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UNIDAD II. COMPRAS
1.1DEFINICIONES DE COMPRAS
Alrededor de 1961 fue cuando en los Estados Unidos de Norteamrica empezaba
a hablarse de la administracin de materiales, pero no fue hasta despus de 20
aos que la idea de la administracin y control de compras madur. Sin embargo,
para Mxico no fue una idea completa ya que las empresas comenzaron solo con
departamentos de colocacin de pedidos, es decir, sin hacer negociaciones ellos
solo colocaban las requisiciones con empresas previamente elegidas por la
direccin (compras tcticas), no fue sino hasta tiempo despus que surgieron las
reas de abastecimiento, manejo de suministros, evaluacin de proveedores,
trafico, etc., todas ellas cubriendo la parte no operacional del departamento de
compras (compras estratgicas).
El rea de compras tiene tanto objetivos generales como especficos, los cuales a
continuacin detallamos
1.1.1 Objetivos generales
Establecer normas y polticas, de acuerdo con las condiciones y
necesidades de la empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor
calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con
capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento
honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer proveedores bien evaluados.
Estar informados de los cambios tecnolgicos que puedan surgir en el uso
de nuevos materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora
de calidad de materiales o artculos, mejora de servicios de adquisicin y
distribucin.
1.1.2 Objetivos especficos
Mantener los inventarios al nivel ms bajo posible, pero lo suficiente para
alimentar satisfactoriamente las necesidades de produccin.
Encontrar y desarrollar fuentes de abastecimiento.
Localizar nuevos materiales y productos.
Asegurar buen servicio de los proveedores, incluyendo entrega rpida y
calidad adecuada de los artculos.
Implantar polticas de compra que beneficien a la empresa.
Desarrollar ptimos procedimientos y controles.
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Mantener un costo de operacin econmico en el departamento de
compras, que estar equilibrado con los buenos resultados obtenidos.
Informar a los directivos de la compaa sobre cambios de productos o
materiales que pudiesen afectar a la organizacin.
Reunir informacin y hacer valoracin sobre proveedores actuales y
potenciales.
Mantener comunicacin dinmica y constante con los ejecutivos de la
empresa, que directa o indirectamente, determinen cules sern los
programas de produccin para conocerlos y tomar oportunamente los
pasos para abastecer sus necesidades.
Cooperar con otros departamentos de la empresa (ventas, recursos
humanos, produccin, contabilidad, etc.) que soliciten sus servicios.
Estar al da de los avances existentes en mtodos y tcnicas de compras.
Obtener la aprobacin de control de calidad sobre nuevos artculos o
artculos que requieran un proveedor nuevo. Para este propsito se
debern obtener muestras de los proveedores potenciales.
Vigilar que el personal del rea cumpla en forma eficiente los
procedimientos establecidos.
Obtener utilidades para la empresa.
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Esto nos lleva a definir compras como el acto de obtener el producto o servicio de
la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto,
entenderemos por correcto aquello que es adecuado, justo y/o preciso.
El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y
funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen
del mismo modo. Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados,
cuyo fin es especificar para cada operacin o grupo de operaciones la
participacin de sectores de la empresa y del exterior interesado.
Definiremos procedimiento como la sucesin de pasos consecutivos para realizar
una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al
departamento de compras:
1. Requisicin. Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta
necesidad de satisfacer cierta demanda de compra. En la mayora de las
ocasiones, ocurre de forma verbal, resultando con ello, un dilogo entre
comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.
2. Cotizacin. Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de
pago por la adquisicin del bien o servicio en cuestin. Se abre paso a
negociaciones entre el oferente y el demandante. Al hablar de cotizacin,
se est hablando de la valorizacin de que los proveedores le dan a su
artculo que ofrecen, representada en dinero. En el sector pblico las
cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se
determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el
sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las polticas que
tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones
solicitadas.
2.1 PROCESOS COMPLEMENTARIOS DE COMPRAS
Debemos considerar que en la vida real, compras no nicamente se encargar del
seguimiento de requisiciones y elaboracin de cotizaciones, si no que tendr que
llevar procesos complementarios de seguimientos de insumos, los cuales a
continuacin explicaremos.
