GT para La Elaboracion de Manuales de Procedimientos

UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO SECRET ARA ADMINISTRATIVA
DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL
GUA TCNI CA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS
LJ
IYERSfOAD
ACIONAL
AUTNOMA
DE MXICO A
SECRETARA
DIRECCIN
ADMINISTRATIY
DE PERSONAL
GENERAL
GUrA
"
TECNrCA
"
"
PARA
LA
ELABORAcrON
DE MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS
ENERO DE 1994
Primera Edici6n: Enero de 1994 Primera Reimpresi6n: Julio de 1994 DR.
1994 Universidad Nacional Aut6noma de Mxico
Esta edici6n y sus caractersticas son propiedad de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico
Ciudad Universitaria 04510 Mxico D.F. DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL Impreso en Mxico ISBN 968-36-3550-4
(;llii\
TrTSWA I'AIV\ L.AEL.i\I\CJRACl, IlE MANUALES [le "K()(UHMII,NT().)
CONTENIDO
PJ.!ina
INTRODUCCiN
OBJETIVO
DE LA GUA
LlNEAMIENTOS ACTUALIZACiN
GENERALES PARA LA ELABORACiN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
11
CARACTERSTICAS
DE LOS MANUALES
DE PROCEDIMIE
'TOS
2.1 2.2 2.3
CONCEPTOS IMPORTANCIA
BSICOS DE LOS MANUALES CONTENER DE PROCEDIMIENTOS LOS MANUALES DE
ELEMENTOS QUE DEBEN PROCEDIMIENTOS
111
LlNEAl\lIENTOS
PARA
LA INTEGRACI
DE PROCEDIMIE.
TOS
7
7 8
3.
CARTULA
DEL PROCEDIMIE
TO
1.2 NDICE
DEL PROCEDIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE OPERACIN NARRATIVA DE FLUJO DEL PROCEDIMIE TO
.1.3 OBJETIVO
8 9
11
1.4 NORMAS
l.)
DESCRIPCIN DIAGRAMAS ANEXOS
3.6
3.7
21
33
IV
LlNEAMIENTOS PROCEDIMIENTOS
PARA
LA INTEGRACIN
DEL MANUAL
DE
40
4. J 4.2 4.3 4.4
CARTULA CONTE DOCUME
DEL MANUAL
40 41
TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL
'IDO DEL MANUAL TO DE APROBACIN DE ACTUALIZACIN DEL MANUAL
42 43 44 45
DOCUMENTO INTRODUCCIN OBJETIVO
DE PROCEDIMIENTOS
4.5
4.6
DEL MANUAL
46
4.7 4.8 4.9 PROCEDIMIENTOS GLOSARIO PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL MANUAL 47
.tS
49
4.10 DIRECTORIO 4.11 L1NEAM1ENTOS PARA LA PRESENTACIN PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DE
50
METODOLOGA PARA LA ELABORACiN PROCEDIMIENTOS
O ACTUALIZACiN
DE
57
.:).1 PLA:'-JEACIN 5.2
DE LA INVESTICiACIN PARA LA OBTENCIN DE
57 61
TCNICAS DE INVESTICiACIN INFORMACIN ANLISIS DE LA INFORMACIN
5.3 5.4 5.5 5.6 5.7
65 68 6S 69
ESTRUCTLJRACIN ESTRUCTLJRACIN y ALlDACIN
DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AUTORIZACIN INTERNA GENERAL DE PERSONAL
Y REC;ISTRO OFICIAL
DE LA DIRECCIN
69
GLOSARIO
DE LA GUA
70
BIRLlOGRAFA
73
PERSONAL QUE INTERVINO TCNICA
EN LA ACTUALlZACIN
DE LA CUA
74
INTRODUCCION
Considerando Iineamientos la Secretara dependencia la circular
la irnpnrt.mcr.. de operacion Aclminr-rr.u elabore
que: l'l'VI'tc
el que I,I~ dependL!llcl;l, funciunamicntn \'dci()n,t! manuales Autnoma
univcrs
it.uias
tellg;1Il
documentados
los
que: regul;1Il el .ulecu.ulo
de las ,reas 1) unidades de: ~kxico
que las integran.
rva lit: 1;1 l ruvcrs ul,l

;1'tu,tli7i1LllS
SU"
:. milnte:nga
de procedimientos
11;1cstahlecido qUe [(Ida adminixuat ivos . Conforme
06/93. emitida t'1 diI ::!I) de 111;11"711 dt.: Il)t>.l,

1,1Dircccin
(it'ller,tI de I'erslllldl tiene entre sus funciones 1,1de hrindar la ases()ra a las ari.rs sobre ;ISpe([II,\ Ilh;tmlllllgi,-'os y tcllicilS 'IJH()piadas par,l elaborur o actualizar sus manuales y de eS!.1 turma est.rhlcccr uuiturmidad en Id pre\e:Ilt'lcill1. prorundiclad v en Ills elementos ;1 considerar COIl1() contenido h;sicII de: JIS m.uiu.rl, de procl'dil1lielltlls en 1;1 lJ~r\M, En este contexto. dependencias universu Por I() anteriur forma ttIS". v con Id fin;llid,d se el"hlm dt' Cllnt,lr 11l un ducunu-ruo que: orienre de maner.: sencilla
y prctica
1,1
de realizar!o.
1,11)I'e\C:llle "(iuil
Tcnic.:
p.ir.: 1,\ EI;\h(lr,\cilll
de \1;lIlu,tles
de Procedirnien-
la cul t iene CIl1l111 ;\nlecedellk inrned i.u 1.\ "(;u;\ TJcl1iciI P;\I";\ 1,\ El.rbor.rcin de ~Llnu,tles e lnstrucuvos de Pr(l'dill1ielltll\" ,'milida e:1l It)?lX pt1r Ii\ elltlllh':t',\ Direccil'lil Gcner.d de Estudi()s Ad 111 i 11 ixtr:u iVI IS,
En primer elaboracin
trmino.
\e: e"i;lhlecell
JI, line.uniento-,
gellt'r,tle,
qUL' deben tecnic.r.
Ilhsen
ar 1;\, dependencia,
Id tuncin
para Ii\
1) aClllalililcil'l1l
de sus m.mu.rlc-,
de prllLt'd;~lielllll\. \ re\ I''tlll 1IIili;\dlh
\e:li;t!dlldl)
,ldc:m;\
que t iene la
Direccin
Genera:
de 1't.:r'I'!I;!1 en CU,IIlI(l ,11.1 .1'L'Sllrl.l se e\plicdll (Illll(l 1"" ctlllcel)ltlS h.lsictI.'
En el segundl)
dpilrlildtl
en el documento cltlc'lIlllent;\dll~
tanto
(1,lr;1 I;I~ dependenrias los procedimicnn
I),\r.\ 1;\ l nvt ittn iu , de tener
,\~ corno la impnrtancia. completamente y en forma
uniforme
~e ex pl ic.ui Il)S I ine.unientos iluslr;uldll medi.uue
En la tercera
y cuarta
parte.
Y tecruc.r-.
t'spt'cficas
p;\r~\ el des.urulln
Illkgracl\ln del
y presentacin
mIS mI) ,
del manual.
ejemplo.
1;\ t'<lI'Ill:1 de diseriar
y rt'd;\Llilr
el contenido
Finalmente actual izucin
se pre:..ell(;\ de! manu.il al usu.uio
1111.1 mettldldll~;\
p,\r;1 pl.uie.u.
IIrgdlll:\r.
d<::'\;lrr(lll;\r
Se recomiemla
leer el dllc'Ulllt'llltl
en <u 11ll:\liddd
: UIl.! \
L'Z
que teng;t
el conocimiento
gener;tI. de! manual
plldr;\ seleccionar de procedimientos
e! 11 11\:-1t'llldS l/UL' il' gUt:1l t'1l 1;ls ;1c'livid;ldt!~
"'''pecficds
PM;\ 1;1 el.iboracin
UNIVERSIDAD
NACIONAL
Al m'NUMA
DE Mf:XIt 'O
OBJETIVO DE LA GUA
Establecer elaborar
los linearnientos y merodologa que deben observar o actualizar en forma clara, completa y uniforme
las dependencias sus Manuales
universitarias
rara
de Procedimientos
Administrativos,
(;UiA T('NIC'A
PARA LA ELAllORA(,](')N
DE MANUALES
DE P!<UCEDIMJENTOS
1
proced im ientos.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
En cumplimiento de la Circular 06/93 de la Secretara Administrativa de la UNAM, las dependencias debern seguir las instrucciones contenidas en esta Gua para la elaboracin o actualizacin de manuales de
Es responsabilidad del titular de cada dependencia vigilar que se elaboren, implanten permanentemente los manuales de procedimientos de todas las reas que la conforman,
y actualicen
Para la elaboracin de los manuales de procedimientos de las dependencias, los procedimientos debern ser especficos, para lo cual se recomienda utilizar la tcnica de libreto que se explica en el apartado m de sta gua, La Direccin General de Personal a solicitud de la dependencia y herramientas tcnicas que se aplican hrindar consultora en materia en la elaboracin de manuales de de
planeacin, metodologa proced i 111 i ent, is.
En caso de requerir asesora previa a la elaboracin o actualizacin de los manuales, los titulares de cada dependencia universitaria debern enviar un oficio de solicitud a la Direccin General de Personal, en el que se indique el nombre de h persona responsable de su realizacin, con el fin de programar el servicio solicitado, Las dependencias una vez que hayan elaborado. implantado procedimientos, debern enviar un ejemplar de los mismos registro oficial. o actualizado a la Direccin internamente sus manuales de General de Personal para su
La Direccin General de Personal revisad los manuales que reciba de las dependencias dictamen tcnico que incluir el registro oficial o las recomendaciones pertinentes, Los Manuales de Procedimientos son propiedad permanezcan dentro de las reas de trabajo. de la Institucin,
y emitir
un
por lo que se recomienda
que stos
l '~!V!:R~!j)A[)
"A( !ONA!. Al 'TO"( lMA
rn: ~l';X\{'O
II
2.1 CONCEPTOS BSICOS
Las siguientes definiciones representan
CARACTERSTICAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
10:-' conceptos
ms
utiliz.ulus
en este docurnentu.
Manual Es un documento que integra informacin bsica y concisa Ejemplos: lo sustancial de una tema sobre la materia. Manual de estudio, da una visin integral y proporciona
Manual de Organizacin. Bienvenida, etctera.
de Procedimientos,
Manual
del
Operario.
Manual
de
Manual
de Procedimientos interrelacionados que pueden
Es el documento adrninistrauvo integrado por un conjunto de procedimientos corresponder a un rea especfica o a la totalidad de una dependencia. Ejemplos: Manual de Procedimientos de la procedimientos de esta dependencia).
Direccin
General
de
Personal
(contiene
todos
los
Manual de Procedimientos de la Unidad Adrninistrati a de la Direccin General de Personal (contiene todos I()!--procedimientos de un ,Irea especfica, en este CaSI), los de la Unidad Administrativa) . Manual de Procedimientos slo los procedimientos de Reclutamiento, Seleccin y Contratacin de Personal que estn inrerrelacionados con el ingreso del personal). (contiene
Procedimiento Es una serie de actividades relacionadas entre s y ordenadas cronolgicarnente, que muestran la forma establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quin, qu-'. cmo, cundo. dnde y CI)n qu se realiza cada una de las actividades. Ejemplo: Exped .in de Credencial de Trabajador ohj-:tivll!--. normas de operacin , que dexcrihen con prccis in las
Para efectos de esta Gua. Il)s procedimientos estarn int egrad., p\lr 'u, descripcin narrativa. diagramas de flujo formatos y dems ducumcnt.,
actividades
4
que se realizan para la ejecucin
de un trahajo determinado
(;i1i\ r(TNWA
I'AlU\ LA ElAJ\ORA('!<')i':
DE MANUi\LES
DE I'R()( 'EU1MIENTOS
Actividad Es el conjunto de operaciones afines y sucesivas realizacin de un trabajo determinado. Ejemplo: que son ejecutadas por una unidad responsable para la
En la Direccin General de Personal se realiza el trmite (procedimiento) de" Expedicin de Credencial del Trabajador", en el cual, el "Encargado de la Ventanilla" (unidad responsable), realiza entre otras actividades, la siguiente: Enrnica la credencial.
Operacin Cada una de las acciones fsicas () mentales Ejemplo: La actividad

1. 2. 3. 4. 5.
necesarias
para ejecutar
una actividad
() labor determinada.
operaciones:
"Enrnica
la credencial"
est,l compuesta
por las siguientes
Selecciona el tipo de mica: con () sin ventanilla. Introduce la credencial en la mica. Cubre la mica con papel trmico. Introduce todo el material en la enrnicadora.
Unidad Responsuhle Es el individuo. puesto u rgano administrativo el proced irniento. Individuo: Puesto: rganos administrativos: rganos acadrn icos: () acadmico que participa en las actividades descritas en
Trahajador, Beneficiario, Estudiante. Encargado de la Ventanilla. Unidad Administrativa () Secretara

Personal.
etctera. Administrativa. Departamento de
Consejo Tcnico.
Comisin
Dictarninadora.
2.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Constituyen una fuente formal y permanente u n trabajo determinado. Establecen Contribuyen Delimitan los lineamientos y mecanismos y coherencia de informacin y orientacin acerca de la manera de ejecutar
para la correcta a las actividades arbitrarias
ejecucin
de un trahajo determinado
a dar continuidad responsabilidades
que describen.
(l
y evitan desviaciones
malos entendidos
en la ejecucin
de un
trabajo determ inado.
I INIVERSIDAD
NA('I(
)NAL AI.IT(iN()MA
DE M (OX 1<.()
Facilitan la supervisin del trabajo y proporcionan a los jefes los elementos cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Son una herramienta para capacitar al personal en el desempeo
necesarios
para verificar
el
de sus funciones.
Sirven como base para la realizacin de estudios de mtodos y sistemas, con la finalidad de lograr la agilizacin, simplificacin, automatizacin o desconcentracion de las actividades que se llevan a cabo en las dependencias. Auxilian en las labores de auditora administrativa.
2.3
ELEMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

de Procedimientos en esta Institucin, su integracin deber
Para efectos de presentacin de los Manuales efectuarse de la siguiente manera:
I PAIII.T ICIPANTES DEL EN LA nA80RACJON . NU ..L

I
,. _________ 0.._._._.
I I I I
OLOSARIO
[)[l
totANUAl
SEPARAQR
_____
I
...
..
ANEXOS DIAGRAMA Df5CfUPCIOH NCRNAS DE flUJO
1
PROCEDIMIENTO .. N
I
I
1 1
I
I
08JET
"'ARRAlIVA ION
DE QPEkAC
I
I I I I I
IVO
DEl
PROCEDlJIUEHTO
lNOJCE CAFtA'UlA SEPARAOOR ANEXOS
!....................... ,
..
----------
1 1 1
DIAGRAMA DE50CRJPCIOH NORNAS CeJET IVO OEl IHOIeE CAHA'UlA
DE FLUJO HARKAf IVA.
ROCEDINIENTO
1
I
DE OPERAC 10 PROCEDIJrOEHTO
............
I
1
I
I
OBJET 1 VO
NANUAL
SEPARAOOR
DE
DEl
MANUAL
PROCEDIMIENTOS
HHROOUCCIOH
DOCUtrolENTO DE ACTUAUZACION
DOCUIIIENTO DE APkOBACION lECNIC" y REO 1 S T RO DE L MANUAL CONTENIDO CARATUlA
U. N.A. M
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA .. O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS LA DEPENDENCIA
DEL
DE
,;\lA
TI:('I'ICA
I'AI<!\
1.'\ 1:1.'\II')RAlJ().'\;
1)1: :v1!\~\"\I.I~~
1)1: l'I~')("I.III:v1I1:NT"\
III
3.1 CARTULA DEL PROCEDIMIENTO
Es la primera hoja del procedimiento. Ejemplo:
LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN DE PROCEDIMIENTOS

cada procedimiento que se
En este apartado, se descr ihirn los diferentes elementos que deben cuntener elabore () actualice antes de la integracin del manual de procedimientos.
cuya finalidad es identificarlo
I.!HioTII',)
1';..Jf\M
DI: LA SH'llf:TAldA i\!l~II:-:ISTIl.ATI\'"
__ --------1-'1
IJIIU:("("II').'\ (;I;,"'f:III\L
~)I ,1:
Il-'I.\ I"I.MI\ I'I.R 1"\-.,'1\J
,\1.
'1'.
I.A
1,,1
m:
l'f:IlSO.'\AL
[):!'L:"'\llj.:' ... c[/\IL\

t 'AS' JI
I\IANUAL I>E PR()CEJ)(MIENTOS EN I\IATI-:I<I;\ 1)1-: ADMINISTRAClN DE PERSONAL
1'111'1.11
[lI:1
1)(
('IIMI,:'\TII,\I.
\,H ,. 1,.1.
r
I'loR I"I.~ 1... 1, I'~{

I('U
)IMIL.,'I
1'( IMIJRE DEL "EI )IMII:NT()
PR' ,.
MOVll\lIENTOS
A TRA Vs DE FORMA llNICA
FE<'HA 1)\': ICLAIJ""I.A ,.,,')1' Ol;. I'\{''''EI )1 MIL:NT"
!\IlKJL
DI: 1YY.1
I'NIVERSIDAD
NAI 'io
AL Al i'INlJMA
m. MXH
'C)
3.2
NDICE DEL PROCEDIMIENTO

secuencia] mente los apartados que lo integran, con
Es la parte del documento cuya final idad es relacionar su respectiva paginacin para facil itar su local izacin. Ejemplo:
~~I
~"~ ~~., , '=>4f6
I.N.A,M, HOJA OUJETIVO
s,;nU:TARA AIl!\IINIS'l'ItAI'IVA lHREITIN C';NERAL DE l'f:I{SONAL
ENC'ABE'"LADO
CERTIFICACIN
PROCEDIMIENTO DE (RDENES DE TRAllAJO PARA <, LENTES Y ANTEOJOS
~,
rr. ILO os LA
NDICE
Pagi.na
TT(IUlllEI. DIMIENT(I
PRC)('E
1>1,,1.l'I{()('ElllMIENT()
APARTAIJOS NlJl<MAS I!I: c)['EI<A( '1c')N

1
UI~~( 'IUI'( '!l'), ' NARkA l"IVA

)~
!l1A<
RAMA DE I'LlIJCl
r- j\.'IIMERA(
IU I\I(;A
!'i\t,INi$"h")N 'II)N
(O()!"
ARA-
ANEXOS
14
3.3 OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

El objetivo deber expresar claramente los resultados actividades y tareas que integran cada procedimiento. que se pretenden obtener al llevarse
<1
cabo las
Los lineamientos a seguir para su redaccin y presentacin son: Iniciar con un verbo en tiempo infinitivo Especificar con claridad qu, para qu y para quines se ha elahorado el procedimiento. Evitar el uso de adjetivos calificativos, o subrayar conceptos, Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin mxima de cinco renglones,
Ejemplo:
SECKETAKiA AO~lI:-;I!'TKATIVA DIRECCI:-; GE:-:EKAL DE 1'!::K!'O:-iAI.
Pf{()CEIJlMIENT() PAI;O DE (;UARDERA PAf{TICULAR
TiTULO DI:: U\ HOJA QII OI\JETlVO
HE.L PII.ClCE/)L\U;:i"T()
VERBO E:-: TIEMPO Ir-:FI,ITIV!l
[Autorizur d pago de. ayuda de g uardcrfa particular] al [pco.onc! que lo solic itc] [paru dar cumplumento a los Coutrctos tolecuvos vigentes (l ';\,AMS'I1 'NAM y I ~AMAAIAt 'NA.\OI
UnIVCf'SIl.:no
de
-obujo PARA $1 f.:
3.4
ORMAS DE OPERACI
En los procedimientos se deben incluir todos los lineamientos que regulen la actuacin de los participantes en la ejecucin de las tareas. A este tipo de linearnientns se les denomina normas, las cuales se dividen en reglas y polticas. Para la elaboracin de las normas de operacin de los manuales de procedimientos debern tomar en cuenta las siguientes definiciones: de la Institucin se
Regla:
Es un Iineamiento de observancia obligatoria en la ejecucin caracterstica principal es ser rgida en su aplicacin.
de un procedimiento
cuya
Poltica:
Es el marco de referencia que gua la toma de decisiones. delimitando hasta dnde se debe o puede actuar para ejecutar las actividades descritas en un procedimiento.
tINIVEK.SIllAIl
A('IO
AL AtlTc'I,
()MA
DE MEX)('o
Recomendaciones
para elaborar
normas alternativas que pudieran presentarse en la ejecucin del
Debern comprender procedimiento,
todas las situaciones
Se redactarn claramente con el fin de que sean comprendidas que no estn familiarizados con el procedimiento, Se definir perfectamente del proced imiento. Se redactarn Debern en tiempo la responsabilidad del personal
por el usuario,
e incluso
por quienes
a efecto de evitar desviaciones
en la ejecucin
futuro o presente,
recomendndose
el primero, consultas o interpretaciones equivocadas, al marco
ser precisas,
concisas
y claras para evitar continuas
En caso de que alguna norma se sujete a ordenarnientos jurdico que la sustenta (Leyes, Reglamentos, Acuerdos, Para su presentacin, procedimiento, Ejemplo:
Sf:('HETAHA
legales se deber hacer Circulares Y Oficios), con el tema,
referencia
las normas
podrn
listarse
de acuerdo
rea u orden de aparicin
en el
ADMINISTRATIVA
11IHJ,;CCIN CENERAL
DE I'EHSONAL
ENCABEZA LXI
PROCEDIMIENTO
CERTlFICACIN DE RDENES DE TRABAJO PARA LENTES Y ANTEOJOS

TTIII.<> /)f, I.A HOJA
NORMAS
DE Ol'ERACI61\'
l...)ucJ.:.m
xchudos
J~
e . I.;.IS prc..':;l:.'l'ion\'.t<:
';.11 rcrsnn;.i!
I,:l..lIltr.t:.IJ\) por
Honorarios
por Servicios
Profcr s ionalcs de anteojos s'.J indispensable cuando el tr..lh~j~IJl)r univcrsario lo requiera 1~)4.)~q51.
1'-.11'..1 e] Hlof~.lm;cnltl
po!" primera
vcz.
presentar
W Il!"CSI..'ri)cin mJi,.:'..J del ISSSTE
('1. 77, (',(','1', STIINAM
1l)1.l':?l.l4 y ('1. ~I, (',(','1', AAPAIINAM
En el
l:;SQ
de lente, de vontacto 1.1.:.Se,"vil"io"
r~lr.1
el personal
administrativo.
deber 77.
("o.( ..
!)ro;.cn-
UD''':' LI certificacin STt INJ\M

!t)i):::!t)4J.
Mdicos
de LI t :NAM
ee '1.
()
3.5
DESCRIPCIN
NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO

de cada una de las actividades que realiza una unidad
Es la explicacin escrita, en forma lgica y secuencial responsable para efectuar un trabajo determinado.
3.5.1
CLASIFICACIN
DE LOS PROCEDIMIENTOS
Libreto
Por su
presentacin
Por su profundidad Bloque
Generales
Especfficos
Mixtos
POR SU PRESENTACIN
UBRETO La descripcin se realiza en tres columnas: la primera seala a la unidad responsable, el nmero consecutivo de la actividad y la tercera describe la actividad a desarrollar. sangra en aquellas actividades de excepcin, desviaciones o subactividades. Ejemplo: la segunda indica Se debe dejar una
PROCEDIMIENTO:
REEXPEDICIN
DE CREDENCIALES
AL PERSO
AL UNIVERSITARIO
RESPONSABLE
E CARGADO DE LA VENTANILLA CIALES 2. DE CREDE
ACTIVIDAD
Verifica que los datos d la documentacin sean Iegihles, que el "Recibo de Pago" corresponda a la ltima quincena de pago y qU S anexe el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". 2. l Si la documentacin no est completa, usuario que el trmite no procede. Efecta el pago en la Ventanilla indica al
TRABAJADOR
2.2
de Informes
de
la D.G.P. y se presenta nuevamente en la Ventanilla de Credenciales para entregar el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". ENCARGADO DE LA VENTANILLA
J. Archiva
\
DE CREDENCIALES
t
Unidad R~sp()nsable Se recomienda la utilizacin
consulta los procedimientos.
temporalmente el "Recibo de Pago" para efecto de llevar un control de ingresos por el concepto correspondiente...
\ . Secuencia de este tipo de narrativa
D escnpcion l.
-
N arrranva .
di" e a actrvu 1 al.1
por la facilidad
de lectura que ofrece a quien
11
IINIVERSIlJAD NAI 'IONAL AUTNOMA DE MXII'O
BLOQUE En una sola columna se describe el procedimiento, identificando cada actividad con numer acin progresiva y con sangras aquellas actividades que son de excepcin. desviaciones o subactividades: por lo que respecta a las unidades responsables de la ejecucin de las actividades. stas se indicarn en un subttulo. Ejemplo: Sangra Unidad Responsable
~========*===============================================~ J
ENCARGADO 2. DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES sean legible y que se anexe el "Recibo de Pago por Verifica que los datos de la documentacin Derechos de Reposicin". 2. I
Si el trabajador no cuenta con el recibo correspondiente, le indica que realice importe respectivo en la Ventanilla de Informes de: la D.G.P.
el pago del
TRABAJADOR 2.2 Efecta el pago en la Ventanil la de lnformes y se presenta nuevamente en la Ventanilla Credenciales para entregar el "Reci ho de Pago por Derechos de: Reposicin". de
ENCARGADO 3. Solicita 4. Sjlicita
DE LA VENTANILLA
DE CREDE, oficial.
CIALES
al trabajador al trabajador
una identi ticacin verifique
que: sus datos personales
que apare:cen
en la pantalla,
estn correctos,
/
Descripcin
POR SU PROFUNDIDAD GENERALES Describen de manera resumida las actividades a desarrollar indicando a las unidades responsables de realizar lo Ejemplo: para ejecutar un trabajo determinado,
PROCEDIMIE
TO: REEXPEDICI()N
DE CREDENCIALES
AL PERSO
AL U
IVERSITARIO
RESPONSABLE
TRABAJADOR l. Sol icrta rcexpe:dlcin
ACTIVIDAD
de su credencial. presentando la
documentacin
requenda.
12
DE LA VENTANIE CARGADO LLA DE CREDENCIALES
2.
Revisa que la documentacin del interesado est completa. correcta y que haya realizado el pago correspondiente.
3. Captura Imprime 4. Recaba

trabajador.
en computadora su credencial. firmas
los
datos
del
trabajador
de autorizacin
y de conformidad
del
5,
Enrnica
y entrega
la credencial
al trabajador.
ESPECIFcos
Describen en forma detallada
determinado. Ejemplo:
indi 'ando
las unidades
cad,t una li las actividades que S realizan r~p()nsahls li llevar las a caho.
para la ejecucin
de un trabajo
PROCEDIMIENTO:
REEXPEDICiN
DE CREDENCIALES
AL PERSONAL
UNIVERSITARIO
RESPONSABLE
TRABAJADOR
l.
ACTIVIDAD
ue
E CARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES
Entrega la documentacin su credencial.
necesaria
p<1r<1 1<1 reexpedicin
2. Verifica
que los datos de la documentacin sean leglhle, que el "Taln de Pago" corresponda <1 la ltima quincena de pago y que se anexe el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin". Si el trabajador no cuenta Pago", le: indica que realice respectivo en la Ventanilla D.G.P. Efecta con c:l "Reciho de el pago del importe de lnforme-, de la
2. I
TRABAJADOR
2.2
el pago en la Ventanilla
de Informes
y se
presenta nuevamente en I Ventanilla de Credenciales para entregar el "Recibo de Pago por Derechos de Repos.cin ". ENCARGADO DE LA VENT/\NILLA DE CREDENCIALES 3, Archiva temporalmente el "Recibo de Pago por Derechos de Reposicin", para llevar un control de ingresos por el concepto correspondiente .. 4. Solicita al trabajador una Identificacin oficial con fotografa y t rrna , veri ficando que corresponda a ste.
\?,
I '1'IVERSILlA[J
NA( 'IONAL
Al 'TON( >MA />E M~:XI('( >
4. I
En caso qU l trabajador no cuente con una Identificacin, le solrcita firm en el rVa~() de la fotocopia del "Taln de Pago". y l ige en l
5. Accesa al IHllgrama de "Credenciales" men la opClon de reexpedicin. 6. Teclea sistema dientes. 6. l l R. F. C. realice
I()~
dd
trabajador
y espera internos
a qUe l corrspon-
procedimientos
Si el <istema vigente n
identifica
que
l R.F.C.
no sti
nmina ...
MIXTOS Es la descripcin narrativa en la que algunas actividades se redada" en torrna genrica y Iltra~ en forma es P ecf f ea . Esta combinacin obedece a que existen actividades que por su naturaleza (realizadas por una instancia externa o que se consideran obvias) pueden describirse en forma resumida. mientras que otras requieren describirse con ms profundidad para su f<kil comprensin. Ejemplo: Actividad Genrica
RESPONSABLE
ENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES 6. Consulta Verificar
ACTIVIDAD
en la computadora
su Vigencia.
los datos del trabajador
para
7. Solicita al trabajador. cen en la pantalla:
<Iu verifique
los datos qU apare-
- Nombre completo - Dependencia de Ads.;ripu(n - Regtstro Federal de Contribuyenre-,

7.1
SI e:--lStc crnlr.
efedta
las correcciones
neccsa-
L
, .ota:
Toma
:~~~glatia
al
t iahaj
ador e imprune
credenc.al
11
~~===--====-I
Actividad Especfica Por disposicin de Auditora Interna de la Instirucion. le),' Manuales de Procedimientos de las en forma especfica. salv las excepciones ya indicadas en narrativa mixta .
dependencias debern el tiro de descripcin
elaborarse
., reda . .:ciln en form.i gen2rica l'lJdr, n\'i:.tr~~ en j: ~, mamrilc: con el fin de dar Ur.,1 \, isirin resumida \le, nrocedimiento; sto n exc liyt: de qi.c rlvall,hl~Il1<..!lk ~" I'l!I.I;h.[r;l lo, rroct'diil1Jento<; t'\[h:':JJ:CI~.
',l""
1"[,':-'1".\
,'"k."
1_', U-"'l()RACI()'
DE MANIIAU.'> I!I: "HI,,'U)IMIE;\"T()S
3.5.2
LINEAMIENTOS PARA LA REDACCI. N ARRATIV AS DE PROCEDI1\lIENTOS
y PRESENTACIN
DE LAS
A)
Cada actividad deber comenzar con un verbo conjugudo en tercera persona del singular en tiempo presente Cuando se redacten actividades que no forman parte de la secuencia principal del procedimiento y que se pueden referir a cpclllncs, desviaciones () subactividades. se ut il iz.arn trminos condicionales tales CO!l1(): "Si" ,"Cuandp" ,"En caso".
Verbo en tercera
persona
del singular
en tiempo
presente
RESPONSABLE ENCARGADO DE U\ CREDE 'CIALES VENTANIl.LA DE

4.
ACTIVfDAD
ISolicita I al trabajador una identi ficacin oficial, con fotografa y firma, veri ficando que corresronda a ste.
4. I
L
B
1)
f En caso I LJue el trabajador no cuente con un- identificacin, le solicua que firme en el re\ er so de la totocopia del Taln tic:
L: redaccin de cada actividad lkhe',j ~c:r el.u a, concis ) precisa: responder siempre a las preguntas: Qu, Cmo y/o Con qu se realiza una actividad? Si el tipo cie actividad lo amerita. se recomienda preguntarse: A quin se canal iz.: el asunto trabajo? y Par,t qu') Ejemplo:
RESPONS.
BLE VENTANI-
ACTIVfDAD
E.NCARGADO DE LA LLA DE CREDENCIALES
/ Con qu
"\
Cmo
15
r:
:-IlVEI<SlllAll
'lA! 'I()\;AI.
.'\1 'T()!\'
JMA IJI: ~II~X"',)
C)
Debern arabigos Ejemplo:
numerarse enteros,
las distintas
actividades
del procedimiento
en forma
progresiva
con nmeros
RESPO
TRABAJADOR
SABLE
ACTlVroAD
1, Entrega fotocopia del ltimo taln de pago al encargado de la ventani \la de credenciales,
ENCARGADO CREDENCIALES
DE
LA VENTANILLA
DE
2.
Verifica
que los datos de la documentacin el "Rcct bo de Pago por

,
sean Icgih\es Derechos de
y que se anexe
Reposicin"
3,.
Solicita
'"
\N umeracion "'h' ara Iga entera progresiva
O)
En !tlS casos en que a una actividad le prosigan otras (de excepcin). que no forman parte de la secuencia principal del procedirnienrn, stas dehern nurnerarse con fracciones decimales a partir de la actividad de la cual se desprenden, Para distinguir este tipo de actividades, se dehern analizar LIS posibles desviaciones derivadas del desarrollo de una actividad, presentando las alternativas de ~()luci(l1 que permitan el desarrollo normal y que conlleven al logro del ohjet ivn del procedimiento.
RESPONSABLE
E CARGADO DE LA VE LLA DE CREDE CIALES TA
ACTIVIDAD 17, Solicita al trabajador verifique que los datos (nombre dependencia de adscripcin). estn correctos,
7,1
Si eXiste error en lo-, datos del trabajador las

correccrones
etccta
n ecexa ria--.
\A cuvu ' '1 al I le I excepcron '. E)
Se procurar que cada una de las actividades algunos casos se justifica que contenga dos,
del procedimiento
contenga
Sllo una accin. aunque en
Ejemplo:
RESPONSABLE
JEFE DE MOVIMIE TOS 3, [Firma revisor].
ACTlVIOAD
la "Forma
.
Unica "] y lIa turna al ~
de autorizacin
Accin No, 2-----
16
(d
1.'\
"111\
I',,\K'\
lA
1,IAI\(II0\('I<J,-':
IJI: ~1J\NI ALL,
1>1:l'I{()('I:IJlMII.:-'
ros
F)
En caso de existir inmediata las dos actividades.
actividades
que por SU naturaleza
se realicen
sirnultneamente.
en una forma
casi
() se consideren
de P()C~t importancia,
stas se redactarn
en un Sllll prrafo,
no rebasando
Ejemplo:
RESPONSABLE E CARGADO DE LA VE CREDE 'C1ALES TANILLA DE

12.
ACTIVIDAD Accesa al sistema cin de rap~icin "CREDENCIALES" d credencial],

y da intruc-
' '1/1 ' A cuvu al es simultneas
G)
En las actividades un rengln antes
que se realizan
Li
(11Il
una frecuencia
establecida.
se deber
indicar
la periodicidad
en
iniciar
el p<rr~If) de la actividad,
Ejemplo:
Period icidad
RESPONSABLE
JEFE DEL DEPARTAMENTO TOSl
DE PROYEC-
H)
Cuando
la participacin esa actividad
de una unidad se
responsable si fuera
se limita una nota.
a una sola
intervencin,
par"
efectos
prcticos ,
Ejemplo:
redactar
como
Lnidad
Responsable
que interviene
una :;llla vez en el
p roced i 111 i enr: 1 '\ ACTIVIDAD RESPONSABLE ENCARGADO DE LA VENTl\NILLA CREDENCIALES DE 7, Entrega
credencial
al Jete u Departamento de Servrcios ] la para Dhtne' su autorizacin.
UNA VEZ QUE EL [JEFE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOSI HA FIRMADO DE AUTORIZADO LA CREDENCIAL: 8, Enmica la credencial,
17
UNIVEK\IIJAIl
:-:,\(I()NAL.AI
T()N()~tA
DI: ,'v1I:XI,'()
1) Al descr ihir las actividades
cuando haga su pri mera (Primera aparicin
apur ic in
d un procedimiento, S anotara el nombre completo de la unidad responsable en el m ismo: pl ist eriormenre ~e pnd r util izar un nombre ms curto
Nombre completo dcl puesto

-n el procedimiento)
RESPONSABLE ENCARGADO DE LA VENTANILLA CREDENCIALES TRABAJADOR DE

2. Verifica
qU
ACTIVIDAD
los dalos de la documentacin ~ean legihles
3.
Efecta
el pago en la Ventanilla de ln tor mes ...
ENCARGADO
DE LA VENTANILLA
4.
Archiva temporahnente chos de Rep' )si..::i,')11" .
el "Recibo
de Pago
por
Dere-
.!j
Cu.uulo una actividad implique la util izacin d algn furm.uo. '! ste h\ga su primera ap.uicin n el procedimiento, se deber anotar su nombre completo enn e comillas En el c\sn ,le con-.iderarse necexar io ,e anotar la palabra "Anexo" e incluirl ll el apartado correspond iente con xu rcxpect iv.: lnstructivo de llenado.' Adems se deber hacer referencia a las copias. tr;yectoria de su tr.unite y clest inn final. Si el nombre del tnrrnato eS extenso. se recomienda util izar .rnrevi.uurus. iniL'iaks un nombre simplificado, ClIyll tlS() dehed lclMt1'se en 1,1 primera uparicin dd tormat.: dClllJ'\l del proced imient
1) l.
Ejemplo:
RESPONSABLE REA DE RECEPCI DE MOVIMIEI TOS DE LA DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL

l. Recibe
ACTIVIDAD de la-, depe-ndencras: (Jnicas"

3). (f. U '.~) dd
Las" Formus
co. (Anexo
personal
acadrni-
"Relacin de Envo" en ori~inal (Anexo 2). Documentacin soport. Drskette (de xe.r el caso).
copia.
2. Vcrit..::a las I F'I\J, 'si recihida-,

relacin anexa.
\
con
las anotadas
<:'11
la
Nombre
ahreviado
L(l~"':ol~\Y
- Cuando
_ P,lId ~L
en
hl'
qu..;
!'-I,"
d..:h..;
0:-.:11' UIl
.111";\1\
""1I}.
";1111":
.ltrn:..
Cuandt' se d.:ll~ ascnt.u un dal!)...:n un

verifica uiforma:
fnnllat).
fl)r11WIII. \
(1,1
c l .. _'1'1"...:..:1\) Ikllad~,...1..; un
u:-;uitli,)
al
dc l d\'~ullll':llllJI.JU";
rccib ir
l)
";1}\
ar.
18
(;UfA
TcNICA
f'AkA
LA f:LA110I{AnN
OE: ,II\ANlIALl:.S
DE: !'!)('EOIMlENT()S
K)
A continuacin se muestra cmo redactar ciertas actividades especficas, que se debe anotar cada elemento componente del enunciado. - Cuando se enva, turna Ejemplo: Verbo de accin RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS ,
II
ejemplificando
el orden en
entrega documentacin:
Receptor
ACTIVIDAD \
3. [Entrega] al [Jefe del Departamento de Movimientos Acadmicos] [para su autorizacin] la [siguiente documentacin] : :/
/
Forma nica (original). Acta de nacimiento (fotocopia). Comprobante de estudios (fotocopia).
Nombre de los documentos - Cuando se registran Ejemplo:

Verbo
datos en una forma:
\
RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS \
ornbre del dato asentado

\
Nombre de la forma u documento

\ nica"],
ACTIVIDAD
4. [Anota] el [numero de plaza] en la ["Forma con base en el [c'?,ntrol de plazas].
Fuente de consulta (cuando sea el caso) - Cuando se orclenan Ejemplo: Verbo RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS ACADMICOS \
documentos:
Ordenamiento
\
modo de clasificacin
_ Unicas"].
ACTIVIDAD
1. [Clasifica] por [lotesj las ["F7nas
Nombre del docu~entll - Cuando se integra la documentacin en un paquete. Ejemplo: Verbo RESPONSABLE
REVISOR DEL REA DE MOVIMIENTOS
ACADMlCOS
que se clasifica
Nombre del documento.que

ACTIVIDAD \
se anexa
7. [Anexa] el [original de la "Forma Unica"] a la [primera copia del "Aviso de Inscripciny al "Seguro de Vida"].
I Nombre del documento
al que se anexa 19
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXIl'()
L)
A continuacin se presentan de prOl.:eJimientos.
algunos de los verbos comnmente
utilizados
en la descripcin
narrativa
LLENAR:
Cuando se anotan los datos requeridos Ejemplo: Llena la "Solicitud
por una forma impresa.
de Fotocopiado". en una forma impresa y se anexa la documentacin
REQUISIT AR:
Cuando se anotan datos requeridos requerida para el trmite. Ejemplo: Requisita la "Forma
nica" para su envo a la Direccin (informe, un oficio, informe

mernorando , carta,
General
etctera.)
de Personal.
ELABORAR:
Cuando se genera un documento Ejemplo: Elabora departamento.
mensualmente
de las actividades
realizadas
por
el
ENVIAR:
Cuando
la actividad
implica el trasl ado de documentos
() materiales
a otra rea.
Ejemplo: ENTREGAR:
Enva a la Unidad Administrativa se proporcionan
la forma "Avisos de Alta". a otra persona o instancia.
Cuando los documentos Ejemplo: Entrega
directamente
al mensajero
de la dependencia
la copia nm. 8 de la F.U. dentro de la misma rea.
TURNAR:
Cuando
los documentos
se proporcionan
a otra instancia
Ejemplo: Turna al supervisor, para su autorizacin, la siguiente documentacin: "Forma nica" (original), "Acta de Nacimiento" (fotocopia) y "Comprobante de Estudios" (fotocopia) . Otros verbos que se pueden utilizar son los siguientes:
Actual izar Analizar Anexar Anotar Aprobar Archivar Asignar Autorizar Cancelar Clasificar Comparar Complementar Comprobar Confirmar Confrontar Controlar
Coordinar Corregir
Cotejar
Destruir Determinar Devolver Distribuir Disear Ejecutar Emitir Evaluar Expedir Firmar Fotocopiar Graficar Implantar
Incorporar Indicar Informar lnstrurnentar Investigar Obtener Preparar Presentar Procesar Producir Programar Proporcionar Recabar Recibir Recopilar Registrar
Remitir Revisar Sellar Separar Sol icitar S u perv isar Tramitar Validar Verificar
20
(;\liA
T('NI<'A
I'AI<A IJ\ El AlIOI<A('I()N
DE MANUALES
[lE I'R(WEDIMIENTOS
3.6 DIAGRAMAS DE FLUJO

Es la representacin grfica que muestra la secuencia en que se realizan las actividades desarrollar un trabajo determinado, indicando las unidades responsables de su ejecucin. Las ventajas que ofrece la tcnica de diagrarnacin son las siguientes: las actividades identificar que componen un procedimiento. necesarias para
Explica a travs de smbolos y textos condensados, Permite al personal que opera los procedimientos, actividades eficazmente. Facilita la comprensin de un procedimiento
en forma rpida la manera de realizar sus
en cualquier
nivel jerrquico. narrativa.
Reduce la cantidad de explicaciones
que se dan en la descripcin
Facilita el anlisis e interpretacin de cada procedimiento, y la distribucin de las formas (origen y destino final). Permite analizar cada actividad por s misma Ahorra tiempo al usuario en el conocimiento
y
ya que muestra la secuencia de las actividades
su
relacin
con las dems.
de un procedimiento.
3.6.1
SIMBOLOGA PARA EL DISEO DE DIAGRAMAS DE FLUJO
Con la finalidad de unificar la aplicacin de los smbolos, a continuacin se presentan algunos pertenecientes a la ANSI (American National Standard Institute) que se utilizarn en la diagrarnacin de procedimientos.
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
INICIO, TERMINO O UNIDAD RESPONSABLE
Seala donde inicia o termina un procedimiento. Adems puede uti I izarse para indicar el nombre de la unidad responsable de ejecutar ciertas actividades.
ACTIVIDAD
Representa la ejecucin de una o ms tareas de un procedimiento.
21
II 'IVERSIDAD
NACIONAL
AtlT
OMA [lE MExW()
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
Indica
las opciones
que se pueden seguir tomar caminos
en alter-
DECISION
caso de que sea necesario nativos.
Mediante
este smbolo
se pueden unir dentro sepa-
CONECTOR
de la misma hoja. dos o ms actividades radas fsicamente en el diagrama.
Simi lar al significado
del smbolo cuando
anterior.
CONECTOR DE PAGINA
slo que ste se emplea quedan separadas
las actividades hojas.
en diferentes
ARCHIVO TE~PORAL
Indica que se guarda un documento perodo determinado.
durante
un
ARCHIVO DEFINITIVO
Indica que se guarda un documento mente.
permanente-
DOCU~ENTO
Representa escrito
un documento.
formato
o cualquier
que se recibe. elabora
o enva.
---[
Se uti I iza para indicar comentarios
o aclaracioen el lugar
NOTA
nes adicionales tar a cualquier donde Dentro
a una actividad smbolo
y se puede conec-
del diagrama se puede
la anotacin
sea significativa. informar: al
de ste smbolo
- El nombre
del procedimiento
que antecede
que se describe. se ha dividido - Tiempo neces?rio vi dad( es). - l.a s ) adividad(es) por una instancia
sto cuando el procedimiento en varios. para real izar cierta(s) genrica(s) acti-
real i zada s ) inter-
que espordicamente
venga en el procedimiento.
(illfA
1'I':OII<"A "AftA LI\ ELf\I\OKAn()N
DE MANIIALES DE !'K()(,I:I>lMIENTOS
SIMBOLO
NOMBRE
DESCRIPCION
LINEAS DE DIRECCION
Conecta simbolos, sealando
la secuencia en que
+------.
j
PUENTE ENTRE LINEAS DE FLUJO
deben real izarse las actividades.
r------,
I I
+
,.
Cuando en el diseo del diagrama existe la necesidad de pasar una I inea de flujo sobre otra ya existente. Representa un documento que dentro del procedmiento puede o no elaborarse, requerirse o ut iI izarse.
( 1+
(* )
" -"
- ..
DOCUMENTO OPCIONAL
DO
( TEXTO )
(*1
DOCUNENTO DESTRUIDO
Indica la destruccin o el iminacin de un documento. por no ser necesario.

( 1+ )
TIEMPO O INTERCONEXION
Lapso que tarda una tercera instancia para reaI izar alguna actividad no relacionada con la unidad responsable en cuestiono (Trabajador. otra dependencia. etctera). Adicionalmente puede uti I izarse para representar la conexin con otro procedimiento.
(* )
Simbologfa AMERICAN no perteneciente STANDART a la ANSI
NATIONAL
INSTITUTE
3.6.2
CLASIFICACIN
DE LOS DIAGRAMAS
Vertical
Horizontal Tabular () Colurnnar
DE FLUJO
Por su presentacin
Por su profundidad
Blllque Detalle
23
UNIVERSIDAD
NAnONAL
AUTNOMA
DE MXH'O
POR SU PRESENT ACION VERTICAL Muestra en urden de arriba hacia abajo la secuencia de las actividades del procedimiento, indicando travs de smbolos de inicio o trmino a los responsables de ejecutar las diversas actividades. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNA M AL PERSONAL UNIVERSITARIO
~--~
SOLICITA AL TRA.eA.JAOOR UfrriA IOEH1IFI-
CACION,VERIFT
CANOO QUE CORRESPONDA A ESTE. SOLICnA. REEXPEDICION EN LA HILlA LA IDENTIFICA ICTON r:"": ,
DE CREDENCIAL
VENTA DE LA
D.G.P.
--
e.
selle lT A Al 1 RA8AJADOR F lRNE EN El REVERSO DEl "TALON DE PAGO" .
.. SI
1.-------1
TALON DE VIGENTE
PAGO F
A FIRMA LE tARACTER DE IDOHtFICACJON ~
DA
..,ERIFle . QuE lOS [lATOS SEAN LEGI8LES y SE ANEXE El "RECIBO rOA DERECHOS OE II:Er051(10H" E8E CORRESPONDER A LA ULTH4A OUINCEN.... DE PAGO ~
ACCESA AL SISTENA "CREDENCIALES" ELIGIENDO lA oecros DE REEXPEDICIOH.
TAlON DE VIGENTE
PAGO
----
--,
REe leo POR DERECHOS DE REPOS le ION
..
01
TECLEA El RFC DEL TRABAJA DOR PARA VER1FICAR SI ESTA VIGENTE.
2.1
PIDE AL fRAe.uAOOR REALICE EL PAGO EN LA VENT ANILLA DE INFORMES.
e,
RECHAZA EL TRANJH Y DEVUELVE LA oocuwnn AC ION Al TRA8AJAOOR
ARCHIVA BO PARA TOS DE
RECIEFECCON-
TROL
GRESOS.
DE
IN.....1
OENT IF ICAe ION
I
RECIBO POR DE RECHOS DE RE"051(ION o
f------,
,-_
...
" - , J
24
(;UfA TCNICA
PARA U\ ElABORACIN
DE MANUALES
DE f'I<OCEDlMlENTOS
HORIZONTAL
Muestra en orden de izquierda a derecha, la secuencia a travs de smbolos inicio o trmino a los responsable Ejemplo:
PROCEDIMIENTO REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO
de las actividades del procedimiento, de ejecutar diversas actividades.
indicando
SOLICITA LA. REEXPEOICION DE CREOUK IAL EN LA VENTA -
I----+{
VER IF1CA QUE lOS OArOS SEA.N LEG lBLES I-----i>jy SE A.NEXE El
~ILLA
O.G.P.
DE
LA
"RECIBO
POR
OERECHO!i DE REPOSle !<Jftrj,.
lALON DE VIGENTE
PAOO ._---
~EBE A LA CENA
CORAESPONOER ULTU4" QUINDE P",O.
I REe I
180 POR DERECHOS Df REPOS1CI~N_
01
<, - ~"
-;
ARCHIVA RECISOLICITA Al BO PARA EFECT RA6AJAOOR TOS DE CON UNA IDENT IF TROl DE IN-I-----i>lCACION,VERIFI ORESOS. CANDO QUE CORRESPONDA
ACCESA Al
SI
)",-----.1
SISTEMA "CHDENCIAlES" [LlGIE~OO LA oec ros DE REEXPEDIC ION .
ESTE.
MO
2.1
PIDE Al TRABAJADOR REALICE El PAOO EN LA VENT ANILLA DE INFORWES.
'.1
SOLICITA AL TRABA.JADOR FIRfr,iE EN El REVERSO DE l ., TALON OE F"A.OO ".
----_._~
A FIR .. LE CARACTER DE IDEHTIFICACI~
O ..
25
IINIVERSLDAV
NA( IONAI.
AIIT(INUMA
DE MXI('(
TABULAR
O COLUMNAR
La hoja se divide en columnas y en el encabezado de cada una de ellas, se indicar la unidad responsable de ejecutar las actividades que les corresponden de acuerdo con la secuencia en que se realizan. Se recomienda procedimiento. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNA M AL PERSONAL UNIVERSITARIO
utilizar esta forma de diagrama
por ser de fcil comprensin
para quin consulta
un
T R A B A J A D
DIRECCION GENERAL DE PERSONAL ENCARGADO DE LA VENTANILLA DE CREDENCIALES
PRESENTA EN LA VENTANILLA --------------. DE LA D.G.P. TALaN DE PAGO Y SOLICITA REEXPEDICION DE CREDENCIAL
VERIFICA QUE LQS DATOS SEAN LEGIBLES Y SE ANEXE EL "RECIBO POR DERECHOS DE REPOSICION"
DEBE CORRESPONDER --- A LA ULTIMA QUIN{ CENA DE PAGO.
I RECIBO POR DE I RECHOS DE REI POSICION __ DI I
2.1
REALIZA EL PA GO y PRESENTA EL RECIBO DE PAGO ANTE LA VENTANILLA DE LA D.G.P. REC IBa POR DE RECHOS DE REPOS IC ION o
NO }------~
PIDE AL TRABAJADOR REALICE EL PAGO EN LA VENTANILLA DE INFORMES.
1----------------.1
ARCHIVA RECIBO PARA EFECTOS DE CONTROL DE INGRESOS.
SOLIC IT A AL TRABAJADOR UNA IDENTIFICACION. VERIFICANDO QUE CORRESPONDA A ESTE. IDENTIF ICAC ION
'6
26
(;{IA
T(;('NWA
"AlZA
lA
1:1.i\I!OIZA(,I()N
DE MANI.IALE~
I.>E I'!{()('EDIMIENT()S
POR SU PROFUNDIDAD
DE BLOQUE Las actividades del procedimiento se presentan en trminos util idad , en presentaciones que se real izan ante autoridades en detalle subsecuentes. Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO
generales: superiores
este tipo de diagrama es de gran () para dar entrada a d iagramas
TRABAJADOR
INICIO
,----H
SOLICITA EN LA VENTANILLA DE CREDENCIALES LA REEX PEDIC ION DE 1--------------' su CREDENCIAL PRESENTANDO LA DOCU"ENTACION REOUERIRIDA
REVISA OUE LA DOCUI>4ENTACION ESTE CO"PLE TA, CORRECTA Y SE HAYA EFECTUADO EL PAGO CORRES PONDIENTE,
CAPTURA
EN LA
------'
COt.lPUTAOORA
LOS DATOS DEL TRABAJADOR E IIIPRIl>4eSU CREDENCIAL,
RECABA FIRMA DE AUTORlZACION y DE CONFORMIDAD DEL TRABAJADOR,
ENljlCA y ENTREGA LA CREDENCIAL AL TRABAJADOR,
fIN
UNIVERSIDAD
NACIONAL
AUTNOMA
DE MXWO
DE DETALLE Cada una de las actividades del procedimiento informacin requerida y en algunas ocasiones Ejemplo:
PROCEDIMIENTO: REEXPEDICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO
se describen en forma minuciosa podr llegar a nivel de operacin.
en razn del grado de
T R A B A
A D
oR
PRESENTA EN LA VENTANILLA ....--------------HY DE LA D.G.P. TALON DE PAGO Y SOLICITA REEXPEDICION DE CREDENC IAL
VERIFICA QUE LOS DATOS SEAN LEGIBLES SE ANEXE EL "RECIBO POR DERECHOS DE REPOSICION"
000
,
I
DEBE CORRESPONDER A LA ULTIMA QUIN{ CENA DE PAGO.
I POSICION __
/
RECHOS
POR DE DE RE-
01
2. 1
REALIZA EL PA GO y PRESENTA EL REC IBO DE PAGO ANTE LA VENTANILLA DE LA D.G.P.
NO }-------I~
PIDE AL TRABAJADOR RE ALICE EL PAGO EN LA VENTANILLA DE INFORMES.
ARCHIVA RECIBO PARA EFECTOS DE CONTROL DE INGRESOS.
SOLIC IT A AL TRABAJADOR UNA IDENTlF 1CAClON. VERIFICANDO QUE CORRESPONDA A ESTE. IDENTlF ICAC ION
'~
Nota:
Auditor a Interna
de la Institucin.
recomienda
la utilizacin
de este tipo de diagrama.
28
(;liA
T('NWA
f'AKA LA ELAB()KAClN Oe MANUALES [le I'R()CEIJIMleNTm
3.6.3
LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIN y REDACCIN DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS
PRESENT ACIN
La diagramacin
de los procedimientos
deber
comenzar
en la parte superior
izquierda
de la hoja,
xnx xxxxxxuxxxx
xxxxxx xxxxxxxx
xx xxxxx xxxxx xxx xxxxx xxxxxx xxxx xxx
Cuando se diagrame en forma tabular se debern dibujar los smbolos en el centro de cada columna con el fin de lograr una adecuada distribucin de los mismos, pero si en la sucesin de los smbolos se presenta el de "decisin", se sugiere ubicar a la izquierda los smbolos para dar espacio a las actividades que se derivan de la decisin.
SI.SOlOS
CENTlt.AOOS
EN LA COlUNNA
SINBOlOS
U&ICADOS
A L.. IZQUIERDA
DE LA COLUMNA
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
La numeracin que indique la unin de los "conectores" deber ser igual, es decir que el nmero del corrector del cual se desprende la actividad ser igual al nmero de conector de la actividad donde se une,
29
UNIVERSIDAD NAClUNAL AIITNOMA DE MD:W()
La letra que indique la unin de los "conectores de pgina" deber ser igual, es decir que la letra del conectar del cual se desprende la actividad, ser igual a la letra del conector de la actividad donde se une.
PAGINA 1
y
~
,.
!
(~
I
PAGINA 2
Cuando se presente un documento en original y copias, deber indicarse en un slo smbolo de "documento", la letra "O" de original, un gu in (que significa "hasta") y el nmero de copias del documento.
0-7
Cuando se desee indicar cierto nmero de copias de un documento, se anotar el nmero de cada una de ellas separadas por una coma.
1,5,7
Tambin podrn realizarse combinaciones de la distribucin de documentos antes citados.
1-5,7-9
Las lneas de direccin que unen a los smbolos, deben representarse mediante lneas rectas y continuas, evitar los cruces y se debe utilizar ngulos rectos.
30
(;tlfA Tt 'NI( 'A I'ARA LA ELAU( lRA('[N DE MANUALES DE 1'f{IICEIJIMIENTOS
LINfAS
IIKOIIIII.ECTO
DE EN'RADA
,o~UCtO
Cuando existan dos o ms lneas de entrada para la descripcin de una actividad, stas se debern sealar mediante una sola lnea en la parte superior del smbolo, evitando sealamientos de entrada por debajo del sfrnbulo ,
=Q
L-..
,----.
o
lINEAS
INCOllUCTO
DE SALIDA
COUEcto
Las lneas de salida se iniciarn en la parte inferior del smholo, nunca en l lado superior.
y
lINfAS
ee
filTRADA T SALIDA POR lOS COSTADOS
Ocasionalmente, por motivos prcticos u de espacio en las
([NIJtAtWI.)
hojas, se podrn utilizar los extremos derecho e izquierdo de los smbolos para sealar la entrada u salida del flujo del procedimiento.
31
UNIVERSIDAD
NAClONALAlITNOMA
DE MJ:.xln)
LINfAS DE SALIDAS IAJlTIPlfS

IE"'IV.llAJ
El smbolo de decisin podr tener hasta tres lneas de salida y la lfnea de entrada se ubicar en la parte superior del
sfrnbolo.
SUElDO PARCIAL
{SALIDA}
(et.' SUELDO
TOTAL
L~
LICENCIA ES?
(SAL
lOA!
SIN SUELOO
(SAl lOA)
C{J~EC10
Es conveniente
que los smbolos
mantengan
uniformidad en su tamao.
32
REDACCiN
Cada diagrama deber contar con un encabezado que especifique el nombre del procedimiento que se describe. Cada actividad o conjunto de actividades que sean realizadas por una unidad responsable, quedar claramente indicadas en el diagrama. debern
UIS actividades a desarrollar. debern expresarse en forma breve. precisa y con el smbulo correspondiente.
La redaccin de cada actividad deber comenzar con un verbo en tiempo presente y conjugado en tercera persona del singular.
Cada actividad se numerar en forma progresiva, de acuerdo con la secuencia indicada en la
descripcin narrativa.
Dentru del smbolo de "documento" se deber indicar el numbre del formato, documento, reporte etc.
Si el nombre del documento es muy extenso, slo la primera ocasin que se mencione se describir completo y en lo sucesivo se podr abreviar o anotar las iniciales. Cuando se desconozca el nmero u orden de la copia del documento que se est manejando, sta se podr indicar con la letra "C", en caso de que se identifique la copia del documento por su color, se indicar el color correspondiente. Cuando en el desarrollo de una actividad se mencione listados impresos por computadora, deber utilizarse el smbolo de documento y cada uno de ellos tendr que identificarse con nmeros arbigus precedidos de la letra "T" de tantos. Ejemplo: 2 T
3.7 ANEXOS
En este apartado se deben incluir las formas. instructivos de llenado y machotes utilizados para la ejecucin de un procedimiento.
DEFINICIONES Forma
O
formato:
Es una pieza de papel impresa que contiene datos fijos y espacios en blanco para
ser llenados con informacin variable. ~
2M. Duhutt Kmuss "Los Manuales de Procedimientos
en las Oficinas Phficus".
FCA~UNAM,1990.
33
UNIVER.')llJAD
NAClONAI,AUT()N(lMA
DE M~Xj('O
Machote:
Es un escrito
que se utiliza como modelo,
representa
las caractersticas
para la
estructuracin y contenido (datos tij.rs y variables de un documento)

la base para la elaboracin Ejemplo: de cierto tipo de escritos,
y constituye
DlkEl'TOk l'reserue.
(il:NEkAL
LJE PEI<SONAL
Me pc""ilO ~oli..:iI.:Jr NC me conceda Licencia l'rcjubiblO!"I" sueldo. con b".~e ,,1 Al1i..:ulo 4Q tic ID le)' dd ISSSTE. A pOl1ir del --;-c-,-----;--:-:-:---:c:--. la mismu cuU!;nr /lnj:1 por Jubilncicn.
por 1rC.~ 1ILC.~cS":IL ~o..:" ue
con el conocumcnro
(ue ni trmino de
NOMDRE: R.F.('. N()MBRAMJENTt (S) OEI'ENIlEN('LI\ (S) AN'Il(ii"lEllAI):

FE! 'HA
RkM.A
v.,
JIu
JEFE DE lA IINIJ)AIl ADMIr\STkA'l1V A (SEU.Jl DE U\ DEI'ENDEN("IA DE AllS("kll'CI{lN)
lIlellh
Instructivo
de llenado:
Es una gua que explica detalladamente blanco que tiene un formato.
cmo
se deben llenar los espacios en
Para conformar
los anexos se recomienda considerar lo siguiente: de llenado y machotes de: acuerdo cun el orden de aparicin en el
Se ordenarn las formas, instructivos procedimiento,
En cada documento que se anexe, se deber anotar en el ngulo superior derecho la palabra" ANEXO" seguido del nmero consecutivo que le corresponda.
34
lil lA T!:.n'WA I'AKA lA 1:l.A.IlkA':,,/ DI::.MA~\JALLS
UE "K{)('EOIMJENTOS
3.7.1
ELABORACIN DE LOS INSTRUCTIVOS DE LLE ADO

deber
contar con su correspondiente de las siguientes tcnicas: instructivo
Todo formato
de llenado,
Para su elaboracin,
se podr
optar por cualquiera
Instructivo
con explicacin
directa,
B Instructivo C Instructivo
con expl icacirin separada con explicacin al reverso
del formato del formato.
modelo.
A continuacin
se describen
cada una de ellas:
A INSTRUCTIVO
CON EXPLICACIN
DIRECTA en reduccin del formato, la cual se pega en el centro de se explica cuales son los datos se deben de anotar en cada
Esta tcnica consiste en obtener una fotocopia una hoja y en los extremos, fuera del formato, espacio vacio. Para identificar con facilidad las instrucciones
el espacio que deber ser llenado con su correspondiente
que se dan a cada concepto instruccin.
se trazar
una lnea que una
35
UNIVEKSILlAI) NAtIONAI. Aln'l'lNt )MA I)E MI'~lt 't)
Ejemplo:
!~ ;~~
n.N.A.M. SOU(Tll.1D No ud,,;r 3"rev;"tuno.~.
En ,at~o de: ser mujer. fl!lolllr nombre
~E('Rf:TAltiA
1I11(~:f'('IN
ADMINISTRATIVA
t;F.NI-:RAI. O~: I'~:I(SONAL
'AGO
"KOCEJJlMIENT( ) OE GUARnEJA I'ARTICUI.AR
INSTKIJ(""IlVn!lE LLENADO DEL FORMATO: 01: KE(;STKO AL I'A(;O DE GUAKJ)[KfA f'Al-rIlClJl.AK
l.!NIVEIISO,\O "'IICIOHlIl OIR(CC!ON
AvrOHOMA ce
ot
MUIICO
Anotar
dCllCmknc;,)'
CENERAl
'OtSQNAl
subdepcodeucm drm!.le recibe Sil l',,:u 1;1 rasi"n;ad<J al h~,b"J'.cJor por 1" J)( iI' ( el" l-n"as
SOLtCI1U[)
lJE flEGIS1RO
Al f'ACO OE GUAIIOERIA I'ARne"
ti e: .~oll.:
A'O~!Xl SOUCIIANI[
"
(1I1i,,;us. n es tmli~l'ell'
~"lak Ikn:"
Indll;' Tnl'in,k
.~Il ""1""
"
d ;d',-'KI .:" d 1':IIt.,
m!.lo~
en In IINAM.
NUlIlhr.unienlO que tiene en la !.IcpcJ\tknd:o

en In que: mlmero
N.mero de vo . o
lddni.:o
.J"I1
1;,I"He mnyor
~e k 1'11,-'(1:1Iocnlizar
de horus ,
nllfUbajlKJOr.
Completo y no induir abrevinturns , Da. mc.~y no en <lue eI~born la ~oli..:ihKI y

(in n :oulg",f" ,kl
'lC~"
(>(
Numcrc
un ."''''"
du horas que: el I,"bujooor

':11 In
I"bon.,
ReJII:<J.:a
u lu
11N i\M.
:'l1i)itO~ el 11"..:1-
C 'lfICAC
A':
1:on mmenJj;
d,,,
m.. )'
",,,,.1.:
menur
tr.b;,j;u,Jor 'I"e ~"I":;I:O

el re:i~tro.
micntfl!.ld
1'011
mimero~
;lI1biJ!.o~.
Mo.:.~ y njlO n mltir tld cuul !<G 'utori1.1l d

J'lIlI!.O
__
!'inll" lIulogl'urll 11.:: V.~tu IluCI1( Id Secrcurro o Jefe de 1" Ill1idrw.J Admin .tn."tv:o (en ,,;nllO
u ,u"_c"'_'. n.......,....~'.: ."'~'M' '" _"""~"'<XW',~ ~ ,." .. _ ,,,,,.,,,, . , .,.,. ,,,,, ....,..
1>1
""..,""" . c".", . ,,,,,
!.le rechazo
.ir
.le trmite,
.~c
en
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cspaciu tld
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c.o~ .,." .. ~",. ~.~ ."'" c._.'"''''
la causa
C,_."
mi~lIIo)
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111I1>0.,<: IOIU] de tu"rJ.:r:a
!.le 1:<IIYutlu
(,;011 m.imc-
pag o.
rol. seuc ue Ja 1)\ i .)' finl\u dd Jde ud Depto. de 1I'<!-'OLu.:ion'-"'.
36
B) INSTRUCTIVO
CON EXPLICACiN
SEPARADA
DEL FORMATO
MODELO
Para el diseo de este tipo de instructivo, se toma un formato en el cual se asigna un nmero a cada uno de los conceptos y espacios destinados para ser llenados; en hojas en blanco se realizar la explicacin de cmo llenar cada espacio, siempre relacionando la explicacin de cada concepto a travs del nmeru que se asign al formato modelo. bajo la leyenda "REFERENCIA" y "DEBE ANOTARSE". Ejemplo;
UNIU[flSIO,'O
NACIONAL
AUTONOMA
DE M(XICO
O,MECC!ON
GENERAL
DE P(RSONAL
SOUCITUD
DE REGISTRO
Al PAGO
DE GUAROERIA
PARnCULAR
OATOS OH SOliCITANTE
00._11<:11.I0.
'A.HIGUU'AO
&
.(lf'OHO ':
" " " " "

"
lf<:"'f o OINOO"O O "'A , "",..,,~o '~<>" ".., "' .n","'"
,"",.,
,""pO""
$[
"'''TOl\lz.o."
, ,,,, I>l
J aU,",Cu.A
DE ..GO
f''' .I>r no."Ulc>Oto
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_ """ WI _"_. C.SC .~., 'O<fS"
u,."',.
'1<_ Dt _
C.U ...,.., ~_ " "" ' . D"'" '" , . ".'."~'"
37
UNIVERSIDAD
NACIONAL
AUTNOMA
DE MD:ICO
Ejemplo de instructivo con explicacin separada al formato:
SECRETARfA ADMIN1~TRATIVA DIREC('JN CENERAL DE: PERSONAL
U.N.A.M.
PROCEDIMIENTO PAGO DE GUARDERtA PARTICULAR
[Ni)TRUCTrvo DE ~AnO DEl... FORMATO SOUCITIJD DE PAGO OE GUARDElA PARllCUI..A.R.
..
RD"EllENCIA OependenciA y .ubdependmcia 2
DEBE ANOT AR.SE donde recibe .u PDBo. por ID IXiI' (ver Formes (lnicu.
Nmero de expedj~te uiglUldo DI tnblljlldor No di indillpeMtlble lIe1Ulf elite eAp.cio). No incluir obreviatunu.
En caso de ser mujer. MOlar nombre de 'Qllcl1lo.
Incluir el indi. :ado en el Taln de I'DgO. En el que ectuahnente vive el tr.lblljlldor. En la que rc.:ibc su pago . Nombramiento ho~. que tiene en 1:1 dcpcndeI"M:wen 1:. que labore mayor numero de
, .. E
.,
Nmero de a08 Inborcdos en t a UNAM. 9 10 Nmero de hor.l8 que labor, et trabajedcr Nlnef"OlCldn...:odondc a la semana en 1:. UNAM.
s.: puede lec .. li"LllrIlllt"llblljodor.
l
NOIn:
38
(;UIA Tt~'NWA I'AKA LA ELAbORACIN l>E MANUALL'i
OE I'WHCEUIMlENToS
Cl INSTRUCTIVO
CON EXPLICACION
AL REVERSO DEL FORMATO.
Existen formatos que desde que fueron diseados o reirnpresos se determin incluir el instructivo de llenado en el reverso del mismo. Cuando las instrucciones que se indiquen al reverso del formato sean claras y precisas no es necesario elaborar otro tipo de instructivo.
ANVERSO
REVERSO
INSTRUCTIVO
\,NV{MIDI\O ".CIOf<oA Auro_. O( __
DE l.I.ENADO depc.rden.. . ) .~~ . dondo:. _~
oco
CLAV";
tU
DE LA DEPE","UENCIA:
/vtI:it
OIO\lCCIOH ClH{Ml SOUClTUO LJE R(CISTJlO Al P""CO
Df I'(Il$()HM DE CUAMOERIA PARTICULAR
P'olo. DE ':XI'EJ)IE"T':: El uilJ*lo ll,.""jadOf por '()(jp
NMOtO
"""
Fonr&I
u..;....
No '" indisp: hk SOI.lCIT
1110'" "' "',.~;.".
--_
!lA TOS "EL
Al'IoTE
1"
<
.....
.. ~ 1
lC.r.e: El indi...,..je> ee> el 1.1n d<. POlO.
DEI'El'Io1>ENCIA: CATEGOREA! rncro
En lA 'f.C ~ NorntmLmiel"ljo
. pelO.
qOoC
tiene c:n lA dcpudc
.... en la
o,jOoC
lat>ote lJ"IIIyO<
de hora.J. Nlln-cro dio .;.:. labcln<lm en la VNAM. que; lat-on el

t
"-~._._,-_. '----~~=.~-:..:._=~-~'~. ----' [ -'..,... _ --- _ .._-,....... _..-
Al'IoTICEDAll: JORNADA V,...AM.
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Nolmcro de t.:.ru
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NOM8ltE n':CIIA
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,-jI.ckor ;...;~ el "'l"lro. Firma ""'CfI'f. d<. ve.ge. dd
VO.UO.:
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A.dminitt ti
(en 50 . ",..1""'0
.1 lrimi en I:.01e. pt.cio .., in;lj"" bo "" ..1 mi.rnol .
,.
"0
Nota:
Las dependencias universitarias que utilicen forrnatos emitidos por la Administracin Central, debern solicitar a sta, los intructivos de llenado respectivos. En los casos de que un formato sea diseado por la propia dependencia, sta deber elaburar el intructivo de lIenadu correspondiente.
39
UNIVEkSlOAO
NACIONAL AUTNOMA
DE MD:Il"O
IV
4.1 CARTULA DEL MANUAL
LINEAMIENTOS PARA LA INTEGRACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Cuando los procedimientos han sido elaborados, stos se deben integrar para tal efecto, a continuacin se describe cada uno de sus elementos.
a un manual de procedimientos.
Es la primera hoja del documento, cuya finalidad es identificar al manual. Los elementos que debe contener debern ajustarse a los lineamientns establecidos en el apartado 4,11 "Linearnientos para la presentacin del Manual de Procedimientos".
Ejemplo:
NOfl.U1kE DE U! INS'Tn rn')~ DE LA UNIVEKSIDA)) NACIONAL AlJTNOMA SEl'HETARiA AII;\IINISTIf.ATIVA III1U:c'nN Gt.:NEKAL m: I'EKSONAI. U1~MEXICO LOl ;OTU'O DE LA DEPENDEN"'" (NO IN(IISPENSArU_EI
toconro
IINAM
SIlBS.STEMA
AL
OIIE
PERTENE"E
(LN Sil CASO J
NOMBRI;. llE~NllENI'IA
VE
LA
MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
.1TITIILO DEL (-IIMENTO
1)11-
EN MATERIA
S.IBTn1LO
ru~bk (cpcnen..:~, 'ub ,1.:p.:nen"l:i, l:imento, 1;, lr:.b:.jo I"bI;"lcmoo. n:.lu.-lez;, lr1m.k) lie""rlid :'ir.;:.) " por (, le m:.,
DE ADMINISTRACiN
DE "ERSONAL
p", ~"'"'
40
(illIA TH'NIt'A
I'AI<A lA
UAhu!tAClN VE MANIJAU:S
U1: '}<OC1:lJlf-ill:NTOS
4.2 CONTENIDO DEL MANUAL

Es la parte Manual. Ejemplo: del documento cuya finalidad es listar secuencialrnente los apartados que constituyen el
HCR ETARA AOMINI!.,.KA. TI VA lluuxnN Ct;Nt;RAL DE rERSUNAL
ENt'AIJEZAIXJ
MANUAL DE I'ROCEIlIMIENTOS EN MATERIA DE ADMINISTRACIN DE PERSONAL
Ti"IIU
tJJi
HtJJA
--t---------------.
APROBAC1111'\ AI'TIIALl7~t-IN TECNlt"A
lA
CONTENIDO
DEI. M\Nlj\1,
"1 RE(;ISTRO
DEL .\tANI
AL
1ll:.I'IHJ("ElllMIENTns
APARTA/)OS
INTRO[)III '( 'I(IN ()BJETIV( I LJl3L MANIIAL I'ROI "EIJlMIENTOS:

TRAMITAI"IN M"" DE LOS MOVIMIENTOS!lEL
F(M'"m;O
l'ERSoNAL
IINIVERS1TARI1I
im",nl\ll< . v h <le:
. tr.'..h
(In ..,. pur r,,~ ,b,,,, .: ...... ro.
M", ;m",nt~
"e ,vnlr
."'~-.~
M"'"'"n,,,m , . I~ .n~" "" ('fouo

'll()~t;AMII~:-.oT(1 f.:11I IIlc'lJ.u:d par:. ,,111;':f>'.Ie gu:.o,<I.,;rL 1."ti,.. L" ""ollm .... I",r. ,ml'"",in J~ta AUIo riz..o.;in d(1 I'-'r.o u" m..:. JC de . I\~U.L A~u.L I "I;.RTII-!t "Al 'It ''11';$ UI;.I'II;I::''nAI"ltlNI:..'i AI.I'E~~tjNAL IINIVERSITA"
1""~I""''~'oo\ r"".......,J'. 'Io, u. ~ro::<k'k..""'kI; tlNAM

1:~1'"U',"''''' .1" ,""',"<"'n~~'" .lo:: "ml''''''" ~udJ"
IINllIAlI AIIMINISTRATIVA
)1 J
M" ... im~nICl<
J~:al", I"'r~ el pc~1
:..dmllll~lr,'h"O
Ir""u.: .' ...1 l""""
.. 1 ..J,n"' l,.. .to~,'
M..l1lCJO1 (01"1.1,> fijo
41
UNIVERSIDAD
NACIONAL
AUTNOMA
DE MD::ICO
4.3 DOCUMENTO DE APROBACIN TCNICA Y REGISTRO DEL MANUAL

Es la hoja del manual donde se da formalidad a los procedimientos que lo integran, para lo cual son indispensables las firmas de aprobacin del personal involucrado en su elaboracin, revisin y autorizacin dentro de la dependencia, asf como la clave de Registro Oficial de la Direccin General de Personal.
Ejemplo:
rrnn,o
HOJA
DE LA
--------AI'ROIlACI(lN TCNICA y REGISTRO DEL MANUAL

El MlUlulIl de I'ro.."edumt>IlIOfld",nominlldo constituido por .. AClulllmcnk
10011\011.
NMERO DE TO_ MOS QUE UI INTB~RAN
con fecha ole: unplllnla.::in de 'L~orClU'!
de
lJfA. MF-'i Y AO REAS INVULlJ CkAlJAS
regula la.~ ad,vidoou
I'UESTO y K EA_ DE LA PERSO NA RE.')('ON.')AOLE !lE LA ElAHUHAC IN
r--..
clllbonKlo por revisado por PUESTO Y REA VE LA I'EkSONA QUE REVIS
l'UESTu
y REA
y lluLOn:u,do por
UE LA I'ERSO NA QUE AUTORJZ ~
Direccin (i",nc.",1 de ]'cl'!l011111 el rcgistro oficial

11/11"'" du.do.
obtclllndOflC de lu on d coot. la direcc.n tic este ."111J\u~1.
, ,
'LAVE DE RE, ilSTRO
dp ~u "prob,,, 'n en <.: uauto 11lo esrructuru lb..:ni':II

Ik.:
El prc.cnl", docwncnLO, KEA QUE to CUSTOUIAR NOMBRE Y FI RMA DE LA f'ERSO NA QUE REVIS
'll(:orporn 111Mllnuul d", I'roced imientoa cou 1;,fu.:.lidad de dllf ut.6 D cnr o ue:
fonnlllic.Jad Inlltitu.:ional 1 Manu:.l. <.:uyac~todill
----- 1-----------.
NOMBRE Y A kMA DE LA PERSO NA RESPONSABLE DE LA ElABORAC IN
---- ----
----REVIS
->
AIITORJZ
NOMBRE Y AR MA DEL nTII LAR VE LA DE PENDENCIA
ElABOk
42
(UIA TECNlI'A
PAI{A LA ELAB()I{A('N
DE MANUALES
DE PkOCEUIMlENTOS
4.4 DOCUMENTO DE ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS

Es la hoja en la que se debe asentar cada una de las actualizaciones que se realizan al manual, las cuales entre otras, pueden ser cambios en los forrnatos que se utilizan en el procedimiento, inclusin o derogacin de normas de operacin, modificacin de requisitos de trmite, eliminacin de actividades innecesarias, establecimiento o modificacin de actividades de registro y control, etctera.
Ejemplo:
ACTUALlZAu6N
TI'1.JLO
HOJA
I>E I'ROCEI>IMIENTOS
FECHA A(', HIAUZAl'tJN
oa
DE
LA FE<'HA __ I__ I _
El Inunual
de prQl.:cdilni""IO~del1olnil1ado en vigor
:l
partir del
dio.
NOMBRE DEL MANUAL
FECHA VE VIGENCIA (UfA, MES y AO) PROCEDIMIENTO BREVE OFSCRIPCIN

Se redisefi
DEL CMfBJO EXPUCACN DE LA MOOlFlCACJN
NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS

MODlRCADOS
,,,
Pego
de Gucrderfa
Pnrticu-
formato en el cU31 Be soliche copio Iotostdtico del ecm de nacimiento de! menor,
,.
Reexpedicin
de Credencia-
LII expcJ icin de In credencinl

ZIIUII,
se
realizc r en forma nutOll1o.li-
Conl"' .tncin de f'crlIonlll
A tu
documenurcin adiciona:
requeridn
pUI'lI
el ill~n:llo de pcl'llonul.
Fotocopm del co.uprcbnnte del :)Ak FOLO.:opiu de la constcucin dd kF<'
FECHA DE RECEPCiN EN D,G,P, (OlA, MES, AJ\lO)
El dn mientos
In Direccin General de Personal recibi un ejcenplor de 10>1procedimodificados r.:gi~trindo~c con 13 clave
43
lINIVERSIIJAIJ
NAI'IONALAlITN(IMA
DE MfJW'O
4.5 INTRODUCCIN DEL MANUAL

Incluir una introduccin en el manual sirve para presentar al lector: Las funciones de la dependencia () rea responsable. La importancia de contar con un manual de procedimientos. El propsito que se pretende alcanzar a travs de l. A quines est dirigido (usuarios). Los temas o apartados que lo integran. Las recomendaciones sobre el uso y consulta del manual. Finalmente, la introduccin debe incluir un corolario a manera de conclusin. Ejemplo:
ENI'ABEZAUO
f~ ~,,-'?r~
~~
U.N.A.M. l-"
Le U;r"",,,j6n f.n::.ho: J de rrori"ia,
SECRETARA AI)MINI:'TRATIVA DIRECCIN GENERAL DE !'ERSONAl
MANUAL DE PROCEIIIMIENTOS EN MATERIA DE ADMINISTRACIN HE PERSONAL
TiTttLO
HOJA
UE
t-----------------un di~
Il'Io'TR(H)UCCJN
FlfNI'IONES y ATRIBlIIONES-I--------
G""" .. I d" P"l'I\oll:.1 l;ene tic \, cultura
como
furu:;<)I\"';
primonliakA. de las fun..:'"''''''
todo esto .;00 1:. de doceRc"'.
qu" f:,eilil"
1:. r"",liz:-.c;n
(BREVEMENTE)
Lnve.<tig-.,)cin y e"l.m~n I~.. d<!$em~:" Clitlbledo
que tiene
encOl!lend;.dal Uireccin.
1:. lINAM. le h;.m inllnlm"nt: . o y
la flU'lCionC4
encomen~
:. ala
pf()C"dimien~.
norrn:c.s
d" ope .. .ocIn.
1M
PORT AN(IA~IUEL MANUAL
""'l..of; mec:m~mlll< y nonn:olO de opcr"6n que ",-&ubn el quehxu en m;,.ten:;. P",sQn,,1 de \, O,r"",,;oo ()encr .1 o., PeISQfl:JI. wn 1"" que . da.:rib-<n en el prdentoo m:.nu:al. d:'ul"~ un;, viAi<on mpli:. de ~ ct,viJ.,dCll. proca", y Ix~CIi nO"T\..ti ...... que se :'ph
P~OISITO llSIIARIOS
..:.y...j
El prac.nte
r=n . 1 lJen" como

da.::rII()o,
prJ'QI;,l(I fWld:.menwl.
""
w,fic:.o, criteri<.
en l;. "Jecl,lcio
de lo< I'rocGdimlClloo; UlteV-...m 1;. U,rc.:"io.
l Y d:J,1oo; .,) ccoccer
1 pcn<Qll;ll de \:;v; 1i,~<
'1"'''
TI;MASIAPARTA~--1I_--------<.I-'
C&tru~-tur.. okl t100.'\.Imcnto ~I!. ob.l"II~O
mtegr.,)w
pnmer .m"nte
por lo allC~;foc.:oci6n
"br . .ld
UOS
que se p,,,\end,,
:.1.:: ..,;,0':', con d m:mua!. I:J~:'ir.::;.,; O" lr..b jc oo\ I'rocetl;I'II"'II!OO\

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Al LARAIIONE.S
'OMENOA' I IO.~E.'i
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"Iu"
'e ",n"n
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44
l;'f1A TE('NICA
I'AAA LA ELAUOKAClN
LJE MANUALES
UE 1'~(K'ELJIMlENT(l~
4.6 OBJETIVO DEL MANUAL

El objetivu deber especificar claramente de procedimientos de la dependencia. los resultados que se pretenden alcanzar al contar con el Manual
Los linearnientos para su redaccin y presentacin son:
Iniciar con UI1 verbo en tiempo infinitivo Especificar con. claridad qu, para qu y para quines se ha elaborado
Evitar el uso de adjetivos calificativos. No subrayar conceptos. Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin Ejemplo:
el manual.
mxima
de cinco renglones.
Sf.CI(ETARi,\ AI)~UNI~n'KATlvA DIRECCiN GENEItAL O[ I'ERSON.. L
EN"A
BEZAlxI
~~~~ ~-_r.s ~
U,N,A.M.
MANUAL !lE PROCEIlIMIENTUS EN MATERIA !lE AIlMINISTRACI()N !lE PEIlSONAL
'-
OE W. TiTULO HOJA ~tA vsculAS 00) y (~ENTR.A,
uUJETIVO DEL MANUAL
QlJ
IE.toblccer
IOII!
trIIci61\ de k"cunoa
II. Ob!lC'... une ..
linenmientos y dillpo!liciolll:ll nortnmivas en materin de !>dmini~, HWTlll.no~ efecto de r"gular.su aplicacinl y vigilar AU
ependenciWl univerMitorbHI.
RA I'A
Qt.llNES
PARA QlI
45
UNIVERSIDAD
NACIONAL AUTNOMA
UE MDcWc)
4.7 PROCEDIMIENTOS
Este apartado constituye la parte fundamental del manual, ya que agrupa los procedimientos previamente elaborados, ya sea por rea de responsabilidad o por la naturaleza de un trabajo. Los lineamientos para la integracin y presentacin de procedimientos y IV correspondientes de esta Gura. se estipulan en los apartados 1Il
Ejemplo:
,
I I I
..............................
,
1 1
DIAGRAMA DEseRIPeION NORMAS OBJETIVO DEL INDICE CARATUlA SEPARADOR ANEXOS DE FLUJO NARRATIVA
SEPARA DOR
I
I
I I
I
PROC EDINIENTO.
I I I
1
I
DE OPERAeION PROCEDIMIENTO
I I I
I I
---------------I
_
..... _
I I
..---------------1
ANEXOS
I
I
I I
PROCEDINIENTO I
DIAGRAMA DEseRIPeION NORWAS
DE FLUJO NARRATIVA
:
I
I I
1
I
DE OPERAC ION PROCEDH4IENTO
OBJETIVO
Del INOIeE
I I
I
1-
CARATUlA SEPARAOOR
1-
~._
I
..
1)-
46
(itllA
TECNWA
I'ARA lA ElAliOIU\<:J('lN
DE MANt/ALE<.;
OE Pk{)('EOIMlENTOS
4.8 GLOSARIO
Est compuesto por la definicin II explicacin de palabras o trminos poco usuales o con diferentes acepciones utilizados en el manual y que se considera requieren ser definidos en este apartado para facilitar su comprensin y uniticar el lenguaje utilizado.
Ejemplo:
S~XRETAKA
ADMINISTRATIVA
nIlU:CClN
GENERAL
1>1-: "ERSONAL
EN("ABEZAIXI U.N.A.M.
MANUAL t>E PROCEntMtENTOS EN MATERIA t>E At>MINI,TRAClN t>E PERSONAL
GLOSARIO
ORDEN POR GRlIPOSALFABETlI'OS
_-------------+TiTIIW
OE LA HOJA \MAYSC'IIW\S y ('Ef\TRAl>o)
+
I
~.
A
.-UEFINU'INC 'LARA.( '01'0
~ /lVIOAO
IKIn .:j':":Ul!KJ.1I por
CRETA Y f'oRRECTA
V
TERMINUS /'"
opero.:;or,,:>! ufulefi y .~u':.:HivlL' que U1\!l Wlitlad re>lllions:.bk par . 1:. r.:.:oti:ta.::t6n d un trabajo dercnninado
E.<!.,d conjunto de
,...--
ACllVt; A[XjlllSlt '[lN
TUlIOOI1_ de"cdlOfi
y bi,.,nex de un:. .:mpfa<a propre-
(lblen,,!" "':011 los moolos nproprcd o ~ d dumuuo.

dad o benefic-o d.:
UII b'':Il.
D.I1.;uIIJ " SCrvl'::.O
e
('ONTkATlJ
l'ccto.
la.. Jl'llla
:OJu~u:o convemo que ":1'0::. Wl obll~a.::.oll qu.: inle:rv;e:Il.:n
.:nl r.:
I>ES<:uNCENTKAClON
Fonn:l de: ors.llnw..::ln :adml1\i~Ir:llivll que !I': int.:grll ":011rgunOR:I 1_ qu.: !I.: la eucomiendu la rGIIIiz.l:..::in de: delenninnda.~ lI..:tivido.da y qu.: no pierden 1:1 1'1:111ein jerrquica .::on el rgano centrr1.
47
I INIVERSIVAU
NACIONAL AUTNOMA
UE M80:ICO
4.9 PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DEL MANUAL

Es la ltima hoja, en la que se relacionan los nombres, puesto y el papel desempeado por cada una de las personas que intervienen en la elaboracin u actualizacin del manual de procedimientos de 1" dependencia.
SECRETARiA ADMINISTRATIVA I>IRECCIN CENERAl DE PERSONAL
~ ~~
U.N.A.M
MANUAL HE PROCEflIMIENTOS EN MATERIA l>E ADMINI~TRACIN l>E PERSONAL
l'ARlll."1I'ANTES EN LA ELAbORACIN DEL MANUAL
OE I'IWEDIMJENTuS
AUTORlZ
Lic .. Dnecror
COORDIN
LA.
Subdrrector ..
REVIS
Le..
EUJjOR
MECANOGRAFI
48
;\JIA TECNWA l'AItA LA. l:lAHkAnN
UE MANUALE'i VE 1'1{<X'EI>IM1ENTos
4.10
DIRECTORIO
En el reverso de la portada se debed incluir el Directorio Institucional de la Universidad, seguido del de la dependencia que elabora el manual, debindose anotar los nombres completos y cargos de lus diferentes funcionarios del primer y segundo nivel jerrquico.
IINIVE.RSIUAO
NA<"tUNAL
AIITNVMA
DE MXWo
Ur. Frnc;';c,", &.mb St.;rd;orlo (ene.- I
de ('''''Iro
Dr. S;,.tv .d.or M;,.'o "-.&I"U.
5.lcn:bno Adrrun.il;tr.oLivo Ur. Robeno C."ou;t:ui6n

Se..:tet:>rio de Lic. Fem=do
AlunlO&
Romo Ac:.dtmi"""
Serr-.mo Mipll6n
A~do(;.e,~r 1
ESClIELA
VE E$T1IVIOS
PROFE.')IONALE.')
..
Lie.
Oirutor
Ll<. Sec . t.ui-o G.:n.:, 1 C.P.

Sccrelario Adminillr . Livo
49
IrNIVER'ifl)Al)
NACIONAL AUTNUMA
OE M8<U'O
4.11
LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de proced irnientos que elaboren las dependencias universitarias debern presentarse de acuerdo con los siguientes linearnientos establecidos por la Direccin General de Personal.
A) Cartula del Manual
Ejemplo:
i-u-+. r
6.0 cm. 3.0 5
l, 'IVt:K~II>Al) NACIO;'llALAln-NOMA Ot; ,\I,XICO _.

SE.(lCt;-AKIA
_
_
Al... _. _.
AH~1I1'o1STlC.An"'A _
IIIKt;.',01'l'
':~:N~:lotALllEl"':J(MlNAI._.
_1_' -~-==.__. __ ._. . I 2.5 lo I . 4.

'. ._ ~ _.
-~l~ ~
N
]~
i
I
4.5
__
_.
__
__
._
~I"NU"LHE 1'}{O<.:EIUMIENToS
EN MATERIA
DE AIIMINISTRACIN
HE PERSoNAL
~------------------------------------~_.--. I I
l----------------~21~.5~tm~
~I-
50
<tilA TECNWA PARA LA ElAUOKAClN
OE MANIJALES OE "lmn::'OIMIENToS
B) Objetivo, Contenido, Introduccin y Glosario del Manual.
Ejemplo:
.:h-'I ~ 1i
._._ :=l
1
SE:('I{ETAHA ADMINISTItATlVA __ DIIU;('C'IN GENERAL DE rEKSONAL
, ,
, .
~qS
l1.N.A.M
==-=============;J--'
MANUAL DE PROCE[)IMIENTOS EN MATERIA [lE A[)MINI~'TRACI(N !lE I'ERSONAL
-_
I._._,_ik============d_, I
\50 5.5
L
1,
:
i
,
_,_,
,9
e m
OBJETIVO UEL MANUAL
IElllIlblecer
1011
linell.mienlO!l
cidn de Re<:Urs09 Human01lL vencio] len laR dex:ndem:ifL.
y dispoaicionea nonmllivllII en materia de udnmlltr .lca efecto de re gulcar su capli.::acinl y vigilur su obseruniversilnri' . I.
_1
-'2'-'-1 '--' 5=---,-c",m,-,
~II
SI
UNIVERSIDAU
NACIONAL AUTNOMA
VE Mf:xWO
C) Cartulas de los Procedimientos.
Ejemplo:
e~~~a:~r
-i
S~CRETARA AD nNISTRATIVA __ DIRECCiN GENERAL DE I'ERSONAL __
. . __
. __ . __
. .
-f-. --'-1=:':>'
. _ -. -' l/.N.A.M.
~~~~
- -1 \5 -:
. I
0
MANUAL DE PROCEDlMIENTUS EN MATERIA DE ALlMI ISTRACI(N LlE PERSUNAL
- _._.
e e
u
:) .5cm. I ,
I
19. 5
e m
~ ~ ~ ~
M(JVIMIE~~rOS ATRAVF..5
UE FORMA
NICA
===-,--==::=
Abnl de 1'#93 ----
-t.,
..p5
L------------------------t--~,4.5
--------------~21~.~5~c~m~.----------------~~
52
lil!lA TECNWA
'ARA LA 1;IAUOkAClN
OE MANIfAIES
OE l'k()t'I~I)IMII;NT{)~
D) ndice, Ejemplo:
Objetivo,
Normas de Operacin 5.5 cm.
y Descripcin
Narrativa
de los Procedimientos.
_",-5.0:,-:---+
~ 2.5
-:._
-+---\--;--I
'JNjg~~:"' -. , ;.., I I
"f"
I
SECRt..-rARA ADMINI~-rRATIVA . .
DUU::CClN CENERAL
m: "F.RSONAI.
,,,,,...,, -z: ~====================='i1
l'Octk.""rs
U.N A M
tr-
I'ROCEDIMIENT()
-4----
-~========================~
IlE,'iCHI!>CIN NAIO(ATIVA AfTIVIIlA()
REEXI'EI>ICIN DE CREDENCIALES AL PERSONAL UNIVERSITARIO
o
N
EI""I\II.';AIIO
!lE LA VENTANILLA
IH~
2.
V",ifi .uc I(OS dato!! d.o la n.;bo de POCO.-ncspooda
---. ~ la !lh; de
--f--.
CI(I~II," NI "A LEo';
<.k>o.. .. ""nuo..'ln ,... . k.ible$ ,,'
I I I
6.5 cm.
. ~ <k""'I.01~1C:~ el R""itoode 1"'1.por (Ic~ II.cJl'Oll"ci6n", :!.I !'ii el l~bOIjador el I'Xibo .and,.. 'f'A"
'Tlf'O"\C
1-.;>
""'nI~
.'('101
P'). :li.en&c. le
"".1"""
el P"r.0 del de l~ LUj

..
I
I
16.5 cm.
n:ap:ti...., en I~ Vent~
1\l1I~ de Inforrn::<!
7.5 cm. 8.0 cm.
1_
ENCAK' ,AII()
t-u
LA Vl:.NI . Nll.l . IIh ~II.EIIl:.N~ 1. r.ex IJLOQtl:. sean k..,hb y
3.0 3.5 4.0 4.7
vc,ir . 'lI'" Iot .ht<'lS <k bo dQ..~-t6n "aco po< Ilcc~~ de kcr__ id(ln~.I
"fI-'
se: ano:..;c: el -1(""';00 Ik
:<ii ,,1 \ ... t-.ooj:ocJOI no ".:n~~ ~ .. , el .".';bQ .:o;>'_j>Olldie" .le.;'ldi~ . '1"" ruli"" ,,1 ratO del iHlpo",", .pc;..."1ivo "" l:I V(rluuti!~ de Inform.:.a de la 1l.t.;.P.
lR . 8AJ . UOIt 2.2 Ef. ~u. ,,1 PUlO "" la V", . o.niIlQde Info"'""'5 r "" I'r.o$Cnlllma:.varncme en I~ V"m~ niJIa de CrWc ... 1.os pQr\I. ':Rlt'Cpr ,,1 'Kt:<.-;bQ de f'a~o PO' Oc:redlO de R.::JlOl .in
53
UNIVERSIDAD NAClUNALAtfTI"NOMA
lE M8W'(I
El Diagramas
de Flujo de lo, Procedimientos.
Ejemplo:
2.0
c~l. =.
_PROCEDIMIENTO
REEXPEOICION DE CREDENCIALES UNAM AL PERSONAL UNIVERSITARIO 01R[C(JON GENERAL DE PERSONM DE CREOENnAlE'i
TRABAJADOR
EIKARGADO DE LA VENTANIllA
\1[111' le..
QUE
lOS r:E~~=~:...ll~: ce l" D.O,'.

''''lON O( ,...00
OUOS
1-
'-
-+1 ~[~~
., SOlIC'!" II[U,.[DICIOll
()[ ell[()CNe ''''L
~~~!~l~~ "IIECIIIO '011 OlIfCltOS 1)( II['OSICIDII"

I HOM LI[ ''''GO \110(111( F
1
t
'011 DEI ~[CI105 1)( ~[. l'O'HClOOl~ _ el
ercree
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"-[AL11A El , GO ~ 'IIESfl,rr..
'~[S[NTA H II[C I BO ~0:[~~~~1tO
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'JIlE AL eAJADOR UA~~C[LA IIILLA OE
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El eec 110 DE 'AOO AIlTE l" V[NTANlllA 1)(
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O.G.'.
I-
_ol"
N!CIII\lA II[CllIO'A.IlA VEeros O( COIiT~l O( INGflESO!o, lI(el80 '011 O( IIECHOS ()[ ~['051C1011 o
fOf\)lES.
f---~
SOLtCII" "l lRA&.JAOO~ VII'" I[;[NllfC"'C ION , \lE"'IF IC.~OO OUt COIIUS'ONOA
" [~l[,
10('"
I~ IC.oc 1011I
f--------------------------!-!---!,
Nota:
-tot
=1
cm.
En el caso de diagramas de tlujo extensos los cuales no Se deseen presentar en hojas por separado. se recomienda imprimirlos en hojas amplias y efectuar dobleces hasta igualar t!I tamao carta. otra opcin es realizar reducciones. cuidando que no se pierda la legihilidad del documento.
54
t;! 'lA
I Lt "i'W"/\
'AI(\
lA
1:L.AIII KA< '!<)N 1)1: MJ\Nt IAIJ:.')
1>1:I'kt Il 'UJIMILi'Tt
l~
F) Instructivos
de Llenado
Ejemplo:
S.5 cm 5.0 cm. 1.5
.,
H
I
i
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SEC~ETAHA AUMINISTH.\T1V\
-1
1
1
1.0
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UIHEC("Ir-o CEN~:KAJ. In: 'ERSO:"\'AI.
I'H( )CEI)I1\ll ENT() nE (;tJAHDEltI" ,',\J<TICtJI.AH
"t\(;O
E INSTKUCTIVO SOLlCITt)H nE 1.LENA!)() J)EL t'ollATo: OE CUAKUER" '\HTICULAK
IIE I'A(;O
-+1"_I"_,,,~ll... _"~15':'''_'C_,,_,\~1.0~11 _ ~
~1~3~o~o~~cm~.
DEBE \7'\oTt\KSE;
~_.
Ikl,~mkll,~' \ .,,,h.J'!,~,, . kn'~1 u.~l(.kr,-,"!>,'\1 >"I!."

;-':UI1l0" o.k "~I"'.J",nlC ... ,~' . "J'. llr .h...jo.u.x 1"''' lo IK;t' t'c~ h)n ~
t
Ii
n . -..u; No "" :,I>r,,\-':'Iur...,
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E" , .~"
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II"'AM.
55
UNIVERSIOAO
NACIONAL
AUTNOMA
DE ~.I':xICO
G) Separadores
Con la finalidad
debern utilizar
de localizar rpidamente cada uno de los procedimientos que integran el manual, separadores, los cuales se disearn de acuerdo con las siguientes indicaciones:
se
Debern ser elaborados en cartulina br istol de color blanco de tamao carta y cun pestaas de 1.5 cms. de ancho por 6 cms. de largo. Cada pestaa deber tener anotad u el nombre del procedimiento que se trate.
escalonadas
H) Encuadernacin
Con respecto a la encuadernacin,
se debern seguir las siguientes
indicaciones:
La colocacin En aquellos
de las hojas deber casos de anexos
ser en forma vertical,
incluyendo
los anexos.
elaborados
en forma hor izontal.
debern
colocarse con el encabezado
hacia la
parte interior
del documento. resistente.
Las pastas debern ser de tamao carta de material del documento y de la dependencia.
as como identificarse
con el nombre
Con el fin de facilitar la u ..:tualiz . rcin de los manuales, se sugiere presentarlos carpeta de argollas y en tornos de 150 hojas corno mximo para su adecuado vigilando en todo momento el trmino de cada apartado del manual.
engargulados o en manejo y consulta,
Es importante que los procedimientos se incluyan en tomos aparte.
correspondientes
a las Secretaras
y Unidades
Administrativas
56
carfA TCNICA
"ARA LA. ELAIM'>KArlN
VE MANUALES
VF. I'ROCEDIMJE.N'TOS
v
Las etapas a realizar son las siguientes:
METODOLOGA PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS
En este apartado se presenta una metodnlogfa, la cual tiene como propsito orientar al usuario sobre las etapas que se deben llevar a cabo para la correcta elaboracin o actualizacin de los procedimientos de una dependencia.
5.1 PLANEACIN DE LA INVESTIGACIN 5.l.1 DESIGNACIN DEL RESPONSABLE DEL PROYECTO
Se refiere a la designacin, por parte del Titular, de las unidades responsables de la elaboracin o actualizacin del Manual de Procedimientos de la dependencia; puede tambin tratarse de un comit que se integre exclusivamente para desarrollar esta actividad. Este responsable se encargar de la planeacin y coordinacin del proyecto.
5.1.2 INVESTIGACIN PRELIMINAR

Consiste en la recopilacin de la informacin para determinar el objetivo, alcance, profundidad y recursos disponibles para elaborar el Manual de Procedimientos de la Dependencia. A continuacin se relacionan algunas fuentes a las que se puede acudir para recopilar la informacin necesaria para Ia planeacion del proyecto:
57
11NIVEHSI!JAl> NACJONALAUTNOMA
DE MXU'()
Documentos Jurdicos y Administrativos de la Institucin tales como: Leyes. Decretus , Estatutos, Acuerdos, Oficios. Circulares y Memurandos. Esta informacin tambin puede servir de base para la redaccin de las normas de operuckin (polticas y reglas) de los prucedimieruus que se elaboren o actual icen. Informes de las Auditorfas aplicadas a 14:1 dependencia. con la finalidad en la elaboracin o actualizacirin del Manual de Procedimientos. Entrevista con el Titular de la Dependencia, con el propsito alcance y los recursos disponibles para llevarlo a cabo. de considerar sus recomendaciones
de determinar
la prioridad
del proyecto.
su
Entrevista con encargados de las unidades () reas responsables que integran la dependencia, para conocer las caractersticas y el nmero de procedimientos que se aplican en dichas reas. as COlnO para saber quines pueden participar en la elaboracin o actualizacin del manual. Gua Tcnica para la Elaboracin Personal. con el tin de consultar Manual de Procedimientos actualizar () a incorporar. anterior de Manuales de Procedimientos. emitida y seguir los lineamientos que establece. (en caso de existir). para identificar por la Direccin General de
cules son los procedimientos
Manual de Organizacin de la depemlencia para obtener cada rea responsable. conocer el tipo de activid.ules que
informacin
se realizan y determinar
sobre las funciones que desarrolla el alcance del proyecto.
Es importante mencionar que en el manual que se elabore () actual ice. s(lIo se deben considerar procedimientos vigentes, es decir, aquellos que operan actualmente. ms no as las propuestas de modificacin o las suposiciones de cm debera real izarse el trabajo.
5.1.3
ESTABLECIMIENTO DEL OBJETIVO PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE PROCEDIM1E TOS
Con base en la informacin recabada en el paso anterior. se establecer en forma clara y concreta. el objetivo que se pretende alcanzar con la elaboracin del Manual de Procedimientos de la dependencia. Para esta actividad Se debern tomar en cuenta los lineamientos de redaccin y presentacin establecidos en el punto 4.6 de esta Gua.
5.1.4
ELABORACIN DEL PROGRAMA DE TRABAJO

de esta etapa estar
El desarrollo
a cargo del responsable
"el proyecto
y consiste
en:
Establecer en orden cronolgico, hH.I.S y cada una de las actividades que se deben realizar para elaborar el Manual de Procedimientos, desde las actividades necesarias para integrar el equipo de trabajo que lo desarrollar, hasta las requeridas para obtener la autorizacin interna y registro oficial de la Direccin General de Personal.
58
(llfA TtCNU'A I'ARA lA ELAh()I{AI'IN I)E MAN!IALE.~DI:!!'k{K'UHMIENTO!')
Especificar las personas

se deben realizar.
(j
reas que se responsabilizaran

y a qu personas
de ejecutar o supervisar cada actividad, cmo
a cuntas
se investigara
Determinar
el programa
el tiempo que se estime necesario para realizar cada una de las actividades de trabajo, obtenindose as el calendario de actividades del proyecto.
que comprende
Asignar a cada una de las actividades los recursos humanos, materiales, financieros, tcnicos y de apoyo administrativo que se requerirn. Este punto est en funcin de los recursos asignados para el proyecto. Para facilitar la elaboracin del Programa que se muestra a continuacin. Ejemplo: de Trabajo, se recomienda utilizar una grfica de Ganu, corno la
I
.,,< _ '.'".
'l!~ lUn
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,,~ . z
ICOUU
I-"-'-".+----=-=---'-----'---.....:------'-----'----~ ""
E~II MIlO
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, _.u,.,ac,.,..' '".", ,... , "'"",,, ~""-Lle

~ .", .'O'IO(~ \10[ 10(0[0101"'" .",
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V
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" oco
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'n,o.o'
-LK '(Rk~..oo'vll"
59
! JNIVERSIVA[)
NAC'U )NAL AIITN()MA
DE MI?xU'()
5.1.5
AUTORIZACIN
DEL PROGRAMA DE TRABAJO
El Programa de Trabajo elaborado se presenta ante las autoridades de la dependencia con el propsito de que se conozca, autorice y proporcione el apoyo necesario para la elaboracin del Manual de Procedirnientos, en este sentido, se debern establecer los mecanismos de comunicacin interna (reuniones de trabajo, circulares internas, rnernorandos, entre otros), que sirvan para facilitar las actividades de investigacin.
5.1.6
INTEGRACIN
DEL EQUIPO DE TRABAJO

a las personas o reas que participarn en la realizacin del proyecto.
En este momento
Para la organizacin
se debe designar
de este equipo de trabajo.
se proponen
las siguientes opciones:
Que el proyecto se realice por un rea de apoyo tcnico Planeacion, Sistemas. etc.)
Que el
de la dependencia
(Organizacin
y Mtodos.
proyecto
se realice por cada una de las unidades o reas responsables que les corresponda,
de la dependencia
con los
procedimientos
bajo la coordinacin
de la Secretarfa
o Unidad
Administrativa.
Que el proyecto se realice a travs de una combinacin
de los dos casos anteriores.
Que el proyecto lo real ice una comisin temporal integrada por personal de cada una de las reas responsables de la dependencia, coordinado por la persona que designe el Titular de la misma.
Este equipo tendr como actividades:
Realizar la investigacin diferentes reas.
documental
y de campo
para
la integracin
de los procedimientos
de las
Redactar los procedimientos, para lo cual se debern definir y acordar sean necesarios para homogeneizar el lenguaje que se utilizar. la uniformidad documento definitivo. Verificar en el estilo de redaccin, la profundidad
con anticipacin
los criterios
que
del anlisis
y la presentacin
del
El responsable del proyecto, presentar el programa de trabajo a los integrantes del equipo. a efecto de disipar cualquier duda y contar con su colaboracin: asimismo, les explicar el contenido de la Gua Tcn 1 para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos, a fin de que conozcan los lineamientos y metodologa que se deben seguir para la elaboracin o actualizacin del manual.
60
;lA T(:t'NWA
I'A!<A Lo\ ELAlIO!<ACIN OE MANIIALES
DE "!<t)('EDIMIENTos
5.2
TCNICAS DE INVESTIGACIN DE I FORMACIN
PARA LA OBTENCiN
Simultneamente
a la elaboracin
necesarias para el levantamiento
del programa de la infurmacin
de trabajo se determinarn y disearn las herramientas documental y de campo; dichas herramientas podrn ser:
Investigacin Entrevistas. Cuestionarios. Observacin
documental.
directa.
5.2.1
INVESTIGACIN
DOCUMENTAL
Esta tcnica consiste en recopilar, relacionada con los procedimientos
seleccionar
disposiciones
analizar
11
los documentos actualizar,

C0l110
que contienen seran:
que se van a elaborar normativas
informacin circulares. oficios,
procedimientos
ya documentados,
que fundamenten
el trabajo que se realiza.
5.2.2
ENTREVISTA
Es una tcnica de investigacin en la cual a travs de la conversacin directa con el persunal involucrado, permite obtener informacin sobre las actividades que conforman los procedimientos. Este mtodo es til para reunir informacin de aquellas personas quienes tienen dificultad para expresar sus ideas u conocimientos por escrito o que nu disponen de tiempo para llenar cuestionarios. Las entrevistas se clasifican en dirigidas y no dirigidas:
al Entrevista
Esta tcnica
dirigida
consiste en que el entrevistador selecciona de antemano los temas relacionados con las
actividades
conversacin.
que
se
investigarn,
para
as
contar
con
los elementos
de referencia
para
dirigir
la
Para aplicar esta tcnica es necesario contar con una gua de entrevista en la que se plantean a xrOHO modo las dudas o temas de inters a investigar; el orden que debe seguirse es secuencial y el objetivo es obtener respuestas concretas.
61
IINIVERSIDAD
NAC"IONALAlrlN{)MA
I)E M8<U"(J
b) Entrevista no dirigida En esta tcnica se puede utilizar una gua de entrevista que no necesariamente sigue un urden preestablecido para obtener la informacin; la hilacin entre los temas surge espontneamente y tiene la ventaja de dar la oportunidad al entrevistado para explayarse adems de permitir al entrevistador profundizar sobre los temas especticos que tenga duda. En la aplicacin de esta tcnica se puede omitir la utilizacin de la gua de entrevista, siempre y cuando: el entrevistador posea un amplio conocimiento sobre el tema, los aspectos a investigar sean mnimos o se tenga la suficiente experiencia y habilidad para realizar la entrevista.
RECOME
DACIONES PARA LA REALIZACiN
DE ENTREVISTAS de la misma, por lo
El xito de una entrevista depende de la hahilidad del entrevistador y de la preparacin que se recomienda: Tener bien definido el objetivo de la entrevista antes de aplicar!a.
Determinar cules son los aspectos a conocer o aclarar e incluirlos
ordenadamente
en una gua de
entrevista. Ejemplo:
OBJETIVO DE LA E TREVISTA: Conocer como se realiza el trmite para la expedicin de constancias de trabajo para el personal extranjero. ASPECTOS A INVESTIGAR: Descripcin del trabajo Personal o reas que lu real izan Mtodos de registro y control Formatos que se utilizan y como se llenan Bases normativas de este procedimiento Tiempo en que se real iza el trabajo Estadsticas del volumen de trabajo
Concertar cita con el entrevistado informndole el asunto a tratar, esto con el fin de programar su tiempo y prepararse para la entrevista. De preferencia, llevar a cabo la entrevista en un lugar privado, evitando as las interrupciones. Comenzar la entrevista con algn comentario breve o de actualidad que motive a la persona sentir confianza para que se interese por la entrevista" 62
y le haga
(lilA
T(.. 'NI('I\ 1'/\kA
!A 1:1A!I(lkAt
'1c'lr-; I>E MANI 'ALF.') IH.: 1'1<{)('U>IM1ENTilS
Utilizar
un lenguaje
sencillo
que facilite
la comunicacin desviarse crticas
con el entrevistado, en entrevistado.
Guiar adecuadamente Saber escuchar,
la entrevista,
evitando de valor,
del tema o convertirse
no emitir juicios
o influir sobre las respuestas, importante para estructurar los procedimientos
Tomar notas de aquella no quedarse con dudas.
informacin
que se considere
Para verificar que el propsito obtenida con el entrevistado.
de la entrevista
se ha alcanzado,
es conveniente
corroborar
la informacin
5.2.3 CUESTIONARIO
Es un documento que contiene una serie de preguntas ordenadas obtiene informacin sobre un rema o asunto en parricular. 1'lgicamentt:!, a travs de las cuales se
En este caso se trata de cuestionarios que se aplican a las personas involucradas directamente en la realizacin de un trahajo determinado. por lo que es necesario que el contenido de los mismos, comprenda aspectos especficos sobre los temas {\ asuntos relacionados con el trabajo del cual se desea obtener
informacin .
De acuerdo
L':O!l
la ampl itud que se desea obtener
en las respuestas,
los cuestionarios pueden
ser:
al De respuesta abierta Es aquel cuest ionario que da al encuestado y profundidad que desee. l ihertad para que proporcione sus respuestas con la ampl itud
b) De opcin mltiple"
respuesta
cerrada de
En este tipo de cuestionarios, cada pregunta que se formula va acompaada de dos {} ms opciones respuesta, por lo que el encuestado estara Iimitado ti responder a s\lo una de ellas. cl Mixtos Estos cuestionarios son una combinacin de los dos tipos anteriores, que se necesita investigar con diferente grado de detalle,
Se disean en funcin de los aspectos
RECOMENDACIONES Las preguntas debern
PARA LA ELABORACiN adecuarse
DE CUESTIONARIOS que se desee obtener del entrevistado.
al tip" de intorrnacin
La redaccin deber ser clara. sencilla y directa.

63
UNIVERSIDAU
NACIONAl. A!rNOMA
IJE MfXI('()
Las preguntas debern formularse de manera que no sugieran la respuesta. Cada pregunta deher limitarse a una sola idea. Las preguntas debern ordenarse de acuerdo con las necesidades de informacin del estudio. Deben agruparse todas las preguntas de un mismo tema. Evitar el empleo de trminos ambigos. tcnicos
O
poco usuales.
Se debern incluir preguntas que investiguen las actividades que se realizan cotidianarnente (diarias); con
cierta periodicidad (dos veces a la semana, semanal, quincenal, mensual); en forma espordica (ocasional,
temporal y eventual).
Ejemplo;
CUESTIONARIO
MIXTO
l. 2.
Con qu nombre(s)
SI;!
conoce al procedimiento
que: se analiza? corno parte de este procedimiento e indique el rircn o
Describa con detalle qu acrividndcs se realizan cotidnnnmcntc puesto qlJ(; ejecuta cada actividad. Qu actividad (es realiza cotidinnumcntc
3.
y cual (es) cspordicnmcntc'
Cuent:l con algunos de los siguicllles documentos que !tI oriente c{mll se rcahza el procedimiento?
( ) Manual de Organizacin ( ) Manual de Procedimientos ( ) Manual de Pclicus ( ) Manual de Operaciones
( ) Otro
5.
_
IlI)fIIHlS
Se cuenta con documentos en los que se cstnblezcun las
de operacin
que regulan este procedimiento?
) Si
) No En 6.
C:lSO
afirmativo Cules son?
_ procedimiento?
Exislen instructivos de llenado para los formato que requiere el
) Si
) No En caso afirmativo 7. Anexe a este cuestionario los formato e instructivos
i.Cule.~ son?
requeridos para el procedimiento.
64
(UIA TrN1CA
I'ARA I.A ElAHORAC1N
DE MANUALE.'i
UE 1'l<uCEIJIMIENTo.')
5.2.4
OBSERV ACIN DIRECTA
