Ao Interesante

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL
FEDERACIN DE CONTADORES PBLICOS DE COLOMBIA
CARTA FEDECOP No. 7
NOVIEMBRE 2.001
AUDITORA OPERACIONAL C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN AUDITORA OPERACIONAL 1
HCTOR JAIME CORREA PINZN
Contador Pblico de la Universidad de Manizales. Especialista en Revisora Fiscal y Auditora Externa de la Universidad Autnoma de Bucaramanga, Magster en Administracin de la Universidad Eafit de Medelln, Catedrtico Universitario, Conferencista, Ponente a Nivel Nacional e Internacional en Representacin de Colombia, Miembro del Consejo Permanente para la Evaluacin de las Normas de Contabilidad en Colombia, Miembro de la Asociacin Interamericana de Contabilidad, Miembro del Instituto Colombiano de derecho Tributario, Miembro del Instituto Nacional de Contadores Pblicos de Colombia, Presidente de la Federacin de Contadores Pblicos de Colombia - FEDECOP Vicepresidente de la Confederacin de Asociaciones de Contadores Pblicos de Colombia - CONFECOP, Gerente - Socio de Auditoras Integrales & Consultoras Empresariales Ai Ce Ltda
E-mail: hjaime@emtelsa.multi.net.co
C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN
AUDITORA OPERACIONAL 2
ESQUEMA BASICO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL Concepto de la Auditora operacional: Debe entenderse como el servicio que presta el contador pblico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. La Auditora Operacional persigue detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos. Objetivo de la Auditora Operacional Evaluar el contenido y la presentacin de los informes que se entregan a los diferentes usuarios de la organizacin. Proponer planes de accin para mejorar la calidad de la informacin que se obtiene a todos los niveles de la organizacin. Recomendar la obtencin de reporte adicionales para cubrir las carencias de informacin importante para la administracin de la empresa. Se cumple al presentar recomendaciones que incrementen la eficiencia. Existen tres niveles en que el contador puede participar: en apoyo a las entidades Primero: Diagnostico de obstculos. Segundo: En la participacin para la creacin diseo de sistemas, etc. Tercero: En la de los cambios e innovaciones. En la prctica de la Auditora Operacional: El auditor operacional debe: Investigar, analizar y evaluar hechos, es decir diagnostica obstculos de infraestructura administrativa. Caractersticas Es extensa Es coordinada Tiene subsistemas de informacin Esta racionalmente integrada
Alcance Algunos contadores afirman que la auditora operacional no solo debe presentar recomendaciones, que solo debe relacionar hechos. La comisin de Auditora Operacional del INCP, ha mantenido siempre un criterio Deben presentarse sugerencias para mejor la eficiencia La Auditora Operacional debe tener una revisin integral, abarcando los siguientes pasos: Planeacin Organizacin Direccin Control. Aplicacin de la Auditora Operacional Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cundo debe practicarse la auditora operacional, si se pueden mencionar aquellas que pueden habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado:

Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido Cuando tienen indicadores de eficiencia pero que desconocen sus razones Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades
La Auditora interna y la Auditora Operacional Debe entenderse que el auditor interno siempre deber estar en amplitud de realizar evaluaciones del proceso generador de informacin financiera, particularmente cuando en esta rea se detecten fallas de consideracin. La Auditora externa y la Auditora Operacional El nfasis del Auditor Externo al revisar el control interno, es juzgar la efectividad de ste en materia de su contribucin a la confiabilidad de la informacin financiera La Consultora Administrativa y la Auditora Operacional La consultora Administrativa se ha desarrollado como una especialidad de los servicios tradicionales del contador pblico.
La fase de diagnstico que realiza el consultor, por su propsito Detectar obstculos de la eficacia y la eficiencia y su metodologa, coincide con el examen de la Auditora Operacional. La Auditora Operacional y los otros trabajos profesionales Las diferencias existentes con otras denominaciones con que se conoce la auditora operacional son exclusivamente el grado y la forma. stos tienen un objetivo idntico, se recomienda se respeten las normas de trabajo y calidad de la participacin del contador pblico para la auditora operacional, es decir, las directrices de actuacin relativas a independencia mental, conocimientos, experiencia y evidencia suficiente. Se recomienda a los prestadores y usuarios de este servicio profesional, definir claramente, desde su contratacin, el objetivo, alcance y caractersticas, precisndose el producto final del mismo. METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL Directrices de Actuacin La Auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser desarrollada por un profesional independiente. El contador pblico, antes de aceptar la designacin como auditor operacional, debe precisar si tiene los conocimientos y experiencia que requiere el caso particular. Cabe destacar que por naturaleza de la Auditora Operacional, en ocasiones, trabaja en coordinacin con otros especialistas de otras disciplinas. Operaciones Se define como el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales como vender, comprar, producir, etc. Familiarizacin El auditor debe familiarizarse con la operacin que revisar dentro del contexto de la empresa Lineamientos para familiarizarse con la empresa: (1) Estudio Ambiental: Los principales aspectos a investigar son:
La importancia que presenta la operacin que se audita. Indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc. Estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se revisa. Reglamentacin federal, estatal y municipal para el manejo de la operacin.
(2) Estudio de la gestin Administrativa:
El auditor deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de conocer, en trminos generales, sus caractersticas y posibles deficiencias.
(3) Visita a las instalaciones: Tiene por objeto observar directamente cmo se efectan las operaciones e identificar sntomas de problemas. Investigacin y anlisis El objetivo es analizar y examinar la informacin y documentacin relativa para evaluar la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin. En el caso de que la empresa carezca de informacin respecto de la competencia o de las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el auditor deber efectuar los estudios e investigaciones necesarios para obtener elementos de juicios suficientes. Para lograr la efectividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas que se explican a continuacin: (A) Entrevistas: A travs de ellas se obtiene la informacin de primera mano respecto a la operacin. Cuando se utiliza esta herramienta deber cuidarse: Planear las entrevistas para obtener informacin Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiadas (B) Evaluacin de la gestin administrativa: En la planeacin deber estudiarse fundamentalmente el grado de efectividad logrado para anticipar problemas y programar actividades eficientemente: en cuanto a la organizacin.
(C) Examen de la documentacin: La finalidad de esta tcnica es coadyuvar a la verificacin objetiva de la informacin sujeta a anlisis o bien la obtencin de algunos datos especficos. Operaciones generales COMERCIALIZACIN COMPRAS PRODUCCIN Operaciones especficas Investigacin de mercado, Ventas, Publicidad y Distribucin Compras Programacin y control Administracin de Inventarios Mantenimiento y Almacenaje Reclutamiento y seleccin
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Diagnstico
La infraestructura administrativa se suma a los hallazgos y sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de notorias fallas de ineficiencia. (A) Fase creativa: En est se precisar si los problemas detectados son congruentes con la realidad de la empresa (B) Re- verificacin de hallazgos: Para separar con mayor precisin de los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico definitivo como sigue

Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son importantes. Ratificar la existencia de los problemas diagnosticados Asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen tcnicas disponibles para ello
(C) Elaboracin del informe: Elaborado el borrador al auditor deber proceder a:

Discusin del borrador con los involucrados. Informe definitivo
Informe
Importancia y concepto: El informe sobre Auditora Operacional es el producto terminado del trabajo realizado. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, los problemas detectados en la relacin con la eficiencia operativa de la empresa
Naturaleza: Debe tener la naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los problemas detectados.
Estructura: Debe incluir los tres siguientes elementos:

Alcance y limitaciones de trabajo Situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional Sugerencias para mejorar la eficiencia
Evaluacin y efecto de los problemas: El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia, pueden corresponder a una prdida en tanto que las sugerencias que se presentan deben estar orientadas a un aumento de productividad.
Responsabilidad: La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir soluciones.
Forma: Es importante que el resultado de la Auditora Operacional se presente invariablemente por escrito. Adicionalmente otros medios de comunicacin pueden resultar convenientes.
Recomendaciones prcticas para elaborar informes:

Definir cual es el propsito del informe A quien se dirige Que le interesa a los lectores Necesidad de analizar y utilizar ndices Utilizacin de subttulos Los comentarios deben jerarquizarse Solo en los casos de excepcin deben describirse procedimientos de examen Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estticas.
Evaluacin del informe Deber el auditor discutir con los involucrados el borrador del informe, con el propsito de asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coincidan con su existencia.
AUDITORIA OPERACIONAL DE COMPRAS Concepto y alcance en la operacin de compras Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa. La operacin de compras comprende:

Proponer objetivos, polticas y metas de compras. Formular el plan general de compras Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que integran la operacin de compras Establecer y actualizar los registros de precios Recibir y tramitar solicitudes para adquirir los artculos. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa Obtener cotizaciones de diversos proveedores Vigilar que los pedidos se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago de proveedores Coordinar sus actividades con reas relacionadas con produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera.
Metodologa Los procedimientos que se describen complementarse en cada caso particular Familiarizacin El auditor deber familiarizarse en lo particular con la operacin de compras. Vista a las instalaciones Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin, almacenaje, etc. Investigacin y anlisis 1. Anlisis financiero y de informacin operativa

continuacin
debern
adecuarse
Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como externo Unidades como en valores
Comparar los datos de compra con las de ejercicios anteriores y de ser posible con las empresas similares.
2. Entrevistas Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza la operacin en compras Examen de documentacin e investigaciones especficas. Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos anlisis de casos significativos.

a compras, estadsticas,
Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis estadsticos y en las entrevistas Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los mtodos de compra Convienen investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores cuando el volumen de las compras permita esta practica Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen la operacin de compras.
3. Resumen y discusin previa de problemas detectados Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operacin de compras. Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado Discutir las recomendaciones con los interesados 4. Elaboracin del informe A continuacin se presentan algunos aspectos que pueden ser informados en una auditora Operacional de compras:

Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las mismas Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operacin de compras. Falta de coordinacin con los departamentos directamente relacionados con la operacin de compras Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del personal que atiende las compras. Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de artculos que se compren
Ausencia de registros para control de alternativas de abastecimiento de algn artculo. Inadecuado control de personal de compras.
AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS Concepto y alcance de la operacin de ventas La operacin en ventas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos econmicos. La operacin de ventas comprende las siguientes actividades:

Proponer lo objetivos y aplicar las polticas establecidas para la venta. Coordinar en forma eficiente los elementos, materiales, tcnicos y humanos que integran la operacin en ventas. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la empresa Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta que ofrecen Participar en le establecimiento de las listas de los precios Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa Participar en le establecimiento de polticas de crdito y respetar su cumplimiento. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se hace entrega del artculo en cuestin Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar la efectividad de ambas Realizar promociones de ventas Llevar registros de los clientes Seleccionar y promover lneas y con mejores mrgenes Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos
Objetivo de la Auditora Operacional de ventas Tiene como objetivo examinar ciertos aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operacin de ventas Metodologa Los procedimientos deben determinarse fundamentalmente por los objetivos y circunstancias particulares de la empresa y por el criterio del auditor Familiarizacin
El auditor deber familiarizarse con el entorno econmico, poltico, social y legal de la empresa
La Familiarizacin puede llevarse a cabo investigando las caractersticas y estratificacin de los siguientes aspectos: Los productos que vende la empresa Las caractersticas de los productos La poltica para la determinacin de los precios La poltica de crdito que se tenga establecida Los clientes importantes que tengan Estudio de los expedientes de auditora Visita a las instalaciones Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y de los dems departamentos vinculados. Investigacin y anlisis 1. Anlisis financiero y de informacin operativa Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo relativo a las ventas 2. Entrevistas Elaboracin de entrevistas y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la operacin de ventas Entrevistas con los responsables de la ejecucin de ventas y con los de los departamentos relacionados con ellas 3. Examen de la documentacin

Estudio de los diversos archivos, registros y formas existentes para comprobar su funcionalidad Precisar los responsables de la operacin de ventas tienen presentes los objetivos a lograr Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas Seleccin de los productos ms importantes de la empresa y determinar Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes previos Su posicin frente a la competencia Respecto a los productos que acusen una tendencia descendente en ventas Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos La utilidad marginal que aportan por unidad vendida
La forma en que intervienen ventas en la determinacin de los niveles de inventario Determinacin del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos Revisin de los costos de los canales de distribucin Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas
Diagnostico Resumen y discusin previa de los problemas detectados:
Discusin de las recomendaciones con los interesados
Elaboracin: Elaboracin de informes al cliente: A continuacin se mencionan algunos aspectos que pueden ser informados

Falta de definicin, de objetivo para la operacin de ventas Falta en la estructura orgnica del departamento Descoordinacin con otros departamentos Desconocimiento del mercado y la competencia Ausencia de estudios de mercado de lanzamiento de nuevos productos Prdida de penetracin en el mercado Inexistencia de lista de precios Inadecuado sistema de remuneraciones a vendedores Carencia de un sistema integral de informacin Estadstica de las ventas Determinacin de lneas y artculos improductivos por precios bajos Presupuestos inexistentes o inadecuados Incentivos inadecuados en funcin en volumen de compras de los clientes Sistemas y distribucin inadecuado
AUDITORIA OPERACIONAL DE COBRANZAS Concepto y alcance de la operacin: Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes mediante el uso del crdito. A continuacin se mencionan las actividades bsicas que la integral:

Participar la fijacin de objetivos y polticas de cobranzas Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo Planear las actividades y los recursos que deben asignarse para alcanzar las metas establecidas en la operacin Proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integra la operacin Definir los procedimientos de cobro, formatos, archivos, control de cobradores, etc. Controlar la documentacin de las cuentas por cobrar de la empresa Tramitar el cobro de la documentacin de acuerdo al procedimiento establecido Llevar a cabo la prosecucin de la cobranza Registrar los resultados de la accin de cobro en forma coordinada por caja, control de calidad, etc. Controlar y registrar las modificaciones en los adeudos de los clientes Estratificar las cuentas por cobrar de la empresa con relacin a las ventas realizadas a clientes Informar oportunamente sobre la cobranza realizada Informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso Proponer y en su caso obtener seguros de crdito Coordinar las actividades de cobranzas con las de crdito, caja y contabilidad Participar en la seleccin del personal encargado de las cobranzas
Objetivo de la Auditora Operacional de Cobranzas: Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran esta operacin la eficiente operacin de cobranzas, puede ser examinada considerando los siguientes aspectos:

