Saneamiento Contable

GUIA PRCTICA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE
CAPITULO I MARCO CONCEPTUAL Y ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE SANEAMIENTO 01. Introduccin Como consecuencia de la existencia de informes de auditora a los estados financieros del ejercicio 2010 y de ejercicios anteriores, realizados a las entidades pblicas, se ha observado que existen dictmenes conteniendo opinin con salvedad, opinin adversa o abstencin de opinin, basados principalmente en aspectos relacionados con el saneamiento fsico, legal y contable de bienes de propiedad, planta y equipo. Existiendo, tambin otros rubros observados en menor proporcin, como las Existencias, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y otras cuentas del activo y pasivo, que vienen afectando los estados financieros por varios aos consecutivos.
Dictamen emitido por una sociedad de auditora, expresa una opinin adversa debido a lo siguiente: El rubro gastos pagados por anticipado, cuyo saldo asciende a s/. 218 m m, incluye anticipos concedidos, encargos otorgados y cargas diferidas que se mantienen pendientes de rendicin de cuentas y/o regularizacin administrativa por el importe de s/. 168 m m desde 1990 El rubro edificios, estructuras y activos no producidos cuyo saldo neto asciende a 477 m m incluye la divisionaria construcciones de edificios no residenciales por s/. 131 m m, que corresponden a obras culminadas y en funcionamiento, provienen desde 1995 y no han sido transferidas a la divisionaria correspondiente por carecer de liquidaciones; por lo que no fueron objeto de depreciacin dictamen emitido por una sociedad de auditora, expresa opinin negativa debido a que: en la unidad ejecutora se muestra la subcuenta construcciones de edificios no residenciales por el importe de s/. 58 m m que corresponde a obras culminadas y en funcionamiento de periodos anteriores, las cuales no fueron transferidas a las entidades beneficiarias debido a que carecen de liquidaciones. En el rubro gastos pagados por anticipado, cuyo saldo asciende a s/. 144 m m, se incluyen cargos otorgados pendientes de rendicin y/o regularizacin administrativa desde el ao 2007 por s/. 133 m m, correspondientes a convenios suscritos entre el pnud y la gerencia general. Dictamen emitido por una sociedad de auditora auditora, expresa opinin con salvedades debido a que: No se proporcion a los auditores el inventario valorizado de la cuenta edificios y estructuras y activos no producidos netos por s/. 15,743 m m, equivalente al 73% del total de los activos del pliego. Dictamen emitido por una sociedad de auditora, expresa una opinin con salvedades, debido a que: Los auditores no observaron la toma del inventario fsico de los activos fijos al 31 de diciembre de 2009, y los registros contables no permitieron aplicar procedimientos alternativos de auditora, a fin de poder satisfacerse de la razonabilidad de los saldos finales de dichos bienes que ascienden a un importe de s/. 55 mm. El rubro de materias auxiliares y suministros de funcionamiento en trnsito tiene bienes faltantes, que datan desde el ao 2007, que sin embargo no han sido registrados como tales, por un importe ascendente a s/. 0,13 mm, distorsionando la informacin financiera dictamen emitido por una sociedad de auditora, expresa opinin adversa debido a que: la entidad ha entregado a las reas usuarias para su operatividad obras civiles terminadas por la suma de s/. 444 m m, sin haberlas saneado legalmente ni depreciado acorde a la normativa de la direccin general de contabilidad pblica, por su materialidad, que representa el 70,38% del total activo, distorsiona los estados financieros. opinin calificada sobre los estados financieros del sector pblico: en nuestra opinin, excepto por los asuntos indicados en los prrafos 5, 6 y 7 a la incidencia de los reparos con los activos totales del balance general y el resultado del estado de gestin, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente, en todos sus aspectos de importancia, la integracin y consolidacin de la situacin financiera del sector pblico al 31 de diciembre del 2009 y el resultado de sus operaciones por el ao terminado en esa fecha, de acuerdo con principios de contabilidad
C.P.C. Juan Francisco lvarez Illanes

generalmente aceptados y normas legales vigentes y aplicables. Dictamen emitido por una sociedad de auditora, expresa una opinin con salvedades debido a lo siguiente: Diferencias por s/. 92 m m entre los saldos de las unidades ejecutoras con los saldos de los inventarios de bienes patrimoniales de control de bienes del rea de control patrimonial Carencia de actas de conciliacin e informes finales del inventario de bienes patrimoniales al 31 de diciembre que sustentan los saldos por 926 mm de las cuentas edificios, estructuras y activos no producidos, y vehculos, maquinarias y otros, reflejado en los balances generales de las unidades ejecutoras de la sede central
Dichas observaciones tienen relacin con las deficiencias encontradas en los estados financieros, en la identificacin de las no conciliaciones bancarias, la no realizacin de los inventarios fsicos de bienes muebles e inmuebles y que dichos bienes no se encuentran valorizados ni actualizados en su totalidad, la falta de valorizacin e inventarios fsicos de los recursos naturales y del medio ambiente. En la sobrevaloracin de algunas proyectos y obras, el no registro de la depreciacin de construcciones en curso, pasivos tributarios provenientes de retenciones no pagadas tales como ESSALUD, SUNAT, pasivos corrientes a deudores varios sin identificar, activos de propiedad planta y equipo depreciados al 100 % que requieren de la aplicacin de la revaluacin de activos, porque an tiene vida econmica til, obras construidas bajo la modalidad de encargos que an no han sido transferidos al sector correspondiente, apareciendo en la cuenta respectiva, activos que se encuentran en estado inoperativo u otros cuyo costo de mantenimiento es demasiado oneroso, que merecen dar de baja o activos cuya existencia ha sido comprobada, pero que no se encuentran contabilizados y que merecen ser incorporados al patrimonio de la entidad, saldos en cuentas por cobrar por ingresos tributarios y no tributarios que no tienen sustento y falta de identificacin de los respectivos acreedores o proveedores. Por otro lado, es un hecho cierto, demostrado por los rganos de control institucional as como por los procesos de auditora llevados a cabo indistintamente a las diferentes entidades del estado, cuya conclusin tanto en los dictmenes como en los informes correspondientes sealan que, en los estados financieros de las entidades pblicas figuraban, y en algunos casos continan revelando, saldos irreales no sustentados, con una antigedad significativa sin contar durante mucho tiempo con un mecanismo tcnico ni legal que permita su depuracin; lo que hizo necesario proporcionar el marco legal correspondiente y el manual de saneamiento contable a la administracin pblica para su respectiva aplicacin y regularizacin respectiva que permite determinar resultados contables transparentes, razonables y confiables para la toma de decisiones, as como generar cambios institucionales que conlleven a una mayor certeza en las de los Estados financieros. En ese sentido, la Contralora General de la Repblica recomend a la Comisin de Presupuesto y Cuenta General de la Repblica, del Congreso de la Repblica, evaluar u proponer iniciativas legislativas que permitan establecer responsabilidades en la presentacin de informacin y evaluar la normativa en saneamiento fsico, legal y toma de inventarios de bienes de activo fijo, a fin de plantear modificaciones legislativas. Con ello se contribuira a que las entidades pblicas cuenten con la documentacin que sustente los registros contables de tales rubros y, en tal sentido, el Congreso de la Repblica aprob la Ley N 29608, cuyos artculos 3 y 4 disponen el saneamiento contable.

Por todo ello, se ha considerado de suma importancia el proceso de regularizacin y saneamiento administrativo y contable, permitiendo descargar definitivamente de la informacin financiera aquellos saldos incorrectos, que previo anlisis y comprobacin merecen su regularizacin. Teniendo en cuenta las anteriores consideraciones, y con ocasin de la publicacin del manual de y el marco legal correspondiente y , en nuestra preocupacin permanente de proporcionar informacin razonable y apropiada, as como asistir en el proceso de capacitacin y asistencia tcnica a los mltiples usuarios, decidimos publicar la presente Gua Prctica de Saneamiento Contable, con el propsito de facilitar la comprensin y respuesta a los requerimientos inmediatos para la aplicacin de los procedimientos que conllevan la depuracin y saneamiento de la informacin contable pblica. Por otro lado, debemos sealar que en el presente captulo se consideran respuestas puntuales a diversas interrogantes incluidas, los casos prcticos. a) Como sincerar o sanear las cuentas del activo o del pasivo? b) Los predios e inmuebles de propiedad de la Entidad se encuentran registradas en la SUNARP? Y si no lo estn como se realiza el saneamiento fsico legal de los bienes inmuebles? c) Como hacemos para solucionar la inconsistencia de los saldos de Libros y registros ya que estos no concilian con los registros de las diversas cuentas consideradas en el balance general? d) Existen activos que fueron transferidos a otras entidades del Sector Pblico, sin embargo no se encuentran registrados en la Contabilidad de la entidad, que hacer? e) Cual son los procedimientos para empezar a analizar las cuentas por cobrar y por pagar y con que reas coordinar, aparte del rea de rentas? f) Existen obras culminadas que no cuentan con liquidaciones tcnicos financieras. g) Como determinar el costo real de una obra "X" sobre todo si se trata de gestiones anteriores y no existen los documentos correspondientes que sustenten el costo de la obra? h) como subsanar las cuentas de orden, los montos que se registran en el balance no tiene sustento? i) Como corregir los montos que figuran en el asiento de apertura y que no tienen sustento? j) Que hacer para ordenar a partir de ahora los documentos, ya que el saneamiento contable se debe a la falta de control y la organizacin adecuada. Finalmente, se ha tenido particular inters en desarrollar un documento funcional que responda a los requerimientos inmediatos tanto legales, administrativos y contables en la aplicacin de las normas legales directivas e instructivos, que sustentan las acciones que puedan tomar tanto los comits de saneamiento como los operadores del proceso e saneamiento. Consideramos que esta contribucin interpreta, en buena parte, el espritu que identifica a la Direccin y a los rganos de control, en los programas de transparencia y lucha contra la corrupcin. Esperamos que los servidores pblicos y la ciudadana en general, con inters particular en los temas de saneamiento contable, hagan de esta documento un soporte y estmulo para la aplicacin adecuada de los procedimientos que se relacionan con la depuracin de la informacin contable y, consecuentemente, contribuya a mejorar la labor de quienes, de manera permanente, se desempean como responsables de la administracin de los recursos pblicos as como de la informacin generada. Como consecuencia de la prrroga de la Ley de saneamiento contable habr necesidad de

establecer las posibilidades en las cuales pueden encontrarse las entidades al 31 de diciembre de 2003, y en este sentido se anota que:. 1) Habrn entidades que iniciaron el proceso de saneamiento y lo culminaron completamente, por tanto esta norma ya no les aplicara. 2) Otras que iniciaron el proceso y no han terminado. 3) Entidades que an no lo han empezado. La presente norma aplicara para las entidades que se encuentran en estas dos ltimas situaciones, estableciendo para ellas los pasos a seguir.
02. Antecedentes de la base legal del proceso de saneamiento contable De otro lado, cabe mencionar que con el fin de efectuar el saneamiento de bienes, en aos anteriores se emitieron los siguientes dispositivos legales: Ley N 26512 -Declaran de Necesidad y Utilidad Pblica el Saneamiento Legal de los Inmuebles de Propiedad de los Sectores de Educacin, Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construccin emitida el 21 de julio de 1995. Ley N 27171 -Ley de Saneamiento y Transferencia de Infraestructura Social financiada por el Fondo Nacional de Compensacin y Desarrollo Social FONCODES emitida el 11 de setiembre de 1999. Ley N 27493 -Ley de Saneamiento Fsico Legal de Bienes Inmuebles de las Entidades del Sector Pblico emitida el 11 de junio de 2001. Ley N 29151 -Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales SBN emitida el 14 de diciembre de 2007. Decreto Supremo N 007-2008-VIVIENDA -Reglamento de la Ley N 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales emitido el 14 de marzo de 2008 Decreto de Urgencia N 071-2001 -Declaran de inters nacional el saneamiento tcnico, legal y contable de los inmuebles de propiedad de las entidades pblicas emitido el 18 de junio de 2001. Decreto Supremo N 130-2001-EF -Dictan medidas reglamentarias para que cualquier entidad pblica pueda realizar acciones de saneamiento tcnico, legal y contable de inmuebles de propiedad estatal emitido el 02 de julio de 2001. Decreto Supremo N 136-2001-EF -Amplan alcances de Reglamento del Saneamiento Tcnico, Legal y Contable de los inmuebles de propiedad de las entidades pblicas a todos los organismos e instituciones a que se refiere la Ley N 27493 emitido el 09 de julio de 2001. Resolucin N 147-2009/SBN aprueba la Directiva N 005-2009/SBN Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal 03 Base legal del proceso de saneamiento contable a) Ley n 29608. La presente ley regula la obligatoriedad de las entidades del sector pblico de ejecutar las gestiones administrativas y contables necesarias para depurar la informacin contable inconsistente, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad econmica, financiera y patrimonial de las entidades pblicas. 1. Para el efecto, deber establecerse la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, que afectan el patrimonio pblico depurando y castigando los valores que presentan un estado de cobranza o pago incierto, para proceder, si fuera el caso a su eliminacin o incorporacin de conformidad con los lineamientos de la presente ley.

b) R.D. n 011 - 2011-EF/51.01 que aprueba y difunde el manual de procedimientos para las acciones de saneamiento contable de las entidades gubernamentales, c) R.D, n 012 - 2011-EF/51.01 que establece el plazo Plazos para la presentacin de los avances de la implementacin del Saneamiento de la Informacin Contable, para el primer semestre del ao 2011, hasta el 30 de septiembre del 2011 d) Directiva N 003-2011-EF/93.01 aprobado por R.D. n 012-2011-EF/93.0 que establece los lineamientos bsicos para el proceso de saneamiento contable en el sector pblico e) Resolucin N 147-2009/SBN aprueba la Directiva n 005-2009/SBN Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal. f) Reglamento Para el Inventario de Bienes Muebles (Resolucin N 039-98/SBN)
Marco normativo de procedimientos Concepto Procedimientos para la baja y venta de los Bienes Muebles en calidad de Chatarra Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal Procedimientos para la Venta de los Bienes Muebles dados de Baja por las entidades Pblicas Resoluc. N 124-2010/SBN Fecha Public. 21-12-2010 Directiva n 003-2010/SBN 005-2009/SBN, 002-2005/SBN
147-2009/SBN 12-12-2009 029-2005/SBN 16-06-2005
Procedimientos para el Alta y la Baja de los 021-2002/SBN Bienes Muebles de Propiedad Estatal y su Recepcin por la Superintendencia de Bienes Nacionales. Procedimiento para la donacin de bienes 031-2002/SBN muebles del Estado y para la aceptacin de la donacin de bienes muebles a favor del Estado
25-07-2002
004-2002/SBN
05-09-2002
009-2002/SBN
04 Proceso de saneamiento contable Es el proceso mediante el cual las entidades del sector pblico realizan acciones de depuracin ajustes, reclasificaciones e incorporacin de informacin financiera y contable a fin de establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan al patrimonio institucional, con la finalidad de que guarden criterios de razonabilidad, integridad y transparencia en las cuentas pblicas. Por lo tanto para los efectos de saneamiento y depuracin de cuentas de activo, pasivo y patrimonio, se regularizarn las cuentas que muestren inconsistencia en el registro y su situacin real en funcin a la corriente real de operaciones o transacciones que se realizaron, lo importante de todo ello es que se presenten y se revelen en los estados financieros en forma integra y razonable, especialmente en el estado de situacin financiera, que se considera como la fotografa momentnea de la entidad pblica, en ese sentido se requiere que la imagen sea lo ms ntida posible para reflejar una visin clara o transparente de la misma.
Por lo tanto, el proceso de saneamiento debe ser claro en el sentido de tomar los puntos clave de la informacin obtenida, tales como el tratamiento de los hechos que entran en investigacin, el anlisis e investigacin que se realice con objetividad y mucho realismo y las decisiones que finalmente se tomen, frente a la eliminacin, depuracin e incorporacin de valores en las cuentas que registran bienes, derechos y obligaciones, en los activos que no tienen los documentos soporte y el tratamiento de las correcciones de errores y reclasificaciones de registros de periodos anteriores, las propiedades, planta y equipo, que en la mayora de las entidades pblicas se encuentran contabilizados en forma global, sin considerar el anlisis individual, debiendo establecer un procedimiento general de toma de inventarios fsicos de los bienes de propiedad mueble e inmueble para proceder a su individualizacin, realizar su historial y actualizacin del estado operativo, etc. dejando la posibilidad que se pueda aplicar procedimientos alternativos que puedan sustentar la razonabilidad e integridad de las cuentas de los estados financieros. en este proceso de actualizar e individualizar los bienes, 05 Objetivo del saneamiento contable En el sector pblico en ocasiones se puede observar situaciones crticas, incongruencias en las cuentas de los estados financieros, errores involuntarios u ocasionados, ello implica analizar, corregir y eliminar los posibles errores, las cuentas que no tienen sustento y respaldo real y documentario, corregir las cuentas sobrevaloradas o no consideradas en los estados financieros a travs de un proceso de saneamiento contable cuyo objetivo debe centrarse en transparentar la informacin, hacerla ms razonable, si se quiere ofrecer informacin de calidad a los usuarios y organismos rectores, considerar para efecto de la informacin contable que se procesa, el actualizar los saldos en forma razonable y debidamente respaldada por documentos legales o confiables, en ese sentido hay muchas cuentas que sirven como cuentas temporales, precisamente sacar estos saldos de estas cuentas para que no afecten las aseveraciones que se realizan en los estados financieros. Por lo tanto, regular la obligatoriedad de las entidades pblicas de efectuar las acciones administrativas necesarias para la revisin, anlisis y depuracin de la informacin contable, segn lo dispuesto por los artculos 3 y 4 de la Ley N 29608, es imprescindible, de manera que se proceda a las actividades de saneamiento contable que permitan revelar en los estados financieros la imagen fiel de su situacin econmica, financiera y patrimonial, determinando la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio pblico, incorporando, eliminando o castigando los valores de acuerdo a su estado situacional, segn el caso y en orden a lo que dispone Directiva, correspondiente, permitiendo la presentacin razonable de los estados financieros del sector pblico. Presentar la informacin financiera de manera razonable y transparente Establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio publico Reunir la informacin y documentacin suficiente y competente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para depurar los saldos contables Establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan al patrimonio pblico Depurar y sanear las cuentas de los estados financieros o la informacin contable mediante la eliminacin e incorporacin de cuentas Preparar la informacin y documentacin suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos reales y consistentes, objeto de depuracin. Identificar los bienes de su propiedad y los que se encuentren bajo su administracin.

Realizar anlisis y evaluaciones de los bienes muebles e inmuebles que se encuentran bajo su administracin para verificar el estado operativo, uso y destino a fin de lograr una eficiente gestin de los mismos. Procurar que los bienes inmuebles de su propiedad o los que estn a su cargo, mantengan o incrementen su valor de acuerdo a la finalidad asignada. Efectuar el diagnstico de la situacin tcnica y legal de sus bienes muebles e inmuebles Remitir y/o actualizar la informacin sobre los bienes de su propiedad Poner a disposicin de los Gobiernos Regionales o de la SBN los bienes que no resulten de utilidad para la finalidad asignada o aquellos que se encuentren en estado de abandono, en el marco de la aplicacin de una poltica del uso racional de los bienes y gestin inmobiliaria eficiente. Aprobar los actos de saneamiento, adquisicin y administracin de sus bienes, organizando los expedientes sustentatorios correspondientes, procurando el mejor aprovechamiento econmico y social de los mismos. Disponer de sus bienes, previa opinin tcnica de la SBN, de acuerdo a lo regulado en el Reglamento y con las excepciones sealadas en la Ley y dems normas sobre la materia. Contratar Plizas de Seguros para los bienes de su propiedad y los que se encuentren bajo su administracin, conforme a la prioridad y disponibilidad presupuestal. Aprobar el Alta y la Baja de sus bienes. 06 Caractersticas Es temporal No tiene efectos fiscales o de fiscalizacin Se emplean procedimientos de auditora Se documenta a travs de papeles de trabajo Es objeto de depuracin toda la informacin que forme parte de los estados financieros hasta la vigencia de la norma de saneamiento respectiva. Los procedimientos aplicados no tendrn efectos fiscales. El proceso de saneamiento estar sustentado en papeles de trabajo, informes y expediente de saneamiento y se aplicarn normas de auditoria. Las decisiones para depurar o eliminar montos significativos en los estados financieros requieren de un acuerdo de la direccin, acuerdo de consejo regional, o concejo municipal Es obligatoria Las actas, las decisiones del comit de saneamiento e informes deben conservarse Los documentos sustentatorios y los papeles de trabajo deben conservarse deben ser sujetos a control y auditoria 07 Razonabilidad, fiabilidad de la informacin Una cualidad esencial de la informacin suministrada en los estados financieros es que se considere que muestran la imagen fiel , o presentan razonablemente, la situacin financiera, el desempeo y los cambios en la posicin financiera de la entidad y se entiende como razonabilidad de los estados financieros cuando este libre de errores significativos, ya sea por errores materiales, omisiones o fraude, se registre, la totalidad de las operaciones, reconocimiento y valuacin pertinente de a cuerdo a las NIC-SP, para este propsito, se supone que los usuarios tienen un conocimiento razonable de las actividades, de los hechos o sucesos econmicos acontecidos en la entidad, o lo que se podra esperar para influir en las decisiones econmicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros presentados en su oportunidad. En cuanto a la fiabilidad, para, que la informacin financiera sea til, debe tambin ser confiable, debe ser fiel a la realidad y se entiende por fiabilidad cuando est libre de error

material y de sesgo o prejuicio, y los usuarios pueden confiar en que es la imagen es fiel de lo que pretende representar, o de lo que puede esperarse razonablemente que represente. Para ser fiable, la informacin debe representar fielmente las transacciones y dems sucesos que pretende representar, o que se puede esperar razonablemente que represente. As, por ejemplo, un balance debe representar fielmente las transacciones y dems sucesos que han dado como resultado los activos, pasivos y patrimonio neto de la entidad en la fecha de la informacin, siempre que cumplan los requisitos para su reconocimiento. Por lo tanto, la informacin financiera debe servir de instrumento para que los diferentes usuarios fundamenten sus decisiones relacionadas con el control y optimizacin de los recursos pblicos en procura de una gestin pblica eficiente y transparente, para lo cual se deber revelar con razonabilidad la informacin que conforma los estados financieros. 08 Argumentos que afectan la razonabilidad de los estados financieros Algunas de los hallazgos de auditora y observaciones ms comunes detectados por las comisiones de auditora son: actividades a. Identificacin situaciones 1. 2. 3. 4. 5. carencia o falta de idoneidad del documento soporte. descripcin inadecuada del hecho en el documento fuente. desconocimiento de las normas que rigen la administracin pblica. interpretacin inadecuada del hecho econmico realizado. incapacidad de asociar el hecho econmico realizado con las normas contenidas en el PCG y las NIC-SP 6. hecho econmico no considerado en el PCG y no definido en la doctrina contable pblica. 7. hechos realizados que no han sido canalizados por el proceso contable. 1. asociacin inadecuada entre el marco conceptual y el PCG, por falta de coherencia e interpretacin, para el hecho econmico realizado. 2. cuentas inexistentes para clasificar el hecho realizado. 3. utilizacin de cuentas que tienen el propsito de registrar hechos diferentes al realizado. 4. falta de claridad de las descripciones y dinmicas. 5. incapacidad de asociar el hecho realizado con el PCG. imputacin en una cuenta o cdigo diferentes. registro contable no cargado ni acumulado en los estados financieros. hechos ocurridos sin registro contable. inadecuadas interfases de los subsistemas componentes del sistema integrado de informacin financiera-SIAF. 5. registro contable incompleto. 6. mal clculo de los ajustes relacionados con las cuentas de valuacin o no transaccionales. 7. ajustes realizados a las cuentas sin incluir los registros en la contabilidad.
b. Clasificacin
c. Registro y ajustes 1. 2. 3. 4.
d. Elaboracin y 1. estados financieros sin soporte en los libros de contabilidad. presentacin de 2. informacin de los estados financieros que no coincide con los libros y registros de contabilidad. estados contables y 3. inadecuado funcionamiento del programa utilizado para procesar la dems informes informacin.

4. no generacin de estados financieros razonables e inconsistentes. 5. generacin y presentacin inoportuna de los estados financieros a la direccin y a los organismos rectores y dems usuarios. 6. revelacin de informes que no corresponden a los registros realizados. e. Anlisis, 1. rendicin inoportuna de cuentas a los responsables del manejo de recursos y a las unidades correspondiente para su registro interpretacin y comunicacin de la 2. rendicin incompleta de informacin contable. 3. presentacin inadecuada o no presentacin de notas a los estados informacin contables, que aclaren algunos hechos econmicos de importancia. 4. no revelacin de cuentas con alto riesgo de inconsistencia. 5. revelacin inconsistente de cuentas de mayor relevancia reconocidos tcnicamente. 6. anlisis e interpretacin indebida de la informacin. 7. diseo inadecuado de indicadores para mostrar la realidad de la entidad. 8. inadecuada comunicacin de la informacin financiera y presupuestal. 9. Preparacin de informacin financiera y presupuestal slo para efectos de rendir cuentas a la Direccin nacional de contabilidad, la contralora y para otros organismos rectores.
09 Bases para la prestacin razonable y fiable Toda la informacin revelada en los estados financieros debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicacin estricta de las normas internacionales de contabilidad y otras normas, emitidas por la Direccin nacional de contabilidad pblica, para el registro de los hechos o sucesos econmicos. Por lo anterior, las entidades pblicas tendrn en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se registraron e incluyeron en los estados financieros analizando los saldos que no presentaran la razonabilidad suficiente que fueron objeto de observacin para su respectivo depuracin o saneamiento, con el propsito de implementar las medidas necesarias que garanticen su razonabilidad y confiabilidad permanente. No debern revelarse en los estados contables cuando la informacin no cumpla con los criterios de reconocimiento y valuacin sealados en el p. 82 y 83 del M.C. Por lo tanto, las entidades pblicas llevarn a cabo las gestiones necesarias que permitan depurar o sanear los valores contables irreales o sobreestimados que resulten de la actuacin anterior, cuando corresponda a alguna de las siguientes condiciones: a) Valores que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad; b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la accin coactiva; Cuando se den los presupuestos relacionados con la suspensin o conclusin del proceso de ejecucin coactiva de acuerdo al art.119 del cdigo tributario c) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible efectuar su cobro o pago por los medios normales, si no que debern efectuarse mediante el cobro coactivo y si se tratarn de obligaciones pendientes de pago se requerir previamente el reconocimiento del crdito devengado, as como la inclusin en el presupuesto de la entidad ; d) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extincin o prescripcin, segn sea el caso;

