2.

ADMINISTRACIN DE MATERIALES EN LA MANUFACTURA Podemos definir a la Administracin de Materiales como un conjunto de tcnicas que nos permite controlar el flujo de materiales en la organizacin desde que se reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes. 2.1 CONTROL DE PRODUCCIN Planeacin y control de manufactura es responsable de la planeacin y control del flujo de materiales a travs del proceso de manufactura, las actividades principales son las siguientes 1.- Planeacin de produccin. Produccin debe poder cumplir la demanda del mercado. Encontrar la forma ms productiva es responsabilidad de planeacin de produccin. Debe establecer las prioridades correctas (Que producir y cuando producir) y asegurarse de tener disponible la capacidad de cumplir esas prioridades. Esto involucra: a) b) c) d) Pronsticos. Planeacin maestra. Planeacin de requerimientos de material. Planeacin de capacidad.

2.- Implementacin y control. Estas funciones son responsables de activar y alcanzar los planes hechos por planeacin de produccin. Estas responsabilidades son cumplidas mediante el control de actividad de produccin y compras. 3.- Administracin de suministros manejados suministros al proceso planeacin y proveen produccin. inventario. Se llama inventario a los materiales y ya sea para la venta o para proveer material o de produccin. Inventario es parte del proceso de un respaldo contra las diferencias entre demanda y

Planeacin de produccin, implementacin, control, y administracin de inventarios trabajan en conjunto. Inventarios en manufactura son usados para apoyar la produccin o son el resultado de la produccin. Si los artculos son comprados y revendidos sin ningn proceso adicional, solo entonces la administracin de inventarios puede operar independientemente de planeacin y control de produccin. Aun as, no podra operar sin el soporte de compras.

2.2 EL PROCESO DE COMPRAS La compra es aquella operacin que involucra todo el proceso de ubicacin de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisicin de materiales a travs de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepcin de las mercaderas correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisicin.

Funcin de Compras

Es aquella que relaciona a las distintas reas de la Empresa con los diferentes proveedores externos, es decir, el Departamento de Compras o Encargado de Compras, es el intermediario para cubrir las necesidades de la Empresa con sus proveedores.

Importancias de Compras

Se manifiesta principalmente en asegurar el abastecimiento normal de las necesidades de insumos y materiales de la empresa Adems la colaboracin en la administracin de los recursos materiales y financieros de la Empresa, es decir, saber a quin, cmo y cundo comprar, puede traer consigo mayor economa y ganancias para la Empresa.

Organizacin de Compras

Todas las Empresas son diferentes por lo tanto sus necesidades tambin van a ser diferentes, ya sea por su giro, tamao, organizacin y situacin geogrfica

La actividad de compra puede ser centralizada o descentralizada, las cuales tienen sus ventajas o desventajas

TIPOS DE ORGANIZACIN Organizacin Centralizada: Es Organizacin Descentralizada: Es aquella en que todas las compras de aquella en que cada unidad dispersa la empresa se concentran en el de la empresa tiene sus propios departamento, seccin o encargado encargados de compras para de compras. atender sus necesidades especficas y locales VENTAJAS DESVENTAJAS VENTAJAS DESVENTAJAS Obtencin de Poca flexibilidad. Mayor Permite un menor mayores ventajas conocimiento de volumen de y descuentos de los proveedores compra. los proveedores locales. por compras en grandes cantidades. Calidad uniforme No siempre Mejor atencin No permite de los materiales atiende a las de las aprovechar las adquiridos. necesidades necesidades ventajas y locales, cuando especficas de descuentos de los los diferentes cada unidad de proveedores. organismos de la la Empresa. empresa se encuentran geogrficamente dispersos Mayor Agilidad en las Falta de especializacin compras esquematizacin de los en los compradores. procedimientos de compra. Organizacin de Poca uniformidad los en la calidad de procedimientos los materiales de compras comprados. Ausencia de compradores especializados.

