Curso de Excel XP

MAILXMAIL

Curso de Excel XP (primera parte)

Excel XP, incluido en el paquete de ofimtica Office de Microsoft, es el programa ms utilizado por las empresas de todo el mundo. Con l podemos crear y modificar o!as de clculo, as" como realizar grficas muy completas. mailxmail te ofrece un curso completo de Excel XP, di#idido en dos partes, en el que encontrars la respuesta a la mayor"a de las preguntas que puedan surgirte so$re su funcionamiento. Con este ser#icio, queremos garantizarte el aprendiza!e y la desen#oltura en el mane!o de la aplicaci%n sin que tengas la necesidad de mo#erte de casa.

Contenido del curso

&. 1. Introduccin '. 2. Desplazamiento por la hoja (. 3. Un ejercicio prctico ). 4. Los valores del texto *.

. !l tratamiento de los datos

+. ". #opiar $ mover celdas ,. %. &uscar $ reemplazar datos -. '. Las (rmulas .. ). *rimera prctica con (rmulas &/. 1+. Las (unciones &&. 11. ,tras (unciones -./0 -I1 &'. 12. !l (ormato de las celdas &(. 13. Las listas &). 14. 2alidacin de los datos &*. 1 . !uroconversin &+. 1". #rear $ modi(icar un 3r(ico

1. Introduccin
4ste es el primer e5mail 6ue con(orma la primera parte del curso de !xcel0 6ue consta de 1" e5 mails. !n esta primera leccin vamos a (amiliarizarnos con el entorno de !xcel. 2eremos las partes de la pantalla0 men7s0 introduccin de datos0 operaciones 8sicas0 entre otras cosase. Una hoja de clculo es un pro3rama 6ue permite realizar clculos aritm9ticos0 estad:sticos0 (inancieros0 etc.0 con una serie de datos previamente introducidos. !xcel es el mximo exponente de las hojas de clculo existentes en el mercado actual. #on Excel podemos generar presupuestos, grficos estadsticos, facturas, anlisis de bolsa, ventas, inventarios, etc. !xcel incorpora cantidad de (unciones 6ue nos (acilitar el clculo de operaciones complejas. La pantalla principal.5 La pantalla principal de tra8ajo de !xcel es mu$ similar a la de cual6uier otra aplicacin ;indo<s. =o8re todo es casi id9ntica a la de cual6uier otro pro3rama del pa6uete de -icroso(t ,((ice.

!n la parte derecha est el denominado Panel de tareas con las tareas ms comunes >a8rir documentos recientes0 li8ro en 8lanco? !ste men7 puede desactivarse pulsando el 8otn de cerrar o desde el men7 Ver Panel de tareas. Los men7s de !xcel.5 Los men7s de !xcel contienen acciones mu$ comunes en la ma$or:a de aplicaciones ;indo<s. Las acciones ms importantes0 a 3randes ras3os0 son las si3uientes@ 5!en" #rc$ivo% podemos a8rir0 3uardar0 imprimir0 etc. !xcel /* incorpora una nueva caracter:stica en este men7 6ue es la posi8ilidad de 3uardar el archivo en (ormato AB-L.

5!en" Edicin% permite la ma$or:a de acciones conocidas como copiar0 pe3ar0 8uscar0 reemplazar0 etc. 5!en" Ver% sirve para cam8iar el aspecto de la ventana. Una caracter:stica especial de este men7 es la posi8ilidad de ver los saltos de p3ina previos a una impresin. 5!en" Insertar% permite insertar celdas0 hojas0 saltos de p3ina0 3r(icos o (unciones. 5!en" &ormato% para cam8iar el aspecto de las celdas0 tipos de letra0 etc. 5!en" 'erramientas% revisin orto3r(ica0 auditoria0 o realizar macros. 5!en" (atos% 7til para 3estionar 8ases de datos0 listas0 o es6uemas resumidos. 5!en" Ventana% permite or3anizar las ventanas a8iertas en cascada0 mosaico0 etc. 5!en" #)uda% in(ormacin so8re aprendizaje $ uso de !xcel. #onceptos 8sicos.5 .ntes de comenzar con nuestra primera hoja0 vamos a ver al3unos conceptos (undamentales de !xcel@ 5'o*a% se denomina as: a la zona donde estamos tra8ajando. #ada hoja tiene un nom8re identi(icativo 6ue podemos cam8iar. Los nom8res de las hojas se pueden o8servar en la zona in(erior de la pantalla. !stos nom8res se pueden cam8iar. Celda% cuadro individual 6ue (orma parte de la hoja. !n las celdas introduciremos los datos. 5Columna% se nom8ran de la . a la C $ estn dispuestas en vertical. Despu9s de la columna C0 nos encontramos con la columna ..0.&0.#... $ as: hasta la .C. =e3uidamente0 comenzar:a la &.0 &&.. $ as: hasta la 7ltima columna 6ue es la I2. 5&ila% dispuestas en horizontal0 se numeran desde la 1 hasta la 1".3'4 6ue es la 7ltima. 5+ibro de traba*o% conjunto de hojas. Un li8ro puede tener varias hojas. .l 3ra8arlo0 se crea un (ichero con la extensin /L= con todas las hojas 6ue tuviese el li8ro. 5,ango% 3rupo de celdas ad$acentes0 es decir0 6ue se tocan. Un ran3o de celdas por ejemplo 6ue va desde la .1 hasta la . se re(lejar:a con el si3uiente nom8re@ #1%#!l nom8re de un ran3o siempre har re(erencia a la primera $ a la 7ltima celda seleccionadas. ,8serva en la si3uiente p3ina al3unos ejemplos de ran3os@

,ango #1%#-

,ango .1%C/

0. (espla1amiento por la $o*a

#ontinuamos explicndole las operaciones 8sicas del !xcel. Desplazamiento por la hoja.5 De momento0 vamos a echar un vistazo a la (orma de tra8ajar con !xcel. *or ello0 no te preocupes si de momento no entiendes al3unos de los conceptos 6ue veremos a continuacin. *ara desplazarte a trav9s de las celdas de !xcel puedes utilizar al3uno de estos m9todos@ 5#on las teclas de movimiento del cursor del teclado 5#on un clicD en una celda espec:(ica 5#on la (uncin Ir a....del men7 Edicin >o 8ien la tecla &-? 1..8re el men7 Edicin $ esco3e la opcin Ir a... 2.!n la casilla ,eferencia0 escri8e por ejemplo 2034 $ acepta.

3..hora el cursor ha saltado a la celda 2034. *ara volver a la celda inicial #1 existe una com8inacin com7n en muchos pro3ramas de ;indo<s@ 4.*ulsa la com8inacin Ctrl5Inicio =eleccin de celdas.5 *ara seleccionar celdas simplemente de8emos situar el cursor en medio de una celda0 pulsar el 8otn iz6uierdo del ratn $0 sin soltarlo0 EarrastrarE hacia al3una direccin. !s exactamente i3ual 6ue cuando seleccionas un texto en cual6uier aplicacin ;indo<s. 1.=elecciona un 3rupo de celdas6rango #1%.78

2.*ara 6uitar la seleccin tan solo de8emos pulsa un clicD en cual6uier otra celda o 8ien pulsar una tecla de desplazamiento del teclado. 3.*rue8a t7 mismo a seleccionar varios tipos de ran3os. Benemos la re(erencia per(ecta de la celda donde nos encontramos. *odemos ver 6ue0 en cual6uier celda 6ue estemos situados0 se iluminan la letra de la columna $ el n7mero de la (ila !scri8ir texto.5 La escritura del texto en !xcel es sumamente sencilla. Ban slo hemos de situarnos en la celda re6uerida $ escri8ir directamente el texto. Una vez escrito0 podemos aceptarlo pulsando la tecla Intro o 8ien en la 8arra de (rmulas pulsar el 8otn Introducir 1.=it7ate en la celda #1 $ escri8e el si3uiente texto@ Ventas 2.,8serva 6ue al comenzar a escri8ir0 aparece automticamente el texto en la 8arra de (rmulas as: como los 8otones se ven activados.

3..hora podemos aceptar el texto utilizando una de las si3uientes (ormas@ 5*ulsando Intro 5*ulsando al3una tecla de desplazamiento del teclado 5*ulsando el 8otn Introducir de la 8arra de (rmulas 4.=i 6ueremos cancelar la entrada de datos podemos@ 5*ulsar el 8otn Cancelar de la 8arra de herramientas 5*ulsar la tecla Esc ..cepta la entrada -odi(icar $ 8orrar el texto.5 *ara modi(icar el texto de una celda podemos@ 5=ituar el cursor en la celda $ escri8ir directamente el nuevo texto.

5=ituar el cursor en la celda $ pulsar clicD en la 8arra de (rmulas. 5*ulsar do8le clicD en la celda del texto 5=ituar el cursor en la celda $ pulsar la tecla &0 *ara 8orrar el texto de una celda podemos@ 5=ituar el cursor en la celda $ pulsar la tecla 9upr 5Ir a Edicin 5 .orrar 5*ulsar el 8otn derecho $ esco3er la opcin Eliminar De todas (ormas0 siempre es recomenda8le optar por la solucin ms rpida >en este caso0 la tecla 9upr?

3. :n e*ercicio prctico
2eamos a continuacin un ejercicios prctico para potenciar lo aprendido en las dos lecciones anteriores. 1.!scri8e la si3uiente lista de datos@

,8serva 6ue el contenido de las celdas #0 $ #7 so8repasan el ancho de la columna. 1o te preocupes por ello. !n estas primeras prcticas se3uramente vers al3una opcin al3o avanzada $ 6ue no entenders demasiado. 1o te preocupes por ello0 pues ahora slo se trata de (amiliarizarse con el modo de tra8ajo de !xcel. ,peraciones con hojas de !xcel.5 Un li8ro de tra8ajo consta de varias hojas. Inicialmente0 !xcel /* nos permite tra8ajar con tres hojas cu$as eti6uetas podemos o8servar en la parte in(erior de la hoja en la 6ue estamos tra8ajando. 1o o8stante0 podemos insertar hojas0 copiarlas0 moverlas0 8orrarlas0 seleccionarlas... #am8iar el nom8re a una hoja.5 1.*ulsa do8re clicD so8re la eti6ueta de la 'o*a1 $ cuando est9 seleccionada0 escri8e directamente@ +istado >Intro para (inalizar?. ,tro sistema para cam8iar el nom8re ser desde &ormato 'o*a Cambiar nombre0 o 8ien desde el men7 contextual >8otn derecho del ratn?. #opiar una hoja.5 2.-anteniendo la tecla de C;<=,;+ pulsada0 arrastra la pestaFa de la hoja Listado una posicin hacia su derecha. La hoja mostrar un 0 entre par9ntesis@

,tro sistema ser:a desde Edicin !over o copiar $o*a donde ver:amos un cuadro de dilo3o en el 6ue se selecciona el li8ro de tra8ajo $ el lu3ar donde 6ueremos colocar la hoja.

-over una hoja.5 3..rrastra directamente >sin mantener la tecla de C;<=,;+ pulsada?0 la hoja +istado hacia otra posicin. Insertar una hoja.5 4.=elecciona con un clicD la hoja +istado ..8re el men7 Insertar $ esco3e la opcin 'o*a La hoja nueva se inserta adaptando una numeracin correlativa@

Bam8i9n podr:amos insertarla con el 8otn derecho del mouse. Eliminar una $o*a. ".=elecciona cual6uier hoja $ pulsa el 8otn derecho del ratn . !sco3e la opcin Eliminar. .cepta el mensaje de !xcel. Bam8i9n podr:amos eliminarla desde la opcin Edicin 5 Eliminar $o*a. Introduccin de datos $ tipos de datos.5 Ga hemos visto cmo escri8ir datos en las celdas. 2amos a ver ahora 6u9 tipo de datos acepta !xcel@ Valores constantes. Bodo tipo de datos 6ue escri8amos directamente $a sea texto o n7meros. !ste valor no cam8ia a no ser 6ue lo modi(i6uemos o 8orremos. &rmulas. Un valor especial 6ue hace re(erencia a celdas0 nom8res0 datos0 etc0 $ 6ue producen un resultado. Las (rmulas comienzan siempre con el si3no de i3ual 6>8. =i modi(icamos el valor de una celda a la 6ue la (rmula est9 haciendo re(erencia0 el resultado de la (rmula var:a automticamente. Introduccin de valores num9ricos.5 !xcel posee para los valores num9ricos el (ormato 3eneral0 es decir0 6ue podemos escri8ir un n7mero como 2+++++ sin separadores de miles >el punto? $ !xcel lo dejar tal $ como lo hemos escrito. Bam8i9n podemos utilizar si3nos como@ 5!l punto 6.8 para separar los millares 5La coma 6,8 para expresar decimales

5!l si3no menos 6 8 para indicar cantidades ne3ativas. 4stas se pueden indicar tam8i9n entre par9ntesis. 5!l si3no del porcentaje 6?8 ,tras consideraciones importantes a la hora de introducir valores num9ricos son@ 5Las (racciones de8emos introducirlas de (orma especial $a 6ue0 por ejemplo0 4H3 !xcel lo tomar como una (echa $ colocar en la celda el cuatro de marzo >45mar?. !n su lu3ar introduciremos 1 1H3 5=i el valor no ca8e en la celda0 se visualizarn los si3nos IIIIII. De8emos cam8iar el ancho de la columna >como veremos ms adelante? para poder visualizar todas las ci(ras. 5=i deseamos introducir un n7mero $ 6ue !xcel lo tome como un texto0 de8emos anteponer al n7mero el si3no del apstro(e >J?. !jemplo@ 1.))" 2entas anuales.

/. +os valores del texto

Introduccin de valores de texto.5 Un texto es cual6uier conjunto de caracteres 6ue !xcel no considera como un n7mero. *odemos introducir directamente los caracteres en la celda. 5Un texto puede invadir la celda $ celdas de su derecha0 $ 9ste se visualizar por completo siempre 6ue las celdas est9n vac:as. =i no lo estn0 el texto ser recortado en la celda. 5Los textos pueden ajustarse >centrados0 alineados0 retornos automticos0 etc.? Introduccin de (echas $ horas.5 Las (echas se almacenan internamente como n7meros de serie 6ue !xcel cuenta desde el d:a 1 de !nero de 1))+ $ 6ue trans(orma en caracteres le3i8les en pantalla. !l usuario puede introducir las (echas de varias (ormas@ 23H+%H)'0 235-arzo5)'0 235 mar51))'0 etc. Las horas pueden representarse en (ormatos de 12 24 horas. *or ejemplo@ 2@1+ pm 0 14@1+ =,:C;% *ulsando las determinadas teclas aparece en la celda la (echa $ la hora@ 5 *ulsando Ctrl5!a)"sc@ aparecer la (echa actual 5*ulsando Ctrl5!a)"sc5% K aparecer la hora actual #opiar $ mover celdas.5 *ara copiar o mover celdas podemos recurrir a las conocidas opciones de Copiar, Cortar ) Pegar o 8ien utilizar el sistema de arrastrado. 1.!scri8e un texto corto en cual6uier celda 2..ccede a la opcin Edicin Copiar0 o 8ien0 al 8otn Copiar aparecen puntos parpadeantes si3uiendo el contorno. 3.*ulsa un clicD en cual6uier otra celda. 4..ccede a Edicin Pegar o pulsa el 8otn Pegar contin7a activa. .*ulsa la tecla Esc. =i en vez de la opcin Copiar hu8i9semos utilizado la opcin Cortar0 el dato de la celda ori3en hu8iese desaparecido0 es decir0 se hu8iera movido. ,tro m9todo para copiar es el si3uiente@ ,8serva 6ue la zona parpadeante . ,8serva 6ue en la celda

".=it7a el puntero del ratn en un 8orde de la celda a copiar0 pulsa la tecla de C;<=,;+ $ sin soltarla0 arrastra la celda a otra posicin. =uelta despu9s. #on este m9todo0 si no pulsaramos la tecla de control0 la celda se mover:a. .simismo0 podemos copiar o mover un ran3o de celdas seleccionado con los mismos m9todos. Dar nom8res a las celdas.5 !s posi8le asi3nar un nom8re a una celda o a un ran3o. De esta (orma podremos@ 5Desplazarnos a esa celda o ran3o ms (cilmente 5Utilizar los nom8res en una (rmula 5Identi(icar mejor los ran3os >por ejemplo@ 2entas? *ara dar un nom8re a una celda haremos lo si3uiente@ 1.=it7a el cursor en la celda #1 $ pulsa un clicD en la casilla de los <ombres de celdas%

2.. continuacin escri8e por ejemplo@ Primera $ pulsa Intro. La celda ha reci8ido un nom8re. 3.=it7a el cursor en cual6uier otra celda. 4..8re la lista de nombres $ esco3e Primera

!l cursor salta a la celda con ese nom8reK en nuestro caso0 a la celda #1. .simismo0 si seleccionamos un ran3o entero de celdas0 podemos tam8i9n asi3narle un nom8re $ utilizarlo para desplazarnos a 9l. Luardar el tra8ajo.5 Una vez ha$amos terminado las hojas con las 6ue tra8ajemos0 hemos de 3uardarlo en disco. !l m9todo es i3ual 6ue en cual6uier pro3rama de ;indo<s >#rc$ivo 5 2uadar?. #uando 3uardamos un li8ro0 se estn 3uardando todas las $o*as con las 6ue estemos tra8ajando en a6uel momento. !xcel 3uarda sus archivos en (ormato /L= aun6ue podemos 3uardarlo en otros (ormatos de hojas de clculo. 1..ccede a #rc$ivo 2uardar o 8ien pulsa el 8otn 2uardar

.parecer la t:pica pantalla de ;indo<s0 desde donde podemos 3uardar el archivo.

*ara las prcticas del curso te recomendamos 6ue crees una carpeta especial para 3uardar los archivos. Las aplicaciones $ pro3ramas de ,((ice /* permiten tam8i9n colocar una contraseFa en nuestros archivos. *ulsando 'erramientas $ lue3o el 8otn ;pciones podemos prote3er el archivos contra apertura o 8ien contra escritura. !s importante crear siempre una copia de se3uridad de los archivos 6ue se consideren importantes. 1unca te (:es de tener slo una copia del archivo o archivos0 aun6ue sea en el disco duro. Bam8i9n es importante seFalar 6ue si has utilizado en tu hoja al3una caracter:stica 6ue no exist:a en versiones anteriores de !xcel0 se perdern si el li8ro se a8re con al3una de las versiones ms anti3uas >!xcel %0 !xcel ...?.

-. El tratamiento de los datos

!n las prximas lecciones pro(undizaremos en el estudio de los tipos de datos as: como0 la realizacin de nuevos ejemplos $ ejercicios. #opiar datos.5 Ga vimos en la primera leccin cmo pod:amos copiar celdas con las t:picas opciones de Copiar Cortar $ Pegar. 2eamos cmo copiar celdas de otra (orma. #uando el cursor est situado en una celda o estamos seleccionando un ran3o0 el puntero del ratn puede ad6uirir varias (ormas se37n donde est9 situado. *or ejemplo0 si lo situamos >sin pulsar clicD? so8re la seleccin0 el puntero del ratn ad6uiere una (orma de cruz 8lanca. !sta (orma si3ni(ica 6ue estamos en modo seleccin normal.

#uando sit7as el puntero del ratn en la es6uina in(erior derecha de la celda o de la seleccin >so8re un punto ne3ro? el puntero del ratn ad6uiere una (orma de cruz ne3ra. !sta (orma indica 6ue estamos en modo copiar o modo llenado. =i arrastramos la celda pulsando el 8otn iz6uierdo0 realizaremos un llenado de celdas.

=i situamos el puntero del ratn so8re el cuadro de llenado0 9ste ad6uirir una (orma de cruz ne3ra. !n la ilustracin mostramos esta (orma en rojo para 6ue desta6ue mejor@ =i arrastramos hacia a8ajo o hacia un lado0 el contenido de las celdas se copiar@

#rrastrar...

