Organizacin

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ORGANIZACIN La organizacin establece una concepcin integrada y coherente de las actividades para el desarrollo exitoso del Centro de Cmputo y dispone la manera de asignar las funciones y recursos para facilitar los resultados propuestos. 4.1 Concepto Si se lo piensa con detenimiento, se puede observar que en un Centro de Cmputo existirn una serie de herramientas, mquinas, equipos y un espacio f sico en los cuales se e!ecutar el traba!o diario, adems de un grupo de personas que realizarn las tareas, y de un capital para ponerlo todo en funcionamiento. "ste con!unto de elementos constituye el recurso empresarial. La coordinacin y el ordenamiento de los recursos y tareas del Centro de Cmputo con el fin de facilitar el logro de ob!etivos empresariales, es la funcin del proceso administrativo denominado organizacin. #rganizacin tambi$n es la creacin de una estructura, la cual determina las !erarqu as necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del Centro de Cmputo. Considerando que se requiere o se dispone de un Centro de Cmputos, queda por definir cul es la ubicacin de este departamento dentro de la estructura de la organizacin y cual ser su estructura interna. %ara lo primero se pueden presentar & posibles soluciones' (. Ubicacin de un centro de cmputo tipo departamental en una empresa pequea, dando servicio a una rea de la empresa ' "ste tipo de ubicacin es adecuada cuando por e!emplo el )epartamento de *inanzas requiere la mayor parte del tiempo los servicios informticos, ya que tradicionalmente los )epartamentos de Contabilidad fueron los primeros en visualizar las venta!as de la mecanizacin para traba!os repetitivos y voluminosos, como son la elaboracin de facturas, de nminas, etc. "l problema con esta ubicacin es que se tiende a establecer prioridades dando preferencia al )epartamento del cual depende el Centro de Cmputos.

+. Ubicacin de un centro de cmputo, dando servicio a varios departamentos de la empresa' "sta figura muestra una solucin que podr a llamarse de ,)epartamento de Servicios,- eliminndose as el problema de darle prioridad a un solo

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departamento, pero el problema ser a que el responsable del departamento tendr a dificultades para enfrentar los problemas de integracin de los sistemas con toda la organizacin.

&. Ubicacin de un centro de cmputo a nivel del resto de departamentos, con funciones ms complejas' Se muestra a continuacin la ubicacin del departamento como una unidad independiente dentro de la estructura interna de la organizacinesta solucin es la mas recomendada para obtener los beneficios mximos de un Centro de Cmputos. #bviamente, su ubicacin final depender de cada organizacin en particular, pudi$ndose presentar otro tipo de soluciones a las aqu presentadas.

Estructura interna "l Centro de Cmputo debe estructurarse de forma tal que sean claramente visibles sus dependencias !errquicas internas. )ebe permitir agrupar u organizar equipos de traba!o, tambi$n debe definir el mbito de accin de los puestos de traba!o. .o existe un modelo /nico de organizacin de un Centro de Cmputos. 0ste se estructura de muy diversas maneras, seg/n su tama1o, su ubicacin funcional y el tipo de aplicaciones o traba!os que desarrolle. %ara esto existen & tipos de estructuras o formas de organizacin' #rganizacin por tarea o actividad, #rganizacin por proyectos, #rganizacin mixta. Organizacin por tarea o actividad

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La organizacin ms usual es aquella en que la Seccin de 2nlisis y %rogramacin se encarga del desarrollo de aplicaciones tanto para el sistema como para usuarios finales. "sta seccin en ocasiones recibe el nombre de Seccin de "studios o )esarrollo de %royectos. La Seccin de "xplotacin y 3antenimiento se encarga de planificar, organizar, dirigir y controlar el funcionamiento de los equipos, la e!ecucin de los procesos, la recoleccin de datos, el tratamiento teleinformtico y el mantenimiento de los equipos y aplicaciones existentes. La Seccin de 2dministracin y Servicios tiene como funciones el control de todo lo relativo al personal, presupuestos, distribucin y asignacin de equipos, compra y suministro de materiales, etc$tera. 4enta!as de la organizacin por tarea' (. Cada especialista tiene perfectamente definidos sus funciones o traba!o. +. *acilidad en la seleccin del personal. &. *cil elaboracin del contenido de los programas de traba!o. 5. 6ay una tendencia efectiva a la especializacin por rea de o por actividad. )esventa!as' (. 2lto grado de delegacin de responsabilidades. +. )iversidad de acciones sobre una misma rea. &. 3ayor carga administrativa. Organizacin por proyectos #tra organizacin bastante extendida es la que se basa en la separacin de equipos, personal y funciones por proyectos, cada uno de ellos dirigidos a un rea de la empresa o a una necesidad concreta. Cada proyecto agrupa a un determinado n/mero de especialidades coordinados por un !efe de proyectos. 4enta!as de la organizacin por proyectos (. Se delega y7o asume responsabilidad total sobre un sistema, +. )entro del grupo de traba!o se pueden compartir funciones o intercambiar experiencias, &. 6ay capacidad de cubrir funciones entre los miembros del equipo por eventualidades de fuerza mayor que pueden ocurrir, 5. 6ay intercambio de experiencias y posibilidades mayores de promocin al personal destacado, 8. 3ayor control sobre la e!ecucin de las metas previstas y cumplimiento de los plazos establecidos. Organizacin i!ta

