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ADMINISTRACIN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA

ELABORACIN Elaborado por: Patricia Eugenia Gmez Escobar Cargo: Profesional Universitario

REVISIN Revisado por: Rafael Lpez Hoyos Cargo: Secretario de Despacho

APROBACIN Aprobado por: Rafael Lpez Hoyos Cargo: Secretario de Despacho

PROCEDIMIENTO

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO.....................................................................................................................3 2. ALCANCE ..................................................................................................................3 3. DEFINICIONES..........................................................................................................3 4. NORMATIVIDAD........................................................................................................5 5. CONDICIONES GENERALES ...................................................................................5 6. CONTENIDO..............................................................................................................7 7. REGISTROS DE CALIDAD......................................................................................18 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .........................................................................18 9. ANEXOS ...................................................................................................................18

PROCEDIMIENTO

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1. OBJETO Este procedimiento tiene por objeto mantener todos los equipos que hacen parte de la infraestructura tecnolgica de la entidad operando en ptimas condiciones, como servidores, redes, acceso a internet. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para todo la Administracin Central Departamental, incluye la participacin directa de la Secretara de Servicios Administrativos. 3. DEFINICIONES 3.1 INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA Se entiende por infraestructura tecnolgica al conjunto de todos los elementos tecnolgicos hardware y software: servidores, computadores, porttiles, impresoras, switches, routers, firewall, escaners, cableado estructurado, cpu`s, software informtico, equipos de comunicacin, internet, red lan. 3.2 BASES DE DATOS Conjunto de informacin almacenada en memoria auxiliar que permite acceso directo y un conjunto de programas que manipulan esos datos. 3.3 CLAVE Contrasea, password. Conjunto finito de caracteres que forman una palabra secreta que sirve a uno o ms usuarios para acceder a un determinado recurso. 3.4 HARDWARE Es la parte fsica de cualquier dispositivo electrnico o informtico, es usual que sea utilizado en una forma ms amplia, generalmente para describir componentes fsicos de una tecnologa, incluyendo equipos de cmputo, perifricos, redes, cableado y cualquier otro elemento fsico involucrado. 3.5 INTERNET

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Conjunto descentralizado de redes de comunicacin interconectadas, que utilizan la familia de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes fsicas heterogneas que la componen funcionen como una red lgica nica, de alcance mundial. Los "servicios de Internet" soportan los usos ms comunes, navegacin por pginas web, correo, descarga de archivos, entre otros. La Internet es utilizada cada da ms como el nexo de unin de una gigantesca red de mquinas que dialogan e interactan entre s, parecindose cada da ms a un sistema de cmputo distribuido de dimensiones planetarias. 3.6 LOG Son archivos que registran actividades y movimientos de un programa. Estos archivos son simplemente archivos de texto. Su misin es la de registrar todos los sucesos. 3.7 PROCESO En informtica un proceso consiste en un conjunto de instrucciones de un programa destinadas a ser ejecutadas. 3.8 SERVIDOR En informtica, un servidor es una computadora que, formando parte de una red, provee servicios a otros denominados clientes. 3.9 SOFTWARE Se refiere al equipamiento lgico de un computador, est compuesto por todos los aplicativos y licencias que estn instalados en cada uno de los equipos de cmputo del ente departamental. 3.10 RED LAN Es un sistema de comunicaciones capaz de facilitar el intercambio de datos informticos entre grupos de computadoras y usuarios. 3.11 USUARIO Persona con permisos para acceder a los recursos de una red LAN.

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4. NORMATIVIDAD Ley 23 de 1982. Ley 44 de 1993. Ley 527 de 1999. Normas ANSI. ISO. IEEE para cableado UTP

5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIN PROCESO: Servicios Administrativos. SUBPROCESO: Tecnologas de la Informacin. 5.2 INTERRELACIONES PROVEEDOR: Secretara de Servicios Administrativos, Administrador de servidores. CLIENTE: Todos Departamental. los servidores pblicos de la Administracin Central

5.3 RIESGOS Y CONTROLES 5.3.1 Riesgos


-

Extravi de licencias al venir mal adheridas al equipo. Medios de instalacin no entregados fsicamente por parte del proveedor. Problemas en la activacin de las licencias por uso de la clave. Inventario mal elaborado debido a la informacin recogida y su mala actualizacin. Movimiento o traslado de equipos por parte de los funcionarios sin aviso al rea de sistemas. Virus que se propagan a travs de descargas que hagan los usuarios. Virus que se propagan a travs de la red por el uso de memorias USB. Visita a pginas no aptas. Uso de aplicaciones que consuman demasiado ancho de banda. Ausencia de servicio por falla del servidor o del proveedor. Fallas en la salida de llamadas internas y externas por cada del sistema.

