MSaccess97 BASICO

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TABLA DE CONTENIDO
1. PRESENTACIN...................................................................................................................5 2. MICROSOFT ACCESS VISIN GENERAL.....................................................................7 3. TABLAS................................................................................................................................10 3.1 CREACIN DE UNA TABLA DESDE EL ASISTENTE...............................................................10 3.2 CREACIN DE UNA TABLA DESDE DISEO........................................................................14 3.2.1 Propiedades de los campos.........................................................................................17 3.2.2 Clave principal.............................................................................................................19 3.2.3 Propiedades de la tabla................................................................................................20 3.3 USO DE LAS TABLAS........................................................................................................ 20 3.4 BSQUEDAS.................................................................................................................... 22 3.5 ORDENAR....................................................................................................................... 23 3.6 FILTROS.......................................................................................................................... 23 4. RELACIONES......................................................................................................................26 4.1 TIPOS DE RELACIONES..................................................................................................... 28 5. MANEJO DE DATOS.........................................................................................................30 5.1 IMPORTAR DATOS............................................................................................................ 30 5.2 VINCULAR TABLA............................................................................................................ 31 5.3 E PORTAR...................................................................................................................... 32 6. CONSULTAS........................................................................................................................33 6.1 CREACIN ! DISEO DE UNA CONSULTA..........................................................................34 6.2 ORDENACIN DE RE"ISTROS EN CONSULTAS....................................................................3# 6.3 CRITERIOS EN UNA CONSULTA.........................................................................................3# 6.3.1 Normas generales al escribir criterios.......................................................................40 6.3.2 Guardar una consulta...................................................................................................42 6.4 CALCULAR TOTALES EN CONSULTAS................................................................................43 6.5 CAMPOS CALCULADOS..................................................................................................... 44 6.6 CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRU$ADAS...........................................................45 6.% CONSULTAS DE ACCIN...................................................................................................45 6.7.1 Consulta de creaci n de tabla......................................................................................4! 6.7.2 Consultas de actuali"aci n...........................................................................................46 6.7.3 Consultas de eliminaci n.............................................................................................46
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6.8 CONSULTAS CON PAR&METROS........................................................................................4% 7. FORMULARIOS..................................................................................................................49 %.1 CREACIN DE UN FORMULARIO........................................................................................51 #n columnas..........................................................................................................................!3 %.2 PRESENTACIONES DE LA VENTANA FORMULARIO..............................................................55 %.3 PERSONALI$AR UN FORMULARIO......................................................................................56 7.3.1 Controles del cuadro de $erramientas.........................................................................!% 7.3.2 &eleccionar controles...................................................................................................!9 7.3.3 'over ( cambiar el tama)o de controles....................................................................60 7.3.4 *linear controles..........................................................................................................61 7.3.! Propiedades de los controles.......................................................................................62 %.4 FORMULARIOS DESDE DISEO .........................................................................................62 %.5 USO DE E PRESIONES...................................................................................................... 64 7.!.1 +nsertar cuadro combinado .........................................................................................6! %.6 "UARDAR UN FORMULARIO............................................................................................. 6% . INFORMES...........................................................................................................................6 8.1 TIPOS DE INFORMES......................................................................................................... 68 8.2 CREACIN DE INFORMES..................................................................................................6# 8.3 LA BARRA DE 'ERRAMIENTAS DE INFORMES.....................................................................%2 8.4 SECCIONES DE UN INFORME.............................................................................................%4 8.5 ORDENAR ! A"RUPAR DATOS..........................................................................................%6 %.!.1 Propiedades generales del in,orme..............................................................................77 8.6 "UARDAR UN INFORME ................................................................................................... %8 8.% ETIQUETAS..................................................................................................................... %8 9. A!UDA.................................................................................................................................. 1 #.1 CONTENIDO E (NDICE...................................................................................................... 82 10. EJEMPLOS......................................................................................................................... 4 10.1 LECCIN 3 ) E*ERCICIO 1..............................................................................................85 10.2 LECCIN 3 ) E*ERCICIO 2..............................................................................................86 10.3 LECCIN 3 ) E*ERCICIO 3..............................................................................................8% 10.4 LECCIN 4 ) E*ERCICIO 1..............................................................................................88 10.5 LECCIN 6 ) E*ERCICIO 1..............................................................................................8# 10.6 LECCIN 6 ) E*ERCICIO 2..............................................................................................#0 10.% LECCIN 6 ) E*ERCICIO 3..............................................................................................#1 10.8 LECCIN 6 ) E*ERCICIO 4..............................................................................................#3 10.# LECCIN 6 ) E*ERCICIO 5..............................................................................................#4 10.10 LECCIN 6 ) E*ERCICIO 6............................................................................................ #5
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10.11 LECCIN 6 ) E*ERCICIO %............................................................................................ #6 10.12 LECCIN % ) E*ERCICIO 1............................................................................................ #% 10.13 LECCIN % ) E*ERCICIO 2............................................................................................ #8 10.14 LECCIN % ) E*ERCICIO 3............................................................................................ ## 10.15 LECCIN 8 ) E*ERCICIO 1..........................................................................................100 10.16 LECCIN 8 ) E*ERCICIO 2..........................................................................................101 10.1% LECCIN 8 ) E*ERCICIO 3..........................................................................................103
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1.
Presentacin
Una Base de Datos es un conjunto de informacin almacenado en un nico medio. En una Base de Datos podemos almacenar todos los datos referentes a un negocio o Empresa. Clientes, Empleados, Productos, etc. Esta informacin se organiza en ficheros que contienen un tipo especfico de informacin que est agrupada en fichas individuales. Por ejemplo, en un fichero de clientes cada ficha contendra los diferentes datos de cada uno de los clientes, tales como nombre, telfono, direccin... Access 97 trabaja estos ficheros en forma de Tablas en las que cada fila corresponde a un Registro (un Libro) y cada columna corresponde a un Campo(un apartado o dato) (ttulo, tema, editorial,....). La utilizacin de una Base de Datos ofrece la comodidad de trabajar con volmenes importantes de informacin de forma gil. Resulta muy fcil la incorporacin de nuevos datos, como la supresin de datos ya existentes, la modificacin de datos, su clasificacin informacin concreta de modo rpido y sencillo. Microsoft Access es un sistema de administracin de Bases de Datos Relacionales (RDBMS). Las Bases de Datos Relacionales tienen la capacidad de enlazar diferentes Tablas a travs de informaciones comunes (campos de enlace) de forma que los datos no necesiten repetirse en cada uno de los ficheros en los que vayan a ser utilizados. y localizacin de
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Como ya veremos ms adelante para trabajar con bases de datos relacionales estructuraremos la informacin por grupos de forma que no se repita dicha informacin. Por ejemplo, si deseamos conocer el nombre de una persona que ha cogido en prstamo un libro determinado, no es necesario que este dato est incluido ni en la Tabla de libros ni en el de entradas y salidas de los mismos. Podemos extraerlo de la Tabla de personas si previamente se ha establecido la correspondiente Relacin entre Tablas como se muestra en la siguiente figura:
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2.
Microsoft Access Visin general

Los elementos a travs de los cuales vamos a crear y explotar nuestra base de datos en Access 97 son los siguientes: Tablas : La Tabla es la estructura fundamental de un sistema de administracin de bases de datos relacionales. Las Tablas son colecciones de datos distribuidos en filas y columnas sobre un tema particular. En una tabla las columnas corresponden a los campos y las filas a los registros. Consultas : Una Consulta es una pregunta a las tablas de la base de datos o una peticin para realizar una accin sobre ellos. Los datos que verifiquen la consulta sern devueltos al usuario en lo que se denomina Hoja de Respuestas Dinmica. Las consultas pueden realizarse sobre una o ms tablas. As mismo, pueden almacenarse y ser utilizadas posteriormente como base para la realizacin de Informes, Formularios, etc. En Accessse pueden crear y ejecutar los siguientes tipos de consultas: Consultas de Seleccin. Consultas de Acciones. Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas. Consultas de Parmetros. Consultas especficas SQL.
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Formularios : Al igual que un impreso en papel, que se cumplimenta con un lpiz, un formulario identifica los datos que deseamos recopilar. Una vez creadas las tablas, el usuario puede alterar la presentacin de los datos en pantalla por medio de formularios. Su diseo es muy sencillo a travs de los llamados Asistentes de Formularios. Es posible incorporar imgenes en cualquier formulario. Informes : Al conjunto de informacin que organizamos segn determinados criterios y al que damos un formato determinado se denomina Informe. Los informes se utilizan en Access para mejorar la presentacin de los datos en una pgina impresa.
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la
Macros y Mdulos : La utilizacin de macros y mdulos nos permiten Macros pueden automatizarse tareas repetitivas como
personalizacin de los distintos objetos creados con Access . Utilizando bsquedas automticas, asegurar la exactitud de los datos, automatizar transferencias de datos, etc. Access incorpora adems un potente lenguaje de programacin denominado ACCESS BASIC. Un Mdulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos almacenados juntos como una unidad con un nombre. Access tiene tres tipos de mdulos: Mdulo Formulario, Mdulo Informe y Mdulo Global.
Tabla
Consulta
Formulari o
Informe
Macro
Mdulo
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3.
Ta las
Para trabajar con una base de datos relacional, el primer elemento que debemos definir son las tablas que la forman. Cuando creamos una tabla por primera vez, lo que estamos creando es un contenedor de datos vaco, por lo tanto estamos definiendo la estructura de datos con la que vamos a trabajar. Al disear una tabla debemos especificar los campos que queremos que contenga, definiendo el nombre de los mismos y el tipo de contenido.
3.1 Creacin asistente
!e
"na
ta la
!es!e
el
Para crear una tabla existen dos procedimientos: La utilizacin del Asistente para Tablas. La creacin personalizada de la misma.
El mtodo ms sencillo para crear la mayora de las tablas, tanto para uso personal como profesional es mediante el Asistente para tablas, que plantea preguntas sobre los campos que se desean incluir y despus la crea automticamente. Como veremos en este captulo, el asistente tiene definido el tipo de informacin a introducir (Texto, Nmero, Fecha, etc.). Del men Archivo seleccionamos la opcin, Nueva base de datos, o pulsamos el icono de la barra de herramientas y aparecer la siguiente pantalla:
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Si activamos la carpeta Bases de datos se nos mostrar un conjunto de bases de datos que podremos utilizar como plantillas de la nueva a crear, no obstante no es muy frecuente la utilizacin de stas. Vamos a partir de cero, es decir, crearemos la base de datos a partir de una base de datos en blanco, por lo que al pulsar el botn Aceptar , tras lo cual le indicaremos el nombre y la localizacin y Access 97 le asignar la extensin .mdb. De los seis mdulos de que consta Access 97, se nos muestra automticamente activa la carpeta Tablas , y pulsaremos el botn Nuevo .
Es en este punto en el que seleccionaremos el Asistentepara tablas .

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Si seleccionramos las opciones de Vista hoja de datos o Vista diseo procederamos a definir la estructura de nuestra tabla sin ningn tipo de ayuda, escribiendo el nombre de los campos, el tipo y la definicin de los mismos. El Asistente para tablas, nos mostrar nombres de campos pertenecientes a tablas ya existentes para ser reutilizados.
De las tablas de ejemplo que nos muestra el Asistente de Access 97 seleccionaremos aquella que tenga los campos ms parecidos a la que queremos construir, de la lista de campos iremos seleccionando uno a uno aquellos que nos interesen y los incorporaremos a nuestra tabla mediante el botn .
Si hemos incorporado algn campo de ms, una vez seleccionado pulsando el botn lo borraremos de nuestra tabla. Los botones pasan
todos los campos en la direccin indicada. Si queremos cambiar el nombre de algn campo, una vez seleccionado pulsaremos el botn Cambiar nombre del campo . Una vez asignados todos los campos daremos el nombre a la tabla. A partir de este momento decidiremos si queremos modificar el diseo de la tabla para lo cual activaremos la opcin, o si queremos introducir datos con formato de tabla o mediante un formulario como asistente.
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Antes de pulsar el botn Terminar si queremos retroceder a las pantallas anteriores pulsaremos el botn Atrs . Para introducir datos pulsamos el botn Abrir desde la carpeta Tablas, el formato para introducir los datos corresponde al formato de Hoja de datos, como se muestra en la figura:
Al trabajar con el formato de Hoja de datos podemos observar que cada campo tiene un ancho de columna asignado por defecto y al introducir los datos en determinados campos no los vemos en su totalidad. No obstante cuando definamos Formularios o Informes los datos estarn al completo. Si por comodidad queremos ver toda la informacin de un campo podemos variar el ancho ajustando el ancho de la columna.
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3.2 Creacin !e "na ta la !es!e Dise#o

Si queremos crear una tabla podemos seleccionar la opcin Vista Diseo de entre las distintas vistas que se nos muestran al pulsar el botn Nuevo de la carpeta Tablas .
Desde este modo de creacin tenemos que indicar el nombre de los campos, el tipo de datos que van a contener, etc. Al pulsar el botn Aceptar la ventana de diseo incorpora la barra de herramientas propia del diseo de tablas, como se muestra a continuacin:
En todas las barras de herramientas de Access vamos a encontrar una serie de botones comunes de Office. En este manual detallaremos aquellos botones que sean propios de la accin que estemos realizando.
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Vista diseo y vista hoja de datos.
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Fija clave principal en el campo donde est situado el cursor. Funciona como un interruptor. Visualiza o genera Indices. Los ndices aceleran las bsquedas pero ralentizan las entradas de datos. Inserta y elimina filas. Muestra la ventana de Propiedades de la tabla. Muestra la ventana para generar campos. Muestra la ventana de base de datos.
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Muestra una lista con los distintos objetos Access. Escribiremos el nombre que le vamos a dar al campo, y en la columna Tipo de campo y pulsando el botn se despliega la lista de tipos de campo.
Asignar nombre a los campos: Los nombres de campo pueden tener 64 caracteres como mximo, letras, nmeros e incluso espacios en blanco, pero nunca puntos, Access 97 devuelve el siguiente mensaje de error:
Los nombres que asignemos a los campos deben ser descriptivos de forma que podamos identificarlos fcilmente. No obstante, Access 97 incorpora el apartado Descripcin para incluir un texto explicativo de la informacin que va a contener el campo. Tipos de datos: Hay que tener en cuenta que elegir un tipo de dato para un campo es delimitar los posibles contenidos del mismo. Para su definicin es necesario suministrar la siguiente informacin: Tipo de valor permitido en el campo (texto, nmero,...). Cantidad de espacio que Access 97 reservar para los valores almacenados en dicho campo.
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Los tipos de operaciones que pueden realizarse.

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Capacidad para ordenar o no la base de datos por ese campo.
Access 97 asignar por defecto el tipo de datos texto.

Tipo de datos Texto Descripcin (Configuracin predeterminada). Texto de hasta 255 caracteres o la longitud establecida por la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize), lo que sea menor. Memo Texto con una longitud mxima de 65.535 caracteres. Los campos Memo no se pueden indexar. Numrico Cualquier tipo numrico. Vea TamaoDelCampo (FieldSize) para obtener ms informacin. Fecha/Hora Moneda Los valores de fecha y hora. Tiene precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y cuatro dgitos a la derecha. Autonumrico Un nmero que Access aumenta progresivamente cada vez que se agrega un nuevo registro a la tabla. S/No Los valores S y No y los campos que contienen slo uno de dos valores. Los campos S/No no se pueden indexar. ObjetoOLE Un objeto, como una hoja de clculo de Excel o un grfico de Draw creado mediante una aplicacin objeto. El tamao mximo es aproximadamente de 1 gigabyte. Los campos de los objetos OLE no se pueden indexar. Hipervnculo Combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervnculo puede contener hasta 2048 caracteres.
Asistentepara Bsquedas
Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas, que crea un campo de bsqueda.
Nota
Usaremos el tipo de datos Moneda para un campo que requiera varios clculos que
involucren datos con una y hasta cuatro cifras decimales. Los campos Simple y Doble requieren clculos de punto flotante. El tipo de datos Moneda usa un clculo de punto fijo ms rpido que evita errores al redondear. Los campos de tipo Memo, Hipervnculo y Objeto OLE no se pueden ser indexados.
3.2.1
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Propiedadesde los campos

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Cada campo cuenta con un conjunto de propiedades que se usan para especificar cmo se desea almacenar, manejar y mostrar los datos. Las propiedades que pueden establecerse para cada campo dependen del tipo de datos que se seleccionen para el campo. Para establecer una propiedad de campo: En el modo de presentacin Diseo de la tabla, seleccionaremos el campo cuyas propiedades queremos establecer. De las propiedades mostradas en la parte inferior de la ventana, haremos clic en la que queremos establecer, tanto en los apartados General como en Bsqueda . Establecer la propiedad. A continuacin se describen las distintas propiedades que podemos asignar a los campos:
Propiedad Tamaodel campo Formato Descripcin Longitud mxima del campo de texto o numrico. Cmo se muestran los datos; usaremos los formatos
predefinidos o crearemos nuestros propios formatos. Lugaresdecimales Mscarade entrada El nmero de cifras a la derecha del separador decimal. Caracteres de formato para la introduccin de datos; podemos utilizar las mscaras predefinidas o bien otras personalizadas. Ttulo Valor predeterminado Reglade Validacin Textode Validacin Etiqueta de campo predeterminada en un formulario o informe. Valor introducido en el campo cuando se crean los registros. Expresin que define las reglas de introduccin de datos. Texto que aparece cuando se introducen en el campo datos no vlidos. Requerido Permitir longitudcero Configuracin que define si deben introducirse datos. Configuracin que define si se admiten cadenas de longitud cero. Indexado ndices de campo nico para acelerar las bsquedas.
Nota: Si aparece una flecha a la derecha del cuadro de la propiedad, podemos hacer clic en ella para seleccionar un valor en la lista. Si aparece un botn "Generar", podemos hacer clic en l para llamar a un generador que nos ayudar a establecer la propiedad.
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En el apartado Bsqueda podemos indicar la presentacin del campo, pudiendo escoger entre cuadro de texto, lista desplegable, etc... Si el tipo de datos es Numrico , las configuraciones de la propiedad Tamaodel campoy sus valores mantendrn la siguiente relacin:
Configuracin Byte
Descripcin Almacena nmeros desde 0 hasta 255 (fracciones no). Ocupa 1 byte.
Entero
Almacena nmeros desde -32.768 hasta 32.767 (fracciones no). Ocupa 2 bytes.
Enterolargo
Almacena nmeros desde -2.147.483.648 hasta 2.147.483.647 (fracciones no). Ocupa 4 bytes.
Simple
Almacena nmeros con seis dgitos de precisin, desde 3,402823E38 hasta 1,401298E-45. Ocupa 4 bytes.
Doble
(Predeterminada) Almacena nmeros con diez dgitos de precisin, desde 1,79769313486232E308 hasta 4,940656E324. Ocupa 8 bytes.
3.2.2 Claveprincipal
Cuando definimos una tabla debemos pensar con que otras tablas queremos que est relacionada. Las relaciones se vern en el siguiente captulo, no obstante es importante destacar que no se pueden establecer relaciones entre dos tablas si la tabla principal no contiene algn campo clave. Un campo clave es aquel que identifica de manera nica al registro. Para asignarle a un campo la caracterstica de clave, basta con pulsar el icono de la barra de herramientas o seleccionar la opcin Clave principal del men Edicin . El smbolo de la llave se sita a la izquierda del campo.
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3.2.3 Propiedadesde la tabla

Cuando queremos establecer alguna propiedad que afecte a ms de un campo de la tabla podremos definirla a travs de la opcin Propiedades del men Ver o desde la ventana que se abre al pulsar el icono campo lo habitual es especificarla en dicho campo. de la barra
de herramientas. Cuando la propiedad o regla de validacin afecte a un nico
3.3 $so !e las ta las

