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MANDATO DEL PROYECTO

Capacitacin del personal administrativo del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec en el uso de ofimticas
Informacin del documento Status del documento Versin Fecha Nombre del documento Iniciado 1.0 21 de Noviembre del 2013 Mandato del Proyecto
Capacitacin del personal administrativo del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec en el uso de ofimticas Elaborado por: Daniela Guadalupe Balbuena Saldivar
Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0
ndice
Mandato del proyecto .............................................................................................. 1 Planteamiento del problema .................................................................................... 3 Objetivos ................................................................................................................. 4 Alcances .................................................................................................................. 5 Entregables propuestos ........................................................................................ 11 Calendario ............................................................................................................. 12 Informes provisionales y definitivos ....................................................................... 14 Exclusiones ........................................................................................................... 15 Restricciones ......................................................................................................... 16 Contactos y direcciones ........................................................................................ 17 Tipo de proyecto.................................................................................................... 18 Riesgos de no llevar a cabo el proyecto ................................................................ 19 Beneficios .............................................................................................................. 20
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Planteamiento del problema

Debido al gran desarrollo de tecnologas hoy en da y dado que el Instituto Tecnolgico de Tuxtepec es una institucin vanguardista que ofrece carreras en sistemas e informtica, el personal con el que cuenta y que labora en dicha institucin debe estar bien capacitado. En una organizacin, todo el equipo de trabajo es importante (sin importar su nivel jerrquico) pero es fundamental que el departamento administrativo se encuentre en sintona con el uso e implementacin de las tecnologas de informacin, ya que a travs de estos medios facilitan su desempeo laboral y por ende benefician a la institucin agilizando procesos y desarrollando actividades de forma
sistematizada. La falta de uso e implementacin de las TIC`s evita que los procedimientos de desarrollo de actividades del personal administrativo (secretarias) sea agilizado. Se estima que de una poblacin de treinta (30) secretarias que laboran en la institucin en el diseo de documentacin a travs de equipos de cmputo y principalmente utilizando la paquetera de office, en una encuesta realizada a veinte (20) del total antes mencionado, logramos saber que el 75% (15) de las personas encuestadas, no conocen por completo todas las herramientas con que cuenta el editor de textos (Word), el editor de hojas de clculo (Excel), as como el generador de correspondencia (Outlook). En base a las actividades que desempean pudimos constatar que solo estn familiarizadas con Microsoft Word y Excel aunque no al cien por ciento. Debido a que el personal de secretarias en conjunto no cuenta con el conocimiento adecuado sobre la ofimtica, desconocen los beneficios de dicha paquetera as como el gran nmero de herramientas o aplicaciones que les permitiran desarrollar actividades de forma eficiente y sistemticamente.
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Objetivos
Objetivo General Capacitar al personal administrativo (secretarias) del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec en el uso de ofimticas. Objetivos Especficos Preparar al personal para la ejecucin de las diversas tareas propias del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec. Agilizar la captura de datos del personal administrativo del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec. Desarrollar el crecimiento laboral del personal administrativo y con ello, las oportunidades para que ste sea tomado en cuenta en otras funciones. Fomentar la necesidad de mantenerse a la vanguardia en la utilizacin de las ofimticas y otras herramientas de apoyo. Eliminar los temores a la incompetencia o ignorancia laboral. Agilizar la toma de decisiones y la solucin de problemas.
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Alcances
Organizativo
La capacitacin del personal administrativo del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec en el uso de ofimticas abarca a todas las secretarias de la institucin, por lo tanto, nuestro proyecto tiene un alcance a nivel institucional.
Funcional
Mdulo 1. Ofrecer un curso de nivel medio-avanzado en el uso del procesador de textos: Microsoft Office Word. 1.1 Introduccin a Microsoft Office Word En este apartado iniciaremos con una descripcin rpida de los elementos bsicos que componen a Word (barra de herramientas, barra de tareas, mens, combinacin de teclas, etc.), as como las operaciones bsicas de edicin, y cmo utilizar Ayuda de Word como apoyo. 1.2 Administracin de Documentos Este apartado abarcar la creacin de documentos, cmo guardar los documentos, abrirlos desde el programa, crear carpetas, trabajar con varios documentos de manera simultnea, renombrar documentos, cerrar documentos y la aplicacin, y eliminar documentos. 1.3 Edicin de textos y formato de caracteres y prrafos
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ste tema contendr las acciones de insertar, seleccionar y eliminar texto; deshacer errores, cortar y pegar, desplazarse por un documento, buscar, y buscar y reemplazar. Tambin explicaremos el formato de los caracteres, el tipo de fuente, y funciones especiales. En los prrafos veremos sangras, alineacin, espaciado entre lneas y prrafos y tabulaciones. 1.4 Diseo, impresin y visualizacin de documentos Este tema contiene salto de pgina, configurar pgina, encabezados y pie de pgina, bordes de pgina, se explicar la utilizacin de las herramientas de edicin y correccin, las distintas formas de ver un documento, vista preliminar, y cmo imprimir un documento. 1.5 Formato de Estilos, plantillas, columnas y tablas y manejo de grficos En ste apartado hablaremos sobre el conocimiento, aplicacin,
modificacin y creacin de estilos, creacin, utilizacin y modificacin de plantillas, insercin, edicin, presentacin y barra de herramientas de tablas, as como la insercin y manipulacin de imgenes y autoformas. Mdulo 2. Aplicar en forma correcta las herramientas proporcionadas por Microsoft Excel para elaborar hojas de clculo con frmulas estndar bsicas, incorporando grficos con el formato adecuado. 2.1 Introduccin a Excel
Describiremos a manera de introduccin, los elementos bsicos que contiene Excel, el desplazamiento, seleccin, operaciones bsicas y la informacin que se proporciona en la barra de estado. 2.2 Organizacin de documentos y formato de hojas de clculo En sta seccin tocaremos los siguientes subtemas:
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o Crear un libro de trabajo o Abrir un libro de trabajo ya existente o Guardar un libro de trabajo o Copias de seguridad o Proteger libros de trabajo o Cerrar todos los libros abiertos y la aplicacin o Abrir varios libros de trabajo a la vez o formato de celdas: Fuente o Alineacin del contenido de celdas o Bordes o Tramas o Formato de Nmeros y texto o Proteccin de celdas o Formato de filas y columnas o Alto de fila o Auto ajustar o Ocultacin de filas y columnas o Aplicacin de formatos existentes sobre otras celdas 2.3 Operaciones bsicas de edicin; ortografa y gramtica; impresin Este apartado contendr: o Operaciones bsicas de Edicin o Traslado de informacin. o Llenado de celdas y creacin de series. o Borrado de contenido y formato de celdas. o Insercin de celdas, filas y columnas. o Eliminacin de celdas, filas y columnas dentro de una hoja. o Verificacin de la ortografa y autocorreccin.
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o Configurar pgina. o Imprimir. o Encabezado y pie de pgina. 2.4 Frmulas y funciones Creacin de frmulas, referencia a celdas, nombres de celdas y rangos, correccin de errores, principales funciones y uso de funciones. 2.5 Grficos y organizacin de informacin mediante listas o Creacin y modificacin de grficos. o Formateado de los elementos de un grfico. o Personalizacin de grficos. o Edicin de datos en grficos. o Definicin y mantenimiento de una lista. o Ordenar listas. o Validacin de entrada de datos. o Uso de filtros dentro de una lista. Mdulo 3. Capacitacin en el uso del generador de correspondencia Microsoft Outlook 3.1 Introduccin y conceptos bsicos de Microsoft Outlook Explicaremos con detalle las barras de tareas, la barra de Outlook, la lista de carpetas, el visor de informacin, trabajar con las carpetas de Outlook, ver datos en el visor de informacin, cambiar vistas, introducir datos, utilizar formularios para introducir datos e imprimir en Outlook. 3.2 Utilizacin del correo electrnico
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ste tema ser muy extenso y de demasiada prctica, contendr los siguientes temas: o Cuentas de correo electrnico. o Crear y enviar correo electrnico. o Introducir direcciones de correo electrnico. o Seleccionar una libreta de direcciones y una direccin. o Introducir las direcciones manualmente. o Crear un contacto a partir de una direccin de correo electrnico. o Crear y utilizar listas de distribucin (grupos). o Dar formato a mensajes. o Seleccionar un formato. o Configurar el formato. o Seleccionar fuentes. o Seleccionar fondo y fuentes de un mensaje de correo electrnico de Word. o Firmas personalizadas. o Inserta archivos y elementos en los mensajes. o Copia de un archivo. o Texto de un archivo. o Hipervnculo. o Crear y utilizar grupos para enviar y recibir. o Abrir y responder correo. o Reenviar mensajes. o Organizar mensajes de correo electrnico. o Correo no deseado y con contenido para adultos.
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Temporal
La capacitacin del personal administrativo del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec tendr una duracin aproximada de 54 das, sin contar los posibles retrasos que se puedan presentar por distintas causas.
Costes
El curso de capacitacin del personal administrativo del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec tendr un costo de $2,500 por persona, es decir, $75,000 en total. Establecimos ste costo considerando los viticos de los capacitadores, el temario, las prcticas y actividades de apoyo, los manuales que entregaremos por cada departamento, y la constancia del curso de capacitacin que otorgaremos al trmino.
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Entregables propuestos
Al inicio del curso de capacitacin proporcionaremos a los participantes un temario con todo lo que realizaremos durante el mismo. Durante el curso les daremos apuntes, prcticas de apoyo y actividades. Al finalizar la capacitacin, se otorgar un manual digital en cada departamento, para cualquier duda que se pueda presentar posteriormente al curso de capacitacin. Posteriormente, entregaremos una constancia del curso de capacitacin, avalado por la empresa consultora y autoridades de la institucin.
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Calendario
EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) Fases Actividades Tareas Tiempo de realizacin Quin lleva a cabo
Evaluacin de necesidades Anlisis
Llevar a cabo entrevistas a personal administrativo. Realizar entrevistas a jefes de departamento sobre los requerimientos que debe contener la capacitacin. En base a lo obtenido en el anlisis, redactar los objetivos Basado en las entrevistas a jefes de departamento, elaborar el temario que se tomar en cuenta en la capacitacin. Ya con el temario, llevar a cabo la planeacin del curso. En base a las entrevistas a jefes de departamento, identificar los recursos necesarios para realizar la capacitacin (materiales, proyectores, computadoras, etc.). En base al temario, llevar a cabo el desarrollo del programa que se ver en la capacitacin. Verificar los ejercicios prcticos y las actividades que se realizaran durante la capacitacin, en base al programa. Crear las condiciones adecuadas para la capacitacin: acomodar el mobiliario, verificar la iluminacin, ergonoma, y clima del lugar donde se llevar a cabo dicho evento.
7 das
Andrs Contreras, Daniela Balbuena
Identificacin del Problema
3 das
Andrs Contreras
Escribir los objetivos
2 das
Andrs Contreras
Desarrollar los evaluar Diseo
temas
3 das
Osvaldo Apolinar
Planear la instruccin
2 das
Osvaldo Apolinar; Andrs Contreras
Identificar los recursos
2 das
Daniela Balbuena; Osvaldo Apolinar
Desarrollar el programa.
3 das
Andrs Contreras
Desarrollo
Desarrollar prcticos.
los
ejercicios
3 das
Osvaldo Apolinar
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Crear el ambiente aprendizaje. de
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2 das Osvaldo Apolinar
Implementacin
Capacitacin del personal administrativo.
Llevar a cabo la capacitacin
21 das
Osvaldo Apolinar
Encuestas a participantes
Realizar encuestas a los participantes del curso de capacitacin de tal manera que obtengamos un resultado general de la capacitacin impartida. Aplicar una evaluacin de los conocimientos adquiridos durante la capacitacin.
1 da
Daniela Balbuena
Evaluacin
Evaluacin conocimientos
de
1 da
Osvaldo Apolinar
Interpretacin de los resultados de la evaluacin
Analizar los resultados de la evaluacin.
3 das
Andrs Contreras; Osvaldo Apolinar
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Informes provisionales y definitivos