e) Derechos u obligaciones que carecen de documentos que sustenten su reconocimiento idneo a travs de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago; f) Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la prdida de los bienes o derechos; g) Cuando evaluada y establecida la relacin costo beneficio resulte ms oneroso adelantar el proceso de que se trate; h) Los inmuebles que carecen de ttulo de propiedad idneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulacin para incorporar o eliminar de la informacin contable, segn corresponda. i) Valores que no revelen la situacin real o que estn sobredimensionados que afecten la situacin patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad; Toda la informacin revelada en los estados financieros debe ser susceptible de comprobaciones y conciliaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud, observando siempre la aplicacin estricta de las normas internacionales de contabilidad y otras, emitidas por la Direccin nacional de contabilidad existente, para el registro de los hechos o sucesos econmicos. Las acciones de saneamiento de las entidades del sector pblico debern contar con la documentacin de sustente y acredite las acciones de depuracin ejecutadas. Por lo anterior, las entidades pblicas tendrn en cuenta las diferentes circunstancias por las cuales se registraron e incluyeron en los estados financieros analizando los saldos que no presentaran la razonabilidad suficiente que fueron objeto de observacin para su respectivo depuracin o saneamiento, con el propsito de implementar las medidas necesarias que garanticen su razonabilidad y confiabilidad permanente. 10 Que se sanea o depura? El proceso de saneamiento debe consistir en el anlisis, evaluacin y regularizacin de tres aspectos fundamentales: a) Saneamiento de bienes muebles b) Saneamiento de bienes inmuebles c) Saneamiento contable incluyendo la regularizacin de las cuentas que afectan a los bienes muebles e inmuebles
a) Saneamiento de bienes muebles Es un proceso administrativo, contable de saneamiento, registro y control patrimonial para regularizar la situacin administrativa y legal de los bienes muebles de las entidades pblicas que se encuentran en condicin de sobrantes, as como la de aquellos que se encuentran en condicin de faltantes en su patrimonio. b) Saneamiento de bienes inmuebles El proceso de saneamiento de bienes inmuebles, comprende todas las acciones destinadas a lograr que en los Registros de la propiedad inmueble, registros de control patrimonial as como en la contabilidad de la entidad se encuentren incorporados y figure la realidad jurdica actual de los bienes inmuebles de las entidades Pblicas, en relacin a los derechos reales que sobre los mismos ejercitan las respectivas entidades; y, a registrar contablemente en la Cuenta 33, los bienes de propiedad de dichas entidades, y, en la
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Cuenta de Orden los bienes afectados en uso a las mismas, as como aquellos sobre los que ejerzan cualquier derecho de administracin. c) Saneamiento contable de otras cuentas de balance comprende todas las acciones destinadas a lograr que regularicen otras cuentas que aparece en la contabilidad de la entidad y tienen incidencia en el patrimonio, muchas de ellas corresponden a acreedores, deudores y otros, tales como las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, anticipos concedidos, ingresos y gastos diferidos, cuentas por contingencias, etc. d) Qu aspectos no constituyen acciones de saneamiento contable? No constituyen acciones de saneamiento contable la eliminacin o incorporacin de las diferencias provenientes de las conciliaciones de saldos originados por errores de registro, partidas no contabilizadas oportunamente, u otros similares; en estos casos deber aplicarse la NICSP n 03 supervit o dficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables. 11 Alcance El mbito de aplicacin de la presente Directiva comprende a todas las entidades pblicas sin excepcin, en el marco de sus actividades orgnico funcionales, de acuerdo a lo sealado en el artculo 24 de la Ley N 28708, Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, por lo tanto: Los titulares de las entidades y empresas pblicas, bajo responsabilidad, implementaran acciones de saneamiento de la informacin contable. Las entidades realizarn las gestiones necesarias para depurar la informacin contable, de manera que los estados financieros expresen en forma fidedigna la realidad econmica, financiera y patrimonial de las entidades. se reunir la informacin y documentacin suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder al establecimiento de los saldos de las cuentas objeto de depuracin Los avances del primer semestre debieron presentarse el 30 de setiembre 2011 y los resultados finales el 31 de marzo de 2012. 12 Glosario de trminos ms usuales durante el proceso de saneamiento A continuacin se relaciona una aproximacin conceptual de los trminos que se utilizan en el desarrollo del proceso de saneamiento contable, los cuales deben entenderse en el contexto de la presente Circular Externa, para orientar el proceso hasta su culminacin.
a) Aseveraciones contables Son las representaciones, declaraciones o afirmaciones de la administracin contenidas en los estados financieros. Las aseveraciones contables, son implcitas en los estados financieros, se refieren a las polticas y principios de contabilidad, a la presentacin y revelacin y la razonabilidad de presentacin de los estados en conjunto, las aseveraciones contables que realiza la administracin o la gerencia son las siguientes: (i) Integridad. Todos los hechos econmicos realizados han sido reconocidos, valorados y registrados adecuadamente de acuerdo a las NIIF integrales o completas o NIIF para PYMES. ii) Exactitud Los registros de los activos, pasivos y otra clase de transacciones se ha procesado e incluido correctamente en los estados financieros, respecto a la: descripcin, reconocimiento, valoracin, cantidad, precio, y se asignaron en el perodo correcto. (iii) Existencia. Los activos y pasivos de la entidad econmica existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el perodo contable. iv) Derechos y obligaciones. Los activos representan derechos que generan probables beneficios econmicos futuros y los pasivos representan obligaciones presentes de probables sacrificios
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econmicos futuros, a cargo de la entidad econmica por sucesos o hechos econmicos pasados en la fecha de corte. (v) Reconocimiento. Es el proceso de incorporacin, en el balance o en el estado de resultados, de una partida que cumpla la definicin del elemento correspondiente, satisfaciendo adems los criterios para su reconocimiento establecidos en la norma debiendo ser objeto de cumplir la definicin de elemento siempre que: (a) sea probable que cualquier beneficio econmico asociado con la partida llegue o salga de la empresa; y (b) la partida tenga un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad. Ello implica la descripcin de la partida con palabras y por medio de una cantidad monetaria, as como la inclusin de la partida en cuestin en los totales del balance o del estado de resultados, por lo tanto, todos los activos y pasivos han sido reconocidos de acuerdo a las normas internacionales de contabilidad. (vi) Valuacin, medicin o valoracin . Medicin es el proceso de determinacin de los importes monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente los elementos de los estados financieros, para su inclusin en el balance y el estado de resultados. Para realizarla es necesaria la seleccin de una base o mtodo particular de medicin. Por tanto, todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados de acuerdo a las normas pertinentes. (vii) Propiedad o control sobre los activos La entidad tiene los derechos correspondientes, tales como el ttulo y otros documentos que sustentan la propiedad de los activos revelados en los estados financieros. Los pasivos reflejan las obligaciones presentes de la entidad. En cuanto al control, es un trmino moderno establecido por las normas internacionales de contabilidad que sealan que el control significa dirigir la poltica financiera de los activos, por lo tanto, ya no es necesario tener la propiedad del activo, si no el control del activo que pueda genera beneficios econmicos futuros asociado al criterio de primero lo econmico por sobre el aspecto legal. (viii) Presentacin y revelacin. Los hechos econmicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados. b) Confirmacin. Consiste en la respuesta que se da a una investigacin que pretende ratificar los datos contenidos en los registros contables. c) Controles de deteccin He aqu ejemplos de controles de deteccin que pueden ser relevantes: comparar los registros contables con los activos fsicos, tal como conciliar los registros de inventario perpetuo con los resultados de los conteos del inventario fsico; efectuar un seguimiento de los informes de excepciones que identifiquen transacciones que no cumplen con las reglas comerciales incorporadas al sistema de aplicacin; comparar los montos registrados con los registros de terceros, tal como conciliar el monto del mayor general con los estados de cuenta recibidos (en formato electrnico o de otro tipo) de los proveedores y bancos. d) Declaracin equivocada (errores). Una diferencia entre la cantidad registrada errneamente, mal clasificada, presentada, o de la divulgacin imprecisa de una partida de los estados financieros reportados y la cantidad real o adecuadamente presentada, clasificada, o de la divulgacin que se requiere para el elemento que estar de acuerdo con las normas internacionales de informacin financiera aplicables, pueden surgir de un error o de un fraude. e) Depuracin contable. Conjunto de actividades permanentes que lleva a cabo la entidad pblica, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio pblico, con base en los saldos que se hayan identificado. f) Errores de periodos anteriores. Son las omisiones e inexactitudes en los estados financieros de una entidad, para uno o ms periodos anteriores, resultantes de una falla al emplear una norma o de un error al utilizar informacin fiable que: (a) estaba disponible cuando los estados financieros para tales periodos fueron formulados; y (b) podra esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la
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elaboracin y presentacin de aquellos estados financieros. Estos errores incluyen los efectos de errores aritmticos, errores en la aplicacin de polticas contables, la inadvertencia o mala interpretacin de hechos, as como los fraudes Cuando el auditor expresa una opinin sobre si los estados financieros se presentan razonablemente, en todos sus aspectos significativos, o dan una visin verdadera y justa, los errores tambin se incluyen en los ajustes de los importes, la clasificacin, presentacin, o declaraciones que, a juicio del auditor, se necesarios para que los estados financieros se presentan razonablemente, en todos sus aspectos significativos, o para dar una visin verdadera y justa. g) Estados financieros. Es la representacin estructurada de la informacin financiera histrica, incluidas las notas y anexos a los estados financieros relacionados, su finalidad responde a la intencin de comunicar informacin relevante sobre los activos, pasivos y patrimonio, as como de los recursos econmicos de una entidad u obligaciones con acreedores o proveedores en un momento en el tiempo o los cambios de la misma acontecidos durante un perodo de tiempo, de acuerdo con un marco de informacin financiera (NIIF integrales). Las notas a los estados financieros relacionadas habitualmente comprendern un resumen de polticas contables significativas y otra informacin explicativa. El trmino "estados financieros" normalmente se refiere a un conjunto completo de estados financieros segn lo determinado por los requisitos de la NIC 1 aplicables, pero tambin puede referirse a un solo estado financiero. h) Evidencia de auditora Son elementos de juicios tangibles certeros y claros y manifiestos que obtiene el auditor como resultado de la aplicacin de pruebas y procedimientos de auditora y que constituyen el respaldo de su trabajo. La evidencia de auditora es la conviccin razonable de que todos aquellos datos e informacin expresados en los saldos de las cuentas han sido y estn debidamente respaldados en el tiempo y contenido por los hechos econmicos y circunstancias que realmente han ocurrido. La evidencia se obtiene, por el auditor, a travs del resultado de las pruebas de auditora aplicadas segn las circunstancias que concurran en cada caso y de acuerdo con el juicio profesional del contador pblico. Por tanto, la informacin utilizada por el auditor para llegar a las conclusiones en que se basa la opinin del auditor debe ser suficiente y competente o idonea. La base de la evidencia de auditora incluye tanto la informacin financiera contenida en los registros de contabilidad y en los de los estados financieros y otra informacin adicional para los propsitos de las NIA: (i) La suficiencia de la evidencia de auditora es la medida de la cantidad de informacin documentada obtenida que respalda la evidencia de auditora. La cantidad de la evidencia de auditora necesaria se ve afectado por la evaluacin del auditor de los riesgos de errores importantes, y tambin por la calidad de la evidencia de auditora. (ii) La idoneidad de la evidencia de auditora es la medida de la calidad de la evidencia de auditora, es decir, abundante informacin obtenida, su relevancia y su confiabilidad en la prestacin de apoyo a las conclusiones en que se basa la opinin del auditor. i) Gestin administrativa. Actividades que permitan acopiar la informacin y documentacin suficiente y pertinente que demuestre la existencia de los bienes, derechos y obligaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuracin j) Hallazgo de auditora La palabra hallazgo; tiene muchos significados y connotaciones, adems transmite una idea diferente a distintas personas. En auditora: se les emplea en un sentido crtico, se refieren a presuntas deficiencias o irregularidades relevantes, identificadas como resultado de la aplicacin de los procedimientos de auditora. se determina mediante procedimientos de auditora sobre reas crticas. Surgen de un proceso de comparacin entre; lo que debe ser y lo que es. k) Atributos de los hallazgos de auditora interna Es de importancia primordial que el auditor desarrolle totalmente las oportunidades de mejoramiento, para poder informar completa y claramente sobre los hallazgos. Por lo tanto, debe grabar en su memoria los atributos de un hallazgo de auditora, que son los siguientes:
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Condicin, criterio, causa, efecto. (i) Condicin: Situaciones actuales encontradas. Lo que es, este trmino se refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor, cuyo grado de desviacin debe ser demostrada y sustentada con evidencias. (ii) Criterio: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser, es la norma o estndar tcnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la conviccin de que es necesario superar una determinada accin u omisin de la entidad, en procura de mejorar la gestin. (iii) Causa: Razones de desviacin. Por qu sucedi? Es la razn fundamental por la cual ocurri la condicin, o el motivo por el que no se cumpli el criterio o norma. Su identificacin requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la condicin. Las causas deben recogerse de la administracin activa, de las personas o actores responsables de las operaciones que originaron la condicin, y estas deben ser por escrito, a los efectos de evitar inconvenientes en el momento de la discusin del informe, en el sentido de que despus puedan ser negadas por los responsables, o se diga que tales causas fueron redactadas por el auditor actuante, sin tener un conocimiento claro y exacto de lo ocurrido. (iv) Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en trminos monetarios. La diferencia entre lo que es y lo que debe ser, es la consecuencia real o potencial cuantitativo o cualitativo, que ocasiona la observacin, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administracin activa que tome las acciones requeridas para corregir la condicin. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificacin del efecto. l) Informacin financiera histrica Es la informacin que se expresa en trminos financieros en relacin con una determinada entidad, derivados principalmente del sistema de contabilidad empleados por esa entidad, sintetiza, los hechos o sucesos econmicos que ocurren en perodos de tiempo pasado o sobre las condiciones o circunstancias econmicas en los puntos en el tiempo en el pasado. ll) Materialidad o importancia relativa. En general, las representaciones errneas, incluyendo las omisiones, son consideradas como error material si, individualmente o en conjunto, son significativas, lo que razonablemente se podra esperar para influir en las decisiones econmicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros presentados en su oportunidad. Las omisiones o inexactitudes de partidas son materiales o tienen importancia relativa si pueden, individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones econmicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisin o inexactitud, juzgada en funcin de las circunstancias particulares en que se hayan producido. El factor determinante podra ser la magnitud de la partida, su naturaleza o una combinacin de ambas. 0) Naturaleza de la evidencia La naturaleza de la evidencia est constituida por todos aquellos hechos y aspectos susceptibles de ser verificados por el contador pblico y que tienen relacin con las cuentas que se examinan. p) Normas internacionales de contabilidad para el sector pblico NIC-SP Las NICSP son un conjunto de normas de contabilidad, de aplicacin mundial para las instituciones del sector pblico, exceptuando empresas pblicas bajo el mbito del FONAFE y las empresas de tratamiento empresarial como son las empresas de saneamiento (Agua); emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Pblico (IPSASB por sus siglas en ingls), entidad integrante de la Federacin Internacional de Contadores (IFAC por sus siglas en ingls. Estas normas nacen con el propsito de brindar estndares internacionales para responder a la necesidad de lograr una mejor calidad de la informacin financiera y enfrentar as problemas tales como la falta de transparencia, falta de razonabilidad de las cuentas, la dificultad para establecer comparaciones, la existencia de normas poco fiables y la corrupcin financiera y administrativa.
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Al usar un sistema de normas internacionales de contabilidad de carcter mundial, coherente y consistente entre s; en el registro de las transacciones de las entidades del sector pblico, apoyara la gestin de consolidacin de la informacin financiera con caractersticas tales como: alta calidad, razonabilidad de las cuentas, fiabilidad de la informacin, comprensibles, de cumplimiento obligatorio, con informacin comparativa y transparente. Al estandarizar el lenguaje y las tcnicas de contabilidad a nivel de Sector Pblico, cada entidad utilizar criterios de reconocimiento, medicin, presentacin y revelacin uniformes; permitiendo la comparacin de la informacin financiera de las distintas entidades y procesos de consolidacin de mayor confiabilidad. Actualmente son 31 normas emitidas por el IFAC. q) Obtencin de la Evidencia La evidencia suele obtenerse de: las cuentas que se examinan, los registros auxiliares, los documentos de soporte de las operaciones, las declaraciones de empleados y directivos, los sistemas internos de informacin y transmisin de instrucciones, los manuales de procedimientos y la documentacin de sistemas, la obtencin de confirmaciones de terceras personas ajenas a la entidad y los sistemas de control interno en general, sin que esta relacin tenga carcter exhaustivo. Los datos contables y, en general, toda informacin interna, no pueden considerarse por s mismos, evidencia suficiente y adecuada. El contador pblico debe llegar a la conviccin de la razonabilidad de los mismos mediante la aplicacin de las pruebas necesarias. La evidencia de los datos contables podr ser obtenida, entre otros, mediante los siguientes procedimientos: Inspeccin, observacin, investigacin, confirmacin, clculo y revisin analtica. r) Registros contables. Se refiere a los registros de informacin financiera respecto de los asientos contables y de los documentos de soporte, tales como: cheques, registros de transferencias electrnicas de fondos, facturas, contratos, el libro mayor, los registros auxiliares, los asientos del diario y otros ajustes a los estados financieros, registros electrnicos, bases de datos, hojas de trabajo, hojas de clculo, clculos, conciliaciones, revelaciones, etctera. s) Saneamiento contable. Proceso especial ordenado por la Ley 29608, que con base en la depuracin contable, se lleva a cabo en procura de organizar, autorizar y realizar los registros contables que permitan revelar en forma razonable y fidedigna la realidad econmica, financiera y patrimonial en los estados financieros de las entidades del sector pblico. t) Seguridad razonable Seguridad razonable es un concepto relativo a la acumulacin de la evidencia de auditora necesaria para que el auditor concluya que no existen representaciones errneas de importancia relativa en los estados financieros tomados como un todo. La seguridad razonable se relaciona con el proceso total de auditora. u) Tcnicas de auditora. Son mtodos prcticos de investigacin y prueba que se utilizan en el proceso de saneamiento contable, para obtener evidencia suficiente y pertinente que fundamente el anlisis y las recomendaciones por parte del Comit tcnico de Saneamiento Contable y soporten las decisiones de la instancia correspondiente. Las principales tcnicas de auditora que habrn de utilizarse en el proceso de saneamiento de la informacin contable se refieren al anlisis, confirmacin, inspeccin, observacin, rastreo, comparacin, encuesta, certificacin, conciliacin, declaracin, clculo, tabulacin, entre otras. v) Importancia Relativa - Riesgo Probable. Los criterios que afectan a la cantidad (suficiencia) y a la calidad (competencia) de la evidencia a
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obtener y, en consecuencia, a la realizacin del trabajo de auditora, son los de importancia relativa y riesgo probable. Estos criterios deben servir, as mismo, para la formacin de su juicio profesional. La importancia relativa puede considerarse como la magnitud o naturaleza de un error (incluyendo una omisin) en la informacin financiera que, bien individualmente o en su conjunto, y a la luz de las circunstancias que le rodean, hace probable que el juicio de una persona razonable, que confa en la informacin, se hubiera visto influenciado o su decisin afecta como consecuencia del error u omisin. El concepto de importancia relativa, que est considerado en la emisin de principios o normas de contabilidad, habr de ser considerado tanto en el desarrollo del plan global de auditora como en el proceso de formacin de la opinin tcnica del contador pblico. x) Documentacin sustentatoria Son elementos de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de las operaciones, de transaccin con los datos suficientes para su anlisis, est integrado por documentos fuente, informes, comprobantes de pago y otros documentos que respalden operacin u hechos econmicos. Los documentos sutentatorios sern archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronolgico y/o correlativo procurando su fcil acceso. La documentacin sustentatoria se mantendr archivada durante el periodo de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes Se organizar y mantendr debidamente actualizado el archivo de la documentacin sustentatoria de las operaciones que efecten las entidades con fondos pblicos.
13 Documentos e informacin necesaria para iniciar el proceso de saneamiento La informacin que se detalla a continuacin debe ser solicitada y obtenida oportunamente, dirigindose a cada una de las reas administrativas para que puedan ser proporcionados oportunamente y se organice de tal manera que este ordenada por temas y pueda ser entregada oportunamente al comit de saneamiento. Estados financieros de los periodos a analizar y evaluar, incluidos las notas y anexos a los estados financieros, la memoria de gestin, se solicitara tambin los auxiliares estndar de anlisis de cuenta, de cada partida del balance general y del estado de resultados Inventario fsico detallado de los bienes de propiedad mueble e inmueble, sealando su estado operativo, situacin legal, ubicacin y responsabilidad de su tenencia, registro y control, inclusin en los estados financieros o si se encuentran pendientes de saneamiento. Exigir la informacin necesaria sobre los bienes inmuebles afectados en uso y si sus acuerdos o convenios se encuentran vigentes a la fecha de la transferencia. Por otro lado, precisar los activos que se encuentran en situacin de baja, as como, aquellos que han sido transferidos y se encuentran en propiedad de la entidad, pero an no han sido incorporados en el inventario de bienes inmuebles de la entidad. Exigir la relacin e inventario de las cuentas bancarias: Cuenta corriente, cuentas de ahorro y principalmente las que se encuentran en situacin de, sujetos a restriccin, dichas cuentas debern ser debidamente conciliadas; Detallar, la utilizacin de otros recursos de financiamiento externo, tales como prstamos, pagares, sobregiros, donaciones de la cooperacin internacional u otro tipo de financiamiento (financieras, fondos mutuos, bonos, acciones, pagars, papeles comerciales, operaciones de reporte y otros) indicando los plazos de vencimiento, adems se deber evaluar su registro, control e inclusin en los estados financieros Los libros de contabilidad y dems documentacin sustentatoria de las operaciones contables y financieras realizadas, as como las obligaciones de orden financiero, de corto y mediano plazo.
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Rendicin de cuentas de los anticipos concedidos a proveedores, empresas constructoras, seguros, viticos y comisin de servicios y/o prstamos concedidos a todo el personal de la entidad, teniendo en cuenta la normativa interna (Directiva de tesorera art.68 R.D.0022007/EF-77.15). Situacin de los juicios seguidos por la entidad o contra l, indicando las implicancias administrativas y financieras para el desarrollo de la gestin o las posibles contingencias que pudieran presentarse y si estas se encuentran contabilizadas o comprometeran recursos presupuestales. Acervo documentario de la entidad, incluido el referente a los programas sociales, de salud, educacin o los que administre. Informe sobre el estado situacional de las actividades inherentes a sus funciones, o en su caso, de los servicios pblicos administrados por el Gobierno Regional, incluyendo aquellos de las direcciones regionales. Esto incluye los niveles de calidad y productividad alcanzados; as como la informacin sobre los principales proyectos en ejecucin y de aquellos cuyo inicio hubiese sido previsto y comprometido en el corto plazo. Relacin de las principales obras ejecutadas por la entidad en el periodo que concluye, informando sobre su situacin operativa: Obra concluida con liquidacin, obra concluida sin liquidacin, obra en construccin, etc. Estado de los expedientes pendientes de atencin o de resolucin, indicando su estado situacional,: comprometido, devengado, por pagar, etc. incluyendo un breve resumen o ayuda memoria la situacin y recomendacin de accin a seguir. Acciones prioritarias o muy urgentes en proceso o pendientes que requieran atencin en un plazo inmediato. Relacin de los informes de control recibidos del Sistema Nacional de Control durante su gestin, y del grado alcanzado en la implementacin de recomendaciones, incluyendo las acciones judiciales que se hubiesen generado. Constancia de presentacin ante la administracin institucional de la declaracin de compromiso de no incurrir en las prohibiciones e incompatibilidades de funcionarios y servidores pblicos o empleo de informacin privilegiada y/o reservada a la cual ha tenido acceso durante sus servicios a la entidad, previstas en la Ley No. 27588 y su Reglamento. 14 Etapas para realizar el saneamiento contable en el Sector Pblicos Primera etapa.- Adopcin de polticas administrativas encaminadas al saneamiento contable Los titulares de las entidades, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N 29608, dispondrn que el personal de la entidad brinde las facilidades al Comit de Saneamiento y a las reas responsables del proceso de saneamiento contable en las cuales se genere informacin o sucedan hechos que afecten directa o indirectamente la contabilidad de la entidad, para lo cual se debe proceder a efectuar las siguientes acciones administrativas: Actuacin administrativa. Los representantes legales de las entidades y organismos pblicos obligados al saneamiento contable, establecern las polticas y procedimientos, a travs del comit de saneamiento necesario para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que debern ser sometidas a consideracin de la instancia correspondiente para su castigo o depuracin o incorporacin. Adoptar las siguientes polticas y procedimientos para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que debern ser sometidas a saneamiento contable: Polticas
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6. El comit de saneamiento, liderar la recopilacin de informacin sobre las operaciones y hechos que afecten directa o indirectamente, a favor o en contra, sobre la Contabilidad y los estados financieros 7. Las actuaciones administrativas para el Saneamiento Contable, debern quedar adecuadamente sustentadas en los informes tcnicos-contables necesarios, que la Direccin de Administracin financiera por medio de la dependencia o del funcionario a quien le competa la funcin, los mismos que estarn tambin sustentados con los respectivos informes legales que realizar la Oficina Asesora Jurdica. Estos estudios constituyen los fundamentos con los cuales el Comit recomendar la depuracin, estudios que harn parte de las actas de aprobacin. 8. La Gestin Administrativa de las distintas unidades orgnicas estarn orientadas a apoyar al proceso de saneamiento por medio de la cual proporcionarn la informacin necesaria, as como los informes correspondiente y la documentacin suficiente y pertinente que acredite la realidad y existencia de las operaciones para proceder a establecer los saldos objeto de depuracin, involucra todas y cada una de las dependencias o unidades orgnicas de la entidad. 9. La Direccin de administracin financiera en coordinacin con el Comit Tcnico de Saneamiento Contable, utilizarn los mecanismos de comunicacin y coordinaciones usuales en la entidad para el recibo peridico de informes relacinalos con las operaciones econmicas que afecten a favor o en contra la situacin patrimonial de la entidad y sean susceptibles del estudio tcnico y jurdico para proceder a realizar los procedimientos necesarios para realizar la respectiva depuracin o incorporacin de los valores contables. 10.La Oficina Asesora Jurdica realizar el estudio jurdico a cada propuesta que remita la Direccin Administrativa y Financiera o el Comit Tcnico de Saneamiento Contable como soporte legal de la decisin de depuracin de los valores contables. 11.La Oficina Asesora Jurdica prestar asistencia Jurdica, a la gestin administrativa para el saneamiento contable de la entidad, en los trminos sealados por el marco normativo, as como dentro del marco legal vigente en materia de Saneamiento contable. 12.Los servidores pblicos de la entidad tienen responsabilidad administrativa y disciplinaria por la omisin de informar la operacin econmica, originada en su dependencia que sea susceptible de ser reportada con los documentos soporte. Segunda etapa.- Conformacin del Comit de Saneamiento Contable Las entidades pblicas que cuenten con Unidades Ejecutoras de Gasto e Inversin debern constituir un Comit de Saneamiento en cada una de ellas, la que informar al Comit de Saneamiento del Pliego para la revisin, centralizacin y presentacin al Titular del Pliego, quien es el responsable de acuerdo a Ley de las acciones de saneamiento a ejecutarse. a) En el caso de las Entidades Captadoras debern formar un Comit de Saneamiento Contable teniendo en cuenta las reas de responsabilidad en cuanto a la informacin que integra. b) A efecto de cumplir con sus funciones el Comit podr solicitar orientacin a los entes rectores y a cualquier otra entidad pblica que considere necesario. c) Acta de Reunin del Comit de Saneamiento Contable En cada Acta de reunin del Comit de Saneamiento Contable, de acuerdo al Anexo N 03 del presente Manual, deber tenerse en cuenta lo siguiente: (i) Anotar como mnimo lo concerniente al orden del da, asistentes, breve resumen de lo tratado y dems informacin pertinente. (ii) Dejar constancia expresa de que el procedimiento para la depuracin o incorporacin de bienes, derechos u obligaciones que afecten al patrimonio de la entidad pblica, se ajusta a la Ley N 29608, a la Directiva N 003-2011-EF/93.01 y al presente Manual. d) El Comit de Saneamiento Contable, luego del estudio y evaluacin de la
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documentacin correspondiente, propondr al Titular de la Entidad, la eliminacin o incorporacin de partidas contables mediante acta elaborada por el Comit y aprobada por todos sus miembros. Tercera etapa.- Inicio de acciones administrativas Las entidades pblicas comprendidas en el alcance de Directiva de saneamiento contable; dispondrn las acciones administrativas necesarias para la revisin de las cuentas contables cuyos saldos al 31 de diciembre de 2010, no reflejen su situacin real en orden a la normativa contable vigente para efectuar el anlisis de las causales de dicha situacin y dispondrn las acciones de regularizacin y el registro contable correspondiente. Para efecto de la revisin, anlisis y depuracin de saldos contables se tomarn como base y sin carcter de nicas las disposiciones siguientes: a) Diagnstico situacional Realizar el diagnstico situacional de las cuentas presentadas y reveladas en los Estados financieros anteriores al 2010. Coordinar con las distintas reas o unidades orgnicas que tengan problemas respecto a hechos o sucesos econmicos y que requieren de un proceso de saneamiento contable y/o legal o que tengan incidencia contable, a fin de que evacuen los informes correspondientes Acopio de informacin, sobre las cuentas de mayor magnitud y trascendencia externa tales como: Sunat, Essalud, ONP, AFP, acreedores varios, contratos de construccin pendiente, cobranza coactiva, procesos judiciales, reclamos, etc. Acopiar informacin interna: Notas a los estados financieros, anexos, informes de las oficinas de patrimonio, infraestructura pblica, asesora legal, cobranza coactiva, tesorera, Rentas, etc. Reunir la informacin y sustento documentario (Registros SIAF): Libro bancos, extractos bancarios, planillas, Cuentas por cobrar, cuentas por pagar pendientes de cancelacin o cuentas de ejercicios anteriores sin incidencia o movimiento contable, resoluciones respectivas, liquidaciones de obras pblicas tanto por administracin directa como obras por contrata, inventarios fsicos de activos, provisiones y contingencias, informes de auditoria, y otros documentos fuente con incidencia financiera. b) Procedimientos Administrativos a efectuar Se tomar en cuenta el anlisis, compulsa y la conciliacin de los saldos contables con las reas involucradas en el proceso de saneamiento, respectivamente para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, permitiendo detectar diferencias y el origen de las mismas, considerando lo siguiente: (i) Las cuentas contables objeto de saneamiento, sern las que resulten de la gestin administrativa realizada mediante acciones de anlisis, confirmacin, inspeccin, observacin, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable. (ii) Efectuar la bsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar y respaldar la realidad del hecho o suceso econmico de cada partida contable objeto de saneamiento. (iii) De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, se aplicarn procedimientos administrativos y legales tendientes a su, reconstruccin, sustitucin o reposicin, utilizando mecanismos alternos de comprobacin tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones. (iv) Con el acopio de la documentacin e informacin suficiente y pertinente, las reas involucradas elaborarn los expedientes de saneamiento, de acuerdo al Anexo n 02
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del presente Manual, y propondrn cada caso a consideracin del Comit de Saneamiento Contable. (v) En el desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, la Oficina General de Asesora Jurdica prestar la asesora necesaria a cada dependencia y funcionarios involucrados en el proceso de saneamiento contable, emitiendo los informes legales correspondientes con el sustento legal y documentacin sustentatoria (Cartas notariales, circularizacin de cartas , requerimientos internos y externos, denuncia policial, inicio de las acciones legales correspondientes presentados en su oportunidad, procedimientos contenciosos, quiebra de acciones coactivas sobre cobranzas de ejercicios muy remotos de acuerdo a Ley, etc.) c) Determinacin de Responsabilidad Administrativas o Legales ante evidencias comprobadas La responsabilidad de la gestin se cie a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva N 003-2011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales se comunicarn tales hechos a la Oficina General de Asesora Jurdica y/o al rgano de Control Institucional o a la Procuradura Pblica, segn corresponda. En el caso de la imposibilidad de determinar la presuncin de responsables se tendr en cuenta el expediente con todo lo actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de auditora, u otros) y se derivar al Comit de Saneamiento Contable para su depuracin y registro en cuentas de orden. Cuarta etapa.- Revisin, Anlisis y Depuracin de Saldos Una vez recepcionado toda la informacin correspondiente, se realizaran los anlisis de cuentas respectivas, especialmente las cuentas por cobrar y las de cobranza dudosa, cuentas de anticipos y pagos efectuados por adelantado, cuentas por pagar, cheques girados y no cobrados o anulados. Conciliacin de cuentas analizadas para cerciorarse de la consistencia y validez en el registro contable, diferenciado si se trata de errores para su correccin correspondiente NIC-SP 3 o cuentas que estn asociadas a hechos o sucesos econmicos que necesitan un tratamiento especial de ajuste cuenta 3501 Para el efecto del anlisis y depuracin de saldos se efectuaran preliminarmente las siguientes acciones: Quinta etapa.- Propuesta de ajustes tcnicos Se propondr los ajustes tcnicos necesarios promoviendo la participacin de asesora legal y otras unidades orgnicas tcnicas para su opinin, para posteriormente realizar los ajustes necesarios para la correcta depuracin de saldos y elaborar estados financieros intermedios consistentes con la finalidad de revelar y presentar nuevos saldos razonables, reales y consistentes. Propuesta de cambio en las polticas contables, as como la elaboracin de manuales de procedimientos basados en los lineamientos establecidos por las NIC-SP. 15 Orden de prelacin de las acciones a realizar durante el proceso de saneamiento El orden de prelacin para iniciar las acciones de saneamiento fsico, legal y contable debe realizarse de la siguiente manera con carcter de obligatorio (i) Las observaciones y recomendaciones contenidas en los dictmenes de las Sociedades de Auditoria y/o los rganos de Control Institucional. (ii) Los valores registrados contablemente y que no representan bienes, derechos u obligaciones reales para la entidad. (iii) Los derechos u obligaciones cuya realizacin no es posible mediante los procesos judiciales o coactivos. En este ltimo caso se requerir la opinin previa de la Oficina de Asesora Jurdica o de la Procuradura Pblica.
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(iv) Los derechos u obligaciones con causal de extincin segn la normatividad legal y contable vigente. (v) Los derechos u obligaciones de los cuales no se cuenta con la documentacin probatoria que los sustente, sin perjuicio de las responsabilidades administrativas, civiles y penales vigentes. (vi) La imposibilidad de establecer la responsabilidad legal por la prdida de los bienes o derechos, previa opinin de dicha imposibilidad por parte de la Oficina de Asesora Jurdica o de la Procuradura Pblica. (vii) Los procesos administrativos, civiles o penales que resulten onerosos para el Estado en cuanto a los gastos que irroguen y el beneficio posible. (viii) Los inmuebles que carecen de ttulo de propiedad idneo y que requieren de procesos de titulacin y/o regularizacin por afectaciones en uso, donaciones u otra modalidad de transferencia aprobada por la Superintendencia de Bienes Nacionales o por los Gobiernos Locales, segn sea el caso. (ix) Los derechos cuya recuperacin no haya sido posible y las obligaciones cuyos acreedores no sean habidos y con valores iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria solo requerirn la opinin del Comit de Saneamiento de la entidad pblica para su depuracin de los registros contables, las cuales registrarn en Cuentas de Orden. Para los derechos a recuperar mayores a una Unidad Impositiva Tributaria, son de aplicacin las normas legales y contables vigentes. (x) Las acciones de saneamiento de las entidades pblicas debern contar con la documentacin de sustento que acredite las acciones de depuracin ejecutadas. 16 Comit de Saneamiento Contable (Directiva N 003-2011-EF/93.01) Las entidades pblicas debern de constituir el Comit de Saneamiento y, en el caso de contar con Unidades Ejecutoras de Gasto e Inversin constituirn un Comit de Saneamiento en cada una de ellas, el que informar al comit de saneamiento del pliego para la revisin, centralizacin y presentacin al Titular del Pliego, quien es el responsable de acuerdo a Ley de las acciones de saneamiento a ejecutarse. En el caso de las entidades captadoras debern formar un comit de saneamiento contable teniendo en cuenta las reas de responsabilidad en cuanto a la informacin que integra. A efecto de cumplir con sus funciones el Comit podr solicitar orientacin a los entes rectores y a cualquier otra entidad pblica que considere necesario. a) Conformacin de la Comisin de Transferencia, b) instalacin e inicio de las sesiones y acuerdos. c) Recopilacin de toda la informacin obligatoria a analizar y evaluar para realizar las recomendaciones respectivas.
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El Comit podr solicitar orientacin a los entes rectores y a cualquier otra entidad que considere necesario 17 Conformacin y responsabilidades del comit de saneamiento (Directiva N 003-2011EF/93.01) La responsabilidad de las acciones de saneamiento contable recae en los Titulares de las entidades pblicas, de acuerdo a lo sealado en el artculo 3 de la Ley n 29608, en tal sentido dispondrn la creacin del Comit de Saneamiento Contable, el cual estar constituido de acuerdo a lo siguiente: El Director General de Administracin o cargo equivalente, quien lo presidir El Director de Contabilidad o cargo equivalente El Director de Tesorera o cargo equivalente El Director de Abastecimiento o cargo equivalente El Director del rgano de Control Institucional, si lo hubiere, en calidad de veedor. El Comit de Saneamiento Contable establecer las acciones que permitan reconocer, clasificar y medir las cuentas contables cuyos saldos actuales ameriten la aplicacin de las acciones de saneamiento contable. El Comit de Saneamiento Contable informar al Titular de la entidad pblica de las acciones de saneamiento ejecutadas y los resultados alcanzados, debiendo el Titular de cada entidad remitirlo al Congreso de la Repblica y a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica segn los plazos establecidos en el artculo 3 de la Ley N 29608; asimismo informarn los Titulares de las entidades pblicas que no ameriten acciones de saneamiento contable. 18 Responsabilidad del comit de saneamiento Los integrantes del Comit de Saneamiento Contable sern responsables solidarios con el Titular de la entidad pblica por la omisin en el uso o el uso indebido de las facultades que la Ley N 29608 y la presente Directiva les confieren. La responsabilidad sobre la depuracin de los valores contables estar a cargo del comit designado de conformidad con la norma correspondiente. El comit de saneamiento administrativo contable deber informar a la Direccin nacional de contabilidad pblica sobre el avance as como de sus resultados de las gestiones realizadas para el cumplimiento del marco normativo correspondiente, as como el propsito de transparentar la informacin financiera. Los servidores pblicos competentes sern responsables administrativa y Disciplinariamente por no proporcionar la informacin correspondiente o dificultar las acciones de saneamiento hayan utilizado indebidamente, las facultades otorgadas por la presente ley, para sanear la informacin contable pblica y revelar en forma fidedigna su realidad econmica y financiera. 19 Responsabilidad en la gestin de acciones de saneamiento Las acciones de saneamiento contable dispuestas por la Ley N 29608 no eximen de los deberes y responsabilidades inherentes a los actos de gestin realizados anteriormente, que correspondan en cada caso y, tampoco de la aplicacin de las normas administrativas y legales que sean aplicables.
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La responsabilidad de la gestin se cie a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva N 0032011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales se comunicarn tales hechos a la Oficina General de Asesora Jurdica y/o al rgano de Control Institucional y/o a la Procuradura Pblica, segn corresponda. En caso de no identificar a los responsables se tendr en cuenta el Expediente (denuncias, informes de auditora, solicitudes de seguros, etc.) depurando y registrando en cuentas de orden para poder hacer el seguimiento y verificacin.
20 Funciones del comit de saneamiento contable El Comit de Saneamiento Contable tendr las siguientes funciones: a) Proponer al Titular de la entidad pblica las polticas, responsabilidades, procedimientos y otras acciones sujetos a las acciones de saneamiento para su aprobacin. b) El comit de saneamiento en representacin de las entidades y organismos pblicos obligados al saneamiento contable, establecern las polticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sustentado, las respectivas partidas contables que debern ser sometidas a consideracin de la instancia correspondiente para su castigo o depuracin. c) El comit de saneamiento solicitar la informacin correspondiente relacionado con el proceso de saneamiento a las diferentes reas de actividad que estn relacionadas con ste proceso y coordinar conjuntamente con los responsables de cada rea a fin de que se desarrollen procedimientos que ayuden a corregir , depurar e incorporar valores en los estados financieros, realizando previamente las inspecciones, verificaciones, conciliaciones y observaciones necesarias, para determinar la veracidad, razonabilidad y consistencia de los elementos que componen los estados financieros d) Requerir a las reas responsables de las entidades pblicas involucradas en el proceso de saneamiento contable, la informacin necesaria con las recomendaciones para el saneamiento contable sustentado con la documentacin pertinente para la revisin, anlisis y depuracin de las cuentas contables que correspondan, proponiendo la modalidad de registro contable con sujecin a lo determinado por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, de acuerdo a lo sealado en el numeral 8 de la presente Directiva. e) Organizar toda la informacin acopiada sobre los activos y pasivos, bienes, recursos y acervo documentario que comprende el proceso de transferencia f) El comit de saneamiento contable deber establecer la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten su patrimonio pblico con corte a 31 de diciembre de 2010, depurando y castigando los valores que presenten un estado de cobranza o pago incierto a fin de buscar su eliminacin o incorporacin en los estados financieros. Identificacin de partidas objeto de la depuracin
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Determinacin de montos y condiciones para depurar partidas Evaluacin y recomendacin de partidas a depurar f) Disponer con Acuerdo en Acta y luego de la revisin, anlisis y depuracin, el registro de las acciones de saneamiento contable. g) Sustentar documentada y fehacientemente las actividades de saneamiento contable. h) Proponer la ejecucin de las acciones de saneamiento contable en el marco de las polticas, las cuentas y procedimientos contables. i) Efectuar el monitoreo permanente de la ejecucin de las acciones de saneamiento contable as como elaborar y presentar el Informe de Avance de la Implementacin al Titular del Pliego, quien reportar a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y a la Comisin de Presupuesto y Cuenta General de la Repblica del Congreso de la Repblica segn los plazos establecidos en el artculo 4 de la Ley N 29608. j) Otras funciones que le asigne el Titular de la entidad en el marco de lo dispuesto por la Ley N 29608. k) Elaborar el informe del estado situacional de la existencia real de bienes, derechos y obligaciones que afecten el patrimonio de la entidad con corte a 31 de diciembre de 2010, al mismo que se incluir algunos aspectos o hechos econmicos de importancia y que se consideren dentro del proceso de saneamiento, que hayan ocurrido durante el ejercicio 2011, sealando puntualmente las reas en las que se deben desarrollar procedimientos ms exigentes. 21 Adopcin de polticas administrativas encaminadas al saneamiento contable Los titulares de las entidades, de acuerdo a lo dispuesto por la Ley N 29608, dispondrn que el personal de la entidad brinde al Comit de Saneamiento y a las reas responsables del proceso de saneamiento contable en las cuales se genere informacin o sucedan hechos que afecten directa o indirectamente la contabilidad de la entidad, las facilidades necesarias, de acuerdo a las siguientes acciones administrativas: a) Se tomar en cuenta el anlisis y la conciliacin de los saldos contables con las reas respectivas para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro, permitiendo detectar diferencias y el origen de las mismas, considerando lo siguiente: b) Las cuentas contables objeto de saneamiento, sern las que resulten de la gestin administrativa realizada mediante acciones de anlisis, confirmacin, inspeccin, observacin, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable. c) Efectuar la bsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar la realidad de cada partida contable objeto de saneamiento. De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, se aplicarn procedimientos administrativos tendientes a su, reconstruccin, sustitucin o reposicin, utilizando mecanismos alternos de comprobacin tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para establecer la existencia real de los bienes, derechos y obligaciones. d) Con el acopio de la documentacin e informacin suficiente y pertinente, las reas involucradas elaborarn los expedientes de saneamiento, de acuerdo al Anexo N 02 del Manual de saneamiento contable y propondrn cada caso para consideracin del Comit de Saneamiento Contable. e) En el desarrollo del proceso de saneamiento contable de la entidad, la Oficina General de Asesora Jurdica, de haberla, prestar la asesora necesaria a cada dependencia y funcionarios involucrados en el proceso de saneamiento contable. La responsabilidad de la gestin se cie a lo estipulado en el numeral 7 de la Directiva N
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003-2011-EF/93.01. De presumirse evidencia de responsabilidades administrativas o legales se comunicarn tales hechos a la Oficina General de Asesora Jurdica y/o al rgano de control institucional y/o a la Procuradura Pblica, segn corresponda. f) En el caso de la imposibilidad de determinar la presuncin de responsables se tendr en cuenta el expediente con todo lo actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de auditora u otros) y se derivar al Comit de Saneamiento Contable para su depuracin y registro en cuentas de orden. 22 Documentacin del proceso de saneamiento contable. Las actuaciones administrativas que se realicen para el saneamiento contable, debern estar adecuadamente sustentadas en los anlisis respectivos y estudios tcnicos necesarios para respaldar la depuracin y formarn parte de las actas de aprobacin suscritas por los jefes de los organismos o los integrantes del mximo organismo colegiado, segn corresponda. Dentro de las actas que aprueben las depuraciones se dejar constancia expresa de que el procedimiento para eliminacin o incorporacin de derechos u obligaciones que se efecten a la contabilidad, se ajusta con lo dispuesto por las normas respectivas Los documentos sealados anteriormente quedarn a disposicin de los organismos de control para lo de su competencia. 23 Acta de Reunin del Comit de Saneamiento Contable En cada Acta de reunin del Comit de Saneamiento Contable, de acuerdo al Anexo N 03 del Manual de saneamiento contable, se deber tener en cuenta lo siguiente: a) Anotar como mnimo lo concerniente al orden del da, asistentes, breve resumen de lo tratado, los acuerdos adoptados y dems informacin pertinente. b) Dejar constancia expresa de que el procedimiento para la depuracin o incorporacin de bienes, derechos u obligaciones que afecten el patrimonio de la entidad pblica, se ajusta a la Ley N 29608, a la Directiva N 003-2011-EF/93.01 y al presente Manual. c) El Comit de Saneamiento Contable, luego del estudio y evaluacin de la documentacin correspondiente, propondr al Titular de la Entidad, la depuracin o incorporacin de partidas contables mediante Acta de Saneamiento Contable elaborada por el Comit y aprobada por todos sus miembros y la Resolucin respectiva.
24 Evaluacin de las acciones de saneamiento contable La Direccin Nacional de Contabilidad Pblica evaluar, cuando lo estime necesario, la adecuada aplicacin de las acciones de saneamiento contable, debiendo los Comits de Saneamiento Contable proporcionar la informacin que se requiera, en el marco de lo dispuesto por el Ttulo I, Disposiciones Generales, Captulo III, Conformacin y Atribuciones de los rganos del Sistema Nacional de Contabilidad, artculo 7, Atribuciones de la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, literal e) de la Ley N 28708 Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica. Por lo tanto, la Direccin nacional de contabilidad pblica, en ejercicio de sus funciones, llevar a cabo las labores de inspeccin que sean necesarias y le permitan determinar el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el proceso de saneamiento contable y, en consecuencia, que los entes pblicos suministran informacin contable que refleja la realidad econmica, financiera y patrimonial. En cumplimiento de dichas labores tambin podr solicitar informacin relativa al proceso de saneamiento contable de cualquier entidad pblica. 25 Informe del comit de saneamiento El comit debe informar en los siguientes trminos:
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La entidad mantiene un significativo importe de endeudamiento que asciende a la suma S/. 980,000.00 con las entidades financieras por prstamos y sobregiros bancarios, los cuales se encuentran garantizados con la cobranza tributaria de contribuyentes de zonas comerciales e industriales, hipotecas y transferencia de fondo del FONCOMUN en otros casos, siendo el incremento ms importante en el financiamiento de la entidad el prstamo a largo plazo de dos millones de nuevo soles (S/. 2000,000.00) con el Banco................ Se han incorporado un aproximado de 200 trabajadores a planillas de la entidad que anteriormente laboran como servicios no personales (SNP), no considerados en el CAP y en el respectivo PAP durante el ao............. se ha modificado en tres oportunidades la rotacin del personal directivo y en algunos casos se ha designado a reas no competentes con su especialidad. En relacin a la ampliacin del local municipal se est construyendo la segunda planta de 300 m2 con una inversin superior a los S/. 2000,000.00 a travs de un convenio suscrito con una universidad (obras por encargo) y se encuentra con un avance del 70% teniendo previsto incrementar su presupuesto en vista de las modificaciones efectuadas en los planos. As mismo la entidad no ha venido provisionando la comprensin por tiempos de servicios por S/. 560,000.000 posteriormente se ha regularizado por presin de los trabajadores ante la autoridad administrativa de trabajo suscribiendo los acuerdos correspondientes.
26 Control de las acciones de saneamiento contable (Directiva N 003-2011-EF/93.01) La Contralora General de la Repblica, en el marco de sus atribuciones, ejercer las acciones de control de su mbito, en orden a lo dispuesto por el literal c), del artculo 3 de la Ley N 29608. Adems las oficinas de control institucional o quien haga sus veces de conformidad con lo establecido en su plan anual de control, debern realizar el seguimiento correspondiente a las acciones de saneamiento revisando la gestin, los anlisis o evaluaciones, documentos y resultados que amparan las acciones y decisiones de saneamiento y evaluaran en forma separada, independiente y objetiva el cumplimiento del marco legal normativo, el manual y las directivas impartidas correspondientes, informando sobre las deficiencias o irregularidades encontradas 27 Imposibilidad de determinar la presuncin de responsabilidad e los actos o hechos anteriores El numeral 2.3.7 del manual e saneamiento contable seala que, en el caso de la imposibilidad de determinar la presuncin de responsables se tendr en cuenta el expediente con todo lo actuado (denuncia policial y sus resultados, informes de auditora u otros) y se derivar al Comit de Saneamiento Contable para su depuracin y registro en cuentas de orden. 28 De las Unidades Operativas Las unidades operativas que conforman la entidad tales como: Tesorera, abastecimientos, contabilidad, Rentas pblicas, personal, infraestructura pblica y todas aquellas quienes tengan que ver con el proceso de saneamiento contable debern: a) Proporcionar la documentacin sustentatoria de los hechos econmicos sujetos al saneamiento contable. b) En ningn caso se considerarn hechos econmicos que ocasionen o perjudiquen al estado por efecto del proceso de saneamiento.
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c) Es imprescindible conciliar, la existencia fsica con los registros e informacin incluida en los estados financieros, al trmino del proceso de saneamiento, se conciliarn y dar consistencia a los saldos de cuentas por cobrar, existencias, activo fijo (depreciables y no depreciables), construcciones en curso, bienes intangibles, agropecuarios y culturales con los saldos registrados en la Contabilidad de la entidad; para lo cual deber formular la relacin detallada de los derechos, acreencias y pasivos que presenta la entidad. Registrar oportunamente y en forma documentada los movimientos de ingresos y salidas de almacenes, as como las altas y bajas del activo fijo (depreciable y no depreciable), asegurando que la informacin administrativa sea congruente con el estado fsico de los suministros de funcionamiento y bienes administrados por la entidad.
d)
29 Recomendaciones posteriores al proceso de saneamiento Para efectos de evitar que alguna de las circunstancias anteriores afecte el proceso de contabilidad y la revelacin de la informacin a travs de los estados financieros e informes complementarios, los responsables de dicha informacin deben implementar las acciones necesarias que conduzcan a lograr, entre otros, los siguientes propsitos: a) Garantizar que la informacin financiera, econmica y presupuestal se registre y revele con sujecin a las normas internacionales de contabilidad, las directivas que emita la DNCP y el plan contable gubernamental. b) Definir los procedimientos de control interno que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso de contabilidad efectuada por los responsables directos de la informacin financiera y presupuestal, para garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y econmicos c) Promover la cultura del control previo por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable; d) Establecer los elementos bsicos de evaluacin y seguimiento continuo que deben realizar los Jefes de Control Institucional respecto de la implementacin del control interno necesario para mantener la calidad de la informacin financiera, econmica y presupuestal de la entidad pblica, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado; e) Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso de contabilidad pblica, as como los respectivos controles que deben implementarse para administrar los riesgos identificados. 30 Recomendaciones para promover el desarrollo de los siguientes procedimientos para obtener informacin razonable a) Registro de la totalidad de las operaciones Deben adoptarse los controles de contabilidad que sean necesarios para garantizar que la totalidad de las operaciones llevadas a cabo por las entidades del sector pblico sean vinculadas al proceso de contabilidad y a los verdaderos hechos econmicos que acontecen, de manera independiente a su cuanta y relacin con las funciones y competencias de la entidad. b) Reconocimiento y valuacin de los elementos de los estados financieros Relacionado con los bienes que sean identificados e incorporados al proceso de contabilidad como consecuencia de la depuracin, o incorporacin y saneamiento de la informacin contable, es preciso observar que en adelante las nuevas estimaciones y registros contables de depreciacin, amortizacin y deterioro de valor tendrn en cuenta la nueva vida til calculada en la evaluacin de su vida til. c) Ajuste a valores reales
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Los bienes, derechos y obligaciones de la entidad debern permanecer registrados en la contabilidad a valores reales de acuerdo a lo que esta establecido en las normas internacionales de contabilidad, para lo cual se debern actualizar los valores que aparecen en los estados financieros d) Soporte documentario que sustenten las operaciones La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad deben estar respaldadas en documentos idneos, de tal manera que la informacin registrada sea susceptible de verificacin y comprobacin exhaustiva o aleatoria. No podrn registrarse contablemente los hechos econmicos, financieros y presupuestarios que no se encuentren debidamente sustentados. Son documentos de sustento: los documentos fuente, los comprobantes de pago y los informes que acompaan a las operaciones realizadas, los cuales respaldan los diferentes hechos econmicos o sucesos acontecidos en la entidad. e) Conciliaciones de informacin Deben realizarse las conciliaciones respectivas para las diferentes cuentas en forma permanente para contrastar la informacin registrada en la contabilidad y los datos que sustentan los documentos y registros, as como la existencia fsica. Para un control riguroso del efectivo y especialmente de los depsitos en bancos, las entidades debern implementar los procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias, sean estas de ahorros o corrientes. Manteniendo como principal actividad la elaboracin peridica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el proceso conciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras de diferencias entre el extracto bancario y los libros de contabilidad. f) Libros y registros de contabilidad Como sustento de los estados financieros, las entidades pblicas deben generar los libros y registros de contabilidad, principales y auxiliares cuya informacin registrada en ellos ser la fuente para la elaboracin de los estados financieros. En este sentido, los ajustes que sean necesarios para garantizar la confiabilidad de la informacin debiendo realizar oportunamente, de forma tal que ellos queden reflejados en estos documentos. En ningn caso los valores que aparecen registrados en los libros sern diferentes a los revelados en los estados financieros y dems informes complementarios. g) Estructura del rea de contabilidad y gestin por procesos De acuerdo con la complejidad de las entidades pblicas en trminos de su estructura organizacional y de las operaciones financieras y presupuestales que desarrolla, debern contar con una estructura y un rden suficiente que permita la adecuada identificacin, clasificacin, registro, revelacin, anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin; es decir, para que las entidades u organismos que integran la administracin pblica asuman la funcin gestora de la toma de decisiones, para lo cual deben disear y mantener en su estructura organizacional los procesos necesarios para la adecuada administracin del Sistema de Contabilidad Pblica, tomando como referencia la naturaleza y caractersticas de su funcin, misin y visin. Las entidades pblicas debern adelantar las acciones tendientes a determinar la forma como circula la informacin a travs de cada organizacin, observando su conveniencia y eficiencia, as como su contribucin a la eliminacin de los riesgos relacionados con la oportunidad de la informacin. En este anlisis debern determinarse los puntos crticos o ms impactantes
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sobre el resultado del proceso contable, para lo cual deben elaborarse diagramas de flujo que vinculen a los diferentes procesos que desarrolla el ente pblico, donde se identifiquen grficamente las debilidades del proceso contable y proceder a implementar los controles que se requieran. h) Identificacin y documentacin sustentatoria La informacin fluye en las entidades a travs de los documentos soporte, por lo cual estos deben identificarse claramente para establecer posteriormente su relacin y efecto sobre la contabilidad. Los flujogramas como representacin grfica de los procedimientos y prcticas adelantadas en las entidades se convierten en un importante instrumento para determinar los puntos crticos donde se deben implementar la mayor cantidad de controles. i) Promover la elaboracin del manual de polticas y procedimientos de contabilidad. Se deben elaborar manuales donde se describan las diferentes formas de desarrollar las actividades contables en los entes pblicos, as como la correspondiente asignacin de responsabilidades y compromisos a los funcionarios que las ejecutan directamente. De igual manera, deben documentarse las prcticas contables que se han implementado en el ente pblico y que estn en procura de lograr una informacin confiable. Entre otras, son prcticas contables las relacionadas con las fechas de cierre o corte para la preparacin de informacin definitiva, mtodos de depreciacin aplicados, vidas tiles aplicables, perodos de amortizacin, mtodos de provisin, porcentajes de provisin, tipos de comprobantes utilizados, fechas de publicacin o exhibicin de informacin contable, perodos de actualizacin de valores, forma de conservar libros y dems soportes contables, libros auxiliares considerados como necesarios en la entidad, forma de elaborar las notas a los estados contables, fechas de presentacin de informacin contable a la Contadura General de la Nacin, CGN, criterios de identificacin y clasificacin de las operaciones y consultas formuladas a la CGN. Los manuales que se elaboren deben permanecer actualizados en cada una de las dependencias que corresponda, para que cumplan con el propsito de informar adecuadamente a los usuarios directos. 31 Comit Tcnico de control de calidad del Sistema de contabilidad y generacin de informacin financiera Dada la caracterstica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelacin necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan los entes pblicos, estos evaluarn la pertinencia de constituir e integrar el Comit Tcnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, como una instancia asesora del rea contable y financiera de las entidades. Lo anterior, sin perjuicio de las responsabilidades y autonoma que caracterizan el ejercicio profesional del Contador Pblico. 32 Responsabilidad de los Contadores de entidades que agregan o consolidan informacin El Contador Pblico a cuyo cargo est la contabilidad de la entidad que consolida o agrega informacin contable de entidades y organismos sin personera jurdica, deber implementar los controles u acciones administrativas que garanticen el suministro oportuno de informacin, as como la adecuada aplicacin de las normas tcnicas de contabilidad, de acuerdo con la norma bsica de plazos y requisitos para la presentacin de la informacin financiera, econmica y social. 33 Actualizacin permanente y formacin continuada
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Los responsables directos de la identificacin, clasificacin y registro de los hechos econmicos, financieros y sociales que realizan los entes pblicos deben tener la formacin necesaria que les permita dimensionar el sistema de contabilidad pblica, de tal manera que les permita la debida captura y clasificacin de las operaciones, as como la aplicacin adecuada de los criterios contables que sean aplicables para su respectivo registro. En este sentido, las entidades del sector pblico debern emplear mecanismos de actualizacin que sean efectivos, para garantizar el cumplimiento de las normas tcnicas y los procedimientos de contabilidad que expida la Direccin nacional de contabilidad pblica para estos efectos, la pgina web www.contaduria.gov.co es una herramienta informativa que fue creada por este organismo regulador como un medio para difundir todos los desarrollos, avances y dems disposiciones relacionados con la contabilidad pblica. De igual forma, los funcionarios de las entidades deben estar informados acerca de los procesos de capacitacin permanente que desarrolla la Contadura General de la Nacin, en virtud del plan anual de capacitacin, con el objetivo de participar activamente en los eventos que se realizan. Los responsables directos del procesamiento de la informacin contable en las entidades tienen el deber de asesorarse con los funcionarios que la Contadura General de la Nacin ha designado para tal fin. En los trminos del Decreto 3730 de 2003, las entidades u organismos descentralizados territorialmente o por servicios, podrn solicitar apoyo en la organizacin, diseo, desarrollo y mantenimiento del sistema de informacin contable, financiera y presupuestal al Contador General del departamento del cual forman parte, as como orientacin sobre el debido cumplimiento de las normas expedidas por el Contador General de la Nacin. En general, los entes pblicos deben organizar, mantener y actualizar un sistema de informacin normativa y procedimental y dirigir el diseo y desarrollo de los flujos de informacin que lo alimenten, para que sirva de apoyo a la gestin financiera y contable. 34 Oportunidad de la informacin Pretende que la informacin contable sea registrada y revelada con la debida oportunidad para que cumpla con el propsito de control y toma de decisiones en la administracin pblica. Los siguientes son elementos mnimos que apuntan a lograr este objetivo: 35 Responsabilidad en la continuidad del proceso contable De conformidad con lo establecido en la Ley 951 de 2005, por la cual se crea el acta de informe de gestin, el representante legal y el Contador bajo cuya responsabilidad se procesa la informacin contable en las entidades pblicas, independiente de la forma de vinculacin (nombramiento o contrato), debern presentar, al separarse de sus cargos, a manera de empalme, un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones sobre los asuntos de su competencia, con el propsito de continuar con el normal desarrollo del proceso contable. 36 Eficiencia de los sistemas de informacin contables y financieros Independiente de la forma que utilicen las entidades pblicas para procesar la informacin, sea esta manual o automatizada, el diseo del sistema implementado deber garantizar eficiencia, eficacia y economa en el procesamiento y generacin de la informacin financiera, econmica y social.
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Para la implementacin y puesta en marcha de sistemas automatizados, las entidades observarn criterios de eficiencia en la adquisicin de equipos y programas que contribuyan a satisfacer sus necesidades de informacin. Y atendiendo la naturaleza y complejidad del ente pblico de que se trate, se deber procurar que los sistemas implementados integren adecuadamente los principales procesos que tienen a su cargo las dependencias. 37 Celeridad en el flujo de documentos De conformidad con el desarrollo de la gestin contable por procesos y los manuales de procedimientos implementados en las entidades, se deber hacer un anlisis y evaluacin de los diferentes tipos de documentos que sirven de soporte a las operaciones llevadas a cabo, as como la forma y eficiencia de su circulacin entre las dependencias y entre la entidad y los usuarios externos, con el propsito de tomar las medidas que sean necesarias para garantizar un eficiente y rpido flujo de documentos. 38 Establecimiento de control interno De igual forma, deben implementarse los controles tendientes a minimizar el riesgo de inoportunidad en los documentos que se generan en otras entidades, los cuales son fundamentales para la ejecucin del proceso contable. 39 Fundamentos para el cierre contable De acuerdo con las normatividad vigente expedida por el Contador General de la Nacin, los entes pblicos debern adelantar todas las acciones de orden administrativo que conlleven a un cierre integral de la informacin producida en todas las reas que generan hechos financieros, econmicos y sociales, tales como cierre de compras, tesorera y presupuesto, recibo a satisfaccin de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboracin de inventario de bienes, legalizacin de cajas menores, viticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones, verificacin de operaciones recprocas, ajustes por provisiones, depreciaciones, amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y clculo actuarial, los lmites establecidos para los saldos de las cuentas otros, las cuentas de orden y la presentacin de las notas a los estados contables, entre otros aspectos, aplicando los procedimientos contenidos en el Plan General de Contabilidad Pblica. Para los estados contables y dems informes que se produzcan en perodos intermedios, las entidades procedern a realizar los cierres a que haya lugar, adelantando todas las acciones que sean necesarias para que se obtenga informacin contable razonable y oportuna. 40 Elaboracin y presentacin de informes y estados contables El Contador Pblico a cuyo cargo est la responsabilidad del sistema contable del ente pblico, debe preparar los estados contables y dems informes que sean necesarios, as como comunicar al tomador de decisiones sobre la situacin financiera, econmica y social de la entidad y de los resultados logrados en un determinado perodo. La informacin contable producida debe revelar en forma confiable la realidad financiera, econmica y social de los entes pblicos y ello ser objeto de certificacin mediante las firmas del representante legal y del respectivo Contador de la entidad, en los trminos de la Resolucin 550 de 2005 expedida por el Contador General de la Nacin o de las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen. 41 Anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin La informacin contable servir de base para establecer las acciones administrativas que se deben ejecutar para optimizar la administracin de los recursos pblicos.
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En este sentido, los informes contables deben permitir la realizacin de las verificaciones relacionadas con el anlisis de vencimientos de cartera, gestin eficiente de otros activos, cumplimiento de obligaciones, clculos de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamientos, entre otros. 42 Coordinacin entre las diferentes dependencias Dada la visin sistmica de la contabilidad, existe una responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, por lo cual se requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a las entidades, as: 43 Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable El proceso contable y financiero de las entidades pblicas est interrelacionado con los dems procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la caracterstica recursiva que tienen todos los sistemas y en aras de lograr la sinergia suficiente que permita alcanzar los objetivos especficos y organizacionales, todas las reas de las entidades que se relacionen con la contabilidad como proceso cliente, tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, en el tiempo oportuno y con las caractersticas necesarias, de tal modo que estos insumos sean canalizados y procesados adecuadamente. 44 Visin sistmica de la contabilidad y compromiso institucional La informacin que se produce en las diferentes dependencias ser la base para reconocer contablemente los hechos econmicos, financieros y sociales realizados. Por lo cual, en aras de la eficiencia operativa de las entidades pblicas, no podr exigirse que la totalidad de la informacin que administre una determinada dependencia la tenga, al mismo tiempo, el rea contable. Es preciso sealar que las bases de datos administradas por las diferentes reas de la entidad se asimilan a los auxiliares de las cuentas y subcuentas que conforman los estados contables. La presentacin oportuna y con las caractersticas requeridas por las diferentes reas que procesan informacin, debe ser una poltica en la que se evidencie un compromiso institucional. 45 Controles asociados al proceso contable Los controles asociados al proceso de contabilidad son todas aquellas medidas implementadas por la entidad, con el objeto de advertir, corregir o solucionar las situaciones inconsistentes o errneas sealadas y, por consiguiente, obtener estados financieros razonables. la existencia y efectividad del control interno para el proceso de contabilidad y el sistema de contabilidad pblica, de conformidad con la complejidad de las entidades, debe considerar, como mnimo, los siguientes aspectos especficos en cada una de las actividades del proceso de contabilidad: ACTIVIDADES CONTROLES 1. Adoptar una poltica mediante la cual todos los hechos econmicos, financieros realizados en cualquier dependencia del sector pblico, sean debidamente informados al rea de contabilidad a travs de los documentos fuente o soporte de las operaciones, para que sean canalizados en el proceso contable. 2. Elaborar planes de trabajo, e implementar procedimientos especficos, que permitan la eficiencia de los flujos de informacin desde los procesos proveedores de informacin
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hacia el proceso contable, en forma oportuna. 3. Implementar procedimientos administrativos que sean efectivos, para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la autorizacin de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas chicas o fondos para pagos en efectivo y sus respectivos arqueos peridicos. 4. Adoptar polticas relacionadas con la incorporacin de los inmuebles, vehculos automotores y dems bienes, al patrimonio de la entidad, lo que incluye el seguimiento sobre su legalizacin y valoracin actualizada. 5. Verificar la incorporacin de las obligaciones de la entidad, principalmente las relacionadas con el pasivo laboral, las cuales incluyen el reconocimiento de los beneficios sociales, vacaciones y otros beneficios. 6. Implementar un sistema de capacitacin que posibilite el conocimiento suficiente a los funcionarios de contabilidad, para una adecuada identificacin de los hechos econmicos, financieros realizados. 1. Establecer la existencia de conciliaciones de saldos del efectivo y cuenta corriente e Inversiones, entre las reas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorera, y dems reas de la entidad, examinando simultneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la informacin. 2. Establecer la existencia y efectividad de medidas para la realizacin peridica de toma fsica de inventarios, y conciliacin de saldos con los registros contables. 3. Determinar la existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboracin, revisin y depuracin oportuna de las conciliaciones bancarias, que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros. 4. Implementar polticas permanentes relacionadas con procesos de depuracin de Rentas, Cuentas por Cobrar, y dems activos, de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada clasificacin contable. 5.Implementar polticas contables para realizar las conciliaciones asociadas a los beneficios sociales, pensiones y otros que requieren clculos actuariales, consolidadas y sus intereses, operaciones de Crdito Pblico y manejo de Deuda, retenciones tributarias y dems pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos, logrando as una adecuada clasificacin contable. 6. Evaluar, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la DNCP, el proceso de operaciones econmicas y financieras entre entidades pblicas, para lograr la conciliacin de saldos recprocos con las, que incluya la confirmacin de saldos a travs de circularizaciones peridicas entre las entidades objeto de conciliacin. 7. Hacer revisiones peridicas sobre la consistencia de los saldos que revelan las diferentes cuentas, para determinar su adecuada clasificacin contable.
1. IDENTIFICACION
2. CLASIFICACION
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1. Comprobar la existencia de los Libros de Contabilidad, debidamente registrados segn lo establece SIAF y la normatividad concerniente. 2. Comprobar la idoneidad, existencia, organizacin y archivo de los soportes documentales. 3. Comprobar el compromiso oportuno y el correcto registro de todas las operaciones llevadas a cabo por la entidad pblica. 4. Implementar un sistema que permita verificar peridicamente la elaboracin y clculo de los ajustes que sean necesarios, para revelar razonablemente la informacin contable, especialmente los relacionados con depreciaciones, provisiones y amortizaciones, entre otros. 5. Verificar que los datos registrados en los libros de contabilidad corresponden con la informacin contenida en los comprobantes y dems documentos soporte.
3. REGISTRO Y AJUSTES
1. Comprobar que la informacin revelada en los estados financieros corresponde con la registrada en los libros de contabilidad y en la aplicacin de las normas internacionales de contabilidad 2. Establecer polticas contables para que la informacin contable se suministre oportunamente a la administracin de la entidad, 4. ELABORACION Y a la DNCP, y a los organismos Rectores. PRESENTACION DE 3. Establecer procedimientos que garanticen un adecuado flujo de ESTADOS FINANCIEROS Y documentos a travs de las dependencias de la entidad, de tal DEMAS INFORMES manera que permita la generacin oportuna de libros de contabilidad e informacin contable. 4. Exponer, en lugar visible, la informacin contable preparada para que sea fcilmente consultada por los ciudadanos y dems usuarios. 5. Comprobar que la informacin contable ha sido suministrada a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que reglamentan dichos requerimientos. 1. Verificar que la informacin contable suministrada a la administracin est acompaada de un adecuado anlisis e interpretacin, sustentado en clculos de indicadores de gestin y financieros, tiles para mostrar la realidad financiera, 5. ANALISIS, econmica y social de la entidad pblica. INTERPRETACION Y COMUNICACION DE LA 2. Construir los indicadores y dems razones financieras pertinentes, a efectos de realizar los anlisis que correspondan, INFORMACION para informar adecuadamente sobre la situacin, resultados y tendencias. 3. Establecer como poltica institucional la presentacin oportuna de la informacin contable debidamente analizada.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES DE SANEAMIENTO EN EL BALANCE GENERAL
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Capitulo II Saneamiento de cuentas de balance y aplicacin de la cuenta 3401.03 y la aplicacin de la NIC-SP 3.