Al supervisar la ejecucin del proceso arriba mencionado, compras estar
interviniendo en la obtencin de utilidades de la empresa, ya que a medida que se
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realice una buena compra, los costos repercutirn directamente en el precio de
venta del producto final, si estos son bajos, podr ofrecerse un precio de mercado
competitivo y, como consecuencia, se obtendr un margen de utilidad mayor.
2.1.1 Manejo de proveedores.
Definiremos proveedor como el ofertador de materias primas y/o materiales semi-
construidos, as como servicios necesarios para la elaboracin de diferentes
productos elaborados para satisfacer necesidades de consumidores finales. Estos
sern el primer eslabn de la cadena de suministros, por lo que se debern
determinar sus niveles de produccin con la finalidad de determinar niveles de
consumo y acordar entregas en tiempo.
El listado de proveedores que tiene una empresa estar integrado por aquellos
que estn dispuestos a obtener beneficios mutuos, tales como:
Disminucin y reduccin de costos de la cadena de suministro, identificando
y eliminando los costos que no agregan valor al proceso.
Impulsando y desarrollando un proceso de mejora continua al interior de
sus procesos
Fomentando la asociacin y cooperacin entre grupos de proveedores
para lograr mejor posicin en los procesos de negociacin.
Garantizar el suministro de bienes y servicios al cliente externo,
transfirindole parte del valor aadido obtenido en la cadena, va reduccin
de precio.
Los puntos que a continuacin describiremos se podrn seguir como modelo para
el manejo integral de los proveedores, estos podrn ser empleados en cualquier
empresa independientemente de cul sea su giro.
1. Seleccin e Inscripcin
La organizacin debe contar con un registro de proveedores, que garantice el
suministro de los bienes y servicios de acuerdo con sus necesidades y en las
condiciones definidas en el proceso de negociacin. De esta manera, la calidad
del registro y el nmero de proveedores se convierte en el medio ms no en la
meta, pues lo que se busca es garantizar el suministro. Ante esta situacin, la
organizacin debe fijar unas polticas y estrategias, que deben estar alineadas con
las polticas y estrategias corporativas, para consolidar la base de proveedores;
que le permita contar con lo mejor, si los proveedores se se logran dinamizar
podremos lograr un valor agregado para las organizaciones.
Para poder obtener un valor agregado con los proveedores tendremos que
considerarlos aliados estratgicos, con esto nos referimos a que los proveedores
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tendrn acceso a informacin privilegiada de lo mejor que exista en el mercado de
suministros, a nivel local e internacional y para conseguirlo debe fortalecer el
proceso de inteligencia del mercado de suministros.
2. Segmentacin de Proveedores.
Al segmentar la base de proveedores se busca que los proveedores centren su
operacin en el suministro de los bienes y servicios que fundamentan su
negocio, lo que permite definir la estrategia de abastecimiento de acuerdo con
el Plan Estratgico y le contribuye al proveedor a fortalecer sus lneas de
negocios y por ende lograr un mayor nivel de especializacin. Dependiendo de
la manera como los proveedores impacten a la organizacin ser la
segmentacin; por lo tanto, para cada segmento, se tendrn estrategias,
relaciones comerciales y manejos diferentes
3. Evaluacin de desempeo
Una vez definida la segmentacin de los proveedores, el paso siguiente es
establecer como ha sido su Evaluacin del desempeo, con el fin de:
Identificar las oportunidades de mejora
Disminuir el riesgo del aprovisionamiento a partir de la disminucin
de los retrasos en la Cadena de Suministro.
Dar criterio a los encargados de negocios para que tomen decisiones
con base en el desempeo y as dar transparencia a la asignacin de
negocios.
Potencializar la capacidad del proveedor y/o contribuir a la mejora de
su motivacin.
Verificar el comportamiento y seguimiento de la capacidad de
cumplimiento del proveedor
Lograr que todos los proveedores estn por encima de la calificacin
definida como objetivo estratgico de la Organizacin.
