COMO DIRIGIR Y ANIMAR LAS REUNIONES DE TRABAJO

Presentado por: JESSICA CARVAJAL ORTEGA 1222027 ANGELICA CASTRO TORRES 1222018 MARIA CUESTA PEA 1222011 KIARA GOMEZ ARAQUE 1221974

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PALUA SANTANDER FACULTAD CIENCIAS EMPRESARIALES CONTADURIA PBLICA COSTOS II CCUTA, 2013

QUE ES UNA REUNION? Por qu se hacen reuniones? Por definicin, una reunin es la concurrencia de un nmero determinado de personas que comparten el deseo de conseguir un objeto concreto. Este objetivo puede ser: informar, transmitir una orden, recoger opiniones, generar ideas, formar, tomar una decisin, etc. As pues, cada reunin tiene normalmente una funcin precisa y lleva un resultado (informaciones, ideas, decisiones, etc.). Consideremos ahora las funciones psicolgicas, sociales y afectivas de estas reuniones, sin olvidar que en una misma reunin pueden coexistir muchas funciones. CUMPLIR UN RITO: Es la reunin-ritual, como la misa del domingo por la maana, las recepciones obligatorias, los regalos de boda, las felicitaciones de nuevo ao. SENTIRSE SEGURO: Es el tipo de reunin a la que un superior convoca a menudo a sus colaboradores porque le es imprescindible sentir a su alrededor un equipo, un calor humano. SENTIR O DAR UN IMPRESIN DE EFICACIA: Es la reunin fruslera. El jefe sale de su despacho y se precipita sobre un telfono con objeto de convocar para dentro de un cuarto de hora a varios de sus colaboradores. Precisa recibir urgencia su opinin, desea comunicarles la idea que acaba de concebir, experimenta la necesidad de dinamizarlos. DEMOSTRAR AUTORIDAD: Se trata de la reunin-represin. El promotor sabe que esta reunin incomoda a todo el mundo, pero la organiza (mediante una circular conminatoria) con la finalidad exclusiva de demostrar a sus subordinados que l tiene autoridad discrecional para apartarles de su ocupaciones y retenerlos durante varias horas deliberando sobre un asunto que no les interesa en modo alguno. PREPARARSE UNA COARTADA: Esta reunin se desarrolla de la manera siguiente. El organizador ha tomado ya su decisin respecto al problema que se va a abordar pero quiere aparentar ( y, en ocasiones, lo que es ms grave, cree de buena fe que tendr en cuenta las opiniones que se formulen) que da a todos la oportunidad de manifestar su parecer acerca de la cuestin.

HACER QUE SE ACEPTE UNA DECISION: Aqu, como antes, la decisin est tomada de antemano. Sin embargo, por razn estratgicas, quien la ha tomado quiere persuadir a los participantes en la reunin de que esa decisin emana de ellos. As se convencern de que es la mejor posible y la aceptaran.

Esto explica la confusin de muchos animadores ante reuniones bien logradas tcnicamente (l0os objetivos anunciados se han alcanzado) y, no obstantes, muy insatisfactorias para los participantes, mientras que reuniones fallidas en apariencia (falta de rigor, objetivos no alcanzados) les llenan de satisfaccin.

CULES SON LOS DIFERENTES TIPOS DE REUNIONES? En esta obra se estudian esencialmente las reuniones de trabajo. As pues, queda fuera de mi propsito todo lo relativo a las reuniones de placer durante el tiempo libre, estas reuniones entran en el campo de lo que se denomina ANIMACION CULTURAL, y esta es sensiblemente distinta de la que expongo aqu. Pero como una reserva importante: como experto de la prctica de la creatividad, me siento inclinado siempre animar las reuniones de trabajo mediante tcnicas de juego. Segn la clasificacin tradicional, las reuniones se dividen en: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Reuniones para informar. Reuniones para recoger informaciones. Reuniones para formar. Reuniones para intercambiar punto de vista. Reuniones para llegar a un acuerdo. Reuniones para generar ideas. Reuniones para tomar decisiones.

1. REUNIONES PARA INFORMAR: De manera esquemtica se puede presentar as: ANIMADOR

Solicitudes de Informaciones Complementarias

informaciones

PARTICIPANTES

Estas reuniones tienen por objeto que las informaciones de quien ha convocado la reuniones lleguen a conocimiento de lo que participan en ella. Por ejemplo, este es el caso de las reuniones de presentacin de un nuevo producto a los vendedores. Por lo regular, el desarrollo de una reunin de este tipo tiene dos etapas: Transmisin de la informacin. Respuestas a las solicitudes de informacin complementaria que efectan los participantes (representadas en el esquema mediante la lnea de trazos). 2.REUNIONES PARA RECOGER INFORMACIONES: Estamos ante la reunin que tiene como objetivo proporcionar a quien la convoca los elementos necesarios para formarse una opinin, emprender,tomar un estudio, tomar una decisin, etc. Esta reunin puede constituir un todo en si misma o ser solo un componente de la reunin principal. En este ltimo caso est, por ejemplo, una reunin cuya finalidad sea definir una poltica comercial. En la primera parte, los participantes expresaran sus opiniones de la manera ms completa posible y aportaran todas las informaciones que posean sobre la situacin del mercado. En la segunda parte, al hacer la exposicin de la poltica, se procurara que esta responda a las diferentes informaciones trasmitidas por los participantes. 3. REUNIONES PARA FORMAR: En nuestros das la formacin permanente se ha convertido en una actividad usual. Destinada esencialmente a los adultos, ha tenido que encontrar una pedagoga que no corresponde ya al esquema

tradicional del colegio, el profesor le pregunta a los alumnos preguntas de conocimientos y los alumnos le hacen preguntas al profesor de conocimientos, para as adapta a la necesidades y a la psicologa de sus destinarios. 4. REUNIONES PARA INTERCAMBIAR PUNTOS DE VISTA: Este tipo de reunin del cual se ven ejemplos constantes en la televisin, tiene por objeto lograr que los participantes se expresen en torno a un tema o a un problema EL SUICIDIO , LAS RELACIONES CON LA CLIENTELA, LA FE Y LOS JOVENES, estas no son reuniones de trabajo, pues no se saca nada en concreto sobre el asunto, sino tendencias generales e ideas contradictorias. 5. REUNIONES PARA LLEGAR A UN ACUERDO: Se trata de reuniones donde las partes presentes estn en una situacin de antagonismo o de desacuerdos. El objetivo de la reunin es buscar una solucin aceptada por todos los asistentes y que sea capaz de arreglar el conflicto. 6. REUNIONES PARA GENERAR IDEAS: Son lo que se llama reuniones creativas, de hecho, toda reunin debera comportar una dosis de creatividad y llevar a una generacin de ideas. Las tcnicas que se emplean en las reuniones creativas pueden aplicarse perfectamente a los dems tipos de reuniones (pero los animadores no se atreven).

