TEMA 7. DISEO Y CONTROL DE FORMULARIOS.

CONCEPTOS DE FORMULARIO: *Instrumento de trabajo cuyo objetivo es transportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente. *Es un documento impreso disponible en la pgina electrnica espacios en blanco para escribir datos. unidades que lo usan. *&esde el punto de vista fsico' Es una pie(a de papel que contiene datos pre impresos )estticos* y espacios en blanco para registrar informacin variable, la cual tendr diferente utili(acin seg+n el rea funcional a la que pertene(ca. *&esde el punto de vista funcional' Es un instrumento de trabajo cuyo objetivo es transportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. PARTES DE UN FORMULARIO: ,. Extremo superior' Este espacio se utili(a para los datos iniciales del formulario como son' -ombre del instituto, ttulo o denominacin de la forma y otros datos que convengan destacar en su encabe(amiento. .onstituye en s una introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario. /. .uerpo' .ontiene el mayor grupo de datos del formulario que son los que generan la accin, los cuales se determinan de acuerdo !eb

site" de la agencia# de uso continuo, con informacin pre impresa y $arte de un procedimiento especfico. %efleja los objetivos, actividades y tareas rutinarias de las

con la informacin que se desea obtener mediante la utili(acin de la forma. 0. Extremo inferior' 1on los datos de cierre o generalmente consisten en sellos o firmas. conclusin y

2. 3rgenes' 1on espacios a los bordes que normalmente se dejan a cada uno de los lados del formulario por ra(ones est4tica y arc5ivo. NORMAS PRCTICAS: ,. .ada formulario debe tener un expediente en carpeta para la administracin y control de formularios. /. El analista de formularios 6 1istemas y $rocedimientos administrativos redise7a formularios existentes en la empresa, dise7a nuevos formularios y saca de circulacin los que ya no son operativos. 0. El expediente debe llevar' a. etc.* b. Especificaciones t4cnicas del formulario )$apel carbn, qumico, -9 de pedido, control de la numeracin. c. .antidades mnimas y mximas que se van a comprar da cada formulario, para esto 5ay que determinar el consumo promedio o la frecuencia de consumo por semana, mes, trimestre, seg+n lo fije la organi(acin. El mnimo permitir no quedarse sin material, el mximo ofrecer el n+mero lmite para no tener material obsoleto. 2. .odificacin' .ada empresa genera su modo de codificar. Ejemplo ,' a. .digo del &pto. de :dministracin' 0; 8oda la 5istoria del formulario )-acimiento, cambios,

b. .digo del &pto. de .ontabilidad' /; c. .digo asignado al formulario' ;;, d. .digo del formulario' 0;./;.;;, Ejemplo /' .digo del formulario' <=3 ,;>;;,);2>,;*/;3

a. <=3' ?ue lo elabor el &pto. de <rgani(acin y 34todos. b. ,;' &epartamento donde es operativo, @entas. c. ;;,' Aormulario ,. d. );2>,;*' Aec5a en que mandaron a 5acer el +ltimo pedido e. /;3' /; mil ejemplares se mandaron a 5acer. B. Instructivo' .ada formulario debe tenerlo, el cual contiene' B.,. 8tulo, cdigo. B./. <bjetivo' $ara qu4 sirve el formulario. B.0. <rigen. B.2. Elaboracin. B.B. &istribucin. B.C. &atos a llenar. CLASIFICACIN DE LOS FORMULARIOS POR SU USO: ,. Dreves' 1e utili(a por una sola ve(, por un lapso muy breve y se destruye )notificacin de visitas*. /. Eventuales' 1e requieren para una necesidad momentnea y luego desaparecen. 0. $ilotos' 1e implanta a manera de prueba para evaluar resultados. 2. &efinitivos' 1on los que se implantan con carcter permanente. CLASIFICACIN DE LOS FORMULARIOS POR SU DESTINO: ,. Internos' 1e utili(an dentro de la organi(acin. /. Externos' 1e utili(an fuera de la organi(acin. OBJETIVO DEL USO DEL FORMULARIO: EE-E%:F' Aacilitar el flujo, anlisis y procedimiento de la informacin. E1$E.GAI.<1' Imprimir uniformidad a los procedimientos. &ar valor a determinadas transacciones.

 &eterminar qu4 comunicada.

informacin

debe

ser

registrada

Evitar duplicidad con informacin repetitiva. 1inteti(ar y relacionar la informacin. Aacilitar el grupo de informacin. Eliminar duplicidad de esfuer(o, facilitar el trabajo, reducir costos.

NORMAS GENERALES: ,. Fos formularios llevarn cdigo de registro asignado por el &epartamento de <rgani(acin y 34todos )1istemas y procedimientos administrativos*. /. -inguna unidad pondr en vigencia ni aceptar formularios impresos que no est4n registrados. 0. 8oda modificacin o sustitucin que requieran los formularios debern tramitarse por el &epartamento de <rgani(acin y 34todos )1istemas y procedimientos administrativos*. 2. -ing+n servicio de reproduccin imprimir formularios que no tengan la aprobacin del &epartamento de <rgani(acin y 34todos )1istemas y procedimientos administrativos*. B. 8odo modelo de formulario al ser impreso deber ir acompa7ado de sus caractersticas de impresin, a efectos que reprodu(ca con las especificaciones.

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Diseo de formularios
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.

Fase pre diseo En esta fase se debe ejecutar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se an de satisfacer. !ara efectuar los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efecti"idad del prediseo y proceder a realizar la fase del diseo.

Fase del diseo En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la oja, se inicia por la cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar en las casillas #,$ mm por car%cter, para las entradas que se "an a acer con m%quinas de escribir, y &mm para caracteres que se introducir%n a mano. 'alcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Fase del !ost-diseo !ara completar esta fase se debe tener en cuenta tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial, perforaciones, para el arc i"o, tipos de impresin por una o ambas caras( de ser el caso, direccin de datos, m%rgenes, numeracin, n)mero de ejemplares, fec a de entrega e impresin continua.

'ontrol de formularios

Es un plan o m*todo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma m%s eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado.

'onsideraciones generales para el sistema de control

Eliminar los formularios innecesarios y e"itar su creacin, consolidar formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. +antener cantidades adecuadas de formularios en En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como pol.tica de la empresa existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. ,rabajar en coordinacin y la comprensin de los factores que componen el problema. Debe existir relacin entre el control, los sistemas y con el departamento de compras para e"itar la adquisicin de formularios no autorizados. -e"isar muestras de los procedimientos. /os componentes b%sicos de este programa deben ser la funcin que efect)a la forma, el tema principal de formularios antes de su impresin final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. 'ontrol de formularios la forma y el tema secundario.