MINISTERIO DE HACIENDA

PROGRAMA MAFP
MODERNIZACIN DE LA ADMINISTRACIN FINANCIERA PBLICA




SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y MODERNIZACIN ADMINISTRATIVA





MANUAL DE OPERACIN DEL USUARIO
DEUDA PBLICA EXTERNA

Versin 4

La Paz, noviembre de 2004




Deuda Pblica Externa
CONTENIDO
1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS............................................................................................................................ 1-1
1.1 GENERACIN DE NOTAS DE PAGO DE DEUDA PBLICA EXTERNA.......................................................................... 1-1
2 USUARIO OPERADOR.......................................................................................................................................... 2-1
2.1 GENERACIN DE UN DOCUMENTO ORIGINAL......................................................................................................... 2-1
2.2 GENERACIN DE DOCUMENTO DE MODIFICACIN ................................................................................................. 2-2
2.2.1 Antes de Generar la Nota de Pago........................................................................................................... 2-2
2.2.2 Despus de generar la Nota de Pago....................................................................................................... 2-3
2.3 GENERACIN DE DOCUMENTO DE REGULARIZACIN............................................................................................. 2-3
2.4 REGISTRO DE CUENTAS DEL BENEFICIARIO DEL EXTERIOR ................................................................................... 2-4
2.5 CONCEPTOS DE DEUDA ...................................................................................................................................... 2-5
3 USUARIO JEFE DE UNIDAD................................................................................................................................. 3-1
3.1 APROBACIN DE DOCUMENTOS DE EJ ECUCIN DEL GASTO .................................................................................. 3-1
3.2 GENERACIN E IMPRESIN DE LA NOTA DE PAGO................................................................................................. 3-2
3.3 REPORTE DE NOTAS........................................................................................................................................... 3-3
3.3.1 Nota Generada Deuda.............................................................................................................................. 3-4
3.3.2 Listado de Notas ....................................................................................................................................... 3-5
3.4 ANULACIN DE NOTAS IMPRESAS ........................................................................................................................ 3-6
3.5 ANULACIN DE NOTAS VENCIDAS ........................................................................................................................ 3-7
3.6 ANULACIN DE NOTAS ENTREGADAS................................................................................................................... 3-8
4 USUARIO DE FIRMA DE DOCUMENTOS ............................................................................................................ 4-1
4.1 FIRMA DE DOCUMENTOS DE EJ ECUCIN DEL GASTO............................................................................................ 4-1

Contenido
Deuda Pblica Externa

1 FLUJ OGRAMA DE PROCESOS
1.1 Generacin de Notas de Pago de Deuda Pblica Externa

ELABORACION
C-31
APROBACION
C-31
FIRMA
C-31
GENERACION
DE LA NOTA DE
PAGO
IMPRESION DE
LA NOTADE
PAGO
VERIFICACION
OPERADOR DE NOTAS J EFE
DIRECTOR DE CREDITO
PUBLICO
UNIDAD DE DEUDA
PUBLICA EXTERNA
VICEMINISTERIO DE TESORO Y CREDITO PUBLICO
DIRECCION GENERAL DE CREDITO PUBLICO






1-1 Capitulo I- Flujograma de Procesos


Deuda Pblica Externa
2-1 Capitulo II- Usuario Operador

2 USUARIO OPERADOR

2.1 Generacin de un documento Original

Este usuario tiene el perfil de Operador de Notas.
El usuario es el encargado de elaborar documentos
originales, de modificacin y de regularizacin
correspondientes a la ejecucin del gasto.


Documentos originales de ejecucin del gasto. Estos
documentos pueden reflejar las siguientes etapas de
registro del gasto: Preventivo-Compromiso, Devengado
y Preventivo-Compromiso-Devengado. El usuario
ingresa a las siguientes opciones desde el men inicial:


Figura 2-1
Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Documentos de Ejecucin de Deuda Pblica
Documentos Originales
Preventivo, Compromiso y Devengado

Para crear un nuevo documento de ejecucin de gasto cuyo medio de pago corresponder a una Nota Generada, el
usuario hace un clic sobre el icono Insertar y se despliega la pantalla de la Figura 2-2.



Deuda Pblica Externa
2-2 Capitulo II- Usuario Operador
En esta pantalla, el usuario ingresa los datos
pertinentes a los datos generales y a las pestaas:
Respaldo, Financieros, Montos, Resumen,
Beneficiarios y Partidas. El cdigo Clase de Gasto de
la Pestaa Financieros el valor corresponde a 09 =
Deuda Pblica.

Los datos de la pestaa Beneficiarios, van a pertenecer
al Banco Central de Bolivia, entidad encargada de
realizar los pagos de Servicio de la Deuda Pblica.



Figura 2-2

Cada vez que aparezca el icono , el usuario puede hacer un clic sobre ste para obtener la lista de valores posibles
para ese campo del formulario.

Una vez ingresado todos los datos requeridos, el usuario hace un clic sobre el icono Verificar , para verificar el
documento elaborado.
A continuacin, el usuario imprime el documento haciendo un clic sobre el icono Imprimir .
Para salir de la pantalla, el usuario hace un clic sobre el icono Salir .

2.2 Generacin de documento de Modificacin
2.2.1 Antes de Generar la Nota de Pago

Documentos modificacin de ejecucin del gasto. Las opciones de ingreso son:
Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Documentos de Ejecucin de Deuda Pblica
Documentos de Modificacin
Existen varios tipos de documentos de modificacin:
Aumentos , que slo permite al usuario modificar documentos de Preventivo Compromiso, aumentando los
importes;


Deuda Pblica Externa
2-3 Capitulo II- Usuario Operador
Disminuciones, que tambin slo permite modificar documentos Preventivo Compromiso, disminuyendo los
importes;
Los tipos de modificacin, Correcciones y Reversiones, que nos van a permitir corregir y revertir documentos
de Preventivo-Devengado, Devengado.
2.2.2 Despus de generar la Nota de Pago

Los documentos de Pago, Devengado y Pago, Preventivo-Compromiso-Devengado y Pago podrn ser modificados
slo una vez que la Nota de Pago haya sido impresa y pagada, sta debe tener el estado REGISTRADO y el C-31
debe consignar el estado ENTREGADO.

Los documentos de Correccin la suma de importe total de los objetos de gasto debe alcanzar a 0. Los documentos
de Reversin del pago el importe total de los objetos de gasto, es el importe excedente.

En la opcin correcciones, tambin se puede presentar los cuatro estados (Preventivo, Compromiso, Devengado y
Pagado) y se utilizan conjuntamente con las Reversiones o Regularizaciones, dependiendo de los importes
efectivamente pagados por el Banco Central de Bolivia.
En todos los casos mencionados ver el manual de Ejecucin del Gasto para la generacin de documentos de
Modificacin.
2.3 Generacin de documento de Regularizacin
Esta opcin es utilizada por el usuario, cuando el Banco Central de Bolivia debite un monto mayor al registrado en el
C-31 original. El monto autorizado a consignarse en el C-31 de regularizacin ser la diferencia.

En todos los casos mencionados ver el manual de Ejecucin del Gasto para la generacin de documentos de
Modificacin.


Deuda Pblica Externa
2-4 Capitulo II- Usuario Operador
2.4 Registro de Cuentas del Beneficiario del Exterior
Desde el men principal el usuario ingresa a las siguientes opciones:

Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Cuentas de Deuda Externa

A continuacin se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-3.
El usuario ingresa:


Grupo
Sigla
Descripcin
Organismo Financiador

Cuentas Bancarias

Plaza (Cdigo)
Banco (Cdigo)
Cuenta
Figura 2-3
Para finalizar el usuario hace un clic sobre el icono Grabar Salir .


Deuda Pblica Externa
2-5 Capitulo II- Usuario Operador
2.5 Conceptos de Deuda
Desde el men principal el usuario ingresa a las siguientes opciones:

Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Conceptos de Deuda


A continuacin se despliega la pantalla que se muestra
en la Figura 2-4

El usuario ingresa:
Concepto de Deuda, con la ayuda del icono ,
obtiene una lista de valores posibles que son:
Capital, comisin e inters
Objeto del Gasto, con la ayuda del icono


Figura 2-4





Deuda Pblica Externa
3-1 Capitulo III- Usuario J efe de Unidad

3 USUARIO J EFE DE UNIDAD
3.1 Aprobacin de documentos de Ejecucin del Gasto


Este usuario tiene el perfil de J efe de Deuda Externa.
El usuario es responsable de aprobar los documentos
originales, de modificacin y de regularizacin
correspondientes a la ejecucin del gasto, elaborados
por el usuario operador.