QUE DIFERENCIA HAY ENTRE UNA REUNION Y UN GRUPO DE TRABAJO? En principio, una reunin es toda ocurrencia donde se congregan por poco tiempo personas que no han recibido una formacin previa particular en lo concerniente al trabajo comn. Los participantes en una reunin, aunque se conozcan porque trabajan juntos, no han pasado colectivamente por curso de formacin sobre comunicacin, relaciones interpersonales, trabajos en grupo etc. El grupo de trabajo, en principios, se caracteriza por su permanencia y por la preparacin de los individuos que lo constituyen. Creado con el finde tratar problemas que no se podran resolver en una sola reunin, el grupo de trabajo concebido para durar cierto tiempo. En la realidad las diferencias son muchos menos claras. Demasiado a menudo, se llama GRUPO DE TRABAJO a un conjunto de individuos que participan en

reuniones sucesivas sin conseguir nunca transformarse en esa unidad eficaz que debe ser siempre el grupo de trabajo. QUE ES LA REUNIONITIS? Se oye decir a menudo que nuestra sociedad padece de reunionitis. En general, quienes inducen tal diagnostico son las personas que se pasan gran parte del tiempo en reuniones diversas. No se consigue nunca encontrarles porque, como explica su secretaria, estn reunidos (o en conferencia, as suena mejor) y si, con una suerte increble, consigues verles un momento entre dos reuniones, te ensean con agobio su agenda. QUE HACE FALTA SABER ACERCA DE LOS GRUPOS? Antes de poner animar correctamente reuniones de trabajo, resulta indispensable, adquirir un cierto nmero de conocimientos relativos al funcionamiento de los grupos. La palabra conocimientos la escribi entre comillas porque no me refiero a conocimientos vividos a lo largo de las experiencias con grupos. As, pues, la compresin de estos fenmenos en un requisito previo. Acto seguido, para tranquilidad del lector, hemos de precisar que no se trata de un aprendizaje complejo que necesite muchos aos de prctica. Los conocimientos indispensables, animar reuniones sin exponerse a riesgos exagerados. QUE HACE FALTA SABER ACERCA DE LA COMUNICACIN? La misin primera de toda reunin es establecer una comunicacin entre individuos. La reunin para informar, ser la comunicacin del animador a participantes, en la reunin para recoger informacin ser la comunicacin de participantes al animador, en las reuniones de anlisis, de generacin de ideas tomas decisiones. QUE HACE FALTA SABER ANIMADOR? ACERCA los los los de

DE LAS FUNCIONES DEL

Para que un grupo funciones bien, para que los intercambios puedan ser numerosos, es necesario que se cumpla ciertas FUNCIONES ESENCIALES. Funcin de clarificacin. Funcin de control. Funcin de relajamiento

A estas tres funciones tradicionales aadira una cuarta que me parece primordial en las reuniones donde se trata de conseguir algunas cosas. La funcin de dinamizacin.

QUE HACE FALTA SABER ACERCA DE LAS INFLUENCIAS QUE SE EJERCEN DENTRO DEL GRUPO? El grupo es un lugar donde se producen fenmenos de influencia que el animador debe descubrir con objeto de canalizarlos y en su caso de anularlos cuando bloquean el progreso del grupo. Influir en alguien es inducirle a modificar su opinin o su conducta, a fin de que adopte la opinin o la propia conducta. Si se consideran las necesidades ms frecuentes y la clase de influencia que puede ejercer si se utilizan, es posible elaborar la tabla siguiente. NECESIDADES La necesidad de ser aceptado. La necesidad de ser asegurado. La necesidad de ser apreciado. La necesidad de ser persuadido. La necesidad de ser guiado. INFLUENCIAS L a amenaza de rechazo. El carisma. La admiracin, la adulacin. La lgica, la racionalidad. La autoridad.

TAREAS PRINCIPALES DEL ANIMADOR DURANTE LA REUNIN Los distintos papeles que desempea el animador en el transcurso de la reunin son: a) Papel dinamizador del grupo b) Papel metodlogo c) Papel sintetizador

d) Papel de facilitador Cmo incitar a los participantes a que se expresen? En una verdadera reunin de trabajo, la tarea del animador ser permitir que cada participante se exprese cuando lo desee y con tanta amplitud como desee. Esto implica dos cosas: Hacer callar a los participantes que monopolizan el uso de la palabra. Hacer hablar a los que no se atreven a expresarse.

Para hacer hablar a los miembros de un grupo, existen varias tcnicas: Preguntar a los silenciosos. Provocarlos para que reaccionen. Poner a las personas silenciosas en situaciones donde se ven obligadas a expresarse. Cuando una persona silenciosa se ha expresado, utilizar como referencia lo que ha dicho, con objeto de darle valor.

Si el silencio de los individuos es exceso de timidez, es muy probable que estos trucos funcionen. Pero, si a pesar de esto, un sector de los participantes se mantiene callado, nos enfrentamos a un BLOQUEO DE GRUPO.

CAUSAS El animador no ha sabido dar confianza o motivar a los participantes.

SOLUCIN Se debe realizar un ejercicio de puesta en marcha (hacer la presentacin de cada uno), repetir las normas que rigen la reunin y una actitud del animador que facilite las cosas. En otro caso, el animador podr proponer que cada uno se exprese por escrito y de modo annimo.

El tema de la reunin El animador debe verificar con la mayor frecuencia se ha captado mal. posible si lo que se dice es comprendido por el conjunto del grupo. Si el problema no se ha entendido, ser necesario volver a formularlo. El miedo a decir cosas El animador debe explicar que primero deben salir ideas de las que no est en bruto, aunque parezcan incongruentes. Luego, el seguro. animador debe recoger la idea y demostrar su inters y vala.

