07/08/12

Ferramenta de Planejamento 5W2H Arthur Gouveia

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Arthur Gouveia
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Ferramenta de Planejamento 5W2H

Categorias: Gesto Ol! Como eu disse anteriormente, inciaremos uma srie sobre planejamento. O incio de um novo ano uma tima alternativa para planejarmos nosso futuro e colocarmos no papel aqueles desejos que sempre
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Ferramenta de Planejamento 5W2H Arthur Gouveia

adiamos. Hoje irei mostrar uma ferramenta interessante e ao mesmo tempo simples; talvez a ferramenta mais simples para planejamento: o 5W2H. Esta uma ferramenta que eu sempre explorava ao ministrar meus treinamentos mas, misteriosamente, era uma ferramenta pouco utilizada. Isso normal no Brasil; no somos um povo planejador, somos um povo fazejador. Algumas pessoas reclamam que no tm tempo para planejar, que tudo muito corrido, que esto sempre apagando incndios. Eu li em algum lugar uma frase que sempre repito: o corpo de bombeiros o maior apagador de incndios do mundo, e ainda assim s funciona com aes muito bem planejadas. J vi casos em que determinadas empresas decidiram abandonar os softwares da Microsoft e utilizar pacotes abertos como BrOffice ou OpenOffice. A deciso foi rpida j que apenas compararam o valor da licena da Microsoft com o preo totalmente gratuito dos pacotes free. Deciso tomada, foram realizados alguns treinamentos superficiais para adultos que j no sabiam aprender (sim! Aprender algo que se aprende!) e a mudana da plataforma Microsoft para as plataformas gratuitas foi acontecendo. Novos computadores eram comprados com softwares abertos, os computadores que iam para a manuteno com o Office, voltavam com o OpenOffice e assim a coisa aconteceu. De repente comearam os problemas: Baixa produtividade por pessoas que estavam acostumadas com o pacote antigo e no conseguiram se capacitar adequadamente nos treinamentos realizados; arquivos que, de repente, no podiam ser abertos; dificuldades na troca de arquivos com clientes e fornecedores; softwares piratas se disseminando nos computadores trazendo vrus, trojans e outros bichos Resumindo, essa empresa fez o planejamento da mudana durante um ms, e passou quase um ano lutando para implantar a mudana. Depois de muito lutar, teve que voltar atrs. No Japo, a mesma mudana ao invs de ser planejada em um ms e executada ao longo de um ano, seria planejada por um ano e executada em algumas semanas com um custo muito menor! Essa a importncia do planejamento! Agora, falemos um pouco do 5W2H. Essa ferramenta, cuja idia central est contida nos versos de I Keep six honest serving-men de Rudyard Kipling, nada mais nada menos do que sete perguntas que devem ser respondidas. Ao responder s perguntas, voc ter em mos um plano de ao com grandes chances de sucesso. Vamos s perguntas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. What O que fazer? Where Onde fazer? Why Por que fazer? When Quando fazer? Who Quem ir fazer? How Como ser feito? How much Quanto ir custar?

Simples, no? Basta responder s sete perguntas do 5W2H que voc ter um belo plano de ao. Entretanto alguns cuidados so necessrios: Ao responder pergunta O que fazer? garanta que a ao est atacando a causa do problema e no o efeito. Um exemplo disso seria uma ao para, em uma fbrica de automveis, reduzir o nmero de peas rejeitadas por falhas na pintura. Uma ao que combate o efeito seria refazer a pintura, enquanto uma ao para combater a causa seria melhorar o controle e a seleo dos fornecedores de tinta.
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Ferramenta de Planejamento 5W2H Arthur Gouveia

A pergunta Por que fazer? importantssima! Geralmente, em uma empresa, as aes demandam custos e investimentos. Uma boa justificativa pode transformar um projeto reprovado em aprovado. No existe ideia ruim, existe ideia mal vendida! A pergunta Quando fazer? pode ser respondida com a data na qual a ao ser implementada, com a data at a qual a ao ser implementada ou com o perodo ao longo do qual a ao ser implementada. Ao definir o Quem ir fazer? importante definir claramente o nome da pessoa responsvel pela ao e, preferencialmente, um substituto. Evite utilizar o nome do setor como, por exemplo, RH ou Departamento Financeiro ou Projetos. Evite tambm atribuir uma ao a uma pessoa que no esteja presente na reunio para ser informada e ter a possibilidade de discordar de sua participao no projeto. A pergunta Como ser feito? a mais importante do 5W2H! aqui que o planejamento acontece! Essa pergunta o corao do plano de ao onde todos os detalhes sero relatados, todas as possibilidades de falha sero estudadas, os efeitos colaterais da ao sero levantados. Aqui se descreve o passo a passo para que a ao acontea. Uma ferramenta interessante que pode ser usada aqui o PDCA (Plan Do Check Action Planejar Executar Verificar Agir). Um dia falaremos mais sobre o PDCA Vamos a um exemplo: O que: Comprar um aparelho GPS Por que: Primeiramente eu sou completamente perdido geograficamente e tenho dificuldade em gravar um caminho em minha cabea. Alm disso penso em viajar, agora que estou desempregado, para cidades que no conheo. Seria uma boa ideia alugar um carro em meu destino (ou mesmo viajar com o meu prprio carro) e conhecer a cidade! Quem: Arthur Gouveia (mas se algum quiser me dar de presente, estou aberto a essa possibilidade ) Onde: Em minha casa ou na loja que oferecer melhor preo e melhores condies Quando: At 31/12/2009 Como: Pesquisar em sites e revistas especializadas as melhores marcas com as melhores avaliaes, tanto por especialistas quanto por usurios. Verificar com usurios das marcas selecionadas os prs e contras das marcas. Avaliar o preo das marcas escolhidas. Avaliar benefcio x custo das marcas escolhidas. Selecionar uma marca. Pesquisar preos em lojas online e lojas fsicas. Comprar o aparelho. Testar o equipamento. Caso haja alguma falha, proceder com a troca ou envio assistncia tcnica. Quanto: At R$600,00 Utilizando esse plano de ao comprei um Airis T935 sobre o qual, logo logo, irei comentar aqui! Abraos e bons planos! Tags: 5W2H, administrao, Gesto, planejamento, plano de ao 0
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