Las opciones de ingreso desde el men inicial son:





Figura 3-1
Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Documentos de Ejecucin de Deuda Pblica
Documentos Originales
Preventivo, Compromiso y Devengado

Para aprobar los documentos de ejecucin de gasto cuyo medio de pago corresponder a una Nota Generada, el
usuario hace un clic sobre el icono Consultar dos veces y se despliega todos los documentos pendientes de
aprobacin, como se muestra en la Figura 3-1. A continuacin elige el que tiene que aprobar y luego hace un clic
sobre el icono Aprobar , ingresa a la pantalla y nuevamente hace un clic sobre el mismo icono para confirmar la
aprobacin.


Deuda Pblica Externa
3-2 Capitulo III- Usuario J efe de Unidad
3.2 Generacin e impresin de la Nota de Pago

El usuario tambin es responsable de generar las Notas de Pago de Deuda Externa de todo documento de ejecucin
de gasto (C-31) en estado Firmado . Las opciones a las que ingresa desde el men inicial son:
Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Generacin Manual de Notas Generadas de Deuda Externa

Para crear una nueva Nota de Pago, el usuario hace un
clic sobre el icono Insertar y se despliega la
pantalla de la Figura 3-2.


En esta pantalla el usuario ingresa los siguientes datos.
Lugar de emisin
Fecha de vencimiento
Banco Dbito
Libreta (si el dato anterior es CUT)



Figura 3-2

Para elegir el documento de ejecucin del gasto, hace
un clic en el botn de texto Elegir C31. Se despliega
una nueva pantalla que se muestra en la Figura 3-3, en
sta realiza una consulta haciendo un clic sobre el
icono Consultar (para habilitar el modo consulta),
ingresa su criterio de consulta y nuevamente hace un
clic sobre el mismo icono (para ejecutar la consulta)
para llamar su C-31, una vez que se despliega en
pantalla, el usuario hace un clic en la casilla de
verificacin y luego hace un clic en el botn de texto
Confirmar, en la misma pantalla de la Figura 3-3.

Figura 3-3


Deuda Pblica Externa
3-3 Capitulo III- Usuario J efe de Unidad
A continuacin hace un clic sobre el campo Tesoro General de la Nacin del registro del C-31 de la pantalla que se
muestra en la Figura 3-2.
Esta accin permite desplegar los importes del C-31 ubicados en la parte inferior de la misma pantalla, expresados en
la moneda registrada tambin en el C-31.
A continuacin hace un clic en el icono que est disponible para el campo Cuenta, para elegir la cuenta del
beneficiario final. Esta cuenta coincide con la cuenta del beneficiario registrada en el C-31, si no es as, se despliega
un mensaje y el usuario no puede continuar con el
proceso. Luego ingresa los montos equivalentes en
dlares correspondientes al Capital, Intereses y/o
Comisiones. Confirma cada monto ingresado
presionando la tecla Enter, aunque el monto ingresado
sea cero. El sistema despliega el respectivo mensaje
de conformidad.


Verifica el documento haciendo un clic sobre el botn
de texto Verificar, se despliega una pequea pantalla
como se muestra en la Figura 3-4, donde debe
especificarse el tipo de Nota Generada (electrnica o
impresa), el nombre del destinatario, su cargo y la
referencia de la nota de pago. Luego hace un clic sobre el botn de texto Confirmar.

Figura 3-4

Una vez de regreso a la pantalla de la Figura 3-2 y cuando el modo de envo elegido correspondiera a Impreso, el
usuario imprime la Nota de Pago, haciendo un clic sobre el icono Imprimir . Esta accin cambia el estado de la
Nota de Pago a IMPRESO, habilitndola para la priorizacin de pago en la fecha de vencimiento.
3.3 Reporte de Notas
Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Reporte de Notas

Deuda Pblica Externa
3-4 Capitulo III- Usuario J efe de Unidad

3.3.1 Nota Generada Deuda

El usuario tiene la posibilidad de volver a imprimir la
Nota de Pago, ya sea para obtener un duplicado o
cuando el estado de la Nota de Pago no consigna
IMPRESO. Para lo cual ingresa un rango de los
nmeros de Notas de Pago. El usuario imprime
haciendo un clic sobre el icono Imprimir .