...) soltar

,8serva los si3uientes pasos@ 1.!scri8e EcarneE en la celda #1. 2.=ituamos el puntero so8re el cuadro de llenado@

3..rrastramos hacia a8ajo@

4.=oltamos el ratn $ el contenido de la celda se copia@

*ara 6uitar la seleccin en ne3ro0 simplemente pulsaremos un clicD (uera de la misma0 en cual6uier celda de la hoja. #reacin de series.5 !xcel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas. =implemente tenemos 6ue utilizar el cuadro de llenado $ !xcel crear una serie automtica. 1.#opia los si3uientes datos@ 2.=elecciona el ran3o@

3..rrastra el cuadro de llenado unas cuantas celdas hacia a8ajo@

4.=uelta el 8otn del ratn@ ,8serva cmo !xcel ha creado una serie automtica de los datos 6ue hemos preparado. De esta (orma0 podemos ahorrarnos tiempo $ tra8ajo en (ormar listas de datos numeradas0 meses0 d:as0 etc. =i no nos interesa 6ue realice una serie automtica sino 6ue0 simplemente copie los mismos valores 6ue las celdas iniciales0 arrastraremos el cuadro de llenado pulsando al mismo tiempo la tecla de Control. ,tra (orma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el 8otn derecho del ratn. .l soltar el 8otn0 Excel mostrar un men7 con varias opciones. !sta opcin $a se comporta de (orma automtica en !xcel /* apareciendo un pe6ueFo cuadro desple3a8le desde el cual podemos realizar las mismas opciones.

Copiar celdas% copia el mismo contenido de las celdas ,ellenar serie% rellena automticamente una serie de datos. ,ellenar formatos slo% rellena slo los (ormatos de celda tales como ne3rita0 su8ra$ado. ,ellenar dasAsemanaAmeses% rellena automticamente con los valores de los d:as de la semana o los meses. 1ormalmente0 estas opciones se utilizar:an si slo hu8i9semos escrito la primera (ila.

1.!scri8e en cual6uier celda el n7mero 1. 2..rrastra hacia a8ajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con el 8otn derecho del ratn $ esco3e la opcin 9eries...

3.!scri8e en la casilla in(erior Incremento el n7mero - $ activa la casilla =endencia 2eomBtrica. 4..cepta el cuadro. .!xcel ha creado una tendencia 3eom9trica a partir del valor inicial. !n el si3uiente ejemplo $ partiendo del valor 10 la columna # tiene una serie del tipo 2eomBtrica con un incremento de . La columna . tiene una serie del tipo +ineal con un incremento de La columna C tiene una serie del tipo +ineal con un incremento de 1

". *rue8a sin miedo a crear series lineales0 3eom9tricas0 tendencias $ compara $ estudia los resultados.

7. Copiar ) mover celdas

,tra (orma de copiar o mover celdas ser:a situando el puntero del ratn en el mismo 8orde de la seleccin. ,8serva la (orma 6ue adopta@

.rrastrando de esta (orma la seleccin0 moveremos las celdas a otra u8icacin. =i lo arrastramos manteniendo pulsada la tecla de Control0 lo 6ue haremos ser copiar las celdas. *e3ado especial.5 !sta orden se encuentra u8icada en el men7 Edicin $ nos permite realizar pe3ados ms espec:(icos 6ue con la orden Pegar ha8itual. *or ejemplo0 ima3inemos 6ue tenemos una serie de celdas donde ha$ (rmulas 6ue han dado un resultado. !s posi8le 6ue 6ueramos copiar $ pe3ar el resultado en otra parte de la hoja. =i realizamos una accin de Copiar $ Pegar normal $ corriente0 lo 6ue se pe3ar ser la (rmula. !n cam8io0 con la orden Pegado especial podemos hacer 6ue slo se pe3uen los valores de los resultados0 pero no las (rmulas. !xisten0 por supuesto otras posi8ilidades de pe3ado especial. 2amos a ver un ejemplo@ 1.!scri8e varios valores en varias celdas. =eleccinalos $ pulsa el 8otn Copiar. *or ejemplo@

2..ccede a Edicin Pegado especial... 3.Del men7 6ue aparece esco3e la opcin ;peracin 9umar $ acepta. ,8servemos 6ue el contenido del portapapeles se ha sumado a las celdas de la hoja. !n este caso0 hemos do8lado las cantidades 6ue ha8:a en las hojas. +as opciones de este men" son% =odo% pe3a todos los atri8utos del portapapeles. !s como el pe3ado normal. &rmulas% pe3a slo las (rmulas de la celda ori3en. Valores% pe3a slo los valores de la celda ori3en. &ormatos% no se pe3arn n7meros ni (rmulas. =lo el (ormato >ne3rita0 cursiva0 etc.? de las celdas ori3inales. Comentarios% slo se copian los comentarios de las celdas Validacin% se pe3an las re3las de validacin de entrada de datos. =odo excepto bordes% pe3a valores0 (ormatos $ (rmulas pero no 8ordes.

!n la seccin de ;peracin se muestran varias operaciones 6ue pueden realizarse en el rea de pe3ado como hemos visto en la prctica anterior. 9altar blancos% si est activada0 la in(ormacin 6ue se pe3a no se pe3ar en las celdas en 8lanco. =ransponer% para transponer una seleccin de celdas. !sta opcin cam8ia la posicin de las (ilas por columnas. Pegar vnculos% esta8lece un v:nculo con la (uente de datos. =i los datos ori3inales cam8ian0 tam8i9n cam8iarn los datos pe3ados. 1.!scri8e un ran3o de datos como el ejemplo@

2.=eleccinalo $ pulsa en el 8otn Copiar 3.=elecciona ahora el ran3o de celdas .1% &1

4..ccede a Edicin Pegado especial ..ctiva la casilla =ransponer $ acepta. Aemos seleccionado cinco celdas hacia la derecha por6ue de lo contrario no (uncionar:a la accin de transponer. !s decir0 6ue hemos de seleccionar para la zona del pe3ado especial el mismo n7mero de celdas 6ue el ran3o ori3inal. Insertar $ eliminar (ilas $ columnas.5 .l insertar (ilas o columnas en !xcel0 las celdas se desplazan para dejar sitio a las nuevas celdas. !s mu$ (cil insertar una (ila o una columna@ Ima3inemos 6ue tenemos una lista cual6uiera de datos $ 6ueremos insertar una (ila nueva entre la (ila 2 $ la (ila 3. 1.*ulsa un clicD a la iz6uierda de la (ila0 en el n7mero de (ila. De8e seleccionarse la misma@

2..ccede a Insertar &ilas o 8ien pulsa el 8otn derecho del mouse so8re el n7mero de (ila $ esco3e Insertar. 3.=e ha8r insertado una nueva (ila.

De la misma (orma podr:amos 8orrar una (ila completa. >=eleccionndola $ accediendo a Edicin Eliminar?. .l i3ual 6ue las (ilas0 tam8i9n podemos insertar $ eliminar columnas. 1.=e selecciona la letra de la columna 2.=e accede a Insertar Columnas si se 6uieren insertar 3.=e accede a Edicin Eliminar si se 6uieren eliminar

C. .uscar ) reempla1ar datos

.l i3ual 6ue otros pro3ramas de ;indo<s0 con Excel es posi8le 8uscar al37n dato en el li8ro de tra8ajo desde Edicin .uscar. Desde esta pantalla podemos 8uscar simplemente un dato o 8ien 8uscar un dato $ reemplazarlo por otro automticamente.

!n esta 7ltima pantalla podemos ,eempla1ar todas las entradas E2entasE 6ue aparezcan en el documento. !l 8otn ;pciones accede a un completo men7 desde el cual podremos reemplazar0 no solamente0 un dato sino 8uscarlo por (ilas o columnas0 o reemplazar un (ormato >ne3rita0 su8ra$ado0 color? por otro. =eleccin de celdas no5ad$acentes.5 =i lo 6ue deseas es seleccionar un ran3o de celdas 6ue no est9n juntas0 de8ers hacerlo pulsando al mismo tiempo 6ue seleccionas0 la tecla de Control.

Llenar datos en un ran3o.5 Una de las (ormas de escri8ir en cada una de las celdas de un ran3o0 en vez de la (orma ha8itual0 es@ 1.=eleccionar el ran3o

2.!scri8ir el dato de la primera celda 3.*ulsar Intro 4.!scri8ir el dato de la se3unda celda... ...$ as: hasta el (inal del ran3o &orrar todos los datos de la hoja.5 Una opcin rpida para 8orrar todos los datos de una hoja ser:a cerrando el li8ro sin 3ra8arlo $ creando uno nuevo0 pero es posi8le 6ue ten3amos datos en otras hojas del li8ro 6ue no 6ueramos desperdiciar. Bam8i9n podr:amos eliminar la hoja0 pero un 8uen sistema ser:a el si3uiente@ 1.*ulsa en el cuadro de la es6uina superior derecha >encima de los rtulos de las (ilas $ a la iz6uierda de los rtulos de las columnas?. 2ers 6ue toda la hoja 6ueda seleccionada.

2.*ulsa la tecla 9upr del teclado. 3.*ulsa un clicD en cual6uier parte de la hoja para 6uitar la seleccin. La totalidad de los datos se han 8orrado. Inmovilizar paneles.5 !n hojas mu$ extensas puede ocurrir 6ue ten3amos una o varias (ilas o columnas con rtulos de nom8res $ 6ue al desplazar la hoja $ de8ido a su lon3itud0 perdamos de vista esos rtulos 6ue nos pueden servir como re(erencia. ,8serva el ejemplo@

Ima3:nate 6ue en vez de 4 columnas de datos0 son 2++ columnas. .l estar el cursor situado cerca de la columna .0 tenemos como re(erencia de los datos a los nom8res de dicha columna0 pero si desplazamos la pantalla hacia la iz6uierda0 perder:amos la re(erencia de los nom8res.

*ara 6ue no ocurra esto tendr:amos 6ue@ 1.=ituar el cursor en la celda .0. !sta celda contiene por encima los rtulos de los meses $ a su iz6uierda contiene los rtulos de las personas. 2..cceder a Ventana Inmovili1ar paneles 2eremos unas l:neas ne3ras 6ue si3ni(ican la divisin 6ue hemos hecho. Lo 6ue ha$a por encima $ a la iz6uierda de esas l:neas ser lo 6ue 6uede inmovilizado.

.hora0 podr:amos desplazarnos hacia la derecha $ siempre ver:amos la columna iz6uierda 6ue nos servir:a como re(erencia. De la misma (orma0 si nos desplazamos hacia a8ajo0 veremos la (ila de los meses inmovilizada.

*ara anular la inmovilizacin de los paneles0 de8er:amos acceder a Ventana !ovili1ar paneles $ las l:neas de inmovilizacin desaparecer:an0 6uedando la hoja como esta8a antes. Divisin en ventanas.5 !n li8ros extensos es posi8le crear una o varias ventanas del mismo li8ro $ tra8ajar en una u otra. *ara ello0 de8emos acceder a@

1.Ventana <ueva ventana #on esta orden se ha8r creado una nueva ventana del mismo li8ro. =i al principio te cuesta controlar 6u9 ventana ests viendo0 puedes or3anizrtelas con Ventana ;rgani1ar $ esco3er entre mosaico o cascada. !s importante o8servar el nom8re de la ventana en la 8arra azul del t:tuloK aparece junto a dos puntos $ el n7mero de ventana. !n la si3uiente ima3en0 se muestran dos ventanas de un mismo li8ro0 donde la ventana de la iz6uierda es la activa >azul?.

=i escri8imos al3o en una de las dos ventanas0 veremos cmo la otra se va escri8iendo exactamente lo mismo. *ara pasar de una ventana a otra pulsaremos un clicD0 $ para cerrar una de las dos ventanas0 simplemente pulsaremos el 8otn de cerrar teniendo en cuenta 6ue el cierre de la 7ltima ventana supone el cierre del li8ro. *ortapapeles m7ltiple.5 !s posi8le el uso de varios datos almacenados en el portapapeles0 de (orma 6ue podamos recuperar uno de ellos cuando nos interese. 1.*rue8a a escri8ir un par de ran3os de datos. =elecciona uno de ellos $ pulsa el 8otn Copiar. 2..ccede a Ver .arras de $erramientas Portapapeles. De8er:a visualizarse la paleta con unos contenedores 6ue sim8olizan las veces 6ue hemos utilizado la orden de Copiar.

=i ahora sit7as el cursor en cual6uier celda de la pantalla $ pulsas so8re el primer contenedor0 se pe3ar en la celda seleccionada.

D. +as frmulas
*ulse para ver el v:deo en pantalla completa =i no ves el v:deo actualiza tu Mlash *la$er !n esta leccin comenzaremos a estudiar la parte ms importante de !xcel0 las (rmulas con m7ltiples ejemplos prcticos. La sintaxis de una (rmula.5 Una (rmula es una expresin 6ue introducimos en una celda $ 6ue relaciona valores $ (rmulas de otras celdas para producir un resultado. Una (rmula comienza siempre con el si3no i3ual 6>8 $ puede contener textos0 n7meros0 re(erencias de celdas0 etc. !n la celda 6ue contiene una (rmula se visualiza siempre el resultado de la misma $ la (rmula en s: se visualiza en la 8arra de (rmulas. La (rmula com8ina di(erentes operadores para realizar los clculos. !stos operadores son@ #rtimBticos% 5=uma 5 5Nesta 5-ultiplicacin E 5Divisin A 5*orcentaje ? 5!xponente F (e comparacin% 5I3ual > 5Distinto GH 5-a$or H 5-enor G 5-a$or o i3ual H> 5-enor o i3ual G> (e texto% 5#ontatenacin I !ste 7ltimo operador sirve 8sicamente para unir cadenas de texto $ producir un nuevo valor a partir de esa unin. *.!jemplo@ JorroI,o*o > Jorro,o*o !jemplos de (rmulas ser:an@ >105- =uma los valores num9ricos 10 ) >C15C- =uma el contenido de las celdas C1 $ C>6C15C-8 #0 =uma el contenido de las celdas C1 $ C- $ el resultado lo resta de #0.

>Ventas 2astos Nesta dos ran3os de celdas llamados Ventas $ 2astos >0F3 !leva al cu8o el n7mero 2 *rioridad en las (rmulas.5 !s mu$ importante seFalar 6ue en una (rmula0 la introduccin de al3unos de los di(erentes operadores tiene prioridad so8re otros. ,8serva el orden de prioridad de los operadores. 1.*orcentaje 2.!xponente 3.-ultiplicacin $ divisin 4.=uma $ resta .Unin de texto ".#omparacin .s:0 si introducimos la (rmula@ > 14 5 0 E 14 producir un resultado de 340 pues primero se realiza la operacin de multiplicacin de 2 O 1+ $ (inalmente se le suma el primer 1+. > 614 5 08 E 14 producir un resultado de 1040 pues en este caso se producir en primer lu3ar la multiplicacin del interior del par9ntesis multiplicando su resultado por el 7ltimo 1+. -ensajes de error.5 !n al37n momento puede producirse el hecho de 6ue nos e6uivo6uemos en la realizacin de una (rmula $ 6ue 9sta intente realizar clculos con datos errneos. *or ejemplo0 podemos intentar >C15C0 ha8iendo un texto en C1 $ un n7mero en C00 por lo 6ue !xcel devolver un mensaje de error. ,8serva los si3uientes mensajes de error $ su causa@ KL(IVA4M =e est intentando dividir un n7mero entre + K<A# 2alor no disponi8le KN<;!.,EO =e ha utilizado un nom8re 6ue !xcel no reconoce KN<:+;M Interseccin no vlida de dos reas KL<:!M 17mero utilizado de (orma incorrecta KL,E&M Ne(erencia no vlida a una celda KLV#+;,M ,perando o ar3umento errneo KKKKKKK #olumna demasiado estrecha para ver los datos

P. Primera prctica con frmulas

!n este cap:tulo veremos la primera prctica con (rmulas. 1.#opia los si3uientes datos@

2.=it7a el cursor en la celda .C 3.!scri8e la si3uiente (rmula@ >.35./5.4.*ulsa Intro .utomticamente0 aparecer el resultado de la (rmula. #uando tra8ajamos con (rmulas0 !xcel calcula siempre el contenido de la (rmula 6ue estamos utilizando. !n este caso0 podr:amos introducir la (rmula. >1444445-444450-444 pero siempre dar:a el mismo resultado por6ue lo 6ue hacemos es calcular una suma con n7meros (ijos. *or eso utilizaremos los nom8res de las celdas. La ventaja ser 6ue si posteriormente cam8iamos al37n dato de las celdas0 la (rmula se recalcular:a automticamente $ volver:a a darnos el resultado actualizado. . continuacin podr:amos introducir la misma (rmula 8ajo la columna de los n7meros de los 3astos0 pero lo 6ue haremos ser utilizar la potente (uncin de copia de !xcel. .=it7a el cursor en la celda .C $ pulsa el 8otn Copiar de la 8arra de herramientas >o 8ien la opcin Edicin 5 Copiar?. ".=it7a el cursor en la celda EC $ pulsa el 8otn Pegar de la 8arra de herramientas >o 8ien la opcin Edicin 5 Pegar?. La (rmula se ha copiado0 pero !xcel ha actualizado las celdas de la (rmula a la columna donde se encuentra el cursor actualmente. %.=it7a el cursor en la celda #P $ escri8e el si3uiente texto@ &!1!MI#I,=@ '.=it7a el cursor en la celda #14 $ escri8e la si3uiente (rmula@ >.C EC

).*ulsa Intro $ vers 6ue el resultado es ne3ativo0 es decir0 los 3astos han sido superiores a los in3resos. 1+.Lra8a la hoja. *uedes darle el nom8re 6ue desees. 11..ccede a #rc$ivo Cerrar 12..ccede a #rc$ivo <uevo $ acepta el nuevo li8ro de tra8ajo 13.#opia la si3uiente hoja

14.=it7a el cursor en la celda .7 $ escri8e la (rmula@ >.05.35./ >. partir de ahora supondremos 6ue has pulsado Intro para validar la (rmula? 1 .2uelve a situarte en .7 1".=it7a el cursor del ratn en la es6uina in(erior derecha de la celda0 de (orma 6ue sin pulsar nada0 aparezca una cruz ne3ra. #uando la veas0 pulsa clicD $ sin soltar el ratn0 EarrastraE hacia la derecha hasta la celda (7 =i ha (uncionado correctamente0 la (rmula de la celda inicial se ha8r copiado en las dos celdas de al lado0 dando como resultado0 la suma de cada columna.

*ara 6uitar la seleccin de color ne3ro0 puedes pulsar un clicD en cual6uier parte de la hoja. Ne(erencias.5 #uando copiamos (rmulas de la (orma 6ue aca8amos de ver0 el contenido de la (rmula se actualiza a medida 6ue copiamos en horizontal o en vertical. =i te sit7as en las celdas C7 $ (7 $ miras en la 8arra de (rmulas0 o8servars 6ue cada celda contiene la (rmula de su columna correcta. La re(erencia indica la posicin de la celda contenida en la (rmula. ,8serva la si3uiente hoja@

!n este caso0 en la primera (rmula de la celda .7 hemos sumado la columna &0 pero tam8i9n hemos incluido en la (rmula la celda &1 de (orma 6ue sume el contenido de esta celda en la suma de la columna. !n la primera celda no pasa nada0 pero si volvemos a copiar la (rmula en las celdas de al lado0 o8servaremos en la celda C7 lo si3uiente@ >C05C35C/520. !s decir0 !xcel ha copiado la (rmula0 pero tam8i9n ha desplazado la re(erencia de la celda &0 $ ahora la ha convertido en 20. 1o hace (alta mencionar 6ue en 20 no ha$ nin37n dato. !xcel ha tomado las re(erencias de la primera celda como posiciones relativas $ las ha copiado hacia su derecha. !n nuestro ejemplo0 no nos interesa 6ue la celda &0 se modi(i6ue a medida 6ue copiamos la (rmula. *ara 6ue no ocurra esto0 de8emos convertir la celda &0 en re(erencia a8soluta0 es decir0 6ue aun6ue copiemos la (rmula en otras posiciones0 la re(erencia a la celda &0 no cam8ie nunca. Celdas relativas% indican la posicin de la celda como desplazamiento a partir de la cual se est introduciendo la (rmula. =i las celdas re(erenciadas cam8ian de u8icacin0 !xcel ajusta las re(erencias para adaptarlas a la nueva posicin. Celdas absolutas% indican posiciones 6ue no cam8ian. Una celda se convierte en a8soluta aFadiendo antes $ despu9s de la letra de la columna el si3no dlar 6Q8. *or ejemplo@ Q.Q7 Celdas mixtas% com8ina los dos tipos de re(erencia anteriores. *or ejemplo@ Q.7, #QC... *odemos convertir una celda en a8soluta posicionando el cursor al lado del nom8re de la columna $ pulsando la tecla &/. !sto aFade automticamente el si3no dlar a la columna $ la convierte en a8soluta. =i3uiendo con nuestro ejemplo0 si modi(icamos la (rmula de la primera celda como si3ue@ >.05.35./5Q&Q0 $ la volvemos a copiar hacia la derecha0 o8servaremos 6ue !xcel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones de las (rmulas >relativas?0 pero la celda &0 no cam8ia en la copia >a8soluta?.

