UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRIA EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA

ANALISIS DEL CONTROL DE GESTION CONTABLE COMO HERRAMIENTA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS DE LA REGION CENTROCCIDENTAL

Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Magister Scientiarium en Contadura, Mencin: Auditora.

Participante: Jos G. Frvida M.

Barquisimeto, Enero de 2012

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRIA EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA

ANALISIS DEL CONTROL DE GESTION CONTABLE COMO HERRAMIENTA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS DE LA REGION CENTROCCIDENTAL

Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Magister Scientiarium en Contadura, Mencin: Auditora.

Participante: Jos G. Frvida M. Tutor Acadmico: Dr. Pedro Rangel

Barquisimeto, Enero de 2012. ii

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Dedicatoria A mi hija Rachel Indira; compaera en esta travesa, quien con su sola presencia se convirti en el mayor estimulo para alcanzar la meta. Con la certeza que superar con creces los logros de su padre. Para ti mi bendicin

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Agradecimiento Mi agradecimiento inmenso a Gladys Snchez, sin su ayuda, colaboracin y palabras de estimulo en momentos de duda no hubiese sido posible culminar este trabajo. A Niosoty y Luis, quienes en todo momento fueron pilar fundamental para seguir adelante. Al Profesor Alexis Colmenrez por su apoyo y ejemplo de superacin, estudio y trabajo

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA COORDINACION DE ESTUDIOS DE POSTGRADO MAESTRIA EN CONTADURIA MENCION AUDITORIA ANALISIS DEL CONTROL DE GESTION CONTABLE COMO HERRAMIENTA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LAS UNIVERSIDADES PUBLICAS DE LA REGION CENTROCCIDENTAL Por: Licenciado Jos G. Frvida M. Tutor Acadmico: Dr. Pedro Rangel RESUMEN El desarrollo del presente estudio est orientado al control de gestin contable como instrumento para el tratamiento de los activos fijos, es por ello que se centra en el anlisis del control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental. Analizar el mencionado control, requiere que se tenga en cuenta el contexto en el que la organizacin opera, pues particularmente, debe disearse de forma coherente con las personas que la componen, con la cultura de la organizacin, su entorno y especialmente, debe estar vinculada a la estrategia. Lo que implica el diagnstico de requerimiento de informacin solicitada en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoracin inicial y posterior, aspectos tcnicos y operativos en cuanto a la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros preparados por las Universidades Pblicas, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciacin, fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos. El diseo de la investigacin, es de carcter descriptivo y la investigacin se ubic en un estudio analtico apoyado en un diseo documental. Como instrumento de recoleccin de datos se emple una matriz de anlisis relacional y para la observacin directa una lista de cotejo. Como resultado de ste estudio se tiene que en la universidades en estudio, realizan el registro contable de los activos fijos atendiendo el valor nominal incurrido para el momento de su adquisicin, considerando sus caractersticas, contabilizndolos a su costo original (valor inicial) incluyndose adems con su fecha de compra pero este no incluye el precio de compra ms todos aquellos soportes que se pagaron para que est en optimo funcionamiento, ni los desembolsos relacionados con las mejoras y reparaciones relacionadas con el activo fijo.

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LISANDRO ALVARADO UNIVERSITY DEAN OF ADMINISTRATION AND ACCOUNTING COORDINATION OF GRADUATE STUDIES MASTERS IN ACCOUNTING AUDIT MENTION ANALYSIS OF ACCOUNTING MANAGEMENT CONTROL AS A TOOL FOR THE TREATMENT OF FIXED ASSETS PUBLIC UNIVERSITIES IN THE REGION CENTROCCIDENTAL By: Mr. Jos G. Firvida M. Academic Tutor: Dr. Pedro Rangel SUMMARY The development of this study is focused on the accounting and management control tool for the treatment of fixed assets, which is why it focuses on the analysis of accounting and management control tool for the treatment of fixed assets in the Public Universities the center-western region. Analyze the audit, requires taking into account the context in which the organization operates, particularly as it should be designed in a manner consistent with the people who compose the organization's culture, environment, and especially, must be linked. What the strategy entails the requirement diagnostic information requested in the department of national assets for registration in the initial and subsequent to the initial, technical and operational aspects of management control in the treatment of fixed assets of presentation and disclosure of fixed assets in financial statements prepared by public universities, to show your property value, depreciation, acquisition date, location, repair, maintenance and the accounting treatment given to each one of them and the fulfillment of the laws, regulations and rules applicable in the treatment of assets by public universities in the center-western region. The research design is descriptive and research was at an analytical study design relied on a documentary. As data collection instrument used a matrix of relational analysis and a direct observation checklist. As a result of this study is to be studied at universities perform accounting of fixed assets incurred attending the nominal value at the time of its acquisition, considering its characteristics and accounted for at original cost (initial value) also includes its date of purchase but this does not include the purchase price plus all those media that is paid to optimal operation or expenditures related to improvements and repairs related to the asset.

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INDICE Pg. INDICE GENERAL INDICE DE CUADROS.. INDICE DE MATRICES INDICE DE GRAFICOS. INTRODUCCION.... CAPITULO I El Problema Planteamiento del Problema................................................................................ Objetivos de la Investigacin General................................................................................................................ Especficos.......................................................................................................... Justificacin de la Investigacin..... Alcance y Delimitaciones........ CAPITULO II Marco Terico Antecedentes de la Investigacin.. Bases Tericas.... Bases Legales. Sistema de Variables.. Definicin Conceptual de las Variables..... 28 36 63 66 67 24 24 25 26 16 viii x xi xii 13

CAPITULO III Marco Metodolgico Enfoque Epistemolgico........ Diseo de la Investigacin. Tipo de la Investigacin..... Universo..... 70 72 73 76

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Muestra.. Tcnicas de Recoleccin de Datos.... Tcnica de Anlisis Documental.... Tcnicas de Anlisis de Datos.... Procedimiento..... CAPITULO IV Anlisis e Interpretacin de los Resultados.... CAPITULO V Conclusiones.. Recomendaciones...... REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.......................................................... ANEXOS....

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ndice de Cuadros Pg. Cuadro No. 1 Cuadro No. 2 Cuadro No. 3 Cuadro No. 4 Cuadro No. 5 Cuadro No. 6 Cuadro No. 7 Operacionalizacin de las Variables...... Matriz de Anlisis.. Ficha de Control ....... Tratamiento Contable. Tratamiento Contable. Tratamiento Contable. Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos.. Cuadro No. 8 Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos.. Cuadro No. 9 Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos.. Cuadro No. 10 Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos... Cuadro No. 11 Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos... 97 95 93 92 69 80 81 87 89 90

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ndice de Matrices Pg. Matriz No. 1 Cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Pblicas de la Regin 85 Centroccidental

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ndice de Grficos Pg. Grfico No. 1 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Tratamiento Contable Grfico No. 2 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Tratamiento Contable Grfico No. 3 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Tratamiento Contable Grfico No. 4 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos Grfico No. 5 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos Grfico No. 6 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos... Grfico No. 7 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin a los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos Grfico No. 8 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin a los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos...... 99 97 96 94 92 91 89 88

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Introduccin La adhesin del sector pblico y privado a altos estndares de presentacin de informacin financiera, es esencial para el crecimiento econmico de un pas, es por ello que en casi mas de cien pases a nivel mundial, se ha puesto de manifiesto la necesidad de reformar la administracin pblica, con el fin de adecuarla a los cambios producidos en el entorno poltico, econmico y social, considerndose para tal, la contabilidad como la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por lo tanto las decisiones financieras.

De all que, en la actualidad la organizacin interna de cualquier empresa, es un punto muy importante para el xito de la misma, pues de dicha organizacin, es de donde ms dependen todas sus fortalezas y al mismo tiempo sus debilidades. Todas las acciones realizadas dentro de un ente son importantes para el crecimiento del mismo, pero como bien sabemos cada accin en una empresa es imprescindible para otorgar a la gerencia y a la sociedad la posibilidad de conocer el ente sobre el cual tomar importantes decisiones de carcter financiero y econmico.

Al relacionar lo antes mencionado con los activos fijos, o de capital, del sector pblico, los que tambin son llamados, bienes de uso, activos fsicos no corrientes, de dominio pblico, infraestructura, histricos y comunitarios, se desprende la importancia de llevar un registro contable en donde se refleje claramente el tratamiento en cuanto al registro de los mencionados activos desde el momento de su adquisicin, amortizacin y durante sus vidas tiles.

En el caso de la Universidades Pblicas venezolanas, un punto importante a considerar es el relacionado con el presupuesto, con el cual garantizan su funcionamiento y cumplimiento en la planificacin de sus actividades, adems de la adquisicin de activos fijos donde se incluyen mobiliarios y equipos distribuidos en

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todos los Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales. Es importante acotar que las adquisiciones de activos fijos o bienes de uso, estn reguladas por las normas de contabilidad establecidas por la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico, lo que comprende tambin su traslado y desincorporacin signado por el trmino de bienes de Estado.

Ahora bien, con base en lo antes expuesto, se propone una investigacin dirigida a analizar el control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, estudio que se estructura formalmente en cinco (5) captulos, los cuales se detallan a continuacin:

Inicialmente se presenta el Captulo I, que comprende el planteamiento del problema, que se inicia enfocando globalmente el tema, se destaca su importancia y enfatiza la situacin problemtica. En base a este planteamiento, se formularon los objetivos, los mismos se presentan de acuerdo con su complejidad, primero el general, luego los especficos; posteriormente se justifica la investigacin y se determina el alcance y limitaciones de la misma.

Seguidamente el Captulo II, describe el referente terico, el mismo contiene una serie de elementos conceptuales que sirven de base a la indagacin por realizar, en el que se exponen los antecedentes de la investigacin, referido a los estudios previos y trabajos de grado relacionadas con el problema planteado; bases tericas, que comprenden un conjunto de conceptos y proposiciones con un punto de vista o enfoque determinado, dirigido a explicar el problema planteado de acuerdo con los objetivos trazados. En este captulo tambin se presenta para su definicin y aplicacin el sistema de variables y finaliza con el cuadro desagregacin de estas ltimas.

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En este orden, el Captulo III, resea: la naturaleza de la investigacin, en la misma se detalla el grado de profundidad con que se aborda la unidad de estudio, para el cual son vlidas las conclusiones que se obtuvieron como producto de la investigacin; las tcnicas de recoleccin de datos, y los procedimientos, describen las distintas operaciones a las cuales fueron sometidos los datos estudiados.

Al respecto, el Captulo IV, se desarrolla el anlisis e interpretacin de los resultados. Recabada la informacin se procesa en consistencia con las variables, los objetivos y las interrogantes planteadas, dicho anlisis se efectan a travs de matrices, cuadros y grficos con su respectivo anlisis; los que conllevan posteriormente a establecer conclusiones y recomendaciones, en lo que se refiere al control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental.

Finaliza presentando el Capitulo V, correspondiente a las Conclusiones y Recomendaciones, que son el producto de un exhaustivo anlisis de la informacin, que dan respuestas a los objetivos planteados en la investigacin. Por ltimo se hace referencia a la bibliografa empleada para la realizacin de esta investigacin y anexos pertinentes.

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CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En la medida en que las organizaciones alcanzan una mayor dimensin; su base debe ser el orden de la informacin que permita la actuacin y permanencia en el medio ambiente externo, puesto que, en un mundo globalizado donde las barreras y limites estn impuestos por organizaciones de ndole mundial, las empresas pblicas y privadas, han tenido la necesidad de irse enmarcando en este medio, compuesto por constantes cambios que afectan directa e indirectamente toda la estructura de la informacin.

Ante tales desafos, seala Koontz (2007) que al no poder concebir una accin gerencial sin la idea de futuro, el reto presentado a la gerencias dentro de esta imprevisible realidad es el guiar de las organizaciones a travs del ejercicio de acciones dirigidas hacia un nuevo porvenir, basndose en procesos efectivos de comunicacin, control e informacin capaces de integrar acciones y voluntades de los sujetos que las conforman.

Por su parte menciona Montes (2008) que, las organizaciones en la actualidad cuentan con un enorme potencial en cuanto a recursos intangibles, los cuales realmente las conllevan a sobrevivir y mantenerse con xito dentro de un mundo tan complejo en el que hoy da se desenvuelven, por ello la comunicacin, la informacin, el control y el conocimiento juegan un rol trascendental, trastocando otros ordenes como los valores, principios, las instituciones, los procesos mecanicistas y estandarizados, as como las reglas tradicionales caracterizadas por

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servir como orientadores rgidos para alcanzar la visin y los objetivos organizacionales.

La realidad, mostrada por los autores antes mencionados, representa un gran reto a las organizaciones venezolanas, y muy especialmente las del sector pblico, como son la Universidades Pblicas, lo cual genera un gran compromiso, un desafo y responsabilidad para quienes ocupan cargos de gerencia y control, pues si bien es cierto que stas organizaciones responden a intereses distintos en comparacin a las organizaciones del sector privado, ambas se desarrollan bajo lgicas de actuacin diferentes pero indefectiblemente comparten, interactan y se mueven dentro de una misma realidad, Hernn (2008).

Extrapolando lo sealado a las Universidades Pblicas venezolanas, las que estn consideradas como colectivos de derecho pblico, dotadas de personalidad jurdica y de patrimonio propio que gozan de amplia autonoma estatutaria, cientfica, pedaggica, disciplinaria, administrativa y financiera, con la principal misin de organizar los saberes superiores y la investigacin, por cuanto son centros de creacin, transmisin y difusin de la cultura, de la ciencia y tecnologa, las cuales a travs de la articulacin del estudio, la docencia y la investigacin, se integran en la vida de la sociedad.

Para este cmulo de funciones, se hace necesario la aplicacin de recursos en la ejecucin en conjunto de sus actividades, con el fin de alcanzar sus objetivos estratgicos; puesto que la actual coyuntura exige de estas instituciones una capacidad de respuesta mucho ms rpida y un funcionamiento ms eficiente, que difcilmente se conseguirn sin la implantacin de nuevas estrategias.

Al respecto, segn los informes anuales presentados por el Ministerio de Finanzas, desde la dcada de los ochenta, el panorama financiero de Venezuela se 17

enrareci, y con l, las relaciones financieras Estado-Universidad. El modelo rentista, en cuanto a la obtencin de ingresos se refiere, se agot; no as en cuanto al gasto, dado que las instituciones y la poblacin en general no internalizaron las nuevas realidades y, aun cuando momentneamente Venezuela goza de una bonanza en cuanto a precios petroleros se refiere, ya existe la conciencia de que esa holgura financiera es efmera y no sustentable.

Lo anterior implica un cambio de paradigma en las finanzas de la nacin, en general y por ende en las universitarias, en particular, as como en todos los subsistemas interrelacionados. Aunado a lo anterior, y tal como lo seala Fuenmayor (2004), la dependencia casi absoluta del Estado, adems de una organizacin absurdamente burocrtica, centralizada, rgida, reactiva y anrquica, conspira contra cualquier intento de modificar el status quo. De all que, la calidad, pertinencia y equidad promovidas por la Organizacin de las naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) desde 1998, no han pasado de ser meras palabras retricas en el sector universitario venezolano.

En este sentido, es oportuno reconocer que los recursos son escasos y las necesidades incontables, por lo que se requiere encontrar alguna metodologa vlida que relacione realmente los recursos con las metas planificadas y logradas. Es imperativo, asumir un modelo de control de gestin contable, en el cual se separe lo inadecuado de lo eficiente; es decir, medir, controlar, evaluar, compensar los fondos institucionales, invirtiendo los excedentes que puedan generarse, prioritariamente en la causa o no de fines relevantes en lo acadmico, humano y social.

En virtud de lo sealado y para adecuar el funcionamiento interno a las exigencias actuales del entorno, las universidades deben definir su poltica organizacional de la manera ms conveniente, para aprovechar las oportunidades que les brinda el entorno y de acuerdo con sus capacidades y recursos, mantener su 18

competitividad para lo cual se estructuran y coordinan sus elementos de una determinada forma, adems para dar respuestas a las personas interrelacionadas de acuerdo con las actividades que realizan con los recursos econmicos.

Para tal fin, resulta imperativo contar con sistemas de control, entre el que se destaca el de gestin contable que permite visualizar el desarrollo de la planificacin, la utilizacin de los recursos y proyectar resultados satisfactorios de acuerdo con la percepcin o visin de la organizacin, en cuanto a la necesidad de obtener rendimientos positivos de los recursos disponibles.

Al respecto Montes (2008) sostiene que el control de gestin contable, es el conjunto de procedimientos que guan no solo el control del resultado, sino tambin la eleccin del comportamiento de los que deben tomar decisiones para que acten lo ms eficientemente posible a fin de alcanzar los objetivos de la organizacin a partir de los recursos disponibles. Contina el autor sealando que el correcto funcionamiento de cualquier organizacin exige que todos sus componentes se comporten de la manera que sea la ms adecuada para el logro de sus objetivos.

En otras palabras, el control de gestin contable, permite a los interrelacionados de la organizacin, propietarios, personal, Estado y sociedad, establecer el reflejo de la eficacia y eficiencia de las decisiones que se hayan tomado en relacin a los recursos econmicos, de lo cual, en el mejor de los casos, se aspira generen resultados satisfactorios para asegurar la estabilidad de la organizacin universitaria.

Paralelo a las anteriores consideraciones, es fundamental apoyarse en la contabilidad centrada en la gestin financiera, la cual analiza continuamente los orgenes y las causas de los resultados, desglosados en los costos correspondientes a cada ingreso, comparando cmo debera haberse realizado la actividad econmica 19

programada con el nivel obtenido de las variables, que sirven para el aprendizaje y mejora continua de la organizacin.

En ese particular, es importante tener en cuenta que para la gestin financiera de la organizacin es imprescindible fundamentar el anlisis en informacin amplia, precisa, especfica y confiable que permita interpretar el comportamiento econmico de la organizacin para tratar temas contables que provengan de productos financieros complejos, mantenidos adems para una variedad de propsitos que dependen de las intenciones de la administracin; es un proceso complejo que, dada la actual estructura y las actividades de cada universidad, afectar a un amplio abanico de aspectos, contables y no contables.

En ese contexto, Estupian (2010) seala que el nuevo estilo de direccin de las finanzas que presupone el perfeccionamiento empresarial, ha creado las bases para que las empresas puedan desarrollar de forma organizada todas las transformaciones necesarias que permitan lograr una gestin eficiente, econmica y eficaz, a travs de indicadores financieros. En este orden de ideas, durante el proceso de anlisis de estados financieros se dispone de una diversa gama de posibilidades para satisfacer los objetivos emprendidos al planear y llevar a cabo dicha tarea de evaluacin.

En esa perspectiva, es de especial inters la presente investigacin orientada al anlisis de la gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en la Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental; entendindose como tal, segn Lara (2004), al grupo que est formado por todos aquellos bienes y derechos propiedad de la empresa u organizacin que tienen cierta permanencia o fijeza y se han adquirido con el propsito de usarlos y no de venderlos, los cuales cuando se encuentran en condiciones no adecuadas, o no puestas en servicio efectivo, si pueden ser objeto de venta o desincorporacin.

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Puesto que, las Universidades Pblicas forman parte de las instituciones y estructura del Estado mediante las cuales se desarrollan las acciones del sector de Educacin Superior, las mismas deben regirse en sus sistemas contables bajo las disposiciones de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera (2000), donde se provee segn el artculo 121 lo siguiente:

El sistema de contabilidad pblica comprende el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que permite valorar, procesar y exponer los hechos econmicos financieros que afecten o pueden llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus entes descentralizados. Aunado a lo anterior, es preciso acotar que en ese sistema de contabilidad pblica, se deben atender normas generales de contabilidad general de la Repblica y los dems principios de aceptacin general vlidos para el sector pblico, por consiguiente, la gestin contable de los activos fijos de las Universidades Pblicas, deben administrarse bajo estos criterios.

Tal es el caso y segn la experiencia del investigador, se puede notar que en el caso de las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental a saber Lara Portuguesa y Yaracuy, existen normativas y ordenamientos que rigen la identificacin y registro de los activos fijos, tal como lo seala la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica, los que permiten identificar y describir la operatividad de los procedimientos que realiza el Departamento de Bienes Nacionales y el Departamento de Contabilidad para el control de los activos fijos. Sin embargo, y tomando en consideracin, la cantidad de los activos, el tamao de sus inventarios y la naturaleza de los mismos, no hay certeza plena en cuanto al cumplimiento de normativas que homologuen el tratamiento de las depreciaciones, desincorporaciones, donaciones y ms an de su presentacin en los estados financieros anuales exigidos por la Ley para cada Universidad.

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Asimismo, la situacin problemtica antes planteada conlleva a inferir que en los estados financieros anuales preparados por las Universidades Pblicas en estudio el patrimonio va creciendo pero el mismo no es compatible con la realidad existente en el archivo de registro y control de los activos fijos, el cual en las actividades de conciliacin de activos fijos no est conformado por la informacin legal que demuestre su propiedad, informacin financiera que demuestre su valor nominal y depreciacin e informacin administrativa que demuestre fecha de adquisicin, ubicacin, reparaciones, mantenimiento, cobertura de seguro, cdigo de

identificacin y traslado; entre otros; por lo tanto, no podran ser utilizados como base precisa para la toma de decisiones.

Por otra parte, la naturaleza de los activos fijos determina su control en concordancia con las normas establecidas; no obstante, la dinmica propia de las Universidades, la experticia administrativa de los funcionarios responsables del manejo de los registros contables, el reciclaje del conocimiento y la actualizacin en el mbito del control de los activos fijos; dificulta el seguimiento contable de los mismos y por consiguiente, su reflejo en los estados financieros de las Universidades objeto de estudio, no es compatible con la realidad existente.

Es por ello y sobre la base de lo antes expuesto, adquiere relevancia la propuesta de investigacin definida en analizar el control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental. Situacin sta que permite formular las siguientes interrogantes en funcin de abordar a profundidad dicho planteamiento:

Cul es la situacin actual en relacin a los requerimientos de informacin solicitada en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoracin inicial y

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posterior a la inicial, perteneciente a los actuales activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental?

Cules son los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental?

Como es la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros preparados por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciacin fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos?

Cul es el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental?

Considerando lo antes planteado, y una vez respondidas las interrogantes el investigador considerar necesario formular lineamientos generales que contengan normas y procedimientos para el tratamiento de los activos, lo que a su vez se consideran sugerencias para fortalecer el control de gestin contable en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, para lo cual se formula los siguientes objetivos:

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Objetivo General

Analizar el control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental.

Objetivos Especficos

Diagnosticar la situacin actual en relacin a los requerimientos de informacin solicitada en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoracin inicial y posterior a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental.

Evaluar los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental.

Indagar la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros preparados por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciacin fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos.

Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental.

Formular lineamientos generales que contengan normas y procedimientos para el tratamiento de los activos, lo que a su vez se consideran sugerencias para fortalecer el control de gestin contable en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental. 24

Justificacin

Para la mayora de las empresas pblicas y privadas en los albores del siglo XXI, la clave debera ser la transparencia administrativa, econmica y financiera y de su gestin, lo cual se logra estableciendo procesos de integracin ordenado con documentos fuente, libros y controles en los diferentes niveles y reas de ejecucin para producir informacin oportuna y confiable.

Estas razones, inducen a sealar que el activo fijo de las Universidades, est conformado por los bienes muebles (mobiliario, equipos y vehculos) adquiridos por stas, para desempear sus funciones acadmicas, administrativas, y de apoyo logstico a las mismas. Debe ser poltica de stas casas de estudio mantener un estricto control sobre los bienes muebles del activo fijo, y que adems la propiedad de los mismos sea perfectamente demostrable y su existencia comprobable; por lo que deben mantener un archivo actualizado de registro y control de activos fijos, el cual este conformado con toda la documentacin legal, financiera y administrativa que demuestre propiedad, costo, ubicacin, reparaciones, mantenimiento, entre otros.

As, al considerar que la inversin ms significativa que tienen las Universidades, se encuentra hecha en la adquisicin de activos fijos, ya que sin ellos el funcionamiento de esta sera virtualmente imposible, es por ello, que surge el anlisis del control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, tomando como base que los registros deben incluir todos los costos que se relacionan directamente con su adquisicin o construccin, incluso aquellos necesarios para que los bienes queden en condiciones de ser utilizados. Por consiguiente, el costo de los activos fijos debe incluir partidas tales como: impuesto al valor agregado, costo de diseo, cargos por transporte, costos de instalacin, valores necesarios para alzar los

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gravmenes existentes, costos iniciales de reconstruccin, los honorarios legales y de otra naturaleza que se devenguen, y los costos de financiamiento.

Ante esta perspectiva, el estudio se justifica, por cuanto se pretende destacar en base a la consulta de diferentes fuentes, la importancia doctrinal y legal de la gestin pblica de recursos financieros, segn las normativas de contabilidad por criterios generalmente aceptados para el sector pblico, y aplicables a las Universidades. Asimismo, las implicaciones prcticas se explican por el hecho de que se interpretarn registros contables donde se evidencien las normas acatadas y aplicadas en el control y registro de activos fijos, conforme a los lineamientos de la Contralora General de la Repblica y de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico.

Metodolgicamente se aspira construir un aporte derivado de lo terico y prctico antes anunciado, que sirva de fundamento en el desarrollo de investigaciones posteriores donde se consideren elementos similares a los de la presente investigacin. Adems, los resultados del estudio constituyen un material bibliogrfico valioso para estudiantes de pre y postgrado del Decanato de Administracin y Contadura de la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado y por ende de las otras Universidades en estudio.

Alcances y Delimitaciones

Para efectos de esta investigacin, se analizar tanto el control de gestin contable, como el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, durante el ejercicio fiscal 2009-2010.

De acuerdo con su propsito, la investigacin se desarrollar bsicamente en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental a saber las ubicadas en los 26

Estados Lara, Yaracuy y Portuguesa especficamente en la

Universidad

Centroccidental Lisandro Alvarado (UCLA), Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre (UNEXPO), Universidad Nacional Experimental de Los Llanos Ezequiel Zamora (UNELLEZ), Universidad Nacional Experimental de Yaracuy (UNEY), Universidad Simn Rodrguez (UNESR) y Universidad pedaggica Experimental Libertador (UPEL), en la que se pretende hacer un diagnostico en relacin a los requerimientos de informacin solicitada en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoracin inicial y posterior a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos, asimismo indagar en la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros preparados por las Universidades, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciacin fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos.

Verificando desde luego el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Pblicas, todo ello enfocado con los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin para el tratamiento de los activos fijos, lo que conllevar finalmente y dada la necesidad a formular lineamientos generales que contengan normas y procedimientos para el tratamiento de los activos.

Dada la relevancia del tema, la investigacin se, limita desde el punto de vista de su aplicacin en aquellas Universidades ubicadas en la Regin Centroccidental antes mencionadas. Otro punto importante y que es fundamental tomar en consideracin para esta investigacin, son los pocos estudios relacionados con el tratamiento de los activos en las Universidades Pblicas venezolanas.

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CAPITULO II

MARCO TEORICO

Antecedentes de la Investigacin

Cuando se proyecta acometer la elaboracin de un trabajo de investigacin es ineludible la revisin minuciosa de indagaciones efectuadas con anterioridad en virtud de conocer que aspectos acerca del tpico han sido abordados por otros investigadores, o bien, que otros seria pertinente develar, para el beneficio del sector objeto de estudio.

Tal como se describi en el capitulo anterior, la presente investigacin pretende ofrecer un anlisis sobre el control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental; en relacin a la base de esta intencin, se examinaron diversos trabajos que coadyuvaron a una mejor comprensin tanto del tratamiento de los activos fijos como del control de gestin contable en las Universidades en estudio.

Al respecto, se presenta el basamento de la investigacin, el cual comprende antecedentes de la investigacin que dan sustento bibliogrfico y referencial al estudio; as como tambin, las bases tericas y legales que la sustentan. Finaliza este captulo presentando la definicin conceptual y el cuadro de operacionalizacin de las variables que sirve de marco de los objetivos planteados.

Atendiendo a este particular, se inicia los antecedentes del trabajo con el estudio realizado por Navarro (2005), el cual realiz un estudio descriptivo de campo titulado: Una propuesta para la aplicacin de los modelos de valoracin de las normas internacionales a los activos de las entidades pblicas espaolas. Concluy el autor, 28

que tras las ltimas reformas que se han venido produciendo en los sistemas contables de las administraciones locales de los distintos pases europeos, parece observarse una clara tendencia hacia la inclusin de una mayor cantidad de informacin sobre los activos fijos en el balance de las entidades locales y que adems las razones que impulsan este tipo de reformas fundamentalmente giran en torno a la mejora en la rendicin de cuentas sobre estos activos y a la mejora de la gestin.

En ese sentido, el balance es un documento que refleja la situacin patrimonial de la entidad y, por lo tanto, debe incluir informacin sobre todos sus elementos patrimoniales, incluso los bienes de uso general, pues aunque los mismos resulten indiferentes a efectos de solvencia y liquidez, su inclusin facilita la explicacin del por qu se ha incurrido en un determinado volumen de endeudamiento. Esto ayudar a los usuarios externos a comprender mejor la situacin econmico financiera en la entidad. Esta tendencia dirigida hacia la presentacin de informacin sobre todos los activos se puede observar en pases como, por ejemplo, Reino Unido, Blgica, Italia y Suecia. No obstante, hay pases donde todava no se presentan estos bienes en el balance, como es el caso de Alemania.

En cuanto a la valoracin de los bienes destinados al uso general, su especial naturaleza y su carcter no realizable lleva a la adopcin generalizada del costo histrico como el menos problemtico, siendo ste el criterio ms utilizado por la mayor parte de los pases, al ser considerado como el mtodo ms objetivo y simple. No obstante, existen determinados bienes de uso pblico, como ocurre con los bienes de patrimonio histrico, para los que resulta muy difcil determinar el costo histrico, por lo que resultara de inters que los mismos apareciesen reflejados por un valor simblico a efectos de su inventario.

Ahora bien, en la investigacin tambin se seala que la inclusin de los activos en el balance podra provocar confusin, al aparecer valores histricos junto 29

con valores simblicos, por lo que resultara ms apropiado que se presentasen en documentos explicativos o anexos, a fin de evitar incongruencias en las cifras del balance, asimismo que para la contabilizacin de la depreciacin, conviene distinguir entre aquellos bienes que presentan una vida til de carcter limitada de aquellos otros con una vida indefinida (como es el caso de los bienes destinados al uso general).

Para el autor, en el primero de los casos es conveniente llevar a cabo una poltica de amortizacin pues, a su juicio, las dificultades que acarrea la contabilizacin de stas se ven compensadas por los beneficios que a nivel informativo aportan, otro aspecto importante es que su reflejo contable es necesario para el anlisis del costo econmico de los servicios pblicos, elemento imprescindible en la valoracin de la eficiencia y la eficacia, y facilita la comparacin de la informacin con otros entes. Por lo que respecta a los bienes con una vida til de carcter indefinido (entre los que se encuentran los bienes destinados al uso general), considera que una solucin alternativa y ms apropiada es el llevar a cabo el establecimiento de un adecuado plan a priori de cuotas de mantenimiento o renovacin del bien que sustituya o complemente la correspondiente amortizacin.

Dado que Navarro, focaliz su trabajo especficamente en la valoracin de las normas internacionales a los activos de las entidades pblicas espaolas no deja de tocar la temtica del tratamiento de los activos fijos y su control, situacin esta que relaciona dicha investigacin con la presente, y ms aun cuando se considera en una de sus conclusiones la clara tendencia hacia la inclusin de una mayor cantidad de informacin sobre los activos fijos en el balance, lo que ayuda a la rendicin de cuentas sobre estos activos y a la mejora de la gestin.

Por su parte Agin (2006) desarroll una investigacin descriptiva de campo, titulada: Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el control d e los 30

bienes nacionales de las oficinas tcnicas auxiliares del Consejo Nacional de Universidades. En sta comenta el autor que, la Ley de Administracin Financiera del Sector Pblico es clara al sealar que el control interno debe formar parte de los procesos de cada institucin debido a que tiene como objeto salvaguardar los recursos, acatar las normas legales vigentes, promover la eficiencia y eficacia de las operaciones.

En este sentido sostiene que para cumplir con los objetivos especficos plasmados en su investigacin y de acuerdo al anlisis de la informacin obtenida que sirve de sustento al objetivo general que se refiere al diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Control de los Bienes Nacionales del Consejo Nacional de Universidades, el autor concluye que existe una enorme falta de restriccin de entrada y salida de bienes al Almacn en el momento de realizarse la toma fsica de los mismos, ello debido a que no se elabora un acta donde se evidencie la justificacin de las desincorporaciones de bienes, aunado al incumplimiento en la periodicidad de la verificacin fsica de los bienes, actas a la hora de detectar prdidas o extravos de bienes y el desconocimiento por parte del personal de la Coordinacin de Bienes de los resultados de los informes de las Auditorias llevadas a cabo por la Unidad de Auditora Interna a las actividades y procedimientos llevados a cabo en la Coordinacin.

Como una conclusin general se destaca que el Estado Venezolano tiene entre sus estrategias la modernizacin y la transparencia de cada una de sus instituciones, como un elemento clave para mejorar y hacer ms eficiente el da a da de sus procesos claves, es por ello que produjo el sistema de gestin y control de las finanzas pblicas que permiten que sta se lleve a cabo con eficiencia, eficacia y economa a fin de llevar un mejor servicio a sus ciudadanos.

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Esta investigacin se relaciona con el presente trabajo por cuanto aporta elementos importantes para su desarrollo en materia de control de los bienes nacionales en organizaciones pblicas y fija un antecedente en cuanto a las bases metodolgicas y tericas para el desarrollo de la investigacin a realizar.

Por su parte, Crespo (2006), realiz una investigacin dirigida a analizar el Sistema de Registro y Control de Inventario de los Bienes Inmuebles adscritos a la Direccin General Sectorial de Educacin de la Gobernacin del Estado Lara, el que utiliza como parmetros de diagnstico los criterios de organizacin, planificacin, coordinacin, direccin, control entre otros; entre los objetivos especficos la investigadora se planteo hacer un diagnostico para analizar la situacin actual de la unidad operativa encargada del registro y control del inventario de los bienes, en cuanto a su funcionamiento interno, para verificar las polticas, estrategias y los procedimientos para llevarlos a cabo, y con ello evaluar las caractersticas predominantes de la contabilizacin, identificando los factores internos y externos, que afectan el registro de los Bienes Inmuebles adscritos en la Direccin General Sectorial de Educacin, as como tambin, identificar cuantitativamente la ubicacin de los Inmuebles que no han sido registrado de la Direccin General Sectorial de Educacin.

La investigacin estuvo enmarcada dentro de un estudio de campo con diseo documental, con carcter descriptivo, puesto que se desarroll con fuentes primarias procesadas por medio de la aplicacin de una encuesta tipo cuestionario; el anlisis de los resultados se organiz de acuerdo al esquema de distribucin de los datos presentes en los instrumentos de recoleccin de datos, y en consistencia con las variables, objetivos e interrogantes planteadas en el estudio. Entre las conclusiones ms destacadas se tiene la carencia de documentos legales que comprueben la propiedad que tiene la Gobernacin del Estado Lara, sobre los inmuebles del sector educativo, la participacin inefectiva de las diversas unidades encargadas de la 32

ejecucin programtica de la Direccin en el registro de bienes inmueble; en lo que respecta a la Filosofa de Gestin del organismo (Misin, Visin y Objetivos) es un aspecto totalmente desconocido por sus funcionarios; situacin que ocasiona la ejecucin de las actividades laborales, en condiciones de total empirismo en lo que ha dicho aspecto se refiere, a ello se agrega que, no se dispone de registro de inventario de los bienes inmuebles, y los existentes no se encuentran actualizados, entre otros.

El antecedente citado, guarda relacin de modo directo con la presente investigacin en vista de que brinda una gama de importantes aportes, que consisten en el apoyo a la base terica y metodolgica, relacionada con el registro y control de inventario bienes inmuebles en una organizacin pblica, lo que permite una mejor comprensin de los aspectos relacionados con el diagnstico de esta problemtica en estudio.

Colmenrez (2008) realiz su tesis doctoral orientada a la influencia de la calidad de la auditora sobre la calidad de la informacin financiera empresarial, seal el autor como objetivo determinar el grado de influencia que tiene la calidad de la auditora financiera externa sobre los niveles de calidad de la informacin financiera presentada en los estados financieros consolidados de las empresas.

Segn el autor, el trabajo emprico se dividi en dos fases. En la primera, se delineo un modelo para medir los niveles de calidad de la informacin financiera divulgada por las empresas petrolferas de mbito internacional. Dicha calidad informativa, se estudi segn el tamao de la empresa petrolera, el pas de origen y el tamao de la firma de auditora externa, para lo cual se aplic el anlisis de correlacin bivariable, multivariante y regresin mltiple.

Para la segunda fase, se dise otro modelo basado en encuesta de opinin dirigido a auditores, firmas de auditora y a profesores, mediante el cual se pretendi 33

demostrar que los niveles de calidad de la informacin financiera dependen de la calidad de la auditora y que sta se encuentra supeditada al control de calidad que ejerzan los auditores. El estudio es esencialmente explicativo, se enmarca en una investigacin emprica de tipo cuantitativa y el anlisis de variables cualitativas, lo que finalmente le permiti al investigador llegar a conclusiones importantes, basado en una muestra de profesionales y de las empresas de mayor relevancia en el mundo.

Esta investigacin se relaciona con el presente trabajo por cuanto aporta elementos importantes para su desarrollo en materia de informacin financiera y la manera de cmo presentarla en los estados financieros consolidados de las empresas por tanto, fija un antecedente en cuanto a las bases metodolgicas y tericas para demostrar los niveles de calidad en la informacin emitida en los estados financieros, la que coadyuva en el desarrollo de las organizaciones bien sea pblicas o privadas.

Villalba (2008), desarroll una investigacin orientada al anlisis de la informacin financiera revelada en el caso de deterioro del valor de los activos, siguiendo lo estipulado en la Norma Internacional de Contabilidad y de Informacin Financiera Nro: 36. En este sentido, el autor efectu una revisin de las reglas generales para la determinacin y presentacin del deterioro del valor de los activos en los estados financieros de una empresa petrolera, establecidas en la NIC-NIIF 36.

Ello lo justifica en razn de facilitar la toma de decisiones por parte de los distintos usuarios interesados de diferentes pases al confiar y poder comparar la informacin financiera entre empresas petroleras. Tambin, se describe la metodologa empleada por una empresa petrolera en Venezuela para determinar la existencia o no del deterioro del valor de los activos en el segundo trimestre de 2007, perodo en que se desarroll el estudio de campo.

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Cabe sealar que tericamente este trabajo se inserta en la teora general de la contabilidad, puesto que contempla los fundamentos conceptuales en la que se basa la informacin financiera, al objeto de dotar de sustento racional a las normas contables. Metodolgicamente, es una investigacin que conjuga el estudio de campo y el documental. En cuanto al diseo, se corresponde con una investigacin descriptiva.

La conclusin ms relevante del estudio es que la empresa petrolera objeto de anlisis cumple con las reglas establecidas en la NIC-NIIF 36, y que tomada en conjunto, no existe deterioro del valor de sus activos, pues el flujo de efectivo futuro que generan es superior a su valor contable. Sin embargo, se hace necesario la implementacin de mejoras al proceso de verificacin de esta informacin. Finalmente, basado en el anlisis de esta informacin y en las conclusiones de la investigacin, el investigador expres una serie de recomendaciones de mejoras de la referida metodologa usada por la empresa seleccionada.

El antecedente citado, guarda relacin de modo directo con la presente investigacin en vista de que brinda una gama de importantes aportes, que consisten en el apoyo a la base terica y metodolgica, relacionada con el deterioro del valor de sus activos, lo que permite una mejor comprensin de los aspectos relacionados con el diagnstico de esta problemtica en estudio.

Es relevante acotar, que el grupo de investigadores antes expuestos nos brindan una gama de importantes aportes, que consisten en el apoyo a la base terica y metodolgica, relacionada con activos fijos, gestin y su tratamiento en organizaciones tanto pblicas como privadas como prembulo para el registro y control de los activos fijos ante la necesidad de presentar en los estados financieros, informacin que sea compatible con la realidad, lo que permite una mejor comprensin de los aspectos relacionados con el anlisis de esta problemtica en el

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caso del anlisis del control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental.

Bases Tericas

Para dar la solidez terica a la investigacin a continuacin se presenta el basamento terico que la sustenta, a tal efecto seala el Manual de la UPEL (2003), que las bases tericas, no es ms que la reunin de informacin documental para confeccionar el diseo metodolgico de la investigacin (p. 88) Es decir, la informacin recogida para las bases tericas proporcionar un conocimiento profundo de la teora que le da significado a la investigacin. Es a partir de las teoras existentes sobre el objeto de estudio, como pueden generarse nuevos conocimientos; por tanto el investigador considera relevante iniciar el referencial terico con una amplia definicin de control de gestin.

Control de Gestin

En trminos generales, se puede decir que el control debe servir de gua para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (tcnicos, humanos, financieros, entre otros). Por ello podemos definir el control de gestin, segn Donoso (2003 ob.cit.), como un proceso de retroalimentacin de informacin de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Los Condicionantes del Control de Gestin

El primer condicionante es el entorno, puede ser un entorno estable o dinmico, variable cclicamente o completamente atpico. La adaptacin al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa. As mismo se tiene que, los 36

objetivos de la empresa tambin condicionan el sistema de control de gestin, segn sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, entre otros.

La estructura de la organizacin, segn sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos. El tamao de la empresa est directamente relacionado con la centralizacin. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralizacin, pues hay ms cantidad de informacin y complejidad creciente en la toma de decisiones.

Por ltimo, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organizacin, es un factor determinante del control de gestin, sin olvidar el sistema de incentivos y motivacin del personal.

Fines del Control de Gestin

Montes, (2008), seala que, el fin ltimo del control de gestin es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecucin de los objetivos. Sin embargo se puede concretar otros fines ms especficos como son los siguientes:

1. Informar: Consiste en transmitir y comunicar la informacin necesaria para la toma de decisiones.

2. Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecucin de los objetivos.

3. Evaluar: La consecucin de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoracin es la que pone de manifiesto la satisfaccin del logro. 37

4. Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecucin de los objetivos.

Los Instrumentos del Control de Gestin

Contina Montes, sealando que, las herramientas bsicas del control de gestin son la planificacin y los presupuestos. La planificacin consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Est relacionada con el largo plazo y con la gestin corriente, as como con la obtencin de informacin bsicamente externa. Los planes se materializan en programas.

El presupuesto est ms vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma ms exacta los objetivos, concretando cuantas y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificacin operativa; se realiza para un plazo de das o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicacin directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicacin; no se debe imponer, porque originara desinters en la consecucin de los objetivos. La comparacin de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. La causa puede ser:

1. Errores en las previsiones del entorno: estimacin de ventas, coste de ventas, gastos generales, entre otros. 2. Errores de mtodo: poca descentralizacin, escaso rigor temporal, falta de coordinacin entre contabilidad y presupuestos, entre otros. 3. Errores en la relacin medios-fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, entre otros.

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Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratgicas (revisin y/o cambio de plan y programas), como tcticas u operativas (revisin y/o cambio de objetivos y presupuestos).

Taylor, parafraseado por Amat (2001), fue uno de los iniciadores del Control de Gestin industrial, introduciendo la contabilidad analtica, el cronometraje de los tiempos de mano de obra directa, los estndares, la asignacin de los costos indirectos, la remuneracin por rendimientos. Estableci la frmula de la rentabilidad del capital. Todava hoy se observan muchos ejemplos en las empresas donde el Control de Gestin gira en torno al control de la eficiencia interna de la empresa, centrando su atencin en los recursos que consume, en el beneficio inmediato y en la informacin financiera exterior.

Segn Donoso (2003), el control de gestin es un instrumento de la gestin que aporta una ayuda a la decisin y sus tiles de direccin van a permitir a los directores alcanzar los objetivos; es una funcin descentralizada y coordinada para la planificacin de objetivos, acompaada de un plan de accin y la verificacin de que los objetivos han sido alcanzados.

Repasando diferentes definiciones sobre control de gestin se observa que: los autores reconocen que los objetivos son la categora rectora, porque el proceso de toma de decisiones est orientado a alcanzar los objetivos marcados y luego estos son el patrn para evaluar a la gestin, o sea el grado en que los resultados de la gestin se acercan a los objetivos previamente establecidos. El control de gestin se relaciona con las actividades siguientes: formulacin de objetivos, fijacin de estndares, programas de accin (presupuestos), utilizacin de recursos, medicin de resultados (verificacin), anlisis de desviaciones, correccin del desempeo o mejora.

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Se distingue una diferenciacin entre el concepto de gestin, control de gestin y la funcin de control, pero no se observa la misma precisin al establecer sus fronteras. Algunos consideran que el control de gestin comprende tanto la etapa de previsin como la etapa de control o verificacin propiamente dicha; otros lo ven ms cercano a la ejecucin y verificacin; para otros, abarca los procesos de asignacin de recursos, el seguimiento de las acciones y la evaluacin del resultado.

Tambin se considera que el control de gestin no debe ser reducido a la funcin de control (entendido como evaluacin y correccin del desempeo solamente) sino que comprende tambin la fase de planificacin (porque durante el proceso de definir objetivos se determinan las formas de medirlos, y su cuantificacin en el estndar), que a su vez est determinada por los procesos de mejoramiento que son los que le otorgan la capacidad de diagnstico al control de gestin.

En conclusin se tiene que el control de gestin, es un proceso que sirve para guiar la gestin hacia los objetivos de la organizacin y un instrumento para evaluarla. Por lo cual debe entenderse que: es un medio para desplegar la estrategia en toda la organizacin.

Sistema de Control de Gestin

Un Sistema de Control de Gestin, segn Montes (2008), es una estimulacin organizada para que los managers descentralizados tomen sus decisiones a su debido tiempo, permite alcanzar los objetivos estratgicos perseguidos por cada empresa. Para mantener la eficiencia organizativa y facilitar la toma de decisiones es fundamental controlar la evolucin del entorno y las variables de la propia organizacin que pueden afectar su propia supervivencia.

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El sistema de control de gestin como conjunto de procedimientos que representa un modelo organizativo concreto para realizar la planificacin y control de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, queda determinado por un conjunto de actividades y sus interrelaciones, y un sistema informativo (SI). Sin embargo se encuentran otros enfoques modernos, como el de Mallo y Merlo (1999), que conciben el Sistema de Control de Gestin como un sistema de informacincontrol superpuesto y enlazado continuamente con la gestin que tiene por fin definir los objetivos compatibles, establecer las medidas adecuadas de seguimiento y proponer las soluciones especficas para corregir las desviaciones. El control es activo en el sentido de influenciar sobre la direccin para disear el futuro y crear continuamente las condiciones para hacerlo realidad.

En los conceptos obtenidos de las distintas literaturas se puede observar que todos coinciden en que el SCG es un procedimiento basado en la informacin recopilada para trazar los objetivos y el camino a seguir por la entidad, controlar y tomar las decisiones correspondientes para corregir las desviaciones.

Activo Fijo

Chong (2002) define los activos fijos como los bienes que una empresa utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones, que representan al conjunto de servicios que se recibirn en el futuro a lo largo de la vida til de un bien adquirido.

Por su parte Cant (2001) define activo fijo como un recurso econmico propiedad de una entidad, del cual se espera que rinda beneficios en el futuro. El valor del activo se determina por el costo de adquisicin del artculo, ms todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalacin y arranque de operacin. Los tipos de activos de un negocio varan de acuerdo a la naturaleza de la empresa. Un 41

pequeo negocio de servicios puede tener slo un camin, materiales y una oficina en la propia casa del dueo. Una gran tienda puede tener edificios, mobiliario, mquinas y equipo.

Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad posee, o depositado en alguna institucin bancaria, las cuentas por cobrar que tiene pendientes con sus clientes, o con sus empleados, los productos o mercancas disponibles para su manufactura o comercializacin, las instalaciones fsicas de almacenes, oficinas y plantas productivas, el terreno donde estn construidas dichas instalaciones, el equipo para transportacin de la mercanca o del personal de la entidad, el mobiliario de las oficinas administrativas, de ventas y productividad, el equipamiento de las oficinas administrativas, y la maquinaria y herramientas del rea de produccin.

Lo antes mencionado, constituye un soporte valioso para la realizacin de las actividades propias de las empresas; cada empresa cuenta con distintos recursos para realizar su trabajo, de entre los que destacan los activos fijos e intangibles, los cuales son partidas de mucha importancia, ya que son la base del trabajo y actividades productivas. Dichos activos tienen una vida til de ms de un ao y se adquieren para ser utilizados en las operaciones de un negocio con el fin de obtener ingresos. Es importante conocer la relevancia de este tipo de activos en una empresa porque el tratamiento contable que se les da incluye la adquisicin de los activos, el uso que reciben y el retiro de los mismos, ya sea por causa de terminacin de la vida til o por obsolescencia.

Aclara Cant (ob.cit) que todos los activos fijos son tangibles. Y que para que un bien sea considerado activo fijo debe cumplir con ciertas caractersticas:

1. Ser fsicamente tangible

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2. Tener una vida til relativamente larga (por lo mnimo mayor a un ao o a un ciclo normal de operaciones, el que sea mayor) 3. Sus beneficios deben extenderse, por lo menos, ms de un ao o un ciclo de normal de operaciones, el que sea mayor. En este caso, el activo fijo se distingue de otros activos, tales como tiles de escritorio y otros, que son consumido dentro del ao o ciclo operativo de la empresa. 4. Ser utilizado en la produccin o comercializacin de bienes y servicios, para ser alquilado a terceros, o para fines administrativos. En general, el bien existe con la intencin de ser usado en las operaciones de la empresa de manera continua y no para ser destinado a la venta en el curso normal del negocio.

Es importante acotar que la clasificacin de un bien como activo fijo no es nica y depende del tipo de negocio de la empresa; es decir, algunos bienes pueden ser considerados como activos fijos en una empresa y como inventarios en otra.

Vida til

La vida til de un activo fijo es definida por Arcenegui (2003) como la extensin del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida til puede ser expresada en aos, unidades de produccin, kilmetros, horas o cualquier otra medida. Entre los factores que limitan la vida til de los activos estn:

1. Factores fsicos: desgaste producido por el uso del activo y el deterioro causado por otros motivos distintos del uso y relacionado con el tiempo. 2. Factores funcionales: obsolescencia tecnolgica, incapacidad para producir eficientemente. Insuficiencia para la capacidad actual de la empresa (expansin del negocio)

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En virtud de lo anterior la estimacin de la vida til de un activo fijo debe ser realizada tomando en cuenta dos aspectos: el desgaste fsico producido por el uso del activo y el deterioro ocasionado por motivos distintos a su uso como aquellos relacionados con el factor tiempo (xido y corrosin de la maquinaria). Y los factores funcionales relacionados con la obsolescencia tecnolgica y con la incapacidad del activo para operar con eficiencia.

Hay casos, como el de las computadoras, en donde los activos pueden quedar obsoletos antes de su desgaste fsico, por lo que su vida til puede haber terminado, a pesar de que se sepa que todava permanecen en condiciones de trabajar por mucho ms tiempo. Es por ello, que la vida til constituye una estimacin contable y por lo tanto est sujeta a valores subjetivos; su estimacin es probablemente la parte ms difcil de la contabilidad para depreciacin.

Siguiendo con la vida til de un activo es importante aportar lo sealado por la NIC 16, en ella se menciona que la vida til es el periodo durante el cual se espera utilizar el activo amortizable por parte de la entidad; o bien el nmero de unidades de produccin o similares que se espera obtener del mismo por parte de la entidad.

Contabilizacin del Activo Fijo

Chong (2002 ob.cit), menciona que de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser contabilizado a su costo y ser incluido como activo de la empresa en su fecha de compra. El costo original del activo fijo incluye su precio de compra ms todos aquellos importes razonables y necesarios que se pagaron para tenerlo listo para su propsito de uso. Ahora bien, debido a que estos costos varan de acuerdo a cada tipo de activo fijo, a continuacin se presentan algunos ejemplos y problemas que se suelen presentar en su contabilizacin: 44

1. Edificaciones Las edificaciones pueden ser construidas o comprados en estado acabado (nuevos o usados). En el primer caso, el costo original del edificio incluye todos aquellos costos en los que se incurre para su construccin, desde el pago a los arquitectos, permisos y licencias de construccin, hasta los cargos de los contratistas, materiales, mano de obra y gastos generales.

