01 Documentos Normativos Gestion - Manual Procedimientos - Mapro2010

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA (MAPRO)
OFICINA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
AREQUIPA - 2010
INTRODUCCIN
En el marco de la estrategia de desarrollo de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa se ha elaborado este Manual de Procedimientos (MAPRO) de la gestin ejecutiva tcnica y administrativa que desempean todos los integrantes de esta organizacin pblica regional y en cumplimiento de la normatividad vigente que rige la actividad pblica y la metodologa establecida por el Gobierno Regional de Arequipa. Este MAPRO es un instrumento indispensable que permitir apoyar la gestin de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa, ya que en el se describen en forma clara, sistemtica, ordenada y secuencial el conjunto de operaciones importantes de su cotidiano quehacer institucional, lo cual redundar en mejorar de manera continua y permanente la calidad de los servicios, proyectos y obras que pone a disposicin de la poblacin de Arequipa. Segn lo dispuesto en su marco normativo, la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional de la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial, en coordinacin con los responsables designados para desarrollar este proyecto administrativo de las diversas unidades orgnicas en que est estructurado el Gobierno Regional de Arequipa, luego de recopilar la informacin que amerita formular el Inventario de Procedimientos, de priorizar de manera racional cada uno de ellos, de obtener el visto bueno de las unidades orgnicas respecto a su reordenamiento o combinacin de los mismos y del anlisis respectivo, se identifico y procedi a redactar los procedimientos priorizados tal como se venan dando en ese momento; redaccin inicial que servir como base para en una etapa posterior llevar a cabo la simplificacin y mejoramiento de los mismos. En este entender dado el carcter preliminar de este documento en los procedimientos redactados se van a encontrar incoherencias los cuales sern progresivamente superados en otra etapa. Es conveniente precisar que en cumplimiento a la normatividad vigente y del diseo metodolgico utilizado, los procedimientos descritos tienen carcter y alcance institucional. Cabe Sealar que la Alta Direccin est inmersa en varios procedimientos de diversas Unidades Orgnicas por lo que no se le ha considerado como procedimientos exclusivos.
INDICEDEPROCEDIMIENTOS
Nro. 1 1 2 3 UNIDADRGANICA OficinaRegionaldeControlInstitucional OficinaRegionaldeControlInstitucional ProcuraduriaPublicaRegional ProcuraduriaPublicaRegional OficinaRegionaldeAdministracin OficinadeLogisticayPatrimonio AreadeAdquisiciones 1 AreadeServicios 2 1 2 3 4 5 6 PROCEDIMIENTO
ELABORACINDEACTIVIDADESYACCIONESDECONTROL DEFENSAJURIDICAALGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA INFORMEMENSUALESTADSTICODEPROCESOS ELABORACINDELAMEMORIAANUAL
CDIGO 2.1.0.0.01 2.2.0.0.01 2.2.0.0.02 2.2.0.0.03
PGINA 10 17 20 22
PROCESODEADQUISICINDEBIENESYSERVICIOS REQUERIMIENTODESERVICIODEMOVILIDAD MANTENIMIENTODELAINFRAESTRUCTURADELASEDEPRESIDENCIAL DELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA REGISTRODENUEVASADQUISICIONESMARGESDEBIENES REGISTROYACTUALIZACINDETARJETASDEASIGNACINDEBIENES AFECTADOSENUSODETRABAJADORESY/OTRANSFERENCIAINTERNADEBIENES ENTREGADEBIENESAOBRAS REGISTROYACTUALIZACINDESALIDADEBIENES RECEPCINDEBIENESNOUTILIZADOSPORUNIDADESORGNICAS EFECTUARCLCULODEDEPRECIACINDEACTIVOSFIJOS INVENTARIODEBIENESMUEBLESDELESTADO,REGISTROYACTUALIZACIN DELSOFTWAREDEINVENTARIODELMOBILIARIOINSTITUCIONAL(SIMI)EINFORMEDECONCILIACIN CONTABLE
4.3.2.1.01 4.3.2.1.03 4.3.2.1.04 4.3.2.3.01 4.3.2.3.02 4.3.2.3.03 4.3.2.3.04 4.3.2.3.05 4.3.2.3.06
24 30 33 36 38 41 43 45 47
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
AreadeControlPatrimonial
SANEAMIENTODELOSBIENESMUEBLESDEPROPIEDADESTATAL PROCEDIMIENTODETASACIONESDEBIENESMUEBLESEINMUEBLES INSCRIPCINDEPRIMERADEDOMINIO TRANSFERENCIADEDOMINIODONACINENTREENTIDADESPBLICASO PARTICULARES TRANSFERENCIADEDOMINIOSUBASTAPBLICA TRANSFERENCIADEDOMINIOPERMUTA ARRENDAMIENTODIRECTO ARRENDAMIENTOPORSUBASTA AFECTACINENUSO/CESINENUSO
4.3.2.3.07 4.3.2.3.08 4.3.2.3.09 4.3.2.3.10 4.3.2.3.11 4.3.2.3.12 4.3.2.3.13 4.3.2.3.14 4.3.2.3.15 4.3.2.3.16 4.3.2.1.02
49 51 54 57 60 63 66 69 72 75 78
AreadeAlmacen OficinadeTesoreria OficinadeTesoreria
INGRESOYSALIDADEBIENESDEALMACN EJECUCINFINANCIERADELASEDEPRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONAL DEAREQUIPA PERCEPCINORECAUDACINDEFONDOS
1 2
3.3.3.0.01 3.3.3.0.02
81 87
Nro. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
UNIDADRGANICA OficinadeContabilidad
PROCEDIMIENTO
REGISTROYCONTROLDECALENDARIOSPORGASTOCORRIENTEEINVERSIONES ELABORACINDEOBLIGACIONESPRESUPUESTARIAS OTORGAMIENTODEVITICOSATRABAJADORESENCOMISINDESERVICIOS REGISTRODECOMPROMISOSPRESUPUESTARIOSENELSIAFSP REGISTRODEFASEDEVENGADOENELSIAFSP CONTABILIZACINDEOPERACIONESENELSIAFSPENFORMADIARIADELA FASEDECOMPROMISOYDEVENGADO ELABORACINYREVISINDENOTASDECONTABILIDADPOROPERACIONES COMPLEMENTARIAS REGISTRODEFASERENDIDAENELSIAFSP REVISINYCONTROLDERENDICIONESDECUENTASPORCONVENIO REVISINDEBALANCESMENSUALESDELASUNIDADESEJECUTORASDEL PLIEGO443
CDIGO 3.3.4.0.01 3.3.4.0.02 3.3.4.0.03 3.3.4.0.04 3.3.4.0.05 3.3.4.0.06 3.3.4.0.07 3.3.4.0.08 3.3.4.0.09 3.3.4.0.10 4.3.5.1.01 4.3.5.1.02 4.3.5.1.03 4.3.5.1.04 4.3.5.1.05 4.3.5.1.06 4.3.5.1.07 4.3.5.2.01 4.3.5.2.02 4.3.5.2.03 4.3.5.2.04 4.3.5.2.05 4.3.5.2.06 4.3.5.2.07 4.3.5.2.08 4.3.5.2.09 4.3.5.2.10
PGINA 89 92 95 99 102 107 110 112 120 125 128 131 134 137 140 142 144 147 151 154 158 162 165 168 171 174 177
OficinadeContabilidad
OficinadeRecursosHumanos 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 AreadeRemuneraciones
PROGRAMACINDELGASTOPUBLICO ELABORACINDEPLANILLASPARAPERSONALCESANTEDELASEDE PRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA ELABORACINDEPLANILLASPARAPERSONALACTIVODELASEDE PRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA ELABORACINDEPLANILLASPARAPERSONALCONTRATADOPORINVERSIN DELASEDEPRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA INFORMACINSOLICITADAPORLADIRECCINNACIONALDEPRESUPUESTO PUBLICODELMINISTERIODEECONOMAYFINANZAS EMISINDEINFORMESTCNICOSSOLICITADOSENEXPEDIENTESJUDICIALES FORMULACINDELPAPYCNPDELASEDEPRESIDENCIALDELGOBIERNO REGIONALDEAREQUIPA DESPLAZAMIENTODEPERSONALENLAMODALIDADDEDESIGNACIN DESPLAZAMIENTODEPERSONALENLAMODALIDADDEROTACIN DESPLAZAMIENTODEPERSONALENLAMODALIDADDEREASIGNACIN DESPLAZAMIENTODEPERSONALENLAMODALIDADDEDESTAQUE DESPLAZAMIENTODEPERSONALENLAMODALIDADDEPERMUTA DESPLAZAMIENTODEPERSONALENLAMODALIDADDEENCARGO DESPLAZAMIENTODEPERSONALENLAMODALIDADDECOMISINDESERVICIOS
AreadeRegistroyControl
DESPLAZAMIENTODEPERSONALENLAMODALIDADDETRANSFERENCIA CONTROLDEASISTENCIAYPERMANENCIADEPERSONAL CRONOGRAMAANUALDEVACACIONES INFORMESESCALOFONARIOSSOBREEXPEDIENTESDELICENCIASPARTICULARES, PERSONALES,FAMILIARES,PORENFERMEDAD,MATERNIDAD,PORCAPACITACINOFICIALIZADAYNO OFICIALIZADA INFORMEDEBENEFICIOSSOCIALES,SEPELIOYLUTO,25Y30AOS,QUINQUENIOS, 4AOSDEFORMACINPROFESIONAL,PENSINDEFINITIVA
11 12
4.3.5.2.11 4.3.5.2.12
180 182
Nro. 13 14 15 16 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 1 2 3
UNIDADRGANICA
PROCEDIMIENTO
PROYECTARRESOLUCINENPRIMERAINSTANCIA ELABORACINDECERTIFICADOSYCONSTANCIASDETRABAJO
CDIGO 4.3.5.2.13 4.3.5.2.14 4.3.5.2.15 4.3.5.2.16 4.3.5.3.01 4.3.5.3.02 4.3.5.3.03 4.3.5.3.04 4.3.5.3.05 4.3.5.3.06 4.3.5.3.07 4.3.5.3.08 4.3.5.4.01 4.3.5.4.02 2.4.0.0.01 2.4.0.0.02 2.4.0.0.03
PGINA 185 188 190 193 195 197 199 202 204 206 208 210 212 214 217 219 222
AreadeRegistroyControl
ACTUALIZACINDELEGAJOS EMISINDEINFORMACINPORREQUERIMIENTODERGANOSDENIVELCENTRAL YREGIONAL FORMULACINYAPROBACINDELPLANANUALDEBIENESTARSOCIALPARAEL PERSONALDELASEDEPRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA ACREDITACINDELTRABAJADORYDESUSDERECHOHABIENTESANTEESSALUD INSCRIPCINDELTRABAJADORYDESUSDERECHOHABIENTESANTEELESSALUD OBTENCINDEPRESTACIONESECONMICASPORESSALUDALTRABAJADOR
AreadeBienestarSocial
SOLICITUDDEATENCIONESAMBULATORIASDELOSTRABAJADORESENESSALUD ELABORACINYAPLICACINDEFICHASOCIOECONMICAALTRABAJADORY FAMILIARES CAMPAASDESALUDDECARCTERPREVENTIVOENCOORDINACINCON INSTITUCIONESDESALUD ACTIVIDADESSOCIALESDECONFRATERNIDADYRECREACIN ELABORACINDELAPROGRAMACINANUALDECAPACITACIN
AreadeCapacitacin OficinaRegionaldeAsesoriaJuridica
CAPACITACINDELPERSONALDELASEDEPRESIDENCIALDELGOBIERNO REGIONALDEAREQUIPA
EMISINDEOPININLEGAL
OficinaRegionaldeAsesoriaJuridica OficinaRegionaldePlaneamiento,PresupuestoyOrdenamientoTerritorial OficinadePresupuestoyTributacin
APROBACINDEPROYECTODECONVENIOSY/OCONTRATOS IMPUGNACINDEACTOADMINISTRATIVO
1 2 3 4 5
PROGRAMACINPRESUPUESTARIA FORMULACINPRESUPUESTARIA
OficinadePresupuestoyTributacin
EJECUCINPRESUPUESTARIA EVALUACINPRESUPUESTARIA DESIGNACINDETITULARESRESPONSABLESDELASUNIDADESEJECUTORAS DELPLIEGOREGIONAL
3.5.6.0.01 3.5.6.0.02 3.5.6.0.03 3.5.6.0.04 3.5.6.0.05
225 228 232 235 238
Nro. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
UNIDADRGANICA OficinadeProgramacindeInversiones
PROCEDIMIENTO
PROGRAMACINANUALREGIONALDELAINVERSINPBLICA PROGRAMACINMULTIANUALDELAINVERSINPBLICA EVALUACINDEPROYECTODEINVERSINPUBLICAMENORES PRESENTACINYEVALUACINDEESTUDIOSDEPREINVERSINDEPROYECTOS DEINVERSINPBLICAMAYORES
CDIGO 3.5.8.0.01 3.5.8.0.02 3.5.8.0.03 3.5.8.0.04 3.5.8.0.05 3.5.8.0.06 3.5.8.0.07 3.5.8.0.08 3.5.8.0.09
PGINA 240 245 247 251 258 261 263 266 269
OficinadeProgramacindeInversiones
VERIFICACINDEVIABILIDADDEPROYECTOSDEINVERSINPBLICADURANTE LAFASEDEINVERSIN OPININESPECIALIZADAYLEGALSOBREINVERSINPBLICA MONITOREOYSEGUIMIENTODELAEJECUCINDELOSPROYECTODEINVERSIN PUBLICA CAPACITACINAUNIDADESFORMULADORAS ASIGNACINDECDIGOSDNPP
OficinadePlaneamientoyDesarrolloInstitucional 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 AreadeRacionalizacin AreadePlaneamiento

INSCRIPCIN,ELECCIN,INSTALACINYSESIONESDELCONSEJODE COORDINACINREGIONAL(CCR) INSCRIPCINYPARTICIPACINENELPRESUPUESTOPARTICIPATIVO INFORMEDERENDICINDECUENTASDETITULARESDELGOBIERNOREGIONAL DEAREQUIPAANTELACONTRALORAGENERALDELAREPBLICA PROCESAMIENTOYELABORACINDELAMEMORIAINSTITUCIONAL PROCESAMIENTOYELABORACINDEINFORMACINPARALASAUDIENCIAS PBLICAS ELABORACINDELPLANESTRATGICOINSTITUCIONAL REFORMULACINDELPLANESTRATGICODEDESARROLLOCONCERTADO ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINDEDIRECTIVASDEGESTIN ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINDEREGLAMENTOSDEGESTIN ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINDEMANUALESDEGESTINMANUALDE ORGANIZACINYFUNCIONES(MOF) ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINDEMANUALESDEGESTINMANUAL DEOPERACIN ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINDEMANUALESDEGESTIN REGLAMENTODEORGANIZACINYFUNCIONES(ROF) ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINDEMANUALESDEGESTINMANUALDE PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS(MAPRO) ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINDELOSCUADROSDEASIGNACINDE PERSONAL(CAP)DELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA:SEDEPRESIDENCIALYRGANOSDELNEA ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINDELTEXTONICODEPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS(TUPA)DELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA ELABORACIN,REVISIN,MODIFICACINYEVALUACINDELOSPLANES OPERATIVOSINSTITUCIONALES(POI)DELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA EMISINDEOPININTCNICOREFERENTEALAGESTININSTITUCIONAL
4.5.8.1.01 4.5.8.1.02 4.5.8.1.03 4.5.8.1.04 4.5.8.1.05 4.5.8.1.06 4.5.8.1.07 4.5.8.2.01 4.5.8.2.02 4.5.8.2.03 4.5.8.2.04 4.5.8.2.05 4.5.8.2.06
274 280 284 290 293 296 301 304 309 313 318 323 328
7 8 9 10
4.5.8.2.07 4.5.8.2.08 4.5.8.2.09 4.5.8.2.10
333 339 343 348
Nro. 1 1 2 3 4 5 6 7
UNIDADRGANICA AreadeCooperacinTecnicaInternacional
PROCEDIMIENTO
EMISINDEOPININPARAPROCEDIMIENTOSDECOOPERACINTCNICA INSTITUCIONAL FORMULACINYEVALUACINDELPLANOPERATIVOINFORMTICO ANLISIS,DISEOEIMPLEMENTACINDESISTEMASDEINFORMACINPARALA GESTINENLASEDEPRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA MANTENIMIENTOYSOPORTEENMATERIADEHARDWAREDELASEDE PRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA
CDIGO 4.5.8.3.01 4.5.8.4.01 4.5.8.4.02 4.5.8.4.03 4.5.8.4.04 4.5.8.4.05 4.5.8.4.06 4.5.8.4.07 3.5.9.0.01 3.5.9.0.02 3.5.9.0.03 3.5.9.0.04 2.6.0.0.01 2.6.0.0.02 2.6.0.0.03 2.6.0.0.04 2.6.0.0.05 2.6.0.0.06 2.6.0.0.07 2.6.0.0.08 2.6.0.0.09 2.6.0.0.10
PGINA 350 354 364 368 371 373 376 380 382 385 388 392 395 398 401 404 407 410 413 416 419 422
AreadeInformticayEstadistica
MANTENIMIENTOYSOPORTEENMATERIADESOFTWAREDELASEDE PRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA ADMINISTRACINYMANTENIMIENTODEREDESDELASEDEPRESIDENCIALDEL GOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA ADMINISTRACINDELPORTALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA VERIFICACINTCNICADELOSEQUIPOSDECMPUTOADQUIRIDOSPORLASEDE PRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONALDEAREQUIPA
OficinadeOrdenamientoTerritorial 1 2 3 4 OficinaRegionaldeDefensaNacionalyDefensaCivil 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ATENCINDEEMERGENCIASCONBIENESDEAYUDAHUMANITARIA ATENCINDEEMERGENCIASCONPROYECTOSDEINVERSINPBLICA ELABORACINDEPLANREGIONALDEEDUCACINCOMUNITARIAENLAGESTIN DELOSDESASTRES ORGANIZACINDEEXPOSICIONESENGESTINDERIESGOSDEDESASTRES ELABORACINDEINFORMEDEESTIMACINDERIESGO INFORMETCNICOLEGALENMATERIADEDEMARCACINTERRITORIAL INFORMESOBRECONTROVERSIATERRITORIAL
OficinadeOrdenamientoTerritorial
INFORMESOBRETERRENOSDEPROPIEDADDELESTADO SOLICITUDDEINFORMACINALAOFICINADEORDENAMIENTOTERRITORIAL DEENTIDADESPBLICASYPRIVADAS
OficinaRegionaldeDefensaNacionalyDefensaCivil
ELABORACINDEDIRECTIVAREGIONALDEDEFENSANACIONAL ELABORARPLANREGIONALDESEGURIDADCIUDADANA MONITOREODELASPROVINCIASDELAREGINAREQUIPAATRAVSDELOS COMITSPROVINCIALESDEDEFENSACIVILPOREVENTOSDEEMERGENCIA ELABORACINDEPLANESDEDEFENSACIVILYPROYECTOSDEINVERSINPBLICA COORDINACINADMINISTRATIVAYATENCINDEREQUERIMIENTOSDELASREAS OPERATIVAS
Nro.
UNIDADRGANICA GerenciaRegionaldeInfraestructura SubGerenciadeFormulacindeProyectosdeInversin
PROCEDIMIENTO
CDIGO
PGINA
1 2 3 4 SubGerenciadeEjecucindeProyectosdeInversin 1 2 3 SubGerenciadeEjecucindeProyectosdeInversin 4 5 6 7 SubGerenciadeEquipoMecanico 1 2 3 SubGerenciadeFormulacindeProyectosdeInversin
ELABORACINDEPERFILOESTUDIOSDEPREINVERSINDEPROYECTOSDE INVERSINPBLICA ELABORACINDELESTUDIODEFINITIVOOEXPEDIENTETCNICODEPROYECTO DEINVERSINPBLICA ASISTENCIATCNICAAGOBIERNOSLOCALESEINSTITUCIONESPBLICOS APOYOCONEQUIPOTOPOGRFICOAUNIDADESORGNICASYENTIDADESDEL ESTADOSOBREPROYECTOSDEINVERSINPBLICA
3.7.10.0.01 3.7.10.0.02 3.7.10.0.03 3.7.10.0.04
424 427 430 432
SOLICITARLAINCORPORACINPRESUPUESTALDELPROYECTODEINVERSIN PBLICAAEJECUTAR. DIRIGIRYCONDUCIRELPROCESOTCNICOADMINISTRATIVOPARALAEJECUCIN DEOBRASPORLAMODALIDADDEADMINISTRACINDIRECTA REVISINDELOSINFORMESMENSUALESDELOSPROYECTOSDEINVERSIN PBLICAQUESEENCUENTRENENPROCESODEEJECUCIN. SOLICITARALRESIDENTEDEOBRALAELABORACINDELINFORMEFINALDE EJECUCINDEOBRA. SOLICITARALRESIDENTEDEOBRALAELABORACINDELALIQUIDACINTCNICA DELAOBRAEJECUTADA EJECUTARLASOBRASDEEMERGENCIADEACUERDOALANORMATIVIDADLEGAL VIGENTE ASESORAMIENTOYAPOYOAGOBIERNOSLOCALES ADMINISTRACINDIRECTADEEQUIPOMECNICO
3.7.11.0.01 3.7.11.0.02 3.7.11.0.03 3.7.11.0.04 3.7.11.0.05 3.7.11.0.06 3.7.11.0.07 3.7.12.0.01 3.7.12.0.02 3.7.12.0.03
434 437 442 445 448 450 452 454 458 461
SubGerenciadeEquipoMecanico SubGerenciadeSupervisinyLiquidacindeProyectosdeInversin
ADMINISTRACINDEEQUIPOSPORCONVENIO PROGRAMACINDEMANTENIMIENTOPREVENTIVO
1 2 3 SubGerenciadeSupervisinyLiquidacindeProyectosdeInversin 4 5 6 7
DESARROLLODEACCIONESDECONTROLDECALIDADENLAEJECUCINDE PROYECTOSDEINVERSIN(PIP) FORMULARLASNORMASTCNICASSOBRESUPERVISINYLIQUIDACINDEOBRAS SUPERVISARLASPRUEBASDECONTROLDECALIDADDELOSINSUMOSASER UTILIZADOSDEACUERDOALASNORMASESTABLECIDAS REALIZARELCONTROLGENERALDELASEJECUCIONESDEOBRASDEPROYECTOS DEINVERSINPBLICAS CONTROLYELABORACINDEINFORMEDELOSAVANCESFSICOSYFINANCIEROS DEACUERDOALOSPLAZOSESTABLECIDOS ELABORACINDEINFORMEYSUSCRIPCINDELIQUIDACINDEOBRAS TRANSFERENCIAALOSSECTORESCORRESPONDIENTESDELASOBRASEJECUTADAS
3.7.13.0.01 3.7.13.0.02 3.7.13.0.03 3.7.13.0.04 3.7.13.0.05 3.7.13.0.06 3.7.13.0.07
463 466 469 472 475 478 482
Nro. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
UNIDADRGANICA AutoridadRegionalAmbiental
PROCEDIMIENTO
CERTIFICACINAMBIENTALRESPECTOAPROYECTOSMINEROS CERTIFICACINAMBIENTALRESPECTOAPROYECTOSDEHIDROCARBUROS CERTIFICACINAMBIENTALRESPECTOAPROYECTOSDEELECTRIFICACINRURAL CERTIFICACINAMBIENTALRESPECTOAPROYECTOSDEINFRAESTRUCTURAVIAL DISEARPOLTICASENMATERIADEREASPROTEGIDASYMEDIOAMBIENTE
CDIGO 2.17.0.0.01 2.17.0.0.02 2.17.0.0.03 2.17.0.0.04 2.17.0.0.05 2.17.0.0.06 2.17.0.0.07 2.17.0.0.08 2.17.0.0.09 2.17.0.0.10
PGINA 485 493 501 504 508 511 514 517 520 523
AutoridadRegionalAmbiental
ELABORARELPLANESTRATGICOECOLGICO FORMULARESTUDIOSDEPREINVERSINENBASEALPLANDEDESARROLLO REGIONALCONCERTADO INVENTARIARLOSRECURSOSNATURALESDEAREQUIPA DIRIGIRYPROVEERLOSESTUDIOSDEINVESTIGACIONESAMBIENTALES EJECUTARPROGRAMASPARALAPRESERVACINDELMEDIOAMBIENTEDELA REGIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA REGIONAL DE CONTROL INSTITUCIONAL
ELABORACIN DE ACCIONES Y ACTIVIDADES DE CONTROL N 2.1.0.0.01 I. OBJETIVO

Uniformizar y controlar las rutinas de trabajo de las etapas del proceso de Auditoria, Actividades de Control Gubernamental; Seguimiento de las recomendaciones de Control Interno, Informes Administrativos, y Especiales; Controlar el estado de los procesos administrativos y judiciales derivados de los Informes Administrativos y/o Especiales.
II.
BASE LEGAL:
Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Resolucin Contralora General N 459-2008-CG; aprueba el reglamento de los rganos de Control Institucional. Resolucin de Contralora N162-95-AG Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU) y su Modificatoria LA Resolucin Contralora N 259-2000-C.G. Manual de Auditoria Gubernamental. Ordenanza Regional N 010 - Gobierno Regional de Arequipa
III. REQUISITOS
Las acciones de control (Auditorias y Exmenes Especiales), deben estar programadas en el Plan Anual de Control y Auditoria Gubernamental, de cada ao fiscal. Las acciones de Control No Programadas, devienen de encargos del rgano Superior de Control o por disposicin del Presidente del Gobierno Regional de Arequipa, tomar conocimiento por escrito de acciones incorrectas que se cometan en las Oficinas Regionales, Gerencias Regionales y Funcionarios de nivel, o por denuncias de servidores en general, de terceros y de Oficio.
IV.
ETAPAS: 1. Oficina Regional de Control Institucional (01 da)

1.1 Jefatura en base al Plan Anual de Control comunica con memorando a cada uno de los integrantes de la Comisin Auditora para determinada Accin de Control. Jefatura en base al Plan Anual de Control comunica con memorando a cada uno de los integrantes de la Comisin Auditora para determinada Accin de Control.
1.2
2.
Unidad Orgnica (01 da)

2.1 2.2 La Secretaria de la Unidad Orgnica auditada recepciona el memorndum. El equipo de auditora, previa acta de instalacin se iniciar el trabajo de campo para determinar hallazgos si hubieran.
Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
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3.
Especialista y/o Auditor Gubernamental (35 das)

3.1 Realiza la Auditoria en la Unidad Orgnica Auditada tomando las siguientes consideraciones en la Accin de Control.
3.1.1
En la etapa de Planificacin
a. Jefe de Comisin y cada uno de los integrantes reciben el memorando de comunicacin para formar parte de Comisin Auditora de determinada Accin de Control. b. Comisin Auditora solicita a Encargada de archivo de antecedentes de accin de control, informacin relacionada a puntos de atencin para determinada accin de control. c. Jefe de Comisin comunica a Jefatura el inicio de la Accin de Control. d. Comisin Auditora elabora y remite a Supervisin el Memorando de Planificacin. e. Comisin Auditora elabora y remite a Supervisin el Programa de Auditoria. f. Comisin Auditora elabora y remite a Supervisin el Plan de Accin de Control. g. Supervisor evala los documentos descritos en los anteriores tres numerales y devuelve con su V B al Jefe de Comisin. h. El Jefe de Comisin remite los tres documentos antes descritos a Jefatura autorizacin. i. Jefatura devuelve los tres documentos a Comisin Auditora para Archivo de Planificacin.
3.1.2
En la Etapa de Ejecucin
a. Comisin Auditora solicita informacin de las Unidades Orgnicas comprendidas en la Accin de Control. b. Comisin Auditora recepciona la informacin debidamente foliada y en original. c. Integrantes de la Comisin Auditora analizan documentacin e informacin de acuerdo al Programa de Auditoria. d. Los Integrantes de la Comisin Auditora elaboran los papeles de trabajo de cada uno de los procedimientos segn formato estndar. e. Los Integrantes de Comisin Auditora semanalmente remiten el avance del desarrollo del Programa de Auditoria en papeles de trabajo con el respectivo sustento de documentacin fsica autenticada; y digital a Jefe de Comisin para su revisin. f. Jefe de Comisin evala Papeles de Trabajo y remite con V B de aprobacin a Supervisin. g. Supervisin evala, aprueba y devuelve a Jefe de Comisin, para centralizacin de Hallazgos y Control Interno. h. Jefe de Comisin centraliza informacin de Hallazgos, con Control Interno.
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i. Jefe de Comisin remite a Especialista Legal informacin centralizada de Hallazgos con la documentacin sustentatoria. j. Especialista Legal evala los hallazgos, determinando el tipo de responsabilidad segn los elementos del hecho observado; y en el caso de responsabilidad Civil o Penal elaborara el Informe Especial; en el caso de responsabilidad Administrativa se remitir al Jefe de Comisin. k. Jefe de Comisin remite a Supervisin el avance centralizado de Hallazgos, y Control Interno para su aprobacin. l. Supervisor evala informacin de Hallazgos y Control Interno y devuelve a Jefe de Comisin con VB de aprobacin. m. Jefe de Comisin recibe y remite la informacin de Hallazgos y Control Interno a Jefatura. n. Jefatura evala y Aprueba Hallazgos, conjuntamente con informacin de Control Interno y autoriza a Jefe de Comisin para Comunicacin de Hallazgos. o. Comisin Auditora comunica Hallazgos, recibe y evala aclaraciones.
3.1.3
En la Etapa de Elaboracin de Informe

a. Comisin Auditora elabora informes Administrativo, y/o Especial. b. Jefe de Comisin remite Informes Administrativo, y/o Especial a Supervisor; c. Supervisor evala, aprueba y devuelve a Jefe de Comisin; d. Jefe de Comisin remite informe preliminar a Jefatura; e. Jefatura revisa, aprueba y autoriza Informe Administrativo, y/o Especial para remisin a Contralora General, Titular de la Entidad; y copia remite a Archivo. f. Jefatura comunica con memorando a Encargado de Seguimiento que determinada accin de control fue concluida; se tenga en cuenta el seguimiento de medidas correctivas de dicho informe.
3.2
Realiza la Auditoria en la Unidad Orgnica Auditada tomando las siguientes consideraciones para Actividades de Control Generales a. Jefatura en base al Plan Anual de Control comunica con memorando a encargados de determinada Actividad de Control. b. Encargados de Actividad de Control solicitan Informacin a Unidad Orgnica respectiva. c. Encargado de Actividad de Control elabora plan o programa previo, y remite a Supervisin para aprobacin. d. Supervisin devuelve con VB de aprobacin a Encargado de Actividad de Control. e. Aprobado el plan o programa previo, el Encargado de Actividad remite y se rene con Jefatura. f. Recepciona la solicitud
- 12 -
g. Procesa la informacin solicitada por la comisin auditora y deriva al encargado de la actividad de control. h. Encargado de Actividad de Control recibe la informacin de Unidad Orgnica evala la documentacin generando Papeles de Trabajo, y concluye elaborando Hoja Informativa; dicha Hoja Informativa conjuntamente con los papeles de trabajo se remite a Supervisin. i. Supervisin revisa y devuelve con V B de aprobacin a Encargado de Actividad. j. Encargado de Actividad remite Hoja Informativa supervisada a Jefatura. k. Jefatura aprueba informe y autoriza su impresin para remisin a Contralora General y/o Titular de la Entidad; y copia a Encargado de Archivo. l. Encargado de Archivo registra y archiva informe; en caso que el informe reflejara indicios de comisin de delito, se fotocopiara cartula, conclusin y recomendacin, y se archivara y registrara en antecedentes de Accin de Control. m. En el caso de Actividad de Control sobre verificacin de denuncias, conjuntamente con Hoja Informativa se contestara a denunciante. n. Encargado de Archivo fotocopia titulo, conclusin y recomendacin y archiva independientemente como "antecedentes para Accin de Control". 3.3 Realiza la Auditoria en la Unidad Orgnica Auditada tomando las siguientes consideraciones para Actividades de Control Particulares - Seguimiento de Medidas Correctivas de Informes Administrativos y Especiales a. En base al Plan Anual de Control, Jefatura encarga con memorando el Seguimiento de Medidas Correctivas. b. Encargado de Seguimiento I con el consolidado ltimo, solicita a Encargado de Archivo los Informes Administrativos con recomendaciones pendientes y en proceso. c. Encargado de Seguimiento I dependiendo la situacin de la recomendacin, realiza el proceso de seguimiento remitiendo memorandos u oficios, a las diferentes Unidades Orgnicas para verificacin de implementacin de recomendaciones de Informes Administrativos despus de concluido una Accin de Control. d. La Unidad Orgnica recepcin el proceso de seguimiento para verificacin de implementacin de recomendaciones de Informes Administrativos despus de concluido una Accin de Control. e. Encargado de Seguimiento II con el consolidado ltimo, solicita a Encargado de Archivo los Informes Especiales cuyas recomendaciones se encuentre en situacin de pendiente y en proceso. f. Encargado de Seguimiento II dependiendo la situacin de la recomendacin, realiza el proceso de seguimiento remitiendo memorando, a Procuradura Publica Regional para indagar la situacin del proceso judicial en que se encuentra los Informes Especiales que fueron remitidos despus de haber concluido una Accin de Control. g. Encargado de Seguimiento analiza informacin y comprueba la
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materializacin efectiva satisfactoria de la implementacin de recomendacin y realiza el ingreso al SAG por cada implementacin de recomendacin. h. Encargados del Seguimiento I y II realizan el Seguimiento de las Medidas Correctivas (recomendaciones, procesos administrativos disciplinarios y judiciales) de los Informes Administrativo y/o Especial en situacin pendiente y proceso; en el caso de Informes nuevos, se solicitara informacin mediante oficios y/o memorandos a los 30 das de recibido los Informes por el Titular de la Entidad. i. Encargado de Seguimiento remite copia de la documentacin sustento de materializacin efectiva de la implementacin de recomendacin (Directiva, u otro) a encargado de Archivo. j. Encargado de Archivo registra documentacin como Archivo Permanente para que se considere en evaluacin de posteriores Acciones de Control. k. Encargados del Seguimiento elaboran y remiten Hoja Informativa mensual a Jefatura comunicando el estado del seguimiento y la cantidad de recomendaciones que se encuentran en proceso y pendientes de los Informes Administrativos y/o Especiales. l. Jefatura aprueba y autoriza la remisin del Informe Trimestral a Contralora General. 3.4 Realiza la Auditoria en la Unidad Orgnica Auditada tomando las siguientes consideraciones para Actividades de Control Particulares - Seguimiento de Procesos Administrativos Disciplinarios y Judiciales a. En base al Plan Anual de Control, Jefatura encarga con memorando el Seguimiento de Medidas Correctivas. b. El Encargado de Seguimiento I solicita a Jefatura de Oficina de Personal la resolucin que aprob a los integrantes de la Comisin de Procesos Administrativos Disciplinarios c. El Encargado de Seguimiento I solicita a Comisin de Procesos Administrativos, de acuerdo a ultimo consolidado, el estado de procesos disciplinarios de diferentes recomendaciones de Informes Administrativos pendientes y en proceso; d. El Encargado de Seguimiento II solicita a Procuradura Publica Regional del Gobierno Regional de Arequipa, de acuerdo a ultimo consolidado el estado de procesos judiciales de Informes Especiales con implementaciones pendientes y en proceso; e. El Encargado de Seguimiento I evala y remite a Jefatura Hoja Informativa de manera mensual, el estado de procesos administrativos disciplinarios de los Informes Administrativos, detallando la cantidad y el grado de avance de cada uno de ellos; f. El Encargado de Seguimiento II evala y remite a Jefatura de manera mensual Hoja Informativa sobre estado de procesos judiciales de los Informes Especiales; detallando la cantidad y el grado de avance de cada uno de ellos; g. Los Encargados de Seguimiento I y II remiten a Jefatura de manera Trimestral Informe del estado de procesos Administrativos Disciplinarios y Judiciales.
- 14 -
b. Jefatura Recepciona Hoja Informativa del estado de procesos administrativos disciplinarios de los Informes Administrativos, estado de procesos judiciales de los Informes Especiales. 3.5 3.6 Terminado el trabajo la comisin de auditora elabora el informe preliminar. Deriva el informe preliminar a la Oficina regional de Control Interno.
4.
Oficina Regional de Control Institucional (03 das)

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Recepciona el Informe preliminar Toma conocimiento jefatura, lo revisa y lo firma si est de acuerdo. Si el informe no la aprueba se lo remite a auditor para que rectifique las observaciones. En el caso de que apruebe el informe preliminar suscribe el Informe preliminar conjuntamente con el auditor encargado. Jefatura autoriza la impresin de ejemplares para ser distribuidos a ala Contralora General Regional, a Inspectora, a la Procuradura Regional y una para el archivo.
- 15 -
MAPRO Sede Presidencial
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE ACTIVIDADES Y ACCIONES DE CONTROL
Cdigo : 2.1.0.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina Regional de Control Institucional

Oficina Regional de Control Institucional (ORCI) Inicio
La Secretaria de la Unidad Orgnica auditada recepciona el memorndum. El Jefe Regional de Control Institucional designa a travs de memorndums a los integrantes del equipo de auditoria Jefatura, comunica mediante documento correspondiente al rgano Auditado con conocimiento del Presidente Regional
Unidad Orgnica
Especialista y/o Auditor Gubernamental

1
Toma conocimiento el Especialista y/o Auditor
1 Recepciona el Informe Preliminar
El equipo de auditoria, previa acta de instalacin se inicia el trabajo de campo para determinar hallazgos si hubieran.
Realiza la Auditoria en la Unidad Orgnica auditada.
Terminado el trabajo la comisin de auditoria elabora el informe preliminar 3 Informe Preliminar
Toma conocimiento Jefatura para la firma de estar de acuerdo.
No Aprueba? Se comunica al Especialista y/o Auditor para rectificar las observaciones
Si Deriva el Informe Preliminar a la ORCI
Suscribe el Informe Preliminar conjuntamente con el auditor encargado Jefatura autoriza la impresin de ejemplares para ser distribuidos a la CGR, Inspectora, PRGRA y Archivo General
Rectifica las observaciones
Fin
Deriva a la Oficina de Control Institucional el Informe rectificado
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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA PROCURADURIA PBLICA REGIONAL DEFENSA JURIDICA AL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 2.1.0.0.01 I. OBJETIVO
Representar y defender los derechos e intereses del Gobierno Regional de Arequipa ante el rgano Jurisdiccional competente.
II.
BASE LEGAL
La Constitucin Poltica del Per. Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Decreto Legislativo N 1068, Decreto Legislativo del Sistema de Defensa Jurdica del Estado y su Reglamento, Decreto Supremo N 017-2008-JUS, Decreto Supremo que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N 1068 del Sistema de Defensa Jurdica del Estado. Directiva N 010-2007/GRA/OPDI, Normas y procedimientos para dinamizar los procesos judiciales de la Procuradura Pblica Regional del Gobierno Regional de Arequipa. Directiva Resolucin Ejecutiva Regional N 860-2007-GRA, Aprobar la Directiva Nro 010-2007-GRA/OPDI "Normas y Procedimientos para Dinamizar los Procesos Judiciales de la Procuradura Pblica Regional del Gobierno Regional de Arequipa" la misma que ha fojas cuatro (4) forma parte de la presente Resolucin.
III.
REQUISITOS
Resolucin Ejecutiva Regional emitida por el Presidente del Gobierno Regional de Arequipa previo acuerdo de la Junta de Gerentes e informe de la Oficina Regional de Asesora Jurdica para que autorice al Procurador Pblico Regional a iniciar las acciones judiciales.
IV.
ETAPAS 1. Presidencia Regional (01 da)

1.1 Interpuesta una demanda contra el Gobierno Regional de Arequipa o denuncia contra el Presidente Regional, este solicita sea representado ante el rgano jurisdiccional competente. Emite Resolucin Ejecutiva Regional previo acuerdo de la junta de gerentes y solicita informe de la Oficina Regional de Asesora Jurdica.
1.2
2.
Oficina Regional de Asesora Jurdica (01 da)

2.1 2.2 2.3 Recepciona por secretaria la demanda o denuncia interpuesta y deriva al profesional especializado. El profesional especializado elabora el informe para que autorice la Procuradura Publica Regional a iniciar las acciones judiciales. Deriva el informe de autorizacin la Presidente Regional.
3.
Presidencia Regional (01 da)

3.1 Recepciona el informe que autoriza la defensa.
- 17 -
3.2
Adjunta la Resolucin Ejecutiva Regional, informe donde autoriza iniciar las acciones judiciales y lo deriva a la Procuradura Publica Regional.
4.
Procurador Pblico Regional (01 da)

4.1 Toma conocimiento, analiza, evala y deriva el expediente si lo cree pertinente al Procurador Adjunto y/o abogado especializado para la defensa correspondiente, el proceso se lleva a cabo con la coordinacin de la jefatura.
5. Procurador Regional Adjunto (01 da)

5.1 Procurador Regional Adjunto toma conocimiento del caso y designa profesional responsable (Abogado) para llevar la defensa. al
6. Abogado (El tiempo que sea necesario)

6.1 Profesional responsable, analiza, evala y realiza el seguimiento correspondiente hasta que se emita la sentencia con la supervisn del Procurador Pblico Regional y/o Procurador Regional Adjunto. Si la sentencia es favorable se comunica al Procurador Pblico Regional, caso contrario se impugna hasta las instancias necesarias, con la finalidad que las sentencia sea favorable. En caso que se agote la va administrativa queda expedita la accin judicial contenciosa administrativa.
6.2
6.3
7. Procurador Publico Regional (02 das)

7.1 7.2 Jefatura toma conocimiento sobre la sentencia emitida. Comunica al Presidente Regional conocimiento de la sentencia emitida. y Consejo Regional para que tomen
8. Presidencia Regional (01 da)

8.1 8.2 Recepciona por secretaria la sentencia emitida y comunica al Presidente Regional. Presidente Regional toma conocimiento de la sentencia emitida.
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PROCEDIMIENTO : DEFENSA JURDICA DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo :2.1.0.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Procuradura Pblica Regional

Presidencia Regional (PR) Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ) Procurador Pblico Regional (PPR)
1
Procurador Regional Adjunto (PRA)
Abogado
Inicio
Interpuesta una demanda contra el GRA o denuncia contra el GRA y/o Presidente Regional, solicita al PPR asuma la defensa ante el rgano jurisdiccional competente. Emite Resolucin Ejecutiva Regional (PR) previo acuerdo de la junta de Gerentes e informe de la ORAJ Recepciona por secretaria la demanda o denuncia interpuesta y deriva al profesional especializado Toma conocimiento, analiza y evala. Deriva el expediente al Procurador Regional Adjunto y/o abogado si lo cree pertinente Toma conocimiento del caso. Analiza, evala y realiza el seguimiento correspondiente hasta que se emita la sentencia con la supervisin del PPR y/o PRA
Asume la defensa y colabora con el PPR en lo que disponga jefatura Se emite la sentencia Designa al abogado para la defensa 3
El profesional especializado elabora el informe para que autorice al PPR a iniciar las acciones judiciales
Deriva? No
Si
Resolucin Ejecutiva Regional
Lleva el proceso hasta que se emita la sentencia Deriva el informe de autorizacin al Presidente Regional. Si
Si
La sentencia es favorable? No
Recepciona el informe
La sentencia es favorable? No
Se adjunta la Resolucin Ejecutiva Regional, informe donde autoriza iniciar las acciones judiciales y lo deriva al PPR
Impugna hasta las instancias necesarias.
Impugna hasta las instancias necesarias.
se agoto la va administrativa? 2 Si 4 Queda expedita la accin judicial contenciosa administrativa. Toma conocimiento de la sentencia emitida y comunica al Presidente Regional y Consejo Regional
No
se agoto la va administrativa? Si
No
Se recepciona la sentencia emitida.
Queda expedita la accin judicial contenciosa administrativa. 3 4
Fin
- 19 -
INFORME MENSUAL ESTADSTICO DE PROCESOS N 2.1.0.0.02 I. OBJETIVO

Comunicar mensualmente el informe estadstico de procesos que se encuentren en giro, as como los nuevos y terminados, conforme a las disposiciones realizadas por la Defensa Jurdica del Estado que establezca.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ordenanza Regional N 010-Gobierno Regional de Arequipa.
III. REQUISITOS
Reportes mensuales de los procesos estadsticos emitidos.
IV.
ETAPAS
1.1 1.2 1.3 Recaba la informacin para elaborar el informe mensual estadstico. Elabora el informe mensual estadstico de los procesos que se encuentren en giro, as como los nuevos y terminados. Expide las respectivas copias, deriva al Consejo Regional y al Consejo de Defensa Jurdica del Estado (Lima).
1. Procurador Publico Regional (02 das)
2. Consejo Regional (01 da)

2.1 2.2 Secretaria recepciona el informe estadstico de procesos, y pone en conocimiento a Presidencia del Consejo Regional. Presidencia del Consejo Regional toma conocimiento analiza y evala, en caso que tuviera inquietudes solicita al procurador Publico Regional que exponga el informe mensual estadstico de procesos; caso contrario se da por hecho que el informe estadstico de procesos es conforme y entendible. Presidencia de Consejo Regional fija el da y la hora para que exponga y resuelva las inquietudes del procurador Publico Regional.
2.3
3. Procurador Publico Regional (01 da)

3.1 3.2 Toma conocimiento del da y la hora en que va exponer ante el Consejo Regional. Expone el informe estadstico de procesos y resuelve las inquietudes que hubieran.
- 20 -
PROCEDIMIENTO : INFORME MENSUAL ESTADSTICO DE PROCESOS
Cdigo : 2.1.0.0.02

Procurador Pblico Regional (PPR) Consejo Regional (CR)
Inicio
Recepciona el informe estadstico de procesos, analiza y evala
Recaba informacin para elaborar el informe estadstico
En caso que tenga inquietudes solicita al PPR que exponga el Informe Mensual Estadstico de Procesos
Elabora el informe mensual estadstico de los procesos que se encuentren en giro, as como los nuevos y terminados SI
Expone? No
Expide las respectivas copias, deriva al Consejo Regional y al Consejo de Defensa Jurdica del Estado (Lima)
CR fija el da y la hora para que exponga y resuelva las inquietudes el PPR
Se da por hecho que el informe estadstico de procesos es conforme y entendible
PPR toma conocimiento del caso.
Expone el Informe estadstico de Procesos y resuelve las inquietudes que hubieran
Fin
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ELABORACIN DE LA MEMORIA ANUAL N 2.1.0.0.03 I. OBJETIVO

Formular la memoria de gestin, conforme a las disposiciones realizadas por la Defensa Jurdica del Estado que establezca.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ordenanza Regional N 010-Gobierno Regional de Arequipa.
III. REQUISITOS
Reporte de los diferentes procesos al Procurador Regional Adjunto.
IV.
ETAPAS 1. Procurador Pblico Regional (01 da)

1.1 Se inicia la elaboracin de la memoria anual, para lo cual se solicita reportes al Procurador Pblico Regional Adjunto.
2.
Procurador Regional Adjunto (01 da)

2.1 2.2 Toma conocimiento del caso. Elabora el reporte para el desarrollo de la Memoria Anual y lo deriva al Procurador Pblico Regional.
3.
Procurador Publico Regional (10 das)

3.1 3.2 3.3 Recepciona el reporte, analiza, evala. Elabora la memoria anual. Emite las respectivas copias de la memoria anual al Consejo de Defensa Judicial del Estado (Lima), Presidencia Regional y Consejo Regional.
4.
Presidencia Regional / Consejo Regional (01 da)

4.1 4.2 4.3 Secretaria General recepciona la copia conocimiento al Presidente Regional. Presidente Regional Consejo Regional. de la memoria anual y pone en
toma conocimiento, analiza y evala, al igual que el
Una vez analizada determinan si es concerniente la sustentacin de la memoria anual, fijando el da y la hora; caso contrario se da por entendido que la memoria es conforme.
5.
Procurador Publico Regional (01 da)

5.1 5.2 Jefatura toma conocimiento del da y la hora para la sustentacin de la memoria anual. Sustenta la memoria anual y responde las inquietudes que hubieran, y dando por concluido el proceso.
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PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE LA MEMORIA ANUAL
Cdigo :2.1.0.0.03

Procurador Pblico Regional (PPR) Procurador Regional Adjunto (PRA) Presidencia Regional Consejo Regional
Inicio
Se da inicio a la elaboracin de la Memoria Anual, para lo cual se solicita reporte al Procurador Regional Adjunto
Toma conocimiento
Secretaria General recepciona la copia de la memoria anual y remite al Presidente Regional
Secretaria del Consejo Regional recepciona la copia de la memoria anual, deriva a la Presidencia del Consejo Regional. Presidencia del consejo Regional toma conocimiento, analiza y evala
Recepciona el reporte y empieza a elaborar la memoria anual
Elabora los reportes para la elaboracin de la Memoria Anual
Presidente Regional toma conocimiento, analiza y evala.
Memoria Anual Deriva el reporte al Procurador Publico Regional Remite copias de la memoria anual al Consejo de Defensa Judicial del Estado (Lima), Presidencia Regional y Consejo Regional Si ven por conveniente fijan el da y la hora para la sustentacin de la memoria anual
1 2 Si Necesita sustentacin? No Se da por entendido que la memoria anual es conforme y entendible
Toma conocimiento del da y la hora del informe sustentatorio
Sustenta la memoria anual y responde las inquietudes
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE LA OFICINA DE LOGSTICA Y PATRIMONIO PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS N 4.3.2.1.01 I. OBJETIVO
Establecer un procedimiento de tal manera que las adquisiciones y contrataciones del Gobierno Regional de Arequipa sean fluidos y se pueda determinar el estado real de cada uno de ellos y as poder informar peridicamente a todas la reas involucradas.
II. III.
BASE LEGAL
Ley N 28650, Ley de contrataciones y adquisiciones del Estado.
REQUISITOS
Informacin del proveedor Informacin de los productos del proveedor
Bases en los Procesos de Seleccin IV. ETAPAS 1. 2. Unidad Orgnica (1/2 da)
1.1. Realiza la solicitud de compra y/o servicio.
Oficina de Logstica y Patrimonio - OLP / Secretaria de Adquisiciones (01 da)

2.1 2.2 Hace la recepcin de las solicitudes de compra y/o servicio de las diferentes reas y/o unidades Organizas del Gobierno regional de Arequipa. (1/2 da). Entrega todas las solicitudes (solicitudes de compra y/o Servicio) al Coordinador de Unidad de Trabajo (CUT) segn el rea u obra solicitante (salud Infraestructura vial, Educacin, Saneamiento y Agricultura, Gasto Corriente y Otras Inversiones) con las respectivas especificaciones tcnicas en los casos que lo ameriten. (1/2 da).
3.
Oficina de Logstica y Patrimonio - OLP/ Coordinador de Unidad de Trabajo ( 08 das)

3.1 Determina si las solicitudes tanto de compra como de servicio estn completas (rea, Unidad, Usuario, Plazo de entrega, lugar de entrega, especificaciones tcnicas, si lo ameritan, firma de solicitante, VB de jefatura inmediata y despacho de Jefatura de Logstica y Patrimonio. En caso de no contar con algn dato antes mencionado se enva al usuario correspondiente mediante un documento por parte de esta oficina a travs de la secretaria de secretaria de la Oficina de Logstica y Patrimonio. (1/2 da). Determina si las solicitudes de compra y/o de servicio han incurrido en fraccionamiento. En caso de haber incurrido se procede a devolver mediante un documento al usuario correspondiente por parte de esta Oficina de Logstica y Patrimonio (1/2 da). Entrega las solicitudes de compra y/o servicio al cotizador del rea y as se determina el tipo de adquisicin y/o contratacin ya sea compra directa o proceso de seleccin, para esta etapa (cotizacin) el tiempo mximo es de 4 das hbiles (3 das).
3.2
3.3
- 24 -
3.4
En el caso de Compras y Contrataciones Directas (Adquisicin y/o contratacin menor a S/. 10,800.00 soles) el Coordinador de unidad de trabajo, tiene la responsabilidad de determinar el valor referencia y remitir los expedientes (solicitud de compra y/o servicio, 03 cotizaciones como mnimo) a la Oficina Regional de Planeamiento Presupuesto y Ordenamiento Territorial para la probacin de la Certificacin Presupuestal y calendarios. En el caso de proceso de seleccin (Adquisicin y/o contratacin mayor a S/.10,800.00 soles ) el Coordinador de Unidad De trabajo , tiene la responsabilidad de determinar el valor referencial, elaborar el resumen ejecutivo ( salvo las adjudicaciones de menor cuanta), informe de certificacin presupuestal, proyectos de resoluciones, administrativas de expedientes de contratacin, aprobacin de bases , registro de proceso en el SEACE ( desde la convocatoria hasta la suscripcin del contrato), oficio de consentimiento de buena Pro al postor ganador , una vez otorgado el consentimiento de la Buena Pro a travs del SEACE. (03 das) DESCRIPCIN Adjudicacin menor cuanta Adjudicacin Directa Selectiva Adjudicacin Directa Pblica Licitacin Pblica Concurso Pblico TIPO N DASPROCESO (*) 10 das hbiles N DAS CONTRATO(**) 10 das hbiles
3.5
de ACM
ADS
15 das hbiles
10 das hbiles
ADP
15 das hbiles
10 das hbiles
LP CP
30 das hbiles 30 das hbiles
10 das hbiles 10 das hbiles
* En la tercera columna (N das proceso), se tomo en cuenta hasta el consentimiento de la buena pro. ** En la cuarta columna (N das contrato), se debe de tomar en cuenta que este plazo corre desde el da siguiente de la notificacin del consentimiento al postor ganador. 3.5.1 Remitir el expediente de contratacin a archivo de procesos, el cual debe contener todos los documentos referentes al proceso de seleccin (01 da): Solicitud de compra y/o servicio Cotizaciones ( no menor a 03) Bases de proceso de seleccin Certificacin presupuestal Resolucin de la Oficina Regional de Administracin de aprobacin de expedientes de contratacin Resolucin de la Oficina Regional de Administracin de aprobacin de bases Resolucin de la Oficina Regional de Administracin aprobacin de comit
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Copia de cargo de la recepcin del comit del expediente de contratacin. Y los casos que se requiera: - Resumen ejecutivo - Copia de contrato (Original) - Resolucin del ahora de aprobacin de comit especial (Licitacin Pblica y concurso pblico) 3.5.2 Debe de llevar un registro de seguimiento de todas las solicitudes de compra y/o servicio en un hoja electrnica tanto las compras directas, procesos menores (menores cuantas y convenios marco) y procesos mayores (adjudicacin directa selectiva, adjudicacin directa publica, licitaciones pblicas, concursos pblicos). Semanalmente entregara al jefe de la Oficina de Logstica y Patrimonio el cuadro (hoja electrnica) donde se pone de manifiesto la programacin de fechas de las diferentes etapas de todos los procesos, donde se solicita de manera obligatoria los siguientes datos como mnimo ( fecha de recepcin, S/c y/o SS, valor referencial, modalidad, tipo de proceso, numero de proceso, descripcin, convocatoria, buena pro, consentimiento de la buena pro, plazo de contrato, plazo de entrega o ejecucin y observaciones. La entrega ser todos los das jueves de cada semana.
3.5.3
Adquisicin Directa
4.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 da)

4.1 4.2 4.3 Recepciona la solicitud de compra y/o servicio para la aprobacin certificado presupuestal. Aprueba la certificacin presupuestal y calendario de compromisos. Remite la certificacin Presupuestal y calendario de compromisos a la Oficina Regional de Administracin. del
5.
Oficina Regional de Administracin ORA (1/2 da)

5.1 Recepciona Certificacin Presupuestal y Calendario de compromisos. Adquisicin por Proceso de Seleccin
Oficina de Logstica y Patrimonio - rea de Procesos de Seleccin ( 01 da)

4.1 4.2 Se realiza los actos preparativos para el proceso de seleccin. Registra el proceso en el SEACE.
5 6
OSCE SEACE (1/2 da)

5.1 Registra el proceso.
Oficina de Logstica y Patrimonio - rea de Procesos de Seleccin (01 da).

6.1 Se realiza el proceso, y se da la Buena Pro registrndose en el SEACE.
OSCE SEACE (1/2 da)

7.1 Registra los resultados del proceso.
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Oficina de Logstica y Patrimonio - rea de Procesos de Seleccin (1/2 da)

8.1 Se determina si necesita contrato, en caso de no necesitarlo se deriva a la Oficina Regional de Administracin para el Visto Bueno. En caso de que necesite se realiza el contrato y se registra en el SEACE.
OSCE SEACE (1/2 da)

9.1 Registra el contrato. Adquisicin Directa y por Procesos de Seleccin
6.
Oficina Regional de Administracin ORA (1/2 da)

6.1 6.2 Da V B a las solicitudes de Compra y/o Solicitudes de Servicio. Deriva las solicitudes al rea de Adquisiciones de la oficina de Logstica y Patrimonio
7.
Oficina de Logstica y Patrimonio OLP rea de Adquisiciones ( 01 da)

7.1 7.2 7.3 Recepciona las solicitudes , analiza y revisa Procede al giro de las rdenes de Compras y/o rdenes de Servicios. Se firma las rdenes de Compra y de Servicio. Deriva a la Oficina de Contabilidad para su compromiso.
8.
Oficina de Contabilidad ( 01 da)

8.1 8.2 8.3 Recepciona por secretaria la documentacin. procede a Comprometer Ordenes. Deriva Oficina de Logstica y Patrimonio para distribuciones de las rdenes.
9.
Oficina de Logstica y Patrimonio OLP rea de Adquisiciones (1/2 da)

9.1 9.2 9.3 Recepciona la documentacin. Notifica las solicitudes de compra y/o Orden de servicio a los proveedores y Unidades Orgnicas involucradas en el proceso. En caso de la orden compra se entrega una copia a rea de almacn.
10.
Oficina de Logstica y Patrimonio OLP rea de Almacn (1/2 da)

10.1 Recepciona la copia de la orden de compra. 10.2 Recepciona los bienes segn la orden de compra. 10.3 Da conformidad, firmando la orden de compra. 10.4 Recepciona la gua de remisin y factura. 10.5 Deriva Documentacin a la Oficina de contabilidad para su devengado.
11.
Oficina de Contabilidad (1/2 da)

11.1 Recepciona la gua de remisin y la factura. 11.2 Se procede a devengar. 11.3 Se deriva a la Oficina de tesorera para el pago respectivo.
12.
Oficina de Tesorera ( da)

11.4 Recepciona documentacin.
11.5 Realiza el giro y el pagado de las rdenes.
- 27 -
PROCEDIMIENTO : PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
Cdigo : 4.3.2.1.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Logstica y Patrimonio rea de Adquisiciones
Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP) Unidad Orgnica Secretara de Adquisiciones Coordinador de Unidad de Trabajo - CUT
2
Hoja A
SEACE
Cotizador
Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT)

5
Oficina Regional de Administracin (ORA)
Recepciona la solicitud y cotiza
7
Recepciona Certificacin Presupuestal y Calendario de compromisos
Inicio
Deriva segn sea su naturaleza a los CUT`s.
Cada CUT analizar y revisar si las solicitudes de compra y/o Solicitud de servicio estn completas las especificaciones.
Deriva al CUT para que determine el tipo de adquisicin
Recepciona la Solicitud de Compra y/o Solicitud de servicio para la aprobacin de la Certificacin Presupuestal y calendarios
Registra el proceso
Realiza Solicitud de Compra y/o Solicitud Servicio
Recepciona la Solicitud de Compra y/o Solicitud De Servicio
No 1
Cumple Con los requisitos?
rea de Procesos de Seleccin

6
Da la Certificacin Presupuestal y calendario de compromisos
8
Da VB a las solicitudes de compra y/o Solicitudes de Servicio
13 9
Si Si 1 3
Existe fraccionamiento?
Se realiza los actos preparativos para el proceso de seleccin
No
Recepciona la solicitud rechazada para que realice las respectivas correcciones en un da. Registra el proceso en el SEACE Entrega la solicitud de compra y/o Solicitud de servicio al cotizador del rea para determinar el tipo de adquisicin
Remite la Certificacin Presupuestal y Calendario de compromisos a la ORA para el VB
Deriva las solicitudes al rea de Adquisiciones de la OLP
Registra los resultados del proceso
7 B
10
8
Tipo de adquisicin es? Directa
Se realiza el proceso, y se da la Buena Pro registrndose en el SEACE
11
4
Va corregir la solicitud?
5 12
Si
Se determina si necesita contrato
10
Registra el contrato
2
Proceso
No 3
Determina el valor referencial, realiza el resumen ejecutivo e informe de certificacin presupuestal, elabora proyecto de resolucin administrativa de expediente de contratacin y otros .
Remite a la ORA para el VB
No
Necesita contrato?
12
Si 13
Se realiza el contrato
Deriva la documentacin al rea de procesos de seleccin
Se registra el contrato en el SEACE
11
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PROCEDIMIENTO : PROCESO DE ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Logstica y Patrimonio rea de Adquisiciones

Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP)
Oficina de Contabilidad
Cdigo : 4.3.2.1.01 Hoja B

Oficina de Tesorera
rea de adquisiciones
Almacn
14
A
recepciona la copia de la orden de compra Recepciona las solicitudes , analiza y revisa Recepciona por secretaria la documentacin Recepciona documentacin Recepciona los bienes segn la orden de compra Procede a Comprometer Ordenes Realiza el giro y el pagado de las ordenes Deriva a la OLP para distribuciones de las ordenes
Procede al giro de las Ordenes de compra y/o Ordenes de Servicio
Da conformidad, firmando la orden de compra
Se firma las ordenes de compra y de servicio. Deriva a la Oficina de Contabilidad para el compromiso
3 14
Recepciona la gua de remisin y factura
Fin
15
Recepciona la gua de remisin y la factura
Recepciona la documentacin
15
Deriva Documentacin a la Oficina de contabilidad para su devengado
Notifica las solicitudes de compra y/o Orden de servicio al proveedores y Unidades Orgnicas involucradas en el proceso
Se procede a devengar
Se deriva A la Oficina de tesorera para el pago respectivo
En caso de la orden compra se entrega una copia la rea de almacn
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REQUERIMIENTO DE SERVICIO DE MOVILIDAD N 4.3.2.2.01 I. II. OBJETIVO

Establecer las disposiciones y procedimientos para solicitar Movilidad
BASE LEGAL
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, y modificatorias. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico.
III. IV.
REQUISITOS
Necesidad del Servicio
ETAPAS 1. Unidad Orgnica /Institucin (1/2 da)

1.1 Si la movilidad es solicitada por una Unidad Orgnica, la que puede ser: 1.1.1 Movilidad Local.- Puede ser solicitado por diversas Unidades Oficinas de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa se realiza por telfono al encargado del rea de Servicios indicando el uso que se le va a dar. Movilidad fuera de la localidad.- Se realiza mediante documento dirigido al Jefe de Logstica y Patrimonio indicando la ruta, los das que durara el viaje, nmero de personas que viajaran, punto de partida y motivo de viaje.
1.1.2
1.2
Si la movilidad es solicitada por otra Institucin ajena a la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa: 1.2.1 Tanto para la movilidad local como para fuera de la localidad de Arequipa se emite una solicitud dirigida a la Oficina Regional de Administracin.
2.
Oficina de Logstica y Patrimonio Jefatura (1/2 da)

2.1 Si la movilidad es solicitada por una Unidad Orgnica la cual puede ser: 2.1.1 Movilidad Local: autoriza el llenado de gasolina dando 5 galones para 2 das a excepcin de la Movilidad asignada a la Presidencia Regional a la cual se le abastece con 15 galones para 2 das. Movilidad fuera de la localidad: Autoriza el llenado de gasolina segn la ruta establecida previa autorizacin de la Oficina Regional de Administracin.
2.1.2
2.2
Si la movilidad es solicitada por otra Institucin ajena a la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa. 2.2.1 Tanto para la movilidad local como para fuera de la localidad de Arequipa se autoriza el llenado de gasolina previa autorizacin de la Oficina Regional de Administracin.
2.3
Deriva al rea de Servicios la solicitud para atencin y coordinaciones respectiva.
- 30 -
3.
rea de Servicios (1/2 da)

3.1 3.2 3.3 3.4 El jefe de servicios asigna la movilidad que brindara apoyo. Se le asigna el chofer dndole las indicaciones a cumplir. Cuando el chofer retorna se reporta al jefe de servicios. En el caso de que la movilidad es para fuera de la localidad se tramita los viticos para el chofer.
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PROCEDIMIENTO : REQUERIMIENTO DE SERVICIO DE MOVILIDAD
Cdigo : 4.3.2.2.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Logstica y Patrimonio rea de Servicios

Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP) Jefatura de O.L.P.
2 1 INICIO Jefe de Logstica y Patrimonio Autoriza la movilidad Aprueba o desaprueba apoyo
Unidad Orgnica / Institucin
rea de Servicios
Oficina Regional de Administracin
Solicita Movilidad
Institucin presenta documento solicitando apoyo con movilidad SI
Movilidad es : Viaje
Local
Es de otra Institucin? NO Se realiza por telfono el pedido de movilidad
Autoriza el llenado de gasolina (5 Galones para 2 das)
El jefe de servicios autoriza la movilidad
Aprueba?
Realiza apoyo segn lo indicado
Comunica que no es posible
Se realiza mediante documento indicando la Ruta, los das, Numero de personas y el punto de partida
Chofer retorna y se reporta ante el jefe de servicios
FIN
Institucin presenta documento solicitando apoyo con movilidad SI Es de otra Institucin ? NO Jefe de Logstica y Patrimonio Autoriza la movilidad Autoriza el llenado de gasolina Segn la ruta Se tramita viticos para los chferes
Documento solicitando Movilidad
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MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.3.2.2.02 I. OBJETIVO
Establecer las disposiciones y procedimientos para el mantenimiento de la Infraestructura contenida en los diferentes locales de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico.
III. IV.
REQUISITOS
Necesidades Institucionales
ETAPAS 1. Oficina de Logstica y Patrimonio (1/2 da)

1.1 Establece actividades que se realizaran en el mantenimiento de la Infraestructura de los diversos locales de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa, la cual tendr a cargo el rea de Servicios. Las actividades a realizar son las siguientes: Vigilancia y Limpieza Jardinera Gasfitera Electricidad Telefona Pago de servicios
1.2
2.
rea de Servicios (1/2 da)

2.1 Vigilancia y Limpieza.2.1.1 Se establece el rol de personal que estar destinado a la vigilancia y ese mismo personal realizara limpieza, a excepcin de San Francisco en la cual existe personal nicamente para realizar limpieza en las oficinas de la Alta Direccin. El personal designado registra su entrada, se cambia de ropa y procede a realizar limpieza. Luego de terminar la limpieza de las oficinas y ambientes que se le designe, procede a realizar labores de Vigilancia. Existe personal designado en el Local de San francisco para realizar labores de jardinera, en los otros locales personal de limpieza espordicamente realiza el mantenimiento de los jardines.
2.1.2 2.1.3 2.2
Jardinera.2.2.1
- 33 -
2.3
Gasfitera.2.3.1 Existe personal especializado en las labores de Gasfitera que diariamente realiza verificacin del correcto funcionamiento de las instalaciones sanitarias. Si existe un desperfecto realiza las compras de la caja chica que se le asigne, y si el monto es mayor al designado realiza el pedido a la Oficina de Logstica y Patrimonio. Procede a arreglarlo, emitiendo informe del trabajo realizado al encargado del rea de Servicios. Existe personal capacitado en la materia el cual se encuentra alerta a cualquier imprevisto en las instalaciones de Electricidad y Telefona. Si existe desperfecto y se encuentra en sus posibilidades de arreglarlo lo realiza. Si el desperfecto es anterior al medidor se comunica a SEAL en caso de electricidad, y Telefnica S.A.A. en caso del desperfecto de telefona fija, antes del ingreso. Agua y Desage.- Los recibos de todos los locales llegan al rea de Servicios para que realice el trmite para su pago. Luz.- Los recibos llegan a cada local, el rea de servicios recaba todos los recibos y los tramita al rea de Adquisiciones para su pago respectivo. Telefona Fija.- Todos los recibos llegan al rea de servicios quien se encarga de remitirlos a cada responsable para su visto bueno. Dado el visto bueno se procede a tramitarlos al rea de Adquisiciones para su pago respectivo. Telefona Mvil.- Todos los recibos llegan al rea de servicios quien se encarga de remitirlos a cada usuario para su visto bueno. Dado el visto bueno se procede a tramitarlos al rea de Adquisiciones para su pago respectivo. Televisin por Cable.- Recibo llega al local de San francisco, se remite al rea de Servicios para que realice el trmite para el pago del servicio.
2.3.2
2.3.3 2.4
Electricidad y Telefona.2.4.1 2.4.2 2.4.3
2.5
Pago de Servicios.2.5.1 2.5.2
2.5.3
2.5.4
2.5.5
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PROCEDIMIENTO : MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.3.2.2.02
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Logstica y Patrimonio rea de Servicios Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP)
Jefatura
Se establece el rol de personal de vigilancia y limpieza
rea de Servicios
Se realiza vigilancia de local asignado
rea de Adquisiciones
Vigilancia y limpieza
Se realiza limpieza
Jardinera INICIO
Se realiza mantenimiento de jardines
SI Establece actividades que realizara Servicios Existe personal que revisa instalaciones sanitarias Hay que hacer mantenimiento?
Gasfitera
NO
Procede Arreglarlo 1
Electricidad y Telefona
Existe personal en alerta para acudir a llamado
FIN
Pago de servicios
AGUA.- Recibos Llegan al local de Kennedy TELEFONA FIJA .- Recibos llegan a local de Kennedy TELEFONA MVIL- Recibos llegan a local de Kennedy CABLE.- Recibos llegan a local de San Francisco LUZ.- Recibos llegan a cada local
Recibos de Telefona fija y Mvil ponen V B los usuarios
Tramita para sus pagos
Emite Orden de Servicio para pago de servicio
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REGISTRO DE NUEVAS ADQUISICIONES MARGES DE BIENES N 4.3.2.3.01 I. OBJETIVO

Contar con un registro, actualizado de los bienes muebles y desarrollar una eficiente administracin y uso de los mismos.
II. III. IV.
BASE LEGAL
Ordenanza Regional N 010 AREQUIPA
REQUISITOS
Solicitud por parte de Oficina de Logstica y Patrimonio.
ETAPAS 1. Oficina de Patrimonio (1/2 da)

1.1 1.2 1.3 Solicita Elaboracin del Marges de Bienes a Responsable. Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Solicita a Almacn las rdenes de Compra de los Bienes en el presente ao.
2.
Almacn (1/2 da)

2.1 2.2 Jefatura recibe y toma conocimiento de Solicitud. Se remiten todas las rdenes de compra de Bienes efectuadas en el presente ao a Unidad de Control Patrimonial.
3.
Unidad de Control Patrimonial (01 da)

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Unidad de Control Patrimonial recibe rdenes de Compra. Unidad de Control Patrimonial remite rdenes de compra a responsable. Unidad de Control Patrimonial verifica que los Bienes comprados estn dentro del Catalogo Nacional de Bienes. Si el Bien no se encuentra dentro del Catalogo Nacional de Bienes, no se procesa como un activo institucional. Si el Bien cumple con el requisito, se procede a codificarlo asignndole un correlativo correspondiente para su ubicacin inmediata dentro del sistema. Se incorpora el nuevo bien al registro Institucional. Con la incorporacin de todos los Bienes se elabora el Marges Institucional.
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PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE NUEVAS ADQUISICIONES MARGES DE BIENES
Cdigo : 4.3.2.3.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Logstica y Patrimonio Unidad de Control Patrimonial

Unidad de Control Patrimonial Almacn Jefatura Responsable
INICIO
Recibe y toma conocimiento de la solicitud
Solicita Elaboracin del Marges de Bienes a Responsable
Solicita a Almacn las ordenes de Compra de los Bienes en el presente ao.
Jefatura recibe Solicitud
Unidad de Control Patrimonial recibe Ordenes de Compra
Responsable verifica que los bienes comprados estn dentro del Catalogo Nacional de Bienes
Se remiten todas las Ordenes de Compra de Bienes efectuadas en el presente ao a Unidad de Control Patrimonial
Remite las Ordenes de Compra a Responsable El bien se encuentra en el Catalogo?
NO
El bien no se procesa como un activo institucional
SI
Se codifica el bien asignndole el correlativo correspondiente al bien
Se incorpora el nuevo bien al registro Institucional
Se elabora el Marges Institucional de la incorporacin de todos los bienes
FIN
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REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE TARJETAS DE ASIGNACIN DE BIENES AFECTADOS EN USO DE TRABAJADORES Y/O TRANSFERENCIA INTERNA DE BIENES N 4.3.2.3.02 I. OBJETIVO
II. III. IV.
BASE LEGAL
REQUISITOS
ETAPAS 1. Unidad de Control Patrimonial (02 das)

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Solicita registro y actualizacin de Bienes a Trabajadores y/o Transferencia de Bienes. El responsable recibe y toma conocimiento de solicitud. Si la solicitud es de registro: Responsable procede a asignar el Bien a Trabajador mediante Tarjeta de Asignacin de Bienes. Se ingresa informacin de registro en base de Datos. Se llena formato de Acta de Entrega de Bien. Responsable remite Acta a Jefatura. Jefatura recibe Acta de Entrega. Visa el Acta mediante Firma de Oficina y de Trabajador. Remite Copia a Oficina de Personal para su conocimiento.
2.
Oficina de Personal (1/2 da)

2.1 2.2 Oficina recibe y toma conocimiento de documento. Oficina archiva el documento.
3.
Unidad de Control Patrimonial (1/2 da)

Si Solicitud es de Transferencia: 3.1 3.2 3.3 Responsable llena formatos de Transferencia de Bienes. Se actualiza Informacin en la base de datos. Responsable remite copia de Formato a Oficina de Personal para su conocimiento.
4.

4.1 4.2 Oficina recibe y toma conocimiento de documento. Oficina archiva el documento.
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5.

Si Solicitud es de Actualizacin: 5.1 5.2 5.3 Responsable en base al reporte del Inventario Fsico realiza el control de Bienes de los Trabajadores. Se solicita a Oficina de Personal. Se remite copia de Formato a Oficina de Personal el Informe de las Actas de Entrega a Trabajadores.
6.

6.1 6.2 Oficina recibe y toma conocimiento de Solicitud. Remite Actas de Entrega de Bienes a Trabajadores.
7.

7.1 7.2 7.3 Recibe y verifica conformidad de los documentos. De haber inconformidades, se modifica la informacin en coordinacin con la oficina de Personal. Se ingresa informacin de registro en base de datos y termina el proceso de actualizacin.
- 39 -
PROCEDIMIENTO : REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE TARJETAS DE ASIGNACIN DE BIENES AFECTADOS EN USO DE TRABAJADORES Y/O TRANSFERENCIA INTERNA DE BIENES
Cdigo : 4.3.2.3.02

Unidad de Control Patrimonial Oficina de Recursos Humanos Jefatura Responsable
INICIO
Recibe y toma conocimiento de la solicitud Solicita Registro y Actualizacin de Bienes a Trabajadores y/o Transferencia de Bienes Se llena Formato de Transferencia de Bienes Transferencia La solicitud es de:? Actualizacin
En base al reporte del Inventario Fsico se realiza el control de Bienes a Trabajadores
Oficina recibe solicitud
Oficina recibe y toma conocimiento de documento
Registro Se actualiza la Informacin en la base de Datos Se solicita a Oficina de Personal los Informes de las Actas de Entrega a Trabajadores Remite Actas de Entrega de Bienes a Trabajadores Oficina archiva documento
Unidad de Control Patrimonial recibe Acta de Entrega
Se asigna bien a trabajador mediante tarjeta de Asignacin de Bienes
Visa el Acta con firma de la Jefatura y del trabajador
Se remite copia de Formato a la Oficina de Recursos Humanosl para su conocimiento
Se ingresa informacin de registro en Base de Datos
Se verifica la conformidad de los documentos
FIN
1 Remite copia a Oficina de Recursos Humanos para su conocimiento
Se llena Formato de Acta de Entrega de Bien
De haber inconformidades, se modifica la informacin en coordinacin con la Oficina de Personal
Se remite Acta a Jefatura
Se ingresa informacin de registro en Base de Datos
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ENTREGA DE BIENES A OBRAS N 4.3.2.3.03 I. OBJETIVO

II. III.
IV.
BASE LEGAL
REQUISITOS
Solicitud por parte de Oficina de Logstica y Patrimonio. ETAPAS
1.
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (1/2 da)

1.1 1.2 Elabora Solicitud de Material y/o Equipos. Enva solicitud a Oficina de Logstica y Patrimonio.
2.
Oficina de Logstica y Patrimonio (1/2 da)

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Deriva Solicitud a Unidad de Control Patrimonial para su atencin.
3.

3.1 3.2 Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Solicitud a Almacn para verificar la disponibilidad de los Bienes.
4.
Almacn (1/2 da)

4.1 4.2 Jefatura recibe Solicitud. Comunica la disponibilidad de los Bienes a Unidad de Control Patrimonial.
5.

5.1 5.2 5.3 5.4 Si no hay disponibilidad se comunica a Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin la negativa de Solicitud. Si hay disponibilidad se llena formato de Prstamo de Bienes. Se remite documento a Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin con copia a Archivo. El bien se entrega a Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin.
6.
Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (1 da)

6.1 6.2 6.3 Sub. Gerencia recibe y hace uso del bien. Elabora Acta de Devolucin del bien. Remite Acta a Unidad de Control Patrimonial.
7.

7.1 7.2 Recibe y toma conocimiento del Acta. Verifica conformidad y firma el Acta.
- 41 -
PROCEDIMIENTO : ENTREGA DE BIENES A OBRAS
Cdigo : 4.3.2.3.03

Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (SGEPI) Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP)
Unidad de Control Patrimonial
Almacn
INICIO
Elabora Solicitud de Material y/o Equipos Deriva solicitud a Unidad de Control Patrimonial para su atencin Enva Solicitud a OLP para su atencin
Solicita a Almacn verificar la disponibilidad de los Bienes
Comunica la disponibilidad de los Bienes a Unidad de Control Patrimonial
Hay disponibilidad? SI
NO
Se comunica a SGEPI la negativa de la Solicitud
Sub Gerencia recibe y hace uso del Bien
Se llena Formato de Prstamo de Bienes Sub Gerencia elabora Acta de Devolucin del Bien Acta de Devolucin de Bien
Se remite documento a SGEPI y copia a Archivo Remite Acta a Unidad de Control Patrimonial Recibe y toma conocimiento de Acta El bien se entrega a SGEPI Verifica conformidad y firma el Acta
FIN
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REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE SALIDA DE BIENES N 4.3.2.3.04 I. OBJETIVO

II. III. IV.
BASE LEGAL
REQUISITOS
ETAPAS 1. Unidad Orgnica (1/2 da)

1.1 1.2 Solicita Atencin para salida de Bien. Enva Solicitud a Oficina de Logstica y Patrimonio
2.

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de la solicitud. Deriva solicitud a Unidad de Control Patrimonial para su atencin.
3.

3.1 3.2 Recibe y toma conocimiento de la solicitud. Solicita a Almacn verificar la disponibilidad de los Bienes.
4.
Almacn (1/2 da)

4.1 4.2 Jefatura recibe Solicitud. Comunica la disponibilidad de los Bienes a Unidad de Control Patrimonial.
5.

5.1 5.2 5.3 Si no hay disponibilidad le comunica a Unidad Orgnica la negativa de Solicitud. De haber disponibilidad, se llena Formato de Salida de Bienes. Se remite documento a Unidad Orgnica con copia a Portera y Archivo.
6.
Unidad Orgnica (1/2 da)

6.1 6.2 6.3 Unidad Orgnica recibe documento y se efecta salida del Bien. Se elabora Acta de Re Incorporacin del Bien. Remite Acta a Unidad de Control Patrimonial.
7.

7.1 7.2 Recibe y toma conocimiento de Acta. Verifica conformidad y firma el Acta.
- 43 -
PROCEDIMIENTO : REGISTRO Y ACTUALIZACIN DE SALIDA DE BIENES
Cdigo :4.3.2.3.04
Unidad Orgnica
Oficina de Logstica y Patrimonio
Almacn
INICIO
Solicita la Atencin para Salida de Bien Deriva solicitud a Unidad de Control Patrimonial para su atencin Enva Solicitud a Oficina de Logstica y Patrimonio
Solicita a Almacn verificar la disponibilidad de los Bienes
Comunica la disponibilidad de los Bienes a la Unidad de Control Patrimonial Hay disponibilidad? Unidad Orgnica recibe documento y se efecta salida del Bien NO Se comunica a Unidad Orgnica la negativa de la Solicitud
SI
Se llena Formato de Salida de Bienes Se elabora Acta de ReIncorporacin del Bien Acta de ReIncorporacin de Bien
Se remite documento a Unidad Orgnica con copia a Portera y Archivo Remite Acta a Unidad de Control Patrimonial Recibe y toma conocimiento de Acta
Verifica conformidad y firma el Acta
FIN
- 44 -
RECEPCIN DE BIENES NO UTILIZADOS POR UNIDADES ORGNICAS N 4.3.2.3.05 I. OBJETIVO

II. III. IV.
BASE LEGAL
REQUISITOS

1.1. 1.2. Elabora Informe de Bienes no Utilizados a ser entregados. Remite Informe a Oficina de Logstica y Patrimonio y enva Bienes a Unidad de Control Patrimonial.
2.

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de Informe. Deriva documentos a Unidad de Control Patrimonial para su atencin.
3.
Unidad de Control Patrimonial ( da)

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Recibe y toma conocimiento de Informe y recibe Bienes. Verifica conformidad entre los Bienes y el Informe. Procede a revisar los componentes de los Bienes para determinar su operatividad. Actualiza los Bienes recibidos en el registro de Bienes Institucionales. Elabora Reporte del Estado de los Bienes y lo enva a Oficina de Logstica y Patrimonio.
4.

4.1 4.2 Recibe y toma conocimiento de Reporte. Autoriza envi de los Bienes a ser dados de Baja hacia Almacn.
5.

5.1 5.2 5.3 5.4 Recibe y toma conocimiento de autorizacin de Oficina de Logstica y Patrimonio. Procede a enviar los Bienes a Almacn. Si es bien a ser dado de Baja es enviado al almacn de APIMA para su venta. Si es bien en estado operativo es enviado a Almacn General para su distribucin.
- 45 -
PROCEDIMIENTO : RECEPCIN DE BIENES NO UTILIZADOS POR UNIDADES ORGNICAS
Cdigo : 4.3.2.3.05

Unidad Orgnica
Almacn
INICIO El bien es enviado a Almacn de Apima para su Venta
Elabora Informe de Bienes no Utilizados a ser entregados
Recibe y toma conocimiento de Informe
Recibe y toma conocimiento de Informe y recibe Bienes
SI
Procede a enviar los Bienes a Almacn Es bien a ser dado de Baja?
FIN
Remite Informe a OLP y enva Bienes a Unidad de Control Patrimonial
Deriva documentos a Unidad de Control Patrimonial para su atencin.
Verifica conformidad entre los Bienes y el Informe Recibe y toma conocimiento de autorizacin de OLP 1
NO
El bien es enviado a Almacn General para su Distribucin
Procede a revisar los componentes de los Muebles para determinar su operatividad
Recibe y toma conocimiento de Reporte Actualiza Bienes recibidos en el Registro de Bienes Institucionales Autoriza envo de los Bienes a ser dados de Baja hacia Almacn Elabora Reporte del Estado de los Bienes y lo enva a OLP Reporte del Estado de los Bienes
- 46 -
EFECTUAR CLCULO DE DEPRECIACIN DE ACTIVOS FIJOS N 4.3.2.3.06 I. OBJETIVO

II. III. IV.
BASE LEGAL
REQUISITOS

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Oficina solicita la elaboracin de Informe de Depreciaciones de Bienes. Responsable realiza depreciacin de Bienes en base a documentacin de Contadura Pblica de la Nacin. Registra datos de depreciacin en cuentas contables del Marges. Elaboracin de Informe de Depreciacin de Bienes. Remite Informe a Jefatura. Jefatura remite Informe a Oficina de Contabilidad para su aprobacin. Jefatura recibe Informe revisado de Oficina de Contabilidad.
2.

2.1 2.2 Oficina recibe y toma conocimiento de Informe. Remite Informe revisado adjuntando observaciones si la hubiere.
3.

3.1 3.2 Coordina con Oficina Depreciacin. de Contabilidad la uniformidad de Informe de
Firma aprobacin de Informe Final de Depreciacin de Bienes y lo remite a la Oficina de Logstica y Patrimonio.
4.

4.1 4.2 Oficina recibe y toma conocimiento de Informe. Aprueba dando visto bueno a Informe de Depreciacin.
- 47 -
PROCEDIMIENTO : EFECTUAR CLCULO DE DEPRECIACIN DE ACTIVOS FIJOS
Cdigo : 4.3.2.3.06
Unidad de Control Patrimonial Oficina de Contabilidad Jefatura

INICIO
Responsable
Responsable realiza Depreciacin de Bienes en base a documentacin de la Contadura Publica de la Nacin
Solicita la elaboracin de Informe de Depreciaciones de Bienes
Registra datos de depreciacin en Cuentas Contables del Marges
Oficina recibe y toma conocimiento de Informe
Elabora Informe de Depreciacin de Bienes Jefatura remite Informe a la Oficina de Contabilidad para su aprobacin
Remite Informe revisado adjuntando observaciones si las hubiere
Aprueba dando visto bueno a Informe de Depreciacin
2 Informe de Depreciacin de Bienes
FIN
Jefatura recibe Informe revisado de Oficina de Contabilidad
1 Remite Informe a Jefatura
Coordina con la Oficina de Contabilidad la uniformidad de Informe de Depreciacin
Firma aprobacin de Informe Final de Depreciacin de Bienes y lo remite a OLP
- 48 -
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO, REGISTRO Y ACTUALIZACIN DEL SOFTWARE DE INVENTARIO DEL MOBILIARIO INSTITUCIONAL (SIMI) E INFORME DE CONCILIACIN CONTABLE N 4.3.2.3.07 I. OBJETIVO
Contar con un registro, actualizado de los bienes muebles y desarrollar una eficiente administracin y uso de los mismos. Asegurar el uso correcto, la integridad fsica y permanencia de los bienes que constituyen el Patrimonio Mobiliario del Estado.
II.
BASE LEGAL
Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S 007-2008 VIVIENDA, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010 - AREQUIPA Resolucin N 039-98/SBN, Aprobar el Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado
III. IV.
REQUISITOS

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 Oficina designa Comisin para elaborar el Inventario General de Bienes Institucionales. Comisin recopila Informacin de Bienes en las Unidades Orgnicas mediante trabajo de Campo. Se procesa los datos obtenidos en Trabajo de Campo. Se elabora el Inventario General de Bienes Institucionales. Se actualiza informacin de los Bienes. Se registra en el SIMI los Bienes del Inventario General en base a documentacin de la Superintendencia de Bienes Nacionales. Se verifica, registra y actualiza en el SIMI las Adquisiciones de Bienes del Presente Ao. Se coordina con Oficina de Contabilidad la Uniformidad en Informacin de las Cuentas Contables de los Bienes. Se elabora el Acta de Conciliacin con firmas de Oficina de Logstica y Patrimonio, Oficina de Patrimonio y Oficina de Contabilidad.
1.10 Se remite Acta a Oficina de Administracin con copia a Superintendencia de Bienes Nacionales.
2.
Oficina de Administracin (1/2 da)

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de Acta. Da visto bueno y firma Acta declarando su aprobacin.
- 49 -
PROCEDIMIENTO : INVENTARIO DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO, REGISTRO Y ACTUALIZACIN DEL SOFTWARE DE INVENTARIO DEL MOBILIARIO INSTITUCIONAL (SIMI) E INFORME DE CONCILIACIN CONTABLE
Cdigo : 4.3.2.3.07
Oficina de Administracin
INICIO Se registra en el SIMI los Bienes del Inventario General en base a documentacin de la Superintendencia de Bienes Nacionales Oficina recibe y toma conocimiento de Acta
Unidad designa Comisin para elaborar el Inventario General de Bienes Institucionales
Comisin recopila Informacin de Bienes en las Unidades Orgnicas mediante trabajo de Campo
Se verifica, registra y actualiza en el SIMI las Adquisiciones de Bienes del Presente Ao
Da visto bueno y firma Acta declarando su aprobacin.
Se procesa los datos obtenidos en Trabajo de Campo
Se coordina con la Oficina de Contabilidad la Uniformidad en la Informacin de las Cuentas Contables de los Bienes
FIN
Se elabora el Inventario General de Bienes Institucionales
Inventario General de Bienes Institucionales
Se elabora el Acta de Conciliacin con firmas de OLP, Oficina de Patrimonio y Oficina de Contabilidad
Acta de Conciliacin de Cuentas Contables
Se actualiza Informacin de los Bienes
Se remite Acta a Oficina de Administracin con copia a Superintendencia de Bienes Nacionales
- 50 -
SANEAMIENTO DE BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL N 4.3.2.3.08

I. OBJETIVO Regularizar la situacin administrativa y legal de los Bienes que se encuentran en condicin de sobrantes, as como en condiciones faltantes. II. BASE LEGAL Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Decreto Supremo N- 007-2008-VIVIENDA, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Ordenanza Regional N 010-AREQUIPA Resolucin N 147-2009/SBN "Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal " III. IV. REQUISITOS Solicitud por parte de Oficina de Logstica y Patrimonio. ETAPAS 1. Unidad de Control Patrimonial (01 da) 1.1 1.2 Jefatura solicita el saneamiento de Bienes de Propiedad Estatal. Responsable en base a Inventario General, recaba Informacin sobre Bienes Sobrantes y Faltantes. En caso de Bienes Faltantes: 1.3 1.4 2. Jefatura designa una comisin de Inventarios. Comisin elabora Informe detallando Bienes faltantes y lo remite con Visto Bueno de Jefatura a Oficina de Administracin para su conocimiento. Oficina recibe y toma conocimiento de Informe. Solicita un proceso de Investigacin sobre Bienes faltantes.
Oficina de Administracin (1/2 da) 2.1 2.2
3.
Unidad de Control Patrimonial (03 das)

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 Comisin recibe solicitud, enviada de Oficina de Administracin por mandato de Jefatura. Comisin ejecuta proceso de Investigacin sobre los Bienes. Recaba Informacin relevante acerca del suceso. De encontrar irregularidades se establece la denuncia respectiva. Recomienda o no la Baja del Bien. Enva Informe a Jefatura. Jefatura enva Informe a Oficina de Administracin para su conocimiento.
4.

4.1 4.2 Oficina recibe y revisa documentacin. Oficina aprueba decisiones con visto bueno y firma.
- 51 -
En caso de Bienes Sobrantes: Si se trata de Donaciones
5.

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 Si se trata de donaciones, Jefatura revisa en archivo si existe Resolucin de Aceptacin de Donacin. Se procede a llenar Norma de Recepcin de Donaciones. Se incorpora el Bien en los Activos. Se procede a llenar la Norma de Saneamiento de Bienes. Se elabora Ficha del Bien e Informe Tcnico. Se publica la posesin del Bien en los medios de Prensa por un periodo de 10 das hbiles. Se procede a elaborar el Acta de Saneamiento y Propuesta de Resolucin. Se realiza la tasacin del Bien con su valor comercial. Se remite Propuesta de Resolucin a Administracin para su aprobacin.
6.

Si se trata de Bienes Faltantes
7.

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 Se designa Comisin de Inventarios. Se revisa que los Bienes no estn incluidos en los Activos Institucionales. Se recomienda o no su alta dependiendo de las necesidades y operatividad del Bien. Se procede a realizar el Alta Contable del Bien. Se registra el bien en el SIMI. Se remite la Informacin a Oficina de Administracin mediante Informe.
8.
Oficina de Administracin ( da)

- 52 -
PROCEDIMIENTO : SANEAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES DE PROPIEDAD ESTATAL
Cdigo : 4.3.2.3.08
Oficina de Administracin
INICIO Son donaciones? Jefatura solicita el saneamiento de Bienes de Propiedad Estatal
NO
Se designa Comisin de Inventarios 1 Se revisa que los Bienes no estn incluidos en los Activos Institucionales Oficina recibe y toma conocimiento de Informe
SI
Se revisa en Archivo si existe la Resolucin de Aceptacin de Donacin
Responsable en base a Inventario General se recaba informacin sobre Bienes Sobrantes y Faltantes
Solicita un proceso de Investigacin sobre Bienes Faltantes
Se procede a llenar la Norma de Recepcin de Donaciones
Se recomienda o no su Alta dependiendo de las necesidades y la operatividad del Bien
Son bienes faltantes?
NO
Se incorpora el Bien en los activos
Se procede a realizar el Alta Contable del Bien
SI
Jefatura designa una Comisin de Inventarios Se procede a llenar la Norma de Saneamiento de Bienes Se registra el Bien en el SIMI 3 Oficina recibe y revisa Documentacin
Comisin elabora Informe detallando Bienes Faltantes y lo remite con Visto Bueno de Jefatura a Oficina de Administracin para su conocimiento Comisin recibe Solicitud de Oficina de Administracin mediante Jefatura Comisin ejecuta proceso de Investigacin sobre los Bienes
Informe de Bienes Faltantes
Jefatura enva Informe a Oficina de Administracin para su conocimiento
Se elabora Ficha del Bien e Informe Tcnico
Se remite la Informacin a Oficina de Administracin mediante Informe
Oficina aprueba decisiones con visto bueno y firma
Ficha del Bien e Informe Tcnico Enva Informe a Jefatura
FIN 3
Recomienda o no la baja del Bien
Se publica la posesin del Bien en los medios de Prensa por 10 das hbiles
Se remite Propuesta de Resolucin a Administracin para su Aprobacin
Recaba informacin relevante
Establece la denuncia respectiva
Se procede a elaborar el Acta de Saneamiento y Propuesta de Resolucin
Se realiza la Tasacin del Bien con su Valor Comercial
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PROCEDIMIENTO DE TASACIONES DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES N 4.3.2.3.09 I. II. OBJETIVO

Regularizar la situacin administrativa y legal de Bienes de Propiedad Institucional.
BASE LEGAL
Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. D.S 007-2008 VIVIENDA, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010-AREQUIPA Resolucin N 021-2002/SBN, Aprobar la Directiva N 004-2002/SBN, que regula el Procedimiento para el Alta y la Baja de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su recepcin a cargo de la Superintendencia de Bienes Nacionales.
III. IV.
REQUISITOS
ETAPAS 1. Formas de Inicio

En caso de ser Bien del Estado 1.1 Oficina de Ordenamiento Territorial (1/2 da) 1.1.1 Oficina solicita a Unidad de Control Patrimonial efectuar la tasacin de un Bien.
En caso de ser un Bien Institucional 1.2 Unidad de Control Patrimonial (03das) 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 Jefatura solicita a Responsable efectuar la tasacin de un Bien Mueble o Inmueble. Responsable contacta a Profesional Tasador que tenga status de hbil y este adscrito a CONATA: Profesional Tasador procede a realizar verificacin del Bien. Se realiza la tasacin del Bien con su valor comercial. Profesional Tasador elabora Informe de Tasacin y lo remite a Responsable. Responsable remite Informe a Jefatura. Jefatura remite Informe a Oficina de Logstica y Patrimonio.
2.

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de Informe de Tasacin. Oficina aprueba Informe de Tasacin.
En caso de ser un Bien del Estado
3.
- 54 -
3.1
Oficina remite Informe a Oficina de Presupuesto, Planeamiento y Ordenamiento Territorial.
4.
Oficina de Presupuesto, Planeamiento y Ordenamiento Territorial (1/2 da)

4.1 4.2 Oficina recibe y toma conocimiento de Informe. Remite Informe a Oficina de Ordenamiento Territorial.
5.
Oficina de Ordenamiento Territorial (1/2 da)

5.1 Recibe Informe de Tasacin con Visto Bueno.
- 55 -
PROCEDIMIENTO : PROCEDIMIENTO DE TASACIONES DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
Cdigo : 4.3.2.3.09

Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT)
Oficina de Ordenamiento Territorial
INICIO Recibe y toma conocimiento de Informe de Tasacin
SI
Es Bien del Estado?
NO
Oficina solicita a Unidad de Control Patrimonial efectuar la tasacin de un Bien Jefatura solicita a Responsable la tasacin de Bien Mueble o Inmueble
Oficina remite Informe a ORPPOT
SI
Es Bien del Estado?
NO
Remite Informe a Oficina de Ordenamiento Territorial
Oficina aprueba Informe de tasacin
Responsable contacta a Profesional Tasador en habilidad y adscrito a la CONATA 2 Profesional Tasador procede a realizar verificacin del Bien 2 3 1 FIN
Se realiza la tasacin del Bien con valor comercial Recibe Informe de Tasacin con visto Bueno Profesional Tasador elabora Informe de Tasacin y lo remite a Responsable
Jefatura remite Informe a OLP
Responsable remite Informe a Jefatura
Informe de Tasacin
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INSCRIPCIN DE PRIMERA DE DOMINIO N 4.3.2.3.10 I. OBJETIVO

Garantizar la correcta incorporacin de predios al dominio del estado, propiciando su aprovechamiento racional y rentabilidad de los mismos.
II.
BASE LEGAL
Ley 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Decreto Supremo -007-2008- Vivienda, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010-Arequipa Resolucin N 011-2002/SBN, Aprueban Directiva N 001-2002/SBN que regula los trmites de inscripcin de la primera de dominio de predios a favor del Estado.
III. REQUISITOS
IV.
ETAPAS 1. Oficina de Logstica y Patrimonio - Jefatura (1/2 da)

1.1 1.2 Solicita la inscripcin de primera de dominio del predio. Mediante provedo inscripcin. remite a la Unidad de Control Patrimonial para su
2.
Unidad de Control Patrimonial ( 05 das)

2.1 2.2 2.3 Recepciona el provedo, toma conocimiento del caso y designa al profesional especializado. El profesional especializado analiza, evala y elabora la memoria descriptiva, levantamiento de planos topogrficos y la inspeccin del predio. Deriva el expediente a la oficina Regional de Asesora Jurdica para la formulacin de la Resolucin Gerencial General.
3.
Oficina Regional de Asesora Jurdica (03 das)

3.1 3.2 3.3 Jefatura toma conocimiento y designa al profesional especializado para la elaboracin de la Resolucin General Gerencial. EL profesional especializado elabora el proyecto de Resolucin Gerencial General y comunica a jefatura. Jefatura revisa pone el visto bueno y deriva a la Gerencia General Regional para la firma.
4.
Gerencia General Regional (1/2 da)

4.1 4.2 4.3 Secretaria recepciona y pone en conocimiento al Gerente General. El Gerente General analiza evala y firma la Resolucin Gerencial General. Deriva la resolucin Gerencial General a la Unidad de Control Patrimonial.
5.
Oficina Regional de Logstica - Unidad de Control Patrimonial (01 da)

5.1 Recepciona la Resolucin Gerencial General.
- 57 -
5.2
Presenta a nombre del Gobierno Regional de Arequipa la inscripcin primera de dominio del predio ante la SUNARP.
de
6.
Superintendencia Nacional de Registros Pblicos (01 da)

6.1 6.2 Registra el predio ante la SUNARP. Revisa si cumple los requerimientos necesarios y remite a la Unidad de control Patrimonial.
7.
Oficina Regional de Logstica - Unidad de Control Patrimonial (1 da)

7.1 Toma conocimiento revisa, analiza y comunica a jefatura si es inscrito caso contrario corrige las observaciones que hubiera y continua el proceso.
- 58 -
PROCEDIMIENTO : INSCRIPCIN DE PRIMERA DE DOMINIO
Cdigo : 4.3.2.3.10

Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP) Jefatura Unidad de Control Patrimonial Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ) Superintendencia Nacional de Registros Pblicos - SUNARP
Gerencia General Regional
INICIO
Recepciona el provedo, toma conocimiento del caso y designa al profesional especializado
Solicita la inscripcin de primera de dominio del predio
El profesional especializado analiza, evala y elabora la memoria descriptiva, levantamiento de planos topogrficos y la inspeccin del predio.
Jefatura toma conocimiento y designa al profesional especializado para la elaboracin de la Resolucin Gerencial General
Secretaria recepciona y pone en conocimiento al Gerente General
Mediante provedo remite a la Unidad de Control Patrimonial para su inscripcin
Profesional especializado elabora el Proyecto de Resolucin Gerencial y comunica a Jefatura
Toma conocimiento analiza y evala y firma la Resolucin Gerencial General 3 Si
Registra el predio
Deriva el expediente a la ORAJ para la formulacin de la Resolucin Gerencial General 1
Resolucin Gerencial General
Deriva la Resolucin Gerencial General a la Unidad de Control Patrimonial
Cumple los requisitos No
1 Jefatura revisa pone el visto bueno y deriva al Gerente General para la firma
Remite a la Unidad de control patrimonial para la correccin del as observaciones
Recepciona la Resolucin Gerencial General
Presenta a nombre del GRA la inscripcin de primera de domino del predio ante la SUNARP Jefatura toma conocimiento del registro Toma de conocimiento del registro y comunica a jefatura Toma conocimiento corrige las observaciones
FIN
- 59 -
TRANSFERENCIA DE DOMINIO DONACIN ENTRE ENTIDADES PBLICAS O PARTICULARES N 4.3.2.3.11 I. II. OBJETIVO
Eficiente gestin de los bienes estatales maximizando su rendimiento econmico y social.
BASE LEGAL
Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Decreto Supremo N 007 - 2008 Vivienda, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010 Arequipa
III. REQUISITOS
IV.
ETAPAS 1. Entidades del Estado o Particular (1/2 da)

1.1. Solicita al Gobierno Regional de Arequipa la transferencia del dominio a ttulo gratuito de una o varias propiedades de la entidad.
2.
Oficina de Logstica y Patrimonio (15 das)

2.1 2.2 2.3 2.4 Secretaria de la Oficina de logstica recepciona la solicitud de donacin. Jefatura toma conocimiento de la solicitud analiza, evala y mediante provedo enva a la Unidad de Control patrimonial. La unidad de control Patrimonial toma conocimiento del caso y designa al profesional especializado. El profesional especializado efecta la inspeccin fsica o verificacin del predio que deber de estar habitado o en posesin; caso contrario no procede la solicitud se remite a la unidad solicitante dando fin al procedimiento. Si est habitado, se efecta el informe legal, iniciando el procedimiento de dicha transferencia a ttulo gratuito. Se formula el expediente conteniendo, el ttulo de propiedad del Gobierno Regional de Arequipa, documentos de propiedad de autoevalu, pago por el servicio y todo concerniente al predio mas el acta de inspeccin, informe tcnico y deriva a la Oficina de Asesora Jurdica con copia a la Oficina de Logstica y Patrimonio, solicitando formule la resolucin correspondiente.
2.5 2.6
3.

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Toma conocimiento jefatura, analiza, evala y designa al profesional especializado. El profesional especializado elabora el Proyecto de Resolucin Presidencial y pone en conocimiento a jefatura para el visto bueno. Jefatura analiza y evala y pone el visto bueno, caso contrario devuelve al profesional especializado para reformular las observaciones. Deriva a Presidencia Regional para la firma de la Resolucin Presidencial.
- 60 -
4.
Presidencia Regional (1/2 da)

4.1. 4.2. 4.3. Recepciona Regional. por secretaria general y pone en conocimiento al Presidente
Presidente Regional toma conocimiento, analiza, evala y firma la Resolucin Presidencial. Observa si el procedimiento es solicitado por entidades Pblicas o particular, en caso del primero se deriva a la Unidad de Control Patrimonial; en el segundo caso se deriva al Consejo Regional para la aprobacin mediante Acuerdo Regional.
Particular
5.
Consejo Regional (1/2 dia)

5.1. 5.2. 5.3. Secretaria de Consejo Regional recepciona la documentacin conocimiento a Presidente del Consejo Regional. y pone en
El presidente de Consejo Regional toma conocimiento y convoca a sesin de consejo para la aprobacin de transferencia de domino entre entidades privadas. El Acuerdo Regional se deriva a la Unidad de Control Patrimonial.
6.

6.1. 6.2. 6.3. Recepciona la Resolucin Presidencial y/o Acuerdo Regional. Procede elaborar la minuta de transferencia y otros documentos necesarios. Entrega el expediente a la entidad solicitante para que registre ante la SUNARP.
7.
Entidad del Estado o Particular (01 da)

7.1 Recepciona la documentacin, y procede a registrar ante la SUNARP.
- 61 -
PROCEDIMIENTO : TRANSFERENCIA DE DOMINIO - DONACIN ENTRE ENTIDADES PBLICAS O PARTICULARES
Cdigo : 4.3.2.3.11

Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP) Entidad del Estado o Particular Jefatura Unidad de Control Patrimonial (UCP) Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ)
Presidencia Regional
Consejo Regional
INICIO
Solicita al GRA la transferencia del dominio a titulo gratuito de una o varias propiedades de la entidad.
Jefatura toma conocimiento de la solicitud analiza y evala y mediante provedo enva UCP
Toma conocimiento del caso y designa al profesional especializado El profesional efecta la inspeccin fsica o verificacin del predio que deber de estar habitado o en posesin
Toma conocimiento jefatura y designa al profesional especializado
Recepciona por secretaria general y pone en conocimiento al PR
Presidente Regional toma conocimiento y convoca a consejo para aprobacin de la Resolucin Presidencial
Secretaria recepciona la solicitud de donacin 1 3
El profesional especializado elabora el proyecto de Resolucin Presidencial
Toma conocimiento analiza y evala y firma 3
No
Aprueba?
No Es habitado? Si Efecta el informe legal, iniciando el procedimiento de dicha transferencia a titulo gratuito Formula el expediente y deriva a la ORAJ para la formulacin de la Resolucin Presidencial con copia OLP Recepciona la Resolucin Presidencial y/o Acuerdo Regional Jefatura toma conocimiento y pone el VB El Particular procedimiento es? Publica Deriva a Presidencia Regional para firma Se deriva a la UCP 1 Toma conocimiento jefatura Si Es aprobado mediante Acuerdo Regional y deriva a la UCP
Toma conocimiento del caso
Procede a registrar ante la SUNARP
Elabora la minuta de transferencia
FIN
Entrega la documentacin pertinente a la parte interesada para el registro en la SUNARP
- 62 -
TRANSFERENCIA DE DOMINIO SUBASTA PBLICA N 4.3.2.3.12 I. OBJETIVO

II.

BASE LEGAL
Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Decreto Supremo N 007 - 2008 Vivienda, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010 Arequipa
III. REQUISITOS
IV.
ETAPAS 1. Oficina de Logstica y Patrimonio ( 01 da)

1.1. 1.2. Comunica a la Oficina Regional de Administracin la disponibilidad de una o ms predios. Adjunta informe tcnico y documentos que acrediten la propiedad del predio.
2.
Oficina Regional de Administracin (01 da)

2.1 2.2 Secretaria recepciona el expediente y comunica a jefatura. Jefatura toma conocimiento, revisa, analiza y pone visto bueno y deriva a la Gerencia General Regional para las respectivas autorizaciones.
3.

3.1 3.2 3.3 Recepciona secretaria gerencial expediente y comunica al Gerente General Regional. Toma conocimiento el Gerente General Regional, analiza, evala y pone visto bueno. Remite el expediente a Presidencia Regional para que autorice la venta en la modalidad de subasta pblica.
4.

4.1 4.2 4.3 Secretaria recepciona el expediente Regional. y pone en conocimiento al Presidente
Presidente Regional toma conocimiento, analiza, evala y autoriza la venta subasta pblica. Deriva a la unidad de control patrimonial para que contrate al perito respectivo.
5.

5.1 Toma conocimiento de la autorizacin y prosigue a contratar perito para la tasacin del predio.
6.
Perito (02 das)

6.1 Toma conocimiento y efecta la respectiva tasacin del bien inmueble.
- 63 -
6.2 6.3
Valoriza el bien con fines de ley. comunica a la Unidad de Control Patrimonial la valorizacin del bien inmueble.
7.

7.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina Regional de Asesora Jurdica para, visto bueno y presenta ante el Consejo Regional.
8.

8.1 Jefatura recepciona el expediente revisa, analiza y procede a elevar ante el Consejo Regional.
9.
Consejo Regional (1/2 da)

9.1 Presidencia del Consejo Regional toma conocimiento y convoca a los miembros del Consejo Regional para aprobar la subasta pblica mediante Acuerdo Regional. Se renen los miembros del consejo regional y aprueba mediante Acuerdo Regional y deriva a la Unidad de Control Patrimonial
9.2
10.

10.1 Toma conocimiento de la cesin de consejo en caso que sea favorable prosigue el trmite, caso contrario corrige las observaciones y deriva a la Oficina regional de Asesora Jurdica. 10.2 Aprobado el Acuerdo Regional, publica la venta de bases. 10.3 Contrata al martillero y se realiza la subasta pblica. 10.4 Prepara la documentacin necesaria para la suscripcin de la minuta de compra y venta y el pago econmico del predio subastado.
- 64 -
PROCEDIMIENTO : TRANSFERENCIA DE DOMINIO SUBASTA PBLICA
Cdigo : 4.3.2.3.12

Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP) Unidad de Control Patrimonial (UCP)
INICIO
Presidencia Regional (PR)
Perito
Oficina Regional de Asesora Jurdica Consejo Regional (ORAJ)
Comunica a la Oficina Regional de Administracin la disponibilidad de una o ms predios . Adjunta informe tcnico y documentos que acrediten la propiedad. Toma conocimiento de la autorizacin y prosigue a contratar un perito para la tasacin
Toma conocimiento jefatura y da el visto bueno
Analiza, evala y pone el VB y remite el expediente a PR para autorizacin de la venta bajo la modalidad de subasta pblica
2 Presidencia toma conocimiento analiza, evala
Deriva a la Gerencia General Regional y Presidencia Regional para las respectivas autorizaciones
Autoriza las ventas por medio de subasta publica El Gerente General toma cocimiento Autoriza la venta en la modalidad de subasta Publica y deriva a la Unidad de Controll Patrimonial
Toma conocimiento y efecta la tasacin del bien inmueble
Recepciona el expediente, revisa , analiza y procede a elevar ante el Consejo Regional
Presidencia toma conocimiento y convoca a los miembros del CR
Valoriza el bien con fines de ley
No Aprueba? Si
Recepciona el peritaje
Comunica la UCP
Deriva el expediente a la ORAJ para que presenta ante el Consejo Regional Toma conocimiento de la aprobacin, caso contrario corrige las observaciones y deriva a la ORAJ
Toma conocimiento de la cesin de consejo y deriva a la UCP
Mediante Acuerdo Regional y deriva a la ORAJ
1 5
3 5
Publica la venta de bases
Contrata al martillero y se realiza la subasta pblica

Se prepara la documentacin necesaria para la suscripcin de la minuta de compra venta y pago.
FIN
- 65 -
TRANSFERENCIA DE DOMINIO - PERMUTA N 4.3.2.3.13 I. II. OBJETIVO

BASE LEGAL
Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Decreto Supremo N007 - 2008 Vivienda, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010 Arequipa
III. REQUISITOS
IV.
ETAPAS 1. Personas Naturales o Jurdicas (01 da)

1.1. Solicita Permuta dirigido al presidente del Gobierno Regional de Arequipa adjuntando: Opinin favorable de la entidad a cuyo favor se encuentre inscrito el predio a permutar. Certificado Registral Inmobiliario (CRI) o, en su defecto, una copia literal de dominio y el certificado de gravmenes expedido por el Registro Pblico correspondiente, con una antigedad no mayor de 30 das de la fecha de expedicin. Tasacin del valor comercial de los predios, efectuado por el CONATA. Plano perimtrico de los predios en coordenadas UTM a escala 1/100, 1/200 1/500, con la indicacin del rea de terreno, los linderos, los ngulos y las medidas perimtricas y las caractersticas de la edificacin, de ser el caso. Plano de ubicacin de los predios a escala 1/1000 1/5000. Memoria descriptiva de los predios indicando la ubicacin, el rea, el permetro, los linderos, las medidas perimtricas, la zonificacin y las observaciones que se consideren pertinentes. El Informe Tcnico Legal
2.

2.1. 2.2. Secretara General recepciona la solicitud, expediente y pone en conocimiento al Presidente Regional de Arequipa. Presidente Regional toma conocimiento analiza, evala y deriva a la Oficina Regional de Administracin.
3.
Oficina Regional de Administracin (1/2 da)

3.1 3.2 Secretara recepciona la solicitud, expediente y pone en conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento y deriva a la Oficina de Logstica y Patrimonio para la opinin tcnica del particular.
- 66 -
4.
Oficina Logstica y Patrimonio ( 02 das)

4.1 4.2 4.3 4.4 Jefatura toma conocimiento y remite a la unidad de control patrimonial para opinin tcnica. Jefatura de Unidad de Control Patrimonial toma conocimiento y designa al profesional responsable. El profesional responsable verifica el predio si es de propiedad del solicitante, caso contrario es improcedente la solicitud. Contrata al perito para que haga la respectiva tasacin al predio a permutarse.
5.
Perito ( 03 das)
5.1 5.2 Toma conocimiento y realiza la respectiva tasacin. Redacta el informe de tasacin y deriva a la Unidad de Control Patrimonial.
6.
Unidad de Control Patrimonial ( 1 da) 6.1. Recepciona el informe de tasacin y compara la tasacin del valor comercial de
los predios, efectuado por el CONATA; emite opinin.
6.2. Si la opinin es favorable se declara viable la permuta y deriva el expediente a

la Oficina Regional de Asesora Jurdica para opinin legal; caso contrario se comunica a jefatura de las observaciones para que comunique al usuario y haga las respectivas correcciones.
7.
Oficina Regional de Asesora Jurdica ( 03 das)

7.1. 7.2. 7.3. 7.4. Secretaria recepciona el expediente y pone en conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento y designa la profesional responsable para la elaboracin de la Opinin Legal. Formula la Opinin Legal y comunica a jefatura para el visto bueno. Jefatura pone visto bueno y deriva al Consejo Regional.
8.

8.1 8.2 8.3 Secretaria recepciona expediente de permuta Presidencia de Consejo Regional. y pone en conocimiento a
Presidente del Consejo Regional toma conocimiento, analiza y lleva sesin de consejo, para su aprobacin. En sesin de consejo se aprueba mediante Acuerdo Regional y se deriva a la unidad de Control Patrimonial; caso contrario se da por terminado el procedimiento.
9.

9.1 Recepciona el Acuerdo Regional y pone en conocimiento a la parte interesada.
- 67 -
PROCEDIMIENTO : TRANSFERENCIA DE DOMINIO PERMUTA
Cdigo : 4.3.2.3.13

Personas Naturales o Jurdicas Oficina Regional de Administracin (ORA) Oficina Regional de Logstica Jefatura Unidad de Control Patrimonial -UCP Perito Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ) Consejo Regional (CR)
INICIO
Solicita Permuta dirigido al Presidente del Gobierno Regional de Arequipa
Secretaria General recepciona la solicitud y expediente
Jefatura toma conocimiento y deriva a la OLP para opinin tcnica del particular
Jefatura toma conocimiento y remite a la UCP, para opinin.
Jefatura toma conocimiento del caso y designa al profesional especializado
Emite opinin legal y la deriva a Consejo Regional
Secretaria recepciona el expediente de la permuta y pone en conocimiento a Presidencia de Consejo Regional
Adjuntando: Opinin favorable de la entidad. Certificado Registral Inmobiliario. Plano perimtrico del predio, ubicacin y tasacin
Presidente Regional toma conocimiento, analiza y evala Secretaria recepciona la solicitud y expediente
Profesional especializado verificara el predio si es de propiedad del solicitante.
Jefatura toma conocimiento
Presidencia de CR analiza y lleva a cesin de consejo
Deriva a la Oficina Regional de Administracin
No
Propietario?
No
Aprueba?
Si
Contrata un perito para la tasacin del predio a permutarse Toma conocimiento y realiza la tasacin
Si
Determina la procedencia con Acuerdo Regional
Toma conocimiento de la opinin adversa
Deriva al usuario para modificar observaciones
Compara la tasacin y emite opinin
Deriva el informe de tasacin a la UCP
Acuerdo Regional
Modifica observaciones?
Si 1
Toma conocimiento de las observaciones
Adversa Opinin?
No
FIN
Favorable
Declara viable la permuta y deriva el expediente a la ORAJ para la Opinin Legal. Toma conocimiento y deriva al usuario
Deriva el Acuerdo Regional a la UCP
Recepciona la procedencia de la permuta para fines de la misma
- 68 -
ARRENDAMIENTO DIRECTO N 4.3.2.3.14 I. II. OBJETIVO

BASE LEGAL
Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Decreto Supremo N007 - 2008 Vivienda, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010 Arequipa
III. REQUISITOS
IV.
ETAPAS 1. Personas Naturales o Jurdicas (1/2 da)

1.1. 1.2. Solicita Arrendamiento de un predio, dirigido al Presidente Regional de Arequipa. Adjuntando: 1.2.1. La renta mensual a valor comercial resulte ser inferior al 50% de la unidad impositiva tributaria vigente, y el periodo de alquiler no exceda de un ao pudiendo ser renovado como mximo en dos (02) oportunidades. Documento que acredite que el predio es ocupado por ms de un (01) ao anterior a la fecha de publicacin del reglamento sin medir el vnculo contractual alguno, siempre que el poseedor pague la renta dejada de percibir durante el ao inmediato anterior a la suscripcin de contrato.
1.2.2.
2.

2.1. 2.2. Secretaria General recepciona la solicitud de arrendamiento directo y pone en conocimiento a Presidente Regional de Arequipa. Presidente Regional toma conocimiento analiza, evala y deriva a Oficina Regional de Administracin.
3.

3.1. 3.2. Secretaria recepciona la solicitud, expediente y pone en conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento y deriva a la Oficina de logstica y Patrimonio para la opinin sobre disponibilidad de predio.
4.
Oficina Logstica y Patrimonio ( 03 das)

4.1 4.2 4.3 Secretaria recepciona el expediente y pone en conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento y deriva mediante provedo a la Unidad de Control Patrimonial. Jefatura de la unidad de control Patrimonial toma conocimiento analiza y designa al profesional especializado.
- 69 -
4.4
Profesional especializado toma conocimiento y verifica si cumple los requisitos; caso contrario comunica a la parte interesada para que levante las observaciones. Verifica tambin si existe disponibilidad de predio y emite el informe de disponibilidad de predio; caso contrario se comunica a la parte interesada sobre la no disponibilidad de predio. Procede a contratar al perito, cuyos honorarios ser pagada por el recurrente.
4.5
4.6
5.
Perito (03 das)

5.1. Toma conocimiento y realiza la respectiva tasacin. 5.2. Redacta informe de tasacin y deriva a la Unidad de Control Patrimonial.
6.
Unidad de Control Patrimonial ( 1/2 da)

6.1. Toma conocimiento de la tasacin de predio y deriva a la Oficina Regional de Asesora Jurdica para que formula la Resolucin Administrativa y documentos legales.
7.

7.1. Secretaria recepciona el expediente y pone en conocimiento a jefatura. 7.2. Jefatura toma conocimiento y designa la profesional especializado para la formulacin de la Resolucin Administrativa que aprueba el arrendamiento. 7.3. Elabora los documentos legales arrendamiento. en la notaria correspondiente para el
7.4. Comunica a la Unidad de control patrimonial sobre el caso. 8. Oficina de Logstica y Patrimonio / Unidad de Control Patrimonial (01 da)
8.1. Toma conocimiento del arrendamiento y comunica a la parte interesada del caso.
9.
Persona Natural o Jurdica (1/2 da)

9.1. Toma conocimiento del arrendamiento.
- 70 -
PROCEDIMIENTO : ARRENDAMIENTO DIRECTO
Cdigo : 4.3.2.3.14

Presidencia Regional Oficina Regional de Administracin (ORA) Oficina de Logstica (OLP) Jefatura Unidad de Control Patrimonial - UCP
2
Toma conocimiento y remite a la UCP para ver si cumple los requisitos y disponibilidad del predio
Personas Naturales o Jurdicas
Perito
Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ)

5
Jefatura toma conocimiento, analiza y evala
INICIO
Secretaria recepciona la solicitud y el expediente Secretaria general recepciona la solicitud
Jefatura toma conocimiento de la solicitud, designa al profesional especializado Toma conocimiento el profesional y ve si cumple los requisitos.
Solicita arrendamiento directo de un predio, dirigido al Presidente del GRA
Adjunta: Documentos de la renta mensual comercial, periodo de alquiler sea mayor a un ao
Presidente Regional toma conocimiento, analiza y evalua
Jefatura toma conocimiento y deriva a la OLP para la opinin sobre disponibilidad del predio
Formula la Resolucin Administrativa que aprueba el arrendamiento
No
Cumpli los requisitos?
Resolucin Administrativa
1
Toma conocimiento y levanta las observaciones
Deriva a la Oficina Regional de Administracin
Si 6 No
Existe disponibilidad? Deriva a la ORA para la firma
Recepciona la Resolucin Administrativa y firma.
Toma conocimiento del caso
Si
Emite el informe sobre la disponibilidad del terreno Prosigue a la tasacin del predio
6
Elabora los documentos legales en la notaria correspondiente para el arrendamiento
3
Toma conocimiento sobre no disponibilidad del terreno
Deriva la Resolucin Administrativa a ORAJ Procede a contratar al perito, cuyos honorarios son pagados por el recurrente
7
Deriva el informe de la tasacin a la UCP
7 5
Toma conocimiento de la tasacin y deriva el expediente a la ORAJ para la formulacin Resolucin Administrativa Toma conocimiento del arrendamiento y comunica a la parte interesada
FIN
Deriva el expediente a la UCP
Toma conocimiento del arrendamiento
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ARRENDAMIENTO POR SUBASTA N 4.3.2.3.15 I. II. OBJETIVO

BASE LEGAL
Ley N 29151, Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales Decreto Supremo N 007 - 2008 Vivienda, Aprueban Reglamento de la Ley N 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010 Arequipa
III.
REQUISITOS
IV.
ETAPAS 1. Sociedad Civil o Entidades del Estado (1/2 da)

1.1. Solicita Arrendamiento por Subasta Pblica, dirigido al Presidente Regional de Arequipa.
2.

2.1 2.2 2.3 Mediante oficio Administracin. propone el arrendamiento a la Oficina Regional de
Secretaria General Recepciona la solicitud de arrendamiento por subasta y pone en conocimiento al Presidente Regional. Presidente Regional toma conocimiento, analiza y deriva a la oficina Regional de Administracin.
3.

3.1. 3.2. Secretaria Recepciona la solicitud de Arrendamiento por Subasta Pblica. Jefatura toma conociendo y deriva a la Oficina de Logstica y Patrimonio para evaluar y calificar
4.

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 Secretaria recepciona solicitud de arrendamiento y pone conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento, analiza y deriva mediante provedo a la Unidad de Control Patrimonial para que evalu y ve si existe disponibilidad de predios. Jefatura de Unidad de Control Patrimonial recepciona y designa al profesional especializado. El profesional especializado, evala, califica los predios susceptibles a ser arrendados por subasta pblica. Definido los terrenos se publica en el diario oficial El Peruano y otro diario de circulacin local para el arrendamiento predial. Se lleva a cabo la subasta y gana el mejor postor, otorgando la buena pro. Se deriva el expediente a la Oficina Regional de Asesora Jurdica para la elaboracin de la resolucin respectiva.
- 72 -
5. Oficina Regional de Asesora Jurdica ( 05 das)

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. Secretara Recepciona el expediente y pone en conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento analiza, evala designa al profesional especializado para la formulacin de la Resolucin Administrativa. EL profesional especializado formula la Resolucin Administrativa, Contrato de Convenio que aprueba el arrendamiento por subasta pblica. Jefatura toma conocimiento y pone el visto bueno y deriva a la Oficina de Regional de Administracin para la firma.
6.

6.1. 6.2. 6.3. Secretaria recepciona la Resolucin Administrativa, convenio y pone en conocimiento a Jefatura. Jefatura toma conocimiento analiza y firma la Resolucin Administrativa. Deriva la Resolucin Administrativa y convenio a la Unidad Patrimonial para el seguimiento del trmite. de Control
7.
Oficina Regional de Logstica / Unidad de Control Patrimonial (7 das)

7.1. 7.2. Recepciona la Resolucin Administrativa y convenio. comunica al usuario quien firmara el convenio en un plazo no mayor a 7 das, caso contrario se procede a dejar sin efecto el convenio.
8.
Sociedad Civil -Entidades del Estado - Presidencia Regional (01 da)

8.1 Toma conocimiento y firma el convenio
- 73 -
PROCEDIMIENTO : ARRENDAMIENTO POR SUBASTA
Cdigo : 4.3.2.3.15

Sociedad Civil o Entidades del Estado Presidencia Regional Oficina Regional de Administracin (ORA) Oficina de Logstica (OLP) Unidad de Control Patrimonial (UCP) Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ)
Jefatura
INICIO
Toma conocimiento y remite a la UCP
Jefatura toma conocimiento de la solicitud, designa al profesional especializado
Solicita arrendamiento por subasta pblica, dirigido al Presidente Regional
Mediante oficio propone el arrendamiento a la ORA

Secretaria recepciona la solicitud de Arrendamiento por Subasta
Evala, califica los predios susceptibles a ser arrendados
Secretaria recepciona la solicitud y el expediente
Definido los terreno se publica en el Diario Oficial El Peruano y otro diario de circulacin local para el arrendamiento predial
Formula la Resolucin Administrativa y Convenio que aprueba el contrato de arrendamiento
Toma conocimiento analiza y deriva a la ORA
Jefatura toma conocimiento y deriva a la OLP evaluar y calificar
Se lleva a cabo el arrendamiento por subasta al mejor postor con el VB ORA
Resolucin Administrativa y convenio
Toma conocimiento de la resolucin Administrativa para la firma del convenio
Se deriva el expediente a la ORAJ para elaboracin de la resolucin respectiva
Deriva la Resolucin Administrativa y convenio a la ORA para la firma
Deriva la Revolucin Administrativa a la UCP
Recepciona Resolucin Administrativa y el convenio
3 Si 5
Comunica al usuario quien firmar en un plano no mayor a 7 das
Firma el convenio?
Recepciona la Resolucin Administrativa, analiza y firma
No 6 3
Firma el convenio de arrendamiento
FIN
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AFECTACIN EN USO O CESIN EN USO N 4.3.2.3.16 I. OBJETIVO

Aprobar la afectacin en uso y la recuperacin de predios cuando se haya incurrido en causal de desafectacin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 29151 Decreto Supremo N 007-2008-Vivienda Ordenanza Regional N 010-Arequipa
III. REQUISITOS
Para la afectacin en un uso slo se otorga el derecho de usar a titulo gratuito un predio a una entidad para que lo destine al uso o servicio pblico y excepcionalmente para fines de inters y desarrollo social. Las condiciones especificas de la afectacin en uso sern establecidos en Resolucin que la aprueba de seguridad o inters pblico. La afectacin en uso es a plazo determinado o indeterminado, de acuerdo a la naturaleza del proyecto para el uso o servicio pblico, debiendo establecerse el mismo en la resolucin aprobatoria bajo sancin de nulidad. Por la cesin en uso slo se otorga el derecho, excepcional, de usar temporalmente a titulo gratuito un predio estatal a un particular, a efectos que lo destine a la ejecucin de un proyecto de inters y/o desarrollo social sin fines de lucro. Los concesionarios presentarn a la entidad decente, peridicamente y al culminar la ejecucin del proyecto, informe de su gestin y de los logros y/o avances del proyecto. La resolucin que concede la cesin en uso establecer la periodicidad de los informes, bajo sancin de nulidad. La cesin en uso tendr plazo determinado, pudindose prorrogarse a solicitud del interesado antes de su vencimiento siempre que el proyecto de inters y/o desarrollo social as lo requiera, lo que deber de estar debidamente sustentado. En caso no se indique en la resolucin respectiva el plazo, este ser de dos (02) aos.
IV.
ETAPAS 1. Entidades del Estado Sociedad Civil (01 da)

1.1. Solicita la afectacin en Uso u sesin en Uso, segn corresponda; dirigido al Presidente Regional de Arequipa.
2.

2.1 2.2 Secretaria recepciona la solicitud de afectacin de uso u cesin de uso y pone en conocimiento a Presidencia Regional. Presidencia Regional toma conocimiento analiza y deriva a la Oficina Regional de Administracin, para su visto bueno.
3.

3.1 Secretaria recepciona la solicitud y el expediente y pone en conocimiento a jefatura.
- 75 -
3.2
Jefatura toma conocimiento y deriva a la Oficina de Logstica y Patrimonio para la opinin sobre disponibilidad del predio.
4.
Oficina de Logstica y Patrimonio / Unidad de Control Patrimonial (02 das)

4.1 4.2 4.3 4.4 Toma conocimiento jefatura, analiza Patrimonial. y deriva a la Unidad de Control
La Unidad de Control Patrimonial toma conocimiento de la solicitud y designa al profesional especializado. Tomo conocimiento el profesional especializado y elabora el informe tcnico de disponibilidad, viabilidad del predio. Deriva informe de disponibilidad del terreno a la Oficina Regional de Asesora Jurdica para emitir el informe tcnico legal.
5.

5.1 5.2 Secretaria recepciona el expediente y pone en conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento, analiza, evala y designa al profesional especializado para la formulacin del proyecto de Resolucin Administrativa y el informe tcnico legal. El profesional especializado elabora el Informe Tcnico Legal, Resolucin Administrativa. Remite a jefatura para el visto bueno y deriva a la el expediente a la Oficina Regional de Administracin para la firma.
5.3 5.4
6.

6.1 6.2 6.3 Recepciona secretara expediente y pone en conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento. analiza y firma Resolucin Administrativa. Deriva expediente a la Unidad de Control Patrimonial.
7.
Oficina Regional de Logstico Unidad de Control Patrimonial (01 da)

7.1 7.2 Recepciona el expediente de conformidad adjudicando la sesin en uso u afectacin en uso. Pone en conocimiento a la parte interesada.
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PROCEDIMIENTO : AFECTACIN EN USO / CESIN EN USO
Cdigo : 4.3.2.3.16

Entidades del Estado / Sociedad Civil Oficina Regional de Administracin (ORA) Oficina de Logstica (OLP) Jefatura Unidad de Control Patrimonial (UCP) Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ)
INICIO
Secretaria recepciona la solicitud y el expediente
Toma conocimiento y remite a la UCP para ver disponibilidad del predio
Jefatura toma conocimiento de la solicitud, designa al profesional especializado
Solicita la afectacin o cesin en uso, segn corresponda, dirigido al Presidente Regional de Arequipa
Secretaria recepciona la solicitud de afectacin o cesin en uso Presidente Regional toma conocimiento analiza y deriva a la ORA
Jefatura toma conocimiento y deriva a la OLP para la opinin sobre disponibilidad del predio
Toma conocimiento el profesional y elabora el informe tcnico de disponibilidad del terreno y viabilidad
NO 1 2
Existe disponibilidad?
SI
Deriva el informe de disponibilidad del terreno a la ORAJ para que emite informe tcnico legal y resolucin administrativa.
Toma conocimiento de la no disponibilidad del predio
Recepciona la Resolucin Administrativa y firma
Evala el sustento presentado por el recurrente
FIN
Deriva el expediente a la UCP
Recepciona el expediente de la Buena Pro
Elabora el informe tcnico legal, Resolucin administrativa y el plazo de afectacin o uso
Toma conocimiento de la Buena Pro
Comunica al usuario Deriva el expediente y la resolucin administrativa a la ORA para la firma
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INGRESO Y SALIDA DE BIENES DE ALMACN N 4.3.2.4.01 I. OBJETIVO

Establecer las disposiciones y procedimientos generales relacionados con la ejecucin financiera.
II.
III.
BASE LEGAL
Ley N 28650, Ley de contrataciones y adquisiciones del Estado REQUISITOS Orden de Compra Pedido Orden de Despacho
IV.
ETAPAS
1.
rea de Almacn Central (1/2 da)

1.1 Llega la orden de compra con 2 copias, las cuales se distribuyen: una para el archivo, la segunda para el almacenero y en la original se realiza la conformidad y es la que contina el trmite. Existen dos maneras en la que llega la mercadera.; 1.2.1 Almacn central 1.2.1.1 1.2.1.2 1.2.1.3 1.2.1.4 1.2.1.5 1.2.1.6 Se recepciona la mercadera segn orden de compra y gua de remisin. Se elabora una planilla de conformidad de ingreso a almacn central. Se interna la mercadera de manera adecuada para su posterior localizacin. Se realiza el registro del bien a travs de la tarjeta Vincard. Se procede a realizar el Kardex. Cuando una unidad orgnica solicita un bien que se encuentre internado en el almacn central realiza su pedido mediante el P.O.D. (Pedido Orden de Despacho). Se realiza y actualiza el registro del bien a travs de la tarjeta Vincard. Se procede actualizar el Kardex. Se recepciona diferente mercadera en el Almacn de Obra. Tanto el Residente de Obra como el almacenero firman dando conformidad la gua de remisin de la mercadera. El Residente de Obra llena el P.O.D. (Pedido orden de Despacho) y la firma. Se presenta la Gua de Remisin y el P.O.D. al almacn central para su regularizacin. Se realiza el registro del bien a travs de la tarjeta Vincard. Se procede a realizar el Kardex.
1.2
1.2.1.7 1.2.1.8 1.2.2 1.2.2.1 1.2.2.2 1.2.2.3 1.2.2.4 1.2.2.5 1.2.2.6
Almacn de Obra
- 78 -
1.2.2.7
Se tramita la orden de compra original, con la conformidad, a la Oficina de Contabilidad con monto Valorizado.
2.

2.1 Contabiliza la orden de compra y da trmite para el pago respectivo.
- 79 -
PROCEDIMIENTO : INGRESO Y SALIDA DE BIENES DE ALMACN
Cdigo : 4.3.2.4.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Logstica y Patrimonio rea de Almacn

Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP) Almacn Central
INICIO
Almacen de Obra
Orden de Compra original es para tramite y otra para archivo
Llega Orden de Compra con 2 copias
Almacn 3 Copia 2 Original
Almacenero recibe tercera Copia (Almacn 3)
Dnde llega Mercadera?
A Obra
Se recepciona mercadera en Almacn de Obra
POD
Almacn Central Se elabora Planilla de Conformidad de ingreso al almacn Se recepciona mercadera segn Orden de compra y gua de remisin Se tramita O.C. original con la conformidad a Contabilidad con Monto valorizado Residente y almacenero firman gua de remisin Residente hace pedido orden de despacho y la firma Se presenta la Gua de Remisin y el POD al almacn central para su regularizacin
Locacin de Mercadera en almacn
Planilla de Conformidad de ingreso
Contabiliza y da tramite para pago
Registro en Vincard y Kardex
FIN
Registro en Vincard y Kardex
Despacho de Mercadera a travs de POD
- 80 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA OFICINA DE TESORERA EJECUCIN FINANCIERA DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 3.3.3.0.01 I. OBJETIVO
Establecer las disposiciones administrativas, competencias, responsabilidades y procedimientos generales relacionados con la ejecucin financiera de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, y modificatorias. Ley N 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorera, y modificatorias. Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, y modificatorias. Ley N 29142, Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico, para el ao 2008 y sus modificatorias en lo que sea pertinente. Artculo 10, prrafo 10.3 de la Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Artculo 33 de la Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Supremo N 195-2001-EF, Regulan centralizacin de recursos directamente recaudados. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias.
III.
JUSTIFICACIN / REQUISITOS
Es requisito para el registro del Gasto Girado que el correspondiente Gasto Devengado haya sido Contabilizado en el Sistema Integrado de Administracin Financiera en el modulo SIAF-SP.
IV.
ETAPAS 1. Oficina de Tesorera (01 da)

1.1 Solicita la apertura de cuentas corrientes bancarias, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 1.1.1 1.1.2 1.1.3 La administracin de los fondos debe ser por la Oficina de Tesorera. El manejo debe realizarse a travs de cuentas bancarias autorizadas por la Direccin Nacional del Tesoro Pblico. La referencia a cuentas bancarias comprende a las sub cuentas bancarias de gasto, cuentas de encargos, cuentas centrales y adicionales de recursos directamente recaudados y a las otras
- 81 -
cuentas bancarias, financiamiento. 1.1.4
independientemente
de
la
fuente
de
Son fondos administrados por la Direccin Nacional del Tesoro Pblico (DNTP) aquellos cuya ejecucin se realiza con cargo a crditos presupuestarios aprobados por la fuente de financiamiento recursos ordinarios, los provenientes de la fuente de financiamiento donaciones y transferencias (tipos de recurso distintos del normal) y otros fondos que determine la DNTP. Se manejan en cuentas bancarias abiertas por la DNTP en el Banco de la Nacin. Las operaciones de gasto con cargo a los fondos de la fuente de financiamiento recursos directamente recaudados se canalizan a travs de la DNTP y se manejan en cuentas bancarias abiertas por la DNTP en el Banco de la Nacin. Designacin y acreditacin de personal autorizado al manejo de cuentas bancarias Los responsables titulares del manejo de las cuentas bancarias deben ser el Director General de Administracin o el funcionario que haga sus veces y el Tesorero. Puede designarse hasta dos suplentes para el manejo de las indicadas cuentas, no pudiendo ejercer dicha funcin el cajero ni el personal del rea de control interno, abastecimiento o logstica o el que tenga a su cargo labores de registro contable. En el caso de unidades operativas de unidades ejecutoras autorizadas para el manejo de fondos en la modalidad de Encargo, los responsables titulares de las respectivas cuentas bancarias deben ser el Administrador y el Tesorero o quienes hagan sus veces. Opcionalmente se podr designar hasta dos suplentes. Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias son designados mediante Resolucin del Titular del Pliego o del funcionario a quien ste hubiera delegado de manera expresa esta facultad. Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de "Encargo" de las unidades operativas son designados mediante Resolucin del Director General de Administracin o de quien haga sus veces en la unidad ejecutora. La acreditacin de titulares y suplentes de las cuentas bancarias se efecta conforme a lo siguiente: - Se enva trascripcin o copia fedateada de la Resolucin, ello podr efectuarse por fax o escaneada por correo electrnico, sin perjuicio de su envo fsico por correo. - Se registra en el modulo SIAF-SP los datos del personal designado, conforme a la respectiva resolucin.
1.1.5
1.1.6
1.1.7
Los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de las fuentes de financiamiento recursos directamente recaudados y donaciones y
- 82 -
transferencias (tipo de recurso distinto del normal), se acreditan directamente ante el Banco de la Nacin. 1.1.8 Copia fedateada de la Resolucin de designacin, debe ser remitida a la DNTP dentro de las 48 horas de haberse efectuado el respectivo registro de firmas en el Banco de la Nacin. Acreditacin de titulares y suplentes de las cuentas bancarias autorizadas para el manejo de fondos provenientes de fuentes de financiamiento distintas de las administradas y procesadas a travs de la DNTP se efecta directamente ante la entidad bancaria. Los cambios de los titulares o suplentes de las cuentas bancarias autorizadas para el manejo de fondos administrados y procesados a travs de la DNTP requieren contar con la autorizacin expresa de la mencionada Direccin Nacional, como requisito previo a su trmite en el Banco de la Nacin. Los cambios de los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de las fuentes de financiamiento recursos directamente recaudados y donaciones y transferencias se efectan directamente en el Banco de la Nacin. Los cambios de los titulares y suplentes de las cuentas bancarias de las fuentes de financiamiento distintas de los administrados y procesados a travs de la DNTP se efectan directamente en la entidad bancaria. Los titulares y suplentes designados estn impedidos de ordenar transacciones en las cuentas bancarias mientras no se haya formalizado su registro de firmas en el Banco de la Nacin.
1.1.9
1.1.10
1.1.11
1.1.12
1.1.13
2.

2.1 Enva una solicitud a la Direccin Nacional de Tesoro Publico del Ministerio de Economa y Finanzas solicitando la apertura de cuenta atendiendo las consideraciones anteriormente mencionadas.
3.
Ministerio de Economa y Finanzas (03 das)

3.1 A travs de la Direccin Nacional de Tesoro Publico, revisa la documentacin y si esta todo conforme emite y enva la Resolucin de apertura de cuentas.
4.
Oficina de Tesorera del GRA (02 das)

4.1 Completa las fichas para el registro de firmas de los 02 titulares y 02 suplentes a fin de obtener la asignacin de cdigos de usuarios y claves de acceso para el manejo de las cuentas bancarias, lo cual es efectuado por la DNTP luego de su registro en el modulo SIAF-SP. Recepciona las rdenes de compra, ordenes de servicio y obligaciones presupuestarias, todas ellas aprobadas en su fase de devengado y contabilizadas, listas para su fase de giro. Se procede al giro de cheque y/o abono en la Cuenta Corriente Interbancaria (CCI) del proveedor y comprobante de pago, considerando las disposiciones y/o normas que emite la SUNAT, respecto a las retenciones del 6% del IGV, detracciones y/o Resoluciones Coactivas, y otros, que tuviera el proveedor. Para el abono electrnico( CCI) se deber considerar lo siguiente:
4.2
4.3
4.4
- 83 -
4.4.1
Es obligatorio que los pagos a proveedores con cargo a los fondos administrados y canalizados a travs de la DNTP, incluyendo a los encargos otorgados, se efecten a travs de abono directo en sus respectivas cuentas bancarias. Para tal efecto, la unidad ejecutora requerir al proveedor su Cdigo de Cuenta Interbancario (CCI), en la oportunidad en que se d inicio formal a su relacin contractual. En el caso de pagos a empresas de servicios pblicos es obligatorio que se les remita el detalle de los recibos que han sido cancelados mediante dicha modalidad, antes de la fecha de vencimiento del recibo correspondiente. Las unidades ejecutoras deben precisar en las bases de los procesos de seleccin que convoquen, la obligacin de hacer uso de dicha modalidad de pago, de manera que incluso aquellos proveedores que, por razones propias, carezcan de una cuenta bancaria en una entidad financiera distinta del Banco de la Nacin, puedan proceder a abrir una cuenta en esta institucin, en el marco de lo establecido en su Estatuto aprobado por el Decreto Supremo N 0794-EF, modificado por el Decreto Supremo N 207-2004- EF. Para el abono en las cuentas de los proveedores se tendr en consideracin lo siguiente: a. En la oportunidad del registro del gasto comprometido en el modulo SIAF- SP, la unidad ejecutora procede a ingresar el CCI del proveedor, para su correspondiente validacin. b. La validacin del CCI consiste en la verificacin, a travs de la Cmara de Compensacin Electrnica, de la vigencia de la cuenta y de su respectivo titular, en un plazo de 72 horas como mximo. c. Una vez concluida la validacin, el indicado CCI queda confirmado en el modulo SIAF-SP como nico para efectos de los abonos a que hubiera lugar, inclusive para otras transacciones con cualquier Unidad Ejecutora. d. El CCI confirmado puede ser sustituido por otro CCI, a pedido expreso del proveedor. e. Una vez aprobado el compromiso se procede a registrar el gasto devengado. f. En la oportunidad del registro del gasto girado en el modulo SIAF-SP, se consigna el monto a ser abonado en el CCI del proveedor. g. El monto a ser abonado, el nombre o razn social del proveedor, el Registro nico de Contribuyente (RUC) y el CCI deben constar en el Comprobante de Pago. h. El pago se realiza mediante la transferencia electrnica de fondos a la cuenta del proveedor debitndose la subcuenta bancaria de gasto u otra cuenta bancaria de la unidad ejecutora autorizada por la DNTP.
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.5
Pautas para el abono en las cuentas de los proveedores 4.5.1
- 84 -
4.5.2
El pago a proveedores mediante el abono en sus cuentas es efectuado nicamente por las personas acreditadas por la DNTP ante el Banco de la Nacin, como responsables titulares y suplentes del manejo de las cuentas bancarias de la unidad ejecutora. El pago a proveedores mediante el abono en sus cuentas queda sustentado con la informacin del dbito registrado por el Banco de la Nacin y procesado en el modulo SIAF-SP en las cuentas bancarias de la unidad ejecutora y con el comprobante de pago. La factura u otro comprobante presentado por el proveedor en la fase del gasto devengado queda cancelada con la transferencia electrnica abonada en la cuenta del proveedor.
4.5.3
4.5.4
4.6 4.7 4.8 4.9
Ingresa operaciones de gasto en el modulo SIAF-SP Contabiliza la fase de girado y pagado en el modulo SIAF-SP El jefe de tesorera firma los documentos dando conformidad a la operacin. Tramita el expediente a la Oficina de Contabilidad, incluyndose rdenes, comprobantes de pago y dems documentos, para su revisin y visacin.
5.

5.1 Revisa la documentacin y si todo esta correcto procede a colocar su Visto Bueno. Lo tramita a la Oficina Regional de Administracin.
6.

6.1 Recepcin de los documentos y previo control manifiesta su conformidad consignando su Visto Bueno y si fuera el caso firma el cheque o firma electrnicamente el envo. Remite el expediente a Tesorera para su ejecucin.
7.
Oficina de Tesorera (1/2 da)

7.1 7.2 Remite comprobantes de pago y cheques al rea de Caja para el pago a Proveedores. Archiva documentos pagados.
- 85 -
PROCEDIMIENTO : EJECUCIN FINANCIERA DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo :3.3.3.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Tesorera

Oficina de Tesorera Oficina Regional de Administracin
Enva requerimiento al MEF Solicitando apertura de cuentas
Ministerio de Economa y Finanzas -D.N.T.P.

Enva Resolucin de apertura de cuentas
INICIO
Solicita la apertura de cuentas bancarias
Recepcin de: - Ordenes de Compra - Ordenes de Servicio - Obligaciones Presupuestarias
Llenado de fichas de registro de firmas (2 Titulares y 2 suplentes) Se archiva documentos pagados FIN
Resolucin
Verificacin de monto y datos del Proveedor
Monto es > 700?
NO
Giro de Comprobantes de pago, adjuntando documentacin
Envo de comprobante de pago y cheques para pago a interesados Firma de conformidad de Jefe de Tesorera
SI Proveedor es Buen Contribuyente? NO Verificacin de Tipo de Proveedor SI Giro de cheques y/o Abono Electrnico
Se Tramita para VB previo control
Ingreso de operaciones de gasto en SIAF-SP
Contabilizacin de fase girado y pagado en el SIAF-SP
Se Tramita para VB previo control Y si fuera el caso firma de cheque
Segn Tipo de Proveedor se har:
Detraccin
Verifica en tabla de Bienes el porcentaje de detraccin
2 Se deposita detraccin en cuenta de Proveedor 1
Retencin
Se procede a retener el 6% de la base imponible
Se gira cheque a SUNAT y se entrega comprobante de retencin a proveedor
- 86 -
PERCEPCIN O RECAUDACIN DE FONDOS N 3.3.3.0.02 I. OBJETIVO

Establecer las disposiciones administrativos, competencias, responsabilidades y procedimientos generales relacionados con la fase de ingresos.
II.
BASE LEGAL
Artculo 33 de la Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Artculo 10, prrafo 10.3 de la Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, y modificatorias. Ley N 28693, modificatorias. Ley General del Sistema Nacional de Tesorera, y
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, y modificatorias. Ley N 29142, Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico, para el ao 2008 y sus modificatorias en lo que sea pertinente. Decreto Supremo N 195-2001-EF, Regulan centralizacin de recursos directamente recaudados. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias.
III.
TRAMITE / REQUISITOS 1. rea de Caja de la Oficina de Tesorera (01 da)

1.1 La determinacin de ingresos se realiza sobre la base de la norma legal que autoriza la percepcin o recaudacin de los fondos, debiendo establecerse el monto, el concepto, e identificar al deudor, con indicacin de la fecha en que deber hacerse efectiva la cobranza correspondiente y, de ser el caso, la periodicidad de la cobranza, intereses aplicables y tratamiento presupuestal de la percepcin o recaudacin. Los referidos ingresos deben ser registrados en el SIAF-SP sustentando dicho registro con documentos tales como: recibo de ingresos, papeletas de depsito, notas de abono, ticket, boletas de venta, facturas o los correspondientes estados bancarios, segn sea el caso. Los fondos pblicos recaudados, captados u obtenidos de acuerdo a ley, cualquiera sea la fuente de financiamiento, deben ser depositados en las correspondientes cuentas bancarias en un plazo no mayor de 24 horas. El abono de los fondos percibidos en las respectivas cuentas bancarias se har dentro de los plazos establecidos, cuando dicha percepcin sea en efectivo o con cheques del mismo banco. Cuando se trate de cheques de otros bancos, se aplicar el plazo adicional del canje.
1.2
1.3
1.4
- 87 -
PROCEDIMIENTO : PERCEPCIN O RECAUDACIN DE FONDOS
Cdigo :3.3.3.0.02
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Tesorera

Persona Natural o Jurdica Oficina de Tesorera rea de Tramite Documentario
INICIO Recepciona expediente adjuntando copia de recibo de Caja
Acude a caja para pago segn procedimiento a realizar. El monto se encuentra estipulado en el TUPA si fuese el caso
Recepcin de ingresos por diversos conceptos en CAJA
Recibo de Caja Recibo de Caja 2 Recibo de caja 3
Deposito en cuenta bancaria respectiva
Elaboracin de Recibo de Ingresos
Recibo de Ingresos
Registro de operaciones de INGRESOS en el SIAF-SP
Contabilizacin de operacin de ingresos en el SIAF-SP
FIN
- 88 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA OFICINA DE CONTABILIDAD REGISTRO Y CONTROL DE CALENDARIOS POR GASTO CORRIENTE E INVERSIONES N 3.3.4.0.01 I. OBJETIVO
Registrar y controlar el calendario mensual a nivel de meta y por fuente de financiamiento, con la finalidad que no haya sobregiros.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, y modificatorias. Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico.
III.
REQUISITOS
Reporte de calendario emitido por la Oficina de Presupuesto y Tributacin. Saldos de calendario a nivel de meta y por fuente de financiamiento de cada obra.
IV.
ETAPAS 1. Unidad Orgnica Solicitante (1/2 da)

1.1 1.2 Solicita calendario. Remite a Oficina de Contabilidad expedientes con documentos finales como rdenes de Compra, rdenes de Servicio, Obligaciones Presupuestarias y Planilla de Remuneraciones.
2.
Oficina de Presupuesto y Tributacin (1/2 da)

2.1 Solicita calendario a nivel de Funcin y Programa ante la Direccin Nacional de Presupuesto Publico del Ministerio de Economa y Finanzas para cada fuente de financiamiento para la ejecucin del mes.
3.
Ministerio de Economa y Finanzas Direccin Nacional de Presupuesto Publico (10 das)

3.1 Revisa y aprueba calendario remitindolo va SIAF a nivel de fuente de financiamiento y detallado a nivel de funcin y programa.
4.
Oficina de Presupuesto y Tributacin (02 das)

4.1 Una vez autorizado el calendario por la Direccin Nacional de Presupuesto Publico remite los calendarios de Gasto corriente a la Oficina Regional de Administracin y el calendario de Inversiones a las Oficina Regional de Administracin.
5.

5.1 Recibido el calendario se encarga de la programacin del gasto corriente detallndolo a nivel de meta y remite a Oficina de Contabilidad para su registro y control.
- 89 -
6.
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin ( 01 da)

6.1 Recibido el calendario se encarga de la programacin del gasto de inversin detallndolo a nivel de meta.
7.
Oficina de Presupuesto y Tributacin ( 01 da)

7.1 7.2 Realizada la programacin se emite calendario a nivel de meta tanto del gasto corriente como del gasto de inversin. Se emite reportes de calendario y certificacin presupuestaria a las Unidades Orgnicas Solicitantes y se tramita a la Oficina Regional de Administracin, Oficina de Contabilidad, Oficina de Logstica y Patrimonio, Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin.
8. 9. 10.
Oficina de Contabilidad Secretaria (1/2 da)

8.1 Recepciona un ejemplar del calendario.
Oficina de Contabilidad Jefatura (1/2 da)

9.1 Toma conocimiento de calendarios.
Oficina de Contabilidad Programa Central (1/2 da)

10.1 Registra en Sistema de Informacin el calendario a nivel de meta y por fuente de financiamiento. 10.2 Se determina la ejecucin presupuestal de cada operacin en las cuales se incluye las rdenes de Compra, rdenes de Servicio, Obligaciones Presupuestarias y Planillas de Remuneraciones. 10.3 Automticamente se descuenta los gastos realizados y se emite reporte de saldos a nivel de fuente de financiamiento.
- 90 -
PROCEDIMIENTO : REGISTRO Y CONTROL DE CALENDARIOS POR GASTO CORRIENTE E INVERSIONES
Cdigo: 3.3.4.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Contabilidad

Oficina de Contabilidad Unidad Orgnica Solicitante Secretaria Jefatura Programa Central Oficina de Presupuesto Y Tributacin (OPT) Oficina Regional de Administracin (ORA) Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (SEPI)
M.E.F. / D.N.P.P.
INICIO Recepciona un ejemplar del calendario Solicita calendario Toma conocimiento de calendario
Registra en Sistema de Informacin el calendario a nivel de meta y por fuente de financiamiento 2 Se determina la ejecucin presupuestal de cada operacin
Solicita Calendario al MEF a nivel de Funcin y Programa
Aprueba y remite calendario a nivel de Funcin y Programa
Remite calendarios a ORA y a la SGEPI para su programacin
Realiza la Programacin del gasto de Inversin a nivel de meta
3 Remite a Oficina de Contabilidad expedientes con documentos finales como Ordenes de compra, ordenes de servicio, Obligaciones Presupuestarias, entre otros Automticamente se descuenta los gastos realizados y se emite reporte de saldos a nivel de fuente de financiamiento
Realiza la Programacin del gasto corriente o de Operacin a nivel de meta
Tramita reportes de calendario a: - Oficina Regional de Administracin, - Oficina de Contabilidad, - Oficina de Logstica y Patrimonio, - Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin.
Saldos de calendario
Se emite calendario a nivel de meta de gasto corriente y/o gasto de inversin
FIN Calendario
- 91 -
ELABORACIN DE OBLIGACIONES PRESUPUESTARIAS N 3.3.4.0.02 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para elaborar la Obligacin Presupuestaria que sustente el gasto.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad.
III.
REQUISITOS
Documentacin Sustentatoria para la elaboracin de Obligacin Presupuestaria
IV.
ETAPAS 1. Formas de Inicio:

1.1 Unidad Orgnica (1/2 da) 1.1.1. Emite solicitud para emisin de Obligacin Presupuestaria en los casos siguientes: 1.1.2. 1.2 Solicitud de viticos Fondo para pagos en efectivo Fondo fijo de caja chica Subvenciones otorgadas Encargo por convenio Valorizaciones de obra Planilla de dietas Otros
Deriva documentacin completa a la Oficina de Contabilidad.
Entidad Convenio (1/2 da) 1.2.1 1.2.2 Se registra el compromiso en el SIAF -SP Deriva documentacin completa a la Oficina de Contabilidad.
1.3
Oficina de Recursos Humanos (1/2 da) 1.3.1 Emite Planilla de Remuneraciones de: - Personal Activo - Personal Cesante - Contratados por Inversin 1.3.2 Deriva documentacin completa a la Oficina de Contabilidad.
1.4
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (1/2 da) 1.4.1 1.4.1 Emite Planilla de Remuneraciones de Personal de Construccin Civil. Deriva documentacin completa a la Oficina de Contabilidad.
- 92 -
2. 3.

2.1 Recepciona Documentos Originales.

3.1 Toma conocimiento y deriva para la emisin de la Obligacin Presupuestaria.
4.
Oficina de Contabilidad Programa Central (01 da)

4.1 4.2 4.3 Confecciona Obligacin sustentatoria. Presupuestaria en base a Documentacin
Imprime Obligacin Presupuestaria. Se realiza la afectacin presupuestal describiendo la especfica de gasto, la cadena funcional programtica y a qu fuente de financiamiento se va afectar la Obligacin Presupuestaria. Se registra el compromiso y se asigna el cdigo de SIAF - SP
4.4
- 93 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE OBLIGACIONES PRESUPUESTARIAS
Cdigo: 3.3.4.0.02

Oficina de Recursos Humanos (ORH) Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (SGEPI) Oficina de Contabilidad Secretaria Jefatura Programa Central
Unidad Orgnica
Entidad - Convenio
INICIO 1
O.P
Emite solicitud para emisin de O.P en los casos siguientes : -Solicitud de Viticos -Fondo para pagos en efectivo - Fondo fijo de caja chica - Subvenciones Otorgadas - Encargo por convenio - Valorizaciones de Obra - Planilla de Dietas -Otros
Encargos Internos
Emite Planilla de Remuneraciones de: - Personal Activo - Personal Cesante -Contratados por Inversin
Emite Planilla de Remuneraciones de Personal de Construccin Civil
Recepciona Documentos Originales
Toma conocimiento y deriva para la emisin de la Obligacin Presupuestaria
Elabora Obligacin Presupuestaria en base a Documentacin sustentatoria
Deriva expediente a la Oficina de Contabilidad para elaboracin de Obligacin Presupuestaria
Afecta Presupuestalmente la Obligacin Presupuestaria
1 Se registra el compromiso en el SIAF -SP
1 FIN
- 94 -
OTORGAMIENTO DE VITICOS A TRABAJADORES EN COMISIN DE SERVICIOS N 3.3.4.0.03 I. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el trmite y pago de viticos otorgados a los trabajadores de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa para viajes en comisin de servicios.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27619, Ley que Regula la Autorizacin de Viajes al Exterior. Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley N 27902. Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Pblico. Ley N 28411, Ley General del Sistema de Presupuesto. Ley N 28425, Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. Decreto Supremo N028 - 2009-EF, Establecen Escala de Viticos para Viajes en Comisin de Servicios en el territorio nacional. Resolucin Ejecutiva Regional 165-2009-GRA/PR, Aprobar la directiva Nro. 002-2009-GRA/OPDI denominada "Normas para la autorizacin de viajes y el otorgamiento de viticos por comisin de servicios en el gobierno regional de Arequipa Directiva 002-2009-GRA/OPDI, Normas para la autorizacin de viajes y el otorgamiento de viticos por comisin de servicios en el gobierno regional de Arequipa
III. IV.
REQUISITOS
Memorndum requiriendo viticos.

1.1 La Solicitud de viticos autorizada la deriva a la Oficina Administracin para su conformidad. Regional de
2.

2.1 2.2 2.3 Jefe de la Oficina Regional de Administracin da su conformidad y pone su visto bueno autorizando requerimientos. Si el solicitante necesita movilidad autoriza a la Oficina de Logstica y Patrimonio para su asignacin. Deriva solicitud de viticos a la Oficina de Contabilidad y Oficina de Logstica para acciones que corresponda.
3.

3.1 3.2 3.3 Dispone asignacin de movilidad. Se indica los das, la ruta, y el nmero de personas. Se asigna movilidad y chofer.
- 95 -
4. 5. 6.

4.1 Recepciona expediente.

5.1 Toma conocimiento y deriva para el clculo de viticos.

6.1 Realiza el clculo de viticos y emite Obligacin Presupuestal teniendo las siguientes consideraciones : 6.1.2 El vitico y asignacin que se otorga al Funcionario y Servidor Pblico es para cubrir los gastos para desplazarse a un lugar distinto del mbito de su jurisdiccin en comisin de servicios. La asignacin que corresponde a los gastos, se realizan en concordancia con la Resolucin Directoral N 010-2007-EF, que aprueba los Clasificadores y Maestro del Clasificador de Ingresos para el Ao Fiscal 2007, o el que haga sus veces. El pago de viticos por Comisin de Servicio deber ser por el trmino programado, por lo que la Comisin de Servicio no exceder en ningn caso, el mximo de treinta (30) das calendario por vez (Articulo 83 del Decreto Supremo N 005-90-PCM); la Comisin de Servicio que exceda de quince (15) das calendario, requiere de Resolucin del titular de la Entidad, debiendo el trabajador previamente hacer entrega del cargo (Numeral 3.7 de la Comisin de Servicio; Manual Normativo de Personal N 002-92DNP Desplazamiento de Personal aprobado por Resolucin N 013-92-INAP/DNP). Se otorga 50% del vitico, cuando el Funcionario o Servidor tenga que efectuar una comisin de servicio fuera del mbito urbano de la provincia de Arequipa a un distrito alejado o a una provincia del departamento, siempre que su retorno se produzca despus de dos (2) horas del horario normal de trabajo o que la comisin haya tenido una duracin de 10 horas o ms. De no utilizar el transporte institucional, se le otorgar asignacin para la adquisicin de pasajes. Para las Jefaturas y Trabajadores pertenecientes a las Oficinas Provinciales proceder el pago de viticos, cuando el desplazamiento se realice de la Oficina Provincial correspondiente a la Sede Regional; proceder segn corresponda el pago de viticos y asignacin o por movilidad local (alquiler de acmilas) en el mbito territorio de la Oficina Provincial, solo cuando se acredite plenamente la lejana al lugar de la Comisin de Servicio respecto a la Sede de la Oficina Provincial, o que implique por parte del comisionado, el pernoctar en el lugar del destino de la comisin correspondiente. La autorizacin de la Comisin de Servicio en todos los casos, estar a cargo de la Oficina Regional de Administracin. Queda terminantemente prohibido el pago de viticos por Comisin de Servicios, cuando estos sean financiados por entidades distintas a la Unidad Ejecutora.
6.1.3
6.1.4
6.1.5
6.1.6
6.1.7
- 96 -
6.1.8
No corresponde pagar viticos por comisin de servicios en el exterior por capacitacin, instruccin o similar, cuando estos sean cubiertos por la unidad internacional auspiciante del evento, independientemente de la norma que regula la asignacin de los viticos o conceptos similares bajo responsabilidad del Titular de la Entidad y del funcionario que autoriz, de acuerdo a lo normado en la Dcimo Tercera Disposicin Final de la Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Cuando el Funcionario o Servidor Pblico en Comisin de Servicio tenga que desplazarse al Terminal Areo, se le otorgara por una sola vez el importe de S/. 50.00 (Cincuenta 00/100 Nuevos Soles), y para desplazarse al Terminal Terrestre el importe de S/. 20,00 (Veinte 00/100 Nuevos Soles). La asignacin para la tasa de embarque tanto para los terminales areos como terrestre ser otorgada de acuerdo a las tarifas establecidas. Los Consejeros Regionales solo podrn viajar en Comisin de Servicios fuera del mbito de la Regin Arequipa, cuando sea en misin oficial representado al Gobierno Regional de Arequipa.
6.1.9
6.1.10
6.2 6.3 6.4 6.5
Se realiza la afectacin presupuestal. Se compromete en el SIAF SP. Se realiza control previo de la rendicin. Se devenga en el SIAF SP.
7.
Oficina de Tesorera (01 da)

7.1 7.2 Se procede girar en el SIAF SP. Se entrega documentos para rendicin: Informe de Viaje Planilla de Gastos de Viaje Declaracin jurada de gastos
8.
Oficina de Recursos Humanos (1/2 da)

8.1 Paralelamente al giro se comunica toma conocimiento para el control de asistencia del personal que sali en comisin de servicios.
- 97 -
PROCEDIMIENTO : OTORGAMIENTO DE VITICOS A TRABAJADORES EN COMISIN DE SERVICIOS
Cdigo: 3.3.4.0.03

Oficina de Contabilidad Trabajador Secretaria Jefatura Programa Central Oficina Regional De Administracin (ORA) Oficina de Logstica Y Patrimonio (OLP) Oficina de Tesorera Oficina de Recursos Humanos
Realiza el calculo de viticos y emite Obligacin Presupuestal Toma conocimiento y deriva para el calculo de viticos
INICIO
Recepciona expediente
Ingresa a Sistema de Informacin para solicitar Viticos
Declaracin jurada de gastos Planilla de Gastos de Viaje Jefe de la Oficina Regional de Administracin pone su Visto Bueno Informe de Viaje
Se realiza la afectacin presupuestal
Jefe inmediato firma la solicitud
Se compromete en el SIAF - SP
3 Necesita Movilidad? Realiza el viaje NO SI Se indica los das, la ruta, y el nmero de personas
Se entrega documentos para rendicin
Toma conocimiento para el control de asistencia
Se realiza control previo de la rendicin 1 Hace la rendicin de viaticos Se devenga en el SIAF -FP Presenta la rendicin a la Oficina de Contabilidad para que siga su tramite
3 Se asigna movilidad y chofer Se procede girar en el SIAF - FP
2 INICIO
- 98 -
REGISTRO DE COMPROMISOS PRESUPUESTARIOS EN EL SIAF-SP N 3.3.4.0.04 I. OBJETIVO

Cumplir con la fase de compromiso en el Sistema Integrado de Administracin Financiera.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, y modificatorias. Ley N 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorera, y modificatorias. Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, y modificatorias. Artculo 10, prrafo 10.3 de la Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Artculo 33 de la Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Decreto Supremo N 195-2001-EF, Regulan centralizacin de recursos directamente recaudados. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias. Directivo de Tesorera N 001-2007-EF/77.15
III.
REQUISITOS
Documentos fuentes que pueden ser: - Orden de compra - Orden de servicio - Obligacin Presupuestaria.
IV.
ETAPAS 1. Formas de Inicio (01 da)

1.1 Unidad Orgnica 1.1.1 Unidad Orgnica Solicitante.- realiza 1.1.2 1.2 Solicitud de Compra Solicitud de Servicio Solicita Vitico Otra solicitud que genere Obligacin Presupuestaria
Unidad Orgnica Jefatura visa la solicitud presentada por personal a su cargo. Elabora Planilla de Remuneraciones de: Personal Activo Personal Cesante Personal contratado por Inversin
Oficina de Recursos Humanos ( 01 da) 1.2.1
- 99 -
2.

2.1 2.2 2.3 Revisa documentos fuentes y coloca el Visto Bueno. Si los documentos generan la elaboracin de Obligaciones Presupuestarias los remite a la Oficina de Contabilidad. Si los documentos presentados no generan La elaboracin de Obligacin Presupuestaria y generan rdenes de Compra y/o servicio los deriva a la Oficina de Logstica y Patrimonio para su atencin.
3.

3.1 3.2 Atiende La solicitud de Compra y/o Servicio. Generan Orden de Compra o Servicio respectivamente.
4.

4.1 Toma conocimiento atencin de documentos sustentatorios y los deriva para su
5.

5.1 5.2 5.3 Genera Obligacin Presupuestaria si no son rdenes de Compra ni rdenes de Servicio. Realiza afectacin Presupuestal. Registra Fase de compromiso en SIAF SP (En forma manual o mediante interfase). Se debe tener las siguientes consideraciones. 5.3.1 Para efectos de la ejecucin financiera y dems operaciones de tesorera, el monto total de los compromisos debe registrarse en el SIAF-SP de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos legalmente en la etapa de ejecucin presupuestal, debidamente sustentados con los documentos que sealan las normas vigentes, no debiendo exceder el lmite ni al perodo fijado a travs del respectivo Calendario de Compromisos. Los datos relacionados con el Gasto Comprometido, tales como la Meta Presupuestaria y Cadenas de Gasto aplicables, deben ser reflejo de la documentacin sustentatoria, debiendo contar con la correspondiente conformidad de los responsables de su verificacin, previo al ingreso de los datos en el SIAF-SP, a fin de evitar posteriores solicitudes de regularizacin y reasignacin. El nmero de registro SIAF-SP del Gasto Comprometido debidamente formalizado debe ser consignado en el documento sustentatorio de esta etapa de la ejecucin. Modificacin del Registro nico del Contribuyente (RUC).nicamente en casos de errores materiales podr modificarse el RUC del proveedor procesado en el SIAF-SP en la etapa del Compromiso. Este procedimiento slo podr ser realizado con la debida sustentacin por el Director General de Administracin o por quien haga sus veces, para cuyo efecto acceder con su respectiva clave electrnica. En tanto la DNTP no haya asignado la mencionada clave electrnica, la modificacin del RUC ser efectuada previa solicitud expresa y debidamente sustentada a dicha Direccin Nacional.
5.3.2
5.3.3
5.3.4
5.4
Asigna el nmero de registro SIAF a documento sustentatorio.
- 100 -
PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE COMPROMISOS PRESUPUESTARIOS EN EL SIAF-SP
Cdigo: 3.3.4.0.04

Unidad Orgnica Solicitante Jefatura Oficina de Logstica Y Patrimonio (OLP) Oficina Regional De Administracin (ORA) Oficina de Recursos Humanos Oficina de Contabilidad Jefatura Programa Central
Genera Planilla de Remuneraciones de : INICIO - Personal Activo -Personal Cesante - Personal contratado por Inversin O.S. Realiza : - Solicitud de Compra - Solicitud de Servicio - Solicita Vitico - Otra solicitud que genere Obligacin Presupuestaria 1 O.C.
Toma conocimiento de Documentos Sustentatorios
Genera Obligacin Presupuestaria
1 Generan Orden de Compra o Servicio respectivamente
Revisa documentos fuentes y coloca el Visto Bueno
Realiza afectacin Presupuestal
Visa la solicitud
Atiende La solicitud de Compra y/o Servicio
NO
Documentos generan O.P? SI
Registra Fase de compromiso en SIAF SP ( En forma manual o mediante interface)
Asigna el numero de registro SIAF a documento sustentatorio
FIN
- 101 -
REGISTRO DE FASE DEVENGADO EN EL SIAF - SP N 3.3.4.0.05 I. II. OBJETIVO

Cumplir con la fase de devengado en el Sistema Integrado de Administracin Financiera.
BASE LEGAL
Artculo 10, prrafo 10.3 de la Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Artculo 33 de la Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 27972, Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico, y modificatorias. Ley N 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorera, y modificatorias Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, y modificatorias. Ley Anual de Presupuesto del Sector Pblico. Decreto Supremo N 195-2001-EF. Regulan centralizacin de recursos directamente recaudados. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y modificatorias. Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15
III.
REQUISITOS
Documentacin Fuente Sustentatoria (Facturas, Boletas, Planillas) Conformidad del rea de Control Previo Interno
IV.
ETAPAS 1. Formas de inicio

1.1 Oficina de Logstica y Patrimonio Almacn Central (1/2 da) 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.4 Da conformidad a Mercadera ingresada firmando la Orden de Compra. Deriva documentacin completa a la Oficina de Contabilidad. Da conformidad a Servicio brindado y firma la (Orden de Servicio). Deriva documentacin completa a la Oficina de Contabilidad. Da conformidad a Obligacin Presupuestaria. Deriva documentacin completa a la Oficina de Contabilidad.
Oficina de Logstica y Patrimonio rea de Servicios (1/2 da)
- 102 -
1.4.1 1.4.2
Da conformidad a Obligacin Presupuestaria. Deriva documentacin completa a la Oficina de Contabilidad.
2. 3. 4. 5.

2.1 Recepciona documentacin fuente con documentacin sustentatoria.

3.1 Toma conocimiento y deriva para su control previo.
Oficina de Contabilidad Control Previo Interno (1/2 da)

4.1 En base a la documentacin adjunta realiza las revisiones.
Oficina de Contabilidad Programa Central ( 02 das)

5.1 Procede a Devengar en SIAF FP teniendo las siguientes consideraciones: 5.1.1 Documentacin para la fase del Gasto Devengado.- El devengado se sustenta nicamente con alguno de los siguientes documentos: Factura, boleta de venta u otros comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con el Reglamento de Comprobantes de Pago aprobado por la SUNAT. Orden de Compra u Orden de Servicio en contrataciones o adquisiciones de menor cuanta o el Contrato, acompaado con la respectiva factura, nicamente en los casos a que se refiere el inciso c) del numeral 9.1 del artculo 9. Valorizacin de obra acompaada de la respectiva factura. Planilla nica de Pagos de Remuneraciones o Pensiones, Viticos, Racionamiento, Propinas, Dietas de Directorio, Compensacin por Tiempo de Servicios. Relacin numerada de recibos por servicios pblicos como agua potable, suministro de energa elctrica o telefona, sustentada con los documentos originales. Formulario de pago de tributos. Relacin numerada de Servicios No Personales cuyo gasto se registra en la Especfica 27. Nota de Cargo bancaria. Resolucin de reconocimiento de derechos de carcter laboral, tales como Sepelio y Luto, Gratificaciones, Reintegros o Indemnizaciones. Documento oficial de la autoridad competente cuando se trate de autorizaciones para el desempeo de comisiones de servicio. Resolucin de Encargos a personal de la institucin, Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica y, en su caso, el documento que acredita la rendicin de cuentas de dichos fondos. Resolucin judicial consentida o ejecutoriada.
- 103 -
Convenios o Directivas de Encargos y, en su caso, el documento que sustenta nuevas remesas. Norma legal que autorice Transferencias Financieras. Norma legal que apruebe la relacin de personas naturales favorecidas con subvenciones autorizadas de acuerdo a Ley. Otros documentos que apruebe la DNTP. El cdigo de los mencionados documentos y la numeracin de los mismos, entre otros datos necesarios, debe ser registrado en los campos correspondientes a la fase del Gasto Devengado en el SIAF-SP. 5.1.2 Formalizacin del Gasto Devengado 5.1.2.1 El Gasto Devengado se formaliza cuando se otorga la conformidad con alguno de los documentos establecidos en el artculo precedente luego de haberse verificado, por parte del rea responsable, una de las siguientes condiciones: a) La recepcin satisfactoria de los bienes; b) La prestacin satisfactoria de los servicios; c) El cumplimiento de los trminos contractuales en los casos que contemplen adelantos, pagos contra entrega o entregas peridicas de las prestaciones en la oportunidad u oportunidades establecidas en las bases o en el contrato; 5.1.2.2 El Gasto Devengado es registrado afectando en forma definitiva la Especfica del Gasto Comprometido, con lo cual queda reconocida la obligacin de pago. El Gasto Devengado, dependiendo de las condiciones contractuales, puede efectuarse en perodos posteriores al del correspondiente compromiso para lo cual es indispensable que ste se haya registrado en el SIAF-SP en el mes autorizado. La presente disposicin no es aplicable para los compromisos no devengados al 31 de diciembre de un Ao Fiscal, en cuyo caso debe tenerse presente lo establecido por el artculo 37 de la Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, concordante con el numeral 20.3. El registro del Gasto Devengado en el SIAF-SP para la adquisicin de bienes y contratacin de servicios y obras slo procede si los datos de los documentos pertinentes a la fase del Compromiso han sido registrados y procesados previamente en el Sistema Electrnico de Adquisiciones y Contrataciones del Estado (SEACE). La presente disposicin ser de aplicacin en las Municipalidades a partir del Ao Fiscal 2008.
5.1.3
El devengado con posterioridad al perodo del compromiso 5.1.3.1
5.1.3.2
5.1.4
Registro del Gasto Devengado en Bienes y Servicios 5.1.4.1
5.1.4.2
- 104 -
5.1.5
Registro del Gasto Devengado por Remuneraciones, Pensiones y Retenciones 5.1.5.1 El registro del Gasto Devengado para efectos del pago al personal activo y pensionista se realiza conforme a lo siguiente: a) El Gasto Devengado del importe neto que debe ser abonado en las respectivas cuentas bancarias de los trabajadores activos y de los pensionistas se registra indicando la mejor fecha de pago, de acuerdo con los cronogramas mensuales de pagos. b) El Gasto Devengado por retenciones diversas se registra en forma separada del correspondiente al importe neto, con indicacin de la mejor fecha de pago, de acuerdo con los cronogramas de pagos que establecen las entidades recaudadoras y acreedoras y con las notificaciones de resoluciones judiciales. c) El pago de retenciones sin fechas establecidas se efecta obligatoriamente dentro del mes al que corresponda el pago de las remuneraciones y pensiones.
5.1.6
Autorizacin del devengado y oportunidad presentacin de documentos para proceso de pagos 5.1.6.1
para
la
La autorizacin de los devengados es competencia del Director General de Administracin o de quien haga sus veces o del funcionario a quien le sea asignada esta facultad de manera expresa. El Director General de Administracin o quien haga sus veces debe: a) Establecer los procedimientos necesarios para efectuar una eficiente programacin de sus gastos. b) Asegurar la oportuna y adecuada elaboracin de la documentacin necesaria para que se proceda al pago de las obligaciones. c) Impartir las directivas necesarias a las oficinas relacionadas con la formalizacin del Gasto Devengado, tales como Logstica y Personal o a aquellas que hagan sus veces, para que cumplan con la presentacin de dichos documentos a la Oficina de Tesorera con la suficiente anticipacin a las fechas previstas para la oportuna y adecuada atencin del pago correspondiente
5.1.6.2
5.2
Tramita la documentacin a Tesorera para fase de giro.
- 105 -
PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE FASE DEVENGADO EN EL SIAF - SP
Cdigo: 3.3.4.0.05

Oficina de Contabilidad Secretaria Jefatura Programa Central Control Previo Interno Oficina de Logstica Y Patrimonio (OLP) Almacn Central rea de Servicios Oficina de Recursos Humanos Unidad Orgnica
INICIO 1
Recepciona documentacin fuente con documentacin sustentatoria
Toma conocimiento y deriva para su control previo
En base a la documentacin adjunta realiza las revisiones
Da conformidad a Mercadera ingresada (Orden de Compra)
Da conformidad a Servicio brindado (Orden de Servicio)
Da conformidad a Obligacin Presupuestaria
Da conformidad a Obligacin Presupuestaria
Procede a Devengar en SIAF - SP 1 1
Tramita la documentacin a Tesorera para fase de giro
FIN
- 106 -
CONTABILIZACIN DE OPERACIONES EN EL SIAF SP EN FORMA DIARIA DE LA FASE COMPROMISO Y DEVENGADO N 3.3.4.0.06 I. OBJETIVO
Contabilizacin de los registros en la fase de compromiso y devengado para su mejor control y para que no se sature.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Directiva 004-2007-EF/93.01 Aprobada con Resolucin Directoral 009-EF/93.01.
III.
REQUISITOS
Aprobacin en fase de compromiso y devengado en el SIAF-SP. Revisin de control previo interno dando el visto bueno a la operacin.
IV.

1.1 Oficina de Logstica y Patrimonio Almacn Central 1.1.1 1.1.2 1.2 Da conformidad a Mercadera ingresada. Tramita a Oficina de Contabilidad documentos sustentatorios. Da conformidad a Servicio brindado. Tramita a Oficina de Contabilidad documentos sustentatorios. Emite Planilla de Remuneraciones de: Personal Activo Personal Cesante Contratados por Inversin 1.3.2 1.4 Tramita a Oficina de Contabilidad documentos sustentatorios. documentos fuentes y documentos fuentes y documentos fuentes y
Oficina de Logstica y Patrimonio rea de Servicios 1.2.1 1.2.2
1.3
Oficina de Recursos Humanos rea de Remuneraciones 1.3.1
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin 1.4.1 1.4.2 Emite Planilla de Remuneraciones de Personal de Construccin Civil. Tramita a Oficina de Contabilidad documentos sustentatorios. documentos fuentes y
1.5
Unidad Orgnica 1.5.1 Emite solicitud para emisin de Obligacin Presupuestaria en los casos siguientes: Solicitud de Viticos
- 107 -
1.5.2
Fondo para pagos en efectivo Fondo fijo de caja chica Encargos Internos Subvenciones Otorgadas Encargo por convenio Valorizaciones de Obra Planilla de Dietas Otros documentos fuentes y
Tramita a Oficina de Contabilidad documentos sustentatorios.
2.

2.1 Recepciona Documentos Originales: Orden de Compra Orden de Servicio Documentos que derivan en Obligacin Presupuestaria 2.2 Si los documentos son diferentes a Orden de Compra u Orden de Servicio los deriva al rea de Programa Central para la confeccin de la Obligacin Presupuestaria. Si son Orden de Compra u Orden de Servicio los tramitan para que se realice el compromiso en el SIAF FP.
2.3
3.

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Confecciona Obligacin Presupuestaria en base a Documentacin fuente. Se compromete en el SIAF SP rdenes de Compra, rdenes de Servicio y Obligaciones Presupuestarias. Se contabiliza la fase compromiso en el SIAF - SP Se devenga en el SIAF - SP Se contabiliza la fase devengada en el SIAF- SP
- 108 -
PROCEDIMIENTO : CONTABILIZACIN DE OPERACIONES EN EL SIAF -SP EN FORMA DIARIA DE LA FASE DE COMPROMISO Y DEVENGADO
Cdigo : 3.3.4.0.06

Oficina de Contabilidad Secretaria Programa Central
Obligacin Presupuestaria
Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP) rea de Almacn rea de Servicios
Oficina de Recursos Humanos rea de Remuneraciones
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (SGEPI)
Unidad Orgnica
INICIO
Confecciona Obligacin Presupuestaria en base a documentacin fuente
1 Se compromete en el SIAF - SP
Da conformidad a Mercadera ingresada
Da conformidad a Servicio brindado
Emite Planilla de Remuneraciones de: - Personal Activo - Personal Cesante -Contratados por Inversin
Emite Planilla de Remuneraciones de Personal de Construccin Civil
Emite solicitud para emisin de O.P en los casos siguientes : -Solicitud de Viticos -Fondo para pagos en efectivo - Fondo fijo de caja chica - Encargos Internos - Subvenciones Otorgadas - Encargo por convenio - Valorizaciones de Obra - Planilla de Dietas -Otros
Recepciona Documentos Fuentes
SI
Documento Fuente es O.C u O.S.?
Se contabiliza la fase compromiso en el SIAF- SP
Tramita a Oficina de Contabilidad documentos fuentes y documentos sustentatorios
NO
Se devenga en el SIAF - SP
1 1 1 1 Tramita a Oficina de Contabilidad documentos fuentes y documentos sustentatorios
2 Se contabiliza la fase devengada en el SIAF- SP
FIN
- 109 -
ELABORACIN Y REVISIN DE NOTAS DE CONTABILIDAD POR OPERACIONES COMPLEMENTARIAS N 3.3.4.0.07 I. OBJETIVO

Elaboracin de Notas de Contabilidad para las operaciones que no se encuentran en el registro administrativo contable que fueron incluidos previamente en el SIAF-SP para emitir el Balance de Comprobacin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad
III.
REQUISITOS
Informacin de Unidad Orgnica Anlisis Contable
IV.

1.1 Realiza procedimiento y tramita documentacin sustentatoria a Oficina de Contabilidad de las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.
2. 3.

2.1 Recepciona y registra documentacin.

3.1 Revisa, toma conocimiento y tramita para la emisin de Nota de Contabilidad.
4.

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Ordena Documentacin segn fuente de financiamiento para una mejor revisin y anlisis. Revisa clculos presentados. Se emite Nota de Contabilidad y se anexa al expediente. Se registra en el SIAF SP. Se procesa Balance de Comprobacin. Si existe errores se realiza las correcciones y se vuelve a procesar el balance de comprobacin hasta que no exista errores.
- 110 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN Y REVISIN DE NOTAS DE CONTABILIDAD POR OPERACIONES COMPLEMENTARIAS
Cdigo : 3.3.4.0.07

Oficina de Contabilidad Unidad Orgnica Secretaria Jefatura
Revisa, toma conocimiento y tramita para la emisin de Nota de Contabilidad
Programa Central
Ordena Documentacin segn fuente de financiamiento
Recepciona y Registra Documentacin
Revisa clculos PRESENTADOS
INICIO
Se emite Nota de Contabilidad y se anexa al expediente
Nota de Contabilidad
Realiza procedimiento y tramita documentacin sustentatoria a Oficina de Contabilidad
Se registra en el SIAF - SP
Se procesa Balance de Comprobacin
Existe Error?
NO
FIN
SI
Se realiza las correcciones
- 111 -
REGISTRO DE FASE RENDIDA EN EL SIAF - SP N 3.3.4.0.08 I. OBJETIVO

Correcta utilizacin de los fondos entregados como Fondos para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica y Encargos Internos a Personal de la Institucin en el Gobierno Regional de Arequipa en su fase de rendicin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Directiva N 007-2007- GRA/OPDI - Normas para el otorgamiento de viticos y asignaciones en los viajes de comisin de servicios en el gobierno regional de Arequipa. Directiva N 014-2007- GRA/OPDI Normas y procedimientos para pagos en efectivo en el Gobierno Regional de Arequipa.
III.
REQUISITOS
Revisin de control previo interno dando el visto bueno a la rendicin
IV.
ETAPAS 1. Unidad Orgnica (1 da)

1.1 Arma el expediente adjuntando copias de documentos fuentes y originales visados por jefatura de los documentos sustentatorios.
2. 3. 4.

2.1 Recepciona y Registra Documentacin.

3.1 Revisa, toma conocimiento y tramita para el registro de la fase de rendicin.
Oficina de Contabilidad Control Previo Interno (01 da)

4.1 Revisa los documentos fuentes y documentos sustentatorios para la rendicin segn sea el caso. Se tomara las siguientes consideraciones: 4.1.1 Viticos 4.1.1.1 El Numeral 68.3 Articulo 68, de la Directiva N 0012007-EF de Tesorera para el Ao Fiscal 2007 aprobada por Resolucin Directoral N 002-2007-EF, expresa que cuando la comisin de servicios se desarrolla en el interior del pas, el plazo mximo para la rendicin de Viticos es de ocho (08) das calendario despus de culminada la misma y cuando dicha comisin es en el exterior, plazo mximo es de quince (15) das calendario, caso contrario se proceder a la retencin correspondiente a travs de la Planilla nica de Pagos, aplicado los intereses correspondientes de acuerdo a la tasa de inters legal efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros. La acreditacin de los gastos realizados se presentara debidamente documentada y sustentada, con
4.1.1.2
- 112 -
comprobantes de pago autorizados por la SUNAT a nombre del Gobierno Regional de Arequipa, para el caso de la Sede; en las Unidades Ejecutoras estos debern ser emitidos tal como se consigna en su RUC. 4.1.1.3 El importe de la Declaracin Jurada no podr exceder de la Dcima parte de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT); excepto cuando se trate de comisiones de servicio en lugares declarados en emergencia por el Gobierno, para lo cual el Titular del Pliego debe establecer los casos y montos comprendidos en dicha excepcin. El personal que sale de Comisin de Servicio, est obligado a presentar la rendicin de gastos debidamente sustentada, mediante comprobante de pago del pasaje (slo en caso que no haga uso de medios de transporte de propiedad de la Institucin), del alojamiento, alimentacin y declaracin jurada de gastos segn corresponda. El comisionado elaborara su rendicin de cuentas, la cual estar acompaada obligatoriamente del informe de viaje en detalle por actividad realizada por cada da de comisin efectuada; el informe a que se hace mencin, deber contar con el Visto Bueno correspondiente; luego el expediente formulado se remitir para su tramite a las siguientes Unidades Orgnicas. a. Oficina de Logstica y Patrimonio, slo si el comisionado ha usado vehculo de la institucin, para verificacin y control. b. Oficina de Recursos Humanos, para la verificacin de la asistencia en la tarjeta de control y asistencia. c. Oficina de Contabilidad, para las acciones de control previo interno. d. Oficina de Tesorera, para adjuntar la documentacin rendida al comprobante de pago respectivo. 4.1.1.6 En caso de incumplimiento en el plazo previsto para la rendicin ocho (08) y quince (15) das, el comisionado ser afecto a las sanciones previstas de acuerdo a evaluacin, segn corresponda.
4.1.1.4
4.1.1.5
4.1.2
Fondos para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica y Encargos Internos a Personal de la Institucin 4.1.2.1 Fondo para Pagos en Efectivo.- Son recursos econmicos del Gobierno Regional que se asignan para gastos menores que demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no pueden ser debidamente programadas. Se constituye con Recursos Ordinarios. Fondo Fijo para Caja Chica.- Son recursos econmicos del Gobierno Regional que se asignan para gastos menores que demanden su cancelacin inmediata o que, por su finalidad y caractersticas, no pueden ser
4.1.2.2
- 113 -
debidamente programadas. Se constituye con cargo a fuentes de financiamiento distintas a la de Recursos Ordinarios. 4.1.2.3 Fondos para Encargos a Personal de la Institucin.Son Fondos para Pagos con cargo a las diferentes fuentes de financiamiento, que excepcionalmente se dan bajo la modalidad de Encargo a personal de la Institucin. Puede Utilizarse, excepcionalmente, la modalidad de Encargo a personal expresamente designado para la ejecucin del gasto que haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a las condiciones y caractersticas de ciertas tareas y trabajos o a restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En este ltimo caso, con previo informe del rgano de abastecimiento u oficina que haga sus veces. El Uso de la modalidad debe regularse mediante Resolucin del Director de Administracin o de quien haga sus veces, establecindose que, para cada caso , se realice la descripcin del objeto del Encargo, los conceptos del gasto , sus montos mximos, las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomar el desarrollo de las mismas sealando el plazo para la rendicin de cuentas debidamente documentada, la que no debe exceder de los tres (3) das hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo, salvo cuando se trate de actividades desarrolladas en el exterior del pas en cuyo caso puede ser de hasta quince (15) das calendario. 4.1.2.4 Para la apertura de Fondos la Unidad Orgnica que necesita contar con Fondos para pagos, deber solicitar a la Oficina Regional de Administracin o la quien haga sus veces, la apertura del Fondo, detallando la justificacin, el monto, el responsable del manejo adjuntando fotocopia de su Documento Nacional de Identidad DNI, fuente de financiamiento y cadena presupuestaria. La Oficina Regional de Administracin o la que haga sus veces, mediante Resolucin apertura el Fondo para Pagos en Efectivo sea en la modalidad de Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica, sealando la Unidad Orgnica a la que se le asigna el Fondo, el responsable de su administracin, el monto total del fondo, el monto mximo para cada adquisicin, fuente de financiamiento y cadena presupuestal correspondiente. La Oficina Regional de Administracin o la que haga sus veces, mediante Resolucin apertura el Fondo para Pagos en Efectivo en la modalidad de Encargos Internos a Personal de la Institucin, establecindose la descripcin del objeto del encargo, el responsable de la
4.1.2.5
- 114 -
administracin del Fondo, los conceptos del gasto, sus montos mximos, las condiciones a que deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas y el tiempo que tomar el desarrollo de las mismas, sealando el plazo para la rendicin de cuentas debidamente documentada , la que no debe exceder de los tres (3) das hbiles despus de concluida la actividad materia del encargo. 4.1.2.6 En caso de ausencia del encargado del Fondo en Efectivo, se proceder al traspaso del Fondo y asignacin de un sustituto mediante Resolucin, para lo cual se realizar el arqueo, con la presencia del Jefe de la Oficina de Contabilidad , de la Oficina de Tesorera, y la persona que recibe el Fondo, quienes debern firmar los documentos del arqueo. Los Fondos para pagos en efectivo sern girados a nombre de los encargados de administrar los fondos en efectivo de las diferentes dependencias y/o Unidades Ejecutoras. Cuando se haya utilizado el total o por lo menos el 50% del monto autorizado para pagos en efectivo, este podr ser repuesto segn disponibilidad presupuestal cada vez que se haga una rendicin documentada a la Oficina Regional de Administracin o quien haga sus veces. El gasto en el mes con cargo a dicho fondo no debe exceder de tres veces el monto constituido indistintamente del nmero de rendiciones documentadas que pudieran efectuarse en el mismo periodo.
4.1.2.7
4.1.2.8
4.1.2.9
4.1.2.10 No est permitida la entrega provisional de dinero con cargo al Fondo para pagos en Efectivo, excepto cuando sea autorizado en forma expresa o individualizada por el Jefe de la Oficina Regional de Administracin o quien haga sus veces, en cuyo caso los gastos efectuados deben justificarse documentadamente dentro de las 48 horas de la entrega correspondiente. 4.1.2.11 No procede la reposicin de fondos y/o entrega de nuevos Encargos a personas que tienen pendientes la rendicin de cuentas o devolucin de montos no utilizados de Encargos anteriormente otorgados. 4.1.2.12 Los Fondos en efectivo, deben ser utilizados para gastos menores y urgentes que demanden su cancelacin inmediata, o que por su finalidad y caractersticas no pueden ser debidamente programados. 4.1.2.13 El monto a pagar en forma individual por los gastos que se realicen con el Fondo para pagos en efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica, no debe exceder de S/120.00 (Ciento Veinte 00/100 Nuevos Soles) excepto casos especiales e imprevistos en cuyo caso debern ser sustentados y autorizados por la Oficina Regional de Administracin o quien haga sus veces.
- 115 -
4.1.2.14 Las adquisiciones que tengan como documento que sustenta el gasto una declaracin jurada. La Declaracin Jurada es un documento sustentatorio de gastos nicamente cuando se trate de casos, lugares o conceptos por los que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. 4.1.2.15 El Director General de Administracin o el funcionario que haga sus veces determinara de manera expresa los caso, lugares o conceptos en los que se utilizar la Declaracin Jurada como sustento de gasto. 4.1.2.16 El monto de la Declaracin Jurada no debe exceder el diez por ciento (10%) de una Unidad Impositiva Tributaria (UIT). 4.1.2.17 Si el gasto por adquisicin de bienes excede de Setecientos (S/.700.00) Nuevos Soles, se deber efectuar la retencin obligatoria del 6% del IGV y efectuar el pago a la SUNAT, en los formatos establecidos. 4.1.2.18 Para el caso de adquisicin de bienes y servicios considerados en los Anexos N 01, 02 (Bienes), 03 (Servicios) de la Resolucin de la Superintendencia N 183-2004/SUNAT, se deber efectuarse la retraccin para el depsito en el Banco de la Nacin en los formatos establecidos. 4.1.2.19 Con cargo al Fondo para Pagos en efectivo, se asumir gastos por movilidad local, que son autorizados por el Jefe inmediato del Servidor pblico. Se utilizar el formato Boleta de Movilidad Local. 4.1.2.20 Se comprende por movilidad local, los gastos que realicen los servidores pblicos que se encuentren en comisin de servicio para movilizarse dentro de la localidad. 4.1.2.21 El monto por concepto de movilidad local no debe exceder de S/30.00 (Treinta y 00/100 Nuevos Soles), por servidor pblico durante el mes, excepto en caso excepcionales por su naturaleza ameritan el incremento de este monto, previa autorizacin de la Gerencia Regional de Administracin o quien haga sus veces. 4.1.2.22 En casos excepcionales con cargo al Fondo para Pagos, se podr autorizar un anticipo de vitico sujeto a devolucin, cuando el viaje no hay sido programado. En este caso se necesita la autorizacin de la Oficina Regional de Administracin o quien haga sus veces. 4.1.2.23 El responsable del Fondo para pagos en efectivo deber disponer de la seguridad del dinero del Fondo en local institucional, y en ningn caso, deber estar en sus cuentas personales. 4.1.2.24 Las rendicin de Fondos para pagos en efectivo, se efectuarn a la Oficina Regional de Administracin o quien haga sus veces, como mnimo una vez al mes.
- 116 -
4.1.2.25 La rendicin de Fondos para pagos en efectivo, debe presentarse segn lo establece el Formato Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo, con la conformidad del rea de Control Interno, la Oficina de Tesorera, y el VB de la Oficina Regional de Administracin, o quien haga sus veces. Acompaa a la presentacin del formato los comprobantes que sustentan el gasto (Facturas, boletas, ticket, etc.), los cuales deben contener lo siguiente: El comprobante de pago debe consignar en la parte posterior el sustento del gasto firmado por el servidor que lo efecto, el cual deber ser visado por el rea de Control Interno, Oficina de Tesorera y Oficina Regional de Administracin. Los comprobantes de pago deben mantener vigencia, segn lo establece el Decreto Supremo N 048-98-PCM referido a informacin a la SUNAT, sobre adquisicin de bienes y servicios. 4.1.2.26 La Rendicin por parte de los responsables del manejo de Fondos para pagos en efectivo que sean cambiados, estos tendrn un plazo de tres (3) das hbiles para efectuar la rendicin de gastos que corresponda; caso contrario se proceder al descuento automtico de sus remuneraciones, aplicando el inters que corresponda de acuerdo a la Tasa de Inters Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros. 4.1.2.27 El servidor que recibi el anticipo de viticos del Fondo para pagos en efectivo, deber devolver el monto recibido, al da siguiente que se reciba el monto de su vitico, caso contrario se proceder al descuento automtico de sus remuneraciones, aplicando el inters que corresponda de acuerdo a la Tasa de Inters Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros. 4.1.2.28 La liquidacin del Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo para Caja Chica y lo Encargos entregados a personal de la Institucin al cierre del ejercicio Fiscal: 4.1.2.29 Durante el mes de enero de cada Ao Fiscal se deposita y registra en el SIAF SP el saldo que al 31 de Diciembre del Ao Fiscal anterior resulte de la liquidacin del Fondo para Pagos en Efectivo, mediante Papeleta de Depsitos (T-6). 4.1.2.30 El plazo y condiciones indicadas en el prrafo anterior tambin se aplica para la devolucin del saldo que resulta de la liquidacin del Fondo Fijo para Caja Chica y de los montos de encargos entregados a personal de la institucin, los que se depositan en la cuenta de la fuente de financiamiento correspondiente y se registran, en el SIAF-SP. 4.2 Si la documentacin esta correcta lo deriva al rea de Programa Central para elaboracin de O.M.P.
- 117 -
4.3
Si documentacin esta con errores lo devuelve a la Unidad Orgnica de origen para que subsanen las observaciones y la presenten de nuevo.
5.
Oficina de Contabilidad Programa Central (03 das)

4.4 4.5 4.6 4.7 Se elabora la Orden de Modificacin Presupuestaria. Se registra la fase de rendicin en el SIAF SP. Se contabiliza la fase de rendicin. Se procesa el Balance de Comprobacin en forma mensual.
- 118 -
PROCEDIMIENTO : REGISTRO DE FASE RENDIDA EN EL SIAF -SP
Cdigo: 3.3.4.0.08

Oficina de Contabilidad Secretaria Jefatura Programa Central Control Previo Interno Unidad Orgnica
1 OMP
Se elabora la Orden de Modificacin Presupuestaria
2 INICIO Revisa los documentos fuentes y documentos sustentatorios
Recepciona y Registra Documentacin
Revisa, toma conocimiento y tramita para el registro de la fase de rendicin
Se registra la fase de rendicin en el SIAF - SP NO
Arma el expediente adjuntando copias de Documentos fuentes y originales visados por jefatura de los documentos sustentatorios
Hay errores? 1 2 Se contabiliza la fase de rendicin SI
Se procesa el Balance de Comprobacin en forma mensual
Se comunica con unidad Orgnica para que corrijan las observaciones
Realiza las correcciones y lo presenta con la documentacin sustentatoria y Fuente.
FIN
- 119 -
REVISIN Y CONTROL DE RENDICIONES DE CUENTAS POR CONVENIO N 3.3.4.0.09 I. OBJETIVO

Verificar la correcta utilizacin de los fondos entregados a diversas Entidades del Estado del mbito regional para la ejecucin de Proyectos de Inversin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Directiva N 009-2007-GRA/OPDI Normas para la rendicin de fondos de proyectos de inversin pblica ejecutados bajo la modalidad de encargo por convenio
III.
REQUISITOS
Documentos Fuentes - Orden de Compra - Orden de Servicio - Obligacin Presupuestaria - Comprobante de Pago - Otros Documentos Sustentatorios - Facturas - Boleta - Otros
IV.
ETAPAS 1. 2. 3. Entidad Contratante (1/2 da)

1.1 Celebra convenio con el Gobierno Regional de Arequipa.
Oficina de Presupuesto y Tributacin (1/2 da)

2.1 Se emite calendario para el proyecto del convenio.

3.1 3.2 3.3 Emite Obligacin Presupuestaria detallando monto del convenio. Se compromete la Obligacin Presupuestaria. Se devenga la Obligacin Presupuestaria.
4.