*ractica con la si3uiente hoja. Las celdas 6ue contienen las (rmulas son de color rojo. De8ers realizar las indicaciones 6ue se adjuntan@

14. +as funciones

Una (uncin es una (rmula $a escrita $ preparada para realizar clculos $ simpli(icar el uso de (rmulas extensas. Las (unciones tienen un nom8re propio $ existen multitud de (unciones. Ima3:nate sumar un ran3o de 2++ celdas con una (rmula del tipo >#15#05#35#/... !xisten (unciones 6ue realizan complejos clculos (inancieros0 estad:sticos0 matemticos0 etc0 $ 6ue permiten ahorrar tra8ajo $ tiempo en la escritura de una (rmula. =intaxis de una (uncin.5 Las (unciones de8en mantener unas re3las de sintaxis tal $ como se indica en el si3uiente ejemplo@ >9:!#6#1%#044@1448 !n el ejemplo0 se sumar todo el ran3o #1%#044 $ aparte el n7mero 1++. !s decir0 6ue dentro de los par9ntesis 6ue (orman el contenido de la (uncin0 ha$ dos ar3umentos a sumar. La (uncin .utosuma.5 !s 6uiz la (uncin ms utilizada en una hoja de clculo. *or ello0 !xcel proporciona un 8otn exclusivo para la (uncin .utosuma en la 8arra de herramientas. *ara utilizar una (uncin0 podemos escri8irla manualmente o 8ien utilizar el .sistente para (unciones 6ue veremos posteriormente $ 6ue nos ir 3uiando paso a paso en la construccin de la (uncin. 1.!scri8e en una hoja nueva unos cuantos n7meros $ despu9s coloca el cursor 8ajo esa misma lista@

2.*ulsa el 8otn #utosuma situado en la 8arra de herramientas estndar@ ,8serva 6ue Excel detecta lo 6ue 6ueremos sumar $ lo marca con puntos suspensivos intermitentes. .hora podemos aceptar pulsando Intro o 8ien seleccionar con el mouse la zona 6ue 6ueremos sumar. 3. *ulsa Intro. ,tra (orma de hacerlo es la si3uiente@

4. &orra el contenido de la celda 6ue contiene la (rmula. . =elecciona toda el rea num9rica0 la 7ltima celda incluida@

". *ulsa el 8otn #utosuma. !n este caso0 marcamos directamente el ran3o 6ue 6ueremos sumar0 por lo 6ue !xcel lo suma directamente. #on el cursor situado en la celda 6ue contiene la (rmula0 o8serva la 8arra de (rmulas.

La (uncin tiene entre par9ntesis la celda inicial del ran3o a sumar $ la celda (inal separadas por dos puntos. Desde a6u: podemos modi(icar manualmente el ran3o. La (uncin promedio.5 ,tra interesante (uncin es la llamada >P,;!E(I;68. Munciona exactamente i3ual 6ue la suma0 pero no existe nin37n 8otnK por lo 6ue de8emos introducirla manualmente. #uando introducimos una (uncin mediante el teclado0 podemos escri8irla por completo o hacer lo si3uiente@ 1.&orra el contenido de la 7ltima (rmula 2.!scri8e lo si3uiente@ >P,;!E(I;6 3.=elecciona con el mouse el ran3o de n7meros. M:jate como la (rmula va tomando dicho ran3o $ se va escri8iendo sola. 4.#ierra el par9ntesis escri8i9ndolo a mano. .!l resultado o8tenido es la media de los datos num9ricos. !l asistente para (unciones.5 !xisten muchos tipos de (uncionesK matemticas0 estad:sticas0 de (echa0 cient:(icas0 etc0 al3una de las cuales contiene una sintaxis 8astante ms di(:cil 6ue la autosuma0 por ejemplo. !xisten (unciones 6ue realizan complejos clculos $ 6ue tan slo nos piden unos datos espec:(icos. =i no recordamos la sintaxis de una (uncin0 podemos hacerlo con el .sistente de (unciones el cual0 nos 3uiar paso a paso hasta o8tener el resultado 8uscado. 1.&orra el contenido de la 7ltima (rmula $ sit7a el cursor en ella.

2.*ulsa el 8otn Pegar (uncin de la 8arra de herramientas estndar 3.*ulsa a la iz6uierda la opcin Estadsticas. 4.=u8e la lista desliza8le de la ventana derecha hasta encontrar la (uncin P,;!E(I; $ pulsa un clicD so8re ella. .,8serva la l:nea de estado de la ventanaK nos explica para 6u9 sirve esa (uncin. .cepta. "..hora nos pide 6u9 celdas o ran3o de celdas 6ueremos utilizar para sa8er el resultado del promedio de datos. *odemos pulsar clicD en las celdas 6ue nos interesen0 escri8irlas a mano o 8ien seleccionar un ran3o de datos de la hoja. =elecciona el ran3o adecuado $ acepta.

11. ;tras funciones !#R, !I<

!n esta unidada didctica veremos otras (unciones !#R, !I< 1.Aaz una sencilla hoja de clculo como la 6ue si3ue@

2.=it7a el cursor en (/ $ escri8e la (rmula@ >./EC/. #piala hacia a8ajo. 3.!scri8e al lado de la hoja las nuevas celdas de texto@

4.!scri8e las (rmulas de las celdas@ #elda Mrmula P&3>9:!#6(/%(P8 &/>P,;!E(I;6(/%(P8 &->!#R6(/%(P8 &7>!I<6(/%(P8 &C>C;<=#,6(/%(P8 . =elecciona el ran3o de los resultados $ convi9rtelo en (ormato moneda.

#omo ha8rs ima3inado0 hemos o8tenido el valor mximo0 m:nimo $ adems hemos contado el n7mero de elementos num9ricos 6ue aparecen en el ran3o (/%(P. =u3erir una (uncin.5 !n ocasiones0 podemos conocer el clculo 6ue 6ueremos realizar0 pero no si existe al3una (uncin 6ue !xcel nos pueda aportar para o8tener el resultado. !n este caso0 podemos hacer 6ue sea el propio !xcel el 6ue nos su3iera una (uncin a utilizar. #uando ocurra esto0 podemos pulsar el 8otn Pegar (uncin $ se3uidamente pulsar el 8otn de a$uda 6ue aparece en la parte in(erior del cuadro de dilo3o. .parecer el asistente de !xcel

*ulsando el 8otn #)uda con esta caracter:stica podemos escri8ir una descripcin de lo 6ue 6ueremos hacer $ posi8lemente !xcel nos a$ude. *or ejemplo@ 1.*ulsa dicho 8otn $ escri8e en la casilla 6ue aparece@ (esviacin tpica. !xcel nos muestra una lista de (unciones recomendadas para o8tener los resultados 6ue 8uscamos. Munciones anidadas.5 =e llaman as: a6uellas (unciones 6ue act7an como ar3umento de otra (uncin0 es decir0 6ue se encuentran dentro de otra (uncin. !n el proceso de clculo0 !xcel realiza primero el clculo de la (uncin interior $ despu9s0 el resultado de la (uncin exterior teniendo $a en cuenta el resultado 6ue se ha o8tenido con la (uncin interior. *or ejemplo0 la (uncin@ >,#IJ6P;=E<CI#604@388 *rimero calcular el resultado de la (uncin interior0 o sea0 de la potencia0 cu$o resultado es '.+++ $ lue3o se calcular el resultado de la exterior0 teniendo en cuenta $a este resultado.

La (uncin Q=I>?.5 Una de las (unciones ms potentes 6ue se utilizan en !xcel es la (uncin >9I68. !sta (uncin tiene la si3uiente estructura@ >9I >condicinKverdaderoK(also?. Donde condicin es una condicin 6ue se tiene 6ue cumplir. =i 9sta se cumple0 se ejecutar verdadero0 o en caso contrario0 se ejecutar (also.*or ejemplo@ >9I6#3H.10KE#orrectoEKEIncorrectoE? =i la celda #3 es ma$or 6ue la celda .100 aparecer la pala8ra Correcto. !n caso contrario0 aparecer la pala8ra Incorrecto. >9I>.1QE&ajo m:nimosEKERuie8raEKE1ormalE? =i la celda #1 contiene la pala8ra &ajo m:nimos0 en la celda actual aparecer la pala8ra Suiebra. !n caso contrario0 aparecer la pala8ra <ormal. >9I6;6#1>.1@C1>(18@T&ienEKE-alE? .6u: ha de cumplirse una de las dos condiciones. 1tese la utilizacin del operador ;.

10. El formato de las celdas

La hojas 6ue hemos ido creando hasta el momento nos han servido para comenzar a introducirnos en el modo de tra8ajo de !xcel0 pero su aspecto est9tico deja 8astante 6ue desear. *odemos dar a nuestra hoja un aspecto 8astante ms llamativo $ hasta (cil de manejar utilizando di(erentes (ormatos de letras0 colores0 (ondos0 etc. !xisten varios 8otones en la 8arra de herramientas 6ue permiten cam8iar al3unas de las caracter:sticas mencionadas@

1o o8stante0 existe un men7 8astante completo desde donde podemos esco3er o hasta modi(icar al3una caracter:stica del (ormato de las celdas. 1..ccede a la opcin &ormato Celdas @

Desde a6u:0 podemos ele3ir los (ormatos para los n7meros0 alineacin0 tipo de letra o colores. *ara colocar un (ormato a un 3rupo de celdas0 9stas de8er:an estar seleccionadas previamente. #uando colocamos un (ormato cual6uiera0 por ejemplo (ormato -oneda0 &ordes exteriores $

color de letra azul0 al salir del cuadro de dilo3o podemos escri8ir $ los datos aparecern $a con el (ormato esco3ido. 2..ccede a las pestaFas superiores #lineacin, &uente, .ordes, =ramas ) Proteger para (amiliarizarte con su contenido. Minalmente0 sal del cuadro de dilo3o. .uto(ormato.5 ,tra (orma de esta8lecer un (ormato para las celdas de una hoja 6ue $a conten3a datos0 es con la opcin llamada #utoformato. !sta opcin nos lleva a un men7 desde donde podemos ele3ir entre varios modelos preesta8lecidos.

.lineacin de los datos.5 *ara alinear los datos de una celda tenemos los 8otones de la 8arra de herramientas@

,8serva el e(ecto de cada una de ellas en una celda@

!n la cuarta (ila0 para centrar en varias columnas hemos seleccionado previamente el ran3o ./%(/ $ despu9s hemos pulsado en el 8otn Combinar ) centrar. !ste 7ltimo ejemplo se utiliza0 so8re todo0 para ajustar el texto cuando 9ste so8repasa la anchura de una columna.

Desde el cuadro 6ue hemos visto anteriormente 6&ormato Celdas8 podemos tam8i9n utilizar un tipo de alineacin ms espec:(ica.

<;=#% como pensamos 6ue esta leccin no tiene demasiada di(icultad0 no o(recemos de momento prcticas paso a paso. B7 mismo puedes ir practicando lo 6ue se est estudiando. !scri8e al3o en al3una celda o celdas $ prue8as a cam8iar su (ormato0 alineacin0 etc. Bipos $ (uentes de letra.5 .parte de los 8otones t:picos de la 8arra de herramientas >ne3rita0 su8ra$ado0 cursiva0 (uente...? $a hemos visto 6ue existe un cuadro de dilo3o 8astante ms completo desde el cual podemos cam8iar el aspecto de una celda o ran3o.

Muente de letra BamaFo

-en7 Mormato 5 #eldas &ordes0 rellenos $ color de letra.5 *odemos esta8lecer 8ordes para las celdas o ran3os. !s importante no con(undir los 8ordes desde las opciones 6ue vamos a ver con los 8ordes de re(erencia 6ue vemos normalmente en !xcel. 4stos 7ltimos son0 por de(ecto0 de color 3ris $ nos sirven para tener la re(erencia de las celdas. *odemos incluso ocultarlas o ele3ir a la hora de la

impresin entre imprimirlas o no. !n cam8io0 los 8ordes aFadidos son0 por de(ecto0 ne3ros $ (orman parte de los datos de la hoja a la hora de visualizarlos o imprimirlos.

*aleta desple3a8le de 8ordes5555555555 #uadro de dilo3o de 8ordes

*odemos seleccionar el lado a marcar con un 8orde0 el 3rosor0 el color0 si es horizontal0 vertical o dia3onal0 etc. *aletas de relleno de color $ color de letra #uando introducimos n7meros en una hoja de clculo0 el (ormato de las celdas es el 2eneral0 es decir0 n7meros sin ceros separadores de miles0 ni (ormato monetario0 $ alineados a la derecha. *odemos darle a las celdas num9ricas (ormatos ms descriptivos $ hasta ms complejos $ personalizados. *ara ello0 tenemos una pe6ueFa 8arra de herramientas con los (ormatos ms utilizados0 $ tam8i9n el cuadro de dilo3o &ormato Celdas.

=it7a el cursor so8re cada uno de ellos. =u si3ni(icado es (cil.

Desde el men7 de &ormato Celdas tam8i9n podemos cam8iar el (ormato de los n7meros accediendo a un completo men7 con numerosos (ormatos preesta8lecidos.

13. +as listas

Las listas es una de las opciones 6ue ms se utiliza en !xcel. *ermiten almacenar datos en (orma de columnas a modo de 8ase de datos para posteriormente realizar clculos0 consultar datos0 realizar su85totales0 etc. 1ormalmente0 una lista contiene las ca8eceras de los datos en la primera (ila. !stas ca8eceras son los t:tulos de los campos. Un campo es un dato individual con un nom8re propio. .l3unas normas a tener en cuenta en la creacin de listas son@ 5!l tamaFo mximo de una lista es el mismo 6ue la hoja completa 5Dejar un espacio por encima $ por de8ajo de (orma 6ue la lista 6uede aislada del resto de la hoja. 5Los t:tulos de los campos de8en situarse en la primera (ila. 51o ha$ 6ue dejar espacios en 8lanco al principio del nom8re de un campo por6ue a(ectar a operaciones posteriores. 5=e recomienda asi3nar (ormatos distintos a las ca8eceras de columna $ a los datos. 5. ser posi8le0 dejar una 7nica lista en la hoja. Las operaciones ms comunes con listas son@ 5Utilizarla para imprimir listados. 5,rdenarla por un campo en concreto. 5#rear una (icha llamada E(ormularioE para tra8ajar con la lista. 5Miltrar datos0 es decir0 o8tener datos de la lista se37n unas condiciones espec:(icas. 5#rear in(ormes de resumen de su85totales de datos. #rear una (icha de (ormulario.5 2amos a ver cmo se crea una (icha de (ormulario. 1.De8es crear en !xcel la hoja de datos con los datos 6ue $a te ha8:amos proporcionado anteriormente. 2.=elecciona todo el ran3o de datos 6#1%.78 3..ccede a (atos &ormulario. Be aparecer automticamente la (icha@

La (orma de utilizar esta (icha es sumamente sencilla@ 5*ara desplazarte por los re3istros de8es pulsar las (lechas de la lista. 5,8serva en la parte superior derecha@ muestra el n7mero de re3istro >(ila? donde estamos situados. 5*ara crear uno nuevo0 puedes pulsar el 8otn <uevo. 5*ara (iltrar datos0 de8es pulsar el 8otn Criterios. 4.*ulsa el 8otn Criterios. .*ulsa clicD en el campo Ciudad $ escri8e@ !anacor. ".*ulsa el 8otn .uscar siguiente. %.,8serva 6ue ha aparecido el cuarto re3istro >4 de ? =i volvieramos a pulsar el mismo 8otn0 aparecer:a el si3uiente re3istro 6ue cumpliese la condicin especi(icada. ,rdenar una lista de datos.5 *uede ocurrir 6ue en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa $ ordenada por di(erentes campos >(echas0 nom8res0 precios0 etc?. *ara ordenar una lista0 !xcel dispone de dos opciones@ ;rdenacin rpida% !xcel ordena rpidamente a trav9s de un campo mediante el 8otn ;rden ascendente u ;rden descencente situados en la 8arra de herramientas. ,rdenacin por prioridades de campo@ !xcel permite ordenar tam8i9n por varios campos. Ima3inemos 6ue en una misma lista ordenada por ciudades0 existen tres re3istros de 2alencia. .parte podemos ordenar por .pellidos0 o cual6uier otro campo. !n total0 hasta tres campos.

1.#ierra la ventana de &ormulario si es 6ue contin7a a8ierta. 2.=it7a el cursor en cual6uier celda de la columna C >columna de #iudad?. 3.*ulsa el 8otn ;rden ascendente de la 8arra de herramientas. ,8serva 6ue excepto las ca8eceras de columna0 el resto de datos se ha ordenado al(a89ticamente por el campo Ciudad. *odemos e(ectuar la misma ordenacin pero en orden descendente a trav9s del 8otn 4..ccede a (atos ;rdenar $ te aparecer un cuadro de dilo3o@

Desde a6u: podemos esta8lecer los tres criterios de ordenacin 6ue coment8amos anteriormente. !n la ima3en se aprecia 6ue por prioridad0 6ueremos la ordenacin a trav9s del campo Provincia0 $ dentro de cada provincia 6ue se repita0 !xcel ordenar tam8i9n por el campo Ciudad. .#ompru98alo t7 mismo introduciendo varios criterios de ordenacin.

1/. Validacin de los datos

Ima3ina 6ue existe una celda 6ue tendr siempre un dato ele3ido de entre una lista. !n vez de escri8ir manualmente ese dato0 podemos crear una lista desple3a8le0 restrin3ir entradas0 limitar el n7mero de caracteres de la celda0 mostrar mensajes de a$uda0 etc. 1.=it7a el cursor en la celda (0. 2..ccede a (atos Validacin $ te aparecer el si3uiente cuadro@

!n la lista desple3a8le Configuracin podemos ele3ir 6u9 valores sern vlidos para la celda activa. Despl93ala $ o8serva las distintas posi8ilidades de la misma. 3.!li3e (inalmente la opcin +ista. Be aparecer una casilla de textoK escri8e lo si3uiente >separado por punto $ coma?@ .arcelona@.ilbao@Valencia@2erona@+Brida@!adrid 4..cepta el cuadro de dilo3o. ,8servars 6ue ha aparecido una (lecha t:pica de las listas desple3a8les@

.*rue8a a desple3arla $ o8serva su contenido@

Desde a6u: podemos ele3ir un valor ms cmodamente. .hora slo (alta aplicar la misma lista al resto de las celdas@ ".#on el cursor situado en la celda de la lista 6ue aca8amos de crear0 pulsa la com8inacin de teclas Ctrl 5 C>copiar al portapapeles?. %.=elecciona el resto del ran3o 6(3%(78 '.*ulsa Ctrl 5 V >pe3ar del portapapeles? ).*ulsa Esc para (inalizar la seleccin. Munciones especiales de 87s6ueda.5 2amos a ver al3unas (unciones interesantes 6ue podemos aplicar a las listas de datos. .:9C#,V% compara el valor de la 87s6ueda con la primera columna de la lista $ nos devuelve un valor asociado en la misma (ila. .:9V#,'% compara el valor de la 87s6ueda con la primera (ila de la lista $ nos devuelve un valor asociado en la misma columna. C;I<CI(I,% compara el valor de 87s6ueda con el contenido de cierta columna 6ue se le pasa como parmetro $ devuelve el :ndice del re3istro de la lista. I<(ICE% a partir del :ndice de la lista0 nos proporciona el dato del campo o columna 6ue se le pasa como parmetro. 2eamos al3unos ejemplos en la prctica@ 1..Fade las si3uientes celdas a la hoja $ ord9nalas por apellido.

2.=it7a el cursor en #P $ escri8e@ PBre1 9nc$e1 >puedes usar las opciones de #opiar $ *e3ar?. 3.=it7a el cursor en la celda .P. 4.!scri8e la si3uiente (rmula@ >.:9C#,V6#P@#0%(7@08 .*ulsa la tecla Intro. ,8serva 6ue ha aparecido el nom8re de la lista 6ue corresponde con los apellidos escritos. !sta (rmula 8usca un valor 6#P8 en un ran3o de celdas 6#0%(78 $ nos devuelve el valor 6ue encuentra dos posicin a su derecha >contndose ella?0 es decir0 el nom8re. !s una (uncin 6ue tra8aja per(ectamente para localizar datos en una lista extensa $ devolvernos un dato concreto de la misma (ila. =i ahora prue8as a escri8ir otros apellidos 6ue existan en la lista0 compro8ars 6ue la (rmula (unciona $ se actualiza. <;=#% si la lista no est ordenada al(a89ticamente0 ha$ 6ue aFadir el parmetro &#+9; en esta (uncin. *or ejemplo@ >.:9C#,V6#P@#0%(7@0@&#+9;8 por6ue de lo contrario0 no (uncionar:a correctamente. Miltros de datos.5 ,tra posi8ilidad para tra8ajar con listas son los llamados &iltros. !stos act7an en (orma de lista desple3a8le $ nos permite (iltrar o ele3ir datos se37n unas condiciones espec:(icas. 1.=elecciona el ran3o de la lista #1%(7 2..ccede a (atos &iltro #utofiltro $ pulsa un clicD en cual6uier parte de la lista para 6uitar la seleccin. ,8serva 6ue han aparecido las t:picas (lechas correspondientes a las listas desple3a8les comunes en ;indo<s. 3..8re la lista correspondiente al campo Ciudad $ selecciona .ilbao

4.2uelve a a8rir la misma lista $ selecciona la opcin =odas. ..8re la lista del campo Provincia $ eli3e la opcin Personali1ar... ".*repara el cuadro de dilo3o de la si3uiente (orma@

%.#cepta. ,8serva 6ue han aparecido las provincias cu$a inicial comience a partir de la letra !. '.2uelve a mostrar todas las provincias. !n campos num9ricos0 podr:amos por ejemplo ejecutar una consulta 6ue nos mostrar los valores ms altos0 valores a partir de un n7mero determinado0 etc.

1-. Euroconversin
!sta utilidad permite convertir listas de n7meros 6ue tenemos previamente en (ormato moneda al e6uivalente en euros. Bras la inclusin de esta moneda en varios pa:ses europeos0 se hace o8li3ado convertir al3unas listas 6ue ten:amos preparadas >como listas de precios de art:culos?0 al e6uivalente a la moneda 7nica europea. =upon3amos 6ue tenemos la si3uiente lista de art:culos $ su valor en peseta espaFola@ >puedes escri8ir $ pro8ar t7 tam8i9n el ejemplo?.

!l e6uivalente del !uro en *eseta espaFola es el si3uiente@ 1 Euro > 177,3D7 Pts *odr:amos situarnos en la celda (0 $ escri8ir la (rmula@ >C0A177,3D7 dejando dos decimales en el resultado0 pero vamos a hacerlo con la utilidad de conversin de !uros@ 1..ccede a 'erramientas Euro Conversin. Be aparecer una ventana de la 6ue de8es ele3ir las si3uientes caracter:sticas@

!l resultado es el si3uiente@

!l 7nico pro8lema de esta opcin es 6ue no 3uarda nin3una (rmula en la nueva columna0 por lo 6ue si aFadimos nuevas (ilas0 tendremos 6ue volver a utilizar esta opcin. &sicamente0 se utilizar en los casos en los 6ue ten3amos listas de precios en pesetas de anti3uas hojas $ 6ueramos actualizar su e6uivalente al euro. !n el caso de 3estionar una lista con art:culos de (orma 6ue ten3amos 6ue aFadir0 8orrar0 modi(icar precios0 de8er:amos crear una (rmula normal $ corriente como $a sa8emos. Introduccin a los 3r(icos en !xcel.5 !xcel o(rece la posi8ilidad de tra8ajar con 3r(icos en sus hojas de clculo 6ue nos proporcionarn una visin ms clara $ 3r(ica del contenido de las ta8las de datos. Un 3r(ico en !xcel es la representacin 3r(ica de un conjunto de datos de una hoja de clculo. *odemos crear di(erentes tipos de 3r(icos >8arras0 columnas0 l:neas0 etc? dependiendo de la in(ormacin visual 6ue 6ueramos conse3uir. Los datos utilizados en su creacin0 pueden variar $ el 3r(ico se actualizar automticamente. !stas son las caracter:sticas de al3uno de los 3r(icos ms utilizados@ 2rfico de reas

Nepresentan la evolucin de las series a lo lar3o del tiempo. -uestran el volumen de cada serie $ el total acumulado de las mismas.

2rfico de barras

#omparan las series. !l eje / se representa verticalmente $ el eje G horizontalmente. Las 8arras apiladas >ejemplo? representan la relacin de cada punto con el total. 2rfico de columnas

Nepresenta las series en 8arras verticales $ permite compararlas $ analizar las di(erencias de valores entre los puntos a trav9s del tiempo. !s un 3r(ico ideal para o8servar los datos en un momento de tiempo dado. 2rfico de lneas

!studia las tendencias de los valores a lo lar3o de un per:odo de tiempo0 resaltando la velocidad del cam8io. 2rfico burstil

!special para representar datos 8urstiles. =i se desean representar los valores 8urstiles de apertura0 mximo0 m:nimo $ cierre0 se tienen 6ue seleccionar 4 (ilas o columnas de datos correspondientes a dichos valores. !s un 3r(ico ideal para estudiar las (luctuaciones 6ue realizan. 2rfico circular o de sectores

Nepresenta una sola serie de datos 6ue son analizados $ cu$o valor se expresa en porcentaje. =e utilizan tam8i9n para resaltar al37n valor concreto. 2rfico de anillos

=imilar al de sectores0 no se limita a una sola serie sino 6ue puede representar tantas como deseemos. Las series son los anillos $0 los colores0 representan cada cate3or:a. 2rfico de radar

#ada cate3or:a (orma un eje $ cada eje sale del punto central. =i existen varias series0 todos sus puntos se unirn con una l:nea. 1o se podrn intercam8iar los valores del orden una vez creado. 2rfico RU 6grfico de dispersin8

Bra8ajan con dos ejes de valores. =e selecciona la primera columna del ran3o para los valores de eje / $ la se3unda para los del eje G. =e usan para analizar tendencias de los valores a trav9s del tiempo0 $ sus posi8les relaciones entre series. 2rfico de superficie 63 (8

1os sirve para tra8ajar con 3randes cantidades de datos $ su com8inacin. Inicia mediante colores0 las zonas con valores ms parecidos.

17. Crear ) modificar un grfico

4ste es el 7ltimo cap:tulo de la primera parte del curso de !xcel. <ota importante% es necesario Vue mande esta prctica a los tutores para Vue la puedan corregir ) le den acceso a la segunda parte del curso. 9i no lo $ace, nadie podr verificar si $a asimilado los contenidos de la primera parte ) tampoco podr continuar el curso. El arc$ivo Vue debe descargarse no contiene ning"n tipo de virus. !n este e5mail te enseFamos a modi(icar las 3r(icas. 1.#rea una hoja como la 6ue si3ue a continuacin. La celda #7 la hemos dejado en 8lanco para 6ue veas cmo tra8aja !xcel con valores vac:os.

2.=elecciona el ran3o #1%(7 3..ccede a Insertar 2rfico .parece un asistente para la creacin del 3r(ico. !n este primer paso podemos ele3ir el tipo de 3r(ico 6ue 6ueramos. 4.*ulsa el 8otn 9iguiente .6u: se nos muestra el ran3o de datos 6ue hemos seleccionado previamente. *odemos cam8iarlo o dejar el 6ue $a est seleccionado. =i pulsas en las casillas &ilas ) Columnas los datos del 3r(ico se transponen para mostrar0 en el eje de las /0 los rtulos de la primera (ila o la primera columna. Deja la opcin Columnas activada. La pestaFa superior 9erie nos muestra las series 6ue estn seleccionadas en este momento $ 6ue corresponden a los meses. Las series nos muestran los colores correspondientes a cada mes por6ue hemos seleccionado tres columnas. La representacin de las series se llama +e)enda. .*ulsa el 8otn 9iguiente. .6u: podemos modi(icar varias opciones como t:tulos0 le$enda0 etc.

".!scri8e en la casilla =tulo del grfico el texto@ VE<=#9 =;=#+E9. =i esperas unos se3undos0 aparecer la simulacin en la ventana de la derecha. %.!scri8e como t:tulo del eje de las / el texto@ #2E<=E9. '.!scri8e como t:tulo del eje de las G el texto@ Ventas en miles. La pestaFa superior E*es nos permite activar $ desactivar la visualizacin de los ejes. *uedes activar o desactivar las distintas opciones para compro8ar el resultado en la ventana de simulacin. La pestaFa +neas de divisin permite activar o desactivar las l:neas horizontales o verticales de divisin. *rue8a tam8i9n a activar o desactivar las distintas opciones. La pestaFa +e)enda permite activar0 desactivar $ modi(icar la posicin de la le$enda. La pestaFa ,tulos de datos permite varios modelos de visualizacin de los rtulos de datos. La pestaFa =abla de datos0 si est activada0 nos muestra en miniatura la ta8la ori3en de los datos del 3r(ico. ).*ulsa el 8otn 9iguiente. Minalmente0 podemos optar por crear el 3r(ico en la misma hoja0 el cual se podr modi(icar como si de un o8jeto cual6uiera se tratara >mover0 cam8iar el tamaFo0 modi(icar el contenido...? o 8ien0 crear el 3r(ico en una hoja completamente nueva0 lo cual aFadir:a una hoja slo para mostrar el 3r(ico. 1+.Deja la opcin Como ob*eto en... seleccionada $ pulsa el 8otn =erminar. !l 3r(ico aparece en la misma hoja de tra8ajo. .hora podemos estirar su tamaFo desde uno de los nodos de control0 moverlo arrastrando desde el interior del 3r(ico0 etc. =i pulsamos un clicD (uera del 3r(ico en cual6uier parte de la pantalla de tra8ajo0 se o8serva 6ue la marca ne3ra de seleccin desaparece. =i volvemos a pulsar un clicD en el interior del 3r(ico0 vuelve a aparecer. *ara modi(icar cual6uier parte del 3r(ico podemos pulsar do8le clicD. *or ejemplo0 si pulsamos do8le clicD so8re el (ondo 3ris del 3r(ico0 aparecer un cuadro de dilo3o desde el cual podemos cam8iar los colores del mismo. *uedes tam8i9n pulsar un clicD so8re al3uno de los tres t:tulos 6ue hemos colocado >t:tulo principal0 eje / $ eje G? $ o8servars 6ue puedes modi(icar dicho t:tulo. =i el 3r(ico est seleccionado >marcado en ne3ro? puedes a8rir al37n men7 $ o8servars 6ue al3unas opciones han cam8iado. !stas a(ectan al 3r(ico.

=i se desea 8orrar un 3r(ico0 slo ha$ 6ue tenerlo seleccionado $ pulsar la tecla 9upr del teclado. . veces0 en vez de modi(icar los datos de un 3r(ico es mejor $ ms rpido crearlo de nuevo. 11.&orra el 3r(ico actual $ crea el si3uiente@

,8serva 6ue hemos desactivado la opcin +e)enda. .l ser un 3r(ico tridimensional0 se crea un nuevo eje llamado E*e J 6ue muestra las series en dicho eje0 por lo 6ue la le$enda no es necesaria. 12..Fada a la hoja la si3uiente columna0 con (rmula incluida@

.hora vamos a crear un 3r(ico con los nom8res de los a3entes $ los totales en (orma de columnas. 1o es necesario0 en este caso0 seleccionar todo el ran3o de datos por6ue slo nos interesa la 7ltima columna como datos de la serie. 13.=elecciona la primera columna.

14.-anteniendo la tecla Control pulsada $ sin soltarla0 selecciona la columna de los totales.

1 .=elecciona el modelo Columnas 3( $ si3ue los pasos del asistente hasta la (inalizacin de la creacin del 3r(ico. Necuerda 6ue has de desactivar en este caso la +e)enda. 1".#am8ia los colores del (ondo $ de las 8arras pulsando do8le clicD so8re ellos.

1%.#on el 3r(ico seleccionado0 a8re el men7 2rfico Las opciones de este men7 son las si3uientes@ =ipo de grfico% podemos cam8iar al estilo del 3r(ico. (atos de origen% para cam8iar el ran3o del ori3en de los datos. ;pciones de grfico% podemos modi(icar los t:tulos0 le$enda0 etc. :bicacin% para crearlo en una hoja nueva o dejarlo en la actual. #gregar datosAlnea de tendencia% para aFadir nuevos datos pertenecientes a nuevas columnas o (ilas. Vista 3(% permite cam8iar la visualizacin en tres dimensiones. 1'..ccede a Vista 3( .hora podemos cam8iar la elevacin del 3r(ico0 la rotacin0 perspectiva0 etc. 1).*repralo como ves en la ima3en $ acepta.

Dependiendo de los cam8ios introducidos en el cuadro de dilo3o0 tendremos 6ue modi(icar el tamaFo del 3r(ico por6ue 6uizs no se vea demasiado 8ien.

<ota importante% !ncontrars la se3unda parte de este curso en el si3uiente enlace.

Curso de Excel XP 0segunda parte1

Contenido del curso

&. 1. Introduccin '. 2. Las matrices (. 3. 2inculos $ re(erencias en !xcel ). 4. *roteccin de hojas *.

. Las ta8las dinmicas

+. ". Ba8las de datos de una $ dos varia8les ,. %. !l pro3rama solver -. '. .cceso a dotos del exterior .. ). -icroso(t Ruer$ &/. 1+. Los macros &&. 11. *rimera tarea@ rellenar eti6uetas perdidas &'. 12. .mpliacin de la macro &(. 13. .Fadir columnas calculadas &). 14. -acro para crear una ta8la dinmica &*. 1 . #mo hacer 6ue un macro se repita &+. 1". .nexo &,. 1%. La (uncin Q*.L,>? &-. 1'. Nesultado completo de la hoja &.. 1). Necuperacin del precio de la lista

!xcel /*0 incluido en el pa6uete de o(imtica ,((ice de -icroso(t0 es el pro3rama ms utilizado por las empresas de todo el mundo. #on 9l podemos crear $ modi(icar hojas de clculo0 as: como realizar 3r(icas mu$ completas. mailxmail te o(rece un curso completo de !xcel /*0 dividido en dos partes >9sta es la se3unda?0 en el 6ue encontrars la respuesta a la ma$or:a de las pre3untas 6ue puedan sur3irte so8re su

(uncionamiento. #on este servicio0 6ueremos 3arantizarte el aprendizaje $ la desenvoltura en el manejo de la aplicacin sin 6ue ten3as la necesidad de moverte de casa.

1. Introduccin
!n esta primera leccin de la se3unda parte del curso de !xcel /*0 slo 6uer:amos hacerle una recomendacin 3eneral so8re el 8uen uso de las (rmulas en !xcel $ 6ue 6ueremos 6ue ten3a en cuenta. Un punto importante para el tra8ajo continuado con !xcel es tener claro 6ue todas las hojas 6ue ha3amos tenemos 6ue pensar 6ue sean lo ms dinmicas $ lo ms automatizadas posi8le. Benemos 6ue acostum8rarnos 6ue la hoja con la 6ue estamos tra8ajando0 si realmente nos es 7til0 puede ser 6ue se va$a ampliando poco a poco0 con lo 6ue nos tendremos 6ue acostum8rar a utilizar (rmulas (cilmente edita8les $ modi(ica8les. Un ejemplo.5Ima3ine 6ue 6ueremos hacer una suma de cuatro valores 6ue tenemos en di(erentes celdas@ pon3amos .1K &1K #1K D1. *ara poner la suma de estos valores en la celda M10 podemos escri8irla de dos (ormas@ Q.1S&1S#1SD1 o 8ien Q=U-.>.1@D1?. .hora ima3ine 6ue insertamos una nueva columna entre la & $ la # $ escri8imos un nuevo valor0 6ue i3ualmente 6ueremos 6ue se sume en la celda M10 6ue ahora ha8r pasado a ser L1. Le invito a 6ue te ha3as un pe6ueFo ejemplo con am8os casos $ veas 6ue es lo 6ue ocurre $ 6ue es lo ms cmodo $ en cual de los dos casos tenemos 6ue tener menos miedo de e6uivocarnos $ de estar veri(icando (rmulas. La verdad es 6ue en el momento en el 6ue se acostum8ra a utilizar !xcel cada vez 8usca el realizar hojas0 intentar completarlas al mximo $ despu9s al irlas completando olvidarse de las modi(icaciones $ 6ue el resultado de las (rmulas est9 correctamente. Le aconsejo encarecidamente 6ue siempre 6ue pueda utilice los ran3os de celdas en una (rmula0 aun6ue sean de pocas celdas. Los ran3os (acilitan mucho el tra8ajo. ,tro punto mu$ importante dentro de las hojas de !xcel es la correcta utilizacin de las celdas a8solutas >T&T4?. !n muchas ocasiones realizamos una hoja en la 6ue tenemos una celda 6ue siempre ser un valor de re(erencia 6ue tendremos en cuenta para una serie de (rmulas. 1ormalmente0 lo 6ue nos pasa es 6ue0 en un primer momento0 puede ser 6ue ten3amos una hoja pensada de una (orma concreta0 no veamos una modi(icacin inminente $ no pon3amos esta celda como 2a8soluta20 pero despu9s al necesitar ampliar esta hoja0 aFadiendo (ilas $ columnas0 nos damos cuenta 6ue los valores de las (rmulas empiezan a ser di(erentes de los 6ue ha8:an sido hasta este momento. !sto se de8e a 6ue la re(erencia a la celda 6ue hu8i9semos 6uerido sea (ija se va modi(icando0 con lo 6ue puede apuntar a valores 6ue nos pueden producir un error en un resultado o incluso un error en la (rmula en s:.

!s por esto 6ue tam8i9n le recomiendo 6ue siempre 6ue piense 6ue un valor de una celda de8e actuar como un valor a8soluto0 no se lo piense $ convierta esa celda de la (rmula en una celda a8soluta. =e3uramente esto le evitar muchos pro8lemas a la lar3a. Le recomiendo 6ue realice multitud de ejemplos $ ver la importancia de lo 6ue le he comentado. La 7ltima recomendacin 6ue te ha3o antes 6ue entres de lleno en la se3unda parte del curso es 6ue ha3as todas las hojas de !xcel 6ue puedas e inventes todos los ejemplos 6ue puedas por mu$ sencillos 6ue te puedan parecer0 se3uro 6ue poco a poco los amplias $ los complicas. .dems la mejor manera de aprender a utilizar !xcel es practicando $ practicando.

0 +as matrices
!l concepto de -atriz viene de los len3uajes de pro3ramacin $ de la necesidad de tra8ajar con varios elementos de (orma rpida $ cmoda. *odr:amos decir 6ue una matriz es una serie de elementos 6ue (orman (ilas >matriz 8i5dimensional? o (ilas $ columnas >matriz tri5dimensional?. La si3uiente ta8la representa una matriz 8idimensional@ 1234 ...ahora una matriz tridimensional@ 101 102 103 104 10 201 202 203 204 20 301 302 303 304 30 ,8serva0 por ejemplo0 el nom8re del elemento 304 6ue si3ni(ica 6ue est en la posicin de (ila 30 columna 4. !n !xcel0 podemos tener un 3rupo de celdas en (orma de matriz $ aplicar una (rmula determinada en ellas de (orma 6ue tendremos un ahorro del tiempo de escritura de (rmulas. !n !xcel0 las (rmulas 6ue hacen re(erencia a matrices se encierran entre corchetes WX. Aa$ 6ue tener en cuenta al tra8ajar con matrices lo si3uiente@ 51o se puede cam8iar el contenido de las celdas 6ue componen la matriz 51o se puede eliminar o mover celdas 6ue componen la matriz 51o se puede insertar nuevas celdas en el ran3o 6ue compone la matriz 1. #rea la si3uiente hoja@

!n la celda ./0 o8servars 6ue hemos hecho una simple multiplicacin para calcular el precio total de las unidades. Lo mismo pasa con las dems (rmulas. !n vez de esto0 podr:amos ha8er com8inado todos los clculos posi8les en uno solo utilizando una (rmula matricial.