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-

Equipo sin las caractersticas apropiadas para ejecutar un proceso. Comunicacin interrumpida entre los usuarios y las Bases de Datos. No compartir los recursos de la red. No cambio peridico de las claves de acceso a la red LAN. Prstamo de cuentas de usuario a otras personas. Funcionarios con sus cuentas de acceso a las base de datos, o diferentes aplicativos sin la debida Autorizacin o que utilizan cuentas de usuario de funcionarios retirados de la administracin. Reutilizacin de los equipos y elementos dados de baja unas vez dispuestos en la bodega del Almacn Departamental.

5.3.2 Puntos de control


-

Equipos actualizados. Migracin de aplicativos a equipos ms robustos. Inventario de las licencias existentes, verificacin de entrega de los medios de instalacin, confidencia con las claves de las licencias y registro de activaciones realizadas por equipo. Revisin permanente y continua actualizacin del inventario. Se debe enviar solicitud al rea de Sistemas a travs del software mesa de ayuda, cuando se requiera un traslado de equipos para que un funcionario de sistemas est presente en el traslado, lo realice e inmediatamente tome la anotacin para actualizar la hoja de vida del equipo trasladado. Restringir, monitorear y controlar el tipo de descargas que realizan los usuarios. Bloqueo de puertos usb mediante software por funcionarios del rea de Sistemas. Mantenimiento preventivo a infraestructura, como a la planta telefnica. Cambio de contraseas peridicamente. Verificaciones peridicas de propiedad de cuentas de usuario. Deshabilitar cuentas de usuarios retirados de la entidad mediante solicitud de paz y salvo (F-SAD-24) de usuarios y contraseas expedido por el Area de Sistemas. Aplicacin por parte del Almacn Departamental del procedimiento legal para la disposicin de los bienes y elementos dados de baja.

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6. CONTENIDO 6.1 ADMINISTRACIN DE SERVIDORES


No. 1 2 3 4 5 6 DESCRIPCIN Actualizar las herramientas de seguridad. Supervisar los procesos internos (seguridad, sistema, de aplicacin, de servicios, entre otros). Chequear log de seguridad, del sistema, de aplicacin. Verificar ingreso de usuarios. Verificar procesos internos del servidor, cantidad de recursos consumidos. Realizar mantenimiento lgico y fsico. PRODUCTO Servidor actualizado Equipo funcionando correctamente Mantenimiento fsico / lgico realizado Numero de ingresos Procesos en ejecucin Mantenimiento fsico/lgico realizado RESPONSABLE TIEMPO Continuo Continuo Profesional Universitario Continuo Continuo Continuo 1 da

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6.2 ADMINISTRACIN DE LA RED DE VOZ Y DATOS
No. 1 2 3 4 DESCRIPCIN Monitorear el funcionamiento de la red, servicios, servidores, Swichs, puntos de datos. Verificar y monitorear las conexiones fsicas de los equipos. Realizar pruebas, evaluar y verificar las conexiones lgicas y su correcta conexin. Analizar los problemas presentados, se identifica el rea afectada y se le realiza el diagnostico correspondiente, se analiza los centros de cableado, puntos de red, equipos. Identificar el dao presentado en la red, es interno o externo. Si es externo, solicitar al proveedor la atencin del servicio. Identificar, en caso de dao interno, si es de Software, realizar reparacin, si es de Hardware reemplazar las piezas o equipos. Verificar si la garanta esta vigente, si hay que cambiar alguna pieza o equipo. Adelantar el procedimiento de Mantenimiento preventivo y/o correctivo PRODUCTO Red funcionando correctamente Equipos conectados correctamente Conexin correctas Diagnstico de red Problema externo identificado Problema interno identificado Verificacin de la Garanta Procedimiento aplicado

RESPONSABLE Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario

TIEMPO 1 hora 1 hora 1 hora

2 horas

5 6 7 8

1 hora 2 horas 1 da 1 da

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6.3 ADMINISTRACION, CREACION Y ELIMINACION DE CUENTAS DE USUARIOS EN EL SERVIDOR DE DOMINIO


No. 1 DESCRIPCIN PRODUCTO RESPONSABLE Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario TIEMPO 20 minutos 5 minutos 1 hora Continuo

2 3 4

Ingresar equipos, usuarios y realizar Equipos y cambio de contraseas en el servidor de usuarios dominio. operando dentro de la red LAN Solicitar al usuario cambiar la clave al Usuario con su ingresar al sistema por primera vez. propia clave de acceso Configurar equipo de cmputo, despus de Equipo listo para crear el usuario. operar Eliminar y/o desactivar cuentas de usuarios Desactivacin de que dejen de laborar en la entidad. cuentas

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6.4 ADMINISTRAR PLANTA TELEFONICA


No. 1 2 3 DESCRIPCIN Recibir induccin, capacitacin, claves de acceso y manuales de usuario para la administracin de la planta telefnica. Monitorear continuamente la planta telefnica, verificando que el servicio funcione correctamente. Configurar y habilitar extensiones, puntos de voz. PRODUCTO Induccin manejo planta telefnica Servicio operando correctamente Extensiones funcionado adecuadamente y puntos habilitados RESPONSABLE Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario TIEMPO 1 hora 1 hora

1 hora

Realizar cambios en la configuracin que Operadora permita los cambios de mensajes de la automtica con operadora automtica, permitir o restringir la gua la salida de las extensiones segn su adecuada, categora de acuerdo a las directrices de la servicio Direccin de Asuntos Administrativos. autorizado

Profesional Universitario

1 hora

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6.5 ADMINISTRAR EL CANAL Y LA RED INALAMBRICA DE INTERNET


No. 1 2 3 4 DESCRIPCIN PRODUCTO RESPONSABLE Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario TIEMPO 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora

Revisar peridicamente el servicio de Servicio internet. Equipos de conectividad (Router, Operando firewall). Realizar las pruebas correspondientes en Prueba caso de que no haya servicio. realizada Revisar las conexiones del proveedor, si el Diagnostico problema es externo. realizado Solicitar soporte tcnico al proveedor, en caso de que el problema no sea Soporte tcnico solucionado. Recibir a los tcnicos de la empresa proveedora del servicio en caso que Revisin tcnica tengan que realizar visita a sitio. Informar a los usuarios internos, si el Servicio problema fue resuelto. restablecido Realizar la interventora al contrato suscrito entre la entidad y la empresa Actividades de proveedora del servicio. Interventora Recibir solicitudes de puntos de internet enviadas a la Secretara de Servicios Administrativos mediante solicitud por medio del software mesa de ayuda Solicitud de realizada a travs del usuario Secretario servicio de Despacho o Jefe de Oficina, o un oficio firmado por el Secretario de Despacho o Jefe de Oficina, comentando la necesidad del servicio. Verificar la necesidad del servicio y Verificacin en autorizar o no el uso del mismo. sitio Asignar la direccin IP por DHCP, de ser Equipo con autorizado, y actualizar la base de datos de salida a internet usuarios de internet Hacer seguimiento permanente sobre el Auditora de uso que el servidor pblico le est usuarios haciendo al internet

5 6 7

1 hora 1 hora Continuo

Servidores pblicos

2 horas

9 10 11

Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario

2 horas 1 hora Continuo

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6.6 ADMINISTRACION DEL CORREO ELECTRONICO


No. 1 DESCRIPCIN Verificar permanente el servicio de correo para determinar si est funcionando correctamente. PRODUCTO Servicio operando RESPONSABLE Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario TIEMPO 1 hora

2 3 4 5 6 7 8 9

Solicitar soporte, a la empresa proveedora en caso de que se presenten fallas Soporte solicitado externas. Verificar y coordinar con el proveedor del Diagnstico de la servicio las fallas presentadas. falla Crear cuentas de correo segn solicitud realizada por los servidores pblicos, a Cuentas creadas travs de la correspondiente herramienta. Configurar los correos en los equipos Correos correspondientes. configurados Realizar las pruebas de transmisin y Pruebas recepcin de mensajes a travs del correo. realizadas Orientar al usuario sobre el manejo del Usuario correo y las diferentes formas de ingresar. capacitado Eliminar los correos no utilizados. Correos depurados Cambiar claves para el ingreso al correo, Clave segn sea el caso (olvido de la clave, actualizada seguridad).