4.1 4.2 Se gira la Obligacin Presupuestaria. Se deposita en Cuenta Corriente en el Banco de la Nacin de la Entidad Contratante.
5.
Entidad Contratante (1/2 da)

5.1 5.2 Cobra la entrega de dinero a travs de su cuenta corriente en el Banco de la Nacin. Dentro de los 30 das presenta rendicin de gastos.
- 120 -
6. 7.
Oficina de Contabilidad Jefatura (01 da)

6.1 Recibe la rendicin de cuenta, lo revisa y lo deriva.
Oficina de Contabilidad Control Previo Interno (01 da)

7.1 Revisa la rendicin de gasto teniendo las siguientes consideraciones: 7.1.1 Encargante 7.1.1.1 Efectuar los desembolsos de acuerdo a la disponibilidad de fondos que autorice el Ministerio de Economa y Finanzas al Gobierno Regional de Arequipa a travs de los calendarios mensuales, previo cumplimiento de los procedimientos administrativos y autorizacin de la Presidencia Regional en concordancia con los dispositivos legales vigentes. La Oficina de Presupuesto y Tributacin, coordinar con la encargada, la distribucin mensual de los calendarios segn los montos aprobados en los Convenios Suscritos, as mismo, las reprogramaciones de ser el caso; luego remitir el calendario de compromisos a la Oficina de Contabilidad para que se cumplan los procedimientos administrativos establecidos y posteriormente el giro y pago a cargo de la Oficina de Tesorera. La Encargada (Pliego - Ejecutora, Municipalidad) rendir cuenta documentada al Gobierno Regional de Arequipa adjuntando en original y copia la documentacin que sustenta el gasto, Comprobantes de Pago, rdenes de Compra, Ordenes de Servicio, y de acuerdo a lo dispuesto en la Resolucin de Superintendencia N 007-99, Reglamento de Comprobantes de Pago (Factura, Boleta de Venta, Recibo por Honorarios y otros), y Normatividad vigente de SUNAT (PDT, IGV. y RENTA), dentro de los 5 das Calendario del mes siguiente. Las rendiciones deben estar visadas por el responsable de la ejecucin del encargo (Actividad o Proyecto) (Jefe de Obras, Residente de Obra o quien haga sus veces), quien deber dar conformidad del ingreso de los bienes al almacn; as como la conformidad del Servicio recibido. Los Comprobantes de pago debern estar visados por el Administrador, Contador y Tesorero. Los Comprobantes de Pago (SUNAT) deben estar girados a nombre de Gobierno Regional de Arequipa, RUC. 20490390570. Para los pagos a proveedores cuyos montos sean mayores a S/.700.00, se deber efectuar la Retencin del 6% por ser el Gobierno Regional Agente de Retencin y realizar el respectivo pago al Banco de la Nacin; as mismo, se tendr en cuenta si la adquisicin o servicio recibido est afecto a Detraccin, en tal caso, se tendr que aplicar la tasa correspondiente para efectuar el depsito en la respectiva cuenta bancaria en el Banco de la Nacin a
7.1.1.2
7.1.2
Institucin encargada 7.1.2.1
7.1.2.2
7.1.2.3
7.1.2.4
- 121 -
nombre del Proveedor; en ambos casos (Retencin o Detraccin) se deber remitir copia de los pagos y/o depsitos efectuados al Banco de la Nacin. 7.1.2.5 Los gastos de Remuneraciones y/o Mano de Obra, deben estar sustentados con la Planilla de Sueldos y/o Jornales, segn sea el caso debidamente firmados por los trabajadores que prestaron dichos servicios. Las Planillas de Sueldos y/o Jornales deben estar acompaados con los respectivos pagos del Aporte Social, e impuestos (Salud, Pensiones, A.F.P. y otras) sin considerar cntimos, copia del cheque girado y la Orden de Pago a favor de SUNAT / Banco de la Nacin, consignados en el PDT (Se deber adjuntar copia en Medio Magntico y en formato que dispone SUNAT para estos efectos), dentro de 5 das calendario del mes siguiente. Los recargos por intereses as como las moras y multas por la no presentacin oportuna o por la demora en el pago de Impuestos y Contribuciones Sociales, sern asumidos por la entidad encargada, (recursos del Gobierno Local o Unidad Ejecutara), por tanto no sern reconocidos por el Gobierno Regional de Arequipa. Se registrarn diariamente los Comprobantes de Pago (Facturas, Boleta de Venta) cancelados dentro del mes a informar en el COA - Estado, y de acuerdo al Anexo N 001 (Registro de Compras), firmado por el Administrador, Contador y Tesorero. Registro de Independientes.- (Anexo N 002) Se registrarn diariamente todos los Recibos por Honorarios Profesionales, tengan o no retencin de Impuesto a la Renta por Cuarta Categora, dentro del mes que se gire el Comprobante de Pago y cheque, para informar en el PDT. Adjuntar copia del cheque girado y la Orden de Pago a favor de SUNAT/Banco de la Nacin, sin considerar cntimos y con firma del Administrador, Contador y Tesorero.
7.1.2.6
7.1.2.7
7.1.2.8
7.1.2.9
7.1.2.10 Respecto a las modalidades de adquisicin de bienes y servicios, stas se regirn de acuerdo a las Normas pertinentes, 7.1.2.11 En los Comprobantes de Pago, rdenes de Compra, Ordenes de Servicio, Planillas y otros, se consignar en la parte superior y visible la denominacin "Gobierno Regional de Arequipa - Convenio Nro. xxx; as mismo deber tener numeracin correlativa e independiente. 7.1.2.12 Las rendiciones de cuenta debern sujetarse a lo establecido en las Normas que regulan los Sistemas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, Abastecimientos y Control vigentes. 7.1.2.13 Los saldos no comprometidos por las Encargadas (Pliegos Ejecutoras) debern ser comunicados a la Oficina Regional de Administracin y Oficina Regional
- 122 -
de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial dentro de los 5 das calendarios del mes siguiente, precisando las partidas especificas del gasto no utilizadas con sus respectivos montos, as como los motivos que los generaron. 7.1.2.14 Las Rendiciones de Fondos, se remitirn mediante Oficio dirigido al Presidente del Gobierno Regional de Arequipa, firmado por el Titular del Pliego - de la Entidad Ejecutora 7.2 Si no est conforme se entrega la carpeta a la entidad contratante para que corrijan y levanten las observaciones, luego lo presentan y lo vuelven revisar hasta que no exista ningn error. Cuando la rendicin esta correcta, se emite informe de conformidad.
7.2
8.

8.1 Revisa informe de conformidad y deriva documentacin para que se emita Nota de Contabilidad.
9.

9.1 9.2 Se emite Nota de Contabilidad. Se contabiliza y se hace la rebaja en la cuenta 38.501 Encargos Generales.
- 123 -
PROCEDIMIENTO : REVISIN Y CONTROL DE RENDICIONES DE CUENTAS POR CONVENIO
Cdigo: 3.3.4.0.09

Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorera
Jefatura
Control Previo Interno Programa Central Oficina de Presupuesto y Tributacin (OPT)
Entidad Contratante
INICIO O.P. Recibe la rendicin de cuenta, lo revisa y lo deriva para su verificacin Se emite calendario para el proyecto del convenio Convenio Se celebra convenio con el Gobierno Regional de Arequipa
Revisa la rendicin de gasto
Emite Obligacin Presupuestaria detallando monto del convenio NO Se compromete la Obligacin Presupuestaria Se deposita en Cuenta Corriente en el Banco de la Nacin de la Entidad Contratante
Esta conforme? SI
Revisa informe de conformidad y deriva documentacin para que se emita Nota de Contabilidad
Cobra la entrega de dinero a travs de su cuenta corriente en el Banco de la Nacin
Emite informe de conformidad
Se devenga la Obligacin Presupuestaria
Se gira la Obligacin Presupuestaria
Rendicin de gastos
2 Se contabiliza y se hace la rebaja en la cuenta 38.501 Encargos generales
Dentro de los 30 das presenta rendicin de gastos
FIN 1
Se comunica con Institucin para que corrijan
Se emite Nota de Contabilidad
Presentan rendicin corregida
N/C
Corrigen y levantan las observaciones
- 124 -
REVISIN DE BALANCES MENSUALES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS DEL PLIEGO 443 N 3.3.4.0.10 I. OBJETIVO
Elevar informacin financiera y presupuestal del pliego 443 a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica (DNCP)
II.
BASE LEGAL
Ley N 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad. Resolucin Directoral N 004-2008-EF/93.01; Preparacin y presentacin de informacin financiera y presupuestaria trimestral y semestral, por las entidades usuarias del Sistema de Contabilidad Gubernamental.
III.
REQUISITOS
Balance de Comprobacin mensual Estados financieros Estados Presupuestarios
IV.
ETAPAS 1. Oficina de Contabilidad Jefatura (01 da)

1.1 Rene a las 16 Unidades Ejecutoras para establecer el cronograma de presentacin de balances.
2.
Unidad Ejecutora (02 das)

2.1 2.2 2.3 Elabora los balances mensuales de su Unidad Ejecutora. Realiza la transmisin va SIAF. Presenta Carpeta con el balance mensual a la Oficina de Contabilidad.
3.

3.1 3.2 Recibe las carpetas con el balance mensual de las 16 Unidades Ejecutoras. Revisa y Deriva al rea de Consolidacin e Integracin Contable.
4.
Oficina de Contabilidad rea de Consolidacin e Integracin Contable (03 das)

4.1 4.2 Revisa cada balance por separado de las Unidades Ejecutoras. Si existe errores realiza la apertura del balance de comprobacin en el SIAFSP para que la Unidad Ejecutora pueda realizar las correcciones. Una vez corregida vuelve a trasmitir para que revise el pliego hasta que no exista errores. Consolida el balance de comprobacin de las 16 Unidades Ejecutoras del Pliego 443. Trimestralmente se trasmite a la Direccin Nacional de Contabilidad a travs del SIAF y se remite carpeta del Balance de Comprobacin a nivel de Pliego. Al finalizar del ejercicio se elabora el Balance Constructivo.
4.3 4.4
4.5
- 125 -
5.
Ministerio de Economa y Finanzas Direccin Nacional de Contabilidad Publica (del 31 de marzo al 30 de junio)
5.1 5.2 Recepciona los balances Constructivos. Elabora la Cuenta General de la Republica.
- 126 -
PROCEDIMIENTO : REVISIN DE BALANCES MENSUALES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS DEL PLIEGO 443
Cdigo: 3.3.4.0.10

Jefatura rea de Consolidacin e Integracin Contable
Unidad Ejecutora
Direccin Nacional de Contabilidad PublicaMinisterio de Economa y Finanzas (DNCP)
INICIO 3 Rene a las 16 Unidades Ejecutoras para establecer el cronograma de presentacin de balances Revisa cada balance por separado de las Unidades Ejecutoras 1
Elabora los balances mensuales de su Unidad Ejecutora
NO 1
Existe Errores? SI
Realiza la transmisin va Siaf FIN 2 Presenta Carpeta con el balance mensual a la Oficina de Contabilidad Elabora la Cuenta General de la Republica
Cronograma Apertura el Balance de Comprobacin 3 Consolida el balance de comprobacin de las 16 Unidades Ejecutoras del Pliego 443
Corrige el balance de comprobacin
Revisa y Deriva al rea de Consolidacin e Integracin contable
Recibe las carpetas con el balance mensual de las 16 Unidades Ejecutoras
Trimestralmente se trasmite a la DNCP a travs del Siaf y se remite carpeta del Balance de Comprobacin a nivel de Pliego
Realiza transmisin a nivel de ejecutora
Recepciona los Balances Constructivos
Al finalizar del ejercicio se elabora el Balance Constructivo 2
- 127 -
PROGRAMACIN DEL GASTO PBLICO PLANILLA DE REMUNERACIONES N 4.3.5.1.01 I. OBJETIVO

Formulacin y Programacin Presupuestal para el pago de Pensiones y Remuneraciones para el ejercicio siguiente.
II.
BASE LEGAL
LEY N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. LEY N 29142 Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2008. Directiva. N 003-2007-EF/76.01 Directiva para la Ejecucin Presupuestaria. Directiva N 006-2007-EF/76.01 Directiva para la Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Pblico Presupuesto Analtico de Personal.
III.
REQUISITOS
Formatos establecidos por La Direccin Nacional de Presupuesto Publico a travs de Directivas Emitidas para la Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Publico para un Ejerci especifico.
IV.
ETAPAS
1.
Ministerio de Economa y Finanzas Direccin Nacional de Presupuesto Publico (01 da)

1.1 Aprueba los Cuadros de Plazos para la Fase de Programacin y Formulacin para el ao fiscal 2009, correspondientes a los niveles de Gobierno Nacional, Regional y Local, as como los Cronogramas de Reuniones de Formulacin Presupuestaria para los niveles de Gobierno Nacional y Regional. Aprueba los formatos y fichas as para la Programacin y Formulacin del Presupuesto del Gobierno Nacional y Gobiernos Regionales se publican en la pgina web del Ministerio de Economa y Finanzas: www.mef.gob.pe, conforme al artculo 24 de la Directiva N 006-2007-EF/76.01. Establece que las entidades del Gobierno Nacional y los Gobiernos Regionales para la determinacin de la demanda global de gasto del personal activo y cesante en el marco del artculo 8 de la Directiva 006-2007-EF/76.01 Directiva para la Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Pblico, utilizan la informacin registrada en el Aplicativo Informtico para el Control Centralizado de Planillas y de Datos de los Recursos Humanos del Sector Pblico, implementado por la Directiva N 003-2008-EF/76.01.
1.2
1.3
2.

2.1 2.2 2.3 Evala y Coordina la informacin a consolidar para remitirla a la Direccin Nacional de Presupuesto Publico. Remite cuadros a las diferentes Unidades Ejecutoras para su implementacin. En regencia a la Oficina de Recursos Humanos se le remite los cuadros 2 GR Personal Activo (Nombrado y Contratado) Servidores Sujetos a Carreras Publicas Plazas Ocupadas y el formato 3 GR Informacin de Cesantes.
3.

3.1 Recepciona los formatos 2 GR y 3GR y los tramita al rea de Remuneraciones para su implementacin.
- 128 -
4.
rea de Remuneraciones (01 da)

4.1 Tomando en consideracin que los gastos de personal y pensiones, se toma como referencia la programacin anual del costo del personal activo y pensionista correspondiente a la Unidad Ejecutora, as como los gastos ocasionales y variables que se prevean durante el ao fiscal materia de programacin. No se pueden prever recursos para futuros reajustes o incremento de remuneraciones ni para la aprobacin de escalas, bonificaciones, dietas, asignaciones, retribuciones y beneficios de toda ndole, cualquiera sea su forma modalidad, mecanismo, fuente de financiamiento, ni para el incremento de incentivos laborales que se otorgan a travs del CAFAE. Los gastos de Personal y Obligaciones Sociales slo deben comprender acciones de personal permitidos por norma expresa, as como ascensos, reasignaciones y rotaciones de personal, entre otros. Adems, se debe considerar los gastos de carcter eventual motivados por retiro o cese de personal, reintegros y la bonificacin por 25 y 30 aos de servicios, segn corresponda. Se debe asegurar el pago de la planilla de haberes de las actividades a desarrollar durante el ao fiscal, as como de sus cargas sociales. Las actividades que involucren el pago de pensiones, deben contar con las previsiones suficientes para el pago de la planilla continua durante el ao fiscal. En lo que respecta a los Aguinaldos y la Bonificacin por Escolaridad, atendiendo al tratamiento legal establecido en el numeral 1. de la Quinta Disposicin Transitoria de la Ley N 28411, se debe considerar el otorgamiento de un Aguinaldo por Fiestas Patrias y otro por Navidad y el otorgamiento de la Bonificacin por Escolaridad a favor de los funcionarios y servidores del Sector Pblico, y a los pensionistas a cargo del Estado comprendidos en los regmenes de los Decretos Leyes Ns. 19846 y 20530. Adicionalmente, en dicha programacin de los gastos se deben considerar las cargas sociales a cargo del empleador que la normatividad seala. En el caso de la Bonificacin por Escolaridad no se consigna cargas sociales. En el caso de los pliegos sujetos al rgimen laboral de la actividad privada, se debe considerar los montos que por dispositivo legal, vienen recibiendo por concepto de Gratificacin por los meses de julio y diciembre. 4.2 Una vez elaborado Los Formatos 2GR y 3 Gr se manda para la firma del Jefe de Personal el cual lo tramita a la Oficina de Presupuesto y Tributacin.
5.
Oficina de Presupuesto y Tributacin ( 01 da)

5.1 Consolida a Nivel Pliego y Lo tramita a La DNPP.
- 129 -
PROCEDIMIENTO : PROGRAMACIN DEL GASTO PUBLICO
Cdigo : 4.3.5.1.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Recursos Humanos rea de Remuneraciones

M.E.F. - Direccin Nacional Presupuesto Publico
INICIO Evala y coordina con Unidades Ejecutoras Aprueba los Cuadros de Plazos para la Fase de Programacin y Formulacin para el ao fiscal 2009 Recepciona Formatos 2GR / 3GR para su implementacin Implementa formato 2 GR
Oficina de Presupuesto y Tributacin
Oficina de Recursos Humanos

Jefatura rea de Remuneraciones
Personal Activo (Nombrado y Contratado) Servidores Sujetos a Carreras Publicas Plazas Ocupadas
Establece que los Gobiernos Regionales determinen la demanda global de gasto del personal activo y cesante Consolidacin a Nivel Pliego Firma formato la jefatura Implementa formato 3 GR
Aprueba los formatos y fichas para la Programacin y Formulacin del Presupuesto Publico Formato 2 GR Formato 3 GR
Recepciona Informacin de Pliego
Remite Consolidado a DNPP
Personal Cesante
FIN
- 130 -
ELABORACIN DE PLANILLAS PARA PERSONAL CESANTE N 4.3.5.1.02 I. II. OBJETIVO

Cumplir con el pago mensual de pensiones al personal de cesantes y jubilados.
BASE LEGAL
LEY N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico.
III.
REQUISITOS
Cronograma de pago publicado por el Ministerio de Economa y Finanzas Establecer que Personal cesante se encuentra habilitado para el pago del mes.
IV.
ETAPAS 1. rea de Remuneraciones ( 01 da)

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Se establece la Cadena Funcional Programtica para el pago del personal cesante. al comienzo de ao. Cada mes se revisa si la Cadena Funcional Programtica calendario previsto. cuenta con el
Se procesa los descuentos al personal cesante tanto los fijados por ley con descuentos autorizados de terceros. Se registra incidencias del personal cesante. Se procesa planillas de cesantes.
1.6 2.
2.1 2.2
Se imprime planillas, reportes y analticos y boletas.

Revisa las planillas, si esta conforme procede a firmarlas y autoriza la generacin de la Obligacin Presupuestaria. Si no se encuentra conforme solicita al rea de Remuneraciones que corrijan y vuelvan a imprimir la planilla con los reportes corregidos.
Jefatura de Oficina de Recursos Humanos (01 da)
3.
rea de Remuneraciones ( 01 da)

3.1 Elabora el PDT (Programa de declaracin Telemtica) con las incidencias del personal cesante y junto al resto de informacin de planillas de otro tipo lo presenta a la SUNAT en la fecha que le corresponda segn cronograma.
4.

4.1 4.2 Con el reporte de la Obligacin Presupuestaria procede a comprometerlo en el SIAF (Sistema Integrado de Administracin Financiera). Aprobado el compromiso se devenga en el SIAF.
5.

5.1 Realiza el giro de acuerdo a los analticos presentados por la Oficina de Tesorera.
- 131 -
5.2
Realiza envi electrnico en el SIAF para que a travs del banco de la Nacin sea depositado en su cuenta de cada cesante.
6.
Cesantes (01 da)

6.1 Segn cronograma publicado el personal cesante puede cobrar el depsito hecho en su cuenta.
- 132 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE PLANILLAS PARA PERSONAL CESANTE DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.3.5.1.02

Oficina de Recursos Humanos rea de Remuneraciones Oficina de Contabilidad Oficina de Tesorera
Banco de la Nacin
1 INICIO
Se asocia la Cadena Funcional a cada Activo y Cesante al comienzo de ao
Revisin de calendarios, Cesantes
Se revisa las Planillas
Planilla Correcta? Se registra incidencias Cesantes Se ingresa Descuentos de cesantes SI
NO
Se corrige Planillas
Se elabora la Obligacin Presupuestaria
Se compromete en el SIAF - SP
Realiza Envo Electrnico Va SIAF-SP para ser pagado en el Banco de la Nacin
Cesantes cobran en sus cuentas en fecha establecida por el MEF
Se Procesa Planilla de Cesantes
Se imprime reportes
Se Devenga en el SIAF-SP
Gira de acuerdo a los analticos
Se elabora el PDT Analticos Boletas Planillas
FIN
- 133 -
ELABORACIN DE PLANILLAS PARA PERSONAL ACTIVO N 4.3.5.1.03 I. OBJETIVO

Cumplir con el pago mensual de remuneraciones e incentivos al personal Nombrado y contratado por Operacin.
II.
BASE LEGAL
III.
REQUISITOS
Cronograma de pago publicado por el Ministerio de Economa y Finanzas. Establecer que Personal Activo se encuentra habilitado para el pago del mes.
IV.
ETAPAS 1. rea de Remuneraciones (01 da)

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 Se establece las Cadenas Funcionales Programticas para el pago del personal activo al comienzo de ao. Cada trabajador esta relacionado a una cadena funcional programtica. Cada mes se revisa si la Cadena Funcional Programtica calendario previsto. cuenta con el
Se procesa los descuentos al personal cesante tanto los fijados por ley con descuentos autorizados de terceros. Se registra incidencias del personal Nombrado y Contratado por Operacin. Se procesa planillas de personal Nombrado y Contratado por Operacin. Se imprime planillas, reportes y analticos y boletas.
2.
Jefatura de Oficina de Recursos Humanos (1/2 da)

2.1 2.2 Revisa las planillas, si esta conforme procede a firmarlas y autoriza la generacin de la Obligacin Presupuestaria. Si no se encuentra conforme solicita al rea de Remuneraciones que corrijan y vuelvan a imprimir la planilla con los reportes corregidos.
3.

3.1 3.2 Se tramita Planillas de incentivos al CAFAE. Elabora el PDT (Programa de declaracin Telemtica) con las incidencias del personal Nombrado y Contratado por Operacin y junto al resto de informacin de planillas de otro tipo, lo presenta a la SUNAT en la fecha que le corresponda segn cronograma.
4.

- 134 -
5.

5.1 5.2 Realiza el giro de acuerdo a los analticos presentados por la Oficina de Tesorera. Realiza envi electrnico en el SIAF para que a travs del banco de la Nacin sea depositado en su cuenta de cada cesante.
6.
CAFAE (01 da)

6.1 Genera el envi mediante carta orden y adjuntando un diskette con las cuentas y los montos a depositar los incentivos a cada trabajador.
7.
Personal Nombrado y Contratado por Operacin (01 da)

7.1 Segn cronograma publicado el personal Nombrado y Contratado por Operacin cesante puede cobrar el depsito hecho en su cuenta.
- 135 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE PLANILLAS PARA PERSONAL ACTIVO DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.3.5.1.03

INICIO Se revisa las Planillas Se coloca la Cadena Funcional a cada Activo y Cesante al comienzo de ao 1 2
Oficina de Tesorera
Banco de la Nacin
CAFAE
Planilla es Correcta? SI
NO
Revisin de calendarios, Activos Se elabora Obligacin Presupuestaria Se ingresa descuentos de Activos Obligacin Presupuestaria
Se compromete en el SIAF-SP
Se registra incidencias De personal Activo
Se tramita Planillas de Incentivo al CAFAE 2 Se elabora el PDT
Se Devenga en el SIAF-SP
Gira de acuerdo a los analticos y Planilla al CAFAE
Genera el envo mediante carta orden al Banco de la Nacin para pago de Incentivos en fecha establecida por MEF
Se Procesa Planilla de Activos
Se imprime reportes
Analticos Boletas Planillas
Realiza envo Electrnico en El SIAF para ser pagado en el Banco de la Nacin
Activos cobran Remuneracin mas Incentivo en sus cuentas en fecha establecida por el MEF
Gira Cheques para Pago a Proveedores
Se coordina con AFP si existe problemas
FIN
- 136 -
ELABORACIN DE PLANILLAS PARA PERSONAL CONTRATADO POR INVERSIN N4.3.5.1.04 I. II. OBJETIVO
Cumplir con el pago mensual de haberes al personal contratado por inversin.
BASE LEGAL
III. REQUISITOS
Informe de actividades realizadas en el mes de cada trabajador por inversin. Establecer que personal contratado por inversin se encuentra habilitado para el pago del mes.
IV.
ETAPAS 1. rea de Remuneraciones (01 da)

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Se establece la Cadena Funcional Programtica para el pago del personal contratado por inversin a comienzo de cada mes. Cada mes se revisa las Cadenas Funcionales Programticas de todas las Fuentes de Financiamiento en las cuales se va a ejecutar el compromiso. Se procesa los descuentos al personal contratado por inversin tanto los fijados por ley con descuentos autorizados de terceros. Se registra incidencias del personal contratado por inversin. Se procesa planillas del personal contratado por inversin. Se imprime planillas, reportes y analticos y boletas.
2.
Jefatura de Oficina de Recursos Humanos ( da)

2.1 2.2 Revisa las planillas, si esta conforme procede a firmarlas y autoriza la generacin de la Obligacin Presupuestaria. Si no se encuentra conforme solicita al rea de Remuneraciones que corrijan y vuelvan a imprimir la planilla con los reportes corregidos.
3.
rea de Remuneraciones ( 01 da)

3.1 Elabora el PDT (Programa de declaracin Telemtica) con las incidencias del personal contratado por inversin y junto al resto de informacin de planillas de otro tipo lo presenta a la SUNAT en la fecha que le corresponda segn cronograma.
4.

- 137 -
5.
Oficina de Tesorera ( 01 da)

5.1 5.2 5.3 Realiza el giro de acuerdo a los analticos presentados por la Oficina de Tesorera. Realiza envi electrnico en el SIAF para que a travs del banco de la Nacin sea depositado en su cuenta de cada personal contratado por inversin. Se emite Cheques alas personas que no tengan cuenta en el banco de la nacin
6.
Contratado por inversin ( 01 da)

6.1 Puede cobrar el depsito hecho en su cuenta y si no tiene recoge su cheque en Caja.
- 138 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE PLANILLAS PARA PERSONAL CONTRATADO POR INVERSIN DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.3.5.1.04

INICIO Se revisa las Planillas Se coloca la Cadena Funcional a cada contratado por inversin a comienzo de mes Planilla es Correcta? Revisin de calendarios, de Inversin 3 Se ingresa descuentos de contratados por inversin SI 1
Oficina de Tesorera
Banco de la Nacin
NO
Se elabora la Obligacin Presupuestaria
Se compromete en el SIAF-SF
Se registra incidencias de Contratados por Inversin
Se Devenga en el SIAF-SF
Gira de acuerdo a los analticos
Se Procesa Planillas de contratados por inversin
Se elabora el PDT
Realiza envo Electrnico en El SIAF para ser pagado en el Banco de la Nacin
Contratados por inversin cobran Remuneracin en sus cuentas en fecha establecida por el MEF
Analticos Se imprime reportes Boletas Planillas Se coordina con AFP si existe problemas FIN
- 139 -
INFORMACIN SOLICITADA POR LA DIRECCIN NACIONAL DE PRESUPUESTO PUBLICO DEL MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS N 4.3.5.1.05 I. OBJETIVO
Informar sobre los procesos y procedimientos presupuestales en materia de Recursos Humanos.
II.
BASE LEGAL
LEY N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.
III. IV.
REQUISITOS
Formatos establecidos.
ETAPAS 1. 2. Ministerio de Economa y Finanzas ( 01 da)

1.1 Solicita informacin de plazas ocupadas el final del trimestre.
Oficina de Presupuesto y Tributacin ( da)

2.1 Convoca a reunin con todas las Unidades Ejecutoras del Pliego para ver el procedimiento de llenado de los formatos, establecer fechas de entrega y absolver interrogantes.
3.

3.1 Toma conocimiento del pedido de informacin y deriva al rea de Remuneraciones para que emita informe.
4. 5. 6.

4.1 Emite informe de plazas ejecutadas en el trimestre.
Unidades Ejecutoras (01 da)

5.1 Emiten informe de plazas ejecutadas en su Unidad Ejecutora.
Oficina de Recursos Humanos (01 da)

6.1 Revisa la informacin emitida por el rea de Remuneraciones y si se encuentra conforme lo firma y lo remite a la Oficina de Presupuesto y Tributacin.
7.
Oficina de Presupuesto y Tributacin (01 da)

7.1 7.2 Consolida informacin a nivel de Pliego. Revisa la informacin y lo remite al Ministerio de Economa y Finanzas.
8.
Ministerio de Economa y Finanzas (01 da)

8.1 Recepciona informacin y toma decisiones presupuestales.
- 140 -
PROCEDIMIENTO : INFORMACIN SOLICITADA POR LA DIRECCIN NACIONAL DE PRESUPUESTO PUBLICO DEL MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS
Cdigo : 4.3.5.1.05

Ministerio de Economa y Finanzas Oficina de Presupuesto Oficina de Recursos Humanos Unidades Ejecutoras Jefe de O.R.H. rea de Remuneraciones
INICIO 1
Informe de Plazas Ocupadas 1
Solicita informacin de plazas ocupadas al final de trimestre
Reunin con responsables de Personal de Unidades Ejecutoras
Toma conocimiento de Pedido y deriva al rea de Registro y control para su elaboracin
Elabora informe de plazas ejecutas en trimestre 2
Elabora informe de plazas ejecutas en trimestre de la Unidad Ejecutora
Informe de Plazas Ocupadas Recepciona Informacin para toma de decisiones Consolida de informacin a nivel de Pliego Revisa informacin y le da visto bueno
2 FIN
- 141 -
EMISIN DE INFORMES TCNICOS SOLICITADOS EN EXPEDIENTES JUDICIALES N 4.3.5.1.06 I. OBJETIVO

Emisin de informes judiciales solicitados con expedientes judiciales en asuntos de Recursos Humanos.
II. III. IV.
BASE LEGAL
Sentencias Judiciales.
REQUISITOS
Expediente judicial.
ETAPAS
1.
Juzgado Civil (01 da)

1.1 Solicita informacin en asuntos de Recursos Humanos del Gobierno Regional de Arequipa.
2.
Procuradura Publica Regional (01 da)

2.1 Solicita informacin en asuntos de Recursos Humanos del Gobierno Regional de Arequipa.
3.

3.1 Recepciona solicitud de informacin y deriva al rea de Remuneraciones para que emita informe.
4. 5.

4.1 Analiza, Evala y emite informe siempre cuidando los plazos establecidos
Oficina de Recursos humanos (1/2 da)

5.1 5.2 Emite Oficio informando lo solicitado. Notifica a Interesados.
6.
Juzgado Civil / Procuradura Publica Regional ( da)

6.1 6.2 Recepciona Oficio con la Informacin requerida y toma decisiones. Anexa Oficio al expediente Judicial.
- 142 -
PROCEDIMIENTO : EMISIN DE INFORMES TCNICOS SOLICITADOS EN EXPEDIENTES JUDICIALES
Cdigo : 4.3.5.1.06

Juzgado Civil Procuradura Publica Regional Oficina de Recursos Humanos Jefatura de O.R.H. rea de Remuneraciones
INICIO 1
Solicita informacin en asuntos de Recursos Humanos del Gobierno Regional de Arequipa
Solicita informacin en asuntos de Recursos Humanos del Gobierno Regional de Arequipa
Recepciona solicitud de informacin y deriva al rea e Remuneraciones para que emita informe
Elaboracin de informe
Informe Oficio 2 Elabora Oficio
Recepciona Oficio con la Informacin requerida y toma decisiones
Recepciona Oficio con la Informacin requerida y toma decisiones
Notifica a interesados
Anexa Oficio al expediente Judicial
Anexa Oficio al expediente Judicial
FIN
- 143 -
EMISIN DEL PAP Y CNP DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.3.5.1.07 I. II. III. IV. OBJETIVO
Determinar costos de las plazas presupuestadas.
BASE LEGAL
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto.
REQUISITOS
Cuadro de Agnacin De Personal.
ETAPAS 1. 2. Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (03 das)

1.1 Elabora Cuadro de Asignacin de Personal (CAP).
Consejo Regional (01 da)

2.1 2.2 Aprueba el Cuadro de Asignacin de Personal de la Sede Presidencial de Gobierno Regional de Arequipa. Emite Ordenanza Regional.
3.

3.1 Toma conocimiento de la Elaboracin del CAP y ordena la elaboracin del Presupuesto Analtico de Personal (PAP).
4. 5. 6.
rea de Remuneraciones (03 das)

4.1 Elabora el Presupuesto Analtico de Personal.

5.1 Revisa el PAP y le da Visto Bueno.

6.1 6.2 Aprueba el Presupuesto Analtico de Personal Gobierno Regional de Arequipa. Emite Ordenanza Regional. de la Sede Presidencial de
7.

7.1 Toma conocimiento de la Elaboracin del PAP y ordena la elaboracin del Cuadro Nominativo de Personal (CNP).
8. 9. 10.

8.1 Elabora el cuadro nominativo de Personal.

9.1 Revisa el CNP y le da Visto Bueno.

10.1 Aprueba el Cuadro Nominativo de Personal de la Sede Presidencial de Gobierno Regional de Arequipa. 10.2 Emite Ordenanza Regional.
- 144 -
11.

11.1 Aprobado personal. el Cuadro Nominativo de Personal se procede a notificar al
- 145 -
PROCEDIMIENTO : FORMULACIN DEL PAP Y CNP DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.3.5.1.07

Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (OPDI)
Oficina de Recursos Humanos Consejo Regional Jefatura de la O.R.H.

Se aprueba CAP con Ordenanza Regional Toma Conocimiento y ordena elaborar el PAP
rea de Remuneraciones
Elabora Presupuesto Analtico de Personal PAP
INICIO
Elabora Cuadro de Asignacin de Personal
Ordenanza Regional Revisa PAP y le da Visto Bueno
CAP
Se aprueba PAP con Ordenanza Regional Toma Conocimiento y ordena elaborar el CNP
Ordenanza Regional
Elabora Cuadro Nominativo de Personal
CNP
Revisa CNP y le da Visto Bueno
Se aprueba CNP con Ordenanza Regional
Aprobado, se procede notificar a todo el personal
Ordenanza Regional
FIN
- 146 -
DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE DESIGNACIN N 4.3.5.2.01 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para el desplazamiento de personal bajo la modalidad de Designacin
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley Nro. 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 018-85-PCM, Aprueban Reglamento Inicial del Decreto Legislativo N 276. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III. IV.
REQUISITOS
Oficio de la entidad de destino solicitando la designacin.
ETAPAS 1. Unidad de destino (01 da)

1.1 Emite oficio solicitando el desplazamiento en la modalidad de designacin, de un servidor de carrera para desempear un cargo de confianza en dicha entidad, requiere del conocimiento y aceptacin previa de la entidad de origen y del consentimiento del servidor para que se efectivice dicha accin. La plaza de carrera u otra similar, que especficamente se seale en la Resolucin de designacin, deber quedar reservada en la entidad de origen. no pudiendo ser suprimida ni ocupada mediante nombramiento ascenso o reasignacin; de ser indispensable se recurrir al encargo o contratacin de personal de acuerdo a ley.
2.
Oficina de Recursos Humanos Jefatura (1/2 da)

2.1 Toma conocimiento del pedido de desplazamiento y remite para su evaluacin al rea de Registro y Control para su implementacin.
3. 4.
Servidor (1/2 da)

3.1 Toma conocimiento del pedido de desplazamiento.
Oficina de Recursos Humanos - rea de Registro, Control, Beneficios y Pensiones (01 da)
4.1 Verifica la existencia de la plaza vacante debidamente autorizada en el Presupuesto Analtico de Personal. Realiza la previsin del cargo en el Cuadro de Asignacin de Personal. Evala teniendo las siguientes consideraciones: 4.1.1 La Designacin Es la accin administrativa que consiste en el desempeo de un cargo de responsabilidad directiva o de confianza, por decisin de la autoridad competente en la misma o diferente entidad, con los derechos y las limitaciones que las leyes establecen. La designacin es de carcter temporal, no conlleva a la estabilidad laboral, requiere plaza vacante, se formaliza con
- 147 -
Resolucin Ejecutiva Regional. 4.1.2 Se considera funcionario al ciudadano que es designado por autoridad competente conforme al ordenamiento legal, para desempear cargos del ms alto nivel en los Poderes Pblicos, los organismos con autonoma. Los cargos de confianza son los determinados por ley. El servidor de carrera designado para desempear un cargo de confianza al trmino de la designacin reasume las funciones del nivel que le corresponde, para lo cual deber reservarse su plaza. Los servidores de carrera designados para desempear cargos de confianza o de responsabilidad directiva participaran en los procesos de ascensos para la progresin en la carrera administrativa. Los funcionarios que desempean cargos de confianza no hacen carrera administrativa en dichas condiciones, pero si estn comprendidos en las disposiciones del D.L. 276 y su Reglamento, en lo que les sea aplicable. Los funcionarios designados presentaran declaracin jurada de bienes y rentas. La declaracin jurada ser presentada al asumir las funciones y al termino de estas y peridicamente cada 2 aos en el mes de enero (primera semana), bajo responsabilidad. Las designaciones son procedentes solo para cargos de confianza, hasta el nivel de Director General e inmediato inferior, siempre y cuando la plaza se encuentre vacante. Tambin pueden ser cargos pblicos de confianza los que cada sector determine por Resolucin del Titular. Estos cargos pueden ser los de categora remunerativa de F-1. F-2 Y F-3. que cuenten con unidad orgnica bajo su mando, ejercicio efectivo de la funcin directiva y decisin en el rea de su competencia y que se encuentren vacantes, en el momento de la designacin. Los servidores pblicos de carrera que han ascendido a la condicin de funcionarios antes de la vigencia de la actual Constitucin. (31-1293), conservaran sus derechos adquiridos; a los ascendidos con posterioridad, se les aplicara en caso de concluir su designacin lo dispuesto en el artculo 14 del Decereto Legislativo 276. Los servidores de carrera que hayan ascendido para ocupar cargos de confianza, sealados en el anexo 11 del Decreto Supremo N 051-91PCM y su modificatoria, tienen derecho ha percibir despus de haber concluido la designacin la transitoria para homologacin, previa deduccin del 35% de la Bonificacin Especial, percibida en el cargo de confianza, siempre y cuando hayan estado desempeando el cargo en forma real y efectiva por un periodo no menor de 12 meses ininterrumpidos o por un periodo acumulado no menor de 24 meses.
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
4.1.7
4.1.8
4.1.9
4.1.10
4.2 5.
Emite informe con resultado de la evaluacin a la Jefatura de La Oficina de Recursos Humanos.
Servidor (1/2 da)

5.1 Consiente la designacin
6.
Oficina de Recursos Humanos Jefatura (05 das)

6.1 Formaliza la designacin mediante Resolucin Ejecutiva Regional, y notifica a los interesados.
- 148 -
7.
Servidor (01 da)

7.1 Entrega del cargo, previo conocimiento de la expedicin de Resolucin de designacin. De no cumplir este requisito constituye impedimento para asumir el nuevo cargo. El servidor o funcionario asumir su nuevo cargo maximo a los tres (03) das de recepcionada la resolucin de designacin mas el termino de la distancia. De corresponder, presentara Declaracin Jurada de Bienes y Rentas al entregar el cargo en la entidad de origen y al asumir el cargo en la entidad de destine.
7.2 7.3
- 149 -
PROCEDIMIENTO : DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE DESIGNACIN
Cdigo : 4.3.5.2.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Recursos Humanos rea de Registro y Control

Oficina de Recursos Humanos Unidad de destino Jefatura de O.R.H.
INICIO
Trabajador rea de Registro y Control

Verifica existencia de plaza vacante debidamente autorizada en el PAP Toma conocimiento de la designacin
Solicita la designacin 1
Previsin del cargo en el CAP
Consiente la designacin
Designacin es a otra entidad?
NO
Toma conocimiento de pedido de desplazamiento
Formaliza la designacin mediante Resolucin
SI
Resolucin
Aceptacin del titular la designacin
Notifica designacin
Entrega de cargo
Acepta designacin? NO
SI
Asume nuevo cargo
FIN
Presenta declaracin Jurada de Bienes y Rentas
- 150 -
DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE ROTACIN N 4.3.5.2.02 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para el desplazamiento de personal bajo la modalidad de Rotacin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 018-85-PCM, Aprueban Reglamento Inicial del Decreto Legislativo N 276. Decreto Supremo 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III.
REQUISITOS
Requerimiento de la unidad orgnica de destino solicitando el desplazamiento mediante la modalidad de rotacin de un servidor para su unidad. En el lugar habitual de trabajo: Memorando de la mxima autoridad administrativa. En distinto lugar geogrfico. Resolucin del titular de la entidad.
IV.

1.1 Solicita la Rotacin de un servidor asignado a otra para que trabaje en su unidad orgnica.
2.

3. 4.
Servidor (1/4 da)

3.1 Toma conocimiento del pedido de rotacin.

4.1 Realiza la previsin del cargo en el Cuadro de Asignacin de Personal. Evala teniendo las siguientes consideraciones: 4.1.1 La Rotacin.- Es la accin administrativa que consiste en la reubicacin del servidor al interior de la entidad para asignarle funciones segn su grupo ocupacional y categora remunerativa alcanzada. La rotacin se efecta por decisin de la autoridad administrativa, cuando es dentro de lugar habitual del trabajo o con el consentimiento del interesado en caso contrario. La rotacin supone el desempeo de funciones similares, acordes con el grupo ocupacional en que se encuentra ubicado el servidor.
4.1.2
4.1.3
- 151 -
4.1.4
Para efectuar rotacin de personal, la autoridad administrativa deber verificar que la persona rena los requisitos mnimos exigidos por el nuevo cargo y que los estudios del servidor sean compatibles con el nuevo puesto de trabajo.
4.2
5.
Servidor (1/2 da)

5.1 Consiente la designacin de ser el caso y emite documento de aceptacin cuando la rotacin es en distinto lugar geogrfico.
6. 7.

6.1 Formaliza la designacin mediante Memorando y notifica a los interesados.
Servidor (1/2 da)

7.1 7.2 7.3 Hace entrega del cargo al jefe inmediato o a quien este designe. Se presenta en el nuevo puesto de trabajo segn plazos establecidos en el memorando o resolucin, segn corresponda. De corresponder presentara Declaracin Jurada de Bienes y Rentas.
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PROCEDIMIENTO : DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE ROTACIN
Cdigo : 4.3.5.2.02

Oficina de Recursos Humanos Unidad Orgnica Jefatura de O.R.H. rea de Registro y Control Trabajador
INICIO
Toma conocimiento de la Rotacin
Solicita la Rotacin de personal
Previsin del cargo en el CAP 2 Consentimiento de la Rotacin
Memorndum
Memorndum disponiendo la rotacin Entrega cargo al jefe inmediato
Rotacin es fuera del lugar geogrfico?
NO
Presentacin en el nuevo puesto de trabajo
SI
Resolucin
Elaboracin Resolucin firmado por el Titular del Pliego
FIN
- 153 -
DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE REASIGNACIN N 4.3.5.2.03 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para el desplazamiento de personal bajo la modalidad de Reasignacin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 018-85-PCM, Aprueban Reglamento Inicial del Decreto Legislativo N 276. Decreto Supremo 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III.
REQUISITOS
Pedido escrito del Titular de la Entidad de destino teniendo en cuenta la solicitud de quien es reasignado: A solicitud de la Entidad Se efecta por necesidades del servicio de la entidad de destino, con conocimiento del servidor y autorizado por el titular de la entidad de origen. A solicitud del servidor Procede cuando est debidamente documentada y fundamentada por razones de salud o por unidad familiar de acuerdo a lo establecido en la Ley 23284, con opinin favorable de la entidad de origen y aceptacin de la de destino.
IV.
ETAPAS 1. 2. Unidad de destino (1/2 da)

1.1 Se inicia con el pedido escrito del Titular de la Entidad de destino
Oficina de Recursos Humanos - Jefatura (1 da)

2.1 Toma conocimiento del pedido de desplazamiento por reasignacin y remite para su evaluacin al rea de Registro y Control para su evaluacin e implementacin. La entidad de Origen en un plazo no mayor de quince (15) das hbiles expresara su aceptacin o no, caso contrario se da por aceptado.
3. 4.
Servidor (1/2 da)

3.1 Toma conocimiento del pedido de rotacin.

4.1 Verifica la existencia de plaza, evala teniendo las siguientes consideraciones: 4.1.1 La Reasignacin.- Es la accin administrativa que consiste en el desplazamiento definitivo de un servidor de una entidad pblica a otra sin cesar en el servicio con Conocimiento y aceptacin previa de la
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entidad de origen. Se formaliza con Resolucin del Titular de la entidad de destino. 4.1.2 La reasignacin es de carcter definitivo ya que equivale al trmino de la funcin en la entidad de origen y al inicio de nuevas funciones en la entidad de destino, sin interrupcin del vnculo laboral con el Estado. La reasignacin procede en el mismo grupo ocupacional y categoras remunerativa, siempre que exista plaza vacante en la entidad de destino. La reasignacin a nivel inmediato superior solo procede mediante concurso de meritos para el ascenso, de acuerdo a las normas legales vigentes. La reasignacin conlleva la continuacin en el goce de las remuneraciones que estuviere percibiendo el servidor en la entidad de origen, salvo que la entidad de destine sea de otro rgimen laboral, en cuyo caso el trabajador se adecuara a las disposiciones laborales de la entidad de destino. El derecho al goce de las remuneraciones percibidas, deber constar en la Resolucin de Reasignacin. La reasignacin es aplicable nicamente para los servidores nombrados y directivos de carrera: ms no para los funcionarios. La reasignacin procede entre entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Entidades Pblicas Descentralizadas o Autnomos. Estn prohibidas las Reasignaciones de trabajadores de la Administracin Publica a Empresas del Estado sea de derecho publico, privado o mixto Los servidores mantienen todos sus derechos y beneficios cuando son reasignados dentro de su carrera. De ir a diferente carrera se sujetaran a las condiciones laborales y administrativas de la nueva carrera. Si la reasignacin se efecta de una entidad (Organismo Publico Descentralizado) del rgimen laboral del D. Leg. 728 a una Entidad del rgimen laboral del Decreto Legislativo 276, o viceversa se garantiza la continuidad del vinculo laboral y el servidor se sujeta a los derechos, obligaciones y beneficios de su nueva reparticin, en este caso la entidad de origen cancelara o indemnizara al servidor por el tiempo de servicios prestados.
4.1.3
4.1.4
4.1.5 4.1.6 4.1.7
4.1.8
4.1.9
4.1.10
4.2
5. 6.
Servidor (01 da)

5.1 Consiente la designacin

6.1 6.2 La entidad de destino formulara y remitir a la de origen la Resolucin de Reasignacin con copia al Interesado. La entidad de origen remitir a la de destino el legajo personal y un informe escalafonario precisando hasta que fecha laboro el servidor.
- 155 -
7.
Servidor (02 da)

7.1 7.2 Hace entrega del cargo al jefe inmediato o a la persona que este designe. Se incorpora al nuevo centro de trabajo en un plazo no mayor de tres das de notificada la Resolucin, mas el termino de distancia, si la entidad de destino se encuentra en distinto lugar geogrfico. El servidor tendr derecho al pago de pasajes y gastos de instalacin cuando el desplazamiento es a solicitud de la entidad de destino. Si el servidor no se presentara en dicho plazo, la autoridad de la entidad de destino adoptara las medidas correctivas e informara a la de origen. De corresponder presentar su Declaracin Jurada de Bienes y Rentas.
7.3 7.4 7.5
- 156 -
PROCEDIMIENTO : DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE REASIGNACIN
Cdigo : 4.3.5.2.03

Oficina de Recursos Humanos Unidad Destino Jefatura de O.R.H.
INICIO 1 Solicita la Reasignacin de personal
Trabajador rea de Registro y Control
1 Solicita la Reasignacin de personal firmado por Titular Toma conocimiento de pedido de desplazamiento Verifica existencia de plaza vacante
Notificada la negativa de desplazamiento
Resolucin de desplazamiento
Emisin de Resolucin de desplazamiento
SI
Acepta Desplazamiento
NO
Elabora informe indicando el porque de la negativa Aceptacin de desplazamiento Negacin de Desplazamiento
FIN Remite Legajo e Informe Escalafonario precisando la fecha que laboro servidor Incorpora a servidor a su Trabajo dndole las funciones a realizar Legajo Personal Informe Es notificado con Resolucin de desplazamiento Entrega de Cargo a jefe inmediato
Incorporacin al nuevo Centro de Trabajo
- 157 -
DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE DESTAQUE N 4.3.5.2.04 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para el desplazamiento de personal bajo la modalidad de destaque.
II.
BASE LEGAL
III.
REQUISITOS
La existencia de un documento solicitando el destaque el que podr ser a solicitud de una entidad o del propio servidor. - A Solicitud del Servidor Procede cuando esta debidamente fundamentado por razones de salud de mismo, de su cnyuge o de sus hijos o por unidad familiar. - A Solicitud de la Entidad Por necesidad del servicio debidamente fundamentada con conocimiento del servidor y con una anticipacin no menor de un mes, salvo que el destaque sea en el mismo lugar geogrfico. En cuyo caso se le comunicara con no menos de cinco (5) das tiles.
IV.
ETAPAS 1. Unidad de destino (01 da)

1.1 Emite documento de pedido de la entidad de destino, cuando se trata de desplazamiento por necesidades del servicio. El documento debe contar con el Visto Bueno del jefe inmediato y superior jerrquico.
2.
Servidor (1/2 da)

2.1 Cuando se trata de destaque por necesidades del servidor, este presenta un documento solicitndolo y fundamentndolo por razones de salud del mismo, de su cnyuge o de sus hijos o por unidad familiar.
2.1.1
Por Salud Solicitud del servidor adjuntando. Certificado medico o declaracin jurada simple autenticada por fedatario de la entidad. Visto Bueno del jefe inmediato y superior jerrquico. Documento de aceptacin de la entidad de destino.
- 158 -
2.1.2
Por unidad Familiar Solicitud del servidor adjuntando copia autenticada por fedatario de partida de matrimonio y nacimiento de hijos (solo en caso que no conste en legajo personal). Certificado domiciliario de cnyuge. Estos documentos pueden ser sustituidos por declaracin jurada simple autenticada por fedatario de la entidad. Documento de aceptacin de la entidad de destino. De corresponder presentar Declaracin Jurada de Bienes y Rentas. Informe de la oficina de Personal en que trabaja el cnyuge, donde se precise que no fue trasladado a su solicitud.
En ambos casos debe contar con el Visto Bueno del jefe inmediato y superior jerrquico.
3.
Oficina de Recursos Humanos Jefatura (1/2 da) 3.1

Toma conocimiento del pedido de desplazamiento y remite para su evaluacin al rea de Registro y Control para su implementacin.
4.
Oficina de Recursos Humanos - rea de Registro, Control, Beneficios y Pensiones (1/2 da)
4.1 Las entidades efectuaran el seguimiento posterior de las declaraciones juradas autenticadas por el fedatario de los documentos presentados en la solicitud de Destaque y evaluaran teniendo las siguientes consideraciones: 4.1.1 El Destaque.- Es la accin administrativa que consiste en el desplazamiento temporal de un servidor nombrado a otra Entidad a pedido de esta, debidamente fundamentado, para desempear funciones asignadas en la entidad de destino dentro de su campo de competencia funcional. Se requiere opinin favorable de la entidad de origen o funcionario autorizado por delegacin. El destaque no ser menor de treinta (30) das ni exceder del perodo presupuestal vigente, debiendo contar con el consentimiento previo del servidor. Cuando es necesaria la continuacin del destaque en un nuevo ejercicio presupuestal o prorrogarse cuando es en el mismo ao, se requiere en ambos casos de Resolucin. El servidor destacado mantiene su plaza en la entidad de Origen, en la misma que se abonara todas sus remuneraciones y beneficios mientras dure el destaque. La Oficina de Personal de la entidad de destino ser la responsable del control de asistencia y permanencia de los servidores destacados, debiendo Informar mensualmente dentro de los primeros cinco (5) das a la entidad de origen de las ocurrencias habidas, para los descuentos y acciones de ley a que hubiere lugar. El destaque no genera derecho al servidor de percibir las bonificaciones, gratificaciones y dems beneficios que por pacto colectivo pudieran otorgar a los servidores sindicalizados o no de
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6
- 159 -
la entidad de destino, as como a percibir diferencia remunerativa alguna, salvo los estmulos que pudiera conceder el CAFAE. 4.2 Emite informe con resultado de la evaluacin a la Jefatura de La Oficina de Recursos Humanos.
5.

5.1 Formaliza mediante Resolucin Ejecutiva Regional o de funcionario autorizado por delegacin.
6. 7.
Servidor (1/2 da)

6.1 Consiente el destaque

7.1 Entregar al servidor destacado una notificacin con indicacin de la fecha de inicio y termino del destaque, informe sobre periodo vacacional y trascripcin de la Resolucin del destaque.
8.
Servidor (01 da)

8.1 8.2 8.3 Hace entrega del cargo. De corresponder presentara Declaracin Jurada de Bienes y Rentas. Se incorpora al nuevo centro de trabajo.
- 160 -
PROCEDIMIENTO : PROCEDIMIENTO : DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE DESTAQUE
Cdigo : 4.3.5.2.04

Oficina de Recursos Humanos Unidad Destino Jefatura de O.R.H. rea de Registro y Control Trabajador
INICIO
1 2
Solicita Destaque
Solicita el destaque de personal por necesidades de servicio
PRESENTA: - Solicitud de Servicio adjuntando copia autenticada de partida de matrimonio y de nacimiento de hijos. - Certificado domiciliario del Cnyuge
Unidad Familiar Motivo de destaque es ? Por salud
Formalizacin mediante Resolucin FIN Realiza verificacin y regularizacin
PRESENTA SOLICITUD ADJUNTANDO : - Certificado Medico - Documento de aceptacin de Unidad de Destino
Resolucin Incorpora a servidor a su Trabajo dndole las funciones a realizar 3
Visto Bueno del Jefe inmediato y Superior Jerrquico Es notificado con Resolucin de desplazamiento Notifica Resolucin a servidor indicando la fecha de inicio y termino de destaque e informe de periodo vacacional Entrega de Cargo a jefe inmediato
- 161 -
DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE PERMUTA N 4.3.5.2.05 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para el desplazamiento de personal bajo la modalidad de Permuta.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 018-85-PCM, Aprueban Reglamento Inicial del Decreto Legislativo N 276. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III.
REQUISITOS
Por necesidad del servicio: Se comunica con treinta (30) das de anticipacin exponiendo las razones que motivan el desplazamiento. De corresponder a distinto lugar geogrfico ser con consentimiento del trabajador. De comn acuerdo.- Los dos (2) servidores solicitan voluntariamente permutar en los cargos que desempean, para lo cual presentaran en cada entidad una solicitud firmada mutuamente con exposicin de motivos debidamente fundamentados.
IV.
ETAPAS 1. Servidor de Unidad de Origen y Servidor de Unidad de Destino (1/2 da)

1.1 2. Emiten Solicitud firmada mutuamente a su respectiva entidad solicitando el desplazamiento bajo la modalidad de Permuta.
Oficinas de Recursos Humanos de Unidades de Origen y Destino (01 da)
2.1
2.2
Verifica si el pedido de desplazamiento de cada entidad esta firmada por el titular. Las entidades de Origen y destino evaluaran teniendo las siguientes consideraciones:
2.1.1
La Permuta.- es la accin administrativa que consiste en el desplazamiento simultaneo entre dos servidores por acuerdo mutuo, pertenecientes a un mismo grupo ocupacional y categora remunerativa, provenientes de entidades distintas. Se formaliza con Resolucin de los Titulares de ambas entidades. Los servidores debern contar con la misma especialidad o realizar funciones de cargos compatibles o similares en sus respectivas entidades. No procede permuta de servidores de distintas carreras o rgimen laboral. Las entidades involucradas emitirn informes favorables antes de proyectar las resoluciones de permuta correspondientes.
2.1.2
2.1.3
- 162 -
2.1.4
La permuta es definitiva, no tiene carcter temporal, una vez ejecutada la accin administrativa no puede retornarse a la entidad de origen (salvo accin similar). Servidores permutados conservaran su tiempo de servicios al Estado y continuaran gozando de sus remuneraciones, bonificaciones y beneficios en la nueva entidad, as como los descuentos y adeudos. La permuta es efectiva a partir de la fecha en que los trabajadores permutados asuman sus funciones en la entidad de destino, desde la cual tambin devengaran sus remuneraciones, debiendo guardar relacin con la fecha en la que dej de laborar en la entidad de origen.
2.1.5
2.1.6
2.2
La Oficina de Personal de la entidad de origen elaborara un informe precisando hasta cuando presto servicios, fecha de incorporacin a la entidad de destino, uso del descanso vacacional, obligacin de presentar Declaracin Jurada de Bienes y Rentas, liquidacin de pagos y descuentos. Tanto la Unidad de Origen como destino remiten el Legajo personal a la otra parte. Formalizan el desplazamiento mediante resolucin autorizando la Permuta.
2.3 2.4 3.
3.1 3.2 3.3
Servidor de Unidad de Origen y Destino (1/2 da)

Entrega del cargo en las Unidades de Origen. De corresponder presentaran Declaracin Jurada de Bienes y Rentas. De no presentarse a los tres das de notificada la resolucin ms el trmino de la distancia a la entidad de destino, se declarara la nulidad del acto administrativo cuando es de parte. Cuando es por necesidad del servicio se aplicara la sancin correspondiente.
- 163 -
PROCEDIMIENTO : DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE PERMUTA
Cdigo : 4.3.5.2.05

Unidad de Origen
Unidad de Destino Trabajador

INICIO
Trabajador
Solicitud de Permuta
Solicitud de Permuta
Informe Escalafonario
Pedido de desplazamiento firmada por titular
Informe Escalafonario
Pedido de desplazamiento firmada por titular
Resolucin
Remisin de Legajo Personal
Resolucin
Remisin de Legajo Personal
Elaboracin de Resolucin autorizando permuta
De corresponder presentar Declaracin Jurada de Bienes y Rentas
Elaboracin de Resolucin autorizando permuta
De corresponder presentar Declaracin Jurada de Bienes y Rentas
Entrega de Cargo a jefe inmediato Notificacin a Unidad de Destino
Notificacin a Unidad de Destino
Entrega de Cargo a jefe inmediato
FIN
- 164 -
DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE ENCARGO N 4.3.5.2.06 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para el desplazamiento de personal bajo la modalidad de Encargo.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 018-85-PCM, Aprueban Reglamento Inicial del Decreto Legislativo N 276. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III.
REQUISITOS
Requerimiento de la unidad orgnica de destino solicitando el desplazamiento mediante la modalidad de encargo de un servidor para su Unidad.
IV.
ETAPAS
1.
Unidad Orgnica ( da)

1.1 Solicita el desplazamiento de un servidor para que se haga cargo de una plaza en su Unidad Orgnica.
2.

3. 4.
Servidor (1/2 da)

3.1 Toma conocimiento del pedido de encargo.
4.1 4.2 Verifica la existencia de plaza vacante debidamente presupuestada en el Presupuesto Analtico de Personal (PAP). Evala teniendo las siguientes consideraciones: 4.2.1 El Encargo.- Es la accin administrativa mediante la cual se autoriza a un servidor de carrera el desempeo de funciones de responsabilidad directiva dentro de la entidad. El encargo es temporal, excepcional y fundamentado. No podr ser menor de treinta (30) das ni exceder el perodo presupuestal. Se formaliza con Resolucin Ejecutiva Regional o por funcionario delegado. Esta accin administrativa no es procedente para reemplazar titulares que permanezcan en la entidad por diversas acciones del servicio.
4.2.2
- 165 -
4.2.3
Clases de Encargos: 4.2.3.1 Encargo de Puesto: Accin mediante la cual se autoriza el desempeo de un cargo con plaza presupuestada vacante. Encargo de Funciones: Accin mediante la cual se autoriza el desempeo de las funciones por ausencia del titular por vacaciones, licencia, destaque o comisin de servicio.
4.2.3.2
En ambos casos es fundamental que por necesidad del servicio sea indispensable el cumplimiento de las funciones de dichos puestos de trabajo. . 4.2.4 El encargo no genera derecho definitivo, siendo facultad del titular de la entidad la renovacin o finalizacin del encargo. No procede el otorgamiento de pensin considerando el o los cargos desempeados por encargatura. No procede encargatura en entidad distinta Los encargos de puestos o de funciones autorizados mediante Resolucin Ejecutiva Regional que excedan de treinta (30) das, dan derecho a percibir la diferencia entre la remuneracin total del servidor encargado y el monto nico de remuneracin total. de la plaza materia del encargo, efectivizndose el pago a partir del segundo mes de encargaturra, pero considerndose el misino desde el primer da de haber asumido las funciones. Es condicin la existencia de plaza presupuestada. La percepcin de la diferencia de la remuneracin por encargatura queda sin efecto al culminar esta. Para efectivizar el pago del encargo, se establecer en la Planilla nica de Pagos un rubro denominado "encargatura".
4.2.5 4.2.6
4.2.7 4.2.8 4.3
Se emite informe que sustente la Encargatura.
5.
Servidor (1/2 da)

5.1 Consiente la designacin, emite documento de aceptacin rotacin es en distinto lugar geogrfico. cuando la
6.

6.1 Formalizara la encargatura mediante Resolucin Ejecutiva Regional o de funcionario delegado. No procede las encargaturas con memorando, oficio o verbales. Se hace de conocimiento del Jefe Inmediato.
6.2
7.
Servidor (1/2 da)

7.1 7.2 Hace entrega del cargo al jefe inmediato o a quien este designe. Se presenta en el nuevo puesto de trabajo.
- 166 -
PROCEDIMIENTO : DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE ENCARGO
Cdigo : 4.3.5.2.06

Oficina de Recursos Humanos Unidad Orgnica Jefatura de O.R.H. rea de Registro y Control Trabajador
INICIO
1 1 Toma conocimiento de Pedido de encargatura
Solicita Desplazamiento mediante ENCARGO
Verifica la existencia de plaza vacante debidamente presupuestada PAP
Da Consentimiento de Encargatura
Formaliza encargatura mediante Resolucin firmada por Titular de Pliego Resolucin
Entrega cargo
Se notifica a Jefe inmediato
Presentacin en el nuevo puesto de trabajo
FIN
- 167 -
DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE COMISIN DE SERVICIOS N 4.3.5.2.07 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para el desplazamiento de personal bajo la modalidad de Comisin de Servicios.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 018-85-PCM, Aprueban Reglamento Inicial del Decreto Legislativo N 276. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III.
REQUISITOS
Documento solicitando el desplazamiento de servidor bajo la modalidad de Comisin de Servicios.
IV.
ETAPAS 1.
2.
Unidad de destino (1/2 da)

1.1 Se inicia con el pedido escrito de la Entidad de destino. Oficina de Recursos Humanos Jefatura (1/2 da)
2.1 3. 4.
Toma conocimiento del pedido de desplazamiento y remite para su evaluacin al rea de Registro y Control para su implementacin.
Servidor (1/2da)
3.1 Toma conocimiento del pedido de comisin de servicio.
4.1 Evala teniendo las siguientes consideraciones: 4.1.1 La Comisin de Servicios.- Es la accin administrativa que consiste en el desplazamiento temporal del trabajador fuera de la sede habitual de trabajo, dispuesta por la autoridad competente para realizar funciones segn su grupo ocupacional y especialidad alcanzada y que estn directamente relacionadas con los objetivos institucionales. La comisin se efectuar por necesidad del servicio, fundamentndose la labor a cumplir. La comisin de servicio puede ser: en la localidad sede del centro laboral, fuera de la localidad o en el extranjero. La comisin de servicio por horas que se efectu en la localidad ser autorizada par el Jefe inmediato. Si la Comisin, fuera de uno hasta un maximo de quince (15) das calendario, la autorizacin ser otorgada par el Jefe inmediato y
4.1.2
4.1.3 4.1.4
- 168 -
superior jerrquico, salvo disposicin expresa contenida en el Reglamento de Control de Asistencia y Permanencia. 4.1.5 El trabajador tendr derecho al pago previo de los gastos para movilidad y viticos, segn corresponda, de acuerdo con las disposiciones vigentes. El trabajador al trmino de la comisin presentara un informe escrito sobre el cumplimiento de la labor, as como sobre los gastos de movilidad y/o viticos, si fuera el caso, al titular de la entidad con copia al jefe inmediato y a la Oficina de Personal. El trabajador comisionado continuara percibiendo sus remuneraciones y beneficios que le corresponda, as como conservara su plaza de carrera la que no ser suprimida. Emite informe que sustente la Comisin de Servicios.
4.1.6
4.1.7
4.1.8
5. 6.
Servidor (1/2 da)

5.1 Consciente la Comisin de Servicios
Oficina de Recursos Humanos Jefatura (01 da)

6.1 Formaliza la Comisin de Servicios mediante documento que autoriza el desplazamiento el cual contendr la fecha de inicio y de trmino sin exceder en ningn caso el maximo de treinta (30) das calendario por vez. La comisin de servicio que exceda de quince (15) das calendario requiere de Resolucin Ejecutiva regional o del funcionario delegado, debiendo el trabajador hacer entrega del cargo. Pago previo de gastos de movilidad por la va ms conveniente y viticos por los das autorizados.
6.2
6.3
7.
Servidor (1/2 da)

7.1 7.2 7.3 Entrega del cargo cuando la comisin excede (15) das. Ejecuta la Comisin de Servicios. Presenta informe al trmino de la comisin.
8.
8.1 El informe presentado se adjunta al legajo personal.
- 169 -
PROCEDIMIENTO : DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE COMISIN DE SERVICIOS
Cdigo : 4.3.5.2.07

Oficina de Recursos Humanos Unidad de Destino Jefatura rea de Registro y Control Trabajador
INICIO
Toma conocimiento de Solicitud de Comisin de servicios
Solicita Desplazamiento mediante Comisin de Servicios
2 Toma conocimiento de pedido de desplazamiento
Aceptacin expresa sobre la comisin Se Autoriza la Comisin de Servicios 3 SI Entrega de cargo Comisin Excede de 15 das ? NO NO SI Formalizacin de la comisin mediante Resolucin 3 Comisin Excede de 15 das ?
Se Lleva Comisin de Servicios
Culminacin de comisin de servicios
Incorporar en el legajo informe de comisin efectuada
Emite informe al termino de la comisin de servicios
Informe de Comisin de Servicios
Resolucin 4 FIN 4
- 170 -
DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE TRANSFERENCIA N 4.3.5.2.08 I. OBJETIVO

Cumplir con las acciones administrativas para el desplazamiento de personal bajo la modalidad de Comisin de Servicios.
II.
BASE LEGAL
III.
REQUISITOS
Documento solicitando el desplazamiento de servidor bajo la modalidad de Transferencia.
IV.
ETAPAS 1. 2. Unidad de destino (1/2 da)

1.1 Pedido de personal a transferir de parte de la entidad de destino.
Oficina de Recursos Humanos Jefatura (1/2 da) 2.1

Toma conocimiento del pedido de desplazamiento, la accin se debe sustentar con norma expresa. Remite al rea de registro y Control para su evaluacin.
3.
3.1 Evala teniendo las siguientes consideraciones: 3.1.1 La Transferencia.- Es la accin administrativa que consiste en la reubicacin del servidor en entidad diferente a la de origen, a igual nivel remunerativo y grupo ocupacional alcanzado. La transferencia tiene carcter permanente y excepcional, se produce por fusin, desactivacin, extincin o reorganizacin institucional, pasando el servidor de un programa o pliego presupuestal a otro de la Administracin Publica con su respectiva dotacin presupuestal. Los servidores y funcionarios trasladados por transferencia gozan de estabilidad laboral, tienen continuidad en el servicio y se les garantiza la percepcin de sus beneficios de acuerdo a ley. La transferencia procede en la misma entidad cuando las condiciones geogrficas de lejana o las de orden presupuestal lo requieren.
3.1.2
3.1.3
3.1.4
- 171 -
3.2
La transferencia conlleva la respectiva dotacin presupuestal del servidor a la entidad de destino, previa coordinacin con el Ministerio de Economa y Finanzas.
4. 5.
Ministerio de Economa y Finanzas (05 das)

4.1 Autoriza la transferencia de la respectiva partida mediante resolucin.
5.1 Se emite informe que sustente la transferencia.
6.

6.1 6.2 6.3 Formaliza la Transferencia mediante Resolucin Ejecutiva Regional. Notifica a los interesados. Remite el legajo personal a la entidad de destino.
7.
Servidor (01 da)

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 Es notificado. Hace entrega del cargo en la unidad de origen. De corresponder presenta su Declaracin Jurada de Bienes y Rentas. Si no ha hecho uso de vacaciones tendr derecho a gozarlas en la nueva entidad, previa acreditacin. Se incorpora al nuevo centro de trabajo a los tres (3) das de notificada la resolucin, mas el termino de la distancia si corresponde a distinto lugar geogrfico. Asume sus funciones.
7.6
- 172 -
PROCEDIMIENTO : DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL EN LA MODALIDAD DE TRANSFERENCIA
Cdigo : 4.3.5.2.08

Oficina de Recursos Humanos Unidad Origen Jefatura
INICIO
rea de Registro y Control
Ministerio de Economia y Finanzas
Trabajador
Solicita Desplazamiento mediante Transferencia
Se debe sustentar por norma expresa
Evala y realiza las coordinaciones con el MEF
Realiza coordinaciones sobre la transferencia y del presupuesto asignado a la Plaza
Documento de Transferencia
Emite documento de aceptacin de transferencia
Da informe favorable
Unidad de Origen es notificada
Notifica a interesados
Servidor es notificado
Remite Legajo de personal a ser transferido
Servidor se presenta para que se le asign sus funciones
FIN
Incorporacin de legajo personal al Archivo de la Institucin
Es consentida el desplazamiento
- 173 -
CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DEL PERSONAL N 4.3.5.2.09 I. II. OBJETIVO

Controlar la asistencia del personal para sustentar la formulacin de la planilla de pago.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa
III. IV.
REQUISITOS
Necesidad del servicio mediante la utilizacin de los formatos establecidos.
ETAPAS 1. Oficina de Recursos Humanos - rea de Registro, Control, Beneficios y Pensiones (1/2 da)
1.1 Elabora las tarjetas de asistencia en la cual ya se encuentran identificadas los das no laborables como sbados, domingos, feriados, vacaciones, onomstico, entre otros. Elabora el registro de salida de personal para cada trabajador. Tanto la tarjeta y el registro de salida de personal deben estar listas el primer da de cada mes. Distribuye las tarjetas en los diferentes locales.
1.2 1.3 1.4
2.
Oficina de Logstica y Patrimonio - rea de Servicios (1/2 da)

2.1 Entrega el rol de trabajadores que tienen a su cargo la vigilancia y limpieza para que sean considerados los horarios en que estn de turno y para su control de asistencia y permanencia.
3.
Trabajador (01 da)

3.1 El trabajador para registrar su ingreso y salida a la Institucin debe marcar la tarjeta de asistencia y firmarla, este constituye un medio de comprobar que vino a laborar, pudindose implementar otros medios electrnicos.
4.
4.1 4.2 4.3 Se recoge las tarjetas pasada hora en el ingreso de personal. Las personas que no marquen y no tengan justificacin se les consideran como falta. Se califica las faltas y tardanzas y se procede a emitir el reporte diario de asistencia donde figuran, las personas que faltaron, que llegaron tarde, las que se encuentran con licencia. Dentro de los 5 das hbiles al siguiente mes se emite un informe mensual de faltas y tardanzas.
4.4
- 174 -
5.
Oficina de Recursos Humanos - rea de Registro, Control, Beneficios y Pensiones (02 das)
5.1 Elabora la Planilla de remuneraciones y procede a descontar segn el reporte mensual de faltas y tardanzas emitido por el rea de Registro y Control.
- 175 -
PROCEDIMIENTO : CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL
Cdigo : 4.3.5.2.09

Oficina de Recursos Humanos Trabajador rea de Registro y Control rea de Remuneraciones rea de Servicios Oficina de Logstica y Patrimonio
INICIO
Elaboracin de tarjetas
Distribucin de tarjetas en locales Marca su Tarjeta de asistencia Se recoge tarjetas pasado hora de la hora de ingreso Se califica faltas y tardanzas
Entrega rol para personal de vigilancia y limpieza
Realiza descuentos de faltas y tardanzas
Reporte diario de asistencia
Emite reporte diario de Asistencia FIN Dentro de los 5 das hbiles al siguiente mes, se emite informe de faltas y tardanzas 1
- 176 -
CRONOGRAMA ANUAL DE VACACIONES N 4.3.5.2.10 I. OBJETIVO

Programar las vacaciones de los trabajadores segn sus derechos y las necesidades de la Institucin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III.
ETAPAS
Informe del trabajador indicando la programacin de sus vacaciones Cuadro de la Unidad Orgnica indicando las fechas programadas del personal que labora, firmada por el Jefe inmediato. Resolucin aprobando el rol de vacaciones.
IV.
PROCEDIMIENTO 1. Oficina de Recursos Humanos - rea de Registro, Control, Beneficios y Pensiones (1/2 da)
1.1 Se notifica al jefe de cada Unidad Orgnica de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa, para que de el cronograma de vacaciones del personal que este a su cargo.
2.
Jefe de Unidad Orgnica (1/2 da)

2.1 Se entrevista con sus trabajadores y llegan a un acuerdo para la programacin de las vacaciones del personal que esta a su cargo siempre teniendo en cuenta las labores que desempeen y no dejen nada pendiente.
3.
Oficina de Recursos Humanos - rea de Registro, Control, Beneficios y Pensiones (02 das)
3.1 Se consolida y se establece el rol de vacaciones de los trabajadores de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
4.

4.1 Emite Resolucin aprobando el cronograma de vacaciones del ao vigente de los trabajadores de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
5.
5.1 La ltima semana del mes anterior a la salida de vacaciones, se notifica al trabajador con copia a su jefe inmediato, que segn el cronograma aprobado tiene derecho a salir de vacaciones indicndole los periodos pendientes, los das que tomo a cuenta de vacaciones y da de salida y retorno del periodo vacacional.
- 177 -
6.
Trabajador (1/2 da)

6.1 Al ser notificado se comunica con su jefe inmediato para que este autorice la salida de vacaciones o de lo contrario se reprograme.
7.
Jefe de Unidad Orgnica (1/2 da)

7.1 7.2 Si el Jefe esta de acuerdo con la salida de vacaciones le indica al trabajador que no deje nada pendiente en su trabajo. Si por necesidad laboral se debe postergar las vacaciones, tanto el jefe como el trabajador llegan a un acuerdo y reprograman las vacaciones.
8.
Trabajador (1/2 da)

8.1 Si se hacen efecto las vacaciones el trabajador debe firmar el registro de vacaciones
9.

9.1 Si se reprograma las vacaciones se realiza la suspensin de vacaciones para su control de asistencia.
- 178 -
PROCEDIMIENTO : CRONOGRAMA ANUAL DE VACACIONES
Cdigo : 4.3.5.2.10

Oficina de Recursos Humanos rea de Registro y Control
INICIO
Trabajador
Jefe de Unidad Orgnica
Jefatura de Recursos Humanos
Se notifica al jefe de Unidad Orgnica para que de las alternativas de vacaciones del personal que esta a su cargo
Elabora el Rol de vacaciones de su Unidad Orgnica
Se consolida y se establece el rol de la Sede Presidencial del G.R.A.
Emite resolucin aprobando el Rol de Vacaciones del Ao vigente
Resolucin de aprobacin del Rol de Vacaciones
La ultima semana del mes anterior a la salida de vacaciones se notifica al trabajador con copia a Jefe de La Unidad Orgnica
Trabajador es notificado de salida de vacaciones y se comunica con jefe para llegar a acuerdo
Jefe procede a la autorizacin de salida de vacaciones
Trabajador firma tarjeta de vacaciones
SI
Autoriza vacaciones?
NO
Jefe emite documento reprogramando vacaciones
Reprogramacin de vacaciones
FIN
Reprograma vacaciones
- 179 -
INFORMES ESCALAFONARIOS SOBRE EXPEDIENTES DE LICENCIAS PARTICULARES, PERSONALES, FAMILIARES, POR ENFERMEDAD, MATERNIDAD, POR CAPACITACIN OFICIALIZADAS Y NO OFICIALIZADAS N 4.3.5.2.11 I. II. OBJETIVO
Informar sobre las solicitudes de los trabajadores que solicitan licencias
BASE LEGAL
Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III. IV.
REQUISITOS
Informe del trabajador sustentando la licencia solicitada.
ETAPAS 1. 2. Trabajador (1/2 da)

1.1 Presenta documento solicitando licencia.
rea de Tramite Documentario (1/2 da)

2.1 Recepciona el pedido y revisa la documentacin adjunta, si esta todo conforme lo tramita.
3. 4.

3.1 Revisa, toma conocimiento y lo deriva al rea de Registro y Control
4.1 Evala y elabora informe
5. 6. 7.

5.1 Emite Resolucin aprobando o rechazando la licencia solicitada

6.1 Tramita Resoluciones a interesados
Trabajador (1/2 da)

7.1 7.2 Si es procedente el trabajador hace uso de su licencia Si no es procedente el trabajador puede optar por apelar Resolucin en primera Instancia
- 180 -
PROCEDIMIENTO: INFORMES ESCALAFONARIOS SOBRE EXPEDIENTES DE LICENCIAS PARTICULARES, PERSONALES, FAMILIARES, POR ENFERMEDAD, MATERNIDAD, POR CAPACITACIN OFICIALIZADAS Y NO OFICIALIZADAS
Cdigo : 4.3.5.2.11

rea de Tramite Documentario Oficina de Recursos Humanos Jefatura de O.R.H. rea de Registro Y Control
Trabajador
INICIO
Presenta documento solicitando licencia
Recepciona pedido revisando documentacin adjunta y lo tramita a Oficina de Recursos Humanos
Revisa, toma conocimiento y lo deriva al rea de Registro y Control
Evala y elabora informe
Informe
Trabajador hace uso de su licencia
Resolucin
SI Es procedente? NO Tramita Resolucin a interesados Emite resolucin
Si no esta de acuerdo puede proceder a Apelar Copia de Resolucin para llevar control de asistencia Apela Resolucin en Primera Instancia
FIN
- 181 -
INFORME DE BENEFICIOS SOCIALES, SEPELIO Y LUTO, BONIFICACIN POR 25 Y 30 AOS DE SERVICIO, QUINQUENIOS Y AOS DE FORMACIN PROFESIONAL, PENSIN DEFINITIVA N 4.3.5.2.12 I. II. OBJETIVO
Informar sobre los beneficios sociales que le corresponden a los trabajadores
BASE LEGAL
Ley N 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III. IV.
REQUISITOS
Informes.
ETAPA 1. Trabajador (1/2 da)

1.1 Servidor solicita beneficio, adjunta los documentos que sustente el pedido del beneficio en mencin.
2.
rea de Tramite Documentario ( da)

2.1 Recepciona la solicitud de beneficio teniendo en consideracin lo siguiente, segn el caso: 2.1.1 Sepelio - Partida de Nacimiento del Servidor entroncamiento) - Partida de defuncin - Boletas de pago para acreditar gastos de sepelio 2.1.2 Bonificacin por 25 aos / 30 aos / Quinquenios - Constancia de servicios, pagos y descuentos emitidos por el rea de Saneamiento Administrativo de la Secretaria General 2.1.3 Formacin Profesional - Ttulo Profesional - Certificado de estudios - Constancia de servicios, pagos y descuentos emitidos por el rea de Saneamiento Administrativo de la Secretaria General 2.1.4 Pensin definitiva - Constancia de servicios, pagos y descuentos emitidos por el rea de Saneamiento Administrativo de la Secretaria General - Resolucin de Incorporacin a Ley 20530 (para acreditar el
- 182 -
3.

3..1 Toma conocimiento y lo deriva al rea de Registro y Control para su revisin
4.
Oficina de Recursos Humanos - rea de Registro, Control, Beneficios y Pensiones ( 01 da)

4.1 Evala y elabora informe
5. 6. 7.
Oficina de Recursos Humanos Jefatura (02 das)

5.1 Emite Resolucin aprobando o rechazando el beneficio solicitado

6.1 Notifica la Resolucin a los interesados
Trabajador ( 01 da)
7.1 7.2 Si es procedente el trabajador hace uso de su beneficio Si no es procedente el trabajador puede optar por apelar la Resolucin emitida en primera Instancia.
- 183 -
PROCEDIMIENTO : INFORME DE BENEFICIOS SOCIALES, SEPELIO Y LUTO, 25 Y 30 AOS, QUINQUENIOS, 4 AOS DE FORMACIN PROFESIONAL, PENSIN DEFINITIVA
Cdigo : 4.3.5.2.12

Oficina de Recursos Humanos Trabajador rea de Tramite Documentario Jefatura
SEPELIO - Partida de Nacimiento del Servidor (Entroncamiento) - Partida de defuncin - Boletas de pago para acreditar gastos de sepelio 25 aos / 30 aos / Quinquenios -Constancia de servicios, pagos y descuentos emitidos por el rea de Saneamiento Administrativo de la Secretaria General Formacin Profesional - Titulo Profesional - Certificado de estudios - Constancia de pagos Pensin definitiva - Constancia de pagos - Resolucin de Incorporacin a Ley 20530
rea de Registro Y Control
INICIO
Servidor Solicita beneficio
Toma conocimiento y lo deriva para su revisin
Revisa y evala expediente
Si no se encuentra conforme puede Apelar en Primera Instancia
NO
Es procedente? SI
Recepciona Resolucin
Notifica a Servidor
Emite resolucin
Emite Informe
FIN
Espera Beneficio
Resolucin Informe
- 184 -
PROYECTAR RESOLUCIN EN PRIMERA INSTANCIA N 4.3.5.2.13 I. OBJETIVO

Sustentar mediante informes los beneficios sociales que les corresponden a los trabajadores, que permita resolver los Recursos de Reconsideracin o Apelacin de las Resoluciones de primera instancia
II.
BASE LEGAL
III.
REQUISITOS
Resolucin de primera instancia Recurso de Reconsideracin a la Resolucin de primera instancia.
IV.
ETAPAS 1. Activo / Pensionista (01 da)

1.1 Al no encontrase conforme con resolucin emitida procede a interponer Recurso de Reconsideracin en primera Instancia.
2.

2.1 Recepciona la Reconsideracin o Apelacin y verifica que se adjunte nueva prueba instrumental.
3.

3.1 Toma conocimiento y deriva recurso de Reconsideracin o Apelacin a la Oficina de Recursos Humanos
4.

4.1 Toma conocimiento y deriva recurso de Reconsideracin o Apelacin al rea de Registro y Control
5.
Oficina de Recursos Humanos - rea de Registro, Control, Beneficios y Pensiones ( 02 das)

5.1 Revisa y evala, emite resultado mediante informe
6.
Oficina de Recursos Humanos Jefatura ( 01 da)

6.1 Si es Recurso de Reconsideracin en base al informe emite Resolucin, en caso de Recurso de Apelacin enva el Informe a la Oficina Regional de Administracin.
Recurso de Reconsideracin
7. 8.

7.1 Notifica a interesados
Trabajador (1/2 da)

8.1 Si es procedente el trabajador hace uso de su beneficio
- 185 -
8.2
Si no es procedente el trabajador puede optar por ir a una Segunda Instancia que es la Oficina Regional de Administracin.
Recurso de Apelacin
9. 10. 11.
Oficina Regional de Administracin (03 das)

9.1 Emite Resolucin en Segunda instancia
rea de Trmite Documentario (1/2 da)

10.1 Notifica a Interesados
Trabajador (1/2 da)

11.1 Si es procedente el trabajador hace uso de su beneficio 11.2 Si no es procedente el trabajador puede optar por ir a la va judicial, mediante el proceso contencioso administrativo.
- 186 -
PROCEDIMIENTO : PROYECTAR RESOLUCIN EN PRIMERA INSTANCIA
Cdigo : 4.3.5.2.13

rea de Tramite Documentario Oficina Regional de Administracin Oficina de Recurso Humanos Jefatura de O.R.H. rea de Registro y Control
Activo/Pensionista
Informe INICIO
Al no encontrase conforme con resolucin emitida procede A reconsiderar o apelacin en primera instancia
Recepciona Apelacin O Reconsideracin adjuntando nueva prueba. Deriva Recurso
Toma conocimiento del Recurso
Toma conocimiento y deriva recurso
Revisa y evala emitiendo resultado mediante informe
Reconsideracin
Recurso es de: ?
Emite Resolucion Recepciona resolucin Notifica a interesados Apelacin Revisa y evala emitiendo resultado mediante informe Resolucin
Es procedente? SI
NO
Si no esta conforme puede Impugnar a una instancia superior
Emite resultado de informe Emite resultado de Apelacin
FIN
Resolucin de 2da Instancia
- 187 -
ELABORACIN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS DE TRABAJO N 4.3.5.2.14 I. OBJETIVO

Elaborar certificados y constancias de trabajo al personal que lo solicite para los fines que el servidor crea por conveniente.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Decreto Legislativo N 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa.
III. IV.
REQUISITOS
Solicitud del interesado utilizando los formatos establecidos
ETAPAS 1. 2. 3. Trabajador /Ex Trabajador (1/2 da)

1.1 Solicita Constancia o certificado de trabajo

2.1 Recepciona solicitud y verifica si se esta especificando los periodos

3.1 Revisa, toma conocimiento y deriva al rea de Registro y Control para su atencin
4.
4.1 Certificado de Trabajo 4.1.1 4.1.2 4.2 Verifica los periodos en que el ex trabajador laboro en la Institucin Solicita al rea de Saneamiento Administrativo para que emita informe con la verificacin de los periodos indicados. Verifica en que unidad viene laborando Emite Constancia de Trabajo Emite Certificado indicando los periodos laborados Institucin en la
Constancia de Trabajo 4.2.1 4.2.2 4.2.3
5.
Oficina de Recurso Humanos (1/2 da)

5.1 5.2 Firma Constancia de Trabajo y se entrega al trabajador Firma Certificado de Trabajo y se notifica al trabajador para que venga a recabarlo.
- 188 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS DE TRABAJO
Cdigo : 4.3.5.2.14

Trabajador/ Ex Trabajador Tramite Documentario Oficina de Recursos Humanos Jefatura rea de Saneamiento Administrativo Oficina de Recursos Humanos rea de Registro y Control
INICIO 1 Certificado Solcita Constancia o Certificado de Trabajo Recepciona solicitud y verifica si especifica periodos Revisa, toma conocimiento y deriva al rea de Registro y Control para su atencin Constancia
Qu solicita?
Verifica en que Unidad Orgnica viene laborando
Constancia de Trabajo
Emite Constancia
Se entrega constancia a trabajador
Firma Constancia de Trabajo
FIN
Verifica los periodos especificados y emite informe
Revisa si se especifica los periodos de trabajo
Recibe certificado
Notifica a Trabajador
Firma Certificado
Emite certificado
Certificado de Trabajo
- 189 -
ACTUALIZACIN DE LEGAJOS N 4.3.5.2.15 I. OBJETIVO

Mantener vigente los legajos personales de los trabajadores vigentes y cesante o jubilados de la sede presidencial archivando diversos documentos
II.
BASE LEGAL
III. IV.
REQUISITOS
Documentos a archivar
ETAPAS 1. 2. Trabajador (1/2 da)

1.1 Solicita anexar documento a legajo personal
Entidad (1/2 da)

2.1 2.2 Solicita anexar documento a legajo personal Se comunica a Trabajador de que se va anexar documento a su legajo personal
3.

3.1 Revisa documento, da el visto bueno al documento que se va archivar en legajo personal.
4.
4.1 Archiva en Legajo Personal teniendo las siguientes consideraciones: 4.1.1 Por ser el legajo personal un documento confidencial, solo tiene acceso a l las personas encargadas de su manejo no debiendo salir de la oficina donde se archiva, salvo que sea por orden directa del jefe de Recursos Humanos. El encargado de los legajos personales verificara que la documentacin que la documentacin que ingrese al legajo personal cuente con el visto bueno del Jefe de personal. Los documentos que se archivan en el legajo personal se hacen por folios y en orden cronolgico de modo que el ms reciente quede encima de los otros. Toda documentacin archivada debe ser orientada en una sola direccin de ser el caso, debern ser doblados cuidadosamente, los que resulten demasiados grandes. Los documentos que ingresan al legajo personal, sern obligatoriamente registradas en la hoja separadora de cada seccin, debindose hacer la anotacin con tinta azul.
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
- 190 -
4.1.6
Las resoluciones que se emitan en las distintas instancias administrativas deben ser transcritas a la oficina de personal para el archivo en el legajo personal correspondiente. Los documentos que obren en el legajo sern originales o copias legalizadas notarialmente o autenticadas por Fedatario de la entidad. Cuando un trabajador es reasignado, permutado o transferido a otra entidad, el desplazamiento del legajo se hace de oficio ala recepcin de la resolucin correspondiente. Si un servido de carrera es designado en otra entidad con reserva del cargo de carrera en la entidad de origen el legajo ser clasificado y archivado como legajo pasivo hasta el trmino de la designacin y retorno a la entidad de origen.
4.1.7
4.1.8
4.1.9
El legajo personal ser utilizado para efectuar confrontaciones de datos con los documentos que los originaron expedir o transcribir copias de documentos y resolver asuntos administrativos relacionados con el personal.
- 191 -
PROCEDIMIENTO : ACTUALIZACIN DE LEGAJOS
Cdigo : 4.3.5.2.15

Oficina de Recursos Humanos Trabajador Entidad Jefatura de O.R.H. rea de Registro y Control
INICIO
FIN
Solicita anexar documento a legajo
La entidad solicita anexar documento a legajo de trabajador
Revisa documento y toma conocimiento, deriva para su archivo
Archiva en legajo
Archivo
Se notifica documento que se va a anexar a legajo
- 192 -
EMISIN DE INFORMACIN POR REQUERIMIENTO DE RGANOS DE NIVEL CENTRAL Y REGIONAL N 4.3.5.2.16 I. II. OBJETIVO
Cumplir con lo solicitado por las diferentes unidades orgnicas
BASE LEGAL
III.
REQUISITOS
Requerimiento de diferentes rganos sobre informacin procesada o archivada en la Oficina de recursos Humanos a travs de reportes varios
IV.
ETAPAS 1. 2. 3. 4. 5. Institucin de nivel central o regional (1/2 da)

1.1 Solicita informacin en materia de recursos humanos
Persona Natural (1/2 da)

2.1 Solicita informacin en materia de recursos humanos
rea de Tramite Documentario (1/2 da) 3.1

4.1 Recepciona solicitud y lo tramita

Toma conocimiento y deriva al rea competente para su atencin
5.1 5.2 5.3 Revisa, analiza y prepara informacin si es que se puede brindar. Si se puede brindar la informacin se emite respuesta a la solicitud. Si no se puede brindar la informacin se emite un documento indicando la razn de la negativa de brindar la informacin solicitada
6.

6.1 Notifica a interesado
- 193 -
PROCEDIMIENTO : EMISIN DE INFORMACIN POR REQUERIMIENTO DE RGANOS DE NIVEL

CENTRAL Y REGIONAL
Cdigo : 4.3.5.2.16

rea de Tramite Documentario Oficina de Recursos Humanos Jefatura de O.R.H. rea de Registro y Control
Institucin
Persona Natural
INICIO 1
Solicita informacin sobre personal
Solicita informacin sobre personal
Recepciona solicitud y lo tramita
Toma conocimiento y deriva al rea competente para su atencin
Prepara informacin
Documento de respuesta negativa
1 NO Se puede dar informacin? 2 SI Emite documento indicando el porque no se puede atender la solicitud de informacin
Se notifica a interesado
Se emite documento con informacin solicitada
FIN
Documento con informacin requerida
- 194 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS REA DE BIENESTAR SOCIAL FORMULACIN Y APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL DEL PERSONAL DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GRA N 4.3.5.3.01 I. OBJETIVO
Contar con un plan anual de Bienestar Social que coadyuve a mejorar la calidad de vida del trabajador y de su familia.
II.
BASE LEGAL
Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera administrativa.
III.
REQUISITOS
Propuesta de Plan de Trabajo Anual del rea de Bienestar Social de la Oficina de Recursos Humanos.
IV.
ETAPAS 1. rea de Bienestar Social (03 das)

1.1 Formula la propuesta del plan con las actividades a realizar en el ao, lo remite a la Jefatura de la Oficina, para su revisin y aprobacin, de considerarlo o efecta las correcciones que crea conveniente.
2.

2.1 El Jefe de la Oficina de Recursos Humanos lo revisa y hace algunos alcances para su correccin si as lo amerita. Si el Jefe esta de acuerdo lo remite con documento a la Oficina Regional de Administracin.
3.
Oficina Regional de Administracin (02 das)

3.1 Revisa el plan y si tiene que dar algn alcance lo hace conocer y se incluye. De lo contrario si se encuentra conforme emite una Resolucin de Oficina Regional aprobando el Plan Anual de Bienestar Social para el ao en curso.
4.
rea de Bienestar Social (01 da)

4.1 Ejecuta el Plan de Bienestar Social teniendo en cuenta la disponibilidad presupuestal.
- 195 -
PROCEDIMIENTO : FORMULACIN Y APROBACIN DEL PLAN ANUAL DE BIENESTAR SOCIAL PARA EL PERSONAL DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.3.5.3.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Recursos Humanos rea de Bienestar Social

Oficina de Recursos Humanos Area de Bienestar Social Jefatura de O.R.H Oficina Regional de Administracin (ORA)
INICIO
Formula el Plan con las actividades a realizarse en el ao
Jefe de Recursos Humanos Revisa el Plan
Corrige el Plan con las Observaciones
NO Es conforme?
SI
Revisa el Plan Anual de Bienestar Social
NO Es conforme? 1
SI Resolucin
Ejecuta el Plan
Aprueba el Plan de Bienestar Social
FIN
- 196 -
ACREDITACIN DEL TRABAJADOR Y DE SUS DERECHOHABIENTES ANTE EL SEGURO SOCIAL DE SALUD N 4.3.5.3.02 I. OBJETIVO
Que el trabajador y sus derechohabientes se encuentren debidamente acreditados y puedan acceder a los diferentes servicios de ESSALUD.
II.
BASE LEGAL
Ley 27056, Ley de Creacin del Seguro Social de Salud ESSALUD. Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera Administrativa.
III.
REQUISITOS
Declaracin oportuna y correcta en el Programa de Declaracin Telemtica (PDT) de la SUNAT
IV.
ETAPAS 1. Trabajador (1/2 da)

1.1 Solicita la regularizacin de su acreditacin al comprobar que no se encuentra vigente la suya ante ESSALUD.
2.
rea de Bienestar Social (1/2 da)

2.1 2.2 2.3 Recepciona la documentacin presentada. Obtiene las copias de los PDT correspondientes, los que deben ser de los ltimos 3 meses o de lo contrario 4 declaraciones de los ltimos 6 meses. Realiza trmites ante la Oficina de Acreditacin del Centro Asistencial correspondiente o la de la Gerencia Regional de ESSALUD.
3.
ESSALUD Oficina de Acreditacin (1/2 da)

3.1 3.2 Revisa documentacin, si es correcta se acredita complementariamente en el sistema, caso contrario le indica que informacin le falta para ser acreditado. De solicitarse para otro trmite se emite constancia de acreditacin.
4.

4.1 4.2 Si no se puede acreditar la asistenta social informa el porque de la imposibilidad al trabajador. Si la acreditacin fue un xito recaba la constancia de acreditacin y se la entrega al trabajador.
- 197 -
PROCEDIMIENTO : ACREDITACIN DEL TRABAJADOR Y DE SUS DERECHOHABIENTES ANTE ESSALUD
Cdigo : 4.3.5.3.02

Trabajador Oficina de Recursos Humanos rea de Bienestar Social
INICIO PRESENTA - Partida de Matrimonio o Declaracin Jurada de Convivencia segn sea el caso Esposa o Concubina Realiza Tramites Revisa Documentacin Recepciona y revisa documentacin presentada
ESSALUD Oficina de Acreditacin
Trabajador Solicita la regularizacin de su Acreditacin
Derechohabiente La La Acreditacin es Acreditacin es de? de? Trabajador
HIJO
PRESENTA Partida de Nacimiento
NO Es correcta? PRESENTA - Fotocopia de DNI - Fotocopia de PDT de los ltimos 3 meses o de 4 meses de los ltimos 6 meses 2
SI
Recaba constancia de Acreditacin Trabajador recepciona Constancia de Acreditacin
Se acredita
Constancia de Acreditacin
FIN Asistenta entrega y explica la negacin de la acreditacin al solicitante Trabajador se informa del porque de la negacin 2
- 198 -
INSCRIPCIN DEL TRABAJADOR Y DE SUS DERECHOHABIENTES ANTE EL SEGURO SOCIAL DE SALUD N 4.3.5.3.03 I. OBJETIVO Que el trabajador y sus derechohabientes se encuentren debidamente inscritos y puedan acceder a los diferentes servicios de ESSALUD. II. BASE LEGAL Ley 27056, Ley de Creacin del Seguro Social de Salud ESSALUD Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera Administrativa. III. REQUISITOS Declaracin oportuna y correcta en el Programa de Declaracin Telemtica (PDT) de la SUNAT, a efecto de encontrarse acreditado el Titular. IV. ETAPAS 1. Trabajador o Titular ( Mximo da) 1.1 2. De manera automtica con la inclusin del mismo en el Programa de Declaracin Telemtica de la SUNAT. El Trabajador solicita la inscripcin de sus derechohabientes al encontrarse vigente su acreditacin ante ESSALUD. Para las diversas Inscripciones se debe presentar los siguientes documentos: 2.1.1 Para el Hijo Partida de Nacimiento original Formato emitido por ESSALUD el cual ser firmado por el Jefe de la Oficina de Recursos Humanos y la Asistenta Social. Constancia de Trabajo del titular firmado por el Jefe de la Oficina de Recursos Humanos. 2.1.2 Para la esposa o conviviente. Partida de matrimonio civil para el caso de esposa y en el caso de conviviente certificado expedido por la municipalidad. Formato emitido por ESSALUD el cual ser firmado por el Jefe de la Oficina de Recursos Humanos y la Asistenta Social. Constancia de Trabajo del titular firmado por el Jefe de la Oficina de Recursos Humanos. 3. rea de Bienestar Social ( 01 da) 3.1 3.2 Recepciona y revisa documentacin presentada. Realiza trmites ante la Oficina de Acreditacin de la Gerencia Regional de ESSALUD.
Derecho Habientes del Trabajador (1/2 da) 2.1 3.1
- 199 -
4.
ESSALUD Oficina de Acreditacin de la Gerencia Regional (Mximo da) 4.1 4.2 Revisa documentacin, si es correcta se inscribe caso contrario le indica que informacin le falta para ser acreditado. Se emite constancia de inscripcin. Si no se puede inscribir la asistenta social informa el porque de la negativa al trabajador. Si la inscripcin fue un xito recaba la constancia de inscripcin y se la entrega al trabajador.
5.
rea de Bienestar Social (1/2 da) 5.1 5.2
- 200 -
PROCEDIMIENTO : INSCRIPCIN DEL TRABAJADOR Y DE SUS DERECHOHABIENTES ANTE EL ESSALUD
Cdigo : 4.3.5.3.03

Trabajador Oficina de Recursos Humanos Area de Bienestar Social ESSALUD Oficina de Acreditacin
INICIO
Trabajador se encuentra acreditado automticamente al ser declarado en el PDT
Derechohabientes ya se pueden atender en Essalud
Recaba constancia y se la entrega a Trabajador
Entrega constancia a Asistenta Social
Solicita la inscripcin ante Essalud de su derechohabiente
FIN
2 1
Emite constancia de inscripcin
Constancia de inscripcin
SI Hijo
Derechohabiente es?
- Partida de Nacimiento original - Formato emitido por Essalud - Constancia de Trabajo del titular
Esposa o conviviente
- Partida de matrimonio civil para el caso de esposa y en el caso de conviviente certificado expedido por la municipalidad - Formato emitido por Essalud - Constancia de Trabajo del titular firmado por el Jefe de la Oficina de Recursos Humanos
Recepciona y revisa si expediente se encuentra conforme
Es conforme?
NO
Explica el porque no se encuentra conforme la documentacin que presento
Presenta documentacin a la Oficina de Recursos Humanos
2 Realiza tramites en Essalud Revisa documentacin
- 201 -
OBTENCIN DE PRESTACIONES ECONMICAS POR ESSALUD AL TRABAJADOR N 4.3.5.3.04 I. OBJETIVO

Que el trabajador y sus derechohabientes puedan acceder a las diversas prestaciones econmicas que brinda Essalud.
II.
BASE LEGAL
Ley 27056 , Ley de Creacin del Seguro Social de Salud ESSALUD Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera Administrativa.
III.
REQUISITOS
Encontrarse inscrito con su acreditacin vigente y aplicar en cada caso de prestacin econmica.
IV.
ETAPAS 1. Trabajador (1/2 da)

1.1 1.2 Obtiene el formato lo completa y firma indicando el motivo por el que solicita la prestacin econmica: si es por enfermedad o maternidad. Adjunta la siguiente documentacin: Descanso Medico 12 Ultimas Boletas de pago DNI Legalizado 1.3 Lo presenta a la oficina de recursos Humanos para la firma del Jefe de Personal y Asistenta Social.
2.
Jefe de Recursos Humanos ( Mximo da)

2.1 Revisa el formato y lo firma entregndolo al trabajador para que presente la documentacin completa al rea de Bienestar Social.
3.