Que al establecer las polticas de cobranza se considere la repercusin en otras polticas de la empresa Que al efectuar las cobranzas se promuevan las ventas y se mantenga la buena voluntad de los clientes Que el perodo de cobro sea el mnimo Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crdito concedido a los clientes Que las cuentas incobrables sean las mismas Que la cobranza se realice al menor costo posible
Que exista una adecuada operacin con las operaciones afines
Metodologa: La metodologa, los instrumentos y las tcnicas de que dispone el auditor son similares, sin embargo se comentarn los aspectos particulares a esta operacin. Familiarizacin: Adems de familiarizarse de carcter general con la empresa, ser necesario conocer la estructura de la organizacin del departamento de cobranzas y la ubicacin organizacional de las reas de crdito. Vista a las instalaciones: Inspeccionar las instalaciones de los departamentos de crdito y cobranzas, facturacin, embarques y caja Anlisis e investigacin 1. Anlisis de la informacin financiera y operativa Obtencin de la informacin que se considere necesaria adecuado de la situacin operacin de cobranzas 2. Entrevistas: Elaboracin de guas de entrevista y cuestionario que permitan conocer como se realiza la operacin de la cobranza Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de las cobranzas

para formarse un
juicio
Al Al Al Al
personal personal personal personal
de ventas de embarques de contabilidad de relaciones y servicio a cliente
3. Examen de documentacin e investigaciones especficas: Deber analizar entres otros:

Formatos Archivos
Registros Informes
Debern elaborarse diagramas de flujo para el anlisis y de los procedimientos y la identificacin precisa de los problemas. En lo que se refiere a preparacin de estudios especficos y verificaciones adicionales. A continuacin se mencionan algunos ejemplos:

Examen de presupuestos de cobranza Estudio de canales de cobranza Seleccin de los clientes ms importantes Estudio especfica de las cuentas por cobrar Estudio de los motivos que originan cancelacin de cuentas Anlisis de la gestin de los cobradores Costo de la cobranza en relacin con cada peso cobrado Anlisis del tratamiento fiscal de las cuentas incobrables Estudio del afianzamiento del personal de cobranzas
Diagnstico preliminar 1. Resumen de observaciones y su discusin previa: Este trabajo debe desarrollarse a medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia y hacer participe a los afectados en la labor creativa. 2. Elaboracin del informe: Conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la informacin obtenida y cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que sern incluidos en el informe. 3. Informe: A continuacin mencionamos algunos ejemplos aplicables en forma particular a esta operacin:

Establecimiento de objetivos y polticas Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados en la operacin Establecimiento de presupuestos Modificaciones en los sistemas de cobro establecidos, en las polticas de prosecucin
Comentario sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanizacin Sugerencias para mejorar la motivacin del personal Observaciones para reducir los riesgos de la operacin de cobranzas Recomendaciones de carcter fiscal Comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la recuperacin de la cartera
DIAGNSTICO DE CONTROL INTERNO CRDITO Y COBRANZAS CRITERIO DE NORMAS APLICABLES Adecuado registro de informacin Existencia de la informacin necesaria Captura y entrega oportuna de la informacin Rendicin adecuada de informes Formatos ordenados conforme a los INFORMACIN procedimientos Buena conservacin de los documentos Apropiados sistemas de comunicaciones Mtodo de orientacin a visitantes y usuarios Uso de computadores Instrucciones escritas cuando se requiere Pruebas de exactitud Inspecciones CERTIFICACIN tcnicas Prcticas de autocontrol COMPONENTE BSICO
FORTALEZAS
DEBILIDADES COMENTARIOS
RECURSOS FSICOS
RECURSOS FINANCIEROS
INFORMACIN
Uso de grficas de control Uso de indicadores Programacin de necesidades de compra Sistema de mantenimiento y almacenamiento apropiados Inventarios actualizados Fianzas de manejo Plizas de seguro para bienes muebles e inmuebles Medidas de seguridad fsicas Espacio fsico requerido Existencia de registros presupuestal y contables apropiados Verificacin del recurso de todas las transacciones Uso de cuentas de control No uso de dinero efectivo Adecuado registro de informacin Existencia de la informacin necesaria
VERIFICACIN
Captura y entrega oportuna de la informacin Rendicin adecuada de informes Formatos ordenados conforme a procedimientos Buena conservacin de documentos Apropiados sistemas de comunicaciones Mtodo de orientacin a visitantes y usuarios Uso de computadores Instrucciones escritas cuando se requiere Pruebas de exactitud Inspecciones tcnicas Prcticas de autocontrol Uso de grficas de control Uso de indicadores
DIAGNSTICO DE CONTROL INTERNO CRDITO Y COBRANZAS OBJETIVOS RIESGOS
Los informes deben preparase peridicamente en su oportunidad y con exactitud
Pueden presentarse demasiados detalles Inexactitud en la presentacin de los informes Los estados financieros pueden que no estn preparados de conformidad principios de contabilidad generalmente aceptados
El acceso a la informacin financiera debe ser restringido a personas diferentes a quienes tiene la responsabilidad de manejar, analizar y suministrar los datos de la misma.
Se conozca datos confidenciales de la entidad por personal no autorizado Suministro de informacin que cause perjuicio a los intereses de la entidad Pueden preparase, elaborarse y presentarse informacin financiera inadecuada para la direccin Se refleja informacin financiera con datos ficticios que oculten irregularidades. Prctica de procedimientos o
TCNICAS Evaluacin de la informacin financiera por parte de auditores internos e independientes Revisin de los informes por personal de quin los prepar Procedimientos documentados para preparacin de informes Polticas y procedimientos documentados para la presentacin de todos los informes financieros que proporcionen certeza razonable y uniforme en la preparacin Procedimiento establecido de las funciones de manejo, registro y suministro de la informacin. Existencia de un sistema de control para el suministro de informacin Procedimientos establecidos para verificar la informacin financiera Verificar los datos reflejados en la informacin contra documentos soportes Procedimientos de control claramente
Establecer polticas y procedimientos descriptivos para la preparacin y elaboracin de la informacin financiera
Ejercer el control interno para determinar el

cumplimiento de las polticas, procedimientos y criterios de la informacin financiera
criterios individuales desconociendo los controles internos
Definir claramente responsabilidades de los funcionarios encargados
Diluir la responsabilidad La informacin financiera no confiable y oportuna
establecidos para evaluar el control interno del rea financiera Sistema adecuado de informacin que establezca l periodicidad de la elaboracin y presentacin de la informacin financiera Manual de procedimientos y funciones aprobados por la oficina correspondientes evaluados y actualizados peridicamente. Asignacin de responsabilidades Sistema adecuado que registra la informacin real y oportuna Los libros de carcter financiero relevantes a los directivos. Elaboracin y aplicacin de tcnicas de procedimientos que sean claros, adecuados y acorde con los criterios de la direccin en materia de la informacin financiera Criterios previamente establecidos, unificarlos para la preparacin, elaboracin y presentacin de informes financieros Establecer sistemas de autorizacin y aprobacin para modificar procedimientos
Deben existir procedimientos que estn previamente autorizados para la rendicin de informes
Omisin de libros significativos que requieran la atencin de la direccin Utilizacin de procedimientos inadecuados para evadir tcnicas de control interno Diversidad de informes elaborados con tcnicas y procedimientos incoherentes Modificacin de procedimientos para la realizacin de informes sin autorizacin previa
La informacin financiera debe cumplir con los requisitos legales y las reglamentaciones que a cierto criterio de la direccin se establezcan para la entidad
Incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarios establecidos en materia financiera para la entidad. Incrementos de los gastos para la prctica de controles inadecuados
Coordinar el trabajo de auditora interna evitando la innecesaria duplicacin de esfuerzos en el ejercicio del control
Prctica de control por diferentes grupos de auditaje sobre las normas, operacin y actividades. Diversidad de informes con resultados incongruentes
Prepara la informacin financiera de manera clara y precisa que muestre la situacin real de la entidad
Presentacin de informes financieros irreales Cifras ficticias Aplicacin de procedimientos contables inadecuados Aplicacin de procedimientos y prcticas contables ineficientes Desconocimientos de
Los procedimientos y prcticas contables aplicados a la informacin financiera, deben estar acordes con las normas
Pleno conocimiento y aplicacin de las normas legales y reglamentacin de la informacin financiera. Fijacin de polticas y criterios respecto al cumplimiento de las reglamentaciones administrativas sobre informacin financiera. Anlisis y justificacin de los gastos que se pretenden realizar en materia de control diferentes presupuestados. Elaborar y presentar un plan anual de auditora interna debidamente dirigido, coordinado y evaluado por la alta direccin Aplicar procedimientos debidamente establecidos que aseguren la elaboracin y presentacin de informes que garanticen unidad de criterio Revisin y evaluacin de la informacin financiera global Existencias de documentos soportes de las cifras presentadas Aplicacin de polticas contables consistentes Procedimientos claros, precisos y adecuados Prcticas contables de general aceptacin Conocimiento y
legales, reglamentos polticas de la entidad
los reglamentos internos y violacin de normas Cambios en la posicin financiera de la entidad por la diversidad de mtodos aplicados
El grupo de auditores internos debe estar conformado por personal idneo, capacitado y profesional en la materia
Ejecucin del control en forma inadecuada y de baja calidad Aplicacin de tcnicas y procedimientos inadecuados con resultados ineficientes Desconocimiento de la situacin real financiera y administrativa de la entidad
Fijar parmetros que permitan a la alta direccin confiar en las actividades desarrolladas por la auditora interna
Falta de criterios con resultados deficientes que no le permitan a la alta direccin la confiabilidad en la informacin para la toma de decisiones Prdida de credibilidad sobre la situacin real y el impacto econmico y de gestin que ocasiona al interior y exterior de la entidad
aplicacin de los reglamentos y normas legales Uniformidad en los mtodos aplicados en el anlisis de las cifras del informe financiero Capacitar a los funcionarios responsables para el ejercicio del control Disear y aplicar manuales de procedimientos y material institucional que describa las tcnicas y principios para el ejercicio de un adecuado control Elaboracin de informes peridicos que reflejen la confiabilidad de la informacin y la situacin real de la entidad Establecer mecanismos para el monitoreo de la informacin producida por la auditora interna que garantice a la organizacin la confiabilidad de la misma conforme a los criterios de la gerencia Elaborar informes que muestren cifras que permitan conocer la razonabilidad financiera y la situacin real de la entidad Desarrollo de auditora de economa financiera Determinacin y reporte
de los costos de procesar transacciones
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS Concepto y alcance de la administracin de los recursos humanos: Es el conjunto de actividades encaminadas a planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de la remuneracin ms adecuada s. Los recursos humanos abarcan, por lo menos las siguientes actividades:

Contratacin y despido de personal Administracin de sueldos y salarios Relaciones industriales Organizacin, capacitacin y desarrollo Servicio a empleados Vigilancia del rgimen legal
Objetivo de la auditora operacional de la administracin de recursos humanos: El objetivo es examinar crticamente las actividades y sub-actividades indicadas en el apartado, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizado la eficiencia de su manejo Metodologa: El mtodo que se describe enseguida deber adecuarse a las caractersticas de cada caso. Familiarizacin: El auditor deber familiarizarse con la administracin de Recursos humanos de la empresa que est examinado a travs del estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal; (2) la infraestructura especfica establecida para la administracin de los recursos humanos (planeacin, organizacin, direccin y control) y (3) antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores. Enseguida algunos lineamientos para familiarizarse: A. Estudio Ambiental: Los principales aspectos a investigar en esta parte son los siguientes:
La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa

Los resultados obtenidos en el manejo de personal Programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin, etc. Las polticas fijadas para alta gerencia, tanto explcita como implcitamente para la administracin de los recursos La filosofa que la gerencia tiene en materia de administracin de recursos humanos La reglamentacin federal, estatal y municipal La forma en que la competencia resuelve sus problemas de administracin de recursos humanos
B. Planeacin: El auditor deber estudiar los siguientes problemas:

Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo (obrero, ejecutivo, etc.) Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras actividades (finanzas, produccin, etc.) Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal Programas de entrenamiento Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que representan servicios al personal, instalaciones, etc.
C. Organizacin: Aspectos a estudiar en materia de organizacin:

Estructura de la organizacin del departamento de recursos humanos Lneas de autoridad y responsabilidad de las actividades clave Coordinacin entre el departamento de recursos humanos y los departamentos de operacin en cuanto a planeacin y programacin de las necesidades de la fuerza de trabajo Niveles jerrquicos
D. Direccin: Indicios de la calidad:

Ejecucin de las subactividades bsicas en cuanto a oportunidad y eficacia Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos
E. Control Permite compara lo planeado con lo ejecutado:

Procedimiento de definicin de polticas de personal Procedimientos para establecer: niveles de remuneracin, escalas de sueldos, sistema de pago de incentivos, etc. Programas de simplificacin y distribucin de cargas de trabajo Valor que tiene como control el contenido de los informes claves tales come: Anlisis de costos de nmina, rotacin de empleados, necesidades y disponibilidades de la fuerza de trabajo.
Visita a lugares en que labora el personal: En empresas de gran magnitud, deber visitarse por lo menos, las instalaciones en que trabaja la mayora de los obreros y observarse lo siguiente:

Mtodos de seguridad, luz, ventilacin, instrumentos de trabajo, etc. Relaciones entre los jefes y subordinados y de estos entre s, etc.
Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la documentacin: El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que se basar sus conclusiones estn elaboradas correctamente. El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como:

Entrevistas con el personal Revisin de expedientes de personal Investigaciones en las cmaras de comercio
Entrevistas En esta fase, deber cuidarse:

Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin prctica de las polticas Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiada Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las subactividades
Recapitulacin de hallazgos El auditor deber alejarse del detalle y, con base en loa hallazgos especficos, ensayar en resumen de los de mayor relevancia. Discusin del borrador con los involucrados Discutir:

Asegurarse que se trata de hallazgos reales Que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la forma en que se describe en el borrador
AUDITORIA OPERACIONAL DE CENTROS DE PROCESO ELECTRONICO DE DATOS A diferencia de la mayora de las de las operaciones que normalmente existen en una empresa, el PED tiene algunas caractersticas especiales que no se presentan en las dems operaciones. Estas caractersticas son:

Concentracin del proceso de informacin en una funcin de la empresa. Descentralizacin de la supervisin del proceso de informacin El centro del PED es slo parte del flujo total de los sistemas
Debido a las caractersticas anteriores, el alcance de este boletn, se limita a la siguiente forma: Aspectos que incluye

Los centros de proceso electrnico de datos. Todas las funciones realizadas dentro del centro de PED y que son necesarias para su operacin
Aspectos que excluye

El PED incluye solo una parte de los sistemas en los que existe algn grado de automatizacin Centros de servicio (service bureaus) Minicomputadores La identificacin y control de las transacciones errneas Prueba de procedimientos de respaldo y recuperacin de equipo de PED Desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse Mantenimiento a los sistemas y programas existentes El desarrollo y documentacin de polticas, procedimientos y estndares relacionados con las actividades del centro
0bjetivo de la auditora operacional de centros PED El objetivo es examinar crticamente las actividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riesgo su operacin de ventas.
Familiarizacin El auditor deber familiarizarse con el centro PED:

La estructura de organizacin del centro PED y su ubicacin dentro de la organizacin general de la empresa Los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED Los manuales de polticas y procedimientos Los antecedentes del centro de PED con relacin a su origen, desarrollo, equipo de proceso de datos original Los estados financieros de la empresa
As mismo, el auditor deber conocer:

Cules son las principales reas que reciben servicio del centro de PED Cules sistemas estn automatizados y en que grado Una descripcin detalla de la configuracin del equipo PED y del sistema operativo
Visita a las instalaciones Debern visitarse las instalaciones correspondientes al centro de PED y hacer observaciones:

Lo adecuado de la ubicacin de las reas de trabajo Los controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de humedad dentro de los lmites especificados Las medidas establecidas para la deteccin y contencin de incendios El orden y limpieza del equipo Las condiciones ambientales(ventilacin, energa, etc.) Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados y de estos entre s
Investigacin y anlisis El auditor deber obtener y analizar objetivamente la informacin que se menciona a continuacin

Presupuestos de gastos del centro PED Estadsticas de tiempo extra trabajo Reportes de recepcin de documentos fuente Estadsticas sobre la captura de datos fuente Estadsticas de uso de la unidad central de proceso y del equipo perifrico que muestren: Produccin normal
Reprocesos Corridas especiales Pruebas y compilaciones de nuevos programas Mantenimiento de equipo y sistema operativo Fallas del equipo Tiempo ocioso Reportes de actividad por terminar Estadsticas de mantenimiento por cada unidad de equipo Estadsticas de entrega de reportes a usuarios Reportes de tiempo incurrido y grado de avance Estadsticas de ocupacin del personal
Entrevistas Debido a que esta tcnica proporciona l auditor informacin valiosa para el desarrollo de su trabajo, se deber:

Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin prctica de las polticas Utilizar cuestionarios que sirvan como gua para obtener informacin sobre el centro PED Efectuar entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente y que debern abarcar los siguientes grupos: Personal que trabaja en el centro PED Directivos de la empresa Usuarios de los servicios de PED Auditores internos y externos Personal de organizacin y mtodos manuales
Examen de la documentacin El auditor deber examinar otra documentacin que puede ser: Descripciones de puestos Evaluaciones peridicas de la actuacin del personal del centro PED Programas de entretenimiento para personal del centro de PED y los usuarios Estudio de la viabilidad para la adquisicin y ampliacin del equipo Manuales de estndares de anlisis, diseo y documentacin de sistemas Documentacin de algunos sistemas importantes Registro de flujos de documentos y datos dentro del centro de PED Registro de datos errneos Programas de uso de equipo Bitcoras de uso de equipo Procedimientos de custodia
Planes de accin en caso de siniestro o fallas prolongadas del equipo
A continuacin se mencionan algunos de los principales aspectos a considerar

Estructura de organizacin balanceada Entretenimiento y supervisin adecuados Existencia de estndares de actuacin y vigilancia de su cumplimiento La direccin de la empresa interviene en un grado satisfactorio en los planes y administracin del centro PED Existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas La capacidad del equipo instalado es adecuada para las necesidades de la empresa a corto plazo y tiene la flexibilidad para incrementarse de acuerdo a futuros requerimientos Existencia de procedimientos para programar controlar adecuadamente el uso del equipo PED Existencia de procedimientos de seguridad y proteccin que aseguren razonablemente: acceso restringido a las personas no autorizadas a los datos
Diagnstico 1. Recapitulacin de hallazgos Una vez estudiada y analizada la operacin, se har un resumen de los problemas y fallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten 2. Discusin del borrador de involucrados

Asegurarse que se trata de hallazgos reales, y Que los involucrados coincidan con su existencia
3. Informe definitivo

No se prepara un programa diario para la utilizacin del computador No existen estndares para la documentacin del desarrollo de sistemas y sus modificaciones Falta de metodologa para la administracin del desarrollo de sistemas Tiempos de reproceso excesivos Reportes no utilizados
AREA DE PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS OBJETIVOS
El centro de procedimientos electrnico de datos cuenta con: Una adecuada organizacin Una apropiada segregacin de funciones Un efectivo control al proceso y a las medidas de seguridad
RIESGOS Falta de calidad y oportunidad de la informacin que se procesa Uso deficiente de los reportes recibidos Concertacin del proceso de informacin Errores del personal de procesamiento electrnico de datos por desconocimiento de instrucciones Deficiente supervisin y revisin Comunicacin deficiente Fallas del equipo Tiempo ocioso Acceso a personal no autorizado
TCNICAS
Fijar polticas y procedimientos claramente establecidos que garanticen una razonable organizacin, segregacin de funciones y seguridad en el proceso electrnico de datos, conforme a los criterios de la direccin
La dependencia dispone de planes a corto y largo plazo relacionados con el procesamiento electrnico de datos y su coordinacin con os panes generales de la entidad.
Procesos en desacuerdo con los objetivos Aplicaciones innecesarias e ineficientes Conflictos entre polticas y procedimientos.
Las facturas, ajustes y cobros se registran adecuada y oportunamente en las cuentas individuales de clientes Los saldos de las cuentas por cobrar deben
Carencia de informacin sobre el estado de cuenta de cada cliente Saldos ficticios Ajustes no autorizados Relacin de saldos con datos no reales
Elaborar manuales de polticas y procedimientos de las diferentes actividades del centro de procesamiento electrnico de datos incluyendo la coordinacin con los planes, polticas y programas de la entidad La entidad debe llevar el registro para cada cliente en tarjetas individuales que reflejen las facturas, ajustes y cobros Efectuar: Revisiones peridicas d
verificarse y evaluarse peridicamente, as como las transacciones relacionadas
Los servicios prestados y envos de mercancas deben ser facturados conforme a los ajustes en las facturas por rebajas, descuentos y devoluciones de mercancas, deben estar debidamente autorizados
Adelantar estudios previos tendientes a la aceptacin y clasificacin de los clientes o usuarios para el otorgamiento de crditos
Decisiones basadas en informacin errnea Cancelacin de cuentas por cobrar con manipulacin de cobro Incapacidad para cumplir el plan de entregas o el nivel de calidad especificado en los pedidos Entregar pedidos o prestar servicios a clientes que han excedido su lmite de crdito Entrega inoportuna de mercanca o prestacin de servicios Generar facturas que se procesan como autnticas con manipulacin posterior de los registros Facturar cantidades a precios inferiores o superiores a los autorizados Facturar sin registrar en cuentas por cobrar con sustraccin de la cantidad cobrada Crditos por devoluciones, rebajas, garantas u otros ajuste de ventas ficticias. Ajustes no autorizados en facturas Los estudios inadecuados para el otorgamiento de crditos ocasionales Concesin de crditos a cliente no solventes Concesin a clientes
los mtodos y formas de utilizacin para las realizaciones, acumulaciones y cancelaciones Anlisis por antigedad de las cuentas por cobrar Procedimientos a seguir para las cuentas atrasadas
Se debe disponer de un adecuado sistema de control que asegure que todos los envos o servicios prestados estn debidamente facturados por las cantidades realmente expedidas y a los precios autorizados teniendo en cuenta las variaciones de los mismos para efectuar los ajustes correspondientes.
Debe elaborarse un instructivo para la obtencin de crditos que describa los procedimientos y requisitos de
Para producir un despacho de mercancas u obtencin de un servicio los clientes o usuarios deben hacerlo a travs de una solicitud debidamente aprobada y autorizada conforme a los criterios de la direccin
que no llenan requisitos Concesin a clientes o usuarios no autorizados Aprobacin de crditos a clientes que no han cumplido con obligaciones anteriores Aceptacin de un pedido de venta comprometiendo a la entidad en precios desventajoso u otras condiciones inaceptables Embarcar mercancas o prestar servicios en cantidades equivocadas o a personas o usuarios que no corresponden
aprobacin, aceptacin, entrega y forma de pago
Determinar las polticas y procedimientos por escrito que definan los documentos, aprobaciones y autorizaciones que se requieran para despachar los pedidos o prestar los servicios solicitados.
AUDITORIA OPERACIONAL DE OTORGAMIENTO DE CRDITO Concepto y alcance de la operacin de otorgamiento de crdito La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que realiza una empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas condiciones y caractersticas que regulan su recuperacin Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de otorgamiento de crdito, se integran:

Participar en la fijacin de objetivos y polticas de crdito Intervenir en el establecimiento de metas corto y largo, que significa la cuantificacin de los objetivos establecidos Planear los recursos humanos y materiales que deben incorporarse a esta operacin para alcanzar las metas establecidas Tramitar las solicitudes de crdito de clientes potenciales Establecer lmites de crdito a las clientes Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas generales Establecer y actualizar permanentemente los archivos de los clientes Mantener informacin sobre las condiciones generales del mercado crediticio Informar oportunamente sobre los niveles generales de crdito mantenidos en la empresa
Objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito Tiene como objetivo promover la eficiencia de las actividades que integran esta operacin. La eficiente operacin de otorgamiento de crdito puede ser examinada considerando, entre otros:

El apego a las polticas de crdito Que el otorgamiento de crdito se realice con el menor tiempo posible Que existe un adecuado equilibrio de las caractersticas de crdito ofrecido por le empresa Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los lmites planeados de crdito Que las cuentas incobrables sean mnimas Que le costo de la operacin de otorgamiento de crdito sea el mnimo posible
Metodologa A continuacin se comentan algunos aspectos particulares que se consideran de inters

Familiarizacin Ser necesario conocer la estructura de la organizacin de crdito y la ubicacin organizacional del rea de cobranzas, as como las relaciones con ventas embarques y contabilidad Anlisis de la informacin financiera y operativa Obtencin y anlisis de la informacin que se considere necesaria para formarse un juicio adecuado de la situacin operacional de los crditos Entrevistas Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de otorgamiento de crdito Deber entrevistarse tambin las personas de otras reas relacionadas, tales como:

Al Al Al Al Al
personal personal personal personal personal
de cobranzas de facturacin de ventas de contabilidad de procesamiento
Examen de la documentacin e investigaciones especficas El auditor deber examinar la documentacin que considere necesaria y efectuar los estudios e investigaciones que se estimen pertinentes para obtener suficientes elementos de juicio A continuacin se describen algunos de ellos:

Solicitar el manual de sistemas y procedimientos Seleccin y estudio de los crditos De acuerdo con los estratos que clasifiquen los clientes en funcin de importancia, seleccionar los ms representativos de cada uno de los plazos de crdito cometidos Estudio de los motivos que originan la cancelacin de cuentas incobrables Anlisis de tiempo promedio requerido para la autorizacin de los crditos Anlisis de las horas requeridas para el proceso (hombre mquina) para determinar la conveniencia de utilizar, ampliar, modificar y subsistir equipo electrodomsticos o electrnicos
Diagnstico Recapitulacin y reverificacin de hallazgos Una vez estudiada y analizada la operacin se har resumen de los problemas y fallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten El resumen se sujetar a una nueva verificacin para separar con mayor precisin los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico definitivo Discusin de las observaciones con los involucrados De discutirse con los interesados el borrador del informe con objeto de afinar la interpretacin del auditor
AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS Concepto y alcance de la administracin de inventarios La administracin de inventarios es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias (materia prima, productos semielaborados y terminados) para produccin y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesarias, a costos ptimos Objetivo de la auditora operacional de la administracin de inventarios Es examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades para mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa Familiarizacin El auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legal en que se desenvuelve

Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos Estructura organizacional de las reas o departamento relacionados Caractersticas de los artculos de la empresa Importancia de los inventarios con relacin a la situacin financiera de la empresa Recomendaciones o sugerencias de auditoras Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicacin y caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los inventarios
Investigacin Anlisis de informacin financiera operativa
El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de la situacin operacional de los inventarios, como estadsticas de consumo, composicin de existencias Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin recabada
Entrevistas Mediante entrevistas el auditor deber
Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operacin de los inventarios
Examen de documentacin e investigaciones especficas Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de informacin y en las entrevistas A continuacin se mencionan algunas de ellas:

Analizar los manuales de sistemas y procedimientos Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su funcionalidad Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de informes que se elaboran Elaborar en su caso, diagramas de flujo que demuestren grficamente la secuencia que sigue la operacin en sus diferentes fases Investigar los procedimientos presupuestarios existentes Analizar las ventajas y desventajas Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad Determinar los costos administrativos de manejo Investigar las tcnicas de almacenaje Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad Determinar la suficiencia de coberturas de seguros que protejan los inventarios en caso de siniestros Identificar excesos o necesidad de espacios para almacenaje, movimiento y distribucin de mercancas Estudiar finanzas e incidencias
Diagnstico Resumen de observaciones y discusin previa 1. Conceptualizar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluadas en su conjunto, considerando los siguientes aspectos

Asegurar que se trate de problemas cuya solucin es factible Cuantificar o estimular el impacto que tiene en la operacin y resultados de la empresa Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos Considerar el costo beneficio de los cambios o mejorar a sugerir Asignar a las recomendaciones prioridades para la implantacin
Informe A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que puede informarse:

Falta de definicin, carencia o cumplimiento de objetivos y polticas para la operacin de inventarios Fallas en la estructura orgnica del departamento de inventarios Deficiencia en el control fsico Falta en la planeacin de requerimientos de materiales Niveles de inventario ptimo de la administracin de los mismos Inadecuada coordinacin del rea de inventarios con las reas de compras, mercadotecnia, etc. Desconocimiento del costo de ordenar y mantener el inventario Inadecuada informacin para toma de decisiones Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y finanzas Falta de manuales de operacin
AUDITORIA OPERACIONAL DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE INFORMACIN Conceptos y alcance de los sistemas administrativos de informacin La calidad de los sistemas administrativos de informacin radica en:

Exactitud durante el proceso y en la obtencin de informacin sobre las diferentes operaciones Oportunidad en que se logra el proceso de datos Enfoque de la informacin, atendiendo las necesidades del usuario final Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los sistemas administrativos de la informacin
Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos:

Sistema de proceso de transacciones Sistema de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo en, las decisiones Las siguientes tcnicas pueden considerarse de aplicacin general para lograr que la informacin de cualquier sistema tenga la calidad requerida por los usuarios Comparacin de la informacin Detencin de la informacin relevante Anlisis e interpretacin de la informacin
Objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos

Evaluar el contenido y presentacin de los informes Propones planes de accin especficos para mejorar la calidad de la informacin que se obtiene Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las carencias de informacin importante para la administracin de la entidad econmica Estudiar la relacin costo beneficio que representa para la empresa el proceso de datos y la obtencin de reportes
Familiarizacin Ser necesario conocer la estructura organizacional de operacin y los sistemas de organizacin tiene instalados para obtener informacin. Tambin es necesario un conocimiento profundo de las actividades que se realizan, los procedimientos de planeacin y ejecucin de los trabajos, el estilo gerencia en prctica y en general, todos aquellos datos que afectan la operacin
Visita a las instalaciones No se debe olvidar que el principal objetivo de las instalaciones es el de obtener un conocimiento detallado de la forma de operacin de la entidad e involucrarse an ms con sus polticas, administracin y procedimientos de control Investigacin inicial En la investigacin preliminar conviene determinar cmo se lleva a cabo la planeacin de las operaciones con el objeto de identificar el grado del detalle y la calidad de los procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situacin financiera del futuro. Adems en la investigacin inicial se deber obtener informacin general sobre la calidad de la informacin que proporcionan los actuales sistemas administrativos de informacin. Investigacin y anlisis Dentro de esta etapa de investigacin y anlisis, tiene relevancia la obtencin de ejemplos de la informacin que se genera en el proceso de planeacin estratgica Para documentar los ejemplos de informes recopilados se recomienda disear un papel de trabajo el cual puede ser llamado inventario de informes que incluya

Nombre del informe Breve explicacin del objetivo Utilizacin del informe Breve explicacin del contenido Frecuencia de preparacin Persona responsable de su elaboracin Distribucin del informe Medio que se utiliza para su obtencin Formatos del informe
Para realizar el anlisis de la informacin recolectada se recomienda lo siguiente:

Evaluar detalladamente la calidad de la informacin Evaluar la presentacin que se utiliza para los informes Evaluar en forma preliminar la carga de trabajo de personal Determinar el costo de la informacin y evaluar la relacin costo / beneficio Evaluar la facilidad para recuperar los archivos que son base para la informacin
Evaluar si los medios que se utilizan para almacenar los reportes son adecuados y cumplen con su fin Evaluar si la distribucin que se realiza de los diferentes reportes que se emiten es la adecuada Evaluar las inquietudes de cambio de personal Evaluar si existen requerimientos de informacin adicional que deban incluirse en los sistemas
Diagnstico El auditor operacional deber asegurarse de la validez de los puntos detectados en el anlisis. No deber perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales debern de ser prcticas y realistas Elaboracin y discusin del informe En esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la revisin. En trminos generales se puede indicar que un informe de auditoria operacional debe contener:

Introduccin Resumen de la situacin relativa a los sistemas administrativos Conclusin general Plan de accin sugerido para levar a cabo las mejoras y cambios a los sistemas administrativos
Conceptos asociados a la informacin que requieren las empresas
Relativo a las finanzas: Informar acerca del cumplimiento del plan estratgico Proporcionar informacin sobre el manejo y utilizacin del efectivo Informar acerca de la situacin que guarda la cartera, incluyendo datos sobre antigedad de saldos Analizar la funcin de produccin en la empresa Informar sobre la sustitucin de activos fijos en la empresa Anlisis financiero de la situacin de la empresa Informar sobre la situacin que guarda la inversin de los accionistas en la empresa Informa acerca de la rentabilidad de la empresa Considerar la necesidad de informar por reas de responsabilidad Relativos a la maquinaria y los equipos Caractersticas fsicas de la maquinaria Estudio del estado tecnolgico que guarda la maquinaria que se utiliza en la planta

Anlisis de los proyectos de erogaciones adicionales para compra o renta equipo Estudios sobre programas de inversin Mtodos de trabajo Relativos a la funcin de productos y al mantenimiento de inventarios Situacin de las rdenes de venta por surtir Situacin de las rdenes de compra por recibir Respuesta desarrollo de los proveedores Posicin de inventarios y s rotacin Relativos a los productos o servicios que ofrece la compaa Anlisis sobre el momento que pasa la compaa en funcin del ciclo de vida sus productos Evaluacin de la competencia Anlisis de las reclamaciones a las garantas Rentabilidad y contribucin de las lneas de productos Informacin sobre el costo / beneficio de programas de investigacin Informacin sobre nuevos productos Relativos a la funcin de mercadeo Estadsticas de ventas Situacin de inventario en poder de clientes Rentabilidad por cliente, por distribuidor y por rea geogrfica Efectividad de las fuerzas de ventas Situacin de servicio al cliente Participacin en el mercado y fuerzas que intervienen Relativos a los costos Anlisis de los costos de produccin Desviaciones en funcin a costos determinados Efectos de los costos de la capacidad no utilizada Anlisis de los suministros y faltantes de inventario Estructura de precios de los productos en funcin a los costos Estudio sobre ventajas de comprar parte de la produccin en vez desarrollarlos internamente Estudio sobre las cantidades econmicas de recompra Relativos a la planeacin de los recursos humanos Nmeros de empleados y obreros Anlisis de rotacin de personal Anlisis de relaciones sindicales Anlisis de los puestos vacantes que existen en la organizacin Otros conceptos importantes Factores externos tales como la medicin de las condiciones econmicas y efecto de operacin en la empresa Presupuestos y programas a largo plaza
de
de
de
su
AREA DE AUDITORA FINANCIERA OBJETIVOS
RIESGOS
Deben estar plenamente definidas e identificadas las funciones y actividades de la auditora interna.
Que se realicen funciones y actividades de control por personal diferente a los responsables del ejercicio de la auditora interna Que se desvirtu la filosofa y objetivos del auditaje en el ejercicio de control Que se d al auditaje una aplicacin diferente a la de su funcin de control
TCNICAS Que exista un manual que describa las funciones que corresponde ejercer a la auditora interna Que exista pleno conocimiento de las funciones que deben ejercer los funcionarios de la auditora interna Establecer un grupo de funcionarios idneos y capacitados para aplicar los procedimientos y tcnicas de control Que la unidad de auditora interna est ubicada como oficina staff de la alta direccin Evitar el grado de subordinacin y dependencia con las dems unidades de la administracin. Aplicacin y tcnicas que contribuyan a la obtencin de resultados confiables y razonables Debe existir procedimientos para validar los datos antes de ser procesados Instalaciones adecuadas
La unidad de la administracin que cumple las funciones de auditora interna debe estar ubicada al ms alto nivel dentro de la estructura orgnica de la entidad
Llevar a cabo una edicin y una validacin adecuada de los datos de entrada El acceso y mantenimiento de registros, archivos,
Que no est ubicado en el nivel que le corresponde perdiendo importancia en el desarrollo de sus funciones Depender o estar subordinado a las unidades de la administracin a los cuales le ejerce el control Que los pronunciamientos emitidos por la auditora interna como resultado de control pierdan objetividad e independencia La no razonabilidad de los datos en cuanto a nmeros y cantidades Recibo de transacciones no requeridas en el proceso Registros perdidos y/o alterados
con
cdigos de identificacin, reas de procesamiento, tipos de transacciones y ciertas terminales, deber ser permitido solamente al personal responsable
Violacin de normas Reporte incorrecto de datos para la administracin y otros usos.
medidas apropiadas de seguridad Controles fsicos en el lugar Prenumeracin de documentos Numeracin de los reportes Aprobacin de procedimientos por parte de la administracin Uso de sistemas computarizados modernos para procesar transaccionales Diseo de formatos expresamente para el procesamiento Eliminacin de pasos manuales innecesarios
Los procedimientos usados para el procesamiento electrnico de datos deben ser econmicos y eficientes
Tcnicas empleadas para promover la razonable seguridad de que el diseo y desarrollo de nuevas aplicaciones de sistemas sea autorizado y aprobado por las dependencias usuarios y por la administracin del procesamiento electrnico de datos
Los controles sobre el mantenimiento de aplicaciones necesarias para preservar los sistemas
Que se incurra en costos excesivos al operar los sistemas de procesamiento. Que fondos necesarios para programas tengan que ser empleados para pagar los costos de procesamiento Procesos no solicitados y/o autorizados El personal del procesamiento de datos puede no comprender las necesidades de los usuarios Se pueden desarrollar sistemas que ejecuten clculos incorrectos, preparen reportes errneos o causen otros errores de procedimiento Los sistemas pueden ser diseados con controles inadecuados en los programas de aplicaciones El procesamiento puede ser ejecutado incorrectamente y los programas desarrollados
La participacin de la administracin y usuarios es requerida en el diseo, desarrollo, prueba y conversin de aplicaciones sistemas nuevos o modificados
Definir procedimientos para la iniciacin de una solicitud de modificacin y su

