REPASO NOTARIAL DEBERES ETICOS DEL NOTARIO DEBER PROBIDAD CAPACIDAD SIGNIFICADO Honradez, Moralidad Formacin, Competencia y destreza

jurdica necesaria Cuidado y actividad a travs de medios lcitos Fe Publica descanza en ello CONSECUENCIA Deshonestidad = Dolo Si la ignorancia era vencible y no fue vencida. Ignorancia Inexcusable Falta de Cuidado = Negligencia Destruye la fe notarial Viola el Canon 35 (Honradez y Sinceridad)

DILIGENCIA VERACIDAD

JUSTICIA Y BUENA FE

No existe privilegio notario-cliente. o Al notario se le puede preguntar en un Juicio sobre conversaciones con sus clientes o sobre su conocimiento en relacin a determinada transaccin. Aun as, el contenido de las escrituras y el Protocolo es SECRETO. Testamentos: Ni los herederos o legatarios nombrados tiene derecho a que el Notario divulgue el contenido del Testamento mientras viva el Testador. Se falta al deber de VERACIDAD cuando: o Se falsifican las firmas de los otorgantes; o Se hace constar falsamente la comparecencia de otorgantes; o Se da fe de hechos falsos. o Cuando los interlocutores no tienen derecho a la revelacin. o Al dejar incompleta alguna frase o dndole otro sentido, o sentido doble o ambiguo.

FE PBLICA NOTARIAL Es la espina dorsal de todo el esquema de autenticidad notarial. El Estado le confiere a un documento notarizado una presuncin de credibilidad y certeza de que lo afirmado en el mismo es cierto y refleja la realidad. Al notarizar un documento el notario da fe pblica y asegura que el documento cumple con todas las formalidades de ley y asegura que el documento es legal y verdadero y la transaccin es vlida y legitima. Los notarios son funcionarios encargados de garantizar la autenticidad de las firmas hechas ante s mediante la fe pblica notarial. La certificacin de hechos falsos constituye un acto detrimental a la fe pblica.

BUENA FE Conlleva prudencia y ponderacin: El notario tiene el deber tico de orientar a las partes. El notario debe abstenerse de aconsejar y redactar contratos que conlleven fraude contributivo o fiscal.

VIOLACIONES A LOS CANONES 35 (Sinceridad y Honradez) Y 38 (Practicar la Profesin de forma Honrosa y Digna) Cualquier hecho aseverado en un instrumento por un Notario que no concuerde con la verdad constituye una violacin al Canon 35. La intencin no es un elemento a considerarse, por lo que no importa si fue o no con intencin. El abogado debe evitar que sus clientes incurran en conducta que sera impropia si el la llevara a cabo personalmente, si el cliente persiste, se debe renunciar a la representacin. La simple falta a la verdad es una violacin independientemente de los motivos, aunque no sea intencional. Una vez el notario se aparta de los deberes y responsabilidades que le impone la ley, la tica, incurre en conducta que acarrea sancin disciplinaria, porque lesiona la confianza y la funcin pblica en el depositada. Nuestro ordenamiento jurdico condena enrgicamente la participacin consciente de un notario en el asesoramiento, redaccin u otorgamiento de documento simulados. La Fe Publica impone al Notario el deber de hacer las averiguaciones mnimas que requieren las normas de la profesin al momento de autorizar el otorgamiento de la escritura. El Notario no puede ignorar el estado registral de la propiedad sobre la cual las partes otorgan la escritura a la fecha del otorgamiento. Autorizar una escritura sin conocer los antecedentes registrales mediante estudio de ttulo, adems de violar la Fe Notarial viola el Canon 35. Es necesaria la advertencia especfica a los otorgantes de si el notario tuvo un estudio de ttulo o sobre la conveniencia de hacer uno y que estos lo rechazaron. La Notaria requiere sumo esmero y cuidado. Los notarios tienen que cerciorarse del estado y conciencia informada del cliente para obtener el consentimiento integrado de los otorgantes en el acto notarial. Un Notario infringe el CANON 18 (DILIGENCIA), cuando por falta de diligencia viola alguna disposicin de la Ley Notarial. Es suficiente que la violacin surja de la falta de cautela, de celo profesional o la requerida diligencia. No hace falta intencin. La Certificacin de un Hecho Falso es una de las faltas ms graves en que se puede incurrir.

