Barrancabermeja, 06 de Octubre de 2012 Seores COBRES INDUSTRIALES. Atn. Sr.

Shweitzer Gerente Barrancabermeja ASUNTO: RECOMENDACIN PARA LA APLICACIN DE 14 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIN. La ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, teniendo en cuenta los principios generales de la administracin, los cuales se encuentran sustentados a partir de los diferentes escritos de Henri Fayol (1841 1925), nos permitimos emitir el informe de la necesidad que existe dentro de la empresa COBRES INDUSTRIALES, aplicar los siguientes principios de la administracin, con el fin de dar desarrollo a la disciplina administrativa. Por lo anterior solicitamos sean evaluados los siguientes aspectos: I. ANTECEDENTES 1. De acuerdo a la administracin resistente y puntual implementada desde su inicio, en la empresa COBRES INDUSTRIALES, que contempla una inalterable serie de normas de calidad y riguroso seguimiento a sus clientes, la empresa ha logrado una posicin importante en el mercado de cobre y un porcentaje significado de fuente de empleo. II. SITUACION ACTUAL 1. A partir del mes de Mayo de 2012 aproximadamente hace 5 meses atrs, se ha venido trabajando con un equipo de 5 personas, en la organizacin e implementacin de los 14 principios generales de la administracin en la empresa COBRES INDUSTRIALES, que han llevado a la misma a realizar cambios significativos en el manejo de su estructura administrativa. 2. Basados en los principios sustentados por el ingeniero y terico de la administracin de las empresas Henry Fayol, nacido en Estambul, en el ao 1841, quien es considerado el padre de la administracin moderna, por su aporte en un modelo administrativo que se basa en tres aspectos fundamentales como: La divisin del trabajo. La aplicacin de un proceso administrativo Formulacin de criterios tcnicos que deben orientar a la funcin administrativa.

Los aspectos fundamentales, se dividen en 14 principios generales, los cuales se definen a continuacin: 1. LA DIVISIN DEL TRABAJO: Este principio se aplica tanto a las operaciones tcnicas como a las administrativas, donde se obtiene como resultado la especializacin de las funciones y la asignacin de responsabilidades concretas, al personal idneo. La persona que se especializa en una tarea especfica, adquiere gran habilidad, seguridad y precisin en las labores ejecutadas, reflejados en un mejor desempeo. 2. LA AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: No hay autoridad sin responsabilidad, este principio se enfoca a la capacidad de dar rdenes y esperar obediencia de los dems. Cuando una persona desempea sus funciones del modo adecuado y con aceptacin, su poder puede convertirse en autoridad, debido a que cuenta con las cualidades personales excepcionales, que inspiran devocin y obediencia. No es colocar a una persona sobre un grupo de trabajadores de 10 personas y que ste sea temido, por esta razn debe ser una persona seleccionada con cuidado porque estar a cargo de otras. 3. LA DISCIPLINA: Para que un trabajo se realice con xito, es importante e indispensable la disciplina, as como en todo lugar se ponen reglas de trabajo, o en otras palabras, las reglas de juego, el respeto y obediencia de los subalternos a sus superiores surge por medio del establecimiento de acuerdos claros y justos entre ambas partes, los cuales una vez entendidos y aceptados proporcionan la obediencia. 4. LA UNIDAD DE MANDO: Fayol seala en este principio de unidad de mando, la incomodidad que sienten los subalternos, desde el mismo momento en que recibe rdenes por parte de dos o ms superiores, quebrantando as, el conducto regular y que conlleva a perturbar la moral de los trabajadores quienes se colocan en el dilema de obedecer o no a varios. 5. LA UNIDAD DE DIRECCIN: Este principio se basa en la departamentalizacin de la empresa, estableciendo que un solo jefe debe dirigir un solo grupo de actividades con un solo objetivo. En sntesis, no es recomendable que una coordinacin de esfuerzos y enfoques sean dirigidas por ms de un jefe, ni que un jefe dirija varios departamentos porque pueden cometer errores en el direccionamiento o puede causar confusin y conflicto de los grupos de trabajo. 6. LA SUBORDINACIN DE LOS DE LOS INTERESES PARTICULARES AL INTERS GENERAL: Se refiere a la sumisin de intereses particulares o individuales de los trabadores a los intereses de la empresa, debido a que en algunas ocasiones los intereses particulares pueden estar impulsados por el egosmo, ambicin, ignorancia, pereza y debilidades humanas contrarias al bien comn en general. 7. LA REMUNERACIN: La psicologa indica que para que haya una accin debe haber una motivacin y sin una motivacin no hay accin. La remuneracin personal debe debe ser equitativa y satisfactoria, tanto para quien la recibe como para quien la da, en retribucin al servicio prestado y para garantizar el constante esfuerzo de parte de sus colaboradores.