Una (rmula matricial se tiene 6ue aceptar utilizando la com8inacin de teclas C=,+5!U9C5Intro $ !xcel colocar los corchetes automticamente. 2. &orra las celdas adecuadas para 6ue 6uede la hoja de la si3uiente (orma@

3. =it7a el cursor en la celda .C e introduce la (rmula@ >9:!#6.3%E3E./%E/8 4. .cepta la (rmula usando la com8inacin de teclas adecuada. ,8serva cmo hemos o8tenido el mismo resultado tan slo con introducir una (rmula.

,8serva la misma en la 8arra de (rmulas. .hora ha$ 6ue tener cuidado en editar celdas 6ue pertenezcan a una matriz0 $a 6ue no se pueden e(ectuar operaciones 6ue a(ecten slo a un ran3o de datos. #uando editamos una matriz0 editamos todo el ran3o como si de una sola celda se tratase. #onstantes matriciales.5 .l i3ual 6ue en las (rmulas normales0 podemos incluir re(erencias a datos (ijos o constantes. !n las (rmulas matriciales tam8i9n podemos incluir datos constantes. . estos datos se les llama constantes matriciales $ se de8e incluir un separador de columnas >s:m8olo @? $ un separador de (ilas >s:m8olo Y?. *or ejemplo0 para incluir una matriz como constante matricial@ 1.!scri8e estas celdas en la hoja2

2.=elecciona el ran3o C1%(0 3.!scri8e la (rmula@ >#1%.0EW14@04Y34@/4X 4..cepta la (rmula con la com8inacin de teclas adecuada. ,8serva 6ue !xcel ha ido multiplicando los valores de la matriz por los n7meros introducidos en la (rmula@

#uando tra8ajamos por (rmulas matriciales0 cada uno de los elementos de la misma0 de8e tener id9ntico n7mero de (ilas $ columnas por6ue0 de lo contrario0 !xcel expandir:a las (rmulas matriciales. *or ejemplo@ >W1@0@3XEW0Y3X se convertir:a en >W1@0@3Y1@0@3XEW0@0@0Y3@3@3X .=elecciona el ran3o C/%E".Introduce la (rmula@ >#/%./5W0@-@4Y3@P@-X $ ac9ptala.

,8servemos 6ue !xcel devuelve un mensaje de error diciendo 6ue el ran3o seleccionado es di(erente al de la matriz ori3inal. %.Lra8a la hoja si lo deseas.

3. Vinculos ) referencias en Excel

!xcel permite utilizar en sus (rmulas re(erencias a otras celdas0 hojas o incluso li8ros de tra8ajo. . veces es ms prctico dividir el tra8ajo en pe6ueFos li8ros $ posteriormente unirlos en uno. Ima3:nate una empresa con tres sucursales0 las cuales llevan por separado una serie de hojas. !n un momento dado0 interesar:a unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. !xcel permite varios tipos de re(erencias en sus (rmulas@ ,eferencias externas% cual6uier re(erencia a celdas $ ran3os de otros li8ros de tra8ajo. +ibro independiente% un li8ro 6ue contiene v:nculos con otros li8ros $0 por lo tanto0 depende de los datos de los otros li8ros. +ibro de traba*o fuente% li8ro 6ue contiene los datos a los 6ue hace re(erencia una (rmula de un li8ro dependiente a trav9s de una re(erencia externa. *or ejemplo0 la re(erencia@ ZC%Y!is documentosY[Ventas.xls\EneroZM#10har:a re(erencia a la celda #10 de la hoja Enero del li8ro Ventas.xls 6ue est 3uardado en la carpeta !is documentos de la unidad C% 1.#rea en un li8ro nuevo la si3uiente hoja@

2.Luarda el li8ro con el nom8re@ Empresa1 3.#ierra el li8ro de tra8ajo. 4.!n un nuevo li8ro de tra8ajo0 crea la si3uiente hoja@

.=it7ate en la celda ./. ".!scri8e la (rmula@ >suponiendo 6ue la ten3as 3uardada en la carpeta !is documentos% >ZC%Y!is documentosY[empresa1.xls\'o*a1ZM./%(/8 %.#piala dos celdas hacia a8ajo. '.Lra8a el li8ro con el nom8re@ empresa0.xls )..8re el li8ro empresa1.xls 1+..ccede a Ventana ;rgani1ar $ acepta la opcin !osaico. .hora tenemos dos ventanas correspondientes a los dos li8ros de tra8ajo a8iertos. *ara pasar de una a otra0 de8emos activarla con un cliD en su t:tulo o en cual6uier parte de la misma. *or ejemplo0 si deseamos situar el cursor en la ventana inactiva0 primero de8emos pulsar un clicD para activarla $ despu9s otro clicD para situar $a el cursor. 11.=it7a el cursor en la celda ./ del li8ro empresa0. ,8serva la 8arra de (rmulas. .hora no vemos el camino marcado 6ue hace re(erencia a un archivo 3ra8ado en disco. #uando tenemos a8iertos los archivos0 no se o8serva el camino de unidades $ carpetas. =i ahora modi(icamos cual6uier dato del li8ro empresa10 se actualizar:an las (rmulas del li8ro empresa0. 12.#ierra los dos li8ros. .uditor:a de hojas.5 !sta sencilla opcin sirve para sa8er a 6u9 celdas hace re(erencia una (rmula determinada0 posi8les errores en (rmulas0 etc. 1.#rea un li8ro nuevo. 2.#rea una sencilla hoja con sus (rmulas@

3. =it7a el cursor en la celda (0 3..ccede a 'erramientas #uditora ,astrear precedentes 4..ccede a 'erramientas #uditora ,astrear dependientes !xcel nos muestra 6ue la (rmula hace re(erencia al ran3o .0%C0 >precedentes? $ 6ue a su vez0 otra celda0 la E00 depende del resultado de la celda actual >dependientes?. . trav9s de esta opcin podemos localizar 6u9 celdas dependen de otras en sus (rmulasK a 6u9 celdas hace re(erencia la (rmula eK incluso podemos0 en caso de error0 localizar el mismo >opcin Nastrear error? ..ccede a 'erramientas #uditora Suitar todas las flec$as

/. Proteccin de $o*as
La proteccin de hojas nos permite prote3er contra 8orrados accidentales al3unas celdas 6ue consideremos importantes. *odemos prote3er toda la hoja0 el li8ro entero0 o 8ien slo al3unas celdas. *ara realizar estos pasos0 a8re cual6uier prctica 3uardada anteriormente. 1..ccede a 'erramientas Proteger Proteger $o*a $ acepta el cuadro de dilo3o 6ue aparece. 2.Intenta 8orrar con la tecla 9upr cual6uier celda 6ue conten3a un dato. La hoja est prote3ida por completo. Ima3inemos ahora 6ue slo deseamos prote3er las celdas 6ue contienen las (rmulas0 dejando li8res de proteccin el resto de celdas. 3.Desprote3e la hoja si3uiendo el mismo m9todo 6ue antes. 4.=elecciona0 por ejemplo0 el ran3o .0%C/ $ accede a &ormato Celdas 6Pesta]a proteger8. .Desactiva la opcin .loVueada $ acepta el cuadro. ".2uelve a prote3er la hoja desde 'erramientas Proteger Proteger $o*a. %.#am8ia al37n valor del ran3o .0%C/ '.Intenta cam8iar al3o o 8orrar al3una celda del resto de la hoja. #on la opcin anterior >&lo6ueada?0 hemos preparado un ran3o de celdas para 6ue est9 li8re de proteccin cuando decidamos prote3er toda la hoja. De esta (orma0 no ha8r (allos de 8orrados accidentales en celdas importantes. =i escri8imos una contraseFa al prote3er la hoja0 nos la pedir en caso de 6uerer desprote3erla posteriormente. =i ele3imos la opcin Proteger libro0 podemos prote3er la estructura entera del li8ro >(ormatos0 anchura de columnas0 colores0 etc...? Insertar comentarios.5 !s posi8le la insercin de comentarios en una celda a modo de anotacin personal. Desde la opcin Insertar Comentario podemos crear una pe6ueFa anotacin. 1.=it7a el cursor en cual6uier celda $ accede a Insertar Comentario. 2.!scri8e el si3uiente texto@

Descuento aplicado se37n la 7ltima reunin del consejo de administracin 3.*ulsa clicD (uera de la casilla amarilla. Dependiendo de 6u9 opcin est9 activada en el men7 'erramientas ;pciones Ver0 podemos desactivar la visualizacin de una marca roja0 la nota amarilla0 activar slo la marca0 o todo. 4..ccede a 'erramientas ;pciones $ o8serva en la pestaFa Ver >seccin Comentarios? las distintas casillas de opcin. *rue8a a activar las tres saliendo del cuadro de dilo3o $ o8serva el resultado. .Minalmente0 deja la opcin 9lo indicador de comentario activada. ".=it7a el cursor so8re la celda 6ue contiene el comentario. %.*ulsa el 8otn derecho del ratn so8re esa misma celda. Desde a6u:0 o 8ien desde Edicin0 podemos modi(icar o eliminar el comentario. =u8totales.5 !n listas de datos a3rupados por un campo0 es 7til mostrar a veces0 no slo el total 3eneral de una columna0 sino tam8i9n los su85totales parciales de cada elemento com7n. 1.#rea una sencilla hoja@

2. ,rd9nala por !arca. 3.=elecciona todo el ran3o de datos 6#1%C78 4..ccede a (atos 9ubtotales. !xcel nos muestra0 por de(ecto0 una con(i3uracin para crear su85totales a3rupados por !arca >casilla Para cada cambio en?0 utilizando la (uncin 9:!# $ aFadiendo el resultado 8ajo la columna Ventas. ..cepta el cuadro. ,8serva la a3rupacin 6ue ha hecho !xcel0 calculando las ventas por marcas $ o8teniendo las sumas parciales de cada una de ellas.

!n el mar3en iz6uierdo de la ventana se muestran unos controles para o8tener ma$or o menor nivel de resumen en los su8totales. ".*ulsa los 8otones $ o8serva el resultado.

%.2uelve a (atos 9ubtotales. '..8re la lista de :sar funcin $ eli3e la (uncin P,;!E(I;. ).Desactiva la casilla ,eempla1ar subtotales actuales por6ue 8orrar:a los 6ue $a ha$ escritos. 1+..cepta. 11.*ulsa un clicD uno a uno en los 4 8otones $ o8serva el resultado.

12..ccede a (atos 9ubtotales $ pulsa en Suitar todos. =i se 6uisiera crear su8totales por otro campo >por ejemplo el campo *a:s?0 de8er:amos primero ordenar la lista por ese campo para 6ue !xcel pueda a3rupar posteriormente la ta8la.

-. +as tablas dinmicas

Una ta8la dinmica nos permite modi(icar el aspecto de una lista de elementos de una (orma ms (cil0 cmoda $ resumida. .dems0 podemos modi(icar su aspecto $ mover campos de lu3ar. *ara crear ta8las dinmicas hemos de tener previamente una ta8la de datos preparada $ posteriormente acceder a (atos Informe de tablas ) grficos dinmicos. 1.#rea la si3uiente ta8la de datos@

2.=elecciona toda la ta8la $ accede a (atos Informe de tablas ) grficos dinmicos. !n primer lu3ar aparece una pantalla 6ue representa el primer paso en el In(orme de ta8las $ 3r(icos dinmicos. .ceptaremos la ta8la 6ue ha$ en pantalla. 3.*ulsa en 9iguiente. 4..cepta el ran3o pulsando en 9iguiente. #omo 7ltimo paso0 !xcel nos propone crear la ta8la en la misma hoja de tra8ajo a partir de una celda determinada0 o 8ien en una hoja completamente nueva >opcin ele3ida por de(ecto?. ..se37rate de 6ue est activada esta 7ltima opcin $ pulsa en =erminar. =e crea una hoja nueva con la estructura de lo 6ue ser la ta8la dinmica. Lo 6ue ha$ 6ue hacer es EarrastrarE los campos desde la 8arra 6ue aparece en la parte in(erior0 hacia la posicin deseada en el interior de la ta8la. "..rrastra los campos Producto ) !es a la posicin 6ue se muestra en la si3uiente (i3ura@

%..rrastra ahora el campo Precio en el interior >ventana 3rande?. .utomticamente aparecer el resultado@

Aemos diseFado la estructura para 6ue nos muestre los productos en su parte iz6uierda0 los meses en columnas0 $ adems0 el precio de cada producto en la interseccin de la columna. ,8serva tam8i9n 6ue se han calculado los totales por productos $ por meses. =i modi(icamos al37n dato de la ta8la ori3inal0 podemos actualizar la ta8la dinmica desde la opcin (atos #ctuali1ar datos siempre 6ue el cursor est9 en el interior de la ta8la dinmica. .l actualizar una ta8la0 !xcel compara los datos ori3inales. *ero si se han aFadido nuevas (ilas0 tendremos 6ue indicar el nuevo ran3o accediendo al paso 2 del .sistente. !sto podemos hacerlo accediendo nuevamente a (atos Informe de tablas ) grficos dinmicos $ volviendo atrs un paso. !s posi8le 6ue al terminar de diseFar la ta8la dinmica nos interese ocultar al37n su8total calculado. =i es as:0 de8emos pulsar do8le clicD en el campo 3ris 6ue representa el nom8re de al37n campo0 $ en el cuadro de dilo3o 6ue aparece0 ele3ir la opcin <inguno. Desde este mismo cuadro podemos tam8i9n cam8iar el tipo de clculo. !s posi8le tam8i9n mover los campos de sitio simplemente arrastrando su 8otn 3ris hacia otra posicin. *or ejemplo0 puede ser 6ue 6ueramos ver la ta8la con la disposicin de los campos al rev9s0 es decir0 los productos en columnas $ los meses en (ilas. *rue8a a mover el !es ) el Producto a la parte iz6uierda. 2ers 6ue ahora se or3aniza $ suma a trav9s del mes.

Desde la 8arra de modi(icacin de la ta8la0 podemos realizar operaciones de actualizacin0 seleccin de campos0 ocultar0 resumir0 a3rupar0 etc. *uedes practicar sin miedo los di(erentes 8otones de la 8arra. &7s6ueda de o8jetivos.5 Aa$ veces en las 6ue al tra8ajar con (rmulas0 conocemos el resultado 6ue se desea o8tener0 pero no las varia8les 6ue necesita la (rmula para alcanzar dicho resultado. *or ejemplo0 ima3inemos 6ue deseamos pedir un pr9stamo al 8ando de 2.+++.+++ de pts $ disponemos de dos aFos para pa3arlo. 2eamos cmo se calcula el pa3o mensual@ La (uncin >P#2;6interBsA10@perodoE10@capital8 nos da la cuota mensual a pa3ar se37n un capital0 un inter9s $ un per:odo en aFos. 1.!scri8e los si3uientes datos@

2.!scri8e en la celda .- la frmula% >P#2;6.0A10@.3E10@.18. 3.Ruita los decimales. 4.2emos 6ue la cuota a pa3ar es de DC.0P7 Pts. La (uncin >P#2;68 siempre nos dar el resultado en n7meros ne3ativos. =i 6ueremos convertirlo en resultado positivo0 de8emos encerrar la (uncin en otra (uncin@ la (uncin >#.968 !sta (uncin convierte cual6uier n7mero en positivo >valor a8soluto? . -odi(ica la (uncin $ escri8e@ >#.96P#2;6.0A10@.3E10@.188 .hora podemos variar los valores de las tres casillas superiores para compro8ar di(erentes resultados. *ero vamos a lo 6ue vamos@ ima3inemos 6ue slo disponemos de '+.+++ pts para pa3ar cada mes. !l 8anco actual nos o(rece un inter9s del 40 U0 as: 6ue vamos a ver 6u9 inter9s

tendr:amos 6ue conse3uir para lle3ar a pa3ar las '+.+++ 6ue podemos pa3ar. *odr:amos ir cam8iando manualmente la celda del inter9s hasta conse3uir el resultado re6uerido0 pero a veces ha$ clculos complejos $ nos llevar:a tiempo ir pro8ando con decimales hasta conse3uirlo. *ara ello0 tenemos la opcin .uscar ob*etivos0 a trav9s de la cual !xcel nos proporcionar el resultado 8uscado. .=it7a el cursor en .- si no lo est $a. "..ccede a 'erramientas .uscar ob*etivos. %.Nellena las casillas como ves a continuacin $ acepta el cuadro.

!xcel avisa 6ue ha hallado una solucin al pro8lema. '..cepta este 7ltimo cuadro de dilo3o. =in em8ar3o0 si o8servas la celda del inter9s0 aparece en ne3ativo0 por lo 6ue el resultado no ha sido el esperado >evidentemente0 el 8anco no nos va a pa3ar el inter9s a nosotros?0 por lo 6ue nos vemos o8li3ados a cam8iar otra celda. !l capital no podemos cam8iarlo. 1ecesitamos los 2.+++.+++0 as: 6ue0 vamos a intentarlo con los aFos. ).Deshaz la 7ltima accin desde 1+.2uelve a preparar las si3uientes casillas@

11..cepta la solucin de !xcel. ,8serva 6ue han aparecido decimales peroK $a sa8emos 6ue podemos cam8iar el n7mero de meses a pa3ar si es 6ue no podemos tocar el inter9s. Ruita los decimales. 1ecesitaremos dos aFos $ dos meses. *osi8lemente otro 8anco nos o(rezca un inter9s ms 8ajo0 por lo 6ue podemos volver a 8uscar un nuevo valor para el per:odo. *ara tra8ajar con la opcin de .uscar ob*etivos0 ha$ 6ue tener presente lo si3uiente@ 5Una celda cam8iante >varia8le? de8e tener un valor del 6ue dependa la (rmula para la 6ue se desea encontrar una solucin espec:(ica. 5Una celda cam8iante no puede contener una (rmula. 5=i el resultado esperado no es el deseado0 de8emos deshacer la accin.

7. =ablas de datos de una ) dos variables

!xiste otro m9todo para 8uscar valores deseados llamado tablas de variables. !xisten dos tipos de ta8las@ =abla de una variable% utilizada cuando se 6uiere compro8ar cmo a(ecta un valor determinado a una o varias (rmulas. =abla de dos variables% para compro8ar cmo a(ectan dos valores a una (rmula. . continuacin0 modi(icaremos la ta8la de amortizacin del pr9stamo de (orma 6ue !xcel calcule varios intereses $ varios aFos al mismo tiempo. *ara crear una ta8la ha$ 6ue tener en cuenta@ 5La celda 6ue contiene la (rmula de8er ocupar el v9rtice superior iz6uierdo del ran3o 6ue contendr el resultado de los clculos. 5Los di(erentes valores de una de las varia8les de8ern ser introducidos en una columna0 $ los valores de la otra varia8le en una (ila0 de (orma 6ue los valores 6ueden a la derecha $ de8ajo de la (rmula. 5!l resultado o8tenido es una matriz0 $ de8er ser tratada como tal. 1.*repara la si3uiente ta8la. !n ella0 hemos dispuesto varios tipos de inter9s $ varios aFos para ver distintos resultados de una sola vez.

2.=elecciona el ran3o .-%&P $ accede a (atos =abla 3.Nellena las casillas como ves a continuacin $ acepta.

4.De8es seleccionar el ran3o C7%&P $ arre3larlo de (orma 6ue no se vean decimales0 (ormato millares $ ajustar el ancho de las columnas.

De esta (orma0 podemos compro8ar de una sola vez varios aFos $ varios tipos de inter9s. !scenarios.5 Un !scenario es un 3rupo de celdas llamadas #eldas cam8iantes 6ue se 3uarda con un nom8re. 1.Aaz una copia de la hoja con la 6ue estamos tra8ajando $ en la copia0 modi(ica los datos@

2..ccede a 'erramientas Escenarios $ pulsa en #gregar. 3.Nellena las casillas tal $ como ves en la p3ina si3uiente@

4..cepta el cuadro de dilo3o. .2uelve a aceptar el si3uiente cuadro de dilo3o. ".2uelve a pulsar en #gregar. %.#olcales el nom8re@

'..cepta $ modi(ica el si3uiente cuadro@

)..cepta $ a3re3a otro escenario. 1+.2uelve a escri8ir i3ual 6ue antes@

11..cepta $ modi(ica la l:nea del inter9s@

11..cepta. .ca8amos de crear tres escenarios con distintas celdas cam8iantes para un mismo modelo de hoja $ una misma (rmula. 12.=elecciona el primer escenario de la lista $ pulsa en !ostrar. ,8serva el resultado en la hoja de clculo. 13.Aaz lo mismo para los otros dos escenarios. -u9stralos $ o8serva el resultado.

