MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS

DIRECCIN GENERAL DEL PRESUPUESTO PBLICO

Instructivo para la Formulacin de Indicadores de Desempeo

Lima, junio de 2010

Lineamientos conceptuales y metodolgicos para la formulacin de indicadores de desempeo

1. Definicin de Indicadores de Desempeo Los indicadores de desempeo son instrumentos que proporcionan informacin cuantitativa sobre el desenvolvimiento y logros de una institucin, programa, actividad o proyecto a favor de la poblacin u objeto de su intervencin, en el marco de sus objetivos estratgicos y su Misin. Los indicadores de desempeo establecen una relacin entre dos o ms variables, que al ser comparados con periodos anteriores, productos similares o metas establecidas, permiten realizar inferencias sobre los avances y logros de las instituciones y/o programas. 2. Importancia La importancia del uso de indicadores est asociada con la utilidad de estos para: 1) Mejorar la gestin interna de una organizacin para el cumplimiento de sus objetivos. 2) Mejorar la eficiencia en la asignacin de los recursos. 3) Mejorar la transparencia frente a los agentes internos y externos 4) Realizar el seguimiento al logro de los objetivos y productos estratgicos de una institucin a favor de la poblacin a la que sirve o del objeto de su competencia. 3. Tipologa1 Los indicadores de desempeo pueden ser clasificados en funcin a dos perspectivas, que se presentan de manera simultnea; la primera, referida al control de variables en relacin a los insumos utilizados, productos generados y resultados obtenidos, la cual se define como el mbito de control. La segunda se define en relacin a las dimensiones del desempeo, y se asocia al cumplimiento de los objetivos establecidos y la manera cmo stos son logrados (cumplimiento del objetivo, uso de recursos, satisfaccin de los usuarios, oportunidad del producto). De acuerdo al mbito de control: Insumo:

Miden la cantidad de recursos fsicos, financieros y/o humanos utilizados para la produccin de bienes o servicios. Su utilidad radica en identificar los recursos necesarios para el logro de un objetivo, pero por si mismos, no dan cuenta del logro del objetivo. Ejemplos: Cantidad de profesionales contratados. Gasto total en materiales Horas de trabajo utilizadas

Producto:

Cuantifican los bienes y servicios producidos o entregados por la institucin, programa, proyecto o actividad. Cabe indicar que por s mismo, un indicador de producto no determina el grado de cumplimiento de un objetivo o resultado, por lo que debe ser

Adaptado de Bonnefoy y Armijo (2005). Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico

complementado con otro tipo de indicadores como los de resultado intermedio o resultado final. Ejemplos: Casos de IRA (Infeccin Respiratoria Aguda) / EDA (Enfermedad Diarreica Aguda) complicada hospitalizada en menores de tres aos. Km. de caminos vecinales rehabilitados Km. de caminos departamentales con mantenimiento (rutinario / peridico) No. de partos institucionales atendidos. No. de inspecciones realizadas.

Resultado intermedio:

Miden los cambios en el comportamiento, estado o actitud sobre la poblacin objetivo, una vez que se ha llevado a cabo la provisin de bienes o servicios generados por la intervencin pblica. Contribuyen a lograr otros cambios que son considerados los propsitos ltimos de las intervenciones y que se conocen como resultados finales. Ejemplos: Morbilidad en IRA, EDA y otras enfermedades prevalentes. Red de caminos vecinal en buen estado. Alumnos con suficiente nivel de comprensin lectora.

Resultado final:

Estos indicadores miden el grado de mejora en las condiciones de la poblacin, atribuibles a la intervencin directa de los bienes o servicios provistos por la entidad pblica. Niveles de desnutricin infantil Tiempo de acceso promedio a un centro de salud / educacin. Nivel de ingresos de poblacin objetivo Resultados educativos nacionales en evaluaciones internacionales

De acuerdo a las dimensiones de desempeo: Eficiencia:

Describe la relacin entre dos magnitudes, la produccin de un bien o servicio y los insumos (financieros, humanos o bienes) utilizados para su generacin. Este tipo de indicador est referido a la produccin de bienes o servicios, utilizando el mnimo de recursos disponibles. Costo por kilmetro de carretera construido Costo de un servicio provisto por usuario Cantidad de inspecciones realizadas en relacin al total de inspectores

Eficacia:

Cuantifican el grado de cumplimiento de los objetivos o resultados de la institucin, programa o proyecto sin considerar los recursos utilizados. Las medidas de eficacia sern tiles en la medida que los objetivos y/o resultados de la institucin o programa se encuentren claramente determinados.

Porcentaje de alumnos capacitados que consiguen un empleo al finalizar el programa. Nmero de beneficiarios en relacin a la poblacin potencial de beneficiarios. Nmero de fiscalizaciones en relacin al total de instituciones por ser fiscalizadas.

Calidad:

Este indicador se encuentra orientado exclusivamente a medir la capacidad de la institucin o programa, para responder ante las necesidades de sus clientes, usuarios o poblacin objetivo. Esta referido a las caractersticas y/o atributos de los bienes y servicios entregados, como la oportunidad, la accesibilidad, la continuidad, la cortesa en la atencin, entre otros. Tiempo de espera promedio en oficinas de atencin al pblico. Nmero de reclamos por parte de los usuarios Usuarios satisfechos en relacin al total de usuarios Tiempo de respuesta promedio a cartas de reclamos

Economa:

Este indicador se relaciona a la capacidad de una institucin, programa o intervencin, para administrar sus recursos financieros, generar ingresos propios para financiar sus actividades, recuperar prstamos. Presupuesto ejecutado respecto al presupuesto programado. Porcentaje de recuperacin de prstamos. Porcentaje de recursos generados en relacin al gasto total para la produccin del bien o servicio.

4. Pasos generales para la formulacin de los indicadores de desempeo2 La formulacin de indicadores de desempeo sigue una secuencia de anlisis que se inicia con la identificacin de las definiciones fundamentales del planeamiento estratgico del accionar de las entidades tales como la Misin, los Objetivos y los productos principales. Requiere asimismo del establecimiento de las medidas del desempeo, determinacin de responsabilidades, valores de referencia, definicin de frmulas, recopilacin de informacin, comunicacin de los mismos al personal de la entidad, entre otros.

Basado en Bonnefoy y Armijo (2005). Indicadores de Desempeo en el Sector Pblico.

Pasos para la formulacin de Indicadoresde desempeo

I.Planificacin

Identificar Misin y Objetivos

Establecer las medidas de desempeo

Establecer responsabilidades

II.Elaboracin

Establecer los referentes (estndares) a alcanzar

Construir frmulas

Recopilar la informacin necesaria

III.Evaluacin

Validar los indicadores

Analizar los resultados

IV.Comunicacin

Comunicar / informar

AdaptadodeBonnefoyyArmijo,2005

I. Etapa de planificacin 1. Identificacin y/o revisin de misin, objetivos estratgicos y productos principales: Dado que el objetivo de los indicadores de desempeo es proveer informacin sobre el accionar de las organizaciones y sobre el grado de cumplimiento de sus objetivos estratgicos (institucin, programa, proyecto o actividad), la formulacin de estos debe partir de la identificacin y/o revisin de la Misin, los Objetivos Estratgicos (generales y especficos) y los principales productos. En general esta informacin se basa en el contenido de los planes estratgicos respectivos.

Ejemplo: Elementos del Plan Estratgico

Producto Objetivo Especfico Objetivo General Misin P1: Ampliar cobertura y mejorar calidad de educacin de estudiantes en los niveles Somos el sector del inicial, primaria y secundaria Estado que busca P2: Asegurar la conclusin de asegurar que todas las educacin primaria de calidad OE1: Mejorar niveles de personas dispongan de calidad y equidad de los P3: Mejorar acceso y calidad las mejores servicios del Sector a los servicios educativos OG1: Asegurar que oportunidades y los Educacin (respetando diversidad todas las personas medios para lograr cultural y lingstica) dispongan de aprendizajes y P4: Mejorar infraestructura y oportunidades y conocimientos, equipamiento considerando medios para el logro potenciando el aporte las tecnologas de del aprendizaje y formativo en los informacin y comunicacin) conocimiento. contextos P5: Fortalecer socioculturales e OE2: Asegurar descentralizacin de la interculturales para as implementacin de gestin del sistema educativo contribuir a mejorar el polticas del sector a P6: Desarrollar capacidades desarrollo humano de nivel de gobiernos de planeamiento y gobierno los peruanos regionales y locales sectorial, fomentando cultura (participacin sociedad de planificacin, evaluacin y civil y sector privado) vigilancia social. Fuente: Adaptado del Plan Estratgico Sectorial Multianual 2007 2011 / Ministerio de Educacin


En esta etapa deben quedar establecidas las relaciones de causalidad entre las acciones de la organizacin necesarios para entregar los productos, que permitan lograr los resultados intermedios y resultados finales respectivos; lo que a su vez se traduce en una correspondencia clara entre acciones y objetivos estratgicos.

Relaciones de causalidad esperadas

ACCIONES PRODUCTOS RESULTADO INTERMEDIO RESULTADO FINAL

Fuente: Adaptado del Programa Estratgico Acceso a Servicios Bsicos y a Oportunidades de Mercado

2. Definicin de las medidas de desempeo: En esta etapa se definirn los tipos de indicadores y su forma de medicin, sobre la base de los productos y resultados identificados previamente. Para estos efectos, se debe considerar la disponibilidad de informacin, las prioridades de evaluacin y la disponibilidad de recursos. El conjunto de estos criterios, ayudar a definir la validez y la categora del indicador, tanto de acuerdo a la clasificacin de mbito (insumo, producto, resultado intermedio o resultado final), como a la dimensin del desempeo (eficiencia, eficacia, economa o calidad). Los indicadores de desempeo, se debern corresponder con los Objetivos Generales y los Objetivos Especficos. Asimismo, tambin se debern considerar indicadores de desempeo a nivel de los productos relevantes que la institucin tome en cuenta.

Cabe sealar que, en el caso de los indicadores a nivel institucional, estos podrn ser los mismos que se plantearon en los Planes Estratgicos institucionales, siempre y cuando las relaciones de causalidad entre los diferentes niveles (productos y resultados) sean consistentes; y los indicadores evidencien el avance o cumplimiento de los objetivos planteados en trminos de resultados. De ser el caso, los indicadores debern ser ajustados para evidenciar efectivamente los objetivos y productos estratgicos de la institucin.

Ejemplo: Definicin de Indicadores respecto a los niveles de Objetivos

Objetivos OBJETIVO GENERAL 1: Incrementar los niveles de calidad y equidad de los servicios del Sector Educacin Indicador Desempeo suficiente en comprensin lectora y matemtica a nivel primaria y secundaria mbito Dimensin Responsable Unidad de Medicin de la Calidad (UMC).

Resultado final

Eficacia

Direccin de Educacin OBJETIVO ESPECFICO Inicial 1: Ampliar la cobertura de la Tasa neta de Resultado Direccin educacin con calidad para cobertura del Eficacia intermedio Nacional de nias y nios menores de seis nivel inicial Educacin aos. Bsica Regular Direccin de Educacin Tasa de OBJETIVO ESPECFICO Primaria conclusin de 2: Asegurar que todas las Resultado Direccin Eficacia primaria en nias y nios concluyan una intermedio Nacional de edad oficial (11 educacin primaria de calidad. Educacin a 13 aos). Bsica Regular Fuente: Adaptado del Plan Estratgico Sectorial Multianual 2007 2011 / Ministerio de Educacin

3. Establecimiento de responsabilidades: Los indicadores de desempeo se encuentran asociados al cumplimiento o logro de un objetivo o producto de la organizacin; por lo que estos debern ser asumidos por alguna rea especfica, para que sta sea responsable de realizar las acciones necesarias para su cumplimiento. En tal sentido, una vez identificado el objeto de la medicin, se deben establecer las responsabilidades dentro de la institucin para el seguimiento del indicador y el logro de los valores definidos para la meta.

II. Etapa de elaboracin 4. Establecimiento de referentes y valores a alcanzar En esta etapa, se deben determinar los parmetros sobre los cules se comparar el valor obtenido por el indicador, para a partir de ello, determinar si este es adecuado o no. Asimismo, sobre la base de los parmetros relacionados y la experiencia previa de los responsables, se debe establecer la meta o el valor a alcanzar del indicador, el cul debe ser consistente con los niveles de recursos establecidos, para las acciones que posibilitan su logro, en la programacin y formulacin presupuestal.

Por lo general, los parmetros deben basarse en estndares definidos para los indicadores en base a la experiencia internacional; opcionalmente pueden basarse en la ejecucin de lo planeado versus lo presupuestado, en relacin a resultados o productos de otras organizaciones similares o considerando la evolucin de los resultados histricos. Ejemplo: Estndares de Educacin Estndar: Los alumnos de segundo grado, de 8 aos de edad, deberan poder leer sesenta palabras por minuto con un buen nivel de comprensin
En: Un nuevo contrato social para el Per. Cmo lograr un pas ms educado, saludable, y solidario?, Captulo 3 Banco Mundial.

5. Construccin de la frmula o el algoritmo: La relacin de variables que se determine para la elaboracin del indicador, debe permitir obtener la informacin relevante que se busca generar a partir de los resultados del indicador. Las frmulas que generalmente se utilizan son ratios, tasas de variacin o niveles, lo cual no es excluyente para el uso de cualquier otro algoritmo. 6. Recopilacin de informacin: En esta etapa se deben determinar todos aquellos mecanismos que contribuyen con la elaboracin del indicador, desde la informacin en s, hasta de ser el caso, el sistema de generacin de la informacin. Asimismo, se debe determinar el tipo de informacin necesaria para la elaboracin de los indicadores, es decir si sta es de tipo contable, operacional o de resultados (producto de una evaluacin). Se debe buscar que las fuentes de informacin sean accesibles, econmicas y confiables. De ser posible se debe contar con un sistema de informacin que asegure estas caractersticas en la provisin de informacin, para la elaboracin oportuna y fiable de los indicadores.

III. Etapa de evaluacin 7. Validacin de indicadores: En esta etapa de validacin, una vez que los indicadores ya se encuentran determinados, se deben considerar diferentes criterios tcnicos que aseguren la calidad, confiabilidad y transparencia del indicador para la adecuada toma de decisiones. Entre los criterios ms importantes se deben considerar los siguientes: Pertinencia: se refiere a la seleccin de los objetivos y productos estratgicos de mayor relevancia dentro de la institucin, para no generar una saturacin en la generacin de indicadores. Relevancia: se refiere a determinar que la informacin que mide el indicador es efectivamente la informacin que se busca. Independencia: los indicadores deben estar asociados a las actividades y al quehacer propio de la institucin o programa, dado que si depende de factores externos, su resultado no va a poder ser controlado. Economa: la informacin y la generacin del indicador debe ser lo menos costosa posible o en relacin a los resultados del mismo Oportunidad: El indicador debe poder ser generado en el momento oportuno, dependiendo de sus caractersticas y de la necesidad de informacin.

Verificabilidad: Los procedimientos utilizados para calcular los indicadores deben ser verificables a partir de informacin disponible (sistematizada en bases de datos).

Ejemplo de validacin de indicador de desempeo Indicador Frmula

Desempeo suficiente en comprensin lectora de alumnos que concluyen la educacin primaria (No de alumnos del ltimo grado de primaria con desempeo suficiente en la comprensin de textos verbales del rea de comunicacin / Total de alumnos del ltimo grado de primaria) x 100

Criterios de validacin Pertinencia: El indicador est referido a uno de los objetivos especficos del sector ms importante que es la calidad de la educacin en el nivel primario Relevancia: El indicador contribuye efectivamente a monitorear el logro de mejorar la calidad en la educacin primaria, a travs de la variacin en el mismo (un incremento indicara que ms estudiantes comprenden lo que leen, mientras que un menor resultado implicara una prdida en la calidad de la educacin primaria). Independencia: El indicador depende en gran medida del sector educacin. Sin embargo, deber tomarse en consideracin que otros actores, como los propios padres de familia, podran incidir. Economa: La elaboracin del indicador se basa en pruebas tomadas por el Ministerio actualmente como parte de su gestin, no implica un costo adicional a lo ya programado. Oportunidad: El indicador se genera al finalizar el ao escolar, de manera que contribuye a evaluar los resultados del ao escolar. Verificabilidad: El procedimiento para calcular el indicador sigue un estndar y es replicable a partir de la base de datos de medicin de rendimientos.
Fuente: Adaptado del Plan Estratgico Sectorial Multianual 2007 2011 / Ministerio de Educacin

8. Anlisis de resultados: Los resultados de los indicadores se compararn en relacin a la meta o al valor a alcanzar propuesto, as como en relacin a los parmetros determinados. A partir de ello, se podrn determinar ajustes sobre las metas para periodos futuros, modificaciones a la asignacin de recursos, as como, la validez de los programas o actividades monitoreados a travs de los indicadores. Asimismo, se podr evaluar la pertinencia o no del indicador, y las causas de los desvos entre la meta planteada y el resultado obtenido.

IV. Etapa de Comunicacin 9. Comunicar / Informar: Los indicadores diseados debern ser comunicados oportunamente a los diferentes agentes involucrados en el quehacer de la institucin, tanto a nivel interno como externo, como una manera de transparentar la gestin. La comunicacin se refiere tanto a los indicadores, como a los resultados de los mismos, dependiendo de su periodicidad. Cabe sealar que la informacin que se proporcione debe ser simple, directa y verificable.

10. Registro de indicadores: Una vez definidos los indicadores, estos deben ser registrados a travs del Mdulo de Programacin y Formulacin Presupuestal, y generar el reporte correspondiente para sustentar la propuesta de presupuesto institucional del Pliego. De esta manera, el MEF tomar conocimiento de los indicadores que permitirn medir el desempeo del Pliego.