8. LA CENTRALIZACIN: Este principio plantea que la autoridad de la empresa funciona como el cuerpo humano, el cual es dirigido por el cerebro. La centralizacin es la autoridad en los altos rangos de la jerarqua por sectores, para una mejor organizacin en la empresa. 9. LA JERARQUA: Es el principio que estable un orden en todos los rangos de jefes de la empresa, con respecto a la comunicacin, rdenes, instrucciones, reglas, manuales y procedimientos, que empieza desde la mxima autoridad y desciende a los niveles menores de autoridad. 10. EL ORDEN: UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR. Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio, este orden es tanto material como humano. Es necesario un orden para que los trabajos no sean desorganizados, del material humano se encarga el departamento de Recursos Humanos y de las acciones monetarias el departamento de contabilidad, auditoria y de el proceso de ventas el departamento de Marketing, etc. 11. LA EQUIDAD: Amabilidad y Justicia para lograr la lealtad personal, es lo que enfatiza este principio, La Justicia puede encontrarse en el cumplimiento de los convenios establecidos y la equidad puede encontrarse en la forma de interpretar tales convenios o en la forma de suplir sus deficiencias. 12. LA ESTABILIDAD DEL PERSONAL: El personal necesita tener una estabilidad en su trabajo, no es recomendable estar mudndolo de un sector a otro, la frecuente rotacin de personal sin una adecuada planeacin y capacitacin trae graves dificultades en el rendimiento del trabajo y deteriora la motivacin del trabajador. 13. LA INICIATIVA: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el xito de este, la iniciativa de un empleado o de un jefe debe asegurarse viendo las capacidades y apoyarle para que siga adelante y alcance el xito la empresa, recordemos que el primer principio establece que son ms importantes los intereses de la empresa que los del empleado, el empleado puede sobresalir con una iniciativa pero la empresa no va a ser menos importante que esa iniciativa por ningn motivo. 14. LA UNIN DEL PERSONAL: El objetivo principal de este ltimo principio es expresar claramente que los trabajadores de la empresa deben sentirse a gusto y como si fueran un equipo, para hacer fortaleza de una organizacin. Recordemos que una hoja se puede romper pero un grupo de hojas es ms difcil de romper, es lo que Fayol indica, que una empresa debe llegar al punto en que todos se sientan cmodos trabajando. III. CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIN DE LOS 14 PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINISTRACIN. Teniendo en cuenta que la empresa COBRES INDUSTRIALES, cuenta con equipo mnimo de empleados de oficina y un mximo de personal de ventas y servicios a clientes. La administracin del personal y recursos humanos se ha limitado prcticamente al pago de nminas.

Debido a lo anterior la empresa COBRES INDUSTRIALES, no cuenta con el equipo idneo para asumir ciertas responsabilidades, en caso de faltar el gerente o dueo de la misma, lo anterior se da a la falta de jerarquizacin de los departamentos y lneas de mando para que haya un orden de centralizacin. Esta deficiencia conllevo a la desorganizacin y caos en la empresa durante su ausentismo. Otro aspecto importante a resaltar es la falta de capacitacin, motivacin y dejar actuar con responsabilidad y liderazgo a los empleados. El Empowerment busca que la empresa se base en la creatividad, auto motivacin, compromiso y responsabilidad en la actuacin diaria y en especial en la toma de decisiones rpidas y eficaces de sus trabajadores, que los lleva a tener iniciativas que busque mejoras para la empresa. Por lo anterior y teniendo en cuenta que el recurso humano es uno de los elementos ms importantes en una organizacin, se les debe dar e implantar los mejores mtodos de estabilidad laboral, consolidando empleados firmes que trabajen por gusto y no por miedo o necesidad y sin oportunidad de aportar o dar iniciativa a la empresa. IV. RECOMENDACIN: Con base en lo anterior, el grupo de La ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, recomienda a la empresa COBRES INDUSTRUIALES, la implementacin de los 14 principios fundamentales del ingeniero Henry Fayol necesarios para reingeniera de la misma y as llevarla a un punto ms alto del actual como lo plantea la calidad total. Cordialmente,