0046 Alvarez

UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCA SEDE IBEROAMERICANA SANTA MARA DE LA RBIDA 2007
TTULO IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE FONDOS DOCUMENTALES EN ARCHIVOS DE UNIVERSIDADES AUTORA Mariela lvarez Rodrguez
Rodrguez Mateos, Joaqun I Maestra en Gestin de Documentos y Administracin de Archivos Mdulo presencial 2002 978-84-7993-138-4 ISBN ISBN 10 84-7993-138-8 Mariela lvarez Rodrguez Para esta edicin, la Universidad Internacional de Andaluca
Director Tesis Maestra
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IDENTIFICACION Y VALORACIN DE FONDOS DOCUMENTALES EN ARCHIVOS DE UNIVERSIDADES
MARIELA ALVAREZ RODRGUEZ
UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA SEDE IBEROAMERICANA SANTA MARIA DE LA RABIDA
BOGOT, D. C., COLOMBIA 2005
Identificacin y Valoracin de Fondos documentales en Archivos de Universidades
TESIS DE GRADO EN LA I MAESTRIA DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
DIRECTOR JOAQUN RODRGUEZ MATEOS
UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA SEDE IBEROAMERICANA SANTA MARIA DE LA RABIDA BOGOT, D. C., COLOMBIA 2005
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Los Archiveros tienen la responsabilidad social de construir las fuentes que permitan a las nuevas generaciones tener una visin fiel de la sociedad en la que han vivido. Ellos son los arquitectos activos de la construccin de esa memoria. Los archivos histricos no pueden ser el producto de una acumulacin de documentos viejos sino el resultado de procedimientos razonados de recepcin, valoracin y seleccin. (XXXV Conferencia de la Table Ronde des Archives.)
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AGRADECIMIENTOS Expreso un cordial agradecimiento a las profesoras, directoras y coordinadoras seoras doa Antonia Heredia Herrera y Remedios Rey de Las Peas, directoras de la I Maestra en Gestin Documental y Administracin de Archivos, a todo el cuerpo de docentes del programa, en especial a las profesoras Amparo Alonso Garca y Julia Rodrguez Barredo quienes incentivaron en m el inters, hacia este proyecto, por su apoyo decisivo al trabajo y su acertado manejo del tema de estudio as como a los dems funcionarios de la Sede Iberoamericana de la Universidad. Al seor director del trabajo Doctor Joaqun Rodrguez Mateos, por su atinada y paciente labor de direccin y al biblioteclogo Don Felipe del Pozo Redondo de la Universidad Internacional de Andaluca, por su orientacin en la consecucin de fuentes bibliogrficas y documentales para el estudio y consulta, durante el tiempo de la Maestra. De igual manera extiendo un sincero agradecimiento a todas aquellas personas que en una u otra forma contribuyeron a la realizacin de este trabajo especialmente al personal administrativo y acadmico de la Universidad Internacional de Andaluca.
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TABLA DE CONTENIDO Abreviaturas Glosario Resumen Ejecutivo INTRODUCCIN 1 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.6 3.6.1 3.7 ORIGEN DE LA INVESTIGACIN DEFINICIN DEL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIN JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN ENFOQUE METODOLGICO CARACTERIZACIN DE LOS UNIVERSIDADES POBLACIN OBJETIVO TAMAO DE LA MUESTRA ETAPAS DE LA INVESTIGACIN ARCHIVOS EN LAS
Pgs. xi xii xx 1 3 6 6 7 8 8 9 9 10 13 13 14 16 17 18 19 20 20 21 21 23 23 25 27 28 30
MARCO TERICO EVOLUCIN HISTRICA DE LA SELECCIN Y EL DESCARTE DOCUMENTAL ANTECEDENTES DE LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL EN ESPAA El rgano productor La competencia La funcin El tipo documental FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGA UTILIZADA EN ESPAA PARA LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL Seleccin Ejecucin de la Eliminacin LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL A NIVEL LATINOAMERICANO ANTECEDENTES DE LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL EN COLOMBIA Los Programas de Gestin Documental-PGD en Colombia Metodologa para desarrollar la identificacin y valoracin documental en Colombia ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL Interrogantes a formular Cundo y Dnde? PRECISIONES EN LA CONFORMACIN DE UNIDADES DOCUMENTALES
4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.3 5.
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL COMIT DE ARCHIVO BASE LEGAL Constitucin Poltica de Colombia Leyes Decretos Acuerdos del Archivo General de la Nacin Circulares del Archivo General de la Nacin TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL CONCLUSIONMES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA BIBLIOGRAFA RECOMENDADA ANEXOS
31 31 32 32 32 33 33 34 35 67 69 74 77
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LISTA DE TABLAS TABLA 1. Comparacin de Trminos TABLA 2. Valores Predeterminados TABLA 3. Nivel de confianza TABLA 4. Etapas de la investigacin TABLA 5. Diferencias entre Tipo y Serie Documental TABLA 6. Fases del tratamiento archivstico TABLA 7. Ciclo de vida de los documentos TABLA 8. Cdigo 01. Expedientes del Comit laboral TABLA 9. Cdigo 02. Expedientes del Comit de Evaluacin y Clasificacin Docente TABLA 10. Cdigo 03. Expediente de trmites de cheques TABLA 11. Cdigo 04. Informes de asesora laboral TABLA 12. Cdigo 05. Gestin de Seguridad Social TABLA 13. Cdigo 06. Estadsticas TABLA 14. Cdigo 07. Expediente de dotacin personal para rectora y vicerrectoras. TABLA 15. Cdigo 08. Expedientes de novedades de personal TABLA 16. Cdigo 09. Expedientes de convocatoria a jurados de votacin TABLA 17. Cdigo 10. Expediente de certificaciones TABLA18. Cdigo 11. Expedientes de Historias Laborales TABLA 19. Cdigo 12. Expedientes de Nmina TABLA 20. Cdigo 13. Expedientes de Procesos Laborales
Pginas xii 10 10 10 19 22 27 35 38 40 43 45 48 50 53 55 57 59 62 64
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LISTA DE FIGURAS FIGURA 1. Factores del tratamiento archivstico FIGURA 2. Alcance de un Programa de Gestin Documental FIGURA 3. Esquema Integrador
Pginas 16 24 29
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LISTA DE FOTOGRAFIAS FOTOGRAFIA 1. Panormica area del Edificio del Archivo General de la Nacin- Colombia FOTOGRAFIA 2. Entrada principal al Edificio del Archivo General de la Nacin- Colombia FOTOGRAFIA 3. Trabajo en la Divisin de Clasificacin del AGN FOTOGRAFIA 4. Sala de Consulta en el AGN FOTOGRAFIA 5. Depsito de documentos
Pginas 4 4 5 5 5
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LISTA DE ANEXOS
Pginas
ANEXO 1. DECRETO 1382 DE 1995 ANEXO 2. LEY 594 DE 2000 ANEXO 3. ESTUDIO DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE SERIES DOCUMENTALES ANEXO 4. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL ANEXO 5. CIRCULAR No.004 DE 2003
78 80 94
105 106
ABREVIATURAS
AN: AGN: PGD: CIA: ICFES: SNA: TRD: TIC: TVD:
Archivo Nacional Archivo General de la Nacin Programa de Gestin Documental Consejo Internacional de Archivos Instituto Colombiano de Fomento para la Educacin Superior Sistema Nacional de Archivos Tablas de Retencin Documental Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin Tablas de Valoracin Documental
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GLOSARIO Con el propsito de facilitar y unificar la comprensin de los trminos utilizados en el presente trabajo, ya que su acepcin puede variar de un lugar a otro, se incluy un glosario con la definicin de los mismos, tal como son interpretados en Espaa y en Colombia. En el idioma espaol no existe un trmino especfico, aceptado universalmente para denominar las Tablas de Retencin Documental; en general se les denomina, como tablas de seleccin, tablas de plazos precaucionales, catlogos de seleccin, calendarios de conservacin y tablas de valoracin. En Espaa se conocen como Tablas de Valoracin y en Colombia como Tablas de Retencin Documental-TRD y Tablas de Valoracin Documental-TVD. En algunos otros pases esta acepcin tiene las siguientes connotaciones: Schedule (Reino Unido), Tabela de Avaliaao e Selecao (Portugal), Tabela de Temporalidade (Brasil) Calendrier the Conservation (Canad), Massimario (Italia) y Tableaux de tri (Francia) y Para la definicin de cada uno de los trminos se tom como fuente el Diccionario de Terminologa Archivstica- DTAE de Espaa de la Direccin de Archivos Estatales del ao 1993 y el texto colombiano titulado: Haca un Diccionario de Terminologa Archivstica, publicado por el Archivo General de la Nacin de Colombia, con apoyo del Ministerio de Educacin y Cultura de Espaa, en el ao de 1997 para Colombia. Los trminos se registraron en orden alfabtico, como se muestran en la Tabla 1, primero los de Espaa y a continuacin los de Colombia; en el caso de no existir en alguno de los pases ningn concepto, el espacio se dej en blanco. Tabla 1. Comparacin de Trminos
TRMINOS
Archivo
ESPAA Conjunto orgnico de documentos producidos y / o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas. En funcin del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administracin Central, perifrica, autonmica, local, judicial, etc. En funcin del mbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, distritales, municipales, etc.
COLOMBIA Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de la gestin.
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El archivo tambin es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgnicos de documentos. Profesional con titulacin universitaria superior, cuyo campo de actividad se centra en la direccin, programacin, y desarrollo de tcnicas adecuadas, para el tratamiento archivstico de los fondos documentales. Persona especializada en el manejo de los archivos. rgano asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos. Es el rgano especfico del Ministerio de Cultura de Espaa que, a propuesta de la Direccin de Bellas Artes y Archivo, tiene como competencias especficas el estudio y el dictamen sobre los plazos de transferencia, posible eliminacin, acceso y utilizacin de los documentos y series documentales previamente valorados, y cualquier asunto sobre materia archivstica relacionada con sus competencias. Situacin derivada de la fase de valoracin que afecta a aquellos documentos cuyos valores determinan que no pueden ser eliminados. Instrumento de consulta que refleja la organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura. (Denominacin de secciones, y series, fechas extremas, etc.) Relacin de documentos series contenida en correspondiente manual y/o el de
Archivero
Archivista Comit evaluador de documentos
Comisin superior calificadora de documentos administrativos
Conservacin permanente
Cuadro de Clasificacin
Cuadros de Eliminacin
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Documento
Eliminacin
Expediente
normas, cuya propuesta de eliminacin ha sido previamente autorizada por los rganos competentes. Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal. Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio, o constitutivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto.
Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.
Fondo
Fraccin de serie
Conjunto de documentos o series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias. Generalmente, durante la edad media puede tratarse de documentos sueltos. Cada una de las divisiones cronolgicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminacin y que constituyen, por lo tanto, la base de las operaciones de transferencia y seleccin.
Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia que son objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona.
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Funciones administrativas comunes
Identificacin documental
Muestreo
Son las genricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias de cualquier organismo (personal, gestin econmica, etc.). Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Tcnica de seleccin, segn criterios sistemticos (numricos, alfabticos, topogrficos) o cualitativos, de una cierta proporcin de documentos en representacin de un conjunto.
Patrimonio documental
Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar, y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial. Se efecta durante seleccin hecha con criterios alfabticos cronolgicos, numricos, topogrfico, temticos entre otros. Segn la Ley del Patrimonio Conjunto de documentos Histrico Espaol (artculo. 49 conservados por su valor apartados 2, 3 y 4) constituyen el sustantivo, histrico y cultural. Patrimonio Documental la totalidad de documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su funcin por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades Privadas, fsicas o jurdicas gestoras de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios. Tambin los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades o asociaciones de carcter poltico, sindical, o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carcter privado. Por ltimo integran el patrimonio documental los documentos con una antigedad superior a los cien
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Plazo preventivo de conservacin
Plazo de reserva
Plazo de vigencia administrativa
Prescripcin
Seleccin
Serie
Serie complementaria
aos, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas. Perodo durante el cual se mantiene en suspenso la decisin de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa. Perodo de tiempo durante el cual, segn la normatividad vigente, una documentacin no puede ser consultada pblicamente. Perodo reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultnea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado. Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos. Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracin. Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurdica y / o de procedimiento. Son aquellas que, respondiendo a trmites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realizacin de un mismo objetivo, resultando as una informacin complementaria. Por ejemplo, para el objetivo comn de la construccin de un edificio de archivo, se encuentra la informacin dividida en las series
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin total o parcial.
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Series paralelas
complementarias de la realizacin material de la obra (en inversiones y obras), de su gestin econmica (en el servicio econmico de la Direccin General de Bellas Artes y Archivos) y del Centro Directivo del que dependa el edificio (Direccin de los Archivos Estatales). Son aqullas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestin econmica, gestin de personal) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoracin, sern objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa. Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que renen documentos de estructura y contenido homogneos conformando los expedientes. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposicin final. Unidad documental producida por Unidad documental simple. un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos. (Por ejemplo: el expediente de personal.)
Subserie
Tablas de retencin documental
Tablas de valoracin documental
Tipo documental
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Tratamiento archivisto
Valoracin
Valor administrativo
Valor archivstico
Valor contable
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos (Identificacin, valoracin, descripcin y difusin) Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial. Aquel que posee un documento para la Administracin de origen o aqulla que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades. Conjunto de valores administrativos, fiscales, contables, legales, probatorios, jurdicos informativos y / o histricos que justifican la conservacin permanente de los documentos. Aquel que tienen los documentos que pueden servir de explicacin o justificacin de operaciones destinadas al control presupuestario.
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Aquel que posee un documento para la administracin que la origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor fiscal Valor histrico
Valor informativo
Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Aquel que tienen los documentos Es la utilidad o aptitud que tienen que pueden servir de testimonio los documentos para el tesoro o de cumplimiento de obligaciones hacienda pblica. tributarias Aquel que posee el documento Vase valor secundario. como fuente primaria para la historia. Aquel que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin y que tambin puede ser de testimonio de la memoria colectiva Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales Aquel del que se derivan Derechos y obligaciones legales
Valor jurdico
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reguladas por el derecho comn
reguladas por el derecho comn.
Valor legal
Aquel que pueden tener todos los Aquel que tienen los documentos documentos que sirvan de que sirven de testimonio ante la testimonio ante la Ley. Ley. Aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institucin de carcter fiscal, judicial, jurdico-administrativo, etc. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Valor primario
Valor secundario
Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histrico e informativo
Fuente: Diccionarios de archivstica.1
ESPAA. MINISTERIO DE CULTURA. DIRECCIN DE ARCHIVOS ESTATALES. COMISIN DE TERMINOLOGA, Diccionario de terminologa archivstica, Madrid, Direccin de Archivos Estatales, 1993, 59 p. COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA Y ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA, Haca un diccionario de terminologa archivstica, Santa Fe de Bogot, Archivo General de la Nacin, 1997, (El modelo iberoamericano de tratamiento de documentos administrativos, 2)
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RESUMEN EJECUTIVO
l presente trabajo est enfocado ha destacar la importancia de la identificacin y valoracin en los fondos documentales de los archivos de las universidades en Colombia, ya que actualmente no se dispone en el pas de herramienta, ni de prcticas que faciliten con precisin dicho proceso en algunas de las universidades. En Colombia, el Archivo General de la Nacin ha venido trabajando en la capacitacin a los responsables de los Sistemas de Archivo a travs de cursos, seminarios, charlas, talleres y similares; tambin han publicado algunos textos entre los que se destaca el Mini-Manual sobre Tablas de Retencin Documental y Transferencias Documentales. Sin embargo, la literatura existente sobre esta temtica es escasa. Las enseanzas impartidas en la Maestra cursada en la Universidad Internacional de Andaluca, la realizacin de visitas a los archivos en las universidades, la prctica realizada y el dilogo con los responsables de archivos y expertos, permiti conocer ms de cerca la problemtica existente, as como las posibles alternativas de solucin. Se estudiaron algunas colecciones bibliogrficas de bibliotecas universitarias como la de la Universidad Carlos III, Universidad de Sevilla, Universidad de Huelva y la Universidad Internacional de Andaluca, donde se consult material bibliogrfico relacionado con el tema del trabajo. El trabajo se desarroll con base en una muestra estadstica de los archivos de las universidades de carcter privado en Colombia, concretamente en las Oficinas de Talento Humano (personal), aplicando para ello la metodologa utilizada en Andaluca-Espaa para identificar y valorar los fondos documentales; se utilizaron igualmente los Formularios que se encuentran en la pgina Web del Archivo General de AndalucaEspaa.
Para este propsito, se visitaron los Archivos de la muestra identificada de universidades, encontrando que en algunos de ellas, an no cuenta con Tablas de Valoracin Documental TVD2_/, a pesar de que algunas de ellas, han venido realizando esfuerzos para organizar el archivo y desarrollar la identificacin y valoracin del fondo documental, disponiendo asimismo de procesos automatizados y con documentos y expedientes electrnicos. El documento se presenta en cinco captulos; el Primero se titula Origen del Trabajo de Investigacin, en donde se explican las razones por las cuales se plante esta temtica para la investigacin. El Segundo se denomina Enfoque Metodolgico y presenta el tipo de investigacin desarrollada, segn los conceptos de varios autores y las etapas desarrolladas para efectuarla; de igual forma se explica el trabajo de investigacin estadstico para saber como se escogi la muestra de universidades objeto de estudio. El Tercero registra el Marco Terico donde se esbozan las teoras y diversos planteamientos
TABLA DE VALORACIN, trmino incluido en el glosario de Colombia.
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de los autores de pases que han liderado el tema de la identificacin y valoracin documental. El Cuarto incluye el Modelo de las Tablas de Valoracin Documental que se han concluido con la investigacin realizada y en el Quinto se reportan las conclusiones y recomendaciones. Al final se incluye la bibliografa consultada y la existente sobre el tema.
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INTRODUCCIN
n Occidente, la Universidad es una institucin fundamental para la difusin de la cultura, la ciencia y la tecnologa. Para el desarrollo institucional y el avance de la ciencia y el conocimiento, las unidades de informacin como bibliotecas, archivos y centros de documentacin se han convertido en un recurso fundamental. A la fecha en algunas universidades seculares europeas conservan el patrimonio documental y bibliogrfico valioso para la humanidad. Los archivos se han venido a constituir en soportes, orientacin y registro de sus actuaciones ms importantes durante varios siglos y hoy en da facilitan la gestin acadmica y conservan el patrimonio documental de la institucin. La historia de los archivos muestra su funcin primordial, su naturaleza, su estructura y registra los cambios que se han sucedido a travs del tiempo. Desde el siglo XVIII hasta mediados del pasado, se puede observar que el nfasis se puso en los documentos histricos y en los valores culturales e histricos, diluyndose la funcin primordial de los archivos, que consiste en la atencin del ciclo vital de los documentos. Se atendi bsicamente los archivos histricos, que sirven a la historia. Situacin similar se ha vivido en las diversas entidades tanto del sector pblico como privado en Colombia. A partir de la dcada de los aos 70 del siglo pasado, tras los desastres de la segunda guerra mundial, el crecimiento acelerado de la documentacin, la ampliacin constante de los campos de actuacin y en consecuencia de su estructura orgnica, el funcionamiento cada vez ms interconectado de las distintas administraciones, que incide en la duplicidad de funciones, en la participacin de organismos diferentes en reas funcionales comunes, multiplicacin a veces innecesaria, de la documentacin producida, disminucin de los mecanismos de control de la circulacin interna y externa de los documentos desde su produccin o recepcin hasta que son incorporados a su expediente, escasa incidencia de los esfuerzos de racionalizacin sobre los procedimientos administrativos, prdida de funcin administrativa de los archivos, a los que se considera en su vertiente cultural ms que en la administrativa, falta de preparacin de los funcionarios que manejan los archivos de gestin, y el surgimiento del Consejo Internacional de Archivos-CIA, las acciones de ese organismo se orientaron a hacer de los Archivos verdaderos centros de informacin, tiles a la administracin, y fundamentales a la ciencia, la investigacin y la cultura. Se busc abordar uno de los problemas actuales de muchos archivos, el tratamiento de las ingentes masas de documentos que se han acumulado por aos, en ellos. La Universidad en el caso colombiano, cada vez ms sensible al avance del conocimiento que es de su esencia y a los desarrollos tecnolgicos que fundamenta, ha advertido el papel protagnico del archivo en aspectos acadmico, administrativo, de bienestar e investigativo, entre otros.
En un breve recuento histrico del sistema educativo del momento anterior de la modernidad se puede decir que la universidad en Colombia, tuvo una matrcula universitaria restringida que no alcanzaba a 3000 estudiantes; en el ao de 1940 se contabilizaban 2990 estudiantes universitarios, cifra que ha ido aumentando a travs de los aos, hasta llegar al medio milln en 1985. Este fenmeno enunci una primera incoherencia en la naturaleza de la expansin. Tambin se encuentra la diversificacin de la educacin superior con la oferta de entrenamiento superior en carreras intermedias tcnicas y tecnolgicas y an ms de carcter nocturno. Este trabajo de investigacin busc conocer la realidad de los archivos especficamente en los archivos de la Oficina de Talento Humano y se apoy en una muestra de universidades de carcter privado, para lo cual se desarrollo la investigacin de tipo estadstico, se identificaron 34 universidades que hicieron parte del trabajo, estudiando el proceso de identificacin y valoracin documental en sus archivos. El estudio puede convertirse en una herramienta para la administracin documental, en cuanto a criterios para definir y conservar los documentos administrativos de los archivos, de igual manera permitir a las distintas universidades conocer y aplicar los mismos criterios en el manejo de documentos en una forma normalizada en el ciclo de vida del documento, buscando definir el patrimonio documental, considerando las particularidades, de cada Institucin Educativa, ya que existen diversas circunstancias que pueden diferenciar a las universidades privadas, en cuanto a denominacin de las dependencias, funciones, procedimientos, procesos que desarrollan y an ms el grado de aplicacin de la tecnologa, en el manejo de sus documentos y de sus diversas series documentales. Para el desarrollo del trabajo, se sigui la metodologa del profesor Mario Tamayo y Tamayo en su libro El proceso de la investigacin cientfica, que incluye glosario y manual de evaluacin de proyectos 3 _/ Para la presentacin escrita del trabajo, se siguieron las pautas sugeridas por el seor director de la Tesis, con relacin al registro de las citas bibliogrficas. Como aportes de la investigadora, se encuentra la aplicacin de la metodologa de Espaa, en el anlisis de la documentacin de la Oficina de Talento Humano, con el fin de estudiar la identificacin y valoracin en la documentacin. Como limitaciones o dificultades que se presentaron en la realizacin del proyecto se destaca que en Colombia, es muy reducido el nmero de Leyes, Decretos y Resoluciones Vigentes aplicadas a los documentos y a los archivos, en aspectos de documentos horizontales o facilitativos. La autora agradece a las Universidades de Carcter privado el apoyo brindado al desarrollo de este trabajo, facilitando la informacin requerida e intercambiando experiencias e inquietudes.
TAMAYO Y TAMAYO, Mario, El proceso de la investigacin cientfica; incluye glosario y manual de evaluacin de proyectos, 3 ed, Mxico, Editorial Limusa, 1999, 231 p.
