0187 Argento

TTULO
TABLAS DE RETENCIN DE FONDOS MUNICIPALES
AUTORA Laura Argento Nasser
Directora Curso ISBN
Esta edicin electrnica ha sido realizada en 2011 Branka Tanodi de Chiapero III Maestra en Gestin Documental y Administracin de Archivos 978-84-694-5053-6 Laura Argento Nasser Para esta edicin, la Universidad Internacional de Andaluca
Universidad Internacional de Andaluca, 2011
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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA SEDE IBEROAMERICANA SANTA MARIA DE LA RABIDA
Tesis de Grado de la III MAESTRA EN GESTIN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
TABLAS DE RETENCIN DE FONDOS MUNICIPALES
LAURA ARGENTO NASSER
DIRECTORA
Dra. BRANKA TANODI DE CHIAPERO
CRDOBA, ARGENTINA 2009
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la evaluacin y las tablas de conservacin resultantes se han convertido en una especialidad en la disciplina archivstica e incluyen decisiones irreversibles que son indispensables para la buena marcha de la sociedad y a la sana gestin de su patrimonio colectivo
(Carol Couture, "Les calendriers de conservation. Fundaments theoriques." International Council on Archives. Revista Catalana dArxivstica, Ligal 12, Barcelona, 1998, p. 162-189)
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Deseo manifestar mi sincero agradecimiento a las directoras y profesoras de la III Maestra en Gestin de Documentos y Administracin de Archivos, Doa Antonia Heredia Herrera y Remedios Rey de Las Peas por la oportunidad y los conocimientos brindados. A la Doctora Branka Tanodi de Chiapero y a mis tutoras Mgter. Marta Zuzana Rufeil y Julia Rodrguez Barredo por su contribucin en mi investigacin. Al Intendente de Jess Mara, a la Arch. Mnica Nielsen y a todo el personal de la Municipalidad de Jess Mara que mostr gran predisposicin en los relevamientos. Igualmente a todos mis compaeros de maestra, que me brindaron apoyo y orientacin durante todo este tiempo. Y a todo aquel que de una u otra manera colabor en el cumplimiento de este trabajo.
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SUMARIO
INTRODUCCIN 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2. 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 5. CAPITULO 1: OBJETO Y OBJETIVO DE LA INVESTIGACIN ORIGEN DE LA INVESTIGACIN DEFINICIN DEL PROBLEMA OBJETIVOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIN JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN CONCEPTO DE ARCHIVO MUNICIPAL RELEVANCIA CARACTERSTICAS DE LA CIUDAD DE JESUS MARA CARACTERSTICAS DEL ARCHIVO MUNICIPAL DE JESUS MARA POBLACION OBJETIVO CAPITULO 2: METODOLOGIA CAPITULO 3: MARCO TERICO SITUACIN DE LOS ARCHIVOS EN LAS PROVINCIAS ARGENTINAS. PRIMEROS INFORMES SISTEMA PROVINCIAL DE ARCHIVOS DE LA PROVINCIA DE SANTA FE (SIPAR) CONCEPTOS DE IDENTIFICACIN Y EVALUACIN CONCEPTO DE SELECCIN EVALUACION POR SERIES. SERIE Y TIPO DOCUMENTAL VALOR PRIMARIO Y SECUNDARIO CONTENIDO Y CONTEXTO FUNDAMENTOS TERICOS DE LA EVALUACIN CRITERIOS CONCEPTO DE TABLAS DE RETENCIN LA SELECCIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS MUESTREO METODOS DE ELIMINACION TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL LEGISLACIN ANTECEDENTE EVALUACIN POR SERIES CUADRO DE CLASIFICACIN LA CODIFICACIN FUNCIONAL TABLAS DE RETENCIN CONCLUSIONES GENERALES BIBLIOGRAFA ANEXOS: FORMULARIO PARA EL ANLISIS Y EVALUACIN DE LOS FONDOS MUNICIPALES GLOSARIO DE TRMINOS DECRETO NACIONAL N 1571/81
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DECRETO PROVINCIAL N 1659/97 MORTEROS FOTOS DE LA MUNICIPALIDAD Y DEL ARCHIVO
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INTRODUCCION A partir de la dcada del 80, los Archivos Municipales han tenido en Argentina, especialmente en las provincias de Crdoba, Buenos Aires y Santa Fe, un relevante aumento en las actividades tendientes a fomentar su desarrollo. Ejemplo de ello es la creacin en la dcada de los 90 del Sistema Provincial de Archivos (SIPAR) en la provincia de Santa Fe, donde la gestin de los archivos municipales est muy bien contemplada. En Crdoba, a pesar de su larga tradicin archivstica iniciada por el Dr. Aurelio Tanodi, no se ha logrado aprobar ley alguna que reglamente un mecanismo integral para lograr la eficacia y excelencia en los Archivos de la provincia y del municipio y asegurar la preservacin de la memoria documental. Por lo cul la realidad archivstica est bastante alejada de lo ideal. Sin embargo en el mbito provincial se sancion el Decreto N 1659/97 cuyo anexo nico se titula Tablas de retencin y destino final las cuales han sido implementadas slo en algunos organismos del Poder Ejecutivo Provincial. En La Constitucin de la Provincia de Crdoba en su Segunda Parte - Ttulo Segundo -Municipalidades y Comunas - Artculo 180 Autonoma establece: Esta Constitucin reconoce la existencia del Municipio como una comunidad natural fundada en la convivencia y asegura el rgimen municipal basado en su autonoma poltica, administrativa, econmica, financiera e institucional. Los Municipios son independientes de todo otro poder en el ejercicio de sus atribuciones, conforme a esta Constitucin y las leyes que en su consecuencia se dicten1. Por lo cul cada Municipio tiene la facultad para legislar en relacin a los temas que le permitan desarrollarse. En cuanto a materia archivstica de cuatrocientos veintisiete (427) municipios, slo uno (1) ha elaborado tablas de retencin municipal, las cuales datan de 1996. El objetivo principal de esta investigacin es el de elaborar una propuesta de Tablas de Retencin, teniendo en cuenta la legislacin existente, de manera de actualizar las series documentales y as resolver las necesidades actuales de los Archivos municipales.
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Constitucin de la Provincia de Crdoba. Reforma de 15 de septiembre de 2001. [en lnea]. Crdoba. [Ref. de 18 de Enero de 2007]. Disponible en Web: http://www.argentina.gov.ar/argentina/portal/documentos/cp_cordoba.pdf.
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Este trabajo esta orientado hacia los Archivos municipales del interior provincial donde hay mayor abandono y decida por partes de las autoridades; agravado por el hecho de la ausencia de profesionales capacitados. Para realizar la investigacin se trabaj en el Archivo Municipal de Jess Mara, donde gracias al apoyo de las autoridades, del personal del Archivo y de sus distintas dependencias se pudo analizar los documentos producidos por ese municipio y elaborar las Tablas de Retencin en base a los mismos.
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CAPTULO 1: OBJETO Y OBJETIVO DE ESTUDIO
1.1
Origen del trabajo de investigacin
Esta investigacin pretende ser una contribucin para la produccin cientfica en archivologa, una herramienta tcnica para lograr una adecuada identificacin y evaluacin de los documentos de los municipios, que sirva como modelo de aplicacin para lograr la organizacin de los documentos con el fin de garantizar su consulta, conservacin y utilizacin desde el momento de la produccin en la oficina hasta su destino final. 1.2 Definicin del problema
El Archivo Municipal de Jess Mara no posee instrumentos legales que definan los plazos de conservacin documental, el archivo est colapsado y su personal est abocado ms a la solucin de consultas administrativas que a realizar una gestin documental apropiada durante todo el ciclo vital de los documentos.
1.3
Objetivos del trabajo de investigacin Identificar y evaluar los tipos y series documentales de las distintas reparticiones del rgano municipal. Analizar las tablas de retencin de la Provincia de Crdoba, del Municipio de Morteros, y del Archivo General de Andaluca. Elaborar las Tablas de retencin Divulgar el trabajo en las distintas reparticiones del Municipio y una vez que hayan sido aprobadas aplicarlas a los fondos municipales.
1.4
Justificacin de la investigacin
El Municipio es la unidad bsica de la organizacin administrativa del Estado. En palabras de Norma Fenoglio, para proteger a los habitantes, para garantizarles una gestin
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eficaz y eficiente, es imprescindible que sus archivos estn organizados y que conserven la documentacin probatoria del accionar de los funcionarios 2. Con este trabajo se pretende colaborar con la gestin de documentos municipales, asegurando la conservacin de los mismos segn los plazos resultantes del anlisis de los fondos y de la legislacin nacional, provincial y municipal existente. Constituye una idea que puede aplicarse tanto en el Archivo Municipal de Jess Mara, como en otros archivos municipales y a la vez servir de base para la aprobacin de tablas de retencin en archivos de distintas caractersticas. Con esta investigacin se concluye con el ltimo requerimiento de la III Maestra en Gestin Documental y Administracin de Archivos, dictada en la Sede Iberoamericana Santa Mara de La Rbida de la Universidad Internacional de Andaluca.
1.5
Concepto de Archivo municipal
Es el conjunto de documentos producidos y recibidos por las diversas dependencias de la administracin pblica municipal en el ejercicio de sus funciones, que se renen, conservan y custodian para constituir informacin de tipo oficial3. 1.6 Relevancia
La administracin de los archivos es una funcin muy importante que debe ser tomada en cuenta por las autoridades municipales, ya que a travs de ellos se podr: Reunir ordenadamente la informacin generada y recibida por las diversas dependencias de la administracin pblica municipal. Clasificar y conservar las series documentales. Conocer el contenido de la informacin, cantidades, fechas y su localizacin. Evitar un crecimiento irracional de la informacin documental de la administracin pblica municipal.
FENOGLIO, NORMA. Discurso efectuado en el 1er Congreso Argentino de Archivstica Archivos Municipales, 4, 5, 6 de noviembre de 2004, Villa Carlos Paz, Crdoba. 3 MORENO ESQUIVEL, Maricela. La administracin de los fondos municipales . [en lnea]. Instituto Nacional para el federalismo y el desarrollo Municipal, Mxico [Ref. de 20 de diciembre de 2008]. Disponible en Web: http://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC_La_administracion_de_los_archivos_municipale2
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Avalar legalmente la gestin gubernamental del ayuntamiento ante otras autoridades. Facilitar la consulta del material del archivo general de las dependencias municipales4.
1.7
Caractersticas de la ciudad de Jess Mara
La ciudad de Jess Mara es cabecera del departamento Coln, Provincia de Crdoba. Est ubicada 48 kilmetros al norte de Crdoba Capital, a la vera de la Ruta Nacional N 9, y a unos 750 km. de la Capital Federal.
Argentina en el Mundo
Argentina en Amrica del sur
La ciudad se encuentra a unos 530 metros sobre el nivel del mar y posee una superficie aproximada de 2.332 hectreas; limita al norte con Sinsacate y al sureste con Colonia Caroya. Por su cercana, estas tres localidades conforman el mayor aglomerado urbano del departamento Coln.
MORENO ESQUIVEL, Maricela. La administracin de los fondos municipales. [en lnea]. Instituto Nacional para el federalismo y el desarrollo Municipal, Mxico [Ref. de 20 de diciembre de 2008]. Disponible en Web: http://www.e-local.gob.mx/wb2/ELOCAL/ELOC_La_administracion_de_los_archivos_municipale2
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La provincia de Crdoba en Argentina
Departamento Coln
Jess Mara concentra gran parte de la actividad comercial del norte de la provincia, especialmente en lo que hace referencia a la comercializacin de la produccin agropecuaria y la venta de insumos para el campo. Segn el censo nacional de 2001, la poblacin de Jess Mara alcanz los 26.814 habitantes.
Jess Mara
Actualmente, la localidad posee alrededor de 37.000 habitantes
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1.8
Caractersticas del Archivo Municipal de Jess Mara
El primer testimonio documental sobre el archivo, data del 22 de marzo de 1984, donde por Decreto N 114/84 se crea el Archivo Histrico de la Municipalidad de Jess Mara. El mismo no tuvo un espacio fsico concreto, recin en el ao 2001, se le destina el lugar que ocupa en la actualidad. Aunque la normativa establece la creacin de un depsito para la documentacin de conservacin permanente, hoy en da el Archivo contiene documentos en sus tres edades. Como ejemplo de primera edad conserva expedientes cuyo trmite no ha finalizado, pero por la falta de espacio se remiten al Archivo; de segunda edad rdenes de pago y; de tercera edad, Decretos y Ordenanzas. En este Archivo se conserva documentos remitidos por la Secretara de Hacienda y Finanzas, por la Secretara de Subcoordinacin General (de la que depende orgnicamente), de Prensa y Comunicacin Institucional y de la Direccin de Recursos Humanos. El resto de los organismos dependientes del Intendente Municipal retienen los documentos en sus unidades administrativas. El personal del mismo se integra por una sola Archivera, egresada de la Universidad Nacional de Crdoba, con 11 aos de trabajo en el rea.
1.9
Poblacin objetivo
La Poblacin objetivo esta constituida por cada uno de los distintos organismos municipales que a continuacin se detallan: Consejo Deliberante: es el rgano legislativo de la Municipalidad Tribunal de Cuentas: es el encargado del control externo y de la fiscalizacin del empleo de recursos y del patrimonio del Municipio en los aspectos legales, presupuestarios, econmicos, financieros y patrimoniales. Intendencia: ocupa el cargo un intendente, quin es el titular del Poder Ejecutivo. Secretara Privada: algunos de sus deberes ms relevantes son la asistencia y atencin del Despacho del Intendente, Otorgar Audiencia y organizar el Protocolo interno de la Sede del Intendente y llevar a da la documentacin y correspondencia del Departamento Ejecutivo. Secretaria de Desarrollo Urbano y Econmico: entre sus atribuciones encontramos la formulacin de planes de desarrollo y ordenamiento urbano; la
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organizacin y fiscalizacin del Catastro y la promocin de las medidas tendientes a asegurar la asistencia integral de la Comunidad. Secretara de Hacienda y Finanzas: dentro de las actividades principales que le competen a esta secretara estn la confeccin de rdenes de Pago, adopcin de medidas tendientes a la planificacin y control de Contadura y la recaudacin de los fondos provenientes de la tributacin municipal y la regulacin de los regimenes de pagos. Secretara de Gobierno y Accin Social: entre sus principales funciones encontramos la asistencia al Intendente en todo lo concerniente al ejercicio de las facultades poltico-institucionales; organizar y fiscalizar el Registro del Estado Civil de las Personas y confeccionar disposiciones, resoluciones, proyectos de Ordenanzas, documentos oficiales de la Municipalidad .y de conformidad a las instrucciones del Intendente. Secretaria de Servicios e Higiene Urbana: tiene a su cargo la organizacin y control de la prestacin de los servicios pblicos municipales, llevados a cabo por la administracin municipal o por terceros. Asesora Letrada: tiene a su cargo el asesoramiento y control jurdico del municipio. Tribunal Administrativo de Faltas encargado del juzgamiento de las faltas o infracciones a las ordenanzas municipales
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CAPTULO 2: METODOLOGIA
Segn Sabino, la investigacin es un esfuerzo que se emprende para resolver un problema, claro est, un problema de conocimiento5 . La misma puede ser de varios tipos: Investigacin Exploratoria: es aquella que se efecta sobre un tema u objeto desconocido o poco estudiado, por lo que sus resultados constituyen una visin aproximada de dicho objeto. Investigacin Descriptiva: consiste en la caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. La utilizacin de este tipo de investigacin es conveniente cuando el propsito del trabajo es el de obtener conceptos los ms precisos posibles. Investigacin Explicativa: Se encarga de buscar el porque de los hechos mediante el establecimiento de relaciones causa-efecto. Investigacin Correlacional: su objetivo es medir el grado de relacin entre dos o ms conceptos o dimensiones de un fenmeno, en un contexto particular. Esta investigacin es principalmente descriptiva, comprende la identificacin, estudio y demostracin de las series que conforman los fondos municipales y el establecimiento de instructivos para su conservacin o eliminacin. El presente estudio se llevar a cabo a travs de dos enfoques: el cuantitativo y el cualitativo, con prominencia de este ltimo: Anlisis de Contenido: Es la tcnica de investigacin para hacer inferencias vlidas y confiables de datos con respecto a su contexto. Puede aplicarse virtualmente a cualquier forma de comunicacin, en este caso se aplicar para describir de manera objetiva y precisa al Decreto Nacional 1571/81, Anexo 2 Tabla de Plazos Mnimos de Conservacin de los Documentos de Personal y de Control, al Decreto Provincial 1659/97 Anexo I Plazo de Retencin y Destino Final y al Decreto 123/96 de la Ciudad de Morteros.
SABINO, CARLOS. El Proceso de Investigacin. Lumen, Buenos Aires, 1994, p 47.
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Observacin: Consiste en el registro sistemtico, vlido y confiable de comportamientos o conductas manifiestos. Se adoptar la modalidad no estructurada, participante (artificial), individual y efectuada en situaciones de la vida real de la entidad. Mtodo comparativo Se indagar en las fuentes escritas, se aplicar el mtodo comparativo en la legislacin e implementacin de distintas tablas de retencin municipal y provincial. Se analizar el Sistema de Archivos de la Provincia Argentina de Santa Fe en la que se incluye a los municipios. El aplicar el mtodo comparativo en las ciencias humanas consiste en buscar para explicar(las) las similitudes y diferencias que ofrecen dos series de naturaleza anloga tomadas de medios sociales distintos. Se debe encontrar analogas (relacin de semejanzas entre cosas distintas) en los hechos o cosas comparados. La comparacin ser prxima, cuando se efecta sobre tipos de anloga estructura, por lo que se centrar la atencin en las diferencias. Mtodo sociolgico. Tcnica de interrogacin: Relevamiento en las distintas unidades administrativas municipales. Para conocer las diferentes series y tipos documentales. Se utiliz un formulario, ver anexo 1, para el anlisis y evaluacin de las series. El mismo se confeccion en base al usado por la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. Entrevista con lo responsables de cada unidad. La entrevista segn Sabino es una forma especfica de interaccin social que tiene como objeto recolectar datos para una indagacin6. Las entrevistas no estructuradas son aquellas en las que existe un margen ms o menos grande de libertad para formular las preguntas y respuestas. Dentro de las mismas hay distintos tipos; en esta investigacin se utilizar la modalidad de entrevista por pautas, las cuales se guan por una lista de puntos de inters que se van explorando en el curso de la misma. Modalidad de respuesta indirecta, en la cul no se le entrega nada al entrevistado, sino que el que anota las respuestas es el encuestador.
SABINO, Carlos. El Proceso de Investigacin Ibd., p. 167
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CAPITULO 3: MARCO TERICO
3.1 Situacin de los Archivos en las provincias argentinas. Primeros informes Los primeros informes sistemticos sobre la situacin de los archivos de las provincias argentinas fueron realizados gracias a la labor de la Facultad de Filosofa y Letras de la Universidad Nacional de Buenos Aires, entre 1908 y 1926. La tarea fue realizada en los archivos conservados en las ciudades capitales de las provincias de Buenos Aires, Crdoba, Santa Fe, Entre Ros, Tucumn, Santiago del Estero, Salta, Jujuy, San Luis, Mendoza, Catamarca y La Rioja. Los informes, redactados en forma de notas o cartas fueron de gran importancia para conocer la realidad de los fondos documentales como as tambin el estado de los edificios en donde eran conservados. Ya desde esos aos se describe la deficiencia de los locales y las situaciones de abandono y descuido en la que se encontraban algunos fondos, as como tambin se toma conocimiento de que en numerosos archivos se han vendido, donado, regalado y hasta saqueado documentos. En relacin a Crdoba se relevaron el Archivo Histrico Provincial, Archivo de Gobierno, Archivo de la Universidad Nacional, Archivo de la Cmara de Senadores y de la Cmara de Diputados, Archivo de la Curia Eclesistica y el Archivo de la Parroquia Catedral. A nivel municipal fue visitado el archivo del Consejo Deliberante. Fue recin en 1968 que se publica la primera Gua de Archivos de Crdoba, dirigida por el Dr. Aurelio Tanodi. En la misma el autor manifestaba que la necesidad de una gua de los archivos de Crdoba fue una asignatura pendiente o pensada hacia algunos aos. El Dr. Aurelio Tanodi resalta en la misma obra un problema tan delicado como importante es el de disposicin documental que trata la seleccin de material que debe conservarse indefinidamente o por un determinado tiempo y de aqul que puede eliminarseno existe ningn artculo legal, en legislacin nacional o provincial que trate con precisin la eliminacin de documentos inactivos7. Esta falta se refleja en una gama de procedimientos que tienen sus hitos en la conservacin TOTAL de los documentos, an de aquellos que podran eliminarse y la destruccin arbitraria de todos los papeles inactivos que tenan la antigedad determinada por los autores del descarte.
TANODI, Aurelio. Gua de los Archivos de Crdoba Ibd., p. XXV
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Al crearse la Escuela de Archiveros se vio la conveniencia de que los alumnos efectuaran trabajos prcticos sobre los auxiliares heursticos en diversos archivos pblicos y privados8. Los estudiantes deban elaborar un informe sobre los Archivos designados, que deban incluir una breve resea histrica de la entidad productora, de su legislacin o reglamentacin, las funciones y el esquema de organizacin interna, la formacin del archivo, su reglamentacin, historia y estado actual. La parte sustancial la constitua el inventario de los documentos y la ltima parte era un informe crtico con sus eventuales deficiencias. En la ltima parte se encontraron estructurales y sus locales saturados. Tambin se evidenci que la ordenacin de los fondos y series no es siempre la adecuada y, que muy pocos archivos cuentas con instrumentos descriptivos. Agravado por el hecho de que no hay personal capacitado para realizarlos. En esta gua tampoco se contemplaron los archivos municipales del interior provincial, pero se puede deducir que su realidad era igual o incluso, ms deficiente. 3.2 Sistema Provincial de Archivos de Santa Fe (SIPAR) Por medio de la Ley N 10870/92, la Legislatura de la Provincia de Santa Fe crea el SISPAR, que est integrado por tres categoras de archivos: a) De Pertenencia o dependencia obligatoria: comprende al Archivo General de la Provincia y a los Archivos del Poder Ejecutivo provincial. b) Por convenio: Archivos del Poder Ejecutivo y del Poder Judicial. c) Por adhesin; Archivos municipales y comunales, archivos privados y particulares, archivos empresariales, personales, econmicos, sociales, polticos, culturales, educativos, religiosos y militares y archivos de cualquier otra institucin. Los fines ms relevantes del SIPAR, adems del de preservar, defender a incrementar el patrimonio documental de la Provincia, son el de peticionar ante las autoridades nacionales, provinciales y municipales las medidas que estimare oportunas para salvaguardar la documentacin potencial o aquella efectivamente integrada al patrimonio
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varios problemas comunes: el estado de los
edificios y locales destinados a conservar los fondos, la gran mayora tena problemas
TANODI, Aurelio. Gua de los Archivos de Crdoba. Universidad Nacional de Crdoba. Direccin General de Publicaciones, Crdoba, 1968, p. XXIV
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documental de la provincia y; el de analizar y someter a consideracin del Poder Ejecutivo las Tablas de Retencin Documental elaboradas por cada organismo de la administracin pblica provincial. Sobre la eliminacin de los documentos, el art. 40 de la Ley 10870/92 establece El descarte en los archivos integrantes del SIPAR, por convenio o adhesin, se realizar mediante normas que a su efecto dicte la Direccin del SIPAR y el Consejo de Archivos. En este sentido, los Archivos municipales adheridos al SIPAR reciben su asesoramiento para la seleccin y determinacin de los Plazos de Conservacin de los documentos producidos y recibidos por los organismos municipales. En cuanto a la provincia de Crdoba, actualmente no se ha aprobado ninguna normativa sobre un Sistema Integral de Archivos. Hubo varias iniciativas, manifestadas en distintos proyectos que no fueron aprobados por la Legislatura Provincial. A nivel municipal, hay un nico antecedente que fue la redaccin de la Ordenanza 8344/87, por la cul se crea el SIMARAD: Sistema Municipal de Archivos y Administracin de Documentos. El mismo estaba integrado por todos los archivos pertenecientes a los distintos rganos del gobierno municipal, incluyendo los de las instituciones descentralizadas o autrquicas. La conduccin general del Sistema sera ejercido por el titular de la Direccin General de Archivos y Administracin de Documentos. A la vez la Ordenanza contempla la creacin de una Comisin Asesora del SIMARAD. En cuanto a la seleccin documental el art. 7 de la normativa estableca Los documentos pertenecientes a los Archivos Municipales son patrimonio pblico inalienable e imprescriptible. La conservacin permanente as como los plazos de retencin transitoria y la eliminacin de documentos sern determinados por normas especiales SIMIRAD. Esta iniciativa no pudo ponerse en prctica ya que fue observada9 por Decreto Municipal 2115, serie A de ese mismo ao. El argumento por el que se tom la decisin fue el de no poseer los recursos financieros necesarios y de que significara una modificacin en la Ley Orgnica. fundadas en estudios cientficos y con dictamen favorable de la Comisin Asesora de Archivos del
Observada equivale a vetada
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3.3 Conceptos de identificacin y evaluacin La identificacin es la actividad archivstica que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Uno de sus fines principales es el de lograr a travs de sus resultados la evaluacin de las series documentales,10 para lo cul es necesario un conocimiento previo y detallado del rgano producto, conocer su historia y sus funciones y as tambin se debe examinar los tipos documentales que produce el organismo. Por otra parte la evaluacin es definida por Carol Couture como el acto de juzgar el valor que presentan los documentos (valor primario y valor secundario) y decidir el perodo de tiempo durante el cual esos valores se aplican a dichos documentos en un contexto que tiene en cuenta la relacin esencial que existe entre el organismo (o la persona) respectivo y los documentos de archivo que genera en el marco de sus actividades11. La evaluacin constituye el nudo gordiano de la disciplina archivstica. La creacin, adquisicin, clasificacin, descripcin, difusin y conservacin de los archivos son deudoras de las decisiones tomadas durante la evaluacin. Y, por supuesto, las consecuencias de esas decisiones son determinantes a nivel de la gestin de un organismo y al nivel de la constitucin y gestin consecuente del patrimonio personal o institucional12. La evaluacin es la actividad archivstica que trata de dar respuesta al gran aumento en la produccin documental como consecuencia de la rpida expansin de la Administracin Pblica (tanto en sus funciones como en su complejidad organizativa), la posibilidad de multiplicar los documentos mediante copias y duplicados gracias a la reprografa y a las tecnologas informticas y a la mejora de la gestin administrativa y del aumento de las necesidades de informacin13. Segn Carol Couture, los principios bsicos, que el archivero debe aplicar a la hora de evaluar son: El archivero debe dar testimonio del conjunto de las actividades de la sociedad.
ALBERCH I. FUGUERAS, Ramn. Los archivos entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento. Editorial UOC, Barcelona, 2003, p. 108 11 COUTURE, Carol. Las tablas de plazos de conservacin: fundamentos tericos y estado de las prcticas en JANUS 1998.1 LLIGALL 12, Barcelona 1998. Revue Archivistique Revista Catalana dArxivstica. Associaci dArxivers de Catalunya, p 165 12 Apuntes de la ctedra Seleccin Documental dictada por la profesora Norma Fenoglio. Escuela de Archivologa, Universidad Nacional de Crdoba, 2005. 13 ALBERCH I. FUGUERAS, Ramn. Los archivos entre la memoria histrica ob. cit.. p. 111
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Cuando evala, el archivero debe asegurar la objetividad y la contemporaneidad del juicio que realiza. Cuando evala, el archivero debe respetar las relaciones que existen entre la evaluacin y las otras intervenciones archivsticas. Cuando evala, el archivero debe asegurarse de que exista un equilibrio entre los objetivos administrativos y patrimoniales de su intervencin. Cuando evala, el archivero debe asegurarse que exista un equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creacin de los documentos y las ligadas a su utilizacin.14 3.4 Concepto de seleccin Segn Cruz Mundet15 es una tarea por la cual se determina el destino final de los documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo lmites para su conservacin o destruccin y la modalidad empleada al efecto. El proceso de seleccin documental incluye tres pasos fundamentales: LA EVALUACIN: en la que se analizan las series documentales. Para determinar el valor de los documentos y disponer si deben eliminarse o conservarse en forma permanente. La seleccin propiamente dicha: operacin manual de separar los documentos que se eliminarn de aquellos que se conservarn. El expurgo: que consiste en la eliminacin de los documentos cuyo plazo de retencin ha finalizado. En este proceso hay que tener muy presente que las decisiones son tomadas por seres humanos, por lo cual no se puede descartar algo de subjetividad y, que una vez tomadas son irreversibles. Es importante saber que existen tres grandes grupos de documentos: Aquellos cuya conservacin es evidente: documentos en donde se asienta la poltica general o las decisiones de la autoridad; los documentos recapitulativos y estadsticos y los documentos que fijan derechos. Aquellos cuya eliminacin es evidente, documentos cuyos datos esenciales se encuentran en los documentos recapitulativos y las copias.
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COUTURE, Carol. Las tablas de plazos de conservacin ob. cit. p 172 CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de archivstica. Madrid, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, Pirmide. 2001, p. 215
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Aquellos cuyo destino final debe analizarse, que por lo general son los ms numerosos. 3.5 Evaluacin por series. Serie y tipo documental La evaluacin por series significa que la evaluacin se realiza a partir del conocimiento de las series documentales y no de cada documento. Los juicios de valor se realizan sobre conjuntos de documentos, slo excepcionalmente se evala documentos individuales. Todo organismo realiza sus funciones por medio de numerosas actividades, que en las administraciones se materializa a travs de distintos documentos. A los conjuntos orgnicos de documentos que son productos de una misma actividad se los denomina series, de acuerdo con la nocin de serie como un conjunto de cosas (en este caso documentos) que guardan entre si relacin y se suceden ordenadamente. Las series tienen la caracterstica de reunir, en la mayora de los casos, documentos de un tipo documental, que corresponde a un contenido y a una determinada forma fsica16. En los tipos documentales se reflejan las distintas clases de acciones, por ejemplo el trmino libros de cuentas evidencia que este tipo surgi para asentar ciertos datos financieros. Estos datos informativos referidos a la accin revelan el contenido sustantivo de los documentos. Siguiendo a Antonia Heredia Herrera17, las caractersticas que nos ayudan a reconocer series documentales son: El productor heredado del fondo al que pertenece y el o los sujetos productores que desempean la actividad; La actividad administrativa de la que es testimonio; Las reglas o el procedimiento que regulan la actividad; La sucesin de las unidades documentales; La similitud de la tipologa documental de las unidades documentales que la integran. 3.5 Valor primario y secundario De las nociones tericas que hay que tener presente a la hora de evaluar, la nocin de valor es esencial, ya que evaluar es juzgar el valor de alguien o de algo, en este caso los documentos.
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TANODI, Aurelio. Temas Archivsticos. Rendicin de algunos trabajos. CIDA, Crdoba, 1992, p. 17. HEREDIA HERRERA, Antonia. Qu es un archivo?. Ediciones TREA, Asturias, 2007, p. 113-114
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Fue en 1950, cuando el archivista norteamericano Theodore Schellenber, presenta y define los conceptos de primary value y secondary value, cuya traduccin es valor primario y valor secundario. El valor primario es el que posee el documento mientras le sirve a la entidad productora y al destinatario para hacer valer sus derechos y obligaciones. Este se refiere a las razones mismas por las cuales el documento fue creado. Este valor es transitorio, y se da durante la primera y segunda edad del Ciclo Vital. Sin embargo, a pesar de que todos los documentos tienen un valor primario, no todos son iguales, sino que tienen diferentes fines, por lo que poseen valores adicionales denominados: administrativo, fiscal y legal. Los documentos con valor administrativos son aqullos que se refieren a polticas y procedimientos relacionados con las actividades corrientes de una dependencia o de la administracin en su conjunto. Por ejemplo: cartas, memoranda, circulares, solicitudes, etc. Los documentos con valor fiscal son aqullos que necesita y utiliza el municipio para indicar el origen de las sumas recibidas, cmo se distribuyeron, cmo se gastaron y cmo se controlaron. Por ejemplo: presupuestos de egresos municipales, comprobantes de gastos, nminas de pago del personal y dems documentos originados por la Tesorera Municipal. Los documentos con valor legal son todos aqullos que sealan el quehacer del gobierno y la administracin municipal, por ejemplo: leyes, decretos, reglamentos y dems, que por naturaleza propia tienen un carcter normativo en el municipio 18. Con el transcurso del tiempo el valor primario concluye, es decir el documento cesa su uso corriente y deja de ser activo, desde entonces algunos de estos documentos le interesan a los investigadores, y a la historia y es cuando surge el Valor Secundario debido a que el documento trasciende el motivo de su creacin. Este es un valor definitivo. 3.6 Contenido y contexto Para comprender los valores de los documentos es necesario definir las nociones de contenido y contexto. El primero en sentido archivstico, se refiere a la informacin orgnica registrada en los documentos. Es la representacin de un conocimiento, generado en el
18
MORENO ESQUIVEL, Maricela. La administracin de los fondos municipalesob.cit. [en lnea].
22
marco de las actividades de una persona o un organismo (informacin orgnica) y que registra el documento de archivo (informacin registrada)19 Por contexto se entiende a las actividades de la persona o el organismo productor de los documentos. El contexto es el factor que da sentido al contenido de los mismos. 3.7 Fundamentos tericos de la evaluacin Para muchos autores no hay una base cientfica slida para llevar a cabo seriamente la evaluacin de los fondos documentales de un archivo. En la realizacin de este trabajo se tuvo en cuenta una serie de principios bsicos aplicables en todos los contextos en donde se debe proceder a evaluar. Los documentos, pruebas privilegiadas de todas las actividades del conjunto de la sociedad: es necesario asegurar, cualquiera sea el contexto, el perodo, las personas, los organismos, de que la evaluacin permita conservar documentos que prueben, que la persona o el organismo que forma parte de la sociedad ha efectuado tal hecho, realizado tal actividad, ejecutado tal transaccin. El respeto a la objetividad y al juicio que se realiza: aunque se presentan dificultades en esta demanda, es fundamental tener la mayor objetividad posible, sabiendo que no se alcanzar una objetividad plena. Es importante que el juicio que se realice sea en base a una escala de valores contempornea al momento en el que el documento fue creado. El respeto de las relaciones que unen la evaluacin y las otras intervenciones archivsticas: la evaluacin esta en estrecha relacin con las otras tareas archivsticas, no puede desvincularse unas de otras. El respeto del equilibrio entre los objetivos de gestin y objetivos patrimoniales de la evaluacin: hay que identificar precisamente los valores primario y secundario para saber equilibrarlos despus. En la evaluacin es esencial juzgar el inters que presentan los documentos para la gestin administrativa y para la constitucin del patrimonio documental de una entidad. La evaluacin tiene dos efectos diferentes en un mismo organismo, un impacto administrativo, que resulta de los perodos de conservacin tanto en los archivos corrientes como en archivos intermedios; y otro impacto cultural, que resultan de la decisin de conservar de manera permanente o de eliminar los documentos de archivo. El respeto del equilibrio entre las consideraciones relativas al contexto de creacin de los documentos y las ligadas a su utilizacin: consiste en la bsqueda de equilibrio entre el
19
Rousseau, Jean Yves y Couture, Carol. Les fondements de la discipline archivistique. Presses de lUniversit du Qubec. Qubec, Canad. 1994, p. 43.
23
origen o el contexto de creacin y la utilizacin del mismo tanto por parte de la administracin como por parte los investigadores20. 3.8 Criterios Un criterio de evaluacin es una caracterstica, un punto de referencia que permite juzgar el valor primario y secundario, la funcin de prueba y/o de testimonio de los documentos. Actualmente no existe tabla que defina los criterios a aplicarse en todos los casos, lo cul sera de mucha utilidad. Cuando hablamos de lista de criterios no nos referimos a tablas de retencin, lo que significa que estos datos son relativos y que pueden emplearse como guas, como lneas directrices para la elaboracin de las tablas de retencin documental. Hay numerosos autores que han detallado una serie de criterios a tener en cuenta para evaluar, se ha tomado los ms relevantes. Segn Couture y Rousseau21, para juzgar el valor primario de los documentos, hay determinados criterios que constituyen una base efectiva para la reflexin y la discusin: Criterios ligados a la funcin de prueba administrativa Funcin(es) o actividad(es) que fundamenta(n) el documento. Decisin(es) administrativa(s) que fundamenta(n) el documento. Ubicacin de esa(s) funcin(es) o actividad(es) con relacin a la estructura del conjunto del organismo. Curso de la informacin y del documento que la contiene, en el aparato administrativo. Criterios ligados a la funcin de prueba legal: Derecho(s) que sostiene el documento. Ley(es) o reglamento(s) que tienen alguna incidencia sobre la conservacin del documento en cuestin. Plazos establecidos por la prescripcin legal. Obligacin de obtener, si la hubiera, el permiso de un organismo determinado antes de eliminar Criterios ligados a la funcin de prueba financiera: 20
Actividad(es) financiera(s) que sustenta el documento. Duracin de ciclo contable y/o financiero de la institucin.
Apuntes del Taller Tcnicas de Seleccin Documental dictada por la profesora Norma Fenoglio. Escuela de Archivologa, Universidad Nacional de Crdoba, 2005 21 ROUSSEAU, Jean Ives y Carol Couture. Los archivos en el siglo XX. Universit de Montreal, AGN, Mxico, 1982, p. 87-89
24
Duracin de ciclo contable y/o financiero de la institucin titular.
En 1991, Frank Boles y Julia Young presentaron una serie de criterios para juzgar el valor secundario de los documentos. Los mismos se dividen en tres mdulos: Criterios ligados al valor de la informacin Caractersticas ligadas a las funciones de la institucin o de la unidad administrativa (situacin de la jerarqua, actividades especficas, el porque el documento fue creado). Caractersticas ligadas al contenido de los documentos (importancia del sujeto, perodo cubierto por los documentos, presencia del conjunto de documentos sobre el tema, fiabilidad, relacin entre el productor y el tema). Caractersticas ligadas a la existencia de otras fuentes de documentacin (caractersticas fsicas, rareza de la informacin, edad del documento, rareza en funcin del tema, organizacin de la informacin, originales o copias, formato, caractersticas intelectuales, redundancia a nivel de fondo, redundancia a nivel de otros centros de archivo. Caractersticas ligadas a la utilizacin (inters de usuario, valor legal a largo plazo, valor administrativo a largo plazo, valor secundario/utilizacin actual, valor secundario/utilizacin potencial, limitaciones de uso, grado de legibilidad, grado de comprensin, restricciones de comunicabilidad). Criterios ligados al costo de la conservacin de los documentos Caractersticas ligadas a la adquisicin (costo de compra, costo de transferencia). Caractersticas ligadas al tratamiento (nivel de competencia exigido, costo del material, cantidad de trabajo necesario). Caractersticas ligadas a la preservacin (nivel de competencia exigido, costo del material, cantidad de trabajo necesario). Caractersticas ligadas al depsito (cantidad de documentos, tipo de depsito necesario). Caractersticas ligadas a la referencia (localizacin de los documentos y cantidad de trabajo necesario, localizacin de la informacin y nivel de competencia exigido). Criterios ligados a las consecuencias de la decisin resultante de la evaluacin 22
Caractersticas ligadas a las relaciones externas. Caractersticas ligadas a las polticas y prcticas internas de la institucin22.
Apuntes de la ctedra Seleccin Documental dictada por la profesora Norma Fenoglio. Escuela de Archivologa, Universidad Nacional de Crdoba, 2005.
25
3.9 Concepto de Tablas de retencin Es un listado de tipos documentales a los que se les asigna el tiempo en meses o aos que deben ser conservados, para responder a eventuales reclamos o para servir de antecedente a otro documento. La realizacin de las mismas se desarrolla en dos grandes etapas: la macro evaluacin y la micro evaluacin. En la primera se debe averiguar los motivos por los cuales el documento existe y las funciones y responsabilidades del organismo productor. En la micro evaluacin se analiza el valor primario y secundario que presentan los documentos de archivos y se definen los plazos de conservacin para confeccionar las tablas. Pasos para la elaboracin de las tablas de retencin: 1. Conocimiento de la Institucin y su organizacin, lo que primero hay que hacer es conocer los objetivos, funciones y actividades de la entidad, las leyes, decretos, ordenanzas vigentes y, la estructura administrativa y procedimientos con los que se desempea la Institucin. 2. Conocimiento de los documentos: luego de interiorizarse sobre el funcionamiento de la entidad, se debe investigar las series documentales que se producen y reciben en la actualidad y de los documentos ms antiguos que existen en el archivo. 3. Apoyo de la superioridad: no se puede tomar las decisiones por si mismo, los plazos deben ser propuestos a las autoridades que sern quienes determinaran la aprobacin o denegacin de los plazos de conservacin. 4. Comisin Institucional de archivo: integrada por los principales funcionarios de las distintas reparticiones y el/la encargado/a del archivo. 5. Relevamiento de los documentos: se realiza el relevamiento de todos los documentos producidos y recibidos por la institucin, as como de la legislacin vigente relacionada con el tratamiento de los documentos, La ficha de relevamiento debe incluir (ver anexo): Nombre del rea productora con su jerarqua ascendente Tipo documental Soporte Tradicin documental Duracin de su utilidad administrativa Series relacionadas Legislacin existente sobre su conservacin y eliminacin
26
6. Determinacin del valor de los documentos: es la etapa fundamental donde se determina el valor primario y secundario de los documentos, y junto con la comisin se establece los plazos. 7. Presentacin de las tablas: consiste en el formato que se le dar a las tablas y a los contenidos que en estas se detallaran. 8. Aprobacin de las tablas las tablas deben ser aprobadas por las mximas autoridades del Municipio, el Intendente y el Consejo Deliberante. 3.10 La seleccin de documentos electrnicos
Los principios para la evaluacin de documentos electrnicos son los mismos que los utilizados para los documentos en cualquier otro soporte. Siguiendo a Miller23 la tecnologa no plantea problemas de seleccin. En realidad ofrece oportunidades para la seleccin al hacer ms accesible la informacin en algunos casos. La tecnologa plantea problemas de accesibilidad. De acuerdo con este criterio, las consideraciones tcnicas no forman parte de la seleccin, forman parte de la accesibilidad. Hay dos aspectos principales que se presentan a la hora evaluar los documentos electrnicos: La importancia de planificar la gestin de estos documentos en todo su ciclo de vida, atribuyndoles los valores correspondientes a los documentos generados por medios electrnicos desde el momento de su creacin; de lo contrario se corre el riesgo de que alguna informacin sea eliminada una vez que en la oficina no tengan ms necesidad de ella para sus actividades corrientes. El planteamiento de los aspectos tcnicos: debe contemplarse la caducidad de los soportes y la prdida de informacin en la migracin de datos. El proyecto Interpares 1 (International Research on Permanet Authentic Records in Electronic Systems), tuvo como objetivo el de utilizar las herramientas de la archivstica y de la diplomtica para desarrollar los conocimientos tericos y metodolgicos esenciales para la conservacin permanente de los registros generados electrnicamente. En el mismo se lleg a la conclusin que la nica forma de conservar un documento electrnico de archivo inactivo es hacer una copia autntica de su ltima actualizacin, como un documento electrnico de archivo del creador o generador.
23
MILLER, M. L.. Is The past prologue: appraisal and the new technologies . En Archives and Museums Informatics: technical report. 13, 1991, p. 50.
27
Adems, el archivero es quien debe involucrarse en la validacin y el mantenimiento de la autenticidad de un documento electrnico de archivo a travs de su ciclo de vida. No es el objetivo de este trabajo introducirse en la problemtica de los documentos electrnicos ya que en los archivos municipales del interior de la Provincia de Crdoba el 95% de los documentos producidos y recibidos son en soporte papel. 3.11 Muestreo
Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola una muestra es una parte extrada de un conjunto y considerada representativa de l. Para Hull24 el muestreo es la seleccin deliberada de determinados documentos, como ejemplo de esa clase o serie y con fines de conservacin permanente. Los objetivos del muestreo son los de intentar conservar los documentos ms significativos y su seleccin debe ser lo ms objetiva posible. Se puede afirmar que la muestra es una parte de un conjunto de documentos homogneos seleccionada para que en ella pueda verse representado o ilustrado algn aspecto de la actividad de la institucin o de la informacin recibida o procesada por sta. Hay varios mtodos de efectuar el muestreo, el mismo debe elegirse segn los temas y el tipo documental del que se trate, los ms aplicados en los archivos son: Muestreo Aleatorio: se realiza utilizando un criterio cientfico y objetivo. La aleatoriedad significa que toda unidad de una serie tiene las mismas posibilidades de representar a la serie. La muestra se toma al azar, no depende de pautas o perodos. Para llevarlo a cabo se debe disponer de una tabla de nmeros aleatorios y numerar toda la serie. Para que sea eficaz los materiales deben ser homogneos y contener informacin cuantificable matemticamente. Depende de la individualidad numrica de los elementos de la serie y de la determinacin del tamao apropiado de la muestra. Es un sistema complicado y sugiere que la muestra sea amplia. Muestreo Sistemtico, con arreglo a una base determinada: depende del criterio que se establezca previamente (numrico, geogrfico, alfabtico, cronolgico, etc.). Posee una mayor garanta pero no puede aplicarse en cualquier serie, sino en funcin de la organizacin. Dentro del mismo encontramos:
24
HULL, Flix. Utilizacin de tcnicas de muestreo en la conservacin de registros: un estudio del RAMP y directrices al respecto. UNISIST, Pars, 1981, p. 108.
28
Muestreo geogrfico: se escogen las muestras en base a su lugar de origen con diferencias perceptibles, por ejemplo: zonas urbanas y rurales.
Muestreo cronolgico: se eligen aos claves, por abundancia o por crisis, dentro de un perodo determinado. Tiene muchas variantes: un mes por ao; una semana de cada mes; un ao de cada cinco.
Muestreo alfabtico: se toma una letra del alfabeto y se eliminan las dems o una cierta cantidad de documentos de cada letra. Muestreo econmico: cuando la base es el precio o el monto de la operacin, por ejemplo, a partir de una cifra determinada. Muestreo regional: cuando se conservan todos los registros de un lugar determinado, como representativos del conjunto. Muestreo sociolgico: la pauta es la clase social o nivel econmico de los involucrados.
El mtodo de muestreo aconsejado es el CRONOLGICO
3.12
Mtodos de eliminacin
La eliminacin es el procedimiento por el cual los documentos son destruidos. A la hora de decidir el mtodo que se emplear se debe tener en consideracin: La garanta de confidencialidad y secreto del contenido de los documentos hasta su desaparicin. La posible contaminacin ambiental. El costo. Las tcnicas para destruir documentos cuyo soporte sea papel son: I. Venta como material de rezago: es econmico, no produce contaminacin pero no garantiza la confidenciabilidad absoluta. II. Trituracin: proceso mecnico de cuchillas que reduce el papel a fragmentos irrecuperables. III. Despulpamiento: proceso qumico que borra las tintas y separa las fibras de celulosa, convirtiendo al papel en la pasta original. IV. Incineracin: provoca contaminacin, no es econmico. V. Reciclaje: proporciona ventajas como la economa energtica y la conservacin de recursos forestales.
29
La tcnica de destruccin recomendada es la de trituracin, ya que permite garantizar la confidencialidad, no contamina el medio ambiente, el papel triturado puede ser reciclado y no es oneroso.
30
CAPITULO 4: TABLAS DE RETENCIN
4.1 Legislacin antecedente El Cdigo de Comercio Argentino, en su Captulo IV, Artculo 67 establece la obligacin de los comerciantes de conservar sus libros de comercio hasta diez aos despus del cese de su actividad y el artculo 44 exige adems la obligacin de mantener los libros diarios, inventarios y balances durante 10 aos contados desde su fecha de emisin. El artculo 4023 del Cdigo Civil Argentino establece Toda accin personal por deuda exigible se prescribe por diez aos, salvo disposicin especial. Igual plazo regir para interponer la accin de nulidad, trtese de actos nulos o anulables, si no estuviere previsto un plazo menor. Por prescripcin entendemos al medio legal fundado en el transcurso de un cierto plazo (en este caso 10 aos), al trmino del cual una situacin de hecho prolongada se transforma en una situacin jurdica definitiva e inatacable. Por Decreto Nacional N 1571/81 (ver anexo 2) se establecen los plazos mnimos de conservacin de los documentos de personal y de control obligatorios para todos los organismos de la Administracin Pblica Nacional. En el mbito provincial se sancion el Decreto 1659/97 donde se aprueba la Tabla de Plazos de Retencin y Destino Final con el objetivo de lograr la Reorganizacin y depuracin de archivos administrativos y contables de la administracin pblica central y de entidades autrquicas para el mejor aprovechamiento de espacios fsicos y el funcionamiento de los mismos. A travs del Decreto 123/96, el Intendente de la Ciudad de Morteros, aprob la Tabla de Plazos de Retencin y Destino Final de los documentos producidos por ese municipio.
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4.2 Evaluacin por series La evaluacin por series documentales consiste en valorar el conjunto de documentos que integran la serie y no los documentos de manera aislada. Para realizar este procedimiento es necesario: el estudio de la institucin productora y sus problemticas a lo largo de la historia, su relacin con otras instituciones similares, funciones sustantivas y su ubicacin en la estructura orgnica. identificacin de las series documentales. elaboracin del cuadro de clasificacin. El archivo Municipal de Jess Mara no posee cuadro de clasificacin; se elabor uno para poder llevar a cabo los objetivos. 4.2.1 Cuadro de Clasificacin Consiste en la estructura jerrquica y lgica donde se reflejan las funciones y actividades de una institucin, funciones que generan la recepcin o creacin de documentos. El cuadro de clasificacin es el primer instrumento de descripcin de un archivo y el nico que permite una visualizacin conjunta de los fondos y las relaciones jerrquicas entre los grupos, as como de la institucin y de la actividad que desarrolla. Asimismo, es el elemento que permite planificar de manera sistemtica todas las operaciones de tratamiento del archivo, desde la transferencia y la evaluacin y eliminacin, hasta la realizacin de los instrumentos de descripcin y de los calendarios de conservacin25. Los mismos pueden ser orgnicos o funcionales. Los cuadros de clasificacin orgnicos respetan el orden natural de la entidad productora por lo que reflejan su estructura originaria. El problema de este mtodo son los frecuentes cambios de estructura que sufren las instituciones pblicas provinciales. Los cuadros de clasificacin funcionales vienen definidos por las funciones bsicas que desarrolla la institucin, por lo que el cuadro tiene mayor durabilidad en el tiempo. El cuadro de clasificacin del Archivo Municipal de Jess Mara se realiz segn este concepto.
25
ALBERCH I. FUGUERAS, Ramn. Los archivos entre la memoria histrica ob. cit.. p. 126
32
4.2.2 La Codificacin Funcional La clasificacin funcional comprende la agrupacin de los documentos bajo conceptos que reflejan las funciones generales o las actividades especficas en que se concretan las actividades del municipio. As, se renen separadamente los documentos econmicos, los relativos a recursos humanos, servicios jurdicos, etc.
La clasificacin de un documento parte de las funciones principales recogidas en el cuadro de clasificacin hasta llegar a las actividades concretas. Los documentos del Municipio se dividieron en 5 categoras: A: rganos de Gobierno B: Secretara C: Hacienda D: Juzgado E: Organizacin
Cada clase se divide en las subclases y divisiones correspondientes. Cuadro Sinptico de Fondos Documentales del Archivo Municipal A. rganos de Gobierno A1.0.0. Intendente A2.0.0 Consejo Deliberante B: Secretara B1.0.0 Secretara General B2.0.0 Recursos Humanos B3.0.0 Servicios Jurdicos B4.0.0 Sanidad y Asistencia Social B5.0.0 Obras y Urbanismo B6.0.0 Patrimonio B7.0.0 Educacin B8.0.0 Cultura B9.0.0 Deportes B10.0.0 Servicios B11.0.0 Accin Vecinal
33
C: Hacienda C1.0.0 Contadura C2.0.0 Tasas e impuestos C3.0.0 Tesorera C4.0.0 Compras D: Juzgado D1.0.0 Secretara del Juzgado D2.0.0.Registro Civil E: Organizacin E.1.0.0 Organizacin e informtica
34
4.3 Tablas de retencin Generalidades: Salvo en los casos mencionados en las Tablas de Retencin, los informes, correspondencia y notas en general se seleccionarn a los 10 aos de producidos y se conservarn permanentemente los que presentes valores segn los criterios establecidos.
Cdigo A. A1.0.0 A1.1.0 A1.1.1 A1.1.2 A1.1.3 A1.1.4 A1.1.5 A1.1.6 A1.1.7 Protocolo Circular Expediente Expediente Convenio Convenio Convenio Tipo Documental Descripcin del documento RGANOS DE GOBIERNO INTENDENTE Secretara Gral Decretos Circulares Planes de accin municipal Expedientes de proyectos de subvenciones Convenios con gremios Convenios con Universidades Convenios con organismos del estado nacional y provincial Convenios con otros municipios Convenios de contratacin de servicios Protocolo Decretos de honores, distinciones, actos, visitas Gabinete de imagen y prensa Boletines informativos Carteles y folletos Intendente como delegado gubernativo Discursos de apertura de la sesiones ordinarias del HCD si Si si Si Si Si Si Ver Obs. Seleccin a los 10 aos de producida Permanente Permanente 10 aos 10 aos Permanente Permanente Expurgo Expurgo Ori Co Base Legal Retencin Destino Final Observaciones
A1.1.8 A1.1.9
Convenio Convenio
Si Si Seleccin a los 5 aos de producida Permanente Permanente
A1.2.0 Decreto A1.2.1 A1.3.0 A1.3.1 A1.3.2 A1.4.0 Discurso A1.4.1 Boletn Cartel y folleto
si
si Si
Permanente
Permanente Seleccin a los 10 aos de producida
si
Permanente
Permanente
35
A1.4.2 A1.4.3 A1.5.0 A1.5.1 A1.5.2 A2.0.0 A2.0.1 A2.0.2 A2.0.3
Expediente Expediente
Expedientes de eliminacin Expedientes de autorizacin de actos pblicos Cooperacin Expedientes de proyectos de cooperacin Cartas de hermandad entre municipios CONCEJO DELIBERANTE Actas de seccin del Concejo Ordenanzas Resoluciones Descripcin del documento SECRETARA SECRETARA GENERAL Coordinacin General Correspondencia Informes y comunicaciones con el Tribunal de Cuentas
si si
Permanente 5 aos
Permanente Expurgo
Expediente Carta
si si
10 aos 10 aos
Expurgo Expurgo
Acta Ordenanza Resolucin Tipo Documental
si Si si Ori Co Base Legal
Permanente Permanente Permanente Retencin
Permanente Permanente Permanente Destino Final Observaciones
Cdigo B. B1.0.0 B1.1.0 B1.1.1
Correspondencia Informe
Si Si
Ver Obs. Ver Obs.
B1.1.2
B1.1.4 B1.2.0 B1.2.1 B1.2.2 B1.2.3 B1.2.4 B1.2.5 B1.2.6
Expediente
Censo Padrn Informe Informe Informe Informe
Licitaciones Pblicas Estadsticas y Censos Censo socioeconmico Padrones de habitantes y rectificaciones Estudios demogrficos Tendencia de consumo local ndices de precios al consumidor Informes de demanda laboral Mesa de entradas y salidas Registro de entrada de expedientes Registro de salida de
Si
Permanente
Permanente
Seleccin a los 10 aos de producida, se conservan permanentemente os que presentes valores segn los criterios establecidos
Si Si Si Si Si Si
Permanente Permanente Permanente Ver Obs. Ver Obs. Ver Obs.
Permanente Permanente Permanente Seleccin a los 10 aos de producida, se conservan permanentemente os que presentes valores segn los criterios establecidos
B1.3.0 B1.3.1 B1.3.2 Libro Libro
Si si
Permanente Permanente
36
expediente B1.4.0 B1.4.1 B1.4.2 B1.4.3 B1.4.4 B1.4.5 B1.5.0 B1.5.1 B1.5.2 B2.0.0 B2.1.0 B2.1.1 B2.1.2 B2.1.3 B2.1.4 Escalafn Legajo Expediente Expediente Expediente B2.1.5 Acta Estadsticas Libro Estadsticas Informe, certificado Archivo Estadsticas Informes y certificaciones Instrumentos de trabajo Libros registros de entradas de fondos Trabajos de investigadores Elecciones Actas de la Junta Electoral Estadsticas, resmenes RECURSOS HUMANOS Personal: permanente y contratado Escalafn Legajos pasivo del personal Accidente de trabajo Adicionales y bonificaciones Baja por cese de contrato, suplencias o fallecimiento. Trmino de funciones Seleccin de personal Contrato de personal Designaciones Promocin del personal Reconocimiento de servicio Reingreso, reincorporacin Renuncias Sanciones disciplinarias Suplencias Apto psico-fsico Carpeta mdica Certificado mdico Informe junta mdica Constancia de capacitacin si si si si si Permanente 5 aos Permanente Permanente Permanente Permanente Expurgo Permanente Permanente Permanente
Si si
permanente permanente
si si si Decreto 1571/81
Permanente Permanente 10 aos 10 aos
Permanente Permanente Expurgo Expurgo Expurgo
Si
5 aos
B2.1.6 B2.1.7 B2.1.8 B2.1.9 B2.1.10 B2.1.11 B2.1.12 B2.1.13 B2.1.14 B2.1.15 B2.1.16 B2.1.17 B2.1.18 B2.1.19
Expediente Contrato Expediente Expediente Expediente Expediente Expediente Expediente Expediente Certificado Carpeta Certificado Informe Certificado
Si Si Si si si Si Si Si Si Si Si Si Si Si
5 aos Permanente 10 aos 5 aos 5 aos 5 aos 5 aos 10 aos 5 aos 25 aos 25 aos 20 aos 20 aos Ver Obs.
Expurgo Permanente Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Desde cese, renuncia, jubilacin ordinaria, invalidez, fallecimiento. Devolver al titular o incorporar al Desde la fecha de la resolucin del nombramiento
37
legajo. B2.1.20 B2.1.21 Partes Certificado De permisos y vacaciones Constancia para recibir asignaciones familiares Declaraciones para ayuda familiar Viajes de funcionarios Exoneracin Cesanta Tarjeta de asistencia Control de ausentismo Copia del ttulo Recurso Administrativo Justificacin de inasistencia Solicitud de licencia anual y extraordinarias Solicitud de licencia para estudios o investigaciones Traslados Si Si Si Si Si 5 aos 10 aos Expurgo
B2.1.22 B2.1.23 B2.1.24 B2.1.25 B2.1.26 B2.1.27 B2.1.28 B2.1.29
Formularios Expediente Expediente Expediente Tarjeta Registro Certificado Nota
Si Si Decreto 1571/81 Decreto 1571/81
5 aos 5 aos Permanente Permanente 10 aos 10 aos Ver obv 2 aos
Expurgo Expurgo Permanente Permanente Expurgo Expurgo Devolver al titular o incorporar al legajo Desde la notificacin de la resolucin o decreto
Ver Obs. SI Si Si Decreto 1571/81 2 aos 5 aos Permanente Expurgo Expurgo Permanente
B2.1.30 B2.1.31 B2.1.32
Nota Expediente Expediente
B2.1.33
Expediente
Si
5 aos
Expurgo
B2.1.34 B2.1.35 B2.1.36 B2.1.37 B2.1.38 B2.1.39
Expediente Expediente Expediente Expediente Expediente
Nombramiento Reubicacin Desarraigo Sumario Administrativo Llamado a concurso de cargo Sueldos rdenes de sueldo Recibos de sueldo Liquidacin de sueldos SERVICIOS JURDICOS Asesora
Si Si Si Si Si
5 aos 5 aos 5 aos 10 aos 10 aos Ver Obs.
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo
Desde fecha de consentimiento y efectivizacin del acto administrativo Desde fecha de resolucin del nombramiento
Desde fecha de resolucin final
Formulario B2.2.1 B2.2.2 Planilla B3.0.0 B3.1.0
Si
si si
Art. 4023 Cod. Civ
10 aos
Expurgo
Permanente permanente
38
Letrada B3.1.1 B3.1.2 Dictamen Expediente Expediente B3.1.3 Expediente Expediente Dictmenes Expedientes de procedimientos administrativos Expedientes de procedimiento econmicoadministrativo Expedientes de procedimientos laborales Expedientes de procedimientos penales SANIDAD Y ASISTENCIA SOCIAL Laboratorio Partes de depuracin de aguas Partes de inspeccin de aguas Partes de inspeccin de alimentos Medio Ambiente Expedientes de proteccin del medio ambiente: campaas Partes de proteccin del medio ambiente Expedientes sobre limpieza de vas pblicas Informes sobre limpieza de vas pblicas Sobre recogida y tratamiento de residuos Informes sobre recogida y tratamiento de residuos Expedientes de parques y jardines Cementerio Municipal Solicitud de enterramiento Solicitud de exhumacin y reduccin de restos Solicitud de traslado de Si Si Si Ver Obs. 10 aos 10 aos Expurgo Expurgo Analizar a los 15 aos de producidos
B3.1.4 B3.1.5 B4.0.0 B4.1.0 B4.1.1 B4.1.2 B4.1.3 B4.2.0
Si Si
Ver Obs. Ver Obs.
Seleccin a los 10 aos de producida Seleccin a los 20 aos de producida
Parte Parte Parte
Si Si si
5 aos 5 aos 5 aos
Expurgo Expurgo Expurgo
Expediente B4.2.1 Parte Expediente Informe Expediente Informe B4.2.6 Expediente
si
10 aos
Expurgo
B4.2.2 B4.2.3 B4.2.4 B4.2.5
si si Si Si Si
5 aos 10 aos 5 aos 10 aos 5 aos
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo
B4.2.7 B4.3.0 B4.3.1 B4.3.2 B4.3.3
si
10 aos
Expurgo
Solicitud Solicitud
Si Si
10 aos 20 aos
Expurgo Expurgo
Solicitud
si
10 aos
Expurgo
39
cadveres B4.4.0 B4.4.1 B4.4.2 B4.4.3 B4.4.4 B4.4.5 Informe Recibo Bono Expediente Solicitud Servicios sociales y asistenciales Informes socioeconmicos Recibos de ayudas Bonos solidarios Subsidios otorgados Solicitud de subsidios Centro de Mayores (Geritrico Municipal) Actas del geritrico Estatutos Informes Memorias de actividades OBRAS Y URBANISMO Planeamiento Expedientes de delimitacin, reclasificacin del suelo urbano Expedientes de parcelaciones Expedientes de reparcelaciones Expedientes de valoraciones Planes municipales: generales y parciales Planos Patrones catastrales Proyectos de urbanizacin Obras Municipales Proyectos tcnicos y de obra municipal Solicitud de materiales rdenes para movimiento de mquinas Expedientes de demolicin
Si Si Si Si Si
Ver Obs. 10 aos 10 aos Ver Obs. 10 aos Expurgo Expurgo Expurgo
Seleccin a los 10 aos de producida
Seleccin a los 10 aos de producida
B4.5.0 B4.5.1 B4.5.2 B4.5.3 B4.5.4 B5.0.0 B5.1.0 Expediente B5.1.1 B5.1.2 B5.1.3 B5.1.4 B5.1.5 B5.1.6 B5.1.7 B5.1.8 B5.2.0 B5.2.1 B5.2.2 B5.2.3 B5.2.4 Expediente Proyecto Solicitud Proyecto Plano Expediente Expediente Expediente Expediente Actas Estatuto Informe Memoria
si si si si
permanente permanente Ver Obs. permanente
Permanente Permanente Seleccin a los 10 aos de producida
Permanente
Si
20 aos
Expurgo
Si Si Si Si
20 aos 20 aos 20 aos 10 aos
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo
si si si
permanente permanente Ver Obs.
Permanente Permanente Seleccin a los 10 aos de producidos Expurgo Expurgo Eliminacin a los 10 aos de su archivo A partir de la fecha de produccin
si si
10 aos 10 aos 3 aos
Si
10 aos
Expurgo
40
B5.2.5 B5.2.6 Expediente Formulario B5.2.7 Ticket Expediente Expediente Expediente
Estudios previos a obras municipales Expedientes de contratacin tcnica de obra Formulario de salida de materiales Tickets de pesaje de materiales Expedientes de habilitacin Obras de electrificacin rural Obras de instalacin subterrneas Obras particulares Permiso de edificacin Expedientes de aprobacin de planos Expedientes de aprobacin de localizaciones Planos de obras privadas Permiso de conexin de luz Permiso de conexin de agua Final de obra PATRIMONIO Patrimonio Municipal Expedientes de formacin del inventario Libro del inventario general de bienes Rectificacin general del inventario Bienes Escrituras pblicas Expedientes de adquisicin de bienes Expedientes de alquiler de bienes Expedientes de donacin de
Si si Si
10 aos Ver Obs. Ver Obs.
Expurgo 10 aos desde la cancelacin del contrato 10 aos despus de concluida la obra y todos los plazos legales para reclamos 10 aos de concluida la obra
B5.2.8 B5.2.9 B5.2.10 B5.2.11 B5.3.0 B5.3.1 B5.3.2 B5.3.3 B5.3.4 B5.3.5 B5.3.6 B5.3.7 B6.0.0 B6.1.0 B6.1.1
Si Si Si Si
10 aos 10 aos Permanente Permanente
Expurgo Expurgo Permanente Permanente
Nota Expediente Expediente Plano Expediente Expediente Solicitud
Si Si Si si si si Si
5 aos 15 aos 10 aos Permanente 10 aos 10 aos 10 aos
Expurgo Expurgo Expurgo Permanente Expurgo Expurgo Expurgo 15 aos a partir de la fecha de resolucin
Expediente Libro
si si
10 aos Permanente
Expurgo Permanente
B6.1.2
B6.1.3 B6.2.0 B6.2.1 B6.2.2 B6.2.3 B6.2.4 Escritura Expediente Expediente Expediente
si
10 aos
Expurgo
Si Si si Si
Permanente Permanente 10 aos Permanente
Permanente Permanente Expurgo Permanente Una vez finalizado el contrato
41
bienes B6.2.5 Expediente Expedientes redeclaracin de bienes no utilizables Expedientes de desahucio de viviendas Expedientes de enajenacin de bienes Expedientes de expropiacin forzosa Cambio de titularidad de inmuebles Expedientes de ventas de bienes Ttulos de posesin Protocolo de embargos Protocolo de hipotecas EDUCACION Guarderas Acta Estatuto, reglamento Informe Memoria Actas de reunin del personal Estatutos y reglamentos Informes Mensuales Memorias anuales CULTURA Casa de la Cultura Expedientes de actividades Programaciones Memorias anuales Casa de la Juventud Expediente de actividades Informes mensuales Programas Memorias anuales Turismo Correspondencia Folletos si si Si si Permanente Permanente 5 aos Permanente Permanente Permanente Expurgo Permanente Ver Obs. Seleccin a los 10 aos de producidos Seleccin a los 10 aos de producidos
B6.2.6 B6.2.7 B6.2.8 B6.2.9 B6.2.10 B6.2.11 B6.2.12 B6.2.13 B7.0.0 B7.1.0 B7.1.1 B7.1.2 B7.1.3 B7.1.4 B8.0.0 B8.1.0 B8.1.1 B8.1.2 B8.1.3 B8.2.0 B8.2.1 B8.2.2 B8.2.3 B8.2.4 B8.3.0 B8.3.1
Expediente Expediente Expediente
Ver Obs. Si Si Si Si si si si Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente
Expediente Ttulo Oficio judicial Escritura
Expediente Programa Memoria
Si Si si
10 aos 5 aos Permanente
Expurgo Expurgo Permanente
Expediente Informe Programa Memoria
si si Si si
10 aos 5 aos 5 aos Permanente
Expurgo Expurgo Expurgo Permanente
Correspondencia Folleto
si si
Ver Obs. Ver Obs.
B8.3.2
Seleccin a los 10 aos de producida Seleccin a los 5 aos de producida. Muestreo del 20 %
42
B8.3.3 B8.3.4
Formulario Informe
Encuestas permanentes Informes finales Escuelas: msica, teatro, plstica, tejido, etc. Memorias anuales Informes Expedientes de actividades, programas DEPORTES Direccin de Deportes Correspondencia Estatutos y reglamentos Expedientes de campaas y actividades deportivas SERVICIOS Polica Municipal De domicilio Partes diarios Partes de seguridad y proteccin civil Exposicin de accidente de trnsito Robo de automotores Extravo de documentos personales Transporte Licencia para taxis y remises Solicitud de chapa patente de taxis y remises Registro de carnets de conductor Solicitud de carnets de conductor ACCION VECINAL Centros Vecinales Actas de
Si Si
Ver Obs. Permanente
Eliminacin a los 5 aos de realizadas Permanente
B8.4.0 B8.4.1 B8.4.2 B8.4.3 B9.0.0 B9.1.0 B9.1.1 B9.1.2 Correspondencia Estatuto, reglamento Expediente Memoria Informe Expediente
si si si
Permanente Ver Obs. 10 aos
Permanente Seleccin a los 10 aos de producida
Expurgo
Si Si
Permanente Ver Obs.
Permanente Seleccin a los 10 aos de producida. Muestreo del 10 %
B9.1.3
B10.0.0 B10.1.0 B10.1.1 B10.1.2 B10.1.3 B10.1.4 B10.1.5 B10.1.6 B10.2.0 B10.2.1 B10.2.2 Expediente Expediente Certificado Parte Parte Actas Denuncia Denuncia
si Si Si si Si Si
5 aos 10 aos 10 aos Permanente 5 aos 5 aos
Expurgo Expurgo Expurgo Permanente Expurgo Expurgo
Si Si
5 aos 5 aos
Expurgo Expurgo
B10.2.3 B10.2.3
Registro Solicitud
Si Si
Permanente 5 aos
Permanente Expurgo
B11.0.0 B11.1.0 B11.1.1 Actas
Si
Permanente
Permanente
43
reuniones B11.1.2 B11.1.3 B11.1.4 Expediente Memoria Expediente Expedientes de programas, actividades Memorias de actividades Expedientes de reclamaciones Descripcin del documento HACIENDA CONTADURAS Departamento de contadura rdenes de pago directa Si Si Si 10 aos Permanente 10 aos Expurgo Permanente Expurgo
Cdigo C. C1.0.0 C1.1.0 C1.1.1 C1.1.2 C1.1.3 C1.1.4 C1.1.5 C1.1.6 C1.1.7 C1.1.8 C2.0.0 C2.1.0 C2.1.1 C2.1.2 C2.1.3
Tipo Documental
Ori
C o
Base Legal
Retencin
Destino Final
Observa ciones
Formulario de contabilidad Formulario de contabilidad Formulario de contabilidad Formulario de Contabilidad resoluciones Circular Nota Expediente
Si
Liquidacin Parcial Orden de pago anticipada Orden de entrega Resoluciones de la Contadura General De la Contadura General De la Contadura General Rendiciones de cuentas TASAS E IMPUESTOS (Recursos Tributarios) Tasas servicios
Si Si Si Si Si Si Si
Art. 4023 Cod. Cvil Art. 4023 C. C. Art. 4023 C. C.
10 aos
Expurgo
10 aos 10 aos 10 aos Permanente Permanente 5 aos 10 aos
Expurgo Expurgo Expurgo Permanente Permanente Expurgo Expurgo C1.1.4
Talones de recibo Talones de recibo Talones de recibo Talones de recibo Expediente Talones de recibo Talones de recibo Talones de recibo Solicitud Solicitud Expediente
C2.1.4 C2.2.0 C2.2.1 C2.2.2 C2.2.3 C2.2.4 C2.2.5 C2.2.6 C2.2.7
Talones de recibo de la tasa de alcantarillado Talones de recibo de la tasa de cementerio Talones de recibo de la tasa de ocupacin de la va pblica: suelo, subsuelo y vuelo Talones de recibo de la tasa de recogida de basura Impuestos Expedientes del impuesto de actividades econmicas Talones de recibo del impuesto automotor Talones de recibo del impuesto a la propiedad Talones de recibo de la contribucin territorial urbana Solicitud de eximicin de pago Solicitud el pago en cuotas Solicitud de devolucin de ingresos indebidos
Si Si Si
10 aos 10 aos 10 aos
Si
10 aos
Expurgo
Si Si Si Si Si Si Si
10 aos 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo
44
C3.0.0 C3.1.0 C3.1.1 C3.1.2 C3.1.3 C3.1.4 C3.1.5 C3.2.0 C3.2.1 C3.2.2 C3.2.3 C3.2.5 C3.2.6 C3.2.7 C3.2.8 C3.2.9 C3.2.10 C3.2.11 C3.3.0 C3.3.1 C3.3.2 C3.3.3 C3.3.4 Formulario Nota Remito Libro Expediente Expediente Expediente Expediente Expediente Libro Borrador Informe Formulario de contabilidad Libro Libro Libro Formulario de contabilidad
TESORERA Caja diaria Comprobantes de caja Libro diario Libro de cheques emitidos Libro de Banco Resumen de gastos. Fondo permanente. Caja Chica Presupuestos Borradores del presupuesto Informe trimestral de la ejecucin presupuestaria Cuenta General de Patrimonio Cuenta General del Presupuesto Expedientes de Facturacin Expedientes de liquidaciones Expedientes de modificacin de crditos Expedientes de presupuestos ordinarios Expedientes de presupuestos extraordinarios Inventarios y balances Compras Orden de compras Solicitud de compras Remitos Registro de compromisos si Si Si si 10 aos 10 aos 6 meses permanente Expurgo Expurgo Expurgo permanente Si Si Si Si Si 10 aos Permanente 10 aos Permanente 10 aos Expurgo Permanente Expurgo Permanente Expurgo
Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si
2 aos 5 aos Permanente 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos 10 aos Permanente
Expurgo Expurgo Permanente Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Permanente
Cd. D. D1.0.0.
Tipo Doc.
Descripcin del documento JUZGADO Secretara del Juzgado Actas de constatacin Expedientes de faltas Registro Civil
O ri
C o
Base Legal
Retencin
Destino Final
Observaciones
Acta D1.0.1 D1.0.2 Expedient e
Si
Ver Obs.
Si
Ver Obs.
Eliminacin a los 5 aos desde la determinacin de su archivo 5 aos desde la sentencia del Tribunal Permanente Permanente Permanente
D2.0.0 D2.0.1 D2.0.2 D2.0.3 Protocolo Protocolo Protocolo
Actas de nacimiento Actas de matrimonio Actas de defuncin
Si Si Si
Permanente Permanente Permanente
45
D2.0.4 D2.0.5
Solicitud Formulario
Solicitud de matrimonio Certificados de defuncin
Si Si
10 aos 10 aos
Expurgo Expurgo
Cdigo E. E1.0.0 E1.1.0 E1.1.1 E1.2.0 E1.2.1 E1.2.2 E1.2.3
Tipo Documental
Descripcin del documento ORGANIZACIN ORGANIZACIN E INFORMTICA Organizacin
Ori
Co
Base Legal
Retencin
Destino Final
Observaciones
Informe
Estudios de organizacin, organigramas Informtica Copias de seguridad
si
Seleccin a los 10 aos
Si Si Si
Ver Obs. 10 aos 10 aos Expurgo Expurgo
Informe Proyecto
Informes Proyectos
Conservar 10 aos la ltima actualizacin
46
CONCLUSIONES GENERALES y RECOMENDACIONES

