NATURALEZ, ALCANCE Y PROPOSITO DE LA FUNCION DE ORGANIZACIN Y METODOS

1. OBJETIVOS

1. Conocer el contenido y definicin de la funcin de O & M 2. Comprender el alcance de la funcin de O & M 3. Identificar los criterios ms adecuados para ubicar la funcin de O & M dentro de las estructura orgnica de la empresa o entidad 4. Conocer los requisitos que deben cumplir la funcin y la oficina de O & M para lograr efectivamente en su desempeo 5. Identifica los problemas ms frecuentes que inciden sobre la efectividad de la funcin de O & M

2. GENERALIADES

Hasta hace relativamente poco tiempo, la disciplina de organizacin y mtodos era prcticamente desconocida y poco utilizada; su emergencia podemos situarla a partir de la segunda guerra mundial, como resultado de los nuevos desarrollos en la administracin, la irrupcin de la lista que impregno desde entonces, toda la actuacin gerencial. En Colombia surge el inters por su aplicacin a raz de la reforma constitucional de 1958: la creacin de un sistema de planeacin del orden nacional y de una serie de organismos encargados de dar vigencia a la carrera administrativa, exiga el diseo de instrumentos que racionalizaran la actuacin del sector pblico en sus aspectos administrativos Con base en este criterio, se crea la secretaria de organizacin e inspeccin de la administracin publica de la presidencia de la repblica, la que a travs de los aos ha evolucionado hasta convertirse en la actual secretaria de administracin pblica (SAP) de la presidencia de la repblica, una de cuyas funciones bsicas es velar por el mantenimiento, desarrollo y aplicacin de la funcin de organizacin y mtodos a todos los niveles de la administracin estatal Adems del apoyo institucional, podemos citar algunos otros avances que han contribuido a su difusin y consolidacin definitiva, como campo de aplicacin especifico. Tales avances son, entre otros, la complejidad organizacional que exhiben en el presente las empresas pblicas y privadas y la consiguiente expansin de sus

actividades en todos los sectores; la competencia, que obligo a una reduccin sustancial en los riesgos y a un aumento en la eficiencia administrativa; los desarrollos tecnolgicos que deben incorporar continuamente las empresas, y que exigen una adecuacin paralela de tiempo institucional y administrativo; los controles gubernamentales; los costos crecientes; y, la relativa escasez de personal calificado. As, organizacin y mtodos se ha consolidado como una nueva disciplina cada vez ms necesaria en la gestin moderna.

2.1 Definicin y alcance Organizacin y mtodos es un servicio gerencial, cuyos objetivos es incrementar la eficiencia administrativa de una organizacin, mediante el mejoramiento en los procedimientos, mtodos y sistemas, la comunicacin, el control y la estructura orgnica. Como se puede observar en la anterior definicin, su campo de aplicacin es vasto, y su enfoque, se orienta hacia los criterios de eficiencia y racionalidad. No obstante, la organizacin se concibe para hacer algo, para al alczar una meta, para que sea eficaz, y el papel de organizacin y mtodos consiste en adecuar todos aquellos elementos planteados en la definicin, estructura, comunicaciones sistemas, etc. A fin de que la organizacin pueda lograr sus objetivos de una manera ms fcil, para que pueda ser verdaderamente eficaz. En trminos muy generales, entonces, podemos afirmar que los objetivos de organizacin y mtodos se pueden concretar en dos, a saber: 2.1.1 simplificacin procesos y procedimientos administrativos de todo orden, o eliminarlos cuando estos ltimos no implique una prdida o reduccin de la eficiencia organizacional optimizar el recurso humano y limitarlo al estrictamente necesario y lograr consecuentemente una disminucin en los costos de operacin, sin detrimento de la eficiencia o eficacia organizacionales

2.1.2

2.2 Dnde ubicar la funcin de O & M? En la medida que la funcin de organizacin y mtodos constituyen un instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicacin dentro de la estructura orgnica de cualquier entidad o empresa merece consideracin seria y ponderada Mucho se ha insistido en la necesidad de encuadrar esta funcin al ms alto nivel de la organizacin, aducindose para ellos tres razones fundamentales: la primera, que al depender de la jefatura mxima de la empresa, se eliminan resistencias indebidas a sus recomendaciones y sugerencias; la segunda. Que esta funcin, as localizada, podra obtener una visin amplia y panormica de la organizacin, especialmente en trminos de

una coordinacin que debe tener todas las actividades, lo que le servira para fijar con mayor precisin sus posibles reas de trabajo y lograra mejores frutos; y, la tercera, porque podra calcular con mayor certeza los posibles impactos que tendran sus recomendacin de mejoramiento administrativo, y sobre toda la organizacin y sus polticas, ya sobre una parte de las mismas, tomando la mediadas conducentes a impedir sobresaltos o dificultades operacionales Si bien e anterior esquema es ideal, se dira que los mismo argumentos serian vlidos para otras funciones que tienen un imparto o alcance muy amplio sobre la organizacin, por lo cual deben recibir un tratamiento y ubicacin similares a O & M, dad su cobertura y puesto que constituyen servicios de apoyo o asistencia; tales serian, por ejemplo la planeacin, la administracin de personal o la asesora jurdica, los servicios generales Sin embargo, la funcin de O & M deben ubicarse donde presten el servicio ms eficaz, y este es un asunto que compete determinar a la alta direccin, sea la junta directiva de una empresa privada, o el concejo municipal a iniciativa del alcalde. Es obvio que su dependencia jerrquica del mas elevado nivel traera beneficios innegables para la funcin pero o ms importantes es el contenido de su funcin, las responsabilidades que se le asignen, el apoyo institucional que reciba la seriedad de sus propuesta para mejorar la actuacin de le entidad en su conjunto En algunos casos, la funcin de organizacin y mtodos pueden adscribirse a una oficina que se cree con tal fin, que es la mejor solucin; en otros, dicha funcin puede asignarse a la divisin de servicios administrativos, donde exista; una tercera opcin esta en ubicarla en la oficina de planeacin, como una dependencia de esta; en cuarto lugar, bien podra estar en la oficina de desarrollo administrativo. Estas ltimas opciones son valas especialmente cuando la funcin no es muy conocida, y en tanto se le da la oportunidad de demostrar su contribucin al logro de los objetivos organizacionales La ubicacin de la funcin de O & M no puede, de todas formas, considerarse aislada del personal que va a desarrollarla, y en especial, de la persona responsable por ella, llmese jefe o director. En este sentido, conviene sealar que ese funcionario ha de asumir tres relaciones organizaciones bsicas saber: 2.2.1 como funcionario de lnea, con responsabilidades y autoridad sobre su propio personal; en otros trminos, los especialistas y el personal adscrito a la oficina de O &M, deben reportarse con l y no con alguno otro jefe de dependencia u oficina. Su trabajo est bajo su direccin general y el jefe de la oficina de servicio de O & M ha de responder solo ante su superior inmediato por el trabajo y los esfuerzos totales de su dependencia. Como funcin de operativo, cuyo existencia se justifica por brindar un servicios a los otros jefes y dependencias de la organizacin o empresa, tales como el jefe de contabilidad, el jefe de servicios generales o administrativos, el jefe de personal, etc. Sobre una base de persuasin, asesora y consejo Una vez que se acepta una propuesta formulada por la oficina de O & M, el personal de esta puede asumir transitoriamente autoridad de lnea sobre alguno o

2.2.2

2.2.3

algunos funcionarios de otras dependencias u oficinas, en la fase de implantacin de nuevos mtodos o sistemas Esta autoridad de lnea transitoria de deriva del conocimiento especializado que tienen los funcionarios de O & M de los sistemas, mquinas y procedimientos y es necesario para que los empleados sigan instrucciones, puedan ser supervisados y acepten las nuevas tcnicas que proporcionan los expertos en O & M. de todas formas, esta autoridad formal cesa una vez que el sistema o procedimiento marcha en la direccin prevista y de una manera eficiente, haciendo innecesaria la presencia del personal de O & M.

2.3 Requisitos para una labor efectiva en O & M Como se ha podido inferir de los prrafos anteriores, la funcin de O & M es mas de persuasin, de convencimiento de sus ventajas para el mejoramiento administrativos, que de imposicin jerrquica de los resultados de sus estudios y anlisis sobre la situacin en la organizacin De lo anterior podemos derivar un conjunto de requisitos que se extienden a la oficina que ha de llevarla a cabo, tales son: 2.3.1 aceptacin y apoyo de la alta direccin, aspectos ya sealados y que implica el conocimiento claro que la jefatura superior de la organizacin debe tener sobre la funcin de O & M, su familiaridad con sus ventajas, alcances y posibilidad y la provisin e un ambiente favorable para el desempeo de sus actividades propias. Este requerimiento es fundamental para que los dems funcionarios se interesen en lograr la asistencia y asesora de O &M para mejorar su eficiencia personal y la de la oficina a su cargo Una forma adecuada para obtener este apoyo consiste en la conviccin que debe obtener la oficina o servicios de O & M acerca de su propia responsabilidad en la bsqueda de aceptacin; la oficina de O & M deber venderse a s mismo, ofreciendo servicios y consejera de lata calidad, lo cual podra lograr en la medida en que su labor inicial se vea concretada en resultados tiles, que bien pueden ser procedimientos efectivamente mejorados e instalacin exitosa de los mismo. Apoyo de los funcionarios operativos, especialmente de los jefes de otras dependencias, y que se obtienen cuando los informes de las otras unidades orgnicas son favorables a la labor de O & M. es conveniente, as mismo, cursar visitas instructivas a estas dependencias, en las cuales se orienta el personal sobre los servicios que ofrece O & M conozcan con claridad no solo los objetivos generales de la organizacin, sino el detalle de los programas y objetivos de las diversas dependencias o unidades orgnicas, al igual que los sistemas y procedimientos que se emplean en cada una de ellas Seleccin de los proyectos o estudios a emprender, con bases objetivas acerca de las posibilidades de culminarlos con xito.

2.3.2

2.3.3

Muchas oficinas de O & M pretenden abarcar un rea de actuacin que excede en muchos sus posibilidades en materia de disponibilidad de personal y recursos, lo que le acarrea perdida de aceptacin y respetabilidad; un criterio sano ha de ser el de seleccionar proyectos o estudios que permitan mostrar beneficios o avances a corto plazo, especialmente cuando la funcin de O & M es de reciente implantacin, con los cual se gana aceptacin y se puede pensar razonablemente en une expansin 2.3.4 Consideracin de aspectos psicolgicos, pues en algunas ocasiones, los jefes de dependencia operativas, principalmente, suelen resentirse del apoyo que la lata direccin presta a la funcin de O & M. consideran que tal funciones pueden desarrollarla internamente, como parte de su responsabilidad. En oportunidades, aceptan lo que consideran una intromisin en sus propios asuntos, ya sea por temor a represalias de la alta direccin o por lealtad al superior. De aqu que sea muy importante cierta labor educativa que los funcionarios de O & M deben iniciar y mantener a nivel de toda la empresa; tal labor ha de orientase a demostrar que la funcin de O & M es de soporte y apoyo y en nada sustituye la capacidad administrativa; de otro lado, ha de enfatizarse que O & M no refleja en modo alguno la situacin actual de la organizacin, ni que se establece porque se evidencie un manejo administrativo impropio, inadecuado o ineficiente, a la par que su objetivo consiste en liberar al jefe de lnea de trabajo que no le es propio, ya que si dedica parte sustancial de su tiempo al mejoramiento de los sistemas, los proceso, la comunicacin o el control, necesariamente va a descuidar la gestin que caracteriza a su oficina o unida orgnica 2.3.5 Delimitacin de funciones: una oficina de O & M ha de tener una conjunto integrado de funciones que, sin invadir esferas propias de otras reparticiones administrativas. Le provean de los instrumentos normativos necesarios para que su funcin no se vea imitada en un momento dado. Normalmente, una oficina encargada de las actividades concernientes a los estudios de organizacin y mtodos, cumple las siguientes funciones: a) Reorganizaciones generales b) Anlisis, diseo y rediseo de estructuras organizativas, incluyendo determinacin y asignacin de funciones de todas las dependencias orgnicas, flujo de comunicaciones y mecanismos de coordinacin y control administrativo c) Estudio de mtodos y tiempo de trabajo para todas las actividades administrativas d) Instalacin material de oficinas y distribucin en planta fsica, de acuerdo con los objetivos a lograr y los flujos de trabajo e) Normalizacin o estandarizacin de material de oficina, a fin de evitar duplicidad y reducir costos de mantenimiento empleo y reposicin de mquinas y equipos