Si tenemos la base de datos abierta, para utilizar una tabla, desde la Ventana Base de Datos seleccionamos la tabla que queremos usar y pulsamos el botn Abrir.
En esta tabla podemos realizar entre otras las siguientes operaciones:
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Agregarnuevosregistros:
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escribiremos los nuevos datos en el ltimo de registro
registro de la tabla, el que est en blanco, que lleva el icono activo. Si
seleccionamos del men Insertar la opcin Nuevo registro , el cursor se
posicionar en el origen del nuevo registro, independientemente de cual sea su posicin de partida.
As mismo podemos realizar esta accin pulsando el botn herramientas. Eliminarregistros: selector
de la barra de
seleccionaremos el registro con un clic en el botn
de registro y pulsaremos la tecla SUPR. Este mismo proceso los
podemos realizar a travs de la opcin Eliminar registro del men Edicin , o pulsando el botn de la barra de herramientas.
Modificarregistros: para modificar un registro basta con colocarse en el registro a modificar y escribir en l los nuevos datos. El botn selector que indica el registro activo en el momento en el que comenzamos la modificacin cambia a ser , que es el indicador de Registro editado pero no guardado.
En el modo de presentacin Hoja de datos se muestran mltiples registros en formato de filas y columnas, permitiendo as visualizar varios registros a la vez.
En este modo de presentacin la barra de herramientas tiene los botones que se describen a continuacin:
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Modo de visualizacin: vista diseo y vista hoja de datos Ordena ascendente o descendentemente. Para seleccionar filtros. Para buscar registros. Aadir y eliminar registros. Muestra la ventana de base de datos. Muestra una lista con los distintos objetos Access. Una vez introducidos varios registros veremos en la parte inferior de la ventana los botones para poder movernos uno a uno por los registros o posicionarnos directamente en el primero/ltimo, as mismo nos va indicando en cual de los registros estamos y cuntos hay en la tabla.
3.% B&s'"e!as
Para poder buscar una cadena de caracteres entre los datos de una tabla activaremos la opcin Buscar del men Edicin o pulsaremos el icono de
la barra de herramientas. En la siguiente ventana en el cuadro Buscar escribiremos la cadena de caracteres a buscar (especificamos como cadena de caracteres el elemento a buscar por que es as como lo trata Access , aunque el dato sea un nmero).
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Todos, hacia Arriba o hacia Abajo.
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De la lista desplegable de Buscar Podemos seleccionar de entre las opciones
Coincidir es el cuadro en el que se puede indicar si la cadena de caracteres debe ser igual al contenido del campo, o a los primeros caracteres del campo o sencillamente debe existir dentro del campo. Si activamos la opcin Maysculas y minsculas exigiremos que la cadena a buscar sea idntica a la escrita. Ejemplo: Word es distinto de WORD. Si activamos Buscar slo en el campo activo, la cadena de caracteres no se comparar con ningn otro elemento de los campos de la tabla.
3.( Or!enar
Si queremos ordenar los registros por cualquiera de los campos basta con posicionar el cursor en l y pulsar uno de los botones de la barra de
herramientas segn queramos el orden ascendente o descendente.
3.) *iltros
El filtro se utiliza cuando se quiere modificar temporalmente el conjunto de registros presentados; cuando queremos ver algunos registros cada vez; cuando queremos buscar ciertos registros que cumplen condiciones complejas y no es posible utilizar el comando buscar. Los filtros slo se aplican a una tabla o formulario abierto. Desde el men Registros la opcin Filtro muestra cuatro opciones que permiten realizar filtros.
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En la barra de herramientas tenemos los botones Filtro por formulario y Filtro por seleccin. El botn Quitar un filtro.
correspondientes a nos permite Ejecutar o
Filtro por seleccin permite filtrar registros de una tabla y obtener aquellos que sean idnticos a los datos seleccionados. El filtro se establece por el contenido donde est el cursor situado.
Si situamos el cursor nuevamente en otro campo se ejecutar un filtro del filtro anterior. Filtro excluyendo la seleccin realiza un proceso inverso al filtro de seleccin obteniendo todos menos los que cumplen el criterio. Para ello del men Registro seleccionaremos la opcin Filtro excluyendola seleccin .
Filtro por entrada de datos. Se realiza pulsando el botn derecho y completando la casilla Filtrar por.
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men Registros .
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Filtro avanzado. Se realiza mediante la opcin Filtro, Filtro u OrdenAvanzadodel
Para eliminar un filtro en el men Registros elegiremos Quitar Filtro u Ordenar o bien haremos clic en el botn de la Barra de herramientas. Al eliminar el
filtro volver la presentacin de los registros a su estado original. Filtro por formulario nos permite escoger en un formulario los registros a encontrar por medio de una lista desplegable sobre el campo de bsqueda. Al ejecutar este tipo de filtro se modifican algunos iconos de la correspondiente barra de herramientas. Pulsando el icono consulta. guardaremos el filtro como
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%.
+elaciones
Teniendo en cuenta que estamos trabajando con una Base de datos relacional, podemos utilizar simultneamente datos procedentes de una o ms tablas que estn relacionadas. Al establecer una relacin podemos elaborar consultas, informes y formularios de varias tablas como si fueran una. Una tabla que acabamos de crear no tiene relacin alguna con ninguna otra tabla. Para relacionar entre s tablas o consultas, deberemos indicar por que campo se va a establecer la relacin. Deber ser un campo que exista en ambas tablas. Los campos tienen que ser del mismo tipo y tamao. Para crear una relacin primero debemos abrir la ventana Relacionesdel Men Herramientaso pulsar el botn de la Barra de Herramientas.
Agregar las tablas con las que queremos establecer la relacin. Se nos muestra la ventana Relaciones con las tablas agregadas.
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que
Despus debemos definir la relacin propiamente dicha, para lo
arrastraremos los nombres de los campos que deseamos relacionar desde la lista de campos de una tabla hasta el campo coincidente en la otra tabla. El campo arrastrado pertenece a la TablaPrincipal ; el campo coincidente donde lo hemos colocado pertenece a la TablaRelacionada . El sentido que le demos a esta operacin es determinante a la hora de establecer la relacin. Debe ser siempre de la tabla principal a la tabla relacionada por aquel campo que hayamos preparado para establecer la relacin, es decir con los tipos de datos compatibles. Access 97 mostrar el cuadro relaciones como se muestra en la siguiente figura:
Access 97 muestra la relacin representada por una lnea que vincula los campos coincidentes de ambas tablas. La relacin permanecer en la base de datos hasta que la eliminemos.
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Para hacer cualquier modificacin sobre esta relacin podemos pulsar doble clic sobre la lnea de relacin y accederemos a la ventana Relaciones. En algunas relaciones Access puede exigir el cumplimiento de la Integridad Referencial que ayuda a garantizar que las relaciones entre los registros son vlidas y no eliminaremos accidentalmente datos relacionados.
%.1 Ti,os !e relaciones

En las relaciones donde se exige IntegridadReferencial , podremos especificar si las dos tablas que vamos a relacionar tienen una relacin de tipo uno a varios o uno a uno. En la relacin uno a varios que es la ms utilizada, cada registro de la tabla principal puede asociarse a varios registros de la tabla relacionada.
En una relacin uno a uno, cada registro de la tabla principal slo puede asociarse a un registro de la tabla relacional. Para ver las relaciones existentes para una tabla, del men Herramientas elegiremos la opcin Relaciones . Si queremos ver todas, haremos clic en el botn Mostrar todas las relaciones de la barra de herramientas. Para ver
solamente las relaciones definidas para una tabla concreta, pulsaremos el botn Mostrarrelacionesdirectas de la barra de herramientas.
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Haciendo clic en la lnea perteneciente a la relacin, podremos eliminar, modificar una relacin u ocultar de la ventana Relaciones las tablas y sus lneas. Esta ltima accin solamente afecta a la presentacin pues la tabla y sus relaciones permanecen en la base de datos, aunque no se muestren en la ventana Relaciones.
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(.
Mane-o !e !atos
En ocasiones nos puede interesar utilizar informacin diseada en una base de datos en otra base de datos. Para ello puede ser suficiente con copiar dicha informacin. El trmino informacin engloba tanto estructuras como contenidos. Para copiar una tabla de una base de datos a otra, ambas han de ser de Microsoft Access, en primer lugar la seleccionaremos y del men Edicin seleccionaremos la opcin Copiar. Abriremos la base de datos en la que queremos agregar nuestra tabla y del men Edicin seleccionaremos la opcin Pegar, mostrndose el siguiente cuadro de dilogo:
Activaremos la opcin que nos interese segn queramos copiar toda la tabla, es decir su estructura y datos, o solamente la estructura, o bien nicamente agregar los datos.
(.1 I.,ortar !atos

Al igual que en el caso anterior podemos incorporar a nuestra base de datos informacin procedente de otros ficheros, aunque no tienen porque ser de Access.
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Del men Archivo seleccionaremos la opcin Obtener datos externos , Importar y nos aparecer una ventana en la que tras elegir el fichero de base de datos pulsaremos el botn Importar, tras lo que entraremos en la ventana Importar objetos y seleccionaremos la pestaa identificativa del mismo.
Al pulsar el botn Opciones, en la parte inferior de la ventana, se nos muestra las diferentes opciones que podemos activar en el proceso de importacin.
(.2 Vinc"lar ta la
Si queremos trabajar con una tabla perteneciente a otra base de datos podemos importarla como en el apartado anterior o establecer un vnculo entre dicha tabla y nuestra base de datos, para lo cual del men Archivo seleccionaremos Obtenerdatosexternos , Vinculartablas . Seleccionaremos la base de datos que contiene la tabla que queremos vincular. Pulsaremos el botn Vincular seleccionaremos la que nos interesa. y de la lista de tablas
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La tabla vinculada aparece en la ventana de base de datos con una flecha a su izquierda para diferenciarla del resto. A todos los efectos es una tabla ms de nuestra base de datos, excepto si queremos modificar su estructura.
(.3 E/,ortar
Si queremos trasladar informacin de nuestra base de datos a un fichero externo seleccionaremos la opcin Guardar como o exportar del men Archivo. La ventana que se nos muestra es la siguiente:
Si activamos la primera opcin una vez seleccionado el destino deberemos indicar el formato que deber tener la informacin y pulsaremos el botn Exportar. Si queremos exportar a Word indicaremos la extensin .RTF, cuando queramos que nuestro fichero mantenga formatos como tablas, negritas...; y utilizaremos la extensin .TXT para combinar con Word e imprimir.
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).
Cons"ltas
Para interrogar a la base de datos y recuperar informacin de acuerdo a ciertos criterios de bsqueda Access 97 tiene el mdulo de Consultas . Adems con este mdulo tambin podemos recuperar informacin, efectuar clculos, ordenar los resultados, etc. Las consultas de seleccin nos permiten ver datos de las tablas, analizarlos e incluso hacer cambios en ellos. Es posible ver datos procedentes de una sola tabla, o bien agregar datos de varias tablas distintas. Las consultas de seleccinson las ms utilizadas. Tambin podemos crear otros tipos de consultas: Consulta de tabla de referencias cruzadas . Presenta los datos con ttulos en las filas y columnas, como en una hoja de clculo. Consulta de acciones. Modifica muchos registros en una sola operacin. Se utiliza para crear una nueva tabla, eliminar registros, aadir o modificarlos. Consulta de unin. Combina campos coincidentes de dos o ms tablas. Consulta de paso a travs. Enva comandos a una base de datos SQL. Consulta de definicin de datos. Crea, modifica o elimina tablas de una base de datos, utilizando instrucciones SQL. Utilizando las consultas podemos: Elegir campos: no es necesario incluir en una consulta todos los campos de una tabla. Elegir registros: podemos especificar condiciones que deben cumplir los registros para que se incluyan en la Hoja de respuesta dinmica de la consulta.
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Ordenar registros: podemos ver los registros en un determinado orden. Formular preguntas sobre datos de varias tablas : podemos utilizar una consulta para responder a una pregunta sobre datos procedentes de ms de una tabla, y ver los resultados en una sola hoja de datos. Realizar clculos: podemos crear nuevos campos llamados Camposcalculados que contengan el resultado de un clculo. Usar una consulta para formularios, informes y otras consultas : para seleccionar los datos que deben aparecer en un formulario o informe, podemos crear una consulta de selecciny utilizarla como origen de datos de los mismos. Utilizando una consulta, podemos incluir datos de varias tablas y establecer criterios para mostrar slo un conjunto limitado de datos. Cada vez que abramos el formulario o imprimamos el informe, la consulta recuperar informacin actualizada de las tablas. Tambin podemos introducir nuevos datos o modificar los existentes en la hoja de datos de la consulta. Modificar los datos de las tablas: con las consultas de accin podemos actualizar, eliminar o aadir un grupo de registros simultneamente. Tambin podemos utilizarlas para crear una nueva tabla a partir de otra u otras ya existentes.
).1 Creacin 0 !ise#o !e "na cons"lta

Para crear una consulta, en la ventana de base de datos hacemos clic en la carpeta Consultas y en el botn Nuevo . Como en casi todos los mdulos de Access 97 podremos elegir entre utilizar un Asistente o crear la consulta manualmente pulsando la opcin Vista Diseo . Con la abierta, seleccionaremos consultas y pulsaremos el botn Agregar . la base de datos la tabla sobre la que queremos efectuar las
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En nuestro caso agregaremos las tablas EDITORIALES y LIBROS finalizamos pulsando el botn Cerrar .
La ventana que nos muestra Access 97 contiene la siguiente barra de herramientas:
Vista Diseo, Vista Hoja de datos, Vista SQL. Lista desplegable de tipos de consulta. Ejecuta una consulta. Muestra la lista de tablas. Muestra fila de Total para realizar clculos. Selecciona registros a ser visualizados en funcin de su posicin. Muestra las propiedades de la consulta. Generador de expresiones
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La pantalla nos muestra la ventana de Consulta dividida en dos secciones como se muestra en la figura anterior: zona de la tabla y zona para agregar los campos y criterios de seleccin y ordenacin. Se seleccionan los campos de la tabla que queremos utilizar en la consulta.
Para agregar un campo a una consulta arrastraremos el nombre del campo hasta una celda de la fila campo en la cuadrcula QBE (Query By Example). Otro modo de incluir un campo en una consulta es hacer clic en la celda campo y seleccionarlo la lista desplegable.
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Para agregar ms de un campo a la vez, mantenemos presionada la tecla CTRL, mientras hacemos clic en los campos que deseamos agregar de la zona de la tabla, y arrastramos el grupo hasta una celda de la fila Campo.
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Para agregar todos los campos podemos hacerlo arrastrando todos los campos como un grupo o arrastrando solo el asterisco ( *) situado al principio de la lista de campos. Despus de arrastrar el asterisco hasta la cuadrcula, Access mostrar el nombre de la tabla seguido del asterisco. No es posible ordenar registros ni especificar criterios para los campos que se han agregado a la cuadrcula QBE mediante el asterisco. Una vez elegidos los campos, para visualizar la consulta elegiremos la opcin Ejecutar del men Consulta o pulsaremos el botn .
Lo que obtenemos se llama Hoja de RespuestasDinmica , es decir, un conjunto actualizable de registros formados por los campos que hemos elegido de la Tabla que interviene en la Consulta . Esta Hoja de Respuestas Dinmica tiene el mismo aspecto y se maneja de manera similar a una Tabla , pero no lo es. Se trata de una presentacin dinmica de los datos de una o ms tablas, seleccionados y ordenados como se ha especificado en la consulta. Podemos aadir, modificar y eliminar registros al igual que en una Tabla, as como imprimir dichos registros. En la Hoja de Respuestas Dinmica resultado de la consulta, aparecen de momento todos los registros y en el orden en que estn en las Tablas originales.
Para volver a visualizar el diseo de la consulta pulsaremos el icono de la barra de herramientas.
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campos podemos reorganizarlos. Para
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Despus de haber realizado la consulta, si queremos cambiar el orden de los mover un campo, una vez seleccionada la columna, la arrastramos a la nueva posicin. Para insertar un campo, seleccionamos de la lista de campos el que deseamos insertar y lo arrastramos hasta la cuadrcula. Para eliminar un campo, seleccionamos el campo y presionamos la tecla SUPR. Si una columna de la cuadrcula QBE no se ajusta a la anchura que necesitamos, podemos variarla para que se adapte al elemento ms largo de la columna, situando el puntero en el extremo derecho de la columna y arrastrndolo hacia la derecha o izquierda hasta que tenga el tamao deseado. Para ajustar automticamente la columna a la anchura del elemento ms largo, pulsamos doble clic en la lnea que hay a la derecha de la columna. Tambin podemos, seleccionar que registros queremos que aparezcan, especificando los correspondientes criterios , as como ordenar dichos registros.
).2 Or!enacin !e registros en cons"ltas

Si queremos ver los registros obtenidos como resultado de la consulta ordenados de una determinada manera, tenemos en la cuadrcula de la ventana de diseo de la consulta, una fila rotulada como Orden para especificar si queremos ordenar de manera Ascendente o Descendente : Podemos especificar ms de un campo para la ordenacin, pero el orden preferente ser el del que est situado primero a la izquierda. No es posible ordenar segn campos de tipo Memo u objeto OLE.
).3 Criterios en "na cons"lta

Podemos especificar criterios para limitar la hoja de respuestas dinmica de la consulta a ciertos registros, utilizando una expresin.
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Con la opcin Vista Diseo del men Ver o haciendo clic en el botn Vista diseo . Nos colocaremos en la columna del campo del que queremos especificar el criterio y en la fila rotulada Criterios . Escribiremos la expresin del criterio que deben cumplir los registros a listar. Para ver el resultado de la seleccin, ejecutaremos la consulta.
6.3.1
Normasgeneralesal escribircriterios
Despus de escribir una expresin y presionar la tecla INTRO, Access 97 analiza y muestra la expresin usando una sintaxis que el programa entiende. Por ejemplo, si escribimos ROSA, Access 97 agrega comillas y muestra " ROSA ". Se pueden utilizar los caracteres comodn * y ? en una expresin para seleccionar los registros que se ajusten a un modelo determinado. Por ejemplo si escribimos R*, Access 97 lo escribe ComoR*. El comodn * sustituye a una cadena de caracteres cualquiera que sea su longitud. El comodn ? sustituye a un nico carcter.
El resultado de esta consulta corresponde al listado de registros cuyos autores comiencen por la letra R. Si queremos, podemos introducir mltiples criterios dentro de una celda o en celdas diferentes de una consulta.
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Ejemplos de expresiones en criterios: Ca.,o E/,resin A"tores cons"lta Apellido1Autor Apellido1Autor "REVERTE" " REVERTE " O "MONTERO" Apellido1Autor Negado " REVERTE." Apellido1Autor "R*"
ACCESS
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encontra!os
,or
la
Autores de primer apellido REVERTE. Autores de primer apellido REVERTE o MONTERO. Autores con primer apellido distinto de REVERTE. Autores cuyo primer apellido comienza con la letra R.
Apellido1Autor
"*E"
Autores cuyo primer apellido termina con la letra E.
Apellido1Autor
"[M-R]*"
Autores
cuyos
apellidos
estn
comprendidos entre M y R, inclusive, en orden alfabtico. Si queremos encadenar expresiones para definir nuestros criterios, Access 97 dispone del botn de la barra de herramientas.
Para escribir criterios en una consulta hacemos uso de expresiones que contienen operadores tanto relacionales como lgicos, a travs de los cuales podremos establecer igualdades, diferencias, negaciones... Cada uno de estos operadores lo podemos seleccionar de la ventana que se nos muestra con el botn Generar . De la parte inferior de la ventana seleccionaremos con un doble clic la tabla de la que queremos hacer la consulta; en la parte central aparecen los campos de dicha tabla. Para escribir la expresin haremos doble clic sobre el nombre del campo con el que vamos a hacer la comparacin. Posteriormente pulsaremos el operador correspondiente y junto a l el dato de comparacin. Una vez terminada la expresin pulsaremos el botn Aceptar .
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Si queremos realizar una consulta en la que el criterio haga referencia a un campo que no queremos visualizar, desactivaremos la casilla Mostrar de dicho campo del diseo de la consulta.
6.3.2 Guardarunaconsulta
Cuando guardemos una consulta, sta se convertir en una parte permanente de la base de datos. Access 97 le asigna un nombre por defecto. Para guardar la consulta, del men Archivoelegimos la opcin Guardar o bien, hacemos clic en el botn Guardarde la Barra de herramientas. Si es la primera vez que guardamos la consulta, especificaremos un nombre y haremos clic en el botn Aceptar . Una consulta no puede tener el mismo nombre que una tabla ya existente, si as lo hacemos Access 97 mostrar un mensaje preguntando si deseamos reemplazar la tabla. Si la consulta incluye la tabla a la que hemos reemplazado se perdern los datos de dicha tabla.
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).% Calc"lar totales en cons"ltas
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Utilizando clculos en consulta podemos obtener informacin de resumen sobre los registros de una tabla. Arrastramos hasta la cuadrcula los campos cuyo total deseamos obtener (En este caso no podemos usar el asterisco).
En el men Ver elegimos Totales o pulsamos clic en el botn la celda Total debajo de cada campo de la consulta.
de la Barra
Herramientas. En la cuadrcula QBE aparecer la fila Total y Agrupar por en
En la celda Total, seleccionamos el tipo de total deseado, como se muestra en la figura:
En la barra de herramientas, hacemos clic en el botn
Presentacin hoja
de datos para ver el conjunto de registros. Access 97 nos mostrar encabezados que reflejan el tipo de clculo. Estos encabezados son modificables por el usuario. Si queremos calcular totales sobre grupos de registros, estos han de ser elegidos al disear la consulta. Es decir, en una consulta podemos incluir criterios y totales.
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).( Ca.,os calc"la!os
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Una consulta a una o ms tablas permite generar expresiones como si fueran nuevos campos que nicamente tienen validez en la consulta donde son creados sin ocupar espacio en la base de datos. Estas expresiones son campos calculados que pueden incluir textos, campos de textos y operadores de concatenacin de textos; nmeros, campos numricos y operadores matemticos; funciones; fechas. Para definir un campo calculado se introduce directamente la expresin en la celda campo. Para escribir la expresin podemos ayudarnos como en los casos anteriores del botn Generador de expresiones.
Si la expresin utiliza campos de la tabla estos van indicados entre corchetes.
Es adecuado introducir una etiqueta preliminar a la expresin de clculo a realizar para definir el nuevo campo de la consulta (En nuestro ejemplo TotalIVA). Access 97 asigna automticamente un nombre de expresin o etiqueta (con dos puntos de separacin) si no se especifica ningn nombre.
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).) Cons"lta cr"1a!as !e ta la !e
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referencias
La realizacin de estas consultas totaliza los datos en formato de hoja de clculo utilizando como columnas los valores de un campo o valor. Para realizar este tipo de consulta elegiremos la opcin Consulta de tabla de referencias cruzadas del men Consultas o seleccionaremos esta misma opcin al desplegar la lista del botn de la barra de herramientas .
El resultado de la consulta es:
).2 Cons"ltas !e accin

A continuacin vamos a describir las distintas consultas de accin que podemos realizar con Access97.
6.7.1 Consultade creacinde tabla

Este tipo de consultas es el nico en el que el resultado queda guardado en una tabla nueva.
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Para realizar esta consulta seleccionaremos del men Consultas la opcin Consulta de creacin de tabla y en un primer paso indicaremos el nombre de la tabla en la que se guardar el resultado de la consulta. Tambin podemos realizar esta consulta pulsando el botn .
Si la tabla especificada no existe se crear. Si existe, desaparecer la versin antigua y nos quedaremos con lo generado por la consulta de creacin de tabla.
La nueva tabla contendr los campos que indiquemos en la consulta y los registros que cumplan el criterio que especifiquemos.
6.7.2 Consultasde actualizacin

Son las consultas que sirven para modificar conjuntos de informacin de las tablas, es decir, actualizar registros en base a un criterio. Para realizar una consulta de este tipo, seleccionaremos la opcin Consulta de actualizacindel men Consultas o pulsaremos el botn .
6.7.3 Consultasde eliminacin

Son las consultas que sirven para eliminar un grupo de registros en base a un criterio. Para realizar una consulta de este tipo, seleccionaremos la opcin Cons ulta de eliminacindel men Consultas o pulsaremos el botn
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).3 Cons"ltas con Par4.etros

Las consultas con parmetros no son en s mismas un tipo particular de consulta, por ello no la encontramos como opcin de men ni como botn en la barra de herramientas. Un parmetro es un elemento que contiene un valor que podemos cambiarlo para que se modifique el resultado de una consulta. Desde la opcin Consulta (Parmetros), se puede definir el tipo de datos que queremos utilizar en cada parmetro.
Para realizar una consulta con parmetros, escribiremos el parmetro en la fila de criterios del campo a travs del cual queremos automatizar los cambios. Los parmetros deben ir escritos entre corchetes.
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Al ejecutar la consulta Access 97 mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir dar un valor de entrada a ese criterio.
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2.
*or."larios
Para visualizar, aadir y eliminar datos de manera cmoda y visualmente atractiva utilizaremos formularios. Un formulario es un diseo de pantalla que muestra una apariencia similar a los formularios sobre papel. Un formulario presenta los datos de una tabla o consulta en la que se basa (origen de los datos) pero con una apariencia ms agradable, utilizando unos objetos grficos que Access 97 llama controles en vez de usar el formato tabular habitual.
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Hay controles que muestran informacin de las tablas y consultas y los hay que muestran informacin perteneciente propiamente al diseo del formulario como etiquetas de texto, lneas, etc. Los formularios se pueden crear con o sin ayuda de los asistentes de formularios. Tenemos los siguientes tipos de formularios:
Vista Diseo: Permite realizar un formulario partiendo de una pgina vaca, donde se pueden incorporar todos los elementos de un formulario. Asistente para Formularios: Crea un formulario permitiendo escoger los campos y el aspecto en el proceso de realizacin. Autoformulario: Columnas: muestra los valores de los registros en una sola columna incluyendo cada valor en una columna distinta. Presenta un registro cada vez. Autoformulario: Tabular: muestra los valores de los registros utilizando un formato de filas y columnas. Muestra varios registros a la vez. Autoformulario: Hoja de Datos : muestra los valores de los registros utilizando el formato clsico de las tablas. Asistente para Grficos: muestra los datos en formato grfico, como grficos de barras, columnas,... Asistente para Tablas Dinmicas : Crea una tabla dinmica que contrasta varios campos de la tabla o consulta. Similar a las tablas dinmicas de Excel.
2.1 Creacin !e "n for."lario

Para crear un formulario seguiremos los siguientes pasos: En la ventana de la base de datos, haremos clic en la carpeta Formulario .
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Elegiremos el botn Nuevoy en el cuadro inferior escribiremos el nombre de la tabla o consulta de origen del formulario o seleccionaremos uno en la lista. Para crear el formulario, al igual que en las consultas utilizaremos el Asistente para formularios y se nos activar la siguiente ventana:
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De la lista de campos iremos seleccionando uno a uno aquellos que nos interesen y los incorporaremos mediante el botn . Si hemos incorporado lo
algn campo de ms, una vez seleccionado, pulsando el botn borraremos de nuestra lista. Los botones en la direccin indicada.
pasan todos los campos
Al pulsar el botn siguiente entramos en la ventana en la que indicamos la distribucin de datos que queremos que presente nuestro formulario.
En columnas
Tabular
Hojade datos
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Justificado
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Seleccionaremos un estilo segn el fondo que queremos que presente nuestro formulario. Daremos el nombre a nuestro formulario y estaremos en condiciones de introducir nuevos datos o visualizar los existentes.
En la parte inferior de la ventana tenemos los botones para desplazarnos por los registros o para agregar uno nuevo. Para desplazarnos por los campos de un registro utilizaremos la tecla TAB para avanzar; con SHIFT + TAB nos moveremos hacia atrs en los campos.
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2.2 Presentaciones for."lario !e la
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5entana
La ventana formulario tiene cuatro modos de presentacin a los que accederemos desde el men Ver. Para cambiar el modo de visualizacin podemos desplegar la lista pulsando el botn Vista:
Vista diseo
: Se utiliza para crear un nuevo formulario o para cambiar la
estructura de uno existente.
Vista formulario
: Se utiliza para introducir, modificar y ver datos
utilizando para ello el formulario propiamente dicho.
Vista hoja de datos
: Se utiliza para introducir, modificar y ver datos
utilizando para ello una hoja de datos. En este modo de presentacin se pueden ver muchos registros al mismo tiempo. En este modo no se muestran las imgenes ni los objetos OLE, ni tampoco los botones de comando, que s aparecen en el modo de presentacin formulario.
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Vista preliminar
: Se utiliza para ver la apariencia que tendr un formulario
cuando se imprime.
2.3 Personali1ar "n for."lario

En muchos casos, las caractersticas estndar de un formulario creado con el asistente pueden bastarnos, pero a menudo deberemos modificarlo para adaptarlo a nuestras necesidades, creando nuevos controles o modificando los existentes. Siempre estando en el modo de Vista Diseo del Formulario
pulsando el botn
El formulario est dividido en tres bloques fundamentales: encabezado, detalle y pie del formulario. El detalle est formado por los nombres de campos de la tabla denominados Etiquetas y los cuadros de texto dependientes de los campos. El encabezado y el pie son los elementos repetitivos de los formularios.
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En la pantalla de Diseo del Formulario mostraremos la Caja de Herramientas pulsando el botn . En ella tenemos todos los tipos de
controles que podemos usar en un formulario.
Hay tres tipos de controles: Control dependiente: Un control cuyo origen de datos es un campo de una tabla o consulta es un control dependiente. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar los valores de los campos de la Base de Datos. El tipo ms comn de control dependiente es el cuadro de texto. Control independiente: Un control que no tiene un origen de datos es un control independiente. Los controles independientes se usan para aceptar un dato escrito por el usuario pero que no se desea almacenar en una tabla. Por ejemplo etiqueta, lnea, ...
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campo, es un control calculado.
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Control calculado: un control cuyo origen de datos es una expresin, y no un
Para agregar un control, haremos clic para seleccionar la herramienta. A continuacin nos situaremos en el lugar deseado en el modo de presentacin Diseo del formulario y volveremos a hacer clic arrastrndolo hasta darle el tamao deseado.
7.3.1 Controlesdel cuadrode herramientas

A continuacin se da una relacin de los controles que tenemos desde la barra de herramientas: Control para crear Etiquetas. Control para generar cuadros de texto, Frmulas, Campos,... Control de grupo de opciones. Botn de alternar. Botn de opcin. Casilla de verificacin. Cuadro combinado. Cuadro de lista. Botn de comando. Imagen. Marco de objeto independiente. Marco de objeto dependiente. Salto de pgina. Control de ficha. Subformulario/Subinforme. Lnea.
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Rectngulo. Ms controles.
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Etiquetas Al seleccionar este control podemos definir espacios en el formulario para entrada de textos fijos o etiquetas.
Para construir una etiqueta, una vez pulsado el botn
arrastraremos con
el ratn en la zona a insertarla, el cursor adquiere la forma la etiqueta, para poder escribir su contenido.
hasta darle
el tamao deseado . El cursor queda en el interior del rectngulo que define a
Al escribir una etiqueta las opciones de formato de texto de la barra se activan; cualquier cambio que queramos realizar de tamao, tipo de letra, alineacin, etc. se efecta en toda la etiqueta siempre que sta est seleccionada, es decir cuando se ven los manejadores.
7.3.2 Seleccionarcontroles
Una vez presentado el formulario, en ocasiones nos interesar cambiar la posicin, alineacin de algunos controles. Para realizar cualquier cambio en un control, es preciso primeramente seleccionarlo. Los controles pueden seleccionarse individualmente o por grupos. Para seleccionar un control haremos clic en cualquier lugar del control.
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Algunos controles como los cuadros de texto, cuadros combinados y casillas de verificacin, tienen una etiqueta adjunta. Cuando seleccionemos el cuadro de texto, aparecer un controlador de movimiento y varios controladores de tamao.
Para seleccionar controles adyacentes colocaremos con el ratn el puntero en cualquier lugar situado fuera del control ms apartado del grupo y lo arrastraremos a travs de los controles deseados.
7.3.3 Movery cambiarel tamaode controles

Para mejorar el diseo de un formulario podemos reorganizar los controles y ajustar su tamao. Para mover un control con su etiqueta adjunta, en primer lugar lo
seleccionaremos. Moveremos el puntero hasta el borde del control seleccionado. Cuando el puntero se convierta en una mano abierta, arrastraremos el control hasta la nueva posicin.
Si el control tiene una etiqueta adjunta, sta se mover junto con l.
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Para moveruna etiquetaadjuntaindependientementede su control seleccionaremos la etiqueta colocando el puntero en el controlador de movimiento situado en la esquina superior izquierda de la etiqueta.
El puntero se convertir en una mano que seala hacia arriba para indicar que slo se mover la etiqueta y arrastraremos la etiqueta hasta la nueva posicin (este procedimiento es aplicable para mover el control sin su etiqueta).
Si queremos cambiar el tamao de uno o ms controles, lo seleccionaremos; haremos clic en el controlador del tamao de control y lo arrastraremos hasta que alcance el tamao deseado.
Si hemos seleccionado ms de un control, todos cambiaran de tamao proporcionalmente al arrastrar el controlador de tamao de uno de ellos.
7.3.4 Alinearcontroles
Mediante el men Ver podemos visualizar lar reglas mientras agregamos y ajustamos controles, tambin podemos utilizar la opcin Ajustar a la cuadrcula del men Formato . Si deseamos ajustar los controles despus de haberlos agregado utilizaremos la opcin Alinear del men Formato . Podemos espaciar rpidamente y de un modo uniforme los controles y sus etiquetas adjuntas, aumentar o disminuir el espacio que los separa. Para ello, seleccionaremos los controles que deseamos espaciar y elegimos del men Formato la opcin Espaciado horizontal o Espaciado vertical y seleccionaremos Igualar.
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7.3.5 Propiedadesde los controles
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Las propiedades de los controles determinan su estructura y apariencia, as como las caractersticas del texto o de los datos que contienen. Podemos ver las propiedades de un control, presentando su hoja de propiedades haciendo doble clic en el control. Si el control tiene una etiqueta adjunta seleccionaremos el control, no su etiqueta.
Tambin podemos visualizar estas propiedades pulsando el botn Propiedades y seleccionar la categora de propiedades que queremos establecer
activando la correspondiente carpeta. Las propiedades visualizadas las genera Access 97 a partir de las especificaciones que indiquemos en los campos. Cuando hacemos clic en una propiedad dentro de la hoja de propiedades, en la barra de estado aparece una breve descripcin de la misma. Si queremos una descripcin ms detallada, haremos clic en la propiedad y pulsaremos F1.
2.% *or."larios !es!e Dise#o

Un formulario presenta los datos de una tabla o consulta en la que se basa (origen de los datos) pero con una apariencia ms agradable, utilizando controles en vez de usar el formato tabular habitual.
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Para disear un formulario abriremos la base de datos que contiene la tabla a partir de la cual queremos elaborar el formulario y seleccionaremos la opcin Diseo . En este momento en pantalla se nos muestra una cuadrcula que corresponde a la zona de Detalle del formulario, sin encabezado y pie del mismo. Para activar estas ltimas opciones desde el men Ver seleccionaremos la opcin Encabezadoy pie de formulario .
A continuacin agregaremos los controles necesarios: dependientes (campos de las tablas). Podremos acceder a los nombres de los campos pulsando el botn que nos mostrar una pequea
ventana que contiene todos los campos. Haremos clic en el campo que nos interese y lo arrastraremos a la zona de Detalle.
independientes (dibujos, lneas, imgenes).
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calculados (expresiones que enlazan campos, funciones, ...).
Si necesitamos variar alguna propiedad haremos doble clic sobre el control, o estando en l pulsaremos el botn Propiedades .
2.( $so !e e/,resiones

Las expresiones en los formularios se utilizan para incluir clculos directamente que son interesantes para ver y obtener resultados. Si un formulario contiene una expresin, cada vez que se utiliza el formulario se evala la expresin o clculo. Para aadir expresiones en un formulario en primer lugar entraremos en modo diseo de formulario y crearemos un cuadro de texto con la herramienta .
Abriremos las propiedades de este control pulsando doble clic sobre el cuadro y definiremos dentro de la carpeta Datos en el expresin. Origen del Control la
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Esta expresin puede incluir funciones, nmeros, fechas, textos, campos, etc..., semejante a las expresiones definidas en los campos calculados.
7.5.1 Insertarcuadrocombinado
Con la herramienta podemos crear controles con listas desplegables de
las que podemos elegir el dato sin necesidad de teclearlo. Esto es conveniente utilizar cuando el dato a introducir forma parte de una lista.
Pulsaremos definir el mismo.
y definiremos el tamao y la posicin del cuadro en la zona
Detalle del formulario. Access 97 nos guiar a travs del asistente para
Le indicamos si los valores los vamos a escribir nosotros o estn en una tabla o consulta). El asistente nos sita en una ventana en la que iremos escribiendo los datos que van a formar la lista. Para saltar de un dato a otro utilizaremos la tecla TAB.
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Le daremos nombre a la lista y Access 97 incorpora un botn al cuadro para desplegar la lista de los campos a elegir.
Como hemos podido ver en este captulo, al disear formularios stos pueden estar basados en una tabla o en una consulta. Cuando un formulario est basado en una consulta, visualizaremos aquellos registros autorizados por la consulta y podremos trabajar con ms de una tabla, con tantas como hayamos utilizado en la creacin de la consulta. Debemos tener en cuenta que si bloqueamos los campos no se modifican los datos de las tablas.
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2.) 6"ar!ar "n for."lario
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Cuando cerremos la ventana formulario, despus de crearlo o modificar uno existente, Access 97 nos pedir automticamente que guardemos dicho formulario. No obstante, como proteccin frente a un posible fallo, cuando trabajemos con un formulario conviene guardarlo con relativa frecuencia, para ello en el men Archivo elegiremos la opcin Guardar , o lo haremos desde el botn de la Barra de herramientas.
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3.
Infor.es
Un informe es un conjunto de datos que deseamos organizar segn determinados criterios y al que se le aplica un formato de acuerdo con las especificaciones que indiquemos. Un informe constituye una forma de recuperar y presentar los datos como informacin significativa. Para organizar e imprimir los datos con una presentacin formal, utilizaremos los informes, valindonos de los numerosos elementos de diseo que posee Access97. Con Access97 podremos crear informes para: Organizar y presentar los datos en grupos. Calcular totales parciales, totales de grupo, sumas de totales y porcentajes de totales. Incluir subformularios, subinformes y grficos. Presentar los datos con imgenes, lneas y fuentes especiales.
3.1 Ti,os !e infor.es

Podemos crear informes de diversas tipos: Autoinformes : la forma ms rpida de crear un informe es mediante autoinforme. Al igual que en casos anteriores, no pedir informacin sino que lo crear automticamente. Ser un informe bien a una sola columna, bien en forma de tabla o tabular, que muestra todos los campos de la tabla o consulta subyacente.
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Informe de grupos/totales : un informe de grupo/totales organiza los datos en grupos y los muestra en formato tabular. Puede calcular un total para cada grupo y una suma de totales correspondiente a todos los grupos. Se puede obtener con el asistente para informes. Informe de etiquetas postales : es un informe en el que podemos imprimir nombres y direcciones en un formato adecuado para nuestro papel de etiquetas.
3.2 Creacin !e infor.es

Para la creacin de un informe una vez abierta la base de datos, haremos clic en la carpeta Informes y seguidamente sobre el botn Nuevo .
Seleccionamos la tabla o consulta sobre la cual queremos generar la informacin y elegimos el procedimiento a seguir para la elaboracin del mismo. Los informes pueden crearse de forma sencilla, como en los captulos anteriores, utilizando el Asistentepara informes .
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Los Autoinformes producirn un informe preformateado sin pedir informacin. Si seleccionamos el tipo Columnas, Access97 genera el siguiente informe:
A travs del Asistente para informes indicaremos los campos que queremos que contenga nuestro informe. Si el informe queremos que muestre los datos agrupados por algn concepto.
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Si a la hora de agrupar indicamos ms de un campo, se activarn los botones correspondientes a Prioridad para poder seleccionar el orden de prioridad de los campos para el agrupamiento. Si el informe no tiene ningn nivel de agrupamiento, la distribucin del mismo nicamente podr ser en columna, tabular o justificado. Cuando existe al menos un nivel de agrupamiento, debemos indicar la distribucin del informe segn se muestra en la siguiente figura:
Para terminar, seleccionaremos el estilo de informe de la lista que se nos muestra y le daremos nombre a nuestro informe. En el informe que se nos muestra podemos no visualizar completos los nombres de los campos si se le ha indicado anteriormente que entren todos en una pgina. Para modificar cualquiera de las caractersticas del informe anterior entraremos en la opcin Vista diseo .
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97.
Para crear un informe personalizado seleccionaremos la opcin Vista Diseo . Para ver la lista de campos de la que extraeremos los necesarios para el informe, haremos clic en el botn Lista de campos de la Barra de
Herramientas y a continuacin arrastraremos cada uno de los campos a la zona de diseo. No obstante, este mtodo se usa en pocas ocasiones puesto que es ms rpida la creacin de un informe desde el asistente y su modificacin manual.
3.3 La
arra !e 7erra.ientas !e infor.es
Al igual que en los dems elementos de Access, al crear un informe la barra de herramientas presenta los siguientes botones:
Vista diseo, vista preliminar y vista previa del diseo. Lista los campos. Cuadro de herramientas. Ordena y agrupa. Autoformato. Cdigo. Propiedades del informe o de los distintos contenidos del mismo. Generador de expresiones. Muestra la ventana de base de datos.
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Muestra la relacin de nuevos objetos.
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3.% 8ecciones !e "n infor.e
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Access 97 contempla siete tipos de secciones para informes, que podemos utilizar en cualquier combinacin. En el modo de Vista diseo, el diseo del informe aparece en forma de secciones y controles. Las secciones contenidas en un informe se presentan una sola vez, aunque en el informe impreso, algunas de ellas pueden repetirse varias veces. El tipo de informe que creemos, determinar las secciones que debemos utilizar y la informacin que contendr cada una de ellas. Cada seccin tiene un propsito especfico: Encabezado del informe: aparece una sola vez al principio del informe. El encabezado del informe se imprime antes que el encabezado de pgina de la primera pgina del informe. Encabezado de pgina: aparece en la parte superior de cada pgina del informe. Ejemplo: Ttulos de columnas. Encabezado de grupo: aparece al principio de un nuevo grupo de registros. Seccin detalle: contiene el cuerpo principal de los datos del informe. Los controles incluidos en esta seccin se repiten para cada registro extrado de la base de datos. Pie de grupo: aparece al final de un grupo de registros. Podemos utilizarlo para mostrar elementos como totales de grupo. Pie de pgina: aparece al final de cada pgina del informe. Ejemplo: nmero de pgina. Pie del informe: aparece una sola vez al final del informe. El pie del informe es la ltima seccin del diseo del informe, pero aparece antes que el pie de pgina de la ltima pgina del informe impreso.
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Una vez creado el informe y antes de imprimir es aconsejable ver la apariencia que tendr para comprobar la alineacin, espaciado de las columnas, as como la comprobacin de los datos deseados. Para ello utilizaremos:
Vista previa del diseo.
Este modo de presentacin muestra todas las
secciones de un informe, as como algunos registros de detalle. Adems ordena y agrupa los datos mostrados, pero ignora cualquier criterio o combinacin existente en la consulta de partida.
Vista preliminar. como se imprimir.
Para comprobar los datos o ver todo el informe tal y
En ambos casos para volver al modo de presentacin Diseo, haremos clic en el botn Cerraro pulsaremos el icono Vista diseo . El tratamiento de controles para informes es similar al visto en los Formularios.
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3.( Or!enar 0 agr",ar !atos
ACCESS
97.
Si queremos que los datos aparezcan ordenados en nuestro informe y no lo hemos indicado al disearlo en el asistente, abriremos el informe en modo presentacin de Diseo y escogeremos la opcin Ordenar y Agrupar del men Ver, o pulsaremos el botn la siguiente ventana: de la barra de herramientas y nos aparecer
En la primera fila de la columna Campo/Expresin tendremos que escribir el campo por el cual queremos que se efecte el orden. Si nos aparece una lista de campos es porque as se lo habremos indicado desde el asistente al disear el informe. La segunda fila es el segundo nivel de orden y as sucesivamente. Si el orden que aparece no es el que nos interesa podemos cambiar el orden de los campos, seleccionando el campo y arrastrndolo con el ratn hacia la fila anterior. Adems de ordenar los registros por campos, otra de las opciones que permite Access 97 es la posibilidad de dividir los registros en grupos. Para ello estableceremos las propiedades del grupo mediante las opciones: Encabezado del Grupo: Presenta Si/No un encabezado de grupo para el campo o expresin. Pie del Grupo: Presenta S/No un pie de grupo para el campo o expresin.
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Agrupar en: agrupa.
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97.
Especificaremos como queremos agrupar los valores. Las
opciones disponibles dependern del tipo de datos del campo por el que se
Intervalo del Grupo: Especificaremos un intervalo que es vlido para los valores del campo o expresin en base al que estamos agrupando. Mantener juntos: Determina si Access 97 debe imprimir todo o solamente parte de un grupo en una pgina. Si queremos que se produzcan saltosde pgina por cadaagrupacinde datos, en primer lugar nos situaremos en el Encabezado de grupo y pulsando el botn Propiedades indicaremos en Forzar nueva pgina la posicin del salto de pgina para conseguir el efecto deseado.
8.5.1 Propiedadesgeneralesdel informe

Si no se quiere que el encabezado salga en la primera pgina se debe seleccionar la opcin Sin encabezado de informe para que salga en todas las pginas las cabeceras de pgina menos en la primera pgina que tiene Encabezado de informe.
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3.) 6"ar!ar "n infor.e
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97.
Cuando guardamos el diseo de un informe, estamos guardando slo su formato o estructura, no los datos que contiene. Este diseo se guarda en la base de datos activa. Para ello del men Archivo elegimos la opcin Guardar ; le asignaremos un nombre y pulsaremos Aceptar . Si queremos utilizar un informe de Access 97 en Word o Excel desde la Presentacin preliminar desplegaremos el botn Vnculoscon Office .
3.2 Eti'"etas
Para crear etiquetas disearemos un nuevo informe guiados por el asistente para etiquetas.
Una vez indicada la tabla o consulta en la que vamos a basar el informe de etiquetas, seleccionaremos del cuadro de dilogo las dimensiones de las mismas. Si el tamao de nuestras etiquetas no figura dentro de la lista podremos indicarlo a travs del botn Personalizar.
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ACCESS
97.
En la definicin de la etiqueta indicaremos as mismo, la fuente, el tamao, el color y el estilo de la letra.
Access 97, tras pulsar el botn siguiente nos mostrar la lista de campos disponibles para ser incluidos en la etiqueta. De esta lista seleccionaremos uno a uno aquellos que nos interesen y los incluiremos en la etiqueta prototipo.
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ACCESS
97.
Para finalizar, podemos indicar as mismo, el orden de salida de las etiquetas.
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9.
A0"!a
Office 97 incorpora en la barra de herramientas el botn a travs del
cual podemos solicitar ayuda del programa en el que nos encontremos. La imagen que identifica la ayuda es un clip en continuo movimiento
adaptando distintas formas mientras est visible. Podemos teclear un texto aproximativo al concepto que queremos buscar en la casilla reservada a tal efecto y Access 97 nos devolver una serie de respuestas interpretadas a nuestra pregunta.
En la barra de mens Access 97 a travs de la interrogacin muestra un men con el que podemos acceder al botn Ayuda indicado en el prrafo anterior.
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9.1 Conteni!o e :n!ice
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Con esta opcin de men podemos solicitar informacin de forma agrupada por temas o a travs de los primeros caracteres del tema a buscar mostrndose los ttulos generales ordenados alfabticamente, como se muestra en la figura:
Pulsando el botn Mostrar se visualiza la relacin de temas asociados al tema buscado. A travs de la carpeta contenido se muestra la ayuda agrupada por temas. Haciendo un clic sobre el tema seleccionado y pulsando el botn Abrir accederemos a los subtemas del mismo. Podemos abrir un tema seleccionado pulsando tambin doble clic sobre l.
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ACCESS
97.
Con la carpeta Buscar escribimos la palabra, tema, concepto, a buscar y de la lista que nos muestra, seleccionaremos aquel texto que ms se aproxime al concepto buscado. Y finalmente pulsaremos el botn Mostrar al haber activado el tema de la lista .
Finalmente disponemos de otro mtodo de ayuda que adquiere esta forma hasta dicha opcin.
que nos permite
obtener informacin concreta de una opcin de men, arrastrando el puntero
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ACCESS
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1;.
E-e.,los
A continuacin incluimos relacin de los ejemplos a realizar a lo largo del presente curso. Hay lecciones que no incluyen ejemplos especficos porque deben desarrollarse como modificaciones de los aqu propuestos.
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1;.1 Leccin 3 < E-ercicio 1
ACCESS
97.
Estructurade la Basede Datos Diseode Tablas Disear las tablas que se muestran a continuacin:
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1;.2
FILTROS Autores no espaoles.
ACCESS
97.
Leccin 3 < E-ercicio 2
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ACCESS
97.
Personas que son socias.
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1;.%
Relaciones
ACCESS
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Leccin % < E-ercicio 1
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1;.( Leccin ) < E-ercicio 1
ACCESS
97.
Consultasde Seleccin Libros que tienen por tema NOVELA.
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1;.) Leccin ) < E-ercicio 2
ACCESS
97.
Calculo del precio con iva de los libros, teniendo en cuenta que el iva a aplicar es de un 4%.
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1;.2 Leccin ) < E-ercicio 3
ACCESS
97.
En este ejercicio vamos a realizar una consulta que nos muestre el precio total y cuantos libros hay de cada editorial.
Podemos modificar el nombre del campo en el que se visualiza el nmero de libros de cada editorial, como se muestra en la siguiente imagen.
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ACCESS
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ACCESS 97
MICROSOFT
1;.3 Leccin ) < E-ercicio %
ACCESS
97.
En este ejercicio vamos a realizar la siguiente consultade tabla de referencias cruzadas :
El resultado de la misma corresponde a la visualizacin en forma matricial de los siguientes datos:
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1;.9 Leccin ) < E-ercicio (
ACCESS
97.
Consultasde creacinde tabla Podemos guardar el resultado como una nueva tabla.
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ACCESS 97
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1;.1; Leccin ) < E-ercicio )
ACCESS
97.
Consultade actualizacin A travs de esta consulta el campo poblacin lo cambiamos por su mismo contenido escrito en maysculas.
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ACCESS 97
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1;.11 Leccin ) < E-ercicio 2
ACCESS
97.
Consultacon parmetros Este tipo de consultas como se indica en el captulo seis se utiliza para que Access 97 nos pida un valor de entrada. En esta consulta ser el tema.
Cada vez que realicemos esta consulta, no aparecer el siguiente cuadro pidindonos el tema para el que queremos realizar la consulta.
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ACCESS 97
MICROSOFT
1;.12
Formularios
ACCESS
97.
En el presente ejercicio disearemos un formulario basado en la tabla Personas desde el Asistente.
97
ACCESS 97
MICROSOFT
ACCESS
97.
Formulariode consulta Crear el siguiente formulario basado en una consulta que nos permita acceder a los campos que se describen.
A travs de las propiedades del formulario asignarle un fondo al mismo y bloquear los campos.
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1;.1% Leccin 2 < E-ercicio 3
ACCESS
97.
FormularioEntrada/Salidade libros
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ACCESS 97
MICROSOFT
1;.1(
Informes
ACCESS
97.
El siguiente ejercicio trata de realizar un informe con el asistente para informes, basado en la tabla Personas. En el informe no seleccionar el campo Fotografa ni el campo Fecha Alta o Modificacin.
100
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1;.1) Leccin 3 < E-ercicio 2
ACCESS
97.
El siguiente ejercicio trata de realizar un informe agrupado por personas, segn los ttulos que hayan dispuesto de la biblioteca.
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ACCESS
97.
102
ACCESS 97
MICROSOFT
1;.12
Etiquetas
ACCESS
97.
basico-intermedio
TABLA DE CONTENIDO
103
ACCESS 97
MICROSOFT
ACCESS
97.
1. PRESENTACIN...................................................................................................................5 2. MICROSOFT ACCESS VISIN GENERAL.....................................................................7 3. TABLAS................................................................................................................................10 3.1 CREACIN DE UNA TABLA DESDE EL ASISTENTE...............................................................10 3.2 CREACIN DE UNA TABLA DESDE DISEO........................................................................14 3.2.1 Propiedades de los campos.........................................................................................17 3.2.2 Clave principal.............................................................................................................19 3.2.3 Propiedades de la tabla................................................................................................20 3.3 USO DE LAS TABLAS........................................................................................................ 20 3.4 BSQUEDAS.................................................................................................................... 22 3.5 ORDENAR....................................................................................................................... 23 3.6 FILTROS.......................................................................................................................... 23 4. RELACIONES......................................................................................................................26 4.1 TIPOS DE RELACIONES..................................................................................................... 28 5. MANEJO DE DATOS.........................................................................................................30 5.1 IMPORTAR DATOS............................................................................................................ 30 5.2 VINCULAR TABLA............................................................................................................ 31 5.3 E PORTAR...................................................................................................................... 32 6. CONSULTAS........................................................................................................................33 6.1 CREACIN ! DISEO DE UNA CONSULTA..........................................................................34 6.2 ORDENACIN DE RE"ISTROS EN CONSULTAS....................................................................3# 6.3 CRITERIOS EN UNA CONSULTA.........................................................................................3# 6.3.1 Normas generales al escribir criterios.......................................................................40 6.3.2 Guardar una consulta...................................................................................................42 6.4 CALCULAR TOTALES EN CONSULTAS................................................................................43 6.5 CAMPOS CALCULADOS..................................................................................................... 44 6.6 CONSULTA DE TABLA DE REFERENCIAS CRU$ADAS...........................................................45 6.% CONSULTAS DE ACCIN................................................................................................... 45 6.7.1 Consulta de creaci n de tabla.....................................................................................4! 6.7.2 Consultas de actuali"aci n...........................................................................................46 6.7.3 Consultas de eliminaci n.............................................................................................46 6.8 CONSULTAS CON PAR&METROS........................................................................................4% 7. FORMULARIOS..................................................................................................................49 %.1 CREACIN DE UN FORMULARIO........................................................................................51 #n columnas..........................................................................................................................!3 %.2 PRESENTACIONES DE LA VENTANA FORMULARIO..............................................................55 %.3 PERSONALI$AR UN FORMULARIO......................................................................................56 7.3.1 Controles del cuadro de $erramientas.........................................................................!% 7.3.2 &eleccionar controles...................................................................................................!9 7.3.3 'over ( cambiar el tama)o de controles....................................................................60
104 ACCESS 97
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ACCESS
97.
7.3.4 *linear controles..........................................................................................................61 7.3.! Propiedades de los controles.......................................................................................62 %.4 FORMULARIOS DESDE DISEO .........................................................................................62 %.5 USO DE E PRESIONES...................................................................................................... 64 7.!.1 +nsertar cuadro combinado .........................................................................................6! %.6 "UARDAR UN FORMULARIO............................................................................................. 6% . INFORMES...........................................................................................................................6 8.1 TIPOS DE INFORMES........................................................................................................ 68 8.2 CREACIN DE INFORMES.................................................................................................. 6# 8.3 LA BARRA DE 'ERRAMIENTAS DE INFORMES.....................................................................%2 8.4 SECCIONES DE UN INFORME............................................................................................. %4 8.5 ORDENAR ! A"RUPAR DATOS..........................................................................................%6 %.!.1 Propiedades generales del in,orme..............................................................................77 8.6 "UARDAR UN INFORME ................................................................................................... %8 8.% ETIQUETAS..................................................................................................................... %8 9. A!UDA.................................................................................................................................. 1 #.1 CONTENIDO E (NDICE...................................................................................................... 82 10. EJEMPLOS......................................................................................................................... 4 10.1 LECCIN 3 ) E*ERCICIO 1.............................................................................................. 85 10.2 LECCIN 3 ) E*ERCICIO 2.............................................................................................. 86 10.3 LECCIN 3 ) E*ERCICIO 3.............................................................................................. 8% 10.4 LECCIN 4 ) E*ERCICIO 1.............................................................................................. 88 10.5 LECCIN 6 ) E*ERCICIO 1.............................................................................................. 8# 10.6 LECCIN 6 ) E*ERCICIO 2.............................................................................................. #0 10.% LECCIN 6 ) E*ERCICIO 3.............................................................................................. #1 10.8 LECCIN 6 ) E*ERCICIO 4.............................................................................................. #3 10.# LECCIN 6 ) E*ERCICIO 5.............................................................................................. #4 10.10 LECCIN 6 ) E*ERCICIO 6............................................................................................ #5 10.11 LECCIN 6 ) E*ERCICIO %............................................................................................ #6 10.12 LECCIN % ) E*ERCICIO 1............................................................................................ #% 10.13 LECCIN % ) E*ERCICIO 2............................................................................................ #8 10.14 LECCIN % ) E*ERCICIO 3............................................................................................ ## 10.15 LECCIN 8 ) E*ERCICIO 1..........................................................................................100 10.16 LECCIN 8 ) E*ERCICIO 2..........................................................................................101 10.1% LECCIN 8 ) E*ERCICIO 3..........................................................................................103
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ACCESS 97

MSaccess97 BASICO

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Microsoft Access Visin general

3.1 Creacin asistente

Es en este punto en el que seleccionaremos el Asistentepara tablas .

3.2 Creacin !e "na ta la !es!e Dise#o

Los tipos de operaciones que pueden realizarse.

Capacidad para ordenar o no la base de datos por ese campo.

Access 97 asignar por defecto el tipo de datos texto.

Propiedadesde los campos

3.2.3 Propiedadesde la tabla

de herramientas. Cuando la propiedad o regla de validacin afecte a un nico

3.3 $so !e las ta las

En esta tabla podemos realizar entre otras las siguientes operaciones:

escribiremos los nuevos datos en el ltimo de registro

registro de la tabla, el que est en blanco, que lleva el icono activo. Si

seleccionamos del men Insertar la opcin Nuevo registro , el cursor se

seleccionaremos el registro con un clic en el botn

de registro y pulsaremos la tecla SUPR. Este mismo proceso los

De la lista desplegable de Buscar Podemos seleccionar de entre las opciones

herramientas segn queramos el orden ascendente o descendente.

correspondientes a nos permite Ejecutar o

Filtro avanzado. Se realiza mediante la opcin Filtro, Filtro u OrdenAvanzadodel

Despus debemos definir la relacin propiamente dicha, para lo

%.1 Ti,os !e relaciones

(.1 I.,ortar !atos

).1 Creacin 0 !ise#o !e "na cons"lta

La ventana que nos muestra Access 97 contiene la siguiente barra de herramientas:

Para volver a visualizar el diseo de la consulta pulsaremos el icono de la barra de herramientas.

).2 Or!enacin !e registros en cons"ltas

).3 Criterios en "na cons"lta

Autores cuyo primer apellido termina con la letra E.

Herramientas. En la cuadrcula QBE aparecer la fila Total y Agrupar por en

En la celda Total, seleccionamos el tipo de total deseado, como se muestra en la figura:

En la barra de herramientas, hacemos clic en el botn

Si la expresin utiliza campos de la tabla estos van indicados entre corchetes.

El resultado de la consulta es:

).2 Cons"ltas !e accin

6.7.1 Consultade creacinde tabla

6.7.2 Consultasde actualizacin

6.7.3 Consultasde eliminacin

).3 Cons"ltas con Par4.etros

2.1 Creacin !e "n for."lario

pasan todos los campos

: Se utiliza para crear un nuevo formulario o para cambiar la

estructura de uno existente.

: Se utiliza para introducir, modificar y ver datos

utilizando para ello el formulario propiamente dicho.

Vista hoja de datos

: Se utiliza para introducir, modificar y ver datos

: Se utiliza para ver la apariencia que tendr un formulario

2.3 Personali1ar "n for."lario

controles que podemos usar en un formulario.

Control calculado: un control cuyo origen de datos es una expresin, y no un

7.3.1 Controlesdel cuadrode herramientas

Para construir una etiqueta, una vez pulsado el botn

el tamao deseado . El cursor queda en el interior del rectngulo que define a

7.3.3 Movery cambiarel tamaode controles

Si el control tiene una etiqueta adjunta, sta se mover junto con l.

2.% *or."larios !es!e Dise#o

independientes (dibujos, lneas, imgenes).

calculados (expresiones que enlazan campos, funciones, ...).

2.( $so !e e/,resiones

Pulsaremos definir el mismo.

y definiremos el tamao y la posicin del cuadro en la zona