CONTROL DE OPERACIONES DE COMBUSTIBLES EN ESTACIONES DE SERVICIO (EESS)

LA RECEPCION DE PRODUCTOS EN EL GRIFO Uno de los problemas que enfrentan los propietarios de negocios de compra y venta de combustibles, los consumidores directos y principalmente los contadores, es el hecho de ingresar a sus inventarios producto (Informacin de volmenes), en forma ANORMAL. Porque anormal, eso precisamente es lo que ejemplo: aclararemos con un simple

Cuando se adquiere por ejemplo 3000 galones de gasolina 84, el proveedor emite una factura que corresponde al pago de dicho volumen de combustible, POR LO QUE OBLIGATORIAMENTE, se ingresara en el control de inventarios KARDEX, DICHO VOLUMEN Y CONSECUENTEMENTE EL VALOR MONETARIO. Consideramos que lo ANORMAL, proviene de ingresar los 3000 galones, aun sabiendo que fsicamente no es la cantidad que ingresamos a los tanques de almacenamiento del grifo. PERO QUE OPCION TIENE UN CONTADOR Y/O OPERADOR DE UN GRIFO, de ingresar lo que realmente recepciona en el tanque del grifo, realmente ninguna, pues no lo ampara ningn documento sustentatorio, a excepcin que dicha diferencia se enve al gasto. SIN EMBARGO APARECE LA UNICA OPCION. LIBRO AUXILIAR DE PROVISONES Efectivamente, en el libro auxiliar de provisiones, ingresaran las diferencias que se generan en el transporte del combustible desde la Planta abastecedora hasta el local del grifo, es decir se ingresara lo que fsicamente se cuantifique en los tanques del grifo. QUIEN SUSTENTARA LAS DIFERENCIAS REGISTRADAS EN EL LIBRO DE PROVISIONES El INFORME TECNICO DE MERMAS, tiene esta jerarqua dada por Ley, efectivamente esto lo contempla la Ley de Renta de 3ra Categoria.

El Informe tcnico de Mermas, evaluara y definir las perdidas normales y anormales, EN LOS ASPECTOS DE TRANSPORTE Y OPERACION, consecuentemente para este primer tipo merma (transporte), las normales se reconocern como MERMAS, y las otras como FALTANTES, debiendo estas ser facturadas al transportista. CONDICIONES IMPORTANTES: Los camiones tanque debern contar con una buena cubicacin Los Tanques receptores del grifo, debern tener una CUBICACION aceptable y no presentar desviaciones que superen el 1 por mil. Debern contar termmetros normados para la toma de Temperaturas (ASTM 59F y Bimetlicos ubicados estratgicamente, en este ltimo caso se deber tener presente los momentos de toma de lecturas, considerndose las pausas de despacho, ya que generan falsa lectura). Debern contar Hidrmetros y probetas, para cada uno de los combustibles operados. Debern contar con la asesora especializada de un profesional. Debern contar con capacitacin apropiada. Para efectuar operaciones de control de inventarios, compras, despachos, teniendo en cuenta que se estandarizaran los volmenes a la temperatura de 60F.

PROCEDIMIENTO OPERACIONES:

PARA

TENER

CONTROL

EN

NUESTRAS

1.- RECEPCION DE CAMIONES TANQUE (Ver Anexo I). Esta parte de la operacin es bsica, en el logro de resultados satisfactorios, podramos afirmar que los resultados de toda la operacin de control en u n grifo dependern en un 90% de esta parte. Se deber efectuar las descargas por el mtodo de CONTRACCION Volumtrica (Comparacin de volmenes corregidos con agregado o retiro de combustible segn se expanda o contraiga referido al punto de nivel de cubicacin del cisterna). Este mtodo permite, determinar antes de la descarga del combustible en los tanques del grifo, si existe faltante en volumen real o corregido. Este mtodo permite, determinar antes de la descarga del combustible en los tanques del grifo, que el producto sea el mismo en calidad (relativa), al que sali de la Planta de abastecimiento, norma

Este mtodo permite, determinar si los tanques almacenamiento del grifo, se encuentran bien cubicados.

de
Parte

NORMA REFERENCIAL: ASTM D 287/1298,

propiedad de repetibilidad y reproducibilidad.

Precisin y Sesgo, rangos de tolerancia Tabla A, referente a precisin,

2.- VERIFICACIONES Verificacin de la Informacin contenida en la Factura (Verificacin contra el SCOP de OSINERG) Verificacin de Temperatura consignada en la Factura (para cada producto). Verificacin del API consignado en la factura La primera verificacin, principalmente del API, deber efectuarse si hubiera diferencia con el abastecedor en la Planta de Ventas.

3.- REGISTRO DIARIO DE DIFERENCIAS EN LA RECEPCION (LIBRO) Al descargar un Camin Tanque, debemos determinar volumtricamente dos tipos de diferencia, la variacin por transporte y el faltante si hubiera. Debemos determinar los galones que trae el C/TQ, esto significa que verificaremos el nivel del producto contra el DISCO O FLECHA y si el producto estuviera debajo del nivel de cubicacin (disco), significa que tenemos un volumen menor al que sali de la Planta, sin embargo si cuantificamos esta disminucin de volumen, no significa que este sea un variacin oficialmente determinada, pues es de entenderse que el volumen se despacha en la Planta a una temperatura y llega otra al grifo, por lo que deberemos estandarizar los volmenes con la aplicacin de las temperaturas de despacho y recepcin, lo mismo haremos con el API, para lograr tal fin, se aplicaran factores de conversin empleando las Tablas ASTM 5B y 6B. Finalmente, una vez determinados los volmenes corregidos, estos se podrn comparar y por diferencia podremos encontrar la variacin, sin embargo se debe tener en cuenta que esta diferencia esta compuesta de LA MERMA Y EL FALTANTE si lo hubiera. En el LIBRO AUXILIAR DE PROVISIONES, se deber registrar estas diferencias, donde la MERMA por transporte ser sustentada por el INFORME TECNICO DE MERMAS, mientras que el faltante si lo hubiera ser facturado al Transportista, deber tenerse presente, que este volumen determinado antes de la descarga deber compararse con el que se obtendr por diferencia de niveles antes y despus de la descarga del tanque receptor del grifo, donde si hubiera fuertes diferencias deber tenerse presente para la gestin de un recubicacin del tanque.

COMENTARIO FINAL EL RESULTADO DE UNA BUENA GESTION OPERATIVA VOLUMETRICA Y REAL VA HA DEPENDER EN 90% DE LA RECEPCION DELCOMBUSTIBLE EN SU GRIFO. PODRA SINCERAR LOS INVENTARIOS FISICOS EN SU SISTEMA DE KARDEX, DONDE LAS DIFERENCIAS SERAN PROVISIONADAS EN EL LIBRO AUXILIAR RESPECTIVO Y DEBERAN SER SUSTENTADAS POR EL INFORME TECNICO DE MERMAS. RECUERDE QUE TODO INFORME DE MERMAS DEBERA DETERMINAR LOS LIMITES MAXIMOS Y MINIMOS PERMISIBLES DE VARIACION (PERDIDA, MERMA) DEBE ADQUIRIR EL INSTRUMENTAL RESPECTIVO, COMO SON TERMOMETROS (MINIMO DOS TIPOS NORMADOS ASTM), HIDROMETROS, Y UNA PROBETA, ADICIONALMENTE LAS PASTAS RESPECTIVAS DE CORTE DE AGUA Y PRODUCTO.

ANEXO I En el siguiente cuadro se detalla secuencialmente los pasos en la descarga de un camin tanque y la informacin que s deber tener en cuenta. Es necesario que se lleve un registro de todo lo detallado, para tener una base de informacin auditable y verificable. As tenemos: N de Factura Fecha de la Factura (Emisin) Fecha de la Descarga N el Camin Tanque Nombre del Chofer Temperatura consignada en la Factura API consignado en la Factura Volumen consignado en la Factura (Galones a Observada). Galones empleados hasta nivelar el producto al disco antes de la descarga. Retiro de una MUESTRA, aproximadamente (1 litro en envase de plstico transparente o color blanco) Toma de la temperatura de la muestra (en grados F) Toma de API (Mtodo ASTM D 297). Toma de la temperatura del producto contenido en el C/TQ

LA DESCARGA EN LOS TANQUES DEL GRIFO Antes de la Descarga Medida del nivel del producto en el tanque de almacenamiento, para determinar los galones existentes antes de la descarga. Toma de la Temperatura, con un termmetro normado (F) Retiro de una muestra (Envase de 1 litro) y toma de la Temperatura y API de esta muestra. Determinacin, de los factores de conversin para estandarizar el volumen contenido en el tanque antes de la descarga a 60F. Despus de la Descarga Medida del nivel del producto en el tanque de almacenamiento, para determinar los galones existentes antes de la descarga. Toma de la Temperatura, con un termmetro normado (F) Retiro de una muestra (Envase de 1 litro) y toma de la Temperatura y API de esta muestra. Determinacin, de los factores de conversin para estandarizar el volumen contenido en el tanque despus de la descarga a 60F. Con los Volumen Inicial y final corregidos a 60F, por diferencia obtendremos los GALONES DESCARGADOS EN EL TANQUE DEL GRIFO. Estos galones obtenidos debern tener similitud con los encontrados antes de la descarga, caso contrario se deber llevar un registro de una serie de descargas en el mismo tanque y de persistir estas diferencias, se deber proceder a efectuar la RECUBICACION DEL TQ.