"xiste otra forma de organizacin recientemente aparecida, que incluye las dos anteriores de manera simultnea- es decir, sobre un esquema de organizacin funcional aparece una organizacin

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por proyectos. Organigramas de ejemplo

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4." Operacin de un Centro de C puto La operacin de un Centro de Cmputo se debe llevar a cabo de acuerdo a las funciones que a cada departamento rea correspondan y $stas a su vez deben ser delegadas por el administrador de Centro de Cmputo sistemas. "l propsito de la organizacin es ayudar a lograr que los ob!etivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional en un Centro de Cmputo. 4.# $rincipa%es &eparta entos o 'reas de un Centro de C puto "n la estructura se identificarn y determinarn tres reas' Estratgica' %rocesos destinados a definir y controlar las metas de la unidad, sus pol ticas y estrategias. "stos procesos son gestionados por la alta direccin en con!unto, por e!emplo )ireccin, 9erencia, )irecciones )epartamentales Operativa' %rocesos destinados a llevar a cabo las acciones que permiten desarrollar las pol ticas y estrategias de la unidad para dar servicio a los clientes internos y externos. )e este proceso se encargan los l deres de reas, que deben contar con la cooperacin de los otros l deres y de sus equipos humanos De apo o' %rocesos no directamente ligados a las acciones de desarrollo de las pol ticas, pero cuyo rendimiento influye directamente en el nivel de los procesos operativos, por e!emplo 2tencin al Cliente, Contabilidad, 2dquisiciones, 4entas, etc. 4.#.1 'rea &irectiva 4.#.".1 &ireccin :ealiza las funciones de planeacin, organizacin, y control- adems de coordinar las actividades de las reas que dependen de ella, se encarga de planear y controlar los recursos de informacin de un organismo. ;n Centro de Cmputo es una unidad, que proporciona servicios a toda una organizacin y su rea directiva es el enlace principal entre las otras reas y el centro mismo. "s en esta rea en la que se decide si algunas aplicaciones son factibles de realizar, considerando la relacin costo<beneficio y una vez establecidos los proyectos, se encarga de asignar las tareas al personal t$cnico que se requiera. =oda su funcin se enfoca a cumplir los ob!etivos de la organizacin a trav$s de la toma de decisiones adecuadas para la automatizacin de los proyectos. La persona encargada de esta rea debe poseer adems de conocimientos t$cnicos, capacidad gerencial aunada a la habilidad administrativa que requiere un directivo y debe entender los propsitos y metas as como las necesidades de cmputo del organismo y tener capacidad para supervisar personal altamente calificado.
$uesto: Gerente del rea de m!uto Nive% Acad( ico: "ic. en #dministracin$ Informtica o Ing. en

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om!utacin Con do inio de% Idio a: Ingl&s E!periencia )*ni a: 4 a'os en !uestos similares Edad: (a)ores de 35 a'os

4.#." 'rea Operativa 4.#.".1 &esarro%%o )e acuerdo al rea de especializacin del Centro de Cmputo, $ste puede tener definidas sus actividades de desarrollo orientados ya sea a sistemas de informacin, soft>are de redes, pginas >eb, soft>are multimedia. !U"#$O"E% Construir soluciones integrales ?aplicaciones@ a las necesidades de los usuarios ;sar las t$cnicas de construccin de sistemas orientadas netamente a la productividad del personal y a la satisfaccin plena del usuario Construir equipos de traba!o con la participacin del usuario y del personal t$cnico de acuerdo a metodolog as establecidas 3antener comunicados a los usuarios y a sus colaboradores de los avances, atrasos y problemas que se presentan rutinariamente y cuando sea necesario a trav$s de medios establecidos formalmente, como el uso de correo electrnico, mensa!es relmpagos o flash 3antener programas de capacitacin para el personal t$cnico y usuarios &'U(O% )!$"E% )"*+$%$% Los analistas tienen la funcin de establecer un flu!o de informacin eficiente a trav$s de toda la organizacin Los proyectos asignados a los analistas no necesariamente requieren de la computadora, mas bien necesitan el tiempo suficiente para realizar el estudio y la proposicin de soluciones de los problemas, planteando diferentes alternativas La realizacin de cualquiera de las soluciones puede durar varias semanas o meses dependiendo de la comple!idad del problema Los proyectos t picos de sistemas pueden implicar el dise1o de reportes, la evaluacin de los traba!os efectuados por el personal de los departamentos usuarios, la supervisin de cambios de equipo la preparacin de presupuesto en el rea de cmputo Los analistas pueden ser egresados de diferentes carreras y bsicamente los requisitos para estos son' educacin profesional formal y experiencia prctica, esta /ltima solo se logra despu$s de haber traba!ado en el rea de programacin "xisten diferentes t tulos de analistas' 2nalista Aunior, 2prendiz de Sistemas y 2nalista Senior que indican diferentes grados de experiencia, entrenamiento y educacin. 2 su vez estos pueden tener todav a ms clasificaciones dependiendo del tama1o de la organizacin, o bien puede haber analistas programadores que realizan

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tanto la funcin de analistas como la de programadores, esto indica una doble responsabilidad. 2dems los analistas pueden estar agrupados en equipos cuyas funciones son coordinadas por 2nalistas L der o Aefes de 2nlisis ('O&'),)#$-" "l grupo de programacin es el que se encarga de elaborar los programas que se e!ecutan en las computadoras, modifican los existentes y vigilan que todos los procesos se e!ecuten correctamente. Los programadores toman las especificaciones de los sistemas realizados por los analistas y las transforman en programas eficientes y bien documentados para las computadoras. 2s como los analistas, los programadores pueden clasificarse en' B%rogramadores !uniorC o B2prendices de %rogramacinC que son personas reci$n graduadas, personal de operacin que demuestra inter$s en la programacin o graduados de escuelas t$cnicas de computacin, B%rogramadores SeniorC son los que ya tienen varios a1os de experiencia en proyectos grandes. "s frecuente que en grandes organizaciones agrupen los programadores y exista un %rogramador %rincipal o L der de %rogramacin que diri!a el traba!o de cada grupo adems de establecer y reportar el traba!o del grupo. (rogramadores de %istemas Los programadores de sistemas deben tener los conocimientos suficientes del hard>are para poder optimizar la utilizacin del equipo. Su funcin es extremadamente t$cnica y especializada ya que deben seleccionar, modificar y mantener el comple!o soft>are del sistema operativo. Los requerimientos acad$micos para un programador de sistemas son' Ser graduado de carreras profesionales o de cursos ofrecidos en programas con reconocimientos en ciencias de la computacin o equivalente capacitacin profesional. 2dems de la educacin que requieren los programadores en general deben poseer las siguientes habilidades' razonamiento anal tico y facilidad para recordar y concentrarse en peque1os detalles, decisin y motivacin para realizar programas sin supervisin directa, paciencia para la b/squeda de errores en los programas y precisin para reducir su cantidad, as como creatividad para desarrollar nuevas t$cnicas para la solucin de problemas. 4.#.".1 Capacitacin Su funcin se refiere bsicamente a la implementacin o puesta en marcha de cursos, gu as de estudio y todos aquellos recursos que puedan facilitarle a un usuario la e!ecucin de un programa. 4.#.".# +oporte ,(cnico "l rea de soporte tiene como ob!etivo dar al personal del Centro de Cmputo el apoyo necesario ?o realizar directamente las tareas@ para la correcta instalacin, puesta en marcha, y mantenimiento
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de equipos, sistemas operativos, redes y servicios de red. 2dems deber contar con actividades de investigacin como apoyo a las diferentes l neas de accin del Centro de Cmputo. "l rea de soporte t$cnico requerir personal que ocupe los siguientes cargos &erente de %oporte .cnico' "ncargado de dirigir y administrar el rea de Soporte =$cnico, as como relacionarse con las otras reas del Centro de Cmputo. *ormula y administra proyectos ?programas de mantenimiento relacionados con $sta rea@. /efe de %oporte .cnico' "ncargado de supervisar las actividades cotidianas en el rea de soporte t$cnico, as como de llevar a la prctica los diversos proyectos y programas establecidos por la 9erencia.

2dems t$cnicos en' %istemas Operativos' %ersonal relacionado con el uso y operacin de los diversos sistemas operativos en un Centro de Cmputo. 0ase de datos' :elacionados con la administracin de la informacin contenida en base de datos, y empleando herramientas de administracin y mantenimiento de base de datos. 'edes' 2siste a los usuarios de la red de datos. #pera la red de datos. ,antenimiento de equipos' %ersonal encargado de mantener en ptimas condiciones el funcionamiento del equipo de un Centro de Cmputo. %:D.CD%2L"S *;.CD#."S E 2C=D4D)2)"S "l rea de soporte t$cnico tendr a su cargo las siguientes funciones' Frindar asesoramiento t$cnico en tecnolog a de Fase de )atos, Sistemas #perativos y comunicacin de datos 2utomatizacin de oficinas, automatizacin de control de procesos, estndares, seguridad y auditoria de sistemas, a la gerencia, al personal de desarrollo de sistemas y de procesamiento de datos. Ser responsable de la instalacin y mantenimiento del soft>are bsico y de soft>are de aplicaciones "valuar alternativas de paquetes de soft>are bsico y de soporte de aplicaciones Dmplementar programas de capacitacin en el uso del soft>are 2sesorar a la gerencia en el planeamiento de la capacidad de cmputo "valuar alternativas de equipamiento de cmputo y de comunicacin de datos "valuar estndares sobre el uso de equipos y programas "stablecer los procedimientos de seguridad en equipos y programas Dmplementar acciones de auditoria de sistemas, basados en plan de control Dmplementar una organizacin en apoyo a usuarios, referente a problemas t$cnicos en el uso de soft>are y hard>are %articipar en equipos de traba!o de los proyectos informticos que requieren asistencia t$cnica especializada en aspectos de soporte t$cnico Ser responsable de instalacin de equipos y de facilidad de comunicacin de datos :ecuerde que las actividades de soporte t$cnico no implican exclusivamente funciones de

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mantenimiento de computadores, sino que debe considerar actividades de soporte para toda la infraestructura montada en el Centro de Cmputo o institucin asociada. 4.#.# 'rea de Apoyo 4.#.#.1 Atencin a% C%iente "l cometido fundamental de 2tencin al Cliente consiste en proporcionar a todos los usuarios un servicio centralizado de contacto al que dirigirse para resolver sus dudas sobre la utilizacin de los productos y servicios del Centro de Cmputo, as como sobre cualquier otro asunto relacionado. 2tencin al cliente ofrecer asistencia t$cnica e informacin general sobre los distintos servicios que ofrecen cada una de las reas que componen el Centro de Cmputo. "l Servicio de 2tencin al Cliente combina la gestin de los problemas y la asistencia para satisfacer todas las necesidades de servicio internas o externas. )eber ofrecer servicio de asistencia, gestin de activos, gestin de redes, gestin de sistemas de oficina, soporte multi< fabricante, actualizacin tecnolgica, generacin de informes de servicio. 4".=2A2S :educcin de los gastos de soporte, me!ora la rentabilidad del Centro de Cmputo aumentando su rendimiento y reduciendo drsticamente el coste encubierto que supone para la empresa el soporte informal entre sistemas interconectados 3e!ora la capacidad de respuesta y la resolucin de problemas, los Servicios de atencin al cliente reducirn el tiempo de respuesta entre la solicitud de asistencia o la prestacin del servicio gracias a la utilizacin de bases de datos de conocimiento automatizadas, acceso remoto y herramientas de diagnstico. Si se puede solucionar una incidencia a distancia, se elimina el tiempo de espera hasta la llegada de un t$cnico de campo 3e!ora la productividad del usuario ofreciendo un punto de contacto /nico para todas las necesidades de asistencia. "l personal deber tener las respuestas y las soluciones necesarias para identificar y resolver los problemas rpidamente, lo que me!ora la satisfaccin del usuario 3ayor aprovechamiento de los recursos, con 2tencin al Cliente como punto de contacto y de integracin /nico para todas sus necesidades de asistencia, se eliminarn las llamadas directas entre el usuario y el equipo t$cnico. "sto disminuye la carga sobre los recursos internos de apoyo y permite que el equipo de traba!o y gestin se centren en las iniciativas estrat$gicas. "sto facilita tambi$n la contratacin, formacin y mantenimiento del personal

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