EL NOTARIO QUE FALTA A LA VERDAD, VIOLA: 1. LA FE PUBLICA DEPOSITADA EN EL; 2. LOS CANONES DE ETICA; 3. MERECE SER SANCIONADO COMO NOTARIO Y ABOGADO.

Un Notario no necesariamente va a ser eximido de responsabilidad, cuando es engaado por el cliente: TSPR: su profesin de abogado le provee herramientas para indagar sobre la veracidad de lo que se manifiesta. El TSPR es particularmente severo en los casos de licencias y traspasos. Conocer personalmente para dar fe notaria, sin utilizar un mtodo supletorio, implica solamente dar fe de que la persona que comparece a firmar es la misma que, segn el conocimiento personal del Notario, alega ser. La ley no exige el conocimiento personal de otorgantes por el Notario en una relacin previa a su llegada a la Notaria, basta el conocimiento que el Notario deriva de su observacin de los otorgantes identificndose mutuamente en las etapas preliminares del acto jurdico. La comparecencia personal y el conocimiento de los otorgante es un asunto medular, y su inobservancia constituye una falta seria. Aunque el Notario no asume responsabilidad por el contenido de los documentos privados cuyas firmas legitiman esa disposicin, no puede servir de sombrilla para la dejadez del notario. No puede legitimarse un documento si conoce de la falsedad de una de las expresiones en el contenidas o cuando tiene serias dudas sobre ellas. Cuando un notario autentica un documento, no da fe de su contenido, sino de que las firmas fueron puestas ante el en determinado lugar y dia. Est prohibido autenticar mediante afidvit contratos en los que se transmiten derechos reales. METODOS DE IDENTIFICACIN DEL OTORGANTE

DECLARACION JURADA: En una Declaracin Jurada, la FE PUBLICA se concretiza a travs del Notario con la presencia del compareciente o firmante. o Si al momento de firmar la declaracin jurada no est presente o si el documento es autorizado en ausencia de la persona, el Notario quebranta la fe pblica, y da fe de hechos falsos violando tambin el CANON 35. Si le llevan un borrador de la escritura al Notario, aunque no tiene que incorporarlo, si debe hacer constar en la escritura que le llevaron el borrador.

CANON 18: DILIGENCIA Se viola el Canon 18 cuando: o No es diligente; o Viola alguna ley.

RECUERDA: Los menores de edad no emancipados no tienen capacidad para consentir, (excepto si tienen entre 18 y 21 aos y se dedican al comercio o industria) y necesitan autorizacin judicial para enajenar un inmueble. No advertirle a los otorgantes sobre la necesidad de la autorizacin judicial es una violacin al CANON 18.

CANON 19: MANTENER INFORMADO AL CLIENTE No mantener informado a los interesados del trmite de los asuntos que le hayan encomendado viola el Canon 19.

CANON 9: RESPETO A LOS TRIBUNALES No contestar los requerimientos del TSPR para contestar quejas y otros asuntos, viola el Canon 9.

TIPOS DE RESPONSABILIDAD EN QUE PUEDE INCURRIR EL NOTARIO RESPONSABILIDAD CIVIL Puede deberse a sus propios actos o actos realizados por personas a quienes el Notario supervisa. Puede ser: CONTRACTUAL EXTRACONTRACTUAL Surge cuando existe un contrato entre Surge cuando el notario incumple sus el Notario y el Cliente, y el Notario obligaciones generales como Notario. falta a una de las condiciones del Contrato. Dura 15 aos Dura 1 Ao desde que se conoce del dao. La Regla General es que la NO SE PRESUME responsabilidad es extracontractual si la labor del notario se limit a la esfera de sus deberes como funcionario. El cliente debe demostrar la Se extiende a terceros que hayan sufrido existencia de y las clausulas y daos a consecuencia de las acciones del condiciones del contrato. Notario, ya sea en su asesoramiento o al instrumentar el documento. El mero hecho de haber obtenido un servicio de un Notario no permite presumir el carcter contractual de la responsabilidad. Quien pretenda que la responsabilidad sea contractual tiene que probar la existencia de un contrato determinado. Comentarios: La Ley Notarial no impone al Notario la responsabilidad de presentar documentos en el Registro de la Propiedad, como parte de sus funciones. o Salvo que se obligue a ello. o Debe advertir a las partes sobre la necesidad de presentar inmediatamente la escritura de hipoteca en el Registro. Cuando el Notario duda sobre las expresiones de los otorgantes tiene la obligacin de investigar y no basta con descansar en los dichos de los comparecientes, esto incluye verificar el estado registral de la propiedad. El Notario no es responsable de verificar el estado de la deuda contributiva (CRIM) si no lo contratan para ello. o Pero deben advertir a las partes sobre la conveniencia de obtener un certificacin de deuda contributiva del CRIM. (En toda escritura que conlleve transferencia de dominio). Todo documento pblico goza de presuncin de legalidad, quien alegue su nulidad debe probarla. Solamente los tribunales pueden declarar nulo un testamento, un Registrador de la
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Propiedad no tiene potestad para decidir esto. Existe una prelacin entre la accin de nulidad de testamento y la accin civil que se desee llevar en contra de un notario por los perjuicios que haya ocasionado, si su falta procede de malicia, negligencia o ignorancia inexcusable. o Esto quiere decir que aunque haya causa para la accin, el Tribunal debe declarar primero, la nulidad del testamento. (Es contingente) En un pleito por nulidad de testamento, el Notario no es parte indispensable, pues su dao no es real o inmediato. El perjudicado que demanda al Notario tiene que probar que la falta del notario provino de su malicia, negligencia o ignorancia inexcusable.

RESPONSABILIDAD SOLIDARIA Cuando la negligencia de un notario se combina con la actuacin negligente u omisin negligente o intencional de otro, ambos se convierten en co-causantes del dao y responden solidariamente. RESPONSABILIDAD PENAL Surge cuando el Notario comete un delito en el ejercicio de sus funciones. Falsificacin de Documentos: Incluye la participacin directa en la falsificacin, simulando la firma de algn otorgante ausente o fallecido. Es cuando una persona con intencin de defraudar haga en un Falsificacin Ideolgica: documento pblico o privado, declaraciones falsas en relacin a un hecho sobre el que el documento da fe. El Notario incurre en delito si da fe de hechos falsos a sabiendas que no lo son. Incumplimiento de fijar sellos. Fraude al Erario Publico: Cuando el notario cobra a los clientes el dinero para fijar los Apropiacin Ilegal: sellos y no los cancela. RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA Surge cuando el notario falta a cualquiera de los deberes ticos: veracidad, probidad, capacidad, secreto, diligencia, justicia, etc.

LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS Una de las funciones principales del Notario es redactar instrumentos pblicos. Son de TRES CLASES: o ESCRITURAS PUBLICAS; o ACTAS NOTARIALES; o COPIAS CERTIFICADAS DE ESCRITURAS O ACTAS.

INSTRUMENTOS PUBLICOS DEFINICIN CONTENIDO Es el documento que el Notario 1. Declaraciones de voluntad; jurdicos que redacta sobre el contrato o acto 2. Actos impliquen prestacin de sometido a su autorizacin. consentimiento; y Es firmada por los otorgantes, testigos instrumentales o de 3. Contratos de toda clase. conocimiento; y Firmada, signada, sellada y rubricada por el Notario. ESCRITURA DE El consentimiento en los contratos se perfecciona por el concurso OFERTA de oferta y aceptacin. Y El CC permite que la aceptacin se realice en un momento y lugar ADHESION distintos a la oferta. La Aceptacin obliga al que hizo la oferta dede el momento en que el oferente conoce la aceptacin de la oferta.; El contrato se presume celebrado en el lugar en que se hizo lo oferta. Aunque la oferta podr ser aceptada en distinto lugar y fecha y ante otro notario. REQUISITOS FORMALES DE: OFERTA (PRINCIPAL) ADHESIN 1. El nico otorgante es el oferente. 1. Todas las formalidades de cualquier 2. El notario no tiene que dar fe de escritura; conocimiento ni identificacin de la 2. Relacionar con precisin, o unrsele una persona a quien se le hace la oferta. copia certificada de la escritura de oferta; 3. Se consignarn las circunstancias 3. Debe contener la declaracin del personales de la otra parte como las compareciente de que conoce, entiende y informe el compareciente. acepta la oferta hecha en la escritura. 4. Debe contener el texto del negocio jurdico en detalle de forma que el aceptante solo tenga que consentir. 5. Debe incluir el plazo en el que habr de otorgarse la escritura de adhesin, requisitos y causas de revocacin o caducidad de la oferta. 6. Es deber del oferente notificar la oferta. TIPO ESCRITURA MATRIZ
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Deberes del Notario que autoriza la Deberes del Notario que Autoriza la Adhesin Oferta 1. Cuando es notificado de la aceptacin, 1. No puede aadir elementos nuevos. debe constar mediante nota al margen o 2. El Notario debe notificar la aceptacin por al final de la escritura principal la correo certificado con acuse de recibo al existencia de la escritura de adhesin, oferente. identificando a esta con nmero, fecha, 3. Si no es el que autorizo la oferta, debe y nombre del notario que la autoriz. enviar a este ltimo, bajo su fe notarial una 2. Si el Notario que protocoliza (fue copia certificada de la escritura, otorgada fuera de PR), es el mismo que personalmente o por correo certificado con autorizo la escritura de oferta, este acuse de recibo. notario: Debe notificar al oferente; Se permite que la adhesin se haga mediante No tiene que notificarse a s diligencia en la misma escritura donde conste: mismo la adhesin; 1. La oferta; Debe poner nota al margen de la 2. Toda otra informacin que facilite la escritura principal de la existencia de identificacin y localizacin del notario la escritura de adhesin. autorizante. Un Notario sustituto que reciba la Adhesin deber: 1. Hacer constar mediante nota al amergen o al final de la escritura principal la existencia de la escritura de adhesin, identificando a esta con nmero, fecha, y nombre del notario que la autoriz; y 2. Notificar al oferente la aceptacin de la oferta. ACTAS NOTARIALES DEFINICIN CONTENIDO Son instrumentos pblicos autorizados 1. Nmero que el corresponda en el protocolo; por un notario, en los que se consignan 2. Fecha en que se suscribe; hechos y circunstancias que presencie o 3. Parte expositiva: Acreditar su intervencin le relaten, o le consten de propio a requerimiento de parte. conocimiento y que por su naturaleza 4. Identidad del Requirente, cuando sea jurdica no constituyen un contrario o indispensable. negocio jurdico. 5. Firma del Notario. Puede expedirse al momento del acto o despus, basndose en notas tomadas por el notario. Si se extiende en el lugar donde ocurren los hechos, el notario puede invitar a los interesados a que suscriban, sin que sea necesario que se ESTRUCTURA (ODN) Numero de orden que le corresponde en el protocolo, en palabras al comienzo; Nombre o calificacin del acta. Nombre del Notario, vecindad y sede notarial; Dia, mes y ao escrito en palabras y el
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1. 2. 3. 4.

mencione que ellos comparecen a firmar. El requirente puede firmar si quiere o a instancias del notario.

Pueden ser objeto de acta notarial acreditar: 1. hechos presenciados por el Notario, o percibidos por sus sentidos; 2. remisin de documentos, que acredite su contenido y fecha; 3. notificacin o requerimiento que haga constar el nombre de requirente y destinatario, contenido de la carta, y forma de la notificacin; 4. Referir o relatar manifestaciones hechas en su presencia: Dar fe de lo que dijeron, pero no de la veracidad del contenido de la manifestacin; 5. Recibo en depsito de objetos, valores y documentos para su custodia o como prenda de sus contratos. (a solicitud de parte, y a su opcin). VOLUNTARIAMENTE 6. Protocolizar poderes, testamentos y otros documentos otorgados fuera de PR. 7. Protocolizar expedientes judiciales referentes a adveracin de testamentos, particin de herencia, u otro expediente en cumplimiento de orden judicial o requerimiento de parte. 8. Subsanar defectos y omisiones de las que adolezca un instrumento previo; Notas: (ODIN) Cuando la intervencin del notario en la autorizacin de un acta notarial responde a solicitud de parte, el notario deber as consignarlo. Dicha expresin ser suficiente para acreditar su intervencin en el acto. Si a requerimiento de parte, en un acta notarial el notario refiere o relata manifestaciones hechas en su presencia, ste dar fe de lo que fue dicho y no de la veracidad del contenido de la manifestacin. Cuando a solicitud de parte, y a opcin del notario, reciba en depsito objetos, valores y documentos para su custodia o como prenda de sus contratos, en el acta notarial que autorice, ste podr consignar las condiciones que le impuso al depositante para la constitucin y disposicin del depsito. En los casos de protocolizacin, el notario har constar en el acta la entrega del

lugar del otorgamiento; 5. Comparecencia del requirente, si aplica; datos de identidad, si se prepara a requerimiento de alguna persona o si se requiere la presencia de alguna persona a instancias del notario. 6. Parte expositiva: hechos y circunstancias que el notario presencie o le consten, siempre que no sean contrato o negocio jurdico. 7. Firma, sello, signo y rubrica del Notario.

documento por el requirente, e identificar adecuadamente el mismo. Si el documento contiene firmas, y stas o alguna de ellas no aparecen en original, as lo har constar en el acta de protocolizacin. Cuando un documento privado cuyo contenido sea materia de contrato se protocolice mediante acta en el caso de que alguno de los contratantes desee evitar su extravo y dar certeza a su fecha, el notario har constar que la protocolizacin no tiene los efectos de la escritura pblica. Cuando la protocolizacin obedezca a una orden o resolucin judicial, sta deber ser incorporada al acta, as como cualquier otro documento que la misma requiera. COPIAS DE INSTRUMENTOS PUBLICOS Es otra funcin principal del Notario. Una copia es el traslado literal, total o parcial, de un documento otorgado ante notario, que libre ste o el que tenga legalmente a cargo su protocolo. Est facultado a expedir copias: CLASES DE COPIAS: 1. El Notario; 2. El Notario Sustituto; 1. Certificada; 3. El Archivero Notarial (Protocolos 2. Simple Inactivos); 3. Total 4. El Director de ODIN si: 4. Parcial a) Los protocolos estn en ODIN por algn motivo; o b) Los protocolos tienen ms de 60 aos y estn en el Archivo General de PR. COPIA CERTIFICADA Contendr: 1. Certificacin respecto a la exactitud del contenido y al nmero de folios que contenga el documento; y 2. Firma, sello y rubrica, y en todos los folios el sellos y la rbrica del Notario. 3. Cancela sellos. TOTALES O PARCIALES Puede ser total o parcial sin importar si es certificada o simple. Hijo reconocido mediante testamento tiene derecho a solo la clusula del reconocimiento. Escritura de particin heredero interesa solo su porcin de la finca, se hace copia certificada parcial, y se cancelan sellos correspondientes a la cuanta de esa firma que se certifica. PARCIAL CERTIFICADA Cuando se expiden copias certificadas parciales se debe incluir en la certificacin de la copia, una clausula en la que el notario da fe de que en la parte del instrumento que no se incluye no hay nada que: 1. Ample; 2. Restrinja, 3. Modifique; o 4. Condicione lo que est inserto en la copia expedida. Puede negarse a expedir copia parcial si entiende lo contrario.
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COPIA CERTIFICADA Las copias certificadas de los instrumentos pblicos son de por s, instrumentos pblicos.

1. Es el traslado literal, total o parcial; 2. De un documento otorgado ante notario; 3. Que esta expedido por el notario, o por la persona que legalmente tenga a cargo su protocolo; 4. Y contiene una certificacin en cuando a la exactitud del contenido del original y el nmero de pginas que contiene. La certificacin hace que la copia certificada de la escritura est autenticada prima facie y como regla general no necesita autenticacin en ningn procedimiento. 5. Lleva la firma, signo, sello, y rubrica del notario, al final. 6. Lleva sello y rubrica en todas las paginas, incluyendo las copias de los documentos que se hayan anejado al original. NOTA DE SACA: Se inserta en la escritura original cuando se expide copia certificada, y se consigna: 1. Nombre de la persona a quien se expide; 2. La fecha en que se expide; 3. El nmero que le corresponda a la copia segn las ya expedidas. Se coloca al margen de los folios del original. Si se acaba el margen, se puede poner al pie del original, o al reverso. Puede ser a manuscrito, impreso o sello pre impreso. No es necesario que lleve sello y rubrica, solo firma. CERTIFICACION DE LA COPIA: 1. La certificacin se coloca al final o a continuacin del documento. No puede ser a la mitad. Si se anejaron documentos, la certificacin los incluir y est ser efectuada al final o a continuacin de estos. Cuando no cabe al final del ltimo papel, se aade una hoja que tan solo contenga la certificacin. CONTENIDO DE LA CERTIFICACIN 1. Numero de folios en el original y la copia con los anejos; el reverso de la hoja no se cuenta aunque este numerado, y el numero puede expresarse en guarismos. 2. Indicar que en el original aparecen las firmas y las iniciales de los comparecientes; (basta con decir que todos los comparecientes lo hicieron, no es necesario indicar el nombre de cada uno); 3. Indicar que en el original aparecen: firma, rubrica, signo y sello del notario;
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COPIA SIMPLE

4. Indicar que en el original se cancelaron los sellos; 5. Indicar que en el original se insert la nota de saca que acredita la expedicin de la copia; 6. Indicar que concuerda total o parcialmente con el original. 7. Indicar el nombre de la persona a favor de quien se expide la copia; 8. Si hay anejos, indicar que los documentos incorporados a la copia son copia fiel y exacta de los originales unidos a la matriz; 9. La firma, signo, sello y rubrica del notario. 10. Adherir los sellos de rentas internas, impusto notarial y asistencial legal, si aplica. Es el traslado literal, total o parcial de un documento otorgado ante notario que esta expedido por el notario, o por la persona que legalmente tenga a cargo su protocolo; La copia simple: No tiene certificacin del notario respecto a la exactitud del contenido; ni del nmero de folios que contiene el documento; No tiene la firma, signo, sello ni la rubrica del notario; No se pone nota de saca al margen del documento matriz; No lleva sellos; y No tiene acceso al Registro de la Propiedad. Un Notario puede expedir una copia simple e incluir una nota, con su firma y sello expresando que la misma es una copia simple.

LECTURA DE DOCUMENTOS: La LN permite al notario leer escrituras y actas que forman parte de su protocolo a personas que a su juicio demuestren un inters legtimo en estos documentos.

PERSONAS CON DERECHO A COPIAS CERTIFICADAS O A LECTURA El notario no tiene discrecin para decidir a quin le da acceso a sus escrituras; Las escrituras pertenecen al Estado; La funcin notarial se limita a custodiar las escrituras bajo la direccin del TSPR.

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Slo pueden examinar sus escrituras: o Notario Sustituto o Inspector de Protocolos; o Archivero General; o ODN.

LAS NICAS PERSONAS CON DERECHO A OBTENER COPIAS CERTIFICADAS O SIMPLES SON: 1. Otorgantes; 2. Causahabientes de los Otorgantes: a. Heredero o legatario; b. Donatario; y c. Cesionario. 3. Representante de cualquiera de los otorgantes al momento de solicitar la copia: a. Abogado; b. Mandatario o apoderado; c. Tutor de un incapaz o menor; d. Albacea o contador-partidor; e. Padre o madre con patria potestad sobre un menor; f. Oficial autorizado de cualquier entidad otorgante. El representante debe acreditar su capacidad al notario, mediante documento escrito, bajo su firma que exprese el nombre completo de la persona a la que representa, el fundamento por el cual considera que el representado tiene derecho a la copia. 4. La persona a favor de la que resulte del documento matriz algn derecho: a. Comunero; b. Acreedor hipotecario; c. arrendatario; d. usufructuario; e. aquel con derecho al uso y habitacin; f. censualista; g. titular del derecho a servidumbre; h. fiduciario y fideicomisario; i. quien invoque tener derecho a retracto; y j. cnyuge no otorgante. 5. Cualquier persona que a juicio del notario acredite tener inters en el documento para el ejercicio de algn derecho, facultad o accin o para acreditar la celebracin del acto contenido en el instrumento; 6. Registrador de la Propiedad.

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El notario no puede expedir copias a favor del mismo o por iniciativa propia. Debe comunicarse con un otorgante para que le solicite la expedicin de la copia certificada para realizar los trmites en el Registro, y del otorgante negarse, entonces debe radicar una peticin al tribunal par que ste le ordene expedir la copia. La ley prohbe expedir copias o divulgar el contenido de los testamentos antes de la muerte del testador. Solo el propio testador o una persona expresamente autorizada por ste tienen derecho a la copia. VIA APELATIVA ODIN Y TRIBUNAL SUPERIOR- EXPEDICION DE COPIAS ODIN Si el Notario se niega a expedir copias, el interesado en primera instancia debe acudir a ODIN de manera formal o informal. Basta enviar un carta o acudir a entrevista en ODIN. El Director de ODIN debe: 1. Escuchar al notario y la parte interesada en la copia; 2. Resolver la controversia. Si ODIN decide que debe expedirse la copia, el notario NO puede acudir al TSPR y solo puede expedir la copia. No puede acudir a TSPR porque el notario no es parte. Notario se debe limitar a su funcin pblica, que en este caso es expedir la copia. Cuando ODIN revoca a Notario y ordena la expedicin de la copia, Notario debe hacer constar, en la nota de saca y en la certificacin de la copia, que expide la misma por orden de ODIN. Si el Notario aun asi, se niega a expedir la copia, el interesado deber acudir al TSPR. TRIBUNAL SUPERIOR Cuando ODIN confirma al Notario, y decide que el solicitante no tiene derecho a la copia, el solicitante puede recurrir al Tribunal Superior. El TS luego de examinar los argumentos de la persona solicitante y la resolucin del Director de ODIN, con o sin vista, podr ordenar la expedicin de la copia o confirmar la resolucin. Esta resolucin es revisable mediante certiorari directamente al TSPR. No procede la presentacin de querella contra un Notario que se niegue a expedir copia certificada. Debe seguirse el proceso anterior, y solo cuando luego de una orden del Tribunal u ODIN el notario se niegue, es que puede acudirse al Supremo.

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PROTOCOLO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS El Protocolo es la coleccin ordenada de escrituras matrices y actas autorizadas durante un ao natural por el notario, incluyendo los documentos que se les incorporen inmediatamente. La ordenacin se lleva por secuencia numrica y fecha concordante. La escritura o acta forma parte del protocolo desde el momento en que se autoriza. Se incorporan a la escritura o acta para que formen parte del Protocolo: 1. El documento protocolizado; cuando se haga un acta de protocolizacin; 2. El Certificado de Propiedad de Nueva Construccin, bajo la ley de Estmulo al Mercado de Propiedades Inmuebles. DEBERES DEL NOTARIO RESPECTO AL PROTOCOLO 1. Secreto: Aunque son documentos pblicos, su contenido es secreto y solo puede divulgarse conforme a la ley o por mandato del tribunal. 2. Encuadernarlos: Deben estar encuadernados el tercer mes de cada ao. (Desde el 1 de enero hasta el 31 de marzo para encuadernar el ao anterior). 3. Tomos: Cada tomo puede tener hasta 500 folios. Puede ser menor de 500 pero no mayor. No debes dividir escrituras, a menos que ODIN te lo haya autorizado. CONTENIDO DE LOS TOMOS 1. INDICE: Cada tomo debe tener un ndice de contenido. La ley no especifica si al principio o al final, pero por costumbre al principio. a. Debe estar ordenado por # de escritura y debe contener: i. # de Instrumento; ii. Fecha y Lugar del Otorgamiento; iii. Nombre completo de los comparecientes; iv. Nombre de la persona representada, si alguna. v. Negocio Jurdico; vi. Nmero de Folios que incluye el mismo. 2. NOTAS DE APERTURA: Ubica en el primer folio o pgina del protocolo, donde empieza la primera escritura. En la primera cara del primer documento de cada protocolo, y deber contener exactamente: Protocolo de Instrumentos Pblicos correspondientes al ao ___ 3. NOTAS DE CIERRE: Al final del Protocolo, a continuacin de la pgina final del ultimo instrumento protocolado. Debe leer: Concluye el protocolo del ao X que contiene tantos instrumentos pblicos y tantos folios autorizados por m al infrascrito notario, de lo que certifico.
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4. NOTA DE APERTURA Y CIERRE DE TOMOS: Si el Protocolo tiene mas de un tomo, en cada tomo adicional se incluir: Comienza el tomo X de mi protocolo de instrumentos pblicos correspondientes al ao tal. Tambin al finalizar cada tomo deber incluir la nota de cierre. Las notas de apertura y cierre de protocolo deben estar firmadas, signadas, selladas rubricadas y fechadas. 5. NUMERACION DE LOS FOLIOS: Hay dos tipos de foliaciones: una del protocolo, y otra de cada instrumento. El reverso de los folios no se numera. 6. CUSTODIARLOS Y PROTEGERLOS: a. Los notarios son responsables de la integridad del protocolo. b. Si los protocolos se deterioran o se pierden por falta de diligencia, los notarios estn obligados a reponerlos a sus expensas, y el TS tambin puede sancionar al notario. c. Si hay motivo para sospechar que al perderse o deteriorarse un protocolo se ha cometido un delito, se informara de ello a la autoridad competente para se tome la accin correspondiente. d. Un negocio jurdico puede ser resuelto, rescindido o anulado, eso no quiere decir que el instrumento pblico deba por ello considerarse como no otorgado. e. Los edificios de madero o construccin mixta: la oficina debe estar provista de cajas de acero o hierro a prueba de fuego para guardar en ellas los protocolo. f. No extraerlos de la oficina notarial: ni si quiera para encuadernarlos. NO se extiende a los registros de testimonios. Solicitud de autorizacin para trasladar la obra notarial 1. Por decreto judicial 2. Con autorizacin previa de ODIN; y 3. Sin autorizacin de ODIN, cuando haya emergencia que ponga en peligro la integridad del Protocolo. Cuando necesite la autorizacin de ODIN, debe ser por escrito y exponer: 1. La nueva direccin fsica de su sede notarial; 2. La fecha en que espera realizar el traslado; 3. Un inventario de la obra bajo su custodia. Traslado de emergencia: 1. Esta obligado a trasladarlos a un sitio seguro y protegido; y

