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? SUMÁRIO
? INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 03
? O PROGRAMA 5S .............................................................................................................. 04
? SENSO DE SELEÇÃO ....................................................................................................... 05
? SENSO DE ORDENAÇÃO .................................................................................................. 06
? SENSO DE LIMPEZA ......................................................................................................... 10
? SENSO DE BEM-ESTAR .................................................................................................... 11
? SENSO DE DISCIPLINA ..................................................................................................... 12
? VOCÊ PRATICA O 5S ? ...................................................................................................... 13
? CONCLUSÃO ..................................................................................................................... 14
? BIBLIOGRAFIA ................................................................................................................... 15
Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
? INTRODUÇÃO
Este Guia Prático do Programa 5S foi elaborado com o objetivo de facilitar a execução do Programa de
Gestão Pela Qualidade Total do 2º CTA.
? Programa 5S do ponto de vista organizacional, deve ser implementado com o objetivo específico de
melhorar as condições de trabalho e criar o “ Ambiente da Qualidade”.
Após muita reflexão sobre como iniciar programas de Qualidade e produtividade, vários
especialistas têm concluído que, antes de mais nada, é preciso uma ampla faxina no sentido
físico e mental.
? ONDE ENCONTRAR ?
? Arquivos na Intranet : pasta Escritório da Qualidade Total
? Correio eletrônico: Será enviada uma cópia deste manual para todas os facilitadores e
multiplicadores.
? Impresso: no Escritório da Qualidade Total.
? Área de descarte: Todas as Divisões deverão deixar o material inservível no Sec Mat / Almox.
? QUEM SOMOS?
? COMISSÃO DE DIREÇÃO GERAL (CDG):
FUNÇÃO PARTICIPANTE
Coordenador Ch do 2º CTA
Presidente Executivo Sb Ch do 2º CTA
Gerente do projeto Ch Div Adm
Gerente Executivo do progeto Ch Eqt
MISSÃO: Planejar, instruir e orientar o desenvolvimento do Programa de Gestão Total pela
Qualidade no 2º CTA .
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O PROGRAMA “5S”
O 5S é a preparação do ambiente físico e comportamental para o desenvolvimento da Qualidade Total.
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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
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SENSO DE SELEÇÃO
“Tenha SÓ o necessário, na quantidade certa”.
? O QUE FAZER:
? Separar o útil do inútil, fazendo a pergunta quando eu uso ?
? Toda hora;
? Todo dia;
? Periodicamente;
? Eventualmente;
? Não é utilizado - descartar.
? IMPORTANTE:
? Observe todos os locais, não deixe escapar nada: objetos, máquinas, móveis, papeis desatualizados e
sem utilização;
? Depois de remover as coisas consideradas inúteis, verifique se não é útil para outra pessoa ou Seção.
? Não esqueça de solicitar descarga ou desrelacionamento, do material a ser descartado.
? BENEFÍCIOS:
? Utilização mais racional do espaço;
? Eliminação do excesso de ferramentas, armários, estantes, documentos de validade limitada;
? Eliminação do tempo de procura de documentos e materiais;
? Facilidade de controle da carga.
? DICAS:
? Inicie pela sua mesa e/ou armário;
? Mexa em cada arquivo, pasta, jornal. Procure, a princípio, reduzir, jogando o máximo possível fora.
Desfaça-se das velhas versões de manuais, procedimentos e catálogos. Livre-se de toda 2ª, 3ª ou
4ª cópia de itens e de qualquer informação que tenha uso. Esqueça o que não é válido. Use o
computador, imprima o mínimo necessário, remeta seu Doc pela INTRANET, através do OUTLOOK
EXPRESS ou pelo PROTWEB.
? MODELO:
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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
Uma forma de selecionar é retirando todos os objetos do ambiente, classificando e retornando somente
aqueles realmente necessários, armazenando-os de acordo com sua freqüência de uso (ver anexo na
pasta Seleção).
SENSO DE ORDENAÇÃO
“Use o bom senso”.
? CAMPANHA:
“UM É MELHOR”
? COMO FAZER:
? Após a seleção é preciso dispor o material de acordo com a freqüência de uso:
MATERIAL PROVIDÊNCIAS
Necessário e de uso freqüente ? Mantê-lo o mais próximo possível do usuário.
Necessário e de uso esporádico ? Mantê-lo em instalações centrais que permitam
uma otimização do uso.
Necessário, porém precisa de ? Recuperá-lo em função do custo/benefício e da
recuperação disponibilidade financeira.
Desnecessário, porém útil para outras ? Fornecê-lo para interessados ou transferindo a
pessoas ou seções carga
Desnecessário, porém útil para outros ? Adaptá-lo ou aliená-lo
fins
Desnecessário e inútil ? Expor o material durante um período definido para
possíveis interessados;
? Descartá-lo.
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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
MATERIAL PROVIDÊNCIAS
Manuais de instrução, legislações e ? Crie um arquivo para todos os tipos de documentos
documentos e agrupe por assunto.
Materiais extras de expediente ? Colocá-los em armário ou de volta no almoxarifado.
Provérbios ou citações ? No máximo dois por mural. Jogue fora outros ou
coloque no arquivo pessoal (cuidado com a
bagunça visual).
Materiais promocionais ? Pesos de papéis, relógios, etc. Guarde no armário
e reveze quando novos chegarem.
? CÓDIGO DE CORES:
Serve para padronizar e facilitar a identificação das carteiras de trabalho das Seções/Escalões e
demais controles das mesmas.
Marrom Div Op
DIVISÃO ADMINISTRATIVA
EQT - ESCRITÓRIO DA
QUALIDADE TOTAL
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? IMPORTANTE:
Todas as identificações deverão seguir ao padrão descrito nos modelos constantes dos anexos para
identificação de armários, gavetas, manuais, objetos sobre a mesa, pastas, etc:
? Fonte: arial
? Cor da fonte e borda: código de cores (determinado pelos integrantes da Seção)
? Cor de fundo: branco
? OBSERVAÇÕES:
? De acordo com a necessidade, pode-se alterar as dimensões quando o nome for grande ou vários
itens forem citados;
? Evite a discriminação “diversos”, escreva de forma clara e concisa;
? Utilize sempre o bom senso.
? ONDE ME ENCONTRO:
? Faça de acordo com as necessidades de sua Divisão/Seção, identificando os locais mais visitados
(modelo na pasta Ordenação);
? Quadro “Onde me Encontro” não foi criado para enfeite, por isso, utilize, seus companheiros de
Seção terão menos trabalho em encontrá-lo numa emergência, se este for usado corretamente.
? ESCANINHO DA QUALIDADE:
Serve para guardar organizadamente modelos de documentos e a legislação correspondente (ver anexo
na pasta Ordenação).
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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
RELEMBRANDO...
1. Limpe sua mesa no final de cada dia;
2. Seja seletivo sobre o que manter;
3. Jogue coisas fora,
4. Arquive rapidamente.
? SEJA ORGANIZADO(A):
? “Ser desorganizado é como girar em uma roda gigante. Há a sensação de movimento mas, quando
o divertimento acaba, se está no mesmo local em que se estava quando ele começou.” (Odete
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Continuação do Guia Prático do Programa 5S do 2ª CTA – 2003
Pollar)
? “A falta de organização também faz com que a quantidade de trabalho que se tem a fazer pareça
maior do que realmente é.” (Odette Pollar)
? Evite esquecimentos e papeis com recados e lembretes por toda à parte. A maneira de lembrar é
anotando, mas de forma organizada. Então, ao guardar coisas, faça uma anotação, conforme
quadro abaixo:
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ONDE PROVIDÊNCIAS
Lista de coisas a fazer Priorize ações e tenha apenas uma com no máximo 15 itens
? FRASES DE EFEITO:
? Servem de estímulo no dia-a-dia e podem ser colocadas no mural da Seção e serem trocadas, por
exemplo, quinzenalmente. Na pasta Ordenação, tem alguns modelos de frases.
? “Use a criatividade!”.
SENSO DE LIMPEZA
“Mais importante que limpar é não sujar”
? COMO FAZER ?
EM TRÊS ETAPAS
Limpeza macro ? Limpeza do ambiente
Limpeza local ? Tratar dos locais de trabalhos e os específicos
Limpeza micro ? Nos objetos e ferramentas específicos, identificar e corrigir as causas
? IMPORTANTE
? Cada um é responsável pela limpeza de sua área, postos de trabalho ou sala e, de si MESMO;
? Material de limpeza deve sempre estar disponível a todos;
? Estabeleça locais próprios para o lixo e estude a melhor forma de retirá-lo;
? Combata as “FONTES DE SUJEIRA”.
? DICAS
? Defina responsáveis para as áreas comuns;
? Meio limpo não existe;
? Para limpar e melhorar o aspecto de mesas e armários de metal passe polidor de carro e cera
“karnu”.
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? BENEFÍCIOS:
? Bem estar quanto à saúde física e mental;
? MODELOS:
? Na pasta Limpeza verificar o anexo onde se encontra alguns modelos para controle da limpeza que
podem ser usados pela Seção ou com base neles serem criados outros;
SENSO DE BEM-ESTAR
“Quem não cuida de si mesmo não pode fazer serviços de qualidade”
? COMO FAZER ?
? Mantenha os três primeiros sensos: Seleção, Ordenação e Limpeza;
? Cuide-se: faça exames periódicos e exercícios físicos;
? Educação alimentar;
? Estimule confiança, amizade e solidariedade.
