la Empresa un gran ahorro de tiempo y costo en la generacin de los estados requeridos.

Organizacional: Puesto que va a organizar los equipos de trabajo, se van a definir sus marcos referenciales en cuanto a recursos, plazos y reas que se van a ver involucradas. Informacin: Permite en forma ms eficiente y relacionada, la informacin, producto de las operaciones contables, de esta forma se podr comprobar la correcta realizacin de los objetivos especficamente propuestos por la empresa.

j.2) La utilizacin del computador, por su velocidad en el tratamiento de la informacin, permite obtener informes en plazos suficientemente cortos para permitir la explotacin del Sistema en forma ptima. j.3) Gracias a la flexibilidad y seguridad en el tratamiento de los datos para generar la informaci n requerida y, que son caractersticas que debe tener el Sistema que se desarrolla, se permitir bajar el nivel de inversin, llegando a mantener las existencias al nivel ms bajo, de modo de no inmovilizar el capital. j.4) Los formularios utilizados para registrar las operaciones econmicas deben cumplir dos objetivos dentro del sistema computacional; uno es satisfacer las necesidades de informacin y control de tipo administrativo y, el otro, es permitir un sencillo traspaso a medios de entrada con el computador. j.5) La utilizacin de un Sistema Computacional describe el doble papel de la contabilidad, que no es slo elemento de informacin, sino que, debe cumplir un papel contralor de las operaciones realizadas por la Empresa. j.6) Con su velocidad y seguridad de operaciones, permite a los ejecutivos trabajar a travs de varias situaciones antes de ejercer un juicio, en cuanto a qu cursos de accin deber seguirse. j.7) Optimizacin del uso de la informacin evitando, duplicidad e inconsistencias. j.8) Anlisis de diferentes tipos de eventos en forma computacional evitando trabajo manual largo y tedioso. j.9) Facilita el control de inventarios, permitiendo mantener un nivel adecuado de stock. j.10) Asegura la correcta imputacin de transacciones mediante validaciones acabadas a la informacin. j.11) Le permite a la Empresa mejoras sustanciales en cuanto a los servicios con los usuarios, mejorando a su vez el prestigio de la misma.

Flujograma de Registro Contable en el Sistema Computacional