ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS

Semana IV Docente: Yrina Roldan

Curso: Gestin de Recursos Humanos Escuela de Ingenieria Industrial

RECORDANDO..

TEMAS QUE VAMOS ANALIZAR HOY

ANLISIS Y DESCRIPSIN DE PUESTOS DE TRABAJO - PERFIL PROCESO DE ANLISIS MTODOS PARA LA DESCRIPCIN Y ANLISIS DE PUESTOS

o Tener una visin general de la importancia que tiene aplicar el anlisis de puestos como recurso imprescindible en la gestin de recursos humanos. LOGROS ESPECFICOS Conoce el trmino puesto. Define el concepto de anlisis de puesto. Distingue los productos que genera la aplicacin de la metodologa anlisis de puestos. Describe la importancia del anlisis de puestos en la administracin de personal. Explica las etapas que hay que desarrollar para el anlisis de puestos. Reconoce las tcnicas del diseo de nuevos puestos y los elementos del diseo de puestos.

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CONCEPTOS DEL DISEO DE PUESTO

Diseo del puesto

Proceso para determinar las tareas que se llevarn a cabo, los
mtodos utilizados para realizarlas y cmo se relaciona el puesto con otros trabajos de una organizacin.

Enriquecimiento del puesto

Reestructuracin del contenido y nivel de responsabilidad de un
puesto para hacerlo ms desafiante, significativo e interesante.

Crecimiento del puesto

Consiste en incrementar el nmero de tareas que desempea un
trabajador sin aumentar el nivel de responsabilidad.

Reingeniera
Reconcepcin fundamental y el rediseo radical de los procesos
de negocios para lograr mejores medidas decisivas y contemporneas de desempeo, como costo, calidad, servicio y velocidad.
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CONCEPTOS TCNICOS
Anlisis de puestos Procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.

Formato de descripcin y perfil de puestos Instrumento a travs del cual se recopila la informacin del puesto.
Puesto La unidad registrada en el Catlogo, que integra la estructura organizacional de las dependencias, e implica deberes especficos, delimita jerarquas, competencias y seala el perfil mnimo que debe reunir la persona que lo desempee. Descripcin Es el proceso que permite su ubicacin, identificacin y anlisis en el contexto organizacional, y contiene la misin, objetivos, funciones y entorno operativo. Perfil Es el proceso que permite identificar las aptitudes, cualidades y capacidades que, conforme a la descripcin del puesto, son fundamentales para la ocupacin y desempeo del mismo.

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EL ANLISIS, DESCRIPCIN Y DOCUMENTACIN DE PUESTOS

o El anlisis, descripcin y documentacin de puestos es una tcnica de recursos humanos que, de forma sinttica, estructurada y clara, recoge la informacin bsica de un puestos de trabajo en una organizacin determinada. o La descripcin de puesto, que permite la realizacin del inventario del personal, es la base para los restantes procesos de recursos humanos: formacin y seleccin, compensaciones, evaluacin de desempeo y la administracin de carreras.
Fuente:
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QUE ES UN PUESTO?

ELEMENTO- Unidad mnima indivisible de trabajo. TAREA- Actividad individualizada e identificable como diferente del resto. FUNCIN- Conjunto de tareas que suponen una porcin significativa del trabajo total que implica el puesto. PUESTO- Una o ms funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posicin jerrquica en la organizacin.

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PUESTO

Para la organizacin, el puesto es la base de la aplicacin de las personas en las tareas organizacionales

Para la persona, el puesto es una de las mayores fuentes de expectativas y motivacin en la organizacin.

Las personas siempre ocupan un puesto cuando ingresan en una organizacin.

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DESCRIPCIN DE PUESTOS

Consiste en enumerar las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto que lo van a diferenciar de otro, dentro de la misma empresa. Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos ms relevantes de ste. Se debe tener en cuenta que en una descripcin de cargo el formato que se utilizar debe preservar la misma estructura dentro de la empresa para as lograr la comparabilidad de los datos.

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QUINES INTERVIENEN EN EL ANLISIS DEL PUESTO?

El especialista.

El ocupante del puesto (en caso de que est vacante lo realiza el jefe inmediato)

El jefe inmediato.

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QUIN ES Y QU RESPONSABILIDADES TIENE UN ANALISTA DE PUESTO?

Un anlisis de puesto es la principal tarea del departamento de recursos humanos. Los analistas son las personas que tienen la responsabilidad de analizar los puestos, ellos necesitan la cooperacin de empleados y supervisores de los distintos departamentos ya que son ellos su principal fuente de informacin.

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FUNCIONES DEL ESPECIALISTA O ANALISTA DE PUESTOS

Recopilar la informacin de los diferentes puestos de trabajo.

Realizar las entrevistas a los ocupantes del puesto y analizarlas. Proponer las capacidades que debe tener un puesto.

Emitir recomendaciones sobre el puesto y las habilidades

requeridas para desarrollarlo.

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SU RELACION CON

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MTODOS PARA LA DESCRIPCIN Y ANLISIS DE PUESTOS

OBSERVACIN DIRECTA. CUESTIONARIOS. ENTREVISTA DIRECTA. MTODO DE DIARIO O BITCORA MTODOS MIXTOS.

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OBSERVACIN DIRECTA
Concepto: Consiste en la observacin directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de su puesto. Caractersticas: Utilizacin en tareas repetitivasperiodo de adaptacin-

Comunicacin al empleado de que va a ser observado. Ventajas: Procedimiento objetivo y emprico-Registro sistemtico y homogneo de datos.

Inconvenientes: El hecho de observar interfiere el comportamiento- Se requiere

tiempo y esfuerzo, costoso- No se utiliza en puestos no manuales-La persona observada no participa de forma activa.

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CUESTIONARIO
Concepto: Registro mediante el que se pretende recoger informacin de todos los aspectos relacionados con el puesto. Caractersticas: Sencillo y fcil de comprender - Lo rellena el titular del puesto y lo

supervisa su superior inmediato - Slo un cuestionario por puesto (no personas) Cuestionario puede ser abierto o cerrado. Ventajas: Proporciona mucha informacin si el cuestionario es exhaustivo y si es revisado por el superior - Participacin activa de los titulares.

Inconvenientes:

No utilizar en puestos bajos -Supone un trabajo de anlisis -

Tendencia a exagerar por parte del titular del puesto.

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MTODO DE ENTREVISTA

Es un medio por el cual obtenemos informacin sobre algn tema determinado realizando una serie de preguntas. Consiste en acumular los elementos relacionados con el puesto que se pretende describir, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno, ambos, juntos o por separado. El especialista o analista de puestos visita personalmente al sujeto que puede proporcionarle informacin relevante sobre algn puesto. La participacin del especialista o analista de puestos y del ocupante del puesto es activa.

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MTODO DE ENTREVISTA
Tipos de entrevistas. Entrevistas individuales con cada empleado Entrevistas colectivas o grupales con varios empleados que desempeen el mismo trabajo, de esta manera se obtienen rpidamente y a bajo costo datos sobre el puesto. Entrevistas con el jefe inmediato o supervisor que tenga conocimiento a fondo del puesto que se est analizando. Ventajas. Los datos relativos a un puesto se obtienen de quienes lo conocen mejor. Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas. Este mtodo permite profundizar en el anlisis dado que proporciona mayor informacin y detalle en la misma. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de puesto. Desventajas. Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo y lleve ms tiempo en realizar la descripcin y perfil del puesto. Pueden plasmarse opiniones en lugar de las funciones reales del puesto. Si el especialista no se prepara bien para realizar la entrevista la informacin obtenida no ser confiable. Costo operativo elevado: requiere especialistas o analistas de puestos expertos y la parlisis del trabajo del ocupante del puesto.
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Fuente: JAVIER OTOYA TERRONES

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MTODO DE DIARIO O BITCORA

Se solicita a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitcora de sus actividades durante todo un ciclo laboral. La informacin se recaba en momentos especficos del turno de trabajo. Cada media hora o cada hora. Durante el periodo de dos a cuatro semanas.

Ventajas Puede resultar muy preciso y veraz el describir lo que se hace. Puede resultar objetivo si se basa en un formato diseado especficamente para ello. Desventajas El ocupante tiene que dedicar un tiempo especfico para hacer las anotaciones. Si no se acota lo que tiene que anotar puede utilizar un lenguaje poco preciso y redundante, as como sobrevaluar la informacin proporcionada. Se requiere de informacin previa, para que las personas que ocupan un puesto y validen la misma.
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MTODO MIXTO
Son combinaciones de dos o ms mtodos para obtener el mayor provecho posible. Las ms utilizadas son: Cuestionario y entrevista (ambos con el ocupante del puesto): el ocupante responde el cuestionario y despus se le aplica una entrevista para corroborar la informacin que plasm en el cuestionario. Cuestionario y entrevista (con el ocupante y con el jefe inmediato respectivamente) Observacin directa y entrevista (con el ocupante y con el jefe inmediato) Cuestionario y observacin directa (ambos con el ocupante del puesto y con el jefe inmediato)

Ventajas Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas. Este mtodo permite profundizar en el anlisis dado que proporciona mayor informacin y detalle en la misma. Desventajas Si no se planea adecuadamente puede repercutir en tiempo y costo. No se puede aplicar una misma combinacin a todos los niveles jerrquicos.

INSUMOS PARA LA ELABORACIN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS

REGLAMENTO INTERIOR LEYES Y DECRETOS DE CREACIN ESTATUTOS ORGANICOS LEY

DEFINICION DE PROCESOS DE LA INSTITUCIN

FORMATO PARA RECOPILAR INFORMACIN

DESCRIPCIN DE PUESTOS

MANUAL DE ORGANIZACIN PLANEACIN ESTRATGICA MISIN, VISIN Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS ORGANIGRAMA ACTUALIZADO

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ETAPAS EN EL ANLISIS DE PUESTOS

PLANEACIN. PREPARACIN. REALIZACIN.

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ETAPAS DEL PROGRAMA DE DESCRIPCIN Y PERFIL DE PUESTOS

ETAPA DE PLANEACIN
Es el perodo de oficina, en el cual se desarrollan algunas tareas como son: Determinar los cargos que van a describirse e incluirse en el programa de anlisis (caractersticas, naturaleza, tipologa, etc.). Elaborar el organigrama de puestos identificando la posicin respectiva de stos en el organigrama. Elaborar el cronograma del trabajo, especificando dnde se iniciar el programa de anlisis (escalas superiores y descender gradualmente hasta las inferiores). Elegir el mtodo de anlisis a aplicarse. La eleccin recaer en los mtodos que presenten las mayores ventajas en funcin de los puestos que van a analizarse. Obtencin de informacin para el anlisis de puestos Antes de estudiar cada puesto, los especialistas o analistas estudian la organizacin, sus objetivos, sus caractersticas, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian tambin los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales y de esta manera cuentan con un panorama general sobre la organizacin y su desempeo.
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PLAN DE TRABAJO

Fuente:

Ps. Yrina Roldan

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ETAPA DE PREPARACIN

En esta fase se organizan las personas, los esquemas y los materiales de trabajo. Algunas tareas a desarrollar en esta etapa son: Reclutar, seleccionar y entrenar a los especialista o analistas de puestos de puestos que conformarn el equipo de trabajo. Establecer el programa de difusin Preparar del material de trabajo. Disponer del ambiente Recoleccin previa de datos (nombres de los puestos; elaborar una relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios utilizados por los ocupantes de los puestos).

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ETAPA DE EJECUCIN

En esta fase se pone en operacin el programa de trabajo y las tareas de las etapas anteriores. Algunas tareas a desarrollar en esta etapa son:
a)

Aplicar el mtodo de anlisis elegido para recopilar la informacin de los

puestos (con el ocupante del puesto o con el jefe inmediato o supervisor

inmediato).
b)

Analizar la informacin recopilada y elaborar la descripcin provisional realizada por el especialista o analista de puestos.

c)

Presentar una descripcin provisional al ocupante y jefe inmediato o supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique.

d)

Preparar la descripcin definitiva del anlisis del puesto.

e)

Presentar la descripcin definitiva para la aprobacin ante el Comit.

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REGLAS PARA LA DESCRIPCIN Y PERFIL DE PUESTOS

1.

Iniciar la descripcin en forma descendente.

2.
3. 4.

Describir el puesto, no al ocupante.

Describir hechos objetivos, no opiniones e interpretaciones subjetivas. Ajustar los contenidos de las afirmaciones a la estructura del formato, para evitar duplicidades y redundancias innecesarias.

5.

En la descripcin cuando se indique la relacin con otra rea o puesto debe

especificarse su denominacin formal.

6. 7.

Buscar lo esencial de cada funcin , para no caer en detalles innecesarios. Una buena descripcin depender del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe

inmediato sobre el objetivo del proceso y sobre la informacin que le solicitemos.

8.

Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las caractersticas necesarias para desempear el puesto.

9.

Las caractersticas de la redaccin de las descripciones de puestos son: CLARIDAD, SENCILLEZ, CONCISIN, PRECISI Y VIVEZA.
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CONTENIDO DEL FORMATO USADO PARA DESCRIBIR Y PERFILAR PUESTOS

DATOS DE IDENTIFICACIN Conjunto de datos que permiten situar al puesto dentro de la Organizacin en el

momento actual.
1.Nombre (De acuerdo al registro de la estructura) 2.Cdigo (De acuerdo al registro de la estructura)

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DESCRIPCIN Redaccin:

Comienzo de la frase con verbo en infinitivo En presente

Informacin necesaria, clara y precisa

Una frase para cada funcin o tarea Sin juicios personales

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DESCRIPCIN

Es el proceso de ubicacin, identificacin y anlisis

del puesto en el contexto organizacional. integra por: 1. Misin Se

2. Objetivo
3. Funcin 4. El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el puesto mantiene con su

entorno y las caractersticas de la Informacin

a la que tiene acceso, maneja o administra.

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DENOMINACIN DE PUESTO

Concepto: Informacin o datos necesarios para localizar el puesto en la organizacin

Contenido: - rea, departamento o seccin - Denominacin del puesto - Actual ocupante - Superior jerrquico

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MISIN DE PUESTO

Es la razn de ser o existir del puesto en la organizacin. Para la elaboracin de la misin pueden considerarse las siguientes interrogantes, considera que adems de lo que respondas, el puesto tiene un impacto en la ciudadana:

Qu haces en tu puesto?
Quines son tus principales usuarios/beneficiarios/clientes y servicios o productos que les proporcionas? Finalmente , considerando las respuestas anteriores se redacta la misin

contestando a la pregunta: PARA QU EXISTE EL PUESTO?

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OBJETIVOS

Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por el ocupante del puesto y contribuyen al

logro de la misin del mismo.

Determinar las metas de evaluacin del desempeo de que ocupan el puesto. Para determinar la unidad de medida que verifique la efectividad de la organizacin y sus trabajadores. Presentar una situacin deseable y establecer un plan de trabajo para alcanzarlo.

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DEBEN SER.
CLAROS Debe estar definido de tal forma que no quede duda de qu se debe lograr y quin es responsable. MOTIVADORES Deben plantear un reto para el ocupante del puesto. MEDIBLES Deben permitir su control y evaluacin en un horizonte de tiempo para poder determinar con precisin y objetividad su cumplimiento. COHERENTES Debe estar alineado a la misin del mismo puesto, a la descripcin de su jefe inmediato y a los objetivos de la institucin. ATEMPORALES Se desarrollan permanentemente. REALISTAS Deben ser factibles de lograrse.

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POR EJEMPLO

VERBO ACTIVO + INDICADOR DEL DESEMPEO + SUJETO DE ACCIN

VERBO ACTIVO

UNIDAD DE MEDIDA Indicador del desempeo guas metodolgicas de estudios prospectivos de recursos humanos el sistema de control de gestin conforme a los procedimientos establecidos

SUJETO DE ACCIN Para quin o para qu lo hace? para las instituciones sujetas al SPC por el rea de Recursos Humanos de la dependencia para agilizar la recepcin, registro, entrega y archivo de la correspondencia recibida y remitida
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Elaborar

Operar

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El Verbo Activo debe estar orientado a resultados :

Relacionado a mejoras: Operar, manipular, utilizar, aplicar, manejar ... Relacionado a mantener o integrar: promover, presentar, integrar Relacionado a coordinar*: disear, definir, etc. organizar,

El Indicador de desempeo es lo que se est midiendo de la meta (corto, preciso y claro). Incluye la unidad de medida. La unidad de medida deber ser clasificada en trminos de los siguientes factores Calidad Cantidad Costo Tiempo

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FUNCIONES
Son el conjunto de actividades y tareas realizadas por una persona para alcanzar los objetivos y la misin del puesto. Ejemplos.-

FUNCIN Elaborar el material del curso de liderazgo para los mandos de la institucin. 1. 2. 3. 4. 5.

ACTIVIDADES O TAREAS Documentar el tema. Analizar. Integrar la informacin. Capturar la informacin. Preparar carpetas de capacitacin.

1. Integrar la informacin. 2. Analizar los resultados del Elaborar los informes estadsticos curso. del curso de liderazgo para que 3. Preparar los resultados en sea evaluado por el jefe del rea. Excel. 4. Presentar el documento.

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EJEMPLO PARA FUNCIONES VERBO(S) ACCIN + COMPLEMENTO + RESULTADO QU HACE? PARA QUE LO HACE? Elaborar los oficios, atentas para comunicar y/o dar notas y otros respuesta a las solicitudes documentos de su recibidas por las diversas rea unidades administrativas y clientes en general. Asesorar a los clientes del rea con el propsito de que solicitan orientarlos y captar sus informacin y/o solicitudes a fin de que servicios va telefnica sean atendidas o presencial oportunamente. Elaborar el material del curso para los mandos de la de liderazgo institucin.

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ERRORES FRECUENTES DE REDACCIN

1. Uso de verbos vagos e imprecisos.

2. Redaccin ambigua.
3. Uso de objetivos calificativos. 4. Uso de muchos verbos. Se sugiere el uso de no ms de 3 verbos por cada objetivo o funcin.

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LISTA DE VERBOS SUGERIDOS POR GRUPO OCUPACIONAL A continuacin se muestran algunos de los verbos que podran emplearse en la redaccin de los objetivos y las funciones de los puestos:
SUPERIORES
Administrar Asegurar Autorizar Coordinar Controlar Determinar Dirigir Establecer Evaluar Firmar Planear

MANDOS MEDIOS
Administrar Aprobar Asegurar Asesorar Asignar Analizar Auditar Autorizar Comunicar Consolidar Controlar Coordinar Desarrollar Determinar Disear Distribuir Elaborar Entrevistar Establecer Estandarizar Estudiar Evaluar Examinar Expedir Facilitar Firmar Formular Inspeccionar Instalar

OPERATIVOS Y ENLACES
Acumular Almacenar Analizar Asegurar Apoyar Calcular Calificar Compilar Comprobar Comunicar Consolidar Ejecutar Entrevistar Enviar Especificar Estandarizar Estimar Estudiar Expedir Girar Informar Iniciar Instalar Inventariar Obtener Operar Presentar Presupuestar Producir

PERFIL DEL PUESTO

Escolaridad y/o reas de conocimiento.Esta compuesta del nivel de estudio: 1.Primaria 2.Secundaria 3.Preparatoria o Bachillerato 4.Bachillerato Tcnico o especializado 5.Normal 6.Carrera tcnica o comercial 7.Tcnico superior universitario 8.Licenciatura o Profesional 9.Diplomado 10.Posgrado 11.Maestra 12.Doctorado Grado de avance alcanzado: 1.Pasante y carrera terminada 2.Titulado

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CONDICIONES DE TRABAJO

Son las condiciones en las que se debern desarrollar las actividades del puesto: 1. Horario 2. Disponibilidad para viajar y frecuencia de los viajes 3. Cambio de residencia 4. Periodos especiales de trabajo 5. Condiciones especiales de trabajo 6. Condiciones de estrs y riesgo

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ESTRUCTURA DEL ANLISIS DE PUESTO

Requisitos intelectuales: escolaridad; experiencia; adaptabilidad; iniciativa; aptitudes. Requisitos fsicos: esfuerzo fsico; concentracin visual; destrezas y habilidades; etc. Responsabilidades que adquiere: supervisin del personal; material, herramientas o equipos; dinero, ttulos o documentos; relaciones internas o

externas; informacin confidencial.

Condiciones de trabajo: ambiente de trabajo; riesgos de accidentes y enfermedades profesionales.

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CAPACIDADES GERENCIALES Y TCNICAS (TRANSVERSALES Y ESPECFICAS)

Este apartado se refiere a la asignacin de capacidades al puesto como referencia de las habilidades, aptitudes y cualidades que deber poseer su ocupante para alcanzar los objetivos y cumplir la misin del mismo.
Por nivel jerrquico (gerenciales)

CAPACIDADES GERENCIALES VISIN ESTRATGICA LIDERAZGO ORIENTACIN A RESULTADOS TRABAJO EN EQUIPO NEGOCIACIN

IYP

DP

Por conocimiento (tcnicas), la mismas que abarcan conocimientos tcnicos especficos y transversales IYP CAPACIDADES TECNICAS INTER INTRA NOCIONES GENERALES DE ADMINISTRACIN PBLICA INGLS (IDIOMA) I P DP

2 Ingreso 1 Permanencia 2 Tcnicas

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RELACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Concepto: Relaciones ms significativas, en trminos de responsabilidad y dificultad, que mantiene quien ocupa el puesto. R.Internas: Se indicarn las reas de trabajo o puestos con los que es

necesaria una comunicacin frecuente para el desempeo de las

funciones. R.Externas: Se identificarn las organizaciones externas con las que se relaciona en el desempeo de las funciones.

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PASOS PARA UNA NMINA O UN CONJUNTO DE PUESTOS

Fuente: Ps. Yrina Roldan 2013-2 Gestin de Talento Humano

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Fuente: JAVIER OTOYA TERRONES

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PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS

Es el documento donde se recoge el conjunto de competencias del cargo o puesto, junto a sus dimensiones o pautas de conducta,

EL PERFIL POR COMPETENCIAS INCLUYE

a) Competencias tcnicas. Esperadas para cada uno de los puestos.

b) Competencias especficas, por cada rea de la organizacin.

c) Competencias genricas: esperadas para todos los trabajadores de la organizacin.

PROCEDIMIENTO DE EXPERTOS (DELPHI POR RONDAS) PARA DETERMINAR LAS FUNCIONES O PROCESOS (EN LA ACEPCIN DE LA REINGENIERA) O LAS COMPETENCIAS DE PUESTOS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS DE TRABAJO.
Pasos Previos: 1. Definicin de la Misin de la Organizacin Rediseo o mejora de procesos de trabajo

Primera ronda

2.

Segunda ronda
3. Determinacin de: 3.1 Competencias organizacionales

Tercera ronda

Cuarta ronda
4.

3.2 Competencias de procesos de trabajo

Conformacin del Comit de Expertos: 4.1 Definicin de Misin del puesto o cargo. 3. 4.2 Competencias del cargo

PROCEDIMIENTO DE EXPERTOS (DELPHI POR RONDAS) PARA DETERMINAR LAS FUNCIONES O PROCESOS (EN LA ACEPCIN DE LA REINGENIERA) O LAS COMPETENCIAS DE PUESTOS ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS DE TRABAJO.
Primera ronda

Segunda ronda

Tercera ronda
Un ejemplo metodolgico de la Gestin por competencias.

Cuarta ronda