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Aprovisionamiento
Aprovisionamiento y compras
Aprovisionar y comprar son dos trminos
que tienen un significado muy parecido
Aprovisionar esabastecer o adquirir lo
necesario y comprar tambien significa lo
mismoadquirir un bien;pero en el argot
empresarial existen marcadas diferencias
entre ellas y dentro del proceso logistico
cumplen unas funciones especficas , que
analizaremos a continuacin.
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estin de aprovisionamiento
!s el con"unto de operaciones que realiza la
empresa para abastecerse de los materiales
necesarios cuando tiene que realizar las
actividades de fabricacion o comercializacion de
sus productos .
#ara cumplir lo anterior es necesario realizar
las siguientes actividades$
a%#rever necesidades de la empresa.
b%#lanificarlas en el tiempo.
c%!xpresarlas en terminos adecuados ,desde
descriptivo,cualitativo y cuantitativo.
d%&uscarlas en el mercado
e%Adquirirlas
f%Asegurarse que son recibidas en las
condiciones demandadas
g% #agarlas.
'as funciones a% y b% normalmente se basan
en un programa de aprovisionamiento derivado
de una prevision de ventas
estin de aprovisionamiento
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(ompras es una funcin m)s restingida, que
tiene por ob"eto adquirir aquellos bienes y
servicios que las empresas
necesita,garantizando el abastecimiento de las
cantidades requeridas en trminos de
tiempo,calidad y precio.!n realidad, se identifica
con los cuatro *ltimos apartados de la funcin
de aprovisionamiento o sea d%;e%;f y g%.
estin de aprovisionamiento
+b"etivos del aprovisionamiento
'a empresa para conseguir una gestin
ptima de aprovisionamiento debe alcanzar
entre otros los siguientes ob"etivos $
(alculo de necesidades de las empresas.
,inimizar la inversion en inventarios .
!stablecer un sistema de -nformacin eficiente.
(ooperar con el departemento de compras .
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!strategias de abastecimiento
.ebido a que los costos, la calidad y la velocidad
de respuesta al cliente quedan fuertemente
condicionados por los costos, calidad y tiempos
de entrega de los bienes adquiridos, es necesario
establecer una estrategia para realizar los
aprovisionamientos de una manera efectiva
/eficaz y eficientemente%.
#ara !llo es necesario identificar ,en primer
t0rmino,qu0 bienes y servicios ser1n adquiridos
en el exterior de la empresa y cu1les ser1n
provistos internamente .de !sto se desprende
que las posibles estrategias de abastecimiento
pueden resumirse en las siguientes $
-ntegraci2n vertical
#arcial;aguas arriba oaguas aba"o de la cadena
de suministros
!strategias de abastecimiento
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-ntegraci2n vertical
!ste t0rmino se relaciona con la propiedad
y el control de los procesos productivos
3acia atr1s o 3acia adelante en la cadena
de abastecimiento.
'as empresas pueden integrarse
verticalmente en forma parcial
,adquiriendo solo el control de algunos
procesos , o total.
'a integraci2n vertical suele ser beneficiosa
en ciertas circunstancias y debido a
diferentes razones ,algunas de las cuales
se mencionan a continuaci2n.
-ntegraci2n vertical
4educci2n de costos
'a inexistencia de proveedores
#ol5ticas econ2micas de protecci2n.
.esarrollo de capacidades
,ayor participaci2n en el mercado
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!strategias de abastecimiento
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!strategias de abastecimiento
Adquisici2n a proveedores
(ompras tradicionales
subcontrataci2n,tercerizaci2n o outsourcing
4egimenes de -ntregraci2n
#artnes3ip; alianzas estrategicas ,redes
6eiretsu
#or que tercerizar 7
4educci2n de inversi2n en equipos.
4educci2n de la cantidad de 5tems en
inventarios.
.isminuci2n de precios.
,ayor flexibilidad ante los cambios
tecnol2gicos.
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Adquisici2n de proveedores
Adquisiciones estrat0gicas
(ompras tradicionales
(liente y proveedor buscan beneficios a corto plazo
+utsourcing
Adquisici2n de bienes y servicios con una alta
interacci2n proveedor cliente
'a relaci2n va desde la simple subcontrataci2n
3asta relaciones de asociaci2n
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Adquisiciones estrat0gicas
(uasi integraci2n vertical
'os abastecimientos se realizan a trav0s de una
empresa controlada para asegurarlos
4edes 8eiretsu
'os proveedores forman parte de una
asociaci2n de empresas, los clientes pueden
financiarlos a trav0s de adquisiciones o
pr0stamos
Adquisiciones estrat0gicas
#artners3ips
(orresponden a las asisociaciones o
alianzas que se forman entre proveedor 9
comprador .
#rincipios que caracterizan al :#artners3ip, se
pueden se;alar las siguientes$
4elaci2n basada en la confianza mutua
<oluntad para crear una relaci2n beneficiosa
para ambas partes.
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#artners3ip
<!=>A?A@
CLIENTE Proveedor
@eguridad de que los 1rticulos que se
suministran de acuerdo a las
especificaciones
4educir los costos asociados a la falta
de calidad
!liminar inspecciones de aceptaci2n +rganizar un sistema de calidad
!liminar @toc6s de seguridad Adquirir la capacidad para me"orar
los productos que se suministran
+btener conformidad con la
programaci2n de entrega
+btener informaci2n por adelantado
4educir el tiempo de ciclo del
aprovisionamiento
+btener garant5as de continuar como
proveedor a largo plazo
+btener el 8noA 3oA del proveedor
para el desarrollo de nuevos
productos
-ncrementar el volumen de negocios
,e"orar su propio servicio al cliente
por tener la informaci2n del proveedor
puntualmente
Acceso a nuevos mercados potenciales
!l ciclo del abastecimiento
#roveedores
(ompras 4ecepci2n
-nventarios Almacenamiento
(ontrol de stoc6
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+b"etivos del departamento de
compras
'a empresa que quiere mantener e
incrementar su cuota de mercado considera
las compras como una arma estratgica
;optimiza las funciones de compras para
ganar competitividad cara a otras empresas.
'os principales ob"etivos del departamento de
compra son$
&uscar proveedores
Adquirir materiales de calidad
(onseguir la me"or relacion calidadBprecio
!l proceso de compra
!l proceso de compras consta de las
siguientes fases $
An)lisis de las necesidades.
#lanificacin de las compras.
@olicitud de ofertas y presupuesto.
!valuacion de las ofertas recibidas.
@eleccion del proveedor.
=egociacion de las condiciones.
@olicitud de pedido.
@eguimiento del pedido y los acuerdos.
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-mportancia de las compras
!s vital para el 0xito de las empresas ya
que las utilidades de un negocio o
empresa est1n determinadas en gran
medida por la efectividad con que se
adquirieron los bienes y servicios . #or lo
anterior el ob"etivo del departamento de
compras es obtener los me"ores precios
y condiciones, calidad, financiamiento y
tiempo de entrega.
>ipos y clasificaci2n de las
compras y abastecimientos.
#ara abastecer a la empresa de
materiales, bienes o servicios,es
necesario realizar las compras que
mas convengan ,reconoci0dose los
siguientes tipos de ella$
compra de bienes,mercancias y
materiales
(ompra de servicios
(ompras anticipadas
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4azones para comprar
anticipadamente
Adquirir para el inventario o cubrirlo
'levar a cabo contratos a largo plazo
#ara evitar compras de emergencia
,antener estable los costos
!specular ante la posibilidad de un alza
de precios .
>ipos de compras
=o existe un procedimiento universal ni
una sola modalidad para comprar la
totalidad de las diferentes clases de
art5culos que las compa;5as requieren
para su funcionamiento ..e acuerdo a
diferentes par1metros, podemos 3ablar
de distintas formas o tipos de compra$
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>ipos de compras
@egCn la concentraci2n de la funci2n.
(ompras centralizadas.
(ompras descentralizadas.
.e acuerdo a la filosof5a de gesti2n
(ompras tradicionales
(ompras ?usto a tiempo
>ipos de compras
@egCn el tipo de bien que se adquiere .
(ompras de bienes y f5sicos
(ompra de servicios.
@egCn los ,ercados -mplicados
(ompra 'ocales
(ompra internacionales
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>ipos de compras
(ompras especiales.
(ompras anticipadas.
(ompras estacionales.
(ompras rutinarias.
(ompras de oportunidad.
(ompras de urgencia .
>ipos de compras
.e acuerdo a la frecuencia de
adquisici2n
(ompras recurrentes
(ompras @pot
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(ompras ?usto a tiempo
!n el flu"o tradicional del material a trav0s del
proceso de transformaci2n, existen muc3as
esperas potenciales. 'as compras "usto a
tiempo /?->% reducen el despilfarro que se
presenta en la recepci2n y en la inspecci2n de
entrada, tambi0n reduce el exceso de
inventario, la ba"a calidad y los retrasos.
(ompras ?usto a tiempo
Objetivos de las compras justo a
tiempo
Eliminar actividades innecesarias.
Eliminar el inventario de planta.
Eliminar el inventario de trfico.
ejora de la calidad ! la fiabilidad.
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(ompras ?usto a tiempo
Caracter"sticas de las compras justo a
tiempo.
Caracter"sticas de los proveedores#
#ocos proveedores.
#roveedores cercanos o grupos de proveedores remotos.
4epetir negocio con los mismos proveedores.
Dso activo del an1lisis para permitir que los proveedores deseables
seanEpermanezcan competitivos en los precios.
'a licitaci2n competitiva limitada, en su mayor5a, a nuevas compras.
!l comprador se resiste a la integraci2n vertical y a la consecuente
eliminaci2n del negocio del proveedor.
'os proveedores son animados a extender las compras ?-> a sus proveedores.
(ompras ?usto a tiempo
(aracter5sticas por volumen de los
pedidos$
>asa de producci2n constante /un prerrequisito deseable%.
!ntregas frecuentes en lotes peque;os.
Acuerdos contractuales a largo plazo.
#apeleo m5nimo para lanzar los pedidos.
'as cantidades entregadas var5an de una entrega a otra, pero son
fi"as para el
t0rmino total del contrato.
#oco o ningCn permiso de rebasar o disminuir las cantidades
recibidas.
#roveedores motivados para empaquetar en cantidades exactas.
#roveedores motivados para reducir sus tama;os de lotes
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(ompras ?usto a tiempo
(aracter5sticas por calidad$
F ,5nimas especificaciones del producto impuestas al proveedor.
F Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad.
4elaciones estrec3as entre el personal de control de calidad del
comprador y del proveedor.
F #roveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso
en lugar de la inspecci2n de lotes por muestreo.
Caracter"sticas del suministro#
#rogramaci2n de la carga de entrada.
Asegurar el control mediante la utilizaci2n de una compa;5a de
transportes propia o contratar transporte y almacenamiento.
#rincipios &1sicos de compras
y Abastecimientos
'as compras deben ser moduladas ,por
ciertos fundamentos o reglas .!xisten G
aspectos b1sicos , correctos y
tradicionales que se consideran en la
compra y en los abastecimientos , los
cuales son $
(alidad
#recio
Hinanciamiento
servicio
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+rganizaci2n del
departamento de compra
I.I concepto de organizacion
(onceptualizacion del departamento de
compras y abastecmientos
+rganizaci2n
I.J !structura organizacional del
departamento de compras.
?efe de (ompras
(ompradores
(otizadores
4elaciones del departamento
de compras.
!l departamento de compras debe mantener
buen contacto con los dem1s departamentos
,para lograr en su con"unto el ob"etivo u
ob"etivos esenciales de la entidad.
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#ol5ticas
@e puede decir que las pol5ticas para
compras ,es el con"unto de lineamientos
preestablecidos por la administraci2n de la
compa;5a en forma general ,que tratan
acerca de la conducta o los enfoques que
deben considerarse ,al adquirir materiales
,art5culos o servicios que es conveniente
realizarlas en forma escrita, explicadas
correctamente ,para que sean llevadas a
cabo de manera congruente y efectiva.
#ol5ticas
<enta"as de la determinaci2n y conocimientos
de las pol5ticas .
@e evita tomar decisiones particulares o
diferentes .
Al tener las pol5ticas en un manual, se
asegura que se tomen acciones y decisiones
de acuerdo a un solo criterio.
@i se aprueba una pol5tica, se delega
autoridad durante la realizaci2n de una
actividad se;alada.
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#ol5ticas
!"emplos de pol5ticas
#ol5ticas de relaciones internas
#ol5ticas de relaciones con los
proveedores
+tras pol5ticas
@eguimientos de las ordenes
de compra.
'a labor del departamento de compras
no termina con la expedici2n de la
orden de compra ,sino que debe de
seguir la misma para verificar con el
proveedor que 3a recibido el pedido al
precio, tiempo y calidad pactados.
#asos para el seguimiento de la orden
de compra $
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@eguimientos de las ordenes
de compra.
-mplementar un control de las 2rdenes ,que aCn
no 3an sido surtidas por parte de los proveedores
.
@i la fec3a de cumplimiento llegara
pr2ximamente , se debe confirmar con el
proveedor para ver si el producto ya 3a sido
enviada o el servicio se prestara
.!n caso de que se presente el problema de que
el proveedor no puede enviar la mercanc5a o
prestar el servicio ,el departamento de compras
debe tomar la decisi2n de esperar o elegir a
otro proveedor.
@eguimientos de las ordenes de
compra.
!l encargado de almac0n comunicara al
departamento de compras, que el pedido
se 3a recibido .
!l departamento de compras solicitara la
colaboraci2n de los dem1s departamentos
cuando sea necesario ,como en el caso de
que sur"a algCn problema sobre mayor
precio, cantidad o calidad del producto o
servicio.
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>erminaci2n de la compra
@ucede cuando $
@e 3an recibido efectivamente los bienes
yEo los servicios y se 3a satisfec3o la
necesidad de abastecimiento.
'os &ienes ya 3an entrado de conformidad,
y quiz1 sean utilizados, o bien que el servicio
se est1 prestando ,por parte de los
proveedores.
@e cumplieron las obligaciones contra5das
en el convenio pactado entre el comprador
y el vendedor.
!l presupuesto en la gesti2n
de compras
Hundamentalmente ,el presupuesto es
un medio de atribuir responsabilidades
.
#ara #oner en pr1ctica un presupuesto,
se debe fi"ar$
Dn #lan de acci2n en el tiempo
'as funciones y la responsabilidad
'os medios disponibles .
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!l presupuesto en la gesti2n
de compras
-ntroducir un presupuesto implica$
#lanificar la actividad en el tiempo
oportuno.
(onseguir la definici2n de funciones y
responsabilidades .
#romover el intercambio de la informaci2n
necesaria entre diversos departamentos de
la empresa .
>ipos de presupuestos
@e utilizan dos tipos generales de
presupuestos para las actividades de
compras$
#resupuesto de (ompras o materiales
#resupuesto de operaciones o producci2n
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(alculo del presupuesto
#ara conocer el costo unitario de los materiales
que figuran en la oferta enviada por el
proveedor ,la mayor5a de las veces es preciso
3acer unos c1lculos previos respecto a
elementos como rappels ,embala"es, que
aparecen refle"ados en la oferta y son comunes
a todos los art5culos en ella incluidos .!ste
proceso se conoce :prorrateo de gastos
comunes y se 3ace cuando en la oferta se
indica el importe global del gasto
,independientemente de las cantidades
adquiridas o del precio unitario de los art5culos.
(alculo del presupuesto
!l prorrateo de gastos consiste en
repartir proporcionalmente descuentos
de embala"es ,transporte,etc.entre los
distintos art5culos .#ara su calculo
exacto se utilizan exacto se utilizan
normas especificas para imputar cada
gasto y repartos proporcionales
mediante regla de tres .
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(alculo del presupuesto
Dna forma de reducir el calculo consiste en
realizar el reparto con la denominada
constante de proporcionalidad /8% que se
aplica como sigue .
K =
Costo Ncto
Impotc Buto
Importc Bruto
= C
1
P
1
+C
2
P
2
+C
3
P
3
+.C
N
P
N
.onde
(K(antidad del articulo ; #K#recio del articulo
(osto =etoK-mporte brutoBdescuentosL gastos
!valuaci2n de la oferta
'os Hactores de @elecci2n
Hactores econ2micos
Hactores de calidad
Hactores de servicio.
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(ontrol presupuestario
!l control presupuestario se inicia una vez
presentado y aprobado por gerencia
general el presupuesto global de la
empresa y con el, el presupuesto de
compras .
.esde las distintas 1reas de la empresa y
entre ellas ,compras comienzan a
desarrollar las funciones para alcanzar los
ob"etivos planificados .
!l control presupuestario consiste en
comparar en forma peri2dica y sistem1tica
las realizaciones con el presupuesto.
=egociaciones de las condiciones
.urante la fase de negociaci2n ,adem1s
de a"ustar precios ,tambi0n se establecen
acuerdos entre los descuentos que
conceden el proveedor ,el plazo de pago
,las condiciones del transporte ,embala"es y
otros servicios que no se especifican en la
oferta y pudieran ser negociables.
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=egociaciones de las condiciones
'os .escuentos
#ractica 3abitual del comercio
'os descuentos mas utilizados son por
e"emplo$
.escuentos (omerciales.
.escuentos por pronto pago.
.escuentos por volumen o :rappels.
.escuentos por temporada .
.
=egociaciones de las condiciones
!l plazo de pago
!l plazo de pago es el tiempo que transcurre
desde que se realiza la compra 3asta que se
cancela la deuda contra5da.
'os plazos de pago que se utilizan en las
relaciones comerciales son$
#lazo ordinario
#lazo postfec3ado.
(ondici2n c2brese o devu0lvase
#ago anticipado
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(onsultas