UNIVERSIDAD AUSTRAL DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INGENIERIA INSTITUTO DE ADMINISTRACION

CASO N3: GESTION DIRECTIVA

INTEGRANTES: Sebastin Caro S. Juan Moya B. Juan Sez P. ASIGNATURA: Administracin de Empresas CODIGO: ADMI100 PROFESOR: Sr. Jorge Riveros Sudy

Valdivia, 2 de Diciembre de 2013

INDICE

INTRODUCCION ........................................................................................................................3 ANALISIS DE LA GESTION DIRECTIVA ..................................................................................4 Planteamiento .........................................................................................................................4 Desarrollo ................................................................................................................................5 1. Problemas que existen en el departamento de Matemticas de la Universidad .............5 2. Proposiciones para mejorar el clima laboral ...................................................................6 3. Impresiones de la estructura organizacional del departamento......................................7 CONCLUSION ...........................................................................................................................8

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INTRODUCCION

En el siguiente caso, se plantear una problemtica acerca de la funcionalidad del departamento de matemtica de la universidad San Andrs. Este departamento si bien se ha sabido sobrevivir con la estructura actual, posee muchos problemas internos que si se miran a largo plazo, pueden ser perjudiciales para el cumplimiento de sus objetivos. Nuestra funcin es diagnosticar todo tipo de problemas que existen en el departamento, ya sea tanto social como laboral, de lo general a lo particular y en base a esto tratar de identificar los causales que estn haciendo que el departamento comience a deteriorarse. Estos deben ser muy rigurosos, pues son pistas que nos permitirn llegar al gran problema que hay de raz, la cual, es nuestro propsito como grupo. Una finalidad general de nuestro anlisis, es con ese problema de raz, comenzar a resolver la organizacin del departamento, comenzando del objetivo ms general hasta llegar al objetivo ms particular, de manera de que esta estrategia pueda funcionar pensando en un largo plazo.

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ANALISIS DE LA GESTION DIRECTIVA PLANTEAMIENTO. El Departamento de Matemticas de la Universidad de San Andrs emplea 6 secretarlas, 20 profesores y 40 estudiantes prximos a graduarse que funcionan como profesores auxiliares. Desde que Roberto Duarte asumi hace un ao las funciones de Director del Departamento se ha preocupado de los problemas administrativos. En particular, el profesor Duarte ha estado tratando de mejorar la productividad de los trabajos secretariales La rotacin de las secretarlas del Departamento ha sido notable. De las secretarlas que atienden al personal del Depto., una ha trabajado en la oficina durante cuatro aos, otra dos y las otras cuatro han estado en la oficina menos de un ao. De las cuatro secretarias que abandonaron la oficina el ao pasado, una se mud a otra ciudad cuando su esposo se gradu, otra tom un trabajo en el Depto. de Fsica, otra volvi a la Universidad para graduarse y otra se fue a trabajar a un edificio ubicado en el centro de la ciudad. Como resultado de esta rotacin, se ha requerido un gran entrenamiento adicional. El ausentismo ha sido tambin un problema en la oficina. Durante el ao pasado hubo ausentismo de las seis secretarias por un total de 50 das laborales. En la mayor parte de los casos, la razn para faltar al trabajo fue enfermedad. Otras razones incluyen problemas automovilsticos, citas con el dentista y enfermedades de algn miembro de la familia. Algunas secretarias han manifestado su insatisfaccin por las condiciones de trabajo. Una de ellas dijo: Todo lo que tenemos aqu es gran cantidad de trabajo y ni siquiera un "muchas gracias" por parte de los profesores, Otra dijo "No veo ningn futuro en este trabajo, es mecnico y no constituye un desafo". Un sentimiento general entre las secretarias de las oficina es que son "usadas" y que no se les trata como empleadas profesionales en manejo de oficinas. Aunque a todas les gusta hacer eventualmente trabajos de procesamiento de textos, las cuatro nuevas secretarias sienten que hacen demasiada mecanografa y no un trabajo suficientemente creativo. Los salarios del Depto. son relativamente bajos. Una secretaria nueva gana $180.000 al mes como secretaria nivel I. Una secretaria nivel II gana $ 220.000., un supervisor, $ 250.000 y un asistente administrativo, $ 350.000. Si no se promueve a una secretaria, slo puede esperar un aumento salarial del 3% si su desempeo ha sido bueno. Existe un sistema de remuneraciones por mritos en la Universidad, pero la mayora de los empleados reciben el mismo aumento. El sindicato ha prometido que se atender ms a la antigedad que al mrito para determinar los aumentos de sueldos. Recientemente, los conflictos de gnero ha sido un factor que ha influido en la oficina. Una secretaria se quej con el profesor Duarte sobre las insinuaciones que le hizo un profesor. Otras secretarias han rehusado preparar caf a los profesores, alegando que esta actividad no est comprendida en el puesto de secretaria. El Depto. usa el sistema de equipo secretarial. Las secretarias no trabajan para profesores individuales; ms bien, se les asignan labores que se toman de un estante donde se depositan los trabajos por hacer. Tanto tos profesores como sus asistentes entregan los trabajos pendientes al supervisor de la oficina. El supervisor entrega luego los trabajos a las secretarlas conforme estn disponibles.