PROCESOS DE COMPRA A continuacin se presenta el proceso bsico de compra

Ilustracin 1 Proceso de Compras

Instrumentos bsicos de compra. Las herramientas cotidianas de los departamentos de compras son las especificaciones de materiales, las requisiciones de compra, las solicitudes de cotizacin y los pedidos de compra, estos instrumentos son fundamentales para los procesos de compra. El departamento de compras debe poseer una descripcin detallada de cada uno de los bienes que se deben adquirir, conocida como especificacin del material, la cual es el medio fundamental de comunicar cules son los materiales que la produccin desea que adquiera compras y qu es lo que compras autoriza suministrar a sus proveedores. Las requisiciones de compra se originan en el departamento que utilizar los materiales. Autorizan a compras a adquirir los bienes y servicios. Por lo general, stos incluyen la identificacin de los que se debe comprar, la cantidad, la fecha de entrega o programa de entrega solicitado, cuenta a la que se va a cargar el costo de la compra, lugar donde deben entregarse los bienes o servicios comprados y la aprobacin del gerente con autoridad para aprobar la compra. Las solicitudes de cotizacin. Se preparan en los departamentos de compra y se envan a los proveedores que se supone con capaces de cumplir con los requerimientos de costo, calidad y programas de los departamentos

solicitantes. Estos instrumentos invitan a los proveedores potenciales a licitar o cotizar los bienes y servicios. Los pedidos de compra. Son la base de la autoridad dada a los proveedores para producir los bienes y servicios, y representan la obligacin del comprador de pagar los artculos.

2.2.1 EL CICLO DE COMPRAS A continuacin se presentan las cinco etapas principales de un ciclo de compras: 1. 2. 3. 4. 5. Anlisis de la Solicitud de Compras. Investigacin y Seleccin de Proveedores. Negociacin con el Proveedor (seleccionado). Acompaamiento de Pedido (Follow-Up). Control de la Recepcin del Material Comprado.
Anlisis de la Solicitud de Compras.

Control de la Recepcin del Material Comprado.

Investigacin y Seleccin de Proveedores.

Acompaamiento de Pedido (FollowUp).

Negociacin con el Proveedor (seleccionado).

Ilustracin 2 Ciclo de compras

1. Anlisis de la Solicitud de Compras. Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el rea de punto o seccin que requiera un determinado producto

El organismo de compra efecta el anlisis del pedido, para conocer los antecedentes del material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, poca adecuada para su recepcin entre otros. Debes tener muy en claro que en muchas empresas, las solicitudes de compras, se hacen llegar al organismo encargado a travs de un listado que adems de contener los antecedentes del material requerido, tambin lleva otros datos como son: Ficha de ltima compra, Nombre del proveedor, Cantidad comprada y Precio de venta. En esta primera etapa, el organismo de compras debe planear sus actividades de tal modo que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras. Como una forma de facilitar esta tarea, ste organismo mantiene un fichero o block de datos sobre los materiales necesarios para la empresa y a la vez un fichero de proveedores para cada tipo de material. 2. Investigacin y Seleccin de Proveedores: sta es la segunda etapa del ciclo de compras la que se puede dividir en dos partes: La Investigacin y La Seleccin de los Proveedores. La Investigacin: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos. Esta investigacin la realiza el organismo encargado de compras y parte con la verificacin de los proveedores ya registrados. Se debe tener claro que muchos proveedores buscan las empresas a travs de sus ejecutivos de ventas correspondientes y en la actualidad, va Internet (e-mail, correo electrnico); estos para ser calificados para posibles consultas, envan datos para su registro, como nombre, direccin, capital social, productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc. Es necesario recordar que Proveedores son las empresas que producen las materias primas e insumos necesarios y que los venden. Como se mencion en la etapa anterior, el organismo encargado de compra debe tener un banco de datos acerca de los proveedores ya registrados, que contengan antecedentes de los abastecimientos realizados y las condiciones en que se negoci. Este registro facilita enormemente los trabajos de investigacin y seleccin de proveedores ya que adems de los datos del proveedor, el organismo de compra debe mantener todo texto posible como listas telefnica, revistas tcnicas, catlogos, folletos, prospectos, cartas, etc., es decir todo lo que pueda ofrecer informacin sobre los posibles proveedores. En el Banco de Datos, podemos clasificar a los proveedores como: Proveedor Real, que es aquel que ya efectu ventas de materiales o insumos a la Empresa. Proveedor Potencial aquel que puede ser candidato para futuros abastecimientos.

 La Seleccin: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir cul es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena seleccin del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc. Se debe tener presente que a pesar de los diversos criterios, generalmente el "precio" es la referencia ms importante en la seleccin de los proveedores. La investigacin de los proveedores bsicamente es una estadstica del mercado que permite verificar cuales son las posibles fuentes de suministro de un material requerido. La tarea de seleccin y eleccin de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la comparacin entre los posibles proveedores. De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigacin permite una comparacin de los diversos proveedores calificados, mientras que la seleccin es una decisin sobre cul ser el escogido para proveer el material requerido. 3. Negociacin con el Proveedor Una vez que se ha escogido el proveedor ms adecuado, el organismo de compras empieza a negociar con l la adquisicin del material requerido, dentro de las condiciones ms adecuadas de precios y pago. La atencin y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la negociacin. La negociacin es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cmo se har la emisin de la orden de compra al proveedor. La Orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se detallan las condiciones en que se realiz la negociacin, ya que tiene la fuerza de un contrato. Su aceptacin implica cumplir con todas las condiciones estipuladas. El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente informado de todas las clusulas, pre-requisitos y criterios exigidos por la Empresa, los procedimientos de recepcin del material, los controles y especificaciones de calidad, etc., para que el pedido de la compra sea legalmente valido. Qu es la Negociacin?, Se le da este nombre a los contactos entre el organismo de compra y el proveedor para reducir las diferencias y llegar a un trmino medio; cada parte cede un poco para que ambos se beneficien. 4. Acompaamiento del Pedido (Follow-Up) Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega del material se har de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y

cantidad negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a travs de constantes contactos personales o telefnicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor despus de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o acompaamiento representa una constante supervisin del pedido y una cobranza permanente de resultados. Cuando la compra es de gran volumen, algunas Empresas realizan el seguimiento en fechas y plazos preestablecidos. De aqu la denominacin Follow-Up, trmino en ingles que significa seguir, acompaar, fechar. La etapa de Follow-Up permite localizar en forma anticipada los problemas y xitos, sorpresas desagradables; a travs de l, el organismo de compras puede apurar el pedido, exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros proveedores. 5. Control de la Recepcin del Material Comprado Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da compra. En la recepcin del material, el organismo de compras verifica si las cantidades estn correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspeccin para comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operacin es la que se llama Inspeccin de calidad en la recepcin del material. Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la bodega o almacn, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorera o Cuentas por Pagar, la autorizacin para el pago de la factura al proveedor, dentro de las condiciones de precio y plazo de pago estipulado. El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto el gran volumen de trabajo que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de produccin que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales. 2.2.2 Importancia De La Gestin De Compras Las empresas en la actualidad operan en mercados cada vez ms globalizados y se enfrentan a una fuerte competencia, debido a esta situacin es de vital importancia reducir costos y lograr un desempeo eficiente y eficaz en las organizaciones. La funcin de compras, por consiguiente, representa una gran oportunidad para reducir costos y aumentar beneficios. La compra ha dejado de ser una actividad ms para convertirse en una estrategia para las organizaciones y el objetivo de sta estrategia es conseguir para las empresas los mejores proveedores que puedan abastecer los mejores productos y servicios, todo esto al mejor precio.

La funcin de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en trminos de tiempo, calidad y precio. La funcin de compras ha ido evolucionando desde los parmetros tradicionales de obtener los mejores precios, calidad exigida, servicio necesario, etc., a funciones ms avanzadas que complican la gestin de las compras. La complejidad de la gestin de compras depende principalmente de los siguientes factores: 1. Volumen de compras y pedidos anuales 2. Entorno en el que se desarrolla la funcin. Las responsabilidades bsicas de la gestin de compras son: Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas y las operaciones de la empresa. Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas. Obtener los productos necesarios al costo ms bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega solicitados por la empresa. Prevenir las variaciones de precios en el mercado, as como el cambio en las tendencias que le interesen a la organizacin. Para que se realice una gestin de compras efectiva es necesaria una coordinacin y una comunicacin entre los departamentos de ventas, de produccin y el de compras. Para cumplir sus objetivos, la funcin de compras consta de actividades como. Anlisis del mercado Seleccin de proveedores. Control de requerimientos de calidad La gestin de precios, para conseguir compras lo ms econmicas posibles.

Para que un gestor realice sus actividades de manera correcta debe seguir y diferenciar las siguientes etapas: 1. Reconocimiento de la necesidad. El proceso de compra comienza cuando el comprador reconoce la necesidad de adquirir un producto o servicio a partir de reconocer una diferencia entre el estado deseado y el estado real existente. 2. Bsqueda de informacin. En esta etapa el comprador debe recopilar toda la informacin que considera necesaria para fundamentar sus anlisis y la toma de decisiones. 3. Formacin de alternativas. A partir de la informacin recopilada el comprador determinar las alternativas de compra. 4. Evaluacin de alternativas. El comprador evala de acuerdo a criterios cada alternativa para llegar a seleccionar la que es ms conveniente para la empresa. 5. Decisin de compra. Considerando la evaluacin mencionada se llega a la decisin de compra. 6. Ejecucin de la compra. Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisin de compra. 7. Monitoreo postcompra. Luego de realizada la compra debe mantenerse un monitoreo del producto o servicio durante todo el ciclo de consumo o uso.