Figura 3-5
La impresin que obtiene el usuario se muestra en la Figura 3-6.


















Figura 3-6



Deuda Pblica Externa
3-5 Capitulo III- Usuario J efe de Unidad
3.3.2 Listado de Notas

El usuario ingresa los parmetros correspondientes al
Nmero, Estado Nota Generada, Fecha de
Elaboracin (rango) y Fecha de vencimiento (rango).
El usuario imprime haciendo un clic sobre el icono
Imprimir .







Figura 3-7

La impresin que obtiene el usuario se muestra en la Figura 3-8.












Figura 3-8






Deuda Pblica Externa
3-6 Capitulo III- Usuario J efe de Unidad
3.4 Anulacin de Notas Impresas

Si por alguna razn una Nota Generada tiene que ser anulada, el sistema le permite al usuario realizar esta operacin.
La condicin necesaria es que el estado de la nota debe estar en Impresa y no debe estar priorizada (pagada).
Las opciones a las que ingresa el usuario desde el men inicial son las siguientes:

Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Anulacin de Notas Impresas

A continuacin se muestra la pantalla de la Figura 3-9,
en sta realiza una consulta para mostrar la nota
impresa a ser anulada, ubica la nota, luego hace un clic
sobre el icono Anular , el usuario puede ver todava
la nota, y una vez que est seguro de anularla hace un
clic sobre el mismo icono.






Figura 3-9



Deuda Pblica Externa
3-7 Capitulo III- Usuario J efe de Unidad
3.5 Anulacin de Notas Vencidas
Las opciones a las que ingresa el usuario desde el
men inicial son las siguientes:

Pagos
Notas Generadas Deuda Externa
Anulacin de Notas Impresas Vencidas

A continuacin se muestra la pantalla de la Figura 3-10,
en sta realiza una consulta para mostrar la nota
vencida a ser anulada, ubica la nota, luego hace un clic
sobre el icono Anular , el usuario puede ver todava
la nota como se muestra en la Figura 3-11, y una vez
que est seguro de anularla hace un clic sobre el botn
de texto Anular.
Figura 3-10


Con esta operacin se anula la Nota de Pago,
quedando disponible el C-31. Este puede ser utilizado
nuevamente para generar una nueva Nota de Pago.










Figura 3-11




Deuda Pblica Externa
3-8 Capitulo III- Usuario J efe de Unidad
3.6 Anulacin de Notas Entregadas
Las opciones a las que ingresa el usuario desde el
men inicial son las siguientes:


Pagos
Control Pagos
Atencin de Pagos
Anular Notas Entregadas






Figura 3-12


A continuacin se muestra la pantalla de la Figura 3-12, ubica la nota a ser anulada, luego hace un clic sobre el icono
Anular , para realizar la operacin.

Con esta operacin se anula la Nota de Pago y su registro de pago (C-31 de pago), quedando disponible nuevamente
el C-31 para se utilizada para generar una nueva Nota de Pago.















Deuda Pblica Externa
4-1 Capitulo IV- Usuario Generador de la Nota de Pago
4 USUARIO DE FIRMA DE DOCUMENTOS

4.1 Firma de documentos de Ejecucin del Gasto

Este usuario le corresponde al Director de Crdito
Pblico.

El usuario es responsable de firmar los documentos
correspondientes a la ejecucin del gasto aprobados.

La opcin de ingreso desde el men principal es:
Firma de Documentos de Gasto

Para firmar los documentos de ejecucin de gasto cuyo
medio de pago corresponde a una Nota Generada,
debe consultar todos los documentos de pendientes de
firma con la ayuda del icono de consulta. Luego debe
ubicar el documento y hacer un clic una vez sobre la
casilla de verificacin y quedar firmado, como se muestra en la Figura 4-1.

Figura 4-1

A partir del documento firmado se podr generar la Nota de Pago respectiva.