GUA RPIDA DE EXCEL 2007

Introduccin 1. Conociendo el entorno. 2. Algo sobre configuracin. 3. Introducir, modificar datos. 4. Desplazamiento y seleccin 5. Trabajando con los componentes (hojas, filas, columnas, celdas). 6. Trabajo con documentos: Abrir, Guardar, Guardar como, Mover o copiar una hoja. 7. Las series o autorelleno.

INTRODUCCIN
Una hoja de clculo es una herramienta poderosa en la cual podemos procesar datos y mostrar informacin en tablas o grficos, Excel 2007 de la compaa Microsoft se constituye hoy por hoy en uno de los programas ms verstiles para facilitar las tareas en aquellos campos que demanden de clculos matemticos y estadsticos simples y complejos. En la presente gua iremos, progresivamente, introducindonos en el manejo de las frmulas y funciones ms relevantes que maneje este programa, as como su entorno y configuracin, de lo cual trata la primera parte de este documento. Como futuros docente es importante conocer al menos un programa relacionado al tratamiento de la informacin relacionada con el clculo matemtico y estadstico, siendo de gran utilidad en el desarrollo de nuestras clases y de capacitaciones futuras. Esperando que este documento se muestre de la forma ms didctica posible, dejo en usted el afn y la motivacin de indagar para poder complementar y mejorar sus conocimientos, a la par que pueda enriquecerse con sugerencias y comentarios.

EL AUTOR

1. CONOCIENDO EL ENTORNO DE EXCEL 2007

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* Se llama entorno al conjunto de botones, barraras, iconos y todo aquello que conforme la interfaz de un programa (Excel 2007)

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1. Botn de Office. 2. Barra de acceso rpido.

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3. Barra de ttulo 4. Banda de opciones. 5. Barra de frmulas 6. Encabezados de columnas y filas. 7. Celda activa. 8. Barra de etiquetas. 9. Barra de estado. 10. Barras de desplazamiento.

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Rompecabezas

Coloca el nmero correspondiente al orden descendiente de las partes del entorno de Excel 2007 y luego escribe su nombre respectivo:

1. 2. 3. 4. 5. 6.

2. Algo sobre configuracin

Para configurar aspectos relacionados con todo el programa de Excel 2007, debemos desplegar el men del botn de Office y entrar en Opciones de Excel, en cuya alternativas podemos modificar entre otras cosas, la combinacin de colores, tipo y tamao de fuente (letra) de todo el libro, el nmero de hojas predeterminadas (por defecto empezamos con 3 hojas), Guardar (formato y ubicacin del los libros) y algunas otras ms avanzadas (mover seleccin, nmero de documentos recientes, mostrar barras o lneas divisorias, )

APUNTES:

3. Introducir, modificar datos

Introducir y modificar datos es una tarea muy fcil, pero es bueno recordar las diferentes maneras que existe de hacerlo. Para introducir datos, podemos realizar los siguientes procedimientos:

1. Escribir los datos directamente en la celda activa. 2. Escribir los datos en la barra de formula.

Y para modificarlos tenemos varias maneras: 1. Doble clic en la celda que contiene los datos a ser modificados. 2. Presionar la tecla
F2

3. O Clic en los datos mostrados en la barra de frmulas.

Ntese como en la barra de estado se muestra los tres estados de una celda:

APUNTES:

Listo Introducir Modificar

4. Desplazamiento y seleccin
Desplazamiento: Para desplazarnos por las celdas de Excel utilizamos las teclas: Las teclas de direccionamiento () y podemos combinarlas con Control (Ctrl) Inicio (Home) tambin se combina con Ctrl y Fin (End) con las teclas de direccionamiento. RePg y AvPg. (con Ctrl para desplazarse por las hojas del libro) Seleccin:
SELECCIONAR Varias celdas Filas o columnas Toda la hoja Celdas discontinuas Varias celdas MOUSE Con clic de arrastre Clic en el encabezado respectivo TECLADO ()Shift +() ()Shift + Barra espaciadora Ctrl + Barra espaciadora Clic en vrtice de los encabezados Ctrl + E Ctrl +clic ()Shift + Clic en primera y ltima celda del rango o bloque.

Ejemplos de seleccin:

APUNTES:

Para seleccionar las opciones de Excel sin tener que usar el mouse puedes presionar la tecla Alt+ (la letra que corresponda). Ejm: Alt+A = Botn Office

5. Trabajando con los componentes (hojas, filas, columnas, celdas)

Dentro de la manipulacin de componentes de un libro de Excel tenemos: Tamao de filas y columnas: De la manera ms prctica, aunque no muy precisa, es con el mouse. Tienes que posicionarte entre los encabezados de fila o columna y arrastras hasta lograr el tamao deseado. Para autoajustar hacer doble clic.

Por el men contextual o la barra de opciones, sea cual sea, ambos darn como resultado un cuadro en el cual ingresaras el tamao deseado de la columna o fila.

Nombre y color de etiquetas: Para cambiar el nombre podemos dar doble clic en la etiqueta de la hoja y colocar el nombre deseado Y con el men contextual que emerge al cliquear con el botn derecho del mouse en la hoja que deseamos cambiar de nombre. Como se puede observar en la imagen de la izquierda, ac en este men tambin podemos cambiar de color a nuestra etiqueta. Insertar eliminar y ocultar mostrar: Insertar eliminar: De seguro ya te percataste de que con el men anterior podemos realizar varias operaciones como insertar y eliminar hojas, algo similar puedes encontrar en el men emergente de una fila o columna, acepta el reto de practicar y lograras entender cmo funcionan los comandos que selecciones. Para insertar una hoja tambin podemos hacer clic en la pestaa que se encuentra al lado de las dems hojas.

Ocultar mostrar: En este apartado solo resta mencionar el cmo mostrar las hojas, filas o columnas que has ocultado: Para las filas o columnas tienes que seleccionar los extremos de las que has ocultado y seleccionar del men emergente la opcin respectiva. (Ver imagen de la izquierda y responder qu columna se ha ocultado?: ).

Para las hojas tendras que escoger cual o cuales mostrar, en el caso de la imagen, slo una: Feb. El presente cuadro se muestra al elegir la opcin: Mostrar

Hasta el momento habrs podido darte cuenta de cmo se ejecutan los diferentes comandos u opciones seleccionadas. Ejemplo: Las Opciones o comandos que se ejecutan de inmediato, una vez seleccionados, se les llama comandos inmediatos y los que muestran un cuadro de dilogo o un cuadro de opciones se les llaman comandos de dilogo, estos ltimos se caracteriza por tener al final de la opcin tres puntos suspensivos: Mostrar

De la imagen inmediata anterior, cuantos y cuales son comandos inmediatos y cules de dialogo: Comandos inmediatos: .. Comandos de dilogo: . ..

6. Trabajo con documentos, hojas: Abrir, Guardar, Guardar como, mover o copiar una hoja.
Las acciones bsicas como abrir, guardar, nuevo o guardar como, son operaciones que necesariamente debemos saber para una mejor organizacin y almacenamiento de nuestros documentos creados en Excel o en la mayora de aplicaciones de Microsoft. Estas opciones se encuentran en el men de office, pero podemos agregarlas como acceso rpido en la barra respectiva. As para guardar nuestro trabajo realizado en un libro de Excel podemos entrar al men mencionado o dar
Qu diferencia existe entre Guardar y Guardar como?

clic en el icono de la barra de acceso rpido, luego de lo cual nos saldr un cuadro de dilogo en el cual debemos seleccionar o llenar los campos respectivos tales como: Nombre del archivo, tipo y ubicacin del mismo; una vez guardado, la prxima vez que usemos esta opcin ya no saldr ms este cuadro de dilogo, salvo que seleccionemos la siguiente opcin, Guardar como, la cual nos puede servir si deseamos renombrar el archivo o guardarlo en otra ubicacin o en algn dispositivo de almacenamiento externo (memoria USB, disquete,)