1. ORIGEN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIN Diferentes tratadistas consideran que Colombia es un pas con una larga tradicin documental pero sin una poltica archivstica claramente definida, aunque desde finales del siglo pasado se presentaron iniciativas en este sentido y en ellas trabajaron personalidades que estuvieron al frente de los Archivos Nacionales de Colombia. Puede afirmarse que hasta la creacin del Archivo General de la Nacin-AGN no era posible adoptar una poltica integral de archivos para atender los requerimientos de la globalizacin y la apertura econmica de un estado moderno y la conservacin y difusin del patrimonio documental._4/ El Archivo Nacional de Colombia, punto de partida del Archivo General de la Nacin, fue creado en el siglo XIX a partir de los documentos de la poca colonial. Las primeras acciones con miras a su organizacin se dieron en 1826 y 1832, pero slo en 1868 alcanz plena vida institucional. A finales de 1970 se estructur en Colombia un programa que buscaba la construccin del edificio para el Archivo Nacional, pero dificultades econmicas y administrativas impidieron el desarrollo del proyecto. Fue apenas en 1986 cuando el Gobierno Nacional manifest una decidida voluntad poltica para crear un organismo estatal encargado de regular, coordinar, supervisar e impulsar el desarrollo de los archivos en Colombia, a partir del reconocimiento de los documentos pblicos en las entidades y el valor de los archivos histricos para la ciencia, la cultura y la investigacin. En el gobierno del seor ex presidente Virgilio Barco Vargas, con la Ley No. 80 de 1989 del 22 de diciembre se sentaron las bases de una poltica archivstica moderna, materializada en la reorganizacin del Archivo General de la Nacin, la construccin y dotacin de una sede para el mismo y el establecimiento del Sistema Nacional de Archivos- SNA. Con base en esta Ley el Archivo General de la Nacin de Colombia, debi planear y coordinar la funcin archivstica en toda la nacin as como formular, orientar y controlar la poltica nacional en materia de archivos_5/, con disposiciones tales como el Decreto No. 1382 del 18 de agosto de 1995 (Anexo 1) y la Ley No. 594 de 1999 del 14 de julio (Anexo 2), los cuales han sido reglamentados con actos administrativos (Acuerdos, Resoluciones, y Reglamentos). En la pgina siguiente se presentan y describen algunas fotografas del Edificio nuevo del Archivo General de la Nacin de Colombia-AGN.
LEE LOPEZ, Alberto, Fraile y otros: Fundamentos y requisitos de una poltica archivstica. En: Revista Archivo Nacional, Bogot, 1988, no. 76, pp. 5-51. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Haca una poltica archivstica: plan estratgico del Archivo General de la Nacin 1995 1998, Bogot, Archivo General de la Nacin, 1995, 68 p.
5
Andaluca. Fotografa Por El porque Esta privado tema Evaluar Talento otra propuesta el que parte, investigado nivel 2. Humano, los participaron ha archivos de deriva venido competitividad como sirvi su de dictando en importancia modelo las como laUniversidades evaluacin, para referencia pautas, para ya la las toma que normas universidades la yse identificadas de fundamento implementacin Trabajo presenta decisiones y reglas privadas, en un especficas en para la basadas esquema laDivisin de muestra las objeto un universidades para en servicio de de de informacin y aplicacin normalizar diligenciar Clasificacin estudio. eficaz que de es el la y funcin requieren bajo, formularios eficiente, formulario as archivstica como facilitando desarrollar de para la la conformacin estudiar Metodologa el en los control diversos procedimientos la identificacin yy acceso del conservacin aspectos Archivo ay los de valoracin como General documentos de identificacin del su son AGN. memoria documental de la Andaluca identificacin, a ytravs es valoracin decir con de (Espaa) los lalos integracin responsables organizacin, documental, tiempos para de la valoracin, entendindose su identificacin retencin Archivo de los en archivos Histrico. conservacin, ella y por valoracin, estipulados, de ste, la Oficina como de elaboracin garantizando las las de series, actividades Talento de en la Humano. los seleccin Tablas tcnicas documentos de y y conservacin administrativas Retencin de los archivos Documental deque los de documentos permiten la Oficina TRD, un clasificacin adecuado de que Talento tienen manejo Humano. carcter y descripcin, ypermanente, organizacin mediante regulando de el la control documentacin las racional transferencias y ordenado producida de losdel documentos y ciclo recibida, vital con de en los las el 6 documentos, propsito diferentes de fases incluyendo garantizar del y archivo. su el desarrollo consulta, del conservacin concepto de y utilizacin Archivo Total. desde el momento de la Identificacin Valoracin de Fondos documentales en Archivos de_/ Universidades produccin hasta su destino final.
2. ENFOQUE METODOLGICO Para la investigacin se aplic un enfoque de tipo descriptivo. Se realizaron estudios y anlisis y elaboraron conclusiones con apoyo del Comit de Archivo de las Universidades.7_/. Es de anotar que la investigacin descriptiva trabaja sobre realidades de hecho y su caracterstica fundamental es la de presentar una interpretacin correcta de la realidad, apoyada en anlisis. Abouhamad, anota que existen tres tipos de investigacin: la histrica, la descriptiva y la experimental 8 _/. En este caso, el enfoque del presente trabajo se considera de tipo descriptivo ya que comprendi el registro, anlisis e interpretacin de la naturaleza actual de las series documentales al interior de los Archivos en las Universidades, especficamente en la Oficina de Talento Humano. Teniendo en cuenta la clasificacin de la investigacin presentada por Best y de acuerdo con los propsitos inmediatos que se obtuvieron en este trabajo, la investigacin es igualmente de forma aplicada.9_/, tambin denominada activa y dinmica y se encuentra ntimamente ligada con la pura, ya que sus aportes dependen de sus descubrimientos y bases tericas. Dentro de este marco, la presente investigacin pretende, encontrar los elementos para: Recomendar a las Universidades la racionalizacin y simplificacin de la produccin documental -no simplemente reducir- a favor de una gestin administrativa ms gil y eficaz. Configurar y acotar el Patrimonio Documental Histrico de las universidades en Colombia. CARACTERIZACIN DE LOS ARCHIVOS EN LAS UNIVERSIDADES
2.1
Para facilitar la identificacin de los archivos objeto de la investigacin, se trabaj con las tcnicas de muestreo aplicadas a los archivos en general, las cuales son una respuesta y/o medida que se toma frente al ritmo continuo de crecimiento vertiginoso de las series documentales conservadas en los archivos de las Oficina de Talento Humano. La informacin acerca de las caractersticas poblacionales es y ha sido una necesidad constante no slo para los gobiernos, sino tambin para todas las empresas u organismos e instituciones que de alguna manera desarrollan actividades para el servicio de la comunidad ya sea en el campo social, educativo y archivstico.
7
PARDINAS, Felipe, Metodologa y tcnica de la investigacin en Ciencias Sociales, Buenos Aires, Siglo XX, 1997, 289 p.
ABOUHAMAD, Apuntes de investigacin en ciencias sociales, Caracas, Instituto de Investigaciones, Universidad Central de Venezuela, 1999, 216 p.
9
BEST, J. W, Cmo investigar en educacin, Madrid, Morata, 1998, 178 p.
La imposibilidad de obtener informacin en muchos casos con base en la medicin de todas las unidades que componen la poblacin (censo) conllev a seleccionar slo una parte de ella (muestra) por mtodos que permitan considerarla representativa para inferir acerca de esas caractersticas poblacionales de inters. 2.2 POBLACIN OBJETIVO
La Poblacin objetivo estuvo constituida por los siguientes componentes: Universidades Privadas de Colombia que cuentan con formacin acadmica en el rea de la Archivstica en cualquiera de sus programas curriculares (pregrado o postgrado), adems de la oficina que maneja el Sistema de Archivos de la Universidad y personal a cargo del mismo. Universidades Privadas de Colombia tambin que dispongan de Sistema de Archivo y personal administrativo encargado del mismo. Universidades de carcter pblico, que cuentan con programas de formacin en Archivstica. En el caso colombiano, solamente existe una. 2.3 TAMAO DE LA MUESTRA
Para determinar el tamao adecuado de la muestra, y para obtener informacin sobre la poblacin en este estudio, se tuvieron en cuenta los siguientes factores. Presupuesto y tiempo asignado, Nmero y clase de variables que se observaron, Nivel de precisin que se est dispuesto a admitir (Tablas 2 y 3) Poblacin estudio: Sistemas de Archivo de las universidades en Colombia, reconocidas por el ICFES, Unidad de estudio o anlisis: funcionario encargado de la administracin del Sistema de Archivos. La seleccin de la muestra se realiz en una sola etapa sobre cuatro estratos, ya que Bogot es la ciudad que cuenta con mayor nmero de Universidades. Se calcularon varios tamaos de muestra tomando como parmetro principal de inters la proporcin de Universidades Colombianas, con Tablas de Retencin Documental, para el manejo de archivos, escogiendo el ptimo de 34, por presentar el menor error muestral y un nivel de confianza de 0,95. Se considera que la muestra es una parte de los elementos de la poblacin con la caracterstica esencial de ser representativa (mximo de informacin necesaria en un mnimo de documentos fiables) y el proceso u operacin de seleccin se denomina muestreo. El tamao de la muestra hace referencia al nmero de unidades que comprende la muestra, cuanto ms grande la muestra ms confiable el resultado.
Tabla 2. Valores predeterminados Valores predeterminados Nivel Confianza Z Error = delta 0,9 1,6449 0,04 0,95 1,9600 0,04 0,99 2,5758 0,04 Fuente: Elaborada por la autora. Proporcin estimada inicial 0,1 0,15 0,2 0,25 32 35 37 35 36 38 36 37 39 36 38 39
0,05 27 30 34
Tabla 3. Nivel de Confianza Proporcin estimada inicial 0,05 0,1 0,15 0,2 0,25 23 26 31 29 32 35 32 34 37 33 35 37 34 36 38
Nivel Confianza 0,9 0,95 0,99
Z Error = delta 1,6449 0,05 1,9600 0,05 2,5758 0,05
Fuente: Elaborada por la autora. 2.4 ETAPAS DE LA INVESTIGACIN
El proceso de investigacin fue desarrollado a travs de las etapas que se muestran en la Tabla 4. Tabla 4. Etapas de la investigacin
ETAPAS ETAPA 1.1.- Tema y problema de investigacin. 2.-Revisin Bibliogrfica y documental
OBJETIVOS
TCNICAS 1.- Rastreo bibliogrfico y documental, en bibliotecas y centros de documentacin. 2.- Consulta en los Opacs, que ofrecen las unidades de informacin. 3.- Identificacin del
INSTRUMENTOS
1.Identificar congresos, estudios, proyectos, libros, y artculos de revistas relacionados con el tema de investigacin
1.- Reseas analticas. 2.- Elaboracin de fichas, y apuntes en la Base de Datos
objeto de investigacin. 4.- Formulacin del problema. 5.- Determinacin de objetivos. 6.- Plan operativo de la investigacin.
ETAPA 2.1.Construccin del marco terico y 2.- Definicin de la tcnica de muestra para las universidades
1.- Estudio y conocimiento del sustento terico, legal y metodolgico que soporta el proceso de identificacin y valoracin documental. Seleccin y descarte de los documentos administrativos en las TRD de las Universidades privadas.
Entrevista con expertos. Rastreo bibliogrfico y documental.
Fichas de anlisis y de resumen.
ETAPA 3.1.- Conocer el comportamiento de los archiveros, en los procesos de identificacin y valoracin documental, en las universidades objeto de la muestra. 2.- Diseo de muestras de 2. Investigacin de documentos de corte estadstico. archivo. 1.- Recoleccin de la informacin y aplicacin de la Encuesta Estudio de Identificacin y Valoracin de series Documentales Anexo 3. 1.- A travs de una encuesta que se aplic en forma personal a los Validacin responsables de los encuesta. Archivos de las universidades.
de
la
1.- Describir, diagramar y analizar 1.- Organizacin de la informacin la Informacin recogida en los archivos de las universidades seleccionadas en la muestra; a partir de la descripcin y consolidacin de la informacin. Anlisis de datos. ETAPA 4.-
1.Matrices interpretacin
de 1.- Tablas de resultados e interpretacin.
1.- Disear instructivo para 1. Formulacin de la aplicar a series Tabla de Valoracin, facilitativas que as segn el formato lo requieran. utilizado.
ETAPA 5.-
1.- Lectura de las TRD 1.- Tablas y cuadro de anlisis. Retencin.
de
A travs de foros, reuniones y 1. Socializacin de presentaciones en la Informacin. las Universidades. ETAPA 6.
Conversatorios, Artculos en Publicaciones peridicas,
Textos
ETAPA 7. Redaccin y presentacin del trabajo al Director y Consejeros para su correccin y mejoramiento. Correccin del texto segn indicaciones del seor director. Registro de la informacin en el trabajo de investigacin. Recepcin de la propuesta de investigacin y del documento, para su revisin y dems aportes. Texto a entregar. Incluyendo metodologa de registros bibliogrficos, segn ISO, y el formato de trabajo del Archivo General de Andaluca. Trabajo elaborado
Fuente: Elaborada por la autora.
3.
MARCO TERICO
Con el objeto de investigar el estado del arte del tema y para el planteamiento del problema se revis la informacin existente sobre la temtica a desarrollar. El estudio se inici consultando algunas investigaciones del Consejo Internacional de Archivos-CIA y de la UNESCO cuyos aportes conjuntos estn reflejadas en las publicaciones de varios autores entre los que destac los de Sam Kula en su trabajo La evaluacin de las imgenes en movimiento; un estudio RAMP; Dereck Chaman en La recepcin de archivos corrientes y los cuadros de expurgo en las organizaciones internacionales; Flix Hull en la Utilizacin de tcnicas de muestreo de registros: un estudio RAMP con directrices al respecto y otros. Tambin se consultaron las publicaciones de Espaa, entre las se pueden mencionar las de las doctores Cortes Alonso, Heredia Herrera, Dupl del Moral, Cruz Mundet, Fugueras y otros. Se estudiaron artculos de revistas como las de Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios, Muselogos y Documentalistas ANABAD, The American Archivist, Archivaria, Revista de la Asociacin Latinoamericana de Archivos-ALA y otras; en lo concerniente a Manuales de Archivstica se analizaron los de los doctores, Mara Luisa Conde Villaverde, Jos Ramn Cruz Mundet, Ana Dupla de Moral, Paloma Fernndez Gil y Manuel Vzquez Murillo. En la Red INTERNET se visitaron pginas de algunos archivos en especial la del Archivo General de Andaluca Espaa, Archivo del Ayuntamiento de Barcelona, y otras que permitieron conocer sus avances y logros; especialmente de las Universidades Carlos III, Universidad de Granada, y Universidad de Navarra. Tambin se analizaron las publicaciones y la legislacin del pas relacionada con el objeto del trabajo. 3.1 EVOLUCIN HISTRICA DOCUMENTAL DE LA SELECCIN Y EL DESCARTE
Existen registros escritos sobre los primeros aportes ofrecidos sobre la temtica de la seleccin y el descarte documental que han sido sistematizados y difundidos por la archivstica norteamericana, a partir de Theodore R. Schellenberg, sin embargo sus orgenes se encuentran en tradiciones como la britnica, y la alemana. En los antecedentes se tuvo en cuenta la Oficina de la Public Record Office Act de 1877 que autoriz destruir los documentos posteriores a 1715 e indic que no tuvieran valor legal, histrico, genealgico, o anticuario. Ms tarde esta autorizacin se amplio a fondos posteriores de 1660. En Alemania la tradicin, se encuentra en los Cuadros de Expurgo que fueron desarrollados desde 1832 de igual forma el archivero ha jugado un papel destacado en el proceso, la preocupacin se ha centrado ms en la conservacin que en la destruccin. La contribucin de los archiveros ingleses es muy singular parece ser al definirse en pocas palabras que ellos valoran los documentos, para poder eliminar. Han estado muy
10
influenciados por la teora de Sir Hilary Jenkinson, parece ser que han dejado toda la responsabilidad en manos del gestor del documento. La literatura presenta una sntesis de las corrientes tanto inglesa como alemana ya que incorporan el caso norteamericano y que se ha venido difundiendo internacionalmente, con la teora de los valores primarios y secundarios en los documentos. Carol Couture, explica que en la archivstica la funcin de valorar recoge aspectos tericos que fundamentan la prctica de los calendarios de conservacin. Al valorar los documentos de una empresa, una institucin, una universidad, etc., el archivero con el apoyo de un equipo asesor determina posiblemente los plazos de conservacin y planifica su flujo a lo largo del ciclo vital. Decide que va a eliminar, en qu momento y los que debe conservar de manera permanente para constituir la memoria de la organizacin, del pas en ltima instancia. Para el caso de los Estados Unidos de Norteamrica en los aos 30 los archiveros norteamericanos se dejaron seducir por la idea de valorar para eliminar documentos. Pero desde 1940, un pionero en la materia, Philipp C. Brooks se opuso a este planteamiento. Con este archivista se inician en la bsqueda de criterios de valoracin. Brooks, se preocup por las copias, y define las pautas para juzgar el valor permanente. Ms adelante el profesor Schellenberg defini los conceptos que han suscitado el consenso mundial, los cuales son valores primarios y secundarios. Canad, con los Archivos Nacionales fue de las primeras instituciones en preocuparse de la valoracin en 1867; a partir de 1960 desarroll una poltica, estableciendo prioridades entre las instituciones que deban valorar sus fondos documentales. Aparecen planteamientos de Terry Cook, quien indicla necesidad de conocer y valorar bien las instituciones creadoras para que la valoracin de sus documentos sea pertinente y adecuada. Se destaca como aspecto fundamental la importancia del organismo creador de los documentos. En esta materia, no se puede olvidar a Terry Eastwood, archivista que insisti en la necesidad de considerar tambin el uso de los documentos; se podra afirmar que se viene buscando que cada entidad disponga de los calendarios; sin embargo la valoracin se ha venido convirtiendo en el eje sobre el que gira la Archivstica quebequense, que integra los valores administrativos y patrimoniales y enlaza con los conceptos de valor primario y secundario. 3.2 ANTECEDENTES DE LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL EN ESPAA
El conocimiento de la situacin de identificacin y valoracin documental en Espaa fue un factor importante, ya que los pases hispanoamericanos y en forma especfica, Colombia, han recibido un importante apoyo en la organizacin de los archivos. Al realizarse las Primeras Jornadas de Identificacin y Valoracin de fondos documentales de las administraciones pblicas en 1991 en Madrid, se definieron perfectamente dos de sus tres fases en la metodologa archivstica, la identificacin y valoracin de fondos. Se ha podido concluir la relacin directa entre la identificacin y valoracin de fondos
11
documentales ya que para valorar un fondo es necesario que sea previamente conocido e identificado.10_/ Los profesores doa Mercedes Martn-Palomino y Jos Luis La Torre Merino, han estudiado y presentado esta temtica en su texto Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales. 11 _/ Al efectuar dicho trabajo detectaron criterios comunes y en el hallazgo se pudo conceptuar que esta fase de anlisis se puede remontar al ao 1854 con el Real Decreto de 12 de mayo del Ministerio de Gracia y Justicia sobre los Archivos de las Reales Audiencias. En cada Audiciencia se deba nombrar una Junta de Archivos compuesta por el Regente Fiscal, dos magistrados, un teniente fiscal, y un perito versado en paleografa y en antigedades histricas. El 10 de enero de 1932 se modific en parte el texto de la Orden anterior, suprimiendo, para algunos documentos, bastaba el permiso del jefe administrativo de la dependencia. En 1942 se legisl, con relacin a los sobrantes de papel, tratando de solucionar ms un problema de espacio que una situacin de carcter archivstico. El 25 de mayo de 1969, adems se cre el Archivo de la Administracin, al fijar plazos de transferencias entre los distintos archivos de la Administracin Central. Todas ests iniciativas, se vieron ms completas con la Ley 16/1985 de 25 de junio, en su artculo 58 que incorpora la base legal para la valoracin y seleccin en el mbito nacional. Se destac que uno de los sistemas desarrollados en el proceso de identificacin y valoracin es el Sistema Legislativo en Catalua, en lo concerniente a sus normas que sirvieron de modelo para cuantos se han venido modernizando. Ms adelante en el ao 1992, con una Orden del Departamento de Cultura del 15 de octubre de 1992, se fijan los criterios de evaluacin y expurgo, as como los modelos de propuesta. Se conservarn los documentos textuales que permitan conocer orgenes del organismo productor, su organizacin y evolucin; los procesos de elaboracin de las leyes; el impacto o la eficacia de las actividades del organismo productor; el funcionamiento interno del organismo en cuanto a sus autoridades, relaciones de poder sobre un individuo, institucin o lugar acontecimientos importantes sobre poltica, economa, o sociedad, ciencias y tcnicas. El profesor La Torre explic que la aparicin del trmino en la literatura profesional acarre confusiones en un primer momento, ya que no se encontraba muy bien su ubicacin dentro de las tareas archivsticas. Se puede afirmar que desde el punto de vista archivstico, dentro de la operacin de la identificacin, existen factores fundamentales para todo el tratamiento archivstico, (el organismo productor, la competencia, la funcin, el tipo documental y la serie), los cuales se presentan a continuacin en la Figura 1, y se describen as:
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa, Manual de tratamiento de archivos administrativos, Madrid, Ministerio de Cultura, Direccin de Archivos Estatales, 1992. p. 29 LA TORRE MERINO, Jos Luis y MARTN PALOMINO Y BENITO, Mercedes, Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales, Madrid, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 1 reedicin, 2003, p. 14.
11
10
12
Figura 1. Factores del tratamiento archivstico
UNIVERSIDAD
TIPO DOCUMENTAL
COMPETENCIAS SERIE DOCUMENTAL FUNCIONES Unin de tipos Documentales iguales
RGANOS ADMINISTRATIVO ACTIVIDADES
Fuente: GMEZ DOMNGUEZ, David. Curso de Archivos Municipales: Ncleo II.-Anlisis, Identificacin y Valoracin de Series Documentales. Crdoba, 2003, 15 Diapositivas.
3.2.1 El rgano productor Cada productor genera documentos de distinto tipo, atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo y que se caracterizan por ser de un slo tipo para cada actividad, es as como la Escuela Iberoamericana de Archivos define al Organismo Productor como el estudio del elemento orgnico o sujeto productor de la documentacin que es aqul que como consecuencia del ejercicio de sus funciones la ha generado y no necesariamente quien lo remite al archivo.12_/ Unido a lo anterior, la Archivera Espaola Doa Vicenta Corts Alonso13_/ considera que se deben conocer las distintas unidades productoras de documentacin, las atribuciones que las respaldan y las actividades que desarrollan para efectuarlas. Los organigramas no son estructuras inalterables, ya que como creacin humana varan con los cambios al interior de las Organizaciones, pero los cambios deben ser tenidos en cuenta por los archiveros en el momento de recibir los documentos para marcar las variaciones del autor o entidad productora (aumento de la divisin, reduccin, acumulacin, desaparicin), al incorporar esos documentos a la serie de los ya existentes en el archivo. Generalmente lo que se observa es el cambio en la denominacin de la razn social.
12 13
LA TORRE MERINO, Op. cit., p. 15. Archivos Municipales, 2 ed, Madrid,
CORTS ALONSO, Vicenta, Manual de Asociacin Espaola de Archiveros, 1989, 208 p.
13
Segn la experta archivera Ana Dupl del Moral14_/ los rganos con las unidades que se integran en ellos, se consideran productores de documentos cuando adems de tener la competencia para emitir documentos para la tramitacin administrativa, son responsables de la gestin y seguimiento de esta tramitacin y del archivo de los documentos. En la metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales acumulados presentada por el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos, se establece que para la identificacin del organismo productor es necesario que se acuda a diferentes fuentes de informacin, que varan dependiendo de las caractersticas de la propia documentacin, es decir si se trabaja sobre documentacin reciente documentacin histrica, o si la identificacin es para un fondo pblico o privado. Lo anterior significa que el objetivo de la identificacin se centra en estudiar y determinar las series documentales y por lo tanto hay dos puntos de partida, as: Identificar el sujeto productor, es decir el que produce la documentacin. Identificar su actividad administrativa. A la hora de situar en el proceso de definicin de los rganos productores, se deben contemplar los siguientes instrumentos, para efectuar su anlisis: Boletines Oficiales Repertorio Legislativo ndice de Organismos Repertorio de Organigramas 3.2.2 La Competencia
Citando a Garca de Enterria 15 _/ la competencia es la medida de potestad que corresponde a cada rgano, siendo siempre una determinacin de normatividad, la competencia se constituye por razn de la materia (ratione materiae y dentro de ellas segn grados), por razn del lugar y por razn del tiempo. Esta circunstancia ha sido detenidamente estudiada por la archivera espaola doa Mara Paz Martn Pozuelo Campillo16_/, quin define que para el ejercicio de sus competencias toda institucin se ve ha menudo obligada a desgajarse en complejas unidades administrativas, cuyo nexo de unin es su dependencia de una unidad que representa la competencia principal. Cada una de las entidades o unidades menores son las encargadas de la realizacin de las funciones encaminadas a la realizacin de la competencia principal que define a la unidad mayor de quien efectivamente depende. De
14 15
DUPL DEL MORAL, Op. cit., p. 80.
