CMO OBTENER LA MEJOR INFORMACIN EN UNA ENTREVISTA DE SELECCIN?

Carlos Aguilera Muga 1.- Importancia y alcance del tema.

La entrevista es la herramienta ms utilizada en los procesos de seleccin de personal en las Empresas, a pesar de que los textos especializados dicen que posee escasa utilidad para proveer informacin vlida y confiable, que permita predecir el desempeo futuro. Una de las razones por las cuales se sigue utilizando se parece a la lgica con que los conductores descuidados miran los avisos que recomiendan no beber y manejar al mismo tiempo: Es que yo s s cmo hacer una buena entrevista, a mi no me pasa lo que al resto. Es como decir los otros pierden el control con el trago, yo manejo mejor. Lamentablemente, nos enteramos que estamos equivocados cuando es muy tarde, cuando contratamos a la persona inadecuada o cuando tenemos un accidente. Con una mano en el corazn debemos cuestionarnos: somos buenos para hacer entrevistas de seleccin? Sabemos qu preguntar? Cmo podemos estar seguros si nos estn diciendo la verdad? Cmo hacemos para sacar conclusiones de lo que el postulante nos dice? Tenemos claro lo que estamos buscando?. Si bien es cierto que existen muchos profesionales que cuentan con un entrenamiento especfico en tcnicas de entrevista, como es el caso de los psiclogos, incluso en su situacin, no siempre el enfoque que utilizan es el ms adecuado para obtener la informacin necesaria para tomar decisiones de seleccin. Este breve artculo tiene como propsito proveer una pauta para quienes quieren ordenarse mejor antes de realizar una entrevista de seleccin. No pretende dar cuenta de todos los problemas que presenta esta tarea, ni tampoco intenta sustituir a un buen entrenamiento en tcnicas de entrevista. Al finalizar la lectura Ud. tendr algunas ideas acerca de cmo mejorar su propia forma de entrevistar, no espere transformarse en un especialista ni tampoco obtener un 100% de eficiencia predictiva a travs de la entrevista despus de leer este artculo. Recuerde que un proceso de seleccin debe considerar tambin otros instrumentos y herramientas para ser verdaderamente efectivo y eficiente en anticipar el desempeo futuro de una persona.

2.- El xito de una entrevista se asegura antes de la entrevista.

Cree Ud. que somos buenos improvisadores? Probablemente la respuesta es afirmativa, por lo que vale la pena preguntarse tambin Y esto es bueno?. Entonces, la respuesta pasa a ser condicional. Depende. Y esto no es un truco psicolgico. A veces, cuando se necesita creatividad, respuestas rpidas y originales, o cuando no hay una experiencia previa que seale un camino adecuado, la improvisacin puede ser una gran ayuda. Pero otras veces no, cuando se requiere reflexin, focalizar en un objetivo, concentrar esfuerzos, andar por un camino seguro. En estos casos la improvisacin puede ser una debilidad, una traba o un riesgo innecesario. Es preferible entonces la planificacin adecuada, invertir tiempo en prepararse para asegurar resultados exitosos. La entrevista de seleccin corresponde a este ltimo tipo de situaciones: no hay nada peor que entrar a una entrevista sin siquiera haber mirado el curriculum del postulante o haber reflexionado acerca de lo que uno anda buscando. En este caso, la improvisacin puede que le ayude a dejar una impresin ms o menos positiva de Ud. en el otro (si lo hace bien), pero no le asegura, de ninguna manera, obtener la informacin que Ud. necesita... si no sabe lo que anda buscando, puede obtener cualquier cosa y concluir que es suficiente. Planificar una entrevista es relativamente simple y no debiera tomar ms de algunos minutos: Uno debera haber ledo el curriculum del postulante y anotado las dudas que le surgen a. Debe haber hecho un punteo de las cosas que necesita saber acerca del candidato: su historia educacional y laboral, sus xitos, la forma como ha enfrentado fracasos, su motivacin por la empresa y el cargo. Habitualmente esta informacin contiene la mayor riqueza de la entrevista y permite concluir acerca de la idoneidad del postulante, aunque a veces puede complementarse con informacin ms personal acerca de origen familiar y otros aspectos de la vida actual. b. Debe haber decidido qu le va a decir al candidato acerca del cargo y de la Empresa, cuidando que no se transforme esto en una accin de venta de ilusiones. Esta es una importante parte de la entrevista de seleccin que a veces se omite, quedando a veces el postulante con una psima impresin de su entrevistador y de la organizacin a la que postula. c. La parte de la entrevista que mayor relevancia tiene en la etapa de preparacin es la definicin de los objetivos: qu necesito saber?. Esta definicin tiene que ver con informacin acerca de las competencias que espero encontrar en el postulante y la

forma de obtenerla. A continuacin se presentan algunas sugerencias al respecto, para obtener informacin ms precisa y segura.

3.- Aspectos claves de la entrevista. Qu hara Ud. si se encontrara solo, en un globo aerosttico, que est perdiendo aire, en medio del desierto? Y si el globo estuviera cayendo en la jungla africana? Trate de contestar estas preguntas y despus cuestinese: est seguro que eso es realmente lo que hara? Conoce la respuesta correcta? Con qu criterio eligi su respuesta? Dara la misma respuesta si estuviera en un concurso en la televisin que si estuviera en un curso de entrenamiento de supervivencia? En la entrevista de seleccin hay que tener en claro una cosa: preguntas hipotticas producen respuestas hipotticas. Si el postulante no ha estado nunca en la situacin que le presentamos, lo ms probable es que su respuesta sea lo que l piensa que el entrevistador quiere escuchar. Nada nos asegura que si le preguntamos cmo enfrentara a un cliente difcil?, su respuesta sea verdaderamente un reflejo fiel de su conducta ante tal situacin. Qu es un cliente difcil para el postulante? Qu cree que significa enfrentar para su entrevistador? Cul es la respuesta socialmente correcta? Estar dispuesto a decir lo mando a ...? Este problema se resuelve haciendo preguntas que estn referidas solamente a eventos que realmente le hayan sucedido al postulante, por ejemplo: Cunteme una ancdota de cuando ha tenido que enfrentar a una persona enojada, Dgame qu ha hecho cuando alguien le ha planteado un problema que no ha estado en sus manos resolverlo. Esto no evita que el postulante mienta, pero lo centra en situaciones que pueden ser sometidas a un cuestionamiento lgico: Por qu eligi esa alternativa de solucin?, Qu efectos tuvo sobre el otro? , Cmo reaccion la otra persona?. Es menos probable que el candidato sea capaz de armar una historia absolutamente coherente si no la ha vivido, aunque algunos psicpatas lo hacen casi artsticamente y por ello que es necesario ir ms all de la entrevista. El segundo aspecto que tenemos que tener presente en la entrevista de seleccin es que frente a nosotros tenemos el mejor comportamiento que el postulante es capaz de exhibir en condiciones de evaluacin. As como uno se viste para ir a una entrevista, tambin elige las mejores respuestas que cree que debe presentar. Perfectamente se puede deducir que el rendimiento de esa persona bajo presin no ser mejor que lo que

estamos observando. Sin embargo, no pocos entrevistadores de buen corazn piensan para sus adentros Est nervioso solamente, cuando se relaje va a actuar sin problemas y va a llegar a rendir muy adecuadamente. Por lo menos, en lo que se refiere a habilidades de comunicacin, presentacin de ideas, elaboracin de respuestas a problemas o bsqueda de alternativas creativas a preguntas, el comportamiento del postulante en la entrevista de seleccin es una muestra seleccionada de sus mejores conductas. Un entrevistador bien entrenado y alerta puede hacer un excelente pronstico de habilidades interpersonales, conduccin de equipos o capacidad de planificacin y ordenamiento de ideas a partir de la observacin del desempeo de una persona en una entrevista. Esto implica no tan slo estar atento a qu cosas dice, sino tambin al cmo las dice. Y si bien el entrenamiento requerido para leer el comportamiento no verbal es algo complejo, es til seguir la recomendacin de mirar la conducta del postulante con el criterio antes sealado: est presentando su mejor cara.

4.- Caractersticas generales de una buena entrevista.

Adems de los aspectos de preparacin antes sealados, hay cuestiones que deben tenerse en cuenta a la hora de organizar una entrevista. Para tales efectos, es bueno considerar a cada postulante como un cliente potencial, de ah entonces que debe tratrsele con respeto y consideracin. Este es un principio fundamental. La entrevista debe ser realizada en un lugar adecuado, es decir, donde el postulante y el entrevistador puedan conversar sin interrupciones. Idealmente, el lugar debe corresponder a la realidad de la Empresa, con el propsito de emular las condiciones de trabajo lo ms realistamente posible. Definitivamente las entrevistas en lugares pblicos son las menos recomendables. Con respecto a su duracin, una buena entrevista se puede realizar en una hora, una entrevista que dice no hay inters se ejecuta en quince minutos. Dos horas es una extensin razonable si hay ms de un entrevistador, como es el caso de las Empresas familiares, donde es recomendable que participen en la entrevista todos aquellos miembros de la familia que estarn en contacto directo con el evaluado, ya que as se asegura homogeneidad en la recoleccin de informacin y al mismo tiempo se pone al candidato en la situacin real que deber enfrentar en su vida laboral cotidiana.

Hay quienes se inclinan por hacer de la entrevista un pequeo acto de poder (tu futuro est en mis manos, plebeyo!), por lo que tienden a transformar la situacin en una suerte de interrogatorio. Es necesario recordar que los buenos candidatos tienen algo que uno quiere obtener de ellos, por lo tanto, la idea no es asustarlos ni generarles una mala imagen de la Empresa. Es recomendable tambin adecuar la estructura fsica de la entrevista de manera que la persona no sienta que su posicin es incmoda, menoscabada o inadecuada. Esto implica hacerse cargo de poner un par de buenas sillas, por lo menos, y asegurar detalles casi elementales como no poner al postulante de cara al sol ni tampoco someterlo a temperaturas extremas. Un buen ejercicio es sentarse en el lugar del postulante, antes de la entrevista, y tratar de ver son sus ojos la situacin. Finalmente, otro aspecto que debe tenerse presente: la honestidad en la informacin que se entrega es una inversin o, a lo menos, un ahorro. Cualquier cosmtico que uno aplique sobre la imagen de la Empresa va a tener un efecto contraproducente. Al poco tiempo de ingresado el postulante se dar cuenta que ni todas las noches son noches de boda ni todas las lunas son lunas de miel, como dice la cancin. Estar buscando la primera oportunidad para irse, dejndonos con el problema y el costo enorme de buscar de nuevo y adems es probable que a travs de l le proveamos a la competencia con un excelente argumento en contra nuestra. De la misma forma que uno debe dar respuesta honesta a las preguntas sobre la Empresa, es necesario dar una contestacin oportuna y sincera a los postulantes no seleccionados. No es tan slo un acto de respeto, sino una obligacin tica, ya que la vida y los sueos de una persona y su familia estn a veces pendientes de una ilusin que se puede transformar en una espera interminable 4.- Sntesis. Una buena entrevista permite obtener informacin valiosa para tomar decisiones de contratacin y tambin puede producir un positivo impacto en la imagen proyectada de la Empresa. Para lograrlo es necesario invertir tiempo y esfuerzo en la planificacin y organizacin. Lo ms importante es definir qu se quiere obtener de la entrevista. Es imprescindible tener claro que lo que el candidato presenta es su mejor imagen y que tratar de responder segn lo que l cree que el entrevistador espera escuchar. Los aspectos fsicos no dejan de ser importantes, pero lo ms relevante es el entorno psicolgico de respeto y responsabilidad que crea el entrevistador. El xito de la entrevista comienza a gestarse antes de ella y se asegura con la comunicacin que le sigue a continuacin.

El autor es consultor especialista en Recursos Humanos y ejerce como Director Gerente de Gestar Blanchard International Group. Psiclogo de la Universidad de Chile, posee tambin un Master of Sciences en Psicologa Industrial y Organizacional de la California State University at Los Angeles. Actualmente dirige el Taller de Liderazgo Apreciativo en el MBA de la Universidad Catlica de Chile.