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Manual de boas prticas Correio Eletrnico

VERSO: 0.2
Data Verso 0.1 11/05/2012 0.2 Descrio Verso inicial do documento

DATA DE REVISO: 11/05/2012

Autor Christine dos Santos / julice Bruno Gomes Revisor Aprovado por

Objetivo
O objetivo deste documento listar alguns conceitos teis para gerenciamento da caixa postal do usurio no MS Outlook / Exchange.

Apresentao
O Outlook um gerenciador de mensagens que pode ser utilizado em muitas das atividades dirias realizadas no seu computador. O Outlook na ANAC facilita a comunicao enviando ou recebendo e-mails corporativos. Trabalhar com o Outlook simples. Com sua interface intuitiva, o programa permite o gerenciamento tanto do correio eletrnico como de outras funes bastante teis. Alm das funes de correio eletrnico, utiliza-se o Outlook para organizar contatos, tarefas, notas, calendrios entre outros. Os problemas comeam quando os e-mails armazenados somam centenas ou milhares de itens, mais ainda quando frequentemente as mensagens incluem arquivos anexados, que aumentam significativamente seu tamanho. So poucas as pessoas que se preocupam com o tamanho da caixa de correio, at que ela entre em colapso. Em organizaes como a ANAC, as caixas de correio so limitadas de acordo com os recursos tecnolgicos disponveis. Assim, com este manual descreveremos o conjunto de boas prticas para melhorar o desempenho do Outlook. Abaixo segue os temas que descreveremos neste guia: Verificando quanto seus e-mails esto ocupando no servidor; Arquivando mensagens e estruturando sua caixa de correio; Exportando sua caixa de correio e fazendo uma cpia de segurana; Criando regras para organizar sua caixa postal;

De olho no tamanho
Uma vez que o tamanho da caixa de correio esteja chegando ao seu limite, voc comear a notar a perda de algumas funcionalidades do Outlook, mais precisamente voc no conseguir enviar nem receber mensagens. Para contornar esse problema ser necessria a execuo de um procedimento para fazer uma cpia de segurana de suas mensagens e em seguida remov-las para liberar espao no servidor.

Revisando o tamanho da caixa de correio

Para verificar o tamanho da sua caixa de correio execute os seguintes passos: Passo 1 Clique com o boto direito do mouse na sua Caixa de Correio: Outlook 2003/2007 Outlook 2010

Passo 2 Selecione Propriedades e clique no boto Tamanho da Pasta:

Passo 3 Aparecer ento uma janela na qual est detalhado tanto o tamanho total da caixa de correio em KB, como o tamanho de cada uma das pastas que a compem.

Estes dados esto tambm disponveis se clicarmos com o boto direito do mouse sobre qualquer pasta, selecionarmos Propriedades e clicarmos no boto Tamanho da Pasta.

Arquivo de dados do Outlook

Criando Arquivo de dados
O arquivo de dados um arquivo de pastas particulares (.pst) do Outlook que armazena suas mensagens e outros itens no computador. O armazenamento das mensagens nesse tipo de arquivo auxilia em deixar a caixa de e-mail mais leve, pois as mensagens que voc adicionar neste arquivo sero transferidas do servidor para o computador. Sseria como se elas fossem baixadas do servidor direto em um arquivo do seu computador, deixando assim sua caixa de correio bem mais leve e gil.

Ento, que tal verificar aquelas mensagens antigas e providenciadas, esvaziando sua caixa postal e realizando cpias de segurana?

Abaixo descreveremos os passos para criar um arquivo de dados do outlook: Passo 1 Usando o Outlook 2003/2007 v no menu Arquivo, selecione Novo e em seguida selecione Arquivo de Dados do Outlook... J no Outlook 2010, v na guia Pagina Inicial, grupo Novo, clique em Novos Itens, aponte para Mais Itens e clique em Arquivo de Dados do Outlook.

Outlook 2003/2007

Outlook 2010

Passo 2 No Outlook 2003/2007, aparecer a seguinte tela:

Em seguida escolha a opo: Arquivo de Pastas Particulares (.pst) do Office Outlook e clique em OK. No caso do Outlook 2010, as opes acima podero ser selecionadas na janela que aparecer no prximo passo.

Toda vez que for salvar um arquivo preste ateno onde ir salv-lo para poder encontr-lo mais tarde com facilidade. bom guardar arquivos de um mesmo evento dentro de uma mesma pasta com o nome e data, por exemplo, dentro da pasta "Ano 2008", Ano 2009, etc.

Os arquivos de pastas particulares do Outlook foram projetados para trabalhar em discos diretamente ligados ao seu computador (discos locais ou unidades externas USB). Jamais armazene ou trabalhe com arquivos .pst nos servidores de arquivos ou outro servidor na rede, pois esse procedimento pode corromper seu arquivo .pst.

Passo 3 Aparecer a seguinte tela:

Nesta tela ser selecionado o nome do arquivo e ser definido o local onde o arquivo ser salvo. Indicamos que seja colocado em Nome do Arquivo: um nome que indicar as mensagens dentro do arquivo, por exemplo: Arquivos 2010, Memorandos, Notas Tcnicas. J o local de salvamento poder ser na pasta Documentos ou em uma unidade de disco externa.

Dica: Crie uma pasta chamada Outlook em Meus Documentos no seu computador ou em seu disco externo.

Passo 4 No Outlook 2003/2007, aparecer a seguinte tela:

Coloque no campo Nome: o nome que aparecer nas listas de arquivos do Outlook. Sugerimos que coloque o mesmo nome do arquivo.pst que ser armazenado no seu computador, como por exemplo: Arquivos 2009 e clique em OK. J no Outlook 2010, o nome definido no passo 3 ser o nome que aparecer nas listas de arquivos do Outlook.

DICA: aconselhvel que no se coloque senha no arquivo, mas caso seja necessrio, coloque uma senha de fcil memorizao. A responsabilidade da senha nica e exclusivamente sua. Caso esta senha seja perdida voc no conseguir mais acessar seus dados arquivados no arquivo PST.

Passo 5 No seu Outlook, na lista de pastas de e-mail, aparecer o novo arquivo criado nos passos anteriores.

Como o arquivo .pst mantido no computador, ele no est sujeito aos limites de tamanho da caixa de correio no servidor. Porm, a garantia de backup do usurio, sendo assim, mova mensagens antigas, j providenciadas e de menor criticidade. Recomendamos que com frequncia, salve em mdias de CD ou DVD os arquivos de dados do outlook com suas mensagens antigas para futuras consultas.

Trabalhando com Pastas

Para melhor organizar sua caixa postal ou seu arquivo de dados do outlook, possvel criar pastas para armazenar seus e-mails e demais itens. Recomendamos criar uma estrutura com categorias principais e que se evite abrir muitas subpastas, principalmente com nomes sem sentido. O Outlook contm uma ferramenta de pesquisa eficiente, porm, para melhor e mais rpido localizar suas mensagens, crie uma estrutura lgica que o ajude a organizar suas pastas, dando preferncia a um mesmo padro para seus arquivos de dados e pastas, criando assim um verdadeiro mapa para suas informaes.

Criando uma Pasta

Passo 1 No Outlook 2007: Clique no menu Arquivo, selecione Novo e em seguida selecione Pasta...:

No Outlook 2010: V na aba Pasta, no grupo Novo, depois clique em Nova Pasta

Passo 2 Nome: digite um nome para a pasta. Contedo da pasta: escolha o tipo de item que a pasta deve conter. Selecionar onde colocar a pasta: clique no local em que voc deseja criar essa pasta.

Seguindo nossos exemplos, criamos uma nova pasta chamada Junho dentro de Arquivos 2009 e o contedo da pasta ser Itens de Email e remessa e clicamos OK para finalizar.

Passo 3 Vejamos no Outlook a pasta criada dentro de Arquivos 2009:

As pastas servem para voc organizar seus e-mails, colocando cada assunto em sua respectiva pasta, seja na caixa postal, seja no PST.

Excluindo Pasta
Passo 1 Selecione com o boto direito na pasta que voc quer deletar, em seguida clique em Excluir Nome da pasta:

Arquivamento
Arquivamento Automtico
O Outlook oferece ferramentas prprias para arquivar as mensagens de correio. A funo de autoarquivar retira e-mails da nossa caixa de correio e os armazena conforme configurao de perodo. Esta uma boa opo quando no se possui muito tempo. No entanto, antes de autoarquivar, importante configurar suas opes j que uma das suas vantagens (ou inconvenientes, para alguns) que esse recurso no s arquiva os elementos, mas tambm pode chegar a elimin-los do servidor causando transtorno ao usurio por no saber onde as mensagens foram arquivadas. Passo 1 No Outlook 2007: Selecione no menu Ferramentas e clique em Opes:

No outlook 2010: V na aba Arquivo e em seguida clique em Opes;

Passo 2 No Outlook 2007: Selecione a aba Outras e clique em AutoArquivar...:

No Outlook 2010: Na janela Opes do Outlook, clique na opo Avanado do painel do lado esquerdo e depois em Opes para Autoarquivar.

Passo 3 Configure suas opes:

Se voc desativar a opo Excluir Itens Expirados (somente pastas de e-mail) e Excluir Itens Antigos Permanentemente e estabelecer um perodo de tempo suficiente em Eliminar Itens Anteriores a, o Outlook no apagar nada que quiser durante o processo de autoarquivamento, podendo aplicar sem receio.

Voc pode aplicar esta configurao para todas as pastas do Outlook, clicando em Aplicar estas configuraes a todas as pastas agora. Recomendamos ativar esta opo para itens Enviados e Excludos como na sesso seguinte.

Arquivamento Manual
O arquivamento manual basicamente o mesmo do automtico, com a vantagem de permitir maior controle sobre o que acontece com seus e-mails cada vez que os arquivar.

Passo 1 No Outlook 2007: Selecione menu Arquivo e clique em Arquivo morto...:

No Outlook 2010: V na aba Arquivo, mantenha selecionado no painel esquerdo Informaes. No Painel central Informaes sobre Contas, v na opo Ferramentas de limpeza e selecione Arquivo Morto.

Passo 2 Aparecer a seguinte tela:

Dessa forma, podemos arquivar uma pasta de um determinado cliente, relacionada a um tema ou projeto finalizado. Tambm podemos decidir o momento especfico que queremos arquivar, sem que este coincida com a data que definimos nas opes de auto arquivamento anteriores.

Definindo Regras
Regras de mensagens no Outlook um recurso que tambm ajuda a organizar sua caixa postal. Ao criar regras, voc pode definir, por exemplo, que as edies de uma newsletter fiquem todas numa mesma pasta. Voc pode tambm criar outra pasta para armazenar as mensagens vindas de uma determinada pessoa ou departamento automaticamente. Passo 1 No Outlook 2003: Selecione menu Ferramenta e clique em Regras e Alertas:

No Outlook 2010: N aba Arquivo, mantenha selecionado no painel esquerdo Informaes. No Painel central Informaes sobre Contas, role a pgina at o final e selecione Regras e Alertas.

Passo 2 Clique no boto Nova Regra. Voc deve escolher qual o tipo de regra que voc deseja criar. Existe vrios tipos escolha o tipo que atende a sua necessidade. Em seguida clique no boto avanar.

Passo 3 Escolha a condio que a regra de e-mail ser usada. Conforme a condio escolhida, voc deve definir as palavras especificas para a condio. Veja o exemplo abaixo. Foi marcada a condio de palavras especificas no campo assunto do e-mail, assim voc deve tambm definir quais as palavras especificas no campo assunto. No exemplo foi colocado as palavras mala direta e propaganda. Isso significa que se um e-mail for enviado a voc e conter no campo assunto estas palavras, a regra ser aplicada.

Passo 4 Defina o que voc deseja fazer com os e-mail.

Passo 5 Se voc desejar defina alguma exceo.

Passo 6 Pronto voc criou uma regra de e-mail. Observao importante: No esquea que aps uma regra de e-mail ser criada ela ficara sendo executada ate o momento que voc exclu-la.

Cpia de Segurana (Backup)

De acordo com as boas prticas de TI, precisamos realizar uma cpia de segurana (backup) dos nossos dados crticos, isso inclui as mensagens de e-mail (arquivo de pastas particulares).

Exportando Arquivo
Passo 1 Selecione menu Arquivo e clique em Importar e exportar:

Passo 2 Clique em Exportar para um arquivo:

Passo 3 Clique em Arquivo de Pasta Particular (.pst):

Passo 4 Selecione a pasta que ser exportada podendo tambm incluir as subpastas:

Passo 5 Selecionar Procurar e exportar o arquivo para uma pasta que voc ir achar depois, sugere-se criar uma pasta em Meus Documentos com o nome de Outlook:

O Outlook exportar o arquivo como backup.pst no endereo que foi colocado acima. Troque este nome para um mais intuitivo que identifique a data e o tipo de dado armazenado.

Importando Arquivo
Passo 1 Selecione menu Arquivo e clique em Importar e exportar:

Passo 2 Selecione a opo Importar de outro programa ou arquivo:

Passo 3 Selecione Arquivo de Pasta Particular (.pst):

Passo 4 Clique em Procurar e indique o arquivo a ser importado:

Passo 5 Selecionar pasta de origem e clicar e Importar... para pasta atual ou escolher a pasta desejada:

Limpando Caixa de Correio

A limpeza das caixa de correio necessria de tempos em tempos para garantir a boa funcionalidade do Outlook e evitar problemas como: no enviar ou receber e-mails, Outlook travando toda hora ou fechando subitamente. Lembre-se que efetuando a limpeza, voc estar agora sim deletando realmente as mensagens. necessrio muito cuidado. Este procedimento vale para todas as pastas que mantm no Outlook desde Caixa de Entrada, Caixa de Sada, tens enviados, tens excludos, Rascunhos e todas as demais que voc criou conforme sua necessidade. Passo 1 No Outlook 2007: Selecione menu Ferramentas e clique em Limpar Caixa de Correio:

No Outlook 2010: V na aba Arquivo, mantenha selecionado no painel esquerdo a opo Informaes. No Painel central Informaes sobre Contas, v na opo Ferramentas de limpeza e selecione Limpar Caixa de Correio.

Passo 2 Fazendo uso desta funcionalidade, voc pode procurar os itens anteriores a uma data especfica e o que mais importante, buscar os e-mails que ultrapassem um determinado tamanho de forma que ao eliminlos, economizar um espao na sua caixa postal para que permita trabalhar dentro dos limites da caixa postal no servidor de correio eletrnico. Outra opo nesta janela, ver o tamanho da pasta Itens Excludos apagando-os com frequncia.

Se quiser buscar as mensagens que estejam ocupando mais espao na caixa de correio sem limp-la, voc pode recorrer s pastas de busca predeterminadas do Outlook, j que existe uma pasta denominada Emails Grandes que ajuda a localizar os arquivos de maior tamanho. O programa considera emails grandes as mensagens com mais de 100 KB, ainda que voc preste ateno apenas nas maiores. Uma vez que visualize tais mensagens, voc pode guardar seus arquivos anexos para posteriormente eliminar os emails.