Como se corrige y se sanea las cuentas materia de observacin a travs del cdigo contable 3401.03. Implicancia patrimonial de la utilizacin de la cuenta 3401.03 Cuando se corrige las cuentas utilizando la NIC-SP 3 Implicancia financiera y patrimonial de la utilizacin de la norma internacional NIC-SP 3 Procedimientos contables de saneamiento en el balance general cuando se trate de errores, aplicacin de la NIC-SP 3 Errores de periodos anteriores (p.7 NIC-SP 3) Correccin de otros errores: Reclasificacin de cuentas, errores en los cdigos, etc. Saneamiento contable Caja y Bancos Saneamiento contable de Inversiones disponibles Saneamiento de Cuentas por Cobrar Saneamiento contable de las cuentas por cobrar de origen tributario, prescripcin de la deuda tributaria Estimacin de las cuentas de cobranza dudosa Saneamiento de Servicios y Otros Contratados por Anticipado Saneamiento contable de las existencias Saneamiento contable de Propiedad, Planta y Equipo Correccin de errores por reclasificaciones de cuentas Casos prcticos
01 Procedimientos contables de saneamiento en el balance general

Las diferencias provenientes de las conciliaciones de saldos debidas a errores de registro y partidas no contabilizadas oportunamente, entre otros, sern objeto de aplicacin de la NICSP 03 Supervit o dficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables, no procediendo para el registro contable la utilizacin de la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608. En cambio cuando se trate de incorporar, retirar: obligaciones, bienes y derechos en los estados financieros a travs de asientos de ajuste se corregirn a travs de la cuenta 3401.03
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GUIA PRCTICA DEL PROCESO DE SANEAMIENTO CONTABLE 02 Saneamiento contable Caja y Bancos
a) Concepto Son los recursos financieros controlados por la entidad disponibles para su uso en forma de efectivo o equivalente de efectivo (Tarjetas de crdito, dbito, giros, cartas rden, etc.), los mismos que se encuentran depositados por lo general en cuentas corrientes y/o ahorros en una entidad bancaria o financiera y se utilizan como medios de pago, denominndose tambin fondos pblicos o recursos financieros que provienen de la recaudacin tributaria nacional o local, as como de la captacin de recursos no tributarios que se generan u obtienen en la produccin de bienes y prestacin de servicios pblicos que las unidades ejecutoras o entidades pblicas realizan, con arreglo a Ley. b) Contenido Incluye las subcuentas que representan medios de pago, tales como dinero en efectivo, cheques, giros, depsitos en Bancos e Instituciones Financieras. Por su naturaleza corresponden a activos disponibles y de origen deudor, algunos de ellos podran estar sujetos a su disposicin de uso. c) Objetivos de la evaluacin El dinero en efectivo existe y se encuentra disponible para su utilizacin en las actividades de la entidad (aseveraciones: existencia e integridad); Los saldos bancarios se concilian con los saldos del mayor general (aseveraciones: valuacin, presentacin y revelacin). d) Evaluacin del riesgo de control Las entidades brindaran especial atencin a los procedimientos de control efectivos, con el objeto de asegurar la integridad, validez y exactitud de los fondos. Tales procedimientos son importantes en el control interno de los saldos de Caja Bancos, incluyendo las conciliaciones bancarias preparadas con oportunidad. Ello involucra las siguientes aseveraciones: Integridad, existencia y exactitud de los cobros de efectivo (cuentas por cobrar, ingresos y cobros de efectivo). Integridad y exactitud de pagos en efectivo (cuentas por pagar, compras y pagos). e) Deficiencias de Control Interno comunes Ausencia de conciliaciones bancarias. La ausencia de ajustes en las partidas conciliadas origina errores. Las cuentas para controlar los fondos para pagos en efectivo no se saldan por falta de rendicin de gastos o falta de documentos que sustenten los gastos denotndose excesivos recibos provisionales. Los cheques se emiten, se registran y no se entregan a tiempo. Los registros auxiliares de Caja Bancos se mantienen abierto e inconclusos despus del cierre del ejercicio. La existencia de gastos o desembolsos con slo la autorizacin verbal de funcionarios, sin tener documentos que justifiquen y sustenten los mismos, slo con recibos provisionales. f) Criterios para identificar un riesgo alto Falta de unidad de caja en la administracin y gestin de fondos. La existencia de faltante de fondos en forma peridica. Ausencia de arqueos de fondos sorpresivos. Las conciliaciones bancarias son inoportunas o no se revisan ni se efectan los seguimientos oportunos de los cheques no cobrados.
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g) Riesgos de auditora Caja Bancos Ingresos La sustraccin de ingresos recibidos antes de su registro. La disminucin de los cargos a Caja Bancos. El incremento de devoluciones de ingresos acompaado de una disminucin del efectivo recibido. La cancelacin de cuentas por cobrar como si fuesen cuentas de cobranza dudosa, en tanto que los usuarios cobran tales deudas. Caja Bancos Egresos Ausencia de controles preventivos para realizar la documentacin sustentatoria de los comprobantes de pago y giro de cheques. Falta de conciliaciones bancarias. La emisin de cheques no registrados. El pago doble de comprobantes de pago cuyas facturas o documentos que lo sustentan no han sido anulados con el sello restrictivo de pagado. La preparacin y el pago de comprobantes falsos o adulterados. h) Objeto de saneamiento de caja-bancos El registro de las diferencias en Caja y Bancos, determinadas mediante la depuracin, tendrn como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608. En el caso de que el proceso de saneamiento contable se tratara de un error de ejercicio anterior se proceder a regularizar mediante la cuenta i) Procedimiento administrativo caja-bancos (i) La cuenta objeto de saneamiento, ser la que resulte de la gestin administrativa de l rubro caja bancos o efectivo y equivalente de efectivo, realizada mediante acciones de anlisis, confirmacin, inspeccin, observacin, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable. (ii) Efectuar la bsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar la realidad de los saldos de caja bancos objeto de saneamiento. (iii) De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, se aplicarn procedimientos administrativos tendientes a su, reconstruccin, sustitucin o reposicin, utilizando mecanismos alternos de comprobacin tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para establecer la existencia real del efectivo, derechos a su libre disposicin
j) Procedimientos a desarrollar a) El registro de las diferencias en Caja y Bancos, determinadas mediante la depuracin, tendrn como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608, para tal efecto, la Oficina de Tesorera de la Oficina General de Economa del Ejrcito, deber identificar los importes que producen diferencias en los Libros Bancos registrados en el SIAF-SP, indicando el N de la Cta Cte que se ha visto afectada; asimismo, deber sanear las operaciones indebidas efectuadas con el Tesoro Pblico y que a la fecha permanecen sin regularizar. b) Analizar los saldos que representan medios de pago, evaluando la: Periodicidad de los importes registrados Rotacin y movimiento continuo que deben tener las operaciones.
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c) Para determinar la vigencia y sostenimiento de los saldos en efectivo de caja, reembolsos de caja chica, cheques, giros, operatividad de las cuentas corrientes, ahorro, etc. se debe evaluar la aplicacin normativa de la DGETP d) Revisar las actas de conciliacin de saldos con tesoro pblico y con las entidades financieras por el movimiento de cuentas corrientes k) Plazos para ser efectivo cheques girados Recursos Ordinarios 30 das Recursos Directamente Recaudados 01 ao Revisar conciliaciones bancarias con extractos bancarios y determinar los cheques no pagados por el banco, posterior a los 30 das, notificar al proveedor, regularizar operaciones. Los informes de arqueos de fondos deben ser consistentes con los saldos de caja chica y valores en custodia. l) Reconocimiento y medicin de las operaciones en moneda extranjera Los saldos en moneda extranjera se expresarn en moneda nacional al tipo de cambio emitido por la superintendencia de banca, seguros y administradora privada de fondo de pensiones, a la fecha de la elaboracin de los estados financieros.
ll) Presentacin En caso de existir fondos en caja o en entidades financieras y no pueda disponer de ellos en forma inmediata por disposiciones judiciales, legales, convenios, condiciones de crditos y/o decisiones administrativas sern transferidos a la divisionaria 1101.05 a) Fondos Sujetos a Restriccin. Las cuentas corrientes con saldo acreedor sern mostradas en el Pasivo, en el rubro b) Sobregiros Bancarios sern mostrados en el pasivo corriente. m) Comentario Los cheques girados por sumas significativas que no han sido entregados o en cartera, deben ser revelados en Notas a los Estados Financieros. Los saldos de las cuentas bancarias deben ser conciliados con los estados de cuenta remitidos por los bancos. Los documentos provisionales que certifiquen la entrega de dinero, no son componentes del saldo de caja, ni del Fondo Fijo, debern ser regularizados al cierre del ejercicio y ser mostrados en la cuenta que corresponda a la naturaleza del destino final del dinero objeto de la entrega. Los saldos en moneda extranjera se expresarn en moneda nacional al tipo de cambio emitido por la superintendencia de banca, seguros y administradora privada de fondo de pensiones, a la fecha de la elaboracin de los estados financieros j) Casos prcticos caja bancos Caso uno.- Fondos sujetos a restriccin Es el efectivo o fondos depositados en cuentas corrientes de la entidad pero, que no se pueden disponer libremente, ya sea por disposicin expresa de alguna autoridad competente, por mandato judicial, por convenio o acuerdo con el contratista o proveedor (fondos de garanta por contratos de obra) o por algunas otras circunstancias que garanticen el destino de dichos fondos. . Por ejemplo: Se tienen fondos que garanticen el pago de sentencias judiciales, fondos con medida cautelar, fondos provenientes de depsitos de garantas retenidas por adelantos de contratos y otros
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Aquellos fondos que estn destinados a garantizar una deuda y los depsitos se encuentren embargados por una medida cautelar por el juzgado civil. Aquellos que se utilizan para depositar los fondos de garanta, descontados contratistas cuando presenten las valorizaciones correspondientes o retenciones efectuadas a proveedores por garantas ofrecidas sobre venta de bienes o servicios. Aquellos que han sido recepcionados como garanta por alquiler de inmuebles, maquinaria y otros. Aquellos fondos que han sido liberados de una cuenta corriente o de ahorros, de las cuentas de la entidad para ser depositadas en el banco, a cambio de una carta fianza solicitado por terceros.
Escenario uno.- Asiento de reclasificacin de los fondos que no se pueden disponer y que haya una restriccin legal o proveniente de un proceso judicial
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1101 Caja y bancos 50,000 1101.05 Fondos sujetos a restriccin 1101 Caja y Bancos 50,000 1101.04 Depsitos en instituciones privadas Por la reclasificacin de cuentas de los fondos sujetos a restriccin ordenados Por el juzgado correspondiente o por la SBS en proceso de liquidacin del Banco X
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Escenario dos.- Vamos a suponer que la entidad bancaria se haya disuelto y liquidado y los fondos pblicos se hayan esfumado. Previamente debemos considerar que en la liquidacin de la entidad bancaria haya una norma o sentencia que seale tal condicin o se hayan agotado los procedimientos administrativos o judiciales, en esa situacin el manual de saneamiento seala que El registro de las diferencias en
Caja y Bancos, determinadas mediante la depuracin, tendrn como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608.
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3401 Resultados acumulados 50,000 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608. 3401.03.01 Caja y Bancos 1101 Caja y bancos 50,000 1101.05 Fondos sujetos a restriccin
Para registrar la depuracin de saldos de la cuenta caja bancos revelada en los estados financieros por motivo del proceso de saneamiento contable sustentado en el informe n del comit de saneamiento.
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m) Encargos i) Concepto Se denomina Encargo, en el marco de lo establecido en el inciso b) del artculo 59 de la Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, a la ejecucin de determinadas actividades y proyectos por parte de: a) Unidades desconcentradas confortantes de la misma Unidad Ejecutora, que para el efecto se Denominan Unidades Operativas; Se denomina Encargante a la Unidad Ejecutora de donde proceden los recursos y Encargada a la Unidad Ejecutora u Operativa que los recibe. (art.62 directiva de tesore ra 001-2007-EF/ 77.15) El manejo de fondos pblicos en la modalidad de Encargos puede darse en los casos siguientes:
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a) Entre Unidades Ejecutoras que pertenecen a diferentes pliegos presupuestales. En este caso, los titulares del pliego o los funcionarios a quienes les sea delegada esta funcin en forma expresa, suscriben un Convenio. b) Entre la Unidad Ejecutora y una o ms de sus Unidades Operativas. En este caso, el titular del pliego o el funcionario a quien se le delegue esta funcin en forma expresa deber emitir una Directiva. Las Unidades Operativas "Encargadas" deben efectuar el registro de sus operaciones de gasto en el mdulo SIAF-SP, que ser instalado en la oportunidad en que la Unidad Ejecutora correspondiente asegure a la DNTP la disponibilidad de equipos, software y lneas de comunicacin necesarias para ello. Slo proceden los Encargos a Municipalidades que utilizan el SIAF-SP.( (art.63.directiva de tesorera 001-2007-EF/77.15 ) El manejo de los fondos otorgados por las Unidades Ejecutoras en la modalidad de Encargos a Municipalidades, Empresas Pblicas y Entidades de Tratamiento Empresarial debe realizarse en cuentas corrientes especficas en el Banco de la Nacin, cuya apertura requiere de la autorizacin de la DNTP y a solicitud de la Unidad Ejecutora Encargante. dicha cuenta corriente se utiliza exclusivamente para el manejo de fondos por la modalidad de Encargos otorgados con cargo a la fuente de financiamiento Recursos Ordinarios u otros administrados y canalizados a travs de la DNTP.( art.46 directiva de tesorera 01-2007-EF/77.15 ) La apertura de cuentas bancarias para el manejo de Encargos por parte de las Unidades Operativas, indicadas en la presente Directiva, es evaluada por la DNTP atendiendo a criterios de racionalidad, ubicacin geogrfica, montos a ser transferidos y naturaleza de los conceptos de gasto que se requiera atender en dichos niveles desconcentrados, de manera que la informacin y las operaciones correspondientes puedan ser registradas en el SIAF-SP.( art.47 directiva de tesorera 01-2007-EF/77.15 ) ii) Caractersticas generales de la cuenta encargos El artculo 65 de la directiva de tesorera 001 seala que Las cuentas bancarias de reversin (R.O) para el manejo de Encargos tienen las siguientes caractersticas: a) Bajo ningn concepto reciben abonos, salvo cuando lo disponga la DNTP; b) Slo registran cargos por los cheques girados o cartas orden emitida; c) El giro y pago de cheques se sujeta a las normas del Sistema Nacional de Tesorera. Las operaciones en la cuenta central de la Unidad Ejecutora Engargante se realizan nicamente mediante Cartas-Orden, siendo responsabilidad del Director General de Administracin o de quien haga sus veces y del Tesorero los giros en exceso de lo autorizado en dichas cuentas centrales. Nota: Por R.D.n 021-2009-EF-77.15 se modifican los artculos 62 y 63 y disposiciones conexas de la directiva de tesorera n 001-2007-EF/77.15 relativa a encargos en los trminos siguientes: Artculo 1.- A partir del 1 de enero de 2010, la utilizacin de la modalidad del Encargo con fondos pblicos a que se refieren los artculos 62 y 63 y disposiciones conexas de la Directiva de Tesorera N 001-2007-EF/77.15, aprobada por la Resolucin Directoral N 002-2007EF/77.15, slo procede para el caso de Unidades Ejecutoras a sus dependencias desconcentradas. Esto quiere decir que los encargos entre unidades ejecutoras entre distintos pliegos ya no es procedente, en su lugar se han instituido las transferencias de recursos a ttulo definitivo para lo cual la entidad que transfiere deber realizar los procedimientos formales para ejecutarlos, en cambio la entidad que recepciona los fondos tendra que modificar su presupuesto, va modificacin prespuestal institucional de acuerdo al Art 39 literal b de la ley general de presupuesto n 28411 Artculo 2.- Los Encargos entre pliegos presupuestarios que se hubieran otorgado al 31 de diciembre de 2009 debern ser liquidados hasta el 30 de mayo de 2010, efectuando, a dicha fecha, la devolucin de los montos no utilizados y el registro correspondiente en el SIAF-SP.
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De lo que podemos concluir, es que el espritu de la norma se refiere ms, a reforzar el criterio de la transferencia definitiva de recursos entre pliegos presupuestales en lugar de los encargos, en razn a que su diversidad y rendicin de cuentas estaba generando incumplimiento en la rendicin de la misma en los plazos establecidos, por otro lado debemos sealar que la mencionada modificacin no indica a que tipo de recursos se refiere la devolucin (R.O, RDR, FCM u otras fuentes), entendindose como tal, a todos las fuentes de financiamiento en general y no solamente a los recursos del tesoro, es de opinin del autor que al haberse instituido las transferencias definitivas de recursos en lugar de los encargos entre pliegos presupuestales , las entidades pblicas debern regularizar sus cuentas de encargos del ejercicio 2009, es por ello la exigencia de rendir cuentas o devolver lo no ejecutado, para iniciar el nuevo ejercicio-2010 con cuentas saneadas.
Caso prctico Ejecucin de obras de saneamiento-Agua y desage I Encargos recibidos

a) Recepcin de fondos 1101 Caja y Bancos 50,000 1101.06 Encargos 2104 Intermediacin de recursos 50,000 2104.04 Encargos recibidos Por la recepcin de fondos para ejecutar obras por encargo, segn convenio firmado con la entidad. -------------------------------------------------------------b) Ejecucin de encargos 1205 Servicios y otros contratos por anticipado 48,000 1205.06 Encargos generales 1101 Caja y Bancos 48,000 1101.06 Encargos Por la ejecucin de obras por encargo ----------------------------------------------------------------c) Liquidacin de Encargos Recibidos El importe del Gasto no Devengado al 31 de diciembre de cada Ao Fiscal por la Unidad Ejecutora, Unidad Operativa o Entidad Encargada Cuando se trate de recursos ordinarios o de fondos administrados y procesados por la DNTP, ser devuelto por la Engargante durante el mes de enero del siguiente Ao Fiscal mediante Papeleta de Depsitos (T-6). El registro en el SIAF-SP de la informacin relacionada con la liquidacin de la ejecucin del gasto en la modalidad de Encargo del Ao Fiscal anterior ser efectuado hasta el dcimo da til del mes de mayo de cada ao. (art.77 directiva de tesorera 001-2007.EF/77.15) 2104 Intermediacin de recursos 50,000 2104.04 Encargos recibidos 1205 Servicios y otros contratos por anticipado 48,000 1205.06 Encargos generales 1101 Caja y Bancos 2,000 1101.06 Encargos Por la rendicin de cuentas de los encargos recibidos ------------------------------------------------------------------II Encargos otorgados
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a) Desembolso realizado 1205 Servicios y otros contratos por anticipado 100,000 1205.06 Encargos generales 1101 Caja y Bancos 100,000 1101.06 Encargos Por los encargos otorgados para la construccin del hospital de.. -------------------------------------------------------------------b) Recepcin de la rendicin de cuentas encargos otorgados 1501 Edificios y estructuras 98,000 1501.07 Construccin de edificios no residenciales 1501.07.03 Instalaciones mdicas 1501.07.03.02 Por Adm.Direct.-Personal 30,000 1501.07.03.03 Por Adm.Direct.-Bienes 50,000 1501.07.03.04 Por Adm.Direct.-Servicios 15,000 1501.07.03.05 Por Adm.Direct.- Otros 5,000 1101 Caja bancos 2,000 1101.06 Encargos 1205 Servicios y otros contratos por anticipado 100,000 1205.06 Encargos generales Por la rendicin de cuentas recibido de la entidad encargada-construccin del hospital --------------------------------------------------------------------------------------
03 Saneamiento contable de Inversiones disponibles

a) Concepto Son aquellas inversiones denominadas tambin equivalente de efectivo, que realiza la entidad en instrumentos financieros de corto plazo con la finalidad de invertir excedentes de recursos financieros, en ttulos valores de fcil convertibilidad, constituidos por bonos, pagares, letras certificados, derivados financieros tales como la opciones y otros ttulos y documentos valorados de corto plazo (menores a 1 ao), las inversiones disponibles se clasifican en tres tipos: El p.9 de la nic-39, seala que las inversiones disponibles de corto plazo se consideran como inversiones al valor razonable con cambios en resultados. b) Contenido Incluye las subcuentas que representan bonos, pagars, letras y otros valores negociables adquiridos de fcil liquidacin o convertibilidad y que constituyen verdaderos sustitutos temporales de dinero, se clasifican en dos tipos de inversiones de acuerdo a la NIC-39: Inversiones al valor razonable con cambios en resultados e Inversiones mantenidos para negociar. c) Procedimiento administrativo (i) La cuenta objeto de saneamiento, ser la que resulte de la gestin administrativa de l rubro inversiones disponibles, realizada mediante acciones de anlisis, confirmacin, inspeccin,
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observacin, cuestionarios u otros, debidamente justificadas en las hojas de trabajo correspondientes y sustentadas con documentos relacionados al saneamiento contable. (ii) Efectuar la bsqueda exhaustiva de evidencia documental interna y externa para sustentar la realidad de los saldos de caja bancos objeto de saneamiento. (iv) De no encontrarse evidencia documental de respaldo para las partidas identificadas como objeto de saneamiento contable, se aplicarn procedimientos administrativos tendientes a su, reconstruccin, sustitucin o reposicin, utilizando mecanismos alternos de comprobacin tales como circularizaciones y requerimientos internos o externos para establecer la existencia real del efectivo, derechos a su libre disposicin d) Objeto de saneamiento El registro de las diferencias en inversiones disponibles, determinadas mediante la depuracin, tendrn como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608. e) Caso prctico
b) Valuacin inicial los instrumentos financieros clasificados como inversiones disponibles para la venta "se valan inicialmente por su costo, que, salvo evidencia en contrario, ser el precio de la transaccin, que equivaldr al valor razonable de la contraprestacin entregada, ms los gastos de transaccin que les sean directamente atribuibles
----------------------------------------------1102 1102.01 1101 1101.04
--------------------------------
INVERSIONES DISPONIBLES 60,500 Bonos CAJA Y BANCOS 60,500 Depsitos efectuadas .en instituciones financieras privadas
Para registrar la compra de bonos, en bolsa de valores incluidos los gastos de agente de bolsa -----------------------------------------------------------------------------a) Valoracin posterior Los "Activos financieros disponibles para la venta" se medirn al cierre del ejercicio "por su valor razonable, sin deducir los costos de transaccin en que se pudiera incurrir en su venta Los cambios que se produzcan en el valor razonable por efectos de su variacin en su cotizacin, se registrarn directamente en el patrimonio (inversin disponible), hasta que el activo financiero cause baja en el balance por su redencin o cobro o se deteriore de valor por su fluctuacin de valores, momento en que el importe as reconocido, se imputar a la cuenta de resultados." (p.46 literal b nic-39 ). Previamente registraremos los intereses devengados -------------------------------------------------------------------
1101 CAJA Y BANCOS 2,500 1101.04 Depsitos en instituciones privadas 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 2,500 4501.01 Rentas de la propiedad financiera Para registrar los interses determinados y recaudados, generados por la tenencia de bonos. ------------------------------------------------------------------Ahora valoremos a valor razonable 1102 INVERSIONES DISPONIBLES 9,500 1102.01 Bonos 2501 INGRESOS DIFERIDOS 9,500 2501.99 Otros ingresos diferidos-Fluctuacin .de valores
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Para registrar el incremento de valor por ganancia en su cotizacin actual al cierre del primer semestre y Mostrar el saldo a valor razonable, tal como lo establece el p.46 de la nic-39. En otras palabras el bono se mostrar a valor razonable (valor inicial S/.60,500 ms el ajuste de valor S/.9,500 = S/. 70,000 ) ------------------------------------------------------------------f) Deterioro de valor Una de las novedades que trae consigo las NIC-SP 26 y que, sin duda, supone interpretar el principio de prudencia, es que no cualquier reduccin de valor se considera deterioro definitivo , por tanto, un cargo en la cuenta de resultados, del deterioro de valor se debe reconocer cuando se presume que existe una falta de recuperabilidad definitiva de la inversin o que al momento de revertir la inversin en valores o recuperar el valor de la inversin, ste se haya deteriorado. Para tal efecto, la norma de valoracin contemplado en la NIC-39, nos indica que "al menos al cierre de cada ejercicio, debern efectuarse las correcciones valorativas necesarias siempre que exista evidencia objetiva de que el valor de un activo financiero disponible para la venta, con caractersticas de riesgo, se haya deteriorado como resultado de uno o ms eventos que hayan ocurrido despus de su reconocimiento inicial, y que ocasionen prdidas por causas en la cada de valor de las inversiones ( fluctuacin de valores en su cotizacin ), mientras tanto en el balance general se registrar tal variacin como una estimacin del ejercicio como veremos lneas ms abajo, por tanto se puede determinar que se produce un deterioro definitivo, dado que los problemas en la cotizacin en bolsa es un evento que puede ocasionar efectos adversos en los flujos de efectivo. Al tratarse de una disminucin de valor se registrar en la cuenta de prdidas y ganancias y el activo ser corregido por una cuenta correctora de deterioro de valor, en consecuencia, si la cotizacin a valor razonable anterior estaba a S/. 70,000, al cierre del ejercicio 2009 la cotizacin se encuentra a un nivel inferior S/.30 por bono multiplicado por 2000 bonos su valor sera S/.60, 000 que dista mucho del valor inicial, al cierre del ejercicio, mereciendo un ajuste un asiento de ajuste por deterioro de valor. ----------------------------------------------------------------5801 5801.06 1102 1102.99 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 10,000 Estimaciones de Fluctuacin de Valores INVERSIONES DISPONIBLES Inversiones Disponibles No Recuperables.
10,000
Para registrar la estimacin de la prdida de valor de los bonos adquiridos, por fluctuacin de valores y mostrar a valor razonable tal como lo seala el p.46 de la NIC-39. Observen amigos , que del resultado del ajuste realizado, el bono se mostrar a S/ 60,000.asimismo el p.46 de la nic-39 seala tambin que los cambios que se produzcan en el valor razonable por efectos de su variacin en su cotizacin, se registrarn a travs de la cuenta correctora 5801.06 estimacin de fluctuacin de valores ( inversin disponible por fluctuacin de valores ), hasta que el activo financiero cause baja en el balance por su retorno de la inversin o cobro y se muestre el deteriore de valor por fluctuacin de valores, momento en que el importe as reconocido, se imputar a la cuenta de resultados." ( 5801 / 1102.99 ) (p.46 literal b nic-39 ) Inversiones disponibles -bonos 70,000 (-) Fluctuacin de valores (10,000) Importe en libros o valor neto 60,000 -------------------------------------------------------------------------------------------------
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Supuesto 2 Si la prdida por deterioro de valor fuera inminente o al momento de la venta del bono y se haya experimentado una baja considerable, entonces ya no se utilizara la cuenta correctora 5801, si se registrara directamente a travs de una cuenta de prdida Valor de Venta de bonos 50,000 Inversiones disponibles -bonos 70,000 (-) Fluctuacin de valores (10,000) Importe en libros o valor neto 60,000
----------------------------------
-----------------------
1101 CAJA Y BANCOS 50,000 1101.01 Caja 4701 VENTA DE ACTIVOS FINANCIEROS 50,000 4701.01 Venta De Ttulos Y Valores Para registrar el ingreso a caja por venta de bonos ----------------------------------------------------------------------1102 INVERSIONES DISPONIBLES 10,000 1102.99 Inversiones Disponibles No Recuperables. 5702 VAL EN LIBROS DE ACTIV FINANC 60,000 5702.01 Valor En Libros De Ttulos Y Valores 1102 INVERSIONES DISPONIBLES 1102.01 Bonos Para registrar el asiento de ajuste por baja de cuentas
70,000
-----------------------------------------------------------------------------1102INVERSIONES DISPONIBLES 50,000 110201Bonos 1101 CAJA 50,000 110104Depsitos en Institu. Financ. Privados Para registrar la compra de bonos disponibles para la venta -------------------- X -----------------------1102INVERSIONES DISPONIBLES 100,00 110201Bonos 2105OBLIGACIONES DEL TESORO PBLICO 210502Gastos de capital Para registrarse la adquisicin de bonos disponibles (para la venta con recursos del tesoro pblico (R.O.) -------------------- X -----------------------2105OBLIGACIONES DEL TESORO PBLICO 210502Gastos de capital 5404TRASPASOS Y REMESAS DE CAPITAL 540401Traspasos con documentos Para registrar -------------------- X -----------------------1102INVERSIONES DISPONIBLES 15,000 110201Pagados 10,000 110202 Letras 5,000 1101CAJA BANCOS 15,000
100,000
100,000 100,000
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110104Depsitos en Instituc. Financiera, privados Para registrar la compra de pagares y letras como inversin de corto plazo -------------------- X -----------------------1102INVERSIONES DISPONIBLES 15,000 110201Pagares 10,000 110202Letras 5,000 2105OBLIGACIONES DEL TESORO 15,000 210502Gastos de capital Para registrar la adquisicin de y letras como inversin de corto plazo -------------------- X -----------------------2105OBLIGACIONES DEL TESORO PBLICO 15,000 210502Gastos de capital 5404TRASPASOS Y REMESAS DE CAPITAL 540401Traspasos con documentales Para registrar 1102INVERSIONES DISPONIBLES 50,000 110204Derivados 1101CAJA Y BANCOS 50,000 110104Depsitos en Inst. Financ. Privadas Para registrar la adquisicin de derivados financieros -------------------- X -----------------------1102INVERSIONES DISPONIBLES 50,000 110204Derivados financieros 2105OBLIGACIONES DEL TESORO 50,000 210502Gastos de capital Para registrar la adquisicin de derivados financieros Con recursos T.P. (R.O.) -------------------- X -----------------------2105OBLIGACIONES DEL TESORO PBLICO 210502Gastos de capital 5404TRASPASOS Y REMESAS DE CAPITAL 540401 Traspasos con documentos
15,000
50,000 50,000
04 Saneamiento de Cuentas por Cobrar

a) Concepto Son derechos de cobro adquiridos por la entidad por conceptos relacionados con la captacin de ingresos tributarios asociados a la determinacin y/o recaudacin de impuestos, contribuciones, as como la venta de bienes y servicios pblicos a travs de tasas, rentas de la propiedad financiera, de la propiedad real y otros ingresos asociados a la actividad principal de la entidad que se perciben en el desarrollo de funciones sus competencias) b) Clasificacin de las cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar se clasifican en: Cuentas por cobrar de origen tributario y Cuentas por cobrar no tributarios c) Cuentas por cobrar de origen tributario
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Corresponden a los ingresos por recaudacin de impuestos y contribuciones obligatorias los impuestos son transferencias obligatorias al gobierno y cuyo cumplimiento no origina una contraprestacin directa al contribuyente (I.R. IGV, ISC, a las importaciones, etc). En ste tipo de cuentas, tambin se encuentran clasificadas las contribuciones obligatorias que eventualmente surgen de iniciativas ciudadanas tales como aportes para infraestructura, aportes para electrificacin, etc. Incluye tambin las contribuciones obligatorias que realizan las empresas constructoras al Sencico, las industriales al Senati, aportes de empresas elctricas por facturacin y otros aportes de operadores de servicios estratgicos. (i) Impuestos y contribuciones obligatorias Corresponden a los ingresos por recaudacin de impuestos y contribuciones obligatorias los impuestos son transferencias obligatorias al gobierno y cuyo cumplimiento no origina una contraprestacin directa al contribuyente (I.R. IGV, ISC, A LA IMPORTACIONES, etc). En sta sub-cuenta, tambien se encuentran clasificadas las contribuciones obligatorias que eventualmente surgen de iniciativas ciudadanas tales como aportes para infraestructura, aportes para electrificacin, etc. Incluye tambien las contribuciones obligatorias que realizan las empresas constructoras al Sencico, las industriales al Senati, aportes de empresas electricas por facturacin y otros aportes de operadores de servicios estratgicos. ---------------------------------------------------------------------------------------------------1201 CUENTAS POR COBRAR 140,000 1201.01 Impuest.y contribuc.Obligatorias 4101 IMPUEST A LA RENTA 140,000 4101.01 I.R. personas domiciliadas 15,000 4101.02 I.R. personas no domiciliadas 15,000 4101.03 Reg.espec.del imp.a la renta (REIR) 40,000 4101.04 Otros REIR 20,000 4101.05 Regularizac.Impuesto a la renta 30,000 4101.06 Otros impuestos a la renta 20,000 Por la determinacin del impuesto a la renta a contribuyentes Efectuados por la sunat durante el ejercicio
----------------------------------------------
----------------------------------------------------
(ii) Contribuciones sociales Corresponden a los recursos provenientes de las aportaciones obligatorias de acuerdo a norma expresa para la ejecucin de obras pblicas o que se derivan de la ejecucin de actividades asociadas con proyectos en beneficio propio.; {estas contribuciones pueden ser: Electrificacin rural, contribuciones especiales para obras pblicas, as como los aportes de empresas constructoras, aportes de empresas elctricas, SENCICO, SENATI, etc. ----------------------------------------------------------------------1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.01 Impuest.y contribuc.Obligatorias 4106 CONTRIBUCIONES OBLIGATORIAS 50,000 4106.010101 Aportes para infraestructura elctr. 20,000 4106.010103 Aporte de emp.constr.( sensico ) 10,000 4106.010299 Otros aportes obligatorios ( senati) 20,000 Para registrar la determinacin de los aportes obligatorios que se realizaron durante el ejercicio
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------------------------------------------------------------------------------------------------(iii) Multas y sanciones Son las cuentas por cobrar que representan las deudas asumidas por el personal por Multas y sanciones administrativas efectuadas en mrito a infracciones cometidas respecto a un ordenamiento legal establecido o normas pre-establecidas y que al incumplirlas son merecedores a ellas , por ejemplo el Reglamento de Infracciones y Sanciones, aprobado mediante Resolucin de Contralora N 367-2003-CG, modificado por la resolucin de contralora n 017-2004-CG. --------------------------------------------------------------------------1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 1202.09 Multas Y Sanciones 4502 MULTAS Y SANCIONES NO TRIBUTARIAS 4502.01 Multas No Tributarias 4502.02 Sanciones No Tributarias 2,000 2,000
Para registrar las multas y sanciones por infracciones contempladas en la resolucin de contralora n 367-2003-CG ----------------------------------------------------------------------------
d) Cuentas por cobrar no tributarios Son derechos de cobro adquiridos por la entidad por conceptos distintos a la determinacin y/o recaudacin de impuestos, contribuciones, as como la venta de bienes y servicios pblicos a travs de tasas y otros ingresos asociados a la actividad principal de la entidad (Desarrollo de funciones y competencias ) nos estamos refiriendo a los conceptos generados por operaciones no usuales que estn mas relacionados a la venta de activos, la cobranza por garantas en efectivo proporcionados al momento de suscribir un contrato, cuentas por cobrar por deuda asumida de otras entidades en calidad de garante, etc. por tanto, son aquellos activos financieros que, no siendo instrumentos de patrimonio , no tienen origen en las actividades principales del rubro de la entidad, cuyos cobros son de cuanta determinada o determinable y que no se negocian en un mercado activo.
(i) Venta de bienes y servicios y derechos administrativos

Son los recursos financieros provenientes de la venta de bienes y/o servicios que la entidad pblica produce, independientemente de su funcin de administracin, procurando la cobertura individualizada de sus costos. Incluye los derechos administrativos o tasas que se cobran por la prestacin de un servicio individualizado de carcter obligatorio y de naturaleza regulatoria, incluye tambin los servicios por alquileres inmuebles, terrenos, maquinaria y equipo, y otros servicios diversos.
-----------------------------------------
--------------------------------------------
1201 CUENTAS POR COBRAR 20,000 1201.03 Venta De bienes Y Servicios Y Derech. Adminis, 4301 VENTA DE BIENES 20,000 4301.04 Venta de productos industriales Para registrar la venta materiales agregados por nica vez o circunstancialmente, sin emitir factura ni boleta de venta, slo se emiti recibo de ingresos ----------------------------------------------------------------------------------------------------1201 CUENTAS POR COBRAR 23,800 1201.03 Venta De bbs Y Servicios Y Derech. Adminis, 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 3,800 2101.01 Impuestos Y Contribuciones-IGV 4301 VENTA DE BIENES 20,000
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4301.04 Venta De Productos Industriales Para registrar la venta de materiales de agregados en forma permanente, como actividad empresarial emitiendo factura para ese efecto.
---------------------------------------
--------------------------------------------------------
1201 CUENTAS POR COBRAR 2,000 1201.03 Venta De bienes Y Servicios Y Derech. Adminis, 4303 VENTA DE SERVICIOS 2,000 4303.01 Servicios agropecuarios Para registrar la venta de servicios de fumigacin por nica vez o circunstancialmente, sin emitir factura ni boleta de venta, slo se emiti recibo de ingresos ----------------------------------------------------------------------------------------------------1201 CUENTAS POR COBRAR 1,190 1201.03 Venta De bienes Y Servicios Y Derech. Adminis, 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 190 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 4303 VENTA DE SERVICIOS 1,000 4303.04 Venta de servicios de salud Para registrar la venta de servicios de salud en el centro mdico municipal en forma permanente, como actividad empresarial emitiendo factura para ese efecto.
---------------------------------------
--------------------------------------------------------
1201 CUENTAS POR COBRAR 10,190 1201.03 Venta De bienes Y Servicios Y Derech. Adminis, 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 1,900 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 4303.05 Ingresos por alquileres Para registrar el alquiler de maquinaria pesada, por un nmero determinado de horas en forma permanente, como actividad empresarial- programa de alquiler de maquinarias emitiendo factura para ese efecto. (ii) Rentas de la propiedad Son los ingresos por cobrar, por concepto de renta de activos reales tales como: interses generados a travs de bonos adquiridos con fecha de vencimiento, interses por crditos otorgados o prstamos. As como los ingresos percibidos de la propiedad financiera, tales como los interses por depsitos de ahorro, diferencias de cambio por tenencia de moneda extrajera, regalas, derechos de vigencia de minas, derechos de servidumbre, derechos de pesca, utilidades obtenidas y otros ingresos financieros , que se pudieran generar durante el ejercicio.
------------------------------------
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1201 CUENTAS POR COBRAR 15,000 1201.04 Rentas De La Propiedad 1201.04.01 Rentas de la propiedad financiera 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 15,000 4501.01 Rentas De La Propiedad Financiera 4501.01.01 Interses Para registrar la determinacin de los ingresos percibidos por interses en la cuenta de ahorros
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-------------------------------------------------------------------1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.04 Rentas De La Propiedad 1201.04.02 Rentas de la propiedad real 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 50,000 4501.02 Rentas De La Propiedad Real 4501.02.01 Regalias-derechos de vigencia de minas Para registrar la determinacin de los derechos percibidos de vigencia de minas durante el ejercicio. --------------------------------------------------------------------------------1201 CUENTAS POR COBRAR 200,000 1201.04 Rentas De La Propiedad 1201.04.02 Rentas de la propiedad real 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 200,000 4501.02 Rentas De La Propiedad Real 5501.02.03 Dividendos 4501.02.03.04 Utilidades de empresas municipales Para registrar la determinacin de la percepcin de las utilidades de empresas municipales, correspondientes al ejercicio 2008, por distribucin de utilidades.
--------------------------------------------------------------------------------1201 CUENTAS POR COBRAR 150,000 1201.04 Rentas De La Propiedad 1201.04.03 Otras rentas de la propiedad 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 150,000 4501.03 Otras Rentas De La Propiedad 4501.03.01.01 Participacin en contratos join venture Para registrar los ingresos generados en actividades lucrativas generadas en asociacin en participacin ----------------------------------------------------------------------------------Para registrar los ingresos percibidos por contratos de colaboracin empresarial.
(iii) Venta de activos no financieros por cobrar

Agrupa la venta de los Activos fsicos clasificados previamente como activos disponibles para la venta ( cuenta 1302 ) que no generan rendimientos financieros, si no por el contrario el destino de su disposicin para su uso ha sido cambiado por una decisin de la gerencia , probablemente obedece a decisiones estratgicas o porque su costo de mantenimiento es muy oneroso, los ms conocidos son: La venta de edificios y estructuras (4601), venta de vehculos maquinarias y otros (4602), venta de otros activos (4603), venta de objetos de valor (4604), y venta de activos no producidos (4605); veamos algunos ejemplos: Venta de edificio
Costo del inmueble 150,000 Depreciac.acumulada 70,000 Importe en libros 80,000 Valor de venta 200,000 No existe deterioro de valor
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Registro actual Primero Se realiza la reclasificacin del activo a la cuenta correspondiente ----------------------------------------------------------------------------------------1508 DEPRECIACION, AMORTIZAC.Y AGOTAM. 70,000 1508.01 Depreciac.acumulada edific.y estruct. 1302 BIENES PARA LA VENTA 80,000 1302.02 Edificios, maquinar. Y equipo 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 150,000 1501.01 Edificios residenciales Para registrar la reclasificacin de cuentas y la baja del activo disponible para la venta , tal como lo sealan los prrafos 6, de la NIIF 5 Luego se realiza la venta 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 200,000 1202.01 Venta de activos no financier.p.cobrar 4601 VENTA DE EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 200,000 4601.01 Edificios residenciales Para registrar la venta de edificios residenciales ------------------------------------------------------------------------------------------Posteriormente se realizan los ajustes de las cuentas asociadas al activo para cancelarlas. 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 80,000 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1302 BIENES PARA LA VENTA 80,000 1302.02 Edificios maquinaria y equipo Para registrar la baja del edificio por venta -------------------------------------------------------------------------------------------------3101 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 150,000 3101.01 Capitalizac.hacienda nacional adicional 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 80,000 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1508 DEPRECIACION, AMORTIZAC.Y AGOTAM. 70,000 1508.01 Depreciac.acumulada edific.y estruct. Para registrar la baja de cuentas por cancelacin del edificio patrimonizado en la hacienda nacional, as como la cancelacin de cuentas del costo de ventas y la depreciacin acumulada. ------------------------------------------------------------------------------------------------(iv) Cuentas por cobrar por prdida de una computadora atribuida al personal Perdida de una computadora Descuento por planilla Costo de Adquisicin 2 000 Depreciacin Acumulada (1,500) Valor en Libros 500
----------------------------------------x---------------------------------------
1508 Depreciacin y amortizacin acumulada 1 500 150802 Depreciacin. Acum. Vehculos Maq. y Otros
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5506 Otros gastos diversos 550601 Baja de bienes 1503 Vehculos Maq. y equipo y otros 500 2000
Para registrar la baja de bienes, por perdida de computadora, cuya responsabilidad lo asume el SR. XXX servidor publico Luego de determinar responsabilidad mediante proceso Administrativo, para ser descontado por planilla -----------------------------------x--------------------------------------1202 Cuentas por cobrar diversas 500 120208 Al personal 4505 Ingresos Diversos 500 Para registrar la determinacin del ingreso por cobrar al establecer la responsabilidad por perdida de una computadora -----------------------------------x--------------------------------------Reposicin del activo a travs del descuento por planilla 5101 Personal obligaciones sociales, retribu. 2, 000 510101 Personal Administrativo 5103 Contribuciones a la seguridad Social 180 510301 Obligaciones del empleador 2101 Impuestos y Pensiones por pagar 440 210103 Seguridad Social 2102 Remuneraciones y pensiones por pagar 1, 240 210201 Remuneraciones por pagar 1202 Cuentas por cobrar diversas 500 120208 Al Personal Para registrar el descuento por planillas al servidor XXX por perdida de computadora. Nota.- ste asiento se realiza cuando se ha terminado la decisin de cobrar descontando por planilla el valor recuperable de la computadora y existe el consentimiento del responsable
(v) Cuentas por cobrar por prstamos educativo

La Entidad X realiza un prstamo educativo para financiar estudios de especializacin a nivel de postgrado, en proyectos de inversin y administracin de proyectos a cinco servidores pblicos, los ms destacados en su rea, Los mismos que sern descontados durante dos aos por planilla. 1203 PRSTAMOS 55,000 1203.01 Para Fines Educativos 1101 CAJA Y BANCOS 50,000 1101.03 Deps. En Instituc. Financ. Pblicas 2501 INGRESOS DIFERIDOS 5,000 2501.03 Intereses Diferidos Para registrar los prstamos educativos otorgados segn convenio y resolucin administrativa correspondiente. -------------------------------------------------------------------------------
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5101 PERSONAL Y OBLIGAC. SOC.RETRIBUC. Y 100,000 COMPLEMENTOS EN EFECTIVO 5101.01 Personal Administrativo 5103 CONTRIBUCIONES A LA SEGURIDAD SOCIAL 9,000 5103.01 Obligaciones Del Empleador 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 22,000 2101.03 Seguridad Social 2101.03 01 Prestaciones de salud 9,000 2101.03 02 Sistema nacional de pensiones 13,000 2102 REMUNER, PENSIONES Y BENEFIC. POR PAGAR 84,750 2102.01 Remuneraciones Por Pagar 1203 PRSTAMOS 2,250 1203.01 Para Fines Educativos Para registrar el pago de remuneraciones del personal administrativo, correspondiente al mes de . Y registrar tambin el descuento por planilla de la amortizacin por prstamos otorgados. ----------------------------------------------------------------------------------Nota.- La otra alternativa vlida puede surgir de un pago voluntario en efectivo por el servidor pblico, en ese caso el descuento por planilla ya no procede. 1101 CAJA Y BANCOS 2,250 1101.03 Deps. En Instituc. Financ. Pblicas 1203 PRSTAMOS 2,250 1203.01 Para Fines Educativos Para registrar el ingreso mensual a caja, por devolucin de prstamos otorgados ----------------------------------------------------------------------------2501 INGRESOS DIFERIDOS 250 2501.03 Intereses Diferidos 4501 RENTAS DE LA PROPIEDAD 250 4501.01 Rentas De La Propiedad Financiera Para registrar el reconocimiento de los ingresos percibidos por los interses generados ------------------------------------------------------------------------(vi) Prestamos agropecuarios 1203 PRSTAMOS 80,000 1203.02 Para Fines Agropecuarios 1101 CAJA Y BANCOS 75,000 1101.03 Deps. En Instituc. Financ. Pblicas 2501 INGRESOS DIFERIDOS 5,000 2501.03 Intereses Diferidos Para registrar los prstamos para fines agropecuarios otorgados segn convenio y resolucin administrativa correspondiente. - .. (vii) PRESTAMOS PARA VIVIENDA 1203 PRSTAMOS 1203.03 Para Fines De Vivienda 1101 CAJA Y BANCOS 110,000 100,000
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1101.03 Deps. En Instituc. Financ. Pblicas 2501 INGRESOS DIFERIDOS 10,000 Para registrar los prstamos en efectivo para vivienda .
OTROS PRSTAMOS 1203 PRSTAMOS 25,000 1203.98 Otros Prstamos 1304 MATERIAS PRIMAS 25,000 1304.01 Materias Primas Para Product. Manufact. Para registrar los prstamos efectuados en materia prima a otra entidad segn convenio y resolucin administrativa correspondiente. .. ESTIMACIN DE CUENTAS DE COBRANZA DUDOSA DE PRSTAMOS 5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 5,000 5801.05 Estimac. de Cobranza Dudosa Y Reclamaciones 1209 ESTIMAC DE CTAS COBR. DUD. Y RECLAMAC. 5,000 1209.04 Prstamos Para registrar la estimacin de cuentas de cobranza dudosa, por morosidad e incumplimiento en el pago de los prstamos otorgados para fines agropecuarios, despus de realizar las acciones administrativas correspondientes. ---------------------------------------------------------------------------RECLASIFICACIN DE CUENTAS 1203 PRSTAMOS 5,000 1203.99 Prstamos De Dudosa Recuperacin 1203 PRSTAMOS 5,000 1203.02 Para Fines Agropecuarios Para registrar la reclasificacin de cuentas en estado de morosidad -----------------------------------------------------------------(viii) Ejemplo de cuentas por cobrar por venta de activos no corrientes disponibles para la venta Venta de una camioneta de la entidad, por ser muy costosa sus gastos de operacin y mantenimiento, por tanto la Entidad ha decidido venderla y se reclasifica como activo no corriente disponible para la venta. Los datos son los siguientes : Valor de compra S/. 20,000 Valor razn. ( valor de cotizacin ) S/. 7,000 Depreciacin acumulada S/(12,000) Gastos para ser vendido S/ ( 1,500 Valor en libros 8,000 Valor razn menos costo para vender S/ 5,500 El p.6 de la Niif-5 seala que, una entidad clasificar a un activo no corriente (o un grupo en desapropiacin) como mantenido para la venta, si su importe en libros se recuperar fundamentalmente a travs de una transaccin de venta, en lugar de por su uso continuado. En conclusin, el valor razonable S/ 5,500 es menor que el valor en libros S/ 8,000, por lo tanto el activo no financiero se reclasificar y se medir inicialmente al valor razonable S/. 5,500) y la diferencia se reconocer como deterioro de valor (S/. 2,500).Es importante sealar que el p.15 de la NIIF-5 seala que,
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una entidad medir los activos no corrientes (o grupos en desapropiacin) clasificados como mantenidos para la venta, al menor de su importe en libros o su valor razonable menos los gastos para ser vendidos, observen ste detalle Valor en libros S/.8,000- (valor de cotizacin S/.1,000- Gastos para ser vendidos S/:1,500) = S/.5,500 Por lo tanto el deterioro de valor sera S/:2,500
Asientos contables Primero tenemos que realizar el asiento por deterioro de valor 5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 2,500 5801.02 Depreciac. acumul. maquinaria y equipo 1508 DEPREC. Y AMORTIZACIN ACUMULA 2,500 1508.02 Depreciac. acumul. vehculos,maquin.y equipo Por el deterioro de valor al realizar la evaluacin del activo reclasificado. -------------------------------------------------------------------------------------1302 BIENES PARA LA VENTA 5,500 1302.02 Edific.maquinaria, y equipo 1508 DEPREC. Y AMORTIZACIN ACUMULADA 14,500 1508.02 Depreciac.acumul.vehculos,maquin.y equipo 1503 VEHCULOS ,MAQ. Y OTROS 20,000 1503.01 Vehculos Por la reclasificacin del vehculo como disponible para la venta, segn lo dispone la NIIF-5 prrafos.( mencionados anteriormente ) -------------------------------------------- --------------------------------------------------1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 7,000 1202.01 Venta de activos no financier.p.cobrar 4602 VENTA DE VEHC.MAQUINARIA Y OTROS 7,000 4602..01 Venta de vehculos Para registrar la venta de vehculos ------------------------------------------------------------------------------------------Posteriormente se realizan los ajustes de las cuentas asociadas al activo para cancelarlas. 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 5,500 5701.02 Costo de vehculos maquinaria y otros 1302 BIENES PARA LA VENTA 5,500 1302.02 Edificios maquinaria y equipo Para registrar la baja del edificio por venta -------------------------------------------------------------------------------------------------3101 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 20,000 3101.01 Capitalizac.hacienda nacional adicional 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 5,500 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1508 DEPRECIACION, AMORTIZAC.Y AGOTAM. 13,000 1508.01 Depreciac.acumulada edific.y estruct. Para registrar la baja de cuentas por cancelacin del edificio patrimonizado en la hacienda nacional, as como la cancelacin de cuentas del costo de ventas y la depreciacin acumulada. ------------------------------------------------------------------------------------------------Veamos otro ejemplo: como contabilizamos si el valor en libros es menor que el valor razonable menos los gastos para ser vendidos.
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Venta de una camioneta de la entidad, por ser muy costosa sus gastos de operacin y mantenimiento , por tanto la Entidad ha decidido venderla y se reclasifica como activo no corriente disponible para la venta. Los datos son los siguientes : Valor de compra S/. 20,000 Valor razn. ( valor de cotizacin ) S/. 7,000 Depreciacin acumulada S/.(16,000) Gastos para ser vendido S/ 1,500 Valor en libros 4,000 Valor razn, menos costo p vender S/ 5,500
El p.6 de la NIIF-5 seala que, una entidad clasificar a un activo no corriente (o un grupo en desapropiacin) como mantenido para la venta, si su importe en libros se recuperar fundamentalmente a travs de una transaccin de venta, en lugar de por su uso continuado. el p.15 de la NIIF-5 seala que, una entidad medir los activos no corrientes (o grupos en desapropiacin) clasificados como mantenidos para la venta, al menor de su importe en libros o su valor razonable menos los gastos para ser vendidos -----------------------------------------------------------------------------------1302 BIENES PARA LA VENTA 4,000 1302.02 Edific. Maquinaria, y equipo 1508 DEPRECIACIN Y AMORTIZACIN ACUMULADA 16,000 1508.02 Depreciac. Acumul. Vehculos, maquin. y equipo 1503 Vehculos, maquinarias y otros 20,000 1503.01 Vehculos Por la reclasificacin del vehculo como disponible para la venta, segn lo dispone la Niif-5 prrafos.( mencionados anteriormente ) -------------------------------------------------------------------------1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 200,000 1202.01 Venta de activos no financier.p.cobrar 4601 VENTA DE EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 200,000 4601.01 Edificios residenciales Para registrar la venta de edificios residenciales ------------------------------------------------------------------------------------------Posteriormente se realizan los ajustes de las cuentas asociadas al activo para cancelarlas. 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 70,000 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1302 BIENES PARA LA VENTA 70,000 1302.02 Edificios maquinaria y equipo Para registrar la baja del edificio por venta -------------------------------------------------------------------------------------------------3101 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 150,000 3101.01 Capitalizac.hacienda nacional adicional 5701 COSTO DE VENT.ACTIV.NO FINANC. 70,000 5701.01 Costo de edificios y estructuras 1508 DEPRECIACION, AMORTIZAC.Y AGOTAM. 80,000 1508.01 Depreciac.acumulada edific.y estruct. Para registrar la baja de cuentas por cancelacin del edificio patrimonizado en la hacienda
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nacional, as como la cancelacin de cuentas del costo de ventas y la depreciacin acumulada. ------------------------------------------------------------------------------------------------(ix) Subsidios por cobrar-ESSALUD. Agrupa las cuentas que representan los subsidio por cobrar a ESSALUD, por incapacidad temporal que se otorga en dinero, con el objeto de resarcir las prdidas econmicas de los afiliados regulares en actividad, derivadas de la incapacidad para el trabajo ocasionada por el deterioro de su salud y equivale al promedio diario de las remuneraciones de los ltimos cuatro meses inmediatamente anteriores al mes en que se inicia la contingencia, multiplicado por el nmero de das de goce de la prestacin. Si el total de los meses de afiliacin es menor a cuatro, el promedio se determinar en funcin al tiempo de aportacin del afiliado, el derecho a subsidio por cuenta del ESSALUD se adquiere a partir del vigsimo primer da de incapacidad. Durante los primeros 20 das de incapacidad, la entidad empleadora contina obligada al pago de la remuneracin o retribucin. Para tal efecto, se acumulan los das de incapacidad remunerados durante cada ao calendario. el subsidio se otorgar mientras dure la incapacidad del trabajador y en tanto no realice trabajo remunerado, hasta un mximo de 11 meses y 10 das consecutivos, con sujecin a los requisitos y procedimientos que seale el ESSALUD. Por otro lado, el subsidio por maternidad se otorga en dinero con el objeto de resarcir el lucro cesante como consecuencia del alumbramiento y de las necesidades de cuidado del recin nacido. Se otorga por 90 das, pudiendo stos distribuirse en los perodos inmediatamente anteriores o posteriores al parto, conforme lo elija la madre, con la condicin de que durante esos perodos no realice trabajo remunerado. El monto del subsidio equivale al promedio diario de las remuneraciones de los cuatro ltimos meses anteriores al inicio de la prestacin multiplicado por el nmero de das de goce de la prestacin. No se podr gozar simultneamente de subsidio por incapacidad temporal y maternidad. -----------------------------------------------------------------------------------1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 560 1202.02 Subsidios Essalud 1101 CAJA Y BANCOS 560 1101.03 Deps. En Instituc. Financ. Pblicas Para registrar los subsidios en efectivo otorgados a servidora pblica en estado de gravidez, a partir del dia 21 hasta el 30 del mes en curso, los mismos que sern devueltos por el IPSS, por corresponderle pagar ese derecho a la servidora pblica. ------------------------------------------------------------------------------
e) Contenido Agrupa las subcuentas que representan las deudas a favor de la entidad, por deuda contrada por los Organismos Pblicos, asumida por el Gobierno; los depsitos en garanta entregados, documentos cancelatorios, adelanto por tiempo de servicio y otros que se apliquen en la cuenta. f) Objetivos de la evaluacin Todos los ingresos se registran y presentan adecuadamente (aseveraciones: integridad y exactitud). Los ingresos estn de acuerdo con el mtodo de reconocimiento de ingresos, han sido aplicado consistentemente y estn propiamente revelados (aseveraciones, valuacin, presentacin, revelacin). El corte es apropiado (aseveraciones: integridad y existencia).
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Las cuentas por cobrar representan los ingresos pendientes de cobro u otros cargos a terceros y son propiedad de la entidad (aseveraciones: existencias y propiedad). Todos los cobros de efectivo se registran debidamente (aseveraciones: integridad y exactitud). La valuacin de cuentas por cobrar es apropiada y se efectan provisiones para cuentas de cobranza dudosa (aseveraciones: valuacin, presentacin y revelacin). g) Evaluacin del riesgo de control El objetivo de las entidades pblicas es proporcionar servicios y/o determinados productos. Por esta razn, la mayora de entidades prestan atencin al establecimiento de procedimientos de control efectivo para registrar los ingresos tributarios y no tributarios. Los procedimientos que proporcionan seguridad sobre la integridad y exactitud de los ingresos, tambin proporcionan certeza razonable de su existencia. El riesgo de detectar errores debido a mtodos inapropiados para reconocer ingresos depende de la naturaleza de la entidad y de su ambiente de control interno. Los auditores no esperan encontrar procedimientos de control adecuados para este objetivo de auditora; motivo por el cual realizan pruebas sustantivas sobre este rubro. El objetivo de control involucra los siguientes flujos de informacin que van hacia las cuentas por cobrar y que salen de ellas: cobro de impuestos y tasas y/o prestacin de servicios y cobros en efectivo. Si existen procedimientos de control que proporcionen seguridad sobre el registro en el periodo para cada uno de los flujos de informacin importantes; sin embargo, y en el caso de evaluacin preliminar del riesgo de control sea moderado o bajo los objetivos de auditora, el corte puede requerir consideracin por separado. h) Deficiencias de control interno comunes Por la prestacin de servicios o entrega de productos terminados no se emiten los recibos correspondientes ni se registran. La entrega de bienes o servicios se controla incorrectamente y no se emiten los recibos correspondientes. Los recibos se registran por cantidades inferiores al total. Los ingresos se registran antes de entregar los bienes o servicios. Falta de un mtodo apropiado para contabilizar las transacciones de ingreso propio usuales (rentas de la propiedad, multas y sanciones, venta de activos usados). Los mtodos de contabilidad seleccionados para reconocer ingresos causan distorsiones (aplicacin indebida de la NIC-SP 9 Ingresos provenientes de transacciones de intercambio. Ingresos se registran en el periodo equivocado. Existe duplicidad en el registro de ingresos. Existen errores en los asientos contables de registro de ingresos. Los ingresos que no estn bajo control contable son utilizados en forma indebida. Los ingresos no se registran total o parcialmente, y los cobros de efectivo son indebidamente usados. Los cobros de efectivo son indebidamente utilizados o se ocultan con documentos falsificados. Los procedimientos de validacin identifican los errores, pero no existe seguimiento a los mismos. El registro de operaciones se altera para manipular los resultados reportados. Criterios para identificar un riesgo alto Los movimientos de efectivo tienen un retraso importante en relacin al reconocimiento de ingresos. Se registran cantidades poco usuales antes o despus del cierre. Las partidas de conciliacin no reciben un adecuado seguimiento, revisin y aprobacin. Existe considerable atraso de transacciones no procesadas. Las operaciones pueden procesarse sin autorizacin.
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Ausencia de segregacin de funciones de emisin de recibos de ingreso, recepcin y cobranza, depsito y registro y control. Falta de procedimientos de autorizacin para provisin y castigo de cuentas cobranza dudosa. Falta de documentos internos que controlen el movimiento de las cuentas por cobrar. Falta de sistematizacin y clasificacin adecuada de cuentas por cobrar por contribuyente, antigedad de saldos, control de saldos. Falta de un efectivo control de cuentas canceladas y establecer saldos individuales. Falta de autorizacin de aceptacin de renovacin de documentos por cobrar. i) Procedimiento administrativo En este punto es recomendable revisar los cargos realizados a los contribuyentes por deudas tributarias, informacin que ser proporcionada por el rea de rentas o la SAT, practicar una conciliacin de los saldos registrados versus el auxiliar estndar de control o los listados automatizados, es necesario y conveniente realizar la conciliacin respectiva para una depuracin adecuada, en tanto sea posible y recomendable, sin ser vinculante por los costos que demanden su trmite, se puede proceder a confirmar los saldos con el contribuyente a travs de la circularizacin de cartas. Otra accin recomendable es comprobar la autenticidad de la cuenta y que su origen se relacione con las operaciones de la entidad, siendo conveniente su inclusin o depuracin de acuerdo a la comprobacin de la documentacin que lo sustente en funcin a las polticas contables, o lineamientos establecida por la entidad (Estimacin de la incobrabilidad, castigo, situacin de cobranza coactiva, etc,) . Es conveniente realizar la revisin de intereses y reajustes mediante la comprobacin selectiva de los saldos, verificando que se encuentren debidamente autorizados; comprobando modificaciones a esos intereses mediante las autorizaciones pertinentes. Se deben comprobar notas de dbitos y crditos, en ese sentido la morosidad debe de ser revisada en cuanto al mtodo adecuado del clculo de la estimacin, y si el mtodo de clculo est de acuerdo a las disposiciones legales, identificando los auxiliares versus cuenta mayor de incobrables. Adems la revisin de deudores incobrables que se han presentado a cancelar la deuda, mediante la confrontacin de soluciones jurdicas e identificar si el clculo de la estimacin es congruente con las polticas de la institucin.
j) Sern objeto de saneamiento: a) Los derechos de cobranza de las entidades que, por convenio, son administrados por otras entidades, a las cuales se requerir la informacin necesaria para efectuar las acciones de saneamiento, de acuerdo a lo establecido en la Ley N 29608. b) Los saldos de las cuentas por cobrar de origen tributario, se sujetarn a lo dispuesto en el Cdigo Tributario y las normas respectivas vigentes. c) Las cuentas por cobrar que presentan la situacin siguiente: (i) Derechos existentes y cuya cobranza no es posible mediante el proceso coactivo. (ii) Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro, por las causales establecidas en el Instructivo 3 numeral 5.2. (iii) Derechos que carecen de documentos de soporte idneos, a travs de los cuales se puedan ejecutar los procedimientos que permitan su cobranza. (iv) Derechos por los cuales no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona natural o jurdica el importe por la no ejecucin de dichos derechos. d) Luego de realizada la depuracin o el incremento de importes en los saldos de Cuentas por Cobrar, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608; excepto en los casos de correccin de error, en que se aplicar la NICSP 03 Supervit o dficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables.
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k) Confirmacin de cuentas por cobrar Cuando las cuentas por cobrar son de importancia relativa para los estados financieros y la magnitud del saldo es considerable el auditor necesariamente deber planear el obtener confirmacin directa de las cuentas por cobrar de parte de los deudores o contribuyentes. La confirmacin directa proporciona evidencia de auditora confiable respecto de la existencia de deudores y de la exactitud de los saldos de sus cuentas. Sin embargo, dichas cuentas no proporciona evidencia sobre la seguridad de cobranza de los saldos o sobre la existencia de saldos por cobrar no registrados. Cuando se espera que los deudores son morosos, el auditor debera planear otros procedimientos alternativos. Un ejemplo de dichos procedimientos alternativos sera realizar el anticuamiento, verificar las provisiones para cuentas de cobranza dudosa relacionados con el saldo de las cuentas especficas, verificar los castigos efectuados previo anlisis de la documentacin sustentatoria y los procedimientos administrativos cumplidos. Las cuentas que requieren ser confirmadas son seleccionadas para hacer al auditor llegar a una conclusin apropiada respecto de la existencia y exactitud de las cuentas por cobrar como un todo, tomando en cuenta los riesgos de auditora identificados y otros procedimientos planeados. El auditor enva cartas solicitando confirmacin y se pide a los deudores que contesten directamente al auditor. Dichas cartas contienen autorizacin de la administracin de la entidad al deudor para revelar la informacin requerida por el auditor. La solicitud de confirmacin de saldos puede ser de forma positiva, en la que se pide al deudor que confirme su saldo o exprese su desacuerdo con el saldo registrado, o una forma negativa, en la que se pide una respuesta slo en caso de desacuerdo con el saldo registrado. Las confirmaciones positivas proporcionan evidencia ms confiable que las confirmaciones negativas. La seleccin entre formas positiva y negativa depender de las circunstancias, incluyendo la evaluacin de los riesgos tanto inherentes como de control. La forma positiva se prefiere, cuando el riesgo inherente o de control es evaluado alto, ya que con la forma negativa, puede no recibirse respuesta debido a causas distintas al acuerdo con el saldo registrado. Puede usarse una combinacin de forma positiva y negativa. Por ejemplo, donde el saldo total de cuentas por cobrar consiste en un pequeo nmero de saldos grandes y un gran nmero de saldos pequeos, el auditor puede decidir que es apropiado confirmar el total o una muestra de los saldos grandes con solicitudes de confirmacin positiva y una muestra de los saldos pequeos usando solicitudes de confirmacin negativa. Cuando se usa la forma positiva, el auditor ordinariamente mandara un recordatorio a aquellos deudores que no contesten dentro de un tiempo razonable. Las respuestas pueden contener excepciones que necesitarn ser investigadas plenamente. Cuando la administracin de la entidad pide al auditor que no confirme los saldos de ciertas cuentas por cobrar, el auditor debera considerar si hay fundamentos vlidos para dicha solicitud. Por ejemplo, si la cuenta particular est en disputa con el deudor y la comunicacin a nombre del auditor puede agravar negociaciones sensibles entre la entidad y el deudor. Antes de aceptar como justificada una negativa, el auditor debera examinar cualquier evidencia disponible para apoyar las explicaciones de la administracin. En tales casos, el auditor debera aplicar procedimientos alternativos a las cuentas por cobrar no sujetas a confirmacin.
05 Prescripcin de la deuda tributaria