GARCA DE ENTERRIA, Eduardo, Curso de derecho administrativo, Madrid, Civistas, 1981. Citado por: DUPL DEL MORAL, Op. cit., p. 82.
16
POZUELO CAMPILLOS, Mara Paz. Op. cit., p. 133.
14
esta manera, una serie de circunstancias y requisitos han de concurrir para que al final un organismo o entidad menor sea capaz de producir un fondo de archivos. En la archivstica moderna Segn lo expuesto por la Comunidad de Madrid, en un rgano o una entidad deben confluir todos los criterios de competencia (material, territorial, temporal), para que en ejercicio de la misma, pueda dictar vlidamente el acto administrativo que dicha competencia autorice.17_/ 3.2.3 La Funcin
Para la archivera espaola Paloma Fernndez Gil las funciones son atribuciones encomendadas o sealadas a una institucin para que realice y cumpla los fines para los que sta fue creada.18_/ Ahora bien, para el Archivo General de la Nacin de Colombia, en toda institucin hay funciones comunes y especificas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad y las especificas desarrollan la misin de la entidad y constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquier otra.19_/ Este prrafo sustenta, el porque en Colombia, se pueden desarrollar TRD para documentos horizontales o facilitativos y para series misionales. De lo anterior, se puede concluir que la funcin es la capacidad propia de las unidades administrativas y su capacidad de actuacin* a travs de actividades. Cuando la funcin se ejerce, lo hace a travs de una o varias actividades, estas actividades por tanto estn implcitas en la funcin. El profesor de La Torre, dice que al hablar de concepto de funcin se deben diferenciar varios niveles: por un lado las grandes funciones de la administracin que producen la estructura de la misma en grandes organismos; por otro lado se tiene que cada uno de estos organismos encomendado tiene una serie de funciones que son su verdadera razn de ser, que por otra parte son las que realmente permanecen en el tiempo y finalmente se tiene un tercer nivel que se corresponde con cada uno de los sujetos productores de un organismo de la administracin. Esta utilidad ser la funcin que participe en concreto en la formacin de la serie documental.20_/
17 18 19
DUPL DEL MORAL, Op. cit., p. 82. FERNNDEZ GIL, Op. cit., p. 76.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Cartilla de Clasificacin, Op. cit., p. 14. ACTUACIN: Conjunto de actividades y tareas especificas o inespecficas necesarias para cumplir una funcin.
20 *
LA TORRE MERINO, Op. cit., p. 21.
15
De acuerdo con los anteriores planteamientos Las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupacin documental, ya que stas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.21_/ 3.2.4 El Tipo Documental
Se entiende por tipo documental la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos.22_/ El tipo documental es tan importante que en algunos casos llega a confundirse con el concepto de serie, aunque en realidad es un elemento ms de la misma. En la Tabla 5, se presentan las diferencias entre Tipo y Serie Documental. Tabla 5. Diferencias entre Tipo y Serie Documental TIPO DOCUMENTAL El tipo es una unidad documental El tipo es Producido por una actividad concreta Producido por una misma norma Formato, contenido informativo y soporte homogneos
Fuente: Fernndez Gil, Op. Cit., p. 84
SERIE DOCUMENTAL La serie es un conjunto de documentos La serie se forma partiendo de una actividad administrativa Producido por una misma norma Ni el formato, ni el contenido, ni el soporte tiene porque ser homogneos
En sntesis para la Comunidad Archivstica Colombiana 23 _/ la unidad documental (tipo documental) es el resultado fsico de una actividad llevada ha cabo en las unidades administrativas; existen tantos tipos documentales como actividades se realicen en el transcurso de un trmite. Visto de esta manera, Corts Alonso24_/ afirma que los tipos documentales que forman las series relacionados con las actividades que los originan se forman a manera de familias,
21
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Cartilla de Clasificacin, Op. cit., p. 13.
ESPAA. MINISTERIO DE CULTURA, DIRECCIN DE ARCHIVOS ESTATALES, Diccionario de terminologa archivstica, Madrid, Ministerio de Cultura. Direccin de los Archivos Estatales, 1993 Citado por: LA TORRE MERINO, Op. cit., p. 21. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Cartilla de ordenacin documental, Bogot, Archivo General de la Nacin. Divisin de Clasificacin y Descripcin, 2003, 36 p.
24 23
22
CORTS ALONSO, Op. cit, p. 74.
16
segn se trate de actividades personales (cartas, memorias, diarios, discursos, ensayos), administrativas (acuerdos, informes, ordenanzas, expedientes personales), econmicas (facturas, balances, registros de caudales, liquidaciones), judiciales (autos, causas, sentencias, dictmenes), religiosas (bulas, sermones, actas de bautismo y , amonestaciones, entre otras). Los tipos documentales son muy variados y teniendo en cuenta que se derivan de las actividades de los funcionarios y las instituciones, dependern de cuales sean stas, los hay comunes utilizados por casi toda la organizacin y especficos que slo corresponden a tareas muy particulares. 3.3 FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGA UTILIZADA EN ESPAA PARA LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL
Al efectuar un anlisis a la metodologa de Espaa, se puede concluir que como resultado de este proceso aparecen dos funciones bsicas: la identificacin y la valoracin. Al interior del pas, an no se ha normalizado el proceso; existen cambios ligeros entre las regiones. Con la fase de identificacin se tiene claridad en la organizacin de un fondo, ya que se dispone del conocimiento exhaustivo de los diversos elementos que constituyen cada serie documental con lo cual se establecern los criterios adecuados de clasificacin y ordenacin. Esta tarea es de tipo intelectual, no fsica y supone la integracin de series al interior del cuadro de clasificacin. La valoracin consiste en el reconocimiento de los valores tanto primarios como secundarios a las Series, considerndose los siguientes: Administrativo, Fiscal, Jurdico, Informativo e Histrico Los valores, tanto administrativos como informativos existen siempre en cualquier documento, por lo que se deben fijar plazos para la vigencia administrativa; en el primer caso determinando plazos y en el segundo aclarando la intensidad y la calidad de la informacin. 3.3.1 Seleccin Consiste en la conclusin de la identificacin y valoracin. Se traduce en la propuesta a partir de dos opciones. La conservacin: que puede verse como total o permanente. Sin embargo cualquier documento debe conservarse mientras subsista su vigencia de tipo administrativo. Para el caso Andaluz la aprobacin o sancin de la propuesta de seleccin, corresponde a la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, mediante un Acuerdo.
17
Una vez aprobada por el rgano competente, es tambin una operacin fsica, mecnica de destruccin de unidades documentales. Se realiza una resolucin de aprobacin, para su publicacin. De igual forma, esta aprobacin se presenta en el formato de Tablas de Valoracin. 3.3.2 Ejecucin de la Eliminacin Cualquier eliminacin, aunque la Tabla de Valoracin est elaborada y publicada, exige una propuesta formal para los documentos a destruir. Para este efecto, la normativa andaluza ha previsto, llevar un registro ordenado de: Estudios de identificacin y valoracin, Registros de Tablas de valoracin, Extracto de Tablas de Valoracin, Registros de Estudios de Identificacin y Valoracin, Y Registros de Actas de Eliminacin. Ahora bien, la Comisin Andaluza, es el rgano competente para aprobar las tablas de valoracin y las propuestas de eliminacin que se presentan. 3.4 LA IDENTIFICACIN LATINOAMERICANO Y VALORACIN DOCUMENTAL A NIVEL
Para los diversos pases de Latinoamrica, se han venido siguiendo los lineamientos de las ctedras impartidas por las doctoras Vicenta Corts Alonso y Antonia Heredia Herrera y otros archiveros que han visitado los pases, en las distintas actividades de capacitacin; para el personal que tuvo la posibilidad de participar en cursos y becas en Espaa y que ha venido multiplicando sus conocimientos a lo largo y ancho de cada uno de los pases. Para el caso colombiano, en el Archivo General de la Nacin-AGN el personal ha recibido capacitacin al respecto y formacin que ya est dando frutos. En las polticas trazadas para la identificacin y valoracin documental, se considera que las funciones corresponden a una nocin ms estable, dado que existe una amplia variedad de documentos de ndole comn a la actividad administrativa y estos pueden ser comprendidos en una estrategia uniforme para todas las dependencias, cancelando as la dispersin, normatividad y la heterogeneidad de la solucin. En general las experiencias nacionales de Mxico, y Brasil25_/, han demostrado que el proceso de identificacin de series, ha existido durante un largo tiempo y como tal forma parte crucial en el tratamiento de la documentacin administrativa e histrica de cualquier
ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA. Grupo iberoamericano de tratamiento de archivos administrativos, Archivos administrativos iberoamericanos: modelo y perspectivas de una tradicin archivstica, Bogot: Archivo General de la Nacin, 1996, 439 p. (El modelo iberoamericano de tratamiento de documentos, 1)
25
18
pas, al tener como finalidad el conocimiento de la evolucin del sujeto productor y de sus competencias. A manera de conclusin, la Tabla 6 indica en resumen las experiencias de los pases que han venido trabajando en la metodologa del grupo Iberoamericano de tratamiento de archivos administrativos. Tabla N. 6 Fases del tratamiento archivstico
FASE
FINALIDAD
OPERACIONES
RESULTADOS
IDENTIFICACIN
Estudio de la estructura orgnica. Estudio de las disposiciones que regulan las competencias. Estudio de las normas de Conocimiento procedimiento que regulan los de la evolucin trmites. Organizacin del sujeto Estudio de las normas que del fondo. productor y de controlan la circulacin interna y sus externa de los documentos en la fase competencias. de produccin. Delimitacin del fondo, el periodo cronolgico y el nivel de valoracin. Anlisis de la informacin contenida en los documentos. Anlisis y Localizacin de documentos estudio de los recapitulativos y series duplicadas. valores Trascendencia de los testimonios primarios y contenidos en los documentos tanto secundarios. para la institucin productora como para la memoria colectiva. Elaboracin de Estudio de los resultados instrumentos obtenidos en las dos fases anteriores. mediante la Diseo de los instrumentos. manipulacin Normalizacin del lenguaje y de de la los instrumentos. informacin. Recogida de informacin.
VALORACIN
Establecimiento de plazos de transferencias, conservacin y accesibilidad. Sentar las bases de la difusin y el acceso.
DESCRIPCIN
Fuente: ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, Archivos administrativos iberoamericanos: modelo y perspectivas de una tradicin archivistica, Bogot, Archivo General de la Nacin, 1996, 407 P.
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3.5
ANTECEDENTES DE LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL EN COLOMBIA
El Archivo General de la Nacin de Colombia presenta la Identificacin como una actividad que permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacin motivo de anlisis, la identificacin de las secciones, series dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional de la entidad productora. Cada serie documental esta asociada a un asunto en particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trmite que los genera. En los fondos documentales las series y subseries documentales deben reflejar los documentos generados o recibidos en razn de las funciones asignadas a cada unidad administrativa de acuerdo con su competencia. Se puede concluir que las series estn integradas por tipos documentales que pueden ser singulares cuando se trata de un solo tipo documental o compuestas cuando estn integradas por varios documentos que no deben separarse porque corresponden a un trmite administrativo que debe respetarse (orden natural de los documentos). De nada sirven los fondos documentales de una universidad, colocados en un depsito si no han sido sometidos a una buena organizacin y a un programa descriptivo para poder hacer accesible los mismos y la informacin que contienen a la comunidad universitaria. Lo deca el politlogo Kart Deutsch la tarea primordial consiste en saber lo que hay que hacer, saber adems cundo y cmo hacerlo, saber igualmente lo que se ha hecho, cules son los resultados de lo que se hizo, y conocer los resultados de las propias acciones todo lo cual supone la existencia y localizacin de archivos organizados y tecnificados con capacidad de conservacin y recuperacin de la informacin que crece geomtricamente.26_/ 3.5.1 Los Programas de Gestin Documental-PGD en Colombia A finales del ao 1980, se plante en Colombia la necesidad de que las instituciones pblicas e igualmente las privadas adoptaran una poltica archivstica con base en una normatividad jurdica acorde con el desarrollo de las nuevas tendencias en el manejo de la informacin, que a su vez sustentara la modernizacin de los Programas de Gestin Documental- PGD, para lograr el desarrollo armnico de los archivos de la Nacin y convertirlos en verdaderos centros de informacin tiles, no slo para la investigacin y la cultura, sino para apoyar la administracin y modernizacin, facilitando la transparencia. Se sugiri en ese entonces la organizacin del Sistema Nacional de Archivos- SNA, como una estrategia de coordinacin y cooperacin permanentes entre los distintos archivos a
26
DEUTSCH, Kart, Poltica y administracin, Mxico, Fondo de Cultura Econmica, 1991. 396 p.
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nivel nacional. La propuesta se concret el 22 de diciembre de 1989, cuando se firm la Ley No. 080, por medio de la cual se cre el Archivo General de la Nacin-AGN y se estableci el Sistema Nacional de Archivos- SNA, como un Programa Especial para todas las instituciones archivsticas y colecciones documentales tanto en el sector pblico como en el privado. Las polticas trazadas por el AGN, conceptuaron que un Programa de Gestin Documental-PGD, debe definir su alcance, y lo plasmaron en el esquema, que se muestra en la Figura 2. Figura 2. Alcance de un Programa de Gestin Documental
ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Produccin o Recepcin
Disposicin final
Preservacin Temporal
Trmite
Proteccin Distribucin Eliminacin Conservacin permanente
Consulta
Retencin
Almacenamiento
Recuperacin
Fuente: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Gestin documental: bases para la elaboracin de un Programa, Bogot, Archivo General de la Nacin AGN, 1996, p. 15. (Mini/Manual, 3)
El PGD tiene los aspectos desde la produccin, hasta la conservacin permanente, preservacin temporal y la disposicin final. Analiza aspectos de la produccin o recepcin del documento, el trmite, la distribucin la consulta, la retencin, el almacenamiento, la recuperacin, la proteccin, y aspectos de conservacin temporal, y disposicin final.
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Los Programas de Gestin Documental- PGD, introducidos en los archivos en estos ltimos diez aos en Colombia, tambin han llegado a los archivos de las universidades con lo cual se ha contribuido al buen funcionamiento del Sistema Archivstico, mediante la adopcin de tcnicas normalizadas y su aplicacin en los archivos. El Archivo General de la Nacin- AGN (1996), en su texto Gestin Documental, desarroll este concepto. 3.5.2 Metodologa para desarrollar la identificacin y valoracin documental en Colombia Las entidades del sector pblico y privado en Colombia siguen la metodologa indicada por el Archivo General de la Nacin en la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental, la cual se desarrolla en las siguientes etapas: Primera etapa Compilacin de la siguiente informacin institucional: disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relacionadas con la creacin y cambios estructurales del organismo, para el caso del estudio de la universidad. (Decretos, Acuerdos, Resoluciones y Directivas); Estructura interna vigente y anteriores; Manuales de funciones y de procedimientos; Normas legales vigentes, sobre las competencias de la Entidad; Historia de la Entidad; Reglamentos y normas vigentes, relacionadas con los documentos y los archivos. Segunda Etapa Se completa la informacin con: Entrevista y diligenciamiento de la Encuesta estudio unidad documental con los productores de los documentos, en cada oficina; Identificacin y definicin de unidades documentales; Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los Manuales de las dependencias del organigrama y el flujo documental; Integracin de series documentales; Identificacin de los valores primarios de las series documentales; Estudio de los circuitos administrativos; Tercera Etapa Anlisis de toda la informacin recolectada;
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Se corrige o ratifica la integracin de series documentales; Valoracin y seleccin documental de las series identificadas y a continuacin de las series especficas o misionales; Cuarta Etapa Propuesta de Tablas de Retencin Documental; Anlisis de las Tablas de Retencin Documental en el Comit de Archivo de la Entidad, para el caso de estudio y revisin en la Universidad; En caso de ser del sector pblico presentacin y aval de la propuesta de Tablas de Retencin Documental y Acta del Comit de Archivo respectivo al Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin. En caso de ser del sector privado aprobacin en el Comit de Archivo de la Entidad. Si la instancia competente efecta observaciones a las Tablas de Retencin Documental presentada, la Entidad est obligada a atenderlas y deber presentarlas nuevamente. Quinta Etapa Una vez aprobadas las Tablas de Retencin Documental TRD, se hace la correspondiente difusin y se definen los siguientes aspectos: Fecha a partir de la cual se hace obligatorio cumplimiento; Se entrega un instructivo para aplicarlas en los archivos de gestin y central. Se entregan las normas de organizacin de los archivos de gestin, en concordancia con las Tablas de Retencin Documental TRD. Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin de las respectivas Tablas de Retencin Documental y el Archivo General de la Nacin, por su parte ejercer funciones de inspeccin y vigilancia en concordancia con el artculo 32 de la Ley N. 594 de 2000. Como responsables de la evaluacin del orden nacional se encuentra el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, previo concepto emitido por el Comit Evaluador del Documentos del AGN. Para los organismos del orden departamental el Comit Evaluador de Documentos del Orden Departamental. Y para los organismos del orden municipal el Comit Evaluador de Documentos del Orden Municipal. En el Anexo 4 se presenta un formato de Tablas de Retencin Documental-TRD, tal como se utilizan en Colombia.
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3.6
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL
Documento Es el registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valores administrativo, fiscal, legal, econmico, contable, histrico y debe ser objeto de conservacin. En el ciclo de vida de los documentos de los archivos de la universidad. Tomando como base las consideraciones del profesor Ramn Alberch Fugueras27_/ lo recomendable es considerar las fases de la documentacin, as: Fase Activa: es la primera edad del documento, que corresponde al momento de su produccin, recepcin y utilizacin en el trmite inicial, periodo que tiene una duracin de cinco aos. Fase Semiactiva: se trata de la segunda edad, cuando el documento ya ha alcanzado el objetivo que origin su creacin y durante la cual solo es objeto de una consulta eventual. Fase inactiva: se denomina tercera edad, que consolida la reduccin de la utilidad administrativa y jurdica de un documento, y la posibilidad de una conservacin permanente en el en caso de que rena un valor de testimonio informativo evidente. La profesora Heredia Herrera comenta en sus diversos textos, que desde el ao de 1972, el archivista Carlos Wiffels plante la teora de las tres edades de los documentos que dieron lugar a diferentes categoras de archivos. Dicha teora est en relacin con la idea y realidad que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una larga vida propia. En la Tabla 7, se presenta el esquema del ciclo de vida del documento. Tabla 7. Ciclo de vida de los documentos ARCHIVO De Gestin o de oficina Intermedio EDAD Primera Segunda VALOR Primario Primario preferentemente Primario y secundario
DURACIN
LOCAL Oficina o productora dependencia
5 aos
10 30 Archivo Central de la institucin aos 30 50 Archivo fuera de la institucin aos
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FUGUERAS, Ramn Alberch, Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento, Barcelona, Editorial UOC, 2003, 221 p.
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Histrico
Tercera
Secundario
Indefinida
Archivo histrico dentro o fuera de la institucin.
Fuente: HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivstica general; teora y prctica, Sevilla, Diputacin Provincial, 1989, p. 129.
En la gestin documental se contempla la multidisciplinariedad y la integracin; participa de algunas de las caractersticas del modelo definido por los expertos Theodore R. Schellenberg, Luciana Duranti, e incluso Terry Cook. Retomando primero al anlisis de la institucin y su fondo documental, luego las series documentales. Como funcin, la valoracin estuvo adscrita durante bastante tiempo a los archivos intermedios o centrales, pero hoy da tanto en Espaa, como en Colombia; se puede observar que se ha iniciado un proceso desde las reas de produccin documental, y en los Archivos de Gestin lo cual involucra un cambio. Tambin es necesario analizar la valoracin como funcin archivstica, con los siguientes objetivos bsicos: Racionalizacin y simplificacin de la produccin documental -no simplemente reducir a favor de una gestin administrativa ms gil y eficaz-. Configuracin y acotamiento del patrimonio documental histrico de un territorio. Optimizacin de la generacin del documento con lo cual afecta directamente a la serie documental. 3.6.1 Interrogantes a formular Cundo Y Dnde? En el proceso de identificacin y valoracin documental, la doctora Heredia Herrera recomienda utilizar algunas preguntas relacionndolas con tiempo y espacio; las respuestas facilitarn el conocimiento del proceso de identificacin y valoracin documental, pero sobre todo afectarn los criterios a tener en cuenta a la hora de su implantacin. El tiempo de la evaluacin debe adelantarse en forma sensible, situndolo en el tiempo de creacin de los documentos. Se podr as facilitar la ejecucin de la seleccin convirtiendo la eliminacin en un proceso controlado y automtico, cuando los documentos estn en papel o en medio magntico. A la hora de situar en el tiempo los procesos de evaluacin es necesario tener en cuenta dos vas de actuacin relacionadas respectivamente con posiciones preventivas o curativas, de los documentos que estn por crearse y los que ya han sido producidos. La primera lleva a evitar documentos innecesarios, relacionando su produccin. La forma de evaluacin documental, los problemas de identificacin, localizacin y
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contextualizacin, los plazos de eliminacin o conservacin definitiva, y dems aspectos a considerar debern estar delimitados de antemano, es decir en el momento de la creacin de la tipologa documental. El dnde, es decir el lugar o espacio en el cul debe decidirse la valoracin y la seleccin est relacionada con la respuesta sobre quienes han de tomar esa decisin. La identificacin en el proceso de evaluacin sirve para establecer la metodologa que responda al cmo hacerlo. Adems hay que incluir aspectos de formacin del talento humano, dedicado a las nuevas funciones de la Archivstica, as como la incorporacin del Estado en estas prioridades. En la Figura 3, se ilustra el aspecto de integracin. Figura 3. Esquema Integrador
Identificacin Valoracin
Seleccin
Conservacin Sancin o aprobacin
Eliminacin
Ejecucin o aplicacin
Fuente: HEREDA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p.199-230
La doctora Heredia Herrera: apunta que es la funcin del proceso de valoracin, para no confundir con la etapa de valoracin, dentro del mismo proceso, junto con la identificacin y la seleccin.. La identificacin que facilitar adems la organizacin y la descripcin, con respecto a la evaluacin en todo el proceso documental, se debe situar incluso en el momento de crear los documentos y de delimitar las series documentales. La seleccin est indisolublemente unida a los conceptos de ciclo vital y fases del archivo; autores como Theodore R. Schellenberg sugieren considerar aspectos en el proceso como: La jerarqua administrativa y funcional. El valor del documento depende en buena medida del lugar que la oficina productora ocupe en la pirmide organizativa,
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Los valores primarios, y Los valores secundarios. En las Universidades en materia de archivos hay que lograr que el trabajo con los documentos, sea una responsabilidad compartida y multidisciplinaria es decir que varios profesionales trabajen con los archiveros, productores, juristas, gestores, administrativos y an usuarios. El proceso afecta directamente a las agrupaciones denominadas series y subseries y a sus tipos documentales.28_/ 3.7 PRECISIONES EN LA CONFORMACIN DE UNIDADES DOCUMENTALES
Consultando al Grupo de Archiveros Municipales de la Comunidad de Madrid, los estudios de Tipologa Documental conducen al conocimiento del rgano y de las funciones administrativas que producen, los documentos y sus funciones a travs, si es posible, de la normativa que los origina y tambin de los tipos documentales producidos como consecuencia y expresin de las actuaciones de ese rgano en el ejercicio de sus funciones. 29_/ Para muchos casos como los previstos en este apartado, Colombia an no dispone de la norma especfica.
28 29
Serie y subserie trminos que se encuentran en el Glosario de Colombia.
RUIZ RODRGUEZ, Op. cit., p. 45.
27
4.
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
En Colombia se denominan Tablas de Retencin Documental, cuando se elaboran a la documentacin de los ltimos aos y se denominan Tablas de Valoracin para la documentacin que pertenece a periodos de anteriores vigencias administrativas es decir la herramienta a aplicar a documentacin de fondos acumulados. En Espaa las llaman Tablas de Valoracin. Para su estudio y desarrollo una base fundamental, es la normatividad existente, con base en el tipo de organismo y sus funciones. 4.1 COMIT DE ARCHIVO
Un aspecto fundamental al interior de la archivstica en Colombia es la creacin del Comit de Archivo legalizado mediante acto administrativo, las universidades lo han ido estableciendo como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de ayudar a definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, as como en la revisin y aprobacin de las Tablas de Retencin Documental TRD. 30 _/, metodologa seguida a partir de las exigencias del Reglamento General de Archivos, segn Acuerdo No. 07 de 1995 del Archivo General de la Nacin. La composicin del Comit de Archivo esta definida para los siguientes trabajadores en los distintos organismos: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo (Secretario General y Vicerrector Administrativo, servicios generales, etc.), El jefe de la Oficina Jurdica, El jefe de la Oficina de Planeacin, El jefe de la Oficina de Organizacin y Mtodos, El jefe del Archivo Como invitados pueden acudir los jefes de las Unidad de Control Interno, tcnicos y archiveros y otros profesionales con estudios, y experiencia en el rea. Tambin pueden asistir, segn el tema a tratar los jefes de las dependencias, de donde sean los documentos, que se van a estudiar. En la metodologa desarrollada, para definir las Tablas de Retencin Documental, se dispone de un formato de Tablas de Retencin Documental, el Anexo 3.
30
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Op. Cit., p.23.
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El Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nacin de Colombia, indica como uno de los aspectos de la funcin archivstica es la correspondiente a la Valoracin documental para lo cual debe desarrollarse toda una metodologa de trabajo, comenzando por la organizacin, la identificacin y dems pasos metodolgicos para la elaboracin y aplicacin de las TRD en los archivos. En el pas, se est trabajando por una archivstica que incluya atencin al ciclo vital del documento, elaboracin de cuadros de clasificacin y de tablas de retencin documental. Es realmente nueva, viene de estos ltimos 15 aos; sin embargo la normatividad relacionada con aspectos an es reducida. Unido a lo anterior, en el desarrollo del trabajo se efectu una compilacin de normas legales vigentes, la cual arroj el siguiente resultado. Las normas se registraron en orden cronolgico y segn la jerarqua de cada norma. 4.2 BASE LEGAL
Para el adelanto del trabajo en las universidades, se hizo una compilacin de las disposiciones y normas legales vigentes relacionadas con el tema del trabajo, con el fin de facilitar la valoracin; entre estas se mencionan las siguientes en orden de jerarqua: 4.2.1 Constitucin Poltica de Colombia Artculos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 94, 112 y 113, se relacionan con documentos de archivo. 4.2.2 Leyes Ley No. 795 de 2003, Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, Ley N. 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario en sus artculos 34, numerales 1, 5, y 22 y artculo 35, numerales 8, 13 y 21. Ley N. 594 de 2000, del 14 de julio. Ley General de Archivos. (Se encuentra en el anexo 2.) Ley N. 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrnico y de las firmas digitales y se establecen las entidades certificadoras. Artculos 6, 8, 9, 10, 11, 12, y 13 Ley N. 270 de 1996, Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en los despachos judiciales. Ley N. 190 de1995, faltas y delitos en archivos, artculos 27 y 79. Ley 80 de 1989, crea el Archivo General de la Nacin.
29
4.2.3 Decretos Decreto N. 1145 de 2004, Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Informacin Administrativa del Sector Pblico SUIP, que guarda y custodia las hojas de vida de los servidores pblicos. Decreto N. 254 de 2000, expide el rgimen para la Liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional. Decreto N. 1725 de 1997, Divisin de documentos de la DIAN. Decreto N. 998 de 1997 reglamenta las Transferencias de los Documentos Histricos de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto N. 1094 de 1996, relacionada con los Archivos Laborales Informticos. Decreto N. 1382 de 1995, sobre Tablas de Retencin Documental TRD Transferencias al Archivo General de la Nacin. 4.2.4 Acuerdos del Archivo General de la Nacin Acuerdo N. 02 de 2004 en el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados. Acuerdo N. 15 de 2003 adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002, indica como integrar el Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin. Acuerdo N. 42 de 2002 establece criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplan con funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23, y 26 de la Ley General de Archivos. Acuerdo N. 41 de 2002 reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 29 y su pargrafo de la Ley 594 de 2000. Acuerdo N. 39 de 2002 regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental TRD en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo N.38 de 2002 desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos, sobre responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y archivos. Acuerdo N. 16 de 2002 Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para a contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa, y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. y
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Acuerdo N. 16 de 2002 se dictan disposiciones para el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Acuerdo N. 60 de 2001 establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas. Acuerdo N. 56 de 2000 desarrolla el artculo 45 Requisitos para la consulta, del captulo 5 acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos. Acuerdo N. 47 de 2000 desarrolla el artculo 43 del Captulo V Acceso a los documentos de Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos Restricciones por razones de Conservacin Acuerdo N. 09 de 1997 Reglamenta el procedimiento para la evaluacin de las Tablas de Retencin Documental TRD. Acuerdo N. 11 de 1996 Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo N. 09 de 1995 reglamenta la presentacin de Tablas de Retencin Documental TRD de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin. Acuerdo N. 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin. 4.2.5 Circulares del Archivo General de la Nacin Circular N. 1 de 2004 Inventario de documentos a eliminar. Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N. 004 de 2003 relacionada a la organizacin de las historias laborales. Circular N.04 de 2003 Organizacin de las Historias Laborales. Circular No. 1 de 2003 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo. Circular 07 de 2002 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular N. 01 de 2002 Sugerencias de acciones a considerar para la presente vigencia en el Plan operativo de los Consejos Departamentales de Archivos. Circular 03 de 2001 Transferencia de la documentacin histrica de los Archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN. Circular N. 1 de 1998 Creacin y desarrollo del Archivo General del Municipio. Circular N.02 de 1997 Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos.
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Circular 01 de1997 Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia. 4.3 TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
Siguiendo la metodologa del Archivo General de Andaluca, en las Tablas 8 a 20 se presenta como propuesta un modelo de Tablas de Valoracin de las oficinas de Talento Humano para las universidades tanto del Sector Privado. Para codificar las series documentales, se les asign un nmero en orden ascendente. La denominacin, corresponde a la recomendada por ser serie documental. No se registran los nombres de las 34 universidades que se visitaron una a una. Las universidades se han ido estableciendo en diferentes aos; en el campo de Procedencia y en la casilla de datos de Fecha Inicial y Final, las series son activas, en su totalidad. La denominacin de la oficina, es Talento Humano, Oficina de Personal, y Relaciones Industriales TABLA 8. Cdigo 01. Expedientes del Comit laboral Cdigo 01 Denominacin EXPEDIENTES DEL COMIT LABORAL: Este serie documental es un documento de carcter oficial, de formato legalmente establecido, con base en la norma tcnica colombiana 3394 de 1996 del 19 de junio. En la documentacin se registra las conclusiones de lo presentado y lo aprobado. De igual forma, se incluyen las recomendaciones al Vicerrector y rector de la Universidad en asuntos de ndole laboral. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de Oficina de Talento Humano (*)32 _/
ORGANISMO (*) 31 Universidad carcter privada.
FECHA FINAL
31 32
Universidades de carcter privada, definidas en la muestra. Fechas: Pueden variar, segn la creacin de las universidades.
32
RANGO
NORMATIVIDAD APLICABLE FECHA DE FECHA DE DISPOSICIN APROBACIN PUBLICACIN
DIARIO OFICIAL No.
Norma interna de las universidades, resolucin o acuerdo.33 ESPECFICA Memorando Manual de Funciones de la oficina. Manual de Procedimientos
Memorando
Rgimen Laboral Colombiano. Artculo 51.
Medios de prueba.
23 de diciembre de 1961.
23 de diciembre de 1961
30694
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, nicamente en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 del 14 de julio.
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL OBSERVACIONES DOCUMENTO TRADICIN DOCUMENTAL Acta del Comit Original Agenda de la reunin Original Proyectos a Estudiar Original Carta de citacin a reunin Copia Carta excusa de no asistencia Original
33
Indica la creacin de los Comits, al interior de las universidades.
33
NOMBRE Subordi nadas Completen tarias II Recopilato rias
SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad Universidad Universidad
Historia Laboral del empleado Expedientes del Comit Laboral Nmina
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de Talento Humano. Departamento de Talento Humano Departamento de Talento Humano
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por tener valores secundarios.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo CONCEPTO S S No S Aporta informacin de carcter laboral a lo administracin y comunidad de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico. PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga el actual sistema de comits, en la Universidad. Durante la vida del personal administrativo, acadmico y de la Vicerrectoria de Promocin y Desarrollo Humano.
Histrico
Propuesta de Conservacin y / o eliminacin
Conservacin total de la serie. Puede incluirse en un programa de microfilmacin con fines de seguridad.
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TABLA 9.
Cdigo 02. Expedientes del Comit de Evaluacin y Clasificacin Docente 02 Denominacin EXPEDIENTES DEL COMIT DE EVALUACIN Y CLASIFICACIN DOCENTE:
Cdigo
Organismo Universidad Privada
Expediente que se tramita a peticin de los docentes para su correspondiente clasificacin, segn el Reglamento del Personal Docente de la Universidad. Se trata de un procedimiento que se efecta en forma anual, en las universidades. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) Fecha Unidad Administrativa / Funcin Fecha Final Inicial Oficina de Talento Humano
NORMATIVIDAD APLICABLE RANGO DISPOSICIN FECHA DE APROBACIN FECHA DE PUBLICACIN DIARIO OFICIAL No.
ESPECFICA
Norma interna de las universidades, resolucin o acuerdo. Memorando Manual de Funciones de la oficina Manual de Procedimientos
Memorando
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DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Acta del Comit Original Agenda de la reunin Original Hojas acadmicas de docentes Copia Certificados de estudios de doctorados, Copia magster y especializaciones Carta de citacin a induccin Copia Carta excusa de no asistencia Original Constancia de trabajos. Original Constancia de publicaciones Copia SERIES RELACIONADAS ORGANISMO
NOMBRE Subordi nadas Complementaria s II Recopilatorias
UNIDAD ADMINISTRATIVA Secretaria General Departamento personal de
Expediente de Resoluciones. Historias docentes laborales de
Universidad los Universidad
Plazos de permanencia y transferencia PLAZO JUSTIFICACIN En Archivo de Gestin 10 aos Consulta En Archivo Central 10 aos Consulta En Archivo Histrico Conservacin permanente Por tener valores secundarios.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico CONCEPTO S S PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga el actual sistema de Comits, en la Universidad. Durante la vida del personal docente en la Universidad.
36
Fiscal o econmico Informativo
No S Aporta informacin de carcter laboral a lo administracin y comunidad de la Universidad. Presenta un testimonio de la existencia de un procedimiento de evaluacin de las caractersticas acadmicas del Personal Acadmico de la Universidad que posibilita el cambio de clasificacin y su correspondiente remuneracin en forma anual.
Histrico
TABLA 10. Cdigo 03. Expediente de trmites de cheques Cdigo 03 Denominacin EXPEDIENTE DE TRMITES DE CHEQUES. Expediente que refleja los diversos trmites que se deben efectuar para solicitar un pago a travs de cheque, desde la solicitud, hasta la entrega del mismo. Generalmente se efectan estos trmites para el personal que no firma contrato y que es ocasional. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 35_/ (*)36 _/
ORGANISMO (*)Universidad carcter privada34_/
Fecha Final
Nombre de las Universidades objeto de muestra. Oficina que puede recibir diferentes nombres como: Talento Humano, Personal, Relaciones Industriales. 36 Fechas: Pueden variar, segn la creacin de las universidades.
35
34
ESP ECF ICA
RANGO
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN
BOLETN OFICIAL No.
37
Memorando
Manual Funciones
de
Memorando
Manual de Procedimientos.
Ley No.722, artculos del 712-651. Decreto No. 2649 de 1993.
El Cheque
diciembre 20 de 1995.
diciembre 20 de 1995
42156
Se reglamenta la contabilidad en general y se expiden principios o normas de la contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
13 de enero de 45096 1994
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio.
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL TRADICIN DOCUMENTO DOCUMENTAL OBSERVACIONES Solicitud pago por servicios prestados Original Solicitud giro de cheque Aprobacin giro de cheque Comprobante giro cheque Solicitud firmas comprobante y cheque Autorizacin entrega cheque Original Original Original Original Original
SERIES RELACIONADAS
38
NOMBRE Subordi nadas Complement arias II Recopilato rias Comprobantes de contabilidad. Movimiento diario.
ORGANISMO Universidad
UNIDAD ADMINISTRATIVA Divisin Financiera
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico CONCEPTO S S S PLAZO PERMANENCIA Si para conocer las fechas de solicitud y de pago. Se debe conservar por valor probatorio y comercial. Los Manuales de funciones y de procedimientos, requieren conservarlo para una posible consulta. Aporta informacin de carcter financiero y contable a la administracin de la Universidad y a la comunidad de hermanos de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico.
Informativo
Histrico
39
TABLA 11. Cdigo 04. Informes de asesora laboral Cdigo 04 Denominacin INFORMES DE ASESORA LABORAL: Expediente preparado por un doctor en Derecho y Ciencias Econmicas que representa a la Universidad y le permite ofrecer asesora y representacin de carcter laboral ante los tribunales y jueces de la repblica. Generalmente preparan los documentos, asisten a las citaciones, representan la Universidad, y estn pendientes de los diversos fallos. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 38_/ (*)39 _/
FECHA FINAL
ESPECFICA
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE DIARIO APROBACIN PUBLICACIN OFICIAL No. Ley de Ley 30 de educacin Diciembre 28 Enero 5 de 40.700 1992 superior de 1992 1993 RANGO Memorando Manual Funciones la oficina de de
Memorando
Manual de Procedimientos
38
37
40
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Solicitud asesora laboral Original Documentos a estudiar Original Respuesta a solicitud de asesora laboral Original Solicitud visita confrontacin datos Original Copias de fallos Copias SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad
NOMBRE Subordi nadas

Complementarias II Recopilatorias
Historias laborales
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de Talento Humano
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 25 aos. Eliminacin parcial La consulta. de los expedientes. En el Archivo Histrico .
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA CONCEPTO PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga la tramitacin del proceso laboral en el juzgado y en tribunal Administrativo S administrativo. Legal o jurdico S Si durante el trmite de la demanda y hasta que se produzca el fallo.
41
Fiscal o econmico Informativo Histrico
S S S
La demanda puede ocasionar el pago de derechos o salarios. Testimonio de procedimientos. Por ser un testimonio de cmo eran los procesos de manejo de talento humano, sirve a la investigacin y consulta como jurisprudencia.
Se propone una eliminacin parcial de los documentos, despus de 30 aos de conservacin. Aplicar un muestreo de tipo cualitativo, y a la muestra documental conservarla en forma permanente.
TABLA 12. Cdigo 05. Gestin de seguridad Social Cdigo 05 Denominacin GESTIN DE SEGURIDAD SOCIAL: Expediente que refleja el cumplimiento de los diversos compromisos de seguridad social de la Universidad, con sus empleados, ante los diversos organismos competentes para ello. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 41_/ (*)42 _/
FECHA FINAL
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE APROBACIN Amplia la Ley 789 de proteccin 27 de 2002. social y se diciembre modifican 2002 algunos conceptos. RANGO
ESPECFICA
FECHA DE PUBLICACIN 29 diciembre 2002
DIARIO OFICIAL
de 45079 de
41
40
42
Ley 789 de Regmenes 2002 pensionales exceptuados especiales Ley 30 de Ley de 1992 del 17 educacin de superior diciembre. Ley N. 100 Seguridad de 1993 social
29 de enero de 30 de enero de 45037 2002 2002 y 17 de diciembre 29 de diciembre de 1992 40700
41148
Decreto 1281 1995.
N. Actividades de alto riesgo
de 23 de julio de 22 de octubre 42903 2004 de 1996
Por la que se Ley 776 de dictan normas 11 de 2002 del 11 sobre diciembre de organizacin, diciembre admn., y prestaciones del sistema general de riesgos profesionales. Memorando Manual de Funciones de la oficina Manual de Procedimientos
11 de diciembre
45037
Memorando
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14. De igual manera el empleado dueo de la informacin.
43
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Formato de inscripcin al Instituto de Copia Seguros Sociales ISS y dems EPS. Formato reporte de novedades a la EPS Copia Comunicacin de novedades al ISS Original Reportes de la ARP Copia Inscripcin a la Caja de Compensacin Copia Familiar Subsidio Familiar Copia Subsidio para compra de tiles escolares Copia Formato de inscripcin al Fondo de Copia pensiones. Reporte de novedades al Fondo de Copia pensiones. Expediente Bonos pensionales Original Administradora de Riesgos Profesionales Original Entidades Promotoras de Salud Original Fondo de Pensiones y Cesantas Original Caja de Compensacin Familiar Original
NOMBRE Subordi nadas Complementarias II Recopilatorias Historia Laboral Expediente de Bonos Pensionales
SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento Personal de
Ministerio de Tesorera Hacienda y Crdito Pblico.
44
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA CONCEPTO PLAZO PERMANENCIA Mientras se encuentre vinculado a la Universidad, durante su vida de pensionado y hasta tanto dure el derecho a los beneficiarios. Mientras este activo en la Universidad, durante su vida de pensionado y hasta tanto dure el derecho a los beneficiarios. La documentacin con valores econmicos, que hace parte de pruebas que dan derechos econmicos, es conservada en forma permanente. Es el testimonio de los procedimientos en Seguridad Social. Son testimonio de la realizacin de pruebas de derechos adquiridos.
Administrativo
Legal o jurdico
Fiscal o econmico
Informativo
Histrico Propuesta de Conservacin y / o eliminacin
Conservacin total de la serie. Debe incluirse en un programa de microfilmacin con fines de seguridad.
TABLA 13. Cdigo 06. Estadsticas Cdigo 06 Denominacin ESTADSTICAS: Serie que representa en cifras estadsticas el movimiento del Talento Humano tanto acadmico como administrativo de la Universidad, en aspectos de ttulos, carga acadmica, tiempo de trabajo, gnero, edad, salarios y otros
Organismo (*)Universidad carcter privada43_/
PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 44_/ (*)45 _/
FECHA FINAL
44
43
45
Rango
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE DIARIO APROBACIN PUBLICACIN OFICIAL No. la Diciembre de 1992 28 5 de enero de 40700 1992
ESPECFICA
Ley 30 de Ley de 1992. educacin superior Memorando Manual Funciones la oficina
de Diciembre de 2004
Memorando
Manual de Diciembre Procedimientos 2004
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14.
Documentos que integran cada unidad documental DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Reportes de las actividades en forma Original cuantitativa que se desarrollan en la Universidad. Formatos SERIES RELACIONADAS ORGANISMO
NOMBRE Subordi nadas Complementaria s II Recopilatorias Base de datos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA
46
Plazos de permanencia y transferencia PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por tener secundarios.
valores
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo Histrico Propuesta de Conservacin y / o eliminacin TABLA 14. CONCEPTO S No. No S S Aporta informacin de carcter para la planeacin de las funciones. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico. PLAZO PERMANENCIA En el periodo del rector.
Cdigo 07. Expediente de dotacin personal para rectora y vicerrectoras. 07 Denominacin EXPEDIENTE DE DOTACION PERSONAL PARA FUNCIONARIOS DE LAS RECTORIA Y VICERRECTORIAS: Expediente que refleja la normativa gubernamental relacionada con la dotacin de uniformes.
Cdigo
FECHA FINAL
47
46
47
RANGO
DIARIO OFICIAL No.
Ley N.141 Cdigo 15 de diciembre 23 de diciembre 30694 de 1961 Sustantivo del 1961 de 1961 Trabajo. Dotacin Calzado y vestidos. Memorando Manual de Funciones de la oficina Memorando Manual de Procedimientos
ESPECFICA
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14. De igual forma el personal
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIO DOCUMENTAL NES Solicitud de informacin para dotacin Copia Informacin de tallas y sede respectiva Original Indicacin de direcciones de los almacenes a Original solicitar dotacin Listado de autorizacin con nombres, nmero Copia de cdula, y tallas. Relacin de entrega de mercanca Copia Carta excusa de no asistencia en las fechas Original Carta autorizacin entrega fuera de las Original fechas.
Comprobantes de egreso
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de talento Humano
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Comprobantes de pago Complementarias II Recopilatorias
Universidad
Presupuesto de la respectiva Universidad vigencia
Departamento de Talento Humano Departamento de Talento Humano
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por disponer de valores secundarios.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo CONCEPTO S S No S PLAZO PERMANENCIA Mientras se encuentre vinculado a la Universidad el trabajador. Durante la vida del trabajador. Aporta informacin del cumplimiento de las normas laborales vigentes. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter sociolgico e histrico.
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TABLA 15. Cdigo 08. Expedientes de novedades de personal
Cdigo
08
Denominacin EXPEDIENTES DE NOVEDADES DE PERSONAL: Documentacin de carcter oficial de la Universidad, que incluye las horas extras trabajadas por el personal y autorizadas, los descuentos autorizados por ley, embargos, descuentos de cuotas de cooperativas, prstamos, y otros. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 50_/ (*)51 _/
FECHA FINAL
RANGO
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN de 23 de diciembre 1961
DIARIO OFICIAL No.
ESPECFICA
15 Ley 141 de Normas sobre diciembre 1961 el salario 1961
de de 30694
Memorando
Manual Funciones la oficina
de de
Memorando
50
49
50
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Nmina Original Autorizacin al Banco de consignar en las Original cuentas de ahorros y cuentes corrientes.
NOMBRE Subordi nadas Compleme ntarias II Recopilato rias
SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad el Universidad
Comprobantes de Egreso Correspondencia con respectivo Banco o juzgado.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de personal Departamento de Personal.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo Histrico Propuesta de Conservacin y / o eliminacin PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga vinculado a la S Universidad. Durante la vida del personal en la S Universidad. Ese permite conocer las novedades por S transferencias a cuentas debidamente autorizadas por el empleado. S Aporta informacin de personal. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una S perspectiva de carcter sociolgico e histrico. Conservacin total de la serie. Puede incluirse en un programa de microfilmacin con fines de seguridad. CONCEPTO
51
TABLA 16. Cdigo 09. Expedientes de convocatoria a jurados de votacin Cdigo 09 Denominacin EXPEDIENTES DE CONVOCATORIA JURADOS DE VOTACIN: A
Expediente que refleja los trmites realizados para solicitar por parte de la Registradura Nacional del Estado Civil los respectivos trmites para solicitar de los funcionarios de la Universidad, el apoyo para ser jurados de votacin en las elecciones. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 53_/ (*)54 _/
Organismo (*)Universidad carcter privada52_/ RANGO
FECHA FINAL
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE DIARIO APROBACIN PUBLICACIN OFICIAL No. Decreto N. Cdigo 15 de agosto Agosto 1 de 37571 2241 de electoral de 1986 1986 1986 Memorando Manual de Funciones de la oficina Memorando Manual de Procedimientos RGIMEN DE ACCESO
Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14. DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Nmina de la Entidad Original Solicitud verificacin datos en lista adjunta Original Solicitud entrega oficio citacin a Original
53 52
ESPECFICA
52
capacitacin Envi copias comunicaciones debidamente radicadas y recibidas Citacin como jurados Envi copias firmadas de citacin Solicitud novedades de cambio Envi documentos de excusa no asistencia a jurado de votacin.
Copia Original Original Copias Original y excusa
NOMBRE Subordi nadas Nmina
SERIES RELACIONADAS ORGANISMO
Correspondencia con Entidades Complementarias II Recopilatorias
Registradura Nacional Estado Civil
del
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico CONCEPTO S S PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga el actual sistema de comits, en la Universidad. Durante la vida del personal administrativo, acadmico y de la Vicerrectoria de Promocin y Desarrollo Humano.
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No S Aporta informacin de carcter laboral a lo administracin y comunidad de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico.
Histrico
Se propone una eliminacin parcial de los documentos, despus de 30 aos de conservacin. Aplicar un muestreo de tipo cualitativo, y a la muestra documental conservarla en forma permanente
TABLA 17. Cdigo 10. Expediente de certificaciones Cdigo 10 Denominacin EXPEDIENTE DE CERTIFICACIONES: Expediente de carcter probatorio que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne, expedido a solicitud del interesado. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA Organismo FUNCIN INICIAL 56 (*)Universidad de (*)Oficina de Talento Humano _/ (*)57 _/ 55 carcter privada _/
FECHA FINAL
RANGO ESPECFICA
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN la 28 de diciembre 29 de diciembre
DIARIO OFICIAL No. 40700
Ley N. 30 Ley de de 1992. Educacin Superior
56
55
54
Memorando
de de
Memorando
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, nicamente en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14.
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Solicitud de certificacin sobre tiempo, Original salario y funciones desarrolladas. Certificacin segn solicitud. Copia Solicitud Inspeccin judicial sobre copia de Original certificaciones Respuesta definicin cita inspeccin judicial Copia sobre certificaciones SERIES RELACIONADAS NOMBRE ORGANISMO UNIDAD ADMINISTRATIVA Subordi nadas Complementarias II Recopilatorias PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por tener valores secundarios.
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ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo CONCEPTO S S No S PLAZO PERMANENCIA Mientras viva el beneficiario directo. Durante la vida de la persona. Aporta informacin de carcter personal. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico.
Histrico
TABLA 18. Cdigo 11. Expedientes de Historias laborales Cdigo 11 Denominacin EXPEDIENTES DE HISTORIAS LABORALES: Expediente con los datos personales, estudios, experiencia, referencias, seguridad social, salarios y dems beneficios de su vida como trabajador en una entidad.
Organismo (*)Universidad carcter privada58_/ ESP ECF ICA RANGO
PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 59_/ (*)60 _/ NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN
FECHA FINAL
DIARIO OFICIAL No.
59
58
56
Decreto No. Archivos 1748 laborales informticos Decreto No.1571 Archivos Laborales
Octubre 12 de Octubre 1995 1995 Agosto 1998 5
14
de 42049
de Agosto 7 de 1998
43358
Ley 141 de Llevar el archivo 23 diciembre de 23 de diciembre 30694 1961, de personal. 1961 de 1961 artculo 264 Circular N. 4 Archivo de 2003. Se Historias encuentra en laborales Anexo No. 5. Memorando Memorando de Del 6 de junio Del 6 de junio de 2003
Manual de Funciones de la oficina Manual de Procedimientos RGIMEN DE ACCESO
Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, nicamente en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14. DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIO DOCUMENTAL NES Documentos de identificacin: Cdula de Copia ciudadana, Pase de conduccin, Pasaporte, Formato de hoja de vida de la Universidad Original Certificados de estudios Original Certificados de experiencia laboral Copia Carta excusa de no asistencia a jurado de Original votacin Certificado de aptitud laboral Original Resultados de pruebas Original Contrato de trabajo Informe de ascenso e incremento salarial Original Certificados de ingresos y retenciones en la Copia fuente Llamadas de atencin Copia Formulario de retiro y suspensin a EPS Original Carta de solicitud de anticipo de cesantas Original
57
Autorizacin del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Formato de retiro de Cesantas Liquidacin del contrato Paz y salvo retiro Resolucin de comisiones de trabajo
Original Original Copia Original Original
NOMBRE Subordi nadas Complement arias II Recopilatoria s Nmina
SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad de La Salle Divisin Financiera
Comprobantes de Egreso
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta 61 En el Archivo Histrico Permanente _/ Los documentos tienen valor permanente.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo Histrico CONCEPTO S S S S S PLAZO PERMANENCIA Mientras se encuentre vinculado a la institucin y duren los derechos de los beneficiarios. Expediente con valor legal y laboral. Expediente que prueba derechos. Aporta informacin de carcter laboral a la administracin de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico y social.
En el Anexo N.5, se encuentra la circular 004 de 2003, que presenta la norma, para el manejo de historias laborales en Colombia.
61
58
TABLA 19. Cdigo 12. Expedientes de nmina Cdigo 12 Denominacin EXPEDIENTES DE NMINA: Expediente que registra los valores pagados por conceptos de sueldos y dems primas y pagos de ley. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 63_/ (*)64 _/
FECHA FINAL
RANGO
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN 23 de diciembre de 1961
Ley 141 de Normas 23 de 1961 relacionadas diciembre con el salario. 1961 Manual de Memorando Funciones de la oficina Manual de Memorando Procedimientos
ESPECFICA
63
62
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DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Reporte de nmina Original Listados de nmina Original Solicitud abonar en las cuentas de Original ahorro de los funcionarios Carta de reclamo Copia
Comprobantes de egreso Historias Laborales
UNIDAD ADMINISTRATIVA Universidad de La Divisin Financiera Salle Universidad de La Departamento de Salle Talento Humano
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA CONCEPTO PLAZO PERMANENCIA Mientras se encuentre vinculado a la Administrativo S institucin y mientras duren los derechos de los beneficiarios. Durante la vida del trabajador, y mientras Legal o jurdico S duren los derechos de los beneficiarios. Fiscal o econmico S Permite aportar pruebas.
Complementarias II Recopilatorias PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por tener valores secundarios
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Informativo Histrico Propuesta de Conservacin y / o eliminacin
Aporta informacin de carcter laboral a la administracin de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado S como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico y social. Conservacin total de la serie. Puede incluirse en un programa de microfilmacin con fines de seguridad. S
TABLA 20. Cdigo 13. Expedientes de Procesos Laborales Cdigo 13 Denominacin EXPEDIENTES DE PROCESOS LABORALES: Demandas que recibe la Universidad de sus trabajadores, en primera y segunda instancia. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 66_/ (*)67 _/
FECHA FINAL
RANGO
ESPECFICA
Ley 141 de Cdigo 1961 Sustantivo Trabajo Memorando
DIARIO OFICIAL NO. 23 de diciembre 23 de diciembre 30694 del de 1961 de 1961
Manual de Diciembre 2004 Funciones de la oficina Manual de Diciembre 2004 Procedimientos
Memorando
66
65
61
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, nicamente en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio.
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIO DOCUMENTAL NES Demanda Laboral Original Pruebas Original Acta de inspeccin judicial Original Fallo Copia Notificacin personal Original Poder de representacin legal Original
NOMBRE
SUBORDI NADAS
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de Talento Humano Divisin Financiera
Historia Laboral Nmina
Universidad Universidad
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA CONCEPTO PLAZO PERMANENCIA Conservar la documentacin mientras este vinculado a la Universidad y despus de Administrativo S una demanda, hasta que el fallo haya sido ejecutoriado.
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Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo
S S S
Durante la vida laboral y an despus de retirado. Estos expedientes tienen valores laborales y jurdicos. Aporta informacin de carcter laboral a la administracin. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico y de carcter social.
Histrico
63
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En este captulo se presentan los hallazgos ms significativos, encontrados en el proceso de la investigacin junto a las recomendaciones que surgen despus de su lectura reflexiva. 5.1 CONCLUSIONES El procedimiento de identificacin y la valoracin de las series al interior de la universidad colombiana; implica un trabajo que debe buscar aspectos como el conocimiento del organismo productor, sus oficinas, de su produccin documental y el establecimiento de plazos de transferencia, en el caso de eliminacin para las series, se plantea una metodologa de trabajo para controlar desde el mismo momento en que se crean, de igual manera aplicarlo a los fondos acumulados que, por circunstancias muy diversas, se encuentran en un estado precario de organizacin. En algunas universidades el Archivo, se deja en manos de un profesional sin formacin en Archivstica por lo que se observa que produce inconvenientes en el momento de hacer el estudio de identificacin y valoracin documental. El perfil encontrado para el funcionario encargado del Archivo en las universidades es generalmente una mujer cuya edad varia entre 30 y 40 aos, con titulo universitario de pregrado y / o postgrado, sin formacin especfica en el rea de la archivstica. Con ocasin de los procesos de acreditacin en las universidades colombianas, se ve con carcter urgente la necesidad, de organizar los archivos en las universidades para facilitar el proceso y disponer de los documentos debidamente organizados en series documentales, con su cuadro de clasificacin, identificados y valorados, con su tabla de valoracin y dems procesos dems procesos archivsticos. A partir de la organizacin e identificacin y valoracin documental, se pueden completar los procesos de descripcin documental, basados en las normas ISAD (G) e ISAAR (CPF). Es bsico divulgar con mayor nfasis la Ley 594 Marco General de Archivos, en el pas y en las universidades, para comprender la amplitud del trabajo que deben enfrentar organizando su archivo. 5.2 RECOMENDACIONES Desarrollar actividades de formacin del talento humano de las universidades para que cumplan con la capacitacin al personal encargado de los Archivos, para poder realizar proyectos de organizacin de sus Fondos Documentales. Motivar a los funcionarios encargados de los Archivos, para desarrollar Programas de Gestin Documental.
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Buscar con apoyo de los gremios y del Archivo General de la Nacin que en las universidades se establezcan los Archivos de Gestin, el Archivo Central, y el Histrico. Integrar el Comit de Archivo, con personal competente para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de las funciones del mismo. Estudiar las series documentales misionales, para normalizar su produccin, manejo, identificacin, organizacin, y valoracin documental en los distintos programas de Archivo de las universidades. Adoptar metodologas con el fin de facilitar el desarrollar un trabajo al interior de la universidad. A continuacin se encuentran los pasos a seguir que deben abordar las universidades: 1. Identificacin de la Universidad (Principio de procedencia) 2. Fijacin fechas extremas del fondo documental 3. Identificacin de la fecha de creacin de cada dependencia en la Universidad 4. Identificacin series documentales 5. Anlisis de los Manuales de Funciones y Procedimientos 6. Anlisis de normas legales vigentes 7. Anlisis de los flujogramas 8. Elaboracin cuadros de clasificacin 9. Elaboracin de repertorio de series documentales 10. Anlisis de cada serie documental e identificacin de series complementarias y duplicadas. 11. Estudio comparativo de series entre universidades 12. Valoracin de cada serie documental 13 Diseo y anlisis de Tablas de Valoracin Documental. 14. Revisin y ajustes a Tablas de Valoracin Documental 15. Aprobacin de Tablas de Valoracin Documental 16. Divulgacin en la entidad de las Tablas de Valoracin Documental 17. Aplicacin de Tablas de Valoracin Documental
65
BIBLIOGRAFA THE AUSTRALIAN SOCIETY OF ARCHIVIST, Keeping archives, 2 ed, Sydney, D.W. Torpe, 1993, 391 p. ANDERSON, Karen, Disposal, acquisition & appraisal, Bun bury, School of Computing, information and Mathematical Sciences. Edith Cowan University, 1998. Friday, December 22, 2000. [Consulta: abril 2001]. Disponible en INTERNET en [http://www.scis.ecu.edu.au/external/IST4136/html/module_04.html]. BOOLES, Frank y MARKS, Julia, Exploring the back box: The appraisal of University Administrative Records, The American Archivist, San Francisco, 1985, vol. 48, no. 2, pp. 29-37. ________, Mix two parts interest to one Part Information and Apprise until Done: Understanding Contemporary Record Selection Processes. The American Archivist San Francisco, 1987, vol. 50, no. 7, pp. 38-46. COUTURE, C. Les calendriers de conservation: aspects thoriques. Colloque sur la gestion des archives courantes et intermdiares : politiques et pratiques. Dakar : Association internationales des Archives francophones AIAF, [Consulta abril 2001]. [Disponible en Internet en http.//www.aiaf.org/colloque/textes/ccouture.html] COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Tablas de retencin y transferencias documentales: directrices bsicas e instructivas para elaboracin. Bogot, Archivo General de la Nacin, 1998, 88 p. (Mini/Manual, 4)
documentales: directrices bsicas e instructivos para su elaboracin. En: [http://www.archivogeneral.gov.co/version2/htm/tablas/tab/anexos/trd.doc] [Consultado: 15 enero 2003]
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________Transferencias
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ANEXOS
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ANEXO 1. DECRETO 1382 DE 1995 (Agosto 18) Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y CONSIDERANDO: Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones", seala las funciones del Archivo General de la Nacin, y en su literal b) establece: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva". Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo nmero 012 del 16 de octubre de 1991, fij un plazo para la presentacin de las tablas de retencin documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin. Que con base en la Ley 80 de 1989, es funcin del Archivo General de la Nacin promover de la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental. Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestin institucional. Que el artculo 74 de la Constitucin Poltica y la Ley 57 de 1985, establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos pblicos, lo cual exige la adopcin de sistemas adecuados que garanticen su conservacin. DECRETA Artculo 1. Para los fines de este Decreto, dentro de los sesenta (60) das siguientes, contados a partir de la fecha de su publicacin, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, debern presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental. Ver art. 1 Ley 57 de 1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nacin 09 de 1995. Artculo 2. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la transferencia de la documentacin histrica de los archivos, de conformidad con los
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plazos y criterios establecidos por el Archivo General de la Nacin en el Manual de Transferencias y en el Reglamento General de Archivos. El incumplimiento de estas obligaciones dar lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la ley. Artculo 3. El Archivo General de la Nacin practicar las inspecciones necesarias en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales los pondrn a disposicin, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su organizacin y estado de conservacin, con el objeto de determinar los procedimientos de seleccin y envo. Ver art. 2, literal b), Ley 80 de 1989 Artculo 4. El Archivo General de la Nacin, podr una vez efectuada la inspeccin, poner en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuradura General de la Nacin, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones respectivas. Artculo 5. Los organismos nacionales que por cualquier razn se supriman debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas. Artculo 6. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. Publquese, comunquese y cmplase. Dado en Santa fe de Bogot, D.C., a 18 de agosto de 1995. ERNESTO SAMPER PIZANO El Ministro del Interior, Horacio Serpa Uribe. NOTA: Publicado en el Diario Oficial 41.973 del 24 de Agosto de 1995.
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ANEXO 2.
LEY 594 DE 2000 (Julio 14)
Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I. OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIN. La presente ley comprende a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente ley. ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, as: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
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Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
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c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica; f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla; h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos; i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva; k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano. TITULO II. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
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a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos; b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura; c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad; d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva; e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma; f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as: a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales; b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio; c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
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d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. TITULO III. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIN Y COMPETENCIA. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nacin; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito. PARAGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley. ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle. ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa;
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c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los rganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autnomos. ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIN DE ARCHIVOS. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio. TITULO IV. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administracin pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PBLICOS. La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin. PARAGRAFO 1o. La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. PARAGRAFO 2o. Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad. PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PBLICOS. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,
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conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. ARTICULO 18. CAPACITACIN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos; b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
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PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. ARTICULO 20. SUPRESIN, FUSIN O PRIVATIZACIN DE ENTIDADES PBLICAS. Las entidades pblicas que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V. GESTION DE DOCUMENTOS ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL. Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. PARAGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVSTICOS. La gestin de documentacin dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. ARTICULO 23. FORMACIN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente.
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ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIN. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental. ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes. ARTICULO 28. MODIFICACIN DE LA LEY 57 DE 1985. Modificase el inciso 2o. del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIN. Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
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TITULO VII. SALIDA DE DOCUMENTOS ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTRICOS. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos: a) Motivos legales; b) Procesos tcnicos; c) Exposiciones culturales. PARAGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII. CONTROL Y VIGILANCIA ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIN. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. ARTICULO 34. NORMALIZACIN. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de la Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
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ARTICULO 35. PREVENCIN Y SANCIN. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX. ARCHIVOS PRIVADOS ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios. ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
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ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite. ARTICULO 39. DECLARACIN DE INTERS CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso. ARTICULO 40. RGIMEN DE ESTMULOS. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas. ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural: a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano; b) Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes. PARAGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la ley. ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLUSULA CONTRACTUAL. Cuando las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. PARAGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones
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internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes. TITULO X. DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos. ARTICULO 45. ADQUISICIN Y/O EXPROPIACIN. Los archivos privados de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida. TITULO XI. CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTICULO 46. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin. PARAGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. ARTICULO 48. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
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ARTICULO 49. REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS. El pargrafo del artculo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". TITULO XII. ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION ARTICULO 50. ESTMULOS. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas. TITULO XIII. DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley. ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. El Presidente del honorable Senado de la Repblica, MIGUEL PINEDO VIDAL. El Secretario General del honorable Senado de la Repblica, MANUEL ENRQUEZ ROSERO. La Presidenta de la honorable Cmara de Representantes, NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA. El Secretario General de la honorable Cmara de Representantes, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO. REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLQUESE Y EJECTESE. Dada en Santa Fe de Bogot, D. C., a 14 de julio de 2000. ANDRES PASTRANA ARANGO. El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR. El Ministro de Cultura, JUAN LUIS MEJA ARANGO.
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ANEXO 3. ESTUDIO DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE SERIES DOCUMENTALES Cdigo serie: I. IDENTIFICACIN de la
1. DENOMINACIN DE LA SERIE Denominacin vigente Denominaciones anteriores / Otras denominaciones Fecha inicial de la serie Fecha final Es serie subordinada? S: Nombre de la serie principal
No:
2. PROCEDENCIA Y FECHAS DE CREACIN Y EXTINCIN Organismo Unidad Adva./ Funcin Fecha Inicial Fecha Final
Cdigo orgnico de la serie 3. CONTENIDO
Cdigo funcional de la serie
4. LEGISLACIN A) GENERAL:
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RANGO
DISPOSICIN
FECHA DE APROBACIN
FECHA DE PUBLICACIN
BOLETN
B) ESPECFICA: RANGO DISPOSICIN FECHA DE APROBACIN FECHA DE PUBLICACIN BOLETN
5. PROCEDIMIENTO DEL EXPEDIENTE TIPO DOCUMENTOS TRADICIN DOCUMENTAL OBSERVACIONES
6. SERIES RELACIONADAS A) SERIES DUPLICADAS: I. Nombre de la Serie Organismo Unidad Administrativa
B) SERIES SUBORDINADAS: II. Nombre de la Serie Organismo Unidad Administrativa
C) SERIES QUE RECOPILATORIA III.
CONTENGAN
INFORMACIN
COMPLEMENTARIA
Nombre de la Serie
Organismo
Unidad Administrativa
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7. ORDENACIN Ordenacin Numrica Cronolgica Alfabtica Otros
Onomstica
Materias
Geogrfica
Observaciones: 8. DESCRIPCIN Por unidad de instalacin Por unidad documental Observaciones: 9.VOLUMEN N unidades instalacin Metros lineales 10. SOPORTE FSICO Papel Informtico
ARCHIVO OFICINA ARCHIVO CENTRAL
II. VALORACIN ARCHIVO INTERMEDIO/HIST RICO Otros
11. VALORES Administrativo Fiscal Jurdico Plazo plazo plazo
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Informativo:
Escaso Sustancial Escaso Sustancial
Justificacin
Histrico:
Justificacin
12. REGIMEN DE ACCESO:
III. SELECCIN 13. SELECCIN A) PROPUESTA DE SELECCIN DE LA SERIE: Eliminacin En Archivo En Archivo En Archivo Parcial oficina Central Intermedio/His(plazo) (plazo) trico(plazo)
Conservacin Total
B) PROPUESTA TIPO DE MUESTREO: Selectivo: Aleatorio: Mixto: Probabilstica: Otros: C) PLAZOS DE TRANSFERENCIAS:
Al Archivo Central: justificacin:
plazo
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Al Archivo Intermedio/Histrico: plazo y justificacin:
IV. OBSERVACIONES 14. OBSERVACIONES:
15. . RECOMENDACIONES AL GESTOR
V. AREA DE CONTROL Responsable del Estudio de Identificacin y Valoracin: Archivo/s donde se ha llevado a cabo el trabajo de campo: Fechas extremas del periodo estudiado: Fecha de realizacin: Fecha de revisin:
INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR EL FORMULARIO CDIGO DE LA SERIE: Campo para cumplimentar por la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. 1. DENOMINACIN DE LA SERIE: 1.1. Denominacin vigente: Nombre de la serie que se estudia. Este ser Fuente: Cuadro de Clasificacin existente en el Archivo y responder al consensuado entre los Archivos que contengan la referida serie entre sus fondos.
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En el caso de las series denominadas horizontales en la Administracin de la Junta de Andaluca, la denominacin responder a la consensuada en los Cuadros de Clasificacin empleados en los Archivos Centrales de Consejeras y Organismos Autnomos. Ejemplos: Nminas, Expedientes de contratacin. 1.2. Denominaciones anteriores: Nombre por el que se ha identificado anteriormente a la serie objeto del estudio, as como, en el caso de funciones horizontales, nombre por el que se reconoce a dicha serie de tipo horizontal, en el cuadro orgnico del fondo documental que la produce. Ejemplos de denominaciones anteriores: suministros, Expedientes de gastos. Retribuciones, Expedientes de
1.3. Fechas inicial y final de la serie: indicar la fecha de formacin de la serie, de acuerdo con la Norma ISAD (G), y, en el caso de ser una serie cerrada por haberse extinguido el organismo o el procedimiento que la produca, la fecha final. 1.4 Serie subordinada: Es el testimonio de una parte del procedimiento administrativo que identifica a la serie en cuestin, que en la unidad administrativa que genera dicha parte se estima como serie propia. Ejemplo: Informes jurdicos, que son parte preceptiva en muchos expedientes y serie propia en los servicios jurdicos; Notas de reparo de las Intervenciones presentes en muchos expedientes que generan gastos, y aparece como serie propia en todas la Intervenciones. 1.5. Nombre de la serie principal: indicar el mismo en el caso de que la serie sea subordinada de otra.
2. PROCEDENCIA Y FECHAS DE CREACIN Y EXTINCIN: Nombre de las instituciones que de acuerdo con sus competencias son responsables de la produccin de la serie y fechas extremas en las que se ha ejercido esa responsabilidad. Igualmente nombre de las unidades administrativas dentro de cada institucin responsable. En el caso de series de carcter horizontal, nombre de la funcin. Cuando la responsabilidad la haya ejercido siempre la misma institucin, nicamente se indicar la fecha inicial. Cdigo orgnico de la serie: dgitos correspondientes al cuadro de clasificacin del Organismo o Institucin productora. Cdigo funcional de la serie: dgitos correspondientes al Cuadro de Clasificacin funcional del Archivo.
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En los Archivos Centrales de Consejeras y Organismos Autnomos de la Junta de Andaluca deber consignarse el cdigo consensuado para sus Cuadros de Clasificacin funcionales. 3. CONTENIDO DE LA SERIE: Describir brevemente la finalidad administrativa especfica que cumple la serie y su procedimiento. En el caso de que la documentacin estudiada constituya una serie subordinada (adscrita a otra unidad o institucin) se habr de sealar qu parte del procedimiento constituye esta serie subordinada que se estudia. Ejemplo: Estudio de serie: Notas de reparo. Contenido: Copias de todas las notas de reparo (generalmente en forma de oficio) formuladas por la Intervencin Delegada de la Consejera X sobre cualquier propuesta de documento contable o cuenta justificativa presentada ante dicha Intervencin. La nota de reparo conlleva informe desfavorable y devolucin de la propuesta al rgano o servicio proponente. 4. LEGISLACIN: Disposiciones normativas de carcter general y especfico (incluyendo normas internas) que afecten directamente al procedimiento. Se atender principalmente a la normativa especfica. Las disposiciones de carcter general se referirn siempre a aquellas que se hayan de aplicar en algunos procedimientos en ausencia de normativas especficas. Ejemplo: Ley de funcionarios civiles del estado para cubrir las lagunas normativas en materia de personal en determinados aos. 5. PROCEDIMIENTO: Indicacin del proceso de tramitacin administrativa de la serie expresado a travs del siguiente cuadro: Documentos: la relacin ordenada de los documentos bsicos que, en funcin del procedimiento, forman parte de cada unidad documental de la serie. No ser necesaria la indicacin de los documentos de enlace, siempre que su ausencia no impida el conocimiento del procedimiento. Tradicin documental: debe consignarse, siempre que sea posible, la tradicin documental referida a los documentos que componen la unidad documental de la serie O=original; C=copia; CA=copia autenticada; FC=Fotocopia; M=minuta Observaciones: espacio destinado a indicar cualquier incidencia en el circuito documental que implique la posible localizacin de duplicados en otras unidades administrativas. Como anexo se acompaar la fotocopia de un expediente completo de la serie identificada y valorada. Igualmente, el esquema del procedimiento se indicar
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cuantas veces sea necesario si el mismo ha variado en el tiempo, debido a modificaciones considerables introducidas por nueva normativa (general o interna de la unidad responsable); o tambin en el caso de que la serie contenga subseries que respondan a variaciones procedimentales. Primer ejemplo: Serie de Correspondencia: Correspondencia de entrada: DOCUMENTOS Escrito, solicitud u oficio, acompaado de otros documentos
TRADICIN DOCUMENTAL Original y fotocopias
OBSERVACIONES El original se remite a los distintos departamentos y una fotocopia se conserva en el negociado de Registro.
TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Escrito, solicitud u Originales mltiples Un original se remite a cada uno de oficio, acompaado de los destinatarios y otro original se otros documentos conserva en el negociado de Registro.
Correspondencia salida: DOCUMENTOS
de
Segundo ejemplo: Serie Notas de reparo de Intervencin Delegada: DOCUMENTOS Nota de reparo acompaada del expediente de gasto al que hace referencia: documentos contables y documentacin justificativa 6. SERIES RELACIONADAS: Nombre de las series documentales que por su contenido o por su tramitacin incluyan informacin idntica, parcial, complementaria o recopilatoria a la serie objeto de identificacin. TRADICIN DOCUMENTAL La nota de reparo es copia y el expediente de gasto un original mltiple OBSERVACIONES La nota de reparo original est en el expediente de gasto correspondiente del rgano gestor que lo ha enviado a Intervencin.
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Series duplicadas: Identificar series iguales en distintas unidades. Ej. : Nminas en Habilitacin y en DP. Fiscal de Intervencin Delegada Series subordinadas: Documentos que constituyen parte del procedimiento, pero que en su unidad de origen son series. Ej. : Notas de reparo de Intervencin, Documentos contables Series que contengan informacin complementaria o recopilatoria: Ej. : Libro Registro de ndices de documentos contables remitidos a Hacienda, Memorias, etc. 7. ORDENACIN: Indicacin del tipo de ordenacin que se le da a la serie analizada, reflejando en observaciones cualquier caracterstica en la ordenacin que sea importante destacar. Ej. : La serie documentos contables de Intervencin ha variado en el tiempo la forma de ordenacin en oficinas: por n de documento contable, por n de aplicacin presupuestaria, por n de ndices. 8. DESCRIPCIN: En este apartado se indicar el nivel de descripcin aplicado a la serie y en observaciones los instrumentos utilizados para la misma, ya sean inventarios, catlogos y otras herramientas de trabajo que sirvan para la misma, caso de bases de datos que se empleen en oficinas. 9. VOLUMEN: Indicacin de la cantidad de las unidades de instalacin que integra la serie, expresadas en n de unidades o en metros lineales de documentacin. El volumen se expresar para el Archivo de oficina, Central o Intermedio/Histrico. 10. SOPORTE FSICO: Elemento destinado a la informacin del soporte o soportes fsicos en el que se presenten los documentos de la serie en estudio. 11. VALORES: Se incluyen los valores: administrativo, fiscal, jurdico, informativo e histrico que puedan atribuirse a los documentos de la serie objeto del estudio. Valor administrativo: valor primario inherente a cualquier documento, ligado a la vigencia administrativa, siendo el plazo que sta fija referente generalizada para su conservacin hasta tanto no haya prescrito. Suele ser cinco aos, de no existir recursos que alarguen el plazo, en cuyo caso habr de constatarse.
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Valor fiscal: entendido como un carcter ms del valor administrativo, se destaca independiente para determinar los plazos de aquella documentacin de carcter econmico que est sujeta a procesos de control establecidos por alguna normativa. Valor jurdico: valor atribuible a la serie documental o a alguno de los documentos que la forman porque contengan pruebas fundamentales para garantizar los derechos y deberes de la Administracin y de los ciudadanos. Ejemplos: Inventario de bienes y derechos, Expedientes de sesiones de rganos colegiados: Consejo de Gobierno... Valor informativo: habr que pronunciarse en torno a si ese valor es escaso o sustancial en la serie que se estudia de acuerdo con los siguientes criterios: existencia de duplicacin de informacin; que la informacin sea importante por indispensable; y a que materias o personas afecta dicha informacin. Valor histrico: ligado al anterior, se tendr en cuenta para establecer el valor de aquellos documentos que son indispensables para reconstruir la Historia de una institucin, de una persona, de una actuacin, de un tema. 12. RGIMEN DE ACCESO Indicacin del RGIMEN DE ACCESO , segn establece el art.29.1.c) del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/84, de 9 de enero, de Archivos, cuando sea posible establecer un criterio general, de acuerdo con la legislacin general, e igualmente indicacin del RGIMEN DE ACCESO a documentos afectados directamente por una legislacin especfica. 13. SELECCIN: A) PROPUESTA DE SELECCIN: Deber optarse entre conservacin y eliminacin. En caso de propuesta de eliminacin, deber especificarse su modalidad (total o parcial), as como el Archivo del Sistema en que debe realizarse y los plazos sugeridos para acometerla. B) MUESTREO: En los casos en que se proponga la eliminacin, deber recomendarse un tipo de muestreo (selectivo, aleatorio, mixto, probabilstica...), especificando brevemente y a ser posible su metodologa y volumen o porcentaje. C) PLAZOS DE TRANSFERENCIAS: Los plazos de transferencias se consignarn en relacin con la finalizacin de la tramitacin y la disminucin progresiva de la frecuencia de uso de los documentos. No debern consignase en el caso de coincidir con lo estipulado en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y rdenes de desarrollo. 14. OBSERVACIONES: Apartado dividido en dos campos, el primero destinado a aadir una aclaracin o complemento informativo del estudio, referida a cualquiera de sus reas; y el
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segundo dedicado a realizar recomendaciones para los gestores encaminadas a subsanar incidencias observadas a lo largo del tiempo en el procedimiento administrativo de la serie. Ejemplo: Es conveniente respetar siempre la ordenacin alfabtica de los expedientes personales, sin establecer separaciones entre personal funcionario, laboral, fijos, discontinuos, etc. rea de control: Adems del nombre del Responsable del Estudio debe consignarse el Archivo o los Archivos en los que se ha realizado el trabajo de campo correspondiente al estudio de Identificacin y Valoracin de la serie. Igualmente se han de reflejar las fechas extremas del periodo estudiado, que en principio ha de coincidir con las fechas extremas de la documentacin que se conserve el en archivo de procedencia del Estudio de Identificacin y Valoracin. Por ltimo, deber indicarse la fecha de elaboracin. La fecha de revisin del estudio es una informacin que cumplimentar la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
101
ANEXO No. 4.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA CODIGO OFICINA HOJA FECHA 1 de 1
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TRD DOC CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISP. FINAL PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
Gestin Central
CT E
ABREVIATURAS TRD DOC = TRADICION DOCUMENTAL O = ORIGINAL C = COPIA F = FOTOCOPIA *P = PERMANENTE
CT= CONSERVACION TOTAL E = ELIMINACION M = MICROFILMACION S = SELECCION
RESPONSABLE
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ANEXO 5. CIRCULAR No.004 DE 2003 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACION PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y dems Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y Archivo General de la Nacin Organizacin de las Historias Laborales Junio 6 de 2003.
DE: ASUNTO: FECHA:
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo General de la Nacin, expidieron la Circular No. 07, a travs de la cual se expres la necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas tcnicas generales sobre la conservacin de la informacin oficial de las entidades. Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica se viene adelantando por parte de la Presidencia de la Repblica, el Departamento Nacional de Planeacin, el Archivo General de la Nacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, un plan de contingencia que involucra el acompaamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de sus procesos de reforma institucional y de manera especfica la relacionada prioritariamente con las historias laborales, nminas e historias clnicas, entre otras. Para el efecto, dentro de los criterios tcnicos establecidos por el Archivo General de la Nacin, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mnimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculacin laboral en cada entidad: Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Documentos de identificacin Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesin
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Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaracin de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen mdico de ingreso) Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de compensacin, etc. Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluacin del Desempeo Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresin del cargo, insubsistencia, destitucin, aceptacin de renuncia al cargo, liquidacin del contrato, incorporacin a otra entidad, etc. El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mnimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurdica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementndola. De otra parte, las entidades debern establecer controles que garanticen la transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestin del talento humano. Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua pertenecientes a las entidades pblicas, dentro del proceso de organizacin de archivos, debern verificar que: En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su produccin; y su disposicin refleje el vnculo que se establece entre el funcionario y la entidad. Los documentos de cada Historia Laboral estn colocados en unidades de conservacin (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que refleje la ms reciente. Cada expediente podr estar contenido en varias unidades de conservacin de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como mximo 200 folios. La foliacin debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del nmero de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc. Dichos documentos se registrarn en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitar la prdida o ingreso indebido de documentos. Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario nico Documental de los expedientes bajo su custodia.
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Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservacin fsica de los documentos. Aprovechando el proceso de organizacin archivstica que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nacin y dada la importancia legal y el carcter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades debern verificar la organizacin de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus funciones de asesora tcnica, inspeccin y vigilancia otorgadas por la Ley, continuar realizando visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivstico y en especial de las series documentales anteriormente citadas. FERNANDO GRILLO RUBIANO
Director Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y JORGE PALACIOS

PRECIADO Director Archivo General de la Nacin C.C. Director Departamento Nacional de Planeacin- Dr. Santiago Montenegro Trujillo. Directora Programa de la Renovacin de la Administracin Pblica-Dra. Claudia Jimnez Jaramillo. Secretario Jurdico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.
105
INSTRUCTIVO HOJA DE CONTROL HISTORIAS LABORALES Las entidades del estado deben registrar el ingreso de documentos a los expedientes de Historias Laborales de los funcionarios, mediante la utilizacin del Formato HOJA DE CONTROL.
El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia Laboral cronolgicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que registre la fecha ms reciente, realizada esta labor se proceder a foliar a partir del No. 1 todo el expediente laboral, consecutivamente68. En el caso de existir otra foliacin, sta se anular y quedar como vlida la ltima realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control. Una vez realizado este procedimiento se proceder a diligenciar la Hoja de Control, as: 1. Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario al que corresponde la historia laboral. 2. Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden a anexos de otro principal como el Formato Unico de Hoja de Vida o de oficio remisorio, deber tenerse en cuenta las fechas de estos ltimos. 3. Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento as: Resolucin de Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliacin a Fondo de Pensiones, etc. 4. Folios: Debe consignarse el nmero del folio (s) que corresponde(n) al tipo documental anotado, por ejemplo: Acta de Posesin folio 5, o Resolucin de Comisin de Estudios, folios 7-9 porque este documento tiene 3 folios. 5. Fecha de elaboracin: Debe consignarse la fecha en que se diligenci el formato para cada expediente. 6. Firma del Jefe de Recursos Humanos: El Jefe de Recursos Humanos debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
68
Los folios tienen una relacin directa con la Hoja de Control, la cual se constituye en el instrumento legal y jurdico que soporta cada uno de los documentos que contiene el expediente.
106
7. Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice. Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de la carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario y deber actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos.
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACION GRUPO DE TALENTO HUMANO HISTORIA LABORAL HOJA DE CONTROL
Nombre FECHA
Funcionario:__________________________________________ TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)
Fecha Elaboracin: _____________________________ Firma: ____________________________________ Funcionario responsable manejo Historia Laboral Firma: ___________________________________ Jefe Recursos Humanos
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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA SEDE IBEROAMERICANA SANTA MARIA DE LA RABIDA
BOGOT, D. C., COLOMBIA 2005
TESIS DE GRADO EN LA I MAESTRIA DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
DIRECTOR JOAQUN RODRGUEZ MATEOS
UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCIA SEDE IBEROAMERICANA SANTA MARIA DE LA RABIDA BOGOT, D. C., COLOMBIA 2005
ii
Los Archiveros tienen la responsabilidad social de construir las fuentes que permitan a las nuevas generaciones tener una visin fiel de la sociedad en la que han vivido. Ellos son los arquitectos activos de la construccin de esa memoria. Los archivos histricos no pueden ser el producto de una acumulacin de documentos viejos sino el resultado de procedimientos razonados de recepcin, valoracin y seleccin. (XXXV Conferencia de la Table Ronde des Archives.)
iii
AGRADECIMIENTOS Expreso un cordial agradecimiento a las profesoras, directoras y coordinadoras seoras doa Antonia Heredia Herrera y Remedios Rey de Las Peas, directoras de la I Maestra en Gestin Documental y Administracin de Archivos, a todo el cuerpo de docentes del programa, en especial a las profesoras Amparo Alonso Garca y Julia Rodrguez Barredo quienes incentivaron en m el inters, hacia este proyecto, por su apoyo decisivo al trabajo y su acertado manejo del tema de estudio as como a los dems funcionarios de la Sede Iberoamericana de la Universidad. Al seor director del trabajo Doctor Joaqun Rodrguez Mateos, por su atinada y paciente labor de direccin y al biblioteclogo Don Felipe del Pozo Redondo de la Universidad Internacional de Andaluca, por su orientacin en la consecucin de fuentes bibliogrficas y documentales para el estudio y consulta, durante el tiempo de la Maestra. De igual manera extiendo un sincero agradecimiento a todas aquellas personas que en una u otra forma contribuyeron a la realizacin de este trabajo especialmente al personal administrativo y acadmico de la Universidad Internacional de Andaluca.
iv
TABLA DE CONTENIDO Abreviaturas Glosario Resumen Ejecutivo INTRODUCCIN 1 1.1 1.2 1.3 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.6 3.6.1 3.7 ORIGEN DE LA INVESTIGACIN DEFINICIN DEL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACIN JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN ENFOQUE METODOLGICO CARACTERIZACIN DE LOS UNIVERSIDADES POBLACIN OBJETIVO TAMAO DE LA MUESTRA ETAPAS DE LA INVESTIGACIN ARCHIVOS EN LAS
Pgs. xi xii xx 1 3 6 6 7 8 8 9 9 10 13 13 14 16 17 18 19 20 20 21 21 23 23 25 27 28 30
MARCO TERICO EVOLUCIN HISTRICA DE LA SELECCIN Y EL DESCARTE DOCUMENTAL ANTECEDENTES DE LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL EN ESPAA El rgano productor La competencia La funcin El tipo documental FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGA UTILIZADA EN ESPAA PARA LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL Seleccin Ejecucin de la Eliminacin LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL A NIVEL LATINOAMERICANO ANTECEDENTES DE LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL EN COLOMBIA Los Programas de Gestin Documental-PGD en Colombia Metodologa para desarrollar la identificacin y valoracin documental en Colombia ASPECTOS A CONSIDERAR EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL Interrogantes a formular Cundo y Dnde? PRECISIONES EN LA CONFORMACIN DE UNIDADES DOCUMENTALES
4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.3 5.
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL COMIT DE ARCHIVO BASE LEGAL Constitucin Poltica de Colombia Leyes Decretos Acuerdos del Archivo General de la Nacin Circulares del Archivo General de la Nacin TABLA DE VALORACIN DOCUMENTAL CONCLUSIONMES Y RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFA BIBLIOGRAFA RECOMENDADA ANEXOS
31 31 32 32 32 33 33 34 35 67 69 74 77
vi
LISTA DE TABLAS TABLA 1. Comparacin de Trminos TABLA 2. Valores Predeterminados TABLA 3. Nivel de confianza TABLA 4. Etapas de la investigacin TABLA 5. Diferencias entre Tipo y Serie Documental TABLA 6. Fases del tratamiento archivstico TABLA 7. Ciclo de vida de los documentos TABLA 8. Cdigo 01. Expedientes del Comit laboral TABLA 9. Cdigo 02. Expedientes del Comit de Evaluacin y Clasificacin Docente TABLA 10. Cdigo 03. Expediente de trmites de cheques TABLA 11. Cdigo 04. Informes de asesora laboral TABLA 12. Cdigo 05. Gestin de Seguridad Social TABLA 13. Cdigo 06. Estadsticas TABLA 14. Cdigo 07. Expediente de dotacin personal para rectora y vicerrectoras. TABLA 15. Cdigo 08. Expedientes de novedades de personal TABLA 16. Cdigo 09. Expedientes de convocatoria a jurados de votacin TABLA 17. Cdigo 10. Expediente de certificaciones TABLA18. Cdigo 11. Expedientes de Historias Laborales TABLA 19. Cdigo 12. Expedientes de Nmina TABLA 20. Cdigo 13. Expedientes de Procesos Laborales
Pginas xii 10 10 10 19 22 27 35 38 40 43 45 48 50 53 55 57 59 62 64
vii
LISTA DE FIGURAS FIGURA 1. Factores del tratamiento archivstico FIGURA 2. Alcance de un Programa de Gestin Documental FIGURA 3. Esquema Integrador
Pginas 16 24 29
viii
LISTA DE FOTOGRAFIAS FOTOGRAFIA 1. Panormica area del Edificio del Archivo General de la Nacin- Colombia FOTOGRAFIA 2. Entrada principal al Edificio del Archivo General de la Nacin- Colombia FOTOGRAFIA 3. Trabajo en la Divisin de Clasificacin del AGN FOTOGRAFIA 4. Sala de Consulta en el AGN FOTOGRAFIA 5. Depsito de documentos
Pginas 4 4 5 5 5
ix
LISTA DE ANEXOS
Pginas
ANEXO 1. DECRETO 1382 DE 1995 ANEXO 2. LEY 594 DE 2000 ANEXO 3. ESTUDIO DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE SERIES DOCUMENTALES ANEXO 4. TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL ANEXO 5. CIRCULAR No.004 DE 2003
78 80 94
105 106
ABREVIATURAS
AN: AGN: PGD: CIA: ICFES: SNA: TRD: TIC: TVD:
Archivo Nacional Archivo General de la Nacin Programa de Gestin Documental Consejo Internacional de Archivos Instituto Colombiano de Fomento para la Educacin Superior Sistema Nacional de Archivos Tablas de Retencin Documental Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin Tablas de Valoracin Documental
xi
GLOSARIO Con el propsito de facilitar y unificar la comprensin de los trminos utilizados en el presente trabajo, ya que su acepcin puede variar de un lugar a otro, se incluy un glosario con la definicin de los mismos, tal como son interpretados en Espaa y en Colombia. En el idioma espaol no existe un trmino especfico, aceptado universalmente para denominar las Tablas de Retencin Documental; en general se les denomina, como tablas de seleccin, tablas de plazos precaucionales, catlogos de seleccin, calendarios de conservacin y tablas de valoracin. En Espaa se conocen como Tablas de Valoracin y en Colombia como Tablas de Retencin Documental-TRD y Tablas de Valoracin Documental-TVD. En algunos otros pases esta acepcin tiene las siguientes connotaciones: Schedule (Reino Unido), Tabela de Avaliaao e Selecao (Portugal), Tabela de Temporalidade (Brasil) Calendrier the Conservation (Canad), Massimario (Italia) y Tableaux de tri (Francia) y Para la definicin de cada uno de los trminos se tom como fuente el Diccionario de Terminologa Archivstica- DTAE de Espaa de la Direccin de Archivos Estatales del ao 1993 y el texto colombiano titulado: Haca un Diccionario de Terminologa Archivstica, publicado por el Archivo General de la Nacin de Colombia, con apoyo del Ministerio de Educacin y Cultura de Espaa, en el ao de 1997 para Colombia. Los trminos se registraron en orden alfabtico, como se muestran en la Tabla 1, primero los de Espaa y a continuacin los de Colombia; en el caso de no existir en alguno de los pases ningn concepto, el espacio se dej en blanco. Tabla 1. Comparacin de Trminos
TRMINOS
Archivo
ESPAA Conjunto orgnico de documentos producidos y / o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas. En funcin del organismo productor, los archivos pueden ser de la Administracin Central, perifrica, autonmica, local, judicial, etc. En funcin del mbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, distritales, municipales, etc.
COLOMBIA Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de la gestin.
xii
El archivo tambin es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgnicos de documentos. Profesional con titulacin universitaria superior, cuyo campo de actividad se centra en la direccin, programacin, y desarrollo de tcnicas adecuadas, para el tratamiento archivstico de los fondos documentales. Persona especializada en el manejo de los archivos. rgano asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos. Es el rgano especfico del Ministerio de Cultura de Espaa que, a propuesta de la Direccin de Bellas Artes y Archivo, tiene como competencias especficas el estudio y el dictamen sobre los plazos de transferencia, posible eliminacin, acceso y utilizacin de los documentos y series documentales previamente valorados, y cualquier asunto sobre materia archivstica relacionada con sus competencias. Situacin derivada de la fase de valoracin que afecta a aquellos documentos cuyos valores determinan que no pueden ser eliminados. Instrumento de consulta que refleja la organizacin del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura. (Denominacin de secciones, y series, fechas extremas, etc.) Relacin de documentos series contenida en correspondiente manual y/o el de
Archivero
Archivista Comit evaluador de documentos
Comisin superior calificadora de documentos administrativos
Conservacin permanente
Cuadro de Clasificacin
Cuadros de Eliminacin
xiii
Documento
Eliminacin
Expediente
normas, cuya propuesta de eliminacin ha sido previamente autorizada por los rganos competentes. Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal. Destruccin fsica de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio, o constitutivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores histricos. Esta destruccin se debe realizar por cualquier mtodo que garantice la imposibilidad de reconstruccin de los documentos. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgnica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolucin de un mismo asunto.
Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.
Fondo
Fraccin de serie
Conjunto de documentos o series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias. Generalmente, durante la edad media puede tratarse de documentos sueltos. Cada una de las divisiones cronolgicas de una serie, que resultan del establecimiento de plazos concretos de transferencia y eliminacin y que constituyen, por lo tanto, la base de las operaciones de transferencia y seleccin.
Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. Totalidad de las series documentales de la misma procedencia que son objeto de conservacin institucional formada por el mismo archivo, una institucin o persona.
xiv
Funciones administrativas comunes
Identificacin documental
Muestreo
Son las genricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias de cualquier organismo (personal, gestin econmica, etc.). Fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Tcnica de seleccin, segn criterios sistemticos (numricos, alfabticos, topogrficos) o cualitativos, de una cierta proporcin de documentos en representacin de un conjunto.
Patrimonio documental
Primera etapa de la labor archivstica que consiste en indagar, analizar, y sistematizar las categoras administrativas y archivsticas en que se sustenta la estructura de un fondo Operacin por la cual se conservan ciertos documentos de carcter representativo o especial. Se efecta durante seleccin hecha con criterios alfabticos cronolgicos, numricos, topogrfico, temticos entre otros. Segn la Ley del Patrimonio Conjunto de documentos Histrico Espaol (artculo. 49 conservados por su valor apartados 2, 3 y 4) constituyen el sustantivo, histrico y cultural. Patrimonio Documental la totalidad de documentos de cualquier poca generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su funcin por cualquier organismo o entidad de carcter pblico, por las personas jurdicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades Privadas, fsicas o jurdicas gestoras de servicios pblicos en lo relacionado con la gestin de dichos servicios. Tambin los documentos con una antigedad superior a los cuarenta aos, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades o asociaciones de carcter poltico, sindical, o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carcter privado. Por ltimo integran el patrimonio documental los documentos con una antigedad superior a los cien
xv
Plazo preventivo de conservacin
Plazo de reserva
Plazo de vigencia administrativa
Prescripcin
Seleccin
Serie
Serie complementaria
aos, generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas fsicas. Perodo durante el cual se mantiene en suspenso la decisin de eliminar una serie documental, a pesar de que hayan prescrito sus valores primarios, para prevenir la posibilidad de que pueda tener alguna utilidad administrativa. Perodo de tiempo durante el cual, segn la normatividad vigente, una documentacin no puede ser consultada pblicamente. Perodo reglado por las normas de procedimiento, durante el cual los valores primarios de una serie documental, de manera simultnea o sucesiva, mantienen su actividad en mayor o menor grado. Momento en el que se extinguen los valores primarios de los documentos administrativos. Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracin. Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurdica y / o de procedimiento. Son aquellas que, respondiendo a trmites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realizacin de un mismo objetivo, resultando as una informacin complementaria. Por ejemplo, para el objetivo comn de la construccin de un edificio de archivo, se encuentra la informacin dividida en las series
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, bien sea para su eliminacin o su conservacin total o parcial.
xvi
Series paralelas
complementarias de la realizacin material de la obra (en inversiones y obras), de su gestin econmica (en el servicio econmico de la Direccin General de Bellas Artes y Archivos) y del Centro Directivo del que dependa el edificio (Direccin de los Archivos Estatales). Son aqullas que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestin econmica, gestin de personal) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoracin, sern objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa. Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden de las series y que renen documentos de estructura y contenido homogneos conformando los expedientes. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposicin final. Unidad documental producida por Unidad documental simple. un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos. (Por ejemplo: el expediente de personal.)
Subserie
Tablas de retencin documental
Tablas de valoracin documental
Tipo documental
xvii
Tratamiento archivisto
Valoracin
Valor administrativo
Valor archivstico
Valor contable
Conjunto de operaciones realizadas en cada una de las fases que componen el proceso de control intelectual y material de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos (Identificacin, valoracin, descripcin y difusin) Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservacin o eliminacin total o parcial. Aquel que posee un documento para la Administracin de origen o aqulla que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades. Conjunto de valores administrativos, fiscales, contables, legales, probatorios, jurdicos informativos y / o histricos que justifican la conservacin permanente de los documentos. Aquel que tienen los documentos que pueden servir de explicacin o justificacin de operaciones destinadas al control presupuestario.
Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. Aquel que posee un documento para la administracin que la origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor fiscal Valor histrico
Valor informativo
Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. Aquel que tienen los documentos Es la utilidad o aptitud que tienen que pueden servir de testimonio los documentos para el tesoro o de cumplimiento de obligaciones hacienda pblica. tributarias Aquel que posee el documento Vase valor secundario. como fuente primaria para la historia. Aquel que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin y que tambin puede ser de testimonio de la memoria colectiva Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales Aquel del que se derivan Derechos y obligaciones legales
Valor jurdico
xviii
reguladas por el derecho comn
reguladas por el derecho comn.
Valor legal
Aquel que pueden tener todos los Aquel que tienen los documentos documentos que sirvan de que sirven de testimonio ante la testimonio ante la Ley. Ley. Aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institucin de carcter fiscal, judicial, jurdico-administrativo, etc. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o en el asunto. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Valor primario
Valor secundario
Aquel que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histrico e informativo
Fuente: Diccionarios de archivstica.1
ESPAA. MINISTERIO DE CULTURA. DIRECCIN DE ARCHIVOS ESTATALES. COMISIN DE TERMINOLOGA, Diccionario de terminologa archivstica, Madrid, Direccin de Archivos Estatales, 1993, 59 p. COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA Y ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA, Haca un diccionario de terminologa archivstica, Santa Fe de Bogot, Archivo General de la Nacin, 1997, (El modelo iberoamericano de tratamiento de documentos administrativos, 2)
xix
RESUMEN EJECUTIVO
l presente trabajo est enfocado ha destacar la importancia de la identificacin y valoracin en los fondos documentales de los archivos de las universidades en Colombia, ya que actualmente no se dispone en el pas de herramienta, ni de prcticas que faciliten con precisin dicho proceso en algunas de las universidades. En Colombia, el Archivo General de la Nacin ha venido trabajando en la capacitacin a los responsables de los Sistemas de Archivo a travs de cursos, seminarios, charlas, talleres y similares; tambin han publicado algunos textos entre los que se destaca el Mini-Manual sobre Tablas de Retencin Documental y Transferencias Documentales. Sin embargo, la literatura existente sobre esta temtica es escasa. Las enseanzas impartidas en la Maestra cursada en la Universidad Internacional de Andaluca, la realizacin de visitas a los archivos en las universidades, la prctica realizada y el dilogo con los responsables de archivos y expertos, permiti conocer ms de cerca la problemtica existente, as como las posibles alternativas de solucin. Se estudiaron algunas colecciones bibliogrficas de bibliotecas universitarias como la de la Universidad Carlos III, Universidad de Sevilla, Universidad de Huelva y la Universidad Internacional de Andaluca, donde se consult material bibliogrfico relacionado con el tema del trabajo. El trabajo se desarroll con base en una muestra estadstica de los archivos de las universidades de carcter privado en Colombia, concretamente en las Oficinas de Talento Humano (personal), aplicando para ello la metodologa utilizada en Andaluca-Espaa para identificar y valorar los fondos documentales; se utilizaron igualmente los Formularios que se encuentran en la pgina Web del Archivo General de AndalucaEspaa.
Para este propsito, se visitaron los Archivos de la muestra identificada de universidades, encontrando que en algunos de ellas, an no cuenta con Tablas de Valoracin Documental TVD2_/, a pesar de que algunas de ellas, han venido realizando esfuerzos para organizar el archivo y desarrollar la identificacin y valoracin del fondo documental, disponiendo asimismo de procesos automatizados y con documentos y expedientes electrnicos. El documento se presenta en cinco captulos; el Primero se titula Origen del Trabajo de Investigacin, en donde se explican las razones por las cuales se plante esta temtica para la investigacin. El Segundo se denomina Enfoque Metodolgico y presenta el tipo de investigacin desarrollada, segn los conceptos de varios autores y las etapas desarrolladas para efectuarla; de igual forma se explica el trabajo de investigacin estadstico para saber como se escogi la muestra de universidades objeto de estudio. El Tercero registra el Marco Terico donde se esbozan las teoras y diversos planteamientos
TABLA DE VALORACIN, trmino incluido en el glosario de Colombia.
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de los autores de pases que han liderado el tema de la identificacin y valoracin documental. El Cuarto incluye el Modelo de las Tablas de Valoracin Documental que se han concluido con la investigacin realizada y en el Quinto se reportan las conclusiones y recomendaciones. Al final se incluye la bibliografa consultada y la existente sobre el tema.
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INTRODUCCIN
n Occidente, la Universidad es una institucin fundamental para la difusin de la cultura, la ciencia y la tecnologa. Para el desarrollo institucional y el avance de la ciencia y el conocimiento, las unidades de informacin como bibliotecas, archivos y centros de documentacin se han convertido en un recurso fundamental. A la fecha en algunas universidades seculares europeas conservan el patrimonio documental y bibliogrfico valioso para la humanidad. Los archivos se han venido a constituir en soportes, orientacin y registro de sus actuaciones ms importantes durante varios siglos y hoy en da facilitan la gestin acadmica y conservan el patrimonio documental de la institucin. La historia de los archivos muestra su funcin primordial, su naturaleza, su estructura y registra los cambios que se han sucedido a travs del tiempo. Desde el siglo XVIII hasta mediados del pasado, se puede observar que el nfasis se puso en los documentos histricos y en los valores culturales e histricos, diluyndose la funcin primordial de los archivos, que consiste en la atencin del ciclo vital de los documentos. Se atendi bsicamente los archivos histricos, que sirven a la historia. Situacin similar se ha vivido en las diversas entidades tanto del sector pblico como privado en Colombia. A partir de la dcada de los aos 70 del siglo pasado, tras los desastres de la segunda guerra mundial, el crecimiento acelerado de la documentacin, la ampliacin constante de los campos de actuacin y en consecuencia de su estructura orgnica, el funcionamiento cada vez ms interconectado de las distintas administraciones, que incide en la duplicidad de funciones, en la participacin de organismos diferentes en reas funcionales comunes, multiplicacin a veces innecesaria, de la documentacin producida, disminucin de los mecanismos de control de la circulacin interna y externa de los documentos desde su produccin o recepcin hasta que son incorporados a su expediente, escasa incidencia de los esfuerzos de racionalizacin sobre los procedimientos administrativos, prdida de funcin administrativa de los archivos, a los que se considera en su vertiente cultural ms que en la administrativa, falta de preparacin de los funcionarios que manejan los archivos de gestin, y el surgimiento del Consejo Internacional de Archivos-CIA, las acciones de ese organismo se orientaron a hacer de los Archivos verdaderos centros de informacin, tiles a la administracin, y fundamentales a la ciencia, la investigacin y la cultura. Se busc abordar uno de los problemas actuales de muchos archivos, el tratamiento de las ingentes masas de documentos que se han acumulado por aos, en ellos. La Universidad en el caso colombiano, cada vez ms sensible al avance del conocimiento que es de su esencia y a los desarrollos tecnolgicos que fundamenta, ha advertido el papel protagnico del archivo en aspectos acadmico, administrativo, de bienestar e investigativo, entre otros.
En un breve recuento histrico del sistema educativo del momento anterior de la modernidad se puede decir que la universidad en Colombia, tuvo una matrcula universitaria restringida que no alcanzaba a 3000 estudiantes; en el ao de 1940 se contabilizaban 2990 estudiantes universitarios, cifra que ha ido aumentando a travs de los aos, hasta llegar al medio milln en 1985. Este fenmeno enunci una primera incoherencia en la naturaleza de la expansin. Tambin se encuentra la diversificacin de la educacin superior con la oferta de entrenamiento superior en carreras intermedias tcnicas y tecnolgicas y an ms de carcter nocturno. Este trabajo de investigacin busc conocer la realidad de los archivos especficamente en los archivos de la Oficina de Talento Humano y se apoy en una muestra de universidades de carcter privado, para lo cual se desarrollo la investigacin de tipo estadstico, se identificaron 34 universidades que hicieron parte del trabajo, estudiando el proceso de identificacin y valoracin documental en sus archivos. El estudio puede convertirse en una herramienta para la administracin documental, en cuanto a criterios para definir y conservar los documentos administrativos de los archivos, de igual manera permitir a las distintas universidades conocer y aplicar los mismos criterios en el manejo de documentos en una forma normalizada en el ciclo de vida del documento, buscando definir el patrimonio documental, considerando las particularidades, de cada Institucin Educativa, ya que existen diversas circunstancias que pueden diferenciar a las universidades privadas, en cuanto a denominacin de las dependencias, funciones, procedimientos, procesos que desarrollan y an ms el grado de aplicacin de la tecnologa, en el manejo de sus documentos y de sus diversas series documentales. Para el desarrollo del trabajo, se sigui la metodologa del profesor Mario Tamayo y Tamayo en su libro El proceso de la investigacin cientfica, que incluye glosario y manual de evaluacin de proyectos 3 _/ Para la presentacin escrita del trabajo, se siguieron las pautas sugeridas por el seor director de la Tesis, con relacin al registro de las citas bibliogrficas. Como aportes de la investigadora, se encuentra la aplicacin de la metodologa de Espaa, en el anlisis de la documentacin de la Oficina de Talento Humano, con el fin de estudiar la identificacin y valoracin en la documentacin. Como limitaciones o dificultades que se presentaron en la realizacin del proyecto se destaca que en Colombia, es muy reducido el nmero de Leyes, Decretos y Resoluciones Vigentes aplicadas a los documentos y a los archivos, en aspectos de documentos horizontales o facilitativos. La autora agradece a las Universidades de Carcter privado el apoyo brindado al desarrollo de este trabajo, facilitando la informacin requerida e intercambiando experiencias e inquietudes.
TAMAYO Y TAMAYO, Mario, El proceso de la investigacin cientfica; incluye glosario y manual de evaluacin de proyectos, 3 ed, Mxico, Editorial Limusa, 1999, 231 p.
1. ORIGEN DEL TRABAJO DE INVESTIGACIN Diferentes tratadistas consideran que Colombia es un pas con una larga tradicin documental pero sin una poltica archivstica claramente definida, aunque desde finales del siglo pasado se presentaron iniciativas en este sentido y en ellas trabajaron personalidades que estuvieron al frente de los Archivos Nacionales de Colombia. Puede afirmarse que hasta la creacin del Archivo General de la Nacin-AGN no era posible adoptar una poltica integral de archivos para atender los requerimientos de la globalizacin y la apertura econmica de un estado moderno y la conservacin y difusin del patrimonio documental._4/ El Archivo Nacional de Colombia, punto de partida del Archivo General de la Nacin, fue creado en el siglo XIX a partir de los documentos de la poca colonial. Las primeras acciones con miras a su organizacin se dieron en 1826 y 1832, pero slo en 1868 alcanz plena vida institucional. A finales de 1970 se estructur en Colombia un programa que buscaba la construccin del edificio para el Archivo Nacional, pero dificultades econmicas y administrativas impidieron el desarrollo del proyecto. Fue apenas en 1986 cuando el Gobierno Nacional manifest una decidida voluntad poltica para crear un organismo estatal encargado de regular, coordinar, supervisar e impulsar el desarrollo de los archivos en Colombia, a partir del reconocimiento de los documentos pblicos en las entidades y el valor de los archivos histricos para la ciencia, la cultura y la investigacin. En el gobierno del seor ex presidente Virgilio Barco Vargas, con la Ley No. 80 de 1989 del 22 de diciembre se sentaron las bases de una poltica archivstica moderna, materializada en la reorganizacin del Archivo General de la Nacin, la construccin y dotacin de una sede para el mismo y el establecimiento del Sistema Nacional de Archivos- SNA. Con base en esta Ley el Archivo General de la Nacin de Colombia, debi planear y coordinar la funcin archivstica en toda la nacin as como formular, orientar y controlar la poltica nacional en materia de archivos_5/, con disposiciones tales como el Decreto No. 1382 del 18 de agosto de 1995 (Anexo 1) y la Ley No. 594 de 1999 del 14 de julio (Anexo 2), los cuales han sido reglamentados con actos administrativos (Acuerdos, Resoluciones, y Reglamentos). En la pgina siguiente se presentan y describen algunas fotografas del Edificio nuevo del Archivo General de la Nacin de Colombia-AGN.
LEE LOPEZ, Alberto, Fraile y otros: Fundamentos y requisitos de una poltica archivstica. En: Revista Archivo Nacional, Bogot, 1988, no. 76, pp. 5-51. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Haca una poltica archivstica: plan estratgico del Archivo General de la Nacin 1995 1998, Bogot, Archivo General de la Nacin, 1995, 68 p.
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Por otra parte, ha venido dictando pautas, normas y reglas especficas para normalizar la funcin archivstica en diversos aspectos como son la identificacin, organizacin, valoracin, conservacin, elaboracin de Tablas de Retencin Documental TRD, clasificacin y descripcin, mediante el control racional y ordenado del ciclo vital de los documentos, incluyendo el desarrollo del concepto de Archivo Total. 6_/ Este trabajo surgi por la necesidad de buscar una herramienta tcnica que permita la identificacin y valoracin documental, para lograr no slo la organizacin de los documentos de las universidades privadas, sino tambin una contribucin a la transformacin y modernizacin de la prctica archivstica. El tema investigado sirvi como referencia y fundamento para las universidades que requieren desarrollar los procedimientos de identificacin y valoracin documental, entendindose por ste, como las actividades tcnicas y administrativas que permiten un adecuado manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida, con el propsito de garantizar su consulta, conservacin y utilizacin desde el momento de la produccin hasta su destino final. 1.1 DEFINICIN DEL PROBLEMA
Las universidades que no identifican y valoran adecuadamente los fondos documentales de sus archivos estn condenadas a no poder realizar una gestin documental acertada porque el nivel de competitividad para la toma de decisiones basadas en informacin es bajo, as como la conformacin y conservacin de su memoria es decir la integracin de su Archivo Histrico. 1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS DEL TRABAJO DE INVESTIGACION
Esta investigacin se realiz con los siguientes objetivos especficos: Evaluar los archivos de las Universidades identificadas en la muestra y diligenciar el formulario para estudiar la identificacin y valoracin documental con los responsables de los archivos de la Oficina de Talento Humano. Identificar la documentacin de carcter administrativo de las oficinas de Talento Humano, que se encuentra en los archivos identificados en la muestra estadstica. Aplicar la metodologa desarrollada en el Archivo General de Andaluca (Espaa), en las fases de identificacin y valoracin a las series documentales de la Oficina de Talento Humano, como modelo para las universidades privadas, objeto de estudio. Divulgar el trabajo en las oficinas de Talento Humano, una vez haya sido aprobado.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que se encuentra en el glosario de Colombia.
1.3
JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN
Esta propuesta deriva su importancia ya que se presenta un esquema de aplicacin de formularios de la Metodologa del Archivo General de Andaluca (Espaa) para la identificacin y valoracin, de las series, en los documentos de los archivos de la Oficina de Talento Humano. Con el desarrollo y la aplicacin de la misma, en los archivos de las universidades se puede obtener adems fluidez en la circulacin de la documentacin, por la homologacin de trmites, a lo largo de todo el circuito administrativo. El trabajo permitir recomendar a la administracin de las Universidades de carcter privado que participaron en la evaluacin, la implementacin de un servicio eficaz y eficiente, facilitando el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados, garantizando la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente, regulando las transferencias de los documentos en las diferentes fases del archivo. La investigacin se constituye en este sentido, en un aporte al manejo de los documentos de archivo de las Universidades, puesto que la identificacin y la valoracin se puede constituir en una herramienta para la administracin documental, en cuanto a criterios para definir y conservar los documentos de los archivos durante el ciclo vital de los documentos, dentro de la teora del archivo total en Colombia. Por otra parte, para el Archivo General de la Nacin AGN, es un trabajo de corte archivstico y de tipo prctico, que se puede aplicar a los documentos de las distintas universidades. Por ltimo, con esta investigacin se da cumplimiento a la ltima exigencia de la Maestra en Gestin Documental y Administracin de Archivos, en la Universidad Internacional de Andaluca.
2. ENFOQUE METODOLGICO Para la investigacin se aplic un enfoque de tipo descriptivo. Se realizaron estudios y anlisis y elaboraron conclusiones con apoyo del Comit de Archivo de las Universidades.7_/. Es de anotar que la investigacin descriptiva trabaja sobre realidades de hecho y su caracterstica fundamental es la de presentar una interpretacin correcta de la realidad, apoyada en anlisis. Abouhamad, anota que existen tres tipos de investigacin: la histrica, la descriptiva y la experimental 8 _/. En este caso, el enfoque del presente trabajo se considera de tipo descriptivo ya que comprendi el registro, anlisis e interpretacin de la naturaleza actual de las series documentales al interior de los Archivos en las Universidades, especficamente en la Oficina de Talento Humano. Teniendo en cuenta la clasificacin de la investigacin presentada por Best y de acuerdo con los propsitos inmediatos que se obtuvieron en este trabajo, la investigacin es igualmente de forma aplicada.9_/, tambin denominada activa y dinmica y se encuentra ntimamente ligada con la pura, ya que sus aportes dependen de sus descubrimientos y bases tericas. Dentro de este marco, la presente investigacin pretende, encontrar los elementos para: Recomendar a las Universidades la racionalizacin y simplificacin de la produccin documental -no simplemente reducir- a favor de una gestin administrativa ms gil y eficaz. Configurar y acotar el Patrimonio Documental Histrico de las universidades en Colombia. CARACTERIZACIN DE LOS ARCHIVOS EN LAS UNIVERSIDADES
2.1
Para facilitar la identificacin de los archivos objeto de la investigacin, se trabaj con las tcnicas de muestreo aplicadas a los archivos en general, las cuales son una respuesta y/o medida que se toma frente al ritmo continuo de crecimiento vertiginoso de las series documentales conservadas en los archivos de las Oficina de Talento Humano. La informacin acerca de las caractersticas poblacionales es y ha sido una necesidad constante no slo para los gobiernos, sino tambin para todas las empresas u organismos e instituciones que de alguna manera desarrollan actividades para el servicio de la comunidad ya sea en el campo social, educativo y archivstico.
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PARDINAS, Felipe, Metodologa y tcnica de la investigacin en Ciencias Sociales, Buenos Aires, Siglo XX, 1997, 289 p.
ABOUHAMAD, Apuntes de investigacin en ciencias sociales, Caracas, Instituto de Investigaciones, Universidad Central de Venezuela, 1999, 216 p.
9
BEST, J. W, Cmo investigar en educacin, Madrid, Morata, 1998, 178 p.
La imposibilidad de obtener informacin en muchos casos con base en la medicin de todas las unidades que componen la poblacin (censo) conllev a seleccionar slo una parte de ella (muestra) por mtodos que permitan considerarla representativa para inferir acerca de esas caractersticas poblacionales de inters. 2.2 POBLACIN OBJETIVO
La Poblacin objetivo estuvo constituida por los siguientes componentes: Universidades Privadas de Colombia que cuentan con formacin acadmica en el rea de la Archivstica en cualquiera de sus programas curriculares (pregrado o postgrado), adems de la oficina que maneja el Sistema de Archivos de la Universidad y personal a cargo del mismo. Universidades Privadas de Colombia tambin que dispongan de Sistema de Archivo y personal administrativo encargado del mismo. Universidades de carcter pblico, que cuentan con programas de formacin en Archivstica. En el caso colombiano, solamente existe una. 2.3 TAMAO DE LA MUESTRA
Para determinar el tamao adecuado de la muestra, y para obtener informacin sobre la poblacin en este estudio, se tuvieron en cuenta los siguientes factores. Presupuesto y tiempo asignado, Nmero y clase de variables que se observaron, Nivel de precisin que se est dispuesto a admitir (Tablas 2 y 3) Poblacin estudio: Sistemas de Archivo de las universidades en Colombia, reconocidas por el ICFES, Unidad de estudio o anlisis: funcionario encargado de la administracin del Sistema de Archivos. La seleccin de la muestra se realiz en una sola etapa sobre cuatro estratos, ya que Bogot es la ciudad que cuenta con mayor nmero de Universidades. Se calcularon varios tamaos de muestra tomando como parmetro principal de inters la proporcin de Universidades Colombianas, con Tablas de Retencin Documental, para el manejo de archivos, escogiendo el ptimo de 34, por presentar el menor error muestral y un nivel de confianza de 0,95. Se considera que la muestra es una parte de los elementos de la poblacin con la caracterstica esencial de ser representativa (mximo de informacin necesaria en un mnimo de documentos fiables) y el proceso u operacin de seleccin se denomina muestreo. El tamao de la muestra hace referencia al nmero de unidades que comprende la muestra, cuanto ms grande la muestra ms confiable el resultado.
Tabla 2. Valores predeterminados Valores predeterminados Nivel Confianza Z Error = delta 0,9 1,6449 0,04 0,95 1,9600 0,04 0,99 2,5758 0,04 Fuente: Elaborada por la autora. Proporcin estimada inicial 0,1 0,15 0,2 0,25 32 35 37 35 36 38 36 37 39 36 38 39
0,05 27 30 34
Tabla 3. Nivel de Confianza Proporcin estimada inicial 0,05 0,1 0,15 0,2 0,25 23 26 31 29 32 35 32 34 37 33 35 37 34 36 38
Nivel Confianza 0,9 0,95 0,99
Z Error = delta 1,6449 0,05 1,9600 0,05 2,5758 0,05
Fuente: Elaborada por la autora. 2.4 ETAPAS DE LA INVESTIGACIN
El proceso de investigacin fue desarrollado a travs de las etapas que se muestran en la Tabla 4. Tabla 4. Etapas de la investigacin
ETAPAS ETAPA 1.1.- Tema y problema de investigacin. 2.-Revisin Bibliogrfica y documental
OBJETIVOS
TCNICAS 1.- Rastreo bibliogrfico y documental, en bibliotecas y centros de documentacin. 2.- Consulta en los Opacs, que ofrecen las unidades de informacin. 3.- Identificacin del
INSTRUMENTOS
1.Identificar congresos, estudios, proyectos, libros, y artculos de revistas relacionados con el tema de investigacin
1.- Reseas analticas. 2.- Elaboracin de fichas, y apuntes en la Base de Datos
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objeto de investigacin. 4.- Formulacin del problema. 5.- Determinacin de objetivos. 6.- Plan operativo de la investigacin.
ETAPA 2.1.Construccin del marco terico y 2.- Definicin de la tcnica de muestra para las universidades
1.- Estudio y conocimiento del sustento terico, legal y metodolgico que soporta el proceso de identificacin y valoracin documental. Seleccin y descarte de los documentos administrativos en las TRD de las Universidades privadas.
Entrevista con expertos. Rastreo bibliogrfico y documental.
Fichas de anlisis y de resumen.
ETAPA 3.1.- Conocer el comportamiento de los archiveros, en los procesos de identificacin y valoracin documental, en las universidades objeto de la muestra. 2.- Diseo de muestras de 2. Investigacin de documentos de corte estadstico. archivo. 1.- Recoleccin de la informacin y aplicacin de la Encuesta Estudio de Identificacin y Valoracin de series Documentales Anexo 3. 1.- A travs de una encuesta que se aplic en forma personal a los Validacin responsables de los encuesta. Archivos de las universidades.
de
la
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1.- Describir, diagramar y analizar 1.- Organizacin de la informacin la Informacin recogida en los archivos de las universidades seleccionadas en la muestra; a partir de la descripcin y consolidacin de la informacin. Anlisis de datos. ETAPA 4.-
1.Matrices interpretacin
de 1.- Tablas de resultados e interpretacin.
1.- Disear instructivo para 1. Formulacin de la aplicar a series Tabla de Valoracin, facilitativas que as segn el formato lo requieran. utilizado.
ETAPA 5.-
1.- Lectura de las TRD 1.- Tablas y cuadro de anlisis. Retencin.
de
A travs de foros, reuniones y 1. Socializacin de presentaciones en la Informacin. las Universidades. ETAPA 6.
Conversatorios, Artculos en Publicaciones peridicas,
Textos
ETAPA 7. Redaccin y presentacin del trabajo al Director y Consejeros para su correccin y mejoramiento. Correccin del texto segn indicaciones del seor director. Registro de la informacin en el trabajo de investigacin. Recepcin de la propuesta de investigacin y del documento, para su revisin y dems aportes. Texto a entregar. Incluyendo metodologa de registros bibliogrficos, segn ISO, y el formato de trabajo del Archivo General de Andaluca. Trabajo elaborado
Fuente: Elaborada por la autora.
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3.
MARCO TERICO
Con el objeto de investigar el estado del arte del tema y para el planteamiento del problema se revis la informacin existente sobre la temtica a desarrollar. El estudio se inici consultando algunas investigaciones del Consejo Internacional de Archivos-CIA y de la UNESCO cuyos aportes conjuntos estn reflejadas en las publicaciones de varios autores entre los que destac los de Sam Kula en su trabajo La evaluacin de las imgenes en movimiento; un estudio RAMP; Dereck Chaman en La recepcin de archivos corrientes y los cuadros de expurgo en las organizaciones internacionales; Flix Hull en la Utilizacin de tcnicas de muestreo de registros: un estudio RAMP con directrices al respecto y otros. Tambin se consultaron las publicaciones de Espaa, entre las se pueden mencionar las de las doctores Cortes Alonso, Heredia Herrera, Dupl del Moral, Cruz Mundet, Fugueras y otros. Se estudiaron artculos de revistas como las de Asociacin Espaola de Archiveros, Bibliotecarios, Muselogos y Documentalistas ANABAD, The American Archivist, Archivaria, Revista de la Asociacin Latinoamericana de Archivos-ALA y otras; en lo concerniente a Manuales de Archivstica se analizaron los de los doctores, Mara Luisa Conde Villaverde, Jos Ramn Cruz Mundet, Ana Dupla de Moral, Paloma Fernndez Gil y Manuel Vzquez Murillo. En la Red INTERNET se visitaron pginas de algunos archivos en especial la del Archivo General de Andaluca Espaa, Archivo del Ayuntamiento de Barcelona, y otras que permitieron conocer sus avances y logros; especialmente de las Universidades Carlos III, Universidad de Granada, y Universidad de Navarra. Tambin se analizaron las publicaciones y la legislacin del pas relacionada con el objeto del trabajo. 3.1 EVOLUCIN HISTRICA DOCUMENTAL DE LA SELECCIN Y EL DESCARTE
Existen registros escritos sobre los primeros aportes ofrecidos sobre la temtica de la seleccin y el descarte documental que han sido sistematizados y difundidos por la archivstica norteamericana, a partir de Theodore R. Schellenberg, sin embargo sus orgenes se encuentran en tradiciones como la britnica, y la alemana. En los antecedentes se tuvo en cuenta la Oficina de la Public Record Office Act de 1877 que autoriz destruir los documentos posteriores a 1715 e indic que no tuvieran valor legal, histrico, genealgico, o anticuario. Ms tarde esta autorizacin se amplio a fondos posteriores de 1660. En Alemania la tradicin, se encuentra en los Cuadros de Expurgo que fueron desarrollados desde 1832 de igual forma el archivero ha jugado un papel destacado en el proceso, la preocupacin se ha centrado ms en la conservacin que en la destruccin. La contribucin de los archiveros ingleses es muy singular parece ser al definirse en pocas palabras que ellos valoran los documentos, para poder eliminar. Han estado muy
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influenciados por la teora de Sir Hilary Jenkinson, parece ser que han dejado toda la responsabilidad en manos del gestor del documento. La literatura presenta una sntesis de las corrientes tanto inglesa como alemana ya que incorporan el caso norteamericano y que se ha venido difundiendo internacionalmente, con la teora de los valores primarios y secundarios en los documentos. Carol Couture, explica que en la archivstica la funcin de valorar recoge aspectos tericos que fundamentan la prctica de los calendarios de conservacin. Al valorar los documentos de una empresa, una institucin, una universidad, etc., el archivero con el apoyo de un equipo asesor determina posiblemente los plazos de conservacin y planifica su flujo a lo largo del ciclo vital. Decide que va a eliminar, en qu momento y los que debe conservar de manera permanente para constituir la memoria de la organizacin, del pas en ltima instancia. Para el caso de los Estados Unidos de Norteamrica en los aos 30 los archiveros norteamericanos se dejaron seducir por la idea de valorar para eliminar documentos. Pero desde 1940, un pionero en la materia, Philipp C. Brooks se opuso a este planteamiento. Con este archivista se inician en la bsqueda de criterios de valoracin. Brooks, se preocup por las copias, y define las pautas para juzgar el valor permanente. Ms adelante el profesor Schellenberg defini los conceptos que han suscitado el consenso mundial, los cuales son valores primarios y secundarios. Canad, con los Archivos Nacionales fue de las primeras instituciones en preocuparse de la valoracin en 1867; a partir de 1960 desarroll una poltica, estableciendo prioridades entre las instituciones que deban valorar sus fondos documentales. Aparecen planteamientos de Terry Cook, quien indicla necesidad de conocer y valorar bien las instituciones creadoras para que la valoracin de sus documentos sea pertinente y adecuada. Se destaca como aspecto fundamental la importancia del organismo creador de los documentos. En esta materia, no se puede olvidar a Terry Eastwood, archivista que insisti en la necesidad de considerar tambin el uso de los documentos; se podra afirmar que se viene buscando que cada entidad disponga de los calendarios; sin embargo la valoracin se ha venido convirtiendo en el eje sobre el que gira la Archivstica quebequense, que integra los valores administrativos y patrimoniales y enlaza con los conceptos de valor primario y secundario. 3.2 ANTECEDENTES DE LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL EN ESPAA
El conocimiento de la situacin de identificacin y valoracin documental en Espaa fue un factor importante, ya que los pases hispanoamericanos y en forma especfica, Colombia, han recibido un importante apoyo en la organizacin de los archivos. Al realizarse las Primeras Jornadas de Identificacin y Valoracin de fondos documentales de las administraciones pblicas en 1991 en Madrid, se definieron perfectamente dos de sus tres fases en la metodologa archivstica, la identificacin y valoracin de fondos. Se ha podido concluir la relacin directa entre la identificacin y valoracin de fondos
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documentales ya que para valorar un fondo es necesario que sea previamente conocido e identificado.10_/ Los profesores doa Mercedes Martn-Palomino y Jos Luis La Torre Merino, han estudiado y presentado esta temtica en su texto Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales. 11 _/ Al efectuar dicho trabajo detectaron criterios comunes y en el hallazgo se pudo conceptuar que esta fase de anlisis se puede remontar al ao 1854 con el Real Decreto de 12 de mayo del Ministerio de Gracia y Justicia sobre los Archivos de las Reales Audiencias. En cada Audiciencia se deba nombrar una Junta de Archivos compuesta por el Regente Fiscal, dos magistrados, un teniente fiscal, y un perito versado en paleografa y en antigedades histricas. El 10 de enero de 1932 se modific en parte el texto de la Orden anterior, suprimiendo, para algunos documentos, bastaba el permiso del jefe administrativo de la dependencia. En 1942 se legisl, con relacin a los sobrantes de papel, tratando de solucionar ms un problema de espacio que una situacin de carcter archivstico. El 25 de mayo de 1969, adems se cre el Archivo de la Administracin, al fijar plazos de transferencias entre los distintos archivos de la Administracin Central. Todas ests iniciativas, se vieron ms completas con la Ley 16/1985 de 25 de junio, en su artculo 58 que incorpora la base legal para la valoracin y seleccin en el mbito nacional. Se destac que uno de los sistemas desarrollados en el proceso de identificacin y valoracin es el Sistema Legislativo en Catalua, en lo concerniente a sus normas que sirvieron de modelo para cuantos se han venido modernizando. Ms adelante en el ao 1992, con una Orden del Departamento de Cultura del 15 de octubre de 1992, se fijan los criterios de evaluacin y expurgo, as como los modelos de propuesta. Se conservarn los documentos textuales que permitan conocer orgenes del organismo productor, su organizacin y evolucin; los procesos de elaboracin de las leyes; el impacto o la eficacia de las actividades del organismo productor; el funcionamiento interno del organismo en cuanto a sus autoridades, relaciones de poder sobre un individuo, institucin o lugar acontecimientos importantes sobre poltica, economa, o sociedad, ciencias y tcnicas. El profesor La Torre explic que la aparicin del trmino en la literatura profesional acarre confusiones en un primer momento, ya que no se encontraba muy bien su ubicacin dentro de las tareas archivsticas. Se puede afirmar que desde el punto de vista archivstico, dentro de la operacin de la identificacin, existen factores fundamentales para todo el tratamiento archivstico, (el organismo productor, la competencia, la funcin, el tipo documental y la serie), los cuales se presentan a continuacin en la Figura 1, y se describen as:
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa, Manual de tratamiento de archivos administrativos, Madrid, Ministerio de Cultura, Direccin de Archivos Estatales, 1992. p. 29 LA TORRE MERINO, Jos Luis y MARTN PALOMINO Y BENITO, Mercedes, Metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales, Madrid, Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte, 1 reedicin, 2003, p. 14.
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Figura 1. Factores del tratamiento archivstico
UNIVERSIDAD
TIPO DOCUMENTAL
COMPETENCIAS SERIE DOCUMENTAL FUNCIONES Unin de tipos Documentales iguales
RGANOS ADMINISTRATIVO ACTIVIDADES
Fuente: GMEZ DOMNGUEZ, David. Curso de Archivos Municipales: Ncleo II.-Anlisis, Identificacin y Valoracin de Series Documentales. Crdoba, 2003, 15 Diapositivas.
3.2.1 El rgano productor Cada productor genera documentos de distinto tipo, atendiendo a las diversas actividades que lleva a cabo y que se caracterizan por ser de un slo tipo para cada actividad, es as como la Escuela Iberoamericana de Archivos define al Organismo Productor como el estudio del elemento orgnico o sujeto productor de la documentacin que es aqul que como consecuencia del ejercicio de sus funciones la ha generado y no necesariamente quien lo remite al archivo.12_/ Unido a lo anterior, la Archivera Espaola Doa Vicenta Corts Alonso13_/ considera que se deben conocer las distintas unidades productoras de documentacin, las atribuciones que las respaldan y las actividades que desarrollan para efectuarlas. Los organigramas no son estructuras inalterables, ya que como creacin humana varan con los cambios al interior de las Organizaciones, pero los cambios deben ser tenidos en cuenta por los archiveros en el momento de recibir los documentos para marcar las variaciones del autor o entidad productora (aumento de la divisin, reduccin, acumulacin, desaparicin), al incorporar esos documentos a la serie de los ya existentes en el archivo. Generalmente lo que se observa es el cambio en la denominacin de la razn social.
12 13
LA TORRE MERINO, Op. cit., p. 15. Archivos Municipales, 2 ed, Madrid,
CORTS ALONSO, Vicenta, Manual de Asociacin Espaola de Archiveros, 1989, 208 p.
16
Segn la experta archivera Ana Dupl del Moral14_/ los rganos con las unidades que se integran en ellos, se consideran productores de documentos cuando adems de tener la competencia para emitir documentos para la tramitacin administrativa, son responsables de la gestin y seguimiento de esta tramitacin y del archivo de los documentos. En la metodologa para la identificacin y valoracin de fondos documentales acumulados presentada por el Grupo Iberoamericano de Tratamiento de Archivos Administrativos, se establece que para la identificacin del organismo productor es necesario que se acuda a diferentes fuentes de informacin, que varan dependiendo de las caractersticas de la propia documentacin, es decir si se trabaja sobre documentacin reciente documentacin histrica, o si la identificacin es para un fondo pblico o privado. Lo anterior significa que el objetivo de la identificacin se centra en estudiar y determinar las series documentales y por lo tanto hay dos puntos de partida, as: Identificar el sujeto productor, es decir el que produce la documentacin. Identificar su actividad administrativa. A la hora de situar en el proceso de definicin de los rganos productores, se deben contemplar los siguientes instrumentos, para efectuar su anlisis: Boletines Oficiales Repertorio Legislativo ndice de Organismos Repertorio de Organigramas 3.2.2 La Competencia
Citando a Garca de Enterria 15 _/ la competencia es la medida de potestad que corresponde a cada rgano, siendo siempre una determinacin de normatividad, la competencia se constituye por razn de la materia (ratione materiae y dentro de ellas segn grados), por razn del lugar y por razn del tiempo. Esta circunstancia ha sido detenidamente estudiada por la archivera espaola doa Mara Paz Martn Pozuelo Campillo16_/, quin define que para el ejercicio de sus competencias toda institucin se ve ha menudo obligada a desgajarse en complejas unidades administrativas, cuyo nexo de unin es su dependencia de una unidad que representa la competencia principal. Cada una de las entidades o unidades menores son las encargadas de la realizacin de las funciones encaminadas a la realizacin de la competencia principal que define a la unidad mayor de quien efectivamente depende. De
14 15
DUPL DEL MORAL, Op. cit., p. 80.
GARCA DE ENTERRIA, Eduardo, Curso de derecho administrativo, Madrid, Civistas, 1981. Citado por: DUPL DEL MORAL, Op. cit., p. 82.
16
POZUELO CAMPILLOS, Mara Paz. Op. cit., p. 133.
17
esta manera, una serie de circunstancias y requisitos han de concurrir para que al final un organismo o entidad menor sea capaz de producir un fondo de archivos. En la archivstica moderna Segn lo expuesto por la Comunidad de Madrid, en un rgano o una entidad deben confluir todos los criterios de competencia (material, territorial, temporal), para que en ejercicio de la misma, pueda dictar vlidamente el acto administrativo que dicha competencia autorice.17_/ 3.2.3 La Funcin
Para la archivera espaola Paloma Fernndez Gil las funciones son atribuciones encomendadas o sealadas a una institucin para que realice y cumpla los fines para los que sta fue creada.18_/ Ahora bien, para el Archivo General de la Nacin de Colombia, en toda institucin hay funciones comunes y especificas. Las comunes son aquellas funciones administrativas genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier entidad y las especificas desarrollan la misin de la entidad y constituyen su razn de ser, hacindola diferente de cualquier otra.19_/ Este prrafo sustenta, el porque en Colombia, se pueden desarrollar TRD para documentos horizontales o facilitativos y para series misionales. De lo anterior, se puede concluir que la funcin es la capacidad propia de las unidades administrativas y su capacidad de actuacin* a travs de actividades. Cuando la funcin se ejerce, lo hace a travs de una o varias actividades, estas actividades por tanto estn implcitas en la funcin. El profesor de La Torre, dice que al hablar de concepto de funcin se deben diferenciar varios niveles: por un lado las grandes funciones de la administracin que producen la estructura de la misma en grandes organismos; por otro lado se tiene que cada uno de estos organismos encomendado tiene una serie de funciones que son su verdadera razn de ser, que por otra parte son las que realmente permanecen en el tiempo y finalmente se tiene un tercer nivel que se corresponde con cada uno de los sujetos productores de un organismo de la administracin. Esta utilidad ser la funcin que participe en concreto en la formacin de la serie documental.20_/
17 18 19
DUPL DEL MORAL, Op. cit., p. 82. FERNNDEZ GIL, Op. cit., p. 76.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Cartilla de Clasificacin, Op. cit., p. 14. ACTUACIN: Conjunto de actividades y tareas especificas o inespecficas necesarias para cumplir una funcin.
20 *
LA TORRE MERINO, Op. cit., p. 21.
18
De acuerdo con los anteriores planteamientos Las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupacin documental, ya que stas son el resultado de actuaciones reguladas por normas de procedimiento en cumplimiento de los objetivos encomendados a cada dependencia.21_/ 3.2.4 El Tipo Documental
Se entiende por tipo documental la unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogneos.22_/ El tipo documental es tan importante que en algunos casos llega a confundirse con el concepto de serie, aunque en realidad es un elemento ms de la misma. En la Tabla 5, se presentan las diferencias entre Tipo y Serie Documental. Tabla 5. Diferencias entre Tipo y Serie Documental TIPO DOCUMENTAL El tipo es una unidad documental El tipo es Producido por una actividad concreta Producido por una misma norma Formato, contenido informativo y soporte homogneos
Fuente: Fernndez Gil, Op. Cit., p. 84
SERIE DOCUMENTAL La serie es un conjunto de documentos La serie se forma partiendo de una actividad administrativa Producido por una misma norma Ni el formato, ni el contenido, ni el soporte tiene porque ser homogneos
En sntesis para la Comunidad Archivstica Colombiana 23 _/ la unidad documental (tipo documental) es el resultado fsico de una actividad llevada ha cabo en las unidades administrativas; existen tantos tipos documentales como actividades se realicen en el transcurso de un trmite. Visto de esta manera, Corts Alonso24_/ afirma que los tipos documentales que forman las series relacionados con las actividades que los originan se forman a manera de familias,
21
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Cartilla de Clasificacin, Op. cit., p. 13.
ESPAA. MINISTERIO DE CULTURA, DIRECCIN DE ARCHIVOS ESTATALES, Diccionario de terminologa archivstica, Madrid, Ministerio de Cultura. Direccin de los Archivos Estatales, 1993 Citado por: LA TORRE MERINO, Op. cit., p. 21. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Cartilla de ordenacin documental, Bogot, Archivo General de la Nacin. Divisin de Clasificacin y Descripcin, 2003, 36 p.
24 23
22
CORTS ALONSO, Op. cit, p. 74.
19
segn se trate de actividades personales (cartas, memorias, diarios, discursos, ensayos), administrativas (acuerdos, informes, ordenanzas, expedientes personales), econmicas (facturas, balances, registros de caudales, liquidaciones), judiciales (autos, causas, sentencias, dictmenes), religiosas (bulas, sermones, actas de bautismo y , amonestaciones, entre otras). Los tipos documentales son muy variados y teniendo en cuenta que se derivan de las actividades de los funcionarios y las instituciones, dependern de cuales sean stas, los hay comunes utilizados por casi toda la organizacin y especficos que slo corresponden a tareas muy particulares. 3.3 FUNDAMENTOS DE LA METODOLOGA UTILIZADA EN ESPAA PARA LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL
Al efectuar un anlisis a la metodologa de Espaa, se puede concluir que como resultado de este proceso aparecen dos funciones bsicas: la identificacin y la valoracin. Al interior del pas, an no se ha normalizado el proceso; existen cambios ligeros entre las regiones. Con la fase de identificacin se tiene claridad en la organizacin de un fondo, ya que se dispone del conocimiento exhaustivo de los diversos elementos que constituyen cada serie documental con lo cual se establecern los criterios adecuados de clasificacin y ordenacin. Esta tarea es de tipo intelectual, no fsica y supone la integracin de series al interior del cuadro de clasificacin. La valoracin consiste en el reconocimiento de los valores tanto primarios como secundarios a las Series, considerndose los siguientes: Administrativo, Fiscal, Jurdico, Informativo e Histrico Los valores, tanto administrativos como informativos existen siempre en cualquier documento, por lo que se deben fijar plazos para la vigencia administrativa; en el primer caso determinando plazos y en el segundo aclarando la intensidad y la calidad de la informacin. 3.3.1 Seleccin Consiste en la conclusin de la identificacin y valoracin. Se traduce en la propuesta a partir de dos opciones. La conservacin: que puede verse como total o permanente. Sin embargo cualquier documento debe conservarse mientras subsista su vigencia de tipo administrativo. Para el caso Andaluz la aprobacin o sancin de la propuesta de seleccin, corresponde a la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos, mediante un Acuerdo.
20
Una vez aprobada por el rgano competente, es tambin una operacin fsica, mecnica de destruccin de unidades documentales. Se realiza una resolucin de aprobacin, para su publicacin. De igual forma, esta aprobacin se presenta en el formato de Tablas de Valoracin. 3.3.2 Ejecucin de la Eliminacin Cualquier eliminacin, aunque la Tabla de Valoracin est elaborada y publicada, exige una propuesta formal para los documentos a destruir. Para este efecto, la normativa andaluza ha previsto, llevar un registro ordenado de: Estudios de identificacin y valoracin, Registros de Tablas de valoracin, Extracto de Tablas de Valoracin, Registros de Estudios de Identificacin y Valoracin, Y Registros de Actas de Eliminacin. Ahora bien, la Comisin Andaluza, es el rgano competente para aprobar las tablas de valoracin y las propuestas de eliminacin que se presentan. 3.4 LA IDENTIFICACIN LATINOAMERICANO Y VALORACIN DOCUMENTAL A NIVEL
Para los diversos pases de Latinoamrica, se han venido siguiendo los lineamientos de las ctedras impartidas por las doctoras Vicenta Corts Alonso y Antonia Heredia Herrera y otros archiveros que han visitado los pases, en las distintas actividades de capacitacin; para el personal que tuvo la posibilidad de participar en cursos y becas en Espaa y que ha venido multiplicando sus conocimientos a lo largo y ancho de cada uno de los pases. Para el caso colombiano, en el Archivo General de la Nacin-AGN el personal ha recibido capacitacin al respecto y formacin que ya est dando frutos. En las polticas trazadas para la identificacin y valoracin documental, se considera que las funciones corresponden a una nocin ms estable, dado que existe una amplia variedad de documentos de ndole comn a la actividad administrativa y estos pueden ser comprendidos en una estrategia uniforme para todas las dependencias, cancelando as la dispersin, normatividad y la heterogeneidad de la solucin. En general las experiencias nacionales de Mxico, y Brasil25_/, han demostrado que el proceso de identificacin de series, ha existido durante un largo tiempo y como tal forma parte crucial en el tratamiento de la documentacin administrativa e histrica de cualquier
ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA. Grupo iberoamericano de tratamiento de archivos administrativos, Archivos administrativos iberoamericanos: modelo y perspectivas de una tradicin archivstica, Bogot: Archivo General de la Nacin, 1996, 439 p. (El modelo iberoamericano de tratamiento de documentos, 1)
25
21
pas, al tener como finalidad el conocimiento de la evolucin del sujeto productor y de sus competencias. A manera de conclusin, la Tabla 6 indica en resumen las experiencias de los pases que han venido trabajando en la metodologