Auditoria de Gestin Administrativa

Lic. Alfonso Amable Farro.

PAPELES DE TRABAJO DE LA AUDITORA

Cmo debo de entregar la informacin de la Auditora

Actividad

Resultados

Acciones

Cmo debo de entregar la informacin de la Satisfaccin del Usuario?

Actividad

Resultados

Acciones

Seguimiento y medicin del proceso y al producto

Proceso Responsable del proceso: responsabilidad y autoridad Usuario y proveedor del proceso Entradas y salidas Requisitos de las entradas y las salidas Seguimiento y medicin del proceso y del producto Documentacin que se utiliza para realizar el proceso Recursos utilizados en el proceso Interaccin con otros procesos del SGC

Proceso de Prstamo de Servicios Bibliotec arios

Responsable del Procesos Coordinador de Biblioteca Responsabilidad: Independientemente de otras responsabilidades establecidas en su cargo el responsable de proceso debe: Planificar documentar, implementar, evaluar el desempeo y mejorar continuamente el proceso de conformidad a lo establecido en el manual de calidad y en la TEP Dar seguimiento a las no conformidades detectadas en el proceso. Informar a la Alta direccin el desempeo del proceso Informar a los miembros del proceso de los cambios autorizados al mismo Autoridad: Autorizar los documentos del proceso. Gestionar los recursos para garantizar la operacin de este proceso. Solicitar auditorias a su proceso

Usuario: Alumnos Profesores Investigadores Administrativos Usuarios externos Proveedor Procesos tcnicos

Salidas: Prstamo en salas y a domicilio Prstamo interbibliotec ario Saln electrnico Entradas: Material bibliogrfico

Requisitos de salidas: Llenado de formatos requeridos Requisitos de entrada: Etiquetas con clasificacin. Etiquetas de clasificacin y cdigos de barra, sellos, relacin de material bibliogrfico, oficios

Qu se medir: -Servicios a usuario, -Total de usuarios por rea, Total de usuarios por genero. -Total de usuarios por grado de estudios. -Total por tipo de usuarios Quin medir: Coordinador de biblioteca. Bibliotecario Cmo medir: Diagnstico anual del sistema bibliotecario. Estadstica 911 y 912. Cundo se medir: Mensualmente

Documentos de origen interno: -Legislacin universitaria. -Procedimiento de prstamo bibliogrfico en sala y a domicilio. -Procedimiento de saln electrnico. -Procedimiento de servicio de prstamo interbibliotecario . Documentos de origen externo: -Directrices de la IFLA UNESCO para el servicio de las bibliotecas pblicas. Mxico, Registros: Ver tabla de control de registros del proceso

Personal -Coordinador de biblioteca -Bibliotecario Infraestructura Sistema Janium Estanteras, Mobiliario y equipo Equipos de computo, Equipo audiovisual

Proceso: Procesos tcnicos Interaccin: Enviar material bibliogrfico y recibe el proceso para su prstamo

Cmo debo de entregar la informacin del estado de acciones correctivas y preventivas?

Nmero de Acciones correctivas: Nmero preventivas: de Acciones (__ 2 cerradas y __ abiertas) (__ cerrada y __ abiertas)

Oportunidades de mejora:
Tiempo promedio de cierre:

(__ abiertas __ cerradas) __ das.

Conclusin:

Cmo debo de entregar la informacin sobre el estado de revisiones previas por la Direccin?

Accin de seguimiento de la Revisin por la Direccin

Responsable de cumplirla

Beneficios Esperados

Recursos Asociados

Medicin

Evidencia de Cumplimiento

Fecha Compromiso

Crear un sistema o programa que permita a los espacios integrar la informacin para la revisin por la direccin de manera sencilla y clara.

Direccin de Servicios de Cmputo

Oportunidad en la entrega Informacin Vigente y actualizada en tiempo real Indicadores uniformes para los procesos del SGC

Programad or Hardware Software Capacitaci n en el uso

Cumplimien to de Plan de Diseo. Cumplimien to del Plan de Implementa cin. Validacin del Nuevo Sistema

Registros de Cumplimiento al plan de Diseo. Registros de Cumplimiento al plan de Implementaci n. Registros de las pruebas del sistema

30 de Enero de 2013

Cmo presentar la informacin?

Cambios que podran afectar el sistema

Acciones a tomar

Cmo debo presentar una recomendacin para la mejora?

Recomendacin de Mejora

Responsable de cumplirla

Beneficios Esperados

Recursos Asociados

Medicin

Evidencia de Cumplimiento

Fecha Compromiso

Crear un sistema o programa que permita a los espacios integrar la informacin para la revisin por la direccin de manera sencilla y clara.

Direccin de Servicios de Cmputo

Oportunidad en la entrega Informacin Vigente y actualizada en tiempo real Indicadores uniformes para los procesos del SGC

Programador Hardware Software Capacitacin en el uso

Cumplimiento de Plan de Diseo Cumplimiento del Plan de Implementacin Validacin del Nuevo Sistema

Registros de Cumplimiento al plan de Diseo Registros de Cumplimiento al plan de Implementacin Registros de las pruebas del sistema

30 de Enero de 20

Cmo debo de entregar la informacin del estado de la Poltica y Objetivos de la calidad?

Elemento Poltica de la calidad.

Condicin actual

Objetivos de la calidad.

Se sugiere incorporar un grfico.

Cmo debo de entregar la informacin?

Actividad y fecha

Temas tratados

Cmo debo presentar la informacin?

Accin tomada y Responsable de su ejecucin.

Situacin detectada

Causas identificadas

Recursos Asociados

Evidencia de Cumplimiento

Fecha Compromiso

Guas de evaluacin

Figura. Ejemplo de formato de gua de evaluacin

Guas de evaluacin

PROGRAMA O PROYECTO

PRINCIPALES OBJETIVOS, PRODUCTOS Y ACTIVIDADES

CANTIDAD DE POBLACIN BENEFICIARIA

ORGANIZACIN EJECUTORA

FINANCIAMIENTO

PERODO DE EJECUCIN

PLANIFICACIN DEL TRABAJO DE AUDITORIA

OBJETIVOS METAS ACTIVIDADES TIEMPO RECURSOS
RESPONSABLE

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
N ACTIVIDAD TIEMPO/SEMANA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

TEMA

OPINIONES Y COMENTARIOS DEL PERCEPCIONES DE EQUIPO DE LOS ENTREVISTADOS AUDITORA

Logro de objetivos

Nivel de participacin de los beneficiarios

Transparencia en el manejo del presupuesto

Otros