Fecha de entrega Fecha de Entrega
Provisionales Listas de asistencia
Definitivos
Evaluaciones por mdulo
17 de Enero 28 de Enero 8 de Febrero 17 de Enero 28 de Enero 8 de Febrero (Entregados cada semana)
Boleta de calificaciones (resultados de evaluaciones) y listas de asistencia 18 de Febrero del 2014
Reportes de avance a jefes de departamento
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Exclusiones
Nuestro equipo de trabajo no se compromete a crear expertos en el manejo de la paquetera bsica de Microsoft Office 2013(Microsoft Office Word, Microsoft Excel y Microsoft Outlook). Sin embargo, las personas que reciban el curso de capacitacin aprendern a manejarla de manera fcil y sin complicaciones y en caso de que exista algn problema, podrn solucionarlo.
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Restricciones
Cada participante del curso de capacitacin deber presentar una identificacin, para avalar que es parte del personal administrativo del Instituto Tecnolgico de Tuxtepec. El personal que tome el curso de capacitacin deber contar con un equipo de cmputo que tenga instalada la paquetera de Microsoft Office 2013: Microsoft Office Word, Microsoft Excel y Microsoft Outlook.
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Contactos y direcciones
Puesto Nombre Direccin Telfono Correo Electrnico
Jefe de Proyecto
Daniela Gpe. Balbuena Saldivar
Fracc. Lomas Altas Calle Lomas de San Juan no. 23 Tuxtepec, Oax.
2871118967
dani513@hotmail.com
Capacitador
Osvaldo Apolinar Gonzlez
Calle Pino Surez no. 151 Col. Centro, San Jos Chiltepec, Oax. Calzada Vctor Bravo Ahuja s/n Fracc. Los ngeles 1era. Etapa, Tuxtepec Oax.
2871107061
osvag_24@hotmail.c om
Analista
Andrs G. Contreras Antonio
2878873071
agca13@hotmail.com
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Tipo de proyecto
Nuestro proyecto ser de asesora, cumpliendo adecuadamente con las actividades propias de una capacitacin.
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Riesgos de no llevar a cabo el proyecto

De no ser posible que se lleve a cabo el proyecto de capacitacin para el personal administrativo, el riesgo de que las actividades de captura, envo, consulta y distribucin de datos sea ineficiente, ser mayor. Adems, impedir el desarrollo de otras actividades, como la inscripcin de alumnos, la administracin de recursos, etc.
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Beneficios
La institucin estar actualizada en el uso de tecnologas de informacin. Sistematizacin de procesos dentro de la institucin. Agilizar el trabajo manual. Eficiencia en el servicio por parte del personal administrativo. Al aprobar el curso, los participantes quedan en condiciones de elaborar correctamente en Word documentos de texto de mediana complejidad, realizar clculos y grficos a travs del manejo de datos en Excel, a generar y combinar correspondencia en Outlook, y a utilizar con eficiencia los comandos de uso ms frecuente en dichos programas.
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Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

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Planteamiento del problema

Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

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Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

Evaluacin de necesidades Anlisis

Andrs Contreras, Daniela Balbuena

Identificacin del Problema

Escribir los objetivos

Desarrollar los evaluar Diseo

Osvaldo Apolinar; Andrs Contreras

Identificar los recursos

Daniela Balbuena; Osvaldo Apolinar

Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

Capacitacin del personal administrativo.

Llevar a cabo la capacitacin

Interpretacin de los resultados de la evaluacin

Analizar los resultados de la evaluacin.

Andrs Contreras; Osvaldo Apolinar

Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

Informes provisionales y definitivos

Provisionales Listas de asistencia

Evaluaciones por mdulo

17 de Enero 28 de Enero 8 de Febrero 17 de Enero 28 de Enero 8 de Febrero (Entregados cada semana)

Boleta de calificaciones (resultados de evaluaciones) y listas de asistencia 18 de Febrero del 2014

Reportes de avance a jefes de departamento

Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

Fecha: 28 de Noviembre del 2013 Versin: 1.0

Daniela Gpe. Balbuena Saldivar

Osvaldo Apolinar Gonzlez

Andrs G. Contreras Antonio

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Riesgos de no llevar a cabo el proyecto

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