Las Tablas de Retencin documental presentan numerosas ventajas para la administracin municipal ya que facilitan el manejo de la informacin, contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ellas estipulados, garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente y sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos.
Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental son fundamentales porque permiten el manejo integral de los documentos, facilitan su organizacin, ayudan a controlar la produccin y trmite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales e Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos.
Para el caso de la Municipalidad de Jess Mara despus de haber analizado la situacin en la que se encuentra dado que no tiene un cuadro de clasificacin implementado, se recomienda realizarlo en base al cuadro hipottico planteado en pgina 33. Una vez que se implemente el cuadro de clasificacin se facilitar la transferencia y seleccin de los documentos.
47
Como la identificacin ya est realizada en base a los inventarios y al anlisis de la tesis se va a elevar a la Municipalidad la propuesta para su revisin y anlisis. Con la finalidad de que una vez consensuado, se dictamine su aprobacin mediante resolucin correspondiente.
Por ltimo, una vez promulgada, su implementacin dentro del municipio se har a travs de un instructivo que se confeccionara a posteriori en base a la legislacin existente y en base a los ejemplos implementados en otros municipios. Una vez puesta en vigor las tablas se podrn en prctica la eliminacin de los documentos a travs de la trituracin y venta del material a instituciones de bien pblico.
Cabe destacar que el trabajo realizado fue significativo desde el punto de vista profesional ya que me permiti explorar un organismo complejo cuyos documentos son de relevancia para la vida ciudadana. Determinar su permanencia en la Institucin es un paso fundamental para la implementacin de una verdadera Gestin de Documentos y Administracin de Archivos.
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BIBLIOGRAFA
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ANEXO 1: Formulario para el anlisis y evaluacin de los fondos municipales Institucin/Organismo: Unidad orgnica: Dependencia Jerrquica: Responsable de la unidad: 1.Identificacin de la serie Cdigo: Organismo Productor Fechas extrema: Marco legal: Documentos que integran la serie: Denominacin:
Series relacionadas: Documentos recapitulativos: Documentos antecedente: 2.Caractersticas Fsicas Tipo Documental: Soporte fsico: Tradicin documental (original o copia): Soporte de sustitucin (si/no - indicar cul): Unidad de conservacin: Estado de conservacin (muy bueno, bueno, regular malo) 3.Valoracin de la serie Valor primario: indicar con una cruz segn corresponda
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Administrativo Fiscal Legal
Valor secundario. Acceso a la informacin Marco legal Observaciones 4. Propuesta Conservacin permanente (tachar o que no corresponda): si o No Eliminacin: total o parcial Fundamentos Tipo de muestreo Nombre y firma de los responsables Cargos: Lugar y fecha:
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ANEXO 2: Glosario de Trminos
A ACERVO DOCUMENTAL: conjunto de los documentos de un archivo (Vase adems: FONDO). ARCHIVALIA: trmino acuado por el Dr. Aurelio Tanodi que seala a todo material escrito, grfico (dibujos, mapas, planos), multigrafiado, reprgrafo, sonoro, audiovisual (pelculas) proveniente de una entidad, producido o recibido en funcin de sus actividades o, en general, relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumpli su funcin inmediata que origin su creacin, y se conserva con fines administrativos, jurdicos y cientficos o culturales. // Sinnimo de documento de archivo. ARCHIVO: conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona fsica o moral y por todo servicio y organismo pblico o privado en ejercicio de su actividad y son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades; trasmitidos a la institucin de archivos competente en razn de su valor archivstico (por el contenido) // Institucin responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservacin y servicios de los documentos ( como institucin prestadora de un servicio) // edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos (como continente). ARCHIVO ADMINISTRATIVO: es todo archivo que rene los documentos que corresponden a cualesquiera de las primeras etapas del ciclo vital: archivo de gestin, central e intermedio, previo a la conservacin permanente. ARCHIVO CENTRAL: en el ciclo vital de los documentos, es el que coordina y controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestin y rene los documentos trasladados por los mismos, una vez finalizado su trmite y cuando su consulta no es constante.
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ARCHIVO DE GESTIN: es el Archivo de Oficina, dentro del ciclo vital, que rene la documentacin en trmite o sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas. ARCHIVO HISTRICO: es aquel al que se han de transferir desde el archivo intermedio la documentacin que deba conservarse permanentemente, por sus valores jurdicos, cientficos o culturales. Tambin pueden conservar los documentos histricos recibidos por donacin, depsito, adquisicin o por incorporacin.
ARCHIVO INTERMEDIO: dentro del ciclo vital, es aquel al que se han de trasladar los documentos cuando su consulta por los organismos productores es espordica, y en el que permanecen hasta su eliminacin o transferencia al archivo histrico.
C CATEGORA DOCUMENTAL: es la jerarqua de las unidades de descripcin en el cuadro de clasificacin del fondo. Coincide con los niveles de organizacin siendo la representacin de los niveles de descripcin. Las categoras ms generales son: fondo, serie y unidad documental. CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO: cantidad de documentos que un depsito puede contener, expresada en metros lineales o cbicos. CLASIFICAR: es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases, categoras o grupos. Situados en el contexto de archivstico reconocemos la clasificacin de un fondo o de un Archivo. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o conservacin permanente. COLECCIN: conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de alguna caracterstica comn sin tener en cuenta su procedencia, de manera que son reunidos por criterios subjetivos. No debe confundirse con fondo. CONSERVACION: conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos, y por otra, la restauracin de los mismos cuando estn muy deteriorados. - Conjunto de actos de prevencin y salvaguarda dirigidos a asegurar una duracin tendencialmente ilimitada a la conformacin material del objeto considerado. CONSULTA: examen directo de la documentacin por parte de los usuarios: investigadores, administracin, etc.
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COPIA: reproduccin puntual de otro documento. CUSTODIA: responsabilidad jurdica que implica por parte de la institucin archivstica la adecuada conservacin de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
D DEPOSITO: conjunto de espacios destinados a la conservacin de documentos en una institucin archivstica. DESCRIPCION: fase del tratamiento archivstico destinada a la elaboracin de instrumentos para el control y bsqueda de los documentos, facilitando as el conocimiento y consulta de los fondos documentales. Los instrumentos de descripcin son las guas, inventarios, catlogos e ndices. DESGLOSE: actuacin mediante la cual dentro de un procedimiento administrativo o judicial se separa un documento del expediente al cual pertenece. DOCUMENTO: en un sentido amplio es todo registro de informacin independiente de su soporte fsico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano (libros, revistas, fotografas, filmes, microfilmes etctera). En un sentido ms concreto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin, que sirve para dar noticia de un hecho. DOCUMENTO DE ARCHIVO: testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas jurdicas o fsicas, pblicas o privadas de acuerdo con sus caractersticas de tipo material y forma. DOCUMENTO FACILITATIVO: son los que todas las instituciones producen, por son apoyo (facilitan) la actividad especfica de cada una. Por ejemplo los contables, dispositivos, legajos de personal, sueldos, etc. DOCUMENTO SUSTANTIVO: son los que se producen para la actividad especfica de cada tipo de institucin: planes de estudios, en educacin; planos, en arquitectura, etc. E EDADES DE LOS DOCUMENTOS: Ciclo vital de los documentos. ELIMINACION: destruccin fsica de unidades o series documentales que han perdido su valor administrativo, probatorio o extincin de derechos y que no hayan desarrollado, ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos o culturales. La destruccin se debe realizar de tal manera que no se puedan reconstruir. ENTIDAD: organizacin o grupo de personas identificadas con un nombre propio que acta o puede actuar con plena autonoma.
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EVALUACIN: accin y efecto de valorar (o valoracin). EXPEDIENTE: unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. EXPURGO: eliminacin.
F FONDO DOCUMENTAL: Es la unidad de descripcin mas general y el ejercicio de competencias del productor. Un fondo es indivisible intelectualmente, sin perjuicio de estar repartido en Archivos, formando fracciones de fondos. Elementos que se requieren para reconocer un fondo: Identidad jurdica y Legal Atribucin de competencias y funciones reglamentarias Precisin jerrquica y reconocimiento Autonoma de decisin Un solo productor Pblico o privado Abierto o Cerrado (instituciones terminadas). es obligada su descripcin. Es un conjunto de series documentales producidas, recibidas y acumuladas en
Un fondo puede ser:
FUNCION ARCHIVISTICA: conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. G GESTIN DE DOCUMENTOS: un aspecto de la administracin general relacionado con la bsqueda de economa y eficacia en la produccin, mantenimiento, uso y destino final de los documentos.
I IDENTIFICACION DOCUMENTAL: Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo.
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INFORMACIN: todo y cualquier elemento referencial contenido en un documento. INVENTARIO: instrumento de consulta las unidades documentales, puede ser esquemtico, por unidades de conservacin o analtico. INSTRUMENTOS DE CONTROL: Sirven para controlar el funcionamiento y el servicio del Archivo. Entre otros tenemos: registro de investigadores, registro de prstamos, registro de consultas, calendario de conservacin, calendario de transferencia adjunto. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCION: Son el resultado de aplicacin de la descripcin archivstica, varan segn las unidades de descripcin: gua para el fondo, inventario para la serie, catlogo para las unidades documentales. Son tambin instrumentos de descripcin el cuadro de clasificacin de un fondo debidamente cumplimentado, el censo de fondos y colecciones. INSTRUMENTOS DE INFORMACIN: Facilitan la informacin sobre el Archivo: Censo de Archivos, Memorias anuales de Archivo, Estadsticas. L LEGAJO: conjunto de documentos que se guardan u ordenan juntos por tratar de una misma materia. LEGISLACION ARCHIVISTICA: es el conjunto de normas que oficializan la conservacin, el acceso, la proteccin y la organizacin de los archivos en un Estado ya sea nacional, provincial o municipal. LISTA: enumeracin de documentos con datos identificadores, para fines de control o informacin. M MUESTREO: en la valoracin, procedimiento que permite, por medio de criterios especficos, seleccionar documentos considerados representativos del conjunto al que pertenecen. N NIVEL DE DESCRIPCIN: es la representacin del nivel de organizacin de una unidad de descripcin, los ms generales son: FONDO, subfondo, SERIE, Subserie y UNIDAD DOCUMENTAL (simple o compuesta). NORMALIZACION: someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrn o criterio dado.
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O ORDENACION DOCUMENTAL: ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. ORGANIGRAMA: representacin grfica simplificada de la estructura orgnica de algn tipo de organizacin o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que conforman una entidad u organismo. ORGANIZACION DE DOCUMENTOS: proceso archivstico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a identificar, clasificar y ordenar los documentos de una entidad. P PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histrico o cultural. PIEZA DOCUMENTAL: unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser ejemplos de piezas documentales, entre otros: un acta, un oficio, un informe. PRESCRIPCIN: condicin por la cual se extinguen los plazos para la adquisicin o prdida de derechos contenidos en los documentos. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA/ PRINCIPIO DE RESPETO A LOS FONDOS/ PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: son tres manifestaciones y denominaciones del mismo principio: los documentos de archivo siempre estn vinculados al productor que los origin. PROCEDENCIA: relacin existente entre los documentos y las organizaciones o personas fsicas que los han producido, acumulado, conservado y utilizado en el desarrollo de sus competencias. PRODUCTOR: entidad, familia o persona que ha producido, acumulado y conservado los documentos en el desarrollo de su propia actividad.
R REGLAMENTO DE ARCHIVOS: son los lineamientos generales administrativos y tcnicos, para dar cumplimiento a diversas disposiciones de Ley. S SELECCION DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el destino final de los documentos, bien sea para su eliminacin o su conservacin parcial o total.
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SERIE DOCUMENTAL: sucesin ordenada de unidades documentales, testimonio de una misma actividad regulada por reglas o por un procedimiento administrativo. Est constituida por unidades documentales simples o compuestas. SERVICIOS DE ARCHIVO: proceso mediante el cual se pone a disposicin de los usuarios los documentos de una entidad, con fines de informacin. SISTEMA ARCHIVISTICO: es el conjunto de archivos interrelacionados de manera tal que buscan un objetivo comn. Se caracteriza por ser abierto y por su estructura lineal (jerarquas). SOPORTE: materia sobre la que se registra la informacin, ejemplos: metal, papel, pergamino, papiro, placa de vidrio, tela, pelcula flexible, soporte ptico, soporte magntico, entre otros. SUBFONDO /SECCIN/ DIVISIN DE FONDO: son las divisiones del Fondo o lo que llamamos secciones documentales. Son agrupaciones naturales que se corresponden con una o ms divisiones del fondo. SUBSERIE: Es una divisin de la serie. T TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las tablas de retencin documental pueden ser generales o especficas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo. TIPO DOCUMENTAL: carcter o atributo de un documento que, originado en la actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en una diagramacin, formato y contenido distintivos y sirve como elemento para clasificarlo, describirlo y asignarle categora diplomtica TIPOLOGIA DOCUMENTAL: estudio de las diferentes clases de documentos que pueden distinguirse segn su origen y caractersticas diplomticas. TRMITE: cada uno de los estados y diligencias a que tiene que someterse un negocio para su resolucin, desde que se inicia hasta que concluye. U UNIDAD DOCUMENTAL: documento o documentos que testimonian un acto, una accin y en general cualquier hecho, constitutivo de una actividad obligada y necesaria. Segn sean uno o mas, ser una unidad documental simple o compuesta.
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V VALOR FISCAL: cualidad por la cual un documento sirve a la gestin de las actividades financieras de una entidad o persona. VALOR LEGAL: cualidad por la cual un documento demuestra la adquisicin, manutencin, transferencia, modificacin o extincin de derechos. VALOR PERMANENTE: cualidad por la cual se justifica la conservacin definitiva de un documento. VALOR PRIMARIO: cualidad inherente a las razones de creacin de todo documento, tpica de las fases iniciales de su ciclo vital. VALOR PROBATORIO: cualidad por la cual un documento evidencia la existencia o la veracidad de un hecho. VALORACIN: proceso de anlisis de series documentales, con el objeto de establecer su destino, de acuerdo con los valores que les fueran atribuidos (ver seleccin). VIGENCIA: cualidad por la cual permanecen efectivos y vlidos los cargos y disposiciones contenidos en los documentos.
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ANEXO 3: Decreto N 1571/81 BUENOS AIRES, 9 de octubre de 1981. CONSIDERANDO: Que es necesario uniformar los plazos mnimos de conservacin de todos los documentos relativos a la administracin del personal de la Administracin Pblica, como as tambin aquellos documentos de control de la documentacin en general. Que mediante la homogeneizacin de los plazos de traslado de la documentacin, desde la oficina productora al archivo central del Ministerio u Organismo, se reduce el volumen de los documentos activos e inactivos, permitiendo una utilizacin eficaz y econmica de los espacios e instalaciones.
Que debe establecerse una distincin entre los documentos que cumplen una funcin administrativa, llamados operativos y aquellos que son creados en cumplimiento de los objetivos del organismo, denominados sustantivos, a efectos de lograr una eliminacin sistemtica de los que no merezcan ser conservados. Que es necesario asegurar la conservacin de aquellos documentos que realmente tienen valor permanente, como as tambin facilitar la bsqueda y el ordenamiento tanto de los documentos activos como de los inactivos. Que la adopcin de una tabla de plazos mnimos de conservacin de los documentos de personal y de control, constituyen un primer e indispensable paso hacia la eliminacin racional y sistemtica de documentos que carezcan de valor permanente. Por ello, EL PRESIDENTE DE LA NACION ARGENTINA DECRETA:
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ARTICULO 1.- Aprubase la Tabla de Plazos Mnimos de Conservacin de los Documentos de Personal y de Control as como sus anexos I y II que forman parte del presente, y que sern de aplicacin obligatoria en todo el mbito de la Administracin Pblica Nacional (Ministerios y Secretarias de la Presidencia de la Nacin, Organismos Descentralizados, Servicios de cuentas Especiales y Obras Sociales, Empresas y Sociedades del Estado). ARTICULO 2.- Facltase a los seores Ministros y Secretarios de la presidencia de la Nacin para designar a los integrantes de las Comisiones de Seleccin Documental (Anexo I) y para ordenar por Resolucin la eliminacin de los documentos desafectados. Asimismo tales funcionarios podrn delegar las mencionadas facultades en las autoridades superiores de los Organismos Descentralizados, Servicios de Cuentas Especiales y Obras Sociales de su Dependencia, cuando el volumen, la importancia del fondo documental y la operatividad de la tarea as lo justifiquen. ARTICULO 3.- en cuanto a las Empresas Sociedades del Estado, sern sus titulares
quienes tendrn las facultades mencionadas en el primer prrafo del artculo 2. ARTICULO 4.- La Direccin General del Archivo General de la Nacin ser la autoridad que dispondr la desafectacin de los documentos (de acuerdo a lo instruido por el Anexo I), considerando para ello que aconseje la ciencia archivstica moderna. ARTICULO 5.- Comunquese, publquese, dese a la Direccin Nacional del Registro Oficial y VIOLA-LIENDO Anexo I: TABLA DE PLAZOS MINIMOS DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS DE PERSONAL: TIPOS DOCUMENTALES: - Expedientes. - Actuaciones o trmites internos. - Formularios. TEMA: PLAZO MINIMO DE CONSERVACION
Plazos mnimos de conservacin
archvese.
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Accidente de trabajo sin causa judicial Accidente de trabajo sin causa judicial Exoneracin Fallecimiento Franquicias (por estudio, maternidad, incapacidad) Justificacin de inasistencias Legajos de personal Licencia anual ordinaria Asignacin de funciones Cesantas Comisin de servicios Desarraigo Embargos Licencias especiales Licencias extraordinarias (excepto para realizar estudios o investigaciones) Licencias extraordinarias para realizar estudios o investigaciones Nombramientos Partes de asistencia Promociones Recursos administrativos Reingresos Reintegro de haberes Renuncias Renuncias condicionadas Reubicacin y reencasillamiento Sanciones disciplinarias: apercibimientos, suspensin (que no sean consecuencia de un sumario) Solicitud de empleo denegada Subrogacin suplencias Sumarios con consecuencias patrimoniales Cesanta o exoneracin Tarjetas de control de asistencia o planillas de asistencia
3 aos desde el reintegro del agente, o declarante de incapacidad sin reintegro 1 ao desde la finalizacin de la causa judicial por perencin de inasistencia o por sentencia final. Permanente 1 ao desde la denuncia de fallecimiento. 1 ao desde el fin de la franquicia. 1 ao desde la fecha de justificacin Permanente 1 ao desde que fue concedida. 1 ao desde la finalizacin de las funciones asignadas Permanente 1 ao desde la finalizacin de la comisin.10 aos desde su cumplimiento si hay lugar a indemnizacin. 1 ao desde el conocimiento y efectivizacin del acto administrativo. 1 ao desde el cese del embargo 5 aos desde la finalizacin de la licencia 1 ao desde la finalizacin de la licencia Permanente 2 aos desde la fecha de resolucin del nombramiento 1 ao desde su fecha 1 ao desde el consentimiento del acto administrativo 3 aos desde la notificacin de la resolucin o decreto 2 aos desde la fecha de la resolucin del nombramiento 1 ao desde efectuado el reintegro 1 ao desde su aceptacin 1 ao desde la cesacin de los servicios 3 aos desde el consentimiento y efectivizacin del acto administrativo 1 ao desde la fecha de la sancin
6 meses desde la fecha de notificacin de la denegatoria al interesado 1 ao desde el fin de la subrogacin o suplencia 10 aos desde la notificacin del acto dispositivo
Permanente 1 ao desde la finalizacin del ao calendario en el que se registr la tarjeta
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Ttulos habilitantes Traslados y permutas
1 ao desde la fecha de la resolucin 1 ao desde la fecha de consentimiento y efectivizacin del acto administrativo
DOCUMENTOS DE CONTROL TIPOS DOCUMENTALES: - Tarjetas - Formularios DESCRIPCIN PLAZO MNIMO DE CONSERVACIN
Comprobantes de correspondencia certificada Fichas de trmite de expediente o actuacin Hojas de ruta Planillas de control de remitos de documentos Remitos de documentos 6 meses desde su fecha Permanente Hasta el ingreso de la documentacin en el archivo central 1 ao desde la ltima fecha incluida en la planilla 2 aos desde la fecha del remito
PAUTAS, DEFINICIONES Y PROCEDIMIENTOS 1) Pautas Esta tabla se refiere solamente a los originales de los documentos en ella incluidos. Las copias de los mismos pueden ser destruidas sin solicitar su desafectacin, salvo en el caso de copias de substitucin (aquellas reproducciones que reemplazan al original cuando ste no existe y forman parte de la archivara del organismo). Las copias de sustitucin debidamente autenticadas tendrn el mismo valor que el original (en el caso de Resoluciones y Disposiciones), si carecieran de autenticacin debern preservarse igualmente, pero slo servirn de principio de prueba por escrito. Las Resoluciones o Disposiciones originales recadas en los expedientes o en las actuaciones comprendidas en esta tabla, debern ser remplazadas por copias o reproducciones debidamente autenticadas; cuando correspondiera la intervencin del Tribunal de Cuentas de la Nacin, el reemplazo se efectuar despus de la intervencin y antes de la prosecucin del trmite que correspondiere. Con los originales se constituirn series ordenadas numrica y cronolgicamente. Una serie corresponder a Resoluciones y otras a Disposiciones. Todos estos documentos originales tienen el mismo valor permanente
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y debern ser conservados adecuadamente; por consiguiente no debern ser incluidos en las solicitudes de desafectacin. Los Legajos de Personal donde debern registrarse todos los datos que constituyan la memoria sobre la actividad desarrollada por el agente pblico y agregarse los curriculum vitae y declaraciones juradas que cada agente presentare, tambin son de guarda permanente, sin perjuicio de que ellos puedan contener documentacin transitoria. Las fichas de trmite de expedientes y actualizaciones (cap. VI, inc. 21 del Reglamento para Mesas de Entradas, Salidas y Archivo, Decreto N 759/86 Nacin), son de guarda permanente (salvo desafectacin del Archivo General de la Nacin), an cuando correspondieran a documentos desafectados. Esta tabla indica los plazos mnimos durante los cuales debern ser conservados los documentos en los organismos. Ello implica que los mismos podrn ser guardados por ms tiempo que el aqu establecido, siempre que se justificare con razones bien fundadas ante las autoridades de mismo organismo. Estos plazos mnimos se debern contemplar en dos etapas desde el punto de vista de la utilidad del documento: la primera, es la ms activa del documento (perodo de utilizacin de alta frecuencia), durante su transcurso los documentos debern ser conservados en la oficina productora. Cada organismo deber considerar la frecuencia de consulta conforme a un patrn establecido y a sus propias necesidades. En la segunda etapa, que es menos activa, o inactiva del documento, ste no se utiliza en forma frecuente, no justificndose que ocupe espacio en la oficina productora. Por tanto los documentos debern trasladarse a un nico depsito del organismo (archivo central) perfectamente ordenados y clasificados. Siendo el perodo de guarda inferior a dos (2) aos no ser necesario efectuar el traslado antes mencionado. Los plazos de conservacin aqu establecidos tienen en cuenta los valores intrnsecos de la informacin contenida en los documentos, contemplndose los aspectos tiempo de administrativos, legales y fiscales (valores primarios) que sealan el
conservacin precaucional. El fin de este plazo precaucional permite a los organismos solicitar ante el Archivo General de la Nacin, la desafectacin correspondiente (punto 3) del presente anexo. Salvo indicacin en contrario, los plazos de conservacin son expresados en aos, no debiendo coincidir necesariamente con el ao calendario, sino que se consideran para ello los perodos de 12 (doce) meses a partir de la ltima fecha del documento o de la actuacin o expediente, en que est integrado. Definiciones Documentos de personal: son todos aquellos relativos a los agentes pblicos, producidos o recibidos por un organismo pblico donde el empleado ocupa un cargo. Esta clasificacin
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incluye: expedientes, legajos de los agentes, fichas de control de asistencia, planillas de control de asistencia, formularios, etc. Documentos de control: son aquellos que sirven de prueba de los trmites o actos realizados. Abarcan planillas de control de giro de documentacin, comprobantes de la correspondencia certificada, formularios completos de remitos de documentacin, fichas de trmite de expedientes.
Procedimientos 1. De la formacin de la Comisin de Seleccin Documental: de acuerdo a lo dispuesto por el artculo 2, primer pargrafo, deber ser designada una Comisin de Seleccin Documental. La misma estar integrada por un abogado, un contador o licenciado en administracin, un administrativo y un archivero. Este ltimo funcionario podr ser reemplazado por el jefe del Departamento mesa de Entradas, Salidas y Archivo o el Jefe del Archivo Central si lo hubiera. 2. De los documentos incluidos en esta Tabla: una vez vencidos los plazos de conservacin precaucional indicados se deber proceder de la siguiente forma: 3. Llenado y remisin por duplicado al Archivo General de la nacin de los formularios de solicitud de desafectacin (informacin global de la documentacin a desafectar anexo II) y el de inventario de solicitud de desafectacin (asiento detallado de las piezas documentales destinadas a eliminar anexo II) 4. Una vez desafectada la documentacin por el Director General de la Nacin ( art. 4)- quien podr disponer la reserva de algunas piezas documentales en carcter de muestreo, o de una serie o subserie completa, asignndoles valor permanente - los funcionarios indicados en los artculos 2 y 3 debern ordenar la eliminacin - de los documentos desafectados, mediante el acto administrativo correspondiente. 5. Cumplidos estos actos, se proceder a separar la documentacin eliminable y se cotejar con el Inventario de Desafectacin a efectos de su eliminacin, con intervencin y contralor de la Comisin de Seleccin Documental. Se agruparn por separado aquellas piezas documentales que deban conservarse, sea por muestreo o asignacin de carcter permanente a la serie o subserie, o a otras que la Comisin por s considere de guarda permanente debiendo fundamentarlo debidamente. 6. Se subscribir el Acta de Eliminacin (anexo III), firmando la misma la Comisin de Seleccin Documental.
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7. Se asentar en las Fichas de trmite de expedientes o actuacin el nmero de Acta de Eliminacin. 8. Se proceder a la destruccin del material documental correspondiente por medio de: 9. Trituracin y eliminacin o venta de la masa de papel triturado 10. Venta, de los documentos en el estado que se encuentra, con cargo de ser convertido en inutilizable. 11. Otras formas de destruccin que garanticen la no utilizacin de la documentacin como tal. 12. Los documentos denominados en esta Tabla como de control se eliminarn sin solicitar su desafectacin. 13. De los responsables: El Jefe del Departamento de Mesa de Entradas, Salidas y Archivo o en su defecto el Jefe del Archivo Central ser responsable de cumplimentar lo indicado en 3.2.2; 3.2.3; 3.2.4; 3.2.5.; 3.2.6. y 3.2.7. Los responsables debern controlar adems, que la documentacin que se solicita desafectar, sea la comprendida en esta Tabla y que sus plazos precaucionales hayan finalizado. INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACIN Fondo documental (entidad productora) Oficina de procedencia Tipos documentales Serie Sub-serie Copia u originales N de asiento o cantidad Fecha N de unidad o de cdigo N de asiento o cantidad Fecha N de unidad
INSTRUCTIVO PARA EL INVENTARIO DE SOLICITUD DE DESAFECTACIN Fondo Documental (Entidad productora): Se debe registrar el nombre del Ministro u Organismo propietario de los documentos.
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Oficina de Procedencia: Se debe colocar la oficina donde tramit y archiv el documento concludo su trmite; v.g.: Mesa de Entradas, Salidas y Archivo. Tipos Documentales: Expedientes, o la categora que corresponda v.g. tarjetas, planillas, etc. Serie: se identifica con el tema o la descripcin del trmite. Los temas son los sealados en el Detalle de la Tabla, v.g.: nombramientos, reingresos, etc. Cuando se trata de documentos de control ser v.g.: control de documentos, etc. Organismo Productor: se trata del organismo productor de la documentacin que puede ser distinto del organismo remitente, en el caso de que se conserve documentacin de otro origen (v.g. organismo disuelto). Fechas extremas: La ms antigua y la ms moderna de la documentacin incluida en los inventarios anexos. Tipos Documentales: marcar con una cruz lo que corresponda. Soportes: marcar con una cruz lo que corresponda. Plazo de Conservacin: Poner el nmero de aos de conservacin segn Decreto. La fecha de vencimiento resultar de agregar ese plazo a la fecha del documento ms moderno. Sub-serie: Cuando la serie o tema da lugar a la apertura de sub-series o sea a diversas variedades temticas de la serie, se debe registrar el epgrafe que corresponda; v.g. Copias u originales: si son copias se debe detallar la categora de la misma; v.g.: Microfilm, fotocopias, etc. N de asiento: se debe registrar el nmero correlativo que corresponda al inventario. Fecha: Ao de finalizacin del trmite. N de Unidad o Cdigo: Se refiere al nmero del expediente o actuacin o planilla, etc. ACTA DE ELIMINACIN
En la ciudad de Buenos Aires a los.....das del mes de............del ao.........se constituye la Comisin de Seleccin Documental designada por Resolucin N..............dictada por.............. (1) el..................(2) integrada por los seores........................................(3) siendo las..............horas. Procede en primer lugar a incorporar a la presente la autorizacin de desafectacin documental producida por el Archivo General de la Nacin, y la.............................. (4) de.......................... (5) ordenando la eliminacin de la documentacin desafectada. Seguidamente se procede a cotejar el inventario de la documentacin a los efectos de su eliminacin, la que se har por medio de......................... (6) guardndose como muestreo los documentos de cada serie, subserie, asentados en el Anexo N...................del listado de documentos desafectados, y/o guardndose los tipos documentales..........., que se separan de las unidades documentales.............. Conste que se ha procedido a asentar en las fichas y/o libros............... (7) la nota de autorizacin de desafectacin y la presente Acta. Se extienden dos (2) ejemplares de un mismo tenor, uno de los cuales se gira al Archivo General de la Nacin a sus efectos.
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Firman: los miembros de la Comisin ad - hoc, operario que efecta la destruccin.
INSTRUCTIVO PARA EL ACTA DE ELIMINACIN 1. Nombre y cargo de la autoridad mxima del Ministerio, Secretaras, Empresa o Sociedad. 2. Fecha. 3. Nombres, cargos y funciones que revisten en la estructura del Organismo, Empresa o Sociedad. 4. Resolucin o Disposicin de la autoridad mxima del Organismo. 5. Fecha. 6. Trituracin y venta por licitacin de la mesa del papel triturado o por la venta de los documentos en el estado que se encuentran, con cargo de ser convertido en material ilegible, u otro medio (Anexo I). 7. Libro de entradas, inventarios o ndices numricos.
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. CONSIDERANDO:
Anexo 4: DECRETO N 1659/97
Que es responsabilidad del Gobierno de la Provincia el resguardo de su patrimonio documental en las mejores condiciones de conservacin, lo que implica contar con los medios adecuados a tal fin. Que actualmente las dependencias administrativo-contables de la Provincia se encuentran saturadas de documentacin, por lo que es imperioso establecer criterios de seleccin a fin de autorizar la destruccin peridica de aquella carente de valor, motivo por el cul se crea la Comisin a tal efecto. Que la Comisin ha propuesto, en base a las inquietudes y observaciones efectuadas por las diversas reas oportunamente consultadas, los tipos documentales a considerar con sus respectivos plazos mnimos de conservacin, segn el valor administrativo, legal o histrico de los documentos, para lo cual ha tomado en cuenta los plazos de prescripcin de la legislacin vigente, y en los supuestos de no contar en concreto con base legal, el plazo de conservacin se ha determinado de acuerdo a criterios tcnicos archivsticos y de prctica administrativa. Que la tarea realizada constituye la primera etapa en el proceso de relevamiento y evaluacin de la documentacin de la Administracin Pblica Provincial, motivo por el cual la Tabla de Retencin y Destino Final Documental que se aprueba, deber ser interpretada y aplicada de manera taxativa, entendindose exceptuado del procedimiento de seleccin y posterior expurgo cualquier otro documento no incluido expresamente en la misma
EL GOBERNADOR DE LA PROVINCIA EN ACUERDO GENERAL DE MINISTROS DECRETA:
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Artculo 1.- Los documentos que se mencionan en la Tabla de Retencin y Destino Final, que se aprueba como Anexo nico al presente decreto, compuesto de NUEVE (9) fojas; debern ser conservados en los archivos correspondientes durante el plazo de retencin que en la misma se consigna para cada uno de ellos, vencido el cual se les dar el destino final que all se expresa. Artculo 2.- Los plazos de retencin mencionados en el artculo anterior se computarn a partir del 31 de diciembre del ao en que se dict la providencia que ordena el archivo definitivo de cada documento, salvo los casos en los que en el Anexo se especifica otro momento Artculo 3.como inicio del cmputo. Los jefes de las distintas oficinas de Mesa de Entradas y Salidas y de
Despacho de la Administracin Pblica Central y de las entidades autrquicas de la Provincia, como asimismo toda otra persona responsable de documentacin mencionada en el Anexo, elevarn en forma conjunta al Ministro del rea o titular de la entidad autrquica, antes del da 1 de noviembre de cada ao, el listado de los documentos a su cargo cuyo plazo de retencin se encuentre vencido, indicando en cada caso la identificacin numrica, individualizacin del tema, fecha de archivo definitivo y el destino que corresponde. Artculo 4.- Los Ministros y titulares de entes autrquicos dispondrn en la misma fecha, la remisin de copias del listado a la Subdireccin de Archivos para que informe sobre su correspondencia con las previsiones del Anexo al presente, antes del 1 de marzo. Conjuntamente las remitirn a la Junta Provincial de Historia que podr, en el mismo plazo, sugerir fundadamente un muestreo o la conservacin permanente de documentos incluidos en ellos. Artculo 5.- Evaluados los informes y sugerencias previstos en el artculo anterior, los Ministros y titulares de entes autrquicos dispondrn la exhibicin del listado resultante, por el trmino de veinte das hbiles, en todas las Mesas de Entradas y Salidas de su dependencia y la citacin por edictos, en la forma prevista por el artculo 58 de la Ley 5.350 (t.o. Ley 6.658), a toda persona que pudiere encontrarse legtimamente interesada en la devolucin o desglose de piezas, respecto de un documento incluido en el listado, para que tomen conocimiento del mismo y formulen sus peticiones. El plazo de exhibicin comenzar a contarse a partir de la fecha de la primera publicacin y las peticiones de los interesados debern formularse dentro del trmino de diez das hbiles a contar del vencimiento de aquel Artculo 6.- Evaluadas las peticiones de particulares previstas en el artculo 5, el Ministro o titular de entidad autrquica emitir resolucin definitiva, dentro del plazo de diez das, ordenando la destruccin de los documentos que no se haya dispuesto excluir del listado. Cuando dichas peticiones de particulares no puedan ser resueltas dentro del trmino fijado,
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la autoridad competente podr disponer la exclusin del documento en cuestin del listado, al solo efecto de sustanciar el reclamo por cuerda separada. Artculo 7.- Los responsables de archivos mencionados en el artculo 3 asentarn el destino final de los documentos en los registros correspondientes, una vez firme la resolucin que ordena su destruccin. La misma se llevar a cabo por el procedimiento de trituracin o de despulpamiento, con la intervencin de la Escribana General de Gobierno, que labrar acta haciendo constar que el acto se ejecut en cumplimiento de la resolucin respectiva, la que se incorporar como parte integrante de aquella. La tarea de destruccin podr ser contratada a terceros y podr disponerse del material resultante del procedimiento, todo de conformidad con las leyes vigentes. Artculo 8.- PROTOCOLCESE, comunquese, publquese en el Boletn Oficial y archvese. MESTRE - DARWIRCH - BALIAN - AGUAD - PORTA
ANEXO NICO DECRETO N 1659/97: PLAZO DE RETENCIN Y DESTINO FINAL

1.DOCUMENTOS DE PERSONAL
Tipo Documental
Descripcin del Documento Accidente de Trabajo Adicionales y Bonificaciones
Orig. Copia Retencin SI SI 10 AOS 10 AOS 5 AOS
Base Legal
Destino Final
Observaciones
1.01 Expediente 1.02 Expediente 1.03 Expediente
Baja por Cese de SI Contratos, Suplencias, o Fallecimientos. Trmino de Funciones Cambio de Agrupamiento Seleccin de Personal Contrato de Personal Designaciones Promocin de Personal Interinatos Reconocimiento de Servicios Reingreso, Reincorporacin Renuncias Retiro Voluntario Reubicacin en el Escalafn SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
1.04 Expediente 1.05 Expediente 1.06 Expediente 1.07 Expediente 1.08 Expediente 1.09 Expediente 1.10 Expediente 1.11 Expediente 1.12 Expediente 1.13 Expediente 1.14 Expediente 1.15 Expediente
5 AOS 5 AOS 5 AOS 10 AOS 5 AOS 5 AOS 5 AOS 5 AOS 5 AOS 10 AOS 5 AOS 5 AOS
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Excepto 1.40 y 1.41 Excepto 1.40 y 1.41
Sanciones Disciplinarias SI
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1.16 Expediente 1.17 Expediente 1.18 Expediente 1.19 Formulario 1.20 Certificado
Solicitud de Licencia Suplencias Traslados, Pases en Comisin y Permutas Afiliacin al IPAM Apto Psico-Fsico
SI SI SI SI SI
5 AOS 5 AOS 5 AOS 5 AOS 20 AOS
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Dese, cese, renuncia, exoneracin, jubilacin ord. e invalidez, fallecim.
1.21 Formulario
Declaracin Jurada Para Asignaciones Familiare
SI
5 AOS
Expurgo
1.22 Certificado 1.23 Certificado 1.24 Formulario
Constancia para percibir SI asignacin familiar Constancia de Capacitacin Carta/Carpeta Mdica SI SI
10 AOS Ver Observ. 20 AOS
Expurgo Expurgo Expurgo Devolver al titular o incorporar al legajo Desde cese, renuncia, exoneracin, jubilacin ord. e invalidez, fallecim Desde cese, renuncia, exoneracin, jubilacin ord. e invalidez, fallecim Desde cese, renuncia, exoneracin, jubilacin ord. e invalidez fallecim
1.25 Certificado
Certificado Mdico
SI
20 AOS
Expurgo
1.26 Informe
Informe de Junta Mdica
SI
20 AOS
Expurgo
1.27 Certificado o Sobre situacin de Constancia revista. Emitidas 1.28 Certificado o Recibidas sobre Constancia personal 1.29 Constancia 1.30 Tarjetas 1.31 Certificado 1.32 Legajo Comprobante de Exmenes Control del Movimiento del Expediente Copia de Ttulo Legajo pasivo del personal SI SI SI SI
SI 1 AO Ver Observ. 5 AOS Permanente SI Ver Observ. 20 AOS 80 aos de edad 20 AOS 5 AOS
Expurgo Ver Observ. Devolver a titular o incorporar al legajo Expurgo Permanente Ver Observ. Incorporar al legajo Expurgo A contar desde Jubilacin Ordinaria. En cualquier otro caso se tomar el lmite de edad Devolver a titular o incorporar al legajo Desde cese, renuncia, exoneracin, jubilacin ord. e invalidez, fallecim
1.33 Constancia 1.34 Pliza
Notificaci del agente Seguro de vida
SI SI
Expurgo Expurgo
1.35 Informes
Estadstica de Planta Ocupada por mes o aos Control de Ausentismo Control de Ausentismo
SI
10 AOS
Expurgo
1.36 Registro 1.37 Registro
SI SI
1 AO 5 AOS SI 5 AOS
Sectoriales Direccin General de Personal A partir de la ltima retencin Desde cese, renuncia, exoneracin, jubilacin ord. e invalidez, fallecim. Desde cese, renuncia, exoneracin, jubilacin ord. e invalidez, fallecim.
1.38 Auto Oficios de Embargos Interlocutorio 1.39 Solicitud Licencias Anuales SI
10 AOS
1.40 Solicitud
Denegatoria de Licencia SI
10 AOS
Expurgo
75
1.41 Tarjeta 1.42 Expediente 1.43 Expediente
Tarjetas de Asistencia Exoneracin Cesanta
SI SI SI
10 AOS 40 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo Expurgo A contar desde la finalizacin del impedimento legal p/reingreso.
Viajes funcionarios y agentes
SI
5 AOS 5 AOS 10 AOS
Solicitudes de Subsidios SI y Becas CONICOR Sumario o Investigacin SI Administrativa
2. DOCUMENTOS CONTABLES N Tipo Descripcin del Orig. Copia Retencin Base Legal Documental Documento SI SI 6 AOS 3 AOS Destino Final Observaciones
2.01 Informes de Auditoras Auditoras internas 2.02 Planillas Estado del para Informe efectivo en moneda nacional 2.03 Planillas Efectivo mnimo para Informe en moneda nacional 2.04 Planilla Informativa del BCRA 2.05 Legajos de Crditos 2.06 Cupones Promedio mensual del saldo diario Antecedentes reunidos para otorgar crditos Comprobantes Pago, contribuyentes inscriptos Comprobantes Pago, contribuyentes no inscriptos
Comunicacin Expurgo A 1027 Comunicacin Expurgo 2110 Comunicacin Expurgo 2111 Circular 1 113/92 Circular 2.901/81 Ley Nac. 11.683 art. 59/60 Ley Nac. 11.683 art. 59/60 Expurgo
SI
3 AOS
SI
3 AOS
SI
10 AOS
Expurgo
SI
10 AOS
Expurgo
2.07 Cupones
SI
10 AOS
Expurgo
2.08 Gua de Transporte
Transporte de SI Dinero dentro del pas SI
1 AO
Art. 855 Cd. Expurgo Comercio Expurgo
2.09 Formulario Documento de de Contabilidad Contabilidad 2.10 Formulario Orden de Pago de Directa Contabilidad 2.11 Formulario Orden de Pago de de Sueldos Contabilidad 2.12 Formulario Orden de Pago de Anticipada Contabilidad 2.13 Formulario de Liquidacin Parcial
10 AOS
SI
10 AOS
Art. 4023 Cdigo Civil Art. 4023 Cdigo Civil Art. 4023 Cdigo Civil Art. 4023 Cdigo Civil
Expurgo
SI
10 AOS
Expurgo
SI
10 AOS
Expurgo
SI
10 AOS
Expurgo
76
Contabilidad 2.14 Formulario Control de de Liquidaciones Contabilidad parciales 2.15 Formulario Resumen de de Gastos. Fondo Contabilidad Permanente y Caja Chica 2.16 Formulario Comprobantes de de Caja Contabilidad 2.17 Expediente Legajos de Rendiciones de Cuentas Planilla de Rendiciones SI SI 10 AOS Expurgo
SI
10 AOS
Expurgo
SI
10 AOS
Expurgo
SI
10 AOS
Expurgo
2.18 Planilla
SI
5 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
Desde el ao de emisin
2.19 Formulario Orden de Entrega de Contabilidad
2.20 Formulario Solicitud de fondos SI de y Orden de Contabilidad Provisin 2.21 Formulario Autorizacin para de Gastos Contabilidad 2.22 Resolucin 2.23 Circular 2.24 Notas 2.25 Formulario SI
10 AOS
Expurgo
10 AOS
Expurgo
Resoluciones de SI Contadura General De la Contadura General SI
Permanente Permanente 5 AOS 10 AOS
Permanente Permanente Expurgo Expurgo
Notas de la SI Contadura General Formularios de SI Contabilidad establecidos por la Contadura General Formularios de SI Cierres de Ejercicios establecidos por Contadura General Rendiciones de Cuentas Informe trimestral de ejecucin presupuestaria SI SI
2.26 Formulario
5 AOS
Expurgo
2.27 Formulario 2.28 Informe
10 AOS 5 AOS
Expurgo Expurgo
2.29 Balance 2.30 Balance 2.31 Informe 2.32 Registro
Ejecucin mensual SI y listado de Residuos Pasivos y listado de Auditora Auxiliar de control de cuentas corrientes de Contabilidad Presupuestaria de Contabilidad de Movimientos de SI SI SI
5 AOS 5 AOS 5 AOS 10 AOS
2.33 Registro 2.34 Registro
SI SI
10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
77
Fondos 2.35 Registro 2.36 2.37 Informes de Contabilidad Patrimonial Cuenta Inversin del Ejercicio Informes Tcnicos SI SI SI 10 AOS 10 AOS 5 AOS Permanente Permanente Expurgo Expurgo Expurgo Permanente Permanente
2.38 Formularios de Inventario (Altas SI y Bajas) 2.39 Informe Informe de mov. De SI bienes de consulta pte. Fichas cardex de antecedentes inmuebles Relacionados con antecedentes de inmuebles fiscales y por fiscales Primer Testimonio Propiedad del Automotor del Automotor de Antecedentes Legales Convenios Documentacin acta y F 55/77 de responsables Documentacin Procuradores Fiscales Documentacin Herencia Vacante Actualizacin y/o inscripcin de Proveedore de Sanciones Sin completar el trmite de inscripcin y/o actual de Pedidos de rubros SI SI SI SI SI SI
2.40 Ficha
Permanente
Permanente
2.41 Expediente
SI
Permanente
Permanente
2.42 Escritura 2.43 Ttulo 2.44 Cdula 2.45 Carpeta 2.46 Actas 2.47
Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente 10 AOS
Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Expurgo
2.48
SI
Permanente
Permanente
2.49 2.50 Expediente
SI SI
Permanente 5 AOS
Permanente Expurgo
2.51 Expediente 2.52 Expediente
SI SI
10 AOS 5 AOS
Expurgo Expurgo
2.53 Notas 2.54 Listado
SI SI
5 AOS 2 AOS 5 AOS 10 AOS 6 MESES 6 MESES 6
Expurgo Expurgo Desde el ao de emisin
Carga de Pagos de a la Base de Rendiciones Boleta de Depsito
2.55 Boleta
SI SI SI
Expurgo Desde el ao de emisin Expurgo Desde el ao pago sellado Expurgo Desde el mes de emisin Expurgo Desde el mes de emisin Expurgo Desde el mes de emisin
2.56 Comprobante Lotes de Comprobantes 2.57 Listado 2.58 Recibo 2.59 Informe Listado Control de Comisiones
Recibo ( conforme de SI rendiciones) de Seguimiento de SI
78
Comprobantes 2.60 Planilla 2.61 Listado 2.62 Legajo de Movimiento de Archivo de Validacin de Conciliaciones SI SI SI
MESES 6 MESES 6 MESES 1 AO Expurgo Desde el mes de emisin Expurgo Desde el mes de emisin Expurgo Desde el ao de emisin
3. DOCUMENTOS DE ESCUELAS
Tipo Descripcin del Documental Documento Actas de Inspeccin
Orig. Copia Retencin Base Legal SI
Destino Final
Observaciones
3.01 Actas
Permanente Res. Permanente 2686/92 Art. 6 Dir. Gral. De Nivel Inicial y Primario Permanente Res. 2686/92 Art. 6. Permanente Res. 2686/92 Art. 6. Permanente Res. 2686/92 Art.6. 30 AOS Res. 2686/92 Art. 6. Res. 2686/92 Art. 6. Permanente
3.02 Actas
Actas de reuniones SI de personal Registro de Matrculas de Alumnos SI
3.03 Registro
Permanente
3.04 Planilla
Planillas de SI Calificaciones de la Apreciacin Final Registro y Libro de SI Firmas de Asistencia de todo el personal Iniciativas de la Comunidad Educativa Libros Contables de la Asociacin Cooperadora Actas de Reuniones de la Asociacin Cooperadora Memoria Anual SI
Permanente
3.05 Planilla
Expurgo
Ejemplar que est en la Escuela Ejemplar que est en la Escuela
3.06 Correspondencia
10 AOS
Expurgo
3.07 Libro Contable
SI
Permanente Res. 2686/92 Art. 6. Permanente Res. 2686/92 Art. 6. 5 AOS Res. 2686/92 Art. 6. Res. 2686/92 Art. 6. Res. 2686/92 Art 6. Res.
Permanente
3.08 Acta
SI
Permanente
3.09 Memoria
SI
Expurgo
Ejemplar que est en la Escuela Ejemplar que est en la Escuela Ejemplar que est en la Escuela Ejemplar que
3.10 Planilla
Planillas de Estadsticas Informes Mensuales Elevadores
SI
5 AOS
Expurgo
3.11 Planilla
SI
5 AOS
Expurgo
3.12 Nota
SI
5 AOS
Expurgo
79
2686/92 Art. 6. 3.13 Informe Elevadores SI 5 AOS Res. 2686/92 Art. 6. Res. 2686/92 Art. 6. Res. 2686/92 Art. 6. Expurgo Expurgo
est en la Escuela Ejemplar que est en la Escuela Ejemplar que est en la Escuela Ejemplar que est en la Escuela
3.14 Libro
Libros de Observaciones al personal Distribucin de libros y tiles Puntaje para Cursos de Capacitacin dirigidos a docentes Listado de Padrones de docentes titulares suplentes e interinos Pase transitorio o permanente de tareas livianas o pasivas
SI
5 AOS
3.15 Planilla
SI
5 AOS
3.16 Expediente
SI
10 AOS
Expurgo
3.17 Expediente
SI
5 AOS
Expurgo
3.18 Expediente
SI
10 AOS
Expurgo
3.19 Expediente
Traslado interjurisd SI definitivo o transitorio Sumario o Investigaciones Prolongacin de Jornada Cambio de Categora de Escuelas Reubicac. de personal por exceso en escuelas Creacin de Escuelas Donacin de terrenos para edific. de escuelas SI
10 AOS
Expurgo
3.20 Expediente 3.21 Expediente 3.22 Expediente 3.23 Expediente
10 AOS 5 AOS 5 AOS Permanente
Expurgo Expurgo Expurgo Permanente
Pases en Comisin SI SI SI
3.24 Expediente
SI
5 AOS
Expurgo
SI
Cierre de Escuelas SI SI
3.28 Expediente
Prstamos de casa SI habitacin Prstamos de SI edificios escolares, transitorios Prstamos de SI edificios escolares, permanente Actas de Exmenes Libres (en Archivo de la SI
10 AOS
Expurgo
Desde la finalizacin del prstamo Desde la finalizacin del prstamo
3.29 Expediente
10 AOS
Expurgo
3.30 Expediente
Permanente
Permanente
3.31 Acta
Permanente
Permanente
80
DNIP y en Escuela) 3.32 Resolucin 3.33 Planilla Resoluciones internas Conceptos profesionales de docentes SI SI Permanente 5 AOS Permanente Expurgo
4. DOCUMENTOS DE NIVEL SECUNDARIO
Tipo Descripcin del Documental Documento Calificaciones
Orig. Copia Retencin SI
Base Legal
Destino Final
Observaciones
4.01 Planillas
Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES
4.02 Libro
Libro Anual de Calificaciones Libro Matriz del que se copian todos los certificados analticos Exmenes
SI
4.03 Libro
SI
4.04 Libro de Actas 4.05 Libro de Actas
SI
Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES SI Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES Permanente Circ N Permanente 6/94 DEMES 5 AOS Circ N Expurgo 6/94 DEMES Circ N Expurgo 6/94 DEMES Circ N Expurgo 6/94 DEMES Circ N Expurgo 6/94 DEMES Circ N Expurgo 6/94 DEMES Circ N Expurgo
Inspeccin
SI
4.06 Certificados Duplicado de los analticos emitidos 4.07 Legajo de Alumnos SI
4.08 Libro
Resoluciones Internas Inventario
SI
4.09 Libro
SI
4.10 Libro
Asistencia de Docentes Temas de Clase
SI
4.11 Libro
SI
5 AOS
4.12 Libretas
Calificaciones de los profesores
SI
5 AOS
4.13 Folios Exmenes de los Manuscritos Escritos 4.14 Registro Asistencia de Alumnos Orden de Mrito
SI
5 AOS
SI
10 AOS
4.15 Listas
SI
5 AOS
81
hechas por Junta de Calificaciones 4.16 Informes Sueldos y Personal duplicados emitidos Actas Volantes SI SI 5 AOS
6/94 DEMES Circ N Expurgo 6/94 DEMES Circ N Expurgo 6/94 DEMES
4.17 Actas
5 AOS
5. DOCUMENTOS DE LA POLICA DE LA PROVINCIA DE CRDOBA
Tipo Descripcin del Documental Documento De domicilio
Orig. Copia Retencin Base Legal SI SI 1 AO
Destino Observaciones Final Expurgo A contar desde 1/1 del ao siguiente al de la emisin Expurgo Expurgo
5.01 Certificado
5.02 Acta 5.03 Acta
Exposicin de SI accidente de trnsito Extravo de documentacin automotores Extravo de automotores SI
5 AOS 5 AOS
5.04 Acta 5.05 Formulario 5.06 Acta 5.07 Legajo
SI
5 AOS 5 AOS 5 AOS 20 AOS 80 aos de edad Permanente Permanente
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo A contar desde Jubilacin Ordinaria. En cualquier otro caso se tomar el lmite de edad.
Extravo de SI documentos personal De Convivencia Legajo Pasivo del Personal SI SI
5.08 Resoluciones Resoluciones de la Jefatura 5.09 Libro Protocolo de Resoluciones Jefatura Exoneracin Cesanta
SI SI
SI SI
40 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo A contar desde la finalizacin del impedimento legal p/reingreso
*6. DOCUMENTOS DEL MINISTERIO DE FINANZAS
Tipo Descripcin del Orig. Copia Retencin Documental Documento Rendicin de Cuentas SI 10 AOS
Base Legal
Destino Final
Observaciones
6.01 Formulario
Cdigo Expurgo Civil y Cd. Comercio Cdigo Expurgo Civil y Cd. Comercio Cdigo Expurgo
6.02 Formulario
Ejecucin Financiera
SI
10 AOS
6.03 Formulario
Conciliaciones
SI
10 AOS
82
Contables
Civil y Cd. Comercio SI SI SI SI Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente
6.04 Acta
Consejo Tasaciones
6.05 Dictmenes Consejo Tasaciones 6.06 Informe 6.07 Sentencias Consejo Tasaciones Protocolo de Sentencias y Autos del Tribunal Fiscal de Apelaciones Comprobantes de Caja de Tesorera Gral. P.
6.08
SI
10 AOS
Cdigo Civil
Expurgo
6.09
Actualizacin de SI Deudas Vencidas Pagadas Donacin de inmuebles Tenencia Precaria de Inmuebles Comodato de Inmuebles Afectaciones de Inmuebles Ventas de Inmuebles SI SI
10 AOS
Expurgo
SI SI SI
Permanente Permanente Permanente Permanente
Adjudicaciones SI en Propiedad de Parcelas en virtud de la Ley de Colonizacin Prescripcin Adquisitiva Escrituras Pblicas Originales Acta de Inspeccin Locacin de Inmuebles Automotores SI SI
6.16 Expediente 6.17 Escritura
6.18 Acta 6.19 Expediente 6.20 Ttulo 6.21 Ficha 6.22 Cdula 6.23 6.24
SI SI SI
Permanente 10 AOS Ver Observ. Permanente Ver Observ. Permanente Permanente
Permanente Expurgo Expurgo Permanente Expurgo Permanente Permanente Hasta la baja de automotor Una vez finalizado el contrato Hasta la baja del automotor
Ficha alta y baja SI de Bienes Identificacin Automotor Inventarios Cambio de Titularidad de Inmuebles SI SI SI
83
6.25
Cambio de Estado de Inmuebles Anotaciones Especiales de Inmuebles Protocolos Notariales Matrculas Protocolo de Dominios y Medidas Cautelares Sistema Cronolgico de Inmuebles Publicidad Directa de Tomos de Dominio de Inmueble
SI
Permanente
Permanente
6.26
SI
Permanente
Permanente
6.27 6.28 6.29 Escritura
SI SI SI
6.30 Escritura
SI
Permanente
Permanente
6.31
SI
Permanente
Permanente
6.32 Escritura
Tomos de SI Dominio (Fichn Encuadernado) Protocolo de Planos Protocolo de Hipotecas Protocolo de Usufructo Protocolo de Embargos Protocolo de Servidumbre SI SI SI SI SI
Permanente
Permanente
6.33 Plano 6.34 Escritura 6.35 Escritura 6.36 Oficio Judicial 6.37 Escritura 6.38 Escritura 6.39 Oficio Judicial 6.40 Resolucin
Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente
Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente
Registro Pblico SI de Comercio Peticin de Caducidad Reconstruccin de Asientos Dominiales Actuaciones por inexactitudes registrales Reunin de Directores SI SI
6.41 Resolucin
SI
Permanente
Permanente
6.42 Actas 6.43 Registro
SI
Inscripcin de SI Proveedores del Estado Inscripcin de dominio Inscripcin Propiedad Horizontal (P.H.) Hipoteca Subasta SI SI
6.44 Carpeta Rogatorias 6.45 Carpeta Rogatorias 6.46 Oficio 6.47 Oficio
10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
Elimina Totalmente en archivo de "carpetas" Elimina Totalmente en archivo de "carpetas" Elimina Totalmente en archivo de "carpetas" Elimina Totalmente en
SI SI
10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
84
archivo de "carpetas" 6.48 Oficio 6.49 Oficio 6.50 Oficio 6.51 Expediente 6.52 Expediente Embargo Remate Judiciales Compensaciones SI de Cargos Compensaciones SI de Recursos Financieros Refuerzos de Cargos Refuerzos de Recursos Financieros Solicitud de Cupos Presupuestarios Definicin de Ajustes Salariales Rectificaciones del Presupuesto General. Por cargos, por Recursos y Erogaciones, y del Plan de Trabajos Pblicos Reconocimiento de Deuda -Dir. RentasVerificaciones rpidas -Dir. RentasDemandas de Repeticin (devoluciones y/o acreditaciones) Dir. Rentas Exenciones Dir. Rentas SI SI SI SI SI 10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS 5 AOS Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Elimina Totalmente en archivo de "carpetas" Elimina Totalmente en archivo de "carpetas" Elimina Totalmente en archivo de "carpetas"
10 AOS 5 AOS
Expurgo Expurgo
6.55 Expediente
SI
5 AOS
Expurgo
6.56 Expediente
SI
10 AOS
Expurgo
6.57 Expediente
SI
10 AOS
Expurgo
6.58 Expediente
SI
10 AOS
Art. 90 L Expurgo 6006, Mod. L 8019 Art. 90 L Expurgo 6006, Mod. L 8019 Expurgo
6.59 Expediente
SI
10 AOS
6.60 Expediente
SI
10 AOS
SI
10 AOS 10 AOS
Expurgo Art. 90 L Expurgo 6006, Mod. L 8019 Expurgo
Determinaciones SI Tributarias de Oficio. Rentas Demanda de Apremios. Rentas Demanda de Verificacin de Crditos en Juicios SI
6.63 Expediente
10 AOS
6.64 Expediente
SI
10 AOS
Expurgo
85
Concursales. Direc. Rentas 6.65 Expediente Aplicacin de Sanciones: Tributarias a contribuyentes Prescripciones. Dir. Rentas SI 10 AOS Expurgo
SI
10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
Recursos SI Administrativos por aplicac. Cdigo Tributario de la Provincia Recurso de SI Amparo. Cdigo Tributario art. 118/9 Exenciones Antecedentes SI SI
6.68 Expediente
10 AOS
Expurgo
6.69 Expediente 6.70 Legajo
5 AOS Sin juicio o expte. mantener hasta prescripcin 3 AOS
Expurgo Expurgo Legajo de Antecedentes de Contribuyente de IIBB que consta de
6.71 Expediente
Compensaciones SI y Acreditaciones Imp. Inm. Donaciones de Inmuebles al Estado Devoluciones Autorizacin para tramitar exenciones impositivas (Centro de Jubilados) Liberacin de deuda por adquisicin en subastas Revisin de deudas SI
Expurgo
6.72 Expediente
5 AOS
Expurgo
SI SI
5 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
6.75 Expediente
SI
3 AOS
Expurgo
6.76 Expediente 6.77 Planes de Pago
SI
3 AOS Sin juicio o expte. Mantener hasta prescripcin (5 aos) despus de cancelado o caduco el plan 5 aos
Expurgo Expurgo Inmobiliario, Automotor, IIBB, Agua y Saneamiento judiciales
Antecedentes de SI documentacin
6.78 Legajo
Declaraciones Juradas
SI
Expurgo
Legajos de empadronamiento de Regmenes especiales del Impuesto Inmobiliario Adicional Legajo Municipales y Comunas de la Prov. De Crdoba
6.79 Legajo
Declaraciones Juradas
SI
5 aos
Expurgo
86
exenciones objetivas (solo las DDJJ, el Legajo es de retencin permanente). 6.80 Rendiciones Declaraciones Juradas Rendiciones Bco. Crdoba 6.81 Intimaciones Intimaciones administrativas 6.82 Legajo Carpetas de Concursos y Quiebras General SI 10 aos Expurgo Sellos (Impuesto al Sello)
SI
Se ajusta al tiempo del juicio 15 aos
Expurgo
Judiciales
SI
Expurgo
Judiciales
6.83 Solicitud
SI
Sin juicio o expte. Mantener hasta prescripcin (5 aos) despus de Notificado el contribuyente 5 aos
Expurgo
Nota
6.84 Legajos
Antecedentes
SI
Expurgo
Legajos de Antecedentes de Contribuyentes de Certificado fiscal que consta de Legajos Municipales referente a Automotores Comprobantes de Pagos de Contribuyentes
6.86 Legajo
Antecedentes
SI
10 aos
Expurgo
6.87 Cupones
Comprobantes de pagos
SI
10 aos
Expurgo
7. DOCUMENTOS DE LA DIRECCIN DE TRANSPORTE
Tipo Documental
Descripcin del Documento Multa Horarios Baja de Unidad Incorporacin de Unidad Permisos de Explotacin Obras de Infraestructura
Orig. Copia Retencin Base Legal SI SI SI SI SI SI 5 AOS 5 AOS 5 AOS 5 AOS 10 AOS 10 AOS
Destino Observaciones Final Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo
7.01 Expediente 7.02 Expediente 7.03 Expediente 7.04 Expediente 7.05 Expediente 7.06 Expediente
8.
MINISTERIO DE LA PRODUCCIN Y TRABAJO 9.
87
Tipo Descripcin del Documental Documento Promocin Industrial Actas de Inspeccin Informes a la DGR
Orig. Copia Retencin Base Legal SI SI SI 15 AOS 20 AOS 20 AOS 20 AOS 20 AOS 5 AOS 20 AOS SI 5 AOS 20 AOS
Destino Final
Observaciones
8.01 Expediente 8.02 Actas 8.03 Informes
Expurgo Desde la ltima renovacin Expurgo Desde la ltima renovacin Expurgo Desde la ltima renovacin. Original en Rentas Expurgo Desde la ltima renovacin Expurgo Desde la ltima renovacin Expurgo Expurgo Desde la ultima renovacin Expurgo A partir de la emisin Expurgo
8.04 Fichas 8.05 Planillas 8.06 Expediente 8.07 Expediente 8.08 Recibos 8.09 Fichas
Registro de Empresas SI Compacto de Datos de Decl. Juradas Generadores de Vapor Carnet Calderistas Cobro de Tasas y Multas Registro de SI Empresas. Responde al movimiento de exp y datos de la Empresa Declaracin Jurada SI SI SI SI
8.10 Formulario
3 AOS
Expurgo
9. DOCUMENTOS DE SOCIEDADES JURDICAS
Tipo Documental
Descripcin del Documento Personera y Reforma Aprobacin de Balance
Orig. Copia Retencin Base Legal SI SI Permanente 5 AOS
Destino Observaciones Final
Permanente Expurgo Acta de aprobacin de Balance permanente
10. DOCUMENTOS TECNICOS Y CONTABLES DE EPEC
Tipo Descripcin del Documental Documento Retiros de Lneas
Orig. Copia Retencin SI 2 AOS 2 AOS 2 AOS 2 AOS
Base Legal
Destino Final Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo
Observaciones
10.01 Expediente 10.02 Expediente 10.03 Expediente 10.04 Formulario
Pago de artefactos SI quemados Puntos de Derivacin Pedido de Inspeccin y/o retiro de medidor SI SI
10.05 Expediente 10.06 Formulario 10.07 Cupones (Parte de
Pedido de Traslado SI de postes F219. Vales por Materiales De cobro de facturas SI SI
2 AOS 5 AOS 5 AOS
88
Factura) 10.08 Expediente Presupuesto General Anual y Antecedentes Programa de Obras por Va Administrativa y antecedentes Memoria Anual y Antecedentes Memoria Anual y Antecedentes SI 5 AOS Expurgo
10.09 Expediente
SI
5 AOS
Expurgo
10.10 Expediente 10.11 Memoria
SI SI
5 AOS Permanente
Expurgo Permanente Luego de publicacin en el B. Oficial se encuaderna y se guarda en forma permanente Expurgo
10.12 Expediente
Venta y donacin de materiales de rezago Liquidacin de gastos de viaje Inventario de Bienes de Uso F.204-Ingreso de materiales
SI
5 AOS
10.13 Formulario 10.14 Formulario 10.15 Formulario 10.16 Formulario 10.17 Formulario 10.18 Formulario 10.19 Formulario 10.20 Registro
SI SI SI
10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo
Originales Ordenes SI de Pago F.61 -1- Facturas SI p/conceptos varios F.44-1-Recibos autorizados SI
Notas de Dbitos y SI Crditos Documentacin Contable en General SI
10.21 Formulario
Recibo de Sueldos SI (parte de rendicin de cuentas) Conciliaciones Bancarias Boletas de Depsitos Bancarios Por cheques devueltos Solicitudes de Contrataciones de Compras Movimientos Contables Rendicin de Cuentas Dbitos Bancarios Frmulas ingreso de caja y banco Frmula 69 SI SI
10 AOS
Expurgo
10.22 Registro 10.23 Formulario
10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
SI SI
10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
10.26 Registro 10.27 Formulario 10.28 Formulario 10.29 Formulario 10.30 Formulario 10.31 Registro
SI SI SI SI SI
10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo
Asientos diarios de SI
89
contabilidad 10.32 Expediente 10.33 Expediente Multas por SI infracciones varias Pago en cuotas ilcitos y deudas atrasadas Inspeccin de materiales Retiro de garanta por cese de contrato Homologacin tarifaria Contratacin poda de rboles Prrroga entrega de materiales de licitaciones Informe de Auditora que detectan anomalas SI 10 AOS 10 AOS Expurgo Expurgo
10.34 Formulario 10.35 Expediente
SI SI
10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
SI SI SI
10 AOS 10 AOS 10 AOS
Denuncia de ilcitos SI SI
10 AOS 10 AOS
Expurgo Expurgo
10.41 Libro
Libros diarios. SI Mayor e Inventario y Balance Estados Contables SI y Ejecucin del Presupuesto Anual Proyecto de Obras SI Elctricas Juicios Importantes SI contra EPEC Obras de SI electrificacin rural Obras de instalacin subterrneas Inventario de Bienes de Uso Expropiaciones Servidumbre de Electroducto Transferencia de bienes Uso de apoyo de EPEC p/cables de TV SI
Permanente
Permanente
10.42 Expediente
Permanente
Permanente
10.47 Registro 10.48 Expediente 10.49 Expediente 10.50 Expediente 10.51 Expediente
SI SI SI SI SI
Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente
Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente
11. DOCUMENTOS DE PERSONAL DE EPEC
Tipo Descripcin Documental del Documento Accidente de
Orig. Copia Retencin Base Observaciones Legal SI 10 AOS Expurgo
11.01 Expediente
90
Trabajo 11.02 Certificado 11.03 Registro 11.04 Registro Certificados Escolares SI 10 AOS 10 AOS 2 AOS Expurgo Expurgo Expurgo
Tarjetas control SI reloj Partes SI quincenales y/o mensuales Becas Solicitud de reemplazo (transitorio) SI SI
11.05 Expediente 11.06 Formulario
2 AOS 2 AOS
Expurgo Expurgo
11.07 Expediente
Solicitud de SI cubrimiento de categora Solicitud de lugar en Guardera Legajo Pasivo del Personal SI
2 AOS
Expurgo
11.08 Expediente
2 AOS
Expurgo
11.09 Legajo
SI
20 AOS 80 AOS DE EDAD
Expurgo
A contar desde Jubilacin Ordinaria. En cualquier otro caso se tomar el lmite de edad. A contar desde la finalizacin del impedimento legal p/reingreso
11.10 Expediente
Cesanta
SI
10 AOS
Expurgo
11.11 Expediente
Exoneracin
SI
40 AOS
Expurgo
91
Anexo 5: Decreto 123/96 VISTO: la necesidad de fijar las pautas generales con relacin a los plazos de retencin de los documentos producidos por el Municipio; y CONSIDERANDO: I) Que la conservacin, proteccin y difusin de los bienes documentales es una de las polticas especiales de esta Municipalidad, segn el Artculo vigsimo segundo (Art. 22) de la Carta Orgnica Municipal; II) Que el artculo sexagsimo cuarto inciso vigsimo sptimo (Art. 64, inc. 27) de la citada Carta Orgnica establece que es atribucin del Intendente organizar el archivo municipal. III) Que por razones de costo y espacio es materialmente imposible conservar en forma permanente la totalidad de los fondos producidos por la administracin municipal. IV) Que es fundamental determinar el tiempo mnimo que cada tipo documental debe conservarse hasta llegar a la prescripcin y resolver acerca de su destino final. V) Que el expurgo de la archivara prescripta garantiza la existencia y conservacin permanente de los documentos valiosos a los fines histricos. VI) Que las distintas reas productoras, Asesora Letrada, el Tribunal de Cuentas y la Directora de Archivo de esta Municipalidad han emitido dictmenes para determinar los plazos que deben conservarse los distintos tipos documentales. POR ELLO: EL INTENDENTE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES DECRETA: Art. 1: APRUEBASE la Tabla de Plazos de Retencin y Destino Final de los documentos producidos por la Municipalidad de la ciudad de Morteros que, como anexo I, de siete (7) fojas tiles, forma parte integrante de este Decreto. Art. 2: APRUEBANSE los Criterios para la evaluacin y seleccin de documentos que, como Anexo II, de una foja til, forma parte integrante de este Decreto.
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Art. 3: Son de valor permanente y se tranferirn al Archivo General cumplidos veinticinco aos del ltimo asiento: Los protocolos de Ordenanzas, de Decretos y de Resoluciones del Consejo Deliberante y del Departamento Ejecutivo. Los libros de Actas de Sesiones del Consejo Deliberante. Los libros de Actas en General. Presupuesto de Gastos y Clculo de Recursos anual. Libros de Caja, diario, Balances, Bancos y Similares. Inventarios e informes de bienes patrimoniales. Libros Registro Cvico. Censos Municipales. Registro de la documentacin municipal eliminada. Art. 4: Cumplidos los trminos establecidos en la Tabla, el responsable del archivo preparar un listado de la documentacin prescripta el que ser sometido a dictamen del Centro Municipal de Estudios e Investigaciones Histricos de esta ciudad. Art. 5: El listado definitivo con los documentos a elimina, seleccionar y/o a transferir al Archivo General ser aprobado por Resolucin de la Secretara de Gobierno que ordenar la ejecucin de lo dispuesto. Art. 6: Los documentos no incluidos en la Tabla slo podrn ser eliminados por Decreto, previa solicitud fundada del responsable del archivo y dictamen favorable del centro Municipal de Estudios e Investigaciones Histricos de Morteros. Art. 7: El presente Decreto ser refrendado por el Secretario de Gobierno. Art. 8: Comunquese, publquese, dse al Registro Municipal y archvese. DEPARTAMENTO EJECUTIVO. Morteros, 18 de julio de 1996 ANEXO I TABLA DE PLAZOS DE RETENCION Y DESTINO FINAL A.- DOCUMENTOS COMUNES A VARIAS AREAS Cdigo: 001 Documento: Estadstica Resolucin: Seleccin a los diez aos de producida. Conservacin permanente en Archivo General Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos de producida. Cdigo: 002 Documento: Encuestas Resolucin: Seleccin a los diez aos de producida. Conservacin permanente en Archivo General Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos de producida. Cdigo: 003 Documento: Informes Resolucin: Seleccin a los diez aos de producidos.
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Se eliminan cuando estn contenidos en otros (Ej. Informes mensuales, contenidos en los anuales). Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos de producida. Cdigo: 004 Documento: Correspondencia (recibida y remitida) Resolucin: Seleccin a los diez aos de producida. Conservacin permanente de la que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos de producida. Cdigo: 005 Documento: Expedientes Resolucin: Seleccin a los diez aos de producidos. Conservacin permanente de los que presenten valores fijados en los Criterios de Conservacin y muestreo del 10 % del resto. Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos de producida. B.- DOCUMENTOS ESPECFICOS DEL REA ECONOMA Cdigo: 101 Documento: Padrones de Contribuyentes. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos de producida. Cdigo: 102 Documento: Padrones de deudores o de estado de deuda. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos. Cdigo: 103 Documento: Solicitudes de eximicin de pago en cuotas. Resolucin: Eliminacin con un muestreo del 10 %. Verificar pocas especiales de dificultades econmicas (Ej. Inundaciones, tornado). Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 104 Documento: Solicitudes de pago en cuotas. Resolucin: Eliminacin con un muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 105 Documento: Reclamos por deudas. Resolucin: Eliminacin con un muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de cancelacin de la deuda. Cdigo: 106 Documento: Notificaciones y emplazamientos. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos de la cancelacin de la deuda. Cdigo: 107
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Documento: Declaraciones Juradas Comercio e Industrias. Resolucin: Eliminacin previo seleccin. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 108 Documento: Inspecciones Comercio e Industria. Resolucin: Eliminacin previo seleccin. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 109 Documento: Legajos Contribuyentes Comercio e Industria dados de baja. Resolucin: Conservacin permanente, previo seleccin. Plazo: Diez aos de su baja. Se transfieren a Archivo General a los 25 aos de la fecha de baja. Cdigo: 110 Documento: Planillas diarias de recaudacin (por tasa). Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 111 Documento: Talones recibos Contribuciones sobre inmuebles. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 112 Documento: Talonarios con triplicados Recibos Tasa Retributiva de Servicios. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Cinco aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 113 Documento: Copias guas (de transferencia, de consignacin o de trnsito) de hacienda. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 114 Documento: Guas (de transferencia o consignaciones) de hacienda originales-. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 115 Documento: Listas de marcas de hacienda. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a los 25 aos de producidas. Cdigo: 116 Documento: Certificados de remanente (hacienda) copias-. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 117 Documento: Comunicaciones de Prendas.
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Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos del vencimiento de la obligacin. Cdigo: 118 Documento: Notas de ventas remates ferias copias-. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 119 Documento: Solicitudes de faenamiento. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 120 Documento: Registro de matarifes (libros matadero). Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a veinticinco aos del ltimo asiento. Cdigo: 121 Documento: Registro de Expedientes (libros de). Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a veinticinco aos del ltimo asiento. Cdigo: 122 Documento: Registro carnets de conductor (libros de). Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a veinticinco aos del ltimo asiento. Cdigo: 123 Documento: Solicitudes carnets de conductor. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 10 %. Plazo: Cinco aos al 31 de diciembre del ao de produccin Cdigo: 124 Documento: Registro de automotores (libros de). Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a veinticinco aos del ltimo asiento. . Cdigo: 125 Documento: Fichas automotores transferidos. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a veinticinco aos del ltimo asiento. Cdigo: 126 Documento: Talones de recibos Impuesto a los automotores. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 127 Documento: Planilla Ingresos Diarios de Caja. Resolucin: Eliminacin con muestreo de dos meses por ao. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin.
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Cdigo: 128 Documento: rdenes de Provisin (triplicados). Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 129 Documento: rdenes de Pago. Resolucin: Eliminacin con muestreo de un mes por ao. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 130 Documento: Balances mensuales. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producidos. Cdigo: 131 Documento: Rendiciones de cuentas subsidios recibidos de la Provincia o Nacin. Resolucin: Seleccionar a los 10 aos de la fecha de presentacin ante el organismo otorgante. Conservacin permanente de los documentos que presenten valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producidos. Cdigo: 132 Documento: Recibos de sueldos y jornales. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos contados al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 133 Documento: Planillas Control Asistencia de Personal. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Dos aos desde el 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 134 Documento: Contratos de personal. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de su vencimiento. Cdigo: 135 Documento: Legajos pasivos de personal. Resolucin: Conservacin Permanente previo depuracin interna. Plazo: Se transfieren a Archivo General a los cincuenta aos de extincin de la relacin laboral. Cdigo: 136 Documento: Planillas de liquidacin de sueldos (copia del ejemplar remitido a la Caja de Jubilaciones). Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos contados al 31 de diciembre del ao de produccin.
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Cdigo: 137 Documento: Liquidaciones y correspondencias con IPAM. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General, previo seleccin a los diez aos contados al 31 de diciembre del ao de produccin. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos contados al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 138 Documento: Boletas de depsito Caja de Jubilaciones. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos contados al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 139 Documento: Comprobantes bancarios (resmenes, boletas de depsito, talones de cheques, etc.) Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 140 Documento: Liquidaciones y documentacin general APIC. Resolucin: Seleccionar a diez aos de producida. Conservar en forma permanente lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfiere al Archivo General a veinticinco aos de producida. Cdigo: 141 Documento: Comprobantes Mercado Municipal. Resolucin: Seleccionar a diez aos de producida. Conservar en forma permanente lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfiere al Archivo General a veinticinco aos de producida. Cdigo: 142 Documento: Comprobantes faenamiento, cueros, etc. Resolucin: Eliminacin total, previo seleccin por valores. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. C.- DOCUMENTOS ESPECIFICOS DEL AREA GOBIERNO Cdigo: 201 Documento: Licitaciones Pblicas. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General, previa depuracin interna a los diez aos de la fecha de vencimiento de todos los plazos legales derivados de la contratacin. Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos de dicha fecha. Cdigo: 202 Documento: Concursos de Precios. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General, previa depuracin interna a los diez aos de la fecha de vencimiento de todos los plazos legales derivados de la contratacin. Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos de dicha fecha.
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Cdigo: 203 Documento: Directivas y Circulares del Gobierno Provincial. Resolucin: Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfiere a los veinticinco aos contados al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 204 Documento: Carpetas Institucionales y Asuntos Diversos. Resolucin: Seleccin y conservacin permanente de lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren a Archivo General a los veinticinco aos de la fecha del ltimo dispositivo. Cdigo: 205 Documento: Comunicaciones varias Prensa y Difusin. Resolucin: Conservacin permanente. Plazo: Se transfiere a Archivo General a veinticinco aos contados al 31 de diciembre del ao de produccin. D.- DOCUMENTOS ESPECIFICOS DEL AREA INSPECTORA Cdigo: 301 Documento: Actas de Comprobacin. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Dos aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 302 Documento: Actas de Inspeccin. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Dos aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 303 Documento: Vacunacin antirrbica (documentacin varia). Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Dos aos al 31 de diciembre del ao de produccin. E.- DOCUMENTOS ESPECIFICOS DEL AREA SOCIAL Cdigo: 401 Documento: Informes socio-econmicos. Resolucin: Seleccin a los diez aos de producidos. Conservacin permanente de lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producidos. Cdigo: 402 Documento: Bonos Solidarios. Resolucin: Seleccin a los diez aos de producidos. Conservacin permanente de lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producidos. Cdigo: 403 Documento: Subsidios otorgados.
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Resolucin: Seleccin a los diez aos de producidos. Conservacin permanente de lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren al Archivo General a los veinticinco aos del otorgamiento. F.- DOCUMENTOS ESPECIFICOS DEL DEPARTAMENTO EJECUTIVO Cdigo: 501 Documento: Discursos y Mensajes Intendente Municipal. Resolucin: Conservacin permanente. Plazo: Se transfieren a Archivo General a los veinticinco aos de producidos. Cdigo: 502 Documento: Comunicaciones con Consejo Deliberante. Resolucin: Seleccin a los diez aos de producidos. Conservacin permanente de lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren a Archivo General a los veinticinco aos de produccin. Cdigo: 503 Documento: Informes y comunicaciones con Tribunal de Cuentas. Resolucin: Seleccin a los diez aos de producidos. Conservacin permanente de lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren al Archivo General a los veinticinco aos de la fecha de produccin. Cdigo: 504 Documento: Expedientes iniciados en reparticiones provinciales. Resolucin: Seleccin a los veinte aos de producidos. Conservacin permanente de lo que presente valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren al Archivo General a los veinticinco aos de la fecha de produccin. Cdigo: 505 Documento: Censos. Resolucin: Seleccin a los diez aos de realizado. Conservacin permanente en Archivo General. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producido. G.- DOCUMENTOS ESPECIFICOS DE OBRAS Y SERVICOS PUBLICOS Cdigo: 601 Documento: Certificados de deuda obras de pavimentacin. Resolucin: Seleccionar a los diez aos de vencidos todos los plazos legales. Plazo: Se transfieren al Archivo General los documentos seleccionados, a los veinticinco aos. Cdigo: 602 Documento: Fichas de deudores (Pavimento y Viviendas). Resolucin: Eliminacin total previo anlisis de los valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Diez aos de la fecha en que agot su plazo de uso. Cdigo: 603 Documento: Tickets de pesaje de materiales (piedra, cemento). Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos de concluida la obra.
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Cdigo: 604 Documento: Solicitud de materiales. Resolucin: Eliminacin total, previo anlisis de casos extraordinarios. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre de la fecha de la solicitud. Cdigo: 605 Documento: Formulario de salida de materiales. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: 10 aos despus de concluida la obra y todos los plazos legales para reclamos. Cdigo: 606 Documento: Autorizacin de pagos (copias). Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Cinco aos al 31 de diciembre del ao de emisin. Cdigo: 607 Documento: Ordenes para movimiento de mquinas. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 5 %. Plazo: Dos aos al 31 de diciembre de la fecha produccin. Cdigo: 608 Documento: Contrato de prstamo de materiales. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos de su cancelacin. Cdigo: 609 Documento: Contratos de obra. Resolucin: Seleccin a los diez aos de su cancelacin. Conservacin permanente de los que presenten valores fijados en Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren a veinticinco aos de su cancelacin. Cdigo: 610 Documento: Proyecto de obras (legajo tcnico-Registro de oposicinAntecedentes, etc.). Resolucin: Depuracin a los diez aos de su archivo. Conservacin permanente de los que presenten valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren a veinticinco aos de archivo. Cdigo: 611 Documento: Certificaciones y permisos. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. H.- DOCUMENTOS ESPECFICOS DEL AREA CATASTRO Y OBRAS PRIVADAS Cdigo: 701 Documento: Fichas catastrales. Resolucin: Seleccin a veinte aos de produccin. Conservacin permanente en Archivo General si presentan valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Veinticinco aos.
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Cdigo: 702 Documento: Permisos de conexin de luz. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 703 Documento: Solicitudes de desagotes. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 704 Documento: Planillas de transferencia de inmuebles. Resolucin: Conservacin permanente. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producidas. Cdigo: 705 Documento: Escrituras (copias). Resolucin: Conservacin permanente. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producidas. Cdigo: 706 Documento: Planos (copias). Resolucin: Conservacin permanente. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producidos. Cdigo: 707 Documento: Padrones catastrales. Resolucin: Conservacin permanente. Plazo: Se transfieren a los veinticinco aos de producidos. I.- DOCUMENTOS ESPECFICOS DEL AREA REGISTRO CIVIL Cdigo: 801 Documento: Solicitudes de matrimonio. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 802 Documento: Planillas cambio de domicilio. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 803 Documento: Formularios Certificados de Defuncin. Resolucin: Eliminacin total. Plazo: Diez aos al 31 de diciembre del ao de produccin. Cdigo: 804 Documento: Sumarias y Rectificaciones. Resolucin: Analizar y transferir a Archivo General si existen valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Veinticinco aos de la fecha de produccin.
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Cdigo: 805 Documento: Certificados de Nacimientos. Resolucin: Analizar y transferir a Archivo General si existen valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Veinticinco aos de la fecha de produccin. Cdigo: 806 Documento: Resoluciones Judiciales. Resolucin: Analizar y transferir a Archivo General si existen valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Veinticinco aos de la fecha de produccin. Cdigo: 807 Documento: Reconocimientos y legitimaciones. Resolucin: Analizar y transferir a Archivo General si existen valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Veinticinco aos de la fecha de produccin. Cdigo: 808 Documento: Planillas de remisin de dtos. Y estadsticas. Resolucin: Analizar y transferir a Archivo General si existen valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Veinticinco aos de la fecha de produccin. Cdigo: 809 Documento: Constancia de arrendamiento de nichos. Resolucin: Analizar y transferir a Archivo General si existen valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Veinticinco aos de la fecha de produccin. Cdigo: 810 Documento: Padrones electorales. Resolucin: Analizar y transferir a Archivo General si existen valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Veinticinco aos de la fecha de produccin. J.- DOCUMENTOS ESPECFICOS DE ASESORA LETRADA Cdigo: 901 Documento: Dictmenes. Resolucin: Analizar a los 15 aos. Conservar los que tengan valores fijados en los Criterios de Conservacin. Plazo: Se transfieren a Archivo General a los 20 aos de producidos. Cdigo: 902 Documento: Apremios. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos de fecha de cancelacin de la obligacin. Cdigo: 903 Documento: Notificaciones. Resolucin: Eliminacin con muestreo del 10 %. Plazo: Diez aos de fecha de cancelacin de la obligacin.
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ANEXO II CRITERIOS PARA LA EVALUACION Y SELECCIN DE DOCUMENTOS a) CRITERIOS DE CONSERVACION: 1. Conservar los documentos textuales que permiten conocer los orgenes del organismo, su organizacin, la evolucin de sus estructuras, sus disposiciones, funciones polticas, programas y actividades. 2. Conservar los documentos que contienen datos significativos acerca de acontecimientos, lugares, instituciones, personas, movimiento o tendencias de la historia poltica, econmica y social. 3. Conservar los documentos que contiene datos necesarios para la proteccin de derechos del Municipio, de personas o de Instituciones. 4. Conservar documentos que contienen anlisis estadsticos. b) CRITERIOS DE ELIMINACION: 1. Las copias, cuando los documentos originales estn localizados y en buen estado de conservacin. 2. Los documentos originales en estado de deterioro muy avanzado y que no justifica su restauracin. 3. Los documentos o series documentales que presentan vacos informativos que imposibilitan su comprensin. c) CRITERIOS COMPLEMENTARIOS: 1. Los listados de computadora no tienen validez al no estar firmados y sellados por autoridad responsable. 2. En el supuesto de destruccin total de una serie documental, deben conservarse algunos ejemplares como testimonio de la funcin administrativa desarrollada y de su evolucin a lo largo del tiempo.
104
Anexo 6: FOTOGRAFAS DE LA MUNICIPALIDAD Y DEL ACHIVO
Fachada de la Municipalidad
105
Depsito
106

0187 Argento

Caricato da

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TTULO

TABLAS DE RETENCIN DE FONDOS MUNICIPALES

AUTORA Laura Argento Nasser

Directora Curso ISBN

Universidad Internacional de Andaluca, 2011

Reconocimiento-No comercial-Sin obras derivadas Usted es libre de:

Copiar, distribuir y comunicar pblicamente la obra.

Bajo las condiciones siguientes:

Universidad Internacional de Andaluca, 2011

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA SEDE IBEROAMERICANA SANTA MARIA DE LA RABIDA

Tesis de Grado de la III MAESTRA EN GESTIN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

TABLAS DE RETENCIN DE FONDOS MUNICIPALES

LAURA ARGENTO NASSER

Dra. BRANKA TANODI DE CHIAPERO

CRDOBA, ARGENTINA 2009

DECRETO PROVINCIAL N 1659/97 MORTEROS FOTOS DE LA MUNICIPALIDAD Y DEL ARCHIVO

CAPTULO 1: OBJETO Y OBJETIVO DE ESTUDIO

Origen del trabajo de investigacin

Concepto de Archivo municipal

Caractersticas de la ciudad de Jess Mara

Argentina en Amrica del sur

La provincia de Crdoba en Argentina

Actualmente, la localidad posee alrededor de 37.000 habitantes

Caractersticas del Archivo Municipal de Jess Mara

SABINO, CARLOS. El Proceso de Investigacin. Lumen, Buenos Aires, 1994, p 47.

SABINO, Carlos. El Proceso de Investigacin Ibd., p. 167

CAPITULO 3: MARCO TERICO

TANODI, Aurelio. Gua de los Archivos de Crdoba Ibd., p. XXV

varios problemas comunes: el estado de los

Observada equivale a vetada

MORENO ESQUIVEL, Maricela. La administracin de los fondos municipalesob.cit. [en lnea].

Duracin de ciclo contable y/o financiero de la institucin titular.

El mtodo de muestreo aconsejado es el CRONOLGICO

CAPITULO 4: TABLAS DE RETENCIN

Si Si Seleccin a los 5 aos de producida Permanente Permanente

Permanente Seleccin a los 10 aos de producida

A1.4.2 A1.4.3 A1.5.0 A1.5.1 A1.5.2 A2.0.0 A2.0.1 A2.0.2 A2.0.3

Acta Ordenanza Resolucin Tipo Documental

si Si si Ori Co Base Legal

Permanente Permanente Permanente Retencin

Permanente Permanente Permanente Destino Final Observaciones

Cdigo B. B1.0.0 B1.1.0 B1.1.1

Ver Obs. Ver Obs.

B1.1.4 B1.2.0 B1.2.1 B1.2.2 B1.2.3 B1.2.4 B1.2.5 B1.2.6

Censo Padrn Informe Informe Informe Informe

Permanente Permanente Permanente Ver Obs. Ver Obs. Ver Obs.

B1.3.0 B1.3.1 B1.3.2 Libro Libro

Permanente Permanente 10 aos 10 aos

Permanente Permanente Expurgo Expurgo Expurgo

B2.1.22 B2.1.23 B2.1.24 B2.1.25 B2.1.26 B2.1.27 B2.1.28 B2.1.29

Formularios Expediente Expediente Expediente Tarjeta Registro Certificado Nota

Si Si Decreto 1571/81 Decreto 1571/81

5 aos 5 aos Permanente Permanente 10 aos 10 aos Ver obv 2 aos

B2.1.30 B2.1.31 B2.1.32

Nota Expediente Expediente

B2.1.34 B2.1.35 B2.1.36 B2.1.37 B2.1.38 B2.1.39

Expediente Expediente Expediente Expediente Expediente

5 aos 5 aos 5 aos 10 aos 10 aos Ver Obs.

Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo Expurgo

Desde fecha de resolucin final

Formulario B2.2.1 B2.2.2 Planilla B3.0.0 B3.1.0

Art. 4023 Cod. Civ

B3.1.4 B3.1.5 B4.0.0 B4.1.0 B4.1.1 B4.1.2 B4.1.3 B4.2.0

Ver Obs. Ver Obs.