(i) Como solicitar la prescripcin de la deuda tributaria La solicitud de prescripcin es un procedimiento administrativo mediante el cual el contribuyente o deudor tributario pide se declare la extincin de la accin para determinar la
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obligacin, exigir su pago o aplicar sanciones, segn sea el caso, debido al transcurso del tiempo. La prescripcin de una deuda tributaria no opera en forma automtica por el slo hecho del paso del tiempo, esta debe ser solicitada por el deudor tributario ante la administracin tributaria. Esta solicitud puede ser presentada en cualquier momento, fuera o dentro de un procedimiento administrativo o judicial. La solicitud de prescripcin es un procedimiento administrativo mediante el cual el contribuyente o deudor tributario pide se declare la extincin de la accin para determinar la obligacin, exigir su pago o aplicar sanciones, segn sea el caso, debido al transcurso del tiempo. La prescripcin opera dentro de los siguientes plazos: 1. Cuatro aos, siempre que se haya presentado la declaracin jurada correspondiente. 2. Seis aos, si no se present la declaracin jurada. 3. Diez aos si se trata de tributos retenidos o percibidos que no hayan sido pagados. 4. Cuatro aos para solicitar compensaciones o devoluciones. (ii) Trmite para solicitar la prescripcin.Para solicitar la prescripcin el deudor tributario debe presentar una solicitud indicando cual es la accin sobre la cual se pide la prescripcin, es decir si se trata de: - La accin para la determinacin de la obligacin tributaria. - La accin para exigir su pago. - La accin para aplicar sanciones. Esta solicitud debe contener la identificacin de la deuda tributaria, cdigo del tributo o multa y perodo tributario. Asimismo este escrito debe tener la expresin concreta de lo pedido, con los fundamentos de hecho y de derecho. (iii) Evaluacin.- Esta solicitud es evaluada por la administracin tributaria en un plazo de 45 das hbiles desde su presentacin. En caso que la administracin tributaria declare improcedente la solicitud u opere el silencio administrativo negativo, es decir si no se pronuncia dentro del plazo de evaluacin descrito en el prrafo anterior, el deudor tributario puede interponer recurso de reclamacin dentro de los 20 das hbiles de haber sido notificado con la resolucin que declar la improcedencia u opere el silencio administrativo negativo. Contra la resolucin que resuelva el recurso de reclamacin se puede interponer recurso de apelacin ante el Tribunal Fiscal.
06 Estimacin de las cuentas de cobranza dudosa

a) Concepto Son aquellas cuentas que se estiman durante el ejercicio para reconocer como un gasto del periodo, su incobrabilidad o inseguridad en su posible recuperacin, por imposibilidad del deudor a pagar y representan prdidas no realizadas por deterioro de valor en su composicin, Por tanto , con la finalidad de representar en forma razonable y real la situacin financiera de las cuentas por cobrar y disminuir su valor, se reclasifican en sta cuenta al no generar beneficios econmicos para la entidad En un sentido ms simple podemos afirmar que son aquellas deudas de cobranza dudosa respecto de la cual no existe certeza o seguridad razonable en su posible recuperacin, y se requiere que se realicen las estimaciones o clculos correspondientes para mostrar el deterioro de su valor. b) Reconocimiento
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Cuando se reconoce un deterioro de valor o una estimacin para cuentas de cobranza dudosa ? Previamente definiremos que significa el deterioro o incobrabilidad de un activo financiero? el deterioro de valor es una prdida o disminucin de valor en las cuentas por cobrar y otros conceptos por cobrar, debido a causas ajenas a la entidad expuestas lineas ms abajo ( p.59-nic-39 ) que se determina en el exceso del importe o valor en libros sobre el importe recuperables ( valor estimado para su cobro, a travs de acciones administrativas desarrolladas para su recuperacin) , El p.58 de la nic-39 seala que. Una entidad evaluar en cada fecha de elaboracin del balance, si exste evidencia objetiva de que un activo financiero ( Cuentas por cobrar ) o un grupo de activos financieros est deteriorado. Si tal evidencia existiese, la entidad reconocer aplicar lo dispuesto en el prrafo 63 de la nic-39 para determinar el importe de cualquier prdida por deterioro del valor. El prrafo 63 seala que, si existiese evidencia objetiva de que se ha incurrido en una prdida por deterioro del valor en cuentas por cobrar y prstamos que se registren y valan posteriormente al coste amortizado, el importe estimado se valorar como la diferencia entre el importe en libros del activo y el valor actual de los flujos de efectivo futuros estimados (excluyendo las prdidas crediticias futuras en las que no se haya incurrido), descontados al tipo de inters efectivo original del activo financiero (es decir, el tipo de inters efectivo computado en el momento del reconocimiento inicial). El importe en libros del activo se reducir directamente, o bien se utilizar una cuenta correctora de valor , en consecuencia el importe de la prdida se reconocer en el resultado del ejercicio. Por lo tanto, se reconocer el deterioro de valor en las cuentas por cobrar ( p.59.nic-39 ), cuando se haya producido una prdida por deterioro del valor si, y solo si, existe evidencia objetiva del deterioro como resultado de uno o ms eventos que hayan ocurrido despus del reconocimiento inicial un evento que causa la prdida, y ese evento o eventos causantes de la prdida tengan un impacto sobre los flujos de efectivo futuros estimados del activo financiero , que pueda ser estimado con fiabilidad. c) Condiciones para su reconocimiento (i) dificultades financieras significativas del obligado; (ii) incumplimientos de las clusulas contractuales, tales como impagos o retrasos en el pago de los intereses o el principal; (iii) La entidad, por razones econmicas o legales relacionadas con dificultades financieras del deudor, otorga concesiones o ventajas exclusivas para el deudor que en otro caso no hubiera realizado; (iv) sea cada vez ms probable que el deudor entre en una situacin difcil ( el deudor entre en quiebra ) o en cualquier otra situacin de riego o reorganizacin financiera; (v) la desaparicin de un mercado activo para el activo financiero en cuestin, debido a dificultades financieras; (vi) los datos observables indican que existe una disminucin mensurable en los flujos de efectivo (deterioro de valor) estimados futuros en un grupo de activos financieros desde el reconocimiento inicial de aqullos, aunque la disminucin no pueda ser todava identificada con activos financieros individuales del grupo, incluyendo entre tales datos: (vii) cambios adversos en las condiciones de pago de los deudores (por ejemplo, un nmero creciente de retrasos en los pagos o un nmero creciente de prestatarios por tarjetas de crdito que hayan alcanzado su lmite de crdito y estn pagando el importe mensual mnimo); o (viii) condiciones econmicas locales o nacionales que se correlacionen con impagos en los activos del grupo (por ejemplo, un incremento en la tasa de desempleo, un descenso en el precio de las propiedades hipotecadas en el rea relevante, Cuando exista evidencia de deterioro de la cuenta por cobrar comercial, el importe en libros del Valor del activo se
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reducir mediante una cuenta de valuacin. (5801 Estimaciones del ejercicio/1209 Estimaciones de cuentas de cobranza dudosa) Las cuentas por cobrar en moneda extranjera pendientes de cobro a la fecha de la elaboracin de los Estados Financieros, se expresarn al tipo de cambio aplicable a las transacciones a dicha fecha. d) Caso prctico a) Primer supuesto: Si el pago se recibi cuando la estimacin fue realizada y se encuentra acumulada, y no se ha castigado an , el ingreso se registrar de la siguiente manera Paso 1 el asiento anterior sera el siguiente ----------------------------------------------------------------------5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 15,000 580105 Estimacin De cobranza dudosa 1209 ESTIMAC.P. CTAS DE COBRANZA DUDOSA 15,000 1209.01 Cuentas por cobrar Para registrar la estimacin de cuentas de cobranza dudosa del ejercicio ----------------------------------------------------------------------Paso 2 Reclasificacin de cuentas 1201 CUENTAS POR COBRAR 15,000 1201.99 Ctas de cobranza dudosa no recuperable 1201 CUENTAS POR COBRAR 15,000 1201.04 Rentas de la propiedad Para registrar la reclasificacin de cuentas de cobranza dudosa -------------------------------------------------------------------------Paso 3 Pago realizado cuando la estimacin estuvo acumulada 1101 CAJA BANCOS 15,000 1101.04 Depsito en inst.financ.privadas 1201 CUENTAS POR COBRAR 15,000 1201.99 Ctas de cobranza dudosa no recuperable
07 Depuracin y castigo de Cuentas por cobrar y pagar

El numeral 6 literal (i) de la directiva n 003-2011-EF/93.01 aprobado por R.D. n 012 -2011EF/93.01 Seala que; los derechos (Cuentas por cobrar tributarias y no tributarias) cuya recuperacin no haya sido posible y las obligaciones (Cuentas por pagar) cuyos acreedores no sean habidos y con valores iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria solo requerirn la opinin del Comit de Saneamiento de la entidad pblica para su depuracin de los registros contables, las cuales registrarn en Cuentas de Orden. Para los derechos a recuperar mayores a una Unidad Impositiva Tributaria, son de aplicacin las normas legales y contables vigentes. Las acciones de saneamiento de las entidades pblicas debern contar con la documentacin de sustento que acredite las acciones de depuracin ejecutadas. Concordancia Artculo 1 de la R.D. n 011-2009-EF-93.01 que modifica el cuarto prrafo factores concurrentes, determinacin del castigo directo, del numeral 5.2 Determinacin del Castigo de las cuentas incobrables, del Instructivo N 3 Provisin y Castigo de las Cuentas Incobrables aprobados por la Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01; por el texto siguiente: Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, no supere una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de determinarse el castigo.
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Artculo 2 MODIFICAR el cuarto prrafo de Factores concurrentes, Determinacin del Castigo Indirecto, del numeral 5.2 Determinacin del Castigo de las cuentas incobrables, del Instructivo N 3 Provisin y Castigo de las Cuentas Incobrables aprobados por la Resolucin de Contadura N 067-97-EF/93.01; por el texto siguiente: Que el monto de la cobranza dudosa, por cada deuda, supere una (1) Unidad Impositiva Tributaria vigente al momento de determinarse el castigo. Tratamiento contable
CUENTAS POR COBRAR DE DUDOSA RECUPERACIN
Son aquellas cuentas por cobrar que se encuentran en riesgo de incobrabilidad, morosidad o existen dudas acerca de su recuperacin, por eventos ajenos a la entidad, y se utiliza para representar la reclasificacin efectuada (1201.99/1201.01 por ejemplo ) que acompaa al momento de realizar la estimacin del ejercicio ( 5801.05/1209 ) En otras palabras, sta cuenta se utiliza para reclasificar aquellas sub-cuentas que se encuentran en riesgo de prdida o de no contar con su disponibilidad inmediata despus de realizar el asiento de estimacin de cuentas de cobranza dudosa,
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1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperacin 1201 CUENTAS POR COBRAR 50,000 1201.01 Impuest.y contribuc.Obligatorias Para registrar la reclasificacin de cuentas , que se encuentran en estado de morosidad segn documento adjunto, previamente se realizo el asiento de estimacin de cobranza dudosa (5801.05/1209.01) --------------------------------------------------------------------------08 Deterioro de activos (incobrabilidad) Cuando exista evidencia de deterioro de las cuentas por cobrar, el importe en libros se reducir mediante una cuenta de valuacin (1209 Estimacin de cuentas de cobranza dudosa), por lo tanto, la entidad evaluar en cada fecha el deterioro de valor (PCG). a) Que significa el deterioro o incobrabilidad de un activo financiero? El p. 59 de la NIC 39 seala que un activo financiero se deteriora cuando existe evidencia objetiva, producto de eventos ocurridos despus del reconocimiento inicial, que causen perdida y tengan un impacto negativo sobre los flujos futuros estimados del activo financiero. b) Que evidencias pueden demostrar que un activo financiero sea deteriorado o es incobrable? Segn el prrafo 59 de la NIC 39, algunos hechos que causan el deterioro pueden ser: Dificultades financieras del emisor o el obligado. Incumplimiento en el pago de los intereses o principal o moras. Otorgamiento de concesiones o ventajas exclusivas para el prestatario con dificultades financieras. El acreedor o prestatario entra en quiebra o proceso de reorganizacin financiera. Desaparicin de un mercado activo para el activo financiero debido a dificultades financieras. Disminucin medible en los flujos de efectivo estimados derivados del activo financiero.
--------------------------------------3401 3401.03
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Resultados acumulados 50,000 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608.
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3401.03.03 Cuentas por cobrar 1201 Cuentas por cobrar 50,000 1201.99 Cuentas por cobrar de dudosa recuperacin Para registrar la baja de cuentas por cobrar de origen tributario, en mrito al proceso de saneamiento contable dispuesto por la Ley n 29608, segn informe n del comit de saneamiento.
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09 Servicios y Otros Contratados por Anticipado

a) Concepto Son los pagos o desembolsos realizados por las entidades del sector pblico, en forma adelantada por conceptos diversos tales como: Seguros, alquileres, entregas a rendir cuenta por viticos y gastos de viaje, proveedores, contratistas, etc pero que an no se han recibido los beneficios o servicios pagados por adelantado o se recibirn en el futuro cercano causando los gastos o costos correspondientes en el desarrollo de sus actividades, los cuales deben devengarse en forma gradual, en vista de que constituyen derechos adquiridos por la entidad, los servicios y otros gastos por anticipado se clasifican momentneamente como activo corriente, sin embargo en la medida en que se reciban dichos beneficios o servicios se devengarn y convertirn en gastos o costos ,disminuyndose el activo diferido en forma gradual hasta cancelarse. b) Sern objeto de saneamiento: (i) Alquileres Pagados por Anticipado (ii) Anticipo a Contratistas y Proveedores (iii) Entregas a Rendir Cuentas (iv) Encargos Generales (v) Anticipos por Servicios y Otros no Recuperados (vi) Otros anticipos (i) Alquileres pagados por anticipado Comprende el alquiler de bienes muebles e inmuebles, cuya utilizacin se efectuar en el futuro y Corresponde al monto pagado por adelantado por concepto de alquiler de locales, inmuebles, maquinaria o equipo que ser utilizado por la entidad el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se cobran meses del mismo por anticipado. .. 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 3,000 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 1101 CAJA Y BANCOS 3,000 1101.04 Deps. En Instituc. Financ. Privadas Para registrar los desembolsos realizados como pago de alquileres adelantados por la oficina que ocupa Rentas descentralizadas correspondiente a los meses de .segn C/p. n (ii) Anticipo a contratistas y proveedores (1205.04) Son los desembolsos o pagos adelantados a los contratistas ganadores de la buena pro, por contratos en la ejecucin de obras o a proveedores por adquisicin de bienes y/o servicios, de acuerdo al reglamento de contrataciones del estado.
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Los anticipos a contratistas y proveedores deben ser analizados para la confirmacin por parte de las entidades a las que se les entregaron los recursos, con el fin de lograr su atencin o recuperacin.
Caso 01 Retencin de I.R. efectuada no se hizo el giro y pago ascendente a S/. 465.30
Secc. Func 0006 Resumen Total movimiento Cuenta 33 Debe Haber 173,728.02 0.00 Presupuestal (a) Contable (clase3) (b) 173,728.02 173,728.02 Ejecucin presupuestal 173,728.02 Dif a-b
Denominacin Construccin canal II etapa
Diferencia 0.00 Dif b-c
Saldo 173,728.02 Financiero (c)
173,262.72
0.00
465.30
Al realizar el anlisis correspondiente a los anticipos otorgados a contratista se encontr en el expediente SIAF 001353-05, un compromiso por S/. 15 510.00, de los cuales se han devengado con tres MEMOS:
1 MEMO-1609-2005-ADM/M S/.4653.00 Neto a pagar S/. 4,187.70 pagado Retencin de 4ta Categora S/.465.30 falta girar y pagar 2 MEMO-2264-2005-ADM/M S/.5,428.50Neto a pagar S/.4,885.65 pagado Retencin de 4ta Categora S/.542.85 pagado 3 MEMO-2504-2005-ADM/MD S/.5,428.50 Neto a pagar S/.4,885.65 pagado Retencin de 4ta Categora S/. 542.85pagado
De los cuales, el primero anticipo slo se ha realizado el giro de neto a pagar, quedando pendiente la retencin de 4ta Categora por S/. 465.30 (diferencia financiera). El expediente SIAF corresponde al ejercicio 2005 y hasta la fecha queda pendiente el giro de Retencin de 4ta Categora Solucin Previamente analicemos los antecedentes Registro contable de los anticipos d) Anticipo a contratistas y proveedores (1205.04) Son los desembolsos o pagos adelantados a los contratistas ganadores de la buena pro, por contratos en la ejecucin de obras o a proveedores por adquisicin de bienes y/o servicios, de acuerdo al reglamento de contrataciones del estado. Adelantos directos (art.171.D.S.n184-2008-EF) Las bases podrn establecer adelantos directos al contratista, los que en ningn caso excedern en conjunto del treinta ( 30%) del monto del contrato original Entrega de adelantos (art. 172 D.S. n 184-EF) La entrega de adelantos se har en la oportunidad establecida en las bases, en el supuesto que no se entregue el adelanto en dicha oportunidad, el contratista tiene derecho a solicitar prrroga del plazo de ejecucin de la prestacin por el n de das equivalente a la demora, siempre que se afecte realmente el plazo indicado Amortizacin de adelantos (art.173 D.S. n 184-2008-EF) La amortizacin de adelantos se har mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales que se efecten al contratista por la ejecucin de las prestaciones a su cargo.
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Garantas por adelantos (art.162 D.S. 184-2008-EF) La entidad slo puede entregar los adelantos previstos en las bases y solicitados por el contratista, contra la presentacin de una garanta emitida por idntico monto y un plazo mnimo de vigencia de tres meses, renobables trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortizacin total del adelanto otorgado. La presentacin de la garanta no puede ser exceptuada en ningn caso e) Adelantos para obras pblicas (i) Clases de Adelantos en Obras (art.186 D.S.n 184-2008-EF) Las Bases podrn establecer los siguientes adelantos: 1. Adelantos directos al contratista, los que en ningn caso excedern en conjunto del veinte por ciento (20%) del monto del contrato original. 2. Para materiales o insumos a utilizarse en el objeto del contrato, los que en conjunto no debern superar el cuarenta por ciento (40%) del monto del contrato original. Concordancia: LCE: Artculo 38. (ii) Entrega del Adelanto Directo (art.187 D.S.n 184-2008-EF En el caso que en las Bases se haya establecido el otorgamiento de este adelanto, el contratista dentro de los ocho (8) das contados a partir del da siguiente de la suscripcin del contrato, podr solicitar formalmente la entrega del adelanto, adjuntando a su solicitud la garanta y el comprobante de pago correspondientes, debiendo la Entidad entregar el monto solicitado dentro de los siete (7) das contados a partir del da siguiente de recibida la mencionada documentacin. En el caso que las Bases hubieran previsto entregas parciales del adelanto directo, se considerar que la condicin establecida en el inciso 5) del artculo 184 se dar por cumplida con la entrega del primer desembolso. (iii) Entrega del Adelanto para Materiales e Insumos (art.188 D.S.n 184-2008-EF) Las solicitudes de otorgamiento de adelantos para materiales o insumos debern ser realizadas con la anticipacin debida, y siempre que se haya dado inicio al plazo de ejecucin contractual, en concordancia con el calendario de adquisicin de materiales e insumos presentado por el contratista. No proceder el otorgamiento del adelanto de materiales o insumos en los casos en que las solicitudes correspondientes sean realizadas con posterioridad a las fechas sealadas en el calendario de adquisicin de materiales e insumos. Para el otorgamiento del adelanto para materiales o insumos se deber tener en cuenta lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. (iv) Amortizacin de Adelantos (art.189 D.S.n 184-2008-EF La amortizacin del adelanto directo se har mediante descuentos proporcionales en cada una de las valorizaciones de obra. La amortizacin del adelanto para materiales e insumos se realizar de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias. Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortizacin de los adelantos se tomar en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le corresponda al contratista y/o en la liquidacin. (v) Garantas por adelantos (art.162 D.S. 184-2008-EF)
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La entidad slo puede entregar los adelantos previstos en las bases y solicitados por el contratista, contra la presentacin de una garanta emitida por idntico monto y un plazo mnimo de vigencia de tres meses, renobables trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortizacin total del adelanto otorgado. La presentacin de la garanta no puede ser exceptuada en ningn caso .. 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 15,510 1205.04 Anticipo A Contratistas Y Proveedores 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 1,551 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 2101.0101 Fondo De Pensiones 2101.0102 Renta 4Ta. Categora
1101 CAJA Y BANCOS 13,959 1101.04 Deps. En Instituc. Financ. Privadas Para registrar el adelanto directo otorgado al contratista.. ganador de la buena pro del contrato de construccin de la obracorrespondientes al 30% segn contrato que asciende a S/ 51,700 y clusula establecida en el. Ref memos ns y C/P n ..
.. 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 1,085.70 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 2101.0101 Fondo De Pensiones 2101.0102 Renta 4Ta. Categora
1101 CAJA Y BANCOS 1101.04 Deps. En Instituc. Financ. Privadas 1,085.70
Por el pago de la retenciones del impuesto a la renta, quedando pendiente el giro y pago de la retencin del memo n1609-95 ADM/M -------------------------------------------------------------------------------------------------Vamos a suponer que el monto de la obra asciende a S/. 51,700 El registro de asientos sera el siguiente: --------------------------------------------------------------------------------------------------
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 1501.03 Estructuras 1501.0304 Infraestructura Agrcola
51,700
1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 1205.04 Anticipo A Contratistas Y Proveedores 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 2101.0101 Fondo De Pensiones 2101.0102 Renta 4Ta. Categora
2103 CUENTAS POR PAGAR 2103.02 Activos No Financieros Por Pagar
15,510 5,170
31,020
Para registrar la valorizacin n 1 y nica valorizacin por la construccin del canal de irrigacin., construido por el Sr persona natural -------------------------------------------------------------------------------------------------2101 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 5,170 2101.01 Impuestos Y Contribuciones 2101.0101 Fondo De Pensiones 2101.0102 Renta 4Ta. Categora
2103 CUENTAS POR PAGAR 31,020
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2103.02 Activos No Financieros Por Pagar
1101 CAJA Y BANCOS 1101.04 Deps. En Instituc. Financ. Privadas
36,190
Para registrar el giro y pago del canal de irrigacin construido.

-------------------------------------------------------------------------------------------------(iii) Entregas a rendir cuenta de ejercicios anteriores Las entregas a rendir cuentas de aos anteriores, que deben ser analizadas para la confirmacin por el personal al que se le otorgaron los recursos, para su inmediata rendicin, justificacin y cobro. En el caso de ex trabajadores a los cuales no sea posible efectuar la cobranza se remitir la documentacin a la Oficina General de Asesora Jurdica o a la Procuradura Pblica, para los fines del caso, segn corresponda. Caso uno.- cuando se puede recuperar los anticipos
Registro histrico 1205.05 Entregas a rendir cta 10,000 1101.04Deps.Inst.Financ.privad 10,000
Correccin 1202.08 CxC al personal 10,000 1205.05 Entreg a rend.Ctas 10,000 Art. 68. Directiva de tesorera
Caso dos.- Cuando no se puede recuperar y las acciones administrativas han sido agotadas y se ha establecido la responsabilidad administrativa y civil del responsable de su gestin (Proceso administrativo)
3401.03 Resultados acumulados 10,0000 3401.03.07 Servicios y otros contratos por anticipado 1202 Cuentas por cobrar diversas 10,000 1202.08 Cuentas por cobrar al personal b) Seguros pagados por anticipado Comprende el monto contratado con las compaas aseguradoras por las primas de seguros, con pago adelantado, por coberturas a recibir en el futuro.y comprende los seguros, pagados por anticipado por la entidad, cuando se contrata una pliza de cualquier tipo, cuya cobertura debe garantizar la integridad y riesgo de cualquier eventualidad futura del activo, la misma que estar establecida en las clusulas contractuales del contrato, debiendo cancelarse por anticipado el seguro anual al momento de contratar la pliza, por tanto los gastos se reconocern en forma gradual mensualmente a travs de la cuenta 530206.03 seguros .. 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 5,000 1205.01 Seguros Pagados Por Anticipado 1101 CAJA Y BANCOS 5,000 1101.04 Deps. En Instituc. Financ. Privadas Para registrar el contrato de seguros del vehculo de la entidad placa de rodaje n 2552
..
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d) Alquileres pagados por anticipado Comprende el alquiler de bienes muebles e inmuebles, cuya utilizacin se efectuar en el futuro y Corresponde al monto pagado por adelantado por concepto de alquiler de locales, inmuebles, maquinaria o equipo que ser utilizado por la entidad el cual debe ser cancelado por anticipado, ya sea por condiciones de contrato, por inicio de alquiler donde por lo general se cobran meses del mismo por anticipado. .. 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 3,000 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 1101 CAJA Y BANCOS 3,000 1101.04 Deps. En Instituc. Financ. Privadas Para registrar los desembolsos realizados como pago de alquileres adelantados por la oficina que ocupa Rentas descentralizadas correspondiente a los meses de .segn C/p. n ----------------------------------------------------------------------------------g) Convenios de encargos pendientes de regularizacin Los convenios de encargos pendientes de regularizacin sern atendidos por los receptores del encargo, para las rendiciones de cuentas correspondientes. En el caso de no efectuarse la rendicin de los encargos, se remitir la documentacin a la Oficina General de Asesora Jurdica o a la Procuradura Pblica, para los fines del caso, segn corresponda. h) Adelantos directos (art.171.D.S.n 184-2008-EF) Las bases podrn establecer adelantos directos al contratista, los que en ningn caso excedern en conjunto del treinta ( 30%) del monto del contrato original i) Entrega de adelantos (art. 172 D.S. n 184-EF) La entrega de adelantos se har en la oportunidad establecida en las bases, en el supuesto que no se entregue el adelanto en dicha oportunidad, el contratista tiene derecho a solicitar prrroga del plazo de ejecucin de la prestacin por el n de das equivalente a la demora, siempre que se afecte realmente el plazo indicado j) Amortizacin de adelantos (art.173 D.S. n 184-2008-EF) La amortizacin de adelantos se har mediante descuentos proporcionales en cada uno de los pagos parciales que se efecten al contratista por la ejecucin de las prestaciones a su cargo. k) Garantas por adelantos (art.162 D.S. 184-2008-EF) La entidad slo puede entregar los adelantos previstos en las bases y solicitados por el contratista, contra la presentacin de una garanta emitida por idntico monto y un plazo mnimo de vigencia de tres meses, renobables trimestralmente por el monto pendiente de amortizar, hasta la amortizacin total del adelanto otorgado. La presentacin de la garanta no puede ser exceptuada en ningn caso
l) Entregas a rendir cuenta (1205.05) Es el saldo de los desembolsos realizados por la entidad a terceros, funcionarios y servidores pblicos, con la finalidad de realizar gastos de viaje por comisin de servicios u otros gastos operativos y que an no han sido rendidos en su oportunidad, al respecto la directiva de tesorera n 001-2007-EF/77.15 aprobada por R.D. N 002-2007-EF/77.15 en su art.68 seala que inmediatamente despus de detectarse un pago indebido, en exceso o que no haya sido devuelto oportunamente los viticos no utilizados u otros conceptos ,se proceder a formular el respectivo requerimiento para su devolucin, a partir de dicho requerimiento y hasta que se
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produzca su respectiva devolucin, se aplicarn los respectivos interses correspondientes de acuerdo a la tasa de inters legal efectiva que publica la SBS. Por otro lado, se ha publicado en El Peruano el DS. N 028-2009-EF con el cual se aprueba una nueva Escala de Viticos para Viajes de Comisin en el territorio nacional, aplicable a funcionarios del sector pblico pero que, por disposicin del artculo 37 inciso r) de la Ley del Impuesto a la Renta, tiene incidencia en los viticos que otorgan las empresas del sector privado a sus funcionarios y trabajadores. La nueva escala de viticos por comisin de servicios en el pas para los funcionarios pblicos y empleados de confianza, incluidos los que realicen el personal contratado bajo la modalidad de Contratacin Administrativa de Servicios CAS, ser la siguiente: a) Ministros, Jefes de organismos autnomos, Viceministros, Vocales, Secretarios Generales, Presidentes Regionales y Alcaldes: S/. 250.00 diarios. b) Directores generales, gerentes generales, gerentes regionales, asesores de alta direccin y funcionarios con cargos equivalentes: S/. 210.00 diarios. c) Subdirectores, jefes de unidad, personal contratado por el CAS con funciones equivalentes: S/. 180.00 diarios. Los viticos comprenden gastos de alimentacin, hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar de embarque), as como movilidad para su desplazamiento. ll) Acciones a realizar para el saneamiento contable Las Direcciones u Oficinas de Tesorera o la que corresponda segn el caso y la Oficina de Contabilidad efectuarn el anlisis de los saldos que comprende Gastos Pagados por Anticipado que presentan los registros contables al 31 de diciembre del 2010, para verificar su conformidad. m) Documentos que sustentan los Gastos Pagados por Anticipado Las acciones de saneamiento contable estn orientadas a comprobar la existencia o no de la documentacin sobre rendiciones de Entregas a Rendir Cuenta y Encargos Otorgados, la atencin o consumo de Seguros y/o Alquileres Pagados por Anticipado, as como la atencin de Anticipos a Proveedores y Contratistas de bienes y/o servicios, entre otros, que comprende Gastos Pagados por Anticipado al 3112- 2010. n) Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado Los saldos que se originan por el incumplimiento de las normas que establecen los plazos y formalidades para efectuar rendiciones y/o devoluciones de Entregas a Rendir Cuenta, Encargos Generales, Anticipos a Contratistas y/o Proveedores. La falta de implementacin de normas internas que establezcan los procedimientos para otorgar y rendir cuenta de recursos otorgados en las diversas modalidades. El inadecuado control y acciones de seguimiento al personal que tiene cuentas pendientes de rendicin. Otras situaciones identificas en la evaluacin de saldos. ) Procedimientos y control documentario Inadecuado control de los cronogramas establecidos para la atencin de Anticipos a Contratistas y Proveedores o de ejecucin de garantas a que estn sujetas las entregas de recursos por incumplimiento. Deficiencias en el flujo documentario para la entrega del sustento a Contabilidad para el registro contable. Otras situaciones identificas en evaluacin de saldos. o) Documentos que sustentan el Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado Las acciones previstas en el Manual de Saneamiento Contable debern quedar registradas en:
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El Expediente de Saneamiento Contable. El Acta del Comit de Saneamiento Contable. La Resolucin Ministerial, Acuerdo de Concejo o Acuerdo de Gobierno Regional, entre otros, segn corresponda. p) Acciones Correctivas Futuras Las Entidades del Sector Pblico tienen la gran responsabilidad de tomar las acciones correctivas, implementacin de normas y manuales de procedimientos internos elaborados en concordancia con la normatividad vigente, con el fin de lograr informacin contable debidamente sustentada. q) Expedientes de Saneamiento Contable Los expedientes deben contener la documentacin por cada caso presentado, que sustenta las acciones realizadas por el Comit mediante actas acuerdos actas, circularizaciones internas y/o externas, documentos encontrados relacionados con las cuentas que incluye el concepto Gastos Pagados por Anticipado. s) Saneamiento contable Luego de realizada la depuracin o el incremento de importes en Servicios y Otros Contratados por Anticipado, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608; excepto en los casos de correccin de error, en que se aplicar la NICSP 03 Supervit o dficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables. Saldos en Gastos Pagados Por Anticipado
Vencidos Sin estimacin Contabilidad 31-12contable 2010 69,468 39,468 30,000 13,698 39,585 13,698 9,585 30,000
Cdigo Denominacin Servicios y otros contratados por 1205 anticipado 1205.01 Seguros pagados por anticipado 1205.02 Alquileres pagados por anticipado
1205.05 Entregas a rendir cuenta
12,735
12,735
1205.98 Otros
3,450 69,468
3,450 39,468 30,000
Mediante Acuerdo de Concejo N , la Municipalidad Provincial de autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de saneamiento, de acuerdo a la propuesta presentada por el Comit de Saneamiento Contable consignada en el Acta del Comit de Saneamiento Contable N de fecha, sustentada en el Expediente de Saneamiento Contable de Gastos Pagados por Anticipado y que dan origen a operaciones
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por efecto de saneamiento contable, correccin de error, reclasificaciones, entre otros, segn corresponda Registro original ------------------------------------------------------------------------------1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 69,468 1205.01 Seguros Pagados Por Anticipado S/. 13,698 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 39,585 1205.05 Entregas A Rendir Cuenta 12,735 1205.98 Otros 3,450 1101 CAJA Y BANCOS 69,468 1101.04 Depsitos. En Instituc.Financ. Privadas Para registrar los anticipos otorgados ------------------------------------------------------------------------------Omisin en el registro de los anticipos vencidos
1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 69,468 1202.04 Depsitos Entregados En Garanta 3,450 1202.08 Al Personal 12,735 1202.98 Otros Ingresos Por Cobrar 53,283 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 69,468 1205.01 Seguros Pagados Por Anticipado S/. 13,698 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 39,585 1205.05 Entregas A Rendir Cuenta 12,735 1205.98 Otros 3,450 Por la estimacin de las cuentas por cobrar por los adelantos otorgados que no han rendido la respectiva cuenta documentaria en su oportunidad, basados en el artculo 68 de la Directiva de tesorera, que a la letra seala:
Artculo 68.- Aplicacin de intereses por pagos indebidos o en exceso y viticos no utilizados 68.1 Inmediatamente despus de detectarse un pago indebido, en exceso, que no se haya cumplido con la devolucin oportuna de los viticos no utilizados u otros conceptos, se proceder a formular el respectivo requerimiento para su devolucin. A partir de dicho requerimiento y hasta que se produzca su debida cancelacin, se aplica los intereses correspondientes de acuerdo a la Tasa de Inters Legal Efectiva que publica la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones. 68.2 68.3 Cuando la comisin de servicios se desarrolla en el interior del pas, el plazo mximo para la rendicin de cuenta de viticos es de ocho (08) das calendarios despus de culminada la misma y cuando dicha comisin es en el exterior, el plazo mximo es de quince (15) das calendario. Ante el incumplimiento de la devolucin de viticos no utilizados en el plazo sealado debe consignarse, en el formato de entrega de los viticos, la autorizacin expresa del perceptor de los mismos para que la Unidad Ejecutora o Municipalidad efecte la retencin correspondiente a travs de la Planilla nica de Pagos, independientemente de las medidas aplicables por dicho incumplimiento.
Cmo se corrige la omisin? a) Si se trata de establecer la responsabilidad y devolucin de los anticipos se regularizar su registro de la siguiente manera 1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 69,468
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1202.04 Depsitos Entregados En Garanta 3,450 1202.08 Al Personal 12,735 1202.98 Otros Ingresos Por Cobrar 53,283 1205 SERVIC. Y OTROS CONTRATAD. POR ANTIC. 69,468 1205.01 Seguros Pagados Por Anticipado S/. 13,698 1205.02 Alquileres Pagados Por Anticipado 39,585 1205.05 Entregas A Rendir Cuenta 12,735 1205.98 Otros 3,450 Por la estimacin de las cuentas por cobrar por los adelantos otorgados que no han rendido la respectiva cuenta documentaria en su oportunidad, basados en el artculo 68 de la Directiva de tesorera, que a la letra seala: b) Si se trata de cuentas que ya no tienen forma de recuperarlos y se han agotado y concluido con los procedimientos administrativos para su recuperacin, entonces se utilizar la cuenta 3401.03 --------------------------------------------------------------------------------3401.03 Efectos de saneamiento contable 69,468 3401.0303 cuentas por cobrar RD. 009-2012-EF/51.01 1202 Cuentas por cobrar diversas 69,468 1202.04 Depsitos Entregados En Garanta 3,450 1202.08 Al Personal 12,735 1202.98 Otros Ingresos Por Cobrar 53,283 -----------------------------------Omisin de la estimacin 3401 Resultados acumulados 30,000 3401.01 Supervit acumulado 1209 Estimac.de cuentas de cobr.dudosa 30,000 1209.02 Cuentas p.cobrar diversas Para registrar el asiento de ajuste por la omisin de la estimacin de cobrarnza dudosa de acuerdo al p. 47 de la NIC-SP 3 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Informe
Expediente de Saneamiento Contable N Anticipado
Gastos Pagados por
Acta del Comit de Saneamiento Contable N se Propone aplicar el p.47 de la NIC-SP 3 por S/. 30,000 y Efectos de Saneamiento Contable Ley 29608 por S/. 69,468
Resolucin municipal Acuerdo de Concejo N Autoriza a la Oficina de Contabilidad a implementar las acciones de Saneamiento Contable
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Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las acciones que hubiera lugar
10 Saneamiento contable de las existencias a) Concepto El p.9 de la NIC-SP 12 seala que las existencias son activos que : (i) Estn bajo la forma de materiales o suministros que van a ser consumidos en el proceso de produccin; (ii) Estn bajo la forma de materiales o suministros que van a ser consumidos o distribuidos en la prestacin de servicios; (iii) Se mantienen para su venta o distribucin en el curso ordinario de las operaciones; bajo la forma de mercaderas o (d) Estn en proceso de produccin, para su venta o distribucin. El p.7 de la nic-sp 12 seala que las existencias comprenden bienes comprados y mantenidos para su venta, incluyendo, por ejemplo, la mercadera comprada por la entidad y mantenida para su venta, o los terrenos y otros inmuebles mantenidos para su venta. Las existencias tambin comprenden productos terminados producidos por la entidad, o trabajos en curso que la entidad se encuentra ejecutando. Las existencias tambin incluyen materiales y suministros listos para su uso en el proceso de produccin y bienes comprados o producidos por la entidad, que se van a distribuir a terceros sin recibir, a cambio, un importe, o recibiendo, a cambio, un importe nominal el caso, por ejemplo, de los libros educativos producidos por una autoridad del rea de salud para donarlos a las escuelas b) Objetivos: Verificar las existencias, suministros de funcionamiento, suministros diversos, materias primas, auxiliares, etc. en poder de la entidad, verificar si se registran correctamente, si existen y es propiedad de la entidad (aseveraciones: integridad, existencias y propiedad). Si las existencias estn debidamente registradas y valuadas de conformidad con criterios establecidos por la NIC-SP12 Existencias aplicados en forma consistente (aseveracin: exactitud). El corte es apropiado (aseveraciones: integridad y existencia). La valuacin del inventario es apropiada o se hace una provisin cuando los montos excedan o disminuyan los valores netos realizables (aseveraciones: valuacin, presentacin y revelacin). c) Evaluacin del riesgo de control Los rubros que forma parte de Existencias son los tems del activo corriente ms difciles de controlar. El control interno para el saldo de la cuenta no puede ser mejor que el control interno para los flujos de informacin que van al mayor general y que salen de l. Por lo tanto, el control interno para dichos flujos de informacin y el grado de calidad de los procedimientos que aseguren que las cantidades fsicas coinciden con los registros y los controles permanentes constituyen los aspectos que deben considerarse. El uso de inventarios peridicos y otros procedimientos de control interno que brinden seguridad acerca del saldo de Existencias, tambin puede proporcionar seguridad acerca de su exactitud. Sin embargo, lo apropiado y la consistencia de los mtodos para medir las existencias requieren ser supervisados por personal competente de la propia entidad. El riesgo de control es mayor porque usualmente se requiere un grado considerable de juicio que involucra asuntos complejos para determinar la valuacin apropiada. El riesgo de errores, generalmente, depende en gran parte de la naturaleza de la entidad y su ambiente de control interno. Para evaluar el riesgo de control como moderado o bajo es necesario considerar los
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procedimientos de control relacionados con compras, supervisin de niveles de las partidas de Existencias y su revisin peridica. d) Deficiencias de control Interno comunes No todos los tems de Existencias se cuentan o se registran apropiadamente. Los tems de Existencias se cuentan ms de una vez se registran los tems no entregado o recibidos. El inventario fsico est sobrevaluado para ocultar faltantes de existencias. El inventario est incorrecto debido a errores en la valuacin o debido a errores matemticos. Existencia de artculos obsoletos en desuso no controlados. e) Cuando el riesgo de control es alto Los tems de Existencias no se encuentran protegidos adecuadamente. Los procedimientos para el conteo del inventario fsico son inadecuados.. Los registros auxiliares no se concilian con el mayor general o existen numerosas partidas significativas pendientes de conciliacin. Los registros no se concilian con el mayor general o el existen numerosas partidas significativas sin conciliacin. Falta de procedimientos de corte definidos o supervisin por parte de la administracin Ausencia de procedimientos para identificar las partidas de lento movimiento, obsoletas o daadas, o no llevan a cabo. f) Procedimiento administrativo Qu son los inventarios? Los inventarios representan los bienes consumibles a precio de costo, ya sean producidos, transformados, o comprados por la entidad para su uso, en la produccin de bienes y servicios o transformacin de otros productos. En qu consiste la depuracin? La depuracin del inventario debe ir orientada hacia la verificacin correspondiente de los saldos que figuran en el balance, para que no se produzcan omisiones que figuren en el saldo mayor, en ese sentido es conveniente una revisin confrontada con un recuento fsico de las existencias, y que los productos estn valorados de acuerdo a las NIC-SP 12 Cabe mencionar que la depuracin de partidas obsoletas, daadas o de poco movimiento, deben ser depuradas de acuerdo a polticas de la institucin, y determinar las restricciones que puedan existir sobre artculos en cuanto embargo garantas. g) Procedimiento contable de saneamiento de las existencias a) Las diferencias entre el inventario fsico de existencias y los saldos contables, sin perjuicio de las acciones administrativas y disciplinarias a que hubiere lugar, respecto a las responsabilidades. b) Las existencias en almacn que no han sido objeto de inventarios, se analizarn para determinar su procedencia y modalidad de inventario, para proceder al saneamiento contable. c) Las existencias en almacn en condicin de deterioro u obsolescencia, debidamente comprobadas, sern materia del procedimiento establecido para el saneamiento contable. d) Luego de realizada la depuracin o el incremento de importes en Existencias, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608; excepto en los casos de correccin de error, en que se aplicar la NICSP 03 Supervit o dficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables. h) Anlisis y Conciliacin de Saldos Las Direcciones u Oficinas de Abastecimientos y Contabilidad efectuarn la conciliacin y anlisis de saldos, contrastando el inventario fsico valorado de los bienes en almacn con los saldos que presentan los registros contables al 31 de diciembre del 2010, para verificar su conformidad.
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i) Documentos que sustentan los ingresos y salidas de bienes del almacn La Direccin u Oficina de Abastecimientos deber confirmar la existencia real de los bienes inventariados en almacn y contar con la documentacin que sustente su origen, as como un informe del estado de conservacin de los mismos, que permita establecer si todos los bienes que se encuentran en el almacn estn en condicin de ser usados. j) Expedientes Saneamiento de Contable Los expedientes deben contener la documentacin por cada caso presentado, que sustenta las acciones realizadas por el Comit mediante: actas, acuerdos circularizaciones y documentos emitidos, circularizaciones, encontrados o reconstruidos, relacionados con las cuentas del rubro existencias k) Rubros que componen las existencias
alorizacin de Bienes Corrientes Casos prcticos sobre existencias a) Compra de existencias Cuando se adquieren o compran existencias a travs de un mercado activo, se medir al costo de adquisicin, que es su valor razonable en la fecha de adquisicin El costo de adquisicin de las existencias comprender el precio de compra, incluyendo aranceles de importacin y otros impuestos (que no sean recuperables por la entidad ), los gastos de transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de las mercaderas, materiales y suministros de funcionamiento hasta ponerlos a disposicin del almacn, Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirn al determinar el costo de adquisicin. (p.15 y 18 nic-sp 12) Importe facturado por el vendedor. () Cualquier descuento, rebaja en el precio u otras partidas similares. () Intereses incorporados al costo de las existencias cuando se consideren activos calificados o activos aptos, se podrn incluir cuando la deudas que financian la adquisicin de dichas existencias generan intereses tenga un vencimiento no superior a un ao hasta que ellas se encuentren listas para su disposicin en almacn. (+) Impuestos indirectos no recuperables por los bienes que se encuentren gravados (ISC, Impuestos a la importaciones-aranceles, etc.). (+) Gastos adicionales hasta que se hallen ubicados para su venta, tales como fletes carga y descarga, seguros y otros directamente atribuibles a la adquisicin. b) Compra de alimentos
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Compra de alimentos para el hospital nacional S/. 25,000 Flete (lugar de compra hasta las instalaciones del almacn) S/. 500 Descarga S/. 300 Otros gastos necesarios para su ubicacin final S/. 200 Total costo de adquisicin S/. 26,000 ---------------------------------------------------------------------------------------------1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 26,000 1301.01 Alimentos y bebidas 2103 CUENTAS POR PAGAR 26,000 2103 Bienes y servicios por pagar Para registrar la compra de alimentos para abastecer el hospital..segn orden de compra n2527 -----------------------------------------------------------------------------------------c) Costos por intereses incurridos En limitadas circunstancias, en el costo de las existencias se incluyen los gastos de endeudamiento o interses generados por dicho endeudamiento, de aquellas existencias que hayan sido adquiridas con fuentes de financiamiento provenientes de un prstamo Estas circunstancias se identifican en el tratamiento alternativo permitido por la Norma Internacional del Sector Pblico nic-sp 5 Costos de Endeudamiento prrafo 18 cuando se traten de activos aptos, activos calificados o activos cualificados. (i) Activos Aptos o activos calificados (p.13 y 19 nic-sp 5 Costos por endeudamiento) Son aquellos activos que se clasifican solo para fines de aplicacin del p.18 de la nic-sp 5 en otras palabras, son aquellos activos adquiridos con financiamiento proveniente de endeudamiento, cuyos interses deben reconocerse como parte de los costos de adquisicin de dichos activos hasta que ellos se concluyan o estn listos para ser usados o consumidos, a partir de all si la amortizacin de los interses continan se reconocern como gastos del periodo, son ejemplo los siguientes de acuerdo al p.13 de la nic-sp 5 : Las existencias adquiridas con prstamos ( 1302.01) La produccin de bienes y servicios (1307) Los inmuebles e infraestructura pblica ( 1501), Los terrenos adquiridos con endeudamiento ( 1502) La maquinaria y equipo adquirido con endeudamiento ( 1503 ) La infraestructura pblica que se construye ( 1501.08Construccin de otras esructuras) En conclusin son aquellos activos que necesitan un largo periodo de tiempo para ser puestos en condiciones de ser usados o vendidos. Sin embargo otras inversiones, as como los inventarios que se manufacturan de forma rutinaria y que necesitan periodos cortos de tiempo para su fabricacin, no son elementos que puedan ser activos aptos. Adems el p.19 de la nic-sp 5 seala que, segn el tratamiento alternativo permitido, los costos por prstamos que sean directamente atribuibles a la adquisicin, construccin o produccin de un activo se incluyen como costos del mismo. Tales costos por prstamos se capitalizarn, formando parte del costo del activo, siempre que sea probable que generen beneficios econmicos futuros o un potencial de servicio para la entidad y puedan ser medidos con suficiente fiabilidad (ii) Ejemplo: Siguiendo el ejemplo anterior, vamos a suponer que la produccin de materiales y agregados hay sido financiado con prstamo del banco de la nacin cuyos interses ascienden a S/ 1,200 durante un ao y el proceso de produccin dure tres meses Por lo tanto, los interses de los tres meses de produccin (S/.300) concluidos, no debe llevarse al costo de la produccin en proceso.
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----------------------------------------------------------------------------------5601 INTERSES DE LA DEUDA 1,200 5601 Interses de la deuda interna 2201 OPERACIONES DE CRDITO 1,200 2201 Deudas de corto plazo Para registrar el gasto devengado de los interses pagados durante el ejercicio --------------------------------------------------------------------------------En cambio si el prstamo fuera para financiar un proyecto o una obra, los interses pagados durante el periodo de construccin hasta concluirlos se llevara al costo de la construccin, en est supuesto los interses que se pagaron por el prstamo obtenido para concluir la obra y que ascienden a S/. 300 se llevara al costo de la obra
---------------------------------------------------------------------------1501 CONSTRUC. DE EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 300 1501.1.07 Construcc.de edificios no residenciales

5601 INTERSES DE LA DEUDA 300 5601 Interses de la deuda interna Para registrar el asiento de regularizacin de los interses devengado y pagados por prstamo obtenido para financiar la produccin. ------------------------------------------------------------------------------------d) Valor neto realizable El valor neto realizable de un activo (existencias) es el importe neto que la entidad espera obtener por la venta de las existencias en un mercado activo en el que podra ser intercambiado, entre compradores y vendedores interesados y debidamente informados, en el curso normal de las operaciones, deduciendo los gastos para ser vendidos, o como, en el caso de las materias primas y de los productos en proceso, los costos estimados necesarios para concluir su produccin, construccin o fabricacin.( p.10 NIC-SP 12) El valor neto realizable se muestra por lo general en las existencias que cambian su uso o destino para el que fue adquirido, por lo tanto la entidad tiene que desprenderse a travs de su venta que lgicamente se mide o vala al valor de cotizacin del mercado, menos los gastos que se pueda efectuar para que sean vendidos (publicidad radial, escrita, gastos de subasta y martillero etc.) EJEMPLO Una entidad pblica tiene que monetizar sus productos donados en alimentos, luego de haber cumplido con los objetivos del programa Para lo cual existe un excedente en almacn valuado a valor de mercado en S/.20,000 y los gastos para ser vendidos ascienden a S/.1,500 Registro contable Costo de los alimentos recepcionados S/ 200,000 Alimentos entregados al programa S/ 170,000 Saldo existente en almacn S/. 30,000 Precio cotizado en un mercado activo S/. 20,000 Gastos para ser vendidos S/. 1,500 Cuales son los pasos para registrar la venta de alimentos sobrantes? Paso 01: Primero se evala si hubo deterioro de valor, el deterioro se mide comparando el valor en libros y el valor de mercado, si el valor de mercado es inferior, entonces si existe de deterioro, por lo tanto se corrige mediante una cuenta correctora.
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5802 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 10,000 5802.01 Desvalorizac. d. bienes corrientes 1310 DESVALORIZAC. D. BIENES CORRIENT. 10,000 1310.01 Desvalorizac. de bienes corrientes Para registrar el deterioro de valor de los alimentos cotizados en un mercado activo para realizar su venta ------------------------------------------------------------------Paso 02: Se realiza la reclasificaron de cuentas a la cuenta bienes disponibles para la ventaotros activos para ser vendidos. 1302 BIENES PARA LA VENTA 20,000 1302.05 Otros activos 1310 DESVAL. D. BIENES CORRIENT. 10,000 1310.01 Desvalorizac. de bienes corrientes 1303 BIENES DE ASISTENCIA SOCIAL 30,000 Para registrar el valor de cotizacin de los alimentos para ser vendidos en un mercado activo.
Nota posteriormente se realizan los asientes correspondiente por los gastos para ser vendidos.
e) Reconocimiento como costo de ventas o gasto del ejercicio El prrafo 44 de la nic-sp 12 seala que Cuando los inventarios se venden, se intercambian o se distribuyen, el importe en libros de los mismos se reconocer como un gasto en el periodo ( costo de ventas ) en el que se registran los correspondientes ingresos.
Antes Inventario inicial de mercaderas (ms) compras del ejercicio (-) Inventario final = Costo de ventas 1,000 20,000 3,000 18,000 124/711 30,000 124/401 5,700 691/201 18,000
Ahora; Determinacin del costo de ventas ---------------------------------------------------------------------------------1202 CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS 35,700 1202.01 Venta de activos.no financ.p.cobrar 2101 IMPUESTOS, CONTRIBUC.Y OTROS 5,700 2101.01 Impuestos y contribuciones 4301 VENTA DE BIENES 30,000 4301.09 Venta de otros bienes Para registrar la venta de bienes corrientes -----------------------------------------------------------------------5701 COSTO DE VENTA DE ACT NO FINANC. 18,000 5701.06 Costo de venta de bienes 1302 BIENES PARA LA VENTA 18,000
1302.01 Mercaderas Para registrar el costo de ventas de la mercadera vendida detrminado de la siguiente manera :
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Inventario inicial de mercaderas (ms) compras del ejercicio (-) Inventario final = Costo de ventas
----------------------------------
1,000 20,000 3,000 18,000
--------------------------------------------
11 Como funciona el registro y la dinmica de las cuentas de existencias? a) Compra de bienes Rubro Bienes y suministros de funcionamiento Bienes para la venta Bienes de asistencia social Materias primas Materiales auxiliares suministros y repuestos Embases y embalajes b) Produccin de bienes y servicios Se carga a 1301 1302.01 1303 1304 1305 1306 Se abona a 2103 2103.01 2103 2103 2103 2103
Rubro Se carga Productos en proceso 1307 slo la parte proporcional que integra la produccin de bienes y servicios
Productos terminados c) Consumo de bienes Rubro Bienes y suministros de funcionamiento Bienes para la venta Bienes de asistencia social Materias primas Materiales auxiliares suministros y repuestos Embases y embalajes
1308
Se abona 1304 1305 5101 5103 5302 5801 1307
Se carga a 5301 5701.06 5202 1307 1307 1307 o 5301
Se abona a 1301 1302.01 1303 1304 1305 1306
d) Donaciones y Transferencia de bienes a otras entidades
Rubro Bienes y suministros de funcionamiento Bienes para la venta Bienes de asistencia social Materias primas Materiales auxiliares suministros y repuestos
Se carga a 5401 o 5402.99 5401 o 5402.99 5401 o 5402.99 5401 o 5402.99 5401 o 5402.99
Se abona a 1301 1302.01 1303 1304 1305
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Embases y embalajes e) Estimacin o deterioro de valor 5401 o 5402.99 1306
Rubro Bienes y suministros de funcionamiento Bienes para la venta Bienes de asistencia social Materias primas Materiales auxiliares suministros y repuestos Embases y embalajes f) Baja de bienes
Se carga a 5801.04 5801.04 5801.04 5801.04 5801.04 5801.04
Se abona a 1310.01 1310.01 1310.01 1310.01 1310.01 1310.01
Rubro Bienes y suministros de funcionamiento Bienes para la venta Bienes de asistencia social Materias primas Materiales auxiliares suministros y repuestos Embases y embalajes
Se carga a 1310.01 1310.01 1310.01 1310.01 1310.01 1310.01
Se abona a 1301.98 1302.98 No exste 1304.98 1305.98 1306.98
Nota : Debemos sealar dos aspectos importantes; primero al momento de realizar el asiento de la estimacin contable alternativamente se debe realizar la reclasificacin de la subcuentas por ejemplo : 1301.98/1301.01 Segundo no exste la divisionaria para mostrar la estimacin o deterioro de valor de los embalajes , lo que significa qu ste tipo de material es de utilizacin directa o inmediata o se compra para atender el consumo o la produccin. 12 Tratamiento de las mermas y desmedros Las mermas y los desmedros tienen un tratamiento diferenciado desde el punto de vista contable y se consideran como deterioro de un valor en las existencias producto de la prdida fsica o en la calidad del producto veamos primero que significado tienen cada uno de ellos, para luego desarrollar. La casustica correspondiente. a) Merma Es la prdida fsica en el volumen, peso o cantidad de las existencias, ocasionadas por causas inherentes a su naturaleza o al proceso productivo, por ejemplo existen mermas en combustibles por evaporacin en el peso de los productos perecibles, en los productos qumicos por volatizacin, corte de papel, transporte de combustible. b) Desmedro Es la prdida de orden cualitativo e irrecuperable de las existencias debido a su exposicin a la naturaleza o a factores exgenos, por descuido en su conservacin hacindolas inutilizables parcial o totalmente, para los fines a los que estaban destinados, el desmedro tambin puede
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darse por existencias en estado de obsolescencia desgato a travs del tiempo, cuando se rompan o se daen, etc. c) Requisitos para el sustento del deterioro de valor Al finalizar el ejercicio fiscal, debe evaluarse el valor de las existencias y establecer su deterioro a fin de determinar, si las condiciones que influyeron en su disminucin o prdida fsica, o prdida en su calidad o uso, cambiaron o no en su composicin fsica, peso, volumen, etc. Para realizar el ajuste correspondiente a travs de la estimacin por desvalorizacin de bienes correspondiente y posteriormente realizar el castigo correspondiente, por lo tanto, para justificar stos hechos econmicos se debe ejecutar acciones administrativas sustentando con documentos probatorios tales como: - Acreditar las mermas o desmedros con un informe emitido por un especialista independiente o por la unida orgnica correspondiente con un visto bueno de la gerencia, dicho informe deber contener cmo mnimo la metodologa empleada para determinar las mermas y los desmedros. As como las pruebas empleadas. - Tratndose de castigo a las estimaciones o baja de los bienes deteriorados merma o desmedro aceptarn como prueba la destruccin de las existencias efectuadas ante notario pblico o juez de paz a falta de ste, o acta de resolucin de donacin a entidades pblicas perceptoras de donacin. Por otro lado, los prrafos 30, 32 y 35 de la NIC-SP 12 seala que, el costo o valor de las existencias pueden no ser recuperables en el caso de que los mismos estn baados o si se han vuelto por lo cual o totalmente obsoletos (mermas y desmedros) o bien sus precios de mercado han cado por estos hechos, por lo tanto, es una buena prctica rebajar el saldo de las existencias deteriorados a travs de la estimacin por desvalorizacin de existencias, hasta que su importe sea igual al valor neto realizable (1), Dicha diferencia se llevar a resultado. (1) Costo de la existencia adquirida 1,000 Desvalorizacin de existencias acumulada (200) Estimacin del deterioro por merma (2) (700) -------Valor neto realizable =====
100
(2) Se establece a travs de la mejor estimacin y evidencia ms fiable (perito) P. 32 NIC-SP 12 5801 Estimaciones del ejercicio 2,000 580104 Desvalorizacin de bienes corrientes 1310 Desvalorizacin de bienes corrientes 2,000 131001 Desvalorizacin de bienes corrientes Para registrar el deterioro de valor por mermas y desmedros segn informe tcnico de perito. ------------------------------------- x --------------------------------------1301 Bienes y suministros de funcionamiento 2,000 130198 Bienes y suministros desvalorizados 1301 Bienes y suministros de funcionamiento 2,000 130101 Alimentos y bebidas Para registrar la reclasificacin de cuentas de los alimentos y bebidas deteriorados por mermas y desmedros. ------------------------------------- x --------------------------------------1310 Desvalorizacin de bienes corrientes 2,000 131001 Desvalorizacin de bienes corrientes 1301 Bienes y suministros de funcionamiento 2,000
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130198 Bienes y suministros desvalorizados Para registrar la baja o destruccin de los alimentos y bebidas deterioradas segn acta notarial. ------------------------------------- x --------------------------------------1301.98 Bienes y suministros de funcionamiento desvalorizados Son los bienes o suministros de funcionamiento clasificados en las diversas subcuentas y que por su desvalorizacin, obsolescencia y otros conceptos que muestren su deterioro han sido reclasificados en sta subcuenta, hasta que sean retirados del almacn y castigados o dados de baja, contablemente se utiliza por lo general y al mismo tiempo cuando se efecta la estimacin de la desvalorizacin de existencias, veamos un ejemplo: Escenario uno Estimacin de la desvalorizacin de existencias --------------------------------------------------------------------5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 2,000 5801.04 Desvalorizacin De Bienes Corrientes 1310 DESVALORIZAC. DE BIENES CORRIENTES 2,000 1310.01 Desvalorizacin De Bienes Corrientes Para registrar la estimacin de suministros de funcionamiento desvalorizados, segn inspeccin fsica e informe correspondiente. ---------------------------------------------------------------Escenario dos Reclasificacin de subcuentas 1301 BIENES Y SUMINIST. DE FUNC. 2,000 1301.98 Bienes Y Suministr. De Funcionam. Desvalorizados 1301 BIENES Y SUMINIST. DE FUNC. 2,000 1301.01 Alimentos Y Bebidas Para registrar la reclasificacin de subcuentas de los bienes y suministros desvalorizados ----------------------------------------------------------------------Escenario tres Castigo de la estimacin acumulada 1310 DESVALORIZAC. DE BIENES CORRIENTES 2,000 1310.01 Desvalorizacin De Bienes Corrientes 1301 BIENES Y SUMINIST. DE FUNC. 2,000 1301.98 Bienes Y Suministr. De Funcionam. Desvalorizados Para registrar la salida o baja de almacn de los bienes malogrados segn PECOSA n.e informe adjunto -----------------------------------------------------------------------------------------------------------Nota: si el importe de la baja es insignificante, no es necesario la constatacin de un notario pblico, suficiente con un veedor de la OCI a quien se comunicar sobre ste hecho, as como se contar con la participacin del fedatario y otros funcionarios. Si el monto es considerable y tiene importancia en la situacin financiera de la entidad, entonces requiere de la participacin de un notario pblico, el veedor de la OCI y otros funcionarios involucrados, emitiendo el informe correspondiente, ojo ste criterio no est normado en ninguna directiva, es criterio profesional del CPC, basado en lo que prescribe la ley del IR, sobre el gasto aceptado por ste concepto.
l) Las acciones de Saneamiento Contable de las Existencias estarn orientadas a subsanar: Las diferencias entre el inventario fsico de Existencias y los saldos contables. Las existencias en Almacn que no han sido objeto de inventario. Las existencias en Almacn en condicin de deterioro u obsolescencia.
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Otras situaciones identificadas en el anlisis de saldos de las existencias. ll) Riesgos de Control y Conservacin de los Bienes del Almacn Inadecuado control de los procedimientos administrativos y documentarios que sustentan los ingresos y salidas de bienes del almacn Escasas medidas de control y seguridad de los bienes del almacn Deficiencias en las medidas de conservacin y rotacin de bienes perecibles Otras situaciones identificadas en el anlisis de saldos de las Existencias. m) Documentos que sustentan el Saneamiento Contable de Existencias Las acciones previstas en el Manual de Saneamiento Contable debern quedar registradas en: El Expediente de Saneamiento Contable El Acta del Comit de Saneamiento Contable La Resolucin Ministerial, Acuerdo de Concejo o Acuerdo de Gobierno Regional, entre otros, segn corresponda n) Asistencia al conteo de inventario fsico La administracin ordinariamente establece procedimientos bajo los cuales el inventario es contado fsicamente cuando menos una vez al ao para servir como base para la preparacin de los Estados Financieros, o para asegurar la confiabilidad del sistema de inventario perpetuo. Cuando el inventario es de importancia relativa para los estados financieros, el auditor interno debera obtener evidencia suficiente y apropiada de auditora respecto de su existencia y condicin, asistiendo al conteo fsico del inventario. Dicha asistencia como observador har posible inspeccionar el inventario, observar el cumplimiento de procedimientos y proporcionar evidencia respecto de la confiabilidad de los procedimientos de la administracin. Si est imposibilitado de asistir al conteo fsico del inventario tal como es el caso de los SOAs debido a causas ya conocidas, el auditor debera tomar u observar algunos conteos fsicos por muestreo en una fecha alternativa y, cuando sea necesario, realizar pruebas de las transacciones intermedias o procedimientos alternativos que brinden evidencia suficiente y apropiada de la existencia, veracidad, propiedad y valuacin para concluir que el auditor no necesita hacer referencias a una limitacin en el alcance. En casos excepcionales cuando existan varios almacenes, el auditor debera tomar la decisin por cual de ellos empezar o verificar el inventario tomando en cuenta la importancia relativa y la evaluacin del riesgo o de lo contrario sellas temporalmente (1 da) los almacenes y verificar indistintamente. Por otro lado es importante sealar que la observacin del auditor se debe centrar tambin en las existencias de movimiento lento, obsoleto o daado o existencias que pertenecen a terceros (por encargo, convenio, existencias transitorias, etc.). Cuando la entidad opera un sistema de inventario perpetuo que se usa para determinar el balance del fin de periodo, el auditor debera evaluar si, mediante el desempeo de procedimientos adicionales, se comprenden las razones por cualesquier diferencia significativa entre el conteo fsico y los registros de inventario perpetuo, y si los registros son ajustados apropiadamente. El auditor debera tambin considerar procedimientos de corte incluyendo detalles del movimiento de inventario justamente antes de, durante y despus del conteo, de modo que el registro de dichos movimientos pueda ser verificada en una fecha posterior. Casos prcticos ) Diferencias en el inventario de existencias
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Cdigo 1301 Denominacin BIENES Y SUMINISTROS DE funcionamiento Bienes para la venta Bienes de asistencia social Productos terminados Diferencias totales Informacin de Contabilidad 251,586.00 Inventarios En almacn 239,451.00 Diferencia 12,135.00
1302 1303 1308
138,541.00 185,467.00 97,351.00 672,945.00
138,080.00 185,467.00 112,716.00 675,714.00
461.00
(15,365.00) (2,769.00)
Mediante Acuerdo de Concejo N , la Municipalidad Provincial de autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de saneamiento, de acuerdo a la propuesta presentada por el Comit de Saneamiento Contable consignada en el Acta del Comit de Saneamiento Contable N de fecha, sustentada en el Expediente de Saneamiento Contable de las Existencias y que dan origen a operaciones por efecto de saneamiento contable, correccin de error, reclasificaciones, entre otros, segn corresponda.
Caso N 1 Bienes y Suministros de Funcionamiento Diferencia S/. 12,135.00 PECOSA N S/. 9,315.00 15/07/2010 no registrada por la Oficina de Contabilidad PECOSA de regularizacin N por S/. 2,820.00 por los bienes entregados a la Oficina de Personal segn cuaderno de cargos, el 30 de diciembre -------------------------------------------------------------------------------------3401 RESULTADOS ACUMULADOS 12,135 3401.01 Supervit Acumulado 3401.02 Dficit Acumulado 1301 BIENES Y SUMINISTROS DE FUNCIONAMIENTO 12,135 1301.05 Materiales Y tiles 1301.0501 De Oficina Por la regularizacin del error por omisin del registro contable de gastos por el consumo de bienes efectuado en ejercicios anteriores, segn acuerdo de concejo n,,. -------------------------------------------------------------------------------------Caso N 2
Bienes para la Venta Diferencia S/. 461.00 Motivo: Faltante en el inventario de bienes para la venta Situacin: Deficiencia en el control fsico y documentario
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Actividad a realizar: Se procede al saneamiento contable sin perjuicio de las responsabilidades a las que hubiere lugar Expediente de Saneamiento Contable - Existencias del Comit Acta de Saneamiento Contable N de Existencias Propone aplicar cuentas Efecto por de Saneamiento Contable Acuerdo de Concejo Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable
----------------------------------------------------------------------------------------3401 RESULTADOS ACUMULADOS 461 3401.03 efectos de saneamiento contable - ley n 29608 3401.03.10 Bienes para La Venta 1302 BIENES PARA LA VENTA 461 1302.01 Mercaderas Por el traslado del valor de las mercaderas a la cuenta 3401.03 efecto de saneamiento contable, aprobado por acuerdo de concejo municipal n ----------------------------------------------------------------------------------------9111 Saneamiento del Activo 461 9111.10Bienes para la Venta 9112 Control de Saneamiento del Activo 461 9112.10Control de Bienes Para la Venta Por el control de Bienes para la Venta segn Acuerdo de Concejo N, sustentado en el Acta de Saneamiento Contable N -----------------------------------------------------------------------------------------
Caso N 3 Alimentos para Programas Sociales Motivo: Alimentos en mal estado de conservacin por S/. 3,105.00 Situacin: Retirarlos del Almacn
Expediente de Saneamiento Contable Existencias N - Acta del Comit de Saneamiento Contable de Existencias Propone Aplicar Saneamiento Contable Correccin de error o reclasificacin Acuerdo de Concejo Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable
------------------------------------------------------------------------------------------3401 Resultados Acumulados 3,105.00 3401.03 Efecto de Saneamiento Contable Ley 29608 3401.0311 Bienes de Asistencia Social 1303 Bienes de Asistencia Social 1303.010101 Alimentos para Programas Sociales
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Por el registro aplicado a Saneamiento Contable aprobado por Acuerdo de Concejo N -------------------------------------------------------------------------------------------
9111 Saneamiento del Activo 3,105 9111.11 Bienes de Asistencia Social 9112 Control de Saneamiento del Activo 3,105 9112.11Control de Bienes de Asistencia Social Por el control de Bienes de Asistencia Social segn Acuerdo de Concejo N, sustentado en el Acta de Saneamiento Contable N Expediente trasladado para acciones correspondientes ------------------------------------------------------------------------------------------Productos Terminados Diferencia S/. 15,365.00 Motivo: Bienes en Proceso concluidos en noviembre de 2010 no informados para su reclasificacin Situacin: Pendientes de registro en cuenta Productos Terminados
Expediente de Saneamiento Contable - Existencias del Comit de Acta Saneamiento Contable N de Existencias propone registrar reclasificacin en Saneamiento Contable Acuerdo de Concejo N Autoriza a la Oficina de Contabilidad implementar las acciones de Saneamiento Contable
----------------------------------------------
----------------------------------------------
1308 Productos Terminados 15,365.00 1308.03 Productos Agrarios 1307 Productos en Proceso 15,365.00 130 03 1307.03 Productos Agrarios Por la reclasificacin de cuentas para regularizar el registro de productos terminados, detectados en las acciones de saneamiento contable, aprobado por Acuerdo de Concejo N -------------------------------------------------------------------------------------------
13 Saneamiento contable de Propiedad, Planta y Equipo Edificios residenciales (1501.0) Son edificios usados principalmente como viviendas o residencias e incluyen los garajes y otras estructuras asociadas, se incluyen las viviendas adquiridas para el personal civil y militar que desempea cargos en el pas y el extranjero. .. .. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 1501.01 Edificios Residenciales 1,000,000
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1502 ACTIVOS NO PRODUCIDOS 500,000 1502.01 Tierras Y Terrenos 2103 CUENTAS POR PAGAR 1,500,000 2103.02 Activos No Financieros Por Pagar Para registrar la compra de un edificio para ser reacondicionado como sede del congreso mundial anticorrupcin .. .. Edificios o unidades no residenciales Comprende todos los edificios que no sean viviendas tales como los edificios administrativos, instalaciones educativas, escuelas, hospitales, edificios para la recreacin pblica, sociales, culturales (coliseos, estadios, piscinas, etc.) almacenes y edificios industriales, comerciales, hoteles, monumentos histricos, los mismos que son utilizados en el desempeo de funciones y competencias de la entidad.
..
..
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 2,800,000 1501.02 Edificios O Unidades No Residenciales 1502 ACTIVOS NO PRODUCIDOS 900,000 1502.01 Tierras Y Terrenos 2103 CUENTAS POR PAGAR 3,700,000 2103.01 Bienes Y Servicios Por Pagar 2103.02 Activos No Financieros Por Pagar Para registrar la compra de un edificio para ser destinado al funcionamiento del colegio independencia americana .. .. Estructuras Esta categora comprende todos los activos de infraestructura fsica que no sean edificios residenciales o no residenciales, denominados tambin bienes de dominio pblico tales como: los puertos, aeropuertos, infraestructura vial, elctrica, agrcola, etc.generalmente son reconocidos como infraestructura pblica .. .. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 5,000,000 1501.03 Estructuras 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 5,000,000 1501.08 Construccin de Estructuras 1501.0801 Puertos Y Aeropuertos 1501.0802 Infraestructura Vial 1501.0803 Infraestructura Elctrica 1501.0804 Infraestructura Agrcola 1501.0805 Agua Y Saneamiento 1501.0806 Plazuelas Parques Y Jardines 1501.0807 Monumentos Histricos 1501.0899 Otras Estructuras En Construccin Para registrar el traslado de la construccin de estructuras despus de haber efectuado la liquidacin tcnico-financiera as como la recepcin correspondiente, .. .. Nota: Esta cuenta anteriormente se conoca como infraestructura pblica (37)
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Construccin de edificios residenciales Son aquellos inmuebles que se encuentran en etapa de construccin como obras pblicas (construcciones en curso), pero que van a ser destinas principalmente como viviendas o residencias e incluyen los garajes y otras estructuras asociadas, se incluyen las viviendas adquiridas para el personal civil y militar que desempea cargos en el pas y el extranjero. Posteriormente sta cuenta ser trasladada a la cuenta 1501.01 Edificios residenciales, una vez que sean liquidadas tcnica y financieramente y y recepcionadas por la comisin de recepcin de obras concluidas .. .. Construccin de Edificios Residenciales Obra ejecutiva Construccin del Hogar para personas de la Tercera Edad Por Administracin Directa.
Mano de Obra Empleada Descuentos SNP 13% Neto a Percibir Aportes Essalud 9% Accidentes de Tributo y Otros CTS y Liquidacin Total Mano de Obra
50.000 (6,500) 43,500 4,500 1,500 5,000 -----------61,000
Materiales de Construccin 200,000 Mano de obra 61,000 Acabados (suministros diversos) 100,000 Servicios varios 58,000 Supervisin de Obra 10,000 Estudios del Proyecto 8,000 ExpedienteTcnico 7,000 Equipamiento 85,000 ---------Total Ejecucin de Obra 529,000 ---------------------------------------------------------------1505 Estudios y proyectos 15,000 1505.01 Estudios de pre-inversin 8,000 1505.02 Elaborac. de expediente tcnico 7,000 1501 Edificios y Estructuras 429,000 1501 06 Construcc. de edificios 1501 0602 Adm. Directa Personal 61,000 1501 0603 Adm. Directa Bienes 300,000 1501 0604 Adm. Directa Servicios 68,000 1503 Vehculos y Otros 85,000 1503 02 Maq. y Equipo, Mob. 2101 Impuestos, Contribuc. P. Pagar 12.500 2101 03 Seguridad Social 2102 Remunerac. Pens. y Benef. 48,500 2102 01 Remuneraciones. P. Pagar 43,500 2102 03 CTS por Pagar 5,000 2103 Cuentas por Pagar 468,000
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2103 02 Activos no Financ. P. Pagar Para registrar los gastos ejecutados en la construccin de la Obra por Administracin Directa, Construccin Hogar para personas de tercera Edad, segn documentacin Adjunta. ----------------------------------- . ------------------------------
14 Construcciones en curso- Obras concluidas en uso (Depreciacin) a) Depreciacin de construcciones en curso Las entidades que aplican lo dispuesto en el Comunicado N. 005-2005-EF/93.01, respecto a obras concluidas en aos anteriores y que se encuentran en uso, debern adjuntar una Nota Adicional informando las acciones administrativas realizadas, respecto a los saldos reclasificados al 31 de diciembre del ejercicio anterior, considerando la transitoriedad de dicha disposicin(Art. R.D. N. 009-2008-EF/93.01). COMUNICADO N 005-2005-EF/93.01 Se pone en conocimiento de los Funcionarios y responsables del rea Contable y Control Patrimonial, que para el cierre contable 2005 debern determinar el valor de las obras concluidas que estn en uso y que hasta la fecha se encuentran registradas en la cuenta 333 Construcciones en Curso, para registrar y calcular en libros su correspondiente depreciacin con el fin de presentar razonablemente su valor en los Estados Financieros Para tal efecto, la hoja de trabajo para formular el Balance General, cuenta con la opcin que permite efectuar la reclasificacin extracontable del saldo de las Construcciones en Curso en las cuentas de su futuro registro definitivo para la presentacin de la informacin contable para la elaboracin de la Cuenta General de la Repblica. Luego de realizada la depuracin o el incremento de importes en Propiedad, Planta y Equipo, debe tener como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608; excepto en los casos de correccin de error, en que se aplicar la NICSP 03 Supervit o dficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables. b) Construccin de edificios no residenciales Son aquellos inmuebles que se encuentran en etapa de construccin como obras pblicas (construcciones en curso), pero que van a ser destinas principalmente a las actividades operativas de la entidad o a prestar apoyo o uso en el desempeo de funciones y competencias de la entidad Comprende todos los edificios que no sean viviendas tales como los edificios administrativos, instalaciones educativas, escuelas, hospitales, edificios para la recreacin pblica, sociales, culturales (coliseos, estadios, piscinas, etc.) almacenes y edificios industriales, comerciales, hoteles, monumentos histricos, los mismos que son utilizados en el desempeo de funciones y competencias de la entidad. Posteriormente sta cuenta ser trasladada a la cuenta 1501.02 Edificios o unidades no residenciales, una vez que sean liquidadas tcnica y financieramente y y recepcionadas por la comisin de recepcin de obras concluidas .. .. Obras por contrata Contrato en la ejecucin de una obra adelanto otorgado S/. 100,000
Contrato 1 250,0000 Adelanto 20% Efec. 250,000 Material 40% 500,000 750 000
Pago de Valorizacin n 01 Descto Adelanto directo 20% (120,000) Descto adelanto materiales 40% (240,000)
600, 000
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Neto Apagar 240,000 ---------------------------------------------------333 600,000 424 240,000 384 360,000
------------------------ ---------------------------Adelanto otorgado 384 750,000 424 700,000
Valorizacin n 02 200,000 Descto Adelanto directo 20% (40,000) Descto adelanto materiales 40% (80,000) Neto Apagar 80,000 ---------------------------------------------------333 200,000 424 80,000 384 120,000
Liquidacin final Contrato Inicial 1,250,000 Adelanto directo (250,000) Adelanto materiales (500,000) Valorizacin 01 (600,000) Descuento valorizacin 01 360,000 Valorizacin n 02 (200,000) Descuento valorizacin 02 120,000 Neto a pagar 180,000 ---------------------------------------------333 450,000 424 180,000 384 270,000
.. .. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 40,000 1501.07 Construccin De Edificios No Residenciales 15,000 1501.08 Construccin de Estructuras 25,000 1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS 40,000 1505.01 Estudio De Preinversin 15,000 1505.02 Elaboracin De Expediente Tcnico 25,000 Para registrar el reconocimiento de los estudios realizados correspondientes a obras ejecutadas, que deben ser incluidos en el costo del activo construido de acuerdo a los prrafos 26 y 33 de la nic-sp 17 vigente para el ao 2004, oficializado por el CNC
c) Construccin de estructuras Esta categora comprende todos los activos de infraestructura fsica que se encuentran en etapa de construccin (construcciones en curso) que no sean edificios residenciales o no residenciales, denominados tambin bienes de dominio pblico tales como: los puertos, aeropuertos, infraestructura vial, elctrica, agrcola, etc. En general son reconocidos como infraestructura pblica. Posteriormente sta cuenta ser trasladada a la cuenta 1501.03 Estructuras, una vez que sean liquidadas tcnica y financieramente y y recepcionadas por la comisin de recepcin de obras concluidas .. .. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 770,000 1501.08 Construccin de estructuras
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1501.08.02 Infraestructura vial 1501.08.02.02 Manos de obra 200,000 1501.08.02.03 Materiales de constru. 400,000 1501.08.02.04 Servicios varios 100,000 1501.08.02.05 Otros gastos 70,000 1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS 30,000 1501.01 Estudios de preinversin 20,000 1501.02 Elaborac.expedient.tcnico 10,000 2103 CUENTAS POR PAGAR 800,000 2103.02 Activos no financieros por pagar Para registrar los gastos efectuados en la construccin del hospital, segn documentos adjuntos ( o/c, o/s, Planillas, etc.)- fase de compromiso y devengado .. ..
15 Saneamiento contable de bienes inmuebles El proceso de saneamiento comprende todas las acciones destinadas a lograr que en los Registros Pblicos figure inscrita la realidad jurdica actual de los inmuebles de las Entidades Pblicas, en relacin a los derechos reales que sobre los mismos ejercitan las respectivas entidades; y a registrar contablemente en la Cuentas 1501 Edificios y estructuras, 1502 , Activos no producidos-terrenos, los bienes de propiedad de dichas entidades, y, en la Cuenta de Orden los bienes afectados en uso a las mismas, as como aquellos sobre los que ejerzan cualquier derecho de administracin. a) Publicacin Las Entidades Pblicas, debern publicar una vez, en el Diario Oficial El Peruano y en un diario de mayor circulacin, la relacin donde estn localizadas fsicamente los bienes objeto de saneamiento en forma detallada, debiendo contener la siguiente informacin: Nmero y Nombre del Convenio de Financiamiento. Costo de la obra de acuerdo a la documentacin contable. Departamento, Provincia, Distrito donde se encuentra fsicamente el inmueble. Entidad Receptora. En ciudades y provincias que carecen de publicacin periodstica deber realizarse en el diario de mayor circulacin de la capital del departamento. b) Acciones para la identificacin de los bienes inmuebles a) Verificacin del bien inmueble en el Registro de Propiedad Inmueble y/o Registro Predial, sin perjuicio de las consultas que se formulen por escrito a dichos Registros. b) Identificacin del bien, objeto de saneamiento, mediante una inspeccin ocular, la que debe constar en el respectivo informe de Inspeccin Tcnica, Legal y Contable. c) Elaboracin del plano perimtrico y de ubicacin d) Elaboracin de la Declaracin de Fbrica o Memoria Descriptiva c) Documentos que deben adjuntar las entidades publicas para inscribir inmuebles en los registros pblicos Certificado Negativo de Inscripcin expedido por el Registro de la Propiedad Inmueble o el Registro Predial Urbano. Declaracin Jurada del funcionario autorizado por la Entidad Estatal, mencionando el documento en el que sustenta su derecho; manifestando que los inmuebles que se pretenden inscribir, rectificar o aclarar en el Registro correspondiente, no son materia de proceso judicial.
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Copias de las pginas respectivas de los diarios El Peruano y otro de mayor circulacin en las que se han efectuado las publicaciones. Planos de ubicacin, perimtrico y de distribucin del predio. Declaracin de Fbrica o Memoria Descriptiva de la Obra, conteniendo el rea total del terreno, rea ocupada y libre, linderos y medidas perimtricas y colindantes del inmueble, as como material de construccin utilizado y distribucin de la fbrica, datos registrales si lo hubiere, valor de liquidacin de la obra y destino de la misma, as como de las construcciones existentes con independencia de las fechas en que l mismo pudieran haberse efectuado ampliaciones, modificaciones o rectificaciones de las declaratorias de fbrica inscritas o no, las que se regularizarn con ste nico documento. En los casos que no cuenten con la totalidad de la informacin, stas se complementarn con una Hoja Resumen y ser firmada por un Verificador inscrito en las Oficinas de los Registro Pblicos o en la Oficinas del Registro Predial Urbano, ingeniero civil o arquitecto, dando fe de todos los datos tcnicos necesarios para la inscripcin y formar parte integrante de la Declaracin de Fbrica o Memoria Descriptiva. Acta de entrega de terreno para la ejecucin de la obra, en caso de ser propiedad de la Entidad Receptora o, en caso de no serlo, el documento pblico o privado de fecha cierta en la que conste la donacin. En caso de inmuebles donados el documento de Donacin que debe contener la entrega del bien por parte del Donante y la aceptacin de la Donacin por parte de la Entidad Receptora. Dicha aceptacin podr constar en instrumento otorgado separadamente. Se considera documento inscribible, la Minuta, el Acta de Asamblea de Comunidades Campesinas, el Acta de Posesin y/o Cesin otorgada por Municipio, La Resolucin de Alcalda, las donaciones otorgadas por el Juez de Paz, las Constancias de Donaciones y cualquier otro documento en el que conste de manera indubitable la voluntad de donar. Los Planos de Ubicacin y perimtricos y de distribucin, elaborados por el Verificador Ad hoc, ingeniero civil o arquitecto inscrito en las Oficinas Registrales de la SUNARP o en las Oficinas del Registro Predial Urbano correspondiente. Cualquier informacin que, adicionalmente permita el saneamiento legal de los inmuebles de propiedad estatal. d) Tramite del saneamiento en los registros pblicos Los Registradores en mrito a la solicitud formulada por las entidades Pblicas y la presentacin de la documentacin, procedern a extender el asiento de anotacin preventiva , abriendo la partida registral. La inscripcin provisional es por el plazo de 30 das calendario contados a partir de la fecha de publicacin de la relacin detallada de dichos bienes. Transcurrido el plazo, si no hay oposicin judicial de terceros, se convertir en definitiva. e) Exoneracin de la inscripcin registral Los actos y derechos que se inscriban en los rganos desconcentrados de la SUNARP y el Registro Predial, estn exonerados de cualquier pago por derecho de inscripcin u otros correspondientes. Igualmente la regularizacin queda dispensada de toda previa formalidad municipal; inclusive respecto a los procedimientos de habilitacin urbana y al pago de los derechos correspondientes. Asimismo prestarn las facilidades y proporcionarn la informacin y documentacin que sea requerida para el saneamiento legal de los bienes inmuebles de Sector Pblico. f) Informacin de inscripcin registral remitida a la superintendencia de bienes nacionales Una vez realizada la inscripcin en los Registros Pblicos de los bienes de propiedad estatal de las entidades pblicas, se remitir a la Superintendencia de Bienes Nacionales para su
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respectivo registro, en el lapso de 15 das calendario contados a partir de la inscripcin registral, bajo responsabilidad de la entidad.
16 Estimaciones contables- Depreciacin de activos a) Depreciacin de activos concesionados En ste tipo de transacciones las entidades pblica podran transferir algunos activos de explotacin al concesionario u operador para que los utilizara, permaneciendo la titularidad de esos activos en manos de la entidad concedente. En tal caso los activos en esencia pasan a ser activos de explotacin del concesionario, slo para su uso en los servicios materia de acuerdo de concesin, por lo tanto, stos activos deben seguir registrndose en las cuentas del propietario (es decir, en los registros de la entidad concedente) y depreciarse de acuerdo a la NIC-SP 17, por su parte el operador, no consignara ningn activo, si no por el contrario deber contabilizar las inversiones realizadas como un intangible para que posteriormente pueda amortizar durante el periodo que dure la concesin. b) Depreciacin de activos fijos (P.13.Nic-sp17) Es la prdida de valor que experimenta un activo de manera sistemtica como consecuencia del uso o utilizacin, por el paso del tiempo, desgaste, desuso normal, deterioro por obsolescencia tecnolgica o por otros conceptos que disminuyen su capacidad de produccin o utilidad econmica, limitada por un nmero de aos de vida til (prdida en la capacidad de generar beneficios econmicos o potencial de servicios para la entidad, durante su vida til). Por lo tanto la depreciacin como estimacin contable para revelar la prdida de valor genera un gasto no incurrido o costo, al producir bienes o servicios pblicos respectivamente. Finalmente como conclusin sealaremos que el p. 13 Definiciones de la Nic-sp 17 indica que la depreciacin es la distribucin sistemtica del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida til por tanto, los bienes adquiridos durante el ejercicio sern depreciados en proporcin al tiempo transcurrido desde el mes siguiente de la fecha de su adquisicin y/o puesta en uso, segn sea el caso. c) Base legal Instructivo n 2 Criterios de valuacin de los bienes de activo, aprobado por Resolucin de contadura n 067-97-EF/93.03 Nic-sp 17 Propiedad planta y equipo prrafos del 59 al 81, Aprobado por el IFAC versin 2008 d) Condiciones para que un activo sea depreciado (Numeral 6.1 y 6.2 del Instructivo n 2) Para la determinacin de un bien como activo fijo, se deber tener en cuenta los siguientes factores concurrentes: Que su vida til sea mayor a un ao Que sea destinado para uso de la entidad Que est sujeto a depreciacin, excepto los terrenos Que su valor monetario sea mayor a 1/8 de la UIT vigente a la fecha de su adquisicin. El valor de los bienes que sean menores a 1/8 de la Unidad Impositiva tributaria, cuya vida til se estime en mas de un ao, se debitar como gasto y controlar a travs de las cuentas de orden, debindose llevar en registro el control fsico de las mismas y realizar, por lo menos, una vez al ao su verificacin fsicamediante inventarios. Por otro lado, el p.72 de la Nic-sp17 seala que,. Los beneficios econmicos o servicios potenciales inherentes a un elemento de propiedades, planta y equipo son consumidos por la entidad principalmente mediante el uso del activo. No obstante, otros factores, tales como la obsolescencia tcnica o comercial y el deterioro natural producido por la falta de utilizacin del bien, producen a menudo una disminucin en la cuanta de los beneficios econmicos o potencial de servicio que cabra esperar de la
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utilizacin del activo. Consecuentemente, para determinar la vida til del elemento de propiedades, planta y equipo, se tendrn en cuenta todos los factores siguientes: (a) La utilizacin prevista del activo. El uso debe estimarse por referencia a la capacidad o al desempeo fsico que se espere del mismo. (b) El desgaste fsico esperado, que depender de factores operativos tales como el nmero de turnos de trabajo en los que se utilizar el activo, el programa de reparaciones y mantenimiento, as como el grado de cuidado y conservacin mientras el activo no est siendo utilizado. (c) La obsolescencia tcnica o comercial derivada de los cambios o mejoras en la produccin, o bien de los cambios en la demanda del mercado de los productos o servicios que se obtienen con el activo. (d) Los lmites legales o restricciones similares sobre el uso del activo, tales como las fechas de caducidad de los contratos de servicio relacionados con el bien. e) Reconocimiento de la depreciacin como gasto del ejercicio (P.64 y 65 Nic-sp17) El p.64 de la NIC-SP 17. El gasto por depreciacin de cada periodo se reconocer en el resultado del ejercicio, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo que se encuentre asociado al proceso de produccin, cuya depreciacin forma parte de los costos indirectos de produccin. El p.65 de la NIC-SP17. El gasto por depreciacin de un periodo se reconocer habitualmente en el resultado del ejercicio, sin embargo, en ocasiones los beneficios econmicos o potencial de servicio futuros incorporados a un activo se incorporan a la produccin de otros activos producidos (Construcciones en curso de obras pblicas, construccin de maquinaria y equipo o produccin de bienes y servicios, etc. Como parte de los costos indirectos de produccin). En este caso, el gasto por depreciacin formar parte del costo del otro activo y se incluir en su importe en libros. Por ejemplo, la depreciacin del equipo de manufactura se incluir en el costo de conversin de los inventarios (ver NICSP 12). De forma similar, la depreciacin de los elementos de la propiedad, planta y equipo utilizados para actividades de desarrollo puede incluirse en el costo de un activo intangible que se reconoce de acuerdo con la Nic-sp 31 Intangibles. f) Valor residual de un activo Es el importe o valor estimado de un activo que, una entidad podra obtener en un momento dado por la disposicin del mismo, que generalmente es al final de su vida til, despus de deducir los costos estimados para su venta o de la disposicin final que se le de al activo, si ste ya hubiera alcanzado la antigedad y las condiciones esperadas al trmino de su vida til, que se considera como: (a) El periodo durante el cual se espera que un activo est disponible para su uso por una entidad; o bien (b) El nmero de unidades de produccin o similares que se espera obtener del activo por parte de la entidad. Por tanto, la depreciacin de los bienes que constituyen activo fijo deben estar sujetos a un valor mnimo que constituye su valor de desecho o, valor residual, la misma que deber ser determinada con ayuda de un tcnico que asesore al contador para dicho clculo. Por otro lado el p.67 de la NIC-SP 17 seala que, el valor residual y la vida til de un activo se revisarn, como mnimo, al trmino de cada periodo anual sobre el que se informe y, si las expectativas difirieren de las estimaciones previas, los cambios se contabilizarn como un cambio en una estimacin contable, de acuerdo con la NICSP 3 Polticas Contables, Cambios en las Estimaciones Contables y Errores. El p.68 de la NIC-SP 17 seala que, la depreciacin se contabilizar incluso si el valor razonable del activo excede a su importe en libros, siempre y cuando el valor residual del activo no supere al importe en libros del mismo.
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g) Depreciacin con carcter obligatorio (p.68 NIC-SP17) Las depreciaciones del ejercicio se deben efectuar siempre de manera obligatoria a lo largo del ejercicio, tomando como base el principio de entidad en marcha Las operaciones de reparacin y mantenimiento de un activo que no est en uso, no impiden realizar la depreciacin correspondiente. Por el contrario, algunos activos pueden estar sin uso o tener un mantenimiento inadecuado o demora en su reparacin indefinidamente debido a limitaciones presupuestarias, por tanto, cuando las polticas de gestin de los activos empeoren el desgaste y uso de un activo, su vida til debera estimarse nuevamente y reajustarse segn el caso. h) Calculo de valor a depreciar El p.69 de la NIC-SP 17. El importe depreciable de un activo se determina despus de deducir su valor residual (1). En la prctica, el valor residual de un activo a menudo es insignificante, y por tanto irrelevante en el clculo del importe depreciable. El p.70 de la NIC-SP17 El valor residual de un activo podra aumentar hasta igualar o superar el importe en libros del activo. Si esto sucediese, el cargo por depreciacin del activo ser nulo, a menos que y hasta que ese valor residual disminuya posteriormente y se haga menor que el importe en libros del activo. i) Cuando empieza a depreciarse un activo? El p.71 de la NIC-SP17. La depreciacin de un activo comenzar al mes siguiente de su uso o cuando est disponible el activo, para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicacin y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la gerencia. j) Mtodos y Porcentaje de Depreciacin (Numeral 5.2. del Instructivo n 2 Resolucin de Contadura N 067-97-EF. 93.01 ) a) Mtodo Las entidades responsables a efectuar la depreciacin de los bienes de activo fijo utilizarn el mtodo de lnea recta. Se basa en la idea de que los activos se consumen uniformemente durante el transcurso de su vida til de servicios, por lo tanto, cada ejercicio recibe el mismo cargo a resultados. Por tanto, los bienes adquiridos durante el ejercicio sern depreciados en proporcin al tiempo transcurrido desde la fecha de su adquisicin y/o puesta en uso al mes siguiente. b) Frmula
depreciacin anual
precio de cos to valor residual vida til
Precio de costo: cantidad pagadas por la obtencin del activo, incluido todos aquellos gastos o desembolsos realizados hasta poner a disposicin el activo en estado operativo o de uso.. Valor residual: es el valor en que se toman los activos desechados, cuando se cambian por nuevos. Vida til: es su periodo de servicio o potencial de servicios para la entidad. Ejemplo: Valor del activo (computadora) Precio de compra S/.2,200 Ms instalaciones de programas 500
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Valor residual % depreciacin Importe anual depreciable Vida til 300 25% 4 aos
2700 300 Depreciacin anual = 4
Depreciacin anual = S/. 600
Por lo tanto, los gastos por depreciacin en lnea recta, ser el que se aplique a resultados del ejercicio, en forma uniforme y sistemtica a lo largo de su vida til en concordancia con el p. 66 de la NIC-SP 17, por el monto de S/. 600 durante los cuatro aos Por otro lado, el p.76 de la NIC-sp17 seala que,. el mtodo de depreciacin utilizado reflejar el patrn con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, el potencial de servicio del activo o los beneficios econmicos futuros. c) Utilizacin de otros mtodos de depreciacin por convenir a la entidad El p.78 de la NIC-SP17 seala que, es posible utilizar una amplia variedad de mtodos de depreciacin para distribuir, de forma sistemtica, la base depreciable de un activo a lo largo de su vida til (Slo con autorizacin de la DNCP). Entre los mismos se incluyen el mtodo lineal, el mtodo de depreciacin decreciente y el mtodo de las unidades de produccin. La depreciacin lineal dar lugar a un gasto constante a lo largo de la vida til del activo, siempre que su valor residual no cambie. El mtodo de depreciacin decreciente en funcin del saldo del elemento dar lugar a un cargo que ir disminuyendo a lo largo de su vida til. El mtodo de las unidades de produccin dar lugar a un cargo basado en la utilizacin o produccin esperada. La entidad elegir el mtodo que ms fielmente refleje el patrn esperado de consumo de los beneficios econmicos o potencial de servicio futuros incorporados al activo. Dicho mtodo se aplicar uniformemente de periodo a periodo, a menos que se haya producido un cambio en el patrn esperado de consumo de dichos beneficios econmicos o potencial de servicio futuros. As mismo el p.77 de la NIC-SP17 seala que, el mtodo de depreciacin aplicado a un activo se revisar, como mnimo, al trmino de cada periodo anual sobre el que se informe y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrn esperado de consumo de los beneficios econmicos futuros o potencial de servicio incorporados al activo, se cambiar para reflejar el nuevo patrn. Dicho cambio se contabilizar como un cambio en una estimacin contable, de acuerdo con la NICSP 3. d) Porcentajes de depreciacin (Numeral del instructivo n 2 modificado por la la Resolucin de contadura n 143-001-EF/93.01 art.1)
Los porcentajes anuales de depreciacin sern los siguientes: Edificios residenciales y no residenciales 3% Infraestructura Pblica (Estructuras) 3% Maquinaria, Equipo y otras Unidades para la Produccin 10% Equipo de Transporte 25% Muebles y Enseres 10% Equipos de cmputo 25%
e) Modificacin de los porcentajes de depreciacin (Numeral del Instructivo n 2 aprobado por Resolucin de contadura n 067-97-EF/93.03)
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Las entidades podrn modificar los porcentajes de depreciacin con Resolucin de la Alta Direccin, en los casos debidamente justificados, para tal efecto, harn de conocimiento este cambio de poltica a la Direccin nacional de contabilidad pblica k) Depreciacin de los incrementos por mejora (Numeral 6.3 del Instructivo n 2) La depreciacin de los incrementos por mejora, se calcula en funcin de la vida til del bien, para ste efecto, los porcentajes de depreciacin sufrirn variaciones en funcin al incremento de la capacidad de servicio o cuando se prolongue su vida til, tal como se muestran el los siguientes ejemplos:. (i) Ejemplo de activo cuando cuado aumenta su capacidad de servicio Costo de adquisicin: S/. 10,000 Vida til: 6 aos Depreciacin acumulada: S/.4,000.00 (2 aos) Saldo de la vida til: 4 aos Porcentaje: 10% Valor de la mejora: 600.00 Se proceder de la siguiente forma: Costo de adquisicin: 10,000.00 (-) Depreciacin acumulada: 4,000.00 ------------Valor neto: 6,000.00 1. (+) Costo de las mejoras: 600.00 ------------Total Valor Neto de Depreciacin: 6,600.00 Total Valor Neto a Depreciar ----------------------------------- = n.m.d.a* Saldo de la Vida til * Nuevo monto depreciacin anual 6,600 ----------- = 2,200 por ao 3 Otro ejemplo.- cuando prolonga su vida til: Costo de adquisicin: 10,000.00 Vida til : 5 aos Depreciacin acumulada: 4,000.00 Saldo de la vida til: 3 aos Porcentaje de depreciacin: 10% Valor de las mejoras: 600.00 Prolonga la vida til: 2 aos Se proceder de la siguiente forma: Costo de adquisicin: 10,000.00 (-) Porcentaje de depreciacin Acumulada: 4,000.00 ------------Valor neto: 6,000.00
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(+) Costo de las mejoras: ------------Total Valor Neto a Depreciar: 600.00 6,600.00
Total Valor Neto a Depreciar ------------------------------------------------------------------ = n.m.d.a* Saldo de la Vida til + prolongacin de la vida til (*) Nuevo monto depreciacin anual 6,600 ---------- = 1,320 por ao 3+2
16 Concesin de activos l) Caso prctico integral de la concesin de una carretera sin asfaltar Vamos a suponer que el sector transportes otorga en concesin una carretera afirmada a un grupo empresarial, para que ste asfalte 300 kilmetros de carretera el contrato de concesin es a 30 aos e incluye las casetas de seguridad a lo largo de la carretera, maquinaria y equipo de mantenimiento, seales de seguridad, as como el mantenimiento de la carretera asfaltada. Cmo debe contabilizar el sector transporte el incremento del valor de la carretera por la inversin realizada por el asfaltado ejecutado? Se debe realizar depreciaciones por la carretera o no? Cmo se debe realizar las depreciaciones correspondientes?, Datos adicionales (i) Inversin privada Inversin en el asfaltado de la carretera en un ao S/. 220, 000,000 Inversin en maquinaria y equipo para uso de la empresa S/ 30, 000,000 Gastos por estudios de ingeniera S/. 1, 000,000 Total inversin S/. 231, 000,000 (ii) Inversin realizada inicialmente por el sector transportes Carretera afirmada = S/. 120, 000,000 Estudios de ingeniera = S/. 100,000 Total carretera afirmada = S/. 120, 100,000 Antigedad de la carretera = cinco aos Depreciacin anual = 3% (iii) Registro inicial .. .. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 120, 000,000 1501.08 Construccin de estructuras 1501.08.02 Infraestructura vial 1501.08.02.02 Manos de obra 60, 200,000 1501.08.02.03 Materiales de constru. 47, 400,000 1501.08.02.04 Servicios varios 10, 000,000 1501.08.02.05 Otros gastos 2, 400,000 1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS 100,000
C.P.C. Juan Francisco lvarez Illanes 100

1501.01 Estudios de preinversin 60,000 1501.02 Elaborac.expedient.tcnico 40,000 2103 CUENTAS POR PAGAR 120, 100,000 2103.02 Activos no financieros por pagar Para registrar los gastos efectuados en la construccin de la carretera X, segn documentos adjuntos ( o/c, o/s, Planillas, etc.)- fase de compromiso y devengado .. ..
1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 100,000 1501.08 Construccin de estructuras 1501.08.02 Infraestructura vial 1501.08.02.05 Otros gastos 100,000 1505 ESTUDIOS Y PROYECTOS 100,000 1501.01 Estudios de preinversin 60,000 1501.02 Elaboracin expediente tcnico 40,000 Para registrar la reclasificacin de cuentas por la capitalizacin de los estudios realizados en la construccin de infraestructura pblica. .. .. (iv) Depreciacin de carretera Antes de comentar sobre la depreciacin de las carreteras, previamente debemos aclarar si las carreteras se encuentran considerados como activo de propiedad planta y equipo y comprendidas dentro del marco de las normas internacionales de contabilidad para el sector pblico, Las carreteras conocidos ms, bajo el trmino de Infraestructura pblica se encuentra incluido en la NIC-SP 17 propiedad planta y equipo, al respecto el p.21 seala que, determinados activos se denominan comnmente infraestructuras. Si bien no existe una definicin universalmente aceptada para estos activos, para reconocer un activo de infraestructura fsica debe reunirlos, alguna o todas de las siguientes caractersticas (a) son parte de un sistema o red de infraestructuras (carreteras, redes elctricas, redes de agua potable y alcantarillado, etc.); (b) son de naturaleza especializada y no tienen usos alternativos; (c) no pueden moverse; y (d) pueden estar sujetos a limitaciones con respecto a su disposicin. Aunque la titularidad de las infraestructuras no est limitada a entidades del sector pblico, con frecuencia las infraestructuras importantes se encuentran en el sector pblico. Las infraestructuras cumplen con la definicin de propiedades, planta y equipo y debern contabilizarse segn la presente Norma. Ejemplos de los mismos son: redes de carreteras, sistemas de alcantarillado y suministro de energa y redes de comunicacin. Por lo tanto, al ser considerado como activos de propiedad planta y equipo, ser necesario considerar la depreciacin respectiva, al respecto el p.13 De la NIC-SP 17, seala que, la depreciacin, es la prdida de valor que experimenta los edificios y estructuras de manera sistemtica como consecuencia de su uso, por el paso del tiempo, desgaste, desuso normal, por obsolescencia tecnolgica o por otros conceptos que disminuyen su capacidad de produccin o utilidad econmica, limitada por un nmero de aos de vida til (prdida en la capacidad de generar beneficios econmicos o potencial de servicios durante su vida til). Por lo tanto, la depreciacin como estimacin contable genera un gasto no incurrido o costo, al producir bienes o servicios, respectivamente, por otro lado, las carreteras tambin pueden sufrir deterioro que no es lo mismo que la depreciacin, al respecto el p.79 de la NIC-SP.17

seala que para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la entidad aplicar la NICSP 21 Deterioro del Valor de los Activos no Generadores de Efectivo. En dicha Norma se explica cmo debe proceder la entidad para la revisin del importe en libros de sus activos, cmo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cundo debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las prdidas por deterioro del valor. El p.14 y 19 de la NIC-SP 21 seala que el deterioro del valor es una prdida en los beneficios econmicos futuros o potenciales de servicio de un activo, adicional y por encima del reconocimiento sistemtico de la prdida de beneficios econmicos futuros o potencial de servicio que se lleva a cabo a travs de la depreciacin, lo que quiere decir es que adicionalmente a la depreciacin que se estima anualmente, se debe evaluar permanentemente el estado de conservacin de la carretera, para determinar su estado actual y su deterioro de valor que puede ser por efectos de la naturaleza u otros sucesos, que afectan su estado operativo. (v) Depreciacin por partes separadas El p.60 NIC-SP 17. seala que, una entidad distribuir el importe inicialmente reconocido de un elemento de propiedades, planta y equipo entre sus partes significativas y depreciar de forma separada cada una de estas partes. Por ejemplo, en la mayora de casos sera obligatorio depreciar de manera separada los pavimentos, estructuras, bordes y canales, senderos, puentes e iluminacin dentro de un sistema de carreteras. Adems el p.64 de la NIC-SP 17 seala que, el gasto por depreciacin de cada periodo se reconocer en el resultado del ejercicio, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo (como costo indirecto de produccin). Distribucin sistemtica de la depreciacin de infraestructura p.66. El importe depreciable de un activo se distribuir de forma sistemtica a lo largo de su vida til. p. 71. La depreciacin de un activo comenzar cuando est disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en la ubicacin y en las condiciones necesarias para ser capaz de operar de la forma prevista por la gerencia. La depreciacin de un activo cesar cuando el activo sea dado de baja. (vi) Depreciacin de la infraestructura pblica ------------------------------------------------------------------------------------5801 ESTIMACIONES DEL EJERCICIO 3, 600,000 5801.01 Depreciacin Acumulada Edificios Y Estructuras 1508 DEPRECIACIN, AMORTIZACIN Y AGOTAMIENTO 3, 600,000 1508.01 Depreciacin Acumulada Edificios Y Estructuras Para registrar la depreciacin anual de la infraestructura pblica-carretera Lo que significa, que si ha registrado ste asiento durante los cinco aos que tiene la carretera su depreciacin acumulada ascienda a S/ 18, 000,000 (3, 600,000 x 5) -------------------------------------------------------------------------------------
17 Edificios y estructuras afectadas en uso Por afectacin de uso, una entidad, en forma excepcional y debidamente justificada, entrega la posesin de bienes inmuebles de su propiedad, a ttulo gratuito y en forma determinada o indeterminada, a favor de otras entidades pblicas que requieren con urgencia la propiedad cedida para que sean destinados al cumplimiento de actividades de inters y desarrollo social.