Este mtodo permite obtener informacin que no se consigue a travs de otros medios y consiste en acudir al lugar de trabajo para ver y analizar crnc la(s) personas) realiza(n) su trabajo; su adecuada aplicacin facilita adjudicarse de informacin importante y fidedigna para complementar o corroborar la informacin adquirida por otros medios. Para utilizar esta tcnica de manera objetiva se sugiere que el investigador aplique las siguientes normas: Antes de comenzar la observacin sobre el rea de trabajo, se debe tener bien claro el objetivo as como el contexto de las actividades a estudiar. Preparar un formato de registro donde se anotarn las actividades de las personas, la fecha y lugar donde se real izar la observacin.
Colocarse en una posicin que le facilite la ubservarvacin, sin interferir en la actividad LId trabajador.
Registrar lo que observe en el momento en que ocurren los hechos. Las notas deben ser revisadas lo antes posible con objeto de anotar en ellas las correcciones y adiciones
necesar.as.
Es importante sealar que independientemente del rnetodo de investigacin utilizado, deben estudiarse los hechos y no las opiniones, no hay que confiar en la memoria y ser objetivos con la informacin recabada.
5.3
ANLISIS DE LA INFORMACIN
El anlisis de la informacin constituye una de las partes ms importantes del estudio de procedimientos ya que para su adecuada elaboracin o actual izacin se requiere realizar un examen detallado de la informacin recopilada en el levantamiento de informacin documental y de campo.
El anlisis consiste fundamentalmente en estudiar cada uno de los elementos de informacin 1I grupos de datos a fin de someterlos a un examen crtico que. a su vez. permita conocer en todos sus aspectos y detalles
las actividades que componen un prucedimiento.
6S
IINIVEkSlllAD
NA('IONALAIJTNOMA
DE Ml~j{'{J
El proceso de anlisis abarca la siguiente
secuencia de pasos:
Conocer
el hecho o situacin
que se anal iza,
Describir
ese hecho u esa situacin. con el fin de conocer todos sus detalles y aspectos. cada elemento o componente del hecho.
Descornponerlo Examinarlo
Depurar Ordenar Definir conjunto, Un enfoque eficaz la
critica mente y comprender informacin innecesaria.

de acuerdo que operan
cada elemento las relaciones
con un criterio entre
de clasificacin.
considerado tanto individualmente como en
cada elemento
en el
momento
del anlisis
de
los datos
es responder
a seis
cuestionamientos
fundamentales
que resuman los aspectos de un procedimiento.
La
sucesin de preguntas que se emplean
para el analisis
son las
siguientes:
QU TRABAJO
SE HACE?
Se
cuestiona cumplimiento
sobre acerca
de las actividades de un trahajo determinado.
se llevan
cabo para el
QUIN
LO HACE?
Se refiere
desarrollo
de un
a las unidades responsables procedimiento

los mtodos en que han se
que
intervienen
en el
CMO SE HACE?
Se debe! indagar sobre un trabajo
la
forma
dependencia.
Tambin
y tcnicas aplicados para realizar sido adoptados y adaptados en 1" interroga acerca de los equipos e instrudel procedimiento.
mentos que se utilizan
en el desarrollo
CU
DO SE HACE?
Se refiere a la informacin
sobre la periodicidad
trahajo, as como resultados de una DNDE SE HACE?
a los horarios actividad.
tiempos
y secuencia del requeridos para obtener
Se refiere a la departamental
llevan l caho las actividades
izacin
o reas de trabajo
donde se
que se analizan.
POR QU SE HACE?
Se pretende
conocer
con mayor
detalle
las actividades
que integran
un procedimiento,
con el objeto de justificarlus
de sta manera
entender
la lrigica del trabajo.
A continuacin se presenta un cuadro en el que se ejemplifican
los cuesuonamienros
antes sealados.
66
(UfA TE('NICA
I'AKA IJI ELAl1C.lKA((lN
DE MANUAU:'S
UE I'KOCl:.llIMJENTO,")
PROCEDIMIENTO:
QU SE HACE'
REEXPEDICIN
.QUIN LO
HACE?
DE CREDENCIALES
.CMO SE HACE?
AL PERSONAL
DNDE SE HACE'
VENTANILJ.J\
UNIVERSITARIO.
OBSERV ACION ES
CUNDO SE HACE'
AL MOMEI'TO EN QUE [1. TI<AIINA IIOR LO .~JLI('ITE,
SE ATIENDE AL PER!;UNAL UNIVERI>1TAKIO QUE ~LI C1TE LA ItEF.J(PE[)J('IN [lE

~11
ENCAM(,Allu
01: lA DE
VuNTANILLA CRE!>Er'WIAl.E!-;
INIIWANIH) lA l.JOCUMEN TM'I()N NECE.<;ARIA PARA EL TR','ilTE ("ONIo1}.TENTE EN: LTIMO TAl.~jl'l
I<E(:1800E 1',0.00
['E
CRElJEN('IALE,'> ('E LA [1(,1',
(;REDEI'(;IAl.
os
1',0.00
POR !llORE
eH'J,~ OE
REI'O.'o'Of)N
NOMIlRA'-IIENTO, COPIA EN ('A,.'OO I>E !-;ER TRA8J\JAOOR A('ACI~I co. EN EL ('A.~) na QUE EL TRA IIAJACIOR YA CLIENTE CON U'. [}')(:UMENTACI6N, 1010 LE SOLICITA MI~A. SE REVISA LA Of)CUMEI'< TACIN !lEL INTERf.S.4.UO ENCAkGAl)O
OE QU E
ENTREGUE
U'.
EN EL M()MENTO QUE EL TRAJINA OOR ENTREGA lOS OVfTOS. VENTANILLA (;RElIEI'(;IALES
W\
LA
VENTANILLA CKEOENC1Al.E.<;
ue
VERJI:1CANI)() QUE LOS OO ClJME.,ITOS SEAI,I I.E('18LE.<;,

'JUE
DE
ue
.POR QUE SE HACe! PARA VERIF('AR VUE EL 11', TERE.'iAO( E.<,TE VIGENTE EN t'I<JMINA Y QUE SE flAYA INGRE.<;A,IIu EL IMI'ORTE DEL 1',0.(;0 W\ ('RE[IEN
EL TALI'l PAC CI). RRE.~I'ON(JA A LA LTIMA !,JlIIN('ENA Y QUE SE ANEXE "I<E<.:IIIO OE !'ACO I''OR DE, REf'lt().<; OE IIEf'().<'1nN".
ne
1I0J',
ue
('IAL,
2. ,
ss
PAGA EL IMPORTE LA CREDEN(;IAl.
DE
TRASA1AlJOR
AC\II>IENIIO A U\ VENTANI LLA /lE INFORMES PARA REALIZAR EL I'AGO,
CUANDO SE LO [N DIQUE EL EN, CARC;. 1l0 IIE LA VEt'lTANILLA [H, CRElJE/'I(IALE.<;
VENTAI'o'lLLA INFc)RMf..<':
DE
aTO sot,o SE HACE CUAl' 00 EL TRABNAUOR NO E.~
oa I'UEVO II'GREStI Y AJ. MOMENTO 010 l.J\ ENTRE('A

lIE LOS lIu('llMENTOS AI' 1'10 SE HA REALrA1)() EL I>A(~), VEr-<TANILLA DE ('I(EJlENf'lALt;..'> I>L LA II(;J>,
!)'E PE(;A FOTO(;RAFIA DEL TRAlIAJAl'<)1< El' LA ('RE IIENClAl.
EN('AR(,AIIQ
'E U'. 'b
VENT,'\NILLA CItEIIENnAl.E.<o;
VI(alANO') SU ("ORRITTA n)L.)f'A( 1,)1'1 't' AI'III:..<;I<JN El' EL F'JI!.MAT')

[110 ('1110
UNA ~),~
V;Z IMI'Rf. L').<': !lATo)'"
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DEL TltAlIAJAlIuR EN :'1KM . :r.)
el.
lIE ('Rf.['ENCJAi. SE AUTORIZA ClAl.

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JEFE DEL TAMEI'HO VJ("I(~
111:
IIEI'AI( SEI!
ENTREGANIICJ Al. JEf'E flEPTU. LA ('REUEtWIAl.

Rrt('AfsANtlO FIRMA
na.
y
C'UANlIO ('AIWAUO
El. EN 01: U'. !.<J
JeFATURA lJEPTU, ('If),~
lIEL
I'E SERVI
TuRJ~AC'I<J1'
!.lE Al! IONLA MISMA..
VENTANILLA SULWITE,
Una vez concluido el anlisis se deber depurar la informacin con el objeto tle eliminar la que corresponda a otro tema o que es innecesaria para la elaboracin o actualizacin de un procedimiento; terminado sto, se deber clasificar la informacin de acuerdo a su naturaleza para poder integrar cada uno de los procedimientos. Se sugiere llevar el siguiente orden para la integracin de cada uno de los siguientes apartados: Nombre Diagrama Descripcin Formas Normas Objetivo del procedimiento de flujo narrativa
requeridas de operacin (polticas
y reglas)
67
IJNIVER.~llJAD
NM'IONALAUTNOMA
VE MXU"O
Cuando ya se tienen integrados los procedirnientos, cabe la posibilidad de que se presenten dudas o se detecte que falt obtener informacin Ante esta situacin se considera conveniente acudir nuevamente con el personal que la proporcion para hacer las aclaraciones pertinentes. Nota: Existen apartados que se pueden realizar simultneamente o cambiar el orden propuesto, dependiendo de las habilidades del personal encargado de elaborar o actualizar los prucedirnientus.
5.4
ESTRUCTURACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
En esta etapa se presentarn y redactarn los procedimientos, se disearn los diagrarnas y se elaborarn los instructivos de los forrnatos conforme a los "Linearnientos para la integracin de procedimientos" que se encuentran en el apartado 1II de esta Gua Tcnica. Es muy importante que exista uniformidad en el estilo de redaccin y diagramacion de dichos procedimientos, para lo cual se recomienda r evisarlos detenidamente y en su caso, realizar los ajustes necesarios. De esta forma cada procedimiento estar integrado por:
Cartula
ndice Objetivo
de identificacin
Normas de operacin Descripcin Diagrama Anexos narrativa
de flujo
5.5
ESTRUCTURACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

los procedirnientos de la dependencia, se debern desarrollar los siguientes
Una vez elaborados todos apartados del manual:
Cartula
del Manual
Introduccin
Glosario de los trminos u palabras que aparecen en los procedimientos
68
(lIfA TCNICA PARA LA ELABORACIN OE tANUAI..ES OE PKOl"EOIMJENTOS
Personal que intervino Directorio Contenido de la UNAM y de la dependencia
El manual de procedimientos deber quedar ordenado de acuerdo con lo establecido en los "Lineamientos para la Integracin del Manual de Procedimientos" que se encuentran en el apartado IV de esta Gura Tcnica.
5.6
VALIDACIN
Cuando se haya concluido el manual, es necesario presentarlo a los Jefes de las reas responsables y personal involucrado para sorneterlo a una rigurosa revisin final; lo anterior, con la finalidad de verificar si la informacin contenida en el manual est completa y corresponde a la realidad. Asimismo, esta revisin permitir comprobar que no existen incongruencias o imprecisiones. Si el rea responsable
debern ser consideradas
manifiesta
observaciones
con respecto
al contenido
de lus procedimientos,
pertinentes.
stas
en su caso, efectuar
los ajustes o modificaciones
5.7
AUTORIZACIN INTERNA Y REGISTRO OFICIAL DE LA DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL
Finalmente, el manual de procedimientos definitivo deber ser sometido a la consideracin del Titular la dependencia para su autorizacin. Hecho sto se deber enviar un ejemplar a la Direccin General Personal a efecto de solicitar su revisin, dictamen tcnico y asignacin del registro oficial.
de de
Cuando se reciba en la dependencia el dictamen aprobatorio de la Direccin General de Personal se proceder a su reproduccin y difusin a las reas responsables encargadas de aplicar los procedimientos descritos en el manual. Asimismu, se har llegar un ejemplar a la persuna o rea responsable de su custodia dentro de la dependencia.
69
UNIVERSIDAD
NACIONAL
AUTNUMA
DE MX!C()
GLOSARIO DE LA GUA
A ACCIN Se aplica para establecer divisiones de trabajo o para distinguir actos especializados.
O
diferenciar
AUDITORA
Tcnica que tiene por objeto la comprobacin, modificacin y evaluacin de actividades, mediante la investigacin u observacin de hechos y registros. Frecuentemente va acompaada de un adjetivo o de una frase descriptiva que indica el propsito y tipo de auditorfa. Examen constructivo y comprensivo de la estructura de una institucin, en cuanto a sus planes y objetivos, mtodos y controles, su forma de operacin asf de sus recursos humanos y ftsicos. Proceso de sustitucin del trabajo humano por mecanismos, mquinas y sistemas automticos que son regulados sin la intervencin directa del hombre.
AUDITORA ADMINISTRATIVA
AUTOMATIZACIN
e
COROLARIO Proposicin que se deduce de lo demostrado anteriormente.
CONCATENAR
Accin que consiste en unir entre sf dos o ms elementos.
DESCENTRALIZACIN
Traslacin de parte del poder o de la autoridad, a unidades que siguen perteneciendo al mismo todo organizado. El propsito de la descentralizacin es el cumplimiento de los fines, gracias a una mayor y relativa independencia. Proceso que implica la transferencia de funciones a organismos con personalidad jurfdica y patrimonio propios, asf como autonoma orgnica y tcnica. Forma de organizacin administrativa que se integra con rganos a los que se les encomienda la realizacin de determinadas actividades y que no pierden la relacin jerrquica con el rgano central.
DES CONCENTRACIN
70
ESTUDIO TODOS
DE
M-
Registro y examen cricn. sistenuitico de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo un trabajo. como medio de idear y aplicar mtodos ms sencillos y eficaces y as reducir los costux.
EFICACIA
Capacidad para cumplir objetivos establec! . los.
en el lugar. tiempo,
calidad y cantidad.
las metas y
EFICIENCIA
E:- el logro de
11l~
ohj.!tivo:-. al menor
Ctl~tll.
GlIA TI~CNICA
Ducumeutu que contiene la Illc[lldtdog:t. I,\s insuucciunes y la informacin esencial para dirigir ti urientar la I.:!ltlhoracit)1l de diversos tipos de documentos tcnico .ulministrutivo.
INSTRUCTIVO
Documento dades.
que contiene
lineamicntus
especfficos
rara realizar
unu onuis
activi-
LlNEAMIENTO
Directriz que establece lo!-- lmite!' dentro de los cuales hall de realizarse actividades. a~ como 1;ls C<1r;lctl!r:-.tica~generall!s que stas deher.in tener
Ias
MTODO
Es la manera que se :tdopt;1 para obtener 1<1 mayor eficiencia posihk
llevar a cabo un procedimiento. en su ejecucin.
l fin de
71
UNIVER'iIDAIl NACIONAL
AUTNOMA
UE M8::J('O
METODOLOGA
Disposicin lgica de los pasos tendientes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un anlisis ordenado.
PLAZA
Unidad o posicion individual de trabajo que no puede ser ocupada por ms de un empleado a la vez y que tiene una adscripcin determinada. De esta manera, puede entenderse como el conjunto de labores y responsabilidades asignadas en forma permanente a un s610 empleado en determinada adscripcin.
PUESTO
Unidad de trabajo especfico e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deben realizarse y aptitudes que debe reunir un titular, en determinadas condiciones de trabajo.
TCNICA
Procesamiento que la investigacin cientfica o la experiencia han comprobado que es eficaz para alcanzar determinado propsito.
TRMITE
Proceso que sigue un documento
o asunto, desde su recepcin hasta que se
concluye su atencin.
u
UNIDAD SABLE RESPONEs una rea acadmica u administrativa orgnica de una dependencia. que se identifica dentro de la estructura
72
tlA
Tt('NII'A
('ARA LA ElABOkAn(N
!lE MANUAu:.c; DE PROC'EDIMIENTQS
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Secretara
de Comunicaciones
y Transportes,
GiL""rio de trminos administrativos.
Mxico,
1984.
73
UNIVERSIDAl>
NACIONAL AUTNOMA
DE M8clCO
PERSONAL QUE INTERVINO EN LA ELABORACION DE LA GUA TCNICA

AUTORIZ Lic. ngel Trujillo Negrete Director General de Personal
RESPONSABLES
Lic. Fernando Snchez Sandoval Subdirector Tcnico

Lic. David Garca Rosales
Subdirector de
trativos
Estudios Adminis-
COORDINARON
Lic.
Luis Sarmiento de
Castillo Pro-
Coordinador yectos
Estudios y
Jefe de
Lic. Federico Luna Milln Depto. de Asesoras
REVISARON Y ELABORARON
Lic. Fe! ipe Fernndez Mercado Jefe de Depto. de Proyectos l Lic. Jorge Arias Gonzalez Analista Lic. Enriqueta Lpez Chavarra Aux il iar Martn Caldern
Segura
Secretario Lic.
Analista
MECANOGRAFIARON
Srita. Guadalupe Prez Garcta Secretaria Srita. Silvia Torres Rnjo

Secretaria
74
Dr. Jos Sarukhn

Rector
Dr. Francisco Barns de Castro
Secretar
jt
General
Dr. 'salvador Malo Al varez Secretario Administrativo

DI'. Roherto Castan Romo
Secretario de Servicios Acadmicos
Lic. Rafael Cordera Campos Secretario de Asuntos Estudiantiles

Lic.
Fernarulo Serrano
Migalln
Ahogado General Lic. Angel Trlljillo Negrete Director General de Personal
LA PRF"SENTE
PUUUCACION FUE IMPRESA EN: SISTEMAS E IMPRESOS PLAYA TECOLlfll.A 46<) REFOR.\1A IlT,\CCIIIUATL CON UN TlRAJE DE I.OCO EJEMPI . \RES. MEXICO. JULIO DI:. 1<)<)1
ELEMe
$.A. DE e

GT para La Elaboracion de Manuales de Procedimientos

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GT para La Elaboracion de Manuales de Procedimientos

Caricato da

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO SECRET ARA ADMINISTRATIVA

DIRECCIN GENERAL DE PERSONAL

GUA TCNI CA PARA LA ELABORACIN DE MANUALES

Primera Edici6n: Enero de 1994 Primera Reimpresi6n: Julio de 1994 DR.

1994 Universidad Nacional Aut6noma de Mxico

TrTSWA I'AIV\ L.AEL.i\I\CJRACl, IlE MANUALES [le "K()(UHMII,NT().)

GENERALES PARA LA ELABORACiN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

2.1 2.2 2.3

BSICOS DE LOS MANUALES CONTENER DE PROCEDIMIENTOS LOS MANUALES DE

ELEMENTOS QUE DEBEN PROCEDIMIENTOS

DEL PROCEDIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE OPERACIN NARRATIVA DE FLUJO DEL PROCEDIMIE TO

DESCRIPCIN DIAGRAMAS ANEXOS

4. J 4.2 4.3 4.4

CARTULA CONTE DOCUME

'IDO DEL MANUAL TO DE APROBACIN DE ACTUALIZACIN DEL MANUAL

DOCUMENTO INTRODUCCIN OBJETIVO

4.10 DIRECTORIO 4.11 L1NEAM1ENTOS PARA LA PRESENTACIN PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DE

METODOLOGA PARA LA ELABORACiN PROCEDIMIENTOS

.:).1 PLA:'-JEACIN 5.2

DE LA INVESTICiACIN PARA LA OBTENCIN DE

TCNICAS DE INVESTICiACIN INFORMACIN ANLISIS DE LA INFORMACIN

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

ESTRUCTLJRACIN ESTRUCTLJRACIN y ALlDACIN

DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

AUTORIZACIN INTERNA GENERAL DE PERSONAL

PERSONAL QUE INTERVINO TCNICA

Considerando Iineamientos la Secretara dependencia la circular

la irnpnrt.mcr.. de operacion Aclminr-rr.u elabore

el que I,I~ dependL!llcl;l, funciunamicntn \'dci()n,t! manuales Autnoma

que: regul;1Il el .ulecu.ulo

de las ,reas 1) unidades de: ~kxico

que las integran.

rva lit: 1;1 l ruvcrs ul,l

11;1cstahlecido qUe [(Ida adminixuat ivos . Conforme

06/93. emitida t'1 diI ::!I) de 111;11"711 dt.: Il)t>.l,

p.ir.: 1,\ EI;\h(lr,\cilll

qUL' deben tecnic.r.

de prllLt'd;~lielllll\. \ re\ I''tlll 1IIili;\dlh

de 1't.:r'I'!I;!1 en CU,IIlI(l ,11.1 .1'L'Sllrl.l se e\plicdll (Illll(l 1"" ctlllcel)ltlS h.lsictI.'

(1,lr;1 I;I~ dependenrias los procedimicnn

I),\r.\ 1;\ l nvt ittn iu , de tener

,\~ corno la impnrtancia. completamente y en forma

~e ex pl ic.ui Il)S I ine.unientos iluslr;uldll medi.uue

1;\ t'<lI'Ill:1 de diseriar

Finalmente actual izucin

se pre:..ell(;\ de! manu.il al usu.uio

gener;tI. de! manual

plldr;\ seleccionar de procedimientos

e! 11 11\:-1t'llldS l/UL' il' gUt:1l t'1l 1;ls ;1c'livid;ldt!~

PM;\ 1;1 el.iboracin

las dependencias sus Manuales

LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN O ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

planeacin, metodologa proced i 111 i ent, is.

por lo que se recomienda

"A( !ONA!. Al 'TO"( lMA

CARACTERSTICAS DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Manual de Organizacin. Bienvenida, etctera.

de Procedimientos interrelacionados que pueden

que se realizan para la ejecucin

Operacin Cada una de las acciones fsicas () mentales Ejemplo: La actividad

por las siguientes

Trahajador, Beneficiario, Estudiante. Encargado de la Ventanilla. Unidad Administrativa () Secretara

etctera. Administrativa. Departamento de