UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERU

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Facultad de ingeniera mecnica

TRABAJO
HERRAMIENTAS DE GESTION DE PROYECTOS

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INTRODUCCION

Las organizaciones requieren cada vez ms, realizar cambios sustantivos a sus Procesos para garantizar su competitiva y permanencia en el mercado. Es necesaria una toma de decisiones ms asertiva, reducir gastos y optimizar sus procesos para garantizar un mejor producto y servicio al cliente. Las empresas del sector energtico no son la excepcin. Esta necesidad de cambio organizada principalmente por su planeacin estratgica, da origen a una cartera de proyectos estratgicos, en la que el cumplimiento de objetivos es crucial para la empresa. Hoy en da es imperativo para las organizaciones, contar con herramientas que les ayuden en la planeacin, organizacin, control y seguimiento de proyectos, de hecho, la administracin de los proyectos internos y externos se ha convertido en un proceso medular de las empresas. El objetivo es garantizar que los recursos estn siendo utilizados adecuadamente y que los resultados de los mismos logren el impacto esperado en la organizacin, la cual, si desarrolla proyectos para terceros (clientes externos), necesitar an ms la estrecha vigilancia de los avances del proyecto, para garantizarle al cliente su completa satisfaccin, entregando los resultados de los mismos en los tiempos y costos pactados.

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HERRAMIENTAS DE GESTION DE PROYECTOS

1.- DEFINICION

Durante la elaboracin de proyectos de inversin privada o pblica

expertos

saben que la fase de planificacin es clave para llevar el proyecto que para este fin es necesario de herramientas que ayuden a la realizacin de la misma como son las herramientas de gestin. A lo largo de aos, la gestin de proyectos ha ido desarrollando y perfeccionando varias herramientas que permiten obtener el mximo de la planificacin. Son herramientas estndar para todos los sectores y agrupan muchas disciplinas, incluido el anlisis financiero, la fijacin del presupuesto, la produccin y la formacin de equipos y grupos de trabajo en el proyecto.

2.- ALCANZE La administracin de los proyectos puede llegar a ser compleja y en ocasiones, si no se realiza adecuadamente, puede traer como consecuencia los siguientes problemas (Forsberg, et al., 1996) para lo cual las herramientas de gestin tienen como objetivo mitigar dichos problemas como: Gastos excesivos por administracin. Control y seguimiento superficial que reduce la posibilidad de tomar decisiones asertivas. Enfoque de los involucrados a la administracin y no a la calidad de los resultados. Poca comunicacin entre proyectos y la organizacin. Mala seleccin de iniciativas, si la informacin no se contrasta con las necesidades reales de la empresa. Mala planeacin de la cartera de proyectos estratgicos. Gastos mal aprovechados en proyectos de inversin, que pueden poner en riesgo las finanzas de la organizacin.

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3.- LIMITACIONES Existen en el mercado una gran cantidad de productos de software orientados a la administracin de los proyectos, muchos de los cuales son ampliamente utilizados en las organizaciones, tales como: Microsoft Project, Primavera Systems, Plan View. Recientemente Gartner Group Inc. Todas estas herramientas ofrecen diversos mdulos con capacidades para definir, planear y administrar la cartera de proyectos y los proyectos definidos, que incluso se apegan a las mejores prcticas sugeridas por el Project Management Institute (PMI) (A Guide to the Project Managment Body of Knowledge, 2004). Sin embargo, a pesar de que cuentan con varios mdulos para dar un seguimiento detallado a la informacin requerida en cada una de las fases del ciclo de vida del proyecto (Fig. 1), tienen varias limitaciones como las que a continuacin se describen:

FIG.1

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Normalmente

son

herramientas

desarrolladas

como

programas

clientes/servidor, muy pocas de ellas tienen interfaces en web. La informacin generada en cada una de sus etapas, debe adecuarse para transferirse a otros sistemas, generando actividades. No cuentan con mecanismos de colaboracin que permitan administrar los ciclos de vida de la informacin que se genera dentro del proyecto. Los resultados del seguimiento y control deben ser trabajados por separado, para generar informes que se puedan utilizar por las herramientas de inteligencia de negocios. No existe comunicacin directa con los procesos sustantivos y de soporte de la empresa. La experiencia ganada en los proyectos no impacta los procesos de la empresa directamente, ni se da seguimiento a ello. La informacin se administra en forma aislada. Los productos y resultados de los proyectos quedan aislados. No se contemplan procesos para revisar el impacto de los resultados en la organizacin. No se contemplan procesos para que se proteja la propiedad intelectual de los productos y resultados generados. No se contemplan procesos para integrar las asignaciones y tareas del proyecto, a las agendas de gestin de los participantes. No se integran procesos para rescatar el aprendizaje ganado en los proyectos, mediante la publicacin y difusin de mejores prcticas y lecciones aprendidas. No se realiza una buena administracin del conocimiento de los proyectos.

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4.- HERRAMIENTAS DE PORTAL PARA GESTIONAR PROYECTOS

A continuacin se enlistan las distintas herramientas con que cuenta un portal corporativo para la gestin de proyectos.

Mdulo de administracin de la cartera de proyectos. Asistente para la planeacin y definicin de proyectos. Espacio de trabajo para realizar el seguimiento, control y cierre del proyecto Mdulo para la gestin (seguimiento y control) de la cartera de proyectos. Mdulo para la administracin de la proteccin intelectual. Mdulo de evaluacin de resultados y medicin de impacto.

4.1 MODULO DE ADMINISTRACION DE LA CARTERA DEPROYECTOS En este mdulo se integran los servicios para definir, analizar y dar prioridad a las iniciativas, propuestas y proyectos de la organizacin. El mdulo provee los procesos de colaboracin adecuados para generar, a partir de los objetivos planteados por la organizacin, iniciativos y propuestos que despus son procesadas, analizando su prioridad, riesgo y costo para integrar una cartera de proyectos. Este mdulo es retroalimentado con los resultados de las acciones, de tal forma que el usuario puede dar seguimiento al estado que guardan cada una de sus propuestas y en funcin de los resultados, tomar decisiones
4.2 ASISTENTE PARA LA PLANEACION Y DEFINICION DE PROYECTOS

Este mdulo permite la documentacin total de los proyectos que se realizarn. Cuenta con los servicios necesarios para registrar los datos generales del proyecto, objetivos, alcances, recursos utilizados, planes de trabajo, planes de mitigacin de riesgos, plan de calidad, plan de comunicacin, etc., necesarios para realizar la administracin adecuada de stos.

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4.3 ESPACION DE TRABAJO PARA REALIZAR EL SEGUIMIENTO EJECUCION Y CIERRE DE PROYECTO

Este mdulo permite la generacin automtica o manual de un espacio de trabajo para cada proyecto, donde los participantes y el coordinador o jefe del mismo, pueden realizar tareas de administracin en las diferentes etapas del proyecto. Una aportacin importante de los espacios de trabajo es que cuentan con las herramientas para administrar de manera integral, la informacin no estructurada y estructurada del proyecto, permitiendo concentrarla en un solo lugar. El espacio de trabajo proporciona los servicios de: Plan de trabajo (Diagrama de Gantt). Presupuesto del proyecto. Tareas asignadas. Agenda grupal. Biblioteca documental. Servicios de interconexin externa. Foros de discusin. Herramientas de colaboracin. Avisos. Seguimiento de problemas. Documentacin de riesgos y seguimiento de acciones de mitigacin. Plan de comunicacin. Generador de informes de avance. Asistente de cierre. Esta opcin permite guardar en un solo lugar la informacin estratgica del proyecto, permitiendo salvaguardar para la organizacin, el conocimiento adquirido, as como los productos del desarrollo. Al finalizar el proyecto, el espacio de trabajo cuenta con un asistente que permite generar el informe final del mismo, donde el jefe de proyecto tiene la oportunidad de mandar los documentos utilizados o generados a repositorios de la organizacin, documentar lo aprendido por los participantes del proyecto, iniciar el proceso de proteccin intelectual para los productos obtenidos en el proyecto y documentar

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Lo aprendido por los participantes del proyecto, iniciar el proceso de proteccin intelectual para los productos obtenidos en el proyecto y documentar las lecciones aprendidas y mejores prcticas aplicadas.
4.4 MDULO PARA LA GESTIN (SEGUIMIENTO Y CONTROL) DE LA CARTERA DE PROYECTOS

Este mdulo cuenta con los servicios para desplegar la informacin simultnea del estado en que se encuentran los proyectos, a partir de los informes peridicos generados. Cuenta con servicios de supervisin jerarquizados, que permiten a los usuarios visualizar todos los proyectos, los proyectos de un rea o segmento de la organizacin, o los proyectos por tipo. Permite la visualizacin de sus indicadores De avance programado vs avance real, costo programado vs costo real.
4.5 MDULO PARA LA ADMINISTRACIN DE LA PROTECCIN INTELECTUAL

Este mdulo contempla el proceso de administracin de los productos que son registrados en derechos de autor, patentes o marcas, as como el proceso de trmite a partir de su integracin en un proyecto.
4.6 MDULO DE EVALUACIN DE RESULTADOS Y MEDICIN DE IMPACTO

En este mdulo se agrupan los servicios del portal que permiten evaluar los resultados documentados y obtenidos por los proyectos. La informacin de los resultados es valorada de forma cualitativa y cuantitativa, calificndola para identificar los impactos a los objetivos donde el proyecto tuvo su origen y de esta forma cerrar el ciclo de vida de la informacin. Los problemas identificados durante la ejecucin del proceso generan inconformidades que se registran en los procesos de mejora continua existentes, para analizar las causas-efecto y determinar las oportunidades de mejora, de tal forma que la organizacin se adecue a los cambios que los proyectos requieren.

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CONCLUSIONES

Existe una gran variedad de herramientas disponibles comercialmente para la gestin de proyectos, sin embargo, las tendencias tecnolgicas se encaminan hacia la integracin de los sistemas como parte de un portal corporativo. Este modelo mejora el desempeo de los procesos orientados a la gestin de proyectos y resuelve el problema de comunicacin de la informacin generada en los proyectos, con los otros procesos de la organizacin, por lo que una visin integral de los proyectos, mejora la capacidad de la empresa para adaptarse a los cambios dinmicos que exige la competencia.