CURSO: DIRECCIN DE PROYECTOS DE INVERSIN

ROBERTO ENRIQUEZ CALDERON

Docente de la Escuela de Postgrado de la UCV www.peruviangp.blogspot.com roen26@hotmail.com

SESIN II:

Gestin de integracin y alcance del proyecto.

ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIN

Gestin de la Integracin del Proyecto

Gestin del alcance del proyecto

Expectativas de Interesados Acciones integradoras Cumplimiento de objetivos Articulacin Caractersticas Gestin de la Integracin del Proyecto Consolidacin Identificar Combinar Actividades Unificar Coordinar Definir Procesos Acta de Constitucin Plan de direccin del proyecto El trabajo del proyecto La ejecucin del proyecto Control integrado de cambios Cierre del proyecto Unificacin Terminacin

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Es el proceso que consiste en desarrollar un documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

Herramientas y tcnicas Juicios de Expertos

Entradas Contrato Casos de negocios Plan Estratgico de la organizacin Enunciado del trabajo del proyecto Activos de los procesos de la organizacin Informacin histrica

Salidas Acta de constitucin del proyecto

PLAN PARA LA DIRECCIN DEL PROYECTO

Es el proceso que consiste en documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.

PLAN PARA LA DIRECCIN DEL PROYECTO

Herramientas y tcnicas

Entradas

Salidas

Acta de Constitucin del proyecto Salidas de los proceso de planificacin Factores Ambientales Activos de los procesos de la organizacin

Juicios de Expertos

Plan para la direccin de proyectos

DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIN DEL PROYECTO

Es el proceso que consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.

DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIN DEL PROYECTO

Entradas Plan para la direccin de proyectos Solicitudes de cambio aprobadas Factores Ambientales Activos de los procesos de la organizacin Herramientas y tcnicas Juicios de Expertos Sistema de informacin para la Direccin de Proyectos Salidas Entregables Informacin sobre el desempeo del trabajo Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan y documentos del proyecto

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

Es el proceso que consiste en monitorear, revisar y regular el avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan para la direccin del proyecto.

MONITOREAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

Entradas Plan para la direccin de proyectos Informes de desempeo Factores ambientales de la organizacin Activos de los procesos de la organizacin Herramientas y tcnicas Juicios de Expertos Salidas Solicitudes de cambio Actualizaciones al plan y documentos del proyecto

REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y al plan para la direccin del proyecto

REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

Entradas Plan para la direccin de proyectos Informes de desempeo Solicitud de cambio Factores ambientales de la organizacin Activos de los procesos de la organizacin Herramientas y tcnicas Juicios de Expertos Reuniones de control de cambios Salidas Actualizaciones al estado de las solicitudes de cambio Actualizaciones al plan y documentos del proyecto

CERRAR EL PROYECTO O FASE

Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo

CERRAR EL PROYECTO O FASE

Entradas

Herramientas y tcnicas

Salidas

Plan para la direccin de proyectos Entregables aceptados Activos de los procesos de la organizacin

Juicios de Expertos

Transicin del producto, servicio o resultado final Actualizacin a los activos de los procesos de la organizacin

B.- GESTIN DEL ALCANCE

Introduccin

Qu es? Procesos de la Gestin del alcance del proyecto

1.- INTRODUCCIN
Uno de los factores de xito de un proyecto es una adecuada gestin del alcance. Muchos proyectos tienen serios problemas e incluso han fracasado debido a la inadecuada definicin de los requerimientos del producto o inadecuada gestin del alcance del proyecto, lo que agrega trabajo no autorizado y esto a su vez altera el tiempo y presupuesto inicialmente estimado en el proyecto.

1.- INTRODUCCIN
Es responsabilidad del Gestor del Proyecto gestionar los cambios en el proyecto, para modificar, agregar o eliminar requisitos y al mismo tiempo permanecer enmarcados dentro de la declaracin del alcance inicialmente aprobado y de esta manera alcanzar los objetivos del proyecto. Mediante la gestin de cambios, el Gestor del Proyecto controla el balance entre alcance, tiempo, presupuesto y otras reas de conocimiento.

2.- QU ES?
Qu es la gestin del alcance? La gestin de alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo( y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito. Objetivo de la gestin del alcance: El objetivo principal es definir y controlar que se incluye y que no se incluye en el proyecto.

2.- QU ES?
Tener bien claro que: Alcance del producto Refiere a las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o resultado. Alcance del proyecto Refiere al trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las caractersticas y funciones especificadas.

3.- PROCESOS DE LA GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Los grupos de procesos de la gestin del alcance son:
Recopilar los requisitos

Controlar el alcance

Definir el alcance

Verificar el alcance

Crear EDT

3.1. Recopilar Requisitos

Los requisitos se identifican a partir de las necesidades, deseos y expectativas del cliente, patrocinador y otros interesados. Estos requisitos deben ser recopilados, analizados y registrados a un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. Por tanto, recopilar requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente.

3.1. Recopilar Requisitos

Las herramientas que nos permiten recopilar los requisitos, son: Entrevistas. Grupos de opinin. Talleres facilitados. Tcnicas grupales de creatividad. Cuestionarios y encuestas, otros.

3.2. Definir el Alcance

Definir el alcance es el proceso que consiste en identificar todo el trabajo que se realizar en el proyecto para alcanzar sus objetivos. Es decir, se realiza una descripcin detallada del proyecto y del producto.

La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto es fundamental para su xito ya que propicia un entendimiento comn entre los interesados del proyecto. Su contenido puede incluir:
Objetivos del proyecto Justificacin del proyecto Descripcin del alcance del proyecto Beneficios Supuestos Restricciones Exclusiones Dependencias con otros proyectos

3.2. Definir el Alcance

La declaracin del alcance es una herramienta que ayuda a controlar los cambios al proyecto, puesto que definen los lmites para aceptar o rechazar cambios. Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se define y se describe de manera ms especfica conforme se va recabando mayor informacin sobre el proyecto.

3.2. Cmo Defino el Alcance

Juicio de Expertos. Anlisis del producto, incluye tcnicas tales como el desglose del producto, el anlisis de sistemas, el anlisis de requisitos, la ingeniera de sistemas, la ingeniera del valor y el anlisis del valor. Identificacin del alternativas, incluye tcnicas tales como la tormenta de ideas, el pensamiento lateral, la comparacin entre pares, entre otros.

3.3. Crear EDT

La estructura de desglose del trabajo (EDT) es la descomposicin jerrquica descendente de todo el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y fciles de manejar hasta llegar a un nivel mas detallado conocido como paquetes de trabajo. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y representa el trabajo especificado en la declaracin del alcance del proyecto aprobada y vigente. El propsito de la EDT es desarrollar una lista de todas las tareas requeridas por el proyecto para cumplir el objetivo deseado, a partir de la identificacin de las tareas ser posible estimar el tiempo, costo, recursos, etc. Es decir la EDT sirve de base para generar el cronograma del proyecto y otros documentos de planificacin.

3.3. Crear EDT

La estructura de desglose del trabajo (EDT) tiene la forma de un rbol invertido y ayuda a visualizar todo el proyecto y sus principales componentes. No existe frmula para calcular el nivel de profundidad de la EDT, esto depender del tamao y complejidad del proyecto.
El primer nivel es la meta/objetivos del proyecto. El segundo nivel son las fases del proyecto. El tercer nivel son los entregables del proyecto. El cuarto nivel, el paquete de trabajo.

3.3. Crear EDT

3.4. Verificar el alcance

Verificar el alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado por parte del cliente. Incluye revisar los entregables (resultados de los trabajos y servicios) con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener Implica ejecutar actividades de inspeccin, validacin, medicin y comprobacin que los entregables cumplan los criterios de aceptacin acordados.

3.4. Resultado de verificar el alcance

Entregables aprobados. Solicitudes de cambio, las cuales se procesan para su revisin y tratamiento por medio del proceso Control Integrado de Cambios Actualizaciones de los documentos del proyecto

3.5. Controlar el alcance

Es proceso por el cual se monitorea el estado de alcance del proyecto y producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance. El control del proceso asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso Realizar el control integrado de cambios.

3.5. Como hacerlo?

Anlisis de Variacin
Se realizar a partir de las medidas de rendimiento del proyecto, las que permiten evaluar el grado de variaciones respecto a la lnea base del alcance creado.

A partir de la variaciones, es posible enfocarse en algunos puntos para determinar las causas de los problemas o restricciones que impiden el progreso planificado del proyecto. Finalmente se tomar decisiones de aplicar acciones correctivas o preventivas, si fuera necesario.

3.5. Resultado del control del alcance

Mediciones del desempeo del trabajo Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organizacin, pudiendo actualizar:
Las causas de las variaciones Las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin. Otros tipos de lecciones aprendidas

Solicitud de cambio Actualizaciones al plan para la direccin del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto