ORGANIZE-SE COM UM SMARTPHONE

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Organize-se com um Smartphone

ndice
1. O que uma Ferramenta de Gerenciamento do Tempo? 2. Mas o que um Smartphone afinal?
3.

Porque devemos usar uma agenda?

4. Smartphones ou Agendas de papel, qual o melhor pra mim? 5. Seguindo as 3 regras para usar sua Agenda 6. Como um Smartphone pode ser til para o meu trabalho? 7. Aonde mais um Smartphone pode me ser til? 8. Como escolher o melhor Smartphone para minhas necessidades?
9.

Sistemas Operacionais

10.Links e indicaes 11.Caractersticas Padro dos Smartphones 12.Comprei um Smartphone, e agora?

13. Exemplo prtico - Um grande companheiro de viagem

1. O que uma Ferramenta de Gerenciamento do Tempo?

Uma ferramenta de gerenciamento do tempo um instrumento de apoio para voc controlar suas atividades dirias, seus contatos, tarefas, e outras informaes de referncia que voc usa regularmente. Alguns indivduos controlam este tipo de informao somente no papel, em seus variados formatos, o que inclui planejadores, notinhas de grudar (post its), murais, agendas e calendrios de papel. Vou cham-las de pessoas Analgicas. Outras pessoas j controlam este tipo de informao de maneira completamente eletrnica, com o uso de softwares de gerenciamento de contatos, computadores de mo, e outros softwares de arquivamento de informaes. Vou denomin-las pessoas Digitais. www.organizesuavida.com.br 1

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Um terceiro grupo de usurios, encontra-se numa fase intermediria, utilizando-se ainda das agendas e outros recursos em papel, mas tambm fazendo algum uso de computadores. Vou denomin-las pessoas Entrantes. Existe ainda um quarto grupo de pessoas que encontra-se num nvel bem superior, pois tem a capacidade de utilizar apenas a sua memria (muitas vezes a dos outros) para tentar organizar suas tarefas e sua vida em geral, no tendo a necessidade de lanar mo de qualquer tipo de agenda ou ferramenta de gerenciamento do tempo. Vou denomin-las simplesmente: Iluminados. Ateno.Se voc conhece algum, um amigo, um parente que seja um Iluminado ,por favor encaminhe este artigo a ele. Talvez, apenas talvez, ele tenha alguma curiosidade em l-lo. importante frisar que voc pode ser uma pessoa bem organizada, possuindo qualquer dos 3 perfis, sendo um Analgico, um Digital ou um Entrante.

2.Mas o que um Smartphone afinal?

Um Smartphone um computador de mo (handhelds) com funo de telefone celular. Os Smartphones so uma ferramenta valiosa para ajudar a organizar a sua vida (agenda, horrios, tarefas, contatos,etc). Estes equipamentos portteis, conhecidos tambm como PDA (Personal Digital Assistant) esto ficando cada vez mais poderosos e teis. Na verdade, Smartphone a denominao para os aparelhos com teclado fsico, e Pocket PC a denominao para os aparelhos com tela sensvel ao toque. Aqui vamos usar o nome genrico Smartphone, para facilitar. Os Smartphones utilizam tecnologia de computadores para executar tarefas especficas de gerenciamento de tempo como, agendamento, manuteno de listas de contatos, localizao de tarefas, organizao de anotaes, envio e recebimento de emails e dezenas de outras funcionalidades multimdia, alm claro de servir como telefone celular. Os Smartphones so projetados para sincronizar com softwares no seu notebook ou Desktop ou ainda em sistemas web, garantindo atualizao, segurana e mobilidade para o usurio.

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3.Porque devemos usar uma agenda?

Nossa memria, ao contrrio do que muitas pessoas pensam, no est preparada para administrar o volume de tarefas e coisas para fazer em nossa vida. Ela no tem sistema de alarme e no permite uma organizao eficiente das atividades. A nica forma de algum conseguir gerenciar seu tempo e suas atividades de forma satisfatria utilizando uma agenda ou planejador pessoal de forma adequada.

4.Smartphones ou Agendas de papel, qual o melhor pra mim?

Desvantagens do Smartphone versus uma Agenda de Papel - O preo do Smartphone pode ser maior, dependendo do tipo de agenda - Dificuldade de visualizao em funo do tamanho pequeno - Voc pode visualizar a semana inteira numa agenda de papel, mais confortavelmente que num Smartphone - Uma agenda de papel bem mais simples de usar - Algumas pessoas podem preferir possuir uma agenda decorada e personalizada, o que s possvel com papel. - Uma agenda de papel no precisa de bateria Vantagens de um Smartphone - Sua agenda vai estar com voc o tempo todo - Voc entra com dados como aniversrios ou outros eventos recorrentes, uma nica vez - Alarmes podem avis-lo sobre um evento ou lembrete www.organizesuavida.com.br 3

ORGANIZE-SE COM UM SMARTPHONE - Alterar uma data ou compromisso simples e rpido - Voc pode anexar anotaes a seus compromissos, contatos e tarefas - Voc pode sincronizar seus dados com seu computador - Convergncia digital. Voc carrega um nico equipamento com todas as funes que precisa. (mp3, cmera fotogrfica, GPS, etc) - Conectividade e Mobilidade. Pode acessar tudo que precisa, de qualquer lugar em que estiver (e-mails, MSN, Skype, Internet). - Pode trabalhar em ambientes com pouca luz, se necessrio. - Softwares de terceiros podem adicionar diversas outras funcionalidades ao seu Smartphone. - Seus dados podem ser protegidos por senhas ou criptografia - Fazer backup simples e rpido - Capacidade de armazenar enorme quantidade de informaes Na verdade eu poderia escrever pginas com vantagens no uso de um Smatphone comparado com uma agenda de papel.Eu sou um defensor incondicional do uso da tecnologia em favor da nossa organizao pessoal e posso garantir que vale a pena, assim, neste guia vamos falar de recursos que podem ser utilizados por pessoas Digitais ou Entrantes, sendo que espero poder convencer alguns Analgicos, dos benefcios da tecnologia para a organizao do nosso tempo.

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5.Seguindo as 3 regras para usar a sua Agenda

Para uso efetivo da ferramenta, seja de papel ou eletrnica, aqui esto algumas regras bsicas que torna sua utilizao mais eficiente:

- Use a Ferramenta Frequentemente compramos um timo computador de mo novo ou um planejador de papel customizado mas no os usamos. Eles ficam em suas caixas, ou embalagens, esperando que ns tenhamos um tempo para aprender como utiliz-los. Se voc acha que pouco provvel que aprenda novos softwares, ou no tem uma idia clara de para que vai usar uma ferramenta, seja cuidadoso na compra. www.organizesuavida.com.br 4

ORGANIZE-SE COM UM SMARTPHONE Depois de determinar qual a melhor ferramenta para voc, tire um tempo para aprender a us-la. Aprender a lidar com qualquer nova ferramenta pode ser complicado e tomar um pouco de tempo at que seu uso seja assimilado como um hbito dirio. Desenvolver hbitos requer pacincia e persistncia. Nem um planejador de papel ou eletrnico vai trabalhar automaticamente. Eles precisam de voc. - Seja consistente Aplique o princpio de organizao e crie um local para sua ferramenta dentro e fora de seu escritrio. Deixe sua ferramenta onde voc mais frequentemente precisar utiliz-la por exemplo, em sua mesa, ou prxima de seu computador ou telefone. Faa um hbito do ato de sempre colocar sua ferramenta no lugar. Ao fazer isso voc poupar o tempo que levaria procurando-a. Seja consistente tambm na maneira de usar sua ferramenta. Por exemplo, se voc determinar que vai escrever todos os seus itens de ao em seu planejador de papel numa rea separada, seja consistente e sempre escreva naquela rea. A mesma consistncia recomendada na hora de controlar seus contatos, calendrio e anotaes dirias. Se voc tem o hbito de escrever em vrias reas, a procura pode ser frustrante. Seja consistente com a ferramenta que usa, com o lugar onde a deixa e onde escreve as informaes dirias. - Leve sua ferramenta com voc Diferente de um planejador, seu crebro est com voc a toda hora. Se voc no carregar sua ferramenta com voc, voc vai gastar muita energia mental tentando se lembrar de informaes at chegar a seu escritrio e poder grav-la. Tentar se lembrar de todos os dados que vm a voc impossvel. Carregar sua ferramenta com voc o capacita a gravar a informao medida que ela chega, liberando sua mente para lidar com outras tarefas. A razo mais importante pela qual dou preferncia ao uso de um Smartphone como ferramenta de organizao pessoal, que como ele ser o seu celular tambm, sempre estar ao seu lado, facilitando desta forma que sua agenda se transforme numa ferramenta realmente til e eficiente.

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6.Como um Smartphone pode ser til para o meu trabalho?

Alm de ser uma ferramenta conveniente e porttil para referncia e organizao de suas informaes chave enquanto voc est fora de seu escritrio, os Smartphones so projetados para substituir planejadores de papel e podem ser muito mais eficientes na localizao e gerenciamento de dados e informaes.

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ORGANIZE-SE COM UM SMARTPHONE Aqui esto apenas algumas formas de como voc pode utilizar seu Smartphone para tornar o seu dia de trabalho mais eficiente e organizado. Voc pode:

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Carregar informaes importantes de agenda, criar e gerenciar

tarefas e acess-las rapidamente Acessar a Internet para pesquisa e informao Gerenciar contatos de telefone e email Enviar e receber e-mails Guardar, acessar e editar documentos do MS Office Fazer anotaes a qualquer momento Utilizar alarmes e lembretes Gerenciar informaes financeiras Usar como fonte de dados e comunicao quando estiver viajando Usar como fonte de dados e informaes quando estiver em reunio Fazer uma apresentao usando o Power Point mobile

7.Aonde mais um Smartphone pode me ser til?

Convergncia tecnolgica significa trazer para um nico equipamento, recursos que antes estavam disponveis isoladamente em outros aparelhos. No seu Smartphone voc poder ter inmeros benefcios que a convergncia tecnolgica pode oferecer, lembrando que alguns recursos podem estar disponveis em modelos mais sofisticados ou ainda atravs de softwares adicionais.

Cmera fotogrfica digital Msica em MP3 Gravador de voz Modem 3G para conexo banda larga Sistema GPS Relgio mundial com alarme TV e Rdio FM e muitos outros que so lanados a cada dia

Tudo isso sem contar a quantidade enorme de aplicativos que podem ser instalados em seu equipamento, como games, dicionrios, tradutores, calculadoras, conversores, agendas, guias, tabelas de consulta e muito mais. Veja na seo Links e Indicaes, algumas sugestes sobre aonde conseguir aplicativos.

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8.Como escolher o melhor Smartphone para minhas necessidades?

A chave para escolher um computador de mo saber exatamente qual a sua necessidade de utilizao, porm, mesmo aparelhos menos sofisticados j apresentam um nmero maior de funcionalidades e recursos, aumentando o leque de opes para a sua escolha. A tabela abaixo pode ajud-lo caso esteja com dvidas tcnicas
Acesse o link aqui

9.Sistemas Operacionais
Existe uma grande variedade de sistemas operacionais entre os smartphones disponveis no mercado. Os principais so:
iPhone OS da Apple, presente nos modelos iPhone Windows Mobile da Microsoft, presente nos modelos da HTC,

Samsung, LG e outros Android do Google, presente no HTC Android e em breve outros modelos Palm OS da Palm, presente nos modelos Treo BlackBerry OS sistema proprietrio dos modelos Blackberry Symbian presente em equipamentos da Nokia Linux em vrias verses presente principalmente em alguns modelos da Motorola

difcil dizer que um sistema absolutamente melhor que outro. O que existe so diferenciais que podem ser mais ou menos importantes dependendo do uso e aplicao a que se destina o equipamento, ou mesmo a simpatia do usurio por um ou outro modelo. O Symbian e Palm OS levam a vantagem de contar com muitos aplicativos, pois existem h mais tempo. J o Windows Mobile interessante por adotar algumas convenes de interface conhecidas do desktop, e sendo da Microsoft, acaba adotando padres mais compatveis com a plataforma Windows. O iPhone OS da Apple, traz a sofisticao do design consagrado, do software mais amigvel e da tela multi-toque de alta preciso. Teste os equipamentos, leia as resenhas e depois escolha aquele que lhe atenda melhor. www.organizesuavida.com.br 7

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10.Links e indicaes
Os sites a seguir oferecem informao adicional sobre Smartphones, incluindo as ltimas resenhas de novos modelos: www.microsoft.com/brasil/windowsmobile - (portugus) site da microsoft sobre o Windows Mobile, com muita informao e recursos www.odontopalm.com.br (portugus) blog da dentista Bia Kunze, a Garota sem fio, uma expert em mobilidade e tecnologias para a produtividade digital. Veja testes e comentrios de qualidade sobre o assunto.Vale a pena. http://info.abril.com.br/reviews/hardware/smartphones/ - (portugus) site da revista INFO sobre Smartphone e tecnologias mveis. www.handango.com (ingls) site para a busca, teste e compra de aplicativos para todas as plataformas de smartphones e pockets Pcs. Meu favorito quando quero testar ou comprar um aplicativo. Voc pode informar o modelo do seu equipamento e o site apresenta os aplicativos e softwares disponveis para ele. www.palmgear.com (ingls) semelhante ao Handango www.pocketpcmag.com (em ingls) este site uma publicao online que s discute questes sobre handhelds. Ele oferece um guia para compradores e um frum de discusso para usurios. www.palmbrasil.com.br site brasileiro especializado em Palm, bastante completo e com vrias informaes, testes, softwares e produtos.

11.Caractersticas Padro de Smartphones

A seguir esto as caractersticas padro e opes que voc pode escolher quando for comprar a maioria dos smartphones: Memria Se voc for usar seu aparelho para as caractersticas bsicas de calendrio, contatos e tarefas, voc provavelmente no vai precisar de muita memria. Algo entre 16MB e 32 MB de RAM estar bom. Se voc acha que vai querer salvar documentos e fazer downloads de programas ou jogos, voc provavelmente deve ter pelo menos 64MB de RAM. Agora, se vai armazenar msicas e fotos, a bom pensar em algo a partir de 2GB.Se voc no tem certeza, compre um handheld que tenha a capacidade de aumento de memria no caso de voc precisar no futuro. Muitos vem com slots para SD card. Teclado fsico (Smartphone padro) - como no Treo ou Blackberry, estes teclados so bem pequenos mas depois de algum treino tudo fica muito fcil. Teclado virtual ou ainda Escrita mo (Pocket PCs) - Com dispositivos de reconhecimento de escrita mo, voc tem que www.organizesuavida.com.br 8

ORGANIZE-SE COM UM SMARTPHONE aprender o estilo graffiti de escrever, com um palito parecido com uma caneta chamado stylus. Esta forma de escrever no difcil apenas requer alguma prtica. Se voc acha que aprender o estilo graffiti incmodo, voc pode ainda usar o teclado virtual para digitao, usando a canetinha ou mesmo os dedos, neste ltimo caso,dependendo do tamanho da sua mo obviamente. Tamanho e resoluo da tela Dependendo do tipo de arquivos e documentos que ir acessar ou da freqncia com que ir navegar na Internet ou assistir a vdeos, importante que compre um aparelho com bom tamanho e resoluo de tela, mais encontrados em equipamentos com tela sensvel ao toque. Internet e email a maioria dos smartphones do mercado j vem com sistema Wi-Fi para conexo Internet mas caso o seu no oferea este recurso ou para quando voc no tiver acesso a uma rede sem fio, voc poder fazer conexo atravs da rede GPRS, GSM ou 3G , sendo que no caso de usar o 3G, poder ser necessrio contratar um pacote de dados junto sua operadora. Sincronizao de documentos Quase todos os smartphones tm a capacidade de sincronizar (fazer o sync) e ver documentos e anexos. Isto fundamental para manter uma cpia dos seus dados sempre atualizada, tanto em seu notebook ou desktop como em seu Smartphone. A sincronizao pode ser feita via cabo, ou conexo Bluetooth, neste caso, se o seu smartphone e Notebook apresentarem o recurso. Outros recursos Multimdia Em funo da estratgia comercial das indstrias, cada equipamento vem com caractersticas diferentes com relao a alguns recursos multimdia, assim, quando for escolher o seu aparelho veja que itens so mais importantes para voc. Pode ser uma cmera com mais definio, uma qualidade de udio superior, uma tela maior e melhor para vdeos etc.