desarrollados, prevenir la prdida o destruccin accidental de programas, la introduccin intencional de cambios no autorizados a programas
de computador pueden ser alterados, borrados a volverse inoperables Se pueden implementar modificaciones a programas para perpetuar y facilitar el fraude
autorizacin
MATRIZ DOFA FORTALEZAS 1. 1. DEBILIDADES
OPORTUNIDADES 1. 1.
ESTRATEGIAS FO 1.
ESTRATEGIAS DO
AMENAZAS 1. 1.
ESTRATEGIAS FA 1.
ESTRATEGIAS DA
MATRIZ DE ANLISIS DEL RIESGO GENERAL DEL NEGOCIO RIESGO NIVEL DE RIESGO SIGNIFICATIVIDAD DE RIESGO FACTORES DEL RIESGO Y DU IMPORTANCIA
ALTO
MUY SIGNIFICATICO
MEDIO
SIGNIFICATIVO
ALTO
MUY SIGNIFICATIVO
MATRIZ DE ANLISIS DEL RIESGO ESPECFICO PROCESO NIVEL DE RIESGO SIGNIFIC ATIVIDA DE RIESGO FACTOR DE RIESGO CAUSA DE RIESGO EFECTO DE RIESGO TCNICA DE CONTROL
ALTO
MUY SIGNIFIC ATIVO
ALTO
MUY SIGNIFIC ATIVO
MATRIZ DE ANLISIS DEL RIESGO GENERAL DE LA AUDITORA RIESGO NIVEL DE RIESGO SIGNIFICATIVIDAD DEL RIESGO FACTORES DEL RIESGO Y SU IMPORTANCIA
ALTO
MUY SIGNIFICATIVO
ALTO SIGNIFICATIVO
ALTO
MUY SIGNIFICATIVO
ALTO
MUY SIGNIFICATIVO
ALTO
SIGNIFICATIVO
BIBLIOGRAFA Becerra Jimnez Germn, (1986). Procesamiento automtico de datos P.A.D y auditora de sistemas Mantilla Blanco, Samuel instrumentos financieros Alberto, (1998). Control interno de los nuevos
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, (1997). Auditora Operacional Blanco Luna, Yanel, (2001), Manual de Auditora y de Revisora Fiscal
AGREMIACIONES FEDERADAS
Asociacin de Contadores Pblicos del Valle del Cauca - ADECONTA
Asociacin de Contadores Pblicos de la Guajira

Asociacin de Contadores Pblicos de Risaralda Asociacin de Contadores Pblicos del Bolvar Asociacin de Contadores Pblicos del Huila Asociacin de Contadores Pblicos de Tolima - ASOCOLTA Centro de Contadores Pblicos de Manizales Colegio de Contadores Pblicos del Nario I.N.C.P Antioquia I.N.C.P Atlntico I.N.C.P Cundinamarca I.N.C.P Valle Fundacin Contadores Pblicos Unidos por Colombia Cali Asociacin de Revisores Fiscales - Ccuta
E-mail: fedecop@emtelsa.multi.net.co
Carrera 24A # 56 58 PBX 8 85 85 90 A.A 604

E mail: aice@emtelsa.multi.net.co Manizales - Colombia
Desarrollo, Productividad, Interdisciplinariedad
Calle 71 No. 11-10 Of. 203 - Tel (091) 3 45 18 47 - Fax (091) 2 11 61 46 E-mail: samuel@b-manga.multi.net.con Bogot Colombia
EL FORO DE LOS CONTADORES PBLICOS
Cartagena de Indias, Septiembre 4,5,6 y 7 de 2.002
Convoca FEDECOP
Organiza ADECONTA
Invita CONFECOP

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XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

FEDERACIN DE CONTADORES PBLICOS DE COLOMBIA

CARTA FEDECOP No. 7

AUDITORA OPERACIONAL C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

HCTOR JAIME CORREA PINZN

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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(2) Estudio de la gestin Administrativa:

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Diagnstico

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

(C) Elaboracin del informe: Elaborado el borrador al auditor deber proceder a:

Discusin del borrador con los involucrados. Informe definitivo

Estructura: Debe incluir los tres siguientes elementos:

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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Recomendaciones prcticas para elaborar informes:

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Diagnostico Resumen y discusin previa de los problemas detectados:

Discusin de las recomendaciones con los interesados

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

Que exista una adecuada operacin con las operaciones afines

personal personal personal personal

de ventas de embarques de contabilidad de relaciones y servicio a cliente

3. Examen de documentacin e investigaciones especficas: Deber analizar entres otros:

C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

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C.P HCTOR JAIME CORREA PINZN

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL

DIAGNSTICO DE CONTROL INTERNO CRDITO Y COBRANZAS OBJETIVOS RIESGOS

Los informes deben preparase peridicamente en su oportunidad y con exactitud

Establecer polticas y procedimientos descriptivos para la preparacin y elaboracin de la informacin financiera

Ejercer el control interno para determinar el

XIX SIMPOSIO SOBRE REVISORA FISCAL