*odemos tam8i9n crear un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja para o8servar $ comparar los resultados. 14.*ulsa en ,esumen $ acepta el cuadro 6ue aparece. ,8serva 6ue !xcel ha creado una nueva hoja en (ormato de su85totales >o en (ormato ta8la dinmica si se hu8iera ele3ido la otra opcin?. !sta hoja puede ser tratada como una hoja de su85 totales expandiendo $ enco3iendo niveles.

C. El programa solver
!l pro3rama 9olver se puede utilizar para resolver pro8lemas complejosK creando un modelo de hoja con m7ltiples celdas cam8iantes. *ara resolver un pro8lema con 9olver de8emos de(inir@ 5La celda o8jetivo >celda cu$o valor deseamos aumentar0 disminuir o determinar? 5Las celdas cam8iantes >son usadas por 9olver para encontrar el valor deseado en la celda o8jetivo? 5Las restricciones >l:mites 6ue se aplican so8re las celdas cam8iantes? 1.#rea la hoja 6ue viene a continuacin teniendo en cuenta las (rmulas de las si3uientes celdas@ .P Q&45&' .3 Q3 O&2O>&"S3+++?V+0 ./ Q&3O3 >.l mar3en de las t:picas sumas de totales?

Aemos calculado el 8ene(icio restando los 3astos de los in3resos. *or otro lado0 los in3resos son proporcionales al n7mero de unidades vendidas multiplicado por el precio de venta >3 pts?. 2. ,8serva la (rmula de la celda .3 Las unidades 6ue esperamos vender en cada trimestre son el resultado de una compleja (rmula 6ue depende del (actor estacional >en 6u9 per:odos se espera vender? $ el presupuesto en pu8licidad >supuestas ventas (avora8les?. 1o te preocupes si no entiendes demasiado esta (rmula. 3.=it7a el cursor en &P.

!l o8jetivo es esta8lecer cul es la mejor distri8ucin del 3asto en pu8licidad a lo lar3o del aFo. !n todo caso0 el presupuesto en pu8licidad no superar las 4+.+++ pesetas anuales. ,esumiendo% 6ueremos encontrar el mximo 8ene(icio posi8le 6&P80 variando el valor de unas determinadas cedas0 6ue representan el presupuesto en pu8licidad6.7%E780 teniendo en cuenta 6ue dicho presupuesto no de8e exceder las 4+.+++ pesetas al aFo. 4.!li3e 'erramientas 9olver.

La Celda ob*etivo es a6uella cu$o valor 6ueremos encontrar >aumentndolo o disminu$9ndolo?. !l campo Cambiando las celdas indicar las celdas cu$os valores se pueden cam8iar para o8tener el resultado 8uscado. !n nuestro ejemplo sern a6uellas celdas donde se muestra el valor del 3asto en pu8licidad para un per:odo determinado. .=it7a el cursor en el campo Cambiando las celdas $ pulsa el 8otn rojo >minimizar dilo3o?.

".Introduce >o selecciona con el ratn? el ran3o .7%E7. %.2uelve a mostrar el cuadro de dilo3o desde el 8otn rojo. . continuacin vamos a aFadir las restricciones 6ue se de8ern cumplir en los clculos. Necuerda 6ue el presupuesto en pu8licidad no exceder las 4+.+++ pts. '.*ulsa el 8otn #gregar. ).*ulsa &7 en la hoja de clculo.

1+.Aaz clicD en el campo ,estriccin. 11.!scri8e el valor@ 4++++. 12.*ulsa el 8otn #gregar del mismo cuadro de dilo3o. ,tra restriccin es 6ue el 3asto de cada per:odo sea siempre positivo. 13.*ulsa en el 3asto de pu8licidad del primer per:odo .7. 14.!li3e el operador H> de la lista del medio $ completa el cuadro de la si3uiente (orma@

1 .Introduce las dems restricciones correspondientes a los tres per:odos 6ue (altan de la mima (orma. 1"..cepta el cuadro para salir al cuadro de dilo3o principal. 1%.*ulsa en el 8otn ,esolver. ,8serva 6ue !xcel ha encontrado una solucin 6ue cumple todos los re6uisitos impuestos. .hora podemos aceptarla o rechazarla.

1'.*ulsa en #ceptar. ,8serva 6ue ahora la hoja de clculo muestra el 8ene(icio mximo 6ue podemos conse3uir ju3ando con el presupuesto en pu8licidad. #omo detalle curioso0 o8serva cmo no de8er:amos pro3ramar nin3una partida presupuestaria para la pu8licidad del primer per:odo.

#on(i3uracin del 9olver.5 Desde 'erramientas 9olver 6botn ;pciones...8 tenemos varias opciones para con(i3urar =olver. Las ms importantes son@ =iempo mximo% se3undos transcurridos para encontrar una solucin. !l mximo aceptado es de 32.%"% se3undos. Iteraciones% n7mero mximo de iteraciones o clculos internos. Precisin% n7mero (raccional entre + $ 1 para sa8er si el valor de una celda alcanza su o8jetivo o cumple un l:mite superior o in(erior. #uanto menor sea el n7mero0 ma$or ser la precisin. =olerancia% tanto por ciento de error acepta8le como solucin ptima cuando la restriccin es un n7mero entero. #doptar modo lineal% si se activa esta opcin0 se acelera el proceso de clculo. !ostrar resultado de iteraciones% si se activa0 se interrumpe el proceso para visualizar los resultados de cada iteracin. :sar escala automtica% se activa si la ma3nitud de los valores de entrada $ los de salida son mu$ di(erentes.

D. #cceso a dotos del exterior

. veces puede ocurrir 6ue necesitemos datos 6ue0 ori3inalmente0 se crearon con otros pro3ramas especiales para ese cometido. *odemos tener una 8ase de datos creada con #ccess o d.#9E 6ue son dos de los ms conocidos 3estores de 8ases de datos $0 posteriormente0 6uerer importar esos datos hacia !xcel para poder tra8ajar con ellos. *ara ello0 necesitaremos una aplicacin especial llamada !icrosoft Suer) 6ue nos permitir acceso a datos externos creados desde distintos pro3ramas. Bam8i9n es posi8le 6ue slo nos interese acceder a un conjunto de datos $ no a todos los datos de la 8ase por completoK por lo 6ue utilizaremos una Consulta 6ue son parmetros especiales donde podemos ele3ir 6u9 datos 6ueremos visualizar o importar hacia !xcel. =i deseamos acceder a este tipo de datos0 es necesario ha8er instalado previamente los controladores de 8ase de datos 6ue permiten el acceso a dichos datos. !sto lo puedes compro8ar desde el Panel de Control $ accediendo al icono@

.ll:0 te aparecer un cuadro de dilo3o con los controladores disponi8les@

#reacin de una consulta de datos.5 *ara comenzar0 es necesario de(inir previamente la consulta 6ue utilizaremos indicando la (uente de datos $ las ta8las 6ue 6ueremos importar. =i no tienes nociones de la utilizacin de los pro3ramas 3estores de 8ases de datosK no te preocupes por6ue slo vamos a extraer datos de ellos. 2eamos cmo hacerlo@

1..ccede a (atos ;btener datos externos <ueva consulta de base de datos .parecer la pantalla de !icrosoft Suer). .hora podemos dar un nom8re a la nueva consulta. 2.*ulsa en #]adir $ aFade los si3uientes datos@

3.Aaz clicD en Conectar. 4.#licD en 9eleccionar .hora de8emos indicarle la ruta donde 8uscar el archivo a importar. 1osotros hemos ele3ido la 8ase de datos <eptuno.!(. 6ue viene de ejemplo en la instalacin de !icrosoft ;ffice RP. La puedes encontrar en la carpeta #@W.rchivos de programaY!icrosoft ;fficeY;fficeYE*emplos. ,8serva la si3uiente ilustracin@

.=elecciona la 8ase de datos <EP=:<;.!(. $ acepta. "..cepta tam8i9n el cuadro de dilo3o 6ue aparece >el anterior? %.=elecciona la ta8la C+IE<=E9

'..cepta los cuadros de dilo3o 6ue 6uedan hasta 6ue aparezca en pantalla el asistente de creacin de consultas tal $ como aparece en la p3ina si3uiente@

).#ar3a los campos IdCliente0 (ireccin, Ciudad ) =elBfono seleccionando clicD en el campo $ pulsando el 8otn 1+.*asa al paso 9iguiente. .hora podemos ele3ir de entre los campos al3una condicin para la importacin de los datos. !s posi8le 6ue slo nos interesen los clientes cu$a po8lacin sea &arcelona. =i no modi(icamos nin3una opcin0 !xcel importar todos los datos. 11.-odi(ica las casillas de la si3uiente (orma@

12.*ulsa en 9iguiente. 13.!li3e el campo IdCliente como campo para la ordenacin $ 9iguiente. . continuacin0 podr:amos importar los datos directamente a !xcel0 pero vamos a ver cmo (unciona la ventana de Suer). Bam8i9n podr:amos 3uardar la consulta. 14.!li3e la opcin Ver datos...

1 .*ulsa en &inali1ar.

P. !icrosoft Suer)
.parece la pantalla de tra8ajo de !icrosoft Suer). Desde esta pantalla podemos modi(icar las opciones de consulta0 el modo de ordenacin0 aFadir o eliminar campos0 etc. ,8serva las partes de la pantalla0 en la parte superior tenemos la t:pica 8arra de 8otones. !n la parte central0 el nom8re $ los campos de la ta8la 6ue hemos ele3ido0 as: como la ventana de criterios de seleccinK $ en la parte in(erior0 los campos en (orma de columna. *odemos aFadir campos a la consulta seleccionndolos de la ta8la $ arrastrndolos hacia una nueva columna de la parte in(erior. !n nuestro caso0 vemos 6ue slo ha$ un cliente 6ue cumpla la condicin de ser de la ciudad de &arcelona. 1".&orra el criterio .arcelona de la casilla de criterios. 1%.*ulsa el 8otn E*ecutar consulta a$ora situado en la 8arra de herramientas superior $ o8serva el resultado. 1'..8re el men7 #rc$ivo $ selecciona la opcin (evolver datos a !icrosoft Excel. 1)..cepta el cuadro de dilo3o 6ue aparece. Devolver datos a !xcel.5 .hora podemos tratar los datos como si (ueran columnas normales de !xcel0 pero con la ventaja 6ue tam8i9n podemos modi(icar al3unos parmetros desde la 8arra de herramientas 6ue aparece.

. trav9s de esta 8arra tendremos siempre la posi8ilidad de actualizar la consulta0 ha$a o no ha$a ocurrido al3una modi(icacin en ella. M:jate 6ue es posi8le por6ue el pro3rama almacena en un li8ro de tra8ajo la de(inicin de la consulta de donde son ori3inarios los datos0 de manera 6ue pueda ejecutarse de nuevo cuando deseemos actualizarlos. =i desactivamos la casilla 2uardar definicin de consulta $ 3uardamos el li8ro0 !xcel no podr volver a actualizar los datos externos por6ue 9stos sern 3uardados como un ran3o esttico de datos. Bam8i9n podemos indicar 6ue se actualicen los datos externos cuando se a8ra el li8ro 6ue los contieneK para ello ha$ 6ue activar la casilla #ctuali1ar al abrir el arc$ivo.

Necuerda 6ue0 para 6ue sea posi8le la actualizacin de los datos externos0 se necesita almacenar la consulta en el mismo li8ro o tener la consulta 3uardada $ ejecutarla de nuevo. Impresin de una hoja.5 Utilizando la 7ltima hoja 6ue tenemos en pantalla0 veamos 6u9 hacer en el caso de impresin de una hoja. !n principio0 tenemos el 8otn Vista preliminar situado en la 8arra superior de herramientasK 6ue nos permite o8tener una visin previa del resultado de la hoja antes de imprimir. 1..ccede a esta opcin@ o8serva la parte superior@ tenemos varios 8otones para controlar los mr3enes >arrastrando?0 o 8ien para modi(icar las caracter:sticas de la impresin 6botn Configurar8 2..ccede al 8otn Configurar. Desde este cuadro de dilo3o0 podemos esta8lecer el tamaFo del papel0 orientacin en la impresora0 cam8iar la escala de impresin0 colocar enca8ezados0 etc. ,8serva 6ue en la parte superior existen unas pestaFas desde donde podemos modi(icar todos estos parmetros. *uedes realizar distintas prue8as $ com8inaciones sin lle3ar a imprimirK as: como0 o8servar el resultado en la pantalla de presentacin preliminar. =eleccin del rea de impresin.5 !s posi8le seleccionar slo un ran3o de celdas para 6ue se imprima. *ara hacer esto0 si3ue estas instrucciones. 1.=elecciona el ran3o a imprimir 2.Ir a #rc$ivo ^rea de impresin Establecer rea de impresin #orreccin orto3r(ica.5 !xcel /* incorpora un corrector orto3r(ico 6ue podemos activar al ir escri8iendo texto so8re la marcha o 8ien una vez ha$amos terminado de escri8ir. !l corrector 6ue act7a so8re la marcha podemos encontrarlo en 'erramientas #utocorreccin. !n este men70 aparece un cuadro de dilo3o donde podemos aFadir pala8ras para 6ue !xcel las cam8ie automticamente por otras. ,tro m9todo es corre3ir0 una vez (inalizado el tra8ajo0 desde 'erramientas ;rtografa. .parecer un men7 6ue nos ir indicando las pala8ras 6ue !xcel considera (alta de orto3ra(:a. *odemos omitirlas o 8ien cam8iarlas por las 6ue nos o(rece el pro3rama. =i ele3imos la opcin #gregar palabras a..., podemos ele3ir el diccionario 6ue 6ueremos introducir la pala8ra 6ue no se encuentra en el diccionario principal de !xcel. *or omisin0 disponemos del diccionario PE,9;<#+.(IC0 6ue se encuentra vac:o hasta 6ue le vamos aFadiendo pala8ras nuevas. . partir de introducir una nueva pala8ra en el diccionario0 9sta deja de ser incorrecta. Aa$ 6ue hacer notar 6ue !xcel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de ,((ice0 por lo 6ue si

hemos aFadido pala8ras0 9stas estarn disponi8les en una (utura correccin desde ;ord0 por ejemplo.

14. +os macros

!n ocasiones0 tenemos 6ue realizar acciones repetitivas $ rutinarias una $ otra vez. !n vez de hacerlas manualmente0 podemos crear una macro 6ue tra8aje por nosotros. Las macros son (unciones 6ue ejecutan instrucciones automticamente $ 6ue nos permiten ahorrar tiempo $ tra8ajo. Los pasos para crear una macro son@ 1..cceder a 'erramientas !acro 2rabar macro 2.*ulsar las teclas o tareas0 una tras otra0 teniendo cuidado de no e6uivocarnos. 3.Detener la 3ra8acin de la macro. 4.Depurar posi8les errores o modi(icar la macro. Las macros tam8i9n pueden ejecutarse pulsando una com8inacin de teclas espec:(ica0 por lo 6ue ni si6uiera de8emos acceder a un men7 para invocar a la macro0 o 8ien asi3nrsela a un 8otn. #uando creamos una macro0 en realidad !xcel est creando un pe6ueFo pro3rama utilizando el len3uaje com7n en aplicaciones ,((ice@ el 2isual &asic. #reacin de una macro.5 1..ccede a 'erramientas !acro 2rabar nueva macro. Be aparecer un men7@

2..cepta el nom8re propuesto >-acro1? $ acepta el cuadro de dilo3o.

. continuacin0 aparecer un pe6ueFo 8otn desde el 6ue podrs detener la 3ra8acin de la macro.

. partir de estos momentos0 todo lo 6ue ha3as >escri8ir0 8orrar0 cam8iar al3o...? se ir 3ra8ando. De8emos tener cuidado0 por6ue cual6uier (allo tam8i9n se 3ra8ar:a. 3.*ulsa Control 5 Inicio 4.!scri8e@ (as transcurridos $ pulsa Intro . .!n la celda #0 escri8e@ &ec$a actual $ pulsa Intro. ".!n la celda #3 escri8e@ &ec$a pasada $ pulsa Intro. %.!n la celda #/ escri8e@ =otal das $ pulsa Intro. '.=elecciona con un clicD la ca8ecera de la columna # >el nom8re de la columna? de (orma 6ue se seleccione toda la columna. )..ccede a &ormato Columna #utoa*ustar a la seleccin 1+.*ulsa clicD en la celda .0 $ escri8e@ >';U68. *ulsa Intro. 11.!scri8e@ 0PA4PAPD $ pulsa Intro. 12..ccede a &ormato Celda eli3e el (ormato <" mero $ acepta. 13.=it7a el cursor en la celda #1. 14.*ulsa la com8inacin de teclas Control 5 E >se seleccionarn todo el ran3o no5vac:o?. 1 ..ccede a &ormato #utoformato !ulticolor 0 $ acepta. 1".Minaliza la 3ra8acin desde el 8otn Detener 3ra8acin o 8ien desde el men7 'erramientas !acro (etener 3ra8acin. .hora vamos a ver si la macro (unciona@ 1.#olcate en la 'o*a0 2..ccede a 'erramientas !acro !acros. 3.!li3e tu macro $ pulsa el 8otn E*ecutar.

4.,8serva su comportamiento. La macro ha ido realizando paso a paso todas las acciones 6ue hemos preparado. #reacin de una macro ms compleja.5 La creacin de macros no se limita a pe6ueFas operaciones rutinarias como aca8amos de ver en el 7ltimo ejemploK podemos crear macros ms complejas 6ue resuelvan situaciones complicadas de (ormateo $ clculo de celdas 6ue nos ahorrarn mucho tra8ajo. !xcel crea sus macros utilizando el len3uaje com7n de pro3ramacin de los componentes de ,((ice@ el 2isual &asicK por lo 6ue0 si tenemos idea de dicho len3uaje0 podremos modi(icar el cdi3o de la macro manualmente. *ero vamos a crear una macro ms completa. =upon3amos 6ue 6ueremos conse3uir un in(orme mensual de una ta8la de datos de ventas0 aFadiendo columnas0 clasi(icndolas0 imprimirlas0 clasi(icarlas con otros criterios0 etc. Bendrs 6ue a8rir el (ichero 6ue se adjunta en esta leccin $ tra8ajar con 9l. 1..8re el (ichero Pedidos.R+9 haciendo un clicD so8re el nom8re de dicho archivo. # la $ora de descargarte el arc$ivo, no $agas caso de las advertencias, )a Vue est comprobado Vue el contenido de dic$o arc$ivo no contiene ning"n virus. 2.,8serva sus dos hojas@ Precios ) Pedidos. Ima3ina 6ue se trata de una empresa textil 6ue tiene 6ue ela8orar una macro 6ue realice tareas de (in de mes. La hoja nos muestra una clasi(icacin por estados0 canales >minorista $ ma$orista?0 cate3or:as0 precios $ cantidad. La macro automatizar el tra8ajo de (orma 6ue cada mes podremos reco3er un in(orme de los pedidos de mes anterior extra$9ndolo del sistema de proceso de pedidos. !l secreto de una macro lar3a es dividirla en varias macros pe6ueFas $ lue3o unirlas. =i intentamos crear toda una 3ran macro se3uida0 ha8r 6ue realizar cuatrocientos pasos0 cruzar los dedos0 desearse lo mejor $K 6ue no ha$an demasiados (allos. La hoja 6ue hemos recuperado nos muestra las unidades $ totales netos. Los pedidos del mes anterior0 -arzo de 1))40 se encuentran en la hoja 2. #omo vamos a crear una macro0 $ estamos sometidos al ries3o de (allos0 vamos a crear una copia de nuestra hoja. De todas (ormas0 aun6ue la macro (uncione per(ectamente0 tendremos una copia para practicar con ella. 1.#rea una copia de la hoja Pedidos >arrastrndola hacia la derecha con la tecla de control pulsada?.

11. Primera tarea% rellenar etiVuetas perdidas

#uando el sistema de pedidos produce un in(orme0 introduce una eti6ueta en una columna la primera vez 6ue aparece la eti6ueta. 2amos a crear la macro. Be pedimos 6ue prestes atencin a las acciones 6ue vamos creando $ su resultado en pantalla. 1.#rea una nueva macro con el nom8re@ ,ellenarEtiVuetas $ acepta. *asos de la macro@ 1.*ulsa Ctrl 5 Inicio para situar el cursor en la primera celda. 2.*ulsa Ctrl 5 E para seleccionar el ran3o completo. 3.*ulsa &- 6Ir a...8 4.*ulsa el 8otn Especial de ese mismo cuadro de dilo3o. ..ctiva la casilla Celdas en blanco $ acepta. ".!scri8e@ >C0 $ pulsa Ctrl 5 Intro. %.*ulsa Ctrl 5 Inicio '.*ulsa Ctrl 5 E. ).!li3e Edicin Copiar >o el 8otn Copiar?. 1+.!li3e Edicin Pegado especial.... 11..ctiva Valores $ acepta. 12.Minaliza la 3ra8acin. Aemos utilizado com8inaciones de teclas $ m9todos rpidos de seleccionar $ rellenar celdas para a3ilizar el tra8ajo. ,8serva 6ue hemos (inalizado la macro sin desactivar la 7ltima seleccin de celdas. #on una simple pulsacin de la tecla Esc $ despu9s mover el cursor0 ha8r:a 8astado0 pero lo hemos hecho as: para 6ue puedas ver cmo se modi(ica una macro.

1.!limina la hoja copia de Pedidos. 2.2uelve a crear otra copia de Pedidos. 3.!jecuta la macro en la hoja copia. =i todos los pasos se han e(ectuado correctamente0 la macro de8er:a (uncionar sin pro8lemas. 4.2uelve a 8orrar $ crear otra copia de Pedidos. 2er el cdi3o de la macro.5 Aemos dicho 6ue !xcel tra8aja sus macros 8sicamente en el len3uaje com7n 2isual &asic. 2eamos 6u9 ha sucedido al crear la macro a 8ase de pulsaciones de teclas $ teclear texto@ 1..ccede a 'erramientas !acros Editor de Visual .asic Be aparecer una pantalla especial dividida en tres partes@

Pantalla de pro)ecto% es donde se almacenan los nom8res de las hojas $ las macros 6ue ha$ creadas. Pantalla de mdulos% un mdulo es una rutina escrita en 2isual &asic 6ue se almacena en (orma de archivo $ 6ue puede ser utilizada en cual6uier pro3rama. Pantalla de cdigo% a6u: es donde podemos escri8ir $ modi(icar el cdi3o de la macro actual. 1.!n la pantalla de Pro)ecto0 pulsa do8le clicD en !dulos $ lue3o en !dulo 1. .parecer el cdi3o 2isual &asic en la parte derecha.

=i $a conoces 2isual &asic.5 =i $a has pro3ramado con 2isual &asic vers 6ue el sistema para !xcel es prcticamente id9ntico. 1o tendrs demasiados pro8lemas en comprender las sentencias de pro3ramacin. 9i no conoces Visual .asic% aun6ue este curso no trata de pro3ramacin0 puede servirte como iniciacin a la misma aun6ue no ha$as hecho nunca. De esta (orma0 te pones en contacto con 2isual &asic0 uno de los ms extendidos len3uajes mundialmente. 1ormalmente0 una rutina en len3uaje 2isual &asic de macros0 se lee de derecha a iz6uierda. M:jate 6ue comienza con la sentencia 9ub ,ellenarEtiVuetas68, esto es0 la orden 9ub $ el nom8re de la macro. M:jate tam8i9n 6ue la rutina (inaliza con la orden End 9ub. Bodas las rdenes contenidas entre ellas son las secuencias de pulsaciones 6ue has ido ejecutando en la creacin de la macro. Necuerda 6ue la primera pulsacin (ue ir a la primera celda con la com8inacin Ctrl 5 Inicio. ,8serva la traduccin en 2isual &asic@ Nan3e>E.1E?.=elect =election.#urrentNe3ion.=elect =elecciona la re3in actual de la seleccin ori3inal. =election.=pecial#ells>xl#ellB$pe&lanDs?.=elect =elecciona las celdas en 8lanco de la seleccin actual. =election.MormulaN1#1 Q EQNX51Y#E =i3ni(ica@ ELa (rmula para todo lo seleccionado es...E. La (rmula QL>51? si3ni(ica@ Eleer el valor de la celda 6ue se encuentra justo encima de m:E. #uando utilizamos Ctrl 5 Intro para rellenar celdas0 la macro tendr la pala8ra 9election delante de la pala8ra &rmula. #uando se introduce Intro para rellenar una celda0 la macro tendr la pala8ra #ctiveCell delante de la pala8ra &rmula.

!l resto de sentencias de la macro0 convierten las (rmulas en valores. ,8serva el resto de sentencias $ relacinalos con las pulsaciones 6ue has ido realizando en la creacin de la macro. Necuerda leerlas de derecha a iz6uierda.

10. #mpliacin de la macro

!n este e5mail veremos cmo se amplia una macro. 1.#ierra la ventana del editor de 2isual &asic. 2..ccede a 'erramientas !acro !acros. 3.=elecciona la macro $ pulsa en el 8otn ;pciones. 4..si3na la letra r como com8inacin de teclas de la macro $ acepta. .#ierra el 7ltimo cuadro de dilo3o. "..ccede a 'erramientas !acro Editor de Visual .asic %..Fade al (inal del cdi3o $ antes del (in de la rutina End 9ub las si3uientes l:neas@ #pplication.CutCop)!ode > &alse ,ange6T#1T8.9elect '.#ierra $ ejecuta de nuevo la macro. ,8serva 6ue las 7ltimas l:neas hacen 6ue el modo de Copiar se cancele $ el cursor vuelva a la celda #1. !s lo mismo 6ue si hu8i9semos pulsado la tecla Esc ) Ctrl 5 Inicio cuando 3ra88amos la macro. 2er cmo tra8aja una macro paso a paso.5 La ejecucin de una macro es mu$ rpida. . veces nos puede interesar ver paso a paso lo 6ue hace una macro0 so8re todo cuando ha$ al37n (allo0 para localizarlo $ corre3irlo. 1.!limina $ vuelve a hacer otra copia de la hoja actual. 2..ccede a 'erramientas !acro !acros 3.=elecciona la macro $ pulsa en el 8otn Paso a paso. ,8serva cmo la macro se ha detenido en la primera l:nea $ la ha marcado en color amarillo. 4.2e pulsando la tecla &D $ o8serva cmo la macro se va deteniendo en las di(erentes l:neas de la rutina.

.Minalmente0 cierra la ventana de cdi3o. =e3unda tarea@ aFadir columnas de (echas.5 1uestro in(orme no inclu$e la (echa en cada (ila0 por lo 6ue vamos a aFadir una nueva columna para aFadir el mes de cada re3istro. 1.!jecuta la macro en la nueva hoja copiada. 2.#rea una nueva macro con el nom8re@ #]adir&ec$a $ acepta. Pasos de la macro% 1.=it7ate en la celda #1. 2..ccede a Insertar Columnas. 3.!scri8e@ &ec$a $ pulsa Intro. 4.2uelve a la celda $ convi9rtela en (ormato ne3rita. .=elecciona el ran3o #0%#1CP ".!scri8e@ !ar PD $ pulsa Ctrl 5 Intro. %.*ulsa Ctrl 5 Inicio $ (inaliza la 3ra8acin. '.&orra la hoja. ).De la hoja ori3inal0 haz una copia. 1+.!jecuta las dos macros en el orden 6ue las hemos creado. !videntemente0 cada vez 6ue ejecutemos la macro0 !xcel rellenar las celdas reci9n creadas con la pala8ra Tmar PDT. Una solucin ser:a cam8iar la macro cada mes con la nueva (echa0 pero no parece la solucin ms adecuada. 2amos a hacer 6ue el pro3rama nos pida el mes $ posteriormente lo rellene 9l. *eticin de datos al usuario.5 1..ccede al cdi3o 2isual &asic de la 7ltima macro creada. 2.=elecciona el texto Emar5)'E >comillas incluidas?

3.*ulsa la tecla 9upr para 8orrarlo.

4.!scri8e en su lu3ar@ Input.ox 6TIntroduce la fec$a en formato !! ##% T8 .=al del cuadro de dilo3o $ ejecuta la macro de nuevo.!n al3una hoja copia el ori3inal. !n al3una hoja copia el ori3inal0 o 8ien 8orra la columna . de la 7ltima hoja $ ejecuta la macro. ".#uando te pida la (echa0 escri8e por ejemplo@ / 11 La orden Input.ox es una (uncin de 2isual &asic 6ue visualiza un cuadro con un mensaje personalizado para la entrada de datos cuando se est ejecutando la macro.

13. #]adir columnas calculadas

!sta es la tercera tarea 6ue consiste en aprender a aFadir columnas calculadas. ,8serva 6ue en la hoja tenemos tres precios por diseFo@ &ajo0 -edio $ .lto. =i 6ueremos comparar el valor de los pedidos sin descuento con el de los mismos con descuento0 precisaremos aFadir en cada (ila la lista de precios. Una vez ha$amos o8servado la lista de precios de cada (ila0 podremos calcular el importe total de los pedidos0 multiplicando las unidades por los precios. Minalmente0 convertiremos las (rmulas en valores como preparacin para aFadir los pedidos al archivo histrico permanente. 1.#rea una nueva macro llamada@ #]adirColumnas. 2.*ulsa &-0 ve a la celda '1 utilizando este cuadro $ escri8e en esa celda@ =arifa. 3.2e a la celda I1 $ escri8e@ .ruto. 4.2e a la celda '0 $ escri8e la si3uiente (rmula@ >.:9C#,V6E0@PreciosM Q#Q0%QCQ/@9I6ZPedidosZMC0>T!inoristaT@0@388 .2e a la celda I0 e introduce@ >&0E'0. *ulsa Intro. ".=elecciona el ran3o de celdas '0%I1CP %..ccede a Edicin ,ellenar 'acia aba*o '.*ulsa Ctrl 5 Inicio ).Minaliza la 3ra8acin de la macro. !n la celda '0 aparece el valor /.-. !sta (rmula 8usca el precio -edio 6E08 de la primera columna del ran3o #0%C/ de la hoja Precios. . continuacin devuelve el valor de la columna n7mero 0 de la lista por ser -inorista la celda C0. !l precio para la venta -inorista de un diseFo con un precio -edio es de 4. + dlares. *ara compro8ar su (uncionamiento@ 1+.&orra las dos columnas ' e I $ ejecuta la macro.

Las (rmulas de .:9C#,V son a7n (rmulas. !n nuestro archivo histrico de pedidos0 no de8emos aFadir (rmulas0 sino resultados. 2amos a trans(ormar las (rmulas en valores. 11.#rea una nueva macro llamada@ ConvertirValores. 12.=elecciona el ran3o '0%I1CP. 13.#pialo al portapapeles. 14.2e a Edicin Pegado especial. 1 .=elecciona Valores $ acepta. 1".Minaliza la 3ra8acin de la macro. #uarta tarea@ .justar columnas $ a8rir histrico de pedidos.5 Minalmente0 6ueremos aFadir los nuevos pedidos del mes al archivo histrico acumulativo de pedidos. 1ecesitamos ase3urarnos de 6ue las columnas de los nuevos pedidos del mes se ajustan adecuadamente a las columnas del archivo de pedidos. !l archivo histrico de pedidos es un archivo en (ormato del pro3rama d.#9E >d8(? 6ue cre nuestro compaFero *epito del departamento de Macturacin. 2amos a a8rirlo desde !xcel para manipularlo. 1..8re el archivo Pedidos.dbfhaciendo un clic so8re el nom8re de dicho archivo. De8ers ele3ir el tipo de archivo dbf@

2.,8serva las ca8eceras de las columnas del archivo histricoK son di(erentes. *uedes or3anizarte las dos ventanas para compararlas. ,8serva 6ue el orden de las columnas #ate3or:a $ *recio no coincide una hoja con otra. .dems0 las eti6uetas de :nidades ) .ruto son di(erentes.

3.#rea una nueva macro llamada@ &i*arColumnas. 4.=elecciona con un clicD la ca8ecera de la columna E del li8ro Pedidos.xls $ eli3e Edicin Cortar. .*ulsa una vez so8re la ca8ecera de la columna ( para seleccionarla $ eli3e Insertar Cortar celdas. ".2e a la celda &1 >contiene la pala8ra Cantidad?0 escri8e en su lu3ar@ <eto $ pulsas Intro. %.Minaliza la 3ra8acin. '.#omprue8a el (uncionamiento de la macro. Ruiz de8as hacer una copia de la hoja anterior. Ruinta tarea@ Uni(icar los pedidos.5 La 7ltima hoja con la macro ejecutada0 posee un diseFo de columnas i3ual 6ue el archivo histrico. 2amos a aFadir la hoja a partir de la primera l:nea en 8lanco de la parte in(erior del archivo. 1..ctiva el li8ro Pedidos.dbf 2.2e a la celda #1 $ pulsa Ctrl 5 E 3.#omprue8a el nom8re del ran3o en la casilla de nom8res@

4.#rea una nueva macro llamada #mpliar.ase(atos. .*ulsa Ctrl 5 Inicio. ".=it7ate en la primera celda en 8lanco del ran3o pulsando las teclas &in0 &lec$a aba*o $ de nuevo la &lec$a aba*o.

%.*ulsa Ctrl 5 =abulador para volver a la hoja Pedidos.xls. '.=elecciona la celda #0. ).Dejando pulsada la tecla 9$ift0 pulsa las teclas@ &in, &lec$a aba*o, &in, &lec$a derec$a. 1+.*ulsa Ctrl 5 C para copiar las celdas al portapapeles. 11.*ulsa Ctrl 5 9$ift 5 =ab para volver al li8ro Pedidos.dbf. 12.*ulsa Ctrl 5 V para pe3ar el contenido del portapapeles. 13.*ulsa Esc para cancelar el estado de copia. 14.*ulsa Ctrl 5 E para seleccionar todo el ran3o de datos. 1 ..ccede a Insertar <ombre (efinir para volver a de(inir el nom8re del ran3o nuevo. 1".!scri8e .ase_de_datos 1,B. (:jate 6ue no hemos ele3ido el mismo nom8re 6ue ten:a antes pulsando so8re el nom8re 6ue aparece en la ventana0 sino 6ue hemos de(inido un nuevo nom8re para el ran3o. =i hu8i9ramos ele3ido el mismo nom8re 6ue ten:a0 !xcel 3uardar:a la anti3ua de(inicin. 1%..ccede a Cerrar del men7 #rc$ivo. 1,B. en un caso real0 ahora podr:amos ele3ir la orden de 2uardar0 pero en este caso0 al ser una macro de prue8a0 no 3ra8aremos nin37n cam8io. 1'.*ulsa en <o para cancelar el 3uardado. 1).Minaliza la 3ra8acin de la macro. !nlazar todas las macros.5 Lle3a el momento de la verdad. 2amos a crear una macro 6ue ejecute una a una las dems macros 6ue hemos preparado. =i te has ase3urado de 6ue cada macro por separado (unciona0 no de8e ha8er nin37n pro8lema. 1.De8ers dejar slo el li8ro Pedidos.xls a la vista. 2.Deja tam8i9n una copia de la hoja Pedidos para pro8ar las macros. 3.#rea una nueva macro llamada@ 'acer=odo. Pasos de la macro% 1..ccede a 'erramientas !acros !acro

2.!li3e de la lista de macros ,ellenarEtiVuetas $ acepta. 3.Aaz exactamente lo mismo para las dems macros en este orden@ #]adir&ec$a >cuando te pida la (echa0 introduce@ 4- 11? #]adirColumnas &i*arColumnas #mpliar.ase(atos 4.Minaliza la 3ra8acin de la macro. #omo $a hemos dicho0 en un caso real0 la 7ltima pre3unta de si 6ueremos 3uardar el li8ro Pedidos.dbf contestar:amos 6ue s:.

1/. !acro para crear una tabla dinmica

!n esta leccin continuaremos pro(undizando en el estudio de las macros $ crearemos nuevas para nuestra hoja de Pedidos.xls. !n tu capacidad de conta8le $ analista de la empresa cu$a hoja utilizamos en la pasada leccin0 te ha8rs sentido admirado de cmo se distri8u$en en las di(erentes l:neas de diseFo de camisetas en las di(erentes reas 3eo3r(icas de .m9rica $ por los di(erentes canales de ventas. 2amos a crear una ta8la dinmica 6ue muestre las unidades de los pedidos por cate3or:as0 resaltando celdas 6ue conten3an ventas excepcionales. -s adelante crearemos otra ta8la para producir 3r(icos. -acro para crear una ta8la dinmica de re(erencias cruzadas.5 1.=in nada en pantalla0 a8re la hoja Pedidos.dbf para a8rir nuestra 8ase de datos histrica de pedidos 6ue realizamos en la leccin anterior. 2..ccede a (atos Informe de tablas ) grficos dinmicos. 3.!n el paso 10 pulsa en 9iguiente. 4.!n el paso 20 selecciona todo el ran3o de datos $ pulsa en 9iguiente. .!n el paso 3 (inaliza $ despu9s coloca los campos como si3ue@

".*ulsa en 9iguiente. %.!n el 7ltimo paso0 acepta de (orma 6ue la ta8la se cree en una nueva hoja. '.&aja el zoom al % U

).#m8iale el nom8re a la hoja por el de@ =abla dinmica. 1+.Desde la opcin #rc$ivo 2uardar como... 3uarda el li8ro con el nom8re@ Categoras.xls >ase37rate de 6ue 3uardas con (ormato /L=?. La ta8la muestra una in(ormacin 3lo8al de los productos0 pero vamos a ver la relacin 6ue existe entre las distintas cate3or:as de diseFo. *ara ello0 convertiremos la ta8la para 6ue produzca en porcentajes $ as: poder comparar mejor la relacin existente. 11.2e a la celda #1. 12.*ulsa so8re el 8otn Configuracin de campo de la 8arra de herramientas@

.parece el cuadro de dilo3o del campo de la ta8la con in(ormacin so8re el campo 9uma de unidades. 13.*ulsa so8re el 8otn ;pciones para expandir el cuadro de dilo3o. 14.=elecciona de la lista la opcin !ostrar datos como... ? de la fila.

1 .=elecciona la pala8ra 9uma del nom8re del cuadro $ sustit7$elo por Porcenta*es%

1".=al del cuadro aceptando los cam8ios. ,8serva cmo los datos se han convertido a porcentajes. La columna de la derecha visualiza los porcentajes al 1++U. 2amos a hacer 6ue no se visualicen@ 1%.=elecciona cual6uier celda de la columna `. 1'..ccede a &ormato Columna ;cultar. .hora nadie podr ver 6ue el total es el porcentaje 1++U del total de la (ila.

#rear una macro 6ue mar6ue las excepciones manualmente.5 Ima3inemos 6ue 6ueremos marcar en color amarillo todas a6uellas celdas cu$a cantidad sea superior al n7mero 3+. -anualmente0 si la hoja es mu$ 3rande0 puede ser un tra8ajo mortal. 1.=elecciona la celda (3. 2..8re la paleta porttil de colores $ selecciona el color amarillo. >!l sexto color?. !l (ondo se convertir en amarillo. 3.&usca hacia a8ajo en la columna ( para la si3uiente columna con valor superior al 3+U0 es decir0 la celda (C0 $ cam8ia su (ondo a amarillo i3ual 6ue la celda anterior. Dar (ormato a una celda para 6ue dispon3a de color $ un aspecto especial puede ser divertido las dos o tres primeras veces. *ero cuando se repite la misma accin una $ otra vez0 puede ser 8astante a8urrido. 2amos a crear una macro 6ue mirar si la celda es superior a un valor. =i lo es0 le dar el color amarillo de (ondo. 1.#rea una nueva macro $ la llamas@ &ormatoCelda. 2.!n ,pciones0 as:3nale la com8inacin Ctrl 5 ` 3.#oloca el (ondo amarillo. 4.Minaliza la 3ra8acin de la macro. .=it7a el cursor en cual6uier celda con valor superior a 3+U ".Pulsa Ctrl 5 ` !videntemente0 esto es como hacerlo manualmente0 pero con una com8inacin de teclas 6ue llame a una macro. 2eamos cmo modi(icarla@ %..ccede a 'erramientas !acro !acros0 selecciona la macro $ pulsa en -odi(icar. '.,8serva el cdi3o. =iempre har lo mismo. ).-odi(:calo aFadiendo estas l:neas@

La rutina If...=$en End If comprue8a si la condicin 6ue si3ue a If es cierta. =i lo es0 se ejecutan las sentencias del interior. =i no lo es0 no se ejecutan. !sta orden de8e aca8ar con la sentencia End If. 1+.#ierra la ventana del editor $ sit7a el cursor so8re al3una celda cu$o valor no pase del 3+U. !jecuta la macro pulsando Ctrl 5 ` $ o8serva 6ue no aparece el color de (ondo. 11.Aaz lo mismo con cual6uier celda 6ue s: pase del 3+U. La macro va tomando cuerpo0 pero todav:a tenemos 6ue desplazar el cursor manualmente $ mirar si el contenido de la celda es superior a la condicin esta8lecida. 2amos a hacer 6ue el cursor se desplace automticamente una celda hacia a8ajo. *ara ello0 utilizaremos la orden offset 6fila,columna8. 12..3re3a estas l:neas@

1-. Cmo $acer Vue un macro se repita

Aacer 6ue la macro se repita mediante un 8ucle.5 #on esto0 conse3uir:amos 6ue el cursor se desplazase una (ila hacia a8ajo0 pero lue3o se parar:a. Bendr:amos 6ue ir pulsando Ctrl 5 ` constantemente. De8emos crear un 8ucle controlado de (orma 6ue la macro se ejecute una $ otra vez hasta 6ue nosotros lo decidamos. *ara ello0 crearemos un procedimiento personalizado en el 6ue se crear un 8ucle 6ue contendr la macro@ Procedimiento Comien1o del bucle -acro &in del bucle ) volver a comen1ar bucle &in del procedimiento .hora 8ien0 Zcmo sa8e 9l cuando tiene 6ue parar el 8ucle[ !videntemente no continuar hasta la (ila " . 3". Z#undo de8e parar[ #uando encuentre la primera celda vac:a. !n ese momento parar. Procedimiento Comien1o del bucle. ,epetir bucle $asta Vue celda activa > TT -acro &in del bucle ) volver a comen1ar bucle &in del procedimiento =u e6uivalente en len3uaje basic ser:a@

!l 8ucle (o :ntil...+oop >repetir hasta 6ue se cumpla la condicin? veri(ica 6ue cada vuelta se va$a compro8ando 6ue la condicin no se cumple. !n el momento en 6ue se cumple0 es decir0 en 6ue la celda activa no contiene nada >EE?0 se detiene el 8ucle. 13.-odi(ica el cdi3o de la macro como este 7ltimo ejemplo0 sit7ate en la celda D3 $ ejecuta la macro. Z. 6ue $a va pareciendo otra cosa[ 1o o8stante contin7an los inconvenientes. La macro se detiene. Bendr:amos 6ue volver a situar el cursor en la primera celda a compro8ar de la se3unda columna. 2amos a desplazar la celda activa para 6ue se sit7e automticamente en la si3uiente columna. *odr:amos0 al (inalizar el 8ucle0 aFadir la si3uiente l:nea@ Loop ,ange6TE3T8.9elect !nd =u8 G !xcel situar:a el cursor automticamente en la si3uiente columna. . continuacin slo 6uedar volver a ejecutar la macro. !l pro8lema viene cuando ha$a 6ue volver a ejecutarla en la si3uiente columnaK el cursor volver a la celda E3. 2amos a aFadir l:neas de cdi3o 6ue desplacen el cursor hacia arri8a $ lo sit7en en la si3uiente celda con un valor num9rico. #orresponde a las pulsaciones &lec$a derec$a, &lec$a arriba, &in, &lec$a arriba, &lec$a aba*o 6ue ser:an las encar3adas de situar el cursor en la si3uiente columna. #ctiveCell.;ffset64, 18.#ctivate #ctiveCell.;ffset6 1, 48.#ctivate 9election.End6xl:p8.9elect #ctiveCell.;ffset61, 48.#ctivate

De esta (orma0 controlamos la posicin del cursor de (orma 6ue se sit7e en la primera celda num9rica de la si3uiente columna. 1.-odi(ica la macro de esta (orma. 2.*rue8a la macro. 3.!n la si3uiente columna0 vuelve a ejecutar la macro. La macro de8er:a pasar siempre de una columna a otra.

17. #nexo
. continuacin te o(recemos ejemplos de estructuras de di(erentes 8ucles. (o a$ile...+oop% se3uir en el 8ucle mientras o hasta una condicin se cumpla. (im Comprobar, Contador J #reamos dos varia8les. Comprobar > =rue% Contador > 4 J Inicializa su valor. (o J &ucle externo. (o a$ile Contador G 04 J &ucle interno. Contador > Contador 5 1 J Incrementa el contador. If Contador > 14 =$en J =i la condicin es verdadera. Comprobar > &alse J !sta8lece el valor a Malse. Exit (o J =ale del 8ucle interno. End If +oop +oop :ntil Comprobar > &alse J =ale inmediatamente del 8ucle externo. &or...<ext% utilizar un contador para ejecutar las instrucciones un n7mero determinado de veces. &or * > 4 =o 14 J &ucle controlado. =e repetir 1+ veces instrucciones <ext * &or Eac$...<ext% repeticin del 3rupo de instrucciones para cada uno de los o8jetos de una coleccin. &or Eac$ frm In #pplication.&orms

If frm.Caption GH 9creen.#ctive&orm.Caption =$en frm.Close <ext a$ile... aend% ejecuta una serie de instrucciones mientras una condicin sea verdadera. (im Contador J #reamos una varia8le. Contador > 4 J Inicializa la varia8le con el valor + a$ile Contador G 04 J #omprue8a el valor del #ontador. Contador > Contador 5 1 J Incrementa #ontador. aend Z Minaliza el 8ucle !nd ;hile cuando #ontador P 1). (ebug.Print Contador J Imprime 2+ en la ventana Depuracin.

1C. +a funcin >P#2;68

La (uncin >P#2;68 calcula los pa3os peridicos 6ue tendremos 6ue EsoltarE so8re un pr9stamo0 a un inter9s determinado0 $ en un tiempo x. ,s ir de maravilla a los 6ue 6uer9is pedir un pr9stamo o $a lo estis pa3ando. *odremos ver cuanto tendremos 6ue pa3ar mensualmente0 o cuanto nos clavan los 8ancos de intereses. 1os permitir ju3ar con di(erentes capitales0 aFos o tipos de inter9s. La sintaxis de la orden es@ >P#2;6InterBs@=iempo@Capital8 !sta (rmula nos calcular el pa3o anualmente. =i 6ueremos sa8er los pa3os mensuales tendremos 6ue dividir el inter9s por 12 $ multiplicar el tiempo por 12. ,8serva@ >P#2;6InterBsA10@=iempoE10@Capital8 !jemplo@ =upon3amos 6ue hemos de calcular los pa3os mensuales $ anuales peridicos del si3uiente supuesto@

Celda .-% >P#2;6.0@.3@.18 Celda .7% >P#2;6.0A10@.3E10@.18 ,8serva 6ue la (rmula P#2; o(rece un resultado en ne3ativo >rojo?. =i 6ueremos convertir el resultado en un n7mero positivo0 de8emos encerrar la (uncin dentro de otra (uncin@ >#.968. La (uncin .&= si3ni(ica a8soluto. Un n7mero a8soluto de otro n7mero0 siempre ser positivo. La (rmula en ese caso ser:a@ >#.96P#2;6.0A10@.3E10@.188 #omo $a hemos dicho0 en este tipo de hojas podemos pro8ar a cam8iar cantidades de las celdas &10&2 $ &3 $ compro8ar los distintos resultados. . continuacin tienes un completo e interesante ejemplo de un supuesto de cr9dito des3losado mes a mes. !n este ejemplo se utiliza una (uncin nueva@ >P#2;I<=68, 6ue des3losa el inter9s 6ue pa3amos de la cantidad mensual.

La (uncin >P#2;68 nos muestra lo 6ue de8emos pa3ar0 pero no nos dice cuanto pa3amos de capital real $ de intereses. La (uncin >P#2;I<=68 realiza esto 7ltimo. #olocaremos $ comentaremos las (rmulas de las dos primeras (ilas. . partir de la se3unda (ila0 slo restar copiar las (rmulas hacia a8ajo. =upon3amos un cr9dito de 2.+++.+++ de pts con un inter9s del '0 U en un plazo de 2 aFos0 es decir0 24 meses. ,8serva la primera l:nea de (rmulas@

#7 17mero de mes 6ue se pa3a .7 #lculo del pa3o mensual con la (uncin >#.96P#2;6Q.Q0A10@Q.Q3E10@Q.Q188 C7 Nestamos la cantidad pa3ada de los intereses $ tenemos el capital real 6ue pa3amos >.7 (7 (7 Des3lose del inter9s con la (uncin >#.96P#2;I<=6.0A10@1@.3E10@.188 E7 !l primer mes tenemos acumulado el 7nico pa3o de capital real >C7 &7 *endiente nos 6ueda el capital inicial menos el 6ue hemos pa3ado en el primer pa3o >.1 E7 &ien0 ahora hemos de calcular el se3undo mes. . partir de ah:0 slo ha8r 6ue copiar la (rmula hacia a8ajo.

Las celdas 6ue cam8ian en el se3undo mes son@ (C >#.96P#2;I<=6Q.Q0A10@1@Q.Q3E10@&788 #alculamos el pa3o so8re el capital pendiente 6&78 en vez de so8re el capital inicial como en el primer mes 6.18. #onvertimos las celdas .0 $ .3 en a8solutas0 $a 6ue copiaremos la (uncin hacia a8ajo $ 6ueremos 6ue se actualice slo la celda &7 a medida 6ue se copia la (rmula. EC !l acumulado del mes ser i3ual al acumulado del mes anterior ms el capital del presente mes. >E75CC

&C 1os 6ueda pendiente el capital pendiente del mes anterior menos el capital 6ue pa3amos el presente mes. >&7 CC .hora slo nos 6ueda seleccionar toda la se3unda (ila $ copiarla hacia a8ajo0 hasta la (ila 2)0 donde tenemos la (ila del 7ltimo mes de pa3o.

1D. ,esultado completo de la $o*a

,8serva cmo a medida 6ue vamos pa3ando reli3iosamente nuestro pr9stamo0 los intereses se reducen0 hasta 6ue el 7ltimo mes no pa3amos prcticamente nada de intereses. ,8serva las sumas al (inal de la hoja 6ue nos in(orman del total de intereses 6ue hemos EsoltadoE@ al (inal del pr9stamo0 hemos pa3ado 1'1.'%2 pts de intereses@

Bra8ajo con 8otones de control.5 !n esta leccin veremos cmo se pro3raman 8otones de control. La utilizacin de los controles en (orma de 8otn a3ilizan el manejo de las hojas de clculo. .ntes 6ue nada de8emos activar la 8arra de 8otones >si no lo est $a?. La 8arra se activa con la opcin Ver .arras de $erramientas $ activando la casilla &ormularios.

2amos a diseFar una hoja de clculo de pr9stamo para un coche. =upon3amos 6ue tenemos la si3uiente hoja de clculo con las (rmulas preparadas.

#omentario de las celdas@ .1% a6u: introducimos manualmente el precio del coche .0% la reduccin puede ser un adelanto en pts del precio total del coche. =e re(leja en porcentaje.

.3@ Mrmula Q&15>&1O&2?0 es decir0 lo 6ue 6ueda del precio menos el adelanto. !se ser el precio. ./ ) .-% el inter9s $ el n7mero de aFos a calcular. .7% &rmula >#.96P#2;6./A10@.-E10@.388. #alcula el pa3o mensual tal $ como vimos en la leccin anterior. !sta hoja ser:a vlida $ podr:a calcular los pa3os peridicos mensuales. Ban slo tendr:amos 6ue introducir o variar las cantidades del precio0 reduccin0 inter9s o aFos. !l pro8lema viene cuando en esta misma hoja podemos@ Introducir cantidades desorbitantes como 1.-44.444.444.444.444 .orrar sin Vuerer alguna celda Vue contenga frmulas Introducir palabras como TPerroT en celdas numBricas ;tras paranoias Vue se nos ocurran Lo 6ue vamos a hacer es crear la misma hoja0 pero de una (orma ms Eami3a8leE0 so8re todo para los 6ue no dominan mucho esto del !xcel. La hoja ser ms atractiva a la vista0 ms cmoda de manejar0 $ adems no nos permitir introducir 8ar8aridades como las anteriormente expuestas. *ara ello utilizaremos los controles de dilo3o. &ien0 supon3amos 6ue hemos creado una lista de coches con sus correspondientes precios0 tal 6ue as:@

M:jate 6ue hemos colocado el ran3o a partir de la columna \. !sto se de8e a 6ue cuando ten3amos la hoja preparada0 este ran3o Eno nos molesteE $ no se vea. !ste ran3o de celdas comienza a la misma altura 6ue el anterior0 es decir0 en la (ila 1. .hora haremos lo si3uiente@ 1. =elecciona el ran3o entero >desde `1 hasta +7? 2. .ccede al men7 Insertar <ombre Crear $ desactiva la casilla Columna iz6uierda del cuadro de dilo3o 6ue aparece. 3. .cepta el cuadro de dilo3o.

#on esto le damos el nom8re Coc$e a la lista de coches $ el de Precio a la lista de precios. !stos nom8res nos servirn ms adelante para incluirlos en (rmulas0 de (orma 6ue no utilicemos ran3os como (1%(70 sino el nom8re del mismo >#oche?. 2amos ahora a crear una 8arra desliza8le 6ue nos servir para esco3er un coche de la lista. 1. *ulsa un clicD en el 8otn >#uadro com8inado?

2. Braza un rectn3ulo desde la celda (0 hasta la celda E0 3. #oloca un t:tulo en (1@ Coc$e ,8serva ms o menos el resultado hasta ahora@

!s mu$ importante resaltar el hecho de 6ue en este cuadro de dilo3o0 si pulsamos un clicD (uera0 al volver a colocar el ratn so8re el mismo0 aparecer una mano para posteriormente utilizarlo. =i 6ueremos editarlo para modi(icarlo0 hemos de pulsar un clicD manteniendo la tecla de Control del teclado pulsada. Una vez seleccionado0 pulsaremos do8le clicD para acceder a sus propiedades. 1.*ulsa do8le #licD >manteniendo Control pulsada? so8re el cuadro 6ue aca8amos de crear $ rellena el cuadro de dilo3o 6ue aparece con las si3uientes opciones@ 5Nan3o de entrada@ Coc$e 52incular con la celda@ '0 5L:neas de unin verticales@ D ZRu9 hemos hecho[ !n la opcin Nan3o de entrada le estamos diciendo a este cuadro de dilo3o 6ue EmireE en el ran3o 6ue hemos de(inido como #oche0 es decir@ `0%`7 o lo 6ue es lo mismo0 los precios. De esta (orma0 cuando a8ramos esta lista 6ue estamos creando $ escojamos un coche0 aparecer un n7mero en la celda '0. !ste n7mero ser la posicin en la lista 6ue se encuentra el coche 6ue ha$amos esco3ido. *or ejemplo0 si desple3amos la lista $ esco3emos el coche Mord0 aparecer en la celda A2 el n7mero 2. *uedes pro8arlo. *ulsa un clicD (uera del cuadro de lista para poder utilizarlo. #uando sal3a el dedito0 a8re la lista $ esco3e cual6uier coche. =u posicin en la lista aparecer en la celda A2. !sta celda servir como celda de control para hacer otro

clculo ms adelante. De i3ual (orma0 si escri8i9ramos un n7mero en la celda A20 el nom8re del coche aparecer:a en la lista desple3a8le.

1P. ,ecuperacin del precio de la lista

Necuperacin del precio de la lista.5 1.=elecciona la celda .1 $ escri8e@ >I<(ICE6Precio@'08 ,8serva 6ue en la celda aparece el precio del coche esco3ido en la lista desple3a8le. !sto es 3racias a la (uncin >I<(ICE. !sta (uncin 8usca el n7mero 6ue ha$a en la celda '0 en el ran3o Precio $ nos devuelve el contenido de ese mismo ran3o. De esta (orma slo encontraremos coches de una lista de(inida con unos precios (ijos. .s: no ha$ posi8les e6uivocaciones. Limitacin de la reduccin para validar valores.5 *or des3racia a7n podemos introducir un porcentaje inadecuado para la reduccin del precio. 1.*ulsa un clicD en la herramienta #ontrol de n7mero $ crea un control ms o menos como 9ste@

2.#on la tecla de control pulsada0 haz do8le clicD so8re el control reci9n creado para acceder a sus propiedades. 3. Nellena las casillas con los si3uientes datos@ 2alor actual@ 04 2alor m:nimo@ 4 2alor mximo@ 04 Incremento@ 1 2incular con la celda@ '3 4. .cepta el cuadro $ pulsa Esc para 6uitar la seleccin del control $ poder utilizarlo

. *ulsa so8re las (lechas del control reci9n creado $ o8serva cmo cam8ia el valor de la celda '3 ". =it7ate en la celda .3 $ escri8e@ >'3A144 !sto convierte en porcentaje el valor de '3 !l control se incrementa slo con n7meros enteros pero es preciso 6ue la reduccin se introduzca como un porcentaje. La divisin entre 1++ de la celda '3 permite 6ue el control use n7meros enteros $ a nosotros nos permite especi(icar la reduccin como un porcentaje. #reacin de un control 6ue incremente de cinco en cinco.5 =i 6ueremos introducir reducciones por ejemplo del '+U0 de8er:amos ir pulsando la (lecha arri8a 8astantes veces. 1..ccede a las propiedades del control reci9n creado 2.!scri8e 1++ en el cuadro Valor mximo0 un 3.*ulsa Esc para desactivar el control. ,8serva 6ue ahora la celda .3 va cam8iando de en . Ga puedes pro8ar una amplia variedad de com8inaciones de modelos $ de porcentajes de reduccin. Limitacin del r9dito para validar sus valores.5 !l r9dito es el tanto por ciento de la reduccin. 1os van a interesar porcentajes 6ue va$an variando de cuarto en cuarto $ dentro de un ran3o del +U al 2+U. Ga 6ue posi8ilitan porcentajes decimales0 vamos a necesitar ms pasos 6ue los 6ue precisamos con el pa3o de la reduccin0 $ es por eso 6ue vamos a usar una 8arra de desplazamiento en vez de un control como el anterior. 1.#rea una .arra de despla1amiento ms o menos as:@ 2..ccede a sus propiedades $ modi(:calas de la si3uiente (orma@ 2alor m:nimo@ 4 2alor mximo@ 0444 Incremento@ 02incular con celda@ '3..cepta el cuadro de dilo3o $ pulsa Esc para 6uitar la seleccin 4.=elecciona la celda ./ $ escri8e en ella@ >'-A14444 .#on el 8otn #umentar decimales0 aum9ntala en 2 decimales en el cuadro Incremento0 $ acepta.

*rue8a ahora la 8arra de desplazamiento. La celda &4 divide por 1++ para cam8iar el n7mero a un porcentaje $ por otro 1++ para poder para poder aproximar a las cent9simas. .hora slo nos (alta el control para los aFos. 1.#rea un nuevo Control numBrico $ colcalo ms o menos as:@

2..ccede a sus propiedades $ cm8ialas de la si3uiente (orma@ 2alor m:nimo@ 1 2alor mximo@ 7 Incremento@ 1 2incular con la celda@ '7 3.*rue8a este 7ltimo control $ veri(ica 6ue los aFos cam8ian de uno en uno. -u$ 8ien0 el modelo $a est completo. Ga podemos experimentar con varios modelos sin tener 6ue preocuparnos de 6ue podamos escri8ir entradas 6ue no sean vlidas. De hecho0 sin tener 6ue escri8ir nada en el modelo. Una de las ventajas de una inter(az 3r(ica de usuario es la posi8ilidad de reducir las opciones para validar valores. 2amos ahora a darle un 7ltimo to6ue@ 4.=elecciona las columnas desde la 2 hasta la b $ oc7ltalas. !l aspecto (inal ser el si3uiente@