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DESARROLLO

1. Problemas que existen en el Departamento de Matemticas de la Universidad

El problema principal detectado en el funcionamiento del departamento serian en base a las secretarias: Ausentismo de las secretarias: Varias de las secretarias se ausentan por motivos de enfermedad propia, problemas automovilsticos, citas con el Dentista y por enfermedad de integrante familiar Ahora, dentro del grupo secretariado, tambin existen problemas que impiden funcionar bien, y que tienen que ver con la motivacin, en la que es demasiado escaso. Mucho trabajo y nada de agradecimiento de parte de los profesores. El funcionamiento es mecnico y no constituye un desafo. Usan mucha mecanografa y nada de trabajo creativo. El trato es inapropiado de los profesores hacia ellas. Causales de los problemas

1.1.

De lo anterior, se puede deducir que todo pertenece a una cadena de problemas. Partiendo de lo ms bajo: PROBLEMA CAUSA

Trato inapropiado de los profesores hacia el Existe autoritarismo. Muestran diferencia de grupo secretariado clase profesional.

Usan mucha mecanografa y no hay nada de Debido al autoritarismo, no existe iniciativas trabajo creativo para conseguir capacitaciones y lograr mas funciones de las secretarias El funcionamiento es mecnico y no Es la relacin entre el autoritarismo y la falta de ganas para capacitar a las secretarias

constituye un desafo

Mucho trabajo y nada de agradecimiento de Existe una deficiencia en la comunicacin parte de los profesores Mucho ausentismo de las secretarias entre los grupos. Agregando a lo planteado antes, debido a las condiciones de trabajo no le es grato trabajar.

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Deduciendo lo anterior, se puede decir que en casi todos los problemas, predomina bastante el autoritarismo por parte de los profesores y el directivo hacia los operativos que son las secretarias. Y la raz de la mala condicin es por los bajos sueldos que perciben todos ah y por lo que las necesidades no se alcanzan a satisfacer dentro del departamento.

2. Proposiciones para solucionar el clima laboral

El objetivo general de las soluciones es tratar de mejorar las relaciones e incentivar la motivacin de todo el personal, ya sea de las secretarias como de los profesores.

2.1.

Para los profesores.

Que la universidad en cuestin, haga sociedades con entidades gubernamentales para conseguir cursos de postgrados financiados por el gobierno, para incentivar a los profesores con mejor desempeo, realizarlos y tener postgrados de magister y doctorados. Esta finalidad permitira tener mejores sueldos, y as darles espacio para idealizar investigaciones y publicar estudios realizados, de manera que se puedan tratar de conseguir mas motivacin y mejor prestigio.

2.2.

Supervisores, asistentes administrativos y secretariado.

La universidad elabore un ranking de desempeo, realizando encuestas y mediciones entre grupos por separado. La finalidad es conocer quienes han trabajado con resultados mucho ms buenos respecto a la cantidad de tiempo invertido. Para los ms dbiles, realizar cursos de incentivo y de administracin de manera de conseguir en primera instancia poseer un orden en su trabajo y puedan ir a la par con las ms fuertes. Como segunda medida, una vez con desempeos equivalentes (medidos por encuestas), comenzar a expandir su creatividad, dando ms capacitaciones a todos, de manera que puedan obtener ms ttulos del bsico que poseen. Esto le dar un beneficio de rendimiento tanto para el departamento como para la Universidad.

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Con las medidas planteadas por sectores, la idea despus es mejorar el clima laboral dentro del departamento, de manera que se puedan unificar ms y tratar de olvidar los estratos autoritarios que existe. Para mejorar el clima laboral, una medida es dar jornadas recreativas al menos dos veces por mes, en la que todos participen en forma unificada. Esto dar un impulso en la mejora de las relaciones entre los grupos de trabajo.

3. Impresiones de la estructura organizacional del departamento

La estructura organizacional del departamento as como est, lamentablemente no va a llegar a ninguna parte, existe mucha distancia entre el directorio, los profesores y el secretariado. Al ver la composicin, da la impresin de que la comunicacin entre estratos es mnima y con esa premisa, la coordinacin es de mucha carencia por lo que las probabilidades de que el trabajo sea bueno son poqusimas. Es poco recomendable continuar con este sistema, pues solo genera mal clima social entre todos sus trabajadores, y si existe mal clima, la produccin en el departamento va a ser muy malo si lo miramos a largo plazo. La idea es que el departamento tenga una estructura organizacional innovadora, es decir, que puedan generar estructuras ad-hoc. En otras palabras transforman la burocracia tradicional de los esquemas ms formales en adhocracia (estructuras hibridas).

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CONCLUSION

La determinacin de las falencias que existen en el departamento ha sido de tal evidencia que, al trabajar en las propuestas, la dificultad de la elaboracin no ha sido de mucha complejidad. Los grupos estaban en tal quiebre, que las soluciones que se plantearon fueron ms enfocados a la mejora de las relaciones grupales, unificando ms a los estratos y consolidarlos como un grupo humano. Esto ayuda bastante en el funcionamiento de sus cargos, pues estarn con ms animo de trabajar sabiendo que la motivacin que tienen es mucho ms grande de la que haba en un principio. Este departamento en s, tiene la ventaja de que no es un grupo numeroso, por lo que facilita mucho ms la transicin de los cambios que dejamos propuestos, esperando que el plazo en que se pueda concretar sea ms corto de lo esperado. Si hubiese sido un grupo ms grande, los criterios igual se podran aplicar pero los plazos para concretar serian ms grandes y con mayor grado de incertidumbre.

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