4. Verificacin y seguimiento del cumplimiento de objetivos.
El cumplimiento de los objetivos presentados, depende en gran parte, de la
manera como se realice la evaluacin y para garantizar su efectividad, se
presenta la siguiente metodologa:
Definicin de las polticas y procedimientos
Definicin de los criterios con sus ponderaciones
Desarrollo e implementacin de herramientas tecnolgicas
Capacitacin a los clientes internos
Presentacin de resultados
Generacin de Planes de mejora
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5. Desarrollo de Proveedores
El Desarrollo de Proveedores es el conjunto de acciones integradas y
coordinadas que apuntan al fortalecimiento de las relaciones con los
Proveedores de la organizacin.
Cuando se implanta un Programa de este tipo, lo que se busca es aumentar
la Productividad y Competitividad de las cadenas productivas de los
proveedores que la integran y que forman parte de la red que suministran
las materias primas, insumos y dems bienes y servicios que la
organizacin requiera, de acuerdo con cada uno de los segmentos
definidos.
Las organizaciones actualmente consideran que el 20% de los proveedores
suministran el 80% de los bienes y servicios y que el 80% de los proveedores
suministran el 20% de los bienes y servicios.
2.1.2 Elaboracin de Ordenes de Compra
Comenzaremos por definir que una orden de compra es un documento fsico, por
escrito, en el cual se estipula la cantidad y calidad requerida a entregar por parte
del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo y el lugar adecuado para
ello, por lo que sera risible no estipular las condiciones de compras de los bienes
o servicios.
El proceso de elaboracin y seguimiento de rdenes de compra ser llevado a
cabo de la siguiente manera:
1. El pedido puede cambiar en cuanto a su forma, tamao, impresin, pero
nunca variar su objetivo: hacer la solicitud de algn bien o servicio.
2. El contenido del pedido deber de llevar por lo menos estos elementos:
nmero de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de
entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripcin, precio, importe
total, autorizacin, y clusulas.
3. Expeditacin. No es ms que una confirmacin del pedido. Lo primero que
debe de hacer un expeditador es cerciorarse que el proveedor est
perfectamente enterado de que hay un pedido a su favor y que se
encuentra de acuerdo con todos los datos, cantidades, precios, fechas, etc.,
que aparecen en la orden de compra.
4. Recibo de materiales. Para ser preciso en esta descripcin, la seccin, rea
o departamento de recibo (muchas veces llamado mesa de control), deber
verificar que se est realizando la entrega del proveedor precisamente lo
que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la
cantidad correcta.
5. Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un
reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor,
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nmero de pedido, entrega parcial o total, cantidad recibida, descripcin,
observaciones y autorizaciones correspondientes.
6. Control de calidad. La calidad de los productos siempre ser un factor
importante. Se revisarn todos los bienes entregados, as como la
valoracin del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener
defectos, caractersticas daadas o incompletas en los artculos, se
proceder a separarlos, contarlos y registrarlos para su posterior devolucin
al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.
7. Rechazos y/o devoluciones. Es el regreso fsico de la mercanca que no
cumple con las caractersticas impuestas por el rea de control de calidad
que van acompaadas siempre por un documento fsico que describe las
causas por la que se somete dicha accin. Esta accin repercutir tanto
para el pago del proveedor como para el resurtido del siguiente pedido. Se
deber de realizar un informe al responsable comprador.
8. Pagos. El pago es la remuneracin econmica por obtener el bien y/o
servicio del proveedor al comprador, ya sea en forma de dinero en efectivo,
transferencia electrnica o cualquier otro medio que sea indirectamente el
cobro de cierta cantidad de efectivo, en contra exhibicin de la factura
correspondiente.
9. Controles complementarios. Un departamento de compras debe contar con
un anlisis profundo en cuanto al manejo de mrgenes de utilidad, precios
de venta internos y de la competencia, rotacin de inventarios, anlisis de
los proveedores, etc., para poder situar al responsable comprador con la
realidad del mercado y de la empresa.
Entre ms conocimiento se pueda manejar en la negociacin, mejores
oportunidades tendr el comprador en obtener sus objetivos con el proveedor
2.1.3 Eleccin de canales de distribucin
Un canal de distribucin est formado por personas y compaas que intervienen
en la transferencia de la propiedad de un producto a medida que este pasa del
fabricante al consumidor final o usuario industrial. Los principales canales de
distribucin para los productores de bienes industriales son:
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Productor-distribuidor industrial-usuario industrial. Los fabricantes de suministros
de operacin y de equipo accesorio pequeo frecuentemente recurren a los
distribuidores industriales para llegar a sus mercados.
Productor-agente-usuario industrial. Este es un canal de gran utilidad para las
compaas que no tienen su propio departamento de ventas.
Producto-usuario industrial. Este canal directo representa el volumen de ingresos
ms altos en los productos industriales que cualquier otra estructura de
distribucin.
Productor-agente-distribuidor industrial-usuario industrial. Se emplea cuando no es
posible vender al usuario industrial directamente a travs de los agentes; por
ejemplo, la venta unitaria puede ser demasiado pequea para una venta directa o
quiz se necesita un inventario descentralizado para abastecer rpidamente a los
usuarios, de ser as se requerirn los servicios de almacenamiento de un
distribuidor industrial.
Estos canales establecidos, nos servirn en especfico para determinar los
contactos con quienes los compradores harn las negociaciones pertinentes,
dentro de estas negociaciones se determinarn no nicamente precios, si no
tambin tiempos de entrega, tipos de transporte y responsabilidades.
2.1.4 Entradas y salidas de materias primas del almacn
Una vez que el departamento de calidad determina que los insumos recibidos
estn bajo especificaciones, sistemticamente se les da entrada al almacn y se
les asigna una ubicacin dentro del mismo.
La clasificacin de inventarios se basa en el tipo de material que almacenan, por lo
que tenemos las siguientes clasificaciones:
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1.- Suministros. Artculos de costo indirecto que se consumen en las operaciones
de fbrica.
2.- Materias primas. Material en bruto en un trmino relativo, pues es el contenido
principal que utilizar a futuro en producto fabricado por la empresa. Son los
bienes que no se les ha aadido ningn factor o componente en la fbrica en que
se hallan.
3.- Productos en proceso. Aquellos que estn en perodos de transformacin,
antes de convertirse en productos terminados, y su costo se encuentra en
aumento por lo que se lleva mano de obra y gastos indirectos.
4.- Materiales de produccin. Piezas o componentes que pueden obtenerse en
fuentes externas a la empresa, o pueden ser producidas en la fbrica y
almacenadas para su uso futuro.
5.- Material de trabajo. Son los que se usan en el funcionamiento de la planta o en
la produccin de la compaa, pero que no llegan a formar parte integrante de los
mismos productos.
6.- Productos terminados. Son los bienes terminados que se almacenan para su
venta y entrega a los clientes.
7.- Mercancas en trnsito. Se refiere a las mercancas adquiridas por la empresa,
las cuales forman parte de su activo, aun cuando no se encuentren fsicamente en
sus almacenes.
8.- Mercancas en consignacin. Son las que se han enviado con el objeto de
buscarles mercado y son propiedad de la empresa, mientras no sean vendidas.
9.- Artculos Obsoletos. Son piezas, herramientas, materiales viejas, en reparacin
usadas provenientes de la produccin y mquinas reconstruidas. Son objetos para
venderse a un precio bajo cualquiera, contar de recuperar un poco de inversin
pasada.
A partir de que el material ya est separado y ubicado en sus localidades (estas
sern asignadas dependiendo del tipo de producto y el cliente para el que sern
utilizados), se asignarn a un producto y se entregar a produccin. Existen dos
formas principales de entregar material a produccin que son el KANBAN o el KIT.
KANBAN. Esta modalidad ser utilizada en los casos que se tenga un producto de
alta demanda, un producto ser considerado de alta demanda cuando tenga que
estar corriendo en lneas de produccin diariamente. Esta forma de entrega de
material consiste, en tener material fsicamente a disponibilidad cerca de la lnea
de produccin, esto permite minimizar costos en cuanto a tiempos de entrega de
materiales y cargado de los mismos.
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Ahora, sistemticamente lo que pasa con este material es que, de su localidad
asignada cuando se le dio entrada al almacn, se mueve a una localidad de
KANBAN y una vez terminado el producto en lneas al registrarlo en el sistema, el
mismo sistema explosiona los materiales que necesita ese modelo y los descuenta
de la localidad KANBAN(backflush).
En ocasiones puede pasar que la localidad KANBAN no tenga asignado material,
lo que har el sistema es cerrar la orden sin descargar ese material, y esto a su
vez generar una variacin financiera; debido a esto, lo ms importante para
poder manejar este sistema de entrega ser la verificacin de que siempre haya
material asignado a esta localidad.
KIT. Este sistema consiste en descontar desde el almacn todo material que se va
necesitando; por ejemplo, supongamos que vamos a producir 1000 pantalones, el
sistema en automtico nos provee con un listado de materiales y cantidades
especficas para esta produccin, lo que hace el personal de almacn es separar
todo el material necesario (mezclilla, hilo, tijeras, etc), y lo asigna a una orden de
manufactura; esto permite, que el material ya no se muestre como disponible y
que se entregue solo lo que se necesita a produccin. Este sistema estar
implementado nicamente en productos que estarn identificados como de alta
mezcla; es decir, aquellos en los que son muchos modelos diferentes pero poca
cantidad por producir de cada uno.
2.1.5 Disposicin de materiales daados durante proceso
Otro aspecto importante que el rea de compras debe cuidar es la disposicin de
todos aquellos materiales que han sido daados en proceso o aquellos que no
fueron detectados por calidad y estn defectuosos, pero fueron identificados ya en
el rea de produccin.
Cuando estos casos se presentan, el seguimiento que se les dar ser que una
vez que produccin haya sacado de lneas el material lo enviar a un sub almacn
de daados con su documentacin correspondiente; el comprador verificar cual
es el efecto de este faltante para poder conseguir reemplazos, si la causa del dao
fue por un proceso mal ejecutado el costo ser absorbido por la empresa, pero si
el dao fue a causa del proveedor el material se tendr que regresar a este; y
este, ser el responsable de enviar reemplazos.
El departamento de compras tiene que asegurar la recepcin de los materiales
adecuados y en la cantidad requerida, con el objeto de transformarse y poder
hacer las entregas a tiempo del producto terminado a los clientes; al mismo
tiempo, debe de cuidar de mantener slo el inventario pertinente para cubrir las
necesidades y mantener un coeficiente de seguridad razonable y no caer en
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costos de almacenamiento que estn constituidos por el inters sobre la inversin,
la obsolescencia y los costos de espacio.
Las compras representan un rengln en costos que pueden ser controlables por el
departamento de compras, debido a que stos pueden incrementarse o
disminuirse, dependiendo de la habilidad del comprador. Por ejemplo, la
consideracin psicolgica en las negociaciones, a travs de la experiencia del
personal de compras, tales como proyectar la oferta y la demanda, de manera que
se pueda forzar una disminucin en el precio de compra, o lograr descuentos por
volumen, por pagos al contado y descuentos comerciales.
Al estar en constante contacto en el mercado en general, el departamento de
compras est en posicin de introducir nuevos materiales en sustitucin de otros,
lo que puede repercutir en abaratamiento del producto final, sin tener que
sacrificar su calidad.
Es necesario tener en mente que vivimos en un mundo de cambios tecnolgicos
mltiples, que lo que hoy es novedad, dentro de poco tiempo va a ser obsoleto,
porque ya habr algo mejor; por tal motivo, es importante mantenernos al da para
buscar nuevas alternativas, y sobre todo, ser el eslabn, permitiendo que los
proveedores que ofrecen nuevos materiales adecuados al proceso, puedan ser
aprobados, evaluando as, la conveniencia de hacer ese cambio en funcin de un
ahorro en el precio, disminucin de la cantidad a usar del proceso, ser un producto
de lnea con el proveedor y no una especialidad.