Editada por el Centro de Informacin y Gestin Tecnolgica. CIGET Pinar del Ro Vol. 14, No.

4 octubre diciembre, 2012

ARTCULO ORIGINAL

Sistema Automatizado para calcular los Flujos de Efectivo en las Empresas Automated system to calculate the cash flow in the enterprises

Liana Padrn-Carmona1, Liliana Brito-Prez2, Yaima Martnez-Caballero3

Universidad de Pinar del Ro Hermanos Saz Montes de Oca, Departamento de Economa Global. Calle Mart 270 final, Pinar del Ro, Cuba. Telfono del Departamento: 779658
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Master en Nuevas Tecnologas aplicadas a la Educacin, Profesora Asistente Licenciada en Economa, Profesora Instructora del Departamento de Economa Global. Universidad de Pinar

E-Mail: lcarmona@sum.upr.edu.cu
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del Ro. E-Mail: lbrito@eco.upr.edu.cu

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Licenciada en Economa, Profesora Instructora E-Mail: yaima@eco.upr.edu.cu

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RESUMEN Los Flujos de Efectivo constituyen actualmente una herramienta indispensable como apoyo para la toma de decisiones en las empresas. La informacin relacionada con los Flujos de Efectivo es til porque suministra a los usuarios de los Estados Financieros informacin para evaluar la capacidad que tiene la entidad para generar efectivo, as como sus necesidades de liquidez. No obstante a eso en la mayora de las empresas durante una investigacin realizada sobre el

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nivel de empleo del clculo de los Flujos de Efectivos como herramienta de anlisis se pudo comprobar que stas necesitan de instrumentos que faciliten el clculo de los Flujos de Efectivo, pues sus operaciones son complejas y demasiado extensas para aquellas entidades que manejan un volumen considerable de informacin y en los casos en los que se calculan lo hacen de forma incompleta, no garantizando con ello un anlisis correcto al no realizar dicho clculo por los tres niveles de actividades que se requieren. Para dar respuesta e esta situacin se decidi desarrollar un Sistema Automatizado (CaFlujEf) capaz de realizar el clculo de los Flujos de Efectivo por niveles de actividades en las empresas en el perodo deseado. El Sistema se desarroll con el lenguaje Visual Basic para Aplicaciones, utilizando como entorno de desarrollo el brindado por MSAccess, gestor empleado tambin para implementar la Base de Datos diseada. Palabras Clave: flujo de efectivo, empresa, software, toma de decisiones, liquidez, operacin, inversin, financiamiento, metodologa. ABSTRACT The Flows of Cash constitute an indispensable tool at the moment as support for the taking of decisions in the companies. The information related with the Flows of Cash is useful because it gives to the users of the States Financiers information to evaluate the capacity that has the entity to generate effective, as well as its necessities of liquidity. Nevertheless to that in most of the companies could be proven that these need of tools that facilitate the calculation of the Flows of Effective, because their operations are complex and too extensive for those entities that manage a considerable volume of information and in the cases in those that are calculated the they make in an incomplete way, not guaranteeing with it a correct analysis when not carrying out this calculation for the three levels of activities that are required. To give answer and this situation decided to develop an Automated System (CaFlujEf) able to carry out the calculation of the Flows of Effective for levels of activities in the companies in the wanted period. The System was developed with the Visual Basic for Applications language, using like development environment the one toasted by MSAccess, agent also used to implement the designed database. Key words: cash flow, enterprise, software, decision making, liquidity, operating, investing, financing, methodology _____________________________________________________________________

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INTRODUCCIN Los flujos de efectivos actualmente constituyen una herramienta indispensable para la toma de decisiones en la empresa moderna. Rara es la decisin empresarial que no requiera conocer cmo anda la situacin financiera de la empresa, es decir si la misma cuenta con dinero lquido para hacerle frente a determinada obligacin. Constantemente las empresas estn moviendo efectivo. Diariamente, la empresa cobra y paga por lo que siempre est necesitando conocer su disponibilidad; a cunto asciende la misma para hacer un pago?, cunto le va ha entrar por determinado cobro?, cunto tiene que desembolsar maana?, esas y muchas preguntas son el quehacer diario y la constante preocupacin en cualquiera de ellas. El trmino Flujos de Efectivo se refiere a las corrientes de efectivo que se producen, motivado por los movimientos de entradas y salidas de dinero relacionados con un determinado perodo de tiempo. En sntesis, el propsito bsico de un Estado de Flujos de Efectivo es el de proporcionar informacin sobre los ingresos y pagos de efectivo de una entidad durante un perodo contable, adems de aportar datos sobre todas las actividades de inversin y de financiamiento de la empresa en un perodo determinado. En nuestro pas se le exige a todas las entidades la presentacin de un Estado de Flujos de Efectivo, lo cual est respaldado por la Norma Cubana de Contabilidad No.2: Estado de Flujo de Efectivo. Sin embargo en la mayora de los casos este estado financiero no se confecciona correctamente y se dejan de aprovechar las ventajas que brinda la informacin que en l se recoge como apoyo para la toma de decisiones empresariales, adems durante el trabajo realizado con varias empresas sobre el tema en cuestin se pudo comprobar que stas necesitan de herramientas que faciliten el clculo de los Flujos de Efectivo, pues sus operaciones son complejas y demasiado extensas para aquellas entidades que manejan un amplio volumen de informacin, dndose el caso de muchas organizaciones en las que se utilizan documentos digitales elaborados sobre la plataforma Microsoft Excel que carecan de una clasificacin previa de la informacin primaria que se requiere para dicho clculo segn la Metodologa propuesta. Ante esta problemtica se propuso como solucin el desarrollo de un Sistema Automatizado (CaFlujEf) capaz de gestionar una Base de Datos que recoja la informacin necesaria para llevar a cabo el Clculo del Estado de Flujos de Efectivo en cualquier organizacin, adems de cumplir este Sistema con los requerimientos de los usuarios.

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MATERIALES Y MTODOS Para la realizacin de este trabajo se aplic como Mtodo Emprico la Encuesta y como una de sus tcnicas la Entrevista para aplicar el diagnstico sobre la utilizacin por las empresas del Estado de Flujos de Efectivo y en cules de ellas se empleaban aplicaciones informticas con estos fines. Como Mtodo Terico se emple Anlisis y Sntesis donde la Metodologa para el clculo del Estado de Flujos de Efectivo se descompuso en sus partes para ser estudiada y automatizada. Para almacenar los datos del sistema automatizado se utiliz el Microsoft Access como Sistema Gestor de Base de Datos. Para la implementacin de la Interfaz de Usuario del software se emple el Visual Basic como Lenguaje de Programacin, el cual viene integrado con las aplicaciones del Office. Como herramienta a emplear para el diseo del Sistema se utiliz una de las Herramientas CASE (Ingeniera de Software Asistida por Ordenador) de Modelacin Visual: Power Designer. Para el tratamiento de las imgenes se utiliz el Adobe Photoshop, herramienta esta que por la variedad de funciones que posee permite acelerar el proceso de diseo, mejorar la calidad de las imgenes y gestionar los archivos con rapidez. RESULTADOS Y DISCUSIN El Estado de Flujos de Efectivo est incluido en los Estados Financieros Bsicos que deben preparar las empresas para cumplir con la normativa y reglamentos institucionales de cada pas. Este provee informacin importante para los administradores de las empresas y surge como respuesta a la necesidad de determinar la salida de recursos en un momento determinado y poder realizar un anlisis proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales. Segn Ana M. Figueroa (2006) como Estado de Flujos de Efectivo se define, un Estado Financiero Bsico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. Es de tipo financiero y muestra entradas, salidas y cambio neto en el efectivo de las diferentes actividades de una empresa durante un perodo contable, en una forma que concilie los saldos de efectivo inicial y final Todas las empresas, independientemente de la actividad a que se dediquen, necesitan de informacin financiera confiable, una de ellas es la que proporciona el Estado de Flujos de Efectivo. Plantea Alma Soto (2006), Las ventajas que le proporciona a la empresa la confeccin del Estado de Flujos de Efectivo se pueden resumir en que el mismo:

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-Cuando se usa conjuntamente con el resto de los Estados Financieros suministra informacin que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la empresa, su estructura financiera (incluyendo su liquidez y solvencia) y su capacidad para modificar tanto los importes como las fechas de cobros y pagos, a fin de adaptarse a la evolucin de las circunstancias y a las oportunidades que se puedan presentar. -Brinda informacin a la empresa que le permite evaluar la capacidad que esta tiene para generar efectivo y equivalentes al efectivo, permitindoles desarrollar modelos para evaluar y comparar el valor presente de los flujos netos de efectivo de diferentes empresas. -Realza la comparabilidad de la informacin sobre el rendimiento de las operaciones de diferentes empresas, puesto que elimina los efectos de utilizar distintos tratamientos contables para las mismas transacciones y sucesos econmicos. -Es tambin til para comprobar la exactitud de evaluaciones pasadas respecto de los flujos futuros, as como para examinar la relacin entre rendimiento, flujos de efectivo netos y el impacto de los cambios en los precios. El Sistema Empresarial Cubano no se aleja de esa realidad, ya que a partir del 1ro de enero de 2006 se puso en vigor la Resolucin No. 235-2005, la cual contiene la Norma Cubana de Contabilidad No. 2 (NCC 2): Estado de Flujo de Efectivo, y plantea: el objetivo es exigir a todas las entidades informacin relacionada con los movimientos histricos en el efectivo y los equivalentes a este a travs de la presentacin de un Estado de Flujos de Efectivo, desglosado segn su procedencia en actividades de operacin, de inversin y de financiamiento. Esta Metodologa estructurada en dichos niveles de actividad posibilita el anlisis por separado de los diferentes Flujos Netos de Efectivos, favoreciendo el diagnstico de las capacidades de la empresa para generar Flujos positivos a partir de sus operaciones de negocio. No obstante a eso durante el diagnstico realizado a las diferentes empresas se pudo constatar que en la mayora de los casos este Estado Financiero no se confecciona correctamente y se dejan de aprovechar las ventajas que brinda la informacin que en l se recoge como apoyo para la toma de decisiones empresariales. Esta situacin viene dada principalmente porque en muchas de las empresas el registro de las operaciones contables no se hace totalmente de forma automatizada, hay casos en los que se utilizan documentos digitales elaborados sobre la plataforma Microsoft Excel, otros operan parte de la informacin manualmente, pero ninguno de estos mtodos se encuentran integrados como un sistema, ni recogida en una base de datos la informacin que se necesita utilizar para emplearlos, provocndose con ello una mala clasificacin de la informacin primaria, molestias por el tiempo que se necesita para realizar las operaciones, poca confiabilidad en los resultados obtenidos durante las operaciones, errores en la aplicacin e interpretacin de los resultados, insuficiente integridad de los datos, entre otros.

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Otro de los problemas detectados fue que en la mayora de las empresas no exista semejanza en la Metodologa de clculo utilizada, en muchas de ellas se confeccionaba el Estado de Flujos de Efectivo de una manera ms sintetizada e incompleta partiendo del saldo inicial, posteriormente relacionan de forma consecutiva todos los conceptos por los cuales se originaron entradas y salidas de efectivo, para finalmente llegar a la variacin total y al saldo final del efectivo en libros, no garantizando con ello un anlisis completo al no realizar este clculo por los tres niveles de actividades que se requieren en la Metodologa que exige la NCC No. 2, es decir: Flujo de Efectivo por las Actividades Ordinarias o de Operacin. Flujo de Efectivo por las Actividades de Inversin. Flujo de Efectivo por las Actividades de Financiacin.

Ante dicha situacin se propuso como solucin desarrollar un Sistema Automatizado capaz de calcular el Flujo de Efectivo por cada nivel de actividad, permitiendo adems realizar estudios comparativos de los resultados en perodos similares. Antes de comenzar el diseo del software se hizo una bsqueda en las diferentes organizaciones empresariales del pas de sistemas afines que permitiesen adecuarlo a nuestros intereses. Para ello fueron analizados los siguientes: - Sistema Automatizado para el Control de la Actividad Econmica (CONEC): Fue desarrollado en nuestro pas con el objetivo de hacer ms eficientes y rpidas las actividades propias de un departamento econmico o contable de cualquier empresa, aunque es utilizado principalmente por las Organizaciones pertenecientes al Ministerio de la Agricultura. Tiene disponibles las siguientes opciones: muestra el Balance de Comprobacin de Saldos; presenta el Mayor y Sub-Mayor por cuentas; registro de ventas y cobros; registro de compras y pagos; control de los subsistemas de activos fijos tangibles, costo, tiles y herramientas, consumos y auditora interna; clculo de los Estados Financieros y registro de operaciones contables. Muy similares a este Sistema se pueden mencionar otros que solo difieren en algunas funciones propias de la actividad del sector u organizacin para el que fueron creados, entre ellos se encuentran: -Sistema Integral Econmico Administrativo (RODAS): Es un producto nacional y su uso est extendido en la Cadena de Tiendas TRD. -Sistema de Contabilidad para el Ministerio de la Pesca (SISCOMIP): Como su nombre lo indica es utilizado por las empresas y unidades empresariales de base pertenecientes al Ministerio de la Pesca. Fue desarrollado por productores nacionales. -Sistema Automatizado para la Banca Internacional de Comercio (SABIC): Es un producto nacional y es utilizado en un gran nmero de entidades bancarias de crdito y comercio.

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-Sistema Integral del Banco Popular de Ahorro (SIBPA): Es un producto nacional y est dirigido a las sucursales del B.P.A. del pas. -Sistema de la Contabilidad ACCOUNTMATE: Fue creado en nuestro pas y est en uso principalmente en las unidades correspondientes a la Corporacin CIMEX. -Sistema de Gestin Contable (SISCONT): Este es un sistema de produccin nacional y es utilizado generalmente por las Organizaciones Bsicas Elctricas de diferentes territorios del pas. -Sistema para la Contabilidad EXACT: Es un producto Holands y lo utiliza la Fbrica de Refrescos Los Portales. -Sistema de Contabilidad SICEMA: Es de produccin nacional y lo utilizan numerosas organizaciones pertenecientes a la industria alimentaria. -Sistema de Contabilidad ATENAS: Este Sistema es utilizado por empresas de diferentes tipos y fue desarrollado en nuestro pas. Tambin son empleados por algunas organizaciones otros Sistemas dirigidos especficamente a las actividades del control de los inventarios y de los medios bsicos y de rotacin. Entre ellos se pueden mencionar los siguientes: -Sistema Automatizado para el Control de Medios Bsicos y de Rotacin (MROT): Fue creado en nuestro pas y dirigido al control de las operaciones en los almacenes comerciales o de insumos. Es utilizado fundamentalmente por organizaciones del sector de la agricultura. Entre sus principales funciones se encuentran: control de recepciones y salidas; confeccin de facturas y vales; registro de devoluciones de compras y de ventas; devolucin de vales; transferencias de entradas y salidas; ajustes por sobrantes o faltantes y ajustes de precios. Muy similares a este se encuentran tambin: -Sistema Automatizado para el Control de los Inventarios (GOLDEN 2000 Role): Es de produccin nacional y es utilizado por la Cadena de Tiendas TRD. -Sistema IGolden Integral: Este producto fue desarrollado por productores nacionales para el control de los medios bsicos y es utilizado principalmente por la Cadena de Tiendas TRD. -Sistema Integrado SILVER: Fue desarrollado en nuestro pas y lo utiliza principalmente la Corporacin CIMEX. -Management of Manufacturing Operations (MOMO): Es un producto francs y es utilizado por la Fbrica de Refrescos Los Portales. Ninguno de los Sistemas mencionados calcula los Flujos de Efectivo de la empresa, ya que estn dirigidos a otras actividades especficas del rea contable. Luego al querer hacer uso de alguno de ellos habra que incorporarle un mdulo que responda al clculo de los Flujos de Efectivo, necesitndose comprarlo y pagar adicionalmente la incorporacin del mismo, gasto imposible de asumir por muchas empresas.

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El Sistema propuesto cumple con una serie de Requisitos Funcionales, entre los que se pueden mencionar: Autentificar usuario, registrar empresa, seleccionar del Clasificador Nacional las cuentas con las que trabajar la empresa, actualizar las cuentas propias de la empresa, actualizar los valores del clasificador de cuentas de la empresa, calcular los flujos de efectivo de la empresa, comprobar cuadre del clculo de los flujos de efectivo, revisar el registro histrico de los flujos de efectivo calculados en la empresa, mostrar metodologa del clculo de los flujos de efectivo. La utilizacin del software que se propone propiciar a las empresas varios beneficios entre los cuales se encuentran: - Apoya de forma directa la toma de decisiones en la empresa, incidiendo de forma positiva en el logro de soluciones viables. - Ofrece apoyo para la planificacin a corto, mediano y largo plazo de la entidad. - Eleva la confiabilidad de los resultados obtenidos en el clculo. - Elimina los costos a las empresas de tener que recurrir a consultores externos. - Permite un mejor aprovechamiento de las tecnologas informticas puestas a disposicin de las diferentes empresas. - Propicia un ahorro de tiempo y de insumos en la confeccin del Estado de Flujos de Efectivo. - La informacin con la que se necesita trabajar se encuentra en el software organizada y clasificada, adems de brindar la posibilidad de actualizarla y consultarla con rapidez. - Contribuye a elevar la preparacin de los diferentes usuarios del software. Generaliza la metodologa utilizada estructurada en tres niveles de actividades, que son: Actividades de Operacin, Actividades de Inversin y Actividades de Financiamiento, posibilitando la misma el anlisis por separado de los diferentes flujos netos de efectivo A continuacin se muestran las tres interfaces de usuarios del software a travs de las cuales se pueden calcular los flujos de efectivo en operacin, inversin y financiamiento segn la metodologa propuesta:

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Figura #1: Interfaz Flujo de Efectivo en Operaciones de la Empresa (FO).

Figura #2: Interfaz Flujo de Efectivo en Inversiones de la Empresa (FIE).

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Figura #3: Interfaz Flujo de Efectivo en Financiamiento de la Empresa (FF).

CONCLUSIONES Con la realizacin de este trabajo se desarroll una aplicacin que facilita a los diferentes usuarios el clculo de los flujos de efectivo, as como el manejo y clasificacin de la informacin primaria. Se dise una Base de Datos que permite recoger el estado de las cuentas de la empresa por niveles de actividad y se cre una Ayuda en Lnea y un Manual de Usuarios que facilita el uso del Sistema desarrollado. Para obtener un mejor resultado con la utilizacin del software como herramienta de apoyo en las empresas los directivos y usuarios del mismo deben comprender primeramente la finalidad del Estado de Flujos de Efectivo, la cual es presentar de forma comprensible informacin sobre el manejo del efectivo, es decir, su obtencin y utilizacin por parte de la entidad durante un perodo contable. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Ana M. Figueroa (2006). Figueroa, Ana Magdalena. Estado de Flujos de Efectivo. Universidad de Don Bosco. San Salvador. Dic. 2006, pp. 2. Alma Soto (2006). Soto, Alma. Norma Internacional de Contabilidad No. 7: Estados de Flujos de Efectivo. Dic. 2006, pp. 2. 389
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Norma Cubana de Contabilidad No. 2 (NCC 2). Norma Cubana de Contabilidad No. 2: Estado de Flujos de Efectivo. Resolucin. Resolucin No. 235-2005. pp. 2. BIBLIOGRAFA 1- Colectivo de Autores. Curso de Anlisis e Interpretacin de los Estados Financieros. Edicin preparada para el Segundo Programa de Preparacin Econmica para Cuadros por integrantes del Comit Acadmico Nacional. pp. 35-43, 64-74. 2- Colectivo de Autores. Estudio de la Contabilidad General. Editorial Flix Varela. La Habana, 2006. pp. 21-25, 33-47.

Aceptado: 26 de noviembre de 2011 Aprobado: 5 de diciembre de 2012

MsC. Liana Padrn-Carmona. Profesora Asistente del Departamento de Economa Global de la Universidad de Pinar del Ro, Cuba E-Mail: lcarmona@sum.upr.edu.cu

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