ADMINISTRACION DE PROYECTOS INGENIERIA INDUSTRIAL

UNIDAD I: CONCEPTOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

ING. MA. DEL CARMEN VAZQUEZ MTZ

Qu es un proyecto?
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Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un objetivo especifico. Este objetivo debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido, con un grupo de personas y respetando un presupuesto.

Que es administracin?
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Es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar, las actividades y el uso de los recursos con el fin de lograr uno o ms objetivos.

Ahora si, que es la administracin de proyectos?

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La administracin de proyectos es la planeacin, direccin y control de los recursos (personas, equipos, materiales) para cumplir con las restricciones tcnicas, de costos y de tiempos de un proyecto.

Por qu son importantes los proyectos?

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Porque constituyen un instrumento que al utilizarlo permite alcanzar crecimiento y desarrollo en mayor grado, expresado ello entre otros por: una mayor produccin, mas empleos, mejor salud y otros indicadores que evidencian bienestar, progreso y mejores en los niveles de vida

A menudo los proyectos se utilizan como el medio para cumplir con el plan estratgico de una organizacin. Por lo general, los proyectos se autorizan como resultado de una o mas de las siguientes consideraciones estratgicas: Demanda del mercado. Oportunidad estratgica/necesidad comercial. Solicitud de un cliente. Adelantos tecnolgicos. Requisitos legales.

Caractersticas de los proyectos.

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1. 2.

3.

4. 5.

Un proyecto tiene un principio y fin definidos. Los proyectos usan recursos (tiempo, personas, dinero). Los resultados del proyecto tienen metas especificas de calidad y desempeo. Los proyectos siguen una planeacin. Un proyecto incluye un equipo de personas.

Todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto.

Fases de la administracin de proyectos.

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1.

2.
3. 4. 5.

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CONCLUSIN

FASE 1. INICIO
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Reconocimiento de que el proyecto puede llevarse a cabo.

Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto.

Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados.

Precisar el alcance general del proyecto. Seleccionar los miembros iniciales del equipo.
El alcance es el tamao del proyecto y determina cuantos recursos y tiempo se requieren.

FASE 2. PLANEACIN
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Perfeccionamiento del alcance del proyecto. Listado de tareas y actividades que llevaran al logro de las metas del proyecto. Definir la secuencia de las actividades. Desarrollar un calendario y un presupuesto. Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados.

FASE 3. EJECUCIN
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Dirigir el equipo.
Reunirse con los miembros del equipo. Comunicarse con los terceros involucrados.

Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir.

Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

FASE 4.CONTROL
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Vigilar las desviaciones del plan

Emprender acciones correctivas Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados

Cambiar los calendarios del proyecto

Adaptar los niveles de recursos Cambiar el alcance del proyecto Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes

FASE 5. CONCLUSION
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Reconocimiento de logros y resultados.

Cierre de las operaciones y dispersin

del equipo.

Aprendizaje de la experiencia del proyecto.

Revisin del proceso y resultados. Redaccin del informe final.

Parmetros de los proyectos.

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ALCANCE
RECURSOS TIEMPO

Caractersticas de los proyectos:

1. 2.

Cada parmetro es funcin de los otros 2. Mover un parmetro implica cambios a los otros (por lo menos a 1)

Definicin y alcance de un proyecto

Al definir el alcance de un proyecto debemos poner limites del trabajo y las partes del proyecto. Hay varios pasos para la definicin del alcance del proyecto, los cuales son: 1) Iniciacin del alcance: comprometer a la organizacin o equipo para empezar la siguiente fase del proyecto. 2) Planificacin del alcance: desarrollo de un plan escrito del alcance que sirva de base para futuras decisiones a tomar. 3) Definicin del alcance: identificar las entregas del proyecto y del producto que configuran el proyecto. 4) Verificacin del alcance: confirmar que el alcance del proyecto sea exacto, completo y siga el modelo del proyecto. 5) Control de cambios en el alcance: asegurar que se dispone de los controles que permiten gestionar los cambios del alcance, una vez que se ha fijado el alcance del proyecto.
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Estructura de la divisin del trabajo (EDT)