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12.Comprei um Smartphone, e agora?

As operadoras de celular esto oferecendo cada vez mais opes de smartphones, por preos cada vez mais acessveis. Acho isso timo pois considero estes equipamentos uma das melhores ferramentas para a organizao pessoal. Eu mesmo os utilizo desde que o primeiro Palm Treo 600 foi lanado h muitos anos atrs. Atualmente uso um HTC Touch Cruise com sistema Windows Mobile 6.1. Vejo cada vez mais pessoas comprarem Smartphones, mas quase sempre no sabem exatamente o que fazer com ele, alm de us-lo como celular apenas. Um Smartphone, alm de fazer e receber ligaes, e tambm receber e enviar emails e mensagens, pode e deve ser utilizado de forma bem mais produtiva. As inmeras funcionalidades e recursos disponveis, fazem www.organizesuavida.com.br 9

ORGANIZE-SE COM UM SMARTPHONE destes computadores de mo, uma verdadeira central para sua organizao e planejamento pessoal. Veja abaixo algumas aplicaes Agenda ou Organizador pessoal Calendrio, compromissos e tarefas, alarmes, listas de lembretes, lista de contatos integrada, anotaes, etc Mobilidade Telefone, Sistema de mensagens ( MSN, SMS,etc), email, navegao na internet, GPS Trabalho Visualizao, criao e edio de documentos como Word, Excell, Power Point, PDF etc, gravador de voz, aplicativos profissionais etc. Entretenimento Msica MP3 e Vdeos, Cmera fotogrfica e filmadora, jogos, desenho, leitura de livros, etc. Alm de tudo isso, como j comentei acima, milhares de softwares para as mais diversas reas e aplicaes, esto disponveis para download. Veja exemplos de algumas telas abaixo:

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Voc vai precisar usar alguns recursos mais que outros, mas a tendncia que voc v concentrando suas informaes e aplicaes num nico local, podendo ter acesso a qualquer momento, de qualquer lugar. www.organizesuavida.com.br 11

ORGANIZE-SE COM UM SMARTPHONE verdade que no possvel substituir totalmente um notebook por exemplo, pois os smartphones ainda ( ainda!!) no podem rodar algumas aplicaes por conta de sua capacidade de memria e processamento, alm de apresentar algumas limitaes relacionado ao seu tamanho. Mas o que importa que como ferramenta de organizao, estas maquininhas so uma verdadeira mo na roda. Frequentemente nos deparamos com situaes inesperadas que podem fazer com que a programao da nossa agenda fique completamente comprometida. Muitas destas vezes ficamos sem alternativa e somos obrigados a ver o tempo passar sem poder fazer nada. Um Smartphone pode nos auxiliar bastante nestes momentos. Vamos considerar apenas como exerccio, a seguinte situao: Sua consulta mdica atrasou 1 hora e enquanto est na "sala de espera" voc pode escolher algumas alternativas para passar o tempo. a) L a revista Veja de 6 semanas atrs b) Fecha os olhinhos e tenta dormir um pouco c) Fica observando outras pessoas na sala e tenta descobrir no que elas esto pensando agora d) "Relaxa e Goza" imaginando estar na sala de espera do aeroporto e) Saca seu PDA ou Smartphone e: - envia uma mensagem de texto para sua assistente resolver uma tarefa - aproveita o tempo para reorganizar sua agenda - escreve algumas idias para o novo projeto - coloca o fone de ouvido e escuta um pouco de msica para relaxar - entra na internet e consulta informaes que precisa - abre no word um documento importante e adianta sua leitura e anlise - responde e envia alguns emails importantes Bem, no difcil perceber que nosso Smartphone pode ser uma excelente alternativa, mesmo em situaes onde temos que simplesmente esperar o tempo passar, porm com menos stress e alguma produtividade. Em nossos workshops sobre organizao no trabalho, abordamos este e outros assuntos relacionados, de forma mais detalhada.

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13.Exemplo prtico - Um grande companheiro de viagem

Quando bem utilizado, um Smartphone pode ser um grande companheiro em suas viagens de negcios ou a laser. Vou relatar apenas algumas ocasies onde utilizei meu Smartphone em uma de minhas viagens para os USA, para uma conferncia da NAPO National Association of Professional Organizers. Antes da viagem antes de viajar sincronizei meu Smartphone e meu notebook e fiz ainda um backup de segurana no desktop de casa. Fiz uma cpia (digitalizei as imagens e passei para o Smartphone)dos meus documentos principais (passaporte, carteira de motorista, seguro sade etc).Configurei o relgio mundial de acordo com o fuso,para as cidades que iria passar. Criei uma planilha para acompanhamento das despesas de viagem e listas de lembretes que iria precisar. Finalmente, copiei alguns documentos (Word, Excel e Power Point) que poderiam ser necessrios em algumas reunies que teria. Informaes de viagem Criei uma nota com os nmeros dos meus vos internacionais e conexes, companhias areas, datas, horrios, aeroportos, hotis, nmero do carto de fidelidade etc. Isso me ajudou a economizar tempo e agilizar a busca destas informaes quando precisei. Planejamento nas salas de embarque e em alguns momentos durante os vos, pude conferir minha programao e fazer ajustes na agenda, no transcorrer da viagem. Despesas de viagem com uma planilha que j havia preparado, pude lanar todas as despesas no transcorrer da viagem, de forma organizada e quando voltei, apenas passei a planilha ao departamento financeiro. Anotaes e gravaes durante a conferncia fiz anotaes e mesmo gravaes de trechos importantes em algumas palestras , e tambm durante a exposio de novos produtos, tudo isso diretamente em meu Smartphone. Listas de compras as encomendas que recebi dos meus filhos e tambm alguns produtos e amostras para a empresa, estavam j anotadas e classificadas em listas, o que facilitou bastante minha vida, economizando o tempo dentro de shoppings. Mapas Numa das vezes em que sa para dar um passeio, no achei necessrio alugar um carro com GPS, pois iria pegar 2 ou 3 rodovias bem sinalizadas. Acontece que no meio do caminho, resolvi desviar a rota para uma cidade que me pareceu interessante. Bem acabei me entusiasmando e fiquei um pouco perdido (se que d pra ficar um pouco perdido). Nessa hora, saquei meu Smartphone, e atravs do Google maps e do sinal do GPS do aparelho, consegui rapidamente voltar rota original. Relgio e Alarmes Meu Smartphone , alm de funcionar como world clock quebrou o galho como despertador, em vrias ocasies. Entretenimento escutar msica, assistir vdeos no youtube e jogar muita pacincia e outros joguinhos, foram de substancial ajuda em alguns www.organizesuavida.com.br 13

ORGANIZE-SE COM UM SMARTPHONE momentos de terror, nas salas de embarque por onde passei. (foram mais de 6 conexes durante esta viagem, com direito a perda de vo e alguns atrasos extras). Fotos tirei vrias fotos do evento e da exposio, que depois serviram para apresentar um roteiro minha equipe no Brasil. Bem, eu poderia escrever um livro inteiro com exemplos sobre como um Smartphone pode contribuir para a sua organizao pessoal e seu entretenimento, mas acho que j deu para convencer mesmo os mais incrdulos dos benefcios de utiliz-lo, definitivamente, em sua vida. Ou no?

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Jos Luiz S.Cunha Organize-se, voc pode!

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