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2. Notificar inmediatamente, personalmente o por correo certificado a ODIN, indicando las razones de la emergencia, y la direccin actual del protocolo.

RECONSTRUCCIN DEL PROTOCOLOS EN CASO DE PRDIDA O DESTRUCCIN Si el protocolo se pierde o se destruye el notario debe reponerlo a sus expensas, y TSPR podra sancionarlo. Reproducir significa reproducirlo de forma tal que se encuentre en el mismo estado en que estaba antes de la prdida o deterioro.

PROCEDIMIENTO: 1. Notificar inmediatamente la prdida o destruccin al Juez Presidente del TSPR, con copia a ODIN. 2. Levantar un acta notarial para informar la gravedad de los daos y las causas de los mismos. 3. El Juez Presidente ordena reconstruir, citando a las partes interesadas un expediente que servir como sustitutivo del protocolo original. 4. El notario procurar reponer en lo posible lo que se ha inutilizado, destruido o perdido diligentemente. Deber citar a las partes interesadas en cada instrumento par averiguar si tienen copias certificadas o simples o algn documento relacionado o incluso buscar copias al Registro de la Propiedad. 5. Se usar de gua para la reconstruccin los ndices notariales. 6. En el proceso de reconstruccin puede pasar: a. Que las partes estn disponibles: para firmar un nuevo documento. Se puede OJO: utilizar las copias o redactar un nuevo documento sustituto. Los otorgantes Aunque se trate firman el sustituto y el notario firma sella rubrica, etc. (MEJOR SOLUCION) de una sola b. Que las partes no estn disponibles: en sustitucin del destruido se pueden pgina el usar copias certificadas o imprimir los documentos y convertirlos en un nuevo notario debe cumplir con el original. El director de ODIN debe legalizarlos, y hacerlo constar que se ahce proceso de para protocolizar estos en sustitucin de los destruidos. reconstruccin. c. Si las gestiones para legalizar son infructuosas, el notario debe levantar otra acta notarial, detallando todas las gestiones realizadas, acompanadas de documentos fehacientes, e indicando que a pesar de todas esas gestiones no se ha podido reconstruir el protocolo. 7. Una vez reconstruido se entrega a ODIN para que lo examine y recomiendo a TSPR si aprueba o no. 8. Si TSPR acepta el expediente y ordena que se encuaderne, el notario lo encuaderna en el orden original y en el lugar de los que no puedieron recontruirse una hoja que asi lo indique
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7.

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