2. Terrenos El costo original de un terreno incluye tres grupos de desembolsos: precio de compra, costos relacionados con el cierre de la transaccin y costos referidos a la preparacin del terreno para el uso que se le desee destinar. Se incluye en este ltimo grupo, el costo de limpiar y nivelar el terreno, el costo de demoler y quitar cualquier edificio no deseado. El costo que se incluye como parte del terreno debe ser neto de cualquier valor que se recupere en la demolicin (venta de puertas, rejas y otros). Es necesario tener claro que no forma parte del costo del terreno el costo de cercar, pavimentar la vereda, ni los sistemas de agua y alumbrado puesto que estos activos, a diferencia del terreno, sufren un desgaste en el tiempo y deben ser contabilizados por separado. En el caso que se adquiera un edificio ya existente, nuevo o viejo, su costo original incluye, al igual que los terrenos, todos los costos de transferencia y las mejoras que se realizan para reparar y renovar el edificio para su propsito original. Algunos costos no previstos como una huelga de obreros de construccin civil deben ser incluidos como gastos y no como parte del costo del edificio, debido a que son costos evitables e innecesarios para completar la construccin.

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3. Mejoras y Reparaciones A lo largo de la vida til de un activo se suelen realizar desembolsos relacionados con los mismos, los cuales pueden ir desde el cambio de aceite, el silenciador o la batera de un vehculo, hasta la modernizacin completa de una planta concentradora. El problema contable se presenta estos desembolsos es si deben o no ser incluidos como parte del costo del activo (capitalizarse) o si deben considerar como gastos del perodo. La regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos desembolsos relacionados con el activo fijo que incrementen los beneficios futuros del mismo. Estos beneficios pueden ser expresados como un incremento de la vida til, por una mejora sustancial en la calidad de los productos manufacturados por el activo, por una reduccin en los costos de operacin, o por un aumento de la capacidad productiva. Segn el Comit de las Normas Internacionales de

Contabilidad (1994.) A continuacin se transcriben algunas de las situaciones que representan estos desembolsos: 1. Reparaciones y mantenimiento: las reparaciones y mantenimiento

comprenden aquellos gastos que no amplan la capacidad o eficiencia del activo y que simplemente mantienen el activo en su condicin ya existente o que restablecen el activo para que trabaje bien. Son reparaciones el costo de pintar un auto, la reparacin de un choque, el cambio de llantas y otros. Los desembolsos en estos casos deben ser cargados a gastos contra los resultados del periodo en el que se efectuaron.

2. Reparaciones extraordinarias: comprenden aquellas reparaciones que no son frecuentes, implican un desembolso significativo por lo general, e incrementan el valor de uso (eficiencia) o la vida til del activo fijo. Un

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ejemplo es el caso del cambio de motor de un vehculo, la renovacin del sistema elctrico de la planta, y el cambio del sistema de agua y desage en un edificio. Las reparaciones de carcter extraordinario deben ser cargadas al costo del activo, incrementndolo. De esta manera, el valor neto en libros ahora resulta mayor y debe ser depreciado en los aos de vida til remanente del activo. Si la reparacin ha incrementado la vida til del activo, debe recalcularse el cronograma de depreciacin para los siguientes periodos.

3. Adiciones: stas representan nuevos activos que se aaden al activo original, tal como la construccin de pisos adicionales en un edificio, la instalacin de una cisterna, los costos que han generado las adiciones deben ser capitalizados, incrementando el costo original del activo.

4. Mejoras y reemplazos: las mejoras y reemplazos representan la sustitucin de partes del activo original por otras nuevas que van a incrementar el beneficio futuro del activo. La mejora es un gasto originado por la sustitucin del activo original por uno mejor que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o que ampla su vida til. Un ejemplo, una reparacin mayor de un vehculo que le permita usar el vehculo 150.000 Kilmetros adicionales.

4. Depreciacin y Amortizacin

En el desarrollo de estos aspectos se adopt el criterio de Catacora (1998), quien define la depreciacin como la distribucin del costo depreciable de un activo fijo a lo largo de su vida til estimada y alude a la NIC16, la cual establece que la depreciacin es la distribucin del importe depreciable de un activo durante su vida til estimada, que en el perodo contable se carga a resultados ya sea directa o indirectamente.

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Adems, en esta NIC16 se determina que los activos depreciables son los que: 1. Se espera que sern usados durante ms de un perodo contable, y 2. Tienen una vida til limitada, y 3. Los posee una empresa para usarlos en la produccin o prestacin de bienes y servicios, para arrendarlos a otros o para fines administrativos. Igual, se determina en esta NIC 16 que la vida til es a) el perodo durante el cual se espera que un activo depreciable sea usado por la empresa, o b) el nmero de unidades de produccin u otras similares que la empresa espera obtener del activo. Importe depreciable de un activo depreciable es su costo histrico, y otra suma que sustituya al costo histrico en los estados financieros, menos el valor estimado residual. De acuerdo con la definicin anterior, se distinguen los siguientes elementos o conceptos relativos a la depreciacin: 1. Costo histrico 2. Valor residual 3. Importe depreciable 4. Vida til

El costo histrico, constituido por todos los desembolsos relacionados con la adquisicin y puesta en funcionamiento del activo. Valor residual es la parte del costo histrico que se asigna como valor simblico del activo al final de la vida til, que con frecuencia es poco significativo. El valor residual es en la totalidad de los casos, asignado de manera simblica por lo cual puede encontrarse por ejemplo que algunos activos fijos tengan un valor residual Bs 1, bsicamente para efectos de control de los activos. El importe depreciable o valor depreciable es la diferencia entre el costo histrico y el valor residual, este monto ser el que se ir depreciando durante la vida til de un activo.

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Activos Reales

Cabe sealar que en Venezuela existe la Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE), ente gubernamental que entre sus funciones tiene la de preparar y dictar el Plan nico de Cuentas para el Sector Pblico, de donde se especifica que los activos reales, comprende los gastos de adquisicin de maquinarias y equipos nuevos y sus adiciones y reparaciones mayores realizados por los organismos con terceros. Incluye, de igual modo, las construcciones, adiciones y reparaciones mayores de edificios y obras de infraestructura de dominio privado y pblico que realiza el Estado mediante terceros, as como los estudios y proyectos para inversin, semovientes, activos intangibles y otro tipo de activo reales que renan como mnimo las siguientes caractersticas:

1. Largo uso y duracin: son bienes que tienen un uso normal que sobrepasa el ao. 2. Son de carcter permanente: en este sentido, las maquinarias y equipos son de naturaleza tal, que pueden utilizarse en forma continua, por un largo tiempo, sin perder sus caractersticas ni deteriorar perceptiblemente su estado. 3. Alto costo: son bienes cuyo costo unitario es significativo, lo que amerita considerarlos como bienes nacionales o activos fijos.

En ese sentido, la distincin de bienes del dominio privado y del dominio pblico, radica en que los bienes del dominio pblico son inalienables e imprescriptibles. En el caso de las Universidades Pblicas, existen las normativas y ordenamientos que rigen la identificacin y registro de los activos fijos. Sin embargo, y tomando en consideracin, la cantidad de activos, el tamao de sus inventarios y la naturaleza de los mismos, no hay certeza plena en cuanto al cumplimiento de normativas que homologuen el tratamiento de las depreciaciones, desincorporaciones,

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donaciones y ms an de su presentacin en los estados financieros de cada Universidad.

La situacin antes planteada segn Garca (2001), conlleva a que los estados financieros preparados por la Universidades Pblicas venezolanas no sean de calidad y por lo tanto no servir para la toma precisa de decisiones. Por otra parte, la naturaleza de los activos fijos determina su control en concordancia con las normas establecidas; no obstante, la dinmica propia de las Universidades, la experticia administrativa de los funcionarios responsables del manejo de los registros contables, el reciclaje del conocimiento y la actualizacin en el mbito del control de los activos fijos, dificulta el seguimiento contable de los mismos y por consiguiente su reflejo en los estados financieros de un buen nmero de las Universidades pblicas del pas.

Estados Financieros

Estupian (2010) explica que los estados financieros representan el principal producto de todo el proceso contable que se lleva a cabo dentro de una empresa. As se puede afirmar que sobre los estados financieros son tomadas la casi totalidad de las decisiones econmicas y financieras que afectan a una entidad. En esa direccin, el proceso de elaboracin y presentacin de las cifras, requiere que tales informes sigan ciertas reglas que se aplican en forma general independientemente del tipo de actividad que desarrolle una empresa.

Segn el autor antes mencionado, existen cuatro estados financieros bsicos que debe emitir una entidad: balance general, estado de movimiento de las cuentas del patrimonio, estado de resultados y el estado de movimiento del efectivo. Adems, seala el citado autor que los estados financieros son complementados con las notas que forman parte integrante de los mismos. En las notas a los estados financieros, se puede encontrar una gran cantidad de informacin acerca de una organizacin. 50

1. Balance General

Es un estado que muestra la situacin financiera de una entidad a una fecha determinada y tambin es conocido como estado de situacin financiera, ya que presenta informacin sobre una entidad de sus activos, pasivos y patrimonio. La presentacin del balance general se realiza siguiendo el esquema de la ecuacin contable, la cual determina la forma en que se disponen las partidas en el estado financiero. El primer elemento el activo, muestra todos los bienes y derechos que posee una empresa y mediante los cuales se obtendrn un beneficio econmico, todas las partidas del activo, representan los recursos que puede utilizar una empresa para un beneficio futuro, su uso o consumo, o el diferimiento de un costo ya incurrido sobre el cual se espera est asociado a ingresos futuros.

El segundo elemento del balance general el pasivo, representa todas las deudas reales que se tienen con terceros, la estimacin razonable de las deudas, o la obligacin que tiene una entidad de prestar servicios o entregar bienes en un futuro. Dentro de las partidas del pasivo es importante cuantificar razonablemente el monto al cual ascienden, por cuanto es frecuente encontrar problemas en el balance general que se originaron por subestimacin en los montos de los pasivos.

El tercer grupo de partidas a identificar en el balance general son las clasificadas como patrimonio, constituido por todos aquellos renglones que son aportes de capital, acumulacin de utilidades o prdidas obtenidas y cualquier otra partida, cuyo origen est determinado para alguno de los renglones sealados anteriormente.

2. Estado de Movimiento de las Cuentas del Patrimonio

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Refleja el cambio o movimiento ocurrido entre dos fechas, en todas aquellas cuentas que componen el patrimonio, tales como el capital social y las cuentas del supervit, ste estado financiero tiene como objetivo revelar movimientos en el patrimonio que son importantes y que de otra forma no se pudieran conocer.

3. Estado de Resultados

Se cataloga como el tercer estado financiero bsico, por ser el que muestra la utilidad o prdida obtenida en un perodo determinado por actividades ordinarias y extraordinarias. Se habla de un perodo determinado, por cuanto una utilidad o prdida se obtiene por actividades de diversa naturaleza y realizadas a lo largo del tiempo. Desde el punto de vista financiero, reviste una importancia fundamental el determinar la correspondencia de ingresos, costos y gastos en diferentes perodos. Ms all de los registros contables que puedan derivarse de la aplicacin de una norma contable, en el estado de resultados se pueden plantear diversos criterios que implican al menos lo siguiente:

1. Principios de contabilidad aplicables: realizacin y entidad 2. Componentes del estado de resultados 3. Expectativas de la gerencia 4. Relacin con el balance general

En tal sentido, los principios de contabilidad determinan cundo deben ser registrados los ingresos, costos y gastos, razn por la cual puede presentarse disparidad de criterios al momento de considerar un ingreso como realizado o un costo incurrido. Sin embargo, desde el punto de vista contable, deben respetarse y observarse estrictamente los principios de contabilidad en el momento en que se estn registrando las operaciones. Los componentes del estado de resultados, tambin

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afectan la elaboracin de las cifras, por lo cual debe mantenerse la consistencia en la clasificacin, presentacin y revelacin de transacciones.

4. Estado de Movimiento del Efectivo

Constituye el tercer informe financiero bsico que debe presentar una entidad. En Venezuela la FCCPV emiti la Declaracin de Principios de Contabilidad N 11, denominada Estado de Flujo del Efectivo, cuyo propsito principal es proporcionar informacin relevante sobre los ingresos y desembolsos de efectivo o equivalente de efectivo de una entidad durante un perodo determinado, para que los usuarios de los estado financieros tengan elementos adicionales a los proporcionados por los otros estados financieros para:

1. Evaluar la capacidad de la entidad para generar flujos futuros de efectivo. 2. Evaluar las razones de las diferencias entre la utilidad neta y los ingresos y desembolsos de efectivo relacionados 3. Evaluar los efectos sobre la situacin financiera de una entidad y las transacciones de inversin y financiamiento que utilizaron efectivo y equivalente de efectivo durante el perodo.

En efecto, el estado de movimiento del efectivo muestra la utilizacin que se le dio a partidas clasificadas como efectivo, por lo cual se hace necesaria su presentacin con el objetivo principal de analizar la capacidad que tiene una empresa para generar efectivo.

Finanzas Universitarias

Diversos son los problemas que enfrenta la educacin superior; uno de ellos es la formulacin del proyecto de presupuesto, la cual no es precedida de adecuados 53

estudios tcnicos ni de anlisis actualizados sobre los resultados de la ejecucin del presupuesto vigente o de aos anteriores que permitan determinar la verdadera necesidad de recursos financieros. Para Garca (2001), es una realidad que ni las oficinas de presupuesto ni las de planeamiento ni las contraloras internas hacen verdaderas mediciones en cuanto a la eficiencia y eficacia en la asignacin y uso de los recursos, en comparacin con las metas establecidas.

Pero no slo la planificacin ha presentado deficiencias. Segn Fuenmayor (2004), los administradores de los fondos asignados a las universidades realizan cambios arbitrarios al destino de ellos, por razones como ignorancia, negligencia, clientelismo, politiquera, corrupcin, intereses personales, entre otros, precisamente por la falta de control interno y externo. Esto se traduce en miles de millones de bolvares mal administrados y desviados del financiamiento de las actividades bsicas de la Universidad. Lo anterior ha sido validado por la OPSU (2003), al sealar que el presupuesto universitario es errneamente abultado con gastos que no van dirigidos a la consecucin de los objetivos esenciales de docencia, investigacin y extensin.

La situacin se agrava debido a que el presupuesto de las universidades se caracteriza por ser, no slo incrementalista, sino que es rgido en la asignacin presupuestaria, desvinculado del plan presupuesto, deficiente en la gestin para la diversificacin de fuentes de financiamiento, carente de un sistema integral de gestin, heterogneo en la organizacin acadmico-administrativa, extemporneo en la rendicin de cuentas, sin redes de produccin que propicien la productividad y transparencia de la gestin universitaria y desprovisto de un sistema de evaluacin continua mediante indicadores de desempeo.

Lo anterior es apoyado por Rangel (2002) cuando plantea que las universidades pblicas no cuentan con un sistema de rendicin de cuentas de su gestin que permita su retroalimentacin con la fuente de recursos representada por el 54

Estado; ms an, seala el autor, las universidades toman su autonoma como escudo para no rendir cuentas. Para Garca (2001), no se han creado en Venezuela sistemas de rendicin de cuentas basados en la autonoma responsable y la transparencia, con informacin actualizada para una toma de decisiones estrategias, vale decir carece de mecanismos de informacin.

Asimismo, el autor expresa que, mediante la rendicin de cuentas, la sociedad puede recobrar la confianza en las instituciones acadmicas y adems una universidad ms orientada a la consecucin de sus objetivos debe basarse en una cultura de evaluacin de los resultados que funcione de manera centralizada. Al mismo tiempo, se debe interactuar con la auto evaluacin de las propias instituciones, para que ambas (sociedad y universidad) trabajen basadas en la pertinencia dentro del concepto de calidad en la evaluacin y auto evaluacin. La rendicin de cuentas debe asumirse como un compromiso de transparencia no slo hacia las instituciones sino hacia la sociedad.

Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)

Estas normas han sido producto de grandes estudios y esfuerzos de diferentes entidades educativas, financieras y profesionales del rea contable a nivel mundial, para estandarizar la informacin financiera presentada en los estados financieros. Al paso de los aos las actividades comerciales se fueron internacionalizando y as mismo la informacin contable. Es decir un empresario con su negocio en Amrica, estaba haciendo negocios con un colega japons. Esta situacin empez a repercutir en la forma en que las personas de diferentes pases vean los estados financieros, es con esta problemtica que surgen las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), siendo su principal objetivo:

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"la uniformidad en la presentacin de las informaciones en los estados financieros, sin importar la nacionalidad de quien los estuviere leyendo o interpretando.

Las NIC, como se le conoce popularmente, son un conjunto de normas o leyes que establecen la informacin que deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa informacin debe aparecer, en dichos estados. Las NIC no son leyes fsicas o naturales que esperaban su descubrimiento, sino ms bien normas que el hombre, de acuerdo sus experiencias comerciales, ha considerado de importancia en la presentacin de la informacin financiera.

Son normas de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es reflejar la esencia econmica de las operaciones del negocio, y presentar una imagen fiel de la situacin financiera de una empresa. Las NIC, son emitidas por el International Accounting Standards Board (anterior International Accounting Standards

Committee). Hasta la fecha, se han emitido 41 normas, de las que 34 estn en vigor en la actualidad, junto con 33 interpretaciones.

Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) son las siguientes: NIC Enunciado 1 Presentacin de estados financieros (revisada en 1997) 2 Existencias (revisada en 1993) 7 Estado de flujos de efectivo (revisada en 1992) 8 Ganancia o prdida neta del ejercicio, errores fundamentales y cambios en las polticas contables 10 Hechos posteriores a la fecha del balance (revisada en 1999) 11 Contratos de construccin (revisada en 1993) 12 Impuesto sobre las ganancias (revisada en 2000) 14 Informacin financiera por segmentos (revisada en 1997) 15 Informacin para reflejar los efectos de los cambios en los precios (prrafos reordenados en1994) 16 Inmovilizado material (revisada en 1998) 17 Arrendamientos (revisada en 1997) 18 Ingresos ordinarios (revisada en 1993)

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19 20 21 22 23 24 26 27 28 29 30 31 33 34 35 36 37 38 40 41

Retribuciones a los Empleados (revisada en 2002) Contabilizacin de las subvenciones oficiales e informacin a revelar sobre ayudas pblicas (prrafos reordenados en 1994) Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda extranjera (revisada en 1993) Combinaciones de negocios (revisada en 1998) Costes por intereses (revisada en 1993) Informacin a revelar sobre partes vinculadas (prrafos reordenados en 1994) Contabilizacin e informacin financiera sobre planes de prestaciones por retiro (prrafos reordenados en 1994) Estados financieros consolidados y contabilizacin de inversiones en dependientes (revisada en 2000) Contabilizacin de inversiones en empresas asociadas (revisada en 2000) Informacin financiera en economas hiperinflacionarias (prrafos reordenados en 1994) Informacin a revelar en los estados financieros de bancos y entidades financieras similares (prrafos reordenados en 1994) Informacin financiera de los intereses en negocios conjuntos (revisada en 2000) Ganancias por accin (1997) Informacin financiera intermedia (1998) Explotaciones en interrupcin definitiva (1998) Deterioro del valor de los activos (1998) Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes (1998) Activos inmateriales (1998) Inmuebles de inversin (2000) Agricultura (2001)

Las Interpretaciones del Comit Permanente de Interpretacin son las siguientes: SIC 1 SIC 2 SIC 3 SIC 6 SIC 7 SIC 8 SIC 9 Uniformidad Diferentes frmulas para el clculo del coste de las existencias Uniformidad Capitalizacin de los costes por intereses Eliminacin de prdidas y ganancias no realizadas en transacciones con asociadas Costes de modificacin de los programas informticos existentes Introduccin del euro Aplicacin, por primera vez, de las NIC como base de contabilizacin Combinaciones de negocios Clasificacin como adquisiciones o como unificacin de intereses

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SIC 10 SIC 11 SIC 12 SIC 13 SIC 14 SIC 15 SIC 18 SIC 19 SIC 20 SIC 21 SIC 22 SIC 23 SIC 24 SIC 25 SIC 27 SIC 28 SIC 29 SIC 30 SIC 31 SIC 32 SIC 33

Ayudas pblicas Sin relacin especfica con actividades de explotacin Variaciones de cambio en moneda extranjera Capitalizacin de prdidas derivadas de devaluaciones muy importantes Consolidacin Entidades con cometido especial Entidades controladas conjuntamente Aportaciones no monetarias de los partcipes Inmovilizado material Indemnizaciones por deterioro del valor de las partidas Arrendamientos operativos Incentivos Uniformidad Mtodos alternativos Moneda de los estados financieros Valoracin y presentacin de los estados financieros segn las NIC 21 y 29 Mtodo de la participacin Reconocimiento de prdidas Impuesto sobre las ganancias Recuperacin de activos no depreciables revalorizados Combinaciones de negocios Ajustes posteriores de los valores razonables y del fondo de comercio informados inicialmente Inmovilizado material Costes de revisiones o reparaciones generales Ganancias por accin Instrumentos financieros y otros contratos que pueden ser cancelados en acciones Impuesto sobre las ganancias Cambios en la situacin fiscal de la empresa o de sus accionistas Evaluacin del fondo econmico de las transacciones que adoptan la forma legal de un arrendamiento Combinacin de negocios Fecha de intercambio y valor razonable de los instrumentos de capital Informacin a revelar Acuerdos de concesin de servicios Moneda en la que se informa Conversin de la moneda de valoracin a la moneda de presentacin Ingresos ordinarios Permutas que comprenden servicios de publicidad Activos Inmateriales Costes de Sitios Web Consolidacin y mtodo de la participacin Derechos de voto potenciales y distribucin de participaciones en la propiedad Normas Internacionales de Informacin Financieras (NIIF)

La globalizacin e integracin de los mercados hace necesaria una armonizacin en la informacin financiera que las entidades de los diferentes pases

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proporcionan a sus inversores, analistas y a cualquier tercero interesado. Por tanto, el objetivo perseguido con la aplicacin de un nico grupo de normas para todas las entidades que coticen en un mercado, es la obtencin de un grado apropiado de comparabilidad de los estados financieros, as como un aumento de la transparencia de la informacin.

Las Normas Internacionales de Informacin Financiera (antes Normas Internacionales de Contabilidad), emitidas por el International Accounting Standars Boards (IASB), basan su utilidad en la presentacin de informacin consolidadas en los Estados Financieros. Las NIIF aparecen como consecuencia del Comercio Internacional mediante la Globalizacin de la Economa, en la cual intervienen la prctica de Importacin y Exportacin de Bienes y Servicios, los mismos se fueron aplicando hasta llegar a la inversin directa de otros pases extranjeros promoviendo as el cambio fundamental hacia la practica internacional de los negocios.

En vista de esto, se determina la aplicacin del proceso de la Armonizacin Contable con el afn de contribuir a la construccin de parmetros normativos, que pretenden regular las actividades econmicas de las naciones, estas normas intervienen dentro del sector social, educativo, empresarial, ambiental, entre otros, con el propsito de dar a conocer el grado de afectacin de estos aspectos dentro de la globalizacin que se vienen desarrollando y la armonizacin con otros miembros reguladores del aspecto contable.

Objetivos de las NIIF

Las NIIF favorecern una informacin financiera de mayor calidad y transparencia, su mayor flexibilidad, que dar un mayor protagonismo al enjuiciamiento para dar solucin a los problemas contables, es decir la aplicacin del valor razonable, o el posible incremento de la actividad litigiosa. La calidad de las 59

NIIF es una condicin necesaria para cumplir con los objetivos de la adecuada aplicacin, solo de este modo tiene sentido su condicin de bien pblico susceptible de proteccin jurdica. Imponer el cumplimiento efectivo de la norma y garantizar la calidad del trabajo de los auditores, cuyo papel es esencial para la credibilidad de la informacin financiera. Hacer uso adecuado de la metodologa y la aplicacin en la praxis diaria.

Normas emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad IASB (International Accounting Standards Board)

Estas Normas versan sobre los siguientes temas: NIIF 1: Adopcin por primera vez de las Normas Internacionales de Informacin Financiera: Especifica como las Entidades deben llevar a cabo la transicin hacia la adopcin de las NIIF para la presentacin de sus Estados Financieros.

NIIF 2: Pagos basados en acciones: Requiere que una Entidad reconozca las transacciones de pagos basados en acciones en sus Estados Financieros, incluyendo las transacciones con sus empleados o con terceras partes a ser liquidadas en efectivo, otros activos, o por instrumentos de patrimonio de la entidad. Estas transacciones incluyen la emisin de acciones para el pago u opciones de acciones dadas a los empleados, directores y altos ejecutivos de la entidad como parte de su compensacin o para el pago a proveedores tales como los de servicios.

NIIF 3: Combinaciones de negocio: Requiere que todas las combinaciones de negocios sean contabilizadas de acuerdo con el mtodo de compra como tambin la identificacin del adquiriente como la persona que obtiene el control sobre la otra parte incluida en la combinacin o el negocio. Define la forma en que debe medirse el costo de la combinacin (activos, pasivos, patrimonio y el criterio de reconocimiento inicial a la fecha de la adquisicin. 60

NIIF 4: Contratos de seguros: Tiene como objetivos establecer mejoras limitadas para la contabilizacin de los contratos de seguros (asegurador), es decir revelar informacin sobre aquellos contratos de seguros.

NIIF 5: Activos no corrientes mantenidos para la venta y operaciones interrumpidas: Define aquellos activos que cumplen con el criterio para ser clasificados como mantenidos para la venta y su medicin al ms bajo, entre su valor neto y su valor razonable menos los costos para su venta y la depreciacin al cese del activo, y los activos que cumplen con el criterio para ser clasificados como mantenidos para la venta y su presentacin de forma separada en el cuerpo del balance de situacin y los resultados de las operaciones descontinuadas, los cuales deben ser presentados de forma separada en el estado de los resultados.

NIIF 6: Exploracin y evaluacin de los recursos minerales: Define la exploracin y evaluacin de los recursos minerales, participaciones en el capital de las cooperativas, derecha de emisin (contaminacin), determinacin de si un acuerdo es, o contiene, un arrendamiento, derecho por intereses en fondos de desmantelamiento, restauracin y rehabilitacin medioambiental.

Las NIIF y los Estados Financieros: Los Estados Financieros son los documentos que deben preparar la empresa al determinar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situacin financiera y los resultados econmicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un perodo.

La informacin presentada en los estados financieros interesa a: 1. La administracin, para la toma de decisiones, despus de conocer el rendimiento, crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado. 61

2. Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus aportes. 3. Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garanta de cumplimiento de sus obligaciones. 4. El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente liquidado. 5. Los estados financieros bsicos son: 1. El balance general 2. El estado de resultados 3. El estado de cambios en el patrimonio 4. El estado de cambios en la situacin financiera 5. El estado de flujos de efectivo

Las NIIF no imponen ningn formato para los estados financieros principales, aunque en algunas de ellas se incluyen sugerencias de presentacin. Esta ausencia puede ser chocante por el contraste que supone con las rgidas normas de presentacin del Plan General de Contabilidad (PGC). En efecto, las normas internacionales hablan de informacin a revelar en general, y en muy pocas ocasiones disponen que los valores de algunas partidas deban aparecer, de forma obligada, en el cuerpo principal de los estados financieros. Esto da una gran libertad a la empresa que las utilice para planificar la apariencia externa de los estados financieros, y puede reducir la comparabilidad entre empresas.

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Bases Legales

La Administracin Pblica, se encuentra regulada por un conjunto de Leyes, Reglamentos, Decretos y Resoluciones que orientan su funcionamiento tcnico, administrativo y jurdico; por lo tanto conviene sealar en este sentido las pautas resaltantes tanto en forma general como especfica relacionadas con la investigacin; sobre todo al considerar que en Venezuela, estas disposiciones estn contenidas inicialmente en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela artculos 141, 274 y 289, Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal artculos 27, 39, 61, 62, 66, 67, 68 y 113, Reglamento de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal artculos 29, 30 y 31; Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico artculos 6, 59 y 60 y la Ley Orgnica de la Administracin Pblica artculos 18, 19 y 20.

Algunos de los sntomas y causa de la necesidad de implantacin de un adecuado modelo de control de gestin en las Universidades Pblicas Venezolanas lo seala Garca (2001), el que resalta que debido al incremento constante en las demandas de la poblacin por la prestacin de servicios pblicos de calidad y a menor costo, aunado a las crecientes dificultades de los Estados para proveerse oportunamente de insumos financieros suficientes, destinados a suplir los requerimientos del conjunto de entidades que integran el sector pblico nacional, presionan para que estas instituciones mejoren su productividad, mediante la racionalizacin de sus procesos para hacerlos ms eficientes y eficaces, a fin de optimizar el uso de los recursos humanos y materiales disponibles.

En esta direccin, resulta indispensable que las organizaciones pblicas cuenten con eficaces sistemas de control de gestin interno, apoyados en eficientes sistemas de informacin, dirigidos a facilitar la ejecucin, seguimiento y control de 63

sus planes y programas, que permitan la toma de decisiones oportunas en relacin con los correctivos que deban aplicarse para subsanar las fallas y desviaciones, as como para la evaluacin pertinente de los resultados derivados del cumplimiento de la gestin institucional, con la finalidad de incorporar al proceso de planificacin las experiencias positivas que posibiliten el mejor desempeo corporativo.

Visto en su conjunto, llevar a la prctica este enunciado implica sin duda superar diversas dificultades, debido en principio a las mltiples fallas y deficiencias presentes en muchas organizaciones pblicas, sumadas a las resistencias naturales hacia los mecanismos de control, lo cual incide en el ritmo de implantacin efectiva de los sistemas de control requeridos, as como en la velocidad de integracin de los sistemas nacionales de control, que permitan un mejor diagnostico de la gestin global del Estado y la correccin a tiempo de las desviaciones respecto a sus metas y objetivos, es por ello que se hace necesario el establecimiento de adecuados modelos de control de gestin contable para las Universidades Pblicas Venezolanas.

Por otra parte la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, es muy enftica en sealar en el artculo 121 lo siguiente: el Sistema de Contabilidad Pblica comprende el conjunto de principios, rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten valorar procesar y exponer los hechos econmicos financieros que afectan o puedan llegar a afectar el patrimonio de la Repblica o de sus entes descentralizados. Asimismo en el artculo 123 resalta que el sistema de Contabilidad Pblica, ser nico, integrado y aplicable a todos los rganos de la Repblica y sus entes descentralizados funcionalmente; estar fundamentado en las normas generales de contabilidad dictadas por la Contralora General de la Repblica y en los dems principios de contabilidad de general aceptacin vlidos para el sector pblico. La contabilidad se llevar en los libros, registros y con la metodologa que prescriba la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica y estar orientada a determinar los costos de la produccin pblica. 64

Se desprende de este articulado que en el caso de los organismos pblicos venezolanos, existe una base legal que rige la emisin de las normas de contabilidad a ser aplicadas para el sector pblico, eliminando la discrecionalidad de los registros y metodologas contables en aras de mayor control a travs de la estandarizacin de los procedimientos contables.

En efecto y como lo establece la Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela N 36.100 de fecha 04-12-96 en su artculo 1. Se definen como normas generales de contabilidad del sector pblico los supuestos fundamentales, los conceptos bsicos o postulados que tienen por propsitos que la contabilidad de los organismos y entidades logren el objetivo de producir sistemtica y estructuralmente informacin cuantitativa, expresada en unidades monetarias, veraz, til y oportuna sobre las transacciones que realiza una entidad econmica y de ciertos eventos econmicos identificables que la afectan, todo ello con el objeto de facilitar el proceso de toma de decisiones en relacin con dicha entidad econmica.

En este mismo orden de ideas, el artculo 3 de la mencionada Gaceta, entre otras cosas seala que La contabilidad del sector pblico se llevar conforme a las disposiciones legales y reglamentarias, y a los Principios de Contabilidad del Sector Pblico, los cuales se fundamentan en las normas bsicas y principios de contabilidad de aceptacin general, adaptados a la naturaleza de las actividades financieras y econmicas que realizan los organismos y entidades sujetos al control, vigilancia y fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica. En relacin con este ltimo, el numeral 15 del artculo 4 establece: En caso de situaciones no previstas en los anteriores principios, se tomar como marco de referencia los Principios de Contabilidad de Aceptacin General emitidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela. Como puede 65

observarse, existe la intencin por parte de los organismos que rigen la contabilidad pblica venezolana de adecuar los postulados que rigen la contabilidad privada al sistema de contabilidad pblica.

En el caso de las Universidades pblicas venezolanas, enmarcadas en la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico como entes pblicos descentralizados funcionalmente sin fines empresariales, estn obligadas a llevar sus registros contables conforme a lo establecido por los organismos encargados de emitir las normas de contabilidad, en este caso la Oficina Nacional de Contabilidad Pblica. Estos registros incluyen el tratamiento contable dado a los activos fijos.

Ahora bien, y como se dijo al inicio, pueden existir divergencias en la metodologa contable aplicada en las Universidades pblicas venezolanas al momento del reconocimiento inicial, reconocimiento posterior, y la desincorporacin de los activos fijos y que se reflejan en la preparacin de sus estados financieros.

Sistema de Variables

El sistema de variables, segn Balestrini (2006), representa a los elementos factores o trminos que pueden asumir diferentes valores cada vez que son examinados o que reflejan distintas manifestaciones segn sea el contexto en que se presentan.

Para Bernal (2006), la variable es una caracterstica, atributo, propiedad o cualidad que puede estar o no presente en los individuos, grupos o sociedades; se presenta en matices o modalidades diferentes o en grados, magnitudes o medidas distintas a lo largo de un continuum. En este sentido es la relacin entre caractersticas atributos, propiedades o cualidades que definen el problema objeto de la investigacin. 66

Por su lado Arias (2006), la define la variable como una propiedad que puede variar (adquirir diversos valores) y cuya variacin es susceptible de medir. Se entiende entonces, con estas definiciones que las variables son cualidades observables de algo factible de cambio o variacin y por ende medibles.

Es por ello que segn, el planteamiento del problema, se considera como variable nominal el control de gestin contable para el tratamiento de los activos fijos, representndose en sta, los elementos o factores examinados en la investigacin. La misma se operacionaliza desglosando en aspectos cada vez ms sencillos, que permiten la mxima aproximacin para poder medirlos. Segn Balestrini (2006), la definicin conceptual de la variable permite visualizar el enfoque que el autor da a la investigacin y su operacionalizacin en indicadores determina la relacin de los objetivos del estudio, la teora y los tems para la culminacin de la investigacin, su operacionalizacin es considerada como el procedimiento de pasar de la variable a la dimensin y de sta a los indicadores.

Definicin Conceptual de la Variable

El control de gestin contable es sin duda una necesidad, puesto que revela el cumplimiento eficaz de los objetivos propuestos y la maximizacin de los escasos recursos asignados al sector, y su vez representa el medio ante la sociedad de una rendicin de cuentas necesaria para su acreditacin pblica, como es el caso de la Universidades.

En este sentido la operacionalizacin de las variables objeto de estudio, se realiza mediante cuatro dimensiones apoyadas inicialmente en el marco legal, marco reglamentario y normativo, considerndose all las leyes, normas y reglamentos aplicados en el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas. 67

La segunda dimensin est relacionada con la informacin en relacin a los requerimientos utilizados por el departamento de bienes nacionales en el tratamiento de los activos fijos, la que es estudiada mediante los indicadores registro, valoracin inicial y valoracin posterior a la inicial. La tercera dimensin comprende lo relacionado al control de gestin, desglosada con los indicadores tratamiento de activo fijo, aspectos tcnicos y aspectos operativos.

La cuarta dimensin abarca el activo fijo y su tratamiento contable relacionado con la presentacin y revelacin de stos en los estados financieros propiedad, valor nominal, depreciacin, fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento vida til, entre otros.

Es necesario acotar que con el uso de los indicadores lo que se pretende es analizar el tema en su mnima expresin es decir ir de lo ms general hasta lo ms concreto.

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Cuadro No. 1. Operacionalizacin de las Variables. Variable Dimensin Indicadores -Marco Legal Jurdica -Marco Reglamentario -Marco Normativo -Registro Informacin -Valoracin inicial -Valoracin posterior a la inicial Control de Gestin -Tratamiento de activo fijo Contable para el Control de Gestin -Aspectos tcnicos tratamiento de los -Aspectos Activos Fijos (V.N) operativos -Recurso Humano -Propiedad Activos fijos: -Valor nominal Tratamiento Contable -Depreciacin -Fecha adquisicin -Ubicacin -Reparacin -Mantenimiento -Vida til Fuente. Datos propios del Investigador. / Firvida 2012.

Fuente Leyes Reglamentos Normas Departamento de Bienes Nacionales

Instrumento
Matriz de anlisis Ficha de Control

tems.

No aplica

Lista de Cotejo

10 hasta 20

Departamento de Bienes Nacionales

Lista de Cotejo

21 hasta 27

Departamento de Bienes Nacionales

Lista de Cotejo

1 hasta 9

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CAPITULO III MARCO METODOLOGICO Enfoque Epistemolgico

La investigacin se orienta a la cavilacin sobre los fundamentos y mtodos del conocimiento y a la epistemologa del control, empresarial y lo social como la reflexin sobre el saber y el quehacer de esta disciplina, pues en la actualidad estos campos del saber humano se perfilan como una de la reas del conocimiento ms compleja y llena de desafos para responder a las exigencias del nuevo orden mundial y de los negocios, en la bsqueda del desarrollo integral de la sociedad en general y de las personas en particular.

Sobre este particular, enfatiza Ladrn (1997), que la metodologa es la teora de los procedimientos generales de investigacin que describen las caractersticas que adopta el proceso general del conocimiento cientfico y las etapas en que se divide dicho procesos, desde el punto de vista de su produccin y las condiciones en las cuales debe hacerse. La metodologa hace referencia, entonces, a la teora de los mtodos empleados en la investigacin cientfica y las tcnicas conexas con dichos mtodos.

Enmarcada la investigacin bajo un pensamiento inductivo, de igual manera es importante sealar, que se aborda bajo el mtodo hermenutico, pues como tcnica de anlisis de los datos se hace importante, el tiempo y la calidad de la permanencia del investigador en el campo. Su grado de vinculacin con el grupo social en estudio, que permite la recoleccin de los datos fiables, los que estn sujetos a la variabilidad, adems de estar expuestos a la vista de todos, siempre visibles, recogidos de diversas fuentes y a travs de una combinacin de tcnicas.

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Asimismo para el anlisis de datos se verifica el dilogo permanente entre el investigador y el grupo social en estudio, con el fin de negociar los significados y constituir realidades comunes, implica la mxima coherencia posible entre los distintos momentos del proceso, para garantizar que no haya un paso en falso, que cada resultado proviene de un momento anterior visible por todos.

Por otra parte, exige una revisin de la relacin teora-mtodo, en el sentido de lograr que la teora explique esos datos especficos, y que esos datos especficos sirvan para revisar (y modificar) la teora, basada en la comprensin, del control de gestin contable para el tratamiento del activo fijo en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental; para buscar entender o interpretar el sentido y el significado de los actos humanos, a la vez que se precisa comprender hechos particulares, en el sentido de develar el ser de las cosas, estableciendo relaciones circulares entre el todo y las partes, donde la anticipacin del posible sentido est confirmada o superada en la contrastacin con la coherencia significativa de todo el universo del hecho estudiado.

Segn Valencia (1999), otra de las caractersticas fundamentales en la concepcin hermenutica es la unidad sujeto-objeto; as, al identificar los elementos de observacin como el primer proceso, conformados tanto por el sujeto como por el objeto de estudio los que estn constituidos en la presente investigacin, como el sujeto de estudio las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental y el objeto de estudio es el control de gestin contable para el tratamiento del activo fijo, dndose origen aqu a la intersubjetividad en la generacin del conocimiento y al propsito de comprender hechos particulares.

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Diseo de la Investigacin La investigacin sobre el anlisis del control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, de acuerdo a las caractersticas de las variables es una investigacin de diseo no experimental con base analtico-documental. Que, segn Hernndez y otros (2005), la investigacin no experimental es la que se realiza sin manipular deliberadamente la variable independiente, se basa exclusivamente en variables que ya ocurrieron o se dieron en la realidad sin la intervencin directa del investigador.

Esta investigacin se inicia con el diagnostico de la situacin actual en relacin a los requerimientos de informacin solicitada en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoracin inicial y posterior a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos. Con lo que posteriormente se evalan los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental.

Posterior a ello, el investigador pasa por indagar en la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros preparados de las Universidades Pblicas en estudio que demuestran su propiedad, valor nominal, depreciacin fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos; verificados desde luego las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos fijos de las Universidades. Seguidamente y en base a la informacin recabada procedi el investigador a formular lineamientos generales que contengan normas y procedimientos para el tratamiento de los activos, lo que a su vez se consideran sugerencias para fortalecer el control de gestin contable en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental. 72

En este mismo orden de ideas, segn la cobertura en el tiempo se dice que es una investigacin bajo la modalidad de un estudio histrico longitudinal retrospectivo ya que se orienta a estudiar lo referente al tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental en el ejercicio fiscal 2009-2010, como un suceso que ya ocurri, as la relacin de dicho hecho con eventos presentes y de otras pocas hacen entender su relacin con el presente y futuro, lo cual es equivalente a lo que Hernndez y otros (2005), denominan diseos longitudinales retrospectivos, que son los que corresponden a todas las investigaciones de carcter histrico, debido a que son estudios que recaban datos en diferentes puntos, a travs del tiempo, para realizar inferencias acerca del cambio, sus causa y sus efectos.

Al respecto, Arias (2006), aclara que, el objetivo de la investigacin longitudinal retrospectiva es estudiar hechos del pasado, mediante el examen del material pertinente.

Tipo de Investigacin

De acuerdo a su propsito, el estudio se ubic en la modalidad de una investigacin analtica-documental. Hurtado de Barrera (1998), seala que: El anlisis es un procedimiento reflexivo, lgico, cognitivo que implica abstraer pautas de relacin internas de un evento, situacin, fenmeno. La investigacin analtica tiene como objetivo analizar un evento y comprenderlo en trminos de sus aspectos menos evidentes.

De igual manera, Balestrini (2006), expresa que la investigacin analtica intenta descubrir los elementos que componen la totalidad y las conexiones que explican su integracin adems de propiciar el estudio y la comprensin ms profunda del evento en estudio. 73

Es necesario acotar que la investigacin analtica incluye tanto el anlisis como la sntesis. Al respecto, Hurtado de Barrera (Ob.cit.) indica que: analizar desde las definiciones que se han manejado conve ncionalmente significa desintegrar o descomponer una totalidad en sus partes, para estudiar de forma intensiva cada uno de sus elementos y las relaciones de stos entre s y con la totalidad a, fin de comprender la naturaleza del evento.

Asimismo, contina la citada autora sealando que por su parte, sntesis significa reunir varias cosas de modo que conformen una totalidad coherente, sintetizar implica reconstruir, volver a integrar las partes de la totalidad dentro de una comprensin ms amplia que la que se tena al comienzo.

Ahora bien, se considera necesario acotar que desde la comprensin logstica, analizar implica detectar las caractersticas fundamentales que contribuyen a que el evento en estudio sea lo que es; implica adems percibir los componentes en la interaccin que permite formar la totalidad. Igualmente, analizar ms que descomponer consiste en identificar y reorganizar las sinergias de un evento en base a patrones de relacin implcitos o menos evidentes, a fin de llegar a una comprensin ms profunda del evento, entendindose por sinergias la asociacin de varios aspectos para la produccin del anlisis respectivo.

Es importante acotar, que el anlisis como tcnica, dentro del proceso metodolgico, es utilizado en todas las modalidades de investigacin, sin embargo, como investigacin en s misma ha sido poco trabajado por los tericos de la investigacin. A tal efecto, toda investigacin analtica requiere de una descripcin previa sobre la cual se hace el anlisis, es por eso que muchas o en su mayora las investigaciones analticas son de carcter documental.

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La investigacin que se presenta, es de tipo analtico-documental descrita en la seccin anterior, por cuanto permite abrir un abanico de posibilidades de fuentes, libros especializados, documentos, reportajes, entrevistas a personalidades o expertos en la materia, leyes, reglamentos, normas, investigaciones sobre el tema, textos, informes, estadsticas; entre otros.

Estas posibilidades, admiten una amplia exploracin y estudio de factores que segn diversos autores y especialistas en la materia de control, tienen incidencia directa e indirecta, lo que conduce a una reflexin cognoscitiva de la misma segn el contexto Universitario, partiendo de la implementacin de las diferentes polticas de control para organizaciones pblicas emanadas por el Estado venezolano, a fin de abstraer pautas de relacin internas y externas de este fenmeno.

Al respecto, cabe mencionar la definicin de investigacin documental aportada por Bernal (2006), quien seala que es una variante de la investigacin cientfica cuyo objetivo fundamental es el anlisis de diferentes fenmenos de la realidad a travs de la indagacin exhaustiva, sistemtica y rigurosa, utilizando tcnicas muy precisas de la documentacin existente, que directamente e indirectamente aporte la informacin atinente al fenmeno estudiado.

Igualmente, refiere el mencionado autor que, la investigacin documental consiste en un anlisis de la informacin escrita sobre un determinado tema, con el propsito de establecer relaciones, diferencias, etapas, posturas o estado actual del conocimiento respecto del tema objeto de estudio.

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Universo y Muestra

Universo De acuerdo con Fracica (1998), universo es el conjunto de todos los elementos a los cuales se refiere la investigacin. Se puede definir tambin como el conjunto de todas las unidades de muestreo. Para Jany (1994), universo es la totalidad de elementos o individuos que tienen ciertas caractersticas similares y sobre las cuales se desea hacer inferencia.

Las dos definiciones anteriores son igualmente validas para la presente investigacin. Para ello una definicin adecuada de universo debe realizarse a partir de los siguientes trminos: elementos, unidades de muestreo, alcance y tiempo cuando sea el caso.

En la presente investigacin, a objeto de analizar el control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental como una necesidad para contribuir al fortalecimiento y eficiencia en la gestin contralora y realidad de los activos fijos actuales, segn informacin suministrada por diversas fuentes entre la que se encuentran: estados financieros, disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de activos y el departamento de bienes nacionales de cada Universidad para tal situacin el universo es:

1. Alcance: el control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos. 2. Elementos: Universidades Pblicas nacionales de la regin Centroccidental

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3. Unidades de Muestreo: Departamento de Bienes Nacionales de las seis (6) Universidades Nacionales en estudio y Estados Financieros. 4. Tiempo: 2009-2010. Muestra

Bernal (2006), define muestra como la parte de la poblacin que se selecciona, y de la cual realmente se obtiene la informacin para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuaran la medicin y la observacin de las variables objeto de estudio.

Como se describi antes, el universo para esta investigacin es el control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental; en esta investigacin no es necesario el clculo de la muestra, por cuanto es una investigacin documental y se puede trabajar con todas la unidades de anlisis disponibles. As el tamao de la muestra es el mismo tamao de la poblacin.

Al respecto, Hernndez y otros (2005), ndica que para un investigacin analtica documental como es el caso, las muestras no probabilsticas, tambin llamadas muestras dirigidas, son de gran valor, pues logran si se procede cuidadosamente y con una profunda inmersin en el campo- obtener los resultados (personas, contextos situaciones) que interesan al investigador y que llegan a ofrecer una gran riqueza para la recoleccin y el anlisis de datos. En consecuencia, la seleccin informal se efecta de acuerdo a la posibilidad real del investigador de poder seleccionarlo como modelo ejemplificante de lo que se trata de analizar y explicar.

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Tcnicas de Recoleccin de Datos

En la investigacin analtica-documental la recoleccin de datos, comprende la fase interactiva del proceso metodolgico, y se hace mediante la revisin documental orientada a identificar y seleccionar informacin que permita conceptualizar los aspectos a analizar y el criterio de anlisis.

Sobre este particular en la investigacin, se emple la tcnica de recoleccin de la informacin que contienen principios sistemticos y normas de carcter prctico, rigurosas e indispensables para ser aplicados a los materiales bibliogrficos que se consultaran a travs de todo el proceso de investigacin, as como, en la organizacin del trabajo escrito que se producir al final del mismo. As pues, para el anlisis profundo de las fuentes documentales, se utiliz la tcnica de observacin documental, a partir de la gua de observacin como punto de partida en el anlisis de la fuentes documentales, mediante la lectura general de los textos, estadsticas; entre otros; se iniciara la bsqueda y observacin de los hechos presentes en los materiales escritos consultados que son de inters para sta investigacin.

Adems a la tcnica antes mencionada, el investigador consider necesario utilizar la tcnica de la observacin directa considerada por Bavaresco (2003), como una tcnica de recoleccin de informacin que puede ser valorada como una de las de mayor relevancia por el hecho de que ubica al investigador en la realidad, es decir, vincula al sujeto con el problema a tratar (p. 146).

Para la presente investigacin, se empleo la observacin directa, mediante la cual el investigador observ y recogi datos de su propia observacin a travs de una lista de cotejo. Esta tcnica de la observacin directa, puede utilizarse como un

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instrumento de medicin en muy diversas circunstancias entre las cuales es importante resaltar que le permite al observador interactuar en forma directa con los objetos observados; adems, es una tcnica de medicin no obstructiva; es decir, no estimula el comportamiento de los sujetos, y finalmente, permite trabajar con grandes volmenes de datos.

En consecuencia, la observacin directa posibilit hacer un registro sistemtico y vlido de las diferentes actividades desarrolladas, destacando su aplicacin en los siguientes aspectos: registros, valoracin inicial, valoracin posterior a la inicial tratamiento de activos, fijos, aspectos tcnicos y operativos del control de gestin; entre otros; puesto que se recopilar de manera personal y de primera mano.

Tcnicas de Anlisis Documental

En funcin del diseo de investigacin seleccionado para el presente estudio, que obliga a utilizar una diversidad de fuentes, se decidi unificar el sistema de registro de la fuente de informacin para su anlisis, el que se har mediante una matriz de anlisis para las fuentes consultadas tales como: el marco legal, reglamentario y normativo, entre otros; y una Ficha de Control, para tabular, registrar y controlar otras fuentes como la informacin suministrada por expertos en la materia; entre otros. Asimismo se aplicar una especie de anlisis documental a los estados financieros para indagar en la presentacin y revelacin los activos fijos en cuanto a propiedad, valor nominal, depreciacin fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos.

A continuacin se presentan los modelos de instrumentos que se utilizarn en la recoleccin de la informacin:

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Matriz de Anlisis: cuya estructura formal se determina en tres (3) casillas contentivas de lo siguiente:

Casilla 1: Aspecto a Analizar

Casilla 2: Descripcin

Casilla 3: Anlisis Crtico

En lo atinente a la Matriz de Anlisis se dise de la siguiente manera:

Cuadro No. 2. Modelo de la Matriz de Anlisis Aspecto a Analizar Descripcin Anlisis Critico

Fuente: Hurtado de Barrera.1998. Pag. 407

Ficha de Control: la que est formalmente estructurada as: casilla donde se recoger el autor, entrevistado u organismo de la fuente que se est recabando al informacin; siguiendo con la casilla donde se describir el titulo, del texto, trabajo reglamento o norma.

La siguiente casilla se utiliza para clasificar el contenido y la fuente, para finalizar con el resumen o el extracto del material consultado. Para la ficha de control el diseo ser la siguiente manera:

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Cuadro No. 3. Ficha de Control Autor/ Entrevistado/Organismo: Titulo/Ley/Reglamento/Normas Clasificacin del Contenido: Extracto o resumen: Fuente: Fecha: Lugar:

Observaciones del Investigador: Fuente: Hurtado de Barrera.1998. Pag.408 Al respecto, Hurtado de Barrera (1998) seala que: todo instrumento de recoleccin de datos o medicin responde a una tcnica, pero adems comprende un sistema de seleccin de la informacin, un sistema de registro, y un sistema de codificacin e interpretacin.

Tcnicas de Anlisis de Datos

En una investigacin analtica-documental el instrumento central es la matriz de anlisis, as como tambin la ficha de control y la lista de cotejo aplicada a documentos, la que se dise teniendo como base el enunciado holoprxico, de acuerdo a lo que el investigador desea saber acerca del evento estudiado.

Elaborada la matriz de anlisis y la ficha de control, recabar la informacin necesaria con la lista de cotejo y el anlisis documental; analizar, integrar y presentar resultados constituye la base confirmatoria del proceso metodolgico. El anlisis constituye un proceso que involucra la clasificacin e interpretacin de la informacin obtenida durante la recoleccin de datos de las fuentes documentadas, con el fin de llegar a conclusiones especficas en relacin al evento de estudio y con ello dar respuesta a las preguntas que se formularon en la investigacin y su contraste

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con las bases tericas expuestas con el fin de que estas sirvan de apoyo y contraste con la informacin recabada.

Por tal razn, una vez aplicado el instrumento y finalizada la tarea de recoleccin de datos, el investigador procedi a organizar y aplicar un tipo de anlisis que le permiti llegar a una conclusin en funcin de los objetivos que se plantearon al principio, a fin de resolver el problema de investigacin y dar respuesta a la interrogante inicial.

El propsito del anlisis es aplicar un conjunto de estrategias y tcnicas que le permitan al investigador obtener el conocimiento que estaba buscando, a partir del adecuado tratamiento de los datos recogidos. En este mismo orden de ideas, Sabino (1992), seala que, el anlisis se efecta cotejando los datos que se refieren a un mismo aspecto y comparando la fiabilidad de cada informacin.

Por lo anterior expuesto, y a efecto de esta investigacin se utiliz el resumen analtico que constituye el esquema grfico del plan y de su nomenclatura. Esto significa que las ideas se presentan claramente, observndose el ordenamiento de las mismas por su nivel de importancia y jerarquizacin de las mismas. Y a travs del antes nombrado resumen analtico y un anlisis cognoscitivo, se exponen en el siguiente captulo los factores que influyen directa e indirectamente en el caso en estudio.

Procedimiento El procedimiento metodolgico que se empleo en el desarrollo del presente estudio, sigui las siguientes etapas:

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1. Revisin, organizacin y seleccin de fuentes bibliohemerograficas referidas al control de gestin contable, activos y tratamientos de stos en los estados financieros y sus elementos de estudio. En esta etapa se permite fundamentar el problema y estructurar los antecedentes y marco terico de la investigacin.

2. Organizacin, seleccin y anlisis de la informacin que se obtuvo travs de las tcnicas aplicadas, la cual se vaca en las matrices y cuadros a utilizar como instrumentos, a fin de observar con mayor precisin los resultados obtenidos en la investigacin.

3. Por ltimo se formularon las conclusiones y recomendaciones pertinentes a la investigacin.

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CAPITULO IV

Anlisis e Interpretacin de los Resultados

Si bien el anlisis e interpretacin de los resultados es la ltima etapa del proceso de investigacin, todas las anteriores, comprendidas en el diseo, concurren hacia la realizacin de esta importante operacin. Al respecto Hernndez y otros (2005) sealan que los datos en s mismos tienen limitada importancia, es necesario "hacerlos hablar", en ello consiste, en esencia, el anlisis e interpretacin de los datos, cuyo propsito es resumir las observaciones llevadas a cabo de forma tal que proporcionen respuesta a las interrogantes de la investigacin.

Es por ello, que una vez recolectada la informacin, luego de aplicar el instrumento a los elementos que conforman el total de la muestra en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental; se presentan, describen, analizan e interpretan en forma ordenada los datos obtenidos en el estudio en funcin de las preguntas de la investigacin, apoyados y discutidos sobre la base de la fundamentacin terica de la investigacin; porque permite al investigador, segn Hernndez y otros (ob.cit), la identificacin de los problemas una vez analizadas las necesidades a fin de presentar la solucin para resolverlo con eficiencia y eficacia (p 74).

Estos resultados se interpretan en funcin de los objetivos de la investigacin y se exponen de acuerdo a la estructura que se present en la matriz del mapa de variables, tomando como punto de referencia, el control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental.

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A continuacin se expone la matriz de anlisis relacional No. 1, como base para el anlisis de las disposiciones legales, la que de seguida examina el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental. Es de hacer notar que la informacin registrada ha sido obtenida de diversas fuentes.

1.- Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental. Matriz de Anlisis Relacional No.1 Cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental. Aspecto a Analizar Descripcin Anlisis Crtico

Considerando

que

una Cabe destacar que el mbito

disposicin no es ms que legal para el tratamiento de una ordenacin de algo de la los activos efectuados por las forma conveniente para Universidades Pblicas es

lograr un fin. En tal sentido bien rgido y de obligatorio Disposiciones el tratamiento de los activos cumplimento, normado por efectuados por las un conjunto de disposiciones

Universidades Pblicas de la legales, tales como: leyes, Regin Centroccidental tiene reglamentos, resoluciones, e una serie de disposiciones instructivos, las cuales deben que acatar entre las que se considerarse encuentran: Legales, amplitud. en toda su

Normativas, Reglamentarias.
Fuente: Datos obtenidos de la revisin bibliogrfica/Firvida 2012.

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Por lo antes mencionado, surge la necesidad de presentar el conjunto de disposiciones legales consideradas por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental para en el tratamiento de los activos:

1. Se inicia con lo sealado en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, (2000), especficamente en sus artculos 109 de la Autonoma Universitaria, 141 al 149, de la Administracin Pblica, 311 De la Gestin Fiscal, 313 De la Administracin Econmica y Financiera, 315 De los Presupuestos Pblicos anuales de gastos.

2. Asimismo se contempla lo establecido en la Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial N 2.818 (extraordinaria) de fecha 01 07-1981 en todo su contenido.

3. De seguidas el Decreto 6233, con Rango Valor y Fuerza de Ley de Reforma de la Ley Orgnica de Administracin Financiera del Sector Pblico, vase N 5891 Extraordinario de la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38984 de fecha 31 de julio de 2008.

4. Decreto 6265 con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgnica de Simplificacin de Trmites Administrativos, vase N 5891 Extraordinario de la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela N 38984 de fecha 31 de julio de 2008.

5. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Gaceta Oficial No 37 347 del 17-12-2001. Ttulo II Del Sistema Nacional de Control Fiscal.

6. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos, Gaceta Oficial N 2.818 (Extraordinaria) de fecha 01 07-1981. 86

7. Ley Contra la Corrupcin, Gaceta Oficial Nro. 5.637 Extraordinaria del 07-042003.

8. Reglamento parcial N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico sobre el Sistema de Contabilidad Pblica, Gaceta Oficial Nro. 5623 (extraordinaria) de fecha 29 de Diciembre de 2002.

9. Manual de Normas y Procedimientos para la Donacin de Bienes Muebles de cada Universidad aprobado por Consejo Universitario.

Siguiendo con el anlisis a continuacin se presenta lo observado en la lista de cotejo considerando los aspectos relacionados con los requerimientos de informacin solicitada en el departamento de bienes nacionales para el registro en la valoracin inicial y posterior, los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin y la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros preparados por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciacin fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos, en el que luego de verificar con el instrumento lista de cotejo obtiene los siguientes hallazgos:

Aspectos a Considerar: Tratamiento Contable Cuadro 4. Tratamiento Contable

N de Item 1

Enunciado
El registro contable de los activos fijos se hace atendiendo el valor nominal incurrido por la universidad para el momento de su adquisicin. Se hace considerando las caractersticas de ese bien. Son contabilizados a su costo original (valor inicial)

Categora de Respuesta Si No F % F %
6 100 0 0

2 3

5 6

84 100

1 0

16 0

87

5 84 Son incluidos en la empresa con su fecha de compra Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.

16

n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observacin directa.

Tratamiento Contable
6 6 5 4 3 2 1 0 1 1 Si No 5 6 5

0 1 2 3

0 4

Grfico No.1 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Tratamiento Contable.

De acuerdo a la estructura de las variables se inicia el anlisis e interpretacin de los datos considerando el aspecto tratamiento contable, donde el punto de partida es conocer si las universidades en estudio realizan el registro contable de los activos fijos atendiendo el valor nominal incurrido para el momento de su adquisicin, considerando sus caractersticas, contabilizndolos a su costo original (valor inicial) y si son incluidos en la empresa con su fecha de compra; seguidamente se presentan los hallazgos luego de analizar lo recabado en el instrumento aplicado pertinente a conocer tal situacin. Se observa a travs del cuadro 4 y grfico 1, que los mayores porcentajes de las respuestas de la muestra encuestada recay en la categora si, seguido, de la categora no en un nfimo porcentaje.

88

Siendo relevante los tems 1 y 3, con el cien por ciento (100 %), de respuestas del marco muestral, aseverando que el registro contable de los activos fijos se hace atendiendo el valor nominal incurrido por cada universidad para el momento de su adquisicin y que adems son contabilizados a su costo original (valor inicial).

Aspectos a Considerar: Tratamiento Contable Cuadro 5. Tratamiento Contable

N de Item 5

Enunciado

Categora de Respuesta Si No F % F %
4 67

2 33 El registro de los activos fijos incluye el precio de compra ms todos aquellos soportes que se pagaron para que est optimo para su uso. 1 16 Se registran los desembolsos relacionados con las mejoras y reparaciones relacionadas con el activo fijo. Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.

84

n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observacin directa.

Tratamiento Contable

5 5 4 3 2 1 0 5 6 2 1 4 Si

No

Grfico No.2 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Tratamiento Contable

89

En el cuadro 5 y grfico 2, se muestra claramente las respuestas obtenidas del marco muestral, referidas a si el registro de los activos fijos incluye el precio de compra ms todos aquellos soportes que se pagaron para que est optimo para su uso y si se registran los desembolsos relacionados con las mejoras y reparaciones relacionadas con el activo fijo, en tal sentido el veinticinco por ciento (25%) de las respuestas recae en la opcin si, seguida de un setenta y cinco por ciento (75%) quienes manifestaron que no, as lo evidencian los datos antes mostrados. Esta realidad demuestra una gran debilidad en los departamentos de bienes nacionales de la Universidades en estudio, puesto que el mencionado registro debe hacerse atendiendo al costo incurrido (incluye costos de acarreo, reparaciones, traslados, entre otros) por la Universidad para el momento de su adquisicin.

Aspectos a Considerar: Tratamiento Contable Cuadro 6. Tratamiento Contable

N de Item 7

Enunciado
Se consideran stos desembolsos como parte del costo (capitalizacin o como gastos del periodo).

Categora de Respuesta Si No F % F %
1 16 5 84

Se distribuye el costo depreciable del activo fijo a lo largo de su vida til.

50

50

Se utiliza un mtodo de depreciacin para cada activo en particular.

33

67

Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012. n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observacin directa.

90

Tratamiento Contable

5 5 4 3 2 1 0 7 8 9 1 3 3 2 4 Si No

Grfico No.3 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Tratamiento Contable. Continuando con el anlisis de los resultados, en el sentido amplio se quiso constatar si se consideran los desembolsos como parte del costo (capitalizacin o como gastos del periodo), se distribuye el costo depreciable del activo fijo a lo largo de su vida til y si se utiliza un mtodo de depreciacin para cada activo en particular. En el caso en estudio, se puede observar en el Cuadro 6 y el Grafico 3, que en el treinta y tres por ciento (33%) de los casos se corrobor que s, en contraposicin con el restante sesenta y siete por ciento (67%) quienes sealaron que no. Ante tal aseveracin, al indagar con el marco muestral, en los que su respuesta fue negativa, sealan que para la definicin y aplicacin de los factores y mtodos de depreciacin de los activos fijos, solo consideran su naturaleza, uso, las polticas de mantenimiento, tendencia a la obsolescencia y ambiente econmico imperante.

91

Aspectos a Considerar: Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos. Cuadro 7. Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos
N de Item 10 11 12

Enunciado

Categora de Respuesta Si No F % F %
50 84 50 3 1 3 50 16 50

13

3 Existe en Departamento de Bienes Nacionales un libro auxiliar de activos fijos actualizado. 5 La funcin de ste es controlar el activo fijo de la Universidad. 3 En ste libro se identifica claramente el registro del activo por rea, tipo de activo, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada. 2 En ste libro la conciliacin de los activos; los saldos son compatibles con el costo histrico. Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.

33

67

n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observacin directa.

Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos

5 5 4 3 2 1 0 10 11 12 13 1 3 3 3 3 2 4 Si No

Grfico No.4 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos

92

La informacin obtenida en estos tems, donde se busc precisar si existe en el Departamento de Bienes Nacionales un libro auxiliar de activos fijos actualizado, que tenga como funcin el control del activo fijo e identifique claramente el registro del activo por rea, tipo de activo, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada y que adems sirva para la conciliacin de los activos donde se reflejen los saldos y su compatibilidad con el costo histrico, demuestra una vez analizados los datos, que el cincuenta y cuatro por ciento (54%), de la muestra manifest que si, es decir existe en algunas universidades, mientras que un cuarenta y seis por ciento (46%) manifest que no existen. Lo sealado se puede observar en el Cuadro 7 y el Grafico 4. Del anlisis de estos tems, se tiene que los Departamentos de Bienes Nacionales de la Universidades en estudio deben llevar un registro auxiliar de control de los activos fijos, el cual deber compararse frecuentemente con el mayor general de la contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones; este presentar en detalle su composicin, agrupados conforme al orden de la cuenta de mayor general de la contabilidad y contemplar como informacin entre otros, la fecha de compra, valor de adquisicin, vida til, valor residual, valor depreciacin acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro.

Aspectos a Considerar: Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos Cuadro 8. Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos
N de Item 14

Enunciado
El Departamento de Bienes Nacionales, efecta la conciliacin de los activos fijos de los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales a las cuales pertenecen. Se considera en la conciliacin de los activos fijos aquellas cuentas de gastos que no se correspondan con los bienes adquiridos, como por ejemplo las memorias porttiles.

Categora de Respuesta Si No F % F %
4 67 2 33

15

50

50

93

16 17

1 16 Se considera lo correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA). 2 33 Los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales, a travs de la autoridad correspondiente, remiten dentro del lapso legal del mes subsiguiente al Departamento de Bienes Nacionales, la conciliacin de los activos fijos. Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.

5 4

84 67

n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observacin directa.

Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos

5 5 4 3 2 1 0 14 15 16 17 2 1 4 3 3 2 4 Si No

Grfico No. 5 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos. La verificacin con la lista de cotejo, relacionada en conocer si el departamento de Bienes Nacionales, efecta la conciliacin de los activos fijos de los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales a las cuales pertenecen y si estos mediante las autoridades correspondientes, remiten dentro del lapso legal del mes subsiguiente al departamento de Bienes Nacionales, la conciliacin de los activos fijos, considerando aquellas cuentas de gastos que no se correspondan con los bienes adquiridos, lo correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA), se evidencia en el Cuadro 8 y Grfico 5, que del total de la muestra, es decir, el cuarenta y dos por ciento (42%) 94

dijo que s, en contraposicin con el cincuenta y ocho por ciento (58%) que manifestaron que no.

A esto agregan adems los encuestados que es responsabilidad de los Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales, a travs de la autoridad correspondiente, remitir dentro del lapso legal las cuentas contables correspondientes para asegurarse que todos los activos fijos estn adecuadamente contabilizados y que el saldo de dichas cuentas sea correcto, y efectuar los registros contables que sean necesarios para reflejar adecuadamente en libros el efecto de las decisiones que se tomen sobre esos activos.

Aspectos a Considerar: Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos Cuadro 9. Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos N de Categora de Respuesta Item Enunciado Si No F % F %
18 6 Las donaciones de activos fijos recibidas por la Universidad, se registran por el Departamento de Bienes Nacionales y contabilidad de los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales, utilizando como soporte la documentacin que avala este acto administrativo. 5 El registro de las transacciones contables referidas a los activos fijos se realiza una nica vez, de modo que, a partir de ese registro, sea factible generar todas las salidas de informacin que se demanden. 4 El Departamento de Bienes Nacionales registra contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de los activos fijos Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012. 100 0 0

19

84

16

20

67

33

n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observacin directa

95

Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos

6 6 5 4 3 2 1 0 18 19 20 0 1 2 5 4 Si No

Grfico No.6 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin al Requerimiento de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos. Como ltimo tems del aspecto requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos, se presenta lo relacionado a las donaciones de activos fijos recibidas por la Universidad, si stas se registran utilizando como soporte la documentacin que avala este acto administrativo; resultando que el ochenta y siete por ciento (83%) de la muestra encuestada responde que si, en contraposicin con el trece por ciento (17%) de los casos que corroboran que no. Ver cuadro 9 y grfico 6.

A estas respuestas, agregaron los encuestados que las donaciones y las transacciones contables se registran por el Departamento de Bienes Nacionales y contabilidad de los Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales, se realiza una nica vez, de modo que, a partir de ese registro sea factible generar todas las salidas de informacin que se demanden, asimismo este departamento registra contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de los activos fijos.

96

Aspectos a Considerar: Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos. Cuadro 10. Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos.
N de Item 21

Enunciado

Categora de Respuesta Si No F % F %
1 16

22

23

5 84 Utiliza como soporte contable el Acta de Desincorporacin debidamente suscrita por los responsables primarios, de uso y el registrador de bienes responsable. 5 84 Cuando se desincorpora un bien se hace considerando la debida justificacin, mal estado, obsolescencia, prdida, donacin o venta. 6 100 Se autorizan las transferencias de bienes entre departamentos Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.

16

n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observacin directa.

Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos

6 6 5 4 3 2 1 0 21 22 23 1 1 0 5 5 Si No

Grfico No.7 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin a los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos.

97

Otro aspecto de anlisis es el relacionado con los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos, es por ello que ante la necesidad de obtener un valor referencial, se indag en la utilizacin como soporte contable del acta de desincorporacin debidamente suscrita por los responsables primarios, de uso y el registrador de bienes responsable y si se hace considerando la debida justificacin, mal estado, obsolescencia, prdida, donacin o venta, se tiene que en este tems de la totalidad de la muestra el ochenta y nueve por ciento (89%) seal que si, mientras que el restante once por ciento (11%) menciono que no. As se visualiza el cuadro 10 y el grfico 7. Sealaron adems que cuando se desincorpora un bien se autorizan las transferencias de bienes entre departamentos.

Aspectos a Considerar: Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos Cuadro 11. Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos.
N de Item 24

Enunciado

Categora de Respuesta Si No F % F %
100 0 0

25

26

27

6 En el Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad, existen manuales de normas y procedimientos para el tratamiento de activos fijos. 6 Cuenta este departamento con personal con conocimiento tcnico, operativo y experticia para llevar a cabo la funciones de registro y control de activos fijos. 5 El Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad, cuenta con personal para supervisar la entrada y salida de los activos. 5 Existe relacin entre el Departamento de Bienes Nacionales y el Departamento de Contabilidad Fuente: Resultados Lista de Cotejo / Firvida 2012.

100

84

16

84

16

n= 6. Nota. Estimaciones propias sobre los datos de la observacin directa.

98

Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos
6 6 5 4 Si No 1 0 24 25 0 26 27 1 6 5 5

3
2 1 0

Grfico No.8 Distribucin de Frecuencias y Porcentajes en relacin a los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos. Asimismo, surgi la necesidad de conocer con precisin, si en el Departamento de Bienes Nacionales de las Universidades en estudio, existen manuales de normas y procedimientos para el tratamiento de activos fijos, si cuenta este departamento con personal con conocimiento tcnico, operativo y experticia para llevar a cabo las funciones de registro y control de activos fijo , segn lo cotejado con el marco muestral un noventa y dos por ciento (92%), manifest que si existen manuales y cuenta con el personal, a tal respecto el ocho por ciento (8%) de la muestra opin que no. Tal y como se aprecia en el Cuadro 11 y Grfico 8. A estas respuestas se agrega, que los que opinaron que no, sealan que el Departamento de Bienes Nacionales de la universidad, no cuenta con personal para supervisar la entrada y salida de los activos, y en muchos de los casos no existe relacin entre este Departamento con el de Contabilidad.

99

Asimismo de los comentarios plasmados por los cotejados se tiene que para el tratamiento de los activos fijos de las universidades y que verdaderamente se lleve un control se requiere de:

1. Sistemas automatizados y actualizados de inventarios de activos

2. Las universidades desde su orden jerrquico mximo deberan darle la importancia que requieren los Departamentos de Bienes Nacionales.

3. Aumentar el personal administrativo debido a la magnitud de los bienes que se manejan actualmente en las universidades.

4. Los procesos de desincorporacin deberan ser ms claros y representativos en la universidad y establecer mecanismos para mejorar el desempeo.

5. En algunas universidades como es el caso de la UNEXPO recin se inicio el tratamiento de los bienes nacionales, asimismo falta incorporar en un solo sistema a Caracas y Puesto Ordaz, contablemente se inicio la conciliacin y registro.

Una vez concluida la indagatoria, considerando los tems que estudiaron los aspectos propuestos en el cuadro de operacionalizacin de las variables; ante este panorama y con el propsito de dar cumplimiento al objetivo relacionado con formular lineamientos generales que contengan normas y procedimientos para el tratamiento de los activos, lo que a su vez se consideran sugerencias para fortalecer el control de gestin contable en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, tomando en cuenta los hallazgos, responde a las necesidades detectadas en el diagnstico. En este sentido, se presentan los siguientes:

100

1. El Departamento de Bienes Nacionales de las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental deber mantener actualizado un archivo con el registro y control de los activos fijos, el cual estar conformado por la informacin legal que demuestre su propiedad, informacin financiera que demuestre su valor nominal y depreciacin e informacin administrativa que demuestre fecha de adquisicin, ubicacin, reparaciones, mantenimiento, cobertura de seguro, cdigo de

identificacin y traslado, dicha identificacin informar sobre la propiedad, clase o naturaleza, ubicacin, y orden correlativo de cada activo fijo.

2. El registro contable de los activos fijos se har atendiendo el valor nominal, incurrido por la Universidad para el momento de su adquisicin.

3. El Departamento de Contabilidad de las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental deber registrar contablemente las desincorporaciones y/o

transferencias de los activos fijos, utilizando como soporte contable el acta de desincorporacin debidamente suscrita por los responsables primarios, de uso y el registrador de bienes responsable, esta debe obedecer a razones plenamente justificadas y deber aplicarse la normativa especfica.

4. El Departamento de Contabilidad y de Bienes Nacionales, debern efectuar la conciliacin de los activos fijos de las Facultades y Dependencias Centrales a las cuales pertenecen para lo cual deben estar relacionadas.

5. Los Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales, a travs de la autoridad correspondiente, deben remitir dentro de los primeros siete (7) das hbiles del mes subsiguiente al Departamento de Contabilidad, la conciliacin de los activos fijos.

101

6. No deben considerarse en la conciliacin de los activos fijos aquellas cuentas de gastos que no se correspondan con los bienes adquiridos, tal es el caso de las memorias porttiles.

7. Se debe tomar en consideracin para el registro de los bienes adquiridos, lo correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA), toda vez que las Universidades son usuarios finales en la adquisicin de bienes y servicios.

8. En el caso de las donaciones de activos fijos recibidas deben ser registradas por el Departamento de Bienes Nacionales, para lo cual se utilizar como soporte la documentacin que avala este acto administrativo.

9. El registro de las transacciones contables referidas a los activos fijos debe realizarse una nica vez, de modo que, a partir de ese registro, sea factible generar todas las salidas de informacin que se demanden.

10. Apoyar el control de entradas y salidas de los bienes del activo fijo en un sistema computarizado actualizado con un mdulo de activo fijo donde se refleja la informacin de las existencias por renglones y ubicacin en forma detallada. As su registro contable se efectuar mediante la interfaz existente entre este mdulo y el Departamento de Contabilidad y Bienes Nacionales, y se har en forma global, por cuenta contable y por organizacin custodia.

11. Llevar un registro auxiliar de control y registro de activo fijo, el cual deber compararse frecuentemente con el mayor general de la contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones. Este presentar en detalle su composicin, agrupados conforme al orden de la cuenta de mayor general de la contabilidad y contemplar como informacin: fecha de compra, valor de adquisicin, vida til, valor residual, valor depreciacin acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro. 102

12. El gasto por depreciacin aplicado a los activos fijos debe ser razonable y en todo caso obedecer al mtodo de depreciacin establecido, el cual deber distribuir de manera consistente y uniforme el valor del costo en los perodos de la vida til estimada en concordancia con la poltica contable vigente. 13. Los desembolsos o erogaciones que incrementen la capacidad de produccin o alargue la vida til de un activo fijo, si son substanciales, deben capitalizarse, los desembolsos menores, an cuando tengan caractersticas de capitalizables se deben llevar a gastos o costos del perodo.

103

CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones Tomando como referencia el objetivo general del estudio, la revisin bibliogrfica, los resultados obtenidos respecto al anlisis del control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, permiten presentar las siguientes conclusiones y recomendaciones sobre el problema planteado en atencin a los objetivos establecidos.

Asimismo, la informacin recabada hasta los momentos expuesta en los captulos anteriores sobre los requerimientos de informacin solicitada en el Departamento de Bienes Nacionales para el registro en la valoracin inicial y posterior a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos, los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos fijos, la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros preparados por el Departamento de Contabilidad de las Universidades objeto de estudio, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciacin fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos y el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, revela una situacin que debe ser examinada con absoluta sinceridad y objetividad, por los actores que intervienen en su dinmica y funcionamiento.

Habiendo dado cumplimiento a los objetivos de la investigacin, una vez revisada y analizada la informacin obtenida producto de la aplicacin de las tcnicas

104

seleccionadas para este estudio y empleadas las herramientas se puede concluir segn los objetivos plateados lo siguiente:

En relacin al objetivo: Diagnosticar la situacin actual en relacin a los requerimientos de informacin solicitada en el Departamento de Bienes Nacionales para el registro en la valoracin inicial y posterior a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, se evidenci que en universidades como la Universidad Nacional Experimental del Yaracuy, Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado y la Universidad Simn Rodrguez, existen en el Departamento de Bienes Nacionales libros auxiliares de activos fijos actualizado cuya funcin es el control del activo fijo en el que se identifica claramente el registro del activo por rea, tipo de activo, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada y que adems sirve para la conciliacin de los activos donde se reflejen los saldos y su compatibilidad con el costo histrico.

Asimismo, este registro auxiliar permite comparar frecuentemente con el mayor general de la contabilidad a objeto de corregir errores y desviaciones porque adems, se presentar en detalle su composicin, agrupados conforme al orden de la cuenta de mayor general de la contabilidad y contemplar como informacin entre otros, la fecha de compra, valor de adquisicin, vida til, valor residual, valor depreciacin acumulada y mensual, totalizado a nivel de grupo y rubro.

Por otra lado, cuando se efectan conciliaciones de los activos fijos de los Decanatos, Facultades y Dependencias Centrales las autoridades correspondientes, no remiten dentro del lapso legal del mes subsiguiente al Departamento de Bienes Nacionales, la conciliacin de los activos fijos, sin considerar aquellas cuentas de gastos que se correspondan con los bienes adquiridos, lo correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA), agregando adems que es responsabilidad de estas autoridades remitir dentro del lapso legal las cuentas contables correspondientes para 105

asegurarse que todos los activos fijos estn adecuadamente contabilizados y que el saldo de dichas sea correcto, y efectuar los registros contables que sean necesarios para reflejar adecuadamente en libros el efecto de las decisiones que se tomen sobre esos activos.

En lo que concierne a las donaciones de activos fijos recibidas por la Universidad, stas se registran utilizando como soporte la documentacin que avala este acto administrativo realizadas una nica vez, de modo que, a partir de ese registro sea factible generar todas las salidas de informacin que se demanden, asimismo este departamento registra contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de los activos fijos.

Respecto al objetivo: Evaluar los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, se pudo conocer que los soportes contables del acta de desincorporacin son debidamente suscritas por los responsables primarios, de uso y el registrador de bienes responsable y se hace considerando la debida justificacin, mal estado, obsolescencia, prdida, donacin o venta, adems autorizar las transferencias de bienes entre departamentos cuando es el caso.

En correspondencia a la existencia de manuales de normas y procedimientos para el tratamiento de activos fijos en el Departamento de Bienes Nacionales de las Universidades en estudio se constato que existen, as como tambin cuentan con personal con conocimiento tcnico, operativo y experticia para llevar a cabo las funciones de registro y control de activos fijo , pero tambin se evidenci que en el Departamento de Bienes Nacionales de la universidad, no cuentan con personal para supervisar la entrada y salida de los activos, y en muchos de los casos no existe relacin entre este departamento con el de Contabilidad.

106

En cuanto al objetivo: Indagar la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros preparados por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, que demuestre su propiedad, valor nominal, depreciacin fecha de adquisicin, ubicacin, reparacin, mantenimiento y el tratamiento contable dado a cada uno de ellos, se tiene que las universidades en estudio realizan el registro contable de los activos fijos atendiendo el valor nominal incurrido para el momento de su adquisicin, considerando sus caractersticas, contabilizndolos a su costo original (valor inicial) incluyndose adems con su fecha de compra.

No obstante, tambin se evidencio que el registro de los activos fijos no incluye el precio de compra ms todos aquellos soportes que se pagaron para que est optimo para su uso, as como tampoco se registran los desembolsos relacionados con las mejoras y reparaciones relacionadas con el activo fijo, lo que demuestra una gran debilidad para los departamentos de Bienes Nacionales de las Universidades en estudio, puesto que el mencionado registro debe hacerse atendiendo al costo incurrido (incluye costos de acarreo, reparaciones, traslados, entre otros) por la Universidad para el momento de su adquisicin.

En este contexto, se pudo verificar que tampoco se consideran los desembolsos como parte del costo (capitalizacin o como gastos del periodo), ni se distribuye el costo depreciable del activo fijo a lo largo de su vida til utilizando un mtodo de depreciacin para cada activo en particular puesto que solo consideran su naturaleza uso, las polticas de mantenimiento, tendencia a la obsolescencia y ambiente econmico imperante. Esto otorga razones suficientes para considerar que la informacin presentada en los estados financieros preparados por las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, no son confiables y carecen de veracidad.

En lo atinente al objetivo: Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables en el tratamiento de los activos por las 107

Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, se concluye que el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, en lo que corresponde al registro en la valoracin inicial y posterior a la inicial perteneciente a los actuales activos fijos los aspectos tcnicos y operativos del control de gestin y la presentacin y revelacin de los activos fijos en los estados financieros se encuentra sujeta a las disposiciones legales, reglamentarias y normativas aplicables al mbito legal para el tratamiento de los activos efectuados por las Universidades Pblicas, el que es considerado muy rgido y de obligatorio cumplimento, normado por un conjunto de disposiciones legales, tales como: leyes, reglamentos, resoluciones, manuales e instructivos, las cuales deben considerarse en toda su amplitud.

Por lo antes mencionado, se considera prudente y conveniente presentar las siguientes recomendaciones:

Recomendaciones

Una vez concluido el proceso investigativo, a la luz del control de gestin contable como herramienta para el tratamiento de los activos fijos en las Universidades Pblicas de la Regin Centroccidental, se procede a aportar una serie de recomendaciones:

1. Divulgar los resultados obtenidos en la presente investigacin ante las autoridades universitarias competentes, con vista a reforzar el desempeo del departamento de bienes nacionales e implementar lineamientos de gestin y control con el que se mantenga un estricto control sobre el activo fijo, siendo la propiedad de los mismos perfectamente demostrable y su existencia comprobable.

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2. Apoyarse en sistemas computarizados a travs de mdulos de activo fijo donde se refleje la informacin de las existencias por renglones y ubicacin en forma detallada. As, su registro contable se efectuar mediante la interfaz existente entre este mdulo y el mdulo de contabilidad, y se har en forma global, por cuenta contable y por Decanato custodia, por lo tanto, la informacin registrada en ambos mdulos debe ser consistente.

3. Establecer mecanismos de accin que permitan una mayor vinculacin entre el Departamento de Bienes Nacionales y de Contabilidad de las mencionadas universidades.

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Referencias Bibliogrficas

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112

en contadura, mencin Auditoria. Universidad Lisandro Alvarado (UCLA), Barquisimeto- Venezuela.

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114

Anexo Lista de Cotejo

115

Lista de Cotejo de la Observacin Directa N Aspectos a Considerar Tratamiento Contable 1 2 3 4 5 6 7 8 9 El registro contable de los activos fijos se hace atendiendo el valor nominal incurrido por la universidad para el momento de su adquisicin. Se hace considerando las caractersticas de ese bien. Son contabilizados a su costo original (valor inicial) Son incluidos en la universidad con su fecha de compra El registro de los activos fijos incluye el precio de compra ms todos aquellos soportes que se pagaron para que est optimo para su uso. Se registran los desembolsos relacionados con las mejoras y reparaciones relacionadas con el activo fijo. Se consideran stos desembolsos como parte del costo (capitalizacin o como gastos del periodo). Se distribuye el costo depreciable del activo fijo a lo largo de su vida til. Se utiliza un mtodo de depreciacin para cada activo en particular. Requerimientos de informacin para el registro en la valoracin de los Activos Fijos Existe en Departamento de Bienes Nacionales un libro auxiliar de activos fijos actualizado. La funcin de ste es controlar el activo fijo de la Universidad. En ste libro se identifica claramente el registro del activo por rea, tipo de activo, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada. En ste libro la conciliacin de los activos; los saldos son compatibles con el costo histrico. El Departamento de Bienes Nacionales, efecta la conciliacin de los activos fijos de los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales a las cuales pertenecen. Los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales, a travs de la autoridad correspondiente, remiten dentro del lapso legal Si No Observaciones

10 11 12 13 14 15

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16 17

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19

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25 26

del mes subsiguiente al Departamento de Bienes Nacionales, la conciliacin de los activos fijos. Se considera en la conciliacin de los activos fijos aquellas cuentas de gastos que no se correspondan con los bienes adquiridos, como por ejemplo las memorias porttiles. Se considera lo correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA). Las donaciones de activos fijos recibidas por la Universidad, se registran por el Departamento de Bienes Nacionales y contabilidad de los Decanatos, facultades y Dependencias Centrales, utilizando como soporte la documentacin que avala este acto administrativo. El registro de las transacciones contables referidas a los activos fijos se realiza una nica vez, de modo que, a partir de ese registro, sea factible generar todas las salidas de informacin que se demanden. El Departamento de Bienes Nacionales registra contablemente las desincorporaciones y/o transferencias de los activos fijos Aspectos tcnicos y operativos del control de gestin en cuanto al tratamiento de los activos Utiliza como soporte contable el Acta de Desincorporacin debidamente suscrita por los responsables primarios, de uso y el registrador de bienes responsable. Cuando se desincorpora un bien se hace considerando la debida justificacin, mal estado, obsolescencia, prdida, donacin o venta. Se autorizan las transferencias de bienes entre departamentos En el Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad, existen manuales de normas y procedimientos para el tratamiento de activos fijos. Cuenta este departamento con personal con conocimiento tcnico, operativo y experticia para llevar a cabo la funciones de registro y control de activos fijos. El Departamento de Bienes Nacionales de la Universidad, cuenta con personal para supervisar la entrada y salida de los

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activos. Existe relacin entre el departamento de Bienes Nacionales y 27 el Departamento de Contabilidad

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