? DICAS IMPORTANTES
? Fale com as pessoas e não das pessoas;
? Faça o seu descarte mental;
? Tenha algumas plantas na sua Seção tornando o seu ambiente de trabalho mais agradável.
? BENEFÍCIOS
? Higiene mental;
? Qualidade de vida no trabalho.
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? MOTIVAÇÃO
? O QUE É????
? Não é algo que devemos buscar externamente, fora de nós.
? Estar motivado é um exercício diário.
? É testar e reformular os nossos planos, idéias, metas, nos conhecer melhor...
? É sair em busca do que nos impulsiona.
“O SER HUMANO SÓ CRESCE QUANDO RECEBE UM DESAFIO SUPERIOR A SUA CAPACIDADE ATUAL”.
? COMO FAZER ?
? Estabeleça desafios;
? Supere-se.
? DICA
Mamangava (na conclusão).
SENSO DE DISCIPLINA
CONSCIENTE
“O sucesso é conseqüência do nosso comprometimento”
? COMO FAZER ?
? Treinamento, repetição, insistência, persistência;
? Critica construtiva;
? Seja claro e objetivo na comunicação e nos procedimentos;
? COMPROMETIMENTO com o serviço, com os companheiros e consigo mesmo.
? DICAS IMPORTANTES
? Tornar um hábito;
? Elogiar sempre;
? Acompanhar o processo criticando se necessário;
? Mudar a maneira de falar e “encarar” a vida, isto é, agir proativamente. Ex: ao invés de dizer: A
qualidade não vai dar certa. Diga: Vamos tentar, nós temos condições de alcançar a qualidade;
? Ser cordial ao atender ao telefone e dizer sempre: Nome da Seção / cumprimentar / seu nome. Por
exemplo: 1ª Seção, Boa Tarde!, Ten Ciclano,...
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? BENEFÍCIOS
? Redução das necessidades de controles;
? Consolidação do trabalho em equipe;
? Desenvolvimento pessoal;
? Conscientização das responsabilidades de cada um.
? MODELOS
? Coloque no mural o nome dos superiores hierárquicos de sua organização (de forma visível para
consultar quando necessário - anexo pasta Ordenação);
? Lembretes para apagar a luz, coloque perto do interruptor de luz (anexo pasta Ordenação).
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VOCÊ PRATICA O 5S ?
? Leia, reflita e responda: com que freqüência pratica? Use os seguintes critérios:
01 – Mantenho uma lista atualizada de coisas a fazer usando algum critério de priorização ( )
02 – Comparo, ao final do dia, o planejamento com o executado ( )
03 – Estou consciente dos hábitos pessoais que gostaria de mudar ( )
04 – Anoto todas boas idéias que tenho ( )
05 – Mantenho somente coisas necessárias no meu local de trabalho ( )
06 – Pratico hábitos saudáveis para manter minha saúde física e mental ( )
07 – Sou um indivíduo paciente e persistente em tudo que faço ( )
08 – Gosto de trabalhar em equipe ( )
09 – Sou bom ouvinte ( )
10 – Mantenho minha mesa limpa e organizada ( )
11 – Sou capaz de perdoar um erro ( )
12 – Critico em particular e elogio publicamente ( )
13 – Coloco-me no lugar do outro ( )
14 – Sou, enfim, um criador de qualidade de vida ( )
TOTAL ( )
? AVALIAÇÃO
? Acima de 50 pontos:
Você pode melhorar sozinho, pois é um agente consciente da própria história.
? Entre 40 e 50 pontos:
Você está no caminho certo, mas pode melhorar.
? Entre 30 e 40 pontos:
Você precisa se esforçar um pouco mais.
? Abaixo de 30 pontos:
Você precisa de um 5S radical.
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? CONCLUSÃO
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MAMANGAVA
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? BIBLIOGRAFIA
BLANCHARD, Kenneth e JOHNSON, Spencer. O Gerente Minuto. 13a ed. Rio de Janeiro, RJ: Record,
1993.
CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Belo Horizonte, MG:
Fundação Cristiano Ottoni, 1994.
ODETTE, Pollar. Organizando seu Local de Trabalho: Um Guia para Produtividade Pessoal. Tradução
Tata Novello. Rio de Janeiro, RJ: Qualitymark, 1998.
OSADA, Takashi. Housekeeping, 5S´s: Seiri. Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. São Paulo, SP:
Instituto IMAN, 1992.
RIBEIRO, Haroldo. 5S: Um Roteiro para uma Implantação Bem Sucedida. Salvador, BA: Casa da
Qualidade, 1994.
SILVA, João Martins da. 5S O Ambiente da Qualidade. 3ª Ed. Belo Horizonte, MG: Fundação Cristiano
Ottoni, 1994.
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