3.1 3.2 3.3 Recoge fotocopia del PDT de los ltimos 3 meses. Saca el porcentaje de subsidio que le corresponde. Lleva toda la documentacin a ESSALUD.
4.
ESSALUD Oficina de Subsidios (Mximo 05 das)

4.1 4.2 Recepciona el expediente y lo evala si es procedente indica la fecha para que recoja el cheque. Si no es procedente le indica a la asistenta social el porque de la negativa y esta informara al trabajador.
- 202 -
PROCEDIMIENTO : OBTENCIN DE PRESTACIONES ECONMICAS POR ESSALUD AL TRABAJADOR
Cdigo : 4.3.5.3.04

Oficina de Recursos Humanos Trabajador Jefe de O.R.H.
INICIO Lleva toda la documentacin a ESSALUD PRESENTA SOLICITUD POR ACCIDENTE DE TRABAJO, ENFERMEDAD O MATERNIDAD Saca el porcentaje de subsidio que le corresponde Llena formato y lo firma Formato es revisado y Firmado NO 1 Recepciona y evala
ESSALUD Oficina de Subsidios
rea de Bienestar Social
Es Procedente?
ADJUNTA - Descanso Medico - 12 ultimas boletas - DNI Legalizado
SI
Presenta la documentacin a Bienestar Social
Recoge PDT de los ltimos 3 meses
Indica la fecha a recoger el cheque (Aprox. 15 das)
Cheque
Recoge el cheque y lo cobra
Entrega el cheque
FIN
Explica al Trabajador el porque no es procedente el pago de subsidio y entrega documentacin
- 203 -
SOLICITUD DE ATENCIONES AMBULATORIAS DE LOS TRABAJADORES EN ESSALUD N4.3.5.3.05

I. OBJETIVO Obtener la emisin de una cita externa de atencin para el Titular o sus derechohabientes y de esa manera evitar la perdida de horas trabajo hombre en problemas de salud del mismo y de sus familiares.
II.
BASE LEGAL
Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera Administrativa. Ley 27056, Ley de Creacin del Seguro Social de Salud ESSALUD.
III. IV.
REQUISITOS
Encontrarse con acreditacin vigente ante ESSALUD y el SIS - MINSA.
ETAPAS 1.
2.
Trabajador (1/2 da)

1.1 Solicita cita para ser atendido en consultorio externo en Essalud.
rea de Bienestar Social (Mximo 01 da)

2.1 2.2 Junta todas las solicitudes de trabajadores presentadas en el da. Se comunica con ESSALUD mediante la va telefnica.
3.
ESSALUD (Mximo da)

3.1 3.2 Consulta su Sistema de Informacin y registra la cita del trabajador o sus derechohabientes, indicndole a la asistenta social el da, Numero de cita. Medico que va atender y numero de consultorio.
4.

4.1 4.2 4.3 Reporta las citas solicitadas a los trabajadores Indica al trabajador que tiene que acudir a la cita por que trae consecuencias de perder su acreditacin al no acudir a 2 citas acumuladas. En caso de que el trabajador no puede acudir debe cancelarla con anticipacin.
5.
Trabajador (1/2da)
5.1 5.2 Recepciona cita. Acude en la fecha y hora establecida a su cita con el medico.
- 204 -
PROCEDIMIENTO : SOLICITUD DE ATENCIONES AMBULATORIAS DE LOS TRABAJADORES EN ESSALUD
Cdigo : 4.3.5.3.05

Oficina de Recursos Humanos Trabajador rea de Bienestar Social
INICIO
ESSALUD
Solicita cita en ESSALUD a travs de la Asistenta Social
Junta todas las solicitudes presentadas en el da
Se comunica con ESSALUD Telefnicamente
Se atienden las citas requeridas de trabajadores y derechohabientes
Recepciona Cita
Indica al trabajador que tiene que acudir a la cita advirtiendo que 2 citas no asistidas pierde la acreditacin
Reporta las citas a los trabajadores
Entrega las citas a Asistenta Social
Acude en la fecha y hora establecida a su cita
FIN
- 205 -
ELABORACIN Y APLICACIN DE FICHA SOCIO ECONMICA AL TRABAJADOR Y FAMILIARES N 4.3.5.3.06 I. OBJETIVO

Detectar problemtica social y proporcionar la atencin profesional para mejorar la competitividad y productividad del trabajador.
II.
BASE LEGAL
Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera Administrativa.
III. IV.
REQUISITOS
Necesidad de formular estudios sobre Problemtica de Personal.
ETAPAS 1. rea de Bienestar Social (1/2 da)

1.1 Formula y propone formato de ficha socio econmica del trabajador y su familia en la cual constaran datos estrictamente confidenciales de la realidad del trabajador.
2.
Jefe de Recursos Humanos (1/2 da)

2.1 2.2 Revisa y aprueba la Ficha socio econmica Emite oficio solicitando apoyo a las facultades de sociologa, trabajo social y/o psicologa de las diversas Universidades de la ciudad, para que puedan brindar estudiantes o post graduados a fin de que realicen visitas domiciliarias a los trabajadores.
3.
Universidades ( 02 das)
3.1 Brindan apoyo seleccionando estudiantes de los ltimos aos de carreras que tengan que ver con el tema, y los enva al Gobierno Regional de Arequipa en calidad de practicantes. Los estudiantes visitan el domicilio del trabajador para llenar la Ficha Socio econmica, el carcter de esta informacin es reservada. Encuestadores entregan las fichas socio econmicas llenas y firmadas por el trabajador al rea de Bienestar Social.
3.2 3.3
4.
rea de Bienestar Social ( 02 das)

4.1 Califica las fichas y emite informe global y por trabajador las conclusiones del estudio Socio Economico de los Trabajadores de la sede presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
5.

5.1 Revisa el informe final con las conclusiones del estudio socio econmico y lo remite a la Gerencia General Regional, proponiendo acciones que sean competentes.
6.

6.1 Revisa, analiza y toma decisiones para que la Institucin, en la medida de sus posibilidades y competencias mejore la calidad de vida del trabajador.
- 206 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN Y APLICACIN DE FICHA SOCIO ECONMICA AL TRABAJADOR Y FAMILIARES
Cdigo : 4.3.5.3.06

Oficina de Recursos Humanos Universidades rea de Bienestar Social Trabajador Jefe de Recursos Humanos Gerencia General Regional
INICIO
Formula y propone Ficha Socio Econmica de trabajador
Aprueba la Ficha Socio Econmica
Ficha Socio Economica
Selecciona Estudiantes y los enva como Practicantes
Emite solicitud a Universidades Para apoyo de Visitas Domiciliarias
Califica las Fichas
Encuestadores entregan las fichas llenas y firmadas por el trabajador
Se llena la Ficha Socio Econmica en el domicilio siendo esta de carcter Reservado
Elaboran El estudio Socio Econmico
Revisa estudio Socio Econmico
Revisa, analiza y toma decisiones sobre el Estudio Socio Econmico
Estudio Socio Econmico
FIN
- 207 -
CAMPAAS DE SALUD DE CARCTER PREVENTIVO EN COORDINACIN CON INSTITUCIONES DE SALUD N 4.3.5.3.07 I. II. III. IV. OBJETIVO
Prevencin de la salud del trabajador y su familia
BASE LEGAL
Ley 26842 Ley General de Salud
REQUISITOS
Establecidos por la ley
ETAPAS 1. 2.
3.
rea de Bienestar Social

1.1 En el plan Anual de Bienestar Social se incluye 2 campaas de salud.

2.1 3.1 Solicita campaa de salud a Institucin de Salud. Programa campaa. Institucin de Salud ( da)
4. 5.

4.1 Da la orden para que se difunda la campaa a trabajadores y familiares.
rea de Bienestar Social ( 01 da)

5.1 5.1 Prepara los ambientes para que se instalen los equipos mdicos. En el desarrollo de la campaa brinda apoyo a la institucin de Salud.
6.
Institucin de Salud ( Mximo 05 das)

6.1 Los servicios que se brinda son: 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.2 6.3 6.4 Odontologa.- Revisin de la dentadura, curaciones simples y fluorizacin. Triaje.- Revisin de presin, peso, entre otros. Ginecologa. Para las mujeres Exmenes.- Orina y Sangre
Terminada la campaa procesa los exmenes de Orina y Sangre. Entrega resultados al trabajador. Entrega resultados globales al rea de Bienestar Social.
7.

7.1 Una vez recepcionada los resultados globales emite informe sobre la campaa de salud.
8.
Jefatura de Personal (1/2 da)

8.1 Toma decisiones en base a los resultados globales.
- 208 -
PROCEDIMIENTO : CAMPAAS DE SALUD DE CARCTER PREVENTIVO EN COORDINACIN CON INSTITUCIONES DE SALUD
Cdigo : 4.3.5.3.07

Oficina de Recursos Humanos Institucin de Salud
rea de Bienestar Social Jefatura de O.R.H.
Trabajador
INICIO
En el Plan Anual de Bienestar Social debe estar incluida 2 campaas de Salud
Solicita campaa de Salud a institucin de Salud
Programa Campaa
1 Preparacin de ambientes para la instalacin de equipos mdicos Difunde la campaa a trabajadores y familiares Se inscribe junto a sus familiares si es que lo desea Desarrollo de campaa 1 Procesa exmenes de laboratorio
Entrega resultados Globales Recepciona resultados de sus exmenes y recomendaciones Toma de decisiones en base a resultados globales
Emite informe sobre la campaa de salud
FIN
- 209 -
ACTIVIDADES SOCIALES DE CONFRATERNIDAD Y RECREACIN N4.3.5.3.08 I. II. OBJETIVO

Promover la Confraternidad Laboral y Mejorar la Autoestima
BASE LEGAL
Ley 26790, Ley de Modernizacin de la Seguridad Social en Salud. Decreto Supremo N 009-97-SA, Reglamento de la Ley de Modernizacin de la Seguridad Social en Salud.
III. IV.
REQUISITOS
Plan de Trabajo Anual del rea de Bienestar Social.
ETAPAS 1. rea de Bienestar Social (02 das)

1.1 Realiza encuestas entre trabajadores sobre preferencias sobre a que lugares ir, la manera de hacerlo, temporadas, entre otros alcances.
2.
Trabajador ( Mximo 01 da)

2.1 Hace saber sus inquietudes y sugerencias del lugar donde y como le gustara que se realice la actividad de confraternidad y recreacin.
3.

3.1 3.2 Emite Plan de actividades donde se detallan los pasos a seguir en el desarrollo de la actividad social. Realiza las gestiones con instituciones para que brinden apoyo para abaratar los costos.
4.
Institucin de Apoyo (1/2 da)

4.1 Si esta de acuerdo con la solicitud brinda su apoyo y da las facilidades del caso.
5.

5.1 5.2 5.3 Se establece presupuesto y cronogramas. Se realiza las inscripciones. Se desarrollo la actividad.
6. 7.
Trabajador (Mximo 01 da)

6.1 Para la mejor organizacin se conforma comisiones.
rea de Bienestar Social (01da)

7.1 Terminada la actividad Se emite un informe dando cuenta a la Oficina de Recursos Humanos.
- 210 -
PROCEDIMIENTO : ACTIVIDADES SOCIALES DE CONFRATERNIDAD Y RECREACIN
Cdigo: 4.3.5.3.08

Oficina de Recursos Humanos Trabajador rea de Bienestar Social
INICIO
Institucin que brinda apoyo
Indican donde quieren ir
Realiza encuestas entre trabajadores sobre preferencias
Emiten un Plan de Actividades
Solicitan Apoyo logstico a Instituciones para abaratar costos
Brinda apoyo
Se realiza las inscripciones
Se establece presupuesto y definen cronograma
- Conformacin de comisiones - Desarrollo de la actividad - Regreso
Ejecucin de la actividad
Informe de la actividad dirigido a Oficina de Recursos Humanos
FIN
- 211 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA OFICINA DE RECURSOS HUMANOS REA DE CAPACITACIN ELABORACIN DE PROGRAMACIN ANUAL DE CAPACITACIN N 4.3.5.4.01 I. OBJETIVO
Promover y Desarrollar Actividades de Capacitacin del personal, orientados a optimizar la Gestin Institucional de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera administrativa.
III. IV.
REQUISITOS
Plan de Trabajo Anual del rea de Capacitacin.
ETAPAS 1. rea de Capacitacin (Mximo 05 das)

1.1 1.2 Se realizan propuestas sobre lo que se realizara cada mes, tanto en capacitacin como en educacin y cultura. Se elabora la Programacin Anual de Capacitacin (P.A.C.).
2. 3.
Oficina de Recursos Humanos ( 03 das)

2.1 Revisa y aprueba mediante resolucin la Programacin Anual de Capacitacin.
rea de Capacitacin (01 da)

3.1 Ejecuta la Programacin Anual de Capacitacin segn disponibilidad Presupuestal.
- 212 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE LA PROGRAMACIN ANUAL DE CAPACITACIN
Cdigo : 4.3.5.4.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Recursos Humanos rea de Capacitacin Oficina de Recursos Humanos rea de Capacitacin Jefatura de O.R.H.
INICIO
Elaboracin de Propuestas Mensuales de Capacitacin, Educacin y Cultura
Programacin Anual de Capacitacin
Revisa y aprueba Mediante Resolucin
Resolucin
PAC Ejecuta P.A.C. segn disponibilidad presupuestal
FIN
- 213 -
CAPACITACIN DEL PERSONAL DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL N4.3.5.4.02 I. OBJETIVO
Promover la prctica de conductas saludables en los servidores pblicos a travs de la promocin de la Capacitacin Tcnica profesional.
II. BASE LEGAL

Decreto Supremo N 005-90-PCM, Reglamento de la Carrera administrativa. Decreto Legislativo N 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico.
III. REQUISITOS
Plan de Actividades Mensual. Informes emitidos por las unidades orgnicas interesadas en la capacitacin de su personal. Obligatorio para todo el personal del Gobierno Regional de Arequipa.
IV. ETAPAS 1. rea de Capacitacin (01 da)

1.1 2. Recepciona requerimiento de capacitacin de las unidades orgnicas, en temas involucrados a las mismas, para desempear mejor las funciones asignadas. Instituciones pblicas y privadas difunden y promocionan Seminarios, Congresos, Diplomados, Segunda especializaciones, Maestras en temas referidos a temas gubernamentales.
Instituciones que brindan capacitacin 2.1
3.
rea de Capacitacin (01 da)

3.1 3.2 Atiende a representantes de Instituciones y revisa propuestas. Existen dos tipos de capacitacin que se brinda: 3.2.1 Dada por la Institucin.- Son charlas informativas sobre temas diversos vinculados al mejoramiento de la gestin interna, Estas charlas son dadas por Personal especializado del Gobierno Regional de Arequipa. Dada por una Institucin Externa.- Cuando el costo es asumido por la Institucin se verifica la disponibilidad presupuestal. Si el costo es asumido por el personal se realiza las gestiones para que este se reduzca y pueda estar al alcance de los trabajadores.
3.2.2
3.3
Se difunde ante personal las capacitaciones que se brindaran.
4.
Servidor ( 01 da)
4.1 4.2 Toma conocimiento y averigua mas detalles en el rea de Capacitacin. Si se encuentra interesado se inscribe o se matricula en la capacitacin.
- 214 -
5.
Instituciones que brindan capacitacin (El tiempo que amerite la misma)

5.1 5.2 5.3 Desarrolla el curso de capacitacin. Evala a los participantes y procede a calificarlos. emite certificado para los participantes.
- 215 -
PROCEDIMIENTO : CAPACITACIN DEL PERSONAL DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.3.5.4.02
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Recursos Humanos rea de Capacitacin

Oficina de Recursos Humanos rea de Capacitacin
INICIO
Instituciones que brindan capacitacin
Trabajador
Recepciona requerimientos de capacitacin
Presenta propuestas de capacitacin
Toma conocimiento
Atiende a representantes de Instituciones y Revisa propuestas
Inscripcin al curso
Si se encuentra interesado se inscribe
La Capacitacin es dada por :?
Institucin
Charlas informativas para la difusin sobre temas diversos, gestin interna dada por personal especializado del Gobierno Regional de Arequipa
Desarrollo de la Capacitacin
Institucion Externa
NO El costo es asumido por Institucin :? Difunde ante personal 2
Certificado
Evaluaciones para entrega de certificados
SI
Verifica la Disponibilidad Presupuestal
FIN
- 216 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA OFICINA REGIONAL DE ASESORIA JURIDICA EMISIN DE OPININ LEGAL N 2.4.0.0.01
I. OBJETIVO Establecer la correcta aplicacin de la normatividad legal, emitiendo opiniones conducentes al cumplimiento de funciones. II. BASE LEGAL Ley N 27444, del Procedimiento Administrativo General. Ordenanza Regional N 010- Arequipa. III. REQUISITOS Solicitud y/o Requerimiento de Unidad Orgnica con los antecedentes necesario. IV. ETAPAS 1. Unidad Orgnica (1/2 da) 1.1 2. La unidad orgnica solicita se emita Opinin Legal, adjuntando para ello antecedentes derivando a la Oficina Regional de Asesora Jurdica. Secretaria recepciona la solicitud de Opinin Legal, registra y pone a despacho. Jefatura evala el expediente y designa al profesional especializado para que elabore Opinin Legal. El profesional especializado toma conocimiento, analiza y elabora el proyecto de Opinin Legal solicitada y eleva a jefatura. Jefatura toma conocimiento, analiza, evala y de estar de acuerdo con la Opinin emitida la suscribe y dispone que se remita a la Unidad Orgnica; caso contrario ordena que se haga las respectivas modificatorias o correcciones al profesional especializado. La Unidad Orgnica solicitante recepciona Opinin Legal, con lo que concluye la instancia.
Oficina Regional de Asesora Jurdica ( 02 das) 2.1 2.2 2.3 2.4
3.
Unidad Orgnica (1/2 da) 3.1
- 217 -
PROCEDIMIENTO : EMISIN DE OPININ LEGAL
Cdigo : 2.4.0.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina Regional de Asesora Jurdica

Unidad Orgnica Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ)
Inicio
Recepciona el expediente por secretaria y deriva al profesional especializado
Solicita que se emita opinin legal, adjunta antecedentes y lo deriva a la Oficina Regional de Asesora Jurdica.
El profesional especializado evala el expediente y proyecta informe
Elabora proyecto de informe
Jefatura toma conocimiento, analiza, evala.
Es conforme? SI Recepciona Opinin Jurdica Legal con lo que concluye la instancia
No
Rectifica las observaciones
Jefatura deriva la Opinin Legal a la Unidad Orgnica Solicitante
Fin
- 218 -
APROBACIN DE PROYECTO DE CONVENIOS Y/O CONTRATOS N 2.4.0.0.02

I. OBJETIVO Formalizar los acuerdos y/o pactos que celebra El Gobierno Regional con terceras personas en busca del cumplimiento de sus fines, objetivos y metas. II. BASE LEGAL Ley N 27330, Modificaciones a la Ley N 26850, Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Legislativo 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Pblico; Reglamento, Decreto Supremo. N 018-85PCM, Aprueban Reglamento Inicial del Decreto Legislativo N 276. Decreto Legislativo N 1017, Que aprueba la ley de contrataciones del Estado. Ordenanza Regional N 010-Arequipa. III. REQUISITOS Expediente Tcnico y opinin tcnica de factibilidad sustentada por la unidad ejecutora, debiendo de acompaar asimismo los antecedentes que la originan. IV. ETAPAS 1. Solicitante (01 da) 1.1 2. La Unidad Orgnica solicita formulacin y aprobacin del proyecto de Convenio y/o Contrato, adjuntando el expediente. Recepciona la solicitud de Formulacin y Aprobacin de Proyecto de Convenio y/o Contrato ingresa al sistema y la deriva a la Presidencia Regional. Recepciona por Secretaria General la Solicitud de formulacin y aprobacin de Proyecto de Convenio y/o Contrato. Secreta General deriva a la Presidencia Regional. Presidente Regional toma conocimiento, revisa, analiza y deriva al Secretario Tcnico para que formule el proyecto de convenio o contrato. Toma conocimiento Secretaria Tcnica analiza, evala y elabora el convenio o Contrato. Deriva el proyecto de convenio o contrato a la Oficina Regional de Asesora Jurdica para la Aprobacin de convenio o contrato. Secretaria recepciona, registra el expediente presentado, para luego dar cuenta al Jefe Regional de Asesora Jurdica. Jefatura toma conocimiento y designa al profesional especializado para que evalu y emita opinin legal, para su aprobacin. El profesional especializado toma conocimiento, evala y elabora Opinin Legal de convenio y/o contrato solicitado as como proyecto de resolucin y lo deriva a jefatura.
Trmite Documentario (1/2 da) 2.1
3.
Presidencia Regional (1/2 da) 3.1 3.2 3.3
4.
Gerencia General / Secretaria Tcnica (03 das) 4.1 4.2
5.
Oficina Regional de Asesora Jurdica (03 das) 5.1 5.2 5.3
- 219 -
5.4
Jefatura toma conocimiento, revisa y suscribe la Opinin Legal y pone el visto bueno al proyecto de convenio y/o contrato, caso contrario remite al profesional especializado para subsanar las observaciones que hubieran. Deriva la Opinin Legal y el proyecto de resolucin a Presidencia Regional para la firma. Secretaria recepciona, registra y pone a despacho del Presidente. Presidencia Regional toma conocimiento, evala y firma el convenio o Contrato y deriva secretaria general. Secretaria General enumera y distribuye el contrato y/o convenio a los interesados. Recepciona el proyecto de resolucin.
5.5 6.
Presidencia Regional (1/2 da) 6.1 6.2 6.3
7.
Unidad Orgnica (1/2 da) 7.1
- 220 -
PROCEDIMIENTO : APROBACIN DE PROYECTOS DE CONVENIOS Y/O CONTRATOS
Cdigo : 2.4.0.0.02

Solicitante Tramite Documentario Presidencia Regional Gerencia General Regional Secretaria Tcnica Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ)
Inicio
Se recepciona por Secretaria General la Solicitud de Proyecto de Convenio y/o Contrato Toma conocimiento el Secretario Tcnico Recepciona el expediente por secretaria y deriva la profesional especializado
La unidad Orgnica solicita la aprobacin de Proyecto de Convenio y/o Contrato, Para lo cual adjunta antecedentes.
Recepciona la solicitud de Formulacin de Proyecto de Convenio y/o Contrato
Toma conocimiento el Presidente Regional, revisa, evala.
El Secretario Tcnico revisa los antecedentes y elabora el Convenio y/o Proyecto
El profesional especializado evala el expediente y proyecto de contrato
Se deriva a Presidencia Regional
El Presidente deriva a secretario tcnico para la elaboracin de Proyecto de Convenio y/o contrato
Proyecto de contrato Convenio y/o Contrato Jefatura toma conocimiento, analiza, evala.
1 Deriva el Proyecto de Convenio y/o Contrato a la ORAJ para la Opinin Legal de aprobacin
El presidencia toma conocimiento, analiza y evala y firma 2 Presidencia ordena que se derive a Gerencia General Regional para que el Secretario Tcnico Archivo el convenio y/o Contrato y notifica a la parte interesada
No Aprueba? SI Jefatura dictamina la continuidad y deriva el Proyecto de Convenio y/o Contrato a Presidencia Regional para la firma
El profesional rectifica las observaciones
Archivo
1 Archiva el convenio y/o Contrato y notifica a la parte interesada
Recepciona El Convenio y/o Contrato.
Fin
2
- 221 -
IMPUGNACIN DE ACTO ADMINISTRATIVO N 2.4.0.0.03

I. OBJETIVO Confirmar, revocar, declarar la nulidad, declarar la procedencia o improcedencia, la inadmisibilidad de los diferentes recursos impugnativos que se presenten ante la Gerencia General Regional, las Gerencias Regionales y en general cualquier instancia administrativa del Gobierno Regional de Arequipa. II. BASE LEGAL Cdigo de Procedimientos Civiles. Ley N 27444, de Procedimiento Administrativo General TUPA. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Pblica Administrativa y sus modificatorias. Ordenanza Regional N 010-Gobierno Regional de Arequipa. III. REQUISITOS Interpuesto un recurso impugnativo, dentro del trmino legal, ante la instancia correspondiente, en la forma y con los requisitos establecidos en las normas. IV. ETAPAS 1. Solicitante (1/2 da) 1.1 1.2 2. 2.1 2.2 3. 3.1 4. El solicitante que se considera afectado por un acto administrativo, interpone recurso impugnativo, que considere correspondiente, por mesa de partes. Adjunta al recurso las pruebas que considere. Recepciona la solicitud de interposicin de recurso impugnativo con todas las pruebas adjuntadas y forma expediente. Mesa de partes deriva segn la solicitud a la autoridad correspondiente. Recepciona el recurso impugnativo y lo deriva a la unidad Orgnica quejada o al superior, segn corresponda. Secretaria recepciona el recurso, poniendo de conocimiento a Jefatura. Jefatura toma conocimiento, analiza y considera necesario derivar Regional de Asesora Jurdica para que emita informe legal. a la Oficina
Mesa de Partes (1/2 da)
Autoridad a quien se dirige el recurso (1/2 da)
Unidad Orgnica (01 da) 4.1 4.2 4.3
Elabora un informe tcnico, lo ajunta al recurso y los antecedentes y todo lo deriva a la Oficina Regional de Asesora Jurdica para que emita el Informe Legal. Secretaria, recepciona, registra el expediente presentado, para luego dar cuenta al Jefe Regional de Asesora Jurdica. Jefatura toma conocimiento y designa al profesional responsable para evaluar y emitir informe legal.
5.
Oficina Regional de Asesora Jurdica Regional (03 das) 5.1 5.2
- 222 -
5.3 5.4
Profesional responsable toma conocimiento, evala, elabora el informe legal que resuelve el recurso impugnativo, el proyecto de resolucin y lo eleva a Jefatura. Jefatura toma conocimiento, revisa y suscribe informe legal de recurso impugnativo, caso contrario remite al profesional responsable para subsanar las observaciones que hubieran. Visa el proyecto de resolucin y deriva a la unidad orgnica para su firma. Secretaria recepciona el informe legal, el proyecto de resolucin y comunica a Jefatura. Jefatura toma conocimiento y firma de estar conforme el proyecto de resolucin derivando al solicitante. Recepciona la resolucin con lo que concluye la instancia.
5.5 6. 6.1 6.2 7.
Solicitante (01 da) 7.1
- 223 -
PROCEDIMIENTO : IMPUGNACIN DE ACTO ADMINISTRATIVO
Cdigo : 2.4.0.0.03

Solicitante Mesa de Partes Unidad Orgnica que Resuelve el Recurso Impugnativo Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ)
Inicio
Recepciona el expediente por secretaria y deriva la profesional especializado Recepciona la solicitud de interposicin del Recurso Impugnativo Recepciona la solicitud del Recurso Impugnativo Recepciona por secretaria y pone en conocimiento a Jefatura
El solicitante que se considera afectado por un acto administrativo interpone Recurso Impugnativo correspondiente por mesa de partes
El profesional especializado evala el expediente y proyecto informe
Adjunta al recurso pruebas que no se tomaron en cuenta.
Deriva a la Autoridad a quien se dirige el recurso
Deriva a la misma Unidad Orgnica o Superior segn corresponde el recurso
Jefatura toma conocimiento, analiza y deriva a la ORAJ para que, emita Informe Legal, as mismo dispone la emisin de informe tcnico
Elabora proyecto de informe
Deriva, Adjuntando el informe Tcnico, el Recurso Impugnativo y los antecedentes a la ORAJ para que emita el Informe Legal Jefatura recepciona el Proyecto de Resolucin y la Firma de estar conforme Recepciona la Resolucin con lo que concluye la instancia
Jefatura toma conocimiento, analiza, evala el proyecto de informe El Profesional rectifica las observaciones pertinentes
Aprueba? SI
No
Determina que se realice el Proyecto de Resolucin
Notifica al solicitante
Deriva el Proyecto de Resolucin a la unidad Orgnica para su tramite respectivo
Fin
- 224 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA OFICINA DE PRESUPUESTO Y TRIBUTACIN PROGRAMACIN PRESUPUESTARIA N 3.5.6.0.01 I. OBJETIVO
Consolidar los ingresos y gastos programados por las 17 Unidades Ejecutoras conformantes del Pliego Regional, a fin de establecer la Demanda Global de Gastos, de acuerdo con las escalas de prioridades establecidas y segn las metas y objetivos de cada Unidad Ejecutora, los mismos que deben guardar compatibilizacin con las metas y objetivos institucionales del Pliego 443 Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Directiva de Programacin y Formulacin Anual, emitida por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico del MEF.
III.
REQUISITOS
Elaboracin de la informacin requerida en la Directiva de Programacin y Formulacin Anual, por cada Unidad Ejecutora y Consolidar Pliego Nacional. Llenado de formatos por cada Unidad Ejecutora y Pliego Regional, segn lo establecido en la directiva correspondiente.
IV.
ETAPAS 1. Direccin Nacional de Presupuesto Pblico-DNPP (01 da)

1.1 Emite directiva de Programacin Presupuestal en el Mes de junio del ao anterior. En la directiva se establece disposiciones legales, restricciones y holguras sobre la programacin presupuestal de demanda global de gasto del ao fiscal siguiente. Publica la directiva en el Diario Oficial El Peruano.
1.2
2.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial ORPPOT (01 da)

2.1 Jefatura toma conocimiento de la directiva publicada en el Diario Oficial el Peruano y define las disposiciones generales como Pliego Regional y Unidades Ejecutoras. Coordina con la alta direccin y titular del Pliego Regional para implementar la directiva de la programacin segn la escala de prioridades del gasto en las demandas globales del gasto. Deriva la directiva a la Oficina de Presupuesto y Tributacin para la ejecucin de la directiva.
2.2
2.3
3.
Oficina de Presupuesto y Tributacin Jefatura (01 da)

3.1 Toma conocimiento, coordina con las Unidades Ejecutoras para la ejecucin de la directiva de Programacin Presupuestal segn los procedimientos de Pliego Regional.
- 225 -
4.
Unidades Ejecutoras UE (03 das)

4.1 Las Unidades Ejecutoras toman conocimiento de lineamientos y procesan la informacin pertinente a travs del SIAF y formatos establecidos de los sectores. Procesada la informacin deriva a la Oficina de Presupuesto y Tributacin para la respectiva evaluacin.
4.2
5.

5.1 Recepciona la informacin y remite mediante provedo para el control de calidad a los respectivos sectoristas de cada Unidad Ejecutora.
6.
Oficina de Presupuesto y Tributacin - Sectorista (01 da)

6.1 Los sectoristas de cada Unidad Ejecutora recepcionan la informacin y efectan el control de calidad de la informacin, con la intervencin del encargado del SIAF del pliego otorgando su conformidad y/o observaciones. Si se encuentra observaciones se deriva a la Unidad Ejecutora respectiva para que realice el levantamiento de las observaciones; y este remite la informacin corregida al sectorista respectivo. Consolida la informacin a nivel de Pliego Regional, otorgando su conformidad y remite a Jefatura.
6.2
6.3
7.

7.1 Recepciona la informacin, revisa, evala, pone el visto bueno y lo deriva a la Oficina regional de Planeamiento, Presupuesto y ordenamiento Territorial; caso contrario remite mediante provedo al sectorista correspondiente para el levantamiento de las observaciones.
8.
Oficina regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 da)

8.1 Recepciona la informacin del pliego de las Unidades Ejecutoras y Pliego Regional, previa revisin y conformidad; remite a la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas, segn sus atribuciones y responsabilidades.
9.
Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (Segn directiva)

9.1 Recibe la informacin del pliego para fines de revisin, evaluacin y procedimiento segn la directiva.
- 226 -
PROCEDIMIENTO : PROGRAMACIN PRESUPUESTARIA
Cdigo : 3.5.6.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Presupuesto y Tributacin

Direccin Nacional de Presupuesto Oficina Regional de Planeamiento, Pblico Presupuesto y Ordenamiento Territorial (DNPP) (ORPPOT) Oficina de Presupuesto y Tributacin (OPT) Jefatura Sectoristas Unidades Ejecutoras (UE)
Inicio
Toma conocimiento de la directiva y define las disposiciones generales como Pliego Regional y Unidades Ejecutoras Emite directiva de Programacin Presupuestal ( mes de junio ao anterior) Coordina con alta direccin y Titular del Pliego Regional para implementar la Directiva de Programacin segn la escala de prioridades del gasto en las demandas globales del gasto.
Toma conocimiento, coordina con las Unidades Ejecutoras para la ejecucin de la directiva de Programacin Presupuestal segn lineamientos del Pliego Regional
Unidades Ejecutoras toman conocimiento de lineamientos y procesan la informacin pertinente a travs del SIAF y formatos establecidos.
1 Recepciona la informacin y efectan el control de calidad de la informacin, con la intervencin del encargado del SIAF del Pliego
Recepciona la informacin, remite mediante provedo a los sectoristas para el control de calidad
Deriva a la OPT para la aplicacin de la directiva de Programacin Presupuestal
Existen observaciones?
Si
2 No Jefatura Recepciona la informacin, revisa y evala. Consolida la informacin a nivel de pliego, otorgando su conformidad; remite a Jefatura
La Unidad Ejecutora respectiva toma conocimiento de la observacin y realiza la respectiva correccin
Recibe la informacin del pliego para fines de revisin, evaluacin y procedimientos segn la directiva
Recepciona la informacin de las UE y Pliego Regional, previa revisin y conformidad; la remite a la DNPP del MEF, segn sus atribuciones y responsabilidades
Existen Observaciones? No
Si
Corrige las respectivas observaciones y deriva a jefatura
Fin
Pone el visto bueno y deriva a la ORPPOT
- 227 -
FORMULACIN PRESUPUESTARIA N 3.5.6.0.02 I. OBJETIVO

Efectuar la propuesta de la estructura funcional programtica de las 17 Unidades Ejecutoras del Pliego Regional, a presentarse a la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico para su aprobacin, la misma que debe reflejar los objetivos institucionales del Pliego Regional. En el presente proceso se determina la Asignacin Presupuestaria del MEF y del Pliego Regional, constituyendo ambas la Asignacin Presupuestaria Total Anual del Pliego Regional, por Unidades Ejecutoras y Fuentes de Financiamiento, de acuerdo a la escala de prioridades, metas de actividades y proyectos, debidamente estructurados, segn los instrumentos presupuestarios establecidos. Presentacin ante la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico de la propuesta del Presupuesto Anual, a nivel de Unidades Ejecutoras y consolidado Pliego, para su evaluacin segn Directiva.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Directiva de Programacin y Formulacin Anual, emitida por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico del MEF. Directiva Interna a nivel del Pliego, segn sea el caso.
III.
REQUISITOS
Determinacin de la Estructura Funcional Programtica segn necesidades de cada Unidad Ejecutora. Llenado de Formatos por parte de las Unidades Ejecutoras y Pliego Regional, segn requisitos establecidos en la Directiva de Programacin y Formulacin. Coordinaciones de carcter interno y externo entre las Unidades Ejecutoras y Direccin Nacional del Presupuesto Pblico del MEF.
IV.
ETAPAS 1. Direccin Nacional de Presupuesto Pblico DNPP (01 da)

1.1 Emite directiva de Formulacin Presupuestal para Gobiernos Regionales en el mes de junio del ao anterior.
2.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial ORPPOT (02 das)

2.1 Jefatura toma conocimiento de la directiva de Formulacin Presupuestal y define en coordinacin con la alta direccin y titular del pliego; las siguientes caractersticas: a. Escala de Prioridades del gasto b. Asignacin presupuestal del pliego. c. Toma conocimiento oficial de la asignacin presupuestal del MEF. d. Se define la asignacin presupuestal total del pliego.
- 228 -
e. Formulacin de las actividades y proyectos Metas anuales segn fuentes de financiamiento. f. Se define las asignaciones presupuestales para cada Unidad Ejecutora, en gasto corriente y gasto capital. Y fuente de financiamiento. g. Se define la propuesta estratgica funcional a ser aprobado por la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico. h. Se emiten disposiciones generales de cumplimiento: cronograma, elaboracin de formatos, registra en el SIAF, etc. 2.2 2.3 Efecta reunin de coordinacin con las unidades ejecutoras para la implementacin de la directiva de formulacin presupuestal. Definido las caractersticas deriva a la Oficina de Presupuesto y Tributacin para que coordine con las Unidades Ejecutoras para la ejecucin de la directiva de Formulacin Presupuestal
3.

3.1 3.2 Secretaria recepciona la directiva de formulacin presupuestal y pone en conocimiento a jefatura. Jefatura toma conocimiento y participa en aspectos tcnicos del proceso de formulacin presupuestal, como asesoramiento a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial. Coordina con las Unidades Ejecutoras para la ejecucin de la directiva de Formulacin Presupuestal segn lineamientos establecidos por el Pliego Regional.
3.3
4.
Unidades Ejecutoras (01 da)

4.1 La Unidad Ejecutora procesa la informacin oportunamente a travs del SIAF y formatos establecidos; establecindose un cronograma interno de trabajo, los participantes tienen participacin activa en este acto. Deriva la informacin procesada a la Oficina de Presupuesto y Tributacin.
4.2
5.

5.1 5.2 Secretaria recepciona la informacin y pone en conocimiento a Jefatura. Recepciona la informacin, remite mediante provedo a los sectoristas para el control de calidad.
6.
Oficina de Presupuesto y Tributacin Sectorista (02 das)

6.1 Los sectoristas responsables de cada Unidad Ejecutora efectan el control de calidad de la informacin con la intervencin del encargado del SIAF Pliego estableciendo observaciones a superar y/o conformidad. Encontrado observaciones se deriva a la Unidad Ejecutora respectiva para que realice el levantamiento de las observaciones; remite la informacin corregida al sectorista respectivo. Consolida la informacin a nivel de Pliego Regional, otorgando su conformidad y remite a Jefatura.
6.2
6.3
7.

7.1 Recepciona la informacin, revisa, analiza, evala, pone el visto bueno y lo deriva a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento
- 229 -
Territorial; caso contrario remite mediante provedo al sectorista correspondiente para el levantamiento de las observaciones.
8.

8.1 Jefatura recepciona la informacin, analiza y previa conformidad, da parte a la DNPP del MEF segn sus atribuciones y responsabilidades.
9.
Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (Segn directiva)

9.1 9.2 Recibe la informacin del Pliego para fines de revisin, evaluacin y procesamiento segn directiva. Segn cronograma establecido por la DNPP, esta cita al Pliego Regional, en fecha y hora para la sustentacin del presupuestos del ao fiscal propuesto. Remite el proyecto del presupuesto al Congreso de la Repblica, segn manda la Constitucin.
9.3
- 230 -
PROCEDIMIENTO : FORMULACIN PRESUPUESTARIA
Cdigo : 3.5.6.0.02

Direccin Nacional de Presupuesto Publico (DNPP) Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) Oficina de Presupuesto y Tributacin (OPT) Jefatura Sectoristas Unidades Ejecutoras (UE)
Inicio
Emite Directiva de Formulacin Presupuestal para Gobiernos Regionales. (mes de junio del ao anterior)
Toma conocimiento de la Directiva y define en coordinacin con la Alta Direccin y Titular del Pliego : Escala de Prioridades de Gasto. Asignacin Presupuestaria del Pliego Regional. Toma conocimiento oficial de la asignacin Presupuestal del MEF. Se define la asignacin presupuestal total de pliego. Formulacin de las Actividades y Proyectos Metas Anuales segn lAs fuentes de financiamiento. Se define las Asignaciones Presupuestales para cada Unidad Ejecutora, en gasto corriente, gasto capital y fuente de financiamiento Se define la propuesta de estrategia funcional a ser aprobada por la DNPP Se emiten disposiciones generales de cumplimiento: cronograma, elaboracin de formatos, registro en el SIAF, etc.
Participa en aspectos tcnicos del proceso de Formulacin Presupuestal, como asesoramiento a la ORPPOT Coordina con las Unidades Ejecutoras para la ejecucin de la directiva de Formulacin Presupuestal segn lineamientos establecidos por el Pliego Regional.
Procesan la informacin oportunamente a travs del SIAF y formatos establecidos, establecindose un cronograma interno de trabajo; los sectoristas tienen participacin activa en este acto.
1
Recepciona la informacin, remite mediante provedo a los sectoristas para el control de calidad
Los sectoristas responsables de cada Unidad Ejecutora efectan el control de calidad de la informacin con la intervencin del encargado del SIAF Pliego estableciendo observaciones a superar y/o conformidad.
Recibe la informacin de la ORPPOT para fines de revisin, evaluacin y procesamiento segn directiva. Establece cronograma para que el Pliego Regional sustente el Presupuesto del Ao fiscal propuesto
Efecta reunin de coordinacin con las Unidades Ejecutoras para la implementacin de la Directivas de Formulacin Presupuestal Recepciona la informacin, previa conformidad, da parte a la DNPP del MEF segn sus atribuciones y responsabilidades.
Existen Observaciones?
Si
La Unidad Ejecutora respectiva toma conocimiento de la observacin y realiza la respectiva correccin
Recepciona analiza y evala
No Se consolida la informacin a nivel de pliego, se deriva a jefatura
Existen observaciones?
Si
Remite el proyecto del Presupuesto al Congreso de la Repblica , segn manda la Constitucin
No
Deriva a la ORPPOT para la conformidad
Realiza las respectivas correcciones
Fin
- 231 -
EJECUCIN PRESUPUESTARIA N 3.5.6.0.03 I. OBJETIVO

Consolidar la ejecucin del Presupuesto realizada por las Unidades Ejecutoras hasta el nivel de Pliego Regional, de un ao fiscal anual (01 de enero al 31 de diciembre). Operativizacin de la administracin y ejecucin presupuestal de la Unidades Ejecutoras y Pliego Regional, segn la normatividad establecida en la Ley N 28411, Ley Anual de Presupuesto y Directiva Anual de Ejecucin Presupuestaria. La responsabilidad de la administracin y ejecucin de recursos pblicos de cada Unidad Ejecutora, esta a cargo de un titular responsable designado mediante Resolucin Ejecutiva Regional de Titular del Pliego 443 Gobierno Regional de Arequipa, segn normatividad presupuestal establecida y articulo N 6 de la ley N 28112 Ley de Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Remitir a los Organismos Centrales la informacin presupuestal establecida segn normatividad.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 28112 Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley Anual del Presupuesto. Directiva Anual de Ejecucin Presupuestaria. Normatividad Administrativa Complementaria.
III.
REQUISITOS
La ejecucin presupuestal se realiza de acuerdo a la normatividad general y especifica establecida en la Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley Anual de Presupuesto y Directiva Anual de Ejecucin Presupuestaria, segn corresponda. La administracin y ejecucin de los fondos pblicos (ingresos y egresos) asignados a cada Unidad Ejecutora, se registra en el Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAF-SP, como Registro nico Oficial, segn Ley N 28112.
IV.
ETAPAS 1. Congreso de la Repblica (01 da)

1.1 Aprueba el presupuesto del ao Fiscal mediante la Ley Anual de Presupuesto incluyendo al pliego 443 Gobierno Regional de Arequipa, por las Unidades Ejecutoras, genrica de gasto y fuente de financiamiento.
2.

2.1 2.2 Presidencia de Consejo Regional recepciona el Presupuesto Institucional Apertura. Aprueba mediante Acuerdo Regional el Presupuesto Institucional de Apertura del ao fiscal de acuerdo al detalle del presupuesto aprobado por el Congreso de la Repblica. Deriva el Presupuesto Institucional de apertura aprobado por Acuerdo Regional a Presidencia Regional
2.3
- 232 -
3.

3.1 3.2 3.3 Secretaria General recepciona el expediente y pone en conocimiento al Presidente Regional. Toma conocimiento y promulga el Presupuesto Inicial de Apertura a travs de Resolucin Ejecutiva Regional. El titular del pliego mediante resolucin Ejecutiva Regional designa a los titulares representantes de las Unidades Ejecutoras para la administracin, ejecucin, control y evaluacin de los recursos asignados por el periodo del ao fiscal. Deriva a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial el expediente.
3.4
4.
Oficina Regional de Planeamiento u Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 da)

4.1 4.2 Secretara recepciona y pone en conocimiento a Jefatura. Jefatura toma conocimiento y pone en marcha la ejecucin presupuestal del presupuesto a nivel de Unidad Ejecutora y Pliego Regional, segn normas establecidas en la Ley Anual de Presupuesto y dispositivos complementarios
5.

5.1 5.2 5.3 Coordina y desarrolla con las Unidades Ejecutoras los aspectos operativos del SIAF para la Ejecucin Presupuestal. Se distribuye la documentacin de asignacin presupuestal aprobada a cada Unidad Ejecutora. Se designa a los sectores responsables de cada Unidad Ejecutora para la coordinacin tcnica.
6.
Unidades Ejecutoras (02 das)

6.1 6.2 6.3 Ejecutan el presupuesto de acuerdo a la Ley Anual de Presupuesto y normas complementaras. Realizan coordinaciones presupuestales con los sectoristas responsables de la Oficina de presupuesto y Tributacin. Reportan informes de ejecucin presupuestal a travs del SIAF tanto al pliego como al SIAF- MEF. Al 31 de diciembre del ao fiscal, se culmina el ao fiscal, reportan informacin a travs del SIAF.
7.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 das)

7.1 Recepciona el reporte de informacin presupuestal y marco presupuestal. Revisa y lo deriva a la Oficina de Presupuesto y Tributacin para su conciliacin.
8.

8.1 Revisa, concilia con DNPP el Marco Presupuestal por Unidad Ejecutiva y Pliego Regional
- 233 -
PROCEDIMIENTO : EJECUCIN PRESUPUESTARIA
Cdigo : 3.5.6.0.03

Presidencia Regional (PR) Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (OPPOT) Oficina de Presupuesto y Tributacin (OPT) Unidades Ejecutiva (UE)
Congreso de la Republica
Consejo Regional
Inicio
Presidencia de Consejo Regional recepciona el Presupuesto Institucional de Apertura (PIA) Secretaria General recepciona el expediente y pone en conocimiento al Presidente Regional Secretara recepciona y pone en conocimiento a Jefatura. Desarrolla coordinadamente con las Unidades Ejecutoras aspectos operativos del SIAF para la Ejecucin Presupuestal Se distribuye la documentacin de asignacin presupuestal aprobada a cada Unidad Ejecutora Ejecutan el presupuesto de acuerdo a la Ley Anual de Presupuesto y normas complementaras
Aprueba el Presupuesto del Ao Fiscal mediante la Ley Anual de Presupuesto incluyendo al pliego Gobierno Regional de Arequipa, por UE genrica de gasto y fuente de financiamiento
Aprueba mediante Acuerdo Regional el Presupuesto Institucional de Apertura del ao fiscal de acuerdo al detalle del Presupuesto aprobado por el Congreso de la Republica
Toma conocimiento y promulga el Presupuesto Inicial de Apertura a travs de Resolucin Ejecutiva Regional
Jefatura toma conocimiento y pone en marcha la ejecucin presupuestal del presupuesto a nivel de Unidad Ejecutora y Pliego Regional, segn normas establecidas en la Ley Anual de Presupuesto y dispositivos complementarios
Realiza coordinaciones presupuestales con los sectoristas responsables de la OPT
Deriva el Presupuesto Institucional de Apertura por Acuerdo Regional a Presidencia Regional
El titular del pliego Mediante Resolucin Ejecutiva Regional designa a los titulares representantes de las U.E., para la administracin, ejecucin, control y evaluacin de los recursos asignados por el periodo del ao fiscal.
Se designa a los sectoristas responsables de cada UE para la coordinacin tcnica Recepciona el reporte de informacin presupuestal y marco presupuestal
Reportan informes de ejecucin presupuestal a travs del SIAF tanto al pliego como al SIAFMEF
1 Deriva a la ORPPOT el expediente
Revisa, concilia con DNPP el Marco Presupuestal por Unidad Ejecutiva y Pliego Regional
Fin
- 234 -
EVALUACIN PRESUPUESTARIA N 3.5.6.0.04 I. OBJETIVO

Consolidar la Evaluacin Presupuestaria semestral y anual realizada por las Unidades Ejecutoras a Nivel de Pliego Regional, segn la Directiva emitida por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico, de acuerdo a las metas programadas por cada una de ellas, teniendo en consideracin los indicadores de desempeo de medicin y evaluacin, establecidos en la normatividad presupuestal. El objetivo es efectuar cuantitativamente y cualitativamente una relacin de lo programado con lo ejecutado, tanto semestral como anual.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley Anual del Presupuesto. Directiva de la Evaluacin Presupuestaria emitida por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico del MEF.
III.
REQUISITOS
Elaboracin de la informacin por las Unidades Ejecutoras conformantes del Pliego Regional, de acuerdo al Modulo Presupuestal establecido por la Direccin Nacional del Presupuesto Pblico e informacin adicional solicitada mediante Directiva, segn corresponda. Consolidacin a nivel del Pliego Regional. Remisin del documento de evaluacin a los Organismos Centrales establecidos segn Ley.
IV.
ETAPAS 1. Direccin Nacional de Presupuesto Pblico DNPP (01 da)

1.1 Emite Directiva de Evaluacin Anual del Presupuesto de un Ao Fiscal, tanto Semestral como Anual, con alcance de las Unidades Ejecutoras de los Pliegos de los Gobiernos Regionales estableciendo un Aplicativo Informtico de Ingreso de Informacin correspondiente, cronograma y formato a elaborar.
2.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial ORPPOT (01 da)

2.1 Jefatura toma conocimiento de la directiva emitida por la DNPP en Diario Oficial el Peruano y dispone la Operatividad de la Evaluacin Presupuestal Semestral o Anual a las Unidades Ejecutoras y Pliego Regional. Comunica de la directiva a la Oficina de Presupuesto y Tributacin.
2.2
3.

3.1 3.2 Jefatura toma conocimiento de la directiva. Coordina con las Unidades Ejecutoras para operativizar la ejecucin de la Evaluacin Presupuestal Semestral o Anual, a nivel de metas de las actividades y proyectos de inversin evaluando los indicadores de desempeo.
- 235 -
4.
Unidades Ejecutoras (02 das)

4.1 En cumplimiento de las Exigencias de Informacin solicitada de la directiva, ingresando los datos al aplicativo informtico de las DNPP, segn cronograma de plazos establecidos. Son responsables de la informacin con carcter de Declaracin Jurada. Remite la Informacin a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
4.2
5.

5.1 Recibe la Informacin de evaluaciones presupuestarias y deriva a la Oficina de Presupuesto y Tributacin par a revisin.
6.

6.1 El titular responsable de las evaluaciones presupuestadas efecta la revisin y control de la informacin evaluada y remite a la Oficina Regional Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial de ser conforme; caso contrario solicita el levantamiento de las observaciones a la Unidad Ejecutora.
7.

7.1 Recibe la informacin de evaluaciones presupuestadas, quien previa conformidad la remite a la DNPP.
8.
Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (01 da)

8.1 Recibe la informacin de evaluaciones presupuestarias.
- 236 -
PROCEDIMIENTO : EVALUACIN PRESUPUESTARIA
Cdigo : 3.5.6.0.04

Direccin Nacional del Presupuesto Pblico (DNPP) Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Oficina de Presupuesto y Tributacin Territorial (OPT) (ORPPOT)
Unidades Ejecutoras (UE)
INICIO
Segn Directiva dispone la operatividad de la Evaluacin Presupuestal semestral o anual a las Unidades Ejecutoras y Pliego Regional Coordina con las Unidades Ejecutoras para operativizar la ejecucin de la evaluacin presupuestal semestral o anual, a nivel de metas de las actividades y proyectos de inversin evaluando los indicadores de desempeo En cumplimiento de las exigencias de informacin solicitada de la directiva, ingresan los datos al aplicativo informtico de las DNPP, segn cronograma de plazos establecidos. Son responsables de la informacin con carcter de Declaracin Jurada.
Emite Directiva de Evaluacin Anual del Presupuesto de un Ao Fiscal, tanto Semestral como Anual, con alcance de las Unidades Ejecutoras de los Pliegos de los Gobiernos Regionales estableciendo el Aplicativo Informtico de Ingreso de Informacin correspondiente, cronograma y formatos a elaborar.
Recibe la informacin de evaluaciones presupuestarias y deriva a la Oficina de Presupuesto y Tributacin para revisin. El titular responsable de las evaluaciones presupuestadas efecta la revisin y control de la informacin evaluada.
Remisin de la Informacin a la ORPPOT
Recibe la informacin de evaluaciones presupuestarias Recibe la informacin de evaluaciones presupuestadas, quien previa conformidad la remite a la DNPP
Conforme? Si
No
Realiza las respectivas correcciones y deriva a la OPT
FIN
Remite a la ORPPOT de ser conforme
- 237 -
DESIGNACIN DE TITULARES RESPONSABLES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS DEL PLIEGO REGIONAL N 3.5.6.0.05 I. OBJETIVO
Designar a los Titulares Responsables de las Unidades Ejecutoras que conforman el Pliego 443 Gobierno Regional de Arequipa, para el cumplimiento de los procesos de programacin, formulacin, ejecucin, control y evaluacin del presupuesto de cada ao fiscal, quienes tienen la responsabilidad de la administracin y ejecucin de los recursos pblicos asignados a cada Unidad Ejecutora. (Art.6 de la Ley N 28112)
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 28112 Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Ley Anual del Presupuesto. Directiva Anual de Ejecucin Presupuestaria. Normatividad administrativa complementaria.
III.
REQUISITOS
Aprobacin mediante Resolucin Ejecutiva Regional del Titular del Pliego Regional, en la designacin de los titulares responsables de las Unidades Ejecutoras. Conocimiento de la administracin y gestin publica.
IV.

1.1 Designa a los Gerentes Regionales y/o Directores Ejecutivos de los Sectores de Educacin y Salud mediante Resolucin Ejecutiva Regional.
2.

2.1 Segn la Resolucin Ejecutiva Regional de designacin de dependencia pblica se propone a la Presidencia Regional la designacin de titulares de las Unidades Ejecutoras para el cumplimiento de los procesos de planificacin, formulacin, control y evaluacin del presupuesto.
3.

3.1 Proyecta la Resolucin Ejecutiva Regional segn disposiciones elevndola a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
4.

4.1 Recibe el Proyecto de Resolucin y de ser conforme lo remite a Presidencia Regional
5.

5.1 De considerarlo conforme, formaliza el Proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional a los Titulares Regionales de las Unidades Ejecutoras
- 238 -
PROCEDIMIENTO : DESIGNACIN DE TITULARES RESPONSABLES DE UNIDAD EJECUTORA DEL PLIEGO REGIONAL
Cdigo : 3.5.6.0.05

Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT)
Oficina de Presupuesto y Tributacin (OPT)
INICIO
Designa a los Gerentes Regionales y/o Directores Ejecutivos de los Sectores de Educacin y Salud mediante Resolucin Ejecutiva Regional
Segn la Resolucin Ejecutiva Regional de designacin de dependencia pblica se propone a la Presidencia Regional la designacin de Titulares de las Unidades Ejecutoras para el cumplimiento de los procesos de Planificacin, Formulacin, Control y Evaluacin del Presupuesto.
Proyecta la Resolucin Ejecutiva Regional segn disposiciones elevndola a la ORPPOT
Resolucin Ejecutiva Regional Recibe el Proyecto de Resolucin y de ser conforme lo remite a Presidencia Regional
De considerarlo conforme, formaliza el Proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional a los Titulares Regionales de las Unidades Ejecutoras
FIN
- 239 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA OFICINA DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES PROGRAMACIN ANUAL REGIONAL DE LA INVERSIN PBLICA N 3.5.7.0.01 I. OBJETIVO
Optimizar la asignacin y la eficiencia en el uso de los recursos pblicos a nivel Regional.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Directiva de Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Pblico 2008: N 006-2007/EF.76-01.
III.
REQUISITOS
Proyectos priorizados en el Presupuesto Participativo. Plan de Desarrollo Regional Concertado.
IV.

1.1 Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (01 da) Remite Proyectos aprobados en el Presupuesto Participativo a la Oficina de Programacin de Inversiones para que los priorice y los incluya en el prximo ejercicio. 1.2 Gobiernos Locales (01 da) Remite proyectos propuestos por el Gobierno Local a la Oficina de Programacin de Inversiones para que los priorice y los incluya en el prximo ejercicio.
2.
Oficina de Programacin de Inversiones (02 das)

2.1 Realiza anlisis de los Proyectos multianuales y/o inconclusos, Proyectos aprobados en el Presupuesto Participativo, proyectos propuestos por Gobiernos Locales. Propone la priorizacin de los proyectos en base a los siguientes criterios: Plan de desarrollo concertado Poblacin beneficiada - Acciones de desarrollo social - Acciones de desarrollo economico - Acciones de desarrollo institucional y de capacidades - Acciones de desarrollo ambiental, territorial u otro Cofinanciamiento Competencia Impacto Territorial Efecto en la Economa Regional Efecto Social Conservacin del Medio Ambiente
2.2
- 240 -
Pertinencia y Coherencia Inversin histrica en la localidad o sector Situacin del proyecto 2.3 Emite listado final de proyectos propuestos segn techo presupuestal asignado por el Ministerio de Economa y Finanzas.
3.
Oficina Regional de Presupuesto, Planeamiento y Desarrollo Institucional (02 das)

3.1 3.2 Revisa listado final de los proyectos priorizados y de estar de acuerdo el Jefe Regional de la Oficina Regional da su Visto Bueno. Presenta y sustenta Programacin anual de Inversin Publica ante comisin de presupuesto del Congreso de la Republica.
4.
Comisin de Presupuesto del Congreso ( Segn directiva)

4.1 4.2 4.3 Recepciona programacin propuesta previa sustentacin del Presidente Regional de Arequipa acompaado de los Gerentes. Emite iniciativa presupuestal ante el Congreso de la Republica. El congreso de la Republica aprueba la Ley de Presupuesto Publico para el ao venidero.
5.
Ministerio de Economa y Finanzas Direccin Nacional de Presupuesto Pblico (01 da)

5.1 Asigna Presupuesto Inicial de Apertura.
- 241 -
PROCEDIMIENTO : PROGRAMACIN ANUAL REGIONAL DE LA INVERSIN PUBLICA
Cdigo : 3.5.7.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Programacin de Inversiones

Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (OPDI) Gobiernos Locales Oficina de Programacin de Inversiones (OPI) Oficina Regional de Presupuesto, Planeamiento y Desarrollo Institucional (ORPPOT) Comisin de Presupuesto del Congreso Ministerio de Economa Y Finanzas - Direccin Nacional de Presupuesto Publico (DNPP)
INICIO
Remite Proyectos aprobados en el Presupuesto Participativo
Remite Proyectos propuestos por Gobiernos Locales
Toma en cuenta los Proyectos multianuales y/o inconclusos
Propone priorizacin de Proyecto de Inversin Publica
Presenta y sustenta Programacin Anual de Inversin Publica ante C Comisin de Presupuesto del Congreso de la Republica
Recepciona programacin propuesta previa sustentacin
Emite listado final de proyectos propuestos segn techo presupuestal
Revisa listado final y da Visto Bueno
Emite iniciativa presupuestal ante el Congreso de la Republica
Listado
Aprueba Ley de Presupuesto Publico
Asigna Presupuesto Inicial de Apertura
FIN
- 242 -
PROGRAMACIN MULTIANUAL DE LA INVERSIN PBLICA N 3.5.7.0.02 I. OBJETIVO

Optimizar la asignacin y la eficiencia en el uso de los recursos pblicos a nivel Regional, en base a 3 aos.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Directiva de Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Pblico 2008: N 006-2007/EF.76-01 Decreto Supremo 102-2007-EF, Aprueban el nuevo Reglamento del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Resolucin Directoral N 012-2007-EF/68.11, Aprueban Directiva para la Programacin Multianual de la Inversin Pblica de los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales Resolucin Directoral 002-2009-EF/68.01, Aprueba Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Resolucin Directoral 003-2009-EF/68.01, 2 Disposiciones complementarias para la fase de inversin del ciclo del proyecto en el marco del Sistema Nacional de Inversin Pblica Resolucin Directoral 004-2009-EF/68.01, Modifican Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica
III.
REQUISITOS
Proyectos priorizados en los Presupuestos Participativos Planes Estratgicos Sectoriales Multianuales Plan de Desarrollo Regional Concertado
IV.
ETAPAS 1. Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (03 das)

1.1 1.2 1.3 Coordina y participa en la Formulacin del Plan de Desarrollo Regional de Arequipa. Coordina la realizacin del Presupuesto Participativo. Remite a la Oficina de Programacin de inversiones los siguientes documentos. Proyectos Priorizados en los Presupuestos Participativos Planes Estratgicos Sectoriales Multianuales Proyectos que se encuentren comprendidos en los tres ltimos aos en el Plan de Desarrollo Regional Concertado
2.
Oficina Regional de Institucional (01 da)

2.1
Planeamiento,
Presupuesto
Desarrollo
Recepciona y da el visto bueno a la Relacin de proyectos a incluirse en la Programacin Multianual de la Inversin Publica del Gobierno regional de Arequipa.
- 245 -
3.
Oficina de Programacin de Inversiones (01 da)

3.1 Debe llenar los Formatos PMIP 01 - Ficha de Programacin Multianual de Inversin Pblica, as como de un Informe Sectorial, al cual deber adjuntarse el Formato PMIP 01 del Sector. Para la Programacin Multianual de Inversiones debe tener las siguientes consideraciones: 3.1.1 El PMIP incorpora los proyectos de inversin prioritarios que constituyen soluciones a los principales problemas identificados en el proceso de planeamiento sectorial. Los proyectos de inversin incorporados en el PMIP deben hacer referencia al objetivo o lneas estratgicas a la cual contribuyen. 3.1.2 Las entidades deben aplicar los criterios de priorizacin siguientes para la elaboracin de sus PMIP: a) Antes de destinar recursos a proyectos de inversin debe asegurarse la asignacin correspondiente a la operacin y mantenimiento de los activos e infraestructura existentes para su adecuado funcionamiento. b) Los proyectos en ejecucin que culminen en el ao fiscal siguiente. c) Los proyectos en ejecucin que culminen sucesivamente en los aos posteriores. d) Los nuevos proyectos de inversin que cuenten con viabilidad y presenten mayor rentabilidad social. e) Los nuevos proyectos de inversin que cuenten con viabilidad y cuya fuente de financiamiento sea donacin o cooperacin tcnica no reembolsable. f) Los proyectos de inversin en preparacin. 3.1.3 Los proyectos de inversin incorporados en el PMIP deben considerar los costos estimados de operacin, mantenimiento y reposicin, a fin de asegurar su sostenibilidad durante la vida til del proyecto. El cronograma de ejecucin de los proyectos debe ser consistente con el plazo de ejecucin estipulado en los estudios de preinversin del proyecto, de modo que se asegure que los beneficios del proyecto se generen en los plazos previstos y no se incurra en mayores gastos generales u administrativos. Los proyectos cuyos estudios de preinversin estn en elaboracin deben estar registrados en el Banco de Proyectos del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Las entidades y empresas que integran un sector presentan a la OPI sectorial sus propuestas de PMIP considerando la programacin del gasto para cada ao del perodo, tomando como base la asignacin presupuestaria y proyecciones de disponibilidad de fondos pblicos sealados en el Marco Macroeconmico Multianual. Las Oficinas de Programacin e Inversiones (OPI) elaboran el PMIP sectorial considerando los PMIP propuestos conforme al numeral precedente, teniendo en cuenta las proyecciones de
3.1.4
3.1.5
3.1.6
3.1.7
- 243 -
asignacin de techos presupuestarios de la Direccin Nacional de Presupuesto Pblico. 3.2 Se remite al Consejo Regional para su aprobacin.
4.

4.1 Revisa Programacin Multianual y aprueba con Acuerdo Regional. El PMIP sectorial es aprobado por el rgano Resolutivo del Sector como parte del Plan Estratgico Sectorial Multianual, una vez que la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico (DGPM) del Ministerio de Economa y Finanzas haya verificado su consistencia. Dicha aprobacin deber realizarse antes de la incorporacin de los proyectos del PMIP que correspondan en el proyecto del presupuesto del Sector Pblico del siguiente ao fiscal.
5.
Oficina Regional de Institucional (01 da)

5.1
Planeamiento,
Presupuesto
Desarrollo
Se remite documentacin al Ministerio de Economa y Finanzas.
6.
Ministerio de Economa y Finanzas- Direccin General de Presupuesto Multianual (01 da)

6.1 6.2 Recepciona Informacin y revisa si cumple con todos los requisitos. Incluye Documento en la programacin del Plan Multianual de Inversin Pblica del Estado Peruano.
- 244 -
PROCEDIMIENTO : PROGRAMACIN MULTIANUAL DE LA INVERSIN PUBLICA
Cdigo : 3.5.7.0.02

Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (OPDI) Oficina Regional de Oficina de Programacin de Planeamiento, Presupuesto Inversiones y Desarrollo Institucional (OPI) (ORPPOT) Ministerio de Economa y Finanzas DGPM
Consejo Regional
INICIO Formato 1 Coordina y participa en la Formulacin del Plan de Desarrollo Regional
Plan de Desarrollo Regional Coordina la realizacin del Presupuesto Participativo
Recepciona, revisa y da el visto bueno a la relacin de proyectos a incluirse
Se llena formato
Acuerdo Regional Recepciona Informacin
Se remite al Consejo Regional
Revisa Programacin Multianual y aprueba con Acuerdo Regional
Remite : - Proyectos Priorizados en los Presupuestos Participativos - Planes Estratgicos Sectoriales Multianuales - Proyectos que se encuentren comprendidos en los tres ltimos aos en el Plan de Desarrollo Regional Concertado Se remite documentacin al Ministerio de Economa y Finanzas
Incluye Documento en la Programacin del Plan Multianual de Inversin Publica del Estado Peruano
FIN 1
- 246 -
EVALUACIN DE PROYECTO DE INVERSIN PUBLICA MENORES N 3.5.7.0.03 I. OBJETIVO

Estimar el costo por beneficiario, en base al costo de inversin del proyecto, de una o varias alternativas de solucin, para la toma de decisiones respecto a la asignacin de los recursos de inversin
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley N 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica" Decreto Supremo N 102-2007-EF, Reglamento del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Directiva N 006-2007/EF.76-01, Directiva de Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Pblico 2008
Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica Resolucin Directoral N 009-2007-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 04-2007-EF/68.01
III.
REQUISITOS
Inscripcin en el Banco de Proyectos. Presentacin del PROYECTO DE INVERSIN PUBLICA por la Unidad Formuladora.
IV.
ETAPAS 1. Unidad Formuladora (15 das)

1.1 Elabora perfil Simplificado teniendo en cuenta que un Proyecto de Inversin Pblica Menor, es aquella intervencin que cumple con las caractersticas siguientes: Debe constituir la solucin a un problema vinculado a la finalidad de una Entidad y a sus competencias. Su ejecucin puede hacerse en ms de un ejercicio presupuestal, conforme al cronograma de ejecucin de los estudios de preinversin. No son Proyecto de Inversin Pblica las intervenciones que constituyen gastos de operacin y mantenimiento. Asimismo, tampoco constituye Proyecto de Inversin Pblica aquella reposicin de activos que: - Se realice en el marco de las inversiones programadas de un proyecto declarado viable - Est asociada a la operatividad de las instalaciones fsicas para el funcionamiento de la entidad - No implique ampliacin de capacidad para la provisin de servicios. Para que sea considerado un Proyecto de Inversin Publica Menor tiene que tener un monto de inversin, a precios de mercado, igual o menor a S/. 300,000.00 (Trescientos Mil y 00/100 Nuevos Soles. 1.2 El Proyecto de Inversin Publica menor se sustenta en el formato SNIP 04. No podr utilizarse el Formato SNIP-04 para Proyectos de Inversin Publica enmarcados en Programas de Inversin o Conglomerados.
- 247 -
1.3
Registra el perfil simplificado en el Banco de Proyectos, al momento de registrar el Proyecto de Inversin Publica, la seleccin de la funcin, programa y subprograma, deber realizarse considerando el rea del servicio en el que el Proyecto de Inversin Publica va a intervenir, independientemente de la codificacin presupuestal utilizada. Remite la versin impresa a la Oficina de Programacin de Inversiones, debidamente suscrito por el responsable de la Unidad Formuladora, sin lo cual no se podr iniciar la evaluacin.
1.4
2.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 Recepciona la versin impresa del Perfil simplificado. Verifica registro en el Banco de proyectos y registra la fecha de su recepcin. Evala el Proyecto de Inversin Publica menor, reflejando su evaluacin en el Formato SNIP-06. Registra en el banco de proyectos la evaluacin realizada al proyecto de Inversin Publica Menor. Si el Proyecto es declarado viable se realiza las siguientes acciones. 2.5.1 2.5.2 Se llena el Formato SNIP-09. En caso que se declare la viabilidad del proyecto, el Responsable de la Oficina de Programacin de Inversiones deber visar el Perfil Simplificado (Formato SNIP-04). Responsable de la Oficina de Programacin de Inversiones debe remitir copia Formato SNIP-04 y de los Formatos SNIP-06 y SNIP-09 a la Unidad Ejecutora del Proyecto de Inversin Publica. Responsable de la Oficina de Programacin de Inversiones remite copia de los Formatos SNIP-06 y SNIP-09 a la Unidad Formuladora. Si durante la evaluacin o luego de declarado viable el Proyecto de Inversin Publica Menor, el monto de inversin propuesto se incrementa por encima de S/. 300,000.00 (Trescientos Mil y 00/100 Nuevos Soles. se deber llevar a cabo una nueva evaluacin, considerando las normas aplicables a los Proyectos de Inversin Pblica que no son PROYECTO DE INVERSIN PUBLICA Menores.
2.5.3
2.5.4
2.5.5
3.
Unidad Ejecutora (01 da)

3.1 Recepciona documentacin de Proyecto de Inversin Pblica Menor declarado viable.
4.
Unidad Formuladora (01 da)

4.1 Recepciona documentacin de Proyecto de Inversin Pblica Menor declarado viable.
5.

5.1 Si el Proyecto de Inversin Publica Menor tiene Observaciones deber la Oficina de Programacin de Inversiones pronunciarse de manera explcita sobre todos los aspectos que deban ser reformulados por la Unidad Formuladora quien tendr que subsanarlos y remitirlos a la Oficina de Programacin de Inversiones con las observaciones absueltas.
- 248 -
5.2
Si el Proyecto de Inversin Pblica Menor es rechazada termina la evaluacin.
- 249 -
PROCEDIMIENTO : EVALUACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN PUBLICA MENORES
Cdigo : 3.5.7.0.03

Unidad Formuladora (UF) Oficina de Programacin de Inversiones (OPI)
Verifica registro en el Banco de proyectos y registra la fecha de su recepcin Versin impresa de PIP Menor
Unidad Ejecutora (UE)
INICIO
Formato SNIP - 04
Recepciona Perfil simplificado
Elabora perfil Simplificado
Llena Formato SNIP-04
Evala el PIP menor
Formato SNIP - 04
2 Registra en el banco de proyectos evaluacin
Registra el perfil simplificado en el Banco de Proyectos
Formato SNIP - 09 Remite a Unidad Formuladora - Copia Formato SNIP 06 SI Llena formato SNIP - 09 - Copia Formato SNIP - 09
Remite la versin impresa a la OPI
PIP Es viable?
NO Remite a Unidad Ejecutora SI PIP Tiene Observaciones? Responsable de OPI visa el Perfil Simplificado - Copia de Formato SNIP 04 - Copia de Formato SNIP 06 - Copia de Formato SNIP - 09 Recepciona documentacin de PIP Menor declarado viable
Modifica Perfil Levantando las observaciones
NO 3 Formato SNIP - 04 Visado 3
Recepciona documentacin de PIP Menor declarado viable
FIN
Rechaza PIP Menor
- 250 -
PRESENTACIN Y EVALUACIN DE ESTUDIOS DE PREINVERSIN DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA MAYORES N 3.5.7.0.04 I. OBJETIVO
Valorizar los beneficios y costos de las alternativas de solucin propuestas, considerando su diseo ptimo, demostrando su rentabilidad y beneficios econmicos y sociales, para la toma de decisiones respecto a la asignacin de los recursos de inversin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Decreto Supremo N 102-2007-EF, Reglamento del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Directiva General del SNIP Resolucin Directoral N 009-2007-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 04-2007-EF/68.01
III.
REQUISITOS
Inscripcin en el Banco de Proyectos Presentacin del PROYECTO DE INVERSIN PUBLICA por la Unidad Formuladora
IV.
ETAPAS HOJA A 1. Unidad Formuladora (15 das)

1.1 1.2 Elabora perfil sustentando en el formato SNIP - 03 . Registra en el Banco de Proyectos. Al momento de registrar el Proyecto de Inversin Publica, la seleccin de la funcin, programa y subprograma, deber realizarse considerando el rea del servicio en el que el Proyecto de Inversin Publica va a intervenir, independientemente de la codificacin presupuestal utilizada. Remite Perfil a la Oficina de Programacin de inversiones acompaado de la Ficha de Registro (Formato SNIP-03), sin la cual no se podr iniciar la evaluacin.
1.3
2.

2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 Recepciona Perfil. Verifica Registro en Banco de Proyectos. Registra Fecha de Recepcin. Evala Proyecto de Inversin. Emite Informe Tcnico. Registra Evaluacin en el Banco de Proyectos cuyo resultado pueden ser los siguientes: 2.6.1 Si el perfil es aprobado se realiza las siguientes acciones : 2.6.1.1 Segn el monto del Proyecto de Inversin puede necesitar estudios adicionales ir al Procedimientote de la HOJA B, de lo contrario el Proyecto de Inversin Publica
- 251 -
es declarado viable en cuyo caso acompaa al Informe Tcnico el Formato SNIP-09. 2.6.1.2 2.6.1.3 Jefe de la Oficina de Programacin de Inversiones visa el estudio. Remite a Unidad. Ejecutora y a la Unidad Formuladora Copias de : Estudio Informe Tcnico Formato SNIP -09 2.6.2 2.6.3 Si el perfil es rechazado termina la evaluacin. Si el Perfil es Observado deber la Oficina de Programacin de Inversiones pronunciarse de manera explcita sobre todos los aspectos que deban ser reformulados por la Unidad Formuladora quien tendr que subsanarlos y remitirlos a la Oficina de Programacin de Inversiones con las observaciones absueltas.
3.

3.1 Recepciona los siguientes documentos. Estudio Informe Tcnico Formato SNIP -09
4.

4.1 Recepciona los siguientes documentos. Estudio Informe Tcnico Formato SNIP -09
HOJA B 5. Oficina de Programacin de Inversiones (01 da)

5.1 Determina si el proyecto de inversin Publica requiere estudio de Prefactibilidad en caso no lo requiera, se solicita a la unidad Formuladora que justifique la exoneracin del estudio de prefactibilidad y solo sea necesario la Factibilidad del proyecto en cuyo caso realizar el procedimiento de la HOJA C. Autoriza Elaboracin de estudio de Prefactibilidad del proyecto de Inversin pblica.
5.2
6.
Unidad Formuladora (15 das)

6.1 6.2 6.3 Elabora estudio de Prefactibilidad y lo sustenta en el formato SNIP 02. Actualiza en el Banco de Proyectos el Estudio de Prefactibilidad. Remite estudio de prefactibilidad a Oficina de Programacin de Inversiones. acompaado de ficha de registro.
7.

7.1 Recepciona Estudio de Prefactibilidad del Proyecto de Inversin Publica.
- 252 -
7.2 7.3 7.4
Verifica actualizacin en el Banco de Proyectos recepcin. Evala el Proyecto de Inversin Pblica.
y registra fecha de
Emite un Informe Tcnico y registra en el Banco de Proyectos dicha evaluacin. Con dicho Informe, la Oficina de Programacin de Inversiones puede: a. Aprobar el estudio de Prefactibilidad y, cuando corresponda, autorizar la elaboracin del estudio de Factibilidad HOJA C. b. Declarar la viabilidad del Proyecto de Inversin Publica, en cuyo caso acompaa al Informe Tcnico el Formato SNIP- 09. c. Si el Estudio es Observado deber la Oficina de Programacin de Inversiones pronunciarse de manera explcita sobre todos los aspectos que deban ser reformulados por la Unidad Formuladora quien tendr que subsanarlos y remitirlos a la Oficina de Programacin de Inversiones con las observaciones absueltas. d. Rechazar el Proyecto de Inversin Publica con lo cual termina la evaluacin.
7.5
En caso que se declare la viabilidad del proyecto con el estudio de Prefactibilidad, el Responsable de la OPI deber visar el estudio de Prefactibilidad. Remite copias de los siguientes documentos a la Unidad Formuladora u a la Unidad Ejecutora: Estudio de Prefactibilidad Informe Tcnico Formato SNIP-09
7.6
8.

8.1 Recepciona los siguientes documentos: Estudio Informe Tcnico Formato SNIP -09
9.

HOJA C 10. Oficina de Programacin de Inversiones (01 da)

10.1 Autoriza Elaboracin de estudio de factibilidad del Proyecto de Inversin Pblica.
11.

11.1 Elabora estudio de Factibilidad y lo sustenta en el formato SNIP 03. 11.2 Actualiza en el Banco de Proyectos el Estudio de Prefactibilidad.
- 253 -
11.3 Remite estudio de Factibilidad a Oficina de Programacin de Inversiones acompaado de ficha de registro.
12.

12.1 Recepciona Estudio de Factibilidad del Proyecto de Inversin Publica. 12.2 Verifica actualizacin en el Banco de Proyectos recepcin. 12.3 Evala el Proyecto de Inversin Pblica. 12.4 Emite un Informe Tcnico y registra en el Banco de Proyectos dicha evaluacin. Con dicho Informe, la Oficina de Programacin de Inversiones puede: a. Declarar la viabilidad del proyecto, en cuyo caso acompaa al Informe Tcnico el Formato SNIP-09. b. Si el Estudio es Observado deber la Oficina de Programacin de Inversiones pronunciarse de manera explcita sobre todos los aspectos que deban ser reformulados por la Unidad Formuladora quien tendr que subsanarlos y remitirlos a la Oficina de Programacin de Inversiones con las observaciones absueltas. c. Rechazar el Proyecto de Inversin Publica con lo cual termina la evaluacin. 12.5 En caso que se declare la viabilidad del proyecto con el estudio de Factibilidad, el Responsable de la Oficina de Programacin de Inversiones deber visar el estudio de Factibilidad. 12.6 Remite copias de los siguientes documentos a la Unidad Formuladora u a la Unidad Ejecutora: Estudio de Prefactibilidad Informe Tcnico Formato SNIP-09 y registra fecha de
13.

- 254 -
PROCEDIMIENTO :PRESENTACIN Y EVALUACIN DE ESTUDIOS DE PRE INVERSIN DE PROYECTOS DE INVERSIN PUBLICA MAYORES
Cdigo : 3.5.7.0.04
HOJA A

Unidad Formuladora (UF)
Inicio 1 Registra Evaluacin en el Banco de Proyectos
Oficina de Programacin de Inversiones (OPI)
Emite Informe Tcnico
Recepciona Evala PIP 2

- Estudio - Informe Tcnico - Formato SNIP -09
Elabora Perfil
Formato SNIP - 03
Recepciona Perfil
SI Registra en el Banco de Proyectos
PIP es Observado? NO
NO
PIP es Rechazado? SI
Informe Tcnico Registra Fecha de Recepcin 3
FIN Remite Perfil a OPI acompaado de la Ficha de Registro Perfil es Aprobado
3 Verifica Registro en Banco de Proyectos
NO
Requiere estudios adicionales?
SI
Mejora el perfil
NO
1 SI
Recepciona 2
Declaracin de viabilidad Formato SNIP - 09 Jefe de OPI visa el estudio
C
3
Remite a Unidad. Ejecutora y a la Unidad Formuladora Copias de : - Estudio - Informe Tcnico - Formato SNIP -09
- 255 -
Cdigo : 3.5.7.0.04
HOJA B


NO PIP requiere estudio de Prefactibilidad?
C
Actualiza en el Banco de Proyectos el Estudio de Prefactibilidad
Debe emitir informe justificando que solo necesita estudio de Factibilidad
A
Verifica actualizacin en el Banco de Proyectos y registra fecha de recepcin Recepciona 2
SI Elabora estudio de Prefactibilidad Autoriza Elaboracin de Prefactibilidad Recepciona Estudio de Prefactibilidad
Remite estudio de prefactibilidad a OPI acompaado de ficha de registro
Estudio de Prefactibilidad
FIN
Informe Tcnico
SI Rechaza? Registra evaluacin en el Banco de proyectos Emite Informe Tcnico
A
Evala PIP
Mejora estudio de Prefactibilidad
SI
Observa?
NO
Estudio es aprobado
NO
Declaracin de viabilidad
SI Recepciona 2
C
Remite a Unidad. Ejecutora y a la Unidad Formuladora Copias de :
Jefe de OPI visa el estudio
- 256 -
Cdigo : 3.5.7.0.04
HOJA C

Unidad Formuladora (UF) Oficina de Programacin de Inversiones (OPI)
B
Actualiza en el Banco de Proyectos el Estudio de Factibilidad Elabora estudio de Factibilidad Autoriza Elaboracin de Factibilidad
1 Recepciona Verifica actualizacin en el Banco de Proyectos y registra fecha de recepcin 2

Recepciona Estudio de Factibilidad
Remite estudio de Factibilidad a OPI acompaado de ficha de registro
Estudio de Prefactibilidad
FIN
Informe Tcnico
SI Rechaza? Registra evaluacin en el Banco de proyectos Emite Informe Tcnico
Evala PIP
1 NO
Mejora estudio de Factibilidad
SI
Observa?
NO
Estudio es aprobado
Declaracin de viabilidad
Recepciona 2
- Estudio - Informe Tcnico - Formato SNIP -09 Remite a Unidad. Ejecutora y a la Unidad Formuladora Copias de : - Estudio - Informe Tcnico - Formato SNIP -09
Jefe de OPI visa el estudio
A
Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional - 257 -
VERIFICACIN DE VIABILIDAD DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA DURANTE LA FASE DE INVERSIN N 3.5.7.0.05 I. II. OBJETIVO
Determinar la vigencia de la rentabilidad del proyecto.
BASE LEGAL
Decreto Supremo N 102-2007-EF, Reglamento del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Publica Resolucin Directoral N 009-2007-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 04-2007-EF/68.01
III.
REQUISITOS
Informe de la Unidad Ejecutora y Unidad Formuladora, sobre PROYECTO DE INVERSIN PUBLICA Viables que se encuentran en la Etapa de Inversin, que han sufrido alguna modificacin que puedan alterar la rentabilidad social del proyecto.
IV.

1.1 Primera forma 1.1.1 Unidad Ejecutora
1.1.1.1 Determina que hubo modificacin en el Proyecto de

Inversin Publica en la fase de Inversin que pueden alterar la rentabilidad social del proyecto y por consiguiente su viabilidad.
1.1.1.2 Emite informe bajo responsabilidad a la Unidad

Formuladora sobre la modificacin del Proyecto de Inversin Publica. 1.1.2 Unidad Formuladora
1.1.2.1 Recepciona Informe y evala. 1.1.2.2 Emite opinin favorable y lo tramita a la Oficina de
Programacin de Inversiones. 1.2 Segunda Forma 1.2.1 Oficina de Programacin de Inversiones
1.2.1.1 Identifican factores que alteren la viabilidad del Proyecto

de Inversin Publica. 1.3 Tercera Forma 1.3.1 Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico
1.3.1.1 Identifican factores que alteren la viabilidad del Proyecto

de Inversin Pblica.
- 258 -
2.

2.1 Evala informe del Proyecto de Inversin Pblica teniendo en cuenta si se ha producido modificacin en: El monto de inversin del Proyecto de Inversin Publica. Las metas fsicas del Proyecto de Inversin Publica. Las alternativas tcnicas Componentes del Proyecto de Inversin Publica. Modificaciones en los arreglos institucionales previstos en el Proyecto de Inversin Publica. Plazo de ejecucin
2.2
Al revisar la documentacin presentada verifica si tiene algunas. Si las tuviese comunica a la Unidad Formuladora para que en coordinacin con la Unidad Ejecutora Absuelvan las observaciones. Verifica que las variaciones en las metas, componentes u algn otro factor no sean de tal magnitud que produce variaciones en el objetivo del Proyecto de Inversin Publica. Si as lo fuese deber ser evaluado como un nuevo proyecto. Se emite opinin Tcnico de verificacin de viabilidad el cual se elabora de acuerdo a las Pautas para la Elaboracin de Informes Tcnicos (Anexo SNIP-10), debiendo ser remitido al rgano Resolutivo del Sector, recomendando las medidas correspondientes. Se igual forma deber remitirse una copia del Informe Tcnico a la Direccin General de Programacin Multianual del Sector Publico en el plazo mximo de 05 das hbiles de emitido dicho documento.
2.3
2.4
3.
Direccin General de Programacin Multianual del Sector Pblico (05 das)

3.1 3.2 Recepciona Informe Tcnico de verificacin de Viabilidad. La Direccin General de Programacin Multianual del Sector Publico tiene un plazo mximo de 05 das hbiles para registrar en el Banco de Proyectos, las conclusiones y recomendaciones del Informe Tcnico de verificacin de viabilidad emitido por la Oficina de Programacin de Inversiones.
4.

4.1 4.2 4.3 Si las variaciones por motivos no sustentados no superen el 10%, se prosigue con la ejecucin del Proyecto de Inversin Pblica. Si las variaciones por motivos no sustentados estn entre el 10% al 30% se realiza la verificacin de viabilidad. Si las variaciones por motivos no sustentados superan el 30% y variaciones sustanciales, no procede verificacin de viabilidad.
5.
rgano de Control de Interno (01 da)

5.1 Recepciona Informe Tcnico para que tome la accin correspondiente.
- 259 -
PROCEDIMIENTO : VERIFICACIN DE VIABILIDAD DE PROYECTOS DE INVERSIN PUBLICA DURANTE LA FASE DE INVERSIN
Cdigo : 3.5.7.0.05

Unidad Ejecutora (UE) Unidad Formuladora (UF) Oficina de Programacin de Inversiones (OPI)
Direccin General de Programacin Multianual del Sector Publico (DGPM)
rgano de Control Institucional (ORCI)
INICIO
Determina que hubo modificacin en el PIP
Recepciona Informe y evala
Identifican factores que alteren la viabilidad del PIP
Identifican factores que alteren la viabilidad del PIP
Emite informe sobre la modificacin del PIP
Emite opinin favorable
Evala informe
2 Informe Absuelve las observaciones en coordinacin con la Unidad Ejecutora
Remite copia del Informe Tcnico al rgano de Control Se debe modificar? NO SI 2 1 SI
Recepciona Informe Tcnico
FIN
1 Debe ser evaluado como nuevo proyecto 2 SI

Produce variaciones en el objetivo?
NO
El monto a modificar supera el 20 %?
Registra en el Banco de Proyectos Conclusiones y Recomendaciones
NO Emite informe tcnico (protocolo de evaluacin) Remite copia del Informe Tcnico las verificaciones de viabilidad en un mximo de 5 das hbiles.
Anexo SNIP - 10
Recepciona Informe Tcnico
- 260 -
OPININ ESPECIALIZADA Y LEGAL SOBRE INVERSIN PBLICA N 3.5.7.0.06 I. OBJETIVO

Orientar al solicitante de una Entidad Pblica, Privada y Sociedad Civil, sobre proyectos sociales.
II.
BASE LEGAL
Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica Resolucin Directoral N 009-2007-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 04-2007-EF/68.
III. IV.
REQUISITOS
Presentacin de solicitudes
ETAPAS 1. 2. 3. 4. Entidad Publica (01 da)

1.1 Solicita Orientacin sobre proyectos sociales.
Entidad Privada (01 da)

Sociedad Civil (01 da)

Oficina de Programacin de inversiones (01 da)

4.1 4.2 4.3 4.4 Recepciona Solicitudes de Orientacin sobre proyectos de Inversin Publica. Si la solicitud es de manera escrita Emite Oficio respondiendo a la solicitud requerida. Si es en forma verbal lo atiende personal calificado para absolver consultas de forma inmediata. Si es va correo electrnico absuelve consultas respondiendo por la misma va.
5.
Solicitante (01 da)

5.1 Recibe orientacin sobre proyectos sociales.
- 261 -
PROCEDIMIENTO : OPININ ESPECIALIZADA Y LEGAL SOBRE INVERSIN PUBLICA
Cdigo : 3.5.7.0.06

Entidad Publica Entidad Privada Sociedad Civil Oficina de Programacin de Inversiones (OPI)
INICIO 1
Solicita Orientacin sobre proyectos sociales
Recepciona Solicitudes de Orientacin
Realiza la consultara a interesado en forma verbal
NO Es escrita? 2 SI Responde va correo electrnico institucional a la orientacin requerida
Es va correo electrnico ? Recibe orientacin sobre proyectos sociales Recibe orientacin sobre proyectos sociales Recibe orientacin sobre proyectos sociales 2 NO Emite Oficio respondiendo a la solicitud requerida FIN
SI
Oficio
Entrega informe a interesado
- 262 -
MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIN DE LOS PROYECTO DE INVERSIN PUBLICA N 3.5.7.0.07 I. OBJETIVO

Verificar el avance de la ejecucin de los proyectos y su correspondencia con los estudios de pre inversin que sustentan la Declaratoria de Viabilidad de los mismos.
II.
BASE LEGAL
Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Publica Resolucin Directoral N 009-2007-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 04-2007EF/68.01 Resolucin Ministerial N 693-2006-EF-15, Modifican la Resolucin Ministerial N 583-2005-EF/15 que aprob el Sistema Operativo de Seguimiento y Monitoreo (SOSEM) del Sistema Nacional de Inversin Pblica Instructivo Resolucin Directoral N 001-2006-EF/68.01, Aprueban Gua Metodolgica para la Identificacin, Formulacin y Evaluacin Social de Proyectos de Inversin Pblica del Sector Salud a nivel de Perfil.
III.
REQUISITOS
PROYECTO DE INVERSIN PUBLICA en la fase de inversin (expediente tcnico ejecucin). PROYECTO DE INVERSIN PUBLICA culminado y con Informe de Cierre.
IV.
ETAPAS 1. Oficina de Programacin de Inversiones (02 das)

1.1 1.2 Realiza Programacin de monitoreo Inversin Publica. y de seguimiento del Proyecto de
Realiza Visita a la Obra con tcnicos especializados, teniendo reuniones con el residente de Obra y el supervisor.
2.
Proyecto de Inversin Pblica /Obra ( 01 da)

2.1 2.2 Personal de de la Obra absuelve inquietudes del personal de la Oficina de Programacin de Inversiones. Residente de Obra emite informe de situacin actual del Proyecto de Inversin Publica como es el avance fsico de obra.
3. 4.

3.1 Solicita informacin presupuestal del Proyecto de Inversin Publica.

4.1 4.2 Recepciona pedido de Informacin presupuestal del Proyecto de Inversin Publica. Elabora informe presupuestal detallado a nivel de genrica o de especifica.
5.

5.1 Solicita informacin Financiera de Proyecto de Inversin Publica.
- 263 -
6.
Oficina Regional de Administracin Administracin Financiera (01 da)

6.1 6.2 6.3
Sistema
Integrado
de
Recepciona pedido de Informacin Financiera de Proyecto de Inversin Publica. Elabora informe financiero en base a informacin obtenida del Sistema de Administracin Financiera. Emite Informe Financiero de Proyecto de Inversin Publica como y cuanto esta comprometido, devengado, girado y hasta pagado.
7.

7.1 Realiza la evaluacin del monitoreo y seguimiento realizado a Proyecto de Inversin Publica. Si existe Insubsistencia emite informe a la Oficina de regional de Planeamiento y Ordenamiento Territorial indicando y detallando lo encontrado. Si no existe insubsistencias emite informe indicando el correcto avance en lo fsico, presupuestal, y financiero del proyecto de Inversin Publica.
8.
Oficina Regional de Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 da)

8.1 8.2 Recepciona Informe de Monitoreo y seguimiento de Proyecto de Inversin Pblica. Emite Opinin y la deriva a la Presidencia Regional.
9.

9.1 Recepciona documentacin y Opinin del Jefe de la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial. de Proyecto de Inversin Pblica Monitoreado. Emite Resolucin de Condicionar la Obra o Parar la ejecucin de la Obra.
9.2
- 264 -
PROCEDIMIENTO : MONITOREO Y SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIN DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN PUBLICA
Cdigo : 3.5.7.0.07

PIP (OBRA)
Oficina Regional de Administracin SIAF
INICIO
Personal de OPI monitorea Obra
Recepciona pedido de Informacin presupuestal de PIP Recepciona pedido de Informacin Financiera de PIP
Realiza Programacin de monitoreo de PIP
Realiza Visita a la Obra
Recepciona Informe de Monitoreo y seguimiento de PIP
2 Solicita informacin Financiera de PIP Recepciona documentacin de PIP Monitoreado
4 Solicita informacin presupuestal de PIP
Emite Opinin
Emite informe de situacin actual de PIP
Elabora informe presupuestal
Informe Fsico de avance de obra
Informe presupuestal
Elabora informe presupuestal
Realiza la evaluacin del monitoreo y seguimiento realizado a PIP
Opinin 3 Emite Resolucin de Condicionar la Obra o Parar la ejecucin de la Obra
Informe Financiero de PIP
Existe insubsistencias?
SI
NO Emite informe del correcto avance de ejecucin de PIP
Emite informe a Oficina Regional de Planeamiento y Ordenamiento Territorial
Resolucin FIN
- 265 -
CAPACITACIN A UNIDADES FORMULADORAS N 3.5.7.0.08 I. OBJETIVO

Mantener actualizado al personal especializado de las Unidades Formuladoras del GRA, sobre la normatividad y metodologa para la formulacin y evaluacin de proyectos de inversin pblica, en el marco d nuestras competencias Unificar criterios
II.
BASE LEGAL
Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica Resolucin Directoral N 009-2007-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 04-2007-EF/68.01
III. IV.
REQUISITOS
Unidades Formuladoras del Gobierno Regional

1.1 Primera Forma 1.1.1 Oficina de Programacin de Inversiones (01 da)
1.1.1.1 Realiza programacin de capacitacin que se realizara en

el ao en la cual incluye a Personal de las Unidades Formuladoras y de la Oficina de Programacin de Inversiones.
1.1.1.2 Realiza las gestiones para capacitacin de las Unidades

Formuladoras.
1.1.1.3 Si la capacitacin se realiza en Arequipa, coordina con la

Entidad capacitadora: Fecha, lugar, Temas expositores, etc. 1.1.2 Institucin Capacitadora (01 da)
1.1.2.1 Llegan a un acuerdo para realizar evento. 1.1.2.2 En coordinaciones con la Oficina de Programacin de
Inversiones realizan evento de capacitacin. 1.1.3 Oficina de Programacin de Inversiones (03 das)
1.1.3.1 Si la capacitacin es fuera de Arequipa se selecciona a

personal para que acuda a evento.
1.1.3.2 Personal seleccionado Asiste a capacitacin. 1.1.3.3 Al regresar a trabajar personal que acudi a capacitacin
replica lo aprendido a personal de Unidades Formuladoras y de la Oficina de Programacin de Inversiones. 1.2 Segunda Forma (01 da) 1.2.1 Unidad Formuladora
1.2.1.1 Existen algunas interrogantes del personal en asuntos de

la Formulacin, Presentacin y Evaluacin de Proyectos de Inversin.
- 266 -
1.2.1.2 Personal de Unidad Formuladora acude a la Oficina de

Programacin de Inversiones. 1.2.2 Oficina de Programacin de Inversiones
1.2.2.1 Personal de OPI orienta en forma permanente en la

Formulacin u evaluacin de Proyectos de Inversin Publica a personal de la Unidad Formuladora que acuda a solicitarlo.
- 267 -
PROCEDIMIENTO : CAPACITACIN A UNIDADES FORMULADORAS
Cdigo : 3.5.7.0.08

Institucin Capacitadora
INICIO
Realiza programacin de capacitacin que se realizara en el ao
Existen algunas interrogantes en asuntos de la Formulacin, Presentacin y Evaluacin de PIP
Llegan a un acuerdo para realizar evento
Realiza las gestiones para capacitacin de las Unidades Formuladoras
Personal de OPI orienta en forma permanente en la Formulacin u evaluacin de PIP a personal de la Unidad Formuladora
Personal de Unidad Formuladora acude a OPI para absolucin de consultas
En coordinaciones con la OPI realizan evento
Capacitacin es en Arequipa? SI
NO
Se selecciona a personal para que acuda a evento
Personal seleccionado Asiste a capacitacin
Coordina con Entidad capacitadoras : Fecha, lugar, Temas expositores, etc
Replica lo aprendido a personal de Unidades Formuladoras y de la OPI
FIN
- 268 -
ASIGNACIN DE CDIGOS DNPP N 3.5.7.0.09 I. II. OBJETIVO

Dar por inicio al proceso de ejecucin presupuestal de un proyecto.
BASE LEGAL
Directiva de Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Pblico 2008: N 006-2007/EF.76-01
III.
REQUISITOS
El Proyecto de Inversin Publica haya terminado la fase de pre-inversin, y est entrando a la fase de inversin.
IV.
ETAPAS 1. Unidad Formuladora (01 da)

1.1. Formulacin de Proyectos de Inversin.- Se debe tener las siguientes consideraciones: 1.1.1 Verifica en el Banco de Proyectos que no exista un Proyecto de Inversin Publica registrado con los mismos objetivos, beneficiarios, localizacin geogrfica y componentes, del que pretende formular, a efectos de evitar la duplicacin de proyectos. Elabora los estudios de preinversin del Proyecto de Inversin Publica sobre la base de los Contenidos Mnimos para Estudios de Preinversin (Anexos SNIP-05A, SNIP-05B, SNIP-06 y SNIP-07), teniendo en cuenta los contenidos, parmetros, metodologas y normas tcnicas que se dispongan. La elaboracin de los estudios de preinversin considera los Parmetros y Normas Tcnicas para Formulacin (Anexo SNIP08), as como los Parmetros de Evaluacin (Anexo SNIP-09). Las proyecciones macroeconmicas que se utilicen para los estudios de preinversin deben ser consistentes con el Marco Macroeconmico Multianual vigente en el momento que se realiza el estudio. Asimismo, debe ser compatible con los Lineamientos de Poltica Sectorial, con el Plan Estratgico Institucional y con el Plan de Desarrollo Concertado, segn corresponda.
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.2
Registra en el Banco de Proyectos: Se debe tener las siguientes consideraciones: 1.2.1 La Direccin General de Programacin Multianual establecer cdigos de acceso al Banco de Proyectos slo para el ingreso de la informacin y el registro de las evaluaciones y declaraciones de viabilidad. En ningn caso deber registrarse nuevamente un mismo proyecto. Cualquier modificacin en la Ficha de Registro de un Proyecto de Inversin Pblica declarado viable, slo podr hacerse desde la Direccin General de Programacin Multianual, previa opinin favorable del rgano competente para declarar la viabilidad del Proyecto de Inversin Publica.
1.2.2
- 269 -
1.2.3
El registro del Responsable de Oficina de Programacin de Inversiones, designado por el rgano Resolutivo, se solicita a la Direccin General de Programacin Multianual mediante Formato SNIP-02. Asimismo, la Oficina de Programacin de Inversiones, efecta la cancelacin de la inscripcin de las Unidad Formuladora, debiendo sealarse la Unidad Formuladora que asumir la formulacin de los Proyecto de Inversin Publica que se encuentren en evaluacin y que han venido siendo formulados por la Unidad Formuladora cuya inscripcin se cancela. Cdigo SNIP (Sistema
1.2.4
1.3 1.4
El Ministerio de Economa y Finanzas asigna Nacional de Inversin Pblica).
Presenta la documentacin del Proyecto de Inversin Publica a la Oficina de Programacin de Inversiones para su evaluacin.
2.
Oficina de Programacin de Inversiones (10 y 40 das segn el nivel de evaluacin)

2.1 Evaluacin de Proyectos de Inversin Publica : Se debe tener las siguientes consideraciones: 2.1.1 Previo a la evaluacin de un Proyecto de Inversin Publica, la Oficina de Programacin de Inversiones verifica que en el Banco de Proyectos no exista otro Proyecto de Inversin Publica registrado con los mismos objetivos, beneficiarios, localizacin geogrfica y componentes, del que ser evaluado, a efectos de evitar la duplicacin de proyectos. La evaluacin del proyecto debe considerar el anlisis de los aspectos tcnicos, metodolgicos y parmetros utilizados en el estudio, adicionalmente se tomarn en cuenta los aspectos legales e institucionales relacionados a la formulacin y ejecucin del proyecto. Los Informes Tcnicos que elaboren la Oficina de Programacin de Inversiones o la Direccin General de Programacin Multianual seguirn las Pautas para la Elaboracin de Informes Tcnicos (Anexo SNIP-10), los cuales siempre deben ser puestos en conocimiento de la Unidad Formuladora que elabor el estudio. Cuando la Oficina de Programacin de Inversiones formule observaciones, debe pronunciarse de manera explcita sobre todos los aspectos que deban ser reformulados o sustentados, no debiendo volver a observar un Proyecto de Inversin Publica sino por razones sobrevinientes a la primera evaluacin. La responsabilidad por la evaluacin de los Proyecto de Inversin Publica es siempre de una Entidad del Sector Pblico sujeta a las normas del SNIP. Plazos de evaluacin consideraciones : 2.1.6.1 : Se debe tomas las siguientes
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
2.1.6
Para la evaluacin de un Proyecto de Inversin Publica o Programa de Inversin, la Oficina de Programacin de Inversiones y la Direccin General de Programacin Multianual tienen, cada una, un plazo no mayor de:
- 270 -
Veinte (20) das hbiles para la emisin del Informe Tcnico, a partir de la fecha de recepcin del Perfil. Treinta (30) das hbiles para la emisin del Informe Tcnico, a partir de la fecha de recepcin del estudio a nivel de Prefactibilidad. Cuarenta (40) das hbiles para la emisin del Informe Tcnico, a partir de la fecha de recepcin del estudio a nivel de Factibilidad. 2.1.6.2 Para los Proyecto de Inversin Publica Menores la Oficina de Programacin de Inversiones tiene un plazo no mayor de diez (10) das hbiles a partir de la fecha de recepcin del Perfil Simplificado, para emitir el Formato SNIP-06. En el caso de solicitudes para aprobar Trminos de Referencia de estudios de preinversin, la Oficina de Programacin de Inversiones y la Direccin General de Programacin Multianual tienen, cada una, un plazo no mayor de quince (15) das hbiles, para emitir el Informe Tcnico correspondiente. Estos plazos rigen a partir de la recepcin de toda la informacin necesaria.
2.1.6.3
2.1.6.4 2.2
Declaracin de Viabilidad : Se debe tener las siguientes consideraciones: 2.2.1 La viabilidad de un proyecto es requisito previo a la fase de inversin. Se aplica a un Proyecto de Inversin Pblica que a travs de sus estudios de preinversin ha evidenciado ser socialmente rentable, sostenible y compatible con los Lineamientos de Poltica. La declaracin de viabilidad slo podr otorgarse si cumple con los siguientes requisitos: Ha sido otorgada a un Proyecto de Inversin Publica, de acuerdo a las definiciones establecidas. No se trata de un Proyecto de Inversin Publica fraccionado. La Unidad Formuladora tiene las competencias legales para formular el proyecto. La Oficina de Programacin de Inversiones tiene la competencia legal para declarar la viabilidad del proyecto. Las entidades han cumplido con los procedimientos que se sealan en la normatividad del SNIP. Los estudios de preinversin del proyecto han sido elaborados considerando los Parmetros y Normas Tcnicas para Formulacin y los Parmetros de Evaluacin (Anexos SNIP-08 y SNIP-09). Los estudios de preinversin del Proyecto han sido formulados considerando metodologas adecuadas de evaluacin de proyectos, las cuales se reflejan en las Guas Metodolgicas que publica la Direccin General de Programacin Multianual.
2.2.2
- 271 -
Los proyectos no estn sobredimensionados respecto a la demanda prevista, y los beneficios del proyecto no estn sobreestimados. 2.2.3 La Unidad Ejecutora deber ceirse a los parmetros bajo los cuales fue otorgada la viabilidad para disponer y/o elaborar los estudios definitivos o expedientes tcnicos, as como para la ejecucin del Proyecto de Inversin Pblica. Asimismo, la declaracin de viabilidad obliga a la Entidad a cargo de la operacin del proyecto, al mantenimiento del mismo, de acuerdo a los estndares y parmetros aprobados en el estudio que sustenta la declaracin de viabilidad del Proyecto y a realizar las acciones necesarias para la sostenibilidad del mismo.
2.3 2.4
Asignacin de cdigo DNPP. Generacin de la cadena funcional programtica.
- 272 -
PROCEDIMIENTO : ASIGNACIN DE CDIGOS DNPP
Cdigo : 3.5.7.0.09

UNIDAD FORMULADORA (UF) OFICINA DE PROGRAMACIN DE INVERSIONES (OPI)
INIICO
Formulacin de Proyectos de Inversin Publica
Evaluacin del Proyecto de Inversin Publica
Declaracin de Viabilidad del Proyecto de Inversin Publica Registro en Banco de Proyectos
Asignacin de Cdigo SNIP al Proyecto de Inversin Publica
Asignacin de Cdigo DNPP al Proyecto de Inversin Publica
Presentacin del Proyecto de Inversin Publica
Generacin de la Cadena Funcional Programtica 1
FIN
- 273 -
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICINA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL INSCRIPCIN, ELECCIN, INSTALACIN Y SESIONES DEL CONSEJO DE COORDINACIN REGIONAL (CCR) N 4.5.8.1.01 I. OBJETIVO
Apoyar en los mecanismos y procedimientos que tienen por finalidad normar el proceso a travs del cual los organismos de la sociedad civil, obtienen su inscripcin y registro; as mismo apoyar en la regulacin en el proceso de elecciones de cinco (05) representantes, ante el Consejo de Coordinacin Regional CCR del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, modificada por la Ley N 27902. Ordenanza Regional N 099-AREQUIPA.
III.
REQUISITOS
Reglamento para la inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la Sociedad Civil ante el Consejo de Coordinacin Regional CCR.
IV.
ETAPAS 1. Consejo Regional (05 Das)

1.1 Aprueba mediante Ordenanza Regional el Reglamento para la inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la Sociedad Civil ante el Consejo de Coordinacin Regional CCR. Encarga la Secretaria Tcnica del Consejo de Coordinacin Regional a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial en cumplimiento de la Ley Orgnica de Gobiernos Regionales.
1.2
2.
Oficina Regional de Planeamiento y Presupuesto y ordenamiento Territorial (01 da) 2.1 2.2
Acta y asume las funciones como Secretaria Tcnica del Consejo de Coordinacin Regional. Realiza la convocatoria del proceso de inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la Sociedad Civil ante el Consejo de Coordinacin Regional CCR, para lo cual se tiene en cuenta las siguientes consideraciones: 2.2.1 Por encargo de la Presidencia del Gobierno Regional de Arequipa, realizara la convocatoria para el proceso de inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la Sociedad Civil ante el Consejo de Coordinacin Regional CCR del Gobierno Regional de Arequipa. 2.2.2 Las convocatorias sern publicadas en el Portal de Transparencia del Gobierno Regional de Arequipa, en el Diario Oficial El Peruano, medios de comunicacin de la regin, lugares visibles del Gobierno Regional de Arequipa y de los Gobiernos Locales Provinciales, indicando el lugar, la fecha y la hora, permitiendo de esta manera que las organizaciones puedan realizar sus coordinaciones y consultas respectivas antes de la eleccin.
- 274 -
2.2.3 As mismo deber promover y/o lograr la participacin efectiva de los sectores regionales representativos que se indican en el Reglamento para la inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la Sociedad Civil ante el Consejo de Coordinacin Regional CCR.
2.3
Encarga a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional apoyo en el proceso de inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la sociedad civil ante el Consejo de Coordinacin Regional.
3.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura (01 da)

3.1 Toma conocimiento de encargo del proceso de inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la sociedad civil ante el Consejo de Coordinacin Regional CCR. Designa personal del rea de Planeamiento para llevar a cabo el proceso de inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la sociedad civil ante el Consejo de Coordinacin Regional.
3.2
4.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Planeamiento (12 das)

4.1 4.2 Toma conocimiento de tarea asignada. Realiza el registro de organizaciones en el Padrn Regional de Organizaciones de la Sociedad Civil, teniendo las siguientes consideraciones: 4.2.1 El procedimiento de inscripcin se inicia con la presentacin de la solicitud de inscripcin, en el rea de Tramite Documentario del Gobierno Regional de Arequipa, sin costo alguno por el trmite. 4.2.2 El rea de Tramite Documentario del Gobierno Regional de Arequipa, recibida la solicitud de inscripcin, y si se verificara la omisin de alguno de los datos y/o requisitos, dejar constancia expresa y escrita de la omisin u omisiones advertidas. En el mismo acto, la organizacin solicitante queda notificada para que en el plazo de (02) das tiles proceda a la subsanacin de las omisiones advertidas. 4.2.3 El rea de Tramite Documentario derivara la solicitud de inscripcin a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional, la cual calificara los datos y requisitos conforme a lo regulado en el reglamento vigente, y en el plazo de (03) das hbiles; elevar a la Gerencia General Regional el proyecto de Resolucin de aprobacin o desaprobacin de la solicitud de inscripcin. 4.2.4 En el caso que la solicitud sea aprobada o desaprobada, la Gerencia General Regional notificar el Acto Administrativo, disponiendo o no la Inscripcin o registro de la Organizacin en el Padrn Regional de Organizaciones de la Sociedad Civil. 4.3 Recaba impugnaciones a la inscripcin, acompaada de los medios probatorios que sustenten la falsedad de la documentacin presentada en la solicitud de inscripcin. As mismo emite el informe y el proyecto de resolucin correspondiente a la Gerencia General Regional para de ser el caso emita el recurso de reconsideracin correspondiente.
- 275 -
5.
Gerencia General Regional (02 das)

5.1 5.2 Emite Resolucin de Aprobacin y Desaprobacin para la inscripcin de las Organizaciones en el Padrn Regional de Organizaciones de la Sociedad Civil. Emite Resolucin de reconsideracin de ser el caso para la inscripcin de las Organizaciones en el Padrn Regional de Organizaciones de la Sociedad Civil
6.

6.1 Verifica que se encuentren inscritas en un nmero no menor de (03), organizaciones de la sociedad civil representativas por cada uno de los sectores regionales clasificados en el reglamento vigente. Invita a las organizaciones inscritas en el Padrn Regional de Organizaciones de la Sociedad Civil a acreditar, cada una, a la persona que en su representacin participar en la Asamblea de Eleccin, cumpliendo los requisitos detallados en el reglamento vigente. Entrega una constancia en papel menbretado del Gobierno Regional, con la cual quedar acreditada la habilitacin de la organizacin y a su representante para participar en la Asamblea de Eleccin. Convoca a Asamblea de Eleccin de los miembros que integraran el Consejo de Coordinacin Regional.
6.2
6.3
6.4
7.
Comit Electoral (01 da)

7.1 Toma posesin de sus funciones de conduccin y desarrollo del proceso de eleccin teniendo las siguientes consideraciones: 7.1.1 El Comit Electoral tiene a su cargo la responsabilidad de la conduccin y desarrollo del proceso de eleccin de representantes de la Sociedad Civil ante el Consejo de Coordinacin Regional de manera democrtica y transparente. 7.1.2 El Comit Electoral estar conformado por tres (03) integrantes, dos (02) elegidos entre los delegados de las asociaciones participantes, quienes desempearn los cargos de Secretario y Vocal, y un (01) representante del Gobierno Regional de Arequipa quien presidir el comit electoral. 7.1.3 El Comit Electoral deber quedar conformado e instalado con la debida anticipacin. 7.1.4 El Comit Electoral es autnomo en el ejercicio de sus atribuciones y sus decisiones son definitivas e inimpugnables. Las Atribuciones y Obligaciones son las siguientes: a. b. c. Organizar, dirigir y controlar el desarrollo del proceso electoral y actuar como miembros de mesa el da de la eleccin. Preparar los diseos y formatos de cdulas y dems documentos que se requieran para el proceso electoral. Resolver la inscripcin y retiro de los candidatos, las impugnaciones, observaciones u otras incidencias, que se produzcan durante del proceso electoral. Realizar el conteo de la votacin en forma pblica. Redactar y suscribir el Acta Electoral.
d. e.
- 276 -
f. g.
Proclamar a los candidatos elegidos, otorgamiento de credenciales y juramentacin. Comunicar al Presidente Regional de Arequipa los resultados del proceso electoral.
7.1.5 Los miembros del Comit Electoral, no podrn ser candidatos a eleccin. El Comit electoral como encargado del proceso electoral no emitir opinin a favor o contra de alguna lista de candidatos. 7.2 7.3 7.4 Conforma y presenta lista de candidatos. Realiza sorteo de asignacin de numero de listas, este sorteo se realizar al da siguiente de culminado el plazo de inscripcin de listas. Lleva a cabo el acto electoral teniendo en cuanta las siguientes consideraciones: 7.4.1 Instalacin del la Mesa de Sufragio 7.4.1.1 Los miembros de mesa se reunirn en el lugar de votacin en la fecha para la cual fueron convocadas las elecciones. Se instalar y verificar que el material electoral est conforme. 7.4.1.2 El acto electoral se inicia con la instalacin de la mesa de sufragio con la presencia de la totalidad de sus miembros y culmina el mismo da. 7.4.2 Duracin del Acto Electoral 7.4.2.1 El acto electoral se realizar en el periodo determinado por el comit electoral, perodo en el cual los miembros del mismo no podrn ausentarse de la mesa de sufragio. 7.4.3 Votacin 7.4.3.1 Los representantes debidamente acreditados, luego de identificarse ante el Presidente de Mesa con su documento nacional de identidad (D.N.I.), pasarn a la cmara secreta a emitir su voto, escribiendo en la cdula el nmero que corresponde a la lista de su preferencia. 7.4.3.1.1 El representante acreditado depositar su voto en el nfora y suscribir el Padrn Electoral e imprimir su huella digital. En la cdula de votacin no podr aparecer inscripcin distinta al nmero que identifica a las listas lo cual invalidar el voto, nicamente la firma del Presidente de Mesa en el reverso de la misma.
7.4.4 Resultado de la Eleccin 7.4.4.1 Se eligen como representantes de las organizaciones de la sociedad civil ante el Consejo de Coordinacin Regional a la lista que haya obtenido la mayora simple de los votos. No podr ser elegida la lista que obtenga una cantidad de votos menor al 20% de los delegados-asistentes. Si hay fraccin se redondea al nmero entero inferior. 7.4.5 El Escrutinio y el Acta Electoral 7.4.5.1 El escrutinio se llevar a cabo en acto pblico, siendo el secretario el encargado de anotar la contabilidad de los votos. 7.4.5.2 Los resultados sern anotados en el Acta Electoral, que ser suscrita en dos (2) ejemplares por los miembros de mesa y los
- 277 -
observadores del acto electoral, las cuales sern distribuidas de la siguiente manera: 7.4.5.2.1 7.4.5.2.2 7.4.5.2.3 Un ejemplar para el Presidente del Comit Electoral. Un ejemplar para el Presidente Regional de Arequipa. Los Miembros de mesa entregarn copias de las actas a las instituciones que participen como supervisores u observadores del proceso (JNE, ONPE y otros).
7.4.6 Destino de las Cdulas de Votacin 7.4.6.1 El Presidente de los Miembros de Mesa destruir las cdulas de votacin utilizadas una vez concluido el sufragio. 7.5 Proclamacin de resultados.
8.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (01 da)

8.1 Eleva el informe correspondiente, acompaado de la documentacin necesaria, ante la Presidencia Regional, del proceso de eleccin de los representantes elegidos de las Organizaciones de la Sociedad Civil ante el Consejo de Coordinacin Regional - CCR.
9.
Presidencia Regional (02 das)

9.1 9.2 9.3 9.4 Realiza la instalacin del Consejo de Coordinacin Regional. Convoca a la Primera Sesin Ordinaria para emitir opinin consultiva del Presupuesto Anual. Convoca a la Segunda Sesin Ordinaria para emitir opinin consultiva del presupuesto Participativo. Puede convocar a Sesin extraordinaria para opinar sobre cualquier asunto o consulta que requiere el Gobierno Regional.
10.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica (01 da)

10.1 Publica la relacin de integrantes del Consejo de Coordinacin Regional en el Portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 278 -
PROCEDIMIENTO : INSCRIPCIN, ELECCIN, INSTALACIN Y SESIONES DEL CONSEJO DE COORDINACIN REGIONAL (CCR)
Cdigo : 4.5.8.1.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Planeamiento

Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Consejo Regional Jefatura rea de Planeamiento
rea de Informtica y Estadstica
Comit Electoral
Inicio
2
Toma conocimiento de tarea asignada Toma conocimiento de encargatura del proceso,
Aprueba mediante Ordenanza el Reglamento para la inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la Sociedad Civil ante el Consejo de Coordinacin Regional
Realiza la instalacin del CCR
Toma posesin de sus funciones de conduccin y desarrollo del proceso de eleccin
Acta como Secretaria Tcnica del CCR
Realiza el registro de organizaciones y sus delegados Designa personal del rea de Planeamiento para llevar el proceso de inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la sociedad civil ante el CCR Convoca a la Primera Sesin Ordinaria para emitir opinin consultiva del Presupuesto Anual Realiza la convocatoria del proceso de inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la sociedad civil ante el CCR
Conforma y presenta lista de candidatos
Reglamento
Publica el Padrn Electoral Convoca a la Segunda Sesin Ordinaria para emitir opinin consultiva del presupuesto Participativo Encarga a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional apoyo en el proceso de inscripcin, registro y eleccin de los representantes de la Sociedad Civil ante el CCR
Encarga a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial la Secretaria Tcnica del CCR segn Ley Orgnica de Gobiernos Regionales
Realiza sorteo de asignacin de numero de listas
Recaba impugnaciones y tachas Publica la relacin de integrantes del CCR en el Portal del Gobierno Regional de Arequipa Puede convocar a Sesin extraordinaria para opinar sobre cualquier asunto o consulta que requiere el Gobierno Regional
1 3
Publica lista de candidatos

Padrn electoral
FIN
Resolucin
Lleva a cabo el acto electoral
Invita a las organizaciones inscritas en el Padrn Regional de Organizaciones de la Sociedad Civil a acreditar
Emite Resolucin de aprobacin y desaprobacin para la inscripcin
Publica resultados
Realiza la Proclamacin y Juramentacin
Convoca a Asamblea de eleccin de los miembros que integran el CCR
5 3
- 279 -
INSCRIPCIN Y PARTICIPACIN EN EL PRESUPUESTO PARTICIPATIVO N 4.5.8.1.02 I. OBJETIVO

Apoyo en la realizacin del Presupuesto Participativo el cual promueve la participacin de autoridades y pobladores, para juntos, concertar y decidir la mejor manera de utilizar los recursos del estado.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27972, Ley Orgnica de Gobiernos Locales. Ley N 28056, Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 27293, Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Ley N 2780, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. D.S. N 171-2003-PCM, Reglamento de la Ley Marco del Presupuesto. Participativo. Instructivo Nro. 002-2008-EF/76.01, Ministerio de Economa y Finanzas.
III.
REQUISITOS
Ordenanza que aprueba el inicio al Proceso de Presupuesto Participativo. Reglamento para el Proceso del Presupuesto Participativo.
IV.
ETAPAS 1. Consejo Regional (01 da)

1.1 1.2 Aprueba mediante Ordenanza el Reglamento del proceso del Presupuesto Participativo. Encarga a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para que lleve a cabo el Presupuesto Participativo.
2.
Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 da)

2.1 Toma conocimiento y encarga la tarea de llevar a cabo la realizacin del Presupuesto Participativo.
3.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura (03 das)

3.1 Realiza la convocatoria Pblica e invitaciones para la participacin en el Presupuesto Participativo. Con este propsito se efectuarn invitaciones directas y tambin se utilizarn los medios de comunicacin que permitan lograr la ms amplia cobertura. Encarga al rea de Planeamiento la tarea de llevar a cabo el proceso del Presupuesto participativo.
3.2
4.

4.1 Inscribe a los agentes participantes, el proceso de inscripcin se inicia con la presentacin de la solicitud en la Oficina de Tramite Documentario del Gobierno Regional de Arequipa. El Gobierno Regional de Arequipa para tal efecto elaborar el padrn respectivo, en el cual se anotar las inscripciones que cumplan con los requisitos establecidos en el artculo precedente.
- 280 -
4.2 4.3
Absuelve observaciones de las inquietudes de los posibles Agentes Participantes. Publica el listado de los agentes participantes. Luego de publicada la lista de los agentes participantes hbiles, cualquier persona que acredite residencia en el mbito de la Regin Arequipa, podr interponer recursos de reclamo o impugnacin, dentro de los siguientes tres (03) das a la fecha de publicacin. Estos recursos sern resueltos en nica y exclusiva instancia por una comisin conformada por los representantes de la Oficina Regional de Asesora Jurdica y de la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y ordenamiento Territorial, en un plazo no mayor de cuatro (04) das de presentados el recurso.
4.4 4.5 4.6
Acredita a Agentes participantes. Convoca a primera reunin para lo cual se reparten oficios dirigidos a cada uno de los Agentes participantes. Capacita a Agentes participantes.
5.
Agentes Participantes (Los que sea necesario)

5.1 Reciben capacitacin del Gobierno Regional de Arequipa y el Consejo de Coordinacin Regional que les permitan tomar parte en las decisiones de manera ms informada y con mayor conocimiento y comprensin de las tareas y responsabilidades que implica el proceso. La capacitacin tiene por objetivo desarrollar programas descentralizados de capacitacin en provincias, que contribuyan a fortalecer el proceso del presupuesto participativo en la regin. Realizan Diagnostico de la Regin Arequipa. Eligen al equipo tcnico.
5.2 5.3
6.
Equipo Tcnico (01 da)

6.1 Asume cargo y funciones teniendo en cuanta las siguientes consideraciones: 6.1.1 6.1.2 6.1.3 El Equipo Tcnico tiene la misin de apoyar en la organizacin y ejecucin de los talleres de trabajo. Informa a los Agentes Participantes sobre los recursos disponibles para la priorizacin participativa de acciones y proyectos. Desarrolla el trabajo de evaluacin tcnica y las presenta a los Agentes Participantes para que consideren y determinen su inclusin en el Presupuesto Institucional del Gobierno Regional de Arequipa. El equipo tcnico est integrado por profesionales y tcnicos de la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial del Gobierno Regional, adems de profesionales de la Sociedad Civil con experiencia en temas de planeamiento y presupuesto. El equipo tcnico es designado por Resolucin Ejecutiva Gerencial y presidida por la Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
6.1.4
7.
Agentes Participantes( 02 das)

7.1 Eligen al comit de vigilancia el cual estar compuesto por un mnimo de cuatro (04) personas elegidas entre los representantes de la Sociedad Civil inscritos en el proceso como agentes participantes, este se conforma al inicio del proceso y finaliza su labor en diciembre del ao siguiente.
- 281 -
8.
Comit de Vigilancia (01 da)

8.1 Asumen cargo y funciones las cuales se detallan a continuacin: 8.1.1 8.1.2 8.1.3 8.1.4 8.1.5 Vigilar el desenvolvimiento de las distintas etapas del proceso participativo. Vigilar que los proyectos priorizados formen parte del presupuesto institucional de apertura. Vigilar que el Gobierno Regional de Arequipa cronograma aprobado de ejecucin de obras. cuente con un
Vigilar que los recursos regionales y de la sociedad civil sean invertidos de conformidad con los acuerdos y compromisos asumidos. Informar semestralmente al CCR. y la sociedad civil sobre los resultados de la vigilancia y el cumplimiento de las rendiciones de cuentas establecidas.
9. 10.
Agentes Participantes ( 01 da)

9.1 Proponen proyectos a realizar.
Equipo Tcnico ( 03 das)

10.1 Evalan Propuesta y junto a los Agentes participantes priorizan proyectos. 10.2 Elaboran el programa de inversiones del ao fiscal por venir.
11.
Agentes Participantes (01 da)

11.1 Una vez concluida la revisin de los proyectos y los compromisos efectuados en reunin u talleres de trabajo, se deben formalizar los acuerdos mediante un acta respectiva, la misma que ser firmada por los participantes. En los Acuerdos del Proceso de Presupuesto Participativo, debern participar los Alcaldes Provinciales o sus representantes. 11.2 Presentan los acuerdos ante el Consejo de Coordinacin Regional.
12.
Consejo de Coordinacin Regional (01 da)

12.1 Emite Opinin consultiva del Plan del Presupuesto Participativo Consejo Regional. ante el
13.

13.1 Aprueba mediante normatividad Participativo. correspondiente El Plan del Presupuesto
13.2 Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados. 13.3 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
14.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica ( 01 da)

14.1 Publica Plan del presupuesto Participativo en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 282 -
PROCEDIMIENTO : INSCRIPCIN Y PARTICIPACIN EN EL PRESUPUESTO PARTICIPATIVO
Cdigo : 4.5.8.1.02

Consejo Regional Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Agentes Participantes Jefatura rea de Planeamiento
Equipo Tcnico
Comit de Vigilancia
Consejo de Coordinacin Regional
Inicio
1
Inscribe a los agentes participantes Encarga al rea de planeamiento la tarea de llevar a cabo el proceso del Presupuesto participativo Acredita a Agentes participante Publica el listado de los agentes participantes Absuelve observaciones Reciben capacitacin
Aprueba mediante Ordenanza el Reglamento del proceso del Presupuesto Participativo
Emite Opinin consultiva del Plan del Presupuesto Participativo ante el Consejo Regional
Realizan Diagnostico de la Regin Arequipa
Encarga a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para que lleve a cabo el Presupuesto Participativo
Toma conocimiento y encarga la tarea de llevar a cabo la realizacin del Presupuesto Participativo
Realiza la convocatoria Publica e invitaciones para la participacin en el Presupuesto Participativo
Convoca a primera reunin
Eligen al equipo tcnico
Asume cargo y funciones
3
Capacita a Agentes participantes Aprueba mediante Ordenanza El Plan del Presupuesto Participativo
Eligen al Comit de Vigilancia
Asumen cargo y funciones
Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados
Proponen proyectos a realizar
Evalan Propuesta y junto a los Agentes participantes priorizan proyectos
Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
Publica Plan del Presupuesto Participativo en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
Formalizan acuerdos y aprueban el informe final del Presupuesto Participativo y lo presentan ante el CCR
Elaboran el Programa de Inversiones del Ao Fiscal
FIN
Programa de Inversiones
Programa de inversiones
- 283 -
INFORME DE RENDICIN DE CUENTAS DE TITULARES DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA ANTE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA N 4.5.8.1.03 I. OBJETIVO
Informar sobre la gestin que realiza el Gobierno Regional de Arequipa, con la finalidad de evaluar sus posibilidades y condiciones para el cumplimiento de su rol institucional y coadyuvar al mejoramiento continuo de su actividad.
II.
BASE LEGAL
Constitucin Poltica del Per. La Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica de 22.Jul.2002. Resolucin de Contralora 320-2006-CG, Aprueban Normas de Control Interno. Directiva 004-2007-CG/GDES, Rendicin de Cuentas de los Titulares. Directiva 012-2006-EF/76.
III.
REQUISITOS
Enviar a la Contralora General de la Repblica Oficio firmado por el Titular de la entidad y dirigido al Gerente Central de Desarrollo en el cual se designe al responsable de ingresar al sistema ""Rendicin"". Adjunto al oficio debe estar lleno el formato 001-RD (otorgado por la Contralora General de la Repblica) con los datos del responsable. Usuario y contrasea otorgado por la Contralora General de la Repblica.
IV.
ETAPAS 1. Contralora General de la Repblica (01 da)

1.1 Emite Directiva para rendicin de cuentas de titulares del Gobierno Regional de Arequipa estableciendo los procedimientos para que todo Titular de una entidad sujeta al Sistema Nacional de Control, conforme a lo sealado en el Art. 82 de la Constitucin Poltica del Per concordante con lo dispuesto en el Art. 22 inciso u) de la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica, en adelante la Ley; rinda cuentas de manera homognea y oportuna, a fin de asegurar la transparencia que gua la gestin pblica, con relacin a la utilizacin de los bienes y recursos pblicos.
2.

2.1 Designa a responsable para el ingreso de Rendicin de Cuentas ante la Contralora General de la Repblica.
3.

3.1 Toma conocimiento del responsable de Ingreso de Informacin al sistema de rendicin de cuentas de titulares.
- 284 -
4.

4.1 4.2 Toma conocimiento de asignacin de responsabilidad del ingreso de la informacin al sistema de rendicin de cuentas de titula. Designa a persona que ser la encargada de registrar la informacin.
5.
Contralora General de la Repblica (01 da)

5.1 5.2 Capacita en el manejo del sistema de rendicin de cuentas de titulares. Asigna usuario y clave para el uso del sistema.
6.

6.1 6.2 Ingresa al sistema y carga Objetivos Estratgicos y Operativos, Programas y Proyectos. Llena Formato 01 - Informacin general sobre la entidad y el titular.- El objetico es que se d a conocer la informacin general sobre la entidad, el Titular y el tipo de informe que se est presentando. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de administracin o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. Llena Formato 02 - Situacin de los documentos de gestin.- Identificar cules son los documentos de gestin actualizados con los que cuenta la entidad y que segn la normativa aplicable debe tener. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de administracin, planeamiento, programacin y presupuesto. Llena Formato 03 - Alineamiento de mandato y objetivos estratgicos.Identificar si los objetivos estratgicos de la entidad estn alineados con el mandato otorgado por la norma. Se entiende como mandato el contrato consensual por el cual una de las partes confa su representacin personal, o la gestin o desempeo de uno o ms negocios a la otra, que lo toma a su cargo. En ese sentido el mandato es aquel que la poblacin otorga a las autoridades y por el cual confa su representacin personal para la funcin que se le pide desempear. Este formato busca identificar si la responsabilidad a cumplir otorgada por la poblacin a travs de un mandato, en forma de normativa, est siendo cumplida a travs de los objetivos que la organizacin o entidad establece. El presente formato busca identificar cules y cuntos de los objetivos estratgicos estn alineados con el mandato establecido para cada entidad. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de administracin, planeamiento, programacin y presupuesto. 6.5 Llena Formato 04 - Alineamiento de Objetivos y Proyectos/Programas.Identificar el alineamiento de los proyectos o programas con los objetivos del plan operativo y del plan estratgico institucional. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de planeamiento, programacin y presupuesto y el rea que tenga las funciones de una oficina de elaboracin y gestin de proyectos. Llena Formato 05 - Alineamiento de Actividades.- Obtener informacin de cmo las entidades estn alineando las actividades a los objetivos del Plan Operativo y/o Plan Estratgico. Considerar solo las actividades con relevancia para el cumplimiento de los objetivos estratgicos de la entidad; asimismo, las actividades mencionadas en este punto no son las actividades de los proyectos.
6.3
6.4
6.6
- 285 -
reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de planeamiento, programacin y presupuesto y el rea que tenga las funciones de una oficina de atencin y desarrollo de actividades. 6.7 Llena Formato 06 - Matriz de evaluacin de programas y proyectos.Determinar los resultados obtenidos en la ejecucin de los proyectos a la fecha reportada en el Informe de Rendicin de Cuentas - IRC, para tal efecto se utilizar la informacin de la Matriz Marco Lgico del Programa/Proyecto. Incluir todos los proyectos o programas. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de planeamiento, programacin y presupuesto, el rea que tenga las funciones de una oficina de diseo y ejecucin de proyectos, la Oficina de Proyectos de Inversin, adems de aquellas que tengan recursos y funciones de ejecucin de proyectos o la que realice sus veces. Llena Formato 07 - Resultado de actividades.- Rendicin de Cuentas -IRC. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de planeamiento, programacin y presupuesto, el rea que tenga las funciones de una oficina de estructura y ejecucin de proyectos, la oficina de proyectos de inversin adems de aquellas que tengan recursos y funciones de ejecucin de proyectos o la que realice sus veces. Llena Formato 08 - Movimiento de personal.- El formato de movimiento de personal busca registrar el historial de las personas que estn laborando en las entidades durante el perodo de medicin del IRC. Alcance Incluye la informacin de todo el Pliego y/o Sector. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de administracin, presupuesto, contabilidad, tesorera o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. 6.10.1 Tecnologas de Informacin.- Tener una idea general como est el manejo y el parque tecnolgico de sistemas de informacin en las entidades. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentra el rea de Informtica y Estadstica. Infraestructura.- Conocer la situacin de la infraestructura de los inmuebles a cargo de los Titulares de las entidades. reas Involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas de control patrimonial y logstica. Se debe informar todos los locales con que cuenta la entidad, estn o no en uso. Procesos.- Conocer la formalidad de los procesos de la organizacin o entidad. Est referido a la documentacin (manuales, flujogramas, etc.) que sustenta cmo debe llevarse a cabo el proceso. reas involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente la oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional. Cultura y Clima Organizacional.- Conocer si se han evaluado la cultura y el clima organizacional en las entidades. reas involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas que cumplen las funciones de gestin de recursos humanos.
6.8
6.9
6.10 Llena Formato 09 - Informacin complementaria
6.10.2
6.10.3
6.10.4
- 286 -
6.10.5
Gestin de personas.- Conocer si existe algn sistema formal de gestin de las personas. reas involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas que cumplen las funciones de gestin de recursos humanos.
6.11 Llena Formato 10 - Informacin Financiera.- Conocer la situacin econmica y financiera de la entidad. reas involucradas: Entre las reas que pueden apoyar a la elaboracin del formato se encuentran principalmente las reas de contabilidad y finanzas o la que realice sus veces, conforme a las normas de la organizacin interna de la entidad. 6.12 Llena Anexo 03 - Registro de Personal.- La estructura de informacin solicitada para el registro de personal , la cual es actualmente requerida por el MEF, ms informacin adicional, deber contar con los siguientes campos: Datos Personales Tipo Documento Identidad Nmero Documento Identidad Primer Apellido Segundo Apellido Nombres Sexo Fecha Nacimiento Fecha Fallecimiento Direccin Fallecimiento
Datos Laborales Tipo de Personal Rgimen Laboral Condicin Laboral Grupo Ocupacional Categora Ocupacional Cdigo de Riesgo Rgimen Pensionario Fecha de ingreso Fecha Cese Fecha en que el Trabajador es cesado Fecha pensionario Estado Alta o Baja Motivo de Baja
Concepto de Ingreso Tipo de Ingreso Monto de Ingreso Monto en nuevos soles
Datos Adicionales rea de la Entidad Nmero de CAP Profesin u ocupacin
- 287 -
Nivel acadmico Aos de experiencia profesional
6.13 Imprime documento final.
7. 8.

7.1 Revisa Rendicin de cuentas de titulares.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Planeamiento (01 da) 8.1

Revisa declaracin ante la Contralora General de la Repblica.
9.
Presidencia Regional( 01 da)

9.1 9.2 Revisa y firma documento. Remite declaracin a Contralora General de la Repblica.
10.
Contralora General de la Repblica (01 da) 10.1 Recepciona Declaracin firmada.
- 288 -
PROCEDIMIENTO : INFORME DE RENDICIN DE CUENTAS DE TITULARES DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA ANTE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA
Cdigo : 4.5.8.1.03

Contralora General de la Repblica Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial
(ORPPOT)
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura rea de Planeamiento
Presidente Regional
Inicio
Emite Directiva para rendicin de cuentas de titulares del Gobierno Regional de Arequipa Designa a responsable para el ingreso de Rendicin de Cuentas ante la Contralora General de la Repblica Toma conocimiento del responsable de Ingreso de Informacin al sistema de rendicin de cuentas de titulares Toma conocimiento de asignacin de responsabilidad del ingreso de la informacin al sistema de rendicin de cuentas de titulares
Ingresa al sistema y carga Objetivos Estratgicos y Operativos, Programas y Proyectos
Llena Formato 01 Informacin general sobre la entidad y el titular
Llena Formato 03 Alineamiento de Mandato y Objetivos Estratgicos
Llena Formato 02 Situacin de los Documentos de Gestin
Capacita en el manejo del sistema de rendicin de cuentas de titulares
Designa a persona que ser la encargada de registrar la informacin
Llena Formato 04 Alineamiento de Objetivos y Proyectos/ Programas
Llena Formato 05 Alineamiento de Actividades
Asigna usuario y Clave Llena Formato 07 Resultado de Actividades
Llena Formato 06 Matriz de Evaluacin de Programas y Proyectos
2 1
Llena Formato 08 Movimiento de personal Llena Formato 09 Informacin complementaria A.- Tecnologas de Informacin B.Infraestructura C.- Procesos D.- Cultura y Clima organizacional
Revisa y firma documento
Remite declaracin a Contralora General de la Repblica
Recepciona Declaracin firmada
Llena Anexo 03 Registro de Personal
Llena Formato 10 Informacin Financiera
FIN
Revisa declaracin ante la Contralora General de la Repblica
Revisa Rendicin de cuentas de titulares
Imprime documento final
Declaracin
- 289 -
PROCESAMIENTO Y ELABORACIN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL N 4.5.8.1.04 I. OBJETIVO

Colaboracin en la elaboracin de la Memoria Institucional del Gobierno Regional de Arequipa en cumplimiento de la Directiva N 001 - 2008-EF/93.01.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales Y su modificatoria Ley N 27902. Ordenanza 011-2007-GRA/CR-Arequipa. Directiva N 001 - 2008-EF/93.01., Preparacin y presentacin de informacin financiera, presupuestaria, complementaria y de metas de inversin para la elaboracin de la cuenta general de la repblica por las empresas y entidades del estado.
III. IV.
REQUISITOS
Requerimiento Institucional para elaboracin de Memoria Institucional.
ETAPAS 1. Ministerio de Economa y Finanzas (01 da)

1.1 Elabora Directiva para la elaboracin del Balance Constructivo en la cual indica que como informacin complementaria debe elaborarse la Memoria Institucional.
2.
Oficina Regional de Planeamiento, y Presupuesto y Ordenamiento Territorial Consejo Regional (1/2 da)
2.1 Toma conocimiento y encarga a la Oficina de Planeamiento y desarrollo Institucional su elaboracin.
3. 4.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura (1/2 da)

3.1 Encarga al rea de Planeamiento la elaboracin de Memoria Institucional.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Planeamiento (01 da)

4.1 Solicita informacin de los logros ms resaltantes las Gerencias Regionales, Unidades Orgnicas y Proyectos especiales.
5.
Gerencias Regionales/Proyectos Especiales/Unidades Orgnicas (15 das)

5.1 5.2 Establece los logros ms resaltantes de su sector. Remite Informacin solicitada.
6. 7.

6.1 Revisa, e indica que se incluya que logros alcanzados se debe considerar.

7.1 7.2 Consolida la informacin. Procesa y elabora Documento preliminar con la siguiente informacin :
- 290 -
7.2.1 7.2.2 7.2.3 7.2.4 7.2.5 7.2.6 7.2.7 7.2.8
Organizacin del Gobierno Regional de Arequipa. Ley de Creacin del Gobierno Regional de Arequipa. Finalidad del Gobierno Regional de Arequipa. Atribuciones y Funciones del Gobierno Regional de Arequipa. Misin, Visin, Objetivos, Ejes Estratgicos de Desarrollo y Lineamientos de Poltica Institucional. Estructura Orgnica del Gobierno Regional de Arequipa. Ejecucin Presupuestal al 31 de Diciembre del ao inmediatamente anterior por Fuente de Financiamiento. Principales Actividades Desarrolladas y Logros Obtenidos por las Unidades Orgnicas y Gerencias Regionales Conformantes del Gobierno Regional de Arequipa.
8.

8.1 8.2 Revisa documento. Imprime Documento a presentar.
9.
Oficina de Contabilidad (01 da)

9.1 9.2 Recepciona Memoria Institucional. Remite al Ministerio de Economa y Finanzas el Balance Constructivo acompaado de la Memoria Institucional junto a los dems documentos solicitados.
- 291 -
PROCEDIMIENTO : PROCESAMIENTO Y ELABORACIN DE LA MEMORIA INSTITUCIONAL
Cdigo : 4.5.8.1.04

Ministerio de Economa y Finanzas
Gerencias Regionales/ Proyectos Especiales/ Unidades Orgnicas
Inicio
Elabora Directiva para la elaboracin del Balance Constructivo en la cual indica la elaboracin de Memoria Institucional
Toma conocimiento y encarga a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional su elaboracin
Encarga al rea de Planeamiento la elaboracin de Memoria Institucional
Solicita informacin de los logros mas resaltantes las Gerencias regionales, Unidades Orgnicas y Proyectos Especiales
Directiva Establece los logros mas resaltantes de su sector
Recepciona Memoria Institucional
Remite Informacin solicitada
Revisa e indica que se incluya los logros alcanzados
Consolida la informacin
Remite al Ministerio de Economa y Finanzas el Balance Constructivo acompaado de la Memoria Institucional
FIN
Revisa documento
Procesa y elabora Documento preliminar
Imprime Documento a presentar
Memoria Memoria Institucional Memoria Institucional Institucional
- 292 -
PROCESAMIENTO Y ELABORACIN DE INFORMACIN PARA LAS AUDIENCIAS PBLICAS N 4.5.8.1.05 I. OBJETIVO

Apoyar en la elaboracin de informacin para la rendicin de cuentas en las Audiencias Pblicas del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, modificada por la Ley N 27902. Ordenanza 017-2007-GRA/CR-Arequipa.
III.
REQUISITOS
Reglamento de Audiencias Pblicas de rendicin de cuentas del Gobierno Regional de Arequipa.
IV.
ETAPAS 1. Consejo Regional (01 da)

1.1 Emite ordenanza aprobando reglamento para la realizacin de audiencias pblicas.
2.

2.1 2.2 Toma conocimiento y brinda apoyo para la realizacin del evento. Ordena la colaboracin de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para el desarrollo del evento.
3.

3.1 3.2 Toma conocimiento y encarga a personal del rea de Planeamiento para apoyo en la organizacin del evento. Realiza publicacin en diario convocando a Audiencia Pblica.
4.

4.1 4.2 Realiza preparativos para realizacin de evento. Solicita informacin a Gerencias Regionales, Unidades Orgnicas y Proyectos especiales sobre los logros del sector.
5. 6.

5.1 Remite Logros de su sector a la fecha de la audiencia Pblica.

6.1 Consolida informacin y prepara diapositivas para exposicin del Presidente Regional en base a los siguientes aspectos: 6.1.1 Avances, logros, dificultades y perspectivas del Plan Concertado de Desarrollo, Plan Estratgico Institucional, Plan Operativo Institucional, Plan Anual de Contrataciones y Adquisiciones.
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6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8 6.1.9 6.1.10 6.2 6.3
Avances, logros, dificultades y perspectivas del Presupuesto Participativo Anual. Avances, logros, dificultades y perspectivas de los Proyectos de Inversin. Avances, logros, dificultades y perspectivas sobre la Promoci6n de la Inversi6n Privada en la Regin. Avances, logros, dificultades y perspectivas del proceso de descentralizacin. Normativa y acciones desarrolladas por el Consejo Regional. Acciones desarrolladas del Consejo de Coordinaci6n Regional. Actividades desarrolladas para fomentar la participacin ciudadana, el acceso a la informaci6n y la transparencia en la gestin pblica. Otros temas que sean propuestos por la poblacin. Otros temas anexos y conexos a la gesti6n pblica.
Consigue todo material, equipos, local para que se lleve a cabo la Audiencia Pblica. Brinda apoyo en el desarrollo de la Audiencia Pblica.
7.
Ciudadana (01 da)

7.1 Ciudadana toma conocimiento de Audiencia Pblica y acude a la misma si est interesada.
- 294 -
PROCEDIMIENTO : PROCESAMIENTO Y ELABORACIN DE INFORMACIN PARA LAS AUDIENCIAS PUBLICAS
Cdigo : 4.5.8.1.05

Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial
(ORPPOT)
Consejo Regional
Ciudadana
Inicio
Ordena la colaboracin de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para el desarrollo del evento
Toma conocimiento y encarga a personal del rea de Planeamiento para apoyo en el la organizacin del evento.
Realiza preparativos para realizacin de evento
Emite ordenanza aprobando reglamento para la realizacin de Audiencias Publicas Realiza publicacin en diario convocando a Audiencia Publica
Toma conocimiento y brinda apoyo
Solicita informacin a Gerencias Regionales, Unidades Orgnicas y Proyectos Especiales sobre los logros del sector
Remite Logros de su sector a la fecha de la audiencia Publica
Consolida informacin y prepara diapositivas para exposicin del Presidente Regional
Consigue todo material, equipos, local para que se lleve a cabo la Audiencia Publica
Ciudadana toma conocimiento de Audiencia Publica y acude a la misma
Brinda apoyo en el desarrollo de la Audiencia Publica
Inicio
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ELABORACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL N 4.5.8.1.06 I. OBJETIVO

Contar con un documento orientador de mediano plazo para priorizar la ejecucin de las acciones temporales y permanentes que nos permita cumplir con los objetivos generales y especficos que conlleven a un desarrollo integral y equilibrado de la Regin Arequipa en el mediano plazo 2008 2010.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley N 27902.
III.
REQUISITOS
Disposiciones y directivas emanadas por el Ministerio de Economa y Finanzas que formula la estructura que debe tener el Plan Estratgico Institucional. Requerimiento Institucional para elaboracin del Plan Estratgico Institucional.
IV.
ETAPAS 1. Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 da)

1.1 Ordena la elaboracin del Plan Estratgico Institucional.
2.

2.1 2.2 Toma conocimiento y designa personal que se har cargo de la elaboracin del Plan Estratgico Institucional. Emite proyecto de Oficio solicitando a las Gerencias Regionales y Proyectos Especiales el diagnostico de su sector y relacin de proyectos multianuales.
3.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 da) 3.1

Firma Oficio y remite a Sectores.
4.

4.1 4.2 Toma conocimiento, elabora diagnostico de su sector y determina la relacin de proyectos multianuales a incluirse. Remite informacin solicitada a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para su revisin.
5. 6.

5.1 Convoca a reuniones para tratar sobre la informacin recibida del sector.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Planeamiento (Las que sea necesaria para procesar la informacin)
6.1 6.2 Se tiene reuniones entre el personal del sector y el rea de Planeamiento para tratar sobre la problemtica institucional. Se determina el diagnostico Institucional en base a los siguientes aspectos: 6.2.1 Caracterizacin General.
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6.2.2 6.2.3 6.2.4
Comportamiento del mbito Ejes de Desarrollo. Demografa. Identificacin de la situacin Sectorial e Institucional. 6.2.4.1 Indicadores Sociales Indicadores Demogrficos o Salud: Mortalidad o Educacin : Tasa de Analfabetismo, Efectividad Educativa, Calidad Educativa (desempeo suficiente) o Vivienda : Caractersticas de la Vivienda Indicadores Econmicos o Empleo: Condiciones del Empleo, Empleo por Sectores. o PBI Arequipa. o Comercio Exterior: Importaciones. 6.2.4.2 Estructura Productiva de Arequipa Agricultura: Volumen de Produccin. Minera: Produccin Minera. Produccin Forestal: Recursos Forestales. Energa: Produccin de Energa. Servicios: Servicios Tursticos, Servicios Educativos, Servicios de Salud. Potencial Infraestructura: Red Vial, Comunicaciones, Infraestructura Area, Infraestructura Portuaria. Potencial Recursos Naturales: Superficie Agrcola, Recurso Agua. Estructura Productiva de Arequipa. Exportaciones e
6.3
Se determina la perspectiva de mediano y largo plazo en base a los siguientes aspectos: 6.3.1 6.3.2 6.3.3 Misin Visin Ejes Estratgicos de Desarrollo 6.3.3.1 6.3.3.2 6.3.3.3 6.3.3.4 Eje Estratgico N 1: desarrollo social. Eje Estratgico N 2: desarrollo econmico y proteccin del medio ambiente. Eje Estratgico N 3: desarrollo institucional y de capacidades. Eje Estratgico N 4: infraestructura de soporte para apoyar el Desarrollo Regional.
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6.3.4 6.3.5
Lineamientos de poltica institucional que sern con consolidados teniendo en cuenta los Ejes Estratgicos de Desarrollo. Prioridades.- El Gobierno Regional de Arequipa, como organismo que conduce la gestin pblica regional tiene como prioridad la realizacin de los siguientes puntos: Disminuir los ndices de Pobreza. Captar la Inversin Pblica y Privada. Ejecutar Proyectos y Obras de Impacto Regional. Promover el Crecimiento Econmico y Sostenible. Fomentar la Ampliacin de Mercados para Nuestra Economa. Generacin de Empleo Digno, que Permita Mejorar las Condiciones de Vida de la Poblacin. Contribuir al Fortalecimiento de la Descentralizacin y Democracia.
6.3.6
Rol Estratgico de la Institucin. - El Gobierno Regional de Arequipa es la institucin responsable del desarrollo econmico y social de nuestra regin, promoviendo e impulsando la captacin de inversin pblica y privada que ejecuten o realicen proyectos que mejoren y cambien las condiciones de vida de la poblacin.
6.4
Se determina el Programa de Inversiones Multianual en base a la siguiente estructura: 6.4.1 6.4.2 6.4.3 6.4.4 6.4.5 6.4.6 6.4.7 6.4.8 6.4.9 6.4.10 Proyecto o Programa. Departamento en el que se ejecutara el Proyecto o Programa. Provincia en la que se ejecutara el Proyecto o Programa. Plazo de ejecucin del Proyecto o Programa expresado en aos. Fecha de inicio del Proyecto o Programa. Situacin del Proyecto o Programa. Costo Total del Proyecto o Programa. Tipo de Indicador. Unidad de medida del Proyecto o Programa. Costo por ao del Proyecto o Programa.
6.5
Anlisis FODA de sector en base a los siguientes aspectos: 6.5.1 Fortalezas y Debilidades: 6.5.2 Organizacin Infraestructura Tecnologa Personal.
Oportunidades y Amenazas: Geogrficos Demogrficos Econmicos Polticos Social Tecnologa
- 298 -
6.6
Se establece Objetivos Estratgicos Generales en base a los siguientes aspectos: 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.6.4 6.6.5 Programacin de Objetivo estratgico general en orden de prioridad. Indicar el tipo de indicador. Indicar Unidad de Medida. Realizar Cuantificacin Anual. Indicar el Total del Periodo.
6.7
Se determina los Objetivos Estratgicos Especficos en base a los siguientes aspectos: 6.7.1 6.7.2 6.7.3 6.7.4 6.7.5 Programacin de Objetivo estratgico especifico. Indicar el tipo de indicador. Indicar Unidad de Medida. Realizar Cuantificacin Anual. Indicar el Total del Periodo.
6.8
Se prepara documento preliminar para revisin.
7. 8.

7.1 Da el visto bueno al Plan Estratgico Institucional e imprime.

8.1 Da el Visto Bueno al Plan Estratgico Institucional.
9.

9.1 9.2 9.3 Toma conocimiento del Plan Estratgico Institucional. Firma Resolucin Ejecutiva Regional Institucional. aprobando Plan Estratgico
Tramita a Secretaria General para numeracin y difusin.
10.
Secretaria General (01 da)

10.1 Recepciona Documentacin. 10.2 Coloca Nmero a Resolucin Ejecutiva Regional. 10.3 Saca fotocopias, autentica y difunde a interesados. 10.4 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
11.

11.1 Publica Plan Estratgico Institucional en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 299 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DEL PLAN ESTRATGICO INSTITUCIONAL
Cdigo : 4.5.8.1.06

Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
Jefatura
rea de Planeamiento
Secretaria General
Inicio
Se tiene reuniones entre el personal del sector y el rea de Planeamiento para tratar sobre la problemtica institucional
1 3
Ordena la elaboracin del Plan Estratgico Institucional
Toma conocimiento y designa personal que se har cargo de la elaboracin del Plan Estratgico Institucional
Se determina el diagnostico Institucional
Toma conocimiento, Elabora diagnostico de su sector y determina la relacin de Proyectos Multianuales
Toma conocimiento del Plan Estratgico Institucional
Firma Oficio y remite a Sectores
Emite proyecto de Oficio solicitando a las Gerencias Regionales, Proyectos Especiales el diagnostico de su sector y relacin de Proyectos Multianuales
Se determina la perspectiva de mediano y largo plazo
Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando Plan Estratgico Institucional
Remite informacin solicitada Se determina el Programa de inversiones Multianual Tramita a Secretaria General para numeracin y difusin
Recepciona Documentacin
Convoca a reuniones para tratar sobre la informacin recibida del sector Anlisis FODA de sector
Coloca Nmero a Resolucin Ejecutiva Regional
2
Se establece Objetivos Estratgicos Generales
Saca fotocopias, autentica y difunde a interesados
Plan Estratgico Institucional
Se determina los Objetivos Estratgicos especficos.
Publica Plan Estratgico Institucional en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
Da el Visto Bueno al Plan Estratgico Institucional
Da el visto bueno al Plan Estratgico Institucional y imprime
Se prepara documento preliminar para revisin
Inicio
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REFORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO DE DESARROLLO CONCERTADO N 4.5.8.1.07 I. II. OBJETIVO

Optimizar la asignacin y la eficiencia en el uso de los recursos pblicos a nivel Regional.
BASE LEGAL
Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Directiva N 006-2007/EF.76-01 de Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Pblico 2008.
III.
REQUISITOS
Proyectos priorizados en el Presupuesto Participativo. Plan de Desarrollo Regional Concertado.
IV.
ETAPAS 1. Alta Direccin (01 da)

1.1 Propone reformulacin y actualizacin del Plan Estratgico de Desarrollo Concertado.
2.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (1/2 da)

2.1 Recepciona pedido y tramita a la oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para su reformulacin.
3.

3.1 Toma conocimiento y remite al rea de Planeamiento para su anlisis y propuesta.
4.

4.1 4.2 Toma conocimiento y convocan a los solicitantes e interesados. En conjunto con la Alta Direccin elabora propuesta y la presenta al Equipo Tcnico del Presupuesto Participativo.
5.
Equipo Tcnico de Presupuesto Participativo (01 da)

5.1 5.2 En Asamblea discuten la Reformulacin del Plan Estratgico de Desarrollo Concertado. En presencia de los Agentes participantes validan la Reformulacin del Plan Estratgico de Desarrollo Concertado.
6.

6.1 Presenta el nuevo Plan Estratgico de Desarrollo Concertado para la validacin en el Presupuesto Participativo.
7.

7.1 Le da el Visto Bueno al Plan Estratgico de Desarrollo Concertado y lo imprime.
- 301 -
8.

8.1 Da el visto Bueno al Plan Estratgico de Desarrollo Concertado y lo remite al Consejo Regional para su aprobacin.
9.

9.1 9.2 9.3 9.4 Toma conocimiento de Plan Estratgico de Desarrollo Concertado. Aprueba mediante Acuerdo Regional el Plan Estratgico de Desarrollo Concertado. Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados. Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
10.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial rea de Informtica y Estadstica (01da)
10.1 Se publica el Plan Estratgico de Desarrollo Concertado. 10.2 en el Portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 302 -
PROCEDIMIENTO : REFORMULACIN DEL PLAN ESTRATGICO DE DESARROLLO CONCERTADO
Cdigo : 4.5.8.1.07

Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Consejo Regional Jefatura rea de Planeamiento
Alta Direccin
Equipo Tcnico de Presupuesto Participativo
Inicio
Toma conocimiento y remite al rea de Planeamiento para su anlisis
3
Toma conocimiento y convocan a los solicitantes
Propone reformulacin y actualizacin del Plan Estratgico de Desarrollo concertado
Recepciona pedido y tramita a la oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para su reformulacin
En conjunto con la Alta Direccin elabora propuesta y la presenta al Equipo Tcnico del Presupuesto Participativo
Toma conocimiento de Plan Estratgico de Desarrollo Concertado
En Asamblea discuten la Reformulacin del Plan Estratgico de Desarrollo Concertado
Plan Estratgico de Desarrollo Concertado
1
Da el visto Bueno al Plan Estratgico de Desarrollo Concertado y lo remite al Consejo Regional para su aprobacin
Aprueba mediante Acuerdo Regional el Plan Estratgico de Desarrollo Concertado
En presencia de los Agentes Participantes validan la Reformulacin del Plan Estratgico de Desarrollo Concertado
Le da el Visto Bueno al Plan Estratgico de Desarrollo Concertado y lo imprime
Presenta el nuevo Plan Estratgico de Desarrollo Concertado para la validacin en el Presupuesto Participativo
Se publica el Plan Estratgico de Desarrollo Concertado en el Portal del Gobierno Regional de Arequipa
Inicio
- 303 -
ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE DIRECTIVAS DE GESTIN N 4.5.8.2.01 I. OBJETIVO

Contar con un instrumento tcnico normativo que establezca los procedimientos para la ejecucin de actividades orientadas al cumplimiento de objetivos y metas Institucionales.
II.
BASE LEGAL
LEY N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto vigente. Ordenanza 010 2007-GRA/CR-Arequipa. Normatividad de Sistemas Administrativas.
III.
REQUISITOS
Requerimiento Institucional para elaboracin de Directiva. Antecedentes de procedimientos para elaboracin de Directiva.
IV.

1.1 1.2 Unidad Orgnica (01 das) 1.1.1 1.2.1 Propone Directiva sobre tema especfico. Propone Directiva sobre temas generales. Alta Direccin (01 da)
2.

1.3 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para su elaboracin.
3. 4.

1.4 Toma conocimiento y remite al rea de Racionalizacin para su elaboracin.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Racionalizacin (03 das)

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Toma conocimiento. Recopila Informacin necesaria para elaboracin de Directiva. Verifica Dispositivos Legales inherentes y de aplicacin al tema solicitado. Realiza investigacin sobre directivas similares. Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento en base a la siguiente estructura: 4.5.1 4.5.2 Objetivo.- Indicar en forma concreta y precisa que es lo que se quiere alcanzar con las disposiciones de la Directiva. Finalidad.- Describir en forma concreta y precisa los fines que se pretende lograr para el cumplimiento de los objetivos.
- 304 -
4.5.3
Base Legal.- Considerar las disposiciones legales y administrativas que sustente la Directiva que se formule, consignndolas en orden de jerarqua. Constitucin Poltica del Per Tratados Internacionales Leyes Decretos Legislativos Decreto Ley Resoluciones Legislativas Decreto de Urgencia Ordenanzas Municipales Decreto Supremo Resolucin Suprema Resolucin Ministerial Resolucin Directoral, Jefatural
4.5.4 4.5.5
Alcance.Determinar el mbito funcional y/o estructural de aplicacin de la directiva precisando los rganos o dependencias. Normas.- Para la mejor determinacin y aplicacin de este rubro considerar los criterios bsicos que se sealan: Las normas deben enmarcarse dentro de los objetivos y fines planteados para la directiva. Precisar y detallar las normas de carcter general contenidas en la base legal sustentatoria. Describir las normas en forma clara y concreta y en leguaje propio de una disposicin administrativa. No considerar aspectos que corresponden a otros rubros.
4.5.6
Mecnica Operativa (Es de uso opcional) .- Precisar en forma secuencial el procedimiento a seguir para el desarrollo de las acciones normadas, indicando quienes deben ejecutarlas como y con qu medios se cuentan para cada operacin. Disposiciones complementarias (Es de uso opcional).- considerar las disposiciones que no habindose considerado en el rubro Normas contribuya al logro de los objetivos y finalidad de la Directiva. Este rubro tambin se empleara para dejar sin efecto Directivas o disposiciones que se estn modificando.
4.5.7
4.5.8
Disposiciones Transitorias (Es de uso opcional).- En este rubro se precisaran disposiciones de carcter no permanente, las mismas que una vez producida su efecto dejaran de ser vigentes. Responsabilidad.- Considerar a los rganos responsables del cumplimiento de la directiva. Anexos.- considerar los formatos a utilizar o modelos de documentos para su mejor operatividad.
4.5.9 4.5.10
5.

5.1 Revisa documento y remite a interesado para conformidad o sugerencia.
- 305 -
6.

6.1 6.2 Revisa documento para validarlo. Si no est conforme remite recomendaciones y/o sugerencias las cuales sern validadas mediantes inspecciones por el rea de Racionalizacin.
7.

7.1 7.2 Dispone elaboracin de documento final. Arma expediente con: Informe Tcnico sustentatorio Antecedentes Documento final Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y ordenamiento Territorial Proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional. 7.3 Tramita expediente a Jefatura de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para visaciones y firmas correspondientes.
8.

8.1 Realiza las visaciones y tramita a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para firmas y visaciones correspondientes.
9.

9.1 9.2 Toma conocimiento y realiza las firmas y visaciones correspondientes. Tramita expediente a Gerencia General Regional para visto bueno.
10.
Gerencia General (1/2 da)

10.1 Toma conocimiento de Directiva propuesta. 10.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica.
11. 12.

11.1 Revisa expediente y da el visto Bueno a la Directiva.
Gerencia General (01 da)

12.1 Da el visto bueno a la directiva. 12.2 Tramita a Presidencia Regional para su aprobacin.
13.

13.1 Toma conocimiento de la Directiva y del Proyecto de Resolucin de conformidad. 13.2 Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando Directiva. 13.3 Tramita a Secretaria General para numeracin y difusin.
14.
Secretara General (01 da)

14.1 Recepciona Documentacin. 14.2 Coloca Nmero a Resolucin Ejecutiva Regional.
- 306 -
14.3 Saca fotocopias, autentica y difunde a interesados. 14.4 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
15.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica ( 01 da)

15.1 Publica Directiva en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 307 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, RREVISIN, MODIFICACIN DE DIRECTIVAS DE GESTIN
Cdigo : 4.5.8.2.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Racionalizacin

Unidad Orgnica Alta Direccin Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica Gerencia General Oficina Regional de Asesora Jurdica Presidencia Regional Secretaria General
Jefatura
rea de Racionalizacin
Inicio
Toma conocimiento
Recopila Informacin
Propone Directiva sobre tema especifico
Propone Directiva sobre temas generales
Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para su elaboracin
Toma conocimiento y remite al rea de Racionalizacin para su elaboracin
Realiza investigacin sobre directivas similares
Verifica Dispositivos Legales inherentes y de aplicacin al tema solicitado
Toma conocimiento de Directiva propuesta
Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento
Documento de Documento de Trabajo Trabajo 2 1
Solicita Visto Bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica
Revisa expediente y da el Visto Bueno a la Directiva
3
Revisa documento para validarlo Revisa documento y remite a interesado para conformidad o sugerencia Se entrevista y realiza inspeccin para ver si acepta las recomendaciones y/o sugerencias Evala Recomendaciones y/o sugerencias
Da el visto bueno a la directiva
Tramita a Presidencia Regional para su aprobacin
SI
Esta conforme?
NO
Dispone elaboracin de documento final
Toma conocimiento de la Directiva y del Proyecto de Resolucin de conformidad
Remite validacin y conformidad
Remite recomendacione s y/o sugerencias
Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando Directiva
Arma expediente con:
Tramita expediente a Gerencia General Regional
Copia
- Informe Tcnico sustentatorio - Antecedentes - Documento final - Proyecto de Oficio a ser firmado por jefe de ORPPOT - Proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional
Tramita a Secretaria General para numeracin y difusin
2
5
1
Publica directiva en el portal del Gobierno Regional de Arequipa Tramita expediente
Toma conocimiento y realiza las firmas y visaciones correspondientes.
Realiza las visaciones y tramita a La Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial
FIN
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ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE REGLAMENTOS DE GESTIN N 4.5.8.2.02 I. OBJETIVO

Contar con un documento tcnico, normativo, informativo e instructivo de gestin Institucional que posibilite la Ejecucin de actividades para el cumplimiento de Objetivos Institucionales en el marco de la normatividad tcnico legal vigente sobre la materia.
II.
BASE LEGAL
LEY N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto vigente. Ordenanza 010 2007-GRA/CR-Arequipa. Normatividad de Sistemas Administrativas.
III.
REQUISITOS
Requerimiento Institucional para elaboracin de reglamento de gestin. Antecedentes de procedimientos para elaboracin de reglamento de gestin.
IV.

1.1 1.2 Unidad Orgnica 1.1.1 1.2.1 Propone Reglamento sobre tema especfico. Propone Reglamento sobre temas generales. Alta Direccin
2.

2.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para elaboracin de reglamento solicitado.
3.

3.1 Toma conocimiento y remite al rea de Racionalizacin para su elaboracin e implementacin del reglamento solicitado.
4.

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Toma conocimiento de tema solicitado. Recopila Informacin. Verifica Dispositivos Legales inherentes y de aplicacin al tema solicitado. Realiza investigacin sobre reglamentos similares y antecedentes. Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento teniendo en cuenta los siguientes puntos: Contendido y alcance Finalidad y objetivos
- 309 -
Normas generales Disposiciones complementarias
5.

5.1 Revisa documento con el reglamento propuesto y remite a interesado para conformidad o emita sugerencias.
6.
Unidad Orgnica / Alta Direccin (01 da)

6.1 6.2 Revisa documento para validarlo. Si no est conforme remite recomendaciones y/o sugerencias, las cuales sern validadas mediantes inspecciones por el rea de Racionalizacin.
7.

7.1 7.2 Dispone elaboracin de reglamento de gestin final. Arma expediente con: Informe Tcnico sustentatorio Antecedentes Documento final Proyecto de Oficio a ser firmado por jefe de O.R.P.P.OT Proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional 7.3 Tramita expediente a Jefatura de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional.
8.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura(01 da)

8.1 Realiza las visaciones y tramita a La Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para firmas.
9.

9.1 9.2 Toma conocimiento y realiza las firmas y visaciones correspondientes. Tramita expediente a Gerencia General Regional para visto bueno.
10.

10.1 Toma conocimiento de Reglamento propuesto. 10.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica.
11. 12.

11.1 Revisa expediente y da el visto Bueno a Reglamento.

12.1 Tramita a Presidencia Regional si se aprobara con Resolucin Ejecutiva Regional. 12.2 Tramita al Consejo Regional si se aprobara con Ordenanza Regional.
13.

13.1 Toma conocimiento de Reglamento y del Proyecto de Resolucin de conformidad.
- 310 -
13.2 Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando directiva. 13.3 Tramita a Secretaria General para numeracin y difusin.
14.
Secretara General (01 da)

14.1 Recepciona documentacin. 14.2 Coloca Nmero a Resolucin u Ordenanza Regional. 14.3 Saca fotocopias, autentica y difunde a interesados. 14.4 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
15.

15.1 Toma conocimiento de Reglamento de Gestin. 15.2 Aprueba mediante Ordenanza Reglamento. 15.3 Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados. 15.4 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
16.

16.1 Publica Reglamento en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 311 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE REGLAMENTOS DE GESTIN
Cdigo : 4.5.8.2.02

Unidad Orgnica Alta Direccin Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) 1 Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
Gerencia General
Jefatura
Oficina Regional de Asesora Jurdica
Secretaria General
Consejo Regional
Inicio
Toma conocimiento Toma conocimiento y remite al rea de Racionalizacin para su elaboracin
Recopila Informacin
Propone Reglamento sobre tema especifico
Propone Reglamento sobre temas generales
Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para su elaboracin
Realiza investigacin sobre reglamentos similares y antecedentes
Verifica Dispositivos Legales inherentes y de aplicacin al tema solicitado
Toma conocimiento de Reglamento propuesto
6
Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica Revisa expediente y da el visto Bueno a Reglamento
Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento Documento de Documento de Trabajo Trabajo 2 1
Toma conocimiento de Reglamento
Revisa documento para validarlo
Revisa documento y remite a interesado para conformidad o sugerencia
Da el visto bueno a reglamento Aprueba mediante Ordenanza Reglamento
3 SI
Esta conforme?
Evala Recomendaciones y/o sugerencias
Se aprobar con Ordenanza Regional?
si
5 8
Toma conocimiento de Reglamento y del Proyecto de Resolucin de conformidad Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados
NO
NO
Dispone elaboracin de documento final Se entrevista y realiza inspeccin para ver si se aceptan las recomendaciones y/o sugerencias Tramita a Presidencia Regional para su aprobacin
Remite recomendaciones y/o sugerencias
Recepciona Documentacin Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
4
Copia
Arma expediente con: Informe Tcnico Sustentatorio Antecedentes Documento final Proyecto de Oficio a ser firmado por jefe de ORPPOT - Proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional
5
Tramita al Consejo Regional para su aprobacin
Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando directiva
Coloca Numero a Resolucin u Ordenanza Regional
2
Publica Reglamento en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
1
Toma conocimiento y realiza las firmas y visaciones correspondientes. Realiza las visaciones y tramita a La Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial Tramita expediente
8 FIN
- 312 -
ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE MANUALES DE GESTIN MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) N 4.5.8.2.03 I. OBJETIVO
Contar con un Instrumento de gestin Tcnico, Normativo, Informativo e Instructivo que permita establecer las funciones generales por Unidad Orgnica y especficos hasta nivel de cargo.
II.
BASE LEGAL
Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto vigente. LEY N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Decreto Supremo 043-2004-PCM Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Cuadro para Asignacin de Personal - CAP de las Entidades de la Administracin Pblica. Decreto Supremo N 043-2006-PCM Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones. Ordenanza 010 2007-GRA/CR-Arequipa. Normatividad de Sistemas Administrativas. Manual Normativo para clasificacin de cargo para trabajadores de Administracin Pblica.
III.
REQUISITOS
Requerimiento Institucional para elaboracin de Manual de Obligacin de Funciones. Antecedentes de procedimientos para elaboracin de Funciones. Reglamento de Obligacin de Funciones. Cuadro Analtico de personal. Manual de Obligacin de
IV.

1.1 Gerencias Regionales (01 da) 1.1.1 Enva solicitud para aprobacin del Manual de Organizacin de Funciones de Sector a su cargo acompaado de propuesta de Manual de Obligacin y Funciones. Dispone la Elaboracin del Manual de Obligacin y Funciones de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
1.2
Alta Direccin- Sede Presidencial (01 da) 1.2.1
2.

2.1 Toma conocimiento y dispone la elaboracin a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
- 313 -
3.

3.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para revisar propuesta.
4. 5.


5.1 5.2 5.3 Toma conocimiento. Recopila Informacin. Revisa Documentos de Gestin, Revisa el Cuadro de Asignacin de Personal (CAP), el Reglamento de Obligacin y Funciones (ROF), Manual de clasificador de cargos entre otros documentos. Si el Manual de Obligacin y Funciones a elaborar es de la Sede Presidencial, emite formato a Jefaturas de Unidades Orgnicas para el levantamiento de Informacin. Si es de las Gerencias Regionales se entrevista con personal involucrado. Formula propuesta de documento en base a la siguiente estructura. 5.6.1 Presentacin.- Aqu se sealara la importancia del Manual de Obligacin y Funciones, su alcance los dispositivos legales que sustentan su formulacin y algunas recomendaciones para su cabal aplicacin. ndice.- Describe la relacin ordenada del contenido del Manual de Obligacin y Funciones sealando su respectiva ubicacin comn nmero en cada pgina. Organigrama estructural del rgano.- Representar al rgano, objeto de la formulacin del Manual de Obligacin y Funciones, considerando el nivel de Direccin del cual depende y las unidades sobre las que tiene mando, a efectos de tener una visin general sobre la ubicacin del rgano dentro de la estructura general de la institucin. Cuadro orgnico de cargos.- Consigna los cargos o puestos de trabajo comprendidos en el Cuadro de Asignacin de personal aprobado y vigente. Descripcin de funciones especificas a nivel de cargos.- Se describirn las funciones especficas de los cargos previstos y presupuestados, segn orden de importancia. Se deber considerar en todos los casos como ltima funcin la siguiente: "Las dems que le asigne..." (Poner el nombre del cargo del jefe inmediato). Si existen cargos iguales en una misma unidad orgnica y con similares funciones, basta describir un solo cargo y anotar en la parte superior derecha de la hoja el total de cargos. En caso de existir diferencia de funciones describir cada uno por separado. La hoja de especificacin de funciones de cada cargo se elaborar segn el siguiente esquema:
5.4
5.5 5.6
5.6.2
5.6.3
5.6.4
5.6.5
- 314 -
Denominacin del Cargo (se colocar el cargo estructural o clasificado). Cdigo (si se trata de un cargo clasificado se anotar el correspondiente cdigo segn el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos). Funciones Especficas. Lneas de Autoridad y Responsabilidad, en la forma siguiente: - Depende directamente de ................................ - Tiene mando directo sobre los siguientes cargos:............ Requisitos mnimos, se anotar los requisitos mnimos que cada cargo requiere para el desempeo de sus funciones en trminos de educacin formal, capacitacin adicional y experiencia. Dichos requisitos sern ms exigentes en la medida que aumenta el nivel de la complejidad de las funciones. Para el desarrollo de este rubro se debe tener como base los requerimientos mnimos notados para cada clase de cargo en el Manual Normativo de Clasificacin de Cargos, pudindose anotar mayores exigencias segn requerimiento de cada entidad.
6.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura ( 01 da)

6.1 Revisa documento, da alcances y sugerencia. remite a interesado para conformidad o
7.
Unidad Orgnica / Alta Direccin (02 das)

8.

8.1 8.2 Dispone elaboracin del Manual de Obligacin y Funciones final Arma expediente con: Manual de Organizacin y Funciones Informe Tcnico sustentatorio Antecedentes Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de O.R.P.P.O.T . 8.3 Tramita expediente a jefatura para revisin y visto bueno.
9.

9.1 Realiza las visaciones y tramita a La Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
10.

10.1 Toma conocimiento y realiza las firmas y visaciones correspondientes. 10.2 Tramita expediente a Gerencia General Regional.
- 315 -
11.

11.1 Toma conocimiento de Manual de Obligacin y Funciones propuesto. 11.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica.
12.

12.1 Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno a Manual de Obligacin y Funciones.
13.

13.1 Da el visto bueno a Manual de Obligacin y Funciones. 13.2 Tramita a Presidencia Regional para su conocimiento.
14.

14.1 Toma conocimiento del Manual de Obligacin y Funciones y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin.
15.

15.1 Toma conocimiento de Manual de Obligacin y Funciones. 15.2 Aprueba Manual de Obligacin y Funciones mediante Ordenanza Regional. 15.3 Secretaria del Consejo Regional difunde a interesados. numera ordenanza regional, autentica y
15.4 Secretaria del Consejo Regional tramita copia para ser publicado en el peruano y/o diario de Arequipa. 15.5 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
16.

16.1 Publica Manual de Obligacin y Funciones en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 316 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE MANUALES DE GESTIN- MANUAL DE ORGANIZACIN DE FUNCIONES (MOF)
Cdigo : 4.5.8.2.03

Gerencias Regionales Alta Direccin Sede Presidencial Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
Gerencia General
Jefatura
Revisa Documentos de Gestin, CAP, ROF, Manual de Clasificador de Cargos y otros
Oficina Regional de Asesora Presidencia Regional Jurdica
Consejo Regional
Inicio
Toma conocimiento
Recopila Informacin
1
Toma conocimiento y dispone la elaboracin a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
Enva solicitud para aprobacin del Manual de Organizacin de Funciones de Sector a su cargo acompaado de propuesta de MOF
Dispone la Elaboracin del Manual de Obligacin y Funciones
Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para Revisar propuesta
NO
MOF es de la Sede Presidenciall?
SI
Documento de Documento Trabajo preliminar 2 1 Emite formato a Jefaturas de Unidades Orgnicas para el levantamiento de Informacin
Toma conocimiento del MOF propuesto
Revisa MOF para validarlo
Revisa documento da alcances y remite a interesado para conformidad o sugerencia
Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica
Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno a MOF
Toma conocimiento de MOF
SI
Esta conforme?
NO
Dispone elaboracin de MOF final
Se entrevista y realiza inspeccin para ver si se aceptan las recomendaciones y/o sugerencias
Da el visto bueno a MOF
Aprueba mediante Ordenanza Reglamento
Tramita a Presidencia Regional para su conocimiento Remite recomendaciones y/o sugerencias
Toma conocimiento deL MOF y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin
Arma expediente con: - Manual de Organizacin y Funciones - Informe Tcnico sustentatorio - Antecedentes - Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de ORPPOT
4
Copia
2
Publica MOF en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
Secretaria del Consejo Regional Tramita copia para ser publicado en el Peruano y/o diario de Arequipa
1
Tramita expediente
FIN
- 317 -
ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE MANUALES DE GESTIN MANUAL DE OPERACIN N 4.5.8.2.04 I. OBJETIVO

Precisar la naturaleza, jurisdiccin, finalidad, competencias y funciones de los Proyectos Especiales del Gobierno Regional de Arequipa, sus Unidades Orgnicas y sus relaciones. El que se formule de acuerdo a la normatividad legal vigente.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 27783 - Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto vigente. Decreto Supremo N 043-2006-PCM Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones. Ordenanza 010 2007-GRA/CR-Arequipa. Normatividad de Sistemas Administrativas.
III.
REQUISITOS
Existencia de la Entidad. Estructura Orgnica del Proyecto Especial.
IV.
ETAPAS 1. Proyecto Especial (01 da)

1.1 Enva solicitud para aprobacin de Manual de Operacin acompaado de propuesta.
2.

2.1 Toma conocimiento y dispone la elaboracin del Manual de Operacin del Proyecto Especial solicitante a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
3.

3.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para revisar propuesta.
4. 5.


5.1 5.2 5.3 5.4 Toma conocimiento. Recopila Informacin. Revisa Documentos de Gestin. Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento.
- 318 -
5.5
Formula propuesta de documento el cual contendr ttulos, captulos y artculos teniendo en cuenta los rubros y metodologa que se detallan a continuacin: 5.5.1 Ttulo Primero de las Disposiciones Generales.- En este ttulo se desarrollar: 5.5.1.1 Naturaleza Jurdica; entendida como las caractersticas de la personera jurdica de la Entidad conforme a las disposiciones legales de organizacin y funciones. Entidad de la que depende; de ser el caso y el tipo de dependencia que existe (funcional, tcnica y/o administrativa); Jurisdiccin; estableciendo el mbito territorial sobre el que ejerce sus competencias el Proyecto Especial. Funciones Generales de la Entidad; es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar la entidad para cumplir su misin y objetivos establecidos. Base Legal; que se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones del Proyecto Especial.
5.5.1.2
5.5.1.3 5.5.1.4
5.5.1.5 5.5.2
Ttulo Segundo: De la estructura orgnica.- En este ttulo se desarrollar la estructura orgnica del proyecto especial, incluyendo los casos en que se ha previsto por excepcin el tercer nivel organizacional, indicando los siguientes tipos de rganos: rganos de Alta Direccin rganos Consultivos rgano de Control Institucional rganos de Asesoramiento rganos de Apoyo rganos de Lnea rganos Desconcentrados. Asimismo, se desarrollarn captulos por cada una de las categoras de rganos indicados as como subcaptulos de ser necesario. En esta parte se detallar la estructura organizacional, las funciones generales, las funciones especficas; as como la interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas del Proyecto Especial comprendidas hasta el tercer nivel organizacional en los casos en que ste haya sido previsto. A cada tipo de rganos de la entidad le corresponde un cdigo, que se desagregar en sus rganos y unidades orgnicas, de acuerdo con el siguiente detalle: rganos de Alta Direccin: Cdigo 01 y se desagrega en rganos 01.1, 01.2 y siguientes y sus unidades orgnicas 01.1.1, 01.1.2 y siguientes en el primer caso y 01.2.1, 01.2.2 y siguientes. Sucesivamente y de la misma forma corresponden los Cdigos 02 a los rganos Consultivos, 03 al rgano de Control
- 319 -
Institucional, 04 a los rganos de Asesoramiento, 05 a los rganos de Apoyo, 06 a los rganos de Lnea y 07 a los rganos Desconcentrados. En el Reglamento de Obligacin y Funciones no debe hacerse referencia a los cargos, ni al nivel o rango de quienes encabezan los distintos rganos y unidades orgnicas de la Entidad. 5.5.3 Ttulo Tercero: De las Relaciones Interinstitucionales.- En este ttulo se especificar la facultad que tiene el Proyecto Especial de mantener relaciones con otras entidades de la Administracin Pblica cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a los fines que persigue el Proyecto Especial. Anexo.- Se incluye el Organigrama del Proyecto Especial que refleje la estructura orgnica de la misma.
5.5.4
6.

6.1 Revisa documento da alcances y sugerencia. remite a interesado para conformidad o
7.
Proyecto Especial (02 das)

8. 9.

8.1 Toma conocimiento.

9.1 9.2 Elabora propuesta final del manual de operaciones. Arma expediente con: Propuesta final de Manual de Operaciones Informe Tcnico sustentatorio Antecedentes Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y ordenamiento Territorial. 9.3 Tramita expediente
10.

11.

12.

12.1 Toma conocimiento de Proyecto de Manual de Operaciones propuesto. 12.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica.
- 320 -
13.

13.1 Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno a Proyecto de Manual de Operaciones.
14.

14.1 Da el visto bueno a Proyecto de Manual de Operaciones. 14.2 Tramita a Presidencia Regional para su conocimiento.
15.

15.1 Toma conocimiento de Proyecto de Manual de Operaciones, da conformidad y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin.
16.

16.1 Toma conocimiento de Manual de Operaciones y Aprueba mediante Ordenanza Regional el Manual de Operaciones del sector solicitante. 16.2 Secretaria del Consejo Regional numera Ordenanza Regional, autentica y difunde a interesados. Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
17.

17.1 Publica Reglamento de Operaciones en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 321 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE MANUALES DE GESTIN- MANUAL DE OPERACIN
Cdigo : 4.5.8.2.04

Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) 2 Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
Proyecto Especial
Gerencia General
Jefatura
Consejo Regional
Inicio
Toma conocimiento
Recopila Informacin
1
Enva solicitud para aprobacin de Manual de Operacin acompaado de propuesta
Revisa Documentos de Gestin
Documento de Documento Trabajo preliminar 2 1
5 4
Toma conocimiento de Proyecto de Manual de o Operaciones propuesto
Revisa Reglamento de Operacin para validarlo
Revisa expediente, emite informe y da el Visto Bueno a Proyecto de Manual de Operaciones
Toma conocimiento de Manual de Operaciones
SI
Esta conforme?
NO
Toma conocimiento Elabora propuesta final del Manual de Operaciones
Da el Visto Bueno a Proyecto de Manual de Operaciones Toma conocimiento de Proyecto de Manual de Operaciones, da conformidad y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin Aprueba mediante Ordenanza Manual de Operaciones
Tramita a Presidencia Regional para su conocimiento
3 5 3 4
Arma expediente con: - Propuesta final de Manual de Operaciones - Informe Tcnico sustentatorio - Antecedentes - Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de ORPPOT
Copia
2
Publica Reglamento de Operaciones en el portal del Gobierno Regional de Arequipa Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
Tramita expediente
FIN
- 322 -
ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE MANUALES DE GESTIN REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF) N 4.5.8.2.05 I. OBJETIVO
Precisar la naturaleza, jurisdiccin, finalidad, competencias y funciones del Gobierno Regional de Arequipa, sus Unidades Orgnicas y sus relaciones. El que se formule de acuerdo a la normatividad legal vigente.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 27783 - Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto vigente. Decreto Supremo N 043-2006-PCM Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones. Ordenanza 010 2007-GRA/CR-Arequipa. Normatividad de Sistemas Administrativas.
III. REQUISITOS
Existencia de la Entidad. Estructura Orgnica.
IV.

1.1 Gerencias Regionales (01 da) 1.1.1 Enva solicitud para aprobacin del Reglamento de Organizacin de Funciones de Sector a su cargo, acompaado de propuesta de Reglamento de Obligacin y Funciones. Dispone la elaboracin del Reglamento de Obligacin y Funciones de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
1.2
Alta Direccin- Sede Presidencial (01 da) 1.2.1
2.

2.1 Toma conocimiento y dispone la elaboracin del Reglamento de Obligacin y Funciones a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
3.

3.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para revisar propuesta en el caso de Sector, en el caso de la Sede Presidencial emite la orden para que se elabore el Reglamento de Obligacin y Funciones.
4.

4.1 Toma conocimiento y remite al rea de Racionalizacin para su elaboracin y/o verificacin.
- 323 -
5.

5.1 5.2 5.3 5.4 Toma conocimiento. Recopila Informacin. Revisa Documentos de Gestin. Si el Reglamento de Obligacin y Funciones es de la Sede presidencial, emite formato a Jefaturas de Unidades Orgnicas para el levantamiento de Informacin. Si es de las Gerencias Regionales se entrevista con personal involucrado. Formula propuesta de documento el cual contendr ttulos, captulos y artculos teniendo en cuenta los rubros y metodologa que se detallan a continuacin: 5.6.1 Ttulo Primero de las Disposiciones Generales.- En este ttulo se desarrollar: 5.6.1.1 Naturaleza Jurdica; entendida como las caractersticas de la personera jurdica de la Entidad conforme a las disposiciones legales de organizacin y funciones. Entidad de la que depende; de ser el caso y el tipo de dependencia que existe (funcional, tcnica y/o administrativa). Jurisdiccin; estableciendo el mbito territorial sobre el que ejerce sus competencias la entidad. Funciones Generales de la Entidad; es decir, el conjunto de acciones fundamentales o actividades que debe realizar la entidad para cumplir su misin y objetivos establecidos. Base Legal; que se refiere a las normas sustantivas que establecen las funciones de la entidad.
5.5 5.6
5.6.1.2
5.6.1.3 5.6.1.4
5.6.1.5 5.6.2
Ttulo Segundo: De la estructura orgnica.- En este ttulo se desarrollar la estructura orgnica de las entidades, incluyendo los casos en que se ha previsto por excepcin el tercer nivel organizacional, indicando los siguientes tipos de rganos: rganos de Alta Direccin rganos Consultivos rgano de Control Institucional rganos de Asesoramiento rganos de Apoyo rganos de Lnea rganos Desconcentrados.
Asimismo, se desarrollarn captulos por cada una de las categoras de rganos indicados as como subcaptulos de ser necesario. En esta parte se detallar la estructura organizacional, las funciones generales, las funciones especficas; as como la interrelacin interna y externa de cada uno de los rganos y unidades orgnicas de la Entidad comprendidas hasta el tercer nivel organizacional en los casos en que ste haya sido previsto.
- 324 -
A cada tipo de rganos de la entidad le corresponde un cdigo, que se desagregar en sus rganos y unidades orgnicas, de acuerdo con el siguiente detalle: rganos de Alta Direccin: Cdigo 01 y se desagrega en rganos 01.1, 01.2 y siguientes y sus unidades orgnicas 01.1.1, 01.1.2 y siguientes en el primer caso y 01.2.1, 01.2.2 y siguientes. Sucesivamente y de la misma forma corresponden los Cdigos 02 a los rganos Consultivos, 03 al rgano de Control Institucional, 04 a los rganos de Asesoramiento, 05 a los rganos de Apoyo, 06 a los rganos de Lnea y 07 a los rganos Desconcentrados. En el Reglamento de Obligacin y Funciones no debe hacerse referencia a los cargos, ni al nivel o rango de quienes encabezan los distintos rganos y unidades orgnicas de la Entidad. 5.6.3 Ttulo Tercero: De las Relaciones Interinstitucionales.- En este ttulo se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con otras entidades de la Administracin Pblica cuyos objetivos sean concurrentes o complementarios a los fines que persigue la Entidad. Anexo.- Se incluye el Organigrama de la Entidad que refleje la estructura orgnica de la misma.
5.6.4
6.

6.1 Revisa Reglamento de Obligacin y Funciones propuesto, da alcances y remite a interesado para conformidad o sugerencia.
7.
Gerencias Regionales/ Alta Direccin Sede presidencial (02 das)

7.1 7.2 Revisa Reglamento de Obligacin y Funciones para validarlo. Si no est conforme remite recomendaciones y/o sugerencias las cuales sern validadas mediantes inspecciones por el rea de Racionalizacin.
8. 9.

8.1 Toma conocimiento.

9.1 9.2 Elabora propuesta final del manual de operaciones. Arma expediente con: Documento final del reglamento de Obligacin y Funciones Informe Tcnico sustentatorio. Antecedentes Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial. 9.3 Tramita expediente para visaciones.
10.

10.1 Realiza las visaciones y tramita a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
- 325 -
11.

12.

12.1 Toma conocimiento de Proyecto de Reglamento de Obligacin y Funciones propuesto. 12.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica.
13.

13.1 Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno Obligacin y Funciones. a Reglamento de
14.

14.1 Da el visto bueno a Reglamento de Obligacin y Funciones. 14.2 Tramita a Presidencia Regional para su conocimiento.
15.

15.1 Toma conocimiento de Reglamento de Obligacin y Funciones, da conformidad y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin.
16.

16.1 Toma conocimiento de Reglamento de Obligacin y Funciones. 16.2 Aprueba mediante Ordenanza Reglamento de Obligacin y Funciones. 16.3 Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados. 16.4 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
17.

17.1 Publica Reglamento de Obligacin y Funciones en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 326 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE MANUALES DE GESTIN- REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (ROF)
Cdigo : 4.5.8.2.05

Gerencias Regionales Oficina Regional de Alta Planeamiento, Direccin Presupuesto y Sede Ordenamiento Territorial Presidencial (ORPPOT) 2 Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
Gerencia General
Jefatura
Consejo Regional
Inicio
Toma conocimiento
Recopila Informacin
Revisa Documentos de Gestin
1
Enva solicitud para aprobacin del Reglamento de Organizacin de Funciones de Sector a su cargo acompaado de propuesta de ROF
Dispone la elaboracin del Reglamento de Obligacin y Funciones
Se entrevista con personal involucrado de sectores y formula propuesta de documento
NO
ROF es de la Sede Presidenciall?
SI
Toma conocimiento de ROF propuesto
1
Revisa ROF para validarlo
Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno a ROF
SI
Esta conforme?
NO
Toma conocimiento Elabora Proyecto de ROF final Se entrevista y realiza inspeccin para ver si se aceptan las recomendaciones y/o sugerencias Da el visto bueno a ROF
Toma conocimiento de ROF
3 3 4 5
Arma expediente con: - Documento final de ROF - Informe Tcnico sustentatorio - Antecedentes - Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de ORPPOT
Copia
Toma conocimiento de ROF y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin de conformidad
Aprueba mediante Ordenanza Reglamento
2
Publica ROF en el portal del Gobierno Regional de Arequipa Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
Tramita expediente
FIN
- 327 -
ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE MANUALES DE GESTIN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (MAPRO) N 4.5.8.2.06 I. OBJETIVO
Establecer los procedimientos para su ejecucin y normar los procedimientos administrativos que se siguen en la ejecucin de los procesos generados por el cumplimiento de las funciones que realizan las Unidades Orgnicas de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ordenanza 010 2007-GRA/CR-Arequipa. Directiva N 002-77-INAP/DNR. Normatividad de Sistemas Administrativos.
III.
REQUISITOS
Manual de Obligacin y Funciones. Reglamento de Obligacin de Funciones. Inventario de Procedimientos Administrativos internos.
IV.
ETAPAS 1. Alta Direccin- Sede Presidencial (01 da)

1.1 Dispone la Elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
2.

2.1 Toma conocimiento y dispone la elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede presidencial del Gobierno Regional de Arequipa a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
3.

3.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para la implementacin del Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
4.

4.1 Toma conocimiento y remite al rea de Racionalizacin para su elaboracin Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa designando a un responsable.
5.

5.1 5.2 5.3 Toma conocimiento. Recopila Informacin. Revisa Documentos de Gestin, Reglamento de Organizacin y Funciones (ROF), Manual de Obligacin y Funciones (MOF).
- 328 -
5.4
Remite Formato de Inventario de Procedimientos a las Unidades Orgnicas para ser llenado.
6.
Unidad Orgnica (03 das)

6.1 6.2 Hace levantamiento de procedimientos y llena el formato. Deriva el formato a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para su integracin y desarrollo.
7.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Racionalizacin (03das)

7.1 Se entrevista con personal involucrado de cada Unidad Orgnica y formula propuesta de documento en base a la siguiente estructura: 7.1.1 7.1.2 Unidad Orgnica.- Nombre de la unidad responsable de la aplicacin del procedimiento administrativo. Titulo del Procedimiento.- La denominacin refleja objetivamente el nombre del procedimiento, as como el propsito y la finalidad del trmite iniciado de oficio (adjetivo) o a peticin de parte (sustantivo). El nombre se relaciona directamente con el servicio administrativo individual y especifico que la Entidad presta a la ciudadana. Numero del Procedimiento.- Cdigo de procedimiento el cual se da en forma correlativa. Objetivo del Procedimiento.- Describe fielmente el resultado final del procedimiento administrativo. Responde a la preguntas Qu persigue el procedimiento?, Es una autorizacin para el ejercicio de una actividad econmica, concesin?, Es la aprobacin de una facultad?. Base Legal.- Son las normas legales (jurdicas y administrativas) que regulan el desarrollo y exigencia del procedimiento al administrado. Se anotan el o las normas que regulan el funcionamiento de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa y/o de la unidad orgnica involucrada, del procedimiento administrativo o el derecho invocado en la solicitud. Requisitos.- Solo se establecer como requisito los necesarios y suficientes para tramitar el procedimiento. Etapas.- Se describen en forma detallada, respetando la progresin lgico-secuencial, de cada una de las actividades o pasos, decisiones, y acciones administrativas, etapas del procedimiento, los cargos que las realizan y el rgano al que corresponde tal responsabilidad. Flujograma.- Es la representacin grafica de la descripcin de las actividades del procedimiento administrativo, se grafica mediante el diagrama de flujo, en cuya construccin se utilizan smbolos, general y universalmente aceptados. Conceptualmente es la representacin grafica que muestra los pasos de un proceso, procedimiento o servicio administrativo aceptados.
7.1.3 7.1.4
7.1.5
7.1.6 7.1.7
7.1.8
8.

8.1 Revisa Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede presidencial del Gobierno Regional de Arequipa propuesto, da alcances y remite a interesado para conformidad o sugerencia.
- 329 -
9.

9.1 9.2 Revisa Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede presidencial del Gobierno Regional de Arequipa para validarlo. Si no est conforme remite recomendaciones y/o sugerencias las cuales sern validadas mediantes inspecciones por el rea de Racionalizacin.
10.

10.1 Consolida Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede presidencial del Gobierno Regional de Arequipa para validarlo y elabora documento final 10.2 Arma expediente con: Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa. Informe Tcnico sustentatorio Antecedentes Documento final Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y ordenanza Regional.
10.3 Tramita expediente a Jefatura de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional.
11.

11.1 Realiza las visaciones y tramita a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para las firmas y visaciones correspondientes.
12.

12.1 Toma conocimiento y realiza las firmas y visaciones correspondientes. 12.2 Tramita expediente a Gerencia General Regional para visto bueno.
13.

13.1 Toma conocimiento de Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa propuesto. 13.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica antes de dar su aprobacin.
14.

14.1 Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno a Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
15.

15.1 Da el visto bueno a Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa. 15.2 Tramita a Presidencia Regional para su conocimiento.
- 330 -
16.

16.1 Toma conocimiento del Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin.
17.

17.1 Toma conocimiento del Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa. 17.2 Aprueba mediante Ordenanza Regional Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa. 17.3 Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados. 17.4 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
18.

18.1 Publica Manual de Procedimientos Administrativos de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 331 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE MANUALES DE GESTIN- MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (MAPRO)
Cdigo : 4.5.8.2.06

Alta Direccin Sede Presidencial Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
Unidad Orgnica
(ORPPOT) 2 Inicio
Dispone la Elaboracin del Manual de Procedimientos Administrativos Inventario de procedimientos Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
Jefatura
Gerencia General
Consejo Regional
Toma conocimiento
Recopila Informacin
Revisa Documentos de Gestin, ROF, MOF
1
4
Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento Remite Formato de Inventario de Procedimientos a las Unidades Orgnicas para ser llenado
Hace levantamiento de procedimientos y llena el formato
1 3
Toma conocimiento de MAPRO propuesto
Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica Revisa documento da alcances y remite a interesado para conformidad o sugerencia Evala Recomendaciones y/o sugerencias
Revisa expediente, emite informe y da el Visto Bueno a MAPRO
Toma conocimiento de MAPRO
Revisa MAPRO para validarlo
Aprueba mediante Ordenanza Regional MAPRO
SI
Esta conforme?
NO 5
Remite recomendaci ones y/o sugerencias
Consolida MAPRO y elabora documento final
Da el Visto Bueno a MAPRO Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados
Toma conocimiento de MAPRO y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin
7 5 6
Copia
Arma expediente con: - Manual de Procedimientos Administrativos - Informe Tcnico sustentatorio - Antecedentes - Documento final - Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de ORPPOT
2
Publica MAPRO en el portal del Gobierno Regional de Arequipa Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
1
Tramita expediente
FIN
- 332 -
ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE LOS CUADROS DE ASIGNACIN DE PERSONAL (CAP) DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA: SEDE PRESIDENCIAL Y RGANOS DE LNEA N 4.5.8.2.07 I. OBJETIVO
Establecer los cargos definidos y aprobados de las diversas Gerencias Regionales y Sede Presidencial del Gobierno Regional, sobre la base de su estructura orgnica vigente prevista en el Reglamento de Obligacin y Funciones.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. Ordenanza 010 2007-GRA/CR-Arequipa. Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Pblico. Decreto Supremo N 043-2004-PCM, Lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del Cuadro para Asignacin de Personal-CAP.
III.
REQUISITOS
Cuadro para Asignacin de Personal-CAP. Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF vigente.
IV.

1.1 Gerencias Regionales 1.1.1 Enva solicitud para aprobacin del Cuadro de Asignacin de Personal de Sector a su cargo acompaado de propuesta de CAP. 1.2 Alta Direccin- Sede Presidencial 1.1.2 Dispone la Elaboracin del Cuadro de Asignacin de Personal.
2.

3.

3.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para Revisar y /o elaboracin de propuesta.
4. 5.


5.1 5.2 Toma conocimiento. Recopila Informacin.
- 333 -
5.3 5.4 5.5
Revisa Documentos de Gestin, CAP y ROF anterior, Manual de clasificador de cargos y Normatividad. Si el ROF es de la Sede presidencial, emite formato a Jefaturas de Unidades Orgnicas para el levantamiento de Informacin. Si es de las Gerencias Regionales se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento en base a los siguientes componentes bsicos: 5.5.1 Formular el Cuadro para Asignacin de Personal-CAP a partir de la estructura orgnica aprobada en el Reglamento de Organizacin y Funciones-ROF de la Entidad. Aplicar el Manual de Organizacin y Funciones aprobado o su Proyecto o Anlisis de Puestos correspondiente. Efectuar una previsin de puestos con un mximo del 10 % recomendable del total de puestos contenidos en el CAP. El Exceso de este lmite ser sustentado tcnicamente. Sobre el particular es pertinente hacer la recomendacin siguiente: la previsin en referencia se har cuando se tenga el 50 % o ms del CAP ocupado o, cuando ms del 50 % del personal de la Entidad Pblica no est nombrado (no registrado en el CAP). Toda vez que se modifique el CAP, y por lo tanto el 10 % de previsin tambin vare, se deber informar, sobre esta situacin, al Consejo Regional. Establecer un lmite recomendable del 20 % para el total de puestos que conforman el Staff de Asesora y/o Apoyo, del total de puestos contenidos en el CAP. El exceso de este lmite ser sustentado tcnicamente. Consignar los puestos de confianza hasta un lmite recomendable del 5% de conformidad con las disposiciones legales vigentes. El exceso de este lmite ser sustentado tcnicamente. Sobre el particular es pertinente hacer la recomendacin siguiente: la previsin en referencia se har cuando se tenga el 50 % o ms del CAP ocupado o, cuando ms del 50 % del personal de la Entidad Pblica no est nombrado (no registrado en el CAP. Toda vez que se modifique el CAP, y por lo tanto el 5 % de puestos de confianza tambin vare, se deber informar, sobre esta situacin al Consejo Regional.
5.5.2 5.5.3
5.5.4
5.5.5
5.6
Disea la Estructura de Puestos.- Se definir la adecuada Estructura de Puestos que ofrece mayores ventajas para la gestin, la misma que ser el resultado de haber llevado a cabo el desarrollo de las actividades siguientes: 5.6.1 Elaborar la Relacin de Puestos de Trabajo que, en base al diagnstico, no presentan incongruencias e inconsistencias con la estructura orgnica o la organizacin, las polticas, los objetivos y, los planes estratgicos y operativos de la Entidad Pblica. Dicha Relacin de Puestos de Trabajo tendr como base de referencia para fijar la denominacin o nombre de los puestos que comprende, a lo establecido en el Cuadro Referencial para la Nomenclatura de Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales (Categora); La Relacin de Puestos de Trabajo en referencia deber estar ordenada de mayor a menor, es decir empezar con el puesto de mayor jerarqua, para ir descendiendo hasta llegar al de menor nivel operativo y/o administrativo, todos dentro de la estructura orgnica del rgano al que pertenecen. As mismo, esta relacin de Puestos de Trabajo deber estar ordenada en su conjunto, a nivel de la Macro
5.6.2
5.6.3
- 334 -
Organizacin, dentro del esquema de configuracin organizacional adoptada por el Gobierno Regional de Arequipa, es decir, ordenada de tal manera que, se empiece con los rganos de la Alta Direccin, para luego seguir con el rgano de Control, continuar con los del Staff de Asesora y Apoyo, seguir con los de la Lnea Intermedia y, culminar con los que pertenecen al Ncleo de Operaciones o Lnea. 5.6.4 Cumplida la actividad anterior ubicar y anotar el nmero de plazas (total necesario) que se requieren para cada puesto de trabajo identificado en dicha Relacin de Puestos de Trabajo. Para la definicin del nmero de plazas, se tomar en consideracin los estudios, revisiones y evaluaciones efectuados al volumen o cantidad de actividades o tareas que realiza el puesto de trabajo y que, estn fijados en la etapa del Anlisis de la Informacin Validada anteriormente descrita. Logrado lo anterior, en caso de existir duda, o no estar claramente definido la Categora (Grupo Ocupacional) del puesto de trabajo identificado en la Relacin de Puestos de Trabajo, proceder de inmediato a categorizarlo, para lo cual ser necesario llevar a realizacin lo siguiente: 5.6.5.1 5.6.5.2 Tomar el Cuadro Referencial de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales (Categora). Tomar el material o Papel de Trabajo (Manual Preliminar de Organizacin y Funciones) elaborado en la etapa del Anlisis de la Informacin Validada, donde se describe individualmente cada puesto de trabajo. Tomar el material o Papel de Trabajo (Manual Preliminar de Organizacin y Funciones) elaborado en la etapa del Anlisis de la Informacin Validada, donde se especifica los requisitos mnimos exigidos a cada puesto de trabajo identificado, para ser ocupados. Empezar a contrastar o compatibilizar (comparar) el puesto de trabajo identificado, sobre el cual existe duda sobre su Categora, mediante sus Papeles de Trabajo, (tanto de su descripcin individual, como de sus requisitos mnimos exigidos), con los Grupos Ocupacionales y Puestos de Trabajo descritos en el Cuadro Referencial de la Nomenclatura de Puestos de Trabajo y Grupos Ocupacionales (Categora). Esta comparacin ser de la manera siguiente: Teniendo a la vista los Papeles de Trabajo en referencia, comparar el objetivo o funcin bsica, as como los requisitos mnimos del puesto de trabajo en referencia, con el texto descrito en el Grupo Ocupacional o los textos de los Grupos Ocupacionales, sobre los que se aprecia rasgos comunes con el puesto de trabajo de categora an no definida. Bajo este proceder se lograr identificar al puesto de trabajo en controversia, en el Grupo Ocupacional correspondiente. Obviamente esto ltimo puede significar que la denominacin del puesto de trabajo cambie o se modifique.
5.6.5
5.6.5.3
5.6.5.4
- 335 -
Como resultado de lo anterior, al final de este proceso, se contar con una Estructura de Puestos completa, fundamentalmente en nmero de puestos, denominaciones, plazas y categoras (Grupos Ocupacionales). 5.6.6 La Codificacin de Puestos de Trabajo se realizara en base a las siguientes indicaciones: El primer dgito representa el Componente Organizacional al que pertenece el rgano donde est ubicado el puesto de trabajo, es decir: Alta Direccin, Control, Asesora, Apoyo, Lnea Intermedia o Ncleo de Operaciones. El Segundo dgito representa al rgano al que pertenece el puesto de trabajo. El tercer dgito (cdigo literal) representa el Grupo Ocupacional al que pertenece el puesto de trabajo.
6. 7.

6.1 Revisa Proyecto de CAP y remite a interesado para conformidad o sugerencia.
Gerencias Regionales/ Alta Direccin Sede presidencial (01 da)

8.

8.1 8.2 Elabora Cuadro de Asignacin de Personal final. Arma expediente con: Cuadro de Asignacin de Personal final Informe Tcnico sustentatorio Antecedentes Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de O.R.P.P.OT. 8.3 Tramita expediente.
9.

10.

11.

11.1 Toma conocimiento del Cuadro de Asignacin de Personal Final. 11.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica.
- 336 -
12.

12.1 Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno a Cuadro de Asignacin de Personal.
13.

13.1 Da el visto bueno al Cuadro de Asignacin de Personal. 13.2 Tramita a Presidencia Regional para su conocimiento.
14.
Presidencia Regional (01 da) 14.1 Toma conocimiento de Cuadro de Asignacin de Personal y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin
15.

15.1 Toma conocimiento de Cuadro de Asignacin de Personal. 15.2 Aprueba mediante Ordenanza Reglamento. 15.3 Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados. 15.4 Secretaria del Consejo Regional. 15.5 Tramita copia para ser publicado en el Peruano y/o diario de Arequipa. 15.6 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
16.

16.1 Publica Cuadro de Asignacin de Personal en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 337 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DE LOS CUADROS DE ASIGNACIN DE PERSONAL (CAP) DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA: SEDE PRESIDENCIAL Y RGANOS DE LINEA
Cdigo : 4.5.8.2.07

Gerencias Regionales Alta Direccin Sede Presidencial Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) 2
Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para Revisar y /o elaboracin de propuesta
Jefatura
Revisa Documentos de Gestin, CAP y ROF anterior, Manual de clasificador de cargos y Normatividad
rea de Informtica y Gerencia General Estadstica
Consejo Regional
Inicio
Toma conocimiento
Recopila Informacin
1
Enva solicitud para aprobacin del Cuadro de Asignacin de Personal de Sector a su cargo acompaado de propuesta de CAP
Dispone la Elaboracin del Cuadro de Asignacin de Personal
NO
CAP es de la Sede presidencial?
SI
Toma conocimiento de CAP Final
Toma conocimiento de CAP Solicita Visto Bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica Revisa expediente, emite informe y da el Visto Bueno a CAP
Revisa CAP para validarlo
Revisa Proyecto y remite a interesado para conformidad o sugerencia
Aprueba mediante Ordenanza Regional Reglamento Se entrevista y realiza inspeccin para ver si se aceptan las recomendaciones y/o sugerencias Da el Visto Bueno a CAP
SI
Esta conforme?
NO
Toma conocimiento Elabora CAP final
Toma conocimiento de CAP y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin
5 3 4
Arma expediente con: - Cuadro de Asignacin de Personal final - Informe Tcnico sustentatorio - Antecedentes - Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de ORPPOT
Copia
2
Publica CAP en el portal del Gobierno Regional de Arequipa Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
Tramita expediente
FIN
- 338 -
ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DEL TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.5.8.2.08 I. OBJETIVO
Contar con un cuadro que compendia los procedimientos administrativos y servicios prestados por el Gobierno Regional de Arequipa, para facilitar que los administrados puedan conocerlos, incluyendo sus requisitos, las instancias que decidirn sobre los procedimientos o prestarn los servicios, los plazos de resolucin y dems detalles relevantes de su tramitacin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General.. Ley N 28032 LEY N 28032. Ley de eliminacin de barreras burocrticas en favor de la competitividad de los agentes econmicos. Ley N 28335, Ley que crea el ndice de barreras burocrticas de acceso al mercado impuestas a nivel local. Decreto Ley N 25868, Ley de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Proteccin de la Propiedad Intelectual INDECOPI.
III.
REQUISITOS
Requerimiento Institucional para elaboracin del Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA). Formato de sustentacin legal y tcnico de procedimientos administrativos a incluir en el TUPA.
IV.
ETAPAS 1. 2. Alta Direccin- Sede Presidencial (01 da)

1.1 Dispone la Elaboracin del Texto nico de procedimientos Administrativos.

3.

3.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional para su elaboracin.
4. 5.

Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Racionalizacin (01 da)

5.1 5.2 5.3 Toma conocimiento. Recopila Informacin. Revisa Documentos de Gestin y Normatividad sobre la materia.
- 339 -
5.4
Remite mediante Oficio se de a conocer los Procedimientos Administrativos con su respectivo sustento Tcnico y Legal.
6. 7.
Unidad Orgnica/Gerencia Regional/Proyecto Especial (10 das)

6.1 Analiza, Elabora y remite procedimientos de su sector.

7.1 Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento con el siguiente contenido: 7.1.1 Todos los procedimientos administrativos de iniciativa de parte (no los que inicie de oficio la entidad). Asimismo, se incluirn slo los procedimientos administrativos y los servicios administrativos prestados en exclusividad, es decir, aquellas prestaciones que se encuentran facultadas a brindar las entidades en forma exclusiva, no pudiendo ser realizadas por otra entidad o terceros. La base legal de los procedimientos, es decir, las normas que otorgan competencia a la entidad y crean los procedimientos administrativos. La calificacin de cada procedimiento administrativo, segn sean: Aprobacin automtica Evaluacin previa 7.1.4 Los silencios administrativos aplicables a cada procedimiento de evaluacin previa: Silencio Administrativo Positivo Silencio Administrativo Negativo 7.1.5 7.1.6 Los derechos de tramitacin (tanto el monto como la forma de pago). Las vas de recepcin: La unidad de recepcin documental de la entidad; Las unidades de recepcin documental de sus unidades desconcentradas; 7.1.7 La autoridad competente para resolver en cada instancia del procedimiento y los recursos a interponerse para acceder a ellas.
7.1.2 7.1.3
8.

9.

10.

10.1 Consolida TUPA y elabora documento final. 10.2 Arma expediente con:
- 340 -
Texto nico de Procedimientos Administrativos Informe Tcnico sustentatorio Antecedentes Documento final Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de O.R.P.P.OT
10.3 Tramita expediente.
11.

12.

13.

13.1 Toma conocimiento de TUPA propuesto. 13.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica.
14. 15.

14.1 Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno a TUPA.

15.1 Da el visto bueno a TUPA. 15.2 Tramita a Presidencia Regional para su conocimiento.
16.

16.1 Toma conocimiento de TUPA y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin.
17.

17.1 Toma conocimiento de TUPA. 17.2 Aprueba mediante Ordenanza TUPA. 17.3 Secretaria del Consejo Regional numera, autentica y difunde a interesados. 17.4 Secretaria del Consejo Regional. 17.5 Tramita copia para ser publicado en el Peruano y/o diario de Arequipa. 17.6 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
18.

18.1 Publica TUPA en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 341 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN DEL TEXTO NICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS (TUPA) DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.5.8.2.08

Alta Direccin Sede Presidencial
Unidad Orgnica / Gerencia Regional/ Proyecto Especial
(ORPPOT) Inicio
Procedimientos Dispone la Elaboracin del Texto nico de Procedimientos Administrativos
Jefatura
rea de Informtica y Gerencia General Estadstica
Consejo Regional
Toma conocimiento
Recopila Informacin
Revisa Documentos de Gestin y Normatividad sobre la materia
1
Analiza, Elabora y remite procedimientos de su sector
Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
4
Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento Remite mediante Oficio se de a conocer los Procedimientos Administrativos con su respectivo sustento Tcnico y Legal
7
Toma conocimiento de TUPA propuesto Toma conocimiento de TUPA Solicita Visto Bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica Revisa expediente, emite informe y da el Visto Bueno a TUPA Aprueba mediante Ordenanza Regional TUPA Da el Visto Bueno a TUPA
Revisa TUPA para validarlo
6 5
SI
Esta conforme?
NO
Consolida TUPA y elabora documento final
Toma conocimiento de TUPA y lo tramita al Consejo Regional para su aprobacin
7 5 6
Copia
Arma expediente con: - Texto UNICO DE Procedimientos Administrativos - Informe Tcnico sustentatorio - Antecedentes - Documento final - Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de ORPPOT
2
Publica TUPA en el portal del Gobierno Regional de Arequipa Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
1
Tramita expediente
FIN
- 342 -
ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN Y EVALUACIN DE LOS PLANES OPERATIVOS INSTITUCIONALES (POI) DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.5.8.2.09 I. OBJETIVO
Contar con un instrumento que permite definir con claridad los objetivos, fines, actividades, componentes y metas a cumplir, en relacin a las funciones previstas en la Ley Orgnica de su creacin, Reglamento de Organizacin y Funciones (Ordenanza Regional N 010 AREQUIPA) y Normas Complementarias.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales y su modificatoria Ley N 27902. Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ley N 28425, Ley de Racionalizacin de los Gastos Pblicos. Ley N 29289, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2009. Decreto Legislativo N 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento. Ordenanza Regional N 010 AREQUIPA, que aprueban la modificacin de la Estructura Orgnica y del Reglamento de Organizacin y Funciones del Gobierno Regional de Arequipa. Decreto Supremo N 005-90-PCM, Aprueban el Reglamento de la Carrera Administrativa Resolucin de Contralora N 320-2006-CG, Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico. Acuerdo Regional N 139-2008 - GRA/CR - AREQUIPA, que promulga el Presupuesto. Institucional de Ingresos correspondiente al Ao Fiscal 2009 del Pliego 443 Gobierno Regional del Departamento de Arequipa por Fuentes de Financiamiento.
III.
REQUISITOS
Directiva que apruebe los lineamientos para la formulacin del Plan Operativo Institucional.
IV.
ETAPAS 1. 2. Alta Direccin- Sede Presidencial (01 da)

1.1 Dispone la Elaboracin del Plan Operativo Institucional.

3.

3.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional.
- 343 -
4.

4.1 Toma conocimiento y remite al rea de Racionalizacin para que emita Directiva para elaboracin del Plan Operativo Institucional.
5.

5.1 5.2 Toma conocimiento. Elabora Directiva para la elaboracin del Plan Operativo Institucional.
6.

6.1 6.2 Aprueba Directiva con Resolucin Ejecutiva Regional. Notifica a las Unidades Orgnicas, gerencias Regionales, Proyectos especiales adjuntando Resolucin Ejecutiva Regional y Directiva para la elaboracin de Plan Operativo Institucional.
7.

7.1 Mediante Oficio solicita el Plan Operativo Institucional de cada Orgnica /Gerencia Regional/Proyecto Especial. Unidad
8.

8.1 8.2 Analiza, Elabora y remite Plan Operativo Institucional de su sector. Se entrevista con personal involucrado y formula propuesta de documento teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: 8.2.1 Las Oficinas Regionales, Gerencia Regionales o Dependencias correspondientes, con el apoyo de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional o la que haga sus veces, definirn sus Polticas, teniendo en cuenta las actividades, componentes y metas propuestas, que deben ser desarrolladas durante el ejercicio anual. Las actividades y componentes a ser programadas son de control, asesoramiento, apoyo administrativo, actividades tcnicas de produccin de bienes, servicios y ejecucin de proyectos de inversin. Las actividades deben ser formuladas considerando su viabilidad en relacin con las posibilidades y limitaciones de la organizacin, capacidad operativa, presupuesto asignado y deben ser susceptibles de verificacin posterior. Una vez elaborado el Plan Operativo Institucional, debe ser remitido a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa, para su revisin y anlisis. La Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional de la Sede Presidencial Regional, procede a la consolidacin de las actividades y componentes elaborados por las Oficinas Regionales, Gerencias Regionales y Dependencias que forman parte del Gobierno Regional de Arequipa, en el caso de ser procedente se alcanzar a la Presidencia Regional, el proyecto de Resolucin conjuntamente con el Plan Operativo Institucional y sus antecedentes, para su aprobacin correspondiente. Para la formulacin del Plan Operativo Institucional - POI, se adoptar el siguiente esquema:
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.2.5
- 344 -
8.2.5.1
Oficinas Regionales y Unidades Orgnicas de la Sede Presidencial Regional
Presentacin ndice Objetivo y Fines Funciones Generales de la Unidad Orgnica Capacidad Operativa Indicando: Nombre de la Oficina, Cargo Clasificado, Cdigo y Total Necesario. Programacin de Actividades: Desarrollar el Contenido del Plan Operativo Institucional 8.2.5.2 Gerencias Regionales y Dependencias conformantes del Gobierno Regional de Arequipa Presentacin ndice Lineamientos de Poltica Institucional, Misin, Visin, Objetivos y Fines de la Dependencia Funciones Generales de la Unidad Orgnica Capacidad Operativa Indicando: Nombre de la Oficina, Cargo Clasificado, Cdigo y Total Necesario. Programacin de Actividades: Desarrollar el Contenido del Plan Operativo de Acuerdo al Esquema del Formato N 01.
9.

10. Unidad Orgnica/Gerencia Regional/Proyecto Especial (02 das)

10.1 Revisa documento para validarlo. 10.2 Si no est conforme remite recomendaciones y/o sugerencias las cuales sern validadas mediantes inspecciones por el rea de Racionalizacin.
11. Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Racionalizacin (05 das)

11.1 Consolida el Plan Operativo Institucional y elabora documento final. 11.2 Arma expediente con: Plan Operativo Institucional Informe Tcnico sustentatorio Antecedentes Documento final Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de la Oficina Regional de Planeamiento y Ordenamiento Territorial.
11.3 Tramita expediente.
- 345 -
12. Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura (01 da)

13. Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 da)

14. Gerencia General (01 da)

14.1 Toma conocimiento del Plan Operativo Institucional propuesto. 14.2 Solicita visto bueno de la Oficina Regional Asesora Jurdica.
15. Oficina Regional de Asesora Jurdica (02 das)

15.1 Revisa expediente, emite informe y da el visto Bueno A Resolucin Ejecutiva Regional.
16. Gerencia General (01 da)

16.1 Da el visto bueno al Plan Operativo Institucional. 16.2 Tramita a Presidencia Regional para su aprobacin.

17.1 Toma conocimiento del Plan Operativo Institucional. 17.2 Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando directiva. 17.3 Tramita a Secretaria General para numeracin y difusin.
18. Secretara General (01 da)

18.1 Recepciona Documentacin. 18.2 Coloca Nmero a Resolucin Ejecutiva Regional. 18.3 Saca fotocopias, autentica y difunde a interesados. 18.4 Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
19. Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica (01 da)
19.1 Publica Plan Operativo Institucional Arequipa. en el portal del Gobierno Regional de
- 346 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN, REVISIN, MODIFICACIN Y EVALUACIN DE LOS MAPRO Sede Presidencial PLANES OPERATIVOS INSTITUCIONALES (POI) DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA. Cdigo : 4.5.8.2.09

Alta Direccin Sede Presidencial
Unidad Orgnica / Gerencia Regional/ Proyecto Especial
(ORPPOT)
Jefatura
Gerencia General
Oficina Regional de Asesora Presidencia Regional Jurdica
Secretaria General
1 Inicio
Procedimientos
2
Toma conocimiento y remite al rea de Racionalizacin para Que emita Directiva para elaboracin de POI
3
Aprueba Directiva con Resolucin Ejecutiva Regional
Toma conocimiento
Elabora Directiva
3 4
Dispone la Elaboracin del Plan Operativo institucional
Analiza, Elabora y remite POI de su sector
Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional
6
5 1
Directiva Documento de Documento Trabajo preliminar 2 1
Mediante Oficio solicita el POI de cada Unidad Orgnica / Gerencia Regional/ Proyecto Especial
Toma conocimiento de POI propuesto
Notifica a las Unidades Orgnicas, Gerencias Regionales, Proyectos Especiales adjuntando Resolucin Ejecutiva Regional y Directiva para la elaboracin de POI Revisa expediente, emite informe y da el Visto Bueno A Resolucin Ejecutiva Regional
5
Revisa POI para validarlo
Toma conocimiento del Plan Operativo Institucional Da el Visto Bueno o a POI
SI
Esta conforme?
NO 8
Consolida POI y elabora documento final
Tramita a Presidencia Regional para su aprobacin
Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando Directiva
Arma expediente con: - Plan Operativo Institucional - Informe Tcnico sustentatorio - Antecedentes - Documento final - Proyecto de Oficio a ser firmado por Jefe de ORPPOT
8
Copia
2
Publica POI en el portal del Gobierno Regional de Arequipa
Tramita expediente
FIN
- 347 -
EMISIN DE OPININ TCNICO REFERENTE A LA GESTIN INSTITUCIONAL N 4.5.8.2.10 I. OBJETIVO

Orientar a la toma de decisiones adecuadas y oportunas, sustentadas dentro del marco tcnico legal vigente.
II.
BASE LEGAL
Dispositivos Legales vigentes sobre la materia. Directiva de Programacin y Formulacin del Presupuesto del Sector Pblico 2008: N 006-2007/EF.76-01.
III.
REQUISITOS
Solicitud de Opinin Tcnica. Antecedentes.
IV.
ETAPAS 1. Formas de inicio (01 da)

1.1 1.2 Alta Direccin- Sede Presidencial 1.1.1 1.2.1 Solicita opinin sobre temas de gestin Institucional. Solicita opinin sobre temas de gestin Institucional. Unidad Orgnica/Gerencia Regional/Proyecto Especial
2. 3.

2.1 Recepciona solicitud y remite al rea de Racionalizacin para su absolucin.

3.1 3.2 3.3 3.4 Toma conocimiento. Determina si es procedente de acuerdo a la Normatividad Vigente. Emite opinin tcnica sustentando anlisis realizado con anlisis realizado. Se remite a Jefatura para la firma.
4.

4.1 4.2 Firma informe y emite Proyecto de oficio emite a interesado. Remite para firma de oficio a jefatura de Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
5.

5.1 Firma Oficio y Remite a Interesado.
- 348 -
PROCEDIMIENTO : EMISIN DE OPININ TCNICO REFERENTE A LA GESTIN INSTITUCIONAL
Cdigo : 4.5.8.2.10

Alta Direccin Sede Presidencial Unidad Orgnica / Gerencia Regional/ Proyecto Especial Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial
(ORPPOT)
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura rea de Racionalizacin
INICIO
Recepciona solicitud y remite al rea de Racionalizacin para su absolucin
Toma conocimiento
Solicita opinin sobre temas de Gestin Institucional
Solicita opinin sobre temas de Gestin Institucional
Determina si es procedente de acuerdo a la Normatividad Vigente
Firma informe y emite Proyecto de oficio remite a interesado
Emite Opinin Tcnica sustentando anlisis realizado con anlisis realizado
Firma Oficio y Remite a Interesado
Remite para firma de Oficio a Jefatura de Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial
Se remite a Jefatura para la firma
Antecedentes Informe FIN Informe 1 2
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EMISIN DE OPININ PARA PROCEDIMIENTOS DE COOPERACIN TCNICA INSTITUCIONAL N 4.5.8.3.01 I. OBJETIVO

Articular la intervencin de la Cooperacin Tcnica Internacional con los objetivos Institucionales del Gobierno Regional de Arequipa para cumplir su finalidad accesoria y complementaria a la intervencin del estado.
II.
BASE LEGAL
Ley Orgnica de Gobiernos Regionales LEY N 27867. Decreto Legislativo. No. 719: Primera Disposicin Final. Ley No. 23384: Art. 12 inc. e). Reglamento del Decreto legislativo N 719 de Cooperacin Tcnica Internacional. Ordenanza 010 2007-GRA/CR-Arequipa. Decreto Supremo No. 015-92-PCM Ley de Cooperacin Tcnica Internacional.
III. IV.
REQUISITOS
Los establecidos en el TUPA para cada procedimiento.
ETAPAS 1. ONG/Institucin Publica/Persona Natural (01 da)

1.1 Se informa sobre requisitos del TUPA del Gobierno Regional de Arequipa 1.1.1 Para la opinin tcnica favorable en la inscripcin en el registro de Organismos no Gubernamentales de Desarrollo (ONGD) de la Agencia Peruana de Cooperacin Internacional (APCI) los requisitos son los siguientes: 1.1.2 Recibo de pago de derechos Copia simple de Escritura de Constitucin Certificado Literal RR.PP. Perfil(es) proyecto (s) prximos dos aos Currculum, nmina de Junta Directiva y Jefes Proyectos
Para la opinin tcnica favorable para la renovacin de la inscripcin en el registro de Organismos no Gubernamentales de Desarrollo (ONGD) de Agencia Peruana de Cooperacin Internacional (APCI) los requisitos son los siguientes: Recibo de pago de derechos Copia simple Escrituras de modificacin de la constitucin. Certificado literal inscripcin Directiva en RR.PP. Informes de actividades de ltimos dos aos. Perfil(es) proyecto (s) prximos dos aos Currculo directiva y jefes proyectos
1.1.3
Para la opinin tcnica favorable para adscripcin de cooperantes expertos los requisitos son los siguientes:
- 350 -
1.1.4
Recibo de pago de derechos Presentacin de la ONGD Proyecto y funciones donde trabajara Currculum del cooperante, (en espaol).
Para la opinin tcnica favorable del plan anual de Organismos no Gubernamentales de Desarrollo (ONGD) los requisitos son los siguientes: Recibo de pago de derechos Plan Operativo Anual con perfil de proyecto(s) a ejecutarse Currculum de Jefe(s) de proyecto(s)
1.1.5
Para la opinin tcnica favorable de proyecto Organismos no Gubernamentales de Desarrollo (ONGD) los requisitos son los siguientes: Recibo de pago de derechos Perfil del Proyecto a ejecutarse. Currculum de Jefe(s) de proyecto(s)
1.1.6
Para la opinin tcnica favorable para prorroga de adscripcin de cooperantes expertos los requisitos son los siguientes: Recibo de pago de derechos Presentacin de la ONGD Informe sobre proyecto dnde trabajar y funciones del cooperante.
1.1.7
Para la opinin tcnica para aceptacin y aprobacin de donacin de cooperacin internacional los requisitos son los siguientes: Carta compromiso de donacin. Listado de bienes Documentacin oficial de ingreso y recepcin de bienes, caso de corresponder
1.2
Prepara informacin requerida y realiza pago por derechos
2.
Oficina de Tesorera rea de Caja (1/2 da)

2.1 2.2 Cobra derechos estipulados en el TUPA del procedimiento presentado Emite comprobante de caja
3.
ONG/Institucin Publica/Persona Natural (01 da)

3.1 Presenta solicitud en mesa de partes dirigida al Presidente Regional precisando el procedimiento y adjuntando los documentos requeridos en el TUPA
4.
Secretaria General rea de Tramite Documentario (1/2 da)

4.1 4.2 Recepciona Solicitud Deriva a la Oficina Regional de Planeamiento y Desarrollo Institucional
5.

5.1 Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional.
- 351 -
6.

6.1 Toma conocimiento y deriva al rea de Cooperacin Tcnica Internacional para resolver solicitud
7.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de cooperacin Tcnica Internacional (03 das)
7.1 Evala cumplimiento de requisitos (TUPA) 7.1.1 Si Cumple con requisitos.- Analiza si los requisitos satisfacen los Requerimientos legales y/o cumplen con los Objetivos Estratgicos Regionales. Si cumple emite propuesta de opinin Tcnica Favorable ante jefe de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional. Solo en el caso de renovacin realiza Inspeccin en la cual verifica cumplimiento de los proyectos o acciones sealadas en las Declaraciones Anuales a APCI y solicita Aleatoriamente medios de acreditacin. 7.1.2 Si no cumple con requisitos verifica si aplica procedimiento si as lo hiciera emite Oficio de observacin subsanable firmado por la Jefatura de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional caso contrario devuelve los documentos con oficio a la ONG/Institucin Publica/Persona natural que presento.
8. 9.

8.1 Revisa, y si est de acuerdo visa y remite Opinin favorable para firma.

9.1 Toma conocimiento, y firma la Opinin Tcnica favorable y devuelve a OPDI para su entrega.
10.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Cooperacin Tcnica Internacional (01 da)
10.1 Entrega a Interesado la Opinin Tcnica.
- 352 -
PROCEDIMIENTO : EMISIN DE OPININ PARA PROCEDIMIENTOS DE COOPERACIN TCNICA INTERNACIONAL
Cdigo : 4.5.8.3.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Cooperacin Tcnica
Internacional
ONG/Institucin Pblica/Persona Natural
Secretaria General Tramite Documentario Oficina de Tesorera rea de Caja
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura rea de Cooperacin Tcnica Internacional

3
INICIO
Evala cumplimiento de requisitos (TUPA)
Comprobante de caja Se informa sobre requisitos del TUPA del Gobierno Regional
FIN
Cumple con Requisitos ? Oficio de Devolucin NO Toma conocimiento y deriva al rea de Cooperacin Tcnica Internacional para resolver solicitud
SI
Prepara informacin requerida y realiza pago por derechos
Cobra derechos Y emite comprobante de caja
Emite Oficio procediendo a devolver documentos
NO
Aplica al procedimiento? SI
Analiza si los requisitos satisfacen los Requerimientos Legales y/o cumplen con los Objetivos Estratgicos Regionales
Presenta solicitud en mesa de partes dirigida al Presidente Regional precisando el procedimiento y adjuntando requisitos del TUPA
1 Recepciona Solicitud
Oficio de Observacin subsanable
Emite Oficio de Observacin subsanable
NO Cumple?
SI Toma conocimiento y deriva a la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional 3 2 NO Es Renovacin?
Solicitud
Deriva a la Oficina Regional de Planeamiento y Desarrollo Institucional
SI Entrega a Interesado la Opinin Tcnica Realiza Inspeccin
Subsana Observaciones para lo cual tiene 15 das hbiles
Toma conocimiento, y firma la Opinin Tcnica Favorable y devuelve a OPDI para su entrega
Revisa, y si esta de acuerdo visa y remite Opinin Favorable para firma
Emite Propuesta de Opinin Tcnica Favorable ante jefe de la OPDI
- Verifica cumplimiento de los proyectos o acciones sealadas en las Declaraciones Anuales a APCI. - Solicita Aleatoriamente medios de acreditacin
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FORMULACIN Y EVALUACIN DEL PLAN OPERATIVO INFORMTICO N 4.5.8.4.01 I. OBJETIVO

Contar con un instrumento de de gestin que permita medir anualmente indicadores de eficiencia como las actividades, proyectos y adquisiciones informticas de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Ley Orgnica del Poder Ejecutivo Ley 29158 Ley del Poder Ejecutivo, Decreto Legislativo N 560 y ampliatorias. Decreto Supremo N 063-2007-PCM Aprueban Reglamento de Organizacin y Funciones de la Presidencia del Consejo de Ministros. Decreto Supremo N 031-2006-PCM, que aprueba el Plan de Desarrollo de la Sociedad de la Informacin en el Per La Agenda Digital Peruana. Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno, que son de aplicacin a las entidades del Sector Pblico. Resolucin Jefatural N 181-2002-INEI que aprueba la Gua Terico Prctica para la elaboracin de Planes Estratgicos de Tecnologa de Informacin PETI. Resolucin Ministerial N 274-2006-PCM, que aprueba la Estrategia Nacional de Gobierno Electrnico.
III.
REQUISITOS
Usuario y contrasea para tener acceso al Informtico). SPOI (Sistema del Plan Operativo
IV.
ETAPAS 1. Presidencia del Consejo de Ministros Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica (ONGEI) (01 da)
1.1 Publica en El Peruano fecha de presentacin del Plan Operativo Informtico y su respectiva evaluacin anexando gua de elaboracin.
2.

2.1 Toma conocimiento de la Norma y remite al rea de Informtica y Estadstica para su elaboracin del Plan Operativo Informtico.
3.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica (10 das)

3.1 Toman conocimiento y empiezan a elaborar el Plan Operativo Informtico del ao que empieza en el aplicativo dado por la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica. Ingresan La Misin del rea de Informtica y Estadstica.- define los propsitos, fines, lmites, consistencia y claridad de las funciones que desarrolla el rgano informtico de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa. La misin deber reunir el concepto de la organizacin, naturaleza de las actividades, alcance de los servicios, principios y valores fundamentales del rea de Informtica y Estadstica. La declaracin de la misin, debe estar
3.2
- 354 -
alineada a la definicin de la misin institucional. De igual manera, proporcionar un marco de referencia de compromiso y beneficio orientado a los trabajadores, funcionarios y directivos, de tal forma que permita asegurar el xito del rea de Informtica y Estadstica. 3.3 Ingresa Visin del rea de Informtica y Estadstica.- La visin del rgano informtico, es una declaracin que expresa la percepcin futura en su entorno interno, como externo. En la visin se renen las acciones principales de competencia del rgano informtico, desarrollo de recursos humanos, los valores que deben ser acentuados y el crecimiento de los servicios para impulsar el desarrollo del rgano informtico y motivarlo para lograr el cumplimiento de la misin. Situacin Actual de la Direccin o Gerencia Informtica o Sistemas 3.4.1 Localizacin y dependencia estructural y/o funcional.- Se describir la localizacin funcional y dependencia estructural del rea de Informtica y Estadstica, dentro del organigrama de la Institucin. Registran la Situacin Actual de Recursos Humanos.- se sealar la cantidad de recursos humanos directamente involucrados en relacin con actividades y/o funciones como: encargado del rea, apoyo administrativo, desarrollo de aplicaciones, soporte y produccin, entre otros. Registro de Situacin Actual de: Recursos Tecnolgicos existentes Hardware con el que cuenta la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa Software con el que cuenta la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa Conectividad 3.4.4 Registra Anlisis FODA.- Problemtica actual, describe las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la actividad informtica institucional.
3.4
3.4.2
3.4.3
3.5
Registra Alineamiento con el Plan Estratgico Institucional y Sectorial.- Es un procedimiento por el cual se establece la correspondencia entre los objetivos generales del Plan Estratgico Institucional y Sectorial. Los objetivos especficos presupuestados del rea de Informtica y Estadstica, debern estar articulados con el Plan Estratgico de su Institucin. 3.5.1 3.5.2 Objetivos Sectoriales.- Especificar los objetivos sectoriales que corresponden a las funciones de la Institucin. Objetivos Institucionales.- Tomando como base, los objetivos sectoriales, sealar los objetivos Institucionales relacionados con la actividad informtica. Objetivos especficos.- Los Objetivos especficos del rea de Informtica y Estadstica son aquellas actividades vinculadas con el rol informtico, propio de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa y que estn debidamente presupuestadas anualmente. Estos objetivos, deben ser considerados parte integrante del Plan Operativo Informtico.
3.5.3
3.6
Registra Estrategias para el logro del Plan Operativo Informtico.- Las Estrategias estarn orientadas a definir lneas maestras de accin de corto plazo
- 355 -
y en forma anual. El rea de Informtica y Estadstica, dirigirn sus esfuerzos para el logro de metas especficas, en el marco de las directrices establecidas por el Plan Operativo Informtico. 3.7 Registra la Programacin de Actividades y/o Proyectos informticos a realizarse.- Incluye las actividades y proyectos informticos, los mismos que debern ser clasificados por: 3.7.1 Orientado a los Ciudadanos Orientado a las Empresas Orientados a la Gestin Institucional Normativas institucionales De Capacitacin De Difusin (eventos y produccin de publicaciones) Se debe registrar las Actividades y/o Proyectos teniendo loa siguientes estructura : 3.7.1.1 3.7.1.2 3.7.1.3 3.7.1.4 3.7.1.5 Denominacin de la actividad proyecto: Se utiliza una ficha por actividad o proyecto. Unidad Ejecutora. Duracin (expresada en meses, indicando la fecha de inicio y de trmino). Costo Total (en Nuevos Soles). Del proyecto Descripcin de la actividad/proyecto Objetivos de la actividad/proyecto 3.7.1.6 Meta Anual.- Son los logros que se establecen alcanzar en el proyecto en forma anual. Ver meta fsica y considerar su expresin en valores numricos o descritos sin utilizar porcentajes. Cobertura de Accin.- Indicar si la actividad y/o proyecto tiene una cobertura de mbito institucional, local, regional, nacional o global. Instituciones Involucradas.- Enumerar las instituciones involucradas directa o indirectamente con el proyecto o actividad. Productos Finales.- Definir los productos finales o entregables de cada proyecto y/o actividad.
3.7.1.7
3.7.1.8
3.7.1.9
3.7.1.10 Usuarios de Productos Finales.-Indicar los usuarios o grupos de usuarios beneficiados con el producto final del proyecto. 3.8 Se ingresa Ficha tcnica para la programacin de adquisiciones Informticas. 3.8.1 Adquisicin de hardware.- Detallar el Hardware adquirido indicando los siguientes datos: Presupuesto Total Asignado Tipo de equipo - Computadoras (Estaciones de Trabajo)
- 356 -
3.8.2
- Servidores - Impresoras - Otros Cantidad Presupuesto Asignado Fuente de Financiamiento - Propio - Proveniente de otras fuentes de la Institucin. - Cooperacin Internacional - Otros. Adquisicin de equipos de comunicacin.- Detallar los equipos de Comunicacin adquiridos indicando los siguientes datos: Presupuesto Total Asignado: Tipo de equipo: - Router - Switch - Mdem - Otros Cantidad.- Nmero de unidades adquiridas por cada tipo de equipo. Presupuesto asignado Fuente de financiamiento - Propio - Proveniente de otras fuentes de la Institucin - Cooperacin Internacional - Otros. Adquisicin de sistemas de seguridad en Redes y Datos.- Detallar los equipos de de sistemas de seguridad en Redes y Datos adquiridos indicando los siguientes datos: Presupuesto Total Asignado: Tipo - Firewalls - Unidades de Backup (de tipo RAD) - Equipos Electrnicos - Sistemas Biomtricos - Otros. Cantidad .- Nmero de unidades adquiridas por cada tipo de equipo Presupuesto Asignado Fuente de financiamiento - Propio - Proveniente de otras fuentes de la Institucin - Cooperacin Internacional - Otros.
3.8.3
- 357 -
3.8.4
Adquisicin de Software.- Detallar software adquiridos indicando los siguientes datos: Presupuesto Total Asignado: Tipo de Software / Nombre de Software - Lenguajes y herramientas de programacin - Manejador de base de datos - Sistemas operativos - Herramientas de productividad - Otros Cantidad de Licencias a adquirir Presupuesto Asignado Fuente de financiamiento - Propio - Proveniente de otras fuentes de la Institucin - Cooperacin Internacional - Otros.
3.8.5
Desarrollo de sistemas Sistema y/o Aplicativo Informtico. - Nombres de los sistemas y/o aplicativos a desarrollar. - Sistemas de informacin orientados al Ciudadano - Sistemas de informacin orientados a las Empresas - Sistemas de Informacin orientados a la Gestin Interna. Presupuesto Total Asignado Funcionalidad - Mono usuario - Red - Intranet - Internet Tipo de desarrollo - Propio - Por Terceros Fuente de financiamiento - Propio - Proveniente de otras fuentes de la Institucin - Cooperacin Internacional - Otros.
3.8.6
Adquisicin de servicios Informticos.- Detallar los siguientes datos Presupuesto Total Asignado: Descripcin - Servicio de digitalizacin - Elaboracin del plan estratgico - Elaboracin del plan de seguridad - Servicio de auditora de red,
- 358 -
- Mantenimiento de PCs - Mantenimiento de servidores - Mantenimiento de pozo a tierra - Otros. Ejecucin - Fecha de Inicio - Fecha de termino Fuente de financiamiento - Propio - Proveniente de otras fuentes de la Institucin - Cooperacin Internacional - Otros. 3.8.7 Recursos Humanos a Contratar.- Detallar los siguientes datos : Presupuesto Total asignado: Recursos Humanos - Direccin o Gerencia - Jefes de Proyecto - Desarrollo de Sistemas - Analistas - Programadores - Soporte Tcnico - Redes y Comunicaciones - Investigacin - Gestin de Proyectos - Produccin - Consultores - Otros Cantidad: Nmero de personal a contratar por cada especialidad. 3.8.8 Capacidad y Fortaleza Institucional: Detallar los siguientes datos : Presupuesto Total Asignado: Descripcin - Capacitacin a usuarios - Capacitacin al personal informtico - Otros Ejecucin - Fecha de Inicio - Fecha de termino Presupuesto asignado Fuente de financiamiento - Propio - Proveniente de otras fuentes de la Institucin - Cooperacin Internacional
- 359 -
- Otros. 3.8.9 Consolidado de proyectos a ejecutarse: Detallar los siguientes datos : Presupuesto Total Asignado: Nombre del Proyecto .- Proyectos de desarrollo de sistemas y necesidades tecnolgicas de la institucin Ejecucin - Fecha de Inicio - Fecha de termino Presupuesto asignado Fuente de financiamiento - Propio - Proveniente de otras fuentes de la Institucin - Cooperacin Internacional - Otros. 3.9 Imprimen Plan Operativo Informtico.
4. 5.

4.1 Revisa Informacin y da el visto bueno para aprobacin.

5.1 5.2 5.3 Toma conocimiento del Plan Operativo Informtico. Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando Plan Operativo Informtico. Tramita a Secretaria General para numeracin y difusin.
6.

6.1 6.2 6.3 6.4 Recepciona Documentacin. Coloca Nmero a Resolucin Ejecutiva Regional. Saca fotocopias, autentica y difunde a interesados. Tramita una copia para su publicacin en el portal del Gobierno Regional de Arequipa.
7.

7.1 Publica Plan Operativo Informtico en el Portal del Gobierno Regional de Arequipa.
8.
Presidencia del Consejo de Ministros Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica ONGEI (01 da)
8.1 Provee un sistema en lnea en el primer mes del ao siguiente para el registro de la evaluacin del Plan operativo Informtico.
9.

9.1 Realiza evaluacin del Plan Operativo Informtico: 9.1.1 Anlisis de gestin Informtica. - Comparacin de lo planificado versus lo ejecutado (actividades y proyectos informticos realizados
- 360 -
en el perodo anual). En el caso de reprogramacin la evaluacin se realizar respecto a esta ltima. 9.1.2 Evaluacin de la gestin global del rea de Informtica y Estadstica.- para lo cual se establecern indicadores de desempeo. Estos indicadores permitirn por lo general medir una cadena estratgica representada por : 9.1.3 Lineamientos de Poltica Objetivos Generales Objetivos Especficos Actividades y/o Proyectos.
Identificacin de problemas presentado. - El desarrollo de este punto consiste en identificar los problemas que ocurren durante el perodo evaluado, los mismos que han sido detectados durante el proceso de anlisis en trminos de eficiencia, eficacia y calidad de la gestin informtica. Para este efecto se deben tener en cuenta los siguientes indicadores: Respecto al indicador de eficacia.- El coeficiente de eficacia para la evaluacin de actividades anuales, debe tender a 1. En el caso de no llegar a uno, debe sealarse las causas que motivaron tal resultante. Respecto al indicador de eficiencia.- Se aplica a la evaluacin presupuestaria institucional anual. El resultado diferente a 1 debe ser explicado en trmino de las causas que motivaron el mismo.
9.2
Determinacin de medidas correctivas y sugerencias.- En este punto se puntualizar las medidas correctivas implantadas para el buen trmino de las actividades y/o proyectos informticos. 9.2.1 Limitaciones y medidas correctivas implementadas.- Describir por cada actividad, proyecto, sistema, aplicativo informtico o tarea, las limitaciones y medidas correctivas que se han implementado para el buen trmino de las mismas. Sugerencias al Sistema Nacional de Informtica.- Describir acciones sugeridas que debera implementar el Sistema Nacional de Informtica para superar las limitaciones existentes en la Administracin Pblica. Ejemplo: sistema de pagos en lnea, bases de datos de uso horizontal, metadatos, etc. Propuestas de Sistemas y/o Aplicativos Informticos: Se debern consignar aquellos desarrollos de programas, sistemas y/o aplicativos informticos que la Jefatura del rea Informtica y Estadstica considere necesarios (no considerados en el presente documento) y que no hayan sido planificados en el corto y mediano plazo.
9.2.2
9.2.3
9.3
Emite informe con la evaluacin al plan Operativo Informtico.
10.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura(01 da)

10.1 Revisa la evaluacin y da el visto bueno para el ingreso al Sistema de evaluacin de Planes Operativos Informticos dado por la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica.
- 361 -
11.

11.1 Ingresa evaluacin al sistema del Sistema de evaluacin de Planes Operativos Informticos dado por la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica.
- 362 -
PROCEDIMIENTO : FORMULACIN Y EVALUACIN DEL PLAN OPERATIVO INFORMTICO
Cdigo : 4.5.8.4.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica
Presidencia del Consejo de Ministros Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica (ONGEI) Jefatura Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica Presidencia Regional
Secretaria General
1
INICIO
Toman conocimiento y empiezan a elaborar el POI en el aplicativo dado por ONGEI Ingresan La Misin del rea de Informtica y Estadstica Ingresa Visin del rea de Informtica y Estadstica Toma conocimiento del Plan Operativo Informtico Registro de Situacin Actual de: Toma conocimiento de la Norma y remite al rea de Informtica y Estadstica para su elaboracin Registra Anlisis FODA - Recursos Tecnolgicos - Hardware - Software - Conectividad Registran la Situacin Actual de Recursos Humanos Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando Plan Operativo Informtico
Publica en El Peruano fecha de presentacin del Plan Operativo Informtico y su respectiva evaluacin. Anexa Gua de elaboracin
Gua de elaboracin
Registra Alineamiento con el Plan Estratgico Institucional y Sectorial
Registra Alineamiento con el Plan Estratgico Institucional y Sectorial Objetivos Institucionales
Registra Estrategias para el logro del Plan Operativo Informtico
Resolucin Ministerial
Se ingresa Ficha tcnica para la programacin de adquisiciones Informticas -Adquisicin de hardware -Adquisicin de equipos de comunicacin -Adquisicin de sistemas de seguridad en Redes y Datos - Adquisicin de Software - Desarrollo de Sistemas - Adquisicin de servicios Informticos - Recursos Humanos a Contratar - Capacidad y Fortaleza Institucional - Consolidado de proyectos a ejecutarse Coloca Nmero a Resolucin Ejecutiva Regional
Registra la Programacin de Actividades y/o Proyectos Informticos a realizarse
2 1
Provee un sistema en lnea en el primer mes del ao siguiente para el registro de la evaluacin del Plan operativo Informtico
2
Revisa Informacin y da el visto bueno para aprobacin Imprimen Plan Operativo Informtico ingresa al aplicativo
Publica Plan Operativo Informtico en el Portal del Gobierno Regional de Arequipa
Realiza evaluacin del Plan Operativo Informtico:
3 3 4
Plan Operativo Informtico
- Anlisis de Gestin Informtica - Evaluacin de la Gestin Global del rea de Informtica y Estadstica - Identificacin de problemas presentados
Revisa la evaluacin y da el visto bueno para el ingreso al Sistema del ONGEI
Ingresa evaluacin a sistema del ONGEI
FIN
Emite informe con la evaluacin al plan Operativo Informtico
- 363 -
ANLISIS, DISEO E IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA GESTIN EN LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.5.8.4.02 I. OBJETIVO
Contar con Sistemas de Informacin a la medida, para satisfacer las necesidades de gestin en las actividades de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de Gobiernos Regionales, modificada por la Ley N 27902. Resolucin Ejecutiva Regional 086-2003-GRA/PR que aprueba el Manual de Organizacin y Funciones.
III.
REQUISITOS
Requerimiento formal de la Unidad Orgnica procedimiento. para la automatizacin de algn
IV.
ETAPAS 1. 2. Unidad Orgnica (01 da)

1.1 Solicita Automatizacin de algn procedimiento.

2.1 Toma conocimiento e indica al rea de Informtica y Estadstica que evalu pedido.
3.

3.1 Evala pedido y emite informe. Si el informe es negativo debe sustentar el porqu no es necesario automatizar el procedimiento solicitado y dando por concluida la solicitud de automatizacin.
4.

4.1 Determina si el desarrollo del sistema ser cargo del rea de Informtica y Estadstica o por terceros. 4.1.1 Si se determina que el Sistema de Informacin se realizara por terceros se colabora en la elaboracin de las bases para la realizacin del proceso de seleccin a cargo de la Oficina de Logstica y Patrimonio. Si se determina que lo realizara el rea de Informtica y Estadstica se da las pautas para la elaboracin del Sistema de Informacin.
4.1.2
5.

5.1 5.2 Tiene entrevistas con involucrados en el proyecto para ultimar detalles y programar nuevas reuniones para el desarrollo del Sistema de Informacin. Se realiza anlisis teniendo en cuenta la siguiente estructura: 5.2.1 Diagnostico:
- 364 -
5.2.1.1 5.2.1.2
5.2.2
5.2.3
Causas que justifiquen la automatizacin de los sistemas. Diagnostico de la situacin actual: - Determinar el objetivo - Determinar el alcance - Definir la interrelacin del sistema. Estudio de Viabilidad: 5.2.2.1 Objetivo del sistema. 5.2.2.2 Situacin actual del sistema. 5.2.2.3 Situacin propuesta, plan de implementacin, recomendaciones. El contenido esencial debe sostenerse en estudios de Costo-Beneficio. Plan de implementacin: 5.2.3.1 Tiempo empleado. 5.2.3.2 Recursos financieros, humanos, tecnolgicos, materiales. 5.2.3.3 Requerimientos de Instalaciones para funcionamiento. Diagrama del flujo de sistema. Diseo de salidas del sistema. Diseo de entradas del sistema. Diseo de los archivos del sistema. Diseo de los procedimientos del proceso. Diseo de los controles del sistema.
5.3
Se realiza diseo teniendo en cuenta la siguiente estructura: 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 5.3.5 5.3.6
5.4
Se realiza la programacin del sistema de Informacin para lo cual debe presentar la siguiente informacin: 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.4.5 Diagrama de bloque del programa. Programa fuente. Programa Compilado. Lenguaje de Programacin empleado. Sistema de gestor de Base de datos empleado.
5.5
Sistema de informacin se pone a prueba para que los usuarios finales hagan las observaciones y sugerencias.
6.

6.1 6.2 Prueba sistema en presencia del personal del rea de Informtica y Estadstica. Emite requerimientos nuevos, realiza observaciones al sistema de informacin e indica que correcciones se deben realizar. Todo esto al encargado del proyecto.
7.

7.1 Atiende lo pedido por la Unidad Orgnica y realiza las pruebas hasta que est conforme el usuario final. Capacita a personal en el uso del Sistema de Informacin y entregar los manuales de Usuario. 7.2 Se implanta el Sistema de Informacin para lo cual el rea de Informtica y Estadstica debe contar con los siguientes documentos: 7.2.1 7.2.2 7.2.3 Manual del sistema (Que incluya diccionario de datos). Manual de usuario. Manual de Operacin.
- 365 -
8.
Oficina de Logstica rea de Adquisiciones (01 da)

8.1 Si el Sistema de Informacin se va a realizar por Terceros junto con la Jefatura de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional elaboran las bases del Proyecto de Seleccin. Realiza proceso de seleccin. Da la buena Pro y notifica a ganador.
8.2 8.3
9.
Proveedor (10 das)

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 Proveedor toma conocimiento. Tiene entrevistas con involucrados en el proyecto. Se realiza anlisis del Sistema de Informacin solicitado. Se realiza diseo del Sistema de Informacin solicitado. Se realiza la programacin. Sistema de informacin se pone a prueba para que los usuarios finales hagan las observaciones y sugerencias.
10.
Unidad Orgnica (02 das)

10.1 Prueba Sistema de Informacin en presencia Informtica y Estadstica. del personal del rea de
10.2 Emite requerimientos nuevos, observaciones y correcciones que se deben realizar al sistema de Informacin todo esto se lo hace llegar al encargado del proyecto.
11.
Proveedor (01 da)

11.1 Atiende lo pedido por la Unidad Orgnica y realiza las pruebas hasta que est conforme el usuario final Capacita a personal en el uso del Sistema de Informacin y entregar los manuales de Usuario. Es supervisado por personal del rea de Estadstica e Informtica. 11.2 Se implanta el Sistema de Informacin para lo cual el rea de Informtica y Estadstica debe contar con los siguientes documentos: 11.2.1 11.2.2 11.2.3 Manual del sistema (Que incluya diccionario de datos). Manual de usuario. Manual de Operacin.
- 366 -
PROCEDIMIENTO : ANLISIS, DISEO E IMPLEMENTACIN DE SISTEMAS DE I INFORMACIN PARA LA GESTIN EN LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.5.8.4.02
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Unidad Orgnica Jefatura rea de Informtica y Estadstica rea de Adquisiciones Oficina de Logstica Proveedor
1
INICIO
Toma conocimiento e indica al rea de Informtica y Estadstica que evalu pedido. Evala pedido y emite informe Informe
Realiza proceso de seleccin
Solicita Automatizacin de algn procedimiento
Determina si el desarrollo del sistema ser cargo del rea de Informtica y Estadstica o por terceros
SI Procede pedido?
NO
5
FIN
Da la Buena Pro y notificas a ganados Proveedor toma conocimiento
Se implanta Sistema de Informacin
Solicitud de automatizacin El S.I. Lo realizara terceros? NO Tiene entrevistas con involucrados en el proyecto
5
Tiene entrevistas con involucrados en el proyecto
SI
Capacita a personal en el uso del Sistema de Informacin en presencia del Personal del rea de Informtica y Estadstica
Colabora en la elaboracin de bases
Se realiza anlisis
Se realiza anlisis Atiende lo solicitado por Usuarios
Prueba sistema en presencia del Personal del rea de Informtica y Estadstica
Se realiza diseo
Se implanta Sistema de Informacin
Se realiza diseo
4
Emite requerimientos nuevos, observaciones y correcciones hacer al sistema de Informacin Se programa Capacita a personal en el uso del Sistema de Informacin
Se programa
El S.I. Lo realizara terceros?
NO
Sistema de Informacin se pone a prueba
Atiende lo pedido
Sistema de informacin se pone a prueba
SI
2 3
- 367 -
MANTENIMIENTO Y SOPORTE EN MATERIA DE HARDWARE DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.5.8.4.03 I. OBJETIVO
Dar soporte tcnico en materia de hardware a los usuarios de las diferentes Unidades Orgnicas de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Resolucin Ejecutiva Regional Organizacin y Funciones. 086-2003-GRA/PR que aprueba el Manual de
III.
REQUISITOS
Requerimiento de Unidad Orgnica solicitando apoyo tcnico en materia de Hardware.
IV.
ETAPAS 1. 2. Unidad Orgnica (1/2 da)

1.1 Solicita apoyo por falla de Equipo de Computo (Hardware).

2.1 Toma conocimiento de pedido e indica al rea de Informtica para que revise la falla.
3.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica (1/2 da)

3.1 Determina el origen de la falla, si se puede arreglarlo y no se encuentra en garanta, corrige el desperfecto y se registra la incidencia en la ficha tcnica del equipo. Si no puede arreglarse el equipo de cmputo y el mismo se encuentra en garanta, se llama a proveedor para que arregle el Equipo. Si el equipo no puede arreglarse y no se encuentra en garanta Se indica al usurario que realice el trmite para arreglo de equipo con el rea de Servicios.
3.2 3.3
4.
Oficina de Logstica rea de Servicios (01 da)

4.1 Emite orden de reparacin la cual debe contar con la siguiente informacin: 4.1.1 Descripcin del Bien 4.1.2 4.1.3 Numero de Inventario Marca Modelo Serie Ao Otros
Defectos Observados. Usuarios Nombre Cargo
- 368 -
Cdigo Unidad Orgnica en la que labora 4.1.4 Datos del Taller de reparaciones. 4.2 Nombre Direccin Telfono Correo electrnico Plazo de entrega Persona que recoge el bien
Se contacta con tcnico para que recoja el equipo.
5.
Tcnico (01 da)

5.1 Toma conocimiento de pedido de reparacin y recoge el equipo. La orden de reparacin debe estar firmado por la persona que entrega el equipo y por la que Recepciona. Repara equipo de cmputo. Entrega equipo de cmputo reparado.
5.2 5.3
6.
Unidad Orgnica (1/2 da)

6.1 Recepciona equipo reparado y se prueba en presencia de personal del rea de Informtica y Estadstica.
7.

7.1 Registra la incidencia en la ficha tcnica del equipo.
- 369 -
PROCEDIMIENTO : MANTENIMIENTO Y SOPORTE EN MATERIA DE HARDWARE DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.5.8.4.03
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Unidad Orgnica Jefatura rea de Informtica y Estadstica rea de Servicios Oficina de Logstica Tcnico
INICIO
1
Toma conocimiento de pedido e indica al rea de Informtica para que revise la falla
Solicita apoyo por falla de Equipo de Computo (Hardware)
Acude al lugar y verifica la falla Emite Orden de Reparacin
Solicitud de Automatizacin Se indica a usurario que realice el tramite para arreglo de quipo con el rea de Servicios NO
Determina el origen de la falla Se contacta con tcnico Toma conocimiento de perdido de reparacin
Se encuentra en garanta?
NO Se puede arreglar? Repara equipo de computo
SI Solicita Reparacin de equipo
1
Recoge equipo de computo proveedor para arreglarlo
SI
Corrige desperfecto Entrega equipo de computo reparado
Solicitud de reparacin
2
Se recepciona equipo reparado y se prueba en presencia de personal del rea de Informtica y Estadstica En la ficha tcnica del equipo se registra la incidencia
FIN
- 370 -
MANTENIMIENTO Y SOPORTE EN MATERIA DE SOFTWARE DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.5.8.4.04 I. OBJETIVO
Dar soporte tcnico en materia de software a los usuarios de las diferentes Unidades Orgnicas de la Sede Presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
III. IV.
REQUISITOS
Requerimiento de Unidad Orgnica solicitando apoyo tcnico en materia de Software.

1.1 Solicita soporte tcnico y/o servicio en asuntos de software.

2.1 Toma conocimiento de pedido e indica al rea de Informtica para que revise el problema. 2.1.1 2.1.2 Si la solicitud es de soporte tcnico da la Orden al rea de Informtica y Estadstica para que brinde el soporte tcnico. Si la solicitud es de un servicio adicional lo evala. Si es procedente da la orden al rea de Informtica para que la implemente.
3.

3.1 Si La solicitud es de soporte Tcnico realiza las siguientes acciones: 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.2 Acude al lugar y brinda soporte tcnico. Determina cual es el problema. Brinda el soporte. Indica al usuario el motivo del problema y da las recomendaciones del caso. En la ficha tcnica del equipo se registra la incidencia.
Si la solicitud es un servicio adicional se realiza las siguientes acciones: 3.2.1 Se configura solicitud en el servidor peticin que puede ser : 3.2.2 Correo electrnico Acceso a Internet Acceso a Intranet Acceso al Sistema de Tramite documentario Sistemas Administrativos
Actualiza lista de Usuarios en el servidor.
- 371 -
PROCEDIMIENTO : MANTENIMIENTO Y SOPORTE EN MATERIA DE SOFTWARE DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.5.8.4.04
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Unidad Orgnica Jefatura rea de Informtica y Estadstica
INICIO
Solicita soporte tcnico y/o servicio en asuntos de software
Toma conocimiento de pedido e indica al rea de Informtica para que revise la falla
Acude al lugar y brinda soporte tcnico
NO
Solicita servicio adicional?
Determina cual es el problema
SI
Brinda el soporte
Solicitud es aceptada?
NO
Indica al usuario el motivo del problema
SI
Se configura solicitud en el servidor peticin que puede ser :: - Correo electrnico - Acceso a Internet - Acceso a Intranet - Acceso a Sistema de Tramite documentario - Sistemas Administrativos
Acude al lugar y brinda soporte tcnico
En la ficha tcnica del equipo se registra la incidencia
Actualiza lista de Usuarios en el servidor
FIN
- 372 -
ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTO DE REDES DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.5.8.4.05 I. OBJETIVO
Optimizar el uso de la red informtica de la sede presidencial del Gobierno Regional de Arequipa.
II.
BASE LEGAL
III. IV.
REQUISITOS
Requerimiento de Unidad Orgnica solicitando apoyo tcnico en materia de Software.

1.1 Solicita instalacin de red o punto de red.

2.1 2.2 Determina si la instalacin de redes en local solicitado es factible. Determina si la instalacin de la red estar a cargo del rea de Informtica y Estadstica o por terceros. 2.2.1 Si la instalacin va ser realizada por terceros solicita a la Oficina de Logstica y Patrimonio el servicio. Colabora en la elaboracin de las bases para el proceso de seleccin. Si determina que la instalacin ser realizada por el rea de Informtica y Estadstica da la orden para que se realice.
2.2.2
3.

3.1 Si la instalacin de redes es realizada por el rea de Informtica y Estadstica realiza las siguientes acciones: 3.1.1 Verifica si existe el material para realizar la instalacin. Si no existiera lo solicita a la Oficina de Logstica y patrimonio para que lo adquieran. Realiza la Instalacin de la red. Configura en el servidor. Registra usuario y permisos de los nuevos puntos de red.
3.1.2 3.1.3 3.1.4
4.
Oficina de Logstica rea de Adquisiciones (02 das)

4.1 Si la instalacin de redes es realizada por terceros se realiza las siguientes acciones: 4.1.1 4.1.2 Realiza el proceso de seleccin. Da la buena pro y notifica al ganador.
- 373 -
5.
Proveedor (01 da)

5.1 5.2 5.3 Toma conocimiento y acude a las oficinas del Gobierno regional de Arequipa para ultimar detalles. Realiza la instalacin de la redes. Realiza las pruebas en presencia de personal del rea de Informtica y Estadstica quien configura en el servidor los usuarios de los nuevos puntos de red.
6.

6.1 Verifica instalaciones en forma peridica.
- 374 -
PROCEDIMIENTO : ADMINISTRACIN Y MANTENIMIENTO DE REDES DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.5.8.4.05
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Unidad Orgnica Jefatura rea de Informtica y Estadstica rea de Adquisiciones Oficina de Logstica Proveedor
INICIO 1
Solicitud de instalacin de red
Determina si la instalacin de redes en algn local solicitado es factible
Realiza proceso de seleccin
2
Determina si la instalacin de la red estar a cargo del rea de Informtica y Estadstica o por terceros
Da la Buena Pro y notifica a ganador
Realiza la instalacin de la redes
1
Revisin de instalaciones de red Realiza las pruebas en presencia de personal del rea de Informtica y Estadstica
SI
NO Instalacin de red. Lo realizara terceros? Se requieren materiales? NO Realiza la instalacin de redes Configura servidor
2
SI
Colabora en la elaboracin de bases
Verificacin de instalaciones en forma peridica
Registro de Usuarios y permisos
INICIO
- 375 -
ADMINISTRACIN DEL PORTAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.5.8.4.06 I. OBJETIVO

Contar con una plataforma informativa de acceso libre que permite a cualquier usuario disponer, en tiempo real, de la ms completa informacin referida al Gobierno Regional de Arequipa y cumplir con la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica LEY N 27806
II.
BASE LEGAL
Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica LEY N 27806. Resolucin Ministerial No 398-2008-PCM que aprueba la Directiva N 004-2008PCM/SG "Lineamientos para la uniformizacin de contenidos de los portales de transparencia de las entidades Pblicas. Resolucin Ejecutiva Regional Organizacin y Funciones. 086-2003-GRA/PR que aprueba el Manual de
III.
REQUISITOS
Designar funcionario responsable de Funcionario Responsable de brindar informacin que se posee o produzcan en la Sede del GRA. Designar Funcionario Responsable de la Elaboracin del Portal del GRA.
IV.
ETAPAS 1. Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Jefatura (01 da)

1.1 Encarga al rea de Informtica y Estadstica la implementacin y administracin del portal del Gobierno Regional de Arequipa.
2.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional rea de Informtica y Estadstica. (05 das)

2.1 Mediante Resolucin Ejecutiva Regional se encarga a Funcionario del rea de Administracin para la elaboracin del portal del Gobierno Regional de Arequipa. Se disea estructura del Portal del Gobierno Regional en base a la la Directiva N 004-2008-PCM/SG "Lineamientos para la uniformizacin de contenidos de los portales de transparencia de las entidades Pblicas los que se detallan a continuacin: 2.2.1 Datos Generales 2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3 2.2.1.4 2.2.1.5 2.2.1.6 2.2.1.7 Marco Legal. Organizacin. Organigrama. Procedimientos. Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA). Disposiciones emitidas. Comunicados.
2.2
- 376 -
2.2.2
Informacin Financiera y Presupuestal 2.2.2.1 2.2.2.2 2.2.2.3 2.2.2.4 2.2.2.5 2.2.2.6 Ingresos. Gastos. Financiamiento. Resultados operativos de conformidad con presupuestos vigentes. Presupuestos ejecutados. Partidas salariales. Presupuesto total del proyecto. Presupuesto del periodo correspondiente y nivel de ejecucin. Presupuesto acumulado. Personal activo. Nmero de funcionarios. Directivos. Profesionales. Tcnicos auxiliares. Rango salarial por categora. Beneficios de altos funcionarios y personal en general. Bonificaciones y otros conceptos remunerativos. Total gasto remuneracin.
2.2.3
Proyectos de Inversin 2.2.3.1 2.2.3.2 2.2.3.3
2.2.4
Personal 2.2.4.1 2.2.4.2 2.2.4.3 2.2.4.4 2.2.4.5 2.2.4.6 2.2.4.7 2.2.4.8 2.2.4.9
2.2.4.10 Cesantes. 2.2.5 Adquisiciones y Contrataciones 2.2.5.1 2.2.5.2 2.2.5.3 2.2.5.4 2.2.5.5 Montos comprometidos. Proveedores. Cantidad y calidad de bienes. Cantidad y calidad de servicios. Procesos de seleccin. 2.2.6 2.2.6.1 Valores referenciales Nombres de contratistas Montos contratados Penalidades y sanciones Costo Final
Indicadores de desempeo Progresos segn planes estratgicos.
- 377 -
2.2.7
Actividades Oficiales 2.2.7.1 2.2.7.2 Primer nivel administrativo. Segundo nivel administrativo. Declaraciones juradas de los empleados pblicos obligados a hacerlo. Formato solicitud de acceso a la informacin.
2.2.8
Informacin adicional 2.2.8.1 2.2.8.2
2.3 2.4
Crea interface para que el rea de Relaciones Publicas registre las principales noticias que involucren al Gobierno Regional de Arequipa. Se solicita informacin a Unidades Orgnicas para la Publicacin en el Portal del Gobierno regional de Arequipa.
3.
Secretaria General rea de Relaciones Publica (01 da)

3.1 Registra en lnea las ltimas noticias que involucran al Gobierno Regional de Arequipa.
4.

4.1 Enva informacin correspondiente a su Unidad Orgnica y que est contemplada en la Ley de Transparencia.
5.

5.1 5.2 Evala la informacin a publicar. Sube la informacin al Portal del Gobierno Regional de Arequipa.
- 378 -
PROCEDIMIENTO : ADMINISTRACIN DEL PORTAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.5.8.4.06
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Unidad Orgnica Jefatura rea de Informtica y Estadstica rea de Relaciones Publica Secretaria General
INICIO
Encarga al rea de Informtica y Estadstica la implementacin y administracin del portal del Gobierno Regional de Arequipa
Mediante Resolucin Ejecutiva Regional se encarga a Funcionario del rea de Administracin para la elaboracin del portal del Gobierno Regional de Arequipa
Se disea estructura del Portal del Gobierno Regional
Crea interface para que el rea de Relaciones Publicas registre las principales noticias que involucren al Gobierno Regional de Arequipa
Se solicita informacin a Unidades Orgnicas para la Publicacin en el Portal del Gobierno regional de Arequipa
Enva informacin correspondiente a su Unidad Orgnica y que esta contemplada en la Ley de Transparencia
Registra en lnea las ltimas noticias que involucran al Gobierno Regional de Arequipa
1 1
Evala la informacin a publicar
Sube la informacin al Portal del Gobierno Regional de Arequipa
FIN
- 379 -
VERIFICACIN TCNICA DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO ADQUIRIDOS POR LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA N 4.5.8.4.07 I. OBJETIVO
Contar con equipos de cmputo de calidad acorde con las especificaciones solicitadas en el requerimiento inicial.
II.
BASE LEGAL
III.
REQUISITOS
Copia de Orden de compra en el rea de Almacn. Presencia de Proveedor.
IV.
ETAPAS 1. 2. Proveedor (01 da)

1.1 Proveedor entrega equipo de cmputo solicitado mediante Orden de Compra.
Oficina de Logstica rea de Almacn Central (1/2 da)

2.1 2.2 Recepciona equipo de cmputo. Solicita personal tcnico para la revisin de equipo de cmputo ingresado.
3.

3.1 Designa a personal del rea de Informtica y Estadstica para revisin de equipo de cmputo.
4.

4.1 4.2 4.3 Acude personal tcnico al almacn para la verificacin de equipo de cmputo. Revisa la Orden de compra que coincida con el equipo entregado. Verifica en presencia de proveedor los nmeros de series de los componentes solicitados en Orden de Compra. Si existe alguna irregularidad se las hace llegar al proveedor y no le da el visto bueno al equipo ingresado hasta que la subsane. Prueba el equipo si no existiera ninguna irregularidad. Si est bien el equipo de cmputo ingresado da el visto bueno y firma en la Carta de garanta y gua de remisin.
4.4 4.5
5.
Oficina de Logstica rea de Almacn Central (1/2 da)

5.1 Da conformidad al ingreso de equipo de cmputo.
- 380 -
PROCEDIMIENTO : VERIFICACIN TCNICA DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO ADQUIRIDOS POR LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA
Cdigo : 4.5.8.4.07
Oficina de Logstica rea de Almacn Central Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional Proveedor Jefatura rea de Informtica y Estadstica
INICIO 1
Recepciona equipo de computo
Designa a personal del rea de Informtica y Estadstica para revisin de equipo de computo
Acude personal tcnico al almacn para la verificacin de equipo de computo
Revisa la Orden de compra que coincida con el equipo entregado
Proveedor entrega Equipo de computo solicitado mediante Orden de Compra
1
Solicita personal tcnico para la revisin de equipo de computo ingresado
Prueba el equipo
Verifica en presencia de proveedor nmero de series de los componentes solicitados en Orden de Compra
Existe alguna irregularidad?
SI
Hace las observaciones del caso para que las corrija el proveedor
Corrige las observaciones y presenta las correcciones
NO
Da conformidad al ingreso de equipo de computo
Da el visto bueno al equipo ingresado en la Carta de garanta y gua de remisin
FIN
- 381 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA OFICINA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL INFORME TCNICO LEGAL EN MATERIA DE DEMARCACIN TERRITORIAL N 3.5.9.0.01 I. OBJETIVO
Emitir Informe Tcnico Legal en materia de Demarcacin Territorial para la realizacin de proyectos de Inversin.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27795 Ley de Demarcacin y Organizacin Territorial. Ordenanza Regional N 010 Gobierno Regional de Arequipa. Decreto Supremo N 019-2003-PCM, Reglamento de la Ley N 27795. Resolucin Ministerial Territorial. N 374-2003-PCM Plan Nacional de Demarcacin
III.
REQUISITOS
Memorndum de la Oficina de Formulacin de Proyectos de Inversin. Oficio de los interesados (Naturales y Jurdicos).
IV.

1.1 Personas Naturales o Jurdicas 1.1.1 Presenta Solicitud en Tramite Documentario dirigida a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial, solicitando informe Tcnico Legal en materia de Demarcacin Territorial. Presenta Oficio en Tramite Documentario dirigida a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial, solicitando informe Tcnico Legal en materia de Demarcacin Territorial. Solicita mediante memorndum a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin Informe Tcnico Legal en materia de Demarcacin Territorial. Adjunta Perfil del Proyecto y otros documentos sustentatorios.
1.2
Gobiernos Locales o Entidades del Sector Publico 1.2.1
1.3
Gerencia Regional de Infraestructura 1.3.1
1.3.2
2.
Sub gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (1/2 da)

2.1 2.2 2.3 Si la solicitud proviene de la Gerencia Regional de Infraestructura, recepciona por secretaria expediente. Subgerente toma conocimiento, revisa y analiza proyecto. Subgerente, deriva a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para emisin de Informe Tcnico Legal.
- 382 -
3.

3.1 3.2 Recepciona expediente por secretaria y pone en conocimiento a Jefatura Regional. Jefatura analiza, revisa y deriva a la Oficina de Ordenamiento Territorial para atencin de lo solicitado.
4.
Oficina de Ordenamiento Territorial (02 das)

4.1 4.2 Jefatura, analiza y designa al profesional responsable para atencin de la solicitud. El profesional responsable analiza y evala en base a: Bsqueda Catastral Registros en COFOPRI Registro de Concesiones e Inspecciones Mineras. 4.3 4.4 Luego elabora el Informe Tcnico Legal sobre el saneamiento fsico del terreno. Se deriva Informe Tcnico Legal a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
5.

5.1 Recepciona, analiza, da el visto bueno y remite el Informe Tcnico Legal a la parte Interesada.
6.
Personas Naturales o Jurdicas / Gobiernos Locales o Entidades del Sector Publico / Gerencia Regional de Infraestructura (01 da)
6.1 Recepciona Informe Tcnico Legal.
- 383 -
PROCEDIMIENTO : INFORME TCNICO LEGAL EN MATERIA DE DEMARCACIN TERRITORIAL
Cdigo : 3.5.9.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina de Ordenamiento Territorial

Personas Naturales o Jurdicas Gobiernos Locales / Entidades del Sector Publico Gerencia Regional de Infraestructura (GRI)
Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (SGFPI) Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT)
Recepciona por secretaria y pone en conocimiento a Jefatura
Oficina de Ordenamiento Territorial (OOT)
Inicio
Solicita mediante memorndum a la SGFPI Informe Tcnico Legal en materia de Demarcacin Territorial
Presenta Solicitud en Tramite Documentario dirigida a la ORPPOT, sobre Informe Tcnico Legal en materia de Demarcacin Territorial
Presenta Oficio en Tramite Documentario dirigida a la ORPPOT, sobre Informe Tcnico Legal en materia de Demarcacin Territorial
Adjunta Perfil del Proyecto y otros documentos sustentatorios
Se recepciona por secretaria expediente
Jefatura analiza, revisa y deriva a la oficina de OOT para atencin de lo solicitado
Jefatura, analiza y designa al profesional responsable para atencin de la solicitud
Subgerente toma conocimiento, revisa y analiza proyecto
El profesional responsable analiza y evala en base a: - Bsqueda Catastral - Registros en COFOPRI - Registro de Concesiones e Inspecciones Mineras.
3 Subgerente, deriva a la ORPPOT para emisin de Informe Tcnico Legal Recepciona Informe Tcnico Legal Recepciona Informe Tcnico Legal Recepciona Informe Tcnico Legal 3
Luego elabora el Informe Tcnico Legal sobre el saneamiento fsico del terreno
Fin
Recepciona, analiza, da el visto bueno y remite el Informe Tcnico Legal a la parte Interesada
Se deriva Informe Tcnico Legal a la ORPPOT
- 384 -
INFORME SOBRE CONTROVERSIA TERRITORIAL N 3.5.9.0.02 I. OBJETIVO

Solucionar Controversia Geogrfica para Ejecucin del Proyectos de Inversiones Pblicas (PIPs).
II.
BASE LEGAL
Ley N 27795 Ley de Demarcacin y Organizacin Territorial. Ordenanza Regional N 010 Gobierno Regional de Arequipa. Decreto Supremo N 019-2003-PCM, Reglamento de la Ley N 27795. Resolucin Ministerial Territorial. N 374-2003-PCM Plan Nacional de Demarcacin
III.
REQUISITOS
Memorndum Oficina de Formulacin de Proyectos de Inversin. Oficio de los interesados (Naturales y Jurdicos).
IV.
ETAPAS 1. Gobierno Locales o Personas Jurdicas (01da)

1.1 Presenta por Trmite Documentario Solicitud dirigida a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para solucin a controversia Territorial. Adjunta a solicitud: Antecedentes Perfil del Proyecto Bsqueda catastral Bsqueda en COFOPRI si fuese el caso Otros documentos sustentatorios
1.2
2.

2.1 2.2 Recepciona por secretaria y pone en conocimiento a Jefatura. Jefatura analiza, revisa y deriva a la Oficina de Ordenamiento Territorial para atencin de la solicitud.
3.
Oficina de Ordenamiento Territorial ( 02 das)

3.1 3.2 Recepciona Solicitud, Jefatura analiza, y designa al profesional responsable para atencin y coordinaciones con las partes interesadas. El profesional verifica, analiza y evala en base a: Bsqueda Catastral Registros en COFOPRI segn sea el caso Registro de Concesiones e Inspecciones Mineras segn sea el caso 3.3 El Profesional responsable, emite informe con la evaluacin realizada y Lo remite a Jefatura para que coordine con la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial la solucin a la controversia.
- 385 -
4.

4.1 4.2 4.3 Recepciona y realiza las coordinaciones con las partes interesadas. Se analiza si se llevara a cabo una mesa de dilogo o necesita de una consulta popular. Realiza las coordinaciones y encarga la tarea a la Oficina de Ordenamiento Territorial.
5.

5.1 Si se llevara a cabo una mesa de dilogo deber realizar las siguientes acciones: 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 Se comunica a los representantes de la parte Interesada a una Mesa de Dialogo. Se realiza la Mesa de dialogo. Se toman acuerdos mediante acta por la parte interesada. Elabora el Informe Tcnico Legal en base a los acuerdos tomados y se integra al expediente total de la Provincia. Se deriva el Informe Tcnico Legal y el expediente total de la provincia a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial. Si se llevara a cabo una consulta popular deber realizar las siguientes acciones: 5.1.6.1 5.1.6.2 5.1.6.3 5.1.6.4 Participa la poblacin afectada y la comisin. Solicita a ONPE su intervencin en el proceso. Se lleva el proceso de votacin con apoyo de la ONPE. Se procede a contabilizar el proceso de votacin y se da a conocer los resultados, la ONPE verifica Los resultados de todo el proceso. Se firma el acta dando la conformidad del acto. Elabora el Informe Tcnico Legal en base a los Resultados de la consulta popular y se integra al expediente total de la Provincia. Se deriva el Informe Tcnico Legal y el expediente total de la provincia a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
5.1.6
5.1.6.5 5.1.6.6
5.1.6.7
6.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (01 das)

6.1 Recepciona el Informe Tcnico Legal, da el visto bueno y remite a las partes involucradas.
7.
Gobierno Locales o Personas Jurdicas (01 da)

7.1 Recepciona Informe Tcnico Legal.
- 386 -
PROCEDIMIENTO : INFORME SOBRE CONTROVERSIA TERRITORIAL
Cdigo : 3.5.9.0.02

Gobiernos Locales / Personas Jurdicas
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT )
Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE)

Profesional responsable emite informe con la evaluacin realizada y Lo remite a Jefatura para que coordine con la ORPPOT la solucin a la controversia
Inicio Jefatura analiza, revisa y deriva a la oficina de OOT para atencin de la solicitud
Presenta por Trmite Documentario Solicitud dirigida a ORPPOT para solucin a controversia Territorial
Recepciona Solicitud,Jefatura analiza, y designa al profesional responsable para atencin y coordinaciones con la partes interesadas
El profesional Verifica, analiza y evala en base a - Bsqueda Catastral - Registros en COFOPRI segn sea el caso - Registro de Concesiones e Inspecciones Mineras segn sea el caso
Recepciona por secretaria y pone en conocimiento a Jefatura
Adjunta a solicitud: - Antecedentes - Perfil del Proyecto - Bsqueda catastral - Bsqueda en COFOPRI si fuese el caso - Otros documentos sustentatorios
Se comunica a los representantes de la parte Interesada a una Mesa de Dialogo
SI
Es mesa de dialogo?
NO
Participa la poblacin afectada y la comisin.
1 2 Recepciona y realiza las coordinaciones con las partes interesadas Se realiza la Mesa de dialogo Se lleva el proceso de votacin con apoyo de la ONPE. Se toman acuerdos mediante acta por la parte interesada. Acta de acuerdos Solicita a ONPE su intervencin en el proceso Participa en la consulta popular
Se analiza si se llevara a cabo una mesa de dialogo o necesita de una consulta popular
Fin
Realiza las coordinaciones y encarga la tarea a la OOT
Elabora el Informe Tcnico Legal en base a los acuerdos tomados y se integra al expediente total de la Provincia.
Se procede a contabilizar el proceso de votacin y se da a conocer los resultados Se firma el acta dando la conformidad del acto
La ONPE verifica Los resultados de todo el proceso
Acta de resultados
Recepciona Informe Tcnico Legal
Recepciona el Informe Tcnico Legal , da el visto bueno y remite a las partes involucradas
Se deriva el Informe Tcnico Legal y el expediente total de la provincia a la ORPPOT
Elabora el Informe Tcnico Legal en base a los Resultados de la consulta popular y se integra al expediente total de la Provincia.
- 387 -
INFORME SOBRE TERRENOS DE PROPIEDAD DEL ESTADO N 3.5.9.0.03 I. II. OBJETIVO

Disponibilidad de Terrenos del Estado.
BASE LEGAL
Ley N 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010-Gobierno Regional de Arequipa. Decreto Supremo N 007-2008-Vivienda, Reglamento de la Ley N 29151. Resolucin Gerencial N 045-2006-CND/GTA Acredita la transferencia de funciones en materia de adjudicacin de terrenos de propiedad del estado por parte de la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.
III. IV.
REQUISITOS
Solicitud de interesados.
ETAPAS 1. Entidades del Sector Publico/ Gobiernos Locales / Personas Jurdicas, Personas Naturales (01 da)
1.1 1.2 Presenta solicitud por Trmite Documentario, Pidiendo Adjudicacin de Terrenos Eriazos del Estado. Adjunta a la solicitud:: Copia de DNI Bsqueda Catastral Perfil del Proyecto a Realizar
2.
Secretaria General (1/2 da)

2.1 2.2 2.3 Tramite Documentario la Deriva a Secretaria General. Recepciona toma nota y pone en conocimiento a Presidencia Regional. Toma conocimiento y ordena que se derive a la Oficina regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para su evaluacin.
3.
Oficina Regional de Planeamiento, y Presupuesto y Ordenamiento Territorial (1/2 da)

3.1 3.2 Recepciona en secretaria. Toma conocimiento en Jefatura revisa, analiza. se deriva a la Oficina de Ordenamiento Territorial para que emita Informe Tcnico Legal.
4.

4.1 4.2 Recepciona la solicitud Inspeccin del predio. y designa al profesional responsable para la
Este verifica el estado en base a: Bsqueda Catastral Inscripcin en SUNARP Registros de COFOPRI Concesiones Mineras
- 388 -
4.3 4.4
Visita de campo, toma coordenadas UTM con GPS. Elabora el Informe Tcnico Legal y el Proyecto de Resolucin, si el informe es negativo comunica a la parte interesada quien tiene la opcin de corregir las observaciones y volver a presentar el expediente. Si el Informe Tcnico Legal es positivo, se deriva el informe y el Proyecto de Resolucin Gerencial General a la Gerencia General Regional, para la firma.
4.5
5.

5.1 5.2 Recepciona informe Tcnico y Proyecto de Resolucin, y la gerencia toma conocimiento. Evala y deriva a Asesora Jurdica el Informe Tcnico para Opinin Tcnico Legal.
6.

6.1 6.2 6.3 Recepciona, analiza y evala el Informe Tcnico. Emite Opinin Legal sobre el Resolucin. Informe Tcnico Legal y el Proyecto de
Deriva a la Gerencia General Regional, para la firma.
7.
Gerencia General Regional (01 da)

7.1 Analiza, Evala y firma el Proyecto de Resolucin Gerencial General y los planos, luego deriva a la Oficina de ordenamiento Territorial para que realice trmites correspondientes.
8.
Oficina de Ordenamiento Territorial (01 da)

8.1 Recepciona en Jefatura para la inscripcin de primera de dominio ante SUNARP.
9. 10.
Superintendencia Nacional de Registros Pblicos (01 da)

9.1 Se inscribe ante la SUNARP la Primera de Dominio.

10.1 Recibe la Constancia y el Informe de Inscripcin de la SUNARP. 10.2 Deriva a la Oficina de Logstica y Patrimonio para que designe al Perito para la respectiva Tasacin.
11.
Oficina de Logstica y patrimonio (02 das)

11.1 Recepciona el Informe y designa el Perito para la Tasacin. 11.2 El Perito realiza la Tasacin cuyo costo ser asumida por la parte interesada. 11.3 Se informe a la Gerencia General Regional sobre el peritaje.
12.

12.1 Recepciona el informe del peritaje; a la vez designa una comisin para la venta de los terrenos Eriazos del Estado.
13.

13.1 La Comisin y la Oficina Regional de Administracin se encargan de la venta de los Terrenos del Estado. 13.2 La venta se realiza en presencia de Notario Pblico. 13.3 Se comunica a la parte interesada.
- 389 -
14.
Entidades del Sector Publico, Gobiernos Locales, personas Jurdicas, personas Naturales (01 da)
14.1 Toma conocimiento, adjunta los documentos necesarios para el Registro en SUNARP.
15.
Superintendencia nacional de registros Pblicos (01 da)

15.1 Registra en la SUNARP la parte interesada el nuevo dominio.
- 390 -
PROCEDIMIENTO : INFORME SOBRE TERRENOS DE PROPIEDAD DEL ESTADO
Cdigo : 3.5.9.0.03

Entidades del Sector Publico /Gobierno Locales/ Personas Jurdicas / Personas Naturales Secretaria General
Gerencia General Regional (GGR)
Superintendencia Nacional de Registros Pblicos (SUNARP)
Oficina de Logstica y Patrimonio (OPL)
INICIO Recepciona la solicitud y designa al profesional responsable para la Inspeccin del predio Presenta solicitud por Trmite Documentario, Pidiendo Adjudicacin de Terrenos Eriazos del Estado 5
3 4 Este verifica el estado en base a Bsqueda Catastral, Inscripcin en SUNARP, COFOPRI, Concesiones Mineras Tramite Documentario la Deriva a Secretaria General
Se inscribe ante la SUNARP
Recibe la Constancia y el Informe de Inscripcin de la SUNARP
Adjunta a la solicitud: - Copia de DNI - Bsqueda Catastral - Perfil del Proyecto a Realizar
1 Recepciona toma nota y pone en conocimiento a Presidencia Regional
Toma conocimiento Jefatura revisa, analiza. deriva a OOT para su atencin y emisin de Informe Tcnico legal
Visita de campo , toma coordenadas UTM con GPS
Analiza , Evala y firma el Proyecto de Resolucin Gerencial General y los planos, luego deriva a la OOT para que realice tramites correspondientes
Deriva a la Gerencia General Regional, para la firma.
Deriva a la OLP para que designe al Perito para la respectiva Tasacin
Recepciona el Informe y designa el Perito para la Tasacin
Recepciona informe Negativo indicando la no disponibilidad de Terrenos del Estado,
Elabora el Informe Tcnico Legal y el Proyecto de Resolucin
Emite Opinin Legal sobre el Informe Tcnico Legal y el Proyecto de Resolucin
Registra en la Sunarp la parte interesada El Perito realiza la Tasacin
Negativo 1 3 Si No 2 Rectifica? Toma conocimiento y ordena que se derive a ORPPOT para su evaluacin El informe es? Evala y deriva a Asesora Jurdica el Informe Tcnico para Opinin Tcnico Legal Recepciona, analiza y evala el Informe Tcnico.
Fin
La Comisin y la ORA se encargan de la venta de los Terrenos del Estado Se informe a la Gerencia General Regional sobre el peritaje
Recepciona en secretaria
Positivo Se deriva el informe Tcnico y el Proyecto de Resolucin Gerencial General Regional a la Gerencia General Regional, para la firma.
Recepciona el informe Tcnico y el Proyecto de Resolucin, El Gerente General Regional toma conocimiento.
La venta se realiza en presencia de Notario Pblico
7
Recepciona en Jefatura para la inscripcin de primera de dominio ante SUNARP
6 4
Se comunica a la parte interesada
Toma conocimiento, adjunta los documentos necesarios para el Registro en SUNARP
Recepciona el informe del peritaje; a la vez designa una comisin para la venta de los terrenos Eriazos del Estado
- 391 -
SOLICITUD DE INFORMACIN A LA OFICINA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL DE ENTIDADES PBLICAS Y PRIVADAS N 3.5.9.0.04 I. OBJETIVO
Acceder a informacin institucional sobre requerimientos de consultas de la Ordenamiento Territorial. Oficina de
II.
BASE LEGAL
Ley N 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Ordenanza Regional N 010-Gobierno Regional de Arequipa. Decreto Supremo N 007-2008-Vivienda, Reglamento de la Ley N 29151. Resolucin Gerencial N 045-2006-CND/GTA.
III. IV.
REQUISITOS
Oficio / Solicitud a la Oficina de Ordenamiento Territorial.

1.1 Entidades del Sector Publico / Unidades Orgnicas del Gobierno Regional de Arequipa 1.1.1 1.2 Solicita mediante Oficio Informacin a la Oficina de Ordenamiento Territorial.
Personas Naturales o Jurdicas 1.1.2 Presenta la Solicitud por Trmite Documentario, solicitando. informacin sobre Ordenamiento Territorial.
2.

2.1 Recepciona la solicitud presentada por Personas Naturales o Jurdicas, Toma conocimiento en jefatura, la cual revisa, analiza y deriva a la Oficina de ordenamiento Territorial.
3.

3.1 3.2 3.3 3.4 Recepciona en Secretaria la solicitud u Oficio Jefatura. y pone en conocimiento a
Jefatura designa al profesional responsable para ubicar el expediente. Elabora el Informe Tcnico Legal sea Positivo o negativo. Si el Informe es negativo se comunica a la parte interesada el porqu de la negativa a su solicitud. Si el Informe es positivo y es presentado por alguna dependencia del Gobierno Regional de Arequipa se le extiende las copias. Si el informe es positivo y es solicitado por una persona natural o jurdica se remite las copias y los originales a la Secretaria general para que haga su entrega.
3.5
- 392 -
4.

4.1 4.2 Recepciona el Expediente y el Informe Tcnico Legal. Comunica a la Persona Natural o Jurdica el costo de las copias.
5. 6.
Personas Naturales o Jurdicas (01 da)

5.1 Toma conocimiento del costo y pasa por caja para el respectivo pago.
Oficina de Tesorera Caja (1/2 da)

6.1 6.2 Cobra derechos por las copias. Emite comprobante de caja.
7.
Secretaria General (1/2 da)

7.1 7.2 7.3 Una vez con el comprobante de pago expide las copias. Entrega a la Persona Jurdica o Natural las copias del Expediente. Devuelve el expediente original a la Oficina de Ordenamiento Territorial.
8.
Oficina de Ordenamiento Territorial (01 da)

8.1 Recepciona el expediente original para su archivamiento.
- 393 -
PROCEDIMIENTO : SOLICITUD DE INFORMACIN A LA OFICINA DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL DE ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS
Cdigo : 3.5.9.0.04

Entidades del Sector Publico / (Unidades Orgnicas del GRA) Personas Naturales o Jurdicas Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) Oficina de Tesorera Oficina de Ordenamiento Territorial (OOT) Caja 1 INICIO Recepciona en Secretaria la Solicitud u Oficio y pone en conocimiento a Jefatura. Recepciona por Secretaria Solicitud de Informacin. Jefatura designa al profesional responsable para ubicar el expediente 5 Secretaria General
Solicita mediante Oficio Informacin a la OOT
Presenta la Solicitud por Tramite Documentario, solicitando informacin sobre Ordenamiento Territorial a la ORPPOT 2
Recepciona el Expediente y el Informe Tcnico Legal
Recepciona el Informe Tcnico Legal Negativo
Recepciona con Oficio el Informe Tcnico Legal
Toma conocimiento jefatura, la cual revisa, analiza y deriva a la OOT 2
Elabora el Informe Tcnico Legal sea Positivo o negativo
Comprobante de caja
Comunica a la Persona Natural o Jurdica el costo de las copias
Negativo El Informe Tcnico Legal es? Positivo Cobra derechos por las copias, emite Comprobante de caja
6 4 4 Recepciona el expediente para que expida las copias. Toma conocimiento del costo y pasa por caja para el respectivo pago Si
Informacin es requerida por Unidad Orgnica?
Una ves con el comprobante de pago expide las copias Entrega a la Persona Jurdica o Natural las copias del Expediente
No Deriva el Expediente e Informe Tcnico Legal a Secretaria General para emitir las respectivas copias Recepciona el expediente original para archivarlo
7 8 5
7 La Original se emite a OOT 8 Recepciona el interesado una copia del expediente
Devuelve el expediente original a la OOT
Fin
- 394 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA OFICINA REGIONAL DE DEFENSA NACIONAL Y DEFENSA CIVIL
ATENCIN DE EMERGENCIAS CON BIENES DE AYUDA HUMANITARIA

N 2.6.0.0.01
I.
OBJETIVO
Apoyar a la poblacin afectada y/o damnificada ocasionada por fenmenos naturales y antrpicos.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Art.61. Decreto Ley 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 001-A-2004-SGMD, Plan Nacional de Atencin y Prevencin de Desastres.
III. IV.
REQUISITOS
Solicitud de Apoyo presentada por el Municipio.
ETAPAS 1. Gobiernos Locales e Instituciones Pblicas (1/2 da)

1.1 Se elabora Solicitud de Atencin de Emergencias con Bienes de Ayuda Humanitaria, adjuntando documentos necesarios. (Evaluacin de Riesgos por parte del evaluador local, Acta de Constatacin de la Polica, Pruebas Visuales, Sello y Firma del Alcalde). Por Mesa de Partes se remite Solicitud firmada por el Alcalde solicitante.
1.2
2.

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Deriva Solicitud a Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil para su revisin.
3.
Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (05 das)

3.1 3.2 3.3 3.4 Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Deriva Solicitud a Responsable de Operacin para su Revisin y Evaluacin. Profesional revisa y evala Solicitud de acuerdo a documentacin adjunta. Si hay observaciones, el Profesional coordina con el Municipio la entrega de informacin necesaria faltante o enva al Verificador para recopilar mayor informacin. Verificador recaba informacin del suceso. De no ameritar ayuda, el verificador comunica a Jefatura el rechazo de la solicitud mediante informe. De proceder, el Profesional elabora Evaluacin de Daos y Riesgos (EDAN). Remite Solicitud aprobada y EDAN a Jefatura. Jefatura toma conocimiento y remite Expediente a Logstica para su atencin.
3.5 3.6 3.7 3.8
- 395 -
4.

4.1 4.2 4.3 4.4 Recibe y toma conocimiento del Expediente. Aprueba la atencin de Solicitud con Recursos Materiales en Almacenes. Verifica si existe Stock en Almacn de ORDNDC. De no existir Stock de Materiales, se hace el pedido de materiales a Oficina de Logstica y Patrimonio, se recibe los materiales y se pone a disposicin de Almacn. De haber Stock se despacha materiales mediante Documento firmado por Jefatura de ORDNDC.
4.5
5.
Gobiernos Locales e Instituciones Pblicas (01 da)

5.1 5.2 5.3 Recibe ayuda y firma Documento de Logstica en Conformidad. Llena Planillas de Entrega firmadas por Beneficiarios y a 3 Autoridades del Comit de Defensa Civil y/o Informe de Ejecucin de Actividad. Remite Documento firmado, Planillas de Entrega y/o Informe de Ejecucin de Actividad a Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil.
6.

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 Recibe Planillas de Entrega o Informe de Ejecucin de Actividad Enva a Profesional para verificacin de cumplimiento en base a documentacin recibida. En caso de incumplimiento o falsedad en documentacin recibida, se emite Informe de Sancin con las Autoridades correspondientes. Si la documentacin es conforme, se ingresa Atencin de Emergencia al Sistema Nacional de Informacin para Prevencin (SINPAD). Elabora Acta de Entrega adjuntando Documento visado por Jefatura y Logstica. Remite Acta de Entrega a Presidencia Regional.
7.
Presidencia Regional (1/2da)

7.1 Recibe y toma conocimiento del Acta.
- 396 -
PROCEDIMIENTO : ATENCIN DE EMERGENCIAS CON BIENES DE AYUDA HUMANITARIA
Cdigo : 2.6.0.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil

Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC) Jefatura
INICIO Recibe y toma conocimiento de Solicitud Solicitud de Atencin de Emergencia: - Evaluacin de Riesgos. - Acta de Constatacin de la Polica. - Pruebas Visuales. - Sello y Firma del Alcalde. Recibe y toma conocimiento de Solicitud
Gobiernos Locales
rea de Operaciones
Profesional revisa y evala solicitud de acuerdo a documentacin adjunta Profesional coordina con Municipio la entrega de la informacin necesaria faltante o enva a Verificador para recopilar mayor informacin
rea de Logstica
1
Se elabora Solicitud de Atencin de Emergencia con Bienes de Ayuda Humanitaria, adjuntando documentos necesarios
Deriva Solicitud a ORDNDC para su revisin
Deriva Solicitud a Responsable de Operacin para su Revisin y Evaluacin
Recibe y toma conocimiento del Expediente
Hay Observaciones?
SI
NO
Profesional elabora Evaluacin de Daos y Riesgos (EDAN)
Aprueba la atencin de Solicitud con Recursos Materiales en Almacenes
SI
Amerita ayuda?
Por Mesa de Partes se remite Solicitud firmada por el Alcalde Solicitante Recibe y toma conocimiento del Acta 1
NO
Jefatura toma conocimiento y remite expediente con Documento a Logstica para su atencin Remite solicitud aprobada y EDAN a Jefatura Se comunica a Jefatura mediante Informe el rechazo de la Solicitud
Verifica si existe Stock en Almacn de la ORDNDC Se hace pedido a la Oficina de Logstica y Patrimonio
Existe Stock?
NO
SI
4 Despacha materiales mediante Documento firmado por Jefatura de ORDNDC
Recibe ayuda y firma Documento de Logstica en Conformidad
2 4 FIN
Recibe planillas de entrega o Informe de Ejecucin de Actividad Documentacin de Atencin de Emergencia es conforme?
NO
Llena Planillas de Entrega firmadas por beneficiarios y 3 autoridades del Comit de Defensa Civil y/o Informe de Ejecucin de Actividad
Enva a Profesional para verificacin de cumplimiento de Atencin en base a documentacin recibida
En caso de incumplimiento o falsedad en la documentacin se emite informe de sancin con las autoridades correspondientes
Recibe materiales solicitados y lo interna en Almacn para su disposicion.
SI
Se ingresa conformidad en la Atencin de la Emergencia al Sistema Nacional de Informacin para la Prevencin (SINPAD) Recibe Documento Firmado por Municipio
Remite Documento firmado, Planillas de Entrega y/o Informe de Ejecucin de Actividad a ORDNDC
Remite Acta de Entrega a Presidencia Regional
Elabora Acta de Entrega adjuntando Documento Visado por Jefatura y Logstica
Remite Documento firmado a ORDNDC
- 397 -
ATENCIN DE EMERGENCIAS CON PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA N 2.6.0.0.02 I. OBJETIVO

Apoyar a la poblacin afectada y/o damnificada por fenmenos naturales y antrpicos, con Proyectos de Inversin para Emergencias.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Art.61. Decreto Ley 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil. Decreto Supremo N 001-A-2004-SGMD, Plan Nacional de Atencin y Prevencin de Desastres. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
III. IV.
REQUISITOS
Solicitud de Apoyo presentada por los Municipios.
ETAPAS 1. Gobiernos Locales e Instituciones Publicas (1/2 da)

1.1 Se elabora Solicitud de Atencin de Emergencia adjuntando documentos necesarios. (Evaluacin de Riesgos, Acta de Constatacin de la Polica, Pruebas Visuales, Sello y Firma del Alcalde). Por Mesa de Partes se remite Solicitud firmada por el Alcalde Solicitante.
1.2
2.

3.

3.1 3.2 3.3 3.4 Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Deriva Solicitud a responsable del rea de Operacin para su Revisin y Evaluacin. Profesional revisa y evala Solicitud de acuerdo a documentacin adjunta. Si hay observaciones, el Profesional coordina con Municipio la entrega de Informacin necesaria faltante o enva a Verificador para recopilar mayor informacin. Verificador recaba informacin del suceso. De no ameritar ayuda, el Verificador comunica a Jefatura el rechazo de la solicitud mediante informe. De proceder, Profesional elabora Evaluacin de Daos y Riesgos (EDAN), Calculo de Requerimientos (CR) y Ficha Tcnica (FT) con detalle de Personal, Equipo y Combustibles. Remite Solicitud Aprobada, EDAN, CR y FT a Jefatura. Jefatura toma conocimiento y remite Expediente con Pecosa a Oficina de Logstica y Patrimonio para su Atencin.
3.5 3.6
3.7 3.8
- 398 -
4.
Oficina de Logstica y Patrimonio (01 da)

4.1 4.2 4.3 Recibe y toma conocimiento del Expediente. Elabora Orden de Compra o de Servicios. Si es Orden de Compra, Almacn Central recibe y despacha los materiales mediante Pecosa firmada por Jefatura de Oficina de Logstica y Patrimonio y Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil. Si es Orden de Servicios, se elabora el contrato de servicios.
4.4
5.
Gobiernos Locales e Instituciones Pblicas (01 da)

5.1 5.2 Recibe ayuda y firma Pecosa de Logstica conforme en caso de Orden de Compra y/o da conformidad al Servicio en caso de Contrato de Servicios. Elabora Acta de Compromiso en el cual se detallan los acuerdos entre el GR y el Municipio, con firma del Comit de Defensa Civil Local y Representante del GR. Elabora Informe Final y lo remite a Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil junto a Pecosa firmada.
5.3
6.

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 Recibe Informe Final de Ejecucin de Obra. Enva a Profesional para verificacin y evaluacin de cumplimiento de Atencin en base a Informe Final. En caso de incumplimiento o falsedad en la documentacin, se emite Informe de Sancin con las Autoridades correspondientes. Si la documentacin es conforme, se ingresa Atencin de la Emergencia al Sistema Nacional de Informacin para Prevencin (SINPAD). Elabora Acta de Entrega adjuntando Pecosa visada por Jefatura y Logstica. Remite Acta de Entrega a Presidencia Regional.
7.

