PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO LOCAL. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. REQUISITOS EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO LOCAL.

Introduccin. La Ley 30/92 en su Ttulo VI se ocupa por separado de la iniciacin, ordenacin, instruccin y finalizacin del procedimiento, pero no regula estas actuaciones como fases o momentos preceptivos de un procedimiento, sino como tipo de actuaciones que podrn darse o no en cada caso, segn la naturaleza y exigencias propias del procedimiento de que se trate. De este modo, se dota al procedimiento de la agilidad y eficacia que demanda la Administracin moderna. En principio, no existen diferencias entre el procedimiento general y el local, nicamente que en el mbito local existen unas especificidades que vienen contempladas en el Reglamento de Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales, de 28 de noviembre de 1986 (en adelante ROF). Debemos tener presentes que el artculo 103 de la CE nos indica que La Administracin pblica sirve con objetividad los intereses generales y acta de acuerdo con los principios de eficacia, jerarqua, descentralizacin, desconcentracin y coordinacin, con pleno sometimiento a la Ley y al Derecho. El artculo 105 nombra expresamente el procedimiento administrativo al puntualizar que se regular por ley el procedimiento a travs del cual deben producirse los actos administrativos, garantizando, cuando proceda, la audiencia del interesado. Por ltimo, en el artculo 148.1.18 sobre competencias del Estado, establece que se regular un procedimiento administrativo comn. Iniciacin. Captulo Primero. Artculos del 68 al 73. Forma. Los procedimientos podrn iniciarse de oficio o a instancia de los interesados. 1. Se iniciar de oficio por acuerdo del rgano competente, bien por propia iniciativa o a consecuencia de orden superior, a peticin razonada de otros rganos o por denuncia. 2. La iniciacin por los interesados deber efectuarse por escrito. Si el escrito no reuniera los requisitos exigidos, la Ley impone al rgano competente la obligacin de requerir al que lo hubiera firmado para que subsane la falta en el plazo de 10 das, con indicacin de que si no lo hiciera as se archivar el escrito sin ms trmite. Este plazo puede ampliarse en 5 das siempre y cuando el procedimiento no sea selectivo o de concurrencia. En los procedimientos iniciados por los interesados tambin podrn realizar una modificacin o mejora de la solicitud en los mismos plazos. El ROF en su artculo 165 tambin nos seala que se iniciar de oficio cuando se trate de necesidades del servicio pblico o de exigir responsabilidades a los miembros o funcionarios de las corporaciones locales. Se iniciar a instancia de parte, cuando se promuevan para resolver pretensiones deducidas por los particulares. Lugar. Los escritos podrn presentarse en los Registros de los rganos a los que se dirijan, en los de cualquier rgano de la Administracin del Estado o de las Comunidades Autnomas, en las oficinas de correos, Embajadas y Consulados, y en cualquier otro autorizado por las Leyes. Medidas provisionales. Podrn adoptarse por el rgano competente dichas medidas una vez iniciado el procedimiento con el fin de garantizar la eficacia de la resolucin que pudiera recaer. Tambin se podrn tomar antes de iniciarse el procedimiento con la finalidad de la proteccin provisional de los intereses implicados en los supuestos previstos por una norma de rango legal. En ningn caso se adoptarn dichas medidas provisionales cuando puedan causar una perjuicio de difcil o imposible reparacin. Tambin son referidas en el artculo 166 del ROF. Ordenacin. Captulo Segundo. Artculos del 74 al 77. Concepto. La ordenacin del procedimiento comprende el conjunto de actuaciones que tienden a procurar su desarrollo hasta llegar a la resolucin final. Bajo esta denominacin se incluyen

diversos aspectos que no se desarrollan en un momento determinado del procedimiento, sino que se producen a lo largo del mismo. Principios que rigen la tramitacin. En orden a la tramitacin, podemos sealar los siguientes principios recogidos en los artculos 74 y 75: Principio de oficialidad, ya que el procedimiento se impulsar de oficio en todos sus trmites. Principio de igualdad, pues el orden de tramitacin de los expedientes vendr determinado por la antigedad de su inicio, siempre que se trate de asuntos de naturaleza homognea. Principio de celeridad, debiendo acordarse en un solo acto todos los trmites que, por su naturaleza, admitan una impulsin simultnea y no sea obligado su cumplimiento sucesivo. En este sentido, el artculo 167 del ROF seala que la tramitacin de todos los expedientes se simplificarn cuanto sea posible. Artculo 76, cumplimiento de trmites. Los trmites que deban ser cumplimentado por los interesados deben realizarse en el plazo de 10 das a partir de la notificacin, salvo indicacin en contra. Cuando en un acto se considere que no rene los requisitos necesarios, el interesado dispondr de 10 das para cumplimentarlo, decayendo en su derecho si no lo hace. Artculo 77, cuestiones incidentales. Las cuestiones incidentales que se susciten en el procedimiento, incluso las que se refieran a la nulidad de actuaciones, no suspendern la tramitacin del mismo, salvo la recusacin. Instruccin. Captulo Tercero. Artculos del 78 al 86. Concepto. Los actos de instruccin constituyen los ms importantes del procedimiento, ya que tienden a proporcionar al rgano decisorio los elementos de juicio necesarios para una adecuada resolucin. Esto no significa que en todo procedimiento se den todos los actos de instruccin regulados por la Ley, ya que podr prescindirse de alguno de ellos cuando no sea necesario. Como actuaciones que se incluyen en esta fase de instruccin, la Ley seala las alegaciones, la prueba, los informes y la audiencia del interesado. El artculo 168 del ROF indica que la exposicin al pblico, anuncios, informacin, audiencia a los interesados, intervencin jerrquica superior y dems garantas del procedimiento se sujetarn a las condiciones establecidos legalmente, aadindose a continuacin en el artculo 169 que para el cmputo de todos los plazos se estar a lo dispuesto en la LRJPA. Alegaciones. Artculo 79. Los interesados podrn presentar alegaciones y aportar documentos u otros elementos de juicio en cualquier momento del procedimiento anterior al trmite de audiencia, as como alegar los defectos de tramitacin, especialmente los que supongan paralizacin o infraccin de los plazos establecidos. Prueba. Artculos 80 y 81. La prueba consiste en el acto o serie de actos encaminados a demostrar la existencia o inexistencia de los datos que han de tenerse en cuanta al resolver. A tal efecto, la Ley establece que los hechos relevantes para la decisin de un procedimiento podrn acreditarse por cualquier medio de prueba admisible en Derecho. Informes. Artculos 82 y 83. Los informes son las opiniones o pareceres que emiten autoridades, funcionarios u organismos distintos a aquellos a quienes corresponde decidir, respecto a las peticiones, hechos o derechos que sean objeto del expediente y sirvan para proporcionar los elementos de juicio necesarios para una adecuada resolucin. Los informes pueden ser: 1. Preceptivos o facultativos, segn que el rgano que resuelva venga obligado a solicitarlos o no.

2. Vinculantes y no vinculantes, segn que obliguen o no al rgano decisorio a resolver en el mismo sentido que el informe. Si la Ley no especifica, se entender que los informes son facultativos y no vinculantes, y evacuados en 10 das. El artculo 172 del ROF seala sobre los informes que en los expedientes informarn los jefes de las dependencias a la que les corresponda tramitarlos, exponiendo los antecedentes y disposiciones legales o reglamentarias en que funden su criterio. El artculo 173 indica que ser necesario el informe previo del Secretario y adems, en su caso, del Interventor o de quienes legalmente les sustituyan, cuando lo solicite el Presidente de la Corporacin o lo solicite 1/3 de sus miembros, o se trate de asuntos que exijan una mayora especial. Dichos informes, tal y como contempla el artculo 174 contendrn: enumeracin clara de los hechos, Legislacin aplicable y sus pronunciamientos. Audiencia del interesado. Art. 84. Una vez finalizada la instruccin, e inmediatamente antes de redactarse la propuesta de resolucin, deber ponerse de manifiesto el expediente al interesado para que, en un plazo no inferior a diez das ni superior a quince, puedan alegar y presentar los documentos y justificaciones que estimen pertinentes. Podr prescindirse de este trmite si los interesados manifestasen su decisin de no efectuar alegaciones y si en la resolucin no se tuviesen en cuenta otros hechos ni otras alegaciones distintas que las presentadas por los interesados. Actuacin de los interesados. Art. 85. La instruccin que requiera la intervencin de los interesados se practicar de la manera que resulte ms cmoda para ellos, compatibilizando su obligacin laboral o profesional, as como la asistencia de asesor. Informacin pblica. Art. 86. Podr acordarse un periodo de informacin pblica, cuando la naturaleza del procedimiento lo requiera. Terminacin. Captulo Cuarto. Artculos del 87 al 92. 1. Clasificacin. Artculo 87. La ley clasifica la finalizacin de los procedimientos en: finalizacin normal, que se dicta con una resolucin; la terminacin convencional, mediante acuerdo o convenio; y la terminacin anormal, que se produce por desistimiento, caducidad, renuncia, imposibilidad material o silencio administrativo. 2. Finalizacin normal, artculo 89. La terminacin normal del procedimiento tiene lugar por la resolucin expresa del rgano competente. La resolucin ser congruente y decidir todas las cuestiones planteadas por el interesado y aquellas otras derivadas del expediente, sin que en ningn caso agrave su situacin inicial. En ningn caso la Administracin podr abstenerse de resolver. 3. Terminacin convencional, artculo 88. Las Administraciones Pblicas podrn celebrar acuerdos, pactos, convenios o contratos con personas tanto de derecho pblico como privado, siempre que no sean contrarios al Ordenamiento Jurdico ni versen sobre materias no susceptibles de transaccin y tengan por objeto satisfacer el inters pblico que tienen encomendado. 2. Terminacin anormal: Desistimiento. Art. 90 y 91. El desistimiento consiste en el abandono de la peticin por parte del interesado, cuando no est prohibido por el Ordenamiento Jurdico, pudiendo retomar en otros momentos de nuevo su peticin. Renuncia. Art. 90 y 91. La renuncia consiste en el abandono del derecho en que funda su peticin por parte del interesado, sin posibilidad de ejercerlo definitivamente.

Caducidad. Artculo 92. La caducidad consiste en la paralizacin del procedimiento, por causa imputable al interesado, por tiempo de tres meses. Viene contemplada en el artculo 178 del ROF. Imposibilidad material. Artculo 87. Producir la terminacin del procedimiento la imposibilidad material de continuarlo por causas sobrevenidas, debiendo dictar resolucin motivada en todo caso. El artculo 176 del ROF seala que la Administracin est obligada a resolver expresamente. En caso contrario se aplicar la legislacin prevista sobre el silencio Administrativo. Silencio administrativo. Artculos 42 al 44. La Administracin est obligada a resolver, a dictar resolucin expresa en todos los procedimientos, en los plazos establecidos y a su notificacin a los interesados. El plazo mximo para resolver no podr exceder de 6 meses, salvo ley o norma europea, en caso de no indicar plazo alguno se entender que el plazo para resolver es de 3 meses, pudiendo suspender el plazo cuando lo requiera su propia tramitacin o ampliar el plazo para resolver de manera excepcional. El silencio administrativo en los procedimientos iniciados por los particulares se entender estimatorio en todos los supuestos excepto, cuando lo establezca una ley o el Derecho Comunitario, en el Derecho de peticin del artculo 29 de la CE o en los casos que transfirieran o afectaran al dominio pblico o servicio pblico, y los procedimientos de impugnacin. Existe una excepcin, ya que en los casos de impugnaciones desestimatorias por silencio administrativo, si ste se vuelve a producir se entender que es estimatorio en este segundo caso. La falta de resolucin expresa en procedimientos iniciados de oficio, se entender el silencio administrativo como negativo o desestimatorio, si el procedimiento concede derechos o situaciones jurdicas individualizadas. Tambin se produce el silencio administrativo por la caducidad cuando pueda producir efectos desfavorables o de gravamen. El artculo 177 del ROF indica que los expedientes conclusos se entregarn a la Secretara, que despus de examinarlos los someter al Presidente de la Corporacin. Dichos expedientes estarn a disposicin en la Secretara al menos durante 3 das antes de la celebracin de la sesin. De las resoluciones adoptadas se dejarn copia certificada en el Expediente. Ejecucin. Igualmente, y a falta de cumplimiento voluntario por parte del particular de lo resuelto, las Entidades Locales gozan de la potestad de ejecucin forzosa, por lo que podrn utilizar las formas de apremio sobre el patrimonio, ejecucin subsidiaria, multa coercitiva y compulsin sobre las personas. EL REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS. A. Concepto. Tal y como seala el artculo 151 del ROF, en todas las Entidades Locales existir un Registro General para que conste con claridad la entrada de documentos que se reciban y la salida de los que hayan sido despachados definitivamente. Permanecer abierto todos los das hbiles durante las horas prevenidas en la legislacin. Existir un nico Registro General, sin perjuicio de su organizacin desconcentrada. El Registro general estar establecido de modo que garantice la constancia de entrada y salida de documentos. Los libros o soporte documental no podrn salir de la casa consistorial bajo ningn pretexto y el acceso a su consulta se realizar en el lugar en que se encuentre custodiado o mediante la expedicin del certificaciones o testimonios, recogido en el artculo 152 del ROF. B. Contenido. El Registro General estar establecido de modo que se garantice la constancia de la entrada y salida de todos los documentos.

Para ello, existirn dos libros: Libro-Registro de Entrada y Libro-Registro de Salida. Viene contemplado en el artculo 153 del ROF. a) Libro-Registro de Entradas. En este libro se anotarn los documentos que se reciban en la Entidad Local y tendr diversos apartados, a fin de que quede constancia de diversos extremos tales como: 1. Nmero de orden correlativo. 2. Fecha del documento. 3. Fecha de ingreso del documento. 4. Procedencia del documento. 5. Breve referencia del asunto. 6. Negociado al que corresponde su conocimiento. 7. Resolucin del asunto, fecha y rgano que la haya dictado. 8. Observaciones. b) Libro-Registro de Salidas. En este libro se anotarn los documentos que emita la Entidad Local y tendr los siguientes apartados: 1. Nmero de orden. 2. Fecha del documento. 3. Fecha de salida. 4. Dependencia de donde procede. 5. Autoridad o particular a quien se dirige. 6. Resumen de su contenido. 7. Referencia, en su caso, al nmero de entrada. 8. Observaciones. Sobre el Registro de salida debemos sealar que el artculo 154 ROF indica que se anotarn todos los oficios, notificaciones, ordenes, comunicaciones, certificaciones, expedientes o resoluciones que emanen de las Corporaciones, autoridades o funcionarios locales. C. Tramitacin de los documentos presentados. Una vez registrado un documento se estampar la fecha, entrada o salida y nmero de orden. Art. 155. Una vez efectuadas las inscripciones, el funcionario encargado del Registro har la clasificacin de los documentos ingresados y los distribuir entre las distintas oficinas y dependencias. En caso de que un documento Art. 156. Se dispone de 10 para subsanar la falta de documentos. Art. 157. Para la presentacin de documentos de subastas y concursos, se sujetar a la legislacin sobre contratacin de las Administraciones pblicas. Art. 158. Los escritos se podrn acompaar de los documentos que funden el derecho del interesado. Art. 159. Recibo gratuito con da y hora de presentacin, nmero de entrada y sucinta referencia del asunto, que puede ser sustituido por una fotocopia del mismo con el sello de entrada. Art. 160. El encargado del registro deber realizar la clasificacin y distribucin de los documentos. Art. 161. Para la salida de documentos, cada seccin o departamento enviar los que hayan de expedirse al registro, quien los devolver con las minutas correspondientes despus de estampar el sello que conste la fecha de salida y nmero de asiento. Art. 162, Certificaciones del libro de registro autorizadas por el Secretario. Sobre lo establecido por la LRJPA sobre el registro, el artculo 38 del mismo seala que: Los rganos administrativos tendrn un Registro de Entrada y salida de documentos. Que estos podrn crear en sus unidades administrativas Registros auxiliares. Concluido el trmite de registro se cursar sin dilacin a sus destinatarios.

Los registros debern instalarse en soporte informtico. En cada asiento debe aparecer: 1. Nmero. 2. Epgrafe de su naturaleza. 3. Fecha y hora de presentacin. 4. Identificacin del interesado. 5. Remitente. 6. rgano al que va dirigido. 7. Referencia del contenido. Las solicitudes, escritos y comunicaciones se presentarn 1. Registro del rgano administrativo que se dirige. 2. Registro de rganos de la Administracin General del Estado, CCAA y A. Local (si existe Convenio). 3. Oficinas de Correos. 4. Representaciones Diplomticas u Oficinas Consulares. 5. Otros. Mediante Convenios de colaboracin entre las Admones. Pblicas se establecern sistemas de intercomunicacin y coordinacin de registros. Cada Administracin publicar los das y el horario abierto al pblico. REQUISITOS EN LA PRESENTACIN DE DOCUMENTOS. Sobre los requisitos en la presentacin de documentos, stos debern contener, segn el artculo 70 de la LRJPA a) b) c) d) e) Nombre y apellidos del interesado y lugar para la notificacin. Hechos, razones y peticin en que se concrete la solicitud. Lugar y fecha. Firma del solicitante. rgano, centro o unidad administrativa a la que se dirige.

Los interesados, tal y como hemos indicado anteriormente, podrn exigir el correspondiente recibo que acredite la fecha de presentacin, admitindose como tal una copia en la que figure la fecha de presentacin anotada por la oficina. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. Las comunicaciones y las notificaciones son actos administrativos de trmite, cuya finalidad es dar a conocer a alguna persona algo que debe conocer para el mejor desarrollo del procedimiento. Como su finalidad es la puesta en conocimiento de una determinada persona de un acto administrativo, los vicios de que puedan adolecer las comunicaciones y notificaciones no afectarn a la validez del acto comunicado o notificado. Se encuentra regulado en los artculos 58 al 60 de la LRJPA y en los artculos 192 al 195 del ROF. Fundamentalmente, los actos de comunicacin pueden clasificarse en: a) Comunicaciones, que se dan entre rganos administrativos. b) Notificaciones, que se hacen a los ciudadanos, sean o no interesados en los expedientes. Comunicaciones. Las resoluciones de los Alcaldes y Presidentes de las Entidades Locales se extendern a su nombre, y si las mismas se adoptan por delegacin se har constar esta circunstancia. Las comunicaciones que hayan de dirigirse a las Autoridades sern firmadas por el Alcalde o Presidente y las dems comunicaciones, que den traslado de acuerdos y resoluciones, sern firmadas por el Secretario.

Todas las comunicaciones u oficios llevarn el sello de salida estampado y de ellos se unir al expediente minuta rubricada. Notificaciones. El artculo 58 estable la notificacin de los actos administrativos con los siguientes requisitos: 1. Se notificarn a los interesados los actos administrativos que afecten a sus derechos o intereses. 2. Esta notificacin deber efectuarse en el plazo de 10 das a partir de la fecha en que el acto se haya dictado y deber contener el texto integro del acto. Deber indicar si es o no definitivo en va administrativa, la expresin de recursos que procedan y ante qu rganos y en que plazos de deben efectuar. 3. Las notificaciones que se realicen omitiendo alguno de los requisitos mencionados pero s contuvieran el texto ntegro, se entender que surten efecto a partir de la fecha que el interesado realice actuaciones que supongan el conocimiento de su contenido. 4. Se entiende cumplida la obligacin de notificar dentro del plazo mximo de duracin de los procedimiento, y ser suficiente cuando contenga al menos el texto ntegro de la resolucin, as como el intento de notificacin debidamente acreditado. El artculo 59 regula la Prctica de la notificacin regulando lo siguiente: 1. Las notificaciones se practicarn por cualquier medio que permita tener constancia de la recepcin por el interesado o su representante, as como de la fecha, la identidad y el contenido del acto notificado. La acreditacin de la notificacin efectuada se incorporar al expediente. 2. En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, la notificacin se practicar en el lugar que ste haya sealado a tal efecto en la solicitud. Cuando ello no fuera posible, en cualquier lugar adecuado a tal fin, y por cualquier medio conforme a lo dispuesto en el apartado 1 de este artculo. Cuando la notificacin se practique en el domicilio del interesado, de no hallarse presente ste en el momento de entregarse la notificacin podr hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad. Si nadie pudiera hacerse cargo de la notificacin, se har constar esta circunstancia en el expediente, junto con el da y la hora en que se intent la notificacin, intento que se repetir por una sola vez y en una hora distinta dentro de los tres das siguientes. 3. Cuando el interesado o su representante rechace la notificacin de una actuacin administrativa, se har constar en el expediente, especificndose las circunstancias del intento de notificacin y se tendr por efectuado el trmite siguindose el procedimiento. 4. Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos, se ignore el lugar de la notificacin o el medio a que se refiere el punto 1 de este artculo, o bien, intentada la notificacin, no se hubiese podido practicar, la notificacin se har por medio de anuncios en el tabln de edictos del Ayuntamiento en su ltimo domicilio, en el "Boletn Oficial del Estado", de la Comunidad Autnoma o de la Provincia, segn cual sea la Administracin de la que se proceda el acto a notificar, y el mbito territorial del rgano que lo dict. En el caso de que el ltimo domicilio conocido radicara en un pas extranjero, la notificacin se efectuar mediante su publicacin en el tabln de anuncios del Consulado o Seccin Consular de la Embajada correspondiente. Las Administraciones pblicas podrn establecer otras formas de notificacin complementarias a travs de los restantes medios de difusin, que no excluirn la obligacin de notificar conforme a los dos prrafos anteriores.

5. La publicacin, en los trminos del artculo siguiente, sustituir a la notificacin surtiendo sus mismos efectos en los siguientes casos: a) Cuando el acto tenga por destinatario a una pluralidad indeterminada de personas o cuando la Administracin estime que la notificacin efectuada a un solo interesado es insuficiente para garantizar la notificacin a todos, siendo, en este ltimo caso, adicional a la notificacin efectuada. b) Cuando se trata de actos integrantes de un procedimiento selectivo o de concurrencia competitiva de cualquier tipo. En este caso, la convocatoria del procedimiento deber indicar el tabln de anuncios o medios de comunicacin donde se efectuarn las sucesivas publicaciones, careciendo de validez las que se lleven a cabo en lugares distintos. El artculo 60 seala que se publicarn aquellos actos administrativos cuando as lo establezca la norma que regule su procedimiento o cuando lo aconsejen razones de inters pblico, siempre respetando el contenido del artculo 58.
Bibliografa utilizada: Admn. Corporaciones locales, Editorial Meta, Sevilla 2002. Centro del opositor Madrid 2001. Centro de Estudios financieros, Valencia 2003.