MANUAL DE FUNCIONES

FUNCIONES OPERATIVAS: 1. Control de Ingreso de la Doc !entac"#n. $. Organ"%ac"#n del Fondo Doc !ental &clas"'"car( ordenar( descr")"r*. +. Descr",c"#n &In-entar"os( e Ind"%ac"#n*. .. A,l"cac"#n de las Nor!as Internac"onales de Descr",c"#n Arc/"-0st"ca 1. 2est"#n Doc !ental 3. Creac"#n de n S"ste!a de In'or!ac"#n ,ara el control( local"%ac"#n 4 D"g"tal"%ac"#n de la In'or!ac"#n Estrat5g"ca 6. Conser-ac"#n. 7. Ser-"c"o 4 Control de Pr5sta!o de doc !entos 8. Selecc"#n( Traslado de la Doc !entac"#n FUNCIONES 2ENERALES DEL ARC9IVO : Re n"r( conser-ar( clas"'"car( ordenar( selecc"onar( descr")"r( ad!"n"strar 4 'ac"l"tar la local"%ac"#n de la doc !entac"#n ,rod c"da con !enos de $ a;os de /a)erse or"g"nado. : Cada doc !ento es clas"'"cado( e<, rgado( ordenado( selecc"onado o descr"to seg=n s nat rale%a. : Ela)orar los "nstr !entos de descr",c"#n necesar"os ,ara a !entar la e'ect"-"dad en la local"%ac"#n( resg ardo 4 res, esta o,ort na de la "n'or!ac"#n( ,re,arando 0nd"ces( g 0as e "n-entar"os. : Velar ,or la a,l"cac"#n de ,ol0t"cas arc/"-0st"cas ,ara 'ac"l"tar la cons lta. : E>ercer los controles necesar"os ,ara el adec ado !ane>o 4 conser-ac"#n del arc/"-o de gest"#n. : Plan"'"car 4 nor!al"%ar t5cn"ca!ente( la la)or de a to!at"%ac"#n de los 'ondos doc !entales en el arc/"-o. : Crear na nor!at"-a de con'"denc"al"dad ,ara "ncl "r los datos de los Doc !entos en el S"ste!a de In'or!ac"#n : Crear na nor!at"-a de con'"denc"al"dad ,ara d"g"tal"%ar la "n'or!ac"#n

: Trasladar la Doc !entac"#n des, 5s de c !,l"do el ,la%o de 1 a;os en el arc/"-o al la Un"dad de In'or!ac"#n de Corres,ondenc"a.

PROCEDIMIENTO : El"!"nar las ,"e%as doc !entales "d5nt"cas( ? e -engan d ,l"cadas o con !@s co,"as. S" -"ene el or"g"nal 4 na co,"a al car)#n( el"!"nar la co,"a al car)#n( s" -"ene 'otoco,"a 4 co,"a al car)#n del !"s!o doc !ento( el"!"nar la co,"a 'otost@t"ca 4 conser-ar la co,"a al car)#n. De)e ,roc rar el arc/"-"sta conser-ar s"e!,re !ater"al or"g"nal o co,"as al car)#n. : S" solo -"ene 'otoco,"as( de)e )r"nd@rseles n trato es,ec"al en s conser-ac"#n ,ara e-"tar s ,ronto deter"oro. : Se de)en el"!"nar d ,l"cados =n"ca!ente( c ando e<"sta seg r"dad a)sol ta de ? e los doc !entos son "d5nt"cos. : Ident"'"car ? e es !ater"al de arc/"-o( 4 ? e no de)e conser-arse ,ara e'ectos arc/"-0st"cos. De ante!ano las o'"c"nas de)en real"%ar esta clas"'"cac"#nA ,ero s" llegara alg=n t",o doc !ental de )")l"oteca( se,arar e "ncl "rlo co!o ,arte del 'ondo doc !ental en la Secc"#n de B")l"ogra'0a. : El arc/"-"sta de)e -er"'"car s" 4a se c !,l"# la -"genc"a de cada ,"e%a doc !ental en s s d"'erentes eta,as. : En-"ar al Arc/"-o de Corres,ondenc"a !ed"ante l"stas de re!"s"#n e "n-entar"ar la doc !entac"#n ? e /a c !,l"do s -"genc"a ad!"n"strat"-a( con a,ro)ac"#n de los Coord"nadores del Arc/"-o de 2est"#n. : Mantener n reg"stro de los doc !entos en-"ados al Arc/"-o de Corres,ondenc"a

PROCESO TECNICO DE RECIBO DE DOCUMENTOS C CORRESPONDENCIA

Funciones que debe cumplir el Auxiliar de Correspondencia en su puesto de Trabajo, bien sea en la Unidad de Correspondencia. Tambin conozca que otro empleado puede cumplir esta funcin en la empresa

Correspondencia recibida Registra y radica correspondencia. Organiza la correspondencia por dependencias. Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo Correspondencia enviada Suministra un numero de radicado suministra los datos b!sicos para el control. Controla registrando en el formato de control. Radica y registra en formato de control Organiza la dependencia por dependencias Traslada la correspondencia a las dependencias en horarios preestablecidos. Entrega la correspondencia que solicita firma de recibo

" Otra persona que puede realizar estas tareas es el au#iliar administrativo y funcionario.

Labores responsabilidades de mensajer!a en el proceso de recepcin de la correspondencia. $. Sistema autom!tico de tr!mites " radicaci%n e#terna El centro de documentaci%n e informaci%n ser! el encargado de revisar& radicar& controlar y distribuir a trav's del Sistema (utom!tico& toda la correspondencia que se reciba. )os funcionarios de las dependencias no deber!n recibir directamente correspondencia y*o documentos& sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema autom!tico. +. Sistema autom!tico de tr!mites " radicaci%n interna& de traslado y salida )a correspondencia que se origine& o traslade entre las dependencias& como son cartas& memorandos& traslado de documentos& transmi"siones v,a fa# o cualquier otro& deber!n ser enviados al archivo.$ en donde ser!n revisados& radicados y controlados por el sistema autom!tico& con numeraci%n general consecutiva& fecha y hora de proceso& c%digo del tr!mite& c%digo de la actividad& dependencia responsable& n-mero de folios y n-mero de ane#os. .. /ensa0er,a Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias& el centro de documentaci%n e informaci%n har! recorridos internos& en los siguientes horarios /a1ana 2 .3 4 .3 $$ .3 a.m. Tarde $ .3 . .3 p.m. 5ara tal efecto& se utilizar!n carpetas de caf'& identificadas con el c%digo de las dependencias. ..+. /ensa0er,a e#terna El centro de documentaci%n e informaci%n programar! sus servicios de mensa0er,a e#terna& de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias& en los recorridos internos. 6. 7otocopiado 6.$ )as solicitudes de fotocopiado se efectuar!n en el formato $3+"7"3.2& el cual debe estar debidamente diligenciado& y autorizado por el nivel 0er!rquico correspondiente. 8o se tramitar!n solicitudes que no cumplan con este requisito. 6.+. S%lo se atender!n solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempe1o de las labores encomendadas a los funcionarios o dependencias 5rocedimientos operativos Sistema autom!tico de tr!mites " radicaci%n e#terna $.$ )a correspondencia recibida se clasifica en oficial& confidencial o reservada y personal. )a correspondencia confidencial o reservada no debe abrirse. Su radicaci%n y control se hace a trav's del sistema autom!tico.

)a correspondencia oficial debe abrirse por el funcionario encargado de este proceso de radicaci%n. Su radicaci%n se hace por el sistema autom!tico y para su direccionamiento se hace por competencia y no por nombre del destinatario& impresa en r%tulos que se adhieren al original y a las copias de la comunicaci%n. 9e este proceso autom!tico& se generan reportes de radicaci%n por dependencias& que son enviados en cada recorrido para verificaci%n con la entrega f,sica& debiendo ser devueltos en el siguiente recorrido con la fecha y firma de la persona encargada y responsable de tal funci%n. )a correspondencia que en forma equivocada haya sido direccionada a otra dependencia debe ser devuelta en el siguiente recorrido al de su recibo& registrando la novedad en el reporte correspondiente. (s, mismo& en el evento en que se radique correspondencia que no sea de competencia y aparezca en el reporte deber! devolverse inmediatamente. Sistema autom!tico de tr!mites " radicaci%n interna& de traslado y salida +.$. Se han establecido dos clases de comunicaci%n Comunicaci%n interna " memorando $3+"7"3.:. El memorando debe ser utilizado para la correspondencia que se diri0an entre s, las dependencias desde y para todos los niveles 0er!rquicos y no requiere la elaboraci%n de sobres. +.+. Comunicaci%n traslado de documentos $3+"7"3.4 5ara el traslado de las comunicaciones y documentos que no requieran la elaboraci%n de memorando& se utilizar! este formato y su diligenciamiento ser! manuscrito por el nivel autorizado. +.. Comunicaci%n e#terna " carta $3+"7"3.+ Se utiliza para la correspondencia que se diri0a a las dem!s Entidades 9istritales& a otras Entidades& personas naturales y 0ur,dicas. (s, mismo& la debe utilizar la Oficina de Recursos ;umanos para las comunicaciones que diri0a a los funcionarios sobre fines laborales tales como vacaciones& ascensos& salarios& etc. 5ara esta correspondencia el centro de documentaci%n e informaci%n utilizar! sobres ventanilla. 5ara aquellas radicaciones o env,os de correspondencia que e#i0an un sobre de tama1o diferente al de ventanilla oficio& se deber! diligenciar el del tama1o indicado& por parte de la dependencia responsable. +.6 <uego de correspondencia El 0uego de correspondencia para todos los casos =interna& e#terna y traslado> esta conformado por original y dos copias& con el siguiente destino Original 9estinatario.