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Es una estructura jerrquica y descendente formada por las tareas necesarias para completar un proyecto. Debe ser simple y organizada. El propsito del EDT es documentar el alcance del proyecto, se organiza de acuerdo a las fases del ciclo de vida del proyecto (inicio, planificacin, ejecucin, control y cierre). La EDT documenta el alcance del proyecto y su plan de ejecucin.

Ejemplo de una EDT:

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1.

PINTAR UNA HABITACION Preparar los materiales.

1.1 Comprar pintura. 1.2 Comprar escalera. 1.3 Comprar brochas y rodillos.

2.

Preparar la habitacin.
2.1 Quitar decoracin. 2.2 Cubrir piso con peridicos. 2.3 Cubrir o quitar interruptores de luz. 2.4 Cubrir o quitar los muebles.

3. 4.

Pintar la habitacin. Limpiar la habitacin.

4.1 Desechar o guardar pintura. 4.2 Limpiar brochas y rodillos. 4.3 Desechar los peridicos. 4.4 Acomodo general de la habitacin.

Especificaciones del proyecto

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Consiste en una exposicin detallada de conocimientos y actividades tanto fsicas como mentales hacen falta para desempear todas las tareas constituyen un proyecto. Una especificacin formal mismo tiene que incluir los siguientes aspectos: 1. Descripcin y objetivos del proyecto. 2. Fecha de finalizacin. 3. Productos que se obtendrn con el proyecto. 4. Recursos que se utilizaran.

los que que del

Control mediante una grfica de Gantt.

Una grfica de Gantt es una forma fcil para calendarizar tareas. Es esencialmente una grafica en donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea. La grfica de Gantt estar compuesta de dos dimensiones, donde el tiempo esta indicado en la dimensin horizontal y en la dimensin vertical se encontrara la descripcin de actividades. La ventaja principal de la grafica de Gantt es su simplicidad. El administrador de proyectos encontrara que esta tcnica no solamente es fcil de usar, sino que tambin lleva por si misma una comunicacin valiosa a los usuarios finales. Otra ventaja del uso de la grfica de Gantt es que las barras que representan las actividades o tareas son trazadas a escala, esto es, el tamao de la barra indica la longitud relativa del tiempo que llevara a terminar la tarea.
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Ventajas:
Sencilla

y fcil de entender. Da una representacin global del proyecto.

Desventajas

No muestra las relaciones de procedencia en las actividades. No permite optimizar el desarrollo de un programa. No muestra las actividades criticas de un proyecto.

EJEMPLO DE GRAFICA DE GANTT

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EJEMPLO DE GRAFICA DE GANTT

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Estimacin de tiempos del proyecto.

La estimacin de tiempos incluye los procesos necesarios para lograr la conclusin del proyecto a tiempo. Incluye lo siguiente:
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1.

2.

3.

4.

5.

6.

Definicin de las actividades: identifica las actividades especificas del EDT que deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto. Establecimiento de la secuencia de las actividades: identifica y documenta las dependencias entre las actividades. Estimacin de recursos de las actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos necesarios para cada actividad. Estimacin de la duracin de las actividades: estima la cantidad de periodos laborables que sern necesarios para completar cada actividad. Desarrollo de la grafica de Gantt: analizar la secuencia de las actividades, la duracin, los requisitos y las restricciones. Control de la grafica de Gantt: controla los cambios de la grafica de Gantt del proyecto.

Estimacin de costos del proyecto.

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La estimacin de costos es la evaluacin cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del EDT. Esta evaluacin incluye la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnologa y las categoras especiales (inflacin, contingencias, etc.).

Principales tcnicas para la estimacin de costos:

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a)

b)

c) d)

Estimacin por analoga: Implica usar el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Se utiliza frecuentemente para la estimacin de costos cuando la informacin sobre el proyecto sea limitada. Utiliza el juicio de expertos. Esta tcnica es menos costosa, pero tambin menos exacta.

Principales tcnicas para la estimacin de costos:

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a) b) c)

d)

Determinacin de tarifas de costos de recursos: Rene cotizaciones. Se obtienen tarifas. Los servicios o resultados deben obtenerse por contrato. Si no se conocen las tarifas de los costos reales, entonces las propias se tendrn que estimar.

Principales tcnicas para la estimacin de costos:

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a)

b)

Estimacin ascendente: Implica estimar el costo del trabajo individualmente con el nivel mas bajo de detalle. El costo individual se acumula en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento.

Principales tcnicas para la estimacin de costos:

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a)

b)

Estimacin paramtrica: Utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de costos para un recurso o actividad del EDT. Produce niveles de exactitud superiores dependiendo de la complejidad, la cantidad de recursos y la informacin.

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El resultado de la estimacin de costos es conocido como presupuesto del proyecto. La preparacin del presupuesto de costos implica sumar los costos estimados de las actividades del EDT para establecer una lnea base de costo total.

Estimaciones de recursos
La estimacin de recursos debe llevarse a cabo con el mayor detalle posible, porque permite al administrador establecer una aproximacin al costo total y los plazos de desarrollo del proyecto. Factores que afectan la estimacin: 1. La complejidad del proyecto. 2. Numero de actividades y nivel de interrelacin. 3. Numero y tipo de agentes externos. 4. Grado de distribucin y la mezcla de las partes del entorno. 5. Grado de sofisticacin del proyecto. 6. El grado de estructuracin del proyecto.
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Para una buena estimacin de recursos es fundamental establecer de antemano el alcance del proyecto.

Actividades del proyecto

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Relaciones de precedencia y secuencia:

El listado de actividades de un proyecto no lo es todo, falta establecer el orden en el cual deben realizarse las actividades. Algunas actividades, por lgica, resultan ser previas (precedentes) a otras, toda vez que su terminacin aparece como una condicin necesaria para iniciar las actividades siguientes. No obstante, en ocasiones hay que introducir el elemento de conveniencia para realizar primero algunas actividades.

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Una de las razones para establecer una estrategia es la disponibilidad de recursos especializados. Pudiera ser que si programamos muchas actividades simultaneas, nos encontremos con que no tenemos los recursos disponibles. Esto nos obliga a definir una secuenciacin, que respetando las relaciones lgicas, nos permita cumplir el programa con una utilizacin razonable de los recursos disponibles.

Matriz de asignacin de actividades (RAM)

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La RAM se utiliza generalmente para relacionar actividades con recursos (individual o en equipo). De esta manera se logra asegurar que cada uno de los componentes del EDT sea asignado a un individuo o un equipo.

ROL

OBJETIVOS Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realizacin. Debe existir solo un R para cada actividad, si se necesita mas de uno, entonces la actividad debera ser dividida a un nivel mas bajo. Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable de el. Este rol posee la informacin o capacidad necesaria para terminar el trabajo. Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados de el trabajo. Proporciona recursos adicionales para realizar una tarea especifica o especializada. Se encarga de comprobar si el producto concuerda con los criterios de aceptacin establecidos en la descripcin del proceso. Aprueba las decisiones de V y autoriza la salida del producto.

R
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Responsable (Responsible)

Aprobador (Accountable) Consultado (Consulted) Informado (Informed) Persona de soporte (Supportive) Verificador (Verify)

C
I

S
V S

Firmante (Sign)

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Recursos Actividad 1.0 Investigacion 2.0 Planificacion 3.0 Desarrollo 4.0 Verificador de error

Ricardo

Lucia

Maria

Julio

R C I

I A R

I R A

A I R A