1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora 1 hora

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6.7 INVENTARIO DE HARDWARE
No. 1 DESCRIPCIN Comunicar a las dependencias el da y la hora que se realizar el levantamiento de inventarios. Elaborar y reproducir los formatos para la recoleccin de la informacin. Comunicar y coordinar con los usuarios la hora en que se realiza la visita. Realizar la recoleccin de la informacin, anotando todas las caractersticas de los equipos y su estado en el formato correspondiente y alimentando el software mesa de ayuda Inventario de equipos. Ordenar el retiro de equipos, impresoras y dispositivos personales que los funcionarios instalan en las dependencias. Actualizar base de datos (inventario de hardware y software) de acuerdo con informacin recogida. Generar los informes actualizados de los inventarios. Solicitar al Almacn General la relacin de equipos activos y dados de baja. Realizar depuracin de listados conjuntamente con el Almacn General, en caso de existir diferencias, siguiendo los procedimientos de Almacn. PRODUCTO Dependencias informadas Formatos generados Usuario informado

RESPONSABLE Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario

TIEMPO 2 das 2 das 2 das

2 3 4

Hoja de vida actualizada

Profesional Universitario

25 das

Base de datos actualizada Informe Generado Relaciones enviadas Inventarios depurados

Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario

5 das

6 7 8

2 das 1 da

5 das

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6.8 ADMINISTRACION DE LICENCIAS


No. 1 DESCRIPCIN Verificar, al momento de recibir equipos nuevos, la legalidad de las licencias del software preinstalado (Sistema Operativo y Office). Verificar que las licencias instaladas correspondan con las que se compraron y que estn debidamente registradas. Actualizar el inventario de software en el Aplicativo mesa de ayuda cada que se adquieran Nuevos programas licenciados as como cuando se dan de baja equipos PRODUCTO Equipos con software legal Equipos con software legal Inventario actualizado RESPONSABLE Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario TIEMPO

1 hora

2 3

1 hora

2 horas

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6.9 ADMINISTRAR EL ANTIVIRUS CORPORATIVO


No. 1 Administrar corporativo. DESCRIPCIN consola del antivirus PRODUCTO Actualizaciones realizadas Agentes instalados Equipos con agentes actualizados Diagnostico de equipo RESPONSABLE Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario TIEMPO 2 horas 2 horas 1 hora 1 hora 1 hora 2 horas 2 horas 1 da 10 das

2 3 4 5 6 7 8 9 10

Crear equipos en la consola e instalar agentes. Revisar repositorio de clientes actualizados. Determinar la causa de la no actualizacin del agente en los equipos. Revisar repositorio actualizados. de clientes no

Equipos con agentes desactualizados Realizar actualizaciones de seguridad de Sistemas los equipos (parches). actualizados en los equipos Reinstalar agente en los equipos ya Agentes actualizados. actualizados Generar reportes de los principales virus y equipos atacados. Reporte de virus Gestionar la renovacin de las licencias de funcionamiento del antivirus corporativo. Pedir soporte a la empresa proveedora o directamente con la firma duea del antivirus. Brindar soporte procedimiento a usuarios de este Aplicacin licenciada Soporte solicitado Soporte a usuarios

2 das

11

Continuo

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6.10 ADMINISTRACION DE LAS BASES DE DATOS


No. 1 DESCRIPCIN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO

Recibir solicitud por medio del software mesa de ayuda solicitudes por medio del usuario del jefe de oficina o secretario de despacho o escrita de creacin de usuario Solicitud radicada firmada nicamente por el Jefe de Oficina o Secretario de Despacho. Crear las cuentas solicitadas con los respectivos perfiles. Cuentas creadas Entregar el nombre de usuario y la clave al servidor pblico mediante el correo de intranet y enviar el manual de usuario para manejo de usuarios y contraseas.

Profesional Universitario

1 hora

2 3

Profesional Universitario

1 hora

Entrega de usuario y clave

Profesional Universitario

1 hora

Realizar verificaciones peridicas de Control de usuarios que ingresan a las Bases de acceso a bases Datos. de datos Desactivar cuentas de personas que dejan de pertenecer a la entidad o que han sido Depuracin cambiadas de puesto de trabajo de cuentas de acuerdo a paz y salvo de cancelacin de usuarios usuarios y contraseas (F-SAD-24). Realizar verificaciones peridicas de Base de datos conectividad del servidor de base de datos funcionando en y los usuarios. optimas condiciones Actualizar peridicamente la seguridad del Servidor servidor (parches, antivirus). actualizado Analizar equipo de cmputo adecuado y puntos de red. Instalar las aplicaciones cliente/servidor de la Base de datos solicitada. Anlisis de hardware y software Instalacin software

Profesional Universitario

2 horas

Profesional Universitario

1 hora

Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario

1 hora

7 8

1 hora

1 hora

2 horas

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6.11 ASESORIA EN COMPRA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA


No. 1 2 DESCRIPCIN Solicitar compra de equipos a travs de la Secretara de Servicios Administrativos. Analizar directamente en la dependencia la necesidad real de la adquisicin. PRODUCTO Carta de Solicitud Anlisis de Necesidad RESPONSABLE Secretario de Despacho o Jefe de Oficina Profesional Universitario TIEMPO 1 da

1 da

Evaluar la posibilidad de compra por rubro de funcionamiento, en caso contrario la dependencia interesada Oficio de gestiona el presupuesto por medio de Requerimiento proyectos de inversin, de ser indispensable la adquisicin. Hacer los estudios tcnicos globales que renen los requerimientos de hardware y software en su totalidad, as como las obligaciones que el contratista deber Estudios tener en cuanto a garantas y algunas tcnicos recomendaciones de carcter tcnico globales (mantenimientos, entregas, entre otros) y remitir a Servicios Administrativos para la elaboracin de los estudios previos finales. Realizar el proceso de compra por medio de alguna de las modalidades de Estudios Previos contratacin existente y de acuerdo con el valor del presupuesto. Recibir equipos de acuerdo con las Contrato caractersticas exigidas en contrato. legalizado y Recibido a satisfaccin. Proyectar liquidacin del contrato e informar al almacn para que actualice el inventario de los funcionarios. liquidacin del contrato

Profesional Universitario

5 das

Profesional Universitario

Trminos del proceso contractual

Secretario de Despacho Profesional Universitario Profesional Universitario

Trminos del proceso contractual Trminos del proceso contractual Trminos del proceso contractual

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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIN Cdigo Nombre ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN Recoleccin
Profesional Universitario Profesional Universitario

ACCESO Personal Autorizado

CONSERVACIN Tiempo de Retencin

DISPOSICIN FINAL Mtodo


Eliminacin anterior Archivo central Archivo Magntico Eliminacin anterior Archivo Magntico Archivo Magntico Archivo Magntico

Indizacin
Base de Datos Carpeta Base de Datos

Clasificacin
Consecutivo Cronolgico

No aplica Base de datos correos electrnicos No aplica Bitcora: Asignacin de usuarios y claves de Base de Datos No aplica Directorio activo de usuarios No aplica Inventario de Hardware No aplica Inventario de Licencias F-SAD-32 Copias de seguridad

Profesional Universitario Profesional Universitario

Actualizacin Permanente 2 aos

Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario

Base de datos Base de datos Base de datos Carpeta Base de datos Carpeta

Cronolgico Cronolgico Consecutivo Consecutivo

Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario

Actualizacin permanente Actualizacin Permanente Actualizacin Permanente Actualizacin Permanente

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 Manual de servidores. Manuales de sistemas operativos. Manuales de Bases de Datos. Contratos de prestacin de servicios. Fichas Tcnicas de cada equipo de cmputo e impresora. Licencias software. Formato de paz y salvo F-SAD-24

9. ANEXOS 9.1 F-SAD-32 Copias de seguridad.