f) Estudios de mecanizacin o automatizacin de actividades y registros administrativos g) Elaboracin, edicin y control de manuales de organizacin y procedimientos administrativos h) Estudio de medios del trabajo, establecimientos de estndares y mecanismo de control del desempeo Este conjunto de funciones podra ampliarse o limitar, de acuerdo con las necesidades concretas de cada organizacin, y se presenta solo como un punto de referencia; no sobra agregar, que, adems de estas funciones, la oficina ha de desarrollar las que le competen como unidad orgnica, esto es, programar, coordinar, comunicar y evaluar internamente sus actividades Cualificacin del personal de O & M. este es un punto al cual con frecuencia no se presta la debida atencin, con grave detrimento para la eficiencia de esta actividad especializada. Antes grave detrimento para la eficiencia de esta actividad especializada. Antes de mencionar las cualidades que ha de tener el personal de O & M, conviene mencionar brevemente algunas caractersticas de la funcin en s, a fin de observar su compatibilidad con la de quienes ha de ser responsables de su desarrollo. En primer lugar, la O&M, es especializada, es decir que posee un cuerpo especializado de normas de aplicacin general; constituye un rama concreta y definida del conocimiento administrativo y utiliza metodologa propia orientada a obtener resultados previsibles. En segundo lugar la O&M es permanente, es decir, no tiene un ciclo definido de duracin, su permanencia est dada por la necesidad de mantener un proceso administrativo continuo. En tercer lugar, la funcin de O&M es consultiva o asesora, lo que indica que no se debe tratar de imponer sus soluciones o actuaciones. Finalmente, la funcin de O&M es exclusiva, es decir, solo la oficina de O&M debe llevar acabo funciones de este tipo. En la conformacin de la planta de personal de la planta de la oficina de O&M has de tenerse muy en cuenta los anteriores criterios, a fin de conformar un equipo consistente y capacitado. De esta manera los funcionarios de la oficina de O&M han de tener las siguientes cualidades: Conocimiento tcnicos, referentes a la organizacin y mtodos de trabajo, como tcnicas de medicin del trabajo, tcnicas de anlisis estadsticos, elaboracin de flujos de procesos, tcnicas de entrevista , entre otros. Experiencia prctica, referente a situaciones administrativas corrientes, la cual es necesaria para quienes tienen a cargo la conduccin de proyectos concretos de O&M.

2.3.6

 Espritu analtico y mentalidad indagadora, para evaluar las situaciones bajo estudios y obtener apreciaciones rpidas. Personalidad agradable que pueda inspirar confianza, perseverancia; que tenga paciencia y comprensin, que sea imparcial, con carcter, objetivo, que tenga originalidad y mucha prudencia con sus juicios. 2.4. Problema frecuentes en el desarrollo de la funcin de O&M. Se presentan a continuacin los problemas de mayor incidencia sobre la efectividad de la funcin de O&M. Insuficiencia de personal calificado e idneo Escaso prestigio del jefe de la oficina de O&M Ausencia de formacin tcnica especializada Racionalizacin de funciones impropias de O&M Campo de actuacin muy restringido a cuestiones secundarias Falta de colaboracin de las otras dependas.