7.1 Recibe y Toma conocimiento del Acta.
- 399 -
PROCEDIMIENTO : ATENCIN DE EMERGENCIAS A PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA
Cdigo : 2.6.0.0.02

Gobiernos Locales e Instituciones Presidencia Regional Pblicas Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC) Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP)
INICIO Recibe y toma conocimiento de Solicitud Solicitud de Atencin de Emergencia: - Evaluacin de Riesgos. - Acta de Constatacin de la Polica. - Pruebas Visuales. - Sello y Firma del Alcalde.
Jefatura toma conocimiento de la Solicitud
Recibe Informe Final de Ejecucin de Obra
Se elabora Solicitud de Atencin de Emergencia adjuntando documentos necesarios
Deriva Solicitud a ORDNDC para su revisin
Deriva Solicitud a Responsable del rea de Operacin para su Revisin y Evaluacin
Profesional revisa y evala solicitud de acuerdo a documentacin adjunta Profesional coordina con Municipio la entrega de la informacin necesaria faltante y/o enva a Verificador para recopilar mayor informacin
Enva a Profesional para verificacin y Evaluacin de cumplimiento de Atencin en base a Informe Final En caso de incumplimiento o falsedad en la documentacin se emite informe de sancin con las autoridades correspondientes
Elabora Orden de Compra o de Servicios
OC y/o O/S
Por Mesa de Partes se remite Solicitud firmado por el Autoridad Solicitante
Hay Observaciones?
SI
Documentacin de Atencin de Emergencia conforme?
NO
Orden es de? Servicio
Compra
Almacn Central recibe Materiales
NO
Recibe y toma conocimiento del Acta de Entrega Profesional elabora Evaluacin de Daos y Riesgos (EDAN), Clculo de Requerimientos (CR) y Ficha Tcnica (FT) Personal, Equipo y Combustible
SI
Se ingresa conformidad en la Atencin de la Emergencia al Sistema Nacional de Informacin para la Prevencin (SINPAD)
Recibe ayuda y firma Pecosa de Logstica en caso de O/C y/o da conformidad al Servicio en caso de O/S
SI
Amerita ayuda?
Se elabora el contrato
Despacho de materiales mediante Pecosa firmada por Jefatura de OLP y ORDNDC 2
NO
4 Elabora Acta de Compromiso en el cual se detallan los acuerdos entre el Gobierno Regional y el Municipio con firma del Comit de Defensa Civil Local y Representante del Gobierno Regional
FIN -Evaluacin de Daos y Riesgos - Calculo de Requerimientos -Ficha Tcnica Se comunica a Jefatura mediante Informe el rechazo de la Solicitud Elabora Acta de Entrega adjuntando Pecosa Visada por Jefatura y Logstica Recibe Pecosa Firmada por Municipio
Acta de Compromiso
Remite Solicitud Aprobada, EDAN, CR y FT a Jefatura Elabora Informe Final y la remite a ORDNDC junto a Pecosa firmada.
Remite Acta de Entrega a Presidencia Regional
Jefatura toma conocimiento y remite expediente con Pecosa a OLP para su atencin
1 5
Remite Pecosa firmada a ORDNDC
- 400 -
ELABORACIN DE PLAN REGIONAL DE EDUCACIN COMUNITARIA EN LA GESTIN DE LOS DESASTRES N 2.6.0.0.03 I. OBJETIVO
Concienciar y sensibilizar a la poblacin, para mejorar la capacidad de respuesta frente a fenmenos naturales y antrpicos que afectan a la Regin Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Art.61 Decreto Ley 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 001-A-2004-SGMD, Plan Nacional de Atencin y Prevencin de Desastres.
III. IV.
REQUISITOS
Elaboracin de Plan Regional de Educacin Comunitaria.
ETAPAS 1. Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (18 das)

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 Solicita elaboracin de Plan Regional de Educacin Comunitaria en Gestin del Riesgo de desastres. Responsable del rea de Capacitacin elabora Plan en base a informacin recabada por Comits Locales, Distritales y Regionales de Defensa Civil. Responsable remite Plan a Jefatura. Jefatura recibe Plan y lo revisa. Jefatura enva Plan a Gerencia General Regional para su Aprobacin.
2.

2.1 2.2 Recibe y revisa el Plan. Elabora propuesta de Resolucin Ejecutiva Regional (RER) adjuntando Informe y lo deriva a ORAJ para su revisin.
3.
Oficina Regional de Asesora Jurdica ORAJ (03 das)

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 Recibe y toma conocimiento del Expediente. Designa Profesional para Revisin del Expediente. Profesional recibe y revisa el Expediente Si hay observaciones, coordina con GGR la reformulacin de Propuesta de Resolucin Ejecutiva Regional. Si Expediente procede, Profesional remite Resolucin Ejecutiva Regional aprobada a su Jefatura. Jefatura recibe y remite Resolucin Ejecutiva Regional a Gerencia General Regional para su Aprobacin.
- 401 -
4.

4.1 4.2 Recibe y toma conocimiento de Resolucin Ejecutiva Regional. Remite Resolucin Ejecutiva Regional a Presidencia Regional para su Aprobacin.
5.

5.1 5.2 Recibe y toma conocimiento de Resolucin Ejecutiva Regional. Firma Resolucin Ejecutiva Regional y remite a dependencias involucradas.
- 402 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE PLAN REGIONAL DE EDUCACIN COMUNITARIA EN LA GESTIN DEL RIESGO DE DESASTRES
Cdigo : 2.6.0.0.03

INICIO Recepciona y revisa el Plan Responsable del rea de Capacitaciones elabora Plan en base a Informacin recabada por Comits Locales, Distritales y Regionales de Defensa Civil Recibe y toma conocimiento de la Expediente 2
rea de Capacitacin
Solicita elaboracin del Plan Regional de Educacin Comunitaria en la Gestin del Riesgo de Desastres
Elabora propuesta de Resolucin Ejecutiva Regional (RER) adjuntando Informe y lo deriva a ORAJ para su revisin
Designa Profesional para la revisin del Expediente
Recibe y toma conocimiento de RER
Plan Regional de Educacin Comunitaria en la Gestin del Riesgo de Desastres
Profesional revisa y evala Expediente Resolucin
Firma RER y remite copias a dependencias involucradas
FIN Hay Observaciones?
SI
Coordina con GGR la reformulacin de la Propuesta de RER
Jefatura recibe Plan y lo revisa
Responsable remite Plan a Jefatura Recibe y toma conocimiento de la RER
NO
Profesional remite RER aprobada a su Jefatura Jefatura enva Plan a Gerencia General Regional para su aprobacin
Remite RER a Presidencia Regional para su aprobacin
Jefatura recibe y remite RER a GGR para su aprobacin
2 1
- 403 -
ORGANIZACIN DE EXPOSICIONES EN GESTIN DE RIESGOS DE DESASTRES N 2.6.0.0.04 I. OBJETIVO

Concienciar y sensibilizar a la poblacin, mediante exposiciones y charlas certificadas, para mejorar la capacidad de de respuesta frente a fenmenos naturales y antrpicos que afectan a la Regin.
II.
BASE LEGAL
III. IV.
REQUISITOS
Solicitud de Exposicin por parte de Sociedad Civil.
ETAPAS 1. Entidad Solicitante Pblica o Privada (1/2 da)

1.1 Entidad Pblica formaliza por Mesa de Partes la Exposicin de acuerdo al Programa Curricular Diversificado del Plan Regional de Gestin de Riesgos de Desastres. Entidad Privada solicita por Mesa de Partes la Exposicin de acuerdo al Programa Curricular Diversificado del Plan Regional de Gestin de Riesgos de Desastres.
1.2
2.

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de la Solicitud. Deriva Solicitud a Oficina Regional de Defensa Nacional y defensa Civil para su atencin.
3.

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Designa revisin de Solicitud a Responsable de Capacitacin. Profesional revisa y evala Solicitud. Profesional coordina con Entidad correspondiente las contrapartidas de Exposicin. Profesional elabora Oficio de Compromiso y lo remite a Entidad Solicitante.
4.
Entidad Solicitante Pblica o Privada.(1 da)

4.1 4.2 Recibe Oficio de Compromiso. Remite Oficio con Aprobacin y Firma a Oficina Regional de Defensa nacional y Defensa Civil.
- 404 -
5.

5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 Jefatura recibe Oficio firmado y lo remite a Responsable. Profesional elabora y remite Oficios a Expositores con firma de jefatura. Exposicin se realiza con los requerimientos formales. Profesional elabora Informe sobre Evento realizado y lo remite a Jefatura. Jefatura recibe y toma conocimiento de Informe. Se entrega los Certificados a los Participantes.
- 405 -
PROCEDIMIENTO : ORGANIZACIN DE EXPOSICIONES EN GESTIN DE RIESGOS DE DESASTRES
Cdigo : 2.6.0.0.04

Sociedad Civil Entidad Pblica
INICIO 3
Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC) Jefatura rea de Capacitacin
Entidad Privada
Recibe y toma conocimiento de la Solicitud
Profesional revisa y evala Solicitud
Formaliza por Mesa de Partes la Exposicin de acuerdo al Programa Curricular Diversificado del Plan Regional de Gestin de Riesgos de Desastres
Solicita por Mesa de Partes la Organizacin de Exposicin
Designa revisin de Solicitud a Responsable de Capacitacin
Profesional coordina con Entidad correspondiente las contrapartidas de la Exposicin
Deriva a ORDNDC para su atencin 3
Profesional elabora Oficio de Compromiso y lo remite a Entidad
Oficio de Compromiso
Recibe Oficio de Compromiso
Recibe Oficio de Compromiso
Jefatura recibe Oficio firmado y lo remite a Responsable
Profesional elabora y remite Oficios a Expositores y con firma de Jefatura
Oficios a Expositores
Remite a ORDNDC Oficio con Aprobacin y Firma
Remite a ORDNDC Oficio con Aprobacin y Firma
Exposicin se realiza con los requerimientos formales
Recibe y toma conocimiento de Informe
Elabora Informe sobre evento realizado y lo remite a Jefatura
Informe
FIN
Entrega de Certificados a Participantes
- 406 -
ELABORACIN DE INFORME DE ESTIMACIN DE RIESGO N 2.6.0.0.05 I. OBJETIVO

Medir la vulnerabilidad, la identificacin del peligro inminente, de las zonas que se encuentran en riesgo.
II.
BASE LEGAL
III. REQUISITOS
Solicitud de Estimacin de riesgo presentada por Municipios. Urbanizaciones, Asentamientos Humanos, instituciones pblicas y privadas.
IV.
ETAPAS 1. Gobiernos Locales e Instituciones Pblicas (1/2 da)

1.1 1.2 Se elabora Solicitud de Atencin para Estimacin de Riesgo adjuntando documentos necesarios. Por Mesa de Partes se remite Solicitud firmada por el Autoridad Solicitante.
2.

3.

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Jefatura Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Deriva Solicitud a responsable de Operacin para su Revisin y Evaluacin. Responsable de rea revisa y evala Solicitud de acuerdo a documentacin adjunta. Responsable enva a Profesional a determinar Estimacin de Riesgo y elaborar Informe. Profesional levanta informacin para la Identificacin de peligros naturales y/o fsicos-tecnolgicos. Elabora Informe de anlisis de condiciones de vulnerabilidad, calculo de riesgo esperado y recomendaciones de prevencin. Profesional remite a Responsable de rea Informe con Nivel de Riesgo Final y Planos de Estudios realizados. Responsable de rea recibe Expediente de Estimacin de Riesgo. Responsable ingresa Atencin de Riesgo al Programa Anual sobre los Informes de Estimacin de Riesgo.
- 407 -
3.10 Responsable remite Expediente revisado por Jefatura. 3.11 Jefatura recibe y revisa Expediente. 3.12 Jefatura ordena enviar el Expediente a Archivo de Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil. 3.13 Jefatura elabora Oficio a Solicitante adjuntando Informe de Estimacin de Riesgo.
4.
Gobiernos Locales e Instituciones Pblicas (1/2 da)

4.1 Recibe Informe sobre Estimacin de Riesgo.
- 408 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE INFORME DE ESTIMACIN DE RIESGO
Cdigo : 2.6.0.0.05

INICIO Recibe y toma conocimiento de la Solicitud Se elabora Solicitud de Atencin para Estimacin de Riesgo adjuntando documentos necesarios Solicitud de Atencin de Estimacin de Riesgo Deriva Solicitud a ORDNDC para su revisin
Gobiernos Locales e Instituciones Pblicas
rea de Estimacin de Riesgo
Responsable de rea revisa y evala solicitud
Deriva Solicitud a Responsable de Estimacin de Riesgo para su Revisin y Evaluacin
Responsable enva a Profesional a determinar Estimacin de Riesgo y elaborar Informe
Profesional levanta informacin para la identificacin de peligros naturales y/o fsicos-tecnolgicos
Por Mesa de Partes se remite Solicitud firmado por el Autoridad Solicitante
Jefatura recibe y revisa Expediente
Elabora Informe de anlisis de condiciones de vulnerabilidad, calculo de riesgo esperado y recomendaciones de prevencin
Informe de Estimacin de Riesgo
Jefatura ordena enviar el Expediente a Archivo de la ORDNDC
Profesional remite a Responsable de rea Informe con Nivel de Riesgo Final y Planos de Estudios Realizados
Recibe Informe sobre Estimacin de Riesgo
Jefatura elabora oficio a solicitante adjuntando Informe de Estimacin de Riesgo
Responsable de rea recibe Expediente de Estimacin de Riesgo
FIN
Oficio a Solicitante con Informe de Estimacin de Riesgo
Responsable registra Atencin de Riesgo en el Programa Anual sobre los Informes de Estimacin de Riesgo
Responsable remite Expediente revisado a Jefatura
- 409 -
ELABORACIN DE DIRECTIVA REGIONAL DE DEFENSA NACIONAL N 2.6.0.0.06 I. II. OBJETIVO

Difundir la doctrina de Defensa Nacional en el campo econmico, poltico y social.
BASE LEGAL
Decreto Ley 28478 Ley de Sistema de Seguridad y Defensa Nacional. Decreto Ley 28101 Ley de Movilizacin Nacional.
III. IV.
REQUISITOS
Directiva de Defensa Nacional por parte de Ministerio de Defensa.
ETAPAS 1. Ministerio de Defensa (1 da)

1.1 Ministerio emite Directiva de carcter Confidencial de Defensa Nacional por Mesa de Partes a Gobiernos Regionales para la elaboracin de Directivas Regionales.
2.

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de Directiva. Deriva Directiva a Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil para su revisin.
3.

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Recibe y toma conocimiento de Directiva. Deriva Directiva a responsable de Operacin para su Revisin. Profesional elabora Directiva Regional en temas de Movilizacin y Desmovilizacin o Acciones en los Sectores Pblicos. Jefatura recibe y toma conocimiento de Directiva. Jefatura convoca a una reunin con Autoridades de Entidades Publicas y Privadas para Exposicin de Directiva Regional. Jefatura remite Directiva Regional a Autoridades presentes y solicita Opinin en periodo de 15 das hbiles. Jefatura recibe aportes de Autoridades sobre Directiva y lo remite a Profesional para su revisin. Profesional evala los aportes y de ser necesario los incluye en Directiva. Profesional remite Directiva a Jefatura.
3.10 Jefatura recibe y toma conocimiento de Directiva. 3.11 Jefatura remite Directiva Regional con proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional (RER) a Gerencia General Regional para su Aprobacin.
4.

4.1 4.2 Recibe y toma conocimiento de Directiva Propuesta y Proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional. Solicita visto bueno de Oficina Regional de Asesora Jurdica.
- 410 -
5.

5.1 Recibe expediente y da el visto bueno a Directiva y Resolucin Ejecutiva Regional.
6.

6.1 6.2 Recibe Directiva y Resolucin Ejecutiva Regional con Visto Bueno. Remite Directiva y Resolucin Ejecutiva Regional a Presidencia Regional para su Aprobacin.
7.

7.1 7.2 Recibe y toma conocimiento de Resolucin Ejecutiva Regional. Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando Directiva Regional.
- 411 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE DIRECTIVA REGIONAL DE DEFENSA
NACIONAL
Cdigo : 2.6.0.0.06

Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC) Jefatura rea de Operaciones
Recibe y toma conocimiento de Directiva Propuesta y Proyecto de RER
Ministerio de Defensa
INICIO
Recibe y toma conocimiento de la Directiva
Recibe y toma conocimiento de Directiva Ministerio emite Directiva de carcter Confidencial de Defensa Nacional por Mesa de Partes a Gobiernos Regionales para elaboracin de Directivas Regionales
Profesional elabora Directiva Regional en temas de Movilizacin y Desmovilizacin o Acciones en los Sectores Pblicos
Deriva Directiva a Responsable de Operacin para su Revisin. Directiva Regional
Solicita visto bueno de ORAJ
Recibe expediente y da el visto bueno a Directiva y RER
Deriva Directiva a ORDNDC para su revisin
Jefatura recibe y toma conocimiento de Directiva Recibe Directiva y RER con Visto Bueno Convoca a una reunin con Autoridades de Entidades Publicas y Privadas para la Exposicin de Directiva Regional
Presidencia recibe y toma conocimiento de RER
Remite Directiva y RER a Presidencia Regional para su aprobacin
Remite Directiva Regional a Autoridades presentes y solicita opinin en periodo de 15 das hbiles FIN Firma RER aprobando Directiva Regional
Recibe aportes de Autoridades sobre Directiva y lo remite a Profesional para su revisin.
Profesional evala los aportes y de ser necesario los incluye en la Directiva
Resolucin Jefatura recibe y revisa Directiva Profesional remite Directiva a Jefatura
Jefatura remite Directiva Regional con proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional (RER) a GGR para su Aprobacin
- 412 -
ELABORAR PLAN REGIONAL DE SEGURIDAD CIUDADANA N 2.6.0.0.07 I. OBJETIVO

Lograr una adecuada capacidad de respuesta de los Comits Provinciales y Distritales de Seguridad Ciudadana en la Regin Arequipa.
II.
BASE LEGAL
Decreto Ley 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Art.61 Decreto Ley 27933, Ley del Sistema Nacional de Seguridad Ciudadana
III. REQUISITOS
Oficio de Seguridad Ciudadana por parte del Ministerio del Interior
IV.
ETAPAS 1. Ministerio del Interior (1 da)

1.1 Ministerio emite Oficio por Mesa de Partes a Gobiernos Regionales para la elaboracin del Plan Regional de Seguridad Ciudadana en base al Sistema Nacional de Seguridad Ciudadana (SINASEC).
2.

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento del Oficio. Deriva Oficio Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil para su revisin.
3.

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Recibe y toma conocimiento del Oficio. Deriva Oficio a responsable de Operacin para su Revisin. Profesional elabora Plan Regional de Seguridad Ciudadana en base a Esquema Metodolgico de Consejo Nacional de Seguridad Ciudadana (CONASEC). Profesional expone mediante Taller el Plan Regional de Seguridad Ciudadana a los distintos Comits Involucrados. Profesional recibe aportes de los participantes. Profesional evala aportes y de ser necesario los incluye en Plan. Profesional remite Plan Regional a su Jefatura. Jefatura recibe y toma conocimiento de Expediente. Jefatura remite Plan Regional con proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional (RER) a Gerencia General Regional para su Aprobacin.
4.

4.1 4.2 Recibe y toma conocimiento de Expediente. Solicita visto bueno de Oficina Regional de Asesora Jurdica.
5.

5.1 Recibe expediente y da el visto bueno a Resolucin Ejecutiva Regional.
- 413 -
6.

6.1 6.2 Recibe Expediente con Visto Bueno. Remite Plan Regional y Resolucin Ejecutiva Regional a Presidencia Regional para su Aprobacin.
7.

7.1 7.2 Recibe y toma conocimiento de Expediente. Firma Resolucin Ejecutiva Regional aprobando Plan Regional.
- 414 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE PLAN REGIONAL DE SEGURIDAD CIUDADANA
Cdigo : 2.6.0.0.07

Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC) Jefatura rea de Operaciones
Profesional elabora Plan Regional de Seguridad Ciudadana en base a Esquema Metodolgico del Consejo Nacional de Seguridad Ciudadana (CONASEC) Plan Regional de Seguridad Ciudadana
Ministerio del Interior
INICIO
Recibe y toma conocimiento del Oficio Recibe y toma conocimiento de Oficio Deriva Oficio a Responsable de Operacin para su revisin.
Recibe y toma conocimiento de Expediente
Ministerio emite Oficio por Mesa de Partes a Gobiernos Regionales para la elaboracin del Plan Regional de Seguridad Ciudadana en base a Sistema Nacional de Seguridad Ciudadana (SINASEC)
Solicita visto bueno de ORAJ
Recibe expediente y da el visto bueno a RER
Deriva Oficio a ORDNDC para su revisin
Profesional recaba Informacin de la Polica Nacional de Per, Ministerio Publico y Comits de Seguridad Ciudadana Locales, Distritales y Provinciales
Recibe Expediente con Visto Bueno
Presidencia recibe y toma conocimiento de Expediente
Profesional expone mediante Taller el Plan Regional de Seguridad Ciudadana a los distintos Comits involucrados
Remite Plan Regional y RER a Presidencia Regional para su aprobacin
FIN
Firma RER aprobando Plan Regional
Profesional recibe aportes de los participantes
Resolucin
Profesional evala los aportes y de ser necesario los incluye en el Plan
Jefatura recibe y toma conocimiento de expediente
Profesional remite Plan Regional a Jefatura
Jefatura remite Plan Regional con proyecto de Resolucin Ejecutiva Regional (RER) a GGR para su Aprobacin
- 415 -
MONITOREO DE LAS PROVINCIAS DE LA REGIN AREQUIPA A TRAVS DE LOS COMITS PROVINCIALES DE DEFENSA CIVIL POR EVENTOS DE EMERGENCIA N 2.6.0.0.08 I. II. OBJETIVO
Lograr la consolidacin del Sistema Regional de Comunicaciones.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Art.61". Decreto Ley 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil.
III. REQUISITOS
Oficio de Seguridad Ciudadana por parte del Ministerio del Interior
IV.
ETAPAS FORMAS DE INICIO En caso de Prevencin: 1. Comits Provinciales de Defensa Civil (1/2 da)
1.1 Coordina con la Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil la puesta en marcha de una campaa de prevencin de desastres.
2.

2.1 2.2 2.3 Jefatura toma conocimiento de campaa preventiva. Designa a responsable del rea de Comunicacin, realizar la difusin de la campaa. Responsable del rea de Comunicacin elabora Nota de Prensa en temas de Sensibilizacin, Prevencin y Educacin, en coordinacin con los comits provinciales. Se remite Nota de Prensa a Jefatura. Jefatura recibe y toma conocimiento de Nota. Remite Nota a los medios de comunicacin correspondientes, para su difusin.
2.4 2.5 2.6
En caso de Emergencia 3. Comits Provinciales de Defensa Civil (1/2 da)

3.1 3.2 Recibe aviso de Evento de Emergencia del Comit Distrital o de Informante Directo. Toma conocimiento del Evento y remite informacin al rea de Comunicaciones de la Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil de manera directa.
4.

4.1 4.2 4.3 Responsable de rea de Comunicaciones recibe directamente la Informacin del evento de Emergencia. Elabora informe con datos recibidos del evento de Emergencia. Remite Informe a Jefatura con copia al rea de Operaciones para conocimiento de ambos.
- 416 -
4.4 4.5 4.6 4.7
Jefatura recibe y toma conocimiento del Informe Jefatura realiza las acciones correspondientes en base a la informacin recibida. En caso que el evento cobre mayor importancia, se comunica de forma directa con Comit Nacional de Defensa Civil en Lima. Mantiene operativos y abiertos los medios de comunicacin radiales HF, UHF, Telefona Satelital, con los distintos Comits, para la informacin constante de los sucesos. Seguido se elabora la Nota de Prensa y se remite a Jefatura. Jefatura recibe y toma conocimiento de Nota de Prensa.
4.8 4.9
4.10 Remite Nota a los distintos Medios de comunicacin para su difusin.
- 417 -
PROCEDIMIENTO : MONITOREO DE LAS PROVINCIAS DE LA REGIN AREQUIPA A TRAVS DE LOS COMITS PROVINCIALES DE DEFENSA CIVIL POR EVENTOS DE EMERGENCIA
Cdigo : 2.6.0.0.08

Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC) rea de Comunicaciones Jefatura
Comits Provinciales de Defensa Civil
INICIO
Recibe Informacin del Evento de Emergencia 1
Prevencin
Evento es de:?
Emergencia Elabora Informe con datos recibidos del evento de Emergencia
Informe del evento de Emergencia: - Fuente de Informacin. - Incidencia - Fecha
Jefatura toma conocimiento de campaa Se coordina con la ORDNDC la puesta en marcha de una campaa de prevencin de desastres Recibe aviso de evento un evento de de Emergencia Emergencia del del Comit Comit Distrital o de Informante directo
Designa a responsable del rea de Comunicacin la difusin de la campaa
Evento cobra mayor importancia? SI
NO
Remite Informe a Jefatura con copia al rea de Operaciones para conocimiento de ambos
Jefatura recibe y toma conocimiento de Informe
Toma conocimiento del evento y remite Informacin al rea de Comunicaciones de la ORDNDC de manera directa
Responsable elabora Nota de Prensa en temas de Sensibilizacin, Prevencin y Educacin, en coordinacin con los Comits Provinciales
Comunica de forma directa al Comit Nacional de Defensa Civil en Lima
Jefatura realiza las acciones correspondientes en base a la informacin recibida
Nota de Prensa
Mantiene operativos y abiertos los medios de comunicacin radiales HF,UHF, Telefona Satelital, con los distintos comits, para la informacin constante de los sucesos Jefatura recibe y toma conocimiento de Nota 2
Se remite Nota de Prensa a Jefatura
Seguido, se elabora Nota de Prensa y se remite a Jefatura Remite Nota de Prensa a los distintos medios de comunicacin para su difusin
FIN
Nota de Prensa
- 418 -
ELABORACIN DE PLANES DE DEFENSA CIVIL Y PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA N 2.6.0.0.09 I. II. OBJETIVO
Formulacin de Planes de Defensa Civil y Proyectos de Inversin Pblica.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Art.61. Decreto Ley 19338, Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil. Decreto Supremo, N 001-A-2004 SGMD. Plan Nacional de Prevencin y Atencin de Desastres.
III. REQUISITOS
Estadstica y Base de datos de Fenmenos Recurrentes y Atencin de Emergencias.
IV.
ETAPAS 1. Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil ( 45 das)

1.1 Solicita a Responsable del rea de Planeamiento la elaboracin del Plan Regional de Prevencin de Atencin de Desastres de la Regin Arequipa y Proyectos de Inversin Publica, de acuerdo a la Norma del Sistema Nacional de Defensa Civil. Recibe y toma conocimiento de Solicitud. Recopila informacin de la base de datos (INEI, SENAMHI, INGEMED, Instituto Geolgico de la UNSA, Instituto Geolgico Peruano) y de la estadstica de los Fenmenos Recurrentes y Experiencias de Desastres de los ltimos 10 aos. Elabora Plan Regional de Prevencin que contiene: Plan de Emergencia. Plan de Contingencia. Plan Operativo. Plan de Prevencin. 1.5 1.6 1.7 1.8 Elabora Proyectos de Inversin Publica para Prevencin, Atencin y Rehabilitacin de Emergencias con su presupuesto anual. Remite Expediente a su Jefatura para su revisin. Jefatura recibe y toma conocimiento de Expediente. Remite Expediente a Gerencia General Regional para su visado
1.2 1.3
1.4
2.

2.1 2.2 2.3 Recibe y toma conocimiento de Expediente. Revisa y da visto bueno a Expediente. Solicita a Oficina Regional de Asesora Jurdica que elabore Ordenanza Regional del Expediente.
- 419 -
3.

3.1 3.2 3.3 Recibe y toma conocimiento del Expediente. Elabora Ordenanza Regional del Expediente. Remite Expediente y Ordenanza Regional a Gerencia General para su aprobacin y firma.
4.

4.1 4.2 Recibe y revisa Ordenanza Regional y Expediente. Remite Expediente y Ordenanza Regional al Consejo Regional para su aprobacin en sesin.
5.

5.1 5.2 Recibe y toma conocimiento de Expediente y Ordenanza Regional. En sesin aprueba o desaprueba la Ordenanza Regional del Expediente.
- 420 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE PLANES DE DEFENSA CIVIL Y PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA
Cdigo : 2.6.0.0.09

Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC) Jefatura rea de Planeamiento
Recibe y toma conocimiento de la Solicitud 1
Consejo Regional
Oficina de Asesora Jurdica (ORAJ)
INICIO
Solicita a Responsable del rea de Planeamiento la elaboracin del Plan Regional de Prevencin de Atencin de Desastres de la Regin Arequipa y Proyectos de Inversin Publica, de acuerdo a la Norma del Sistema Nacional de Defensa Civil
Recopila informacin de la base de datos y de la estadstica de los Fenmenos Recurrentes y Experiencias de Desastres de los ltimos 10 aos
Recibe y toma conocimiento de Expediente y Ordenanza Regional
Elabora Plan Regional de Prevencin
En sesin aprueba o desaprueba la Ordenanza Regional del Expediente
Revisa y da visto bueno a Expediente
Elabora Ordenanza Regional del Expediente
Plan Regional de Prevencin de Atencin de Desastres de la Regin Arequipa contiene: - Plan de Emergencia. - Plan de Contingencia. - Plan Operativo. - Plan de Prevencin. Recibe y toma conocimiento de Expediente
FIN
Solicita a ORAJ que elabore Proyecto de Ordenanza Regional del Expediente
Ordenanza Regional
Remite Expediente a Gerencia General Regional para su visado
Elabora Proyectos de Inversin Publica para Prevencin, Atencin y Rehabilitacin de Emergencias con su presupuesto anual
Remite Expediente y Ordenanza Regional a Gerencia GeneralRegional para su aprobacin y firma Recibe y revisa Ordenanza Regional y Expediente
Proyectos de Inversin Publica para el Presente Ao
Remite Expediente y Ordenanza Regional al Consejo Regional para su aprobacin en sesin
Remite Expediente a Jefatura para su revisin
- 421 -
COORDINACIN ADMINISTRATIVA Y ATENCIN DE REQUERIMIENTOS DE LAS REAS OPERATIVAS N 2.6.0.0.10 I. II. OBJETIVO
Lograr que las reas Funcionales operen con eficacia y efectividad.
BASE LEGAL
Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales Art.61.
III. REQUISITOS
Solicitud, elaborada por la Jefatura de la Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil.
IV.
ETAPAS 1. Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (03 das)

1.1 Solicita al Responsable de Coordinacin Administrativa las adquisiciones de bienes y servicios y el soporte tcnico, mantenimiento y funcionamiento de las reas Operativas. Responsable de rea recibe y toma conocimiento de Solicitud. Revisa la operatividad de las reas en base a los planes de mantenimiento. En caso de encontrar imperfectos, Responsable coordina el soporte tcnico y administrativo de las reas Operativas. Realiza el pago de las adquisiciones de Bienes y Servicios. Coordina las adquisiciones de Bienes y Servicios en base a las necesidades operativas. En caso que la adquisicin no sea mayor de 100 soles, se realiza el pago con el fondo en efectivo de la caja chica. Elabora Informe de Pagos por Adquisiciones y los remite a Jefatura. Jefatura toma conocimiento de Informe.
1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9
1.10 En caso que la adquisicin sea mayor de 100 soles, se remite requerimientos a Oficina de Logstica y Patrimonio con visto bueno de Jefatura para su adquisicin. 2. 2. Oficina de Logstica y Patrimonio (1 da) 2.1 2.2 Oficina recibe requerimientos de Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil. Adquiere bien o contrata servicio, realiza el proceso de compra y lo enva a Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil. .
- 422 -
PROCEDIMIENTO : COORDINACIN ADMINISTRATIVA Y ATENCIN DE REQUERIMIENTOS DE LAS REAS OPERATIVAS
Cdigo : 2.6.0.0.10

Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC) Jefatura rea de Coordinacin Administrativa
Recibe y toma conocimiento de la Solicitud 1 Revisa la operatividad de las reas en base a los planes de mantenimiento
INICIO
Solicita al Responsable de Coordinacin Administrativa las adquisiciones de bienes y servicios y el soporte tcnico, mantenimiento y funcionamiento de las reas Operativas
Jefatura recibe requerimientos de la ORDNDC
En caso de encontrar imperfectos, Responsable coordina el soporte tcnico y administrativo de las reas operativas
Realiza el pago de las adquisiciones de bienes y servicios
Adquiere Bien o contrata Servicio, realiza el proceso de compra y lo enva a ORDNDC.
Recibe toma conocimiento de Informe
Coordina las adquisiciones de Bienes y Servicios en base a las necesidades operativas
NO
FIN 2 Realiza el pago con el fondo en efectivo de la caja chica
Adquisicin es mayor de 100 soles?
SI
Remite requerimientos a OLP para su adquisicin con visto bueno de Jefatura
Elabora Informe de Pagos por Adquisiciones y lo remite a Jefatura
Informe de Pagos por Adquisiciones
- 423 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA SUB GERENCIA DE FORMULACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN ELABORACIN DE PERFIL O ESTUDIOS DE PRE-INVERSIN DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA N 3.7.10.0.01
I.
OBJETIVO
Dar viabilidad a los estudios de pre inversin, demostrando la rentabilidad social y sostenibilidad del proyecto.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27293 (creacin del Sistema Nacional de Inversin Pblica), modificada por las Leyes Nros. 28522 y 28802 y por el Decreto Legislativo 1005. Reglamento del SNIP, aprobado por Decreto Supremo N 102-2007-EF, modificado por Decreto Supremo N 185-2007-EF y 038-2008-EF. Directiva General del SNIP, aprobada por Resolucin directoral N 002-2009-EF/68.0, modificada por la Resolucin Directoral N 003-2009-EF/68.01,004-2009-EF/68.01 Resolucin Ministerial delegaciones Proyecto de Inversin Publico con endeudamiento interno, Resolucin Ministerial N 314-2007-EF/15
III.
REQUISITOS
Requerimiento y/o Solicitud de Elaboracin de Perfil o Estudios de Pre Inversin de PIP de parte de Entidades del Estado, Unidades Orgnicas, Sociedad Civil y Alta Direccin.
IV.
ETAPAS 1. Tramite Documentarlo (01 da)

1.1 Recepciona la solicitud, la registra en el sistema interno, llenando el asunto de solicitud, fecha y hora de ingreso, posteriormente se indica a la oficina a la cual derivaran la solicitud (Presidencia o Gerencia Regional de Infraestructura).
2.
Gerencia Regional de Infraestructura (1/2 da)

1.2 Recepciona solicitud y comunica a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin, la elaboracin del estudio o puede solicitar una visita tcnica para saber si compete o no realizar el Proyecto de Inversin Pblica.
3.
Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin Pblica (02 das)

3.1 3.2 Realiza la visita tcnica para saber si es factible el Proyecto de Inversin Pblica. Remite el informe de la visita tcnica a la Gerencia Regional de Infraestructura la cual autoriza los estudios.
4.
Gerencia Regional de Infraestructura (01 da)

4.1 Recepciona Informe y autoriza estudios.
- 424 -
5.
Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin Pblica (25 das)

5.1 La autorizacin es recepcionada y se procede con la asignacin del estudio al formulador, ste presenta a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin el Proyecto de Inversin Pblica, el cual es remitido a un evaluador quien verifica el contenido mnimo de ste, de no cumplir con stos es devuelto mediante un documento al formulador para completar la informacin y nuevamente presentarlo a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin. De cumplir con todos los requisitos se procede con la inscripcin en el Banco de Proyectos y se remite a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para su evaluacin.
5.2
6.
Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y ordenamiento Territorial (01 da)

6.1 Recepciona el Estudio de Pre inversin, lo deriva a la Oficina de Proyectos de Inversin.
7.

7.1 Recepciona el Estudio de Pre inversin, el profesional encargado evala el perfil y lo declara viable o no viable a travs de un informe, remitiendo dos copias de este una para la Gerencia Regional de Infraestructura y otra para el Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin, si el perfil presentara observaciones remite un informe a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin. Si el perfil presentara observaciones, la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin recepciona el informe de la Oficina de proyectos de Inversin y procede a remitir un documento al formulador del estudio para que subsane las observaciones, ste presenta por escrito la subsanacin de observaciones a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin y se actualiza la base de datos y es remitido nuevamente a Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para su evaluacin. As hasta lograr la viabilidad del estudio
7.2
- 425 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE PERFIL O ESTUDIOS DE PRE INVERSIN DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA (PIP)
Cdigo :3.7.10.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin

Gerencia Regional de Infraestructura (GRI) Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (SGFPI) Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial (ORPPOT) Oficina de Programacin de Inversiones (OPI)
Tramite Documentario
INICIO
Recepciona la solicitud, la registra y lo deriva.
Recepciona la solicitud y ordena a la SGFPI la elaboracin del estudio o puede solicitar una visita tcnica
Realiza la visita tcnica
Recepciona Informe y autoriza estudios
Remite el informe de la visita tcnica a la GRI la cual autoriza los estudios. La autorizacin es recepcionada y Unidad Formuladora procede a elaboracin del estudio. Remite a la OPI para su subsanacin FIN Se remite a profesional especializado para evaluar el contenido. SI Hay observaciones?
Formulador presenta a la Jefatura el PIP
NO
Procede con la inscripcin en el Banco de Proyectos
Se remite a la ORPPOT para su evaluacin.
Recepciona el Estudio de Pre inversin, lo deriva a la OPI
Recepciona el Estudio de Pre inversin, el profesional encargado evala el perfil y lo declara viable o no viable a travs de un informe
- 426 -
ELABORACIN DEL ESTUDIO DEFINITIVO O EXPEDIENTE TCNICO DE PROYECTO DE INVERSIN PBLICA N 3.7.10.0.02
I.
OBJETIVO
Emitir una resolucin aprobatoria por parte de la Gerencia de Infraestructura del Estudio Definitivo.
II.
BASE LEGAL
Ley 28411 - "Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Pblico". Ley 27293 - "Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica", modificado por las leyes N 28522 y 28802. Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado con Decreto Supremo 0832004-PCM y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo 084-2004-PCM. Resolucin de Contralora 195-88-CG del 18-07-88, que aprueba las normas para la Ejecucin de Obras por Administracin Directa. Resolucin de Contralora 320-2006-CG, que aprueba Normas Tcnicas de Control Interno. Reglamento Nacional de Edificaciones, aprobado en Resolucin Ministerial N 290-2005VIVIENDA y Resolucin Ministerial N 069-2006-VIVIENDA. De existir normas especficas referidas al proyecto, estas son de aplicacin OBLIGATORIA en la elaboracin de los expedientes tcnicos.
III. REQUISITOS Presentacin de Perfil o Estudio de Pre Inversin con sello de viabilidad de la Oficina de Programacin de Inversiones. IV.
ETAPAS
1.1 1.2 1.3 Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (10 das) Verifica ficha SNIP y convenios existentes del Proyecto de Inversin Pblica. Procede a elaborar los Trminos de Referencia del proyecto asignndose un profesional para la Elaboracin del Expediente Tcnico el cual suscribe los Trminos de Referencia. El Expediente Tcnico ingresa a la Sub Gerencia y se remite a un equipo evaluador segn el sector correspondiente para su respectiva revisin, este equipo emite su conformidad o lo observa. 1.2.1 De tener conformidad se procede con la elaboracin del Informe de Conformidad y el formato SNIP 15 de acuerdo a la Normativa Legal vigente los cuales son remitidos a Gerencia Regional de Infraestructura para la firma correspondiente del formato SNIP 15. y su derivacin a la Oficina de Programacin de Inversiones para su suscripcin y esta lo remite a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin.
1.4
- 427 -
1.2.2
De ser observado el Expediente Tcnico, la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin enva mediante documento las observaciones al proyectista para que sean absueltas segn los plazos estipulados en los Trminos de Referencia y sea presentado nuevamente para su revisin.
2.
Gerencia Regional de Infraestructura (03 das)

2.1 Recepciona Informe de Conformidad y el formato SNIP 15, emite una copia de la Resolucin de Aprobacin a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin y esta procede a enviar el Expediente Tcnico y documentos Originales al Archivo tcnico del Sub Gerencia de de formulacin de Proyectos de Inversin, una copia a la Sub Gerencia de ejecucin de Proyectos de Inversin y otra para la Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin.
3.
Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (02 das)

3.1 El encargado del sector que dio conformidad al Expediente Tcnico procede a realizar el Informe de Aprobacin el cual es enviado a la Gerencia Regional de Infraestructura junto con el Proyecto de Resolucin.
4.

4.1 Recepciona el Informe de aprobacin y el Proyecto de Resolucin de la Sub Gerencia Regional de Infraestructura y elabora Resolucin de Aprobacin
5.

5.1 5.2 5.3 Recepciona el informe de la Gerencia Regional de Infraestructura esta la remite a profesional para la verificacin del formato SNIP 15 con el estudio de pre inversin. Registra el PIP definitivamente en el Banco de proyectos Remite informe a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin.
- 428 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DEL ESTUDIO DEFINITIVO O EXPEDIENTE TCNICO DE PROYECTO DE INVERSIN PBLICA
Cdigo :3.7.10.0.02

Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (SGFPI) Gerencia Regional de Infraestructura (GRI) Oficina de Programacin de Inversiones (OPI)
INICIO
Verifica ficha SNIP y convenios existentes del PIP
Se asigna un profesional para elaborar los Trminos de Referencia del proyecto.
El Expediente Tcnico ingresa a la Sub Gerencia y se remite a un equipo evaluador para su revisin
Remite informe a la SGFPI Se entrega las observaciones al proyectista para que sean absueltas y sea presentado nuevamente para su revisin NO
Es conforme? 1 SI Registra el PIP definitivamente en el Banco de proyectos
FIN Elabora el Informe de Conformidad y el formato SNIP 15 Recepciona el Informe de aprobacin y el Proyecto de Resolucin de la Sub Gerencia Regional de Infraestructura y elabora Resolucin de Aprobacin Remite a profesional para la verificacin del formato SNIP 15 con el estudio de Pre Inversin
Formato 15 1
El encargado del sector que dio conformidad al Expediente Tcnico procede a realizar el Informe de Aprobacin el cual es enviado a la GRI junto con el Proyecto de Resolucin.
Se remite a la GRI para la firma del formato SNIP 15
Recepciona Informe de Conformidad y el formato SNIP 15, emite una copia de la Resolucin de Aprobacin a la SGFPI
- 429 -
ASISTENCIA TCNICA A GOBIERNOS LOCALES E INSTITUCIONES PBLICOS N 3.7.10.0.03

I.
OBJETIVO
Asesorar y apoyar a Gobiernos Locales e Instituciones Pblicas en Asistencia Tcnica Diversa para Estudios de Pre Inversin de Proyecto de Inversin Pblica.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27293 (creacin del SNIP), modificada por las Leyes Nos. 28522 y 28802 y por el Decreto Legislativo 1005. Reglamento del SNIP, aprobado por Decreto Supremo N 102-2007-EF, modificado por Decreto Supremo N 185-2007-EF y 038-2008-EF. Directiva General del SNIP, aprobada por Resolucin directoral N 002-2009-EF/68.0, modificada por la Resolucin Directoral N 003-2009-EF/68.01,004-2009-EF/68.01
III. REQUISITOS Solicitud de Gobiernos Locales e Instituciones Pblicas. IV.
ETAPAS 1. Tramite Documentario (01 da)

1.1 Se Solicita al Gobierno Regional por mesa de Partes la asistencia tcnica para estudios de Pre Inversin de Proyectos de Inversin Pblica.
2.
Gerencia de Infraestructura (01 da)

2.1 Gerencia recibe por secretaria la solicitud, toma conocimiento de la solicitud y lo remite a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin.
3.

3.1 3.2 3.3 3.4 Recepciona la solicitud, toma conocimiento y asigna un Profesional para Atencin y/o Evaluacin. Profesional evala la solicitud y determina la viabilidad de la Asistencia Tcnica. En caso de aprobacin se procede a levantar informacin de campo y se elabora informe tcnico mediante visitas tcnicas planificadas y programadas. En caso de desaprobacin se eleva informe a Sub Gerencia sobre el rechazo de la solicitud y Sub Gerencia remite el informe a Gerencia Regional de Infraestructura y a mesa de Partes.
- 430 -
PROCEDIMIENTO : ASISTENCIA TCNICA A GOBIERNOS LOCALES E INSTITUCIONES PBLICAS
Cdigo :3.7.10.0.03
Tramite Documentario
Gerencia Regional de Infraestructura (GRI)
Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (SGFPI)
INICIO
Solicita asistencia tcnica para estudios de Pre Inversin de Proyectos de Inversin Pblica.
Toma conocimiento de la solicitud y lo remite a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin para su atencin
Recepciona la solicitud, toma conocimiento y asigna un Profesional para Atencin y/o Evaluacin.
Profesional evala la solicitud y determina la viabilidad de la Asistencia Tcnica
En caso de aprobacin se procede a levantar informacin de campo y se elabora informe tcnico
FIN
En caso de desaprobacin se eleva informe a la GRI sobre el rechazo de la solicitud
- 431 -
APOYO CON EQUIPO TOPOGRFICO A UNIDADES ORGNICAS Y ENTIDADES DEL ESTADO SOBRE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA N 3.7.10.0.04 I. II. III. IV. OBJETIVO
Atender con el equipo de topografa a Entidades del Estado y Unidades Orgnicas.
BASE LEGAL
Resolucin Ejecutiva Regional N 110-2007-GRA/PR.
REQUISITOS
Solicitud de Entidades del Estado y Unidades Orgnicas.
ETAPAS 1. Tramite Documentario (01 da)

1.1 1.2 Se Solicita por mesa de Partes la asistencia con Equipo Topogrfico para un Proyecto de Inversin Pblica. Si lo solicita una Unidad Orgnica, la solicitud pasa a la Gerencia Regional de Infraestructura.
2.

2.1 Gerencia recibe solicitud, toma conocimiento del caso y lo remite a la Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin.
3.

3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Se recepciona solicitud de Apoyo Topogrfico y lo deriva a un Profesional para su atencin. Profesional evala el requerimiento y determina la viabilidad del Apoyo Topogrfico. En caso de aprobacin se realizan las acciones de levantamiento Topogrfico y se elabora un informe que se eleva a la Sub Gerencia. En caso de desaprobacin, se eleva un informe a la Sub Gerencia dando a conocer las razones del rechazo de la solicitud. Sub Gerencia eleva el informe a la Gerencia Regional de Infraestructura y a Mesa de Partes
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PROCEDIMIENTO : APOYO CON EQUIPO TOPOGRFICO A UNIDADES ORGNICAS Y SOCIEDAD CIVIL SOBRE PIP
Cdigo :3.7.10.0.04
Unidades Orgnicas
Sociedad Civil / Entidades del Estado
Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (SGFPI)
INICIO
Gerencia recibe y toma conocimiento de la solicitud
Toma conocimiento de la solicitud y asigna un Profesional para atencin.
Solicita Apoyo Topogrfico para proyectos de Inversin Publica
Por mesa de partes la Entidad solicita Apoyo Topogrfico para proyectos de Inversin Publica
Profesional evala el requerimiento
Aprobado? SI
NO
Profesional eleva informe a Sub Gerencia sobre el rechazo de la Solicitud
Informe Tcnico
FIN
Se realiza las acciones de levantamiento Topogrfico y se elabora Informe que se eleva a la Sub Gerencia
Gerencia recibe Informe Tcnico y lo remite a Mesa de Partes
Sub Gerencia recibe el Informe y lo remite a GRI
- 433 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA SUBGERENCIA DE EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN SOLICITAR LA INCORPORACIN PRESUPUESTAL DEL PROYECTO DE INVERSIN PBLICA A EJECUTAR. N 3.7.11.0.01 I. II. OBJETIVO
Contar con el presupuesto necesario para la ejecucin de la obra.
BASE LEGAL
Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Ejecucin de las Obras Pblicas por Administracin Directa. Resolucin Directoral N 002-2009-EF/68.01 que aprueba la Directiva General del Sistema Nacional de Inversin Pblica Directiva N 001-2005-CG/OCI-GSNC, Ejercicio del Control Preventivo por los rganos de Control Institucional. Directiva N 008-2006-GRA/PR-GGR.
III.
REQUISITOS
El proyecto de inversin pblica debe haber sido declarado viable. El Expediente Tcnico debidamente aprobado. Contar con el informe presupuestario favorable.
IV.
ETAPAS
1.
Sub gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (01 da)

1.1. Remite a la Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin el expediente tcnico aprobado, resolucin de aprobacin del expediente tcnico, as como el informe presupuestario.
2.
Oficina de Ejecucin de Proyectos Jefatura (02 das)

2.1 2.2 Recepciona el expediente tcnico aprobado y la resolucin de aprobacin del Proyecto de Inversin Pblica a ejecutar. Remite a la Gerencia Regional de Infraestructura un informe para la incorporacin presupuestal del Proyecto de Inversin Publica adjuntando una copia de la Resolucin de aprobacin y el Perfil del Proyecto SNIP (el cual representa un resumen del estudio de pre-inversin).
3.

3.1 3.2 Recepciona el informe de incorporacin presupuestal del Proyecto de Inversin Pblica. Toma conocimiento del informe de incorporacin presupuestal del Proyecto de Inversin Pblica y lo tramita a la Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial para su aprobacin
4.

4.1 Aprueba el informe de incorporacin presupuestal del Proyecto de Inversin Pblica a ejecutarse.
- 434 -
5.

5.1 Ingresa el Proyecto de Inversin Pblica en el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF) para que el Ministerio de Economa de Finanzas otorgue calendario a nivel de meta.
- 435 -
PROCEDIMIENTO : SOLICITAR LA INCORPORACIN PRESUPUESTAL DEL
PROYECTO DE INVERSIN PBLICA A EJECUTAR
Cdigo: 3.7.11.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin

Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (SGFPI) Oficina de Ejecucin de Proyectos de Inversin (OEPI) Gerencia Regional de Infraestructura (GRI)
INICIO
Remite : - Expediente tcnico aprobado. - Resolucin de Aprobacin del Expediente Tcnico. - Informe Presupuestario. Recepciona el expediente tcnico aprobado y la resolucin de aprobacin. Toma conocimiento del Informe y lo tramita para su aprobacin Aprueba el informe de incorporacin presupuestal del PIP. Ingresa el PIP Al SIAF
Remite informe para la incorporacin presupuestal del PIP adjuntando una copia de la Resolucin de aprobacin y el Perfil del Proyecto SNIP
Recepciona el informe de incorporacin presupuestal del PIP.
FIN
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DIRIGIR Y CONDUCIR EL PROCESO TCNICO ADMINISTRATIVO PARA LA EJECUCIN DE OBRAS POR LA MODALIDAD DE ADMINISTRACIN DIRECTA N 3.7.11.0.02 I. OBJETIVO
Conducir de manera eficaz y eficiente el proceso tcnico administrativo en le ejecucin de proyectos de inversin por administracin directa.
II.
BASE LEGAL
Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Ejecucin de las Obras Pblicas por Administracin Directa. Directiva N 001-2005-CG/OCI-GSNC, Ejercicio del Control Preventivo por los rganos de Control Institucional. Directiva N 008-2006-GRA/PR-GGR. Plan Anual de Adquisiciones.
III.
REQUISITOS
El proyecto de inversin pblica debe haber sido declarado viable. El Expediente Tcnico debidamente aprobado. Contar con el informe presupuestario favorable. El profesional a ser residente deber de contar con el ttulo profesional y colegiado con amplia experiencia en ejecucin de obras. Contar con el listado de Insumos a requerir para la Ejecucin de la obra, el cual es parte indispensable del Expediente Tcnico aprobado, del mismo modo se debe considerar el plan anual de adquisiciones
IV.
ETAPAS 1. Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (01 da)

1.1 Remite el expediente tcnico aprobado, resolucin de aprobacin del expediente tcnico as como el informe presupuestario.
2.
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (02 das)

2.1 2.2 2.3 Recepciona el expediente tcnico aprobado y la resolucin de aprobacin. Archiva una copia del expediente tcnico (ste formar parte del acerbo documentario). El subgerente lleva a cabo el proceso de seleccin del residente para la obra en cuestin, escogiendo al profesional adecuado para el tipo de obra: Saneamiento, Infraestructura, Hidrulica, Transportes, Elctrica. El cual le asigna las siguientes funciones: Participar en la obra a su cargo a tiempo completo y cumpliendo con los contenidos del expediente tcnico aprobado. Ejercer la direccin tcnica del proyecto de acuerdo al expediente tcnico aprobado, debiendo adoptar las medidas pertinentes y oportunas para ejecutar los trabajos en el plazo previsto. Ser responsable de los atrasos
- 437 -
o paralizaciones injustificadas as como de la calidad de los trabajos ejecutados. Cautelar que los recursos asignados al proyecto a su cargo, se usen nica y exclusivamente para la ejecucin de la obra conforme al expediente tcnico aprobado. Anotar en el cuaderno de obra las principales ocurrencias, consultas y avances de la obra y reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo informe. Asimismo, deber anotar la ocurrencia de atrasos injustificados y para los casos en que se requiera deber elaborar y presentar el cronograma acelerado de ejecucin obra. Plantear y solicitar, mediante anotacin en el cuaderno de obra, la autorizacin del supervisor, respecto de los trazos de obra parciales o trazo total de la obra. Elaborar y presentar oportunamente, para su adquisicin respectiva, el listado de insumos necesarios para la ejecucin de los trabajos de acuerdo al calendario de adquisicin de materiales. Dicha programacin se efectuar dentro de los primeros 15 das hbiles de cada mes, en caso de tratarse de insumos que no requieran de procesos de licitacin y/o similares, en cuyo caso se tomar las previsiones antes del inicio de la Obra. Disponer el retiro de los materiales rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones tcnicas del expediente tcnico aprobado. A solicitud del supervisor, disponer el retiro de la persona o personas que se encuentren causando incorrecciones, desrdenes o cualquier otra falta que tenga relacin y afecte la correcta ejecucin de la obra. Cautelar la cantidad de materiales, mano de obra y servicios necesarios para garantizar el cumplimiento del cronograma de avance de obra y la continuidad de los trabajos hasta la terminacin a conformidad de los mismos. Cautelar que el personal que labora en el proyecto sea en el nmero y categora previstos en el expediente tcnico aprobado. Cautelar el adecuado ingreso y cese de funcin del personal, optimizando la asignacin de cargos y el rendimiento laboral del personal a su cargo. Coordinar y tener informado a la Sub Gerencia de Obras los retiros, deserciones reemplazos, rotacin y nuevos ingresos de personal obrero. Llevar un registro de asistencia a travs del cual se pueda determinar la participacin y permanencia de cada obrero durante la ejecucin de la obra. Cautelar que durante la ejecucin del proyecto no se atente contra el medio ambiente. Elaborar, bajo coordinacin con el supervisor, la valorizacin de manera mensual. Presentar a la Sub Gerencia de Obras, dentro de los dos (02) primeros das calendarios, el informe mensual. Presentar al supervisor, las solicitudes de modificatorias al expediente tcnico adjuntando para el efecto el informe tcnico justificatorio, tenindose en cuenta que de requerir modificaciones sustanciales, as como de los errores u omisiones en el expediente tcnico, que tengan
- 438 -
incidencia en el cumplimiento de las metas fsicas, deben de contar con la opinin del proyectista. Presentar al supervisor, dentro de los tres (03) das tiles de concluida la obra, el informe final. Presentar en el informe mensual y/o final la informacin adicional de carcter relevante solicitada por la Sub Gerencia de Obras. Participar y suscribir el acta de terminacin de la obra segn formato una vez concluidos a satisfaccin los trabajos. Proporcionar toda la informacin y facilidades necesarias para la labor de supervisin a cargo de los representantes de la Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Obras. Asistir a la Sub Gerencia de Obras, en caso fuera citado por esta oficina para fines de coordinacin, capacitacin o actualizacin. Las dems funciones inherentes al cargo que le asigne el Sub Gerente de Obras
3.
Residente de Obra (02 das)

3.1 El residente seleccionado para dirigir la obra mediante un informe propone a un asistente, y solicita nmero de obreros para la ejecucin.
4.
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (01 da)

4.1 El subgerente revisa el informe enviado por el residente de obra para contratar al personal (obreros), quienes estarn constituidos en su 60% por trabajadores del Sindicato de Construccin Civil y en su 40% por personal seleccionado por el Gobierno Regional.
5.
Residente de Obra (02 das)

5.1 Revisa el expediente tcnico, en cuanto a la descripcin de lista de insumos, el residente de obra junto con su asistente elaboran los requerimientos de materiales y servicios.
6.
Sub Gerente de Ejecucin de Proyectos de Inversin (01 da)

6.1 6.2 Recepciona los requerimientos de materiales y servicios, los revisa y da el visto bueno del mismo. Remite una copia de los requerimientos de materiales y servicios a la Oficina de Logstica y Patrimonio.
7.

7.1 7.2 7.3 7.4 Recepciona la copia de los requerimientos de materiales y servicios para su clasificacin y archivo. Realizan la licitacin, mediante un proceso de seleccin para la compra de materiales de acuerdo al tipo y monto de la obra realizada. Elabora las rdenes de Servicio de los requerimientos de los materiales y servicios. Remite las rdenes de Servicio.
8.
Oficina de Ejecucin de Proyectos de Inversin (01 da)

8.1 Recepciona las rdenes de Servicio clasificndolas por cronograma y verificando las mismas respecto al estado de la(s) Obra(s), si la orden de servicio se encuentra saldada, se recurre al proveedor de la empresa que haba ganado el proceso de licitacin.
- 439 -
8.2
Emitir un informe a la Gerencia de Infraestructura sealando el monto necesario de todas las obras por mes.
- 440 -
PROCEDIMIENTO : DIRIGIR Y CONDUCIR EL PROCESO TCNICO ADMINISTRATIVO PARA LA EJECUCIN DE OBRAS POR LA MODALIDAD DE ADMINISTRACIN DIRECTA
Cdigo: 3.7.11.0.02

Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (SGFPI) Oficina de Ejecucin de Proyectos de Inversin (OEPI) Jefatura Residente de Obra Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP)
INICIO
Recepciona el expediente tcnico aprobado y la resolucin de aprobacin, archivar una copia del expediente tcnico
Elige residente de obra en cuestin, para el tipo de obra: Saneamiento, Infraestructura, Hidrulica, Transportes, Elctrica.
Propone asistente para la obra
2
Remite el expediente tcnico aprobado, resolucin de aprobacin del expediente tcnico as como el informe presupuestario. Recepciona los requerimientos de materiales y servicios
Recepciona la copia de los requerimientos de materiales y servicios
Revisa y da el visto bueno de requerimientos
Solicita nmero de obreros para la ejecucin.
Informe de Contratacin personal
Clasifica y archiva la copia de requerimientos
3
Remite una copia de los requerimientos de materiales y servicios Recepciona las Ordenes de Compras y de Servicios
NO
Es viable?
SI
Revisa el expediente tcnico
Realizan la licitacin,Para la compra de materiales de acuerdo al tipo y monto de la obra realizada.
2
Clasifica las rdenes Elabora los requerimientos de materiales y servicios.
Elabora las rdenes de Compra y/o Servicio de los requerimientos de los materiales y servicios.
1 No
La orden de servicio est saldada?
Remite las rdenes de Compras y de Servicios.
FIN Si
Recoge los materiales en el caso de Bienes, y en el caso de Servicio se coordina con el proveedor para la ejecucin del servicio. Emitir un informe a la Gerencia de Infraestructura sealando el monto necesario de todas las obras por mes segn las Ordenes atendidas
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REVISIN DE LOS INFORMES MENSUALES DE LOS PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA QUE SE ENCUENTREN EN PROCESO DE EJECUCIN N 3.7.11.0.03 I. II. OBJETIVO
Control exhaustivo de los proyectos de inversin pblica en proceso de ejecucin.
BASE LEGAL
Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Ejecucin de las Obras Pblicas por Administracin Directa.
III.
REQUISITOS
Los requisitos que se estipulan en el artculo N 01 de la Resolucin de Contralora N 195-88-CG.
IV.
ETAPAS 1. Residente del Proyecto de Ejecucin (05 das)

1.1 Dentro de los primeros cinco (05) das calendario posterior al vencimiento de cada mes y durante la ejecucin de la obra, el responsable tcnico elaborar el informe mensual del residente de obra (en formato vigente), el mismo que ser presentado a la Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin. Dicho informe estar referido entre otros aspectos a: Detalle de las principales partidas ejecutadas durante el mes. Memoria descriptiva del proceso constructivo. Informacin relevante del mes. Informacin del cumplimiento del impacto ambiental. Avance fsico de la obra. Control de metrados ejecutados, debidamente sustentados elaborados en forma conjunta: Residente/Inspector o Supervisor. Valorizacin de Obra, frmula polinmica. Planilla de metrados con el sustento respectivo. Control de utilizacin de mano de Obra. Control de materiales, ingreso y salida. Control de utilizacin de equipo mecnico. Vistas fotogrficas que permitan observar el desarrollo de los trabajos realizados durante el mes. Copias del cuaderno de obra. Copia de control de calidad de los trabajos, de los materiales, as como del funcionamiento de las instalaciones, conforme a las especificaciones tcnicas correspondientes realizados durante el mes.
2.
Supervisor del Proyecto de Inversin (02 das)

2.1 Realiza el visado del informe de ocurrencias tcnicas, ste verificar si el avance fsico de la obra va a la par del avance propuesto mostrado en el informe mensual.
- 442 -
3.
Sub Gerencia de Ejecucin de proyectos de Inversin Jefatura (02 das)

3.1 3.2 Recepciona el informe mensual, se realiza la revisin y vaciado en la Base de Datos del mismo. En caso existiesen falencias en el informe mensual y se lleva a cabo las medidas correctivas, pudiendo ser devuelto mediante un memorndum al residente de obra. Se remite un informe a la Gerencia Regional de Infraestructura un resumen del informe mensual.
3.3
4.

4.1 Recepciona el resumen del informe mensual conteniendo el porcentaje del avance fsico versus presupuesto elaborado, asimismo se informa el estado de la obra: en ejecucin, paralizada o culminada.
- 443 -
PROCEDIMIENTO : REVISIN DE LOS INFORMES MENSUALES DE LOS PROYECTOS
DE INVERSIN PBLICA QUE SE ENCUENTREN EN PROCESO DE EJECUCIN
Cdigo: 3.7.11.0.03

Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin
(SGEPI)
Residente del Proyecto de Ejecucin Supervisor del proyecto de Inversin
Recepciona el informe mensual
Gerencia Regional de Infraestructura
Jefatura
(GRI)
Inicio
Elabora el informe conteniendo las ocurrencias tcnicas (materiales, dinero, plazos)
Realiza el visado del informe de ocurrencias tcnicas
Realiza la revisin y vaciado en la BD del informe mensual.
Resumen Informe Mensual Fin
Corrige las falencias
Verifica si el avance fsico de la obra va a la par del avance propuesto mostrado en el informe mensual.
No Existen falencias en el informe mensual?
Emite Informe Mensual de la situacin del Proyecto de Inversin Publica que se viene ejecutando
Toma conocimiento y evalua
Si
Ejecutar medidas correctivas
Informa el estado de la obra: en ejecucin, paralizada o culminada.
Recepciona el informe mensual
- 444 -
SOLICITAR AL RESIDENTE DE OBRA LA ELABORACIN DEL INFORME FINAL DE EJECUCIN DE OBRA N 3.7.11.0.04 I. OBJETIVO
Verificar el cumplimiento de las metas estipuladas en el expediente tcnico as como los recursos utilizados en la ejecucin de la misma.
II.
BASE LEGAL
Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Ejecucin de las Obras Pblicas por Administracin Directa. Directiva N 008-2006-GRA/PR-GGR.
III.
REQUISITOS
La obra debe estar concluida en su totalidad, es decir las metas descritas en el Expediente Tcnico deben estar totalmente concluidas.
IV.
ETAPAS 1. Residente de Obra y Supervisor de Obra (05 das)

1.1 Dentro de los cinco (05) das siguientes de terminados los trabajos, el Residente elaborar el Informe Final segn formato establecido, dirigido al Sub Gerente de Ejecucin De Proyectos de Inversin con copia a la Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin s. Este informe entre otros aspectos contendr lo siguiente: Detalle de las principales partidas ejecutadas. Informacin relevante del ltimo perodo de reporte. Cuadro resumen del control de mano de obra. Cuadro resumen de gastos, que permita observar el monto programado y el monto total gastado. Control de materiales, ingreso y salida de almacn de obra. Constancia de recepcin de entrega de saldos de materiales. Control de equipos usados durante el periodo de reporte. Vistas fotogrficas que permitan observar el desarrollo de los trabajos durante el mes. Cuadro resumen de los ensayos y pruebas de control de calidad realizados Otros que solicite el supervisor. Elaboran el informe final el cual contiene el resumen de toda la obra, cronograma real y el total de materiales utilizados as como el material restante.
1.2
El Residente conjuntamente con el personal tcnico de apoyo de la Sub Gerencia de Obras elaborar, y mediante informe, presentar los planos finales de obra (replanteo) y la memoria descriptiva valorizada, deber existir coordinacin permanente con el inspector / supervisor de la obra para la elaboracin de los citados documentos, los que debern ser firmados por el residente y el inspector o supervisor. La terminacin de la obra ser constatada en cuaderno de obra, la misma que tendr pronunciamiento del inspector / supervisor, confirmando la terminacin segn la meta dispuesta en el expediente tcnico y sus modificatorias o
1.3
- 445 -
indicando los trabajos pendientes. Corresponde formalizar emitiendo el Acta de Terminacin de Obra respectiva, elaborada por el residente y firmada conjuntamente con el inspector / supervisor. 1.4 1.5 1.6 De existir observaciones, no se considerar terminada, debiendo ser subsanadas de inmediato, este perodo no generara resolucin por ampliacin de plazo. Confirmada o consentida la terminacin de obra, se deber procesar el acta de materiales sobrantes en caso existan. Remite toda la documentacin a la Sub Gerencia de Supervisin y liquidacin de Proyectos de Inversin.
2.
Sub Gerencia de supervisin y Liquidacin de proyectos de Inversin (03 das)

2.1. El supervisor de la obra entrega una copia del informe final a la Sub Gerencia de supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin de Supervisin, para su evaluacin y posterior creacin del Comit de Recepcin de Obra. En el da y hora fijada la comisin de recepcin de obra designada, se constituirn al lugar donde se ejecutaron los trabajos, recorrern la obra verificando que los trabajos ejecutados estn de conformidad al expediente tcnico aprobado y sus modificatorias, para luego proceder a suscribir el acta de recepcin.
2.2
3.

3.1 3.2 Se archiva una copia del informe final de la obra y se elaboran reportes, cuadros resumen, paneles fotogrficos, etc. Se remite la documentacin de obra a la Gerencia General Regional.
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PROCEDIMIENTO : SOLICITAR AL RESIDENTE DE OBRA LA ELABORACIN DEL INFORME FINAL DE EJECUCIN DE OBRA.
Cdigo: 3.7.11.0.04

Residente y Supervisor de Obra
Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin

(SGSLPI)
1 Recepciona copia de documentacin
INICIO
Elaboran el informe final
Informe final
Archivo
Evala el informe final
Emiten el resumen de la obra
Resumen e toda la obra Archiva una copia del informe final de la obra Asigna el Comit de Recepcin de la Obra
Elaboran Cronograma real de ejecucin de la Obra
Cronograma Remite documentacin de obra a la Gerencia General Total de materiales utilizados y Total de material restante FIN
Emite reporte de materiales utilizados y de materiales restantes
Remite Documentacin a la Sub Gerencia de Supervisin y liquidacin Proyectos de Inversin
- 447 -
SOLICITAR AL RESIDENTE DE OBRA LA ELABORACIN DE LA LIQUIDACIN TCNICA DE LA OBRA EJECUTADA N 3.7.11.0.05 I. II. OBJETIVO
Realizar la liquidacin final de la obra con el fin de transferirla a la entidad correspondiente.
BASE LEGAL
Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Ejecucin de las obras pblicas administracin directa. Directiva N 008-2006-GRA/PR-GGR. por
III. IV.
REQUISITOS
Contar con la liquidacin tcnica y financiera.
ETAPAS 1. Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin - Residente de Obra (01 da)
1.1 1.2 Elabora la documentacin de la obra, elabora kardex, pecosa (pedido de orden de despacho). El Residente elaborar y presentar la respectiva liquidacin tcnica de la obra. El procesamiento se har inmediatamente despus de concluida la obra y ser en funcin a la normatividad y directivas pertinentes sobre Supervisin y Liquidacin de obras.
2.
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin - Jefatura (03 das)

2.1 2.2 Revisa la liquidacin tcnica de la obra ejecutada. Da el visto bueno y la deriva a la Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin
3.
Oficina de Supervisin y Liquidacin de Proyectos (02 das)

3.1 3.2 Recepciona la documentacin y evalan el informe de liquidacin tcnica. En caso de existir alguna falencia en el informe evaluado este retornar al residente de obra para su correccin.
- 448 -
PROCEDIMIENTO : SOLICITAR AL RESIDENTE DE OBRA LA ELABORACIN DE LA
LIQUIDACIN TCNICA DE LA OBRA EJECUTADA.
Cdigo: 3.7.11.0.05

Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (SGEPI) Residente de Obra Jefatura Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (SGSLPI)
INICIO
Elabora la documentacin de la obra
Kardex Pecosa
Da el visto bueno y lo deriva a la Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Obras
Evalua el informe de liquidacin tcnica. Elabora el informe de liquidacin tcnica de la obra ejecutada. Revisa Liquidacin presentada por el residente
Existe alguna falencia en el informe?
No
Se archiva documentacin
Si 1
FIN
- 449 -
EJECUTAR LAS OBRAS DE EMERGENCIA DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE N 3.7.11.0.06 I. OBJETIVO
Coadyuvar en salvaguardar la integridad de la poblacin afectada en caso de una emergencia.
II. III.
BASE LEGAL
Ordenanza Regional N 010-2007. Arequipa
REQUISITOS
Contar con el monitoreo, conduccin y coordinacin de la Oficina de Defensa Civil, quien alcanzara los antecedentes como el grado de emergencia, expediente tcnico y otros.
IV.
ETAPAS 1. 2. Presidencia Regional (01 da)

1.1. Solicita ejecucin de una obra de emergencia.

2.1 2.2 Recepciona solicitud de ejecucin. Coordina con Defensa Civil como apoyo para la ejecucin de la obra dependiendo de la magnitud de la obra y el plazo requerido.
3.
Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin ( De acuerdo a la obra a ejecutarse)

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Enva al personal tcnico adecuado de acuerdo al tipo de obra. Procede a ejecutar la obra. Realiza las coordinaciones con Almacn para utilizar solo saldos de anteriores en la ejecucin de la obra de emergencia. obras
Se informa a Defensa Civil de la cantidad de material disponible para la obra.
- 450 -
PROCEDIMIENTO : EJECUTAR LAS OBRAS DE EMERGENCIA DE ACUERDO A LA
NORMATIVIDAD LEGAL VIGENTE
Cdigo: 3.7.11.0.06

Oficina Regional de Defensa Nacional y Defensa Civil (ORDNDC)

1 Enva al personal tcnico adecuado de acuerdo al tipo de obra
INICIO
Solicita ejecucin de una obra de emergencia
Recepciona solicitud de ejecucin
Realiza las coordinaciones con Almacn para utilizar solo saldos de obras
Se informa a Defensa Civil de la cantidad de material disponible Coordina con La Gerencia regional de Infraestructura la ejecucin de la obra
Da los ltimos detalles para el comienzo de la obra
Procede a ejecutar la obra
Elabora informe final de ejecucin
FIN
Elabora liquidacin tcnica de la obra ejecutada
- 451 -
ASESORAMIENTO Y APOYO A GOBIERNOS LOCALES N 3.7.11.0.07 I. II. III. IV. OBJETIVO

Brindar el apoyo necesario a los gobiernos locales y municipios que lo requieran.
BASE LEGAL
Ordenanza Regional N 010-2007- Arequipa.
REQUISITOS
Canalizar la solicitud de apoyo por las instancias

1.1. Recepciona solicitud de apoyo para ejecucin de obra proveniente de un Gobierno Local.
2.
Gerencia de Infraestructura (01 da)

2.1. 2.2. Da el visto bueno para apoyar la obra. Remite solicitud de ejecucin de obra a la Oficina de Ejecucin de Obras.
3.

3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Valoriza el apoyo que se puede realizar. Enva al personal tcnico adecuado de acuerdo al tipo de obra. Define el tipo de ayuda. Realiza las coordinaciones con Almacn para utilizar el material de saldo.
- 452 -
PROCEDIMIENTO : ASESORAMIENTO Y APOYO A GOBIERNOS LOCALES
Cdigo: 3.7.11.0.07
Unidad Orgnica Responsable : Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin Presidencia Regional Gerencia Regional de Infraestructura (GRI)
INICIO
Valoriza el apoyo que se puede realizar
Recepciona solicitud de apoyo para ejecucin de obra
Da el visto bueno para apoyar la obra
Enva al personal tcnico adecuado de acuerdo al tipo de obra
Remite solicitud de ejecucin de obra a la Oficina de Ejecucin de Obras.
Define el tipo de ayuda
Realiza las coordinaciones con Almacn para utilizar el material de saldo.
FIN
- 453 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA SUB GERENCIA DE EQUIPO MECNICO ADMINISTRACIN DIRECTA DE EQUIPO MECNICO N 3.7.12.0.01 I. OBJETIVO
Administracin del Equipo Mecnico del Gobierno Regional en Obras por Administracin Directa.
II.
BASE LEGAL
Ordenanza Regional N 010-Gobierno Regional de Arequipa.
III. REQUISITOS
Solicitud de equipo mecnico.
IV.
ETAPAS 1. Residente de Obra Solicitante (01 da)

1.1 Solicita mediante informe, Equipo Mecnico a la Sub Gerencia de Equipo Mecnico. Para lo cual se adjunta: Cronograma. Nmero de horas que ser operado. Los das que ser operado. 1.2 Se remite el expediente a la Sub Gerencia de Ejecucin de Inversin para su evaluacin. Proyectos de
2.

2.1 2.2 Se recepciona en secretaria el informe y expediente. Sub Gerente toma conocimiento analiza y la deriva a la Gerencia Regional de Infraestructura para su evaluacin y visto bueno.
3.

3.1 3.2 Recepciona la solicitud y el expediente en secretaria y comunica al Gerente de Regional de Infraestructura. Revisa la solicitud y el expediente y la deriva a la Sub Gerencia de Equipo Mecnico para que vea la disponibilidad de Equipos Mecnico.
4.
Sub Gerencia de Equipo Mecnico (01 da)

4.1 4.2 Recepciona secretaria solicitud y el expediente. Sub Gerente toma conocimiento analiza, evala y ve si existe disponibilidad de Equipo Mecnico. Si en caso que no exista Equipo Mecnico recomienda alquilar, para lo cual se gestiona los documentos necesarios. Se comunica mediante informe al residente de obra de la no disponibilidad de Equipo Mecnico. El residente Obra.- Toma conocimiento de la no disponibilidad de Equipo Mecnico y finaliza el trmite.
- 454 -
4.3
SI existe disponibilidad de Equipo Mecnico, se elabora: El cronograma Se recomienda el uso de veinte (20) horas como mximo por da y otros.
4.4
Una vez elaborado el cronograma se obtiene el coste de reposicin y mantenimiento por el uso del Equipo Mecnico. Por lo cual se comunica a la Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin para que realice la respectiva transferencia presupuestaria.
5.
Sub Gerencia de Formulacin de Proyectos de Inversin (01 da)

5.1 Toma conocimiento Sub Gerente, revisa, analiza, evala y realiza la transferencia presupuestaria por el valor establecido al coste de reposicin y mantenimiento del equipo mecnico. Comunica al Sub Gerente de Equipo Mecnico la transferencia.
5.2
6.

6.1 6.2 El Sub Gerente toma conocimiento de la transferencia reposicin y mantenimiento del equipo mecnico. por el coste de
El Sub Gerente designa al personal de confianza para que opere y controle (Controlador y Operador) el Equipo Mecnico. 6.2.1 Controlador y Operador 6.2.1.1 6.2.1.2 Toman conocimiento del caso y empiezan a realizar sus funciones. Si en caso que no hubiera personal disponible se recurre a ver la lista de trabajadores, el cual ser evaluado y entrevistado por el personal de la Sub Gerencia de Equipo Mecnico. El cual presenta su Currculo Vitae a la Oficina de Recursos Humanos.
6.3
Luego autoriza la movilizacin del Equipo Mecnico con cargo al Residente de Obra.
7.
Residente Obra (1/2 da)

7.1 Recepciona el Equipo Mecnico y comunica al controlador y operador para que se inicie el tareo.
8.
Controlador (01 da)

8.1 Toma conocimiento del caso y se encarga: Supervisar al Operador Supervisar el uso de combustible Informar Diariamente el estado del Equipo Mecnico Las horas de trabajo Los das de trabajo Coordinar los frentes de trabajo (Operador, Residente de Obra y Capataz).
9.
Operador (El tiempo que dure la obra)

9.1 9.2 Toma conocimiento del caso y se encarga de operar el Equipo Mecnico Si falla el Equipo este comunicara al controlador y este al residente de Obra para que remite mediante un informe.
- 455 -
10.
Residente de Obra (01 da)

10.1 Tomo conocimiento del caso, elabora el informe dando a conocer el estado del Equipo a la Sub Gerencia de Equipo Mecnico para las acciones necesarias.
11.

11.1 Toma conocimiento del caso y comunica al mecnico de la obra o en todo caso se designa un mecnico para que inspeccione, evale el equipo mecnico e informe al Residente de Obra para que haga el respectivo requerimiento. El requerimiento del repuesto se hace a la Oficina de Logstica y Patrimonio con la supervisin y autorizacin de la Sub Gerencia de Equipo Mecnico.
12.
Oficina de Logstica y patrimonio (01 da)

12.1 Recepciona proveedor. y atiende el requerimiento, y hace el respectivo pedido al
12.2 El proveedor revisa, atiende y entrega en almacn los repuestos.
13.
Almacn (01 da)

13.1 El encargado de almacn recepciona los repuestos, revisa y entrega el repuesto al residente de obra con la respectiva verificacin del personal de Equipo.
14.

14.1 El residente de obra recepciona el repuesto verifica y entrega al mecnico para reparar el Equipo Mecnico. 14.2 Una vez reparado el operador opera el equipo mecnico. 14.3 Se verifica si cumple con la programacin del tareo, si en caso que necesitara ampliacin se comunica a la Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin.
15.

15.1 El Sub Gerente de Ejecucin de Proyectos de Inversin Solicita a la Gerencia Regional de Infraestructura la ampliacin de cronograma de trabajo del Equipo Mecnico.
16.

16.1 El gerente toma conocimiento del caso y remite a la Sub Gerencia de Equipo Mecnico para que autorice la ampliacin de cronograma.
17.

17.1 EL Sub Gerente toma conocimiento, comunica al Operador y Controlador sobre la ampliacin del cronograma de trabajo del Equipo. 17.2 Una vez acabada la ampliacin se comunica la residente de obra para que elabore el informe final.
18.

18.1 Toma conocimiento del caso y elabora el Informe final a la sub. Gerencia de Equipo Mecnico para la entrega del equipo mecnico.
19.

19.1 El Equipo Mecnico se recepciona en las Instalaciones de la sub. Gerencia de Equipo Mecnico previa verificacin del personal capacitado de la Sub Gerencia de Equipo Mecnico.
- 456 -
PROCEDIMIENTO : ADMINISTRACIN DIRECTA DE EQUIPOS MECNICOS
Cdigo : 3.7.12.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Sub Gerencia de Equipo Mecnico

Residente de Obra Sub Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (SGEPI)
Sub Gerencia de Equipo Mecnico (SGEM)
Controlador
Operador
Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP )
Inicio
Recepciona la solicitud Recepciona Secretaria la Solicitud Recepciona secretaria la Solicitud. Toma conocimiento el Sub Gerente, analiza y ve si existe la disponibilidad de Equipo Mecnico. Recepciona su documento en la que designa Controlador.
Solicita Informe de Equipo Mecnico a la SGEM
Adjunta: - Cronograma - Nmero de horas que ser operado. - Das que es operado
Toma conocimiento el Gerente, analiza y la deriva a la SGEM para que vea la disponibilidad de equipos.
Recepciona su documento en la que designa Operador
Recepciona y atiende el requerimiento.
No
Existe disponibilidad? Recomienda alquilar equipo mecnico
Si
Elabora: Cronograma, recomienda uso de 20 horas como mximo por da.
Toma conocimiento la Sub Gerencia, analiza, evala y deriva para el visto bueno a la GRI
Realiza el respectivo requerimiento al proveedor Toma conocimiento y operar el Equipo Mecnico
Toma conocimiento y realiza sus funciones
1
Toma conocimiento de la no disponibilidad de Equipo Mecnico
3 2 1
Toma conocimiento y realiza la transferencia presupuestaria por el valor establecido al coste de reposicin y mantenimiento del equipo mecnico
Gestiona los documentos necesarios.
Se comunica al residente de obra
Elabora el coste de reposicin y mantenimiento, comunica a la SGEPI
Toma conocimiento e informa al Residente de Obra
Si
Falla Equipo Mecnico?
El Proveedor toma conocimiento y entrega en almacn todo lo requerido
No 7 10
Recepciona el Equipo Mecnico y comunica al Controlador y Operador
Toma conocimiento de la transferencia por el coste de reposicin y mantenimiento se designa al Controlador y Operador
Opera el EM
Almacn recepciona y verifica con el personal de la SGEM que este de acuerdo a las caractersticas del requerimiento
5 6 7
Toma conocimiento y remite informe a la SGEM Recepciona el repuesto, verifica, se repara el Equipo con el mecnico y comunica al Operador
Da la orden de movilizacin Equipo Mecnico, realiza la documentacin con Cargo al Residente de Obra El Sub Gerente toma conocimiento designa al mecnico para que evale la situacin e informe al Residente de Obra y este haga el requerimiento con la verificacin del SGEM a la OLP.
Verifica si cumple la programacin
8 11 Si
Necesita ampliacin?
Almacn entrega al Residente de Obra la pecosa con la verificacin del SGEM
El Sub Gerente solicita ampliacin del cronograma a la GRI
El Gerente toma conocimiento y deriva a la SGEM
El Sub Gerente toma conocimiento y comunica al Operador y Controlador
9 6 No
Una vez acabada la obra comunica la Residente de Obra para el Informe final
10 13
Elabora el informe Final
11 2
Recepciona el informe final y el equipo en las instalaciones de la SGEM
Fin
13
- 457 -
ADMINISTRACIN DE EQUIPOS POR CONVENIO N 3.7.12.0.02 I. II. OBJETIVO

Administracin del Equipo Mecnico del Gobierno Regional en Obras por Convenio.
BASE LEGAL
III. REQUISITOS
Solicitud dirigida al Presidente Del gobierno regional de Arequipa pidiendo equipo mecnico
IV.
ETAPAS 1. 2. Gobiernos Locales / Entidades del Sector Pblico (01 da)

1.1. Solicita equipo mecnico al Presidente Regional de Arequipa.

2.1 2.2 Recepciona Secretaria la Solicitud. El Presidente Regional toma conocimiento, analiza y deriva a la Gerencia Regional de Infraestructura para la respectiva evaluacin.
3.

3.1 3.2 Recepciona por secretaria la solicitud. El Gerente toma conocimiento y deriva a la Sub Gerencia de Equipo Mecnico para ver si existe disponibilidad de Equipo.
4.

4.1 4.2 Recepciona por Secretaria la Solicitud. El Sub Gerente evala la disponibilidad de Equipo. 4.2.1 Si existe la disponibilidad de equipo, se solicita la aprobacin del comit de Patrimonio y del Consejo Regional. Para lo cual se adjunta: Gastos correctivos Gastos de supervisin Gastos de operacin y seguro. 4.2.2 En caso que no exista se comunica a la parte interesada sobre el caso dando fin al procedimiento.
5.
Comit de Patrimonio (01 da)

5.1 5.2 5.3 Toma conocimiento el comit de patrimonio. Evala la situacin dando su respuesta mediante informe. Si el informe es negativo se comunica a la parte interesada indicndole la no aprobacin de la solicitud.
6.
Consejo Regional (02 das)

6.1 Recepciona el informe y expediente
- 458 -
6.2
El Consejo Regional toma conocimiento del caso y elabora la Resolucin Ejecutiva Regional, las cuales contemplan: Gastos correctivos Gastos de Supervisin Gastos de Operacin Seguro y la clusula penal
6.3 6.4
En el caso que no lo apruebe el convenio informa al interesado del porque de la negacin. Luego se deriva al Presidente Regional la Resolucin Ejecutiva Regional para la firma que aprueba el convenio.
7.

7.1 7.2 7.3 Se recepciona en Secretaria la Resolucin Ejecutiva Regional. El Presidente Regional toma conocimiento, analiza, evala y Resolucin Ejecutiva Regional. Deriva el convenio a la Sub Gerencia de Equipo Mecnico. firma la
8.

8.1 El Sub Gerente autoriza el traslado del equipo mecnico de las instalaciones del Equipo Mecnico, con cargo a la unidad solicitante.
9.
Gobiernos Locales / Entidades del Estado (01 da)

9.1 9.2 Recepciona el equipo mecnico en las instalaciones del local o lugar de trabajo para lo cual verifican el estado y las condiciones del equipo mecnico. Concluida la obra se remite el informe final a la Sub Gerente de Equipo Mecnico.
10.
Sub Gerente de Equipo Mecnico (01 da)

10.1 El Sub Gerente de Equipo Mecnico recepciona el Equipo, procede a verificar el estado, condiciones de entrega y ver si est de acuerdo al convenio Firmado (el Equipo debe de ser entregado a la Sub Gerencia de Equipo Mecnico tal como se ha entregado).
- 459 -
PROCEDIMIENTO : ADMINISTRACIN DE EQUIPOS POR CONVENIO
Cdigo : 3.7.12.0.02

Gobierno Locales / Entidades del Sector Pblico Presidencia Regional Gerencia Regional de Sub Gerencia de Equipo Mecnico Infraestructura (SGEM) (GRI)
Comit de Patrimonio
Consejo Regional
Inicio
Recepciona Secretaria General la solicitud
Recepciona por Secretaria la Solicitud Toma conocimiento del Informe y emite respuesta
Solicita Equipo Mecnico al Presidente del GRA
El Sub Gerente evala la disponibilidad de equipo. Presidencia toma conocimiento, analiza y deriva a la GRI para evaluacin.
Recepciona el informe y expediente
Recepciona por Secretaria la Solicitud
No
Hay disponibilidad? 3
Si
Negativa
Toma conocimiento de la no disponibilidad de Equipo Mecnico 4 2 Recepciona Secretaria General pone en conocimiento al Presidente El presidente aprueba y firma el convenio mediante Resolucin Ejecutiva Regional y deriva a la GRI
La Evaluacin es positiva? Positiva
No 3 Aprueba? Si Aprueba el informe
El Gerente toma conocimiento, deriva a la SGEM para ver si existe disponibilidad de Equipo
Solicita la aprobacin del Comit de Patrimonio y del Consejo Regional

Realiza un informe conteniendo: -Gastos Correctivos -Gastos de Supervisin -Gastos de operacin, Seguro y clusula penal
Deriva el informe a Consejo Regional para su aprobacin.
Recepciona el Informe de la no aprobacin
Elabora el convenio mediante Acuerdo Regional
El interesado recepciona el equipo mecnico y se opera
Toma conocimiento el Sub Gerente
El Sub Gerente autoriza la movilizacin del Equipo, previa transferencia por el coste de reposicin y mantenimiento al interesado
5 Se deriva el Convenio a Presidencia Regional
Una vez concluido el convenio se informa a la SGEM para la entrega del Equipo
Contiene: - Coste de reposicin y mantenimiento. - Gastos correctivos - Gastos de supervisin - Gastos de Operacin seguro
Se recepciona el Equipo en las instalaciones de la SGEM previa revisin de las condiciones
Fin
- 460 -
PROGRAMACIN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO N 3.7.12.0.03 I. II. OBJETIVO

Contar con el total del equipo mecnico operativo
BASE LEGAL
III. REQUISITOS
Partida presupuestal para mantenimiento preventivo
IV.
ETAPAS 1. Sub Gerencia de Equipo Mecnico (01 da)

1.1 La programacin se realiza de acuerdo a los manuales del equipo y segn la necesidad del caso, para esto se toma en cuenta los siguientes lineamientos: El mantenimiento se realiza a cada equipo sin distincin alguna. Se realiza el cronograma de mantenimiento. Nmero de horas que opera la Maquinaria. Numero de das que va operar la maquinaria 1.2 Se realiza los requerimientos de acuerdo a las necesidades a la Oficina de Logstica y Patrimonio.
2.
Oficina de Logstica y Patrimonio (01 da)

2.1 2.2 2.3 Oficina de Adquisiciones. Se recepciona el requerimiento de acuerdo a la orden de la Sub Gerencia de Equipo Mecnico. Toma conocimiento jefatura y realiza los procesos para compra de repuestos y hace la orden de compra al proveedor.
3.
Proveedor (02 das)

3.1 3.2 Toma conocimiento sobre la orden de compra, revisa y atiende el requerimiento. Realiza la facturacin por los repuestos y entrega en almacn.
4.
Oficina de Logstica y Patrimonio rea de Almacn (01 da)

4.1 Recepciona los repuestos, verifica con un personal capacitado de la Sub Gerencia de Equipo Mecnico para que est de acuerdo a las especificaciones de la orden de pedido. Dado el visto bueno, almacn entrega los repuestos a la Sub Gerencia de Equipo Mecnico mediante una pecosa.
4.2
5.

5.1 5.2 Recepciona los repuestos, verifica que est de acuerdo a las especificaciones de la orden de requerimiento. Luego las interna en almacn y se da comienzo al mantenimiento segn la programacin hecha.
- 461 -
PROCEDIMIENTO : PROGRAMACIN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO
Cdigo : 3.7.12.0.03

Oficina de Logstica y Patrimonio (OLP) Proveedor rea de Adquisiciones rea de Almacn
Sub Gerencia de Equipo Mecnico (SGEM)
INICIO Recepciona el requerimiento 1
Se revisa los manuales del equipo para la Programacin de mantenimiento Preventivo Se realiza los procesos para la compra de repuestos Se realiza la Programacin del Mantenimiento preventivo y se aplica: - A cada equipo - Al numero de horas que se opera el equipo - De acuerdo a la necesidad de cada equipo Se hace la orden de compra al proveedor Se elabora el requerimiento de a acuerdo a las necesidades a la OLP 1 Recepciona los repuestos, verifica y se interna Previa pecosa entrega los repuestos a la SGEM
Toma conocimiento, revisa la orden de requerimiento y atiende pedido
Recepciona los repuestos, revisa al detalle con la verificacin del Presonal de Equipo Mecanico
Realiza la facturacin y entrega los repuestos solicitados a almacn
Comienza el mantenimiento segn la programacin hecha.
FIN
- 462 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA SUBGERENCIA DE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE PROYECTOS DE INVERSIN DESARROLLO DE ACCIONES DE CONTROL DE CALIDAD EN LA EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN (PIP) N 3.7.13.0.01 I. OBJETIVO
Verificacin, Correccin y Aprobacin de las Acciones de Control de Calidad en la ejecucin de un Proyecto de Inversin Publica.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 29142, Ley del presupuesto del sector pblico para el ao fiscal 2008. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 011-79-VC, Normas de elaboracin y aplicacin de las Frmulas Polinmicas, sus modificatorias y ampliatorias. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico. Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Normas que regulan la ejecucin de las obras pblicas por administracin directa. Resolucin de Contralora N 125-98-CG, Normas Adicionales de Obra.
III. IV.
REQUISITOS
Estudio del Perfil del Proyecto.
ETAPAS 1. Gerencia Regional de Infraestructura (01 da)

1.1 Encarga a Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos la tarea de desarrollar acciones de Control de Calidad en Ejecucin de Proyectos de Inversin Publica.
2.
Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos (03 das)

2.1 Designa a miembros componentes del equipo de Supervisin para el desarrollo de acciones de Control de Calidad en Ejecucin de Proyectos de Inversin Pblica. Equipo de Supervisin verifica, corrige y aprueba las acciones de Control de Calidad a realizar en concordancia con el Expediente Tcnico en la ejecucin de Proyectos de Inversin Publica de una manera permanente y en el sitio de Obra. Supervisor elabora Informe de Control de Calidad de Ejecucin de Proyectos de Inversin Publica y lo remite a Jefatura. Sub. Gerencia recibe Informe y lo remite a Gerencia Regional de Infraestructura.
2.2
2.3 2.4
- 463 -
3.

3.1 3.2 3.3 Recibe y toma conocimiento del Informe. Coordina con Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos la disposicin de acciones correspondientes o aplicacin de medidas correctivas. Comunica a Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin y a CONTRATISTA las decisiones tomadas mediante Memorando u Oficio.
4.
Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (02 das)

4.1 4.2 Recibe y toma conocimiento del Memorando. Sub. Gerencia disponle que el Profesional Ejecutor de Obra recomendaciones y/o medidas correctivas. aplique las
5.
Contratista (01 da)

5.1 5.2 Recibe y toma conocimiento del oficio. Contratista aplica las recomendaciones y/o medidas correctivas.
- 464 -
PROCEDIMIENTO : DESARROLLO DE ACCIONES DE CONTROL DE CALIDAD EN LA EJECUCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICA (PIP)
Cdigo : 3.7.13.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin

Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (SGSLPI) Jefatura
INICIO
Contratista
Supervisin
1
Encarga a SGSLPI la tarea de desarrollar acciones de Control de Calidad en la Ejecucin de PIP
Sub Gerencia designa a Miembros Componentes del Equipo de Supervisin para el desarrollo de acciones de Control de Calidad en la Ejecucin de PIP
Equipo de Supervisin verifica, corrige y aprueba las acciones de Control de Calidad a realizar en la ejecucin de la PIP en concordancia con el Expediente Tcnico
Recibe y toma conocimiento del Memorndum
Recibe y toma conocimiento del Oficio
Recibe y toma conocimiento del Informe
Sub Gerencia recibe Informe y lo remite a GRI
Supervisor elabora Informe de Control de Calidad de Ejecucin de PIP y lo remite a Sub Gerencia
Sub Gerencia dispone que el Profesional Ejecutor de Obra aplique las recomendaciones y/o medidas correctivas
Contratista aplica las recomendaciones y/o medidas correctivas
Coordina con SGSLPI la disposicin de acciones correspondiente o aplicacin de medidas correctivas
Informe de Control de Calidad de Ejecucin de PIP
FIN
Comunica a SGEPI o contratista las decisiones tomadas mediante Memorndum u Oficio segn sea el caso
NO Contratista? 1
SI
- 465 -
FORMULAR LAS NORMAS TCNICAS SOBRE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE OBRAS N 3.7.13.0.02 I. OBJETIVO
Establecer criterios y procedimientos tcnico-administrativos que regulen y orienten el ejercicio de la funcin de supervisor y/o inspector de obra pblica y normar el proceso de liquidacin de obras para formalizar su entrega al sector correspondiente y mejorar el control.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27783, Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27867, Ley Orgnica de los Gobiernos Locales. Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27815, Ley del Cdigo de tica de la funcin pblica. Ley N 29142, Ley del presupuesto del sector pblico para el ao fiscal 2008. Decreto Supremo N 011-79-VC, Normas de elaboracin y aplicacin de las Frmulas Polinmicas, sus modificatorias y ampliatorias. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico. Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Normas que regulan la ejecucin de las obras pblicas por administracin directa. Resolucin de Contralora 125-98-CG, Normas de Adicionales de Obra.
III.
REQUISITOS
Proyecto de Inversin Pblica observado mediante informe de Oficina de Programacin de Inversin.
IV.
ETAPAS 1. Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (03 das)

1.1 1.2 1.3 Sub. Gerencia encarga a Profesional la formulacin de Norma Tcnica. Profesional elabora Norma Tcnica y lo remite a Sub. Gerencia para su revisin. Sub. Gerencia recibe Norma Tcnica, la revisa y la remite a Gerencia Regional de Infraestructura mediante Informe.
2.

2.1 Gerencia recibe informe y remite la aprobacin de la propuesta a Gerencia General Regional.
- 466 -
3.

3.1 Gerencia recibe Informe y lo deriva a Oficina Regional de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento Territorial.
4.

4.1 Jefatura recibe Informe y encarga a Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional su revisin.
5.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (03 das)

5.1 5.2 5.3 5.4 Oficina recibe informe y designa Profesional para su revisin y evaluacin. Profesional procede a revisar Informe con Norma Tcnica. Profesional acepta propuesta o en coordinacin con SGEPI realiza levantamiento de observaciones, luego remite Informe a su Jefatura. Jefatura remite Informe a ORPOOT con visto bueno.
6. 7.
Oficina de Planeamiento, Presupuesto y Ordenamiento territorial (01 da)

6.1 Recibe Informe visado y lo remite a Oficina Regional de Asesora Jurdica.

7.1 7.2 7.3 Recibe Informe y encarga a Profesional su revisin. Profesional revisa y elabora resolucin Ejecutiva regional de Norma Tcnica y lo remite a su Jefatura. Jefatura revisa y remite resolucin y la norma a Presidencia regional para su aprobacin.
8.

8.1 8.2 8.3 Recibe y toma conocimiento de Resolucin. Firma Resolucin con la que aprueba Norma Tcnica. Remite copia de Resolucin y Norma a dependencias Involucradas.
- 467 -
PROCEDIMIENTO : FORMULAR NORMAS TCNICAS SOBRE SUPERVISIN Y LIQUIDACIN DE OBRAS
Cdigo : 3.7.13.0.02

Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (SGSLPI) Gerencia Regional de Infraestructura (GRI) Gerencia General Regional (GGR)
Oficina Regional de Oficina de Planeamiento, Oficina Regional de Planeamiento y Presupuesto y Asesora Jurdica Ordenamiento Desarrollo Institucional (ORAJ) Territorial (OPDI) (ORPPOT)
INICIO
Gerencia recibe Informe y remite la aprobacin de propuesta de la Norma Tcnica a Gerencia General Regional
Recibe expediente y lo deriva a ORPPOT
Jefatura recibe expediente y encarga a OPDI su revisin
Oficina recibe expediente y designa Profesional para su revisin y evaluacin
Ante la necesidad, Sub Gerencia encarga a Profesional la formulacin de Norma Tcnica para Control de Obras
Profesional procede a revisar el expediente con la Norma Tcnica
Recibe expediente y encarga a Profesional su revisin
Profesional elabora Norma Tcnica y lo remite a Sub Gerencia para su revisin
Norma Tcnica
Profesional acepta propuesta, o en coordinacin con SGEPI realiza levantamiento de observaciones, luego remite Informe a su Jefatura
Profesional revisa y elabora Resolucin Ejecutiva Regional de la Norma Tcnica y lo remite a su Jefatura
Sub Gerencia recibe la Norma Tcnica, la revisa y la remite a GRI mediante Informe
Recibe expediente Visado y lo remite a ORAJ para su revisin
Jefatura remite expediente a ORPPOT con visto bueno
Jefatura revisa y remite Resolucin y la Norma a Presidencia Regional para su aprobacin
Recibe y toma conocimiento de resolucin
1 Informe de Norma Tcnica
Firma la Resolucin con la que aprueba la Norma Tcnica
Remite copia de Resolucin y Norma a Dependencias Involucradas.
FIN
- 468 -
SUPERVISAR LAS PRUEBAS DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS INSUMOS A SER UTILIZADOS DE ACUERDO A LAS NORMAS ESTABLECIDAS N 3.7.13.0.03 I. OBJETIVO
Verificar las ptimas condiciones de los equipos, materiales y trabajo y el cumplimiento de las especificaciones tcnicas que se deben aplicar en la ejecucin de la obra.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27815, Ley del Cdigo de tica de la funcin pblica. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico. Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Normas que regulan la ejecucin de las obras pblicas por administracin directa. Resolucin de Contralora N 125-98-CG, Normas de Adicionales de Obra. Decreto Supremo N 011-79-VC, Normas de elaboracin y aplicacin de las Frmulas Polinmicas, sus modificatorias y ampliatorias. Ley N 29142, Ley del presupuesto del sector pblico para el ao fiscal 2008.
III. IV.
REQUISITOS
Presentacin de expedientes tcnicos segn normas vigentes.

1.1 1.2 1.3 Sub. Gerencia encarga a Profesional la Supervisin y Elaboracin de Informe de las Pruebas de Control de Calidad de Insumos a ser Utilizados. Supervisor realiza inspeccin de Pruebas de Control de Calidad, procede a elaborar Informe y lo remite a Sub. Gerencia. Sub. Gerencia recibe informe y lo remite a Gerencia Regional de Infraestructura.
2.

2.1 2.2 2.3 Gerencia recibe y toma conocimiento del Informe. Dispone las acciones correspondientes o aplicacin de medidas correctivas. Comunica a Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin y a Contratista las decisiones tomadas mediante Memorando u Oficio respectivamente.
3.
Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (02 das)

3.1 Recibe y toma conocimiento de Memorando.
- 469 -
3.2
Sub. Gerencia comunica al residente de Obra que aplique las recomendaciones y/o medidas correctivas.
4.
Contratista (01 da)

4.1 4.2 Recibe y toma conocimiento de Oficio. Contratista aplica las recomendaciones y/o medidas correctivas.
- 470 -
PROCEDIMIENTO : SUPERVISAR LAS PRUEBAS DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS INSUMOS A SER UTILIZADOS DE ACUERDO A LAS NORMAS ESTABLECIDAS
Cdigo : 3.7.13.0.03

Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (SGSLPI) Sub. Gerencia
INICIO 1 2 3
Contratista
Supervisin
Sub Gerencia encarga a Profesional la Supervisin y Elaboracin de informe de las Pruebas de Control de Calidad de insumos a ser utilizados
Supervisor realiza inspeccin de Pruebas de Control de Calidad en las instalaciones correspondientes, procede a elaborar informe y lo remite a Sub Gerencia
Gerencia recibe y toma conocimiento del Informe
Dispone las acciones correspondiente o aplicacin de medidas correctivas Informe de Prueba de Control de Calidad
Sub Gerencia comunica al Residente de Obra que aplique las recomendaciones y/o medidas correctivas
Sub Gerencia recibe informe y lo remite a GRI
Supervisor remite Informe a Sub Gerencia
FIN
Es Contratista? 1 SI
NO
- 471 -
REALIZAR EL CONTROL GENERAL DE LAS EJECUCIONES DE OBRAS DE PROYECTOS DE INVERSIN PBLICAS N 3.7.13.0.04 I. OBJETIVO
Conocer y cautelar el proceso y desarrollo correcto de la ejecucin de las Obras, evaluar el grado de cumplimiento de las funciones de la inspeccin y supervisin de obras, conforme al Expediente Tcnico de Obra.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27815, Ley del Cdigo de tica de la funcin pblica. Ley del presupuesto del sector pblico para el ao fiscal 2008 ley N 29142. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 011-79-VC, Normas de elaboracin y aplicacin de las Frmulas Polinmicas, sus modificatorias y ampliatorias Resolucin de Contralora N 072-98-CG, Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico. Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Normas que regulan la ejecucin de las obras pblicas por administracin directa. Resolucin de Contralora N 125-98-CG, Normas de Adicionales de Obra.
III.
REQUISITOS
Declaracin de Viabilidad del Proyecto de Inversin Pblica por la Oficina de Programacin de Inversiones.
IV.

1.1 1.2 1.3 1.4 Encarga a los Equipos de Supervisin la remisin de los informes de Avances Fsicos y Financieros de los Proyectos de Inversin Publica correspondientes. Recibe los Informes de los Equipos de Supervisin, los revisa y evala. Realiza un diagnostico general sobre el Avance de las Obras y Control de los Equipos de Supervisin en Proyectos de Inversin Publica y elabora un Informe. Sub. Gerencia remite informe a Gerencia Regional de Infraestructura.
2. Gerencia Regional de Infraestructura (02 das)

2.1 2.2 2.3 Gerencia recibe y toma conocimiento del Informe. Dispone las acciones correspondientes o aplicacin de medidas correctivas. Comunica a Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin y a Contratista las decisiones tomadas mediante Memorando u Oficio.
- 472 -
3. Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (01 da)

3.1 3.2 Recibe y toma conocimiento de Memorando. Sub. Gerencia comunica al residente de Obra que aplique las recomendaciones y/o medidas correctivas.
4. Contratista (01 da)

4.1 4.2 Recibe y toma conocimiento de Oficio. Contratista aplica las recomendaciones y/o medidas correctivas.
- 473 -
PROCEDIMIENTO : REALIZAR CONTROL GENERAL DE LAS EJECUCIONES DE OBRAS DE PIP
Cdigo : 3.7.13.0.04

INICIO 1 2 3
Contratista
Supervisin
Encarga a los Equipos de Supervisin la remisin de Informes de Avances Fsicos y Financieros de PIPs correspondientes
Equipos de Supervisin remiten los Informes de Avances Fsicos y Financieros de PIPs correspondientes
Recibe Informes de los Equipos de Supervisin, los revisa y evala
Dispone las acciones correspondiente o aplicacin de medidas correctivas
Realiza un diagnostico general sobre Avance de las Obras y Control de Equipos de Supervisin en PIPs y elabora un informe
4 4 FIN
Informe de Control de Ejecucin de Obras: -Avance de Obras -Control de los Equipos de Supervisin
Es Contratista? SI
NO
Remite Informe a GRI
- 474 -
CONTROL Y ELABORACIN DE INFORME DE LOS AVANCES FSICOS Y FINANCIEROS DE ACUERDO A LOS PLAZOS ESTABLECIDOS N 3.7.13.0.05 I. OBJETIVO
Controlar y dar a conocer el grado de cumplimiento del calendario de Ejecucin de Obra en relacin a la asignacin y gasto del Presupuesto Programado para la Ejecucin de Obra.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N 27815, Ley del Cdigo de tica de la funcin pblica. Ley N 29142, Ley del presupuesto del sector pblico para el ao fiscal 2008. Decreto Supremo N 083-2004-PCM, Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 084-2004-PCM, Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 011-79-VC, Normas de elaboracin y aplicacin de las Frmulas Polinmicas, sus modificatorias y ampliatorias. Resolucin de Contralora N 072-98-CG, Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico. Resolucin de Contralora N 195-88-CG, Normas que regulan la ejecucin de las obras pblicas por administracin directa. Resolucin de Contralora N 125-98-CG, Normas de Adicionales de Obra.
III. IV.
REQUISITOS
Solicitud de Municipios e Instituciones Pblicas.

1.1 Sub. Gerencia encarga a Equipo de Supervisin el control del Avance Fsico y Financiero de acuerdo a los Plazos Establecidos y la elaboracin de un Informe peridico de acuerdo a Expediente Tcnico. 1.2 Equipo de Supervisin verifica rendimiento de : - Cumplimiento de Partidas. - Rendimientos Mnimos. - Medicin de Tiempos. - Estndares Cumplidos. - Estadstica de Trabajo. - Comparaciones en Proyectos de Inversin Pblica. 1.3 Equipo de Supervisin diagnostica, evala y dispone las acciones correspondientes o aplicaciones de medidas correctivas a residente de Obra. 1.4 Jefe de Supervisin procede a elaborar Informe de Control de Avance Fsico y Financiero de acuerdo a los Plazos Establecidos.
- 475 -
1.5 Sub. Gerencia recibe Informe y lo remite a Gerencia Regional de Infraestructura.
2. Gerencia regional de Infraestructura (02 das)

2.1 Gerencia recibe y toma conocimiento del Informe. 2.2 Dispone las acciones correspondientes o aplicacin de mediadas correctivas, 2.3 Comunica a Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin y a Contratista las decisiones tomadas mediante Memorando u Oficio.
3. Sub. Gerencia de Ejecucin de Proyectos de Inversin (01 da)

3.1 Recibe y toma conocimiento del Memorando. 3.2 Sub. Gerencia comunica al residente de obra que aplique las recomendaciones y/o medidas correctivas.
4. Contratista (01 da)

4.1 Recibe y toma conocimiento del Oficio. 4.2 Contratista aplica las recomendaciones y/o medidas correctivas.
- 476 -
PROCEDIMIENTO : CONTROL Y ELABORACIN DE INFORME DE AVANCES FSICOS Y FINANCIEROS DE ACUERDO A LOS PLAZOS ESTABLECIDOS
Cdigo : 3.7.13.0.05

INICIO 1 2 3
Contratista
Supervisin
Sub Gerencia encarga a Equipo de Supervisin el Control del Avance Fsico y Financiero de acuerdo a los Plazos Establecidos y elaboracin de un informe peridico de acuerdo a Expediente Tcnico
Equipo de Supervisin verifica rendimiento en: - Cumplimiento de partidas. - Rendimientos Mnimos. - Medicin de Tiempos. - Estndares cumplidos. - Estadstica de Trabajo y Comparaciones de PIPs.
Equipo de Supervisin diagnostica, evala y dispone las acciones correspondientes o aplicaciones de medidas correctivas a Residente de Obra
Dispone las acciones correspondiente o aplicacin de medidas correctivas
Sub Gerencia recibe informe y lo remite a GRI
Jefe de Supervisin elabora Informe de Control de Avance Fsico y Financiero de acuerdo a los Plazos Establecidos
4 4 FIN
Es Contratista? 1 SI
NO
Informe de Avance Fsico y Financiero de Obra 3
- 477 -
ELABORACIN DE INFORME Y SUSCRIPCIN DE LIQUIDACIN DE OBRAS N 3.7.13.0.06 I. OBJETIVO

Conocer y cautelar el cumplimiento de los procedimientos tcnico administrativos de liquidacin de Obras.
II.
BASE LEGAL
III. IV.
REQUISITOS
Culminacin de Obras.
ETAPAS En caso de Contratista: 1. Contratista (01 da)

1.1 1.2 Elabora Informe Final de Liquidacin por Contratacin e Informe Contable. Remite Expediente con Informes a Gerencia Regional de Infraestructura por Mesa de Partes.
2.
Gerencia Regional de Infraestructura(01 da)

2.1 2.2 Recibe y toma conocimiento de Expediente. Remite Expediente a Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos para su revisin.
3.
Sub. Gerencia de Supervisin de y Liquidacin de Proyectos (03 das)

3.1 3.2 3.3 3.4 Recibe Expediente y encarga a un profesional su revisin. Profesional revisa Expediente de acuerdo a Ley de Contrataciones del Estado. Profesional emite Informe a Sub. Gerencia. Sub. Gerencia remite informe con propuesta de resolucin a Gerencia Regional de Infraestructura.
- 478 -
4.

4.1 4.2 Gerencia recibe Informes de Liquidacin y Propuesta de resolucin. Gerencia remite Informes de Liquidacin y Propuesta de Resolucin a Oficina Regional de Asesora Jurdica para su revisin.
5.

5.1 5.2 5.3 5.4 Recibe y toma conocimiento de informes de Liquidacin con Propuesta de resolucin. Encarga a profesional la revisin de los documentos y elaboracin de Resolucin Gerencial General Regional. Profesional revisa documentos, elabora Resolucin Gerencial General Regional y lo remite a su Jefatura. Jefatura remite Resolucin Gerencial General Regional a Gerencia Regional de Infraestructura.
6.

6.1 Gerencia recibe documentos y los remite a Gerencia General Regional para su suscripcin.
7.

7.1 7.2 7.3 Recibe y toma conocimiento de los documentos. Suscribe Resolucin Gerencial General Regional de Liquidacin de obra. Remite resolucin a Gerencia Regional de Infraestructura con copia a Archivo General y a Sub. Gerencia de Supervisn y Liquidacin De Proyectos.
8.
Sub. Gerencia de supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (01 da)

8.1 Gerencia remite Resolucin Gerencial General Regional a contabilidad y solicita Liquidacin De Contratos y de Pagos Pendientes.
En caso de Administracin Directa: 9. Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (10 das)
9.1 9.2 9.3 Encarga a Profesional de Supervisin la verificacin de la culminacin de Obra. Profesional de Supervisin procede a verificar la obra. En caso de haber observaciones el profesional detalla estas observaciones en el cuaderno de obra, estas observaciones sern levantadas y luego se procede a verificar nuevamente la culminacin. De no haber observaciones, el profesional da la conformidad de la culminacin de obra a Sub. Gerencia. Sub. Gerencia designa comisin de recepcin de obra. Comisin procede a verificar la obra. En caso de haber observaciones la comisin detalla estas observaciones en el acta correspondiente, luego se procede el levantamiento de observaciones en coordinacin con la Sub Gerencia de Ejecucin de ejecucin de proyectos de Inversin. De no haber observaciones la Comisin redacta Acta de recepcin.
9.4 9.5 9.6 9.7
9.8
- 479 -
9.9
Se realiza la liquidacin tcnica de la obra y compatibilizacin con liquidacin financiera.
9.10 Comisin y liquidador gestionan los descuentos contables de lo saldos de obra en la Oficina de Contabilidad. 9.11 Se elabora Informe final de Liquidacin e Informe Tcnico Financiero (TF) y se remiten a Sub. Gerencia. 9.12 Sub. Gerencia toma conocimiento y remite Informes con Propuesta de Resolucin a Gerencia Regional de Infraestructura.
10.

10.1 Gerencia recibe Informes de Liquidacin y Propuesta de resolucin. 10.2 Gerencia remite Informes de Liquidacin y Propuesta de Resolucin a Oficina Regional de Asesora Jurdica para su revisin.
11.

11.1 Recibe y toma conocimiento de informes de Liquidacin con Propuesta de resolucin. 11.2 Encarga a profesional la revisin de los documentos y elaboracin de Resolucin Gerencial General Regional. 11.3 Profesional revisa documentos, elabora Resolucin Gerencial General Regional y lo remite a su Jefatura. 11.4 Jefatura remite Resolucin Gerencial General Regional a Gerencia Regional De Infraestructura.
12.

12.1 Gerencia recibe documentos y los remite a Gerencia General Regional para su suscripcin.
13.

13.1 Recibe y toma conocimiento de los documentos. 13.2 Suscribe Resolucin Gerencial General Regional de Liquidacin de obra. 13.3 Remite resolucin a Gerencia Regional de Infraestructura con copia a Archivo General y a Sub. Gerencia de Supervisn y Liquidacin De Proyectos.
- 480 -
PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE INFORME Y SUSCRIPCIN DE LIQUIDACIN DE OBRAS
Cdigo : 3.7.13.0.06

Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (SGSLPI) Gerencia Regional de Infraestructura (GRI) Oficina Regional de Asesora Jurdica (ORAJ) Gerencia General Regional (GGR)
Contratista
INICIO
Elabora Informe Final de Liquidacin por Contratacin e Informe Contable
Encarga a Profesional de Supervisin la verificacin de la culminacin de Obra
4 Recibe Expediente y encarga a un profesional su revisin Remite Expediente a SGSLP para su revisin
Recibe y toma conocimiento de Informes de Liquidacin con Propuesta de Resolucin
Expediente: - Informe Final de Liquidacin por Contratacin. - Informe Contable
Profesional de Supervisin procede a verificar la obra Profesional revisa Expediente de acuerdo a Ley de Contrataciones del Estado NO Hay Observaciones? SI 2
Gerencia recibe Informes de Liquidacin y Propuesta de Resolucin
Encarga a Profesional la revisin de los documentos y Elaboracin de Resolucin Gerencial General Regional
Remite Expediente a GRI por Mesa de Partes Profesional da conformidad de la Culminacin de Obra a Sub Gerencia 1 Sub Gerencia designa Comisin de Recepcin de Obra Se levantan las Observaciones en coordinacin con SGEPI Profesional detalla las observaciones en Acta de Liquidacin.
Profesional emite Informe de Expediente a Sub Gerencia
Gerencia remite Informes de Liquidacin y Propuesta de Resolucin a ORAJ para su revisin
Profesional revisa documentos, elabora Resolucin Gerencial General Regional y lo remite a su Jefatura
Recibe y toma conocimiento de los documentos Gerencia recibe documentos y los remite a Gerencia General Regional para su suscripcin Jefatura remite Resolucin Gerencial General Regional a GRI Suscribe la Resolucin Ejecutiva de Liquidacin de Obra
Sub Gerencia remite Informe con Propuesta de Resolucin Gerencial Regional a GRI
3 Comisin redacta Acta de Recepcin con Profesional Liquidador. 4 2 Gerencia remite Resolucin Gerencial General Regional a Contabilidad solicitando Liquidacin de Contratos y de Pagos Pendientes
Se realiza la Liquidacin tcnica de la obra y compatibilizacin con Liquidacin Financiera.
Comisin y Liquidador efectan los descuentos contables de saldos de Obra.
Se elabora Informe Final de Liquidacin e Informe Tcnico Financiero (TF) y se remiten a Sub Gerencia
Sub Gerencia toma conocimiento y emite Informe con Propuesta de Resolucin a GRI
Remite Resolucin Gerencial General Regional a GRI con copia a Archivo General y SGSLP
FIN
- 481 -
TRANSFERENCIA A LOS SECTORES CORRESPONDIENTES DE LAS OBRAS EJECUTADAS N 3.7.13.0.07 I. OBJETIVO

Cautelar el cumplimiento de los procedimientos tcnico- administrativos de transferencia de Obras a los sectores correspondientes.
II.
BASE LEGAL
III. IV.
REQUISITOS
Expediente de Liquidacin de Obra.

1.1 Presidente Regional nombra Comisin de Transferencia de Obras y remite Expediente de Liquidacin a Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos.
2.
Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (01 da)

2.1 Comisin de Transferencia identifica a Entidad Receptora de la Obra y le remite el Expediente de Liquidacin.
3.
Entidad Receptora (02 das)

3.1 3.2 Recibe y toma conocimiento de Expediente de Liquidacin. Coordina con Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos la Verificacin de Infraestructura de la Obra.
4.
Sub. Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (02 das)

4.1 Designa a un profesional para verificar el Estado de la Infraestructura a transferir en compaa de un representante de la Entidad Receptora.
- 482 -
4.2 4.3
Profesional y representante de Entidad Receptora suscriben el Acta De Verificacin correspondiente y lo remiten a Sub. Gerencia. Sub. Gerencia recibe el acta y lo remite a Oficina Regional de Asesora jurdica para el saneamiento legal de la Infraestructura.
5.
Oficina Regional de Asesora Jurdica(02 das)

5.1 5.2 5.3 5.4 Recibe y toma conocimiento del acta. Designa a profesional para la revisin fsica legal de la Infraestructura. Publica la infraestructura en el diario de mayor circulacin. Jefatura remite documentacin a Presidente Regional
6.
Presidencia Regional (02 das)

6.1 6.2 6.3 Presidente recibe y toma conocimiento de la documentacin. Presidente con representantes de la entidad receptora y SUNARP suscriben el Acta De Transferencia de Propiedad de Obra. Remite documentacin a Oficina Regional de Asesora Jurdica para su suscripcin en registros pblicos
7.

7.1 7.2 7.3 Con declaracin jurada del Representante Legal e informe del Procurador se acredita el Saneamiento Fsico Legal de la Infraestructura. Se inscribe la propiedad en Oficina de Superintendencia Nacional de Registros Pblicos. Remite documentacin a Entidad Receptora.
8.
Entidad Receptora (01 da)

8.1 8.2 Recibe documentacin y procede a elaborar el Acta De Transferencia Contable Con contadores designados de Presidencia Regional y de Entidad Receptora respectiva se elabora el Acta De Transferencia Contable en la cual se hace el Descargo Contable y la incorporacin de la obra a los Patrimonios de las Entidades Receptoras.
- 483 -
PROCEDIMIENTO : TRANSFERENCIA A LOS SECTORES CORRESPONDIENTES DE LAS OBRA EJECUTADAS
Cdigo : 3.7.13.0.07

Sub Gerencia de Supervisin y Liquidacin de Proyectos de Inversin (SGSLPI)
Entidad Receptora (Unidad Orgnica)
INICIO 1 Expediente de Liquidacin: Resolucin de Aprobacin Gerencial. Memoria Descriptiva. Valorizacin Final de Obra. Planos Post Construccin
Comisin de Transferencia identifica a la Entidad Receptora de la Obra y le remite Expediente de Liquidacin
Recibe y toma conocimiento del acta
Presidente Regional nombra Comisin de Transferencia de Obras y remite expediente de Liquidacin a SGSLP
Recibe y toma conocimiento de Expediente de Liquidacin
Designa a Profesional para la revisin fsica legal de la Infraestructura
Coordina con SGSLP la verificacin de Infraestructura de la Obra Presidente recibe y toma conocimiento de la documentacin
Designa un Profesional para verificar el Estado de la Infraestructura a transferir en compaa de un representante de la Entidad Receptora
Publica la Infraestructura en el diario de mayor circulacin
4 Jefatura remite documentacin a Presidencia Regional 2
Presidente con representantes de la Entidad receptora y SUNARP suscriben el acta de Transferencia de Propiedad de Obra
Recibe documentacin y procede a elaborar el Acta de Transferencia Contable
Profesional y representante de Entidad Receptora suscriben el Acta de Verificacin correspondiente y lo remiten a Sub Gerencia
3 Con los contadores designados de Presidencia Regional y de Entidad Receptora respectiva se elabora Acta de Transferencia Contable Sub Gerencia recibe el acta y lo remite a ORAJ para el saneamiento legal de la Infraestructura
Con declaracin jurada del Representante Legal e Informe del Procurador se acredita el saneamiento fsico legal
Remite documentacin a ORAJ para su inscripcin en Registros Pblicos
Acta de Transferencia Contable - Descargo Contable - Incorporacin de las Obras a los patrimonio de las Entidades Receptoras
Se inscribe la Propiedad en la Oficina de la Superintendencia Nacional de Registros Pblicos
3 4 FIN Remite documentacin a la Entidad Receptora
- 484 -
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS DE LA AUTORIDAD REGIONAL AMBIENTAL CERTIFICACIN AMBIENTAL RESPECTO A PROYECTOS MINEROS N 2.17.0.0.01 I. OBJETIVO
Otorgar Certificacin Ambiental en el inicio o reinicio de actividades de exploracin, construccin, extraccin, procesamiento, transformacin, almacenamiento y cierre o sus modificaciones y ampliaciones.
II.
BASE LEGAL
LEY N 27651 "Formalizacin de la Pequea Minera y Minera Artesanal". Ley N 28611 Ley General del Ambiente. Decreto Supremo N O13-2000 EM. Modifican diversas disposiciones referidas a la aplicacin de la norma tcnica de calidad de los servicios elctricos NTCSE. Decreto Supremo N 028-2008-EM. Aprueban el Reglamento de Participacin Ciudadana en el Subsector Minero. Resolucin Ministerial N 304-2008-MEM/DM. Aprueban Normas que regulan el Proceso de Participacin Ciudadana en el Subsector Minero
III. IV.
REQUISITOS
Declaracin de Impacto Ambiental o Estudio de Impacto Ambiental.
ETAPAS 1. Entidad Solicitante (1 da)

1.1 Presentacin de solicitud para certificacin ambiental que incluye una evaluacin preliminar, incluyendo una propuesta de clasificacin ambiental. 1.1.1 La Solicitud debe contar con los siguientes documentos. Datos Generales del Proyecto de Pequea Minera (PPM) o Proyectos de Minera Artesanal (PMA). Nombre del Proyecto. Tipo de Documento que se trate Declaracin de Impacto Ambiental (DIA) o Estudio de Impacto Ambiental (EIA). Fecha de Presentacin. Pago por derecho de trmite.
2.
Autoridad Regional Ambiental (50 das)

2.1 2.2 Recepciona y toma conocimiento de documentacin. Se realiza la evaluacin administrativo legal, al verificar segn el TUPA de Gerencia Regional del Ambiente, la documentacin presentada por el administrado, para posteriormente realizar la evaluacin tcnica correspondiente. Si la clasificacin es de categora 1 2.3.1 Plazo para resolver ARMA ratificar o modificar la propuesta el cual ser
2.3
- 485 -
comunicado en un plazo no menor de cuarenta y cinco (45) ni mayor de cincuenta (50) das calendario. Si la solicitud corresponde a una D.I.A (Categora I) y no tiene observaciones, se le expedir la correspondiente Certificacin Ambiental. Si tiene observaciones, notifican al administrado para que en un plazo mximo de treinta (30) das calendario adjunte la informacin adicional. Una vez que el administrado levante las observaciones, el ARMA evaluar la conformidad del mismo dentro de los treinta (30) das, de encontrarla conforme, ratificar la clasificacin y emitir la certificacin ambiental solicitada. En el caso que el administrado no presente la informacin en la fecha indicada o de no encontrarla conforme la ARMA desaprobar la solicitud mediante Resolucin Gerencial Regional. 2.3.2 Reclasificacin de solicitud En caso que no corresponda el proyecto a la Categora I. ARMA clasificar el proyecto como Categora II y solicitar al administrado la presentacin de los Trminos de Referencia del EIA dentro de los treinta (30) das calendario bajo apercibimiento de darse por abandonada la solicitud. 2.4 Si la clasificacin es categora 2 - Estudio de impacto ambiental semi detallado Presentacin de solicitud para clasificacin ambiental, que incluye: Trminos de Referencia y Plan de Participacin Ciudadana. La solicitud presentada deber contener los documentos al que hace referencia el Art. 39 del D.S. N 013-2002. Asimismo acompaar los Trminos de Referencia del EIA y el Plan de Participacin Ciudadana y Resumen Ejecutivo del Estudio de impacto Ambiental. 2.4.1 Plazo para resolver De ser conforme la ARMA ratificara la clasificacin propuesta y aprobara los Trminos de Referencia del EIA en un plazo no menor de cuarenta y cinco (45) das calendario ni mayor de cincuenta (50) das calendario. De faltar informacin o tener observaciones la ARMA notificar al solicitante para que en un plazo mximo de treinta (30) das calendario, presentada la misma la Autoridad tiene treinta (30) das calendario para resolver si absuelta todas las observaciones esta ser ratificada la clasificacin y aprobar los Trminos de Referencia. De no ser conforme ser desaprobada. 2.4.2 Ratifica clasificacin propuesta y aprueba el Plan de participacin ciudadana tomando en cuenta las siguientes consideraciones: 2.4.2.1 Participacin Ciudadana ( R.M. 304-2008-EM) El Plan de Participacin Ciudadana es el documento mediante el cual el Titular del proyecto propone a la Autoridad Ambiental los mecanismos de participacin
- 486 -
que se usarn durante la evaluacin del EIA y durante la ejecucin del mismo. El. PPC se elaborar segn la estructura requerida de acuerdo al Art. 15 de la R.M.304-2008-EM. Plazo para resolver: La propuesta de mecanismos del PPC ser evaluada por la Autoridad en un trmino de 07 das hbiles, de tener observaciones, la Autoridad Ambiental deber trasladar la misma al Titular del Proyecto el mismo que tiene 10 das hbiles como mximo para levantarles, en caso no hayan sido subsanadas, ser declarado como no presentado el estudio ambiental. Si cumple con absolver las observaciones, ser aprobado mediante Resolucin Gerencial Regional. 2.4.2.2 Proceso de Participacin Ciudadana Categora I: La ARMA dispone de la publicacin de la relacin de estudios ambientales para Proyecto de Pequea Minera y Proyectos de Minera Artesanal dentro de los cinco primeros das hbiles de recibida la solicitud de aprobacin. (Art. 30 del RM 304-2008-EM). Categora II: Se realizar par lo menos un Taller participativo para informar a la poblacin sobre las actividades que se desarrollar durante la elaboracin del EIA. Asimismo se realizar por lo menos un Taller participativo para informar sobre los avances y resultados en la elaboracin del EIA y del marco que regulo la evaluacin del Estudio Ambiental. (Art. 12 y 13 de R.M. 304-2008-EM). 2.4.3 Certificacin del Proyecto 2.4.3.1 Categora I: Revisin y aprobacin de la DA que conducir a la Certificacin Ambiental del Proyecto ya explicada. 2.4.3.2 Categora II: Comprende los siguientes pasos: Participacin Ciudadana (Audiencia Pblica) Se realizar Audiencia Pblica dentro de un plazo no menor de cuarenta 40 das calendarios de publicado el aviso en el diario Oficial El Peruano Oficial (Art. 24). El lugar donde se realizara la audiencia pblica deber contar con las instalaciones apropiadas para albergar a los asistentes, con las facilidades para la instalacin de los equipos y con acceso a un rea adecuada para servicios higinicos. 2.4.4 Se convoca a Audiencia Pblica con representantes del ARMA y autoridades locales tomando las siguientes consideraciones:
- 487 -
2.4.4.1
Desarrollo de la Audiencia Pblica La Audiencia Pblica estar a cargo de una Mesa Directiva conformada por un representante de la ARMA, quien la presidir, un representante del Gobierno Local o Autoridad Local quien har las veces de secretario tcnico, el presidente podr invitar a incorporarse a sta, a otra Autoridad local o Regional que se encuentre presente en el acto. La Audiencia se realizar en un solo da, salvo que existan causas de suspensin o cancelacin que ameriten la reprogramacin de la misma. El presidente de la Mesa Directiva dar inicio a la Audiencia Pblica, explicando el objetivo de la misma y acreditando a los representantes del titular minero. Acto seguido invitar a los representantes de la empresa y la entidad que elabor el EIA a que sustenten dicho estudio. Concluida la sustentacin, el presidente la mesa directiva invitar a participantes a formular sus preguntas por escrito, hasta en dos rondas, pudiendo desarrollar una tercera ronda de preguntas orales con la duracin que determine el presidente de la Mesa Directiva, para lo cual elaborar un rol de oradores. Las preguntas sern respondidas por los expositores, los representantes de la autoridad o los representantes del titular minero, segn corresponda, pudiendo hacerlo en forma conjunta. Luego de respondidas las preguntas el presidente de la Mesa Directiva invitar a los participantes a entregar a la Mesa Directiva, los documentos, memoriales, informes o cualquier otro testimonial que deseen presentar para la incorporacin al: expediente y revisin por la autoridad. Concluida la Audiencia se suscribir un acta en la cual se consigne el nmero de participantes, el desarrollo de la audiencia pblica, incluyendo el resumen de lo expuesto y discutido, as como los aportes recibidos, sealando la documentacin recibida. El acta ser Suscrita por los miembros de la Mesa Directiva, el representante del titular minero, el representante de la entidad que elabor el EIA y los participantes que deseen hacerlo.
2.4.4.2
Cancelacin o suspensin de audiencia pblica La autoridad competente podr declarar la cancelacin o suspensin de la audiencia pblica, antes de su realizacin o durante la misma, por caso fortuito o fuerza mayor, o cualquier otra causa que pudiera poner en riesgo la salud o integridad de los participantes o los miembros de la Mesa Directiva. Si se cancela o suspende antes de la realizacin de la
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Audiencia Pblica se adoptar las siguientes medidas. Convocar a una nueva Audiencia Pblica dentro de los veinte (20) das calendarios siguientes a la fecha originalmente convocada mediante publicacin de aviso, avisos radiales y carteles. En caso se cancele nuevamente la Audiencia Pblica la ARMA podr prescindir de su realizacin, reemplazndola por otros mecanismos de participacin y medidas de amplia difusin de las caractersticas del proyecto a travs de medios de comunicacin locales. Si se cancela o suspende durante la realizacin de la Audiencia Pblica se adoptara las siguientes medidas. Suspender el desarrollo de la Audiencia Pblica para su continuacin dentro de las 72 horas siguientes, publicitando a nivel local (cartela y/o radio) a la fecha de realizacin. De existir razones excepcionales que dificulten la continuacin de la audiencia Pblica en el mismo lugar podr efectuarse en lugar distinto dentro de la localidad, anuncindose ello en la misma audiencia y registrndose en el acta. Si no es posible realizar la audiencia de acuerdo al anterior tem, la autoridad la cancelar y convocara una nueva Audiencia Pblica dentro de los veinte (20) das calendarios siguientes a la fecha originalmente convocada mediante publicacin, avisos radiales y carteles. En el caso que se cancele nuevamente la Audiencia Pblica por los motivos previstos. La ARMA podr prescindir de su realizacin, reemplazndola por otros mecanismos de participacin y medidas de amplia difusin de acuerdo a las caractersticas del proyecto a travs de medios de comunicacin locales, por cuenta del titular minero. En todos los casos que se cancele o suspenda la realizacin de una Audiencia Pblica, el profesional responsable deber elaborar un informe escrito de lo acontecido, el cual formara parte del expediente en trmite.
2.4.5
Requiere la entidad solicitante la preparacin del EIA segn los trminos de referencia.
3.
Entidad Solicitante (150 das)

3.1 Elabora el estudio de impacto ambiental (EIA) tomando las siguientes consideraciones: 3.1.1 Preparacin del EIA segn los Trminos de Referencia. El EIA deber contener lo establecido en el Art. 45 del D.S. N 013-2002-MEM, as como lo aprobado en sus trminos de Referencia. Parte integrante del documento, lo formarn los resultados obtenidos en los Talleres y Audiencia Pblica.
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3.1.2
Revisin del EIA. Cuando el desarrollo del Proyecto implique la intervencin de aguas continentales modificacin de microclimas y clima local, se requerir la opinin el SENAMHI. Art. 46 D.S 013- 2002MEM. Cuando el proyecto se encuentre ubicado en rea natural protegida o zona de amortiguamiento, requerir la opinin favorable del SENARP (Art. 56 D.S. 013-2002-MEM). Cuando el proyecto se encuentra ubicado en rea de patrimonio cultural, arqueolgico o histrico se requerir la opinin o informe del Instituto Nacional de Cultura. ARMA podr solicitar opinin sobre aspectos especficos del ElA a otras autoridades sectoriales, cuando corresponda. (Art. 46 del D.S. 013-2002-MEM) El plazo para pronunciarse sobre el ElA. ser dentro de los ciento veinte das calendario de recibido el instrumento de gestin ambiental. Pudiendo realizar observaciones o solicitar al titular del proyecto informacin adicional. De solicitar informacin adicional u realizar observaciones, la ARMA notifica al titular del proyecto a efecto que pueda adicionar la informacin solicitada o levante las observaciones en un plazo mximo de treinta (30) das calendario, bajo apercibimiento de declarase en abandono el proceso de aprobacin del E.I.A.
4.

4.1 Recepciona y evala el estudio de Impacto ambiental considerando observaciones hechas por posterior a la Audiencia Pblica tomando en cuenta las siguientes consideraciones: 4.1.1 Aprobacin o desaprobacin del ElA. En el proceso de Evaluacin de los Estudios de Impacto Ambiental, la ARMA meritar los aportes, comentarios u observaciones remitidos por cualquier persona natural o jurdica dentro de los treinta (30) das calendarios posteriores a la realizacin de la Audiencia Pblica. (Art. 22 R.M. 304-2008MEM) De considerarlo pertinente se correr traslado al titular minero de las observaciones recibidas para que las absuelva. Si la informacin adicional o los descargos formulados son satisfactorios, la ARMA cuenta con un plazo mximo de treinta (30) das calendario para emitir la correspondiente resolucin otorgando la Certificacin Ambiental. En caso que el solicitante no presente la informacin adicional o no subsane satisfactoriamente las observaciones. La ARMA desaprobara el E.I.A emitiendo la Resolucin correspondiente dentro del plazo mximo de treinta (30) das calendario. 4.2 4.3 Se emite proyecto de resolucin correspondiente otorgando la Certificacin Medioambiental. Se remite expediente a la Gerencia General Regional.
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5.
Gerencia General Regional (1 da) 5.1 5.2 Recibe y toma conocimiento de documentacin. Emite Resolucin Gerencial Regional aprobando o desaprobando la Certificacin Ambiental.
- 491 -
PROCEDIMIENTO : PROCEDIMIENTOS PARA CONTAR CON CERTIFICACIN AMBIENTAL RESPECTO A PROYECTOS MINEROS
Cdigo : 2.17.0.0.01
Unidad Orgnica Responsable : Autoridad Regional Ambiental

Entidad Solicitante
Recibe y toma conocimiento de documentacin
Autoridad Regional Ambiental (ARMA)

Ratifica clasificacin Propuesta y aprueba el Plan de Participacin Ciudadana (PPC) 2
INICIO
6 Recibe y revisa EIA considerando observaciones hechas por cualquier persona, posterior a la Audiencia Pblica
Presenta Solicitud para obtener Certificacin Ambiental
SI
Solicitud: - Datos generales de Proyecto de Pequea Minera PPM o de Minera Artesanal PMA. - Nombre del Proyecto - Tipo de Documento: Declaracin de Impacto Ambiental DIA o Estudio de Impacto Ambiental EIA - Fecha de Presentacin - Pago por derecho de trmite. Realiza evaluacin administrativa legal y tcnica en base al TUPA
Solicitud es de Categora 1?
NO
Clasifica el Proyecto como Categora 2
Realiza Taller Participativo informando actividades, avances y resultados durante el EIA.
Emite Resolucin Gerencial Regional aprobando o desaprobando la Certificacin Ambiental
Hay observaciones?
SI
Notifica al Administrado para que absuelva observaciones.
Solicita al Administrado presentacin de Trminos de Referencia de EIA, Plan de Participacin Ciudadana y Resumen Ejecutivo del EIA
Se convoca una Audiencia Pblica con representante del ARMA y autoridades locales
Solicita opinin sobre aspectos especficos del EIA a las autoridades sectoriales correspondientes
3 FIN
NO
Dispone publicacin de relacin de estudios ambientales para PPM y PMA En caso de no levantar observaciones se desaprueba solicitud mediante Resolucin Hay observaciones?
Se recibe documentos, memoriales, informes u otro testimonio para incorporar al expediente y sea revisado por la Autoridad.
NO SI
Notifica al Solicitante para que absuelva observaciones Se elabora y suscribe el Acta de desarrollo de la Audiencia
Recibe EIA revisado
Sectores
Elabora el EIA segn lo establecido
Expide Certificacin Ambiental mediante Resolucin correspondiente
El EIA debe contener: - Lo establecido en el Art. 45 del D.S N 013-2002-MEM - Lo aprobado en los Trminos de Referencia. - Resultados de los Talleres y la Audiencia Publica.
Se remite Expediente a Gerencia General para su atencin
En caso que observaciones no hayan sido subsanadas el estudio ser declarado como no presentado y se desaprueba mediante Resolucin
Acta de desarrollo de la Audiencia: - Numero de Participantes - Desarrollo de Audiencia Publica - Resumen de lo expuesto - Aportes recibidos.
Hay observaciones?
Si
Se traslada observaciones al titular minero para que las absuelva
Recibe y toma conocimiento de EIA
NO Se emite la resolucin correspondiente otorgando la Certificacin Medioambiental En caso de no subsanar observaciones se desaprueba el EIA emitiendo Resolucin correspondiente.
Remite al ARMA el EIA revisado y con observaciones de ser el caso
5 Remite EIA elaborado al ARMA 2
Solicita a Entidad Solicitante la Preparacin del EIA segn los Trminos de Referencia
5 1
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CERTIFICACIN AMBIENTAL RESPECTO A PROYECTOS DE HIDROCARBUROS N 2.17.0.0.02 I. OBJETIVO

Otorgar Certificacin Ambiental en el inicio o reinicio de actividades de exploracin, explotacin, procesamiento, o refinacin, transporte, o sus modificaciones y ampliaciones para actividades de hidrocarburos. Para el caso especfico de la Regin Arequipa se realizan actividades de comercializacin en las siguientes modalidades: Establecimiento de venta al pblico de combustibles. Gasocentros (GLP uso automotor). Establecimiento de venta al pblico de Gas Natural Vehicular (GNV). Plantas Envasadoras de Gas Licuado de Petrleo GLP (EIA para el inicio y ampliacin en ms o igual al 40% de su capacidad instalada, si fuera una cantidad menor al 40% de su capacidad instalada presentar un EIA).
II.
BASE LEGAL
Ley N 28611 Ley General del Ambiente Decreto Supremo N 042-2005-EM. Aprueban Texto nico Ordenado de la Ley Orgnica de Hidrocarburos Decreto Supremo N 015-2006-EM. Aprueban Reglamento para la Proteccin Ambiental en las Actividades de Hidrocarburos Decreto Supremo N 012-2008-EM. Aprueban Reglamento de Participacin Ciudadana para la realizacin de Actividades de Hidrocarburos Decreto Supremo N 064-2008-EM. Modifican artculos del Reglamento para la Comercializacin de Biocombustibles Decreto Supremo N 045-2009-EM. Modifican el Reglamento de las Actividades de Exploracin y Explotacin de Hidrocarburos Resolucin Ministerial N 571-2008-MEM/DM. Aprueban Lineamientos para la Participacin Ciudadana en las Actividades de Hidrocarburos
III. IV.
REQUISITOS
ETAPAS 1. Entidad solicitante / Formas de inicio

1.1 Plan de Manejo Ambiental 1.1.1 Elabora el Plan de Manejo Ambiental el cual contiene : Descripcin y Evaluacin Tcnica. Programa de Monitoreo del Proyecto. Plan de Contingencia. Plan Relaciones Comunitarias. Costos proyectados del PMA.
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1.1.2 1.2
Remite el Plan de manejo ambiental solicitando Certificacin ambiental. Presenta Solicitud para obtener certificacin ambiental adjuntando la siguiente informacin. Datos Generales del Titular. Nombre del Proyecto. Tipo de Documento que se trate Declaracin de Impacto Ambiental (DA). Fecha de Presentacin. Pago por derecho de trmite. La D.I.A incluir la informacin que se detalla en el Art. 23 del D.S. 015-2006-EM.
Solicitud de certificacin ambiental (1/2 da) 1.2.1
2.
Autoridad Regional Ambiental ARMA (50 das)

2.1 Recepciona la solicitud, toma conocimiento y lo clasifica segn la solicitud es de de certificacin ambiental de una declaracin de Impacto ambienta, de un Plan de Manejo ambiental o de un Estudio de Impacto Ambiental. En el caso de certificacin ambiental para una Declaracin de Impacto Ambiental (D.I.A) se debe tomar las siguientes consideraciones: 2.2.1 Evaluacin Presentada la solicitud ARMA emitir su aprobacin en caso de ser procedente y la pondr en conocimiento del Titular en un plazo de cincuenta (50) das hbiles. Dentro de los veinte (20) das hbiles de presentada la D.I.A. la ARMA podr solicitar informacin complementaria al titular otorgndole un plazo mximo de diez (10) das hbiles para su presentacin, bajo apercibimiento de declarar el abandono del procedimiento. 2.2.2 Plazo para resolver Tiene cincuenta (50) das hbiles para expedir la correspondiente resolucin que aprueba la solicitud del D.I.A. 2.3 En el caso de certificacin ambiental para una Declaracin de Impacto Ambiental (D.I.A) se debe tomar las siguientes consideraciones: 2.3.1 Evaluacin Presentacin de Solicitud para certificacin ambiental, que incluye: Trminos de Referencia y Plan de Participacin Ciudadana. Solicitud que deber contener como mnimo la siguiente informacin: (Art. 19 del D.S. N 015- 2006-EM). - Nombre del Titular del Proyecto. - Nombre del proyecto. - Clase de documento presentado. - Fecha de presentacin a la ARMA..
2.2
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Asimismo acompaar los Trminos de Referencia del EIA y el Plan de Participacin Ciudadana (Art. 14 y 15 del D.S. 012-2008-EM). 2.3.2 Plazo para resolver, la ARMA dentro de los quince (15) das calendarios de su presentacin se pronunciar respecto al Plan de Participacin Ciudadana tomando las siguientes consideraciones: Se realizar por lo menos un Taller participativo para informar a la poblacin sobre las actividades que se desarrollara durante la elaboracin del EIA, derechos y deberes, normatividad ambiental y participacin ciudadana. Asimismo se realizar por lo menos un Taller participativo para informar sobre la lnea base elaboracin del EIA, recogiendo las observaciones y opiniones de la poblacin involucrada a efectos de tomarlos en cuenta en el desarrollo del EIA. (Arts. 11 de DS. 012-2008-EM y 43 de la R.M. 571-2008-EM). Los talleres informativos pueden ser cancelados por razones de caso fortuito o fuerza mayor, debiendo fijarse nueva lecha para la aplicacin de este mecanismo. Califican como caso fortuito o fuerza mayor los desastres, catstrofes, condiciones climatolgicas; o naturales adversas que imposibiliten llegar a la zona de influencia. Hechos de fuerza como huelgas declaradas ilegales por la autoridad de trabajo, huelgas de terceros involucrados con I a actividad de hidrocarburos en la zona de influencia, bloqueos de vas de comunicacin y otros hechos similares que impidan la realizacin del evento. Actividades locales o celebraciones que impidan o limiten significativamente la asistencia de la poblacin. Luego de presentado el Estudio de Impacto Ambiental y previa opinin favorable del Resumen Ejecutivo realizara el taller informativo con el objeto de difundir la lnea base ambiental, el anlisis e identificacin de impactos, el plan de manejo ambiental y el plan de abandono, recogiendo las observaciones y opiniones de la poblacin involucrada. La Audiencia Pblica se realizar dentro de un plazo no menor de 20 das calendarios a la publicacin en el Diario Oficial El Peruano y un Diario de mayor circulacin de la localidad (Art. 50). El Titular remitir al Arma una copia del aviso en un plazo mximo de (7) siete das luego de la publicacin del aviso. Adicionalmente colocara avisos en papel Bond tamao A2, anuncios radiales o de ser el caso mediante perifoneo y megfono u otro medio que permita la difusin clara y oportuna. El lugar donde se realizar la audiencia pblica deber contar con las instalaciones apropiadas para albergar a los asistentes, con las facilidades para la instalacin de los equipos y con acceso a un arca adecuada para servicios higinicos.
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Desarrollo de la Audiencia Pblica La Audiencia Pblica estar a cargo de una Mesa Directiva conformada por un representante del ARMA, quien la presidir un representante del Gobierno Local o Autoridad local quien har las veces de secretario tcnico, el presidente podr invitar a incorporarse a esta a otra Autoridad local o Regional que se encuentre presente en el acto. La Audiencia se realizar en un solo da, salvo que existan causas de suspensin o cancelacin que ameriten la reprogramacin de la misma. El presidente de la Mesa Directiva dar inicio a la Audiencia Pblica, explicando el objetivo de la misma y acreditando a los representantes del titular minero. Acto seguido invitara a los representantes de la empresa y la entidad que elabor el EIA a que acrediten su representacin. Una vez cumplido con los requisitos el Presidente de la Mesa Directiva clara por instalada la mesa Directiva y proceder a iniciar la Audiencia Pblica. Si el titular del Proyecto y la Consultora no han cumplido con acreditar su representacin ARMA suspender la Audiencia Pblica dejando constancia de ello en acta firmada por la Mesa Directiva. El Presidente invita al titular del Proyecto y consultora para que sustenten dicho estudio. Concluida la sustentacin. el presidente la mesa Directiva invitar a los participantes a formular sus preguntas por escrito, hasta en dos rondas, pudiendo desarrollar una tercer ronda de preguntas orales con la duracin que determine el Presidente de la Mesa Directiva, para lo cual elaborara un rol de oradores. Las preguntas sern respondidas por los expositores, los representantes de la autoridad o los representantes del titular minero, segn corresponda, pudiendo hacerlo de forma conjunta. Luego de respondidas las preguntas el presidente de la Mesa Directiva invitara a los participantes a entregar a la Mesa Directiva, los documentos, memoriales, informes o cualquier otro testimonial que deseen presentar para la incorporacin al expediente y revisin por la autoridad. Concluida la Audiencia se suscribir un acta en la cual se consigne el nmero de participantes, el desarrollo de la audiencia pblica, incluyendo el resumen de lo expuesto y discutido, as como los apones recibidos, sealando la documentacin recibida. El acta ser suscrita por los miembros de la Mesa Directiva, el representante del titular del proyecto, el representante de la entidad que elabor el EIA los participantes que deseen hacerlo.
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Suspensin de audiencia pblica La autoridad competente podr declarar la suspensin de la audiencia pblica, antes de su realizacin o durante la misma, por caso fortuito o fuerza mayor o cualquier otra causa que pudiera poner en riesgo la salud o integridad de los participantes o los miembros de la Mesa Directiva. Si se suspende antes de la instalacin de la Mesa Directiva se adoptara las siguientes medidas: Convocar a una nueva Audiencia Pblica mediante la publicacin de avisos en el Diario Oficial El Peruano y el diario de mayor circulacin de la zona, avisos radiales y carteles con un mnimo de veinte (20) das calendario antes de la fecha programada para la realizacin de esta. Si se suspende despus de instalada la Mesa Directiva de la Audiencia Pblica se adoptar las siguientes medidas: El Presidente deber sealar fecha y hora del nuevo acto, siempre y cuando cuente con la aprobacin de todos los integrantes de la Mesa Directiva, debiendo registrar el hecho en el acta respectiva y hacerlo de conocimiento por todos los asistentes. La Audiencia deber realizarse dentro de los noventa y seis (96) horas. Si volviera a presentarse un caso fortuito o fuerza mayor, que impida el desarrollo de la nueva Audiencia Publica convocada, el Presidente de la Mesa Directiva dejar constancia de los motivos por los que se volvi a interrumpir la realizacin de la Audiencia. En este caso el ARMA dentro del plazo de cinco (05) das calendario evaluar los hechos y actos suscitados debiendo emitir pronunciamiento sobre la continuacin del proceso de participacin ciudadana. El titular podr por nica vez solicitar la cancelacin o suspensin de la Audiencia Pblica, cuando se presenten hechos imprevistos que le insudan por causas ajenas a su voluntad, cumplir con la realizacin del evento, debiendo informar a la poblacin luego que el ARMA haya dispuesto la suspensin de la Audiencia. El acta, preguntas y documentos recibidos por la Mesa Directiva, se anexaran al expediente del Estudio Ambiental para su evaluacin correspondiente. 2.3.3 Preparacin del ElA segn los Trminos de Referencia El EIA deber contener lo establecido en el Art. 27 del D.S. 015-2006-EM, as como lo aprobado en sus Trminos de Referencia. Parle integrante del documento lo resultados obtenidos en los Talleres y Audiencia Pblica. Revisin del Estudio de Impacto Ambiental: - La Autoridad Regional Ambiental podr solicitar opinin a otras autoridades pblicas respecto a los temas relacionados con la eventual ejecucin del proyecto. - El plazo para pronunciarse sobre el EIA. ser dentro de
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los sesenta (60) das calendario de recibido el instrumento de gestin ambiental. Pudiendo realizar observaciones o solicitar al titular del proyecto informacin adicional. - De existir observacin se notificar al Titular para que en un plazo mximo de noventa (90) dais calendario, subsane las observaciones planteadas, bajo apercibimiento de declarar el abandono del procedimiento. 2.3.4 Aprobacin o desaprobacin del E.I.A. En el proceso de Evaluacin de los Estudios de Impacto Ambiental. ARMA meritar los aportes, comentarios u observaciones remitidos por cualquier persona natural o jurdica dentro de los quince (15) das calendarios posteriores s la realizacin de la Audiencia Pblica. (Art. 55 R.M 5712008-MEM-DM) De considerarlo pertinente se correr traslado al titular de las observaciones recibidas para que las absuelva. Si la informacin adicional o los descargos formulados son satisfactorios, ARMA cuenta con un plazo mximo de treinta (30) das calendario para emitir la correspondiente resolucin otorgando la Certificacin Ambiental. En caso que el solicitante no presente la informacin adicional o no subsane satisfactoriamente las observaciones. ARMA desaprobar el EIA emitiendo la Resolucin correspondiente dentro del plazo mximo de treinta (10) das calendario. 2.4 En el caso de certificacin ambiental para un Plan de Manejo Ambiental (PMA) se debe tomar las siguientes consideraciones: 2.4.1 Es el instrumento ambiental para aquellos titulares que se encuentran desarrollando la actividad sin contar con un instrumento de gestin ambiental aprobado, previo informe favorable de OSINERMING. De no contar con opinin favorable debern presentar un plan de Cese de Actividad. El Contenido del PMA debe tener: El plan de manejo ambiental deber contener una descripcin y evaluacin tcnica de los efectos previsibles directos e indirectos, acumulativos sinrgicos en el ambiente, programa de monitoreo del proyecto, plan de contingencia, plan de relaciones comunitarias, costos proyectados del PMA en relacin con el costo total del proyecto, entre otros requisitos que estipula el Art. N 35 del D.S. 012-2008-EM. Recibido el PMA el ARMA tiene veinte (20) das hbiles para evaluar lo solicitado. Pudiendo solicitar al titular informacin adicional concediendo un |plazo de diez (10) das hbiles para alcanzar dicha informacin bajo apercibimiento de declarar el abandono del procedimiento. Si la informacin adicional o los descargos formulados son satisfactorios, la ARMA cuenta con un plazo mximo de treinta (30) das calendario para emitir la correspondiente resolucin otorgando Certificacin Ambiental.
2.4.2
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En caso que el solicitante no presente la informacin adicional o no subsane satisfactoriamente las observaciones. ARMA desaprobar el EIA emitiendo la Resolucin correspondiente dentro del plazo mximo de treinta (10) das calendario. 2.4.3 Participacin Ciudadana El Plan de Manejo Ambiental y el Plan de Abandono o Plan de Abandono parcial no requerirn de la presentacin de un plan de participacin ciudadana, sin embargo se sujetan a las siguientes disposiciones. - Dentro de los siete (07) das calendarios de presentado el instrumento de Gestin ambiental el Titular del proyecto deber apersonarse ante el ARMA para recabar el formato de aviso con el cual se difundir la puesta a disposicin del instrumento para conocimiento de la opinin de la poblacin interesada (el artculo establece el contenido del aviso). - El aviso debe ser publicado en el Diario Oficial El Peruano y en un diario de mayor circulacin de la localidad o localidades que comprende el rea de Influencia dentro de los siete (07) das calendarios siguientes a la fecha de la entrega del formato de publicacin. - Dentro de los 10 das calendarios siguientes a a fecha de las publicaciones, el pblico interesado podr alcanzar a la Autoridad competente documentos con observaciones, propuestas y sugerencias. Dichos documentos sern evaluados y de ser el caso, sern considerados en el informe correspondiente que forma parte del expediente, el mismo que estar disponible en ARMA segn corresponda.
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PROCEDIMIENTO : PROCEDIMIENTOS PARA CONTAR CON CERTIFICACIN AMBIENTAL RESPECTO A PROYECTOS DE HIDROCARBUROS
Cdigo : 2.17.0.0.02

Entidad Solicitante Autoridad Regional Ambiental (ARMA)
INICIO
Ratifica clasificacin Propuesta y aprueba el PPC 3
Elabora el Plan de Manejo Ambiental PMA segn lo requerido
Solicitud es de:
DIA
El PMA contiene: - Descripcin y Evaluacin Tcnica - Programa de Monitoreo del Proyecto - Plan de Contingencia - Plan Relaciones Comunitarias - Costos proyectados del PMA Solicitud: - Datos generales del Titular.. - Nombre del Proyecto - Tipo de Documento: DIA. - Fecha de Presentacin - Pago por derecho de trmite. Realiza evaluacin administrativa legal y tcnica en base al TUPA 5
EIA PMA
Realiza Taller Participativo informando actividades, avances y resultados durante el EIA.
Recibe y revisa EIA considerando observaciones hechas por cualquier persona, posterior a la Audiencia Pblica
Hay observaciones?
SI
Se traslada observaciones al titular para que las absuelva
Solicita al Administrado presentacin de Trminos de Referencia de EIA, Plan de Participacin Ciudadana y Resumen Ejecutivo del EIA
Se convoca una Audiencia Pblica con representante del ARMA y autoridades locales
Remite el PMA al ARMA
Elabora el EIA segn lo establecido
NO
En caso de no subsanar observaciones se desaprueba el EIA emitiendo Resolucin correspondiente. Hay observaciones?
Se recibe documentos, memoriales, informes u otro testimonio para incorporar al expediente y revisin por el ARMA 5
Recibe formato de difusin
El EIA debe contiene: - Lo establecido en el Art. 27 del D.S N 015-2006-EM - Lo aprobado en los Trminos de Referencia. - Resultados de los Talleres y la Audiencia Publica.
Se emite la resolucin correspondiente otorgando la Certificacin Medioambiental
Recibe y evala PMA de Titular en Actividad
NO SI
Notifica al Solicitante para que absuelva observaciones
Se elabora y suscribe el Acta de desarrollo de la Audiencia
Es PMA? Publica el aviso en el diario de mayor circulacin
NO
FIN En caso que observaciones no hayan sido subsanadas el estudio ser declarado como no presentado
Acta de desarrollo de la Audiencia: Numero de Participantes Desarrollo de Audiencia Publica Resumen de lo expuesto Aportes recibidos.
Remite EIA elaborado al ARMA 6 3
SI
7 Entrega formato de difusin al Titular en Actividad
Solicita a Entidad Solicitante la Preparacin del EIA segn los Trminos de Referencia
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CERTIFICACIN AMBIENTAL RESPECTO A PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN RURAL N 2.17.0.0.03 I. OBJETIVO

Otorgar certificacin Ambiental a Obras de proyectos para instalaciones elctricas de distribucin y generacin de energa elctrica que sern ejecutadas en zonas rurales, localidades aisladas y de frontera del pas, lneas y redes elctricas de distribucin normalizadas para sistemas elctricos rurales hasta 36 kv. Pequeas centrales hidrulicas hasta una potencia de 500 kw. Pequeas centrales trmicas hasta una potencia de 500 kw. Pequeas centrales de generacin elica hasta una potencia de 500 kw. Sistemas fotovoltaicos para sistemas elctricos rurales y combinacin de las tecnologas anteriores.
II.
BASE LEGAL
Ley N 28749 "Ley General de electrificacin rural Ley N 28611. Ley General del Ambiente. Decreto Legislativo N 1041. Decreto Legislativo que modifica diversas normas del Marco Normativo Elctrico Decreto Supremo N 025-2007-EM. Aprueban Reglamento de la Ley N 28749, Ley General de Electrificacin Rural Decreto Supremo N 011-2009-EM. Modifican Decreto Supremo N 025-2007-EM, Reglamento de la Ley N 28749, Ley General de Electrificacin Rural Decreto Supremo N 002-2009-MINAM. Decreto Supremo que aprueba el Reglamento sobre Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica Ambiental y Participacin y Consulta Ciudadana en Asuntos Ambientales Decreto Supremo N 019-2009-MINAM. Aprueban el Reglamento de la Ley N 27446, Ley del Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental
III. IV.
REQUISITOS
ETAPAS 1. Entidad Solicitante (1/2 da)

1.1 Presenta Solicitud para obtener Certificacin Ambiental adjuntando la siguiente informacin. Datos generales del Titular. Nombre del Proyecto. Tipo de Documento: D.I.A de acuerdo al DS 011-2009-EM. Fecha de Presentacin.
2.
Trmite Documentario (1/2 da)

2.1 2.2 Por mesa de Partes se recibe la solicitud y el Expediente para obtener la Certificacin Ambiental con los respectivos requisitos. Se remite Documentacin al Autoridad Regional de Medio Ambiente.
3.

3.1 Recibe y toma conocimiento de documentacin.
- 501 -
3.2
Realiza evaluacin administrativa legal y tcnica en base al TUPA. El Plazo mximo que tiene la Autoridad para evaluar, aprobar o desaprobar la DIA con Resolucin Gerencial Regional es de quince (15) das calendario y el plazo para que el titular del proyecto absuelva las observaciones formuladas ser de cinco (5) das calendario. En caso de encontrar observaciones notifica al administrado para que absuelva las observaciones. En caso de no levantar observaciones se desaprueba solicitud mediante Resolucin Gerencial General.
3.3 3.4
4.

4.1 4.2 4.3 Recibe y toma conocimiento de documentacin. Emite Resolucin Gerencial Regional aprobando o desaprobando la Certificacin Ambiental. Remite Expediente y Resolucin al ARMA.
5.
Autoridad Regional Ambiental ARMA (1/2 da)

5.1 5.2 Recibe documentacin de la Gerencia General Regional. Solicita a OPDI la publicacin de la Declaracin de Impacto Ambiental en el Portal del Gobierno Regional.
6.
Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional - OPDI (1/2 da)

6.1 6.2 Recibe y toma conocimiento de solicitud. Encarga a Profesional incluir la Declaracin de Impacto Ambiental en la pgina Web Institucional para conocimiento pblico.
- 502 -
PROCEDIMIENTO : PROCEDIMIENTOS PARA CONTAR CON CERTIFICACIN AMBIENTAL RESPECTO A PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN RURAL
Cdigo : 2.17.0.0.03

Autoridad Regional Ambiental (ARMA) Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional (OPDI)
Entidad Solicitante
Trmite Documentario
INICIO
Recibe y toma conocimiento de solicitud
Se recibe la solicitud y expediente por Mesa de Partes
Realiza evaluacin administrativa legal y tcnica en base al TUPA
Solicitud: - Datos generales del Titular - Nombre del Proyecto - Tipo de Documento: DIA de acuerdo al DS 011-2009-EM - Fecha de Presentacin
Encarga a Profesional incluir la Declaracin de Impacto Ambiental en El Portal Institucional para conocimiento pblico
Emite Resolucin Gerencial Regional aprobando o desaprobando la Certificacin Ambiental
Se remite Expediente al ARMA para su atencin
SI
Hay observaciones? FIN
Remite Expediente y Resolucin al ARMA
NO
En caso de no levantar observaciones se desaprueba solicitud mediante Resolucin
Expide Certificacin Ambiental con Resolucin correspondiente
Recibe documentacin de la Gerencia General
Solicita a OPDI la publicacin de la Declaracin de Impacto Ambiental en la Pagina Web
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CERTIFICACIN AMBIENTAL RESPECTO A PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA VIAL N 2.17.0.0.04 I. OBJETIVO

Otorgar Certificacin Ambiental a proyectos de construccin, mantenimiento y rehabilitacin de infraestructura vial.
II.
BASE LEGAL
LEY N 27446 "Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental. Ley 28611. Ley General del Ambiente. Decreto Supremo N 041-2002-MTC. Aprueban Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Transportes y Comunicaciones Decreto Supremo N 002-2009-MINAM. Decreto Supremo que aprueba el Reglamento sobre Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica Ambiental y Participacin y Consulta Ciudadana en Asuntos Ambientales Decreto Supremo N 019-2009-MINAM. Aprueban el Reglamento de la Ley N 27446, Ley del Sistema Nacional de Evaluacin de Impacto Ambiental Resolucin Directoral N 006-2004-MTC-16. Aprueban Reglamento de Consulta y Participacin Ciudadana en el Proceso de Evaluacin Ambiental y Social en el Subsector Transportes MTC
III. IV.
REQUISITOS
ETAPAS 1. Entidad solicitante (1/2 da)

1.1. Presenta solicitud para obtener Certificacin Ambiental de Proyectos de Infraestructura Vial. La Solicitud presentada los siguientes documentos: Datos Generales del titular y de la entidad autorizada para la elaboracin de la evaluacin preliminar. Nombre del Proyecto. Tipo de Documento que se trate Declaracin de Impacto Ambiental (DA) o Estudio de Impacto Ambiental (EIA). Fecha de Presentacin. Pago por derecho de trmite. Para el caso de la Categora 1 el documento de la Evaluacin Preliminar constituye la DA.
2.

2.1. 2.2. Recibe y toma conocimiento de documentacin procediendo a clasificarla. Si es de categora 1 ser de Declaracin de Impacto Ambiental deber tomar las siguientes consideraciones: 2.2.1 Evaluacin Preliminar Se realiza la evaluacin administrativo legal, al verificar segn el TUPA de la Gerencia Regional del Ambiente, la
- 504 -
documentacin presentada por el administrado, para posteriormente realizar la evaluacin tcnica correspondiente. 2.2.2 Plazo para resolver La ARMA ratificar o modificara la propuesta el cual ser comunicada en un plazo no menor de veinte (20) das hbiles contados a partir del da siguiente a la fecha de su admisin. Si la solicitud corresponde a una DIA (Categora I) y no tiene observaciones, se le expedir la correspondiente Certificacin Ambiental. Si tiene observaciones notifican al Administrado para que en un plazo mximo de diez (10) das calendario adjunte la informacin adicional, pudiendo prorrogarse, si el titular as lo solicita por nica vez por un tiempo de diez (10) das hbiles adicionales. El Administrado levanta las observaciones en el plazo indicado y el ARMA tiene treinta (30) das para evaluar el levantamiento de encontrarla conforme, ratifican la clasificacin y emitir la certificacin ambiental solicitada. En el caso que el administrado no presente la informacin en la fecha indicada o de no encontrarla conforme el ARMA desaprobara la solicitud mediante Resolucin Gerencial Regional. 2.2.3 Reclasificacin de solicitud En caso que no corresponda el proyecto a la Categora I, la ARMA reclasificara el Proyecto como Categora II y solicitara al administrado la presentacin de Trminos de Referencia del EIA en un plazo de diez (10) das calendario bajo apercibimiento de darse por abandonada la solicitud. 2.3 Si es de Categora II ser de Estudio de Impacto Ambiental deber tomar las siguientes consideraciones: La consulta previa se desarrollar con modalidad de talleres participativos convocados por la ARMA en coordinacin con la unidad ejecutora a cargo del proyecto: Se realizara reuniones participativas dirigidas a la ciudadana, informando acerca del proyecto, derechos y deberes ciudadanos, de la legislacin ambiental y de los impactos potenciales que producira el proyecto. Se recogern y discutirn los aportes de las autoridades y de la poblacin presente. De existir controversias sobre el proyecto, ser necesario disear e implementar medidas, estrategias especficas y especializadas que permitan su solucin. En este caso, el proceso de consulta previa durara el tiempo necesario hasta resolver la controversia. 2.3.1 Talleres Participativos Es convocada por la ARMA y se realizar utilizando metodologa participativa y cualitativa para brindar informacin sobre el proyecto y recoger opiniones de manera sistemtica. Segn el tipo de proyecto, la magnitud y los posibles impactos socio-ambientales directos o indirectos, se definir la modalidad de reunin que ms convenga para el logro de los objetivos.
- 505 -
2.3.2
Consulta Pblica General Es un acto pblico que se llevar a cabo est a cargo de la ARMA en coordinacin con la unidad ejecutora del proyecto y la entidad que elabora el estudio. Precedindose de la siguiente manera: Durante la elaboracin de los EIA`s el ejecutor del proyecto difundir con la presencia de la ARMA la informacin sobre el proyecto y los avances en su elaboracin recogiendo los aportes e interrogantes de la ciudadana. Presentados los resultados del EIA a la ARMA, el ejecutor del EIA explicara a las autoridades y ciudadana, los componentes del Estudio.
2.3.3
Revisin del EIA La Autoridad Regional Ambiental podr solicitar opinin a otras autoridades pblicas respecto a los temas relacionados con la eventual ejecucin del proyecto. El plazo para pronunciarse sobre el EIA se lleva a cabo hasta en un plazo mximo de ciento veinte (120) das hbiles de recibido el instrumento de gestin ambiental. Pudiendo realizar observaciones o solicitar al titular del proyecto informacin adicional. La revisin y evaluacin se har hasta cuarenta (40) das hbiles; hasta treinta (30) das hbiles para la subsanacin de observaciones a cargo del titular, y hasta veinte (20) das hbiles para la expedicin de la Resolucin respectiva.
2.3.4
Aprobacin o desaprobacin del EIA. En el proceso de Evaluacin de los Estudios de Impacto Ambiental, ARMA meritar los aportes, comentarios u observaciones remitidos por cualquier persona natural o jurdica dentro de los quince (15) das calendarios posteriores a la realizacin de la Audiencia Pblica. (Art. 55 R.M. 571-2008MEM-DM) De considerarlo pertinente se correr traslado al titular de las observaciones recibidas para que las absuelva. Si las observaciones planteadas al titular del proyecto materia del EIA, no fueran subsanadas en su totalidad por razones sustentadas, ARMA a solicitud de parte y por nica vez, podr extender el plazo mximo del procedimiento, hasta veinte (20) das hbiles adicionales, contados a partir del da siguiente del trmino del plazo anteriormente concedido. Si la informacin adicional o los descargos formulados son satisfactorios la ARMA cuenta con un plazo mximo de veinte (20) das calendario para emitir la correspondiente resolucin otorgando la Certificacin Ambiental. Efectuada o no dicha subsanacin, ARMA emitir Certificacin Ambiental respectiva de ser el caso, o declarara denegada la solicitud, dndose por concluido el procedimiento administrativo.
- 506 -
PROCEDIMIENTO : PROCEDIMIENTOS PARA CONTAR CON CERTIFICACIN AMBIENTAL RESPECTO A PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA VIAL
Cdigo : 2.17.0.0.04

Entidad Solicitante

2 Ratifica clasificacin Propuesta y aprueba el Plan de Participacin Ciudadana 6 Recibe y revisa EIA considerando observaciones hechas por cualquier persona, posterior a la Consulta Pblica

INICIO
Presenta Solicitud para obtener Certificacin Ambiental de Proyectos de Infraestructura VIal
SI
Realiza evaluacin administrativa legal y tcnica en base al TUPA
Solicitud es de Categora 1?
NO
Solicitud: - Datos generales del Titular - Nombre del Proyecto - Tipo de Documento: DIA o EIA - Fecha de Presentacin - Pago por derecho de trmite. - Para Categora 1 la Evaluacin Preliminar.
Realiza Taller Participativo informando actividades, derechos y deberes de ciudadanos, legislacin ambiental e impactos potenciales Se convoca a Consulta Pblica en coordinacin con la unidad ejecutora y la entidad que elabora el estudio
Emite Resolucin Gerencial General Regional aprobando o desaprobando la Certificacin Ambiental
Hay observaciones?
SI
NO
Expide Certificacin Ambiental con Resolucin correspondiente En caso de no levantar observaciones se desaprueba solicitud mediante Resolucin
Solicita al Administrado presentacin de Trminos de Referencia de EIA, Plan de Participacin Ciudadana, Cronograma de Ejecucin, Recibo de Pagos entre otros.
3 FIN
Sectores
Se recibe documentos, memoriales, informes u otro testimonio para incorporar al expediente y revisin por la Autoridad. Recibe EIA revisado 4
Hay observaciones?
NO
SI
Elabora el EIA segn lo establecido Notifica al Solicitante para que absuelva observaciones Se elabora y suscribe el Acta de desarrollo de la Audiencia
Hay observaciones?
SI
Se traslada observaciones al titular para que las absuelva
Recibe y toma conocimiento de EIA
NO
Se emite la resolucin correspondiente otorgando la Certificacin Medioambiental En caso de no subsanar observaciones se desaprueba el EIA emitiendo Resolucin correspondiente. Remite al ARMA el EIA revisado y con observaciones de ser el caso
- El EIA debe contener: - Lo establecido en el Art. 41.1 del D.S N 019-2009-MINAM - Lo aprobado en los Trminos de Referencia. - Resultados de los Talleres y la - Consulta Publica.
Se remite Expediente a Gerencia General Regional para su atencin
En caso que observaciones no hayan sido subsanadas el estudio ser desaprobado mediante Resolucin
Acta de desarrollo de la Audiencia: Numero de Participantes Desarrollo de Consulta Pblica Resumen de lo expuesto Aportes recibidos.
4 Solicita a Entidad Solicitante la Preparacin del EIA segn los Trminos de Referencia 5
6 Remite EIA elabora al ARMA 2
- 507 -
DISEAR POLTICAS EN MATERIA DE REAS PROTEGIDAS Y MEDIO AMBIENTE N 2.17.0.0.05 I. OBJETIVO

Priorizar y ejecutar proyectos para conservar la diversidad biolgica y dems valores asociados de inters cultural, paisajstico y cientfico, en cumplimiento a la Ley N 26834, Ley de reas Naturales Protegidas y a la delegacin de facultades conferidas a los Gobiernos Regionales.
II.
BASE LEGAL
Constitucin Poltica del Per. Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27867 Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Decreto Legislativo Naturales. N 613 Cdigo del Medio Ambiente y de los Recursos
Ley N 26834 Ley de reas Naturales Protegidas. Ley N 27308 Ley Forestal y de Fauna Silvestre.
III. REQUISITOS
Solicitudes dirigidos al Gobierno Regional de Arequipa, para formular estudios de proyectos de pre - inversin y la ejecucin de obras para mostrar a los visitantes la belleza paisajstica, las especies de flora y fauna existente.
IV.
ETAPAS: 1. Autoridad Regional Ambiental (02 das)

1.1 Recepciona los petitorios, evala, procesa, clasifica y consolida, obteniendo un listado de petitorios a fin de trasladar a los tcnicos la formulacin de los perfiles pertinentes y presentar en el taller de presupuesto participativo del ao prximo para su concertacin. Asimismo se elabora un Informe Tcnico con los requisitos exigidos por el INRENA, para la categorizacin del rea Protegida, ya sea como rea de Conservacin Regional, Local o Nacional.
1.2
2. 3.
Instituto Nacional de Recursos Naturales Lima (10 das)

2.1 Suscribe Convenio Marco y especifico con el Gobierno Regional de Arequipa.

3.1 3.2 Elabora perfil para la categorizacin de areas protegidas y medio ambiente. Deriva perfil a la Oficina de Programacin de inversiones para su evaluacin.
4.

4.1 Recepciona el perfil de proyecto y evala.
- 508 -
4.2
Si amerita correcciones realiza observaciones para que sean levantadas por la Autoridad Regional Ambiental o por el INRENA segn sea el caso.
5.

5.1 5.2 5.3 Realiza las gestiones para la categorizacin. Lleva a cabo reuniones de concertacin. Realiza talleres participativos de consulta.
- 509 -
PROCEDIMIENTO : DISEAR POLTICAS PARA LA CATEGORIZACIN DE REAS PROTEGIDAS Y MEDIO AMBIENTE
Cdigo : 2.17.0.0.05

Autoridad Regional Ambiental (ARMA) Instituto Nacional de Recursos Naturales (INRENA) Oficina de Programacin de Inversiones (OPI)
INICIO
Listado de Petitorios
Informe Tcnico
Convenio
Recepciona petitorios
Evala, procesa, clasifica y consolida
Elabora informe tcnico para la categorizacin del rea Protegida
Suscribe convenio marco y especifico con el Gobierno Regional de Arequipa
2 Deriva Perfil a la OPI para su evaluacin Realiza las gestiones para la categorizacin Perfil Lleva a cabo reuniones de concertacin 1 Levanta Observaciones y deriva la OPI para su evaluacin 3 INRENA Elabora Perfil para la categorizacin
Recepciona el perfil de proyecto y evala
Amerita correcciones? SI
NO
Las observaciones las absolver ?
Realiza talleres participativos de consulta
Levanta Observaciones y deriva la OPI para su evaluacin
ARMA 3
FIN
- 510 -
ELABORAR EL PLAN ESTRATGICO ECOLGICO N 2.17.0.0.06 I. OBJETIVO

Desarrollar un conjunto de actividades y proyectos para el cumplimiento de los objetivos y metas trazadas por diversas oficinas, rganos estructurados y Gerencia Regionales del Gobierno Regional de Arequipa en el corto plazo, en el marco de los lineamientos de poltica de carcter nacional, regional y local.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27867 Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Decreto Supremo N 171-2003-EF que aprueba el Reglamento de la Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Decreto Supremo N 157-2002-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica. R.D. N 004-2004-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 003-2004-EF/68.01. Directiva del SNIP sobre Programas de Inversin.
III.
REQUISITOS
Planes Operativos de los rganos Estructurados y Direcciones Regionales Sectoriales del Gobierno Regional.
IV.
ETAPAS 1. Autoridad Regional Ambiental (1/2 da)

1.1 Mediante Oficio se solicita la elaboracin del Plan Estratgico Ecolgico Institucional en concordancia con el Plan y Agenda Ambiental Regional.
2.
Instituciones Pblicas / Instituciones Privadas/ONG (1 da)

2.1 Coordinan con la Autoridad Regional Ambiental y otros involucrados en la conservacin y preservacin del medio ambiente, y solicita remisin de sus demandas y expectativas de cada una de las provincias, luego informa.
3.

3.1 3.2 Recepciona demandas y expectativas de cada una de las provincias. Mediante Oficio Mltiple convoca a Talleres de consultas pblicas provinciales para obtener la validacin del diagnstico, la priorizacin de Problemas Ecolgicos, la identificacin de mbitos geogrficos y lneas de accin.
4.
Instituciones Pblicas / Instituciones Privadas/ONG (1 da)

4.1 4.2 Recepciona oficio de convocatoria a taller. Acude a taller de consulta pblica.
- 511 -
5.
Autoridad Regional Ambiental (01 da)

5.1 5.2 Realiza el taller donde valida el diagnostico, prioriza problemas ecolgicos e identifica mbitos geogrficos y lneas de accin. Mediante Oficio convoca a talleres de consulta a autoridades o representantes del mbito provincial.
6.
Autoridades del mbito provincial (01 da)

6.1 6.2 Recepciona oficio de convocatoria a talleres. Acude a taller de consulta.
7.

7.1 Desarrolla talleres con representantes y autoridades del mbito provincial. En cada uno de los talleres se exponen los avances y propuestas especficas del Plan Ecolgico y a travs del debate las expectativas y demandas de cada una de las provincias se elabora un Informe Tcnico y se presenta para su aprobacin al Consejo Regional del Gobierno Regional de Arequipa. Se elabora el Plan Estratgico ecolgico y se deriva al Consejo Regional para su aprobacin.
7.2
8.

8.1 8.2 En reunin de Consejo Toma conocimiento del Plan Estratgico Ecolgico, Evala y lo aprueba. Deriva a la Presidencia Regional para que se emita Resolucin ejecutiva Regional para la aprobacin del Plan estratgico Ecolgico.
9.

9.1 9.2 Emite Resolucin Ejecutiva Regional aprobando el Plan Estratgico Ecolgico. Reparte copias de la resolucin a las partes interesadas.
- 512 -
PROCEDIMIENTO : ELABORAR EL PLAN ESTRATGICO ECOLGICO
Cdigo : 2.17.0.0.06

Autoridad Regional Ambiental (ARMA) Instituciones Publicas/ Instituciones Privadas/ONGs Autoridades del mbito provincial Consejo Regional Presidencia Regional
INICIO
Demandas y expectativas 3
Recepciona oficio solicitando la elaboracin del Plan Estratgico Ecolgico Institucional
Realiza coordinaciones
En coordinacin con el ARMA emiten demandas y expectativas de cada provincia
Recepciona oficio de convocatoria a taller Oficio de convocatoria Mediante oficio convoca a talleres de consulta publica Recepciona demandas y expectativas Recepciona oficio de convocatoria a taller Acuden a taller de consulta publica
Toma conocimiento del Plan estratgico Ecolgico, Evala y aprueba
R.E.R.
Mediante oficio convoca a talleres de consulta publica
Valida el diagnostico, priorizacin de problemas ecolgicos e identificacin de mbitos geogrficos y lneas de accin.
2
Realiza talleres de consulta Acuden a taller de consulta publica
Deriva a la Presidencia Regional para que se emita Resolucin Ejecutiva Regional para la aprobacin del Plan Estratgico Ecolgico
Emite Resolucin Ejecutiva Regional aprobando el Plan Estratgico Ecolgico
Reparte copias de la resolucin a las partes interesadas

Realiza talleres con representantes de las provincias
Oficio de convocatoria
Se emite Informe Tcnico con las propuestas especificas para el Plan Estratgico Ecolgico
FIN 2
Se elabora el Plan Estratgico ecolgico y se deriva al Consejo Regional para su aprobacin
- 513 -
FORMULAR ESTUDIOS DE PRE INVERSIN EN BASE AL PLAN DE DESARROLLO REGIONAL CONCERTADO N 2.17.0.0.07 I. OBJETIVO
Contar con estudios de Pre Inversin viables de los proyectos enmarcados en los Lineamientos de Poltica Sectorial y Regional, sujetos a la Ley del SNIP.
II.
BASE LEGAL
Constitucin Poltica del Per Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27867 Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Decreto Legislativo N 613 Cdigo del Medio Ambiente y de los Recursos Naturales. Ley N 26834 Ley de reas Naturales Protegidas. Ley N 27308 Ley Forestal y de Fauna Silvestre. Resolucin Directoral N 001-2004-EF/68.01 que modifica la Directiva del SNIP para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales. Resolucin Directoral N 004-2004-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 0032004-EF/68.01 Directiva del SNIP sobre Programas de Inversin. Resolucin Directoral N 372-2004-EF-15: Delegacin de Facultades a OPIs Nacionales, Regionales y Locales para Declarar la Viabilidad de Proyectos de Inversin Pblica (Actualizada segn R.M. N 077-2005-EF-15). Resolucin Directoral N 006-2004-EF/68.01 que modifica la Directiva N 0042003-EF/68.01, Directiva del SNIP para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y la Directiva N 004-2002-EF/68.01, Directiva General del SNIP.
III.
REQUISITOS
Listado de Proyectos concertados resultado de los Talleres del Presupuesto Participativo 2006. Contar con el anteproyecto del Programa de Inversiones visado por el Consejo de Coordinacin Regional. Cdigo de Registro en el Banco de Proyectos del SNIP.
IV.
ETAPAS 1. Autoridad Regional Ambiental (20 das)

1.1 1.2 1.3 1.4 Jefatura dispone la elaboracin de los estudios de Pre inversin. Designa a profesional para elaborar estudio. Profesional elabora estudio a nivel de Perfil. Registro en el Banco de Proyectos.
- 514 -
1.5
Informa de los PIPs formulados acompaando la Ficha de Registro.
2.

2.1 Recepciona PIPs, remite a la Oficina de Programacin de Inversiones para su evaluacin.
3.

3.1 3.2 3.3 3.4 Evala el estudio de Pre Inversin, aprueba, observa o Rechaza. Si el Proyecto de Inversin Pblica es observado, se devuelve para levantar observaciones. Si el PIP es rechazado se informa del porque se ha tomado esta medida. Aprobado el Proyecto de Inversin Pblica declara la viabilidad e informa.
4.

4.1 Recepciona y deriva a la Autoridad Regional Ambiental, para la elaboracin del Expediente Tcnico; a la vez informa a la Gerencia General Regional para su aprobacin, con Resolucin.
5.

5.1 5.2 Recepciona y dispone el inicio de la elaboracin del Expediente Tcnico. Concluido Expediente Tcnico se remite a la Gerencia General Regional para aprobacin.
6.
Gerencia General Regional 1/2 da)

6.1 Evala y ordena elaborar Proyecto Resolucin para su aprobacin.
- 515 -
PROCEDIMIENTO : FORMULAR ESTUDIOS DE PRE-INVERSIN EN BASE AL PLAN DE DESARROLLO REGIONAL CONCERTADO
Cdigo : 2.17.0.0.07

INICIO 2 Jefatura dispone elaboracin de estudios de preinversin
Deriva ala Oficina de Programacin de Inversiones para su evaluacin Profesional elabora estudio de inversin a nivel de perfil Registra en banco de Proyectos
Recepciona PIP y evala
Designa a profesional para elaborar estudio
PIP es Rechazado?
NO
SI
Informa de los PIPs formulados acompaando la fichas de registro
Recepciona PIPs, toma conocimiento
PIP es Observado?
NO
SI
FIN
Recepciona y dispone el inicio de la elaboracin del expediente tcnico
Recepciona y deriva a la Autoridad Regional Ambiental para elaboracin de expediente tcnico
Declara la viabilidad e informa a ORPPOT
Toma conocimiento del porque del rechazo del PIP
Levanta las observaciones y lo deriva a la OPI
Concluido el expediente Tcnico se remite a la Gerencia General Regional para su aprobacin
Toma conocimiento y aprueba el PIP
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INVENTARIAR LOS RECURSOS NATURALES DE AREQUIPA N 2.17.0.0.08 I. OBJETIVO:

Contar con Estudios e Inventarios, que permitan conocer la cantidad, la tipologa y la distribucin de los diferentes recursos naturales existentes en la Regin, para facilitar la realizacin de diagnsticos, asimismo determinar los distintos usos potenciales, estimar su valorizacin en relacin al conocimiento y la tecnologa a aplicar y su adecuado aprovechamiento.
II.
BASE LEGAL
Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27867 Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 26821 Ley Orgnica de Aprovechamiento sostenible de los Recursos Naturales. Ley N 27308 Ley Forestal y de Fauna Silvestre. Decreto Ley N 17752, Ley General de Aguas. Decreto Supremo N 171-2003-EF que aprueba el Reglamento de la Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Decreto Supremo N 157-2002-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Resolucin Ministerial N 077-2005-EF-15: Modifica la Resolucin Ministerial N 372-2004-EF-15 que aprob Delegacin de facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversin pblica. Resolucin Ministerial N 004-2004-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 0032004-EF/68.01 Directiva del SNIP sobre Programas de Inversin. Resolucin Ministerial N 372-2004-EF-15: Delegacin de Facultades a OPIs Nacionales, Regionales y Locales para Declarar la Viabilidad de Proyectos de Inversin Pblica (Actualizada segn R.M. N 077-2005-EF-15). Convenios y Normas Internacionales respecto a los recursos naturales.
III.
REQUISITOS
Programa Regional Inversiones. Presupuesto Aprobado. Convenio Interinstitucional. Equipo Especializado.
IV.
ETAPAS 1. Autoridad Regional Ambiental (1 da)

1.1 Jefatura solicita realizar inventario de Recursos Naturales en Arequipa (Como el recurso mineral, de capacidad de uso de suelo, de agua, de flora, de fauna, etc),
- 517 -
1.2 1.3
Busca Instituciones especializadas y de gran capacidad operativa. Deriva a la Presidencia Regional propuesta para el Inventario.

2.1 2.2 Toma conocimiento de la propuesta. Autoriza y solicita mediante Oficio a las Instituciones correspondientes el desarrollo del Inventario, quienes alcanzaran sus propuestas econmicas.
3. Institucin convocada (01 da)

3.1 Toma conocimiento y alcanza su propuesta econmica.
4. Autoridad Regional Ambiental ( 03 das)

4.1 4.2 Toma conocimiento de la propuesta econmica. Se elabora el Proyecto de Convenio de cooperacin interinstitucional, para la realizacin del estudio inventario de recursos naturales y se tramita a la Oficina Regional de Asesora Jurdica, hasta su viabilidad.
5. Oficina Regional de Asesora Jurdica (02 das)

5.1 Recepciona proyecto de convenio, lo revisa, lo perfecciona y realiza el acto de firma del convenio.
6. Institucin convocada (10 das)

6.1 6.2 6.3 Firmado el convenio realiza el Trabajo de Campo. Realiza trabajo de Gabinete. Presenta informe con el inventario preliminar.
7. Autoridad Regional Ambiental (1 da)

7.1 Recepciona informe con inventario preliminar, realiza observaciones y sugerencias.
8. Institucin convocada (01 da)

8.1 8.2 Revisa e incluye los aportes y levanta las observaciones. Realiza la Presentacin Oficial del Inventario de Recursos Naturales de Arequipa.
- 518 -
PROCEDIMIENTO : INVENTARIAR LOS RECURSOS NATURALES DE AREQUIPA
Cdigo : 2.17.0.0.08

Autoridad Regional Ambiental (ARMA) Presidencia Regional Institucin convocada Oficina Regional de Asesora Jurdica
(ORAJ)
INICIO
Jefatura solicita realizar inventario de Recursos Naturales
Buscan Instituciones especializadas y de gran capacidad operativa
Autoriza y solicita mediante oficio a las Instituciones seleccionadas
Toman conocimiento, y alcanzan sus propuestas econmicas
Firmado el convenio realiza trabajo de campo
Recepciona proyecto de convenio, lo revisa, lo perfecciona y realiza el acto de firma del convenio
Deriva a la Presidencia Regional propuesta para el Inventario
Toma conocimiento de la propuesta
Realiza trabajo de gabinete
Toma conocimiento de las propuestas econmicas
Informe
Presenta informe preliminar
Elabora Proyecto de Convenio de Cooperacin Interinstitucional para la realizacin del estudio de inventario
Tramita a la Oficina Regional de Asesora Jurdica para la verificacin y aprobacin y firma del convenio
3 2 FIN
Revisa y realiza observaciones y sugerencias
Revisa, e incluye los aportes y levanta las observaciones
Presenta el inventario
- 519 -
DIRIGIR Y PROVEER LOS ESTUDIOS DE INVESTIGACIONES AMBIENTALES N 2.17.0.0.09 I. OBJETIVO

Contar con un Programa que promueva el desarrollo de las tecnologas tradicionales y cultura locales andinas y amaznicas, as como su diversidad de cultivos nativos, impulsando la investigacin cientfica.
II.
BASE LEGAL:
Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27867 Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Decreto Supremo N 171-2003-EF que aprueba el Reglamento de la Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 27293 Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Decreto Supremo N 157-2002-EF, Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Resolucin Ministerial N 077-2005-EF-15: Modifica la R.M. N 372-2004-EF-15 que aprob delegacin de facultades para declarar la viabilidad de proyectos de inversin pblica. Resolucin Directoral N 004-2004-EF/68.01 que aprueba la Directiva N 0032004-EF/68.01 Directiva del SNIP sobre Programas de Inversin. Ley N 26821, Ley Orgnica de Aprovechamiento sostenible de los Recursos Naturales. Ley N 27308 Ley Forestal y de Fauna Silvestre. Decreto Ley N 17752, Ley General de Aguas Convenios y Normas Internacionales respecto a los recursos naturales.
III. IV.
REQUISITOS
Partida presupuestal para realizar estudios de investigaciones ambientales.
ETAPAS 1. Autoridad Regional Ambiental (01 da)

1.1 Se informa a la Alta Direccin investigaciones ambientales. de la necesidad de realizar estudios de
2.

2.1 Toma conocimiento, aprueba y da el visto bueno para que se realicen las gestiones para realizar los estudios ambientales.
3.

3.1 Solicita financiamiento y orientacin al CONAM.
- 520 -
4.
Consejo Nacional del Ambiente CONAM (05 das)

4.1 4.2 Toma conocimiento. Realiza los aportes en materia de orientacin y econmicos si tuviera disponibilidad presupuestal.
5. 6.

5.1 Realiza convenios con Universidades y Entidades especializadas.
Universidades / Entidades especializadas (10 das)

6.1 6.2 6.3 Firma el convenio. Realiza investigaciones ambientales. Presenta informe preliminar.
7. 8.

7.1 Revisa y realiza observaciones y sugerencias.
Universidades / Entidades especializadas (02 das)

8.1 8.2 Revisa, e incluye los aportes y levanta las observaciones. Publica el estudio ambiental.
- 521 -
PROCEDIMIENTO : DIRIGIR Y PROVEER LOS ESTUDIOS DE INVESTIGACIONES AMBIENTALES
Cdigo : 2.17.0.0.09

Autoridad Regional Ambiental (ARMA) Gerencia General Regional Consejo Nacional del Ambiente (CONAM) Universidades / Entidades Especializadas
INICIO
Jefatura informa a la alta Direccin de la necesidad de realizar estudios de investigacin ambientales
Toma conocimiento
Presenta informe preliminar
Informe
Solicita financiamiento y orientacin al CONAM Convenio
Aprueba y da el visto bueno para que se realicen las gestiones para realizar los estudios Toma conocimiento
Realiza las investigaciones
Firman el convenio
Realiza convenios con Universidades y Entidades especializadas
Realiza los aportes en materia de orientacin y econmicos si tuviera disponibilidad presupuestal
FIN
Revisa y realiza observaciones y sugerencias
Revisa, e incluye los aportes y levanta las observaciones
Publica el estudio ambiental
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EJECUTAR PROGRAMAS PARA LA PRESERVACIN DEL MEDIO AMBIENTE DE LA REGIN N 2.17.0.0.10 I. OBJETIVO
Aplicacin eficaz de las polticas e instrumentos de Accin Ambiental a travs de planes, programas y proyectos que permitan la preservacin del medio ambiente de la Regin.
II.
BASE LEGAL
Constitucin Poltica del Per. Ley N 27783 Ley de Bases de la Descentralizacin. Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades. Ley N 27867 Ley Orgnica de Gobiernos Regionales. Ley N 28056 Ley Marco del Presupuesto Participativo. Ley N 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Decreto Ley N 613 Cdigo del Medio Ambiente y de los Recursos Naturales. Ley N 26834 Ley de reas Naturales Protegidas. Ley N 27308 Ley Forestal y de Fauna Silvestre.
III.
REQUISITOS
Contar con polticas e instrumentos de gestin Regional: Planes, programas y proyectos. Registro de estudios de pre inversin en el banco de proyectos. Presupuesto Institucional del Gobierno Regional.
IV.
ETAPAS 1. Autoridad Regional Ambiental (1/2 da)

1.1 Mediante oficio convoca a las Instituciones Pblicas y privadas a un Foro de preservacin del medio ambiente para tratar temas referidos a la preservacin del medio ambiente de la Regin, en concordancia con el Plan y Agenda Ambiental.
2.
Instituciones Pblicas y privadas / Poblacin Involucrada (01 da)

2.1 2.2 Toma conocimiento del foro. Acude a Foro de preservacin del medio ambiente.
3.

3.1 3.2 3.3 Lleva a cabo Foro de medio ambiente. En base a las propuestas del foro se formula el estudio de bases con programas y actividades concertados a ejecutarse en la preservacin del medio ambiente. Deriva estudio de bases a la Gerencia General Regional.
4.

4.1 4.2 Toma conocimiento de Estudios de base. Informa a la Presidencia Regional y eleva la propuesta al Consejo Regional para su aprobacin.
- 523 -
5. 6.

5.1 Toma conocimiento de estudios de base para la preservacin ambiental.

6.1 6.2 En sesin ordinaria evala propuesta de estudio de bases de preservacin ambiental. Aprueba mediante Acuerdo Regional.
7.
Instituto Nacional de Recursos Naturales Lima (02 das)

7.1 Suscribe Convenio Marco y Especfico con el Gobierno Regional de Arequipa.
- 524 -
PROCEDIMIENTO : EJECUTAR PROGRAMAS PARA LA PRESERVACIN DEL MEDIO AMBIENTE DE LA REGIN
Cdigo : 2.17.0.0.10

Autoridad Regional Ambiental (ARMA) Instituciones Publicas y Privadas / Poblacin Involucrada Gerencia General Regional Presidencia Regional Consejo Regional
INICIO
Oficio
Mediante oficio convoca a las Instituciones Publicas y Privadas a un Foro de Preservacin del Medio Ambiente
Toma conocimiento del foro
En sesin ordinaria evala propuesta de estudio de bases de preservacin ambiental
Lleva a cabo Foro de medio ambiente
Acude a Foro de preservacin del medio ambiente
Aprueba mediante Acuerdo Regional el estudio realizado Informa a la Presidencia Regional y eleva la propuesta al Consejo Regional para su aprobacin Toma conocimiento de estudios de base para la preservacin ambiental
Estudio de bases
En base a las propuestas del foro se formula el estudio de bases con programas y actividades a ejecutarse
Acuerdo Regional
Deriva estudio de bases a la Gerencia General Regional
Toma conocimiento de Estudios de Base
FIN
- 525 -

01 Documentos Normativos Gestion - Manual Procedimientos - Mapro2010

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SEDE PRESIDENCIAL DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA (MAPRO)

OFICINA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

CDIGO 2.1.0.0.01 2.2.0.0.01 2.2.0.0.02 2.2.0.0.03

4.3.2.1.01 4.3.2.1.03 4.3.2.1.04 4.3.2.3.01 4.3.2.3.02 4.3.2.3.03 4.3.2.3.04 4.3.2.3.05 4.3.2.3.06

AreadeAlmacen OficinadeTesoreria OficinadeTesoreria

INGRESOYSALIDADEBIENESDEALMACN EJECUCINFINANCIERADELASEDEPRESIDENCIALDELGOBIERNOREGIONAL DEAREQUIPA PERCEPCINORECAUDACINDEFONDOS

SOLICITUDDEATENCIONESAMBULATORIASDELOSTRABAJADORESENESSALUD ELABORACINYAPLICACINDEFICHASOCIOECONMICAALTRABAJADORY FAMILIARES CAMPAASDESALUDDECARCTERPREVENTIVOENCOORDINACINCON INSTITUCIONESDESALUD ACTIVIDADESSOCIALESDECONFRATERNIDADYRECREACIN ELABORACINDELAPROGRAMACINANUALDECAPACITACIN

OficinaRegionaldeAsesoriaJuridica OficinaRegionaldePlaneamiento,PresupuestoyOrdenamientoTerritorial OficinadePresupuestoyTributacin

EJECUCINPRESUPUESTARIA EVALUACINPRESUPUESTARIA DESIGNACINDETITULARESRESPONSABLESDELASUNIDADESEJECUTORAS DELPLIEGOREGIONAL

3.5.6.0.01 3.5.6.0.02 3.5.6.0.03 3.5.6.0.04 3.5.6.0.05

225 228 232 235 238

VERIFICACINDEVIABILIDADDEPROYECTOSDEINVERSINPBLICADURANTE LAFASEDEINVERSIN OPININESPECIALIZADAYLEGALSOBREINVERSINPBLICA MONITOREOYSEGUIMIENTODELAEJECUCINDELOSPROYECTODEINVERSIN PUBLICA CAPACITACINAUNIDADESFORMULADORAS ASIGNACINDECDIGOSDNPP

OficinadePlaneamientoyDesarrolloInstitucional 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 AreadeRacionalizacin AreadePlaneamiento

4.5.8.2.07 4.5.8.2.08 4.5.8.2.09 4.5.8.2.10

333 339 343 348

INFORMESOBRETERRENOSDEPROPIEDADDELESTADO SOLICITUDDEINFORMACINALAOFICINADEORDENAMIENTOTERRITORIAL DEENTIDADESPBLICASYPRIVADAS

UNIDADRGANICA GerenciaRegionaldeInfraestructura SubGerenciadeFormulacindeProyectosdeInversin

1 2 3 4 SubGerenciadeEjecucindeProyectosdeInversin 1 2 3 SubGerenciadeEjecucindeProyectosdeInversin 4 5 6 7 SubGerenciadeEquipoMecanico 1 2 3 SubGerenciadeFormulacindeProyectosdeInversin

ELABORACINDEPERFILOESTUDIOSDEPREINVERSINDEPROYECTOSDE INVERSINPBLICA ELABORACINDELESTUDIODEFINITIVOOEXPEDIENTETCNICODEPROYECTO DEINVERSINPBLICA ASISTENCIATCNICAAGOBIERNOSLOCALESEINSTITUCIONESPBLICOS APOYOCONEQUIPOTOPOGRFICOAUNIDADESORGNICASYENTIDADESDEL ESTADOSOBREPROYECTOSDEINVERSINPBLICA

3.7.10.0.01 3.7.10.0.02 3.7.10.0.03 3.7.10.0.04

424 427 430 432

3.7.13.0.01 3.7.13.0.02 3.7.13.0.03 3.7.13.0.04 3.7.13.0.05 3.7.13.0.06 3.7.13.0.07

463 466 469 472 475 478 482

ELABORARELPLANESTRATGICOECOLGICO FORMULARESTUDIOSDEPREINVERSINENBASEALPLANDEDESARROLLO REGIONALCONCERTADO INVENTARIARLOSRECURSOSNATURALESDEAREQUIPA DIRIGIRYPROVEERLOSESTUDIOSDEINVESTIGACIONESAMBIENTALES EJECUTARPROGRAMASPARALAPRESERVACINDELMEDIOAMBIENTEDELA REGIN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA REGIONAL DE CONTROL INSTITUCIONAL

ELABORACIN DE ACCIONES Y ACTIVIDADES DE CONTROL N 2.1.0.0.01 I. OBJETIVO

ETAPAS: 1. Oficina Regional de Control Institucional (01 da)

Unidad Orgnica (01 da)

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

Especialista y/o Auditor Gubernamental (35 das)

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

En la Etapa de Elaboracin de Informe

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

Oficina Regional de Control Institucional (03 das)

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

MAPRO Sede Presidencial

PROCEDIMIENTO : ELABORACIN DE ACTIVIDADES Y ACCIONES DE CONTROL

Unidad Orgnica Responsable : Oficina Regional de Control Institucional

Especialista y/o Auditor Gubernamental

Toma conocimiento el Especialista y/o Auditor

1 Recepciona el Informe Preliminar

Realiza la Auditoria en la Unidad Orgnica auditada.

Terminado el trabajo la comisin de auditoria elabora el informe preliminar 3 Informe Preliminar

Toma conocimiento Jefatura para la firma de estar de acuerdo.

No Aprueba? Se comunica al Especialista y/o Auditor para rectificar las observaciones

Si Deriva el Informe Preliminar a la ORCI

Rectifica las observaciones

Deriva a la Oficina de Control Institucional el Informe rectificado

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

ETAPAS 1. Presidencia Regional (01 da)

Oficina Regional de Asesora Jurdica (01 da)

Presidencia Regional (01 da)

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

Procurador Pblico Regional (01 da)

5. Procurador Regional Adjunto (01 da)

6. Abogado (El tiempo que sea necesario)

7. Procurador Publico Regional (02 das)

8. Presidencia Regional (01 da)

Manual de Pocedimientos Administrativos - Oficina de Planeamiento y Desarrollo Institucional

PROCEDIMIENTO : DEFENSA JURDICA DEL GOBIERNO REGIONAL DE AREQUIPA