Ya guardado nuestro trabajo podemos abrirlo para su edicin o para imprimirlo, para ello accedemos a los campos antes mencionados: Men de Office o barra de acceso rpido seleccionando el comando respectivo. Como se puede apreciar en la imagen, para crear un Nuevo documento haramos lo propio por men o por barra. IMPORTANTE: Si lo que queremos es copiar, cortar o pegar los datos seleccionados, usaramos los primeros comandos mostrados en la ficha de Inicio de la barra de opciones de Excel 2007, como se muestra en la imagen. La peculiaridad de esto es que para poder pegar los datos copiados o cortados se tiene que mostrar lneas discontinuas alrededor de los mismos.

C Ctrl V X

=Copiar =Pegar =Cortar

Usando el teclado podemos presionar las combinaciones mostradas en el cuadro.

Ahora bien, con esto ya tenemos la nocin de cmo trabajar con nuestros archivos creados en Excel, pero que pasara si deseo realizar una copia de una hoja o slo desea moverla, veamos lo siguiente: Para mover una o varias hoja (no olvides la tecla Shift() si deseas seleccionar varias) podemos proceder a seleccionarlas y luego arrastrarlas a la ubicacin deseada, tambin se puede hacer por el men contextual (ya sabemos que este men emerge al hacer anticlic en una determinada ubicacin), pero esto lo usaremos para realizar copias de nuestras hojas. Primer caso: Queremos copiar la hoja de enero (Ene) para luego modificar algunos datos, ya que cuenta con varios datos

reutilizables, entonces veamos las imgenes: Con un anticlic mostraremos el men de la izquierda, luego nos aparecer el cuadro de la derecha en el cual seleccionaremos la ubicacin en la cual se crear la copia (Antes de la hoja:) no olvides marcar: Crear una copia, sino solo moveras la hoja. Segundo caso: Deseamos realizar una copia de la hoja de marzo (Mar), pero deseamos que este independiente del resto, es decir en un libro nuevo, veamos: De las imgenes previas, en el cuadro de la derecha seleccionaremos la opcin deseada en el apartado de: Al libro:, luego Crear una copia para as tener una copia de una hoja en un libro nuevo, tambin podemos copiar o mover a otro libro que este abierto.

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7. Las series o autorelleno

Varias veces nos habremos encontrado con la necesidad de rellenar una lista con numeraciones sucesivas o discontinuas pero que siempre guarden una correlacin. Excel nos ayuda en esa tarea, que puede ser tediosa o aburrida si la tenemos que hacer manualmente, para poder hacer esto tenemos que proseguir de la siguiente manera: 1 Damos un modelo de serie, por ejemplo 1 y 2, luego pasamos el mouse por la esquina inferior derecha en la cual el puntero del mouse cambiara de forma , es en este momento en el cual podemos arrastrar hasta conseguir la serie deseada. 2 Otra manera puede ser iniciar la serie (1) y presionando la tecla Ctrl arrastrar de la ubicacin antes indicada. Una 3 forma es utilizando el Startag u Opciones de autorelleno, ac solo tenemos que arrastrar como antes sin la tecla control o iniciar una serie, veremos cmo Excel copia la celda seleccionada y muestra al final un icono del cual podemos seleccionar diferentes opciones, para nuestro caso ser: Rellenar serie. Podemos hacer esto de manera horizontal (fila) o vertical (columna) y dar los mismos resultados y tambin crear nuestras propias series con das, meses, y ms. IMPORTANTE: En la mayora de las series numricas deseamos que del 1 al 9 empiecen con cero, Cmo hacer eso? Tenemos que mostrar el cuadro de Formato de Celdas bien por men o por teclado (Ctrl+1) y seleccionar del apartado APUNTES: Categora: la opcin Personalizada y en la parte derecha en Tipo: escribimos 00 y aceptamos los cambios.

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