MANUAL SISTEMA CONTABLE CBNIIF CONTABILIDAD SOFTWARE

MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE

I-

INSTALACION DEL SISTEMA

El sistema CBNIIF CONTABILIDAD, es una aplicacin desarr llada en !F" #$% & se instala en el Disc dur de una "C un ser'id r, C()CONTABILIDAD, dentr de este direct ri se crearan las carpetas de arc*i' s de las empresas +ue a +uienes lle'e la c nta,ilidad, el numer de empresas es in-init & para cada una se crea una carpeta$ Se de,e menci nar +ue en cas de n *a,er pa.ad p r el s -t/are, la instalacin actual +uedar0 en calidad de prue,a para 1% d2as, &a +ue tiene un disp siti' de pr .ramacin de-inid para +ue se desacti'e despu3s de este tiemp de us , per n perder0 la in- rmacin +ue *a&a a.re.ad & puede acti'arla mediante la ad+uisicin de la licencia del sistema llamand al pr 'eed r Cel$ 45%67 8##8-9:9#, e-mail enri+ue;master<&a* $c m "ara Instalar el sistema, in.resa a la carpeta SETU", Selecci ne el arc*i' Instal$,at, este pr ces re.istra l s arc*i' s necesari s para +ue pueda -unci nar la aplicacin, las carpetas del sistema & l s acces s direct s, en el escrit ri & en men= inici $ Se .aranti>a la inte.ridad de l s arc*i' s DLL$ "r ces ( ?@$ Desc mprimir el arc*i' CBNIIF CONTABILIDAD A@$ A,rir la carpeta SETU" 6@$ EBecute INSTAL$BAT :@$ C n-i.ure el sistema en el menC Antes +ue nada " r -a' r, n c rra directamente el arc*i' c n-i.CBNIIF$eDe, este es eBecutad desde INSTAL$BAT si.a las instrucci nes$ Si necesita cla'e de acti'acin del "r duct puede s licitarla al c rre enri+ue;master<&a* $c m Tels 45%67 8##8-9:9# & 45%67 AAA?-685# c st de acti'acin del pr duct es de E1% dlares, si desea licencias para e+uip s adici nales el c st es de E6% dlares p r cada una$ Medi s de pa. , depsit en cuenta ,ancaria trans-erencia '2a Festern Uni n$ El sistema n s m strar0 el - rmulari de re.istr del s -t/are, en cas de tener la cla'e de acti'acin de la licencia selecci nam s COM"GAG & di.itam s la cla'e de acti'acin, si +uerem s Cnicamente pr ,ar el sistema, selecci nam s 2

"GOBAG$ Imp rtante$ Cuand ad+uiera la licencia, se mandar0 la cla'e de acti'acin p r c rre electrnic pre'ia c mpr ,acin del pa. ser0 pr p rci nada tele-nicamente$

I- INSTALACION DEL SISTEMA !entana de acti'acin del sistema$ Selecci nam s COM"GAG cuand *em s ad+uirid la licencia, "GOBAG cuand s l +uerem s *acer prue,as, se acti'ar0 una cla'e de re.istr de prue,a, lue. ACE"TAG$

IIACCESO AL SISTEMA "ara accesar al sistema, dar clic en el ic n de acces direct CBNIIF CONTABILIDAD del escrit ri INICIO & se.uidamente selecci nar el usuari & de,er0 di.itar su cla'e de acces $

a$ USUAGIO H CLA!E DE ACCESO

"ara Accesar al Sistema, *a& tres usuari s cread s pre'iamente, l s +ue puede eliminar despu3s de *a,er cread su usuari c n ni'el de Administrad r del Sistema( Usuari s( ADMINISTGADOG cla'e ( ADMIN Usuari ( CONTADOG Cla'e ( CONTADOG Usuari ( O"EGADOG Cla'e ( O"EGADOG 4

SELECCIONE LA EM"GESA AAA MAESTGO DE CGEACION DE EM"GESAS MES DE "GOCESO %?-ENEGO AIO A%?A ,7 SELECCIONAG AGEA DE TGABAJO ?- Selecci nar la empresa A- Selecci nar el mes de pr ces 6- Di.itar el aK & lue. aceptar

c nsulta

AAA MAESTGO DE CGEACION DE EM"GESAS MES DE "GOCESO %?-ENEGO AIO A%?A

III-

MENU DEL SISTEMA pci nes$

El sistema esta c n- rmad p r un menC sencill de cuatr CONFILUGACION, EDICION, CONTABILIMACION, GE"OGTES

CBNIIF CONTABILDIAD es un Sistema C nta,le en espaK l, sencill , p tente & -leDi,le, t d s l s rep rtes c nta,les, Balance Leneral, Balance de C mpr ,acin, Estad de Gesultad s, Li,r s Ma& r, Diari , auDiliares, aneD s etc$ Li,r s de I'a C mpras, !entas a C ntri,u&entes & C nsumid r -inal$ !ari s per2 d s a,iert s, cantidad ilimitada de empresas c nta,ilidades +ue puede maneBar, mu& c n'eniente para despac* s c nta,les & tam,i3n para una s la empresa$ N ta( Es s l de prue,a para 1% d2as pueden c ntactarme, licencia de us ilimitad c st E1% dlares s l para un e+uip $ Si +uieren licencias adici nales E6% cada una, tendr0n derec* a las actuali>aci nes$

MENU INICIAL$ Al Iniciar el sistema p dem s ac m dar la ,arra de pci nes .r0-ica, le dam s clic & arrastram s *acia arri,a & n s +ueda c m se muestra a c ntinuacin$

DEBE CONFILUGAG EL SISTEMA ANTES DE INICIAG EL "GOCESO CONTABLE COMO SE DETALLA A CONTINUACINN$ A-MENU DEL SISTEMA - "AGAMETGOS Esta pcin permite de-inir l s par0metr s .enerales necesari s para la c rrecta peracin del sistema

 Usuari s( "ermite crear l s usuari s del sistema, ADMINISTGADOG tiene t d s l s acces s, O"EGADOG s l puede adici nar dat s e imprimir rep rtes n puede crear eliminar empresas del sistema$ Empresas( "ermite crear las nue'as empresas a las cuales se lle'ar0 c nta,ilidad$ "r 'eed res( "ermite crear el catal . de "r 'eed res, se rec mienda utili>ar el NGC c m cdi. identi-icad r$ Clientes( Crear un catal . de clientes para el re.istr de las 'entas utili>ar NGC, c m identi-icad r$ Sucursales( En cas de tener sucursales se pueden crear ON cantidad l s cdi. s identi-icaran las peraci nes de c mpras & 'entas$ Parmetros Generales( El catal . de cuentas de,e estar inc rp rad c mpletamente & sin err res, lue. en esta pcin c n-i.ure l s par0metr s a ni'el de ru,r cuenta su,-cuenta para .enerar l s an0lisis -inancier s

2ndices -inancier s del sistema, asimism de-ina las cuentas de I!A, cr3dit -iscal & de,it -iscal & l s p rcentaBes c rresp ndientes de impuest $ Tipos de moneda( se de-ine el tip de m neda, el 'al r de cam,i de,e ser ? & el s2m, l es E, en cas +ue n se de-ina est s dat s, n p dr0 'er en l s rep rtes l s 'al res las cantidades & se le desple.aran unicamente asterisc s en l s camp s de 'al res eBm P QQQ, QQQ,QQQ$QQ$ P Estructura del catal . ( "ermite c nsultar la estructura del catal . $ C n-i.urar Impresin( "ermite c n-i.urar el impres r a utili>ar & la - rma, 'ertical u R ri> ntal$ Gec nstruccin de Sndices( Este pr ces re.enera l s arc*i' s indices$ I!CGEACION DE UNA EM"GESA NUE!A

"ara crear una empresa nue'a, de,e in.resar c n usuari de ADMINISTGADOG selecci nand la empresa AAMAESTGO DE CGEACION DE EM"GESAS, MES( %?-ENEGO, AIO A%?A, en la pcin "ar0metr s T Empresas, a.re.ar nue'a empresa & di.itar l s dat s s licitad s, DEFINIG EL NUMEGO O CODILO DE LA EM"GESA DE %%? RASTA #### & lue. t d s l s dat s s licitad s, se.uidamente el ic n del .ra-ic de,e de-inir la estructura del catal . de cuentas$ !er la si.uiente ima.en$

10

!-

DEFINCION DEL CATALOLO DE CUENTAS

El cat0l . de cuentas se de-ine dand clic en el ic n de las ,arras, PASISTENTE DEL SISTEMA DE AGCRI!OSU, este permitir0 +ue usted de-ina cual es la estructura del catal . de cuentas +ue utili>ara la empresa$ Por ejemplo tenemos un catlogo resumido de la forma siguiente: Cuenta D2.it s Ni'el ?- Acti' ? ? ??- C rriente ? A ??%?- E-ecti' & E+ui'alentes A 6 ??%?%A- Banc s A : ??%?%?%?- Bc $ A.r2c la A 5 ??%?%?%?%?- Ctas$ C rrientes A 1 ??%?%?%?%?%?- Cta$ 5%:-:%O A 8

5$? "r cedimient "ara de-inir el catal . $

11

a7 Selecci ne el asistente de arc*i' s & aceptar$ ,7 Selecci ne el ni'el de cuentas, para el eBempl el ultim ni'el es 8, para est de,e anali>ar su catal . de - rma sencilla se.Cn el detalle de cuentas +ue desee$ Utilizando el catlogo definido en el ejemplo (ver romanos V- DE !"!#!$" DE #%T%&$G$ DE #UE"T%' tendr(amos) N m,re NATUGALEMA DE CTAS CLASIFICADOG DE CTAS CUENTAS DE MAHOG CUENTAS SUB-CUENTAS CUENTAS ANALITICAS SUB-CTAS$ ANALITICAS D2.it s ? ? A A A A A Ni'el ? A 6 : 5 1 8

12

 5$A Tip s de Cuentas 4TITULOS DE CUENTA7$ De,e de-inir l s cdi. s iniciales de cada titul de cuenta, Acti' , "asi' , Capital, Cuentas de Last s, Cuentas de In.res s, Cuentas de Orden Deud ras, Cuentas de Orden Acreed ras$ En un catal . Tradici nal el es+uema seria el si.uiente( Numer ? A 6 : 5 1 8 9 N m,re ACTI!O "ASI!O CA"ITAL LASTOS O GESULTADO DEUDOG INLGESOS O GESULTADO ACGEEDOG "EGDIDAS H LANANCIAS O LIVUIDADOGAS CUENTAS DE OGDEN, DEUDOG CUENTAS DE OGDEN, ACGEEDOG

13

 5$6 Especi-icar el MES H AIO c n +ue iniciara la c nta,ilidad$ De,e estar se.ur de est s dat s para iniciar la c nta,ili>acin de partidas$

14

B-MENU DEL SISTEMA - EDICION Esta pcin permite c piar, pe.ar etc, cuand sistema$

estam s di.itand

dat s en el

15

C-MENU DEL SISTEMA T CONTABILIMACION$ Esta pcin permite la inc rp racin del cat0l . de cuentas, adicin de partidas de diari , li,r s de c mpras, li,r s de 'entas & el cierre mensual & anual de la c nta,ilidad, asimism W muestra l s indicad res -inancier s siempre +ue se *a&an de-inid las cuentas c rrectas en la c n-i.uracin .eneral, permite adem0s la li+uidacin de las cuentas de resultad $ El resumen del menC es el si.uiente( #atlogo de cuentas) "ermite di.itar el plan de cuentas c nta,les se.Cn la estructura de-inida, de,e c incidir c n la estructura de creacin de la empresa, cas c ntrari , eliminar la empresa & crearla de nue' c n la estructura c rrecta del cat0l . $ Partidas de Diario$ "ermite adici nar l s re.istr s c nta,les pli>as$

*evisi+n de partidas$ Ge'isa la cuadratura de las partidas de diari $ *eprocesar ,ovimientos$ Ge'isa l s sald s & m 'imient s diari s$ &i-ro de #ompras$ Ge.istra las c mpras p r cada mes$ &i-ro de Ventas a #ontri-u.entes $ Ge.istra las c ntri,u&entes$ peraci nes p r 'entas a

&i-ro de Ventas a #onsumidor inal $ Ge.istra las 'entas c n -actura 'entas a pers nas n c ntri,u&entes, s n las pers nas naturales +ue n tienen su inscripcin en Racienda & +ue p r l tant , s l se puede entre.ar -actura de c nsumid r -inal$ #ierre ,ensual) "r ces +ue cierra el mes c nta,le, pudiend ele.ir *acer cierre preliminar para p der a.re.ar adici nar mas partidas de diari $ El pr ces le pre.untar0 si desea reali>ar el cierre parcial de-initi' $ Traslado de saldos$ Este pr ces preliminarmente a un mes si.uiente$ traslada l s sald s de un mes cerrad

&i/uidaci+n de resultados $ Li+uida l s resultad s al cierre del aK c nta,le, el sistema maneBa ?: per2 d s, as2( %?$ener %A$-e,rer X$?A diciem,re, ?6 cierre preliminar, ?:$ Li+uidacin$ La 'entaBa es +ue al cierre del mes ?A$ Diciem,re & mes ?6 Cierre preliminar tiene sald s en cuentas de resultad , per en el mes de li+uidacin las cuentas +uedan a cer sald $ Si desea in- rmes anuales puede ,tener s en el mes de cierre preliminar$ La li+uidacin se *ace en el mes ?:$ Li+uidacin, puede eBecutarla manual aut m0tica, para este cas de,e c n-i.urar las cuentas de par0metr s .enerales$ 16

#ierre %nual) Este pr ces se eBecuta en el mes ?:$ Li+uidacin, despu3s de *a,er li+uidad las cuentas de resultad $ *enumerar #orrelativo de partidas $ "ermite renumerar l s re.istr s c nta,les cuand se *an reali>ad eliminaci nes, se rec mienda n eBecutar este pr ces cuand *a& impres l s re.istr s & est3n arc*i'ad s$ 0ndices inancieros) "ermite ,tener l s an0lisis -inancier s p r medi ra> nes, de,e *a,er reali>ad la c n-i.uracin en l s par0metr s .enerales$ de

17

 CATALOLO DE CUENTAS$ Las cuentas de,en adici narse en el rden c rresp ndiente del catal . , para la empresa de prue,as SRAGE FAGE, inicialmente n tiene nin.una cuenta, c m se muestra$

CUANDO LA CUENTA ES EL ULTIMO NI!EL O SEA VUE GECIBE MO!IMIENTOS O !ALOGES DEBE DEFINIGSE, COMO SE MUESTGA A CONTINUACION$

18

Las cuentas del cat0l . se adici naran en su rden c rresp ndiente, *asta c mpletar, est n limita +ue p steri rmente se puedan inc rp rar nue'as cuentas +ue se re+uieran, siempre & cuand se disp n.a de aut ri>acin & c nsiderand +ue en l s Cltim s ni'eles se de,e especi-icar +ue PGECIBEN MO!IMIENTOS CONTABLESU & l +ue permitir0 a-ectar c n l s m 'imient s c nta,les$

19

20

!IMENU LENEGAL - INFOGMES O GE"OGTES C m pr duct de l s dat s inc rp rad s en l s re.istr s c nta,les, li,r s de c mpras, 'entas etc, se pueden ,tener l s rep rtes c rresp ndientes, l s +ue se pueden 'er pre'iamente en pantalla & lue. imprimir$ Este menC n re+uiere muc*a eDplicacin p r su -acilidad de c mprensin, Cnicamente l +ue necesita es estar en el mes de dat s c rresp ndiente, la empresa & el mes de pr ces se puede 'er en el menC principal$

Cuand el sistema s licite el enca,e>ad de l s rep rtes, est s enca,e>ad s s n aut m0tic s per puede cam,iar la -ec*a en +ue l s emite p r eBempl $ PAL 6? DE ENEGO DE A%?AU, PAL 6? DE DICIEMBGE DE A%?AU, &a +ue en l s t2tul s de l s in- rmes se especi-ica si es BALANCE LENEGAL ESTADO DE GESULTADO etc$

21

LLOSAGIO COGTO$ o #uenta( es la c di-icacin c nta,le numer c nta,le, c n el cual se identi-ica un n m,re de D &, c ncept +ue ser0 c ntr lad p r la c nta,ilidad, p r medi de transacci nes$ o D(gitos( En la de-inicin de la estructura del Cat0l . de cuentas plan de cuentas$ Es la cantidad de caracteres camp s +ue utili>ar0 la cuenta se.Cn el ni'el, p r eBempl $ Cuenta ? ?? ??%A ??%A%%? ??%A%%?%%%? Etc$ Depende de l D2.it s Ni'el ? ? l s d2.it s es s l ? ? A l s d2.it s es s l ?$ A 6 l s d2.it s s n A 6 : l s d2.it s s n 6 : 5 l s d2.it s s n : s ni'eles +ue *a&a de-inid +ue tendr0 su cat0l . $

o "ivel( en la estructura del cat0l . es un nCmer c rrelati' del ? al # del ? al ##, de,e lle'ar secuencia c rrelati'a, est l utili>a el sistema para sumari>ar sald s$ o Partidas de Diario o P+lizas $ S n l s re.istr s c nta,les p r las peraci nes ec nmicas, c mpras, 'entas cual+uiera transaccin ec nmica +ue a-ecte l s estad s -inancier s de la empresa$ o 0ndices inancieros$ Indicad res medicin de la acti'idad de la empresa p r medi de ra> nes, p r eBempl capacidad para pa.ar deudas a c rt pla> , r tacin de in'entari s, us de acti' s etc$

22