El temor a quedar mal El animador deber llevar al grupo a hablar un lenguaje delante de personas comn. que tienen un rango jerrquico superior. La imposibilidad de expresarse porque un participante o ms, abruma a la asamblea con su seguridad, sus conocimientos, etc. El animador debe dar muestras de firmeza y de habilidad, frente a los habladores impenitentes. Con el pretexto del tiempo concedido, de la necesidad de que se expresen todos y en casos de fuerza mayor, cortando autoritariamente la palabra al que habla demasiado para drsela a la persona silenciosa. En situacin extrema, el animador podr dividir al grupo y organizar subgrupos, en los que las personas silenciosas se sentirn ms obligadas a hablar.

Cmo ayudar al grupo a plantear bien los problemas? El animador debe inducir al grupo, desde el comienzo de la reunin, a analizar los distintos datos del problema a fin de evitar esos extravos o esos dilogos entre sordos que tanto perjudican a la eficacia de la reunin. Pasos: 1) Dando prueba de autoridad, es decir el animador debe mostrarse firme al explicar que, como dice el refrn popular, un problema bien planteado es ya un problema medio resuelto. 2) Proponer un mtodo de anlisis, como lo es el camino de la invencin: Fase primera: definicin del problema tal como se percibe al principio de la investigacin. Fase segunda: Por qu se plantea hoy este problema? Cules son sus diferentes causas internas y externas? Fase tercera: Cules son los elementos constitutivos del problema? Con que estn relacionados estos elementos? De qu tipo son esas relaciones? Fase cuarta: reformulacin del problema y, en su caso, divisin en subproblemas que se trataran por separado.

Durante este periodo de anlisis el animador debe mostrarse exigente con el grupo. Mientras el problema siga estando ambiguo, mal comprendido, lleno de rincones oscuros y de incertidumbres, el grupo deber proseguir con su anlisis.

Cmo ayudar al grupo a progresar en su camino? Una reunin que funciona bien, es una reunin donde los participantes tienen la sensacin de que avanzan, y de que avanzan juntos. Por eso, el animador debe realizar las siguientes acciones fundamentales: Centrar: Velar para que el grupo no se extravi por caminos adyacentes que pueden alejarle de su objetivo. Estimular: Motivar el progreso del grupo, cuando este se estanca. Reformular: Comprobar con regularidad si el grupo ha odo y comprendido bien lo que se ha dicho. Sintetizar: Conducir al grupo a un punto de observacin.

Qu medios tcnicos se pueden utilizar para dar ms viveza a una reunin? El tablero de hojas de papel, es un accesorio imprescindible, el animador podr anotar los puntos clave de la reunin, redactar las sntesis, anotar los detalles sustanciales de las intervenciones de los participantes, etc. El tablero de papel, es la memoria de grupo, pues permite constatar de manera evidente la progresin de su marcha. A medida, que las van escribiendo, coloquen en la pared las hojas de papel. As, los participantes pueden a cada momento ver lo que han producido. Para utilizar las hojas de papel, hay que tener en cuenta lo siguiente: Escribir de modo legible y grande. Consumir todo el papel que sea necesario. Utilizar rotuladores de distintos colores. Subrayar lo que sea importante. Escribir permaneciendo lo ms que pueda de cara al grupo. Hablar lo menos posible mirando al tablero.

Los medios audiovisuales como el retroproyector, magnetfono, magnetoscopio, proyectores de diapositivas y proyectores de pelculas, son muy valioso cuando funcionan. Actualmente, el instrumento ms utilizado es el proyector de diapositivas o de pelculas, que se emplea en las reuniones de informacin y hacen posible que estas resulten ms vivas y eficaces que la simple presentacin de productos, documentos, etc. Qu hacer con un grupo que est bloqueado? Se dan algunos casos, como estos: a) El grupo esta callado, aptico

El grupo, se halla bloqueado desde el comienzo de la reunin. Ante esta situacin, es posible seguir varias conductas: Modificar por completo el estilo de la animacin. Proceder a una fase de relajamiento, de presentacin. Atacar al grupo para obligarlo a reaccionar. Volver a definir con l el tema cuya formulacin le desorienta o acaso le disgusta. Plantearle directamente la cuestin, con objeto de saber de dnde procede la apata y buscar con los participantes los medios para reaccionar contra ella.

b) El grupo se muestra agresivo En un grupo, la agresividad puede provenir de muchas causas: miedo, lucha por el poder, discrepancias sin resolver entre los miembros del grupo, negativa a tratar el tema propuesto, etc. Frente a un grupo agresivo conviene elaborar una estrategia: Si la agresividad surge de un participante o de una minora de participantes, y no tiene el respaldo del grupo, el animador puede intentar aislarlos. Para ello ser preciso que les impulse a seguir en su papel de perturbadores hasta que se muestren con evidencia como los responsables del mal funcionamiento del grupo. Si la agresividad es cosa del grupo entero, resulta ilusorio pensar que las cosas se arreglaran con el tiempo. En tal circunstancia, el animador debe parar la reunin, plantear expresamente la cuestin ante el grupo y pedirle que explique las causas de su agresividad. Si el grupo se opone a este anlisis, es intil proseguir una reunin que, de todos modos, no desembocara nada provechoso.

El sentido del humor del animador es con frecuencia el mejor instrumento para descargar la agresividad que aflora. c) El grupo da vueltas en redondo El grupo ha empezado bien y funciona correctamente. Sin embargo, en un momento dado, los participantes de pierden en comentarios que se apartan del tema fundamental y nadie sabe muy bien de que se habla. CAUSAS SOLUCIN

El tema se ha debatido El animador debe efectuar una sntesis, entrar en otro de sobre y el grupo no tema o levantar la sesin. tiene ya nada que aadir.

Se dan vueltas en Definir con el grupo un nuevo mtodo de trabajo. redondo porque el mtodo seguido hasta aqu ya no sirve. Un lder intenta Proceder a un anlisis del comportamiento del grupo, con exponer sus ideas y el objeto de volver a empezar con un buen pie. grupo no las acepta. El grupo es Recurrir a un animador ajeno al grupo, que, por su verdaderamente competencia sepa inyectar dinamismo y creatividad en incapaz de trabajar los participantes. con eficacia por falta de mtodo, por falta de entrenamiento.

CMO SE TERMINA UNA REUNIN? Cuando la reunin acaba, el trabajo del animador no ha terminado an. Le queda por hacer ante el grupo una sntesis de lo tratado durante la reunin. El anlisis de la reunin es una sntesis de otro tipo que no versa sobre el tema o contenido de la reunin y desde este punto de vista, es importante como la sntesis de las ideas. Por ltimo, despus de la salida de los participantes, hay que documentar los resultados de la reunin, es decir, plasmarlos en un informe. A. Sntesis de las ideas expresadas sta permitir al grupo tomar conciencia del trabajo efectuado, de los avances realizados y en su caso, de las cuestiones que se hayan dejado pendientes de solucin y que convenga tratar en una reunin posterior. Una sntesis no es un comentario sobre la reunin, sino un reflejo fiel de las ideas manifestadas en ella. Caractersticas: Brevedad: no debe exceder nunca de diez minutos. Concisin: integrar puntos esenciales. Organizacin: organiza las ideas, segn el plan. Claridad: no hablar en exceso y con ambigedad. Neutralidad: evitar aadir sus opiniones particulares a lo que se ha dicho.

Cmo realizar sta sntesis? 1) Prestando atencin constante a lo que se dice en el grupo (anotacin de ideas bsicas en el tablero). 2) Ejercitndose en separar, siguiendo el hilo de las exposiciones (resumen de textos). 3) Aprendiendo a hacer esquemas (organizar los pensamientos por grandes temas) B. Anlisis de la reunin Consiste en poner en evidencia todos los fenmenos y problemas que han aparecido en el transcurso de la reunin y en provocar una reflexin acerca de los mtodos de trabajo, acerca del modo en que el grupo ha logrado superar sus tensiones y bloqueos. Cmo efectuar sta sntesis? Si el animador se siente suficientemente seguro de si mismo y del grupo, puede abordar de inmediato la cuestin proponindole una serie de temas de reflexin concernientes con la actitudes de los miembros del grupo al nivel de comunicacin y de participacin, a su actitud hacia el animador, etc. Este anlisis, no se trata de un debate contradictorio. Cada uno declara lo que siente, en primera persona, sin tener en cuenta lo que puedan sentir los dems participantes. C. Documentacin de los resultados en la reunin Una vez que la reunin ha terminado, el secretario redactara un documento de sntesis donde figuraran las cuestiones principales que se han abordado durante la reunin, las apreciaciones y opiniones expresadas por el grupo, las decisiones que se han tomado, etc. COMO HACER QUE UNA REUNIN SEA CREATIVA? Animar bien una reunin no es solo inducir a los participantes a escucharse mutuamente, a evitar las tensiones estriles, a definir sus objetivos y sus mtodos de trabajo, etc. Es tambin inducirles a modificar sus conductas tradicionales con objeto de que alumbren ideas originales y a la vez eficaces. A. Tcnicas de creatividad que se pueden utilizar fcilmente: El brainstorming

Se fundamenta en una comprobacin elemental: si tantas reuniones son improductivas, si las ideas que de ellas salen son tan pobres en cantidad y en claridad, es porque los participantes muestran una tendencia muy clara a mezclar la produccin de ideas con la evaluacin crtica de estas ideas. Con el objeto de impedir esto, el creador del brainstorming, Alex Osborn, ha puesto a punto un mtodo muy eficaz: el juicio diferido. Se denomina de esta manera un mtodo de trabajo en virtud del cual el grupo separa de forma radical las dos fases de investigacin. En la fase primera, el grupo solo genera ideas, sin emitir ningn juicio sobre ellas. En la fase segunda, cuando el nmero de ideas parece suficiente, las recoge para proceder a su examen crtico, aplicndoles criterios de seleccin definidos de comn acuerdo. Reglas de juego: No critiquen las ideas expresadas por los miembros del grupo. Dejen volar con toda libertad su imaginacin ms alocada. No duden en recoger las ideas de otros y combinarlas, invertirlas, etc. Busquen el modo de generar el nmero mximo de ideas y no se contenten con las primeras que nacen dentro del grupo.

La trituracin Ayuda a los participantes a salir de los senderos trillados. Triturar un problema es enfocarlo sucesivamente desde ngulos inslitos que permiten a la imaginacin dejarse llevar por caminos que no sigue de ordinario, caminos donde tiene la posibilidad de hallar ideas originales que habran sido difcil descubrir con solo el chorro de ideas del brainstorming. La trituracin, al obligar a los participantes a que enfoquen el problema en estudio desde ngulos nuevos, constituye un medio excelente de evitar las idas rutinarias y no requiere un largo aprendizaje previo. B. Inducir a un grupo a ser imaginativo: Hacer imaginativo a un grupo es llevarle a expresar lo ms libremente posible las ideas no convencionales que, en una reunin tradicional, los participantes censuren concienzudamente a fin de no parecer ridculos, poco serios, desordenados, etc. Si se quiere de verdad que el grupo sea imaginativo, es necesario lo siguiente: Definir las reglas del juego. Definir e mtodo. Explicar con ejemplos. Preparar al grupo.

Dinamizar al grupo. Hacerle reflexionar sobre su trabajo.

CUALES SON LAS CUALIDADES INDISPENSABLE DEL ANIMADOR? La primera cualidad del animador es la modestia, puede adquirirse si se tiene el valor de: Interrogarse acerca de s mismo y reconocer con modestia que queda en camino por recorrer. Perfeccionarse en los puntos dbiles mediante la practica (participacin en grupo; observacin de grupos; anlisis, junto con los grupos; de los propios defectos de animacin).

Aparte de esta actitud general y permanente, se puede decir que el animador debe poseer cuatro cualidades esenciales: 1. Ha de ser capaz de escuchar a los dems 2. Ha de mostrar delante de cualquier grupo una seguridad, tanto fsica como psicolgica, que le permita enfrentarse en las condiciones mejores a las situaciones ms difciles. 3. Ha de saber adaptar su labor de animacin a las necesidades del grupo, o sea, ha de saber cundo conviene ser directivo y cuando conviene mostrarse no directivo. 4. Ha de ser capaz de reaccionar en el acto ante situaciones imprevistas. Cmo se puede mejorar la capacidad para escuchar a los dems? Se trata de una nocin doble: atencin y comprensin. Existen dos clases de escucha: 1. Escucha selectiva: se da cuando, de las palabras del otro, no se queda uno sino con las ideas o informaciones que van en el mismo sentido de lo que piensa uno mismo o, el contrario, con aquellas que permiten censurarle o poner en evidencia su equivocacin. 2. Escucha cerrada: es aquella forma de atencin en virtual de la cual se atiende efectivamente a lo que dice el otro pero se rechaza desde el principio sus palabras.

Para mejorar la capacidad de escucha, el animador deber ejercitarse: En escuchar con el espritu ms abierto posible, procurando por consiguiente dejar los juicios para ms tarde. En reformular las palabras escuchadas sin traicionar su sentido ni su riqueza. En descubrir las estructuras del discurso para hacer que aparezca sus lneas directrices. En captar la tonalidad psicolgica y efectiva de las palabras, los gestos, etc.

Cmo se puede adquirir seguridad delante de un grupo? Para sentirse tranquilo y seguro delante del grupo el animador debe someterse antes a un entrenamiento psicolgico que le permita: Superar el temor a los juicios del grupo. Si se siente tenso, angustiado, es que tiene miedo a los juicios de los dems. Perder el temer al fracaso. Con demasiada frecuencia, el animador que se pone delante de un grupo esta aterrorizada ante la idea de que la reunin puede ser un fracaso; Es seguro que no podr sentirse cmodo y, por lo tanto no pobra dar confianza al grupo Habituarse a reaccionar rpidamente frente a situaciones imprevistas Encontrar un hilo conductor dentro de la mas de informacin o ideas aportadas por los participante y ponerlo en evidencia cada vez que sea preciso

Este entrenamiento, como cualquier otro, exige una cierta perseverancia. Conviene empezar con grupos fciles, frente a los cuales se pueda probar las propias reacciones. Luego, habr que seguir con grupos cada vez ms difciles, y sobre todo, no desmoralizarse si se producen un fracaso, sino analizarlo con objeto de determinar sus causas y discernir as los puntos en que hay que mejorarlos. Qu se entiende por directividad y por no directividad? Carl Rogers daba esta definicin: en la relacin directiva, es el terapeuta quien elige el objeto deseado y aprobado socialmente; la relacin no directiva se funda sobre la hiptesis de que el cliente tiene derecho a elegir sus propios objetivos vitales, aunque se halla en contradiccin con los objetivos que su terapeuta hubiera escogido para l..

Al explorar este anlisis a la animacin de los grupos y a la conduccin de las reuniones, se obtiene dos categoras principales de animadores: 1. Animador Directo: fija los objetivos que ha de alcanzar el grupo, determina los mtodos que debe utilizarse para alcanzar esos objetivos y se cuida constantemente de que el grupo no se desvi y no cambie la naturaleza del problema por resolver. 2. Animador No Directo: deja al grupo seleccionar sus objetivos y sus mtodos. Sus intervenciones se limitan a la reformulacin y a la regulacin. Se obtiene de intervenir cuando el grupo va por cambios divergentes, dejando el cuidado de encontrar por s mismo el sendero correcto. Y se contenta con cumplir una misin de ayuda. Cmo se aprende a reacciona frente a las situaciones imprevistas? En primer lugar, que es necesario entrar en la reunin en buenas condiciones fsicas y psicolgicas, es decir: relajado, tranquilo, sin crispacin. Es cuestin de entrenamiento. No se prejuzgue el comportamiento de los participantes; puede ser muy distinto del que se haba imaginado. Frente a situaciones imprevistas el animador debe ser lo siguiente: Lo primero no azararse, permanecer en calma y evitar la adopcin de una relacin afectiva y emocional con el grupo; se ha entrado en una fase de lucha, y es necesario no perder la sangre fra. Despus, buscar las causas de la nueva situacin, y, por lo regular, el modo mejor de encontrarlas es interrumpir la sesin y preguntar a los participantes cules son sus insatisfacciones con respecto a lo que pasa. No caer en pnico y pensar que la reunin se va al traste, hay que aprovechar esos incidentes para hacer participar al grupo en la bsqueda de una solucin a este problema comn.

COMO SE PREPARA UNA REUNION? Cmo se define los objetivos y el tema de la reunin? Se debe tener en cuenta: Los objetivos que han de lograrse ineludiblemente.

Los objetivos que se deseara lograr. Los objetivos que aparecen como secundarios.

Para el animador, ser un punto de referencia al cual se podr remitir cuando los participantes muestren inclinacin a alejarse del tema. Cmo se hace la eleccin de los participantes? El animador debe tomar un momento de reflexin, y redactar una lista de posibles participantes y hacerse las preguntas siguientes sobre cada uno de ellos: Puede aportar informaciones tiles? Puede aportar ideas interesantes? Puede influir sobre las decisiones que se tomaran al final de la reunin? Puede ejercer una accin dinmica dentro del grupo?

Igualmente, hay que preguntarse acerca de las compatibilidades entre individuos. La cantidad de participantes y el tiempo de disponibilidad de cada uno de ellos, para as realizar una reunin extensa o muy cortar, presupuestar el tiempo q cada uno ellos tendr para dar sus opiniones o ideas respectivamente del tema, como tambin hay q contar con un lapso de tiempo para los imprevistos que suelen presentarse antes, despus o en el transcurso de la reunin. Cmo se planifica el desarrollo de la reunin? Definir los objetivos de la reunin, encontrar un ttulo general, elegir a los participantes, no es bastante para presentar la reunin en el exterior, conviene, adems, establecer su desarrollo Por consiguiente, al concretar su plan de trabajo, el animador ha de tomar en consideracin dos aspectos: 1. El orden de las cuestiones que se abordaran. 2. El tiempo asignado a cada una de esas cuestiones.

EL ORDEN DE LAS CUESTIONES QUE SE ABORDARAN. El animador tiene que organizar su labor en funcin de estos datos externos: Recibimiento de los participantes. Alocucin de los invitados especiales. Definicin del tema de la reunin. Cuestiones diversas. Presentacin de los resultados de investigaciones o encuestas realizadas. Exposicin de las insatisfacciones expresadas por las personas encuestadas o base de la investigacin realizada. Lluvia de ideas para la solucin del problema presentado. Conclusiones.

EL TIEMPO ASIGNADO A CADA UNA DE ESAS CUESTIONES. El animador debe realizar un plan de trabajo acorde del tiempo designado para la reunin, no obstante debe ser consecuente con lo que se realizara en el transcurrir de la reunin. Un ejemplo de una reunin: El animador dispone de tres (3) horas, seleccin rigurosamente el minutaje de la sesin as: Presentacin 10 minutos. Alocucin 15 minutos. Tema principal 2 horas y 20 minutos. Cuestiones diversos 15 minutos. Una descripcin ms detallada teniendo en cuenta el plan de trabajo podra ser: Presentacin de los resultados y de los objetivos 15 minutos. Exposicin de las insatisfacciones 20 minutos. Bsqueda de ideas 50 minutos. Examen de las ideas 40 minutos. Sntesis 15 minutos.

Cmo se convoca y se interesa a los participantes? La reunin comienza en el momento en que los participantes reciben la convocatoria. De la redaccin de este depende el nimos de las personas que se van a reunir. La convocatoria les debe suscitar el deseo de asistir a la reunin y de participar en ella de modo activo. Igualmente debe hacerles ver que no perdern el tiempo, sino que al contrario se enriquecern asistiendo a ella. Lo que se debe realizar es lo siguiente: Conviene indicar en primer lugar porque se ha organizado esa reunin y que espera de ella el que la ha organizado. Son los motivos y los objetivos Los futuros participantes han de tener una idea clara de la manera en que se va a desarrollar la reunin. Es el plan de trabajo.

Es importante saber quin animara la reunin: su organizador, un animador de la empresa, un animador de fuera. Resulta deseable que la convocatoria menciones las razones de la participacin de cada persona invitada

Dicho de otro modo, la convocatoria tiene que considerarse ante todo como un medio de vender la reunin, a fin de traer hacia ella a los participantes y de crear un estado de nimo adecuado para engendrar una participacin entusiasta. Cmo se organiza materialmente la reunin? Ya estn enviadas las convocatorias. Al animador le queda ahora preocuparse por el aspecto puramente material de la reunin. Preparacin de los documentos que se han de presentar o distribuir: Preparacin de la convocatoria Aspectos anexos Recordatorio de la convocatoria

COMO SE INICIA UNA REUNION? Los participantes entran a la sala; se instalan y esperan a que el animador tome la palabra. Son numerosos los animadores que por ignorancia, temor o timidez, actan como si el comienzo de la reunin no tuviera ninguna importancia particular. Se sienta, revisan sus documentos y declara acto seguido. Seores, el objetivo de la reunin de hoy es tratar del tema talAs, pues, le concedo la palabra al Sr para que nos d su punto de vista sobre la cuestin. Y, satisfecho de su intervencin, el animador se arrellana en su asiento mientras el Sr hace uso de la palabra. Cmo se puede hacer la presentacin de los participantes? El medio ms tradicional de efectuar las presentaciones es la rueda de presentaciones: es un estilo de presentacin neutro y no comprometedor; (nombre, apellido, cargo y a, veces, edad y situacin familiar). Otro procedimiento de presentacin ms interesante es el sistema de las preguntas: cada participante responde a las preguntas que le dirige el grupo.

Tambin usualmente la forma de presentacin ms prctica, es colocando una tarjeta adelante donde se ubicara cada participarte. Cmo se presenta el tema de la reunin? Presentar el tema de la reunin no consiste en indicar simplemente, sino en explicar a los participantes: De que se va a hablar. Porque se ha elegido este tema. Que hay de inters en l. En que concierne a las personas presentes. Cules son los problemas planteados y cul es su inters.

Sin embargo, no se trata de que el animador pronuncie una larga conferencia exponiendo su punto de vista acerca de la cuestin. Conviene decir nicamente lo mnimo imprescindible para que los participantes: Comprendan de que se trata, Se sientan motivados para participar activamente en la reunin.

Cmo se definen los mtodos de trabajo? En una reunin para buscar ideas, por ejemplo, uno se ha de esforzar primero en especificar: La manera en analizar el problema; Las tcnicas que va a emplear para generar ideas La forma de seleccionar, entre las ideas generales, las que pueden aportar una respuesta al problema

Si es el animador quien propone un mtodo de trabajo, deber explicar por qu le parece adecuado al objetivo de la reunin y de qu modo piensa aplicarlo. Cul es la misin del secretario? En este caso hay dos opciones: 1. El secreto no participa en la reunin de modo activo y se confirma con desempear un papel de observador 2. El secreto participa activamente en la reunin.

Ahora bien, valerse de un secreto ajeno al grupo presenta bastante inconvenientes: Al no participar en la reunin, el secretario abriga un sentimiento indudable de frustracin. Esto se aprecia singularmente en las reuniones para generar ideas, donde el lamenta no tomar parte en la creacin colectiva. A veces, a este observador externo se le considera un intruso y origina malestar dentro del grupo. En los grupos con problemas, quizs llegue a pensar que es un espa, lo que bloquear a los participantes. Al ser ajeno al grupo y al tema que se mira, el secretario corre riesgo de dejar pasar puntos importantes e interpretar errneamente lo que se dice. Por ltimo, es a menudo difcil privarse de la participacin de un miembro del grupo cuando este es reducido, y los organizadores de la reunin acaso opinen que el coste de un secreto ajeno al grupo resulta muy alto

Las ventajas del secretario participante son: 1. No se prescinde de un participante, cuya aportacin es siempre valiosa. 2. Al conocer y vivir el temar, el secretario est en situacin de descubrir los puntos importantes del debate y de conferirse ese aspecto realista que da inters a los informes. 3. El hacer de secretario es un excelente entrenamiento para la animacin de reuniones. 4. Se trata de un excelente entrenamiento en la escucha y en la sntesis rpida. Lo cual es tambin muy til para el futuro animador. 5. El informe final es ms profundo y ms apasionante cuando est redactado por un miembro del grupo. Se respira en el soplo de la experiencia vivida 6. Esta tarea de secretario desempea por uno de ellos ensea a los participantes en las reuniones de trabajo a depender de ellos mismos y a no contar siempre con ayudas externas. 7. Adems, la redaccin del informe, que efecta por lo regular el secretario con la colaboracin de uno o dos participantes, es un ejercicio muy bueno que ensea a dar forma a las ideas y, por supuesto, a comunicarse por escrito y sintetizar. Al cabo de unas tantas veces, lo que actan de secretarios adquieren una total soltura en esta tarea y no encuentran ya dificultades para desempear su doble misin. Adems, se forman tambin como animadores de reuniones.

COMO DIRIGIR REUNIONES DE GRUPOS GRANDES? Hay ocasiones en que los grupos son muchos ms numerosos treinta, cuarenta o ms personas, una solucin sera fraccionar el grupo grande en otros grupos pequeos que se renen por separado, luego se elige un representante de cada grupo para hacer una reunin de sntesis donde se recogen conclusiones para elaborar un documento final. La desventaja de este mtodo es el tiempo y su alto costo y su ventaja es que resulta mucho ms eficaz. Con el fin de evitar esas reuniones en las que reina la confusin y en las que solo algunos pueden expresarse, he aqu la descripcin de un mtodo que ha demostrado su vala: EL PHILIPS 66, capaz de sacar el mximo de un grupo que es sin duda demasiado amplio para mostrarse realmente productivo: este mtodo se puede practicar cada vez que el tamao del grupo sobrepasa el lmite de quince personas Qu es el mtodo llamado Philips 66? Este mtodo de trabajo se apoya sobre dos principios bsicos: Divisin del grupo grande en subgrupos de seis personas. Secuencias de trabajo reducidas a seis minutos.

Este mtodo procede as: El grupo se distribuye en unidades de seis personas, segn el caso podrn ser de cinco o siete. Cuando los grupos estn constituidos se solicita a cada grupo que designe un portavoz, cuando este se haya elegido el animador da a conocer la primera cuestin que los participantes deben debatir durante seis minutos o hasta diez minutos, el portavoz anota los puntos ms esenciales. Al terminarse el tiempo el animador manda a los portavoces a la mesa dispuesta para exponer el resultado del debate de su grupo. El portavoz del grupo A toma la palabra; despus el del grupo B y as sucesivamente, cuando estos terminan su intervencin el animador se dirige a los miembros del grupo y les pregunta si estn conformes con lo que se ha dicho y se anotan las observaciones o correcciones de los participantes. Luego el animador propone un segundo tema y pide a los grupos que designen otro portavoz esto se hace para que un portavoz nico a lo largo de toda la reunin influya sobre el grupo y lo marque demasiado con su personalidad. Transcurre una nueva secuencia de trabajo y los segundos portavoces pasan a la

mesa, esta vez comienza hablar el portavoz del grupo B, luego el del grupo C y el del grupo A en el ltimo lugar, esto impide que un mismo grupo sea siempre el primero en hablar mientras que otro se expresa siempre de ultimo.

COMO DIRGIR UNA REUNION DE INFORMACION? La principal cuestin que debe plantearse el animador es Qu debo comunicar y como debo comunicarlo? Un buen mtodo de exposicin, cuya eficacia est comprobada, consiste en partir de lo ms general para llegar por aproximaciones concntricas a lo particular. Mientras que, muy a menudo, se procede a la inversa, inundado al auditorio con detalles que este no logra coordinar. Es conveniente que el animador trace un esquema de presentacin donde indicara las diversas preguntas a las que piensa responder delante del grupo. Ante todo el auditorio, cualquiera que sea su nivel intelectual. Agradecer un lenguaje simple; hay que saber hablar para el auditorio y no para satisfacerse a s mismos, esa es la norma bsica de cortesa de cualquier persona que trasmite una informacin hablar para su auditorio sin tratar de deslumbrarle o de anonadarle con sus conocimientos. Hay que hablar en un leguaje simple, tambin en un leguaje vivo, es decir un lenguaje que mantiene el inters de los interlocutores al convertir en familiares cosas que son desconocidas para ellos. Manejar un lenguaje lleno de imgenes y multiplicar los ejemplos, aun a riesgo de parecer simplistas, nuestro objetivo es comunicar un mensaje. Por lo tanto no hay que dudar en salirse de los esquemas tradicionales y de innovar este campo. Le sorprender el impacto que sus formas originales de presentacin causan en auditorios habituados a aburrirse o a no comprender absolutamente nada. Por rutina, pregunta si alguien desea hacer alguna pregunta. Nadie contesta. Se levanta la cesin. El animador siente la satisfaccin del deber cumplido. Pero, lo ha cumplido realmente, no se ha preocupado efectivamente de obtener una informacin de retorno. La informacin de retorno es aquella mediante la cual uno verifica si la informacin de ida, la trasmitida por l, ha sido adecuadamente recibida por sus destinatarios. Sucede a menudo que quien tiene alguna pregunta verdaderamente importante no la hace porque no se atreve, porque no sabe cmo formularla, porque teme

parecer menos inteligente que los otros miembros del grupo que por lo visto han entendido. Despus de haber trasmitido la informacin el animador debe asegurarse de que todas las nociones fundamentales que quera comunicar han llegado realmente a la comprensin del auditorio. Realmente significa que cada miembro del grupo debe ser capaz de explicar a los dems lo que el mismo ha entendido.

CMO DIRIGIR UNA REUNION DE FORMACION? Los miembros del grupo esperan ver en el animador una capacidad para aportarles conocimientos y, a la vez, un mtodo, de transmisin de tales conocimientos adaptado a su personalidad, a su nivel de comprensin. Le aceptan en su papel de formador mientras les demuestre, a lo largo de las sesiones, su doble competencia como poseedor y como transmisor de saberes. Esto significa que el animador de formacin no puede quedar satisfecho con poseer unos conocimientos. Debe ser igualmente capaz de trasmitirlos al grupo. En muchos casos parece que el animador de formacin solo plantea la primera mitad del problema. Tiene conocimientos y competencia tcnica y en su opinin basta con eso; el grupo ha de hacer nicamente los esfuerzos necesarios para absorber los conocimientos que les imparten. El animador no trata de adaptarse al grupo en funcin de las expectativas de este, sino que le impone sus propios mtodos, a los cuales tendr que adaptarse. Si el grupo no lo hace, el animador dictaminara que los participantes carecen del nivel requerido. Este es el esquema tradicional del profesor clsico que desarrolla su curso ante unos alumnos que se ven obligados a arreglrselas como puedan para comprender y asimilar sus enseanzas. Los que no lo consiguen son malos alumnos. En su libro titulado la creatividad en la escuela Alain Beaudot denomina acertadamente esta relacin pedagoga de la tierra. Los alumnos son como una tierra en la que el profesor arroja sus granos de simiente. Si estos no germinan, podr dar una excusa excelente: la tierra no era buena, no era frtil y la semilla no ha producido fruto. A la inversa la pedagoga de la semilla consiste en considerar a los alumnos como granos de simiente a los que hay que dar buena tierra para que broten y crezcan.

COMO DIRIGIR UNA MESA REDONDA? La mesa redonda es un tipo de reunin un poco particular, en el curso de la cual se verifica un debate entre personas elegidas en funcin de su relacin con el tema de que se trata. La primera condicin del xito de una mesa redonda reside en la buena eleccin de los participantes. Tambin es importante elegir participantes capaces de expresarse en pblico, si la mesa redonda no se compone ms que de personas que de personas tmidas, hay pocas posibilidades de que sea productiva. El objetivo de una mesa redonda es recoger el mximo de informaciones y de opiniones acerca de un tema dado, ya sea para sensibilizar al pblico con respecto a este tema, ya sea para recopilar informaciones destinadas a la fabricacin de un producto, a la concepcin de una campaa publicitaria, a la puesta en marcha de una organizacin, a la redaccin de un artculo, etc. Cul es el papel del animador de los debates? Su papel consiste en conceder la palabra a los participantes; en retirrsela cuando la acaparan demasiado tiempo; en suscitar reacciones y, al acabar cada etapa, en efectuar una sntesis rpida de lo que se ha dicho. Sin ser autoritario, el conductor del debate ha de mostrarse firme y conservar siempre la calma, cualquiera que sea el grado de excitacin y de agresividad de los participantes. No est all para tomar partido, sino para ayudar a que las opiniones divergentes se expresen lo ms ampliamente posible sin salirse nunca del marco trazado al principio. Algunas veces deber llamar al orden a un participante que sobrepase los lmites de la cortesa. Por ltimo, en el tiempo mnimo, realizara una sntesis general despus de que cada participante haya efectuado la suya, se despidiera de los asistentes agradecindoles su presencia.

COMO DIRIGIR UNA REUNIN DE CLIENTES O DE USUARIOS? Desde hace algn tiempo los movimientos de los consumidores han desempeado un papel importante, la empresa empieza a preocuparse de lo que piensa su cliente. Para saber lo que este siente, existen tcnicas, llamadas cuantitativas, que consisten en consultar a un gran nmero de personas plantendoles preguntas de tipos diferentes.

Preguntas cerradas: le gusta a usted el queso fresco? Responda con un s o no. Preguntas semiabiertas: En el queso, Cules son las cualidades que usted aprecia ms? Y al entrevistado se le proponen una lista de cualidades entre las que debe elegir. Preguntas abiertas: puede usted decirme lo que piensa del queso fresco?

Estas encuestas o sondeos facilitan sin duda alguna indicaciones interesantes sin embargo, tienen el inconveniente de que son caras y no hacen reaccionar al usuario ms que en el nivel consciente de su relacin con el producto. Hay otro mtodo, mucho menos costoso y mucho ms flexible, que consiste en reunir a un pequeo grupo de usuarios, seleccionados cuidadosamente en funcin del objetivo que se desea alcanzar. Este mtodo denominado cualitativo o en profundidad pone a disposicin de quien las solicita una cantidad de informaciones extremadamente valiosas que le permitirn responder, con el mximo de probabilidades de xito, a las cuestiones que se plantean. Para ser interesantes y provechosas, estas reuniones deben responder a varios criterios fundamentales: Han de ser preparadas cuidadosamente por el animador y su cliente que necesita saber lo que piensan los consumidores usuarios. Se trata de definir con exactitud lo que se desea obtener del grupo. Los participantes deben ser verdaderamente representativos del colectivo pertinente. No se debe dar a la reunin un determinado sesgo desde el principio. Lo que se espera de los usuarios es que ellos digan todo lo piensan del producto a favor o en contra. No se ha de simular que se les escucha y luego tratar de manipularlos demostrndoles que, en fin de cuentas, el producto es muy bueno y les conviene comprarlo a promocionarlo. El animador no ha de estar implicado directamente en el tema. As pues queda excluido que sea el solicitante mismo quien anime la reunin, porque, es este caso, procurara a cada momento justificarse, rechazar las crticas. El solicitante no debe estar hallarse presente en la sala de reuniones, a fin de dejar a los participantes una libertad total de expresin.

CMO CONSTITUIR GRUPOS DE TRABAJO EFICACES? Dentro de una reunin, ha de hacer autnticos prodigios cuando se encuentra frente a individuos que enfrentan frente a individuos que ignoran los fundamentos mismos del trabajo en grupo, porque, evidentemente, no tendr tiempo de inculcarles los principios elementos de esta disciplina. A lo sumo, podr establecer algunas reglas que permitan evitar lo peor, en lo dems deber contar con su autoridad y capacidad. Desde el momento en que los participantes se renen con regularidad, el animador estar en condiciones de llevarles progresivamente a descubrir juntos cierto nmero de actitudes y de prcticas apropiadas para aumentar de modo considerable la eficacia de su trabajo. Los participantes debern aprender a captar lo que pasa en el grupo, a escuchar, a asumir las tensiones y conflictos, a expresarse libremente, a reformular, a no criticar durante las fases de generacin de ideas. Las condiciones fundamentales para que un grupo de trabajo conserve su dinmica a travs del tiempo son las siguientes: Definir con mucha precisin y junto con el solicitante el contenido y los lmites del tema. Definir lo que se espera del grupo, una reflexin general, pistas para bsqueda, medios de accin elaborados, etc. Definir los plazos en los cuales el grupo deber entregar el resultado se sus trabajos y segn las circunstancias, etapas intermedias cuando haya muchos aspectos en el problema a tratar. Definir la forma en que el grupo deber presentar esos resultados. Definir los medios (tiempo, dinero, personas). De que dispondr el grupo para alcanzar sus objetivos. Determinar la utilizacin que se har de los trabajos del grupo y el modo en que se le tendr al corriente de esta utilizacin.

Cuando todos estos elementos se hayan especificado, el grupo puede comenzar en serio su trabajo. El papel del animador ser entonces ayudarle a encontrar los mtodos de trabajo y a lograr sus objetivos. Peridicamente, proceder con el grupo a un anlisis de la situacin: lo que se ha hecho, las dificultades, lo que queda por hacer. Cada fase de trabajo dar lugar a un informe redactado por uno o varios miembros del grupo, informe que se distribuir a cada participante y se comunicara al solicitante para que pueda seguir el trabajo y, en caso necesario, corregir el rumbo del mismo.