MEDIDA DE LA EFICIENCIA DE UN DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Parmetros que miden la eficiencia de la funcin Costos internos por falta de productos Costos internos por desvos en la calidad al no cumplir especificaciones Cumplimiento de urgencias, capacidad de respuesta Quejas de los "clientes internos" y de los proveedores Desvos frente al presupuesto programado; explicacin de los desvos Desarrollo de nuevos proveedores; dependencias crticas Erogaciones reales frente al presupuesto de funcionamiento previsto; excesos en comunicaciones, viajes, horas extras, inversiones, etc. Estrategias comerciales y logsticas implementadas Aplicacin y actualizacin del manual de compras Seguimiento y calificacin de proveedores Respuestas en encuestas de nivel de servicios Evolucin de parmetros bsicos en el tiempo: mejorando o empeorando segn ltimos tres ejercicios?

Ejemplos d parmetros que miden la eficiencia de la funcin

% solicitudes entregadas en fecha % solicitudes entregadas con calidad requerida % solicitudes con entrega rechazada % desvo presupuesto de compra/compras reales % desvo presupuesto interno de gestin % de rdenes urgentes procesadas N rdenes de compra procesadas Presupuesto de compras vs presupuesto interno Costo de gestin por orden

ELEMENTOS BSICOS PARA LA EFICIENCIA DE UN SISTEMA DE COMPRAS

Objetivos definidos

Parmetros a considerar Polticas y procedimientos explcitos Sistemas de apoyo a la gestin Sistema de manejo de informacin Sistema de monitoreo y control permanente Estrategia de coordinacin y cooperacin con otras reas Estrategia para la negociacin y administracin de contratos Estrategias definidas en otras reas: Partnering, Outsourcing, Calidad, Compras Justo a Tiempo, etc.

VARIABLES A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO/COMPRAS

Tiempo de entrega Variabilidad en el tiempo de entrega Porcentaje de entregas a tiempo Porcentaje de veces con disponibilidad de stock Conveniencia de la comunicacin/procesamiento de rdenes Habilidad de expedicin Atrasos causados por error de vendedores, envos incompletos o atrasados Confiabilidad del producto Facilidad de mantencin/operacin Fallas en el producto causadas por partes/materiales Rechazos por calidad Especificaciones tcnicas Servicio - entrenamiento tcnico ofrecido Competitividad del precio Confiabilidad del representante de ventas Experiencia pasada con el vendedor Reputacin del vendedor en general Trminos financieros

Servicio de post - compra Flexibilidad del vendedor en ajustarse a las necesidades de la compaa Capacidades de ingeniera/diseo

MEDIDAS DE PRODUCTIVIDAD EN EL REA DE ABASTECIMIENTO Y COMPRAS Ejemplos de medidas de productividad

Ordenes procesadas/Costo total Abastecimiento - Compras U$ total adquisiciones/Costo total Abastecimiento - Compras

Otras medidas de efectividad

N y % de proveedores visitados o entrevistados por perodo % total de proveedores calificados % total de ventas por proveedor calificado % de proveedores locales vs. externos % de adquisiciones que consideran 1 slo proveedor % de nuevos proveedores calificados segn precio, demoras en la entrega y calidad % de horas dedicadas a adquisicin de bienes A, en relacin con horas dedicadas a bienes B y C.

MEDIDAS DE CALIDAD EN RELACIN CON LAS RDENES DE COMPRAS

% de rdenes generadas sin demora o problemas de informacin N y % de rdenes que requieren atencin especial o modificaciones

Diagnstico

Informacin inadecuada o incompleta Errores en el procesamiento de las rdenes Cambios en los requerimientos Errores en precios considerados items equivocados

MEDIDAS DE CALIDAD EN ABASTECIMIENTO Y COMPRAS Medidas de calidad/servicio en productos que llegan

% de productos, rdenes que cumplen especificaciones de calidad/servicio N y % de rdenes que no cumplen especificaciones

Diagnstico

Producto incorrecto Materiales no cumplen especificaciones Cantidad es incorrecta Recepcin tarda Etiquetado incorrecto Problemas con envases o embalajes Deterioro, daos