La cesin en uso podr efectuarse siempre y cuando los bienes muebles sean de libre disponibilidad y no interfieran con los fines institucionales y estatutarios de la entidad pblica cedente. De acuerdo con ste prrafo, los bienes del dominio privado son generalmente afectados para el uso de servicios pblicos que dan servicio a una comunidad y que reciben un rgimen especial de proteccin y utilizacin, hacindolos imprescriptibles, inalienables e inembargables - La OGA de la entidad pblica o la que haga sus veces, es la responsable de llevar a cabo la cesin en uso de sus bienes inmuebles, en coordinacin con la unidad orgnica responsable del control patrimonial.. Base legal Ley n 29151 ley general del sistema nacional de bienes estatales D.S. n 007-2008-Vivienda Reglamento del sistema nacional de bienes estatales Artculos 97 a la 106 D.S. n 007-2010-Vivienda que modifica el D.S n 007-2008 Vivienda Superintendencia Nacional de Bienes Estatales Nombre del Trmite Objetivo del Trmite AFECTACIN EN USO PREDIAL. Trmite necesario para la afectacin en uso que es el derecho que permite a una entidad pblica o a un particular usar y administrar un predio de propiedad estatal a ttulo gratuito, para un fin determinado compatible con las funciones del Estado.. 1 Opinin favorable de la entidad pblica a cuyo nombre se encuentra inscrito el predio. 2 Plano Perimtrico de Ubicacin y Memoria Descriptiva (2) del (de los) predio (s) cuya afectacin en uso se solicita. 3 Copia de la partida registral del predio. Documentos a Presentar 4 Anteproyecto de la obra. 5 Factibilidad econmica. 6 Certificado de Zonificacin y compatibilidad de uso.
Pasos a seguir
1 La solicitud con los requisitos debe ser dirigida a la Jefatura de Adjudicaciones, indicando los nombres y apellidos completos, el nmero de DNI o carn de extranjera del solicitante, de ser el caso, la denominacin de la persona jurdica o de la entidad estatal de ser el caso, la direccin, el telfono, e-mail, lugar, fecha y firma.
Donde se realiza el trmite
Enlace a Oficinas

Costo Costo UIT S./ 3600
Gratuto Silencio Negativo - 30 das Cuando transcurrido el plazo la institucin no ha emitido un pronunciamiento expreso al trmite o servicio solicitado, este se da como denegado, quedando el ciudadano en posibilidad de presentar el recurso Administrativo correspondiente.
Calificacin
Inicio del Trmite Unidad que evala el trmite
Oficina de Trmite Documentario.
Jefatura de Adquisiciones.
Informes sobre el estado del Trmite
Oficina de Trmite Documentario.
Instancia que resuelve el Trmite Instancia que resuelve recurso impugnatorio
Jefatura de Adquisiciones.
Gerencia de Operaciones: Apelacin Jefatura de Adjudicaciones: Reconsideracin Base legal Ley n 29151 ley general del sistema nacional de bienes estatales D.S. n 007-2008-Vivienda Reglamento del sistema nacional de bienes estatales Artculos 97 a la 106 D.S. n 007-2010-Vivienda que modifica el D.S n 007-2008 Vivienda
Base Legal
Observaciones
La atencin al pblico es de lunes a viernes de 8:30 am. a 5:30 pm. ( refrigerio de 1:00 - 2:00 pm )
Escenario uno . .. 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 1501.09 Edificios y estructuras afectadas en uso 1502 ACTIVOS NO PRODUCIDOS 1502.05 Terrenos afectados en uso 4403 DONAC. DE CAPITAL RECIB. EN EFECT, Y EN BIENES
3,000,000 500,000 3,500,00

4403.02 En Bienes 4403.02.03 De otras unidades de Gobierno Para registrar la recepcin de la transferencia de un edificio en cesin de uso definitivo de la Unidad ejecutora A Nota.- Segn La DNCP el asiento contable extrado de las diapositivas de los seminarios realizados por ellos, debe efectuarse de la manera expuesta anteriormente, nosotros somos de la opinin contraria, debe recepcionarse como un traspaso de bienes de capital que incidir directamente en el patrimonio de la entidad ya que ste bien incrementa realmente el patrimonio de la entidad receptora (Cuenta 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL, 3201.01 Traspasos Y Remesas) y no como donaciones de capital por la siguiente razn; si llevamos a una cuenta de ingresos de capital el destino final del inmueble transferido como afectado en uso definitivo, estara considerado en el estado de Gestin obteniendo como resultado una ganancia (Supervit) y no incidira en el patrimonio de la entidad receptora, sin embargo la entidad que recepciona el inmueble ha incrementado su patrimonio veamos lo afirmado mediante asientos contables Entidad receptora afecta a su patrimonio Entidad receptora no afecta a su patrimonio 1501 EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 1501.09 Edificios afectadas en uso 1502 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso 4403 DONAC. DE CAPITAL REC. 3,500,00 4403.02 En Bienes -----------------------------------------------ESTADO DE GESTIN INGRESOS Ingresos tributarios -.Ingresos no tributarios -.Traspasos y remesas recibidas 3,500,000 Total ingresos 3,500,000 COSTOS Y GASTOS Gastos En bienes y servicios -.Gastos de personal -. TOTAL GASTOS 0 RESULTADOS DEL EJERCICIO 3,500,000
1501 EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 1501.09 Edificios afectadas en uso 1502 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 3,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos -------------------------------------------------------4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 3,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 3,500,000 3201.01 Traspasos Y Remesas .. BALANCE GENERAL ACTIVI NO CORRIENTE PATRIMONIO EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 HACIEND.NAC.ADIC. 3,500,000 Totales 3,500,000 Total 3,500,000
Asiento al ao siguiente
--------------------------------------------------------3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 3,500,000 3201.01 Traspasos Y Remesas 3101 HACIENDA NACIONAL 3,500,000 3101.01 Capitalizacin Hacienda Nacional Adicional -------------------------------------------------------Ahora bien cmo sera el asiento si el edificio recepcionado sera transferido con la depreciacin incluida? Edificio transferido 3,000,000 Depreciacin acumulada (1,000,000) Valor en libros 2,000,000 Terreno transferido 500,000 . 1501 EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 1501.09 Edificios afectadas en uso 1502 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 1,,000,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 1508 DEPRECIACIN, AMORTIZACIN Y AGOTAMIENTO (CR) 1508.01 Depreciacin Acumulada Edificios Y Estructuras 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 4404.02 Traspasos Con Documentos .. 1,000,000 3,500,000
4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAPITAL RECIBIDOS 2,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 2,500,000 3201.01 Traspasos Y Remesas .. Al ao siguiente --------------------------------------------------------3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 2,500,000 3201.01 Traspasos Y Remesas 3101 HACIENDA NACIONAL 2,500,000 3101.01 Capitalizacin Hacienda Nacional Adicional -------------------------------------------------------Escenario dos Que ocurre con la entidad que transfiere el inmueble? Edificio transferido 3,000,000 Depreciacin acumulada (1,000,000) Valor en libros 2,000,000 Terreno transferido 500,000 ------------------------------------------------------------------------------------1508 DEPREC, AMORTIZAC.Y AGOTAMIENTO (CR) 1,000,000 1508.01 Depreciacin Acumulada Edificios Y Estructuras

4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 2,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 1501 EDIFIC.Y ESTRUC. 3,000,000 1501.09 Edificios afectadas en uso 1502 ACT. NO PRODUCIDOS 500,000 1502.05 Terrenos afectados en uso ------------------------------------------------------------------------------------3101 HACIENDA NACIONAL 3,500,000 3101.01 Capitalizacin Hacienda Nacional Adicional 4404 TRASPASOS Y REMES. DE CAP. REC. 2,500,000 4404.02 Traspasos Con Documentos 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 1,000,000 3401.02 Dficit Acumulados --------------------------------------------------------------------------------------Porque con la cuenta resultados acumulados? La respuesta es obvia, porque las depreciacin acumuladas anteriormente se registraron en la cuenta de Gastos; estimaciones del ejercicio ( 5802/1508) y luego al realizar el asiento de cierre se registraron en la cuenta, resultados acumulados (3401/5802) es por ello que debe registrarse en sta cuenta. que pasara si la cuenta de resultados acumulados no exste en el balance general de ejercicios anteriores, en ese caso, el abono sera a una cuenta de gastos denominada 5506 Otros gastos diversos, 5506.01 baja de bienes, que posteriormente para cerrar esa cuenta tendramos que registrar de la siguiente manera 4301/5506, concluyendo que, la cuenta de resultados acumulados siempre est presente. 18 Saneamiento de bienes muebles a) Concepto Son las acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades para regularizar la situacin de los bienes muebles patrimoniales sobrantes y faltantes. b) Base legal Resolucin N 147-2009/SBN aprueba la Directiva N 0052009/SBN Saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal. Alta y Baja de Bienes Muebles (Directiva N 004-2002/SBN) Donacin de Bienes Muebles (Directiva N 009-2002/SBN) Venta de Bienes Muebles (Directiva N 002-2005/SBN) Reglamento Para el Inventario de Bienes Muebles (Resolucin N 039-98/SBN) Catlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado (Resolucin N 158-97/SBN) Procedimientos para la baja y venta de los Bienes Muebles en calidad de Chatarra (Directiva N 003-2010/SBN) c) Finalidad Regularizar la situacin administrativa y legal de los bienes muebles de las entidades pblicas que se encuentran en condicin de sobrantes, as como la de aquellos que se encuentran en condicin de faltantes en su patrimonio. d) Objetivo Dar de alta los bienes muebles sobrantes. con excepcin de aquellos que se encuentran en condicin de chatarra.

Dar de baja los bienes muebles faltantes. Regularizar la situacin registral de los vehculos que no cuentan con la documentacin suficiente para su inscripcin. e) Plazo Las entidades tienen un plazo de aos tres a partir del 13/12/09 para culminar los procedimientos de saneamiento de bienes muebles. f) Definiciones Saneamiento: Acciones administrativas, contables y legales que deben realizar las entidades para regularizar la situacin de los bienes muebles patrimoniales sobrantes y faltantes. Abandono: Situacin en que se encuentran los bienes muebles en posesin de las Entidades, luego de levantar el Acta de Saneamiento. Bienes Muebles Faltantes: Aquellos que estn incluidos en el patrimonio pero que no se encuentran fsicamente, desconocindose su ubicacin. Bienes Muebles Sobrantes: Aquellos que no han sido dados de alta debido a que son propiedad de terceros; no habiendo sido reclamados por sus propietarios, su origen es desconocido o no se cuenta con la documentacin suficiente. Chatarra: Estado avanzado de deterioro de un bien mueble que impide que pueda cumplir las funciones para las cuales fue diseado y cuya reparacin es imposible u onerosa. Entidad Poseedora: Entidad que posee fsicamente bienes muebles susceptibles de saneamiento. Informe Tcnico-Legal: Se elabora segn los antecedentes histrico-legales, caractersticas tcnicas, estado de conservacin, ubicacin y valor de un bien mueble que ser objeto de saneamiento. g) Disposiciones Generales La Gerencia de administracin (OGA), es la responsable del saneamiento, en coordinacin con Oficina de control patrimonial (OCP) La OGA encargar al OCP realizar la identificacin de los bienes sobrantes y faltantes, a partir del ltimo inventario. Los bienes en calidad de chatarra, no sern dados de alta; en el Informe se declara su condicin de sobrantes y mediante una resolucin de la OGA se aprobar su disposicin, acorde con la normatividad vigente. El saneamiento de los bienes muebles faltantes se realiza sin perjuicio de las acciones administrativas, civiles y/o penales a que hubiere lugar. La Directiva no es de aplicacin para vehculos internados por infracciones; as como para bienes incautados o declarados en abandono en aplicacin a Leyes especiales. h) Saneamiento de bienes muebles sobrantes (i) Condiciones previas Que el bien se encuentre por lo menos 02 (dos) aos en posesin de la entidad pblica; (se acreditar con una declaracin jurada de permanencia o posesin por parte de la entidad); y Que no se cuente con la documentacin suficiente que sustente el ingreso al patrimonio de la entidad pblica o cuando no exista documentacin sobre el origen del bien (ii) Caso de bienes muebles provenientes de: Convenios de Cooperacin. Entidades fusionadas, liquidadas, extinguidas u otros.

Si no se puede regularizar la transferencia a favor de la entidad poseedora o exista documentacin insuficiente, se proceder a realizar el saneamiento contable Expediente Administrativo La Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial elaborar y remitir a la Gerencia de Administracin y Finanzas el Expediente Administrativo, conformado por: a. Resolucin de Gerencia de Administracin y Finanzas que aprob la baja de los bienes. b. Copia del Informe Tcnico. c. Muestras fotogrficas de los bienes que debe aprobarse su disposicin final d. Relacin de bienes con las descripciones y caractersticas de cada uno: Estado de Conservacin, Ubicacin, Cdigo Patrimonial, Valor en Ubros, y Valor de Tasacin o Precio Base de cada bien, de requerirse el caso. Artculo 50.- Propuesta de destino final de bienes La Gerencia de Administracin y Finanzas, a solicitud de la Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial, evaluar el expediente administrativo de los bienes dados de baja, si pueden ser vendidos en subasta pblica o subasta restringida, donados o destruidos o incinerados. El expediente, conjuntamente con 19 Saneamientos de vehculos Para vehculos registrados, se deber contar con la boleta informativa expedida por la SUNARP y el certificado de DIPROVE. Para los que no exhiban placa la UORCP deber solicitar a la SUNARP la bsqueda a nivel nacional a travs del N de Serie o Motor. De no estar registrado, se deber contar con el certificado negativo de inscripcin de la SUNARP y se tramitar el certificado de DIPROVE. Si el vehiculo tiene gravmenes u orden de captura y luego de haber agotado las gestiones la entidad pblica no puede levantarlas o cancelarlas, informar a la Polica Nacional del Per o Juzgado sobre la ubicacin del vehculo para que sea puesto a disposicin de ellos. lugar Oficina registral diprove Oficina de registro prop. vehicular Certificado identificacin vehicular Certificado identificacin vehicular
inmatriculado
Boleta informativa Documento de no inscripcin (bsqueda ore)
no inmatriculado
20 Procedimiento General Saneamiento de Vehculos UCP (1) Informe Tcnico Ficha Tcnica Inf. Final del Inventario. Fotografas. OGA (2) Revisa el expediente (10 das) (3) (6) Resolucin de Alta Informe de Tasacin Informe Tcnico Publicacin y/o SBN

Declaracin Jurada de posesin. Boleta Informativa Otros (*) *(placas, detalles tcnicos Titular registral) (4) Acta de Saneamiento Informe de Tasacin Proyecto Resolucin Notificacin al Propietario o Publicacin (en El Peruano) (5) Aprueba Resolucin (10 das) (7) Contabilidad UCP Notificacin Acta de Saneamiento Documento de Devolucin Contabilidad
(*) Vehculos inscritos, se deber contar con la Tarjeta de Propiedad, la Boleta Informativa expedida por SUNARP y el Certificado DIPROVE
Inscripcin del Vehculo dado de alta por Saneamiento
Oficina General de administracin OGA Una vez aprobado el Alta de bienes, la Copias certificadas entidad tiene un plazo de 10 das tiles para proceder a su inscripcin
Administrador RPV Copia de la Directiva Registro de propiedad vehcular SUNARP
21 Saneamiento de vehculos chatarra Elaborar la Ficha Tcnica que acredite la condicin de chatarra segn formato (Anexo 1). No sern exigibles: Boleta Informativa, expedida por el RPV; certificado Policial de identificacin vehicular, expedido por la DIPROVE, tarjeta de Propiedad. No se elabora el acta de saneamiento. La posesin de los vehculos ser acreditada con el informe y la declaracin jurada. No se publica en EL PERUANO. Los vehculos a nombre de otras Entidades, no se regulariza el tracto sucesivo, debiendo disponerse de ellos sin derecho de inscripcin registral. La entidad poseedora deber solicitar al titular registral, gestione la baja de circulacin del sistema nacional de transporte. No sern dados de alta ni se inscribirn en el registro de propiedad vehicular y la entidad est obligada a disponer mediante venta (en calidad de chatarra) o donacin, sin derecho a inscripcin registral.
22 Apertura del Expediente Administrativo para la Baja de Bienes Muebles La Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial es la unidad orgnica encargada de organizar el Expediente de Baja de Bienes Patrimoniales y de remitirlo a la Gerencia de Administracin y Finanzas, adjuntando la correspondiente documentacin probatoria de los bienes a darse de baja; entre ellos, la solicitud del funcionario responsable de la unidad orgnica requiriendo la baja del bien, el Informe Tcnico y de corresponder, la Ficha Tcnica; los mismos que , podrn ser acompaados de informes especializados emitidos por profesionales en la materia. Remisin del Expediente de Baja de Bienes Muebles La respectiva unidad orgnica a la cual se asign el bien remitir, a la Subgerencia de Logstica y Control Patrimonial, la documentacin referida a la baja de bienes patrimoniales, sealando la causal que motiv la baja de dicho bien, para su calificacin. Caractersticas del expediente administrativo para baja de unidades vehiculares Para el caso de unidades vehiculares, adems de los informes citados en el numeral precedente, se adicionar lo siguiente: a. Reporte de papeletas proporcionada a travs del portal del Servicio de Administracin Tributaria - SAT. b. Reporte de orden de captura proporcionada a travs del portal del Servicio de Administracin Tributaria - SAT. c. Consulta de propiedad vehicular proporcionada a travs del portal de la Superintendencia Nacional de Registros Pblicos - SUNARP. d. Tarjeta de Propiedad Vehicular original.
Revaluacin de activos a) Base normativa Modelo de revaluacin p.44. NIC-SP 17. Con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se contabilizar por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento de la revaluacin, menos la depreciacin acumulada y el importe acumulado de las prdidas por deterioro de valor que haya sufrido. p.50. NIC-SP 17. Cuando se revale un elemento de propiedades, planta y equipo, la depreciacin acumulada en la fecha de la revaluacin puede ser tratada de cualquiera de las siguientes maneras: (a) reexpresada proporcionalmente al cambio en el importe en libros bruto del activo, de manera que el importe en libros del mismo despus de la revaluacin sea igual a su importe revaluado. Este mtodo se utiliza a menudo cuando se revala el activo por medio de la aplicacin de un ndice a su costo de reposicin depreciado. (b) Eliminada contra el importe en libros bruto del activo y se reexpresa el importe neto hasta alcanzar el importe revaluado del activo. Este mtodo se utiliza habitualmente en edificios. La cuanta del ajuste en la depreciacin acumulada, que surge de la reexpresin o eliminacin anterior, forma parte del incremento o disminucin del importe en libros del activo, que se contabilizar de acuerdo con lo establecido en los prrafos 54 y 55. p.54. NIC-SP 17. Cuando se incrementa el importe de un activo en libros como consecuencia de una revaluacin, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de reservas por revaluacin. No obstante, el incremento se reconocer en el resultado (Dficit o supevit)

en la medida en que suponga una reversin de una disminucin por devaluacin de la misma clase de activos, que fue reconocida previamente en resultados.
b) Caso prctico La entidad x posee una camioneta comprado en el ao 2007 por S/. 10,000 el cual se ha venido depreciando anualmente en forma lineal al 25% anual. Al cierre del ejercicio 2009 se opta por utilizar el valor razonable como base de medicin, por lo tanto, se contrata los servicios de un tasador independiente, quien valora el activo en S/. 3,500 Vida til deprecial Ao 2009 Ao 2010 Ao 2011 2500 2500 2500 7500
Valor de compra Depreciacin acumulada Valor en libros
10,000 (7,500) 2,500
Valor revaluado (perito) Valor en libros Revaluacin neta
3,500 (2,500) 1,000
1,000/2500 = 0.4 40%
Solucin: El p.50 de la NIC-SP 17 ha establecido dos tratamientos para ajustar el activo: (a) Escenario uno.- Reexpresando proporcionalmente al cambio en el importe en libros bruto del activo, de manera que el importe en libros del mismo despus de la revaluacin sea igual a su importe revaluado. Este mtodo se utiliza a menudo cuando se revala el activo por medio de la aplicacin de un ndice a su costo de reposicin depreciado. Valor en libros Porcentaje de revaluacin 40% Valor revaluado
Activo

Vehculo Depreciac. 10.000 7.500 2.500 4.000 3.000 1.000 14.000 10.500 3.500
Observen amigos que al efectuar la revaluacin de activos, el valor neto de la revaluacin siempre debe ser igual al importe proporcionado por el perito tasador del nuevo valor del activo (S/. 3,500) REGISTRO CONTABLE ANTES AHORA 332 4,000 15 03 392 3,000 15 03 01
571 1,000 15 08 Por la revaluacin de activos 15 08 02 Depreciacin vehculos ------------------ X ----------------3401 Reservas 3401.0339 Excedente de revaluacin Por la revaluacin de activos en aplicacin del proceso de saneamiento contable ---------------------------------- X -----------------------------------En ausencia de la cuenta 57 Excedente de Nota.- Revaluacin, no considerada en el PCG utilizaremos La cuenta 3401.03.39 aprobado por R.D. n 0092012-EF/51.01
Vehculos, maquinaria y otros Vehculos Depreciacin y amortizacin acumulada
4,000
3,000
1,000
1503 Vehculos Maquin.y otros 10,000 4,000 14,000
1508 Depreciac. acumulada 7,500 3,000 10,500
3401.0309 Excedente de revaluacin 1,000 1,000
2do. MTODO POR COMPENSACIN

Consiste en compensar o saldar la depreciacin acumulada existente a fin de considerar el activo como si tuviera un nuevo valor que corresponde al valor de tasacin.
Descripcin Mquina y Equipo Depreciacin Acumulada Valor en libros Revaluacin de activos
Valor en Libros Valor de Tasacin 10,000 10,000 -.3,500
b) Escenario Dos.- Eliminando los importes considerados tanto del valor del activo, como de la depreciacin acumulada de manera tal que lo que se registra es el nuevo valor determinado por el perito o tasador (p.39 y 40 NIC-16)
(b) Eliminando contra el importe en libros, tanto el importe del activo como el de la depreciacin acumulada y se reexpresa el importe neto hasta alcanzar el importe revaluado del activo. Este mtodo se utiliza habitualmente en edificios. Veamos el ejemplo:
AHORA 15 08 Depreciac. y amortizac. Acumul. 10,000 15 08 02 Depreciacin acumulada de vehculos 15 03 Vehculos, maquinaria y otros 10,000 15 03 01 Vehculos Por la baja del vehculo sujeto a revaluacin ---------------------------------- X -----------------------------------15 03 Vehculos, maquinaria y otros 3,500 15 03 01 Vehculos 3401. Resultados acumulados 3,500 3401.0309 Excedente de revaluacin Por la revaluacin de activos (vehculo) efectuado por perito tasador, segn informe tcnico N .. ---------------------------------- X ----------------------------------
1503 Vehculos Maquin.y otros 10,000 3,500 13,500 10,000 10,000
1508 Depreciac. acumulada 10,000 10,000 10,000 10,000

3401.0309 Excedente de revaluacin 3,500 3,500 Excedente de revaluacin p.54. NIC-SP 17. Cuando se incrementa el importe de un activo en libros como consecuencia de una revaluacin, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de reservas por revaluacin. No obstante, el incremento se reconocer en el resultado (Dficit o supervit) en la medida en que suponga una reversin de una disminucin por devaluacin de la misma clase de activos, que fue reconocida previamente en resultados.
Excedente de Revaluacin o Supervit de revaluacin, es el mayor valor que recae sobre una clase de bienes, como consecuencia de nuevas condiciones que hacen que la contribucin a la generacin de riqueza de los mismos aumente, de tal forma que se origina un incremento en el patrimonio que no se considera ingreso. La NIC-SP 17 Inmuebles, Maquinaria y Equipo establece que cuando una partida de activo es aumentada, el aumento debe ser acreditado directamente al patrimonio bajo el rubro Excedente de Reevaluacin. Un aspecto fundamental en esta partida es el hecho que la doctrina contable considera que el Supervit por revaluacin representa un aumento en el valor en el patrimonio. De esta manera tenemos una cuenta patrimonial respecto de la cual se puede proceder de algunas de las siguientes alternativas, reguladas tanto por la NIC-SP 17 Inmuebles, Maquinaria y Equipo.
23 Saneamiento contable de pasivos a) Qu es un pasivo? Comprende obligaciones presentes de operaciones o transacciones pasadas. Son adeudos por la adquisicin de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la institucin provenientes de obligaciones contractuales o impositivas. La depuracin de los pasivos b) en qu consiste? Consiste en verificar la existencia de la obligacin o pago, esta se comprueba mediante la documentacin que lleva la administracin activa de los pasivos; en ese sentido, una adecuada investigacin de las cuentas a pagar, hipotecas a pagar, sueldos acumulados por pagar, debe realizarse por parte de la administracin mediante las polticas que se han definido previamente, y conocer en qu situacin se encuentran actualmente. La depuracin de pasivos en moneda extranjera debe realizarse mediante la verificacin de su convertibilidad al tipo de cambio que corresponda. Un aspecto que se debe considerar en la depuracin, es la confrontacin de los saldos auxiliares versus la cuenta mayor, es una prueba que debe realizarse para garantizar el saldo que se manifiesta en el balance de situacin, de acuerdo a su pronta o inmediata exigibilidad. La depuracin de la porcin corriente del pasivo a largo plazo, deber presentarse tambin por separado dentro del balance de situacin. Es conveniente que en caso de saldos deudores, debern reclasificarse. Los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo, debern presentarse por separado. Es

conveniente informar tambin de restricciones o hechos de importancia relacionadas con el pasivo. 24 Cuentas por Pagar procedimiento administrativo Para su saneamiento se sujetarn a los procedimientos siguientes: Solicitar a los proveedores y acreedores la conformidad del respectivo saldo de las cuentas, as como la documentacin que acredite la conformidad de los bienes o servicios recibidos por la entidad y dems documentos, de ser pertinentes. Las obligaciones por montos iguales o menores a una Unidad Impositiva Tributaria UIT, cuyo acreedor no haya sido ubicado, slo requerirn la opinin del Comit de Saneamiento para su depuracin. En el caso de montos mayores a una UIT se requerir el informe de la Oficina General de Asesora Jurdica o de la Procuradura Pblica, segn corresponda y se remitir el expediente a la Comisin de Saneamiento Contable para su posible depuracin, recomendando su registro en cuentas de orden. Las deudas tributaria, previsional y laboral requieren la opinin de la Oficina General de Asesora Jurdica o de la Procuradura Pblica, segn corresponda, respecto de las acotaciones, autoliquidaciones y demandas por dichos conceptos, proponiendo al Comit de Saneamiento el reconocimiento de la contingencia, provisin u obligacin, segn el caso. Los importes de las cuentas por pagar no reconocidas por los proveedores y/o acreedores, sern objeto de ajuste teniendo como contrapartida la cuenta 3401.03 Efectos de Saneamiento Contable Ley N 29608, excepto en los casos de correccin de error, en que se aplicar la NICSP 03 Supervit o dficit neto del ejercicio, errores sustanciales y cambios en las polticas contables.
25 Tributos por pagar Comprenden las deudas por impuestos, contribuciones o aportaciones y. otros tributos a cargo y/o retenidos por la entidad pblica. a) Objetivos de la evaluacin Los tributos aplicables Se reconocen y son obligaciones de la entidad (aseveraciones: int6gridad, existencia y exactitud). Los montos de los tributos pagados y acumulados (aseveracin: exactitud). b) Evaluacin del riesgo de control Por lo general, los auditores no depositan su confianza en el control interno de la entidad para estos objetivos de auditora, El riesgo de error puede variar de una entidad a otra, el que se ve afectado por la complejidad de las operaciones, el grado hasta el cual las normas tributarios aplicables son claras o ambiguas, la experiencia del personal responsable del registro contable, la posicin tomada en la presentacin de informacin financiera. c) Deficiencias de control interno comunes Los clculos de retenciones y/o contribuciones son incorrectos; Los impuestos de terceros no son retenidos en la oportunidad debida. Los impuestos retenidos por la entidad son pagados en forma extempornea a las fechas establecidas por la administracin tributario. d) Criterios para Identificar un riesgo de, control Ausencia de personal especializado en asuntos relativos al clculo y aplicacin de impuestos (formacin y capacitacin en materia tributaria).

No existe personal apropiado para contabilizar los montos de los impuestos que debe retener la entidad a terceros. Los registros de impuestos pagados son insuficientes. 26 Remuneraciones y obligaciones sociales Representan as obligaciones de la entidad con sus trabajadores por concepto de remuneraciones, as como por pensiones de cesantes y jubilados. a) Objetivos de Auditora Se registran los montos no pagados al final de perodo (Aseveracin: integridad). Los montos registrados son exactos, representan servicios recibidos por la entidad, y las asignaciones a las cuentas de activo, gastos y otras cuentas estn correctamente calculadas (Aseveraciones: existencia y exactitud). b) Evaluacin del riesgo de control Los auditores aplican procedimientos sustantivos para alcanzar tales objetivos. El control efectivo de las remuneraciones es esencial para todas las entidades pblicas. Por ello, stas tienen especial cuidado en disponer de procedimientos de control efectivos, lo cual involucro procedimientos para verificar que el pago se efecta por el tiempo trabajado o por los beneficios ganados y por los montos acumulados, as como existe supervisin sobre la clasificacin de las cuentas de pasivo y de gastos. El riesgo de error es bajo en relacin con las operaciones normales de remuneraciones. No obstante, los auditores aplican procedimientos sustantivos para las planillas de remuneraciones en lugar de otorgar confianza a los controles debido a que es ms eficiente. c) Deficiencias de control interno comunes No se registran pasivos al cierre del perodo por los gastos relacionados con remuneraciones. No se registran, o no se reconoce la necesidad de registrar, pasivos relativos a beneficios de los empleados pendientes de pago (provisiones para vacaciones, beneficios sociales). Existen errores de clculo en el registro de los beneficios obtenidos por los empleados, pendientes de pago. Los pagos de planillas se calculan incorrectamente. Las cuentas no se codifican adecuadamente. Las rutinas de validacin identifican los errores, pero no se corrigen. Los pagos se hacen a empleados ficticios o ya retirados. Las deducciones se hacen pero no se registran y las cantidades son inadecuadas. Los datos de las planillas de remuneraciones se encuentran mal clasificados, a fin de esconder montos no adecuados o no autorizados. Ausencia de personal competente en la contabilizacin y control de las remuneraciones del personal. d) Criterios para identificar un riesgo alto Ausencia de procedimientos adecuados para efectuar el corte de operaciones incluyendo su revisin. Los registros de asistencia de personal pueden ser procesados sin autorizacin. Ausencia de personal con conocimientos legales y contables respecto a la preparaci6n de las planillas de remuneraciones de los servidores y el clculo de otros beneficios establecidos por ley.

27 Cuentas por pagar Este rubro representa las obligaciones contradas por la compra de bienes, servicios, ejecci6n de proyectos, obras y otros gastos incurridos por la entidad. a) Objetivos de la evaluacin Todos los pasivos e intereses respectivos se registran; los montos de, capital e intereses se calculan correctamente (Aseveraciones: integridad y exactitud). Todos los montos por pagar a proveedores u otros por bienes o servicios recibidos antes del fin de ao se incluyen o acumulan de algn modo (Aseveraciones: integridad. existencia, exactitud y propiedad). Los pagos son vlidos y estn debidamente registrados (bienes y/o servicios recibidos por la entidad); que los montos y clasificaciones en las cuentas de activos, gastos, pasivos y otras sean apropiados (Aseveraciones: existencia y exactitud). Los principios de contabilidad generalmente aceptados en cuanto a la presentaci6n y revelaciones son apropiados (Aseveraciones: valuacin, presentacin y revelacin). b) Evaluacin del riesgo de control Los pasivos de una entidad se caracterizan por ser montos significativos y de un nmero reducido de' transacciones. Una vez que se adquiere una obligacin, los pagos posteriores son de rutina y se registran de acuerdo con un programa predeterminado. El clculo de los pagos que no son fijos tambin sal) rutinarios, aun cuando los datos para dichos clculos varen. Generalmente, es ms eficiente planear un enfoque sustantivo de auditora en esta rea, en vez de planear un enfoque de confianza. c) Deficiencias de control interno comunes Se cometen errores en el clculo de intereses. Los pasivos no se registran y los bienes y servicios obtendidos se usan para propsitos distintos a la entidad. Los productos de los prstamos obtenidos se registran como ingresos operativos Los bienes o servicios recibidos no estn registrados o se registran en el perodo equivocado. Los pasivos acumulados no estn registrados adecuadamente. El clculo de los pasivos acumulados es inadecuado debido a errores matemticos. Los pasivos no se registran por los bienes y/o servicios recibidos. Los bienes o servicios recibidos estn registrados en el perodo equivocado. Las rutinas de validacin identifican errores, pero no se corrigen. Los datos sobre pasivos se procesan ms de una vez. Las obligaciones estn mal clasificadas para ocultar montos no autorizados para beneficio de empleados o 'terceros y pueden estar soportadas por documentos ficticios. Los pasivos se, registran ms de una vez por ms del monto autorizado o a precios excesivos. d) Criterios para identificar un riesgo de control alto Las transacciones no son aprobadas o revisadas. Existen problemas para cumplir con los pagos a proveedores. La deuda corriente est mal clasificada como deuda a largo plazo. Las revelaciones que son requeridas en estos casos son ignoradas. La estrechez de: las autorizaciones de giro ocasionan retrasos en et procesamiento de pago. No existen! procedimientos de corte definidos o los procedimientos de corte no son supervisados.

Los procedimientos de control diseados para detectar errores no se aplican al de las cuentas por pagar. No existen procedimientos adecuados para autorizacin, revisin y aprobacin. saldo
28 Pasivo contingente. Cmo depurarlos? a) Qu es un pasivo Contingente? Podemos considerar un pasivo contingente como una obligacin posible surgida a raz de sucesos pasados, cuya existencia puede ser consecuencia, con cierto grado de incertidumbre de un suceso futuro o que no est incorporada en los libros por no obligar a la Institucin a desprenderse de recursos o no ser susceptible de cuantificacin en ese momento. El trmino surge del concepto contable de pasivo, que engloba todas las obligaciones que asume una entidad. A este trmino se le aade el adjetivo contingente, que a su vez procede de contingencia, en el sentido de que dicha obligacin no es segura al cien por ciento, pero puede producirse en un futuro previsible. El ejemplo ms caracterstico de un pasivo contingente es un litigio. La entidad no conoce cmo va a terminar el proceso judicial, pero puede verse obligada a pagar una cantidad de dinero si lo pierde. En ese caso, es posible que requiera considerar como una provisin. b) Cmo se depuran? Los pasivos contingentes pueden evolucionar de manera diferente a la inicialmente esperada por su carcter de incertidumbre. Por tanto, sern objeto de reconsideracin continuamente, con el fin de determinar si se ha convertido en probable la eventualidad de salida de recursos, que incorporen beneficios econmicos futuros. Si se estimara probable, para una partida tratada anteriormente como pasivo contingente, por la salida de tales recursos econmicos en el futuro, se debera reconocer la correspondiente provisin en los estados financieros del perodo en el que ha ocurrido el cambio en la probabilidad de ocurrencia. El tratamiento que sugiere la NICSP es que se revele en notas a los estados financieros, lo referente a los pasivos contingentes, para permitir a los usuarios comprender la naturaleza, calendario de vencimiento y cuanta de tales partidas. 29 Sentencias judiciales, provisiones y contingencias Reconocimiento (numeral 13 directiva cierre contable gubernamental 2011) Las provisiones por Pasivos Contingentes se reconocen cuando la administracin haya sido informada por la Procuradura correspondiente o las Oficinas de Asesora Jurdica de la entidad pblica demandada, sobre el resultado desfavorable de los fallos, sentencias o resoluciones de la judicatura, recados contra la entidad por las demandas judiciales, laborales, tributarias u otras, interpuestas en su contra y que es probable que requieran de un flujo de recursos para su atencin, los cuales pueden estimarse confiablemente aunque no se cuente con la fecha de pago.
30 Patrimonio En el sector pblico el rubro patrimonio est constituido por la siguientes cuentas: Hacienda Nacional Hacienda Nacional Adicional Excedente de Revaluacin

Reservas Resultados Acumulados
a) Objetivos de auditora Todas las operaciones que involucran a la cuenta hacienda nacinal y las otras cuentas que conforman el patrimonio, se reconocen y son de la entidad (aseveraciones: integridad, existencia, exactitud y propiedad). Los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados a las operaciones de patrimonio las revelaciones relativas son apropiadas y consistentes (aseveraciones: valuacin, presentacin y revelacin). b) Evaluacin del riesgo de control Los anuncios o disminuciones del saldo de las cuentas que conforman el patrimonio son poco frecuentes durante el perodo. Los procedimientos de control para estas operaciones dependen de la razonabilidad de los mecanismos de aprobacin establecidos en las entidades pblicas. Una vez que son aprobados y registrados los saldos iniciales de las cuentas, los ajustes posteriores a tales saldos son pocos. Por lo general, es ms apropiado planear un enfoque sustantivo de auditora en sta rea. c) Errores o irregularidades ms comunes No se conocen los procedimientos contables establecidos para la revelacin de las cuentas del patrimonio (especialmente con el control de la transformacin de capital). El no establecer los procedimientos contables o legales que correspondan trae como consecuencia la existencia de errores en los estados financieros. Dbitos o abonos que deban canalizarse a travs del estado de gestin (parte corriente de las transferencias de fondos FCM) y que se tratan como operaciones que involucran a las cuentas de patrimonio. Las operaciones no son aprobadas o revisadas por el rgano de gestin institucional (gerencia financiera o gerencia de administracin). Falta de personal idneo y con experiencias para la contabilizacin de operaciones. Cuando las donaciones de capital recibidas, traspasos o remesas de capital recibidas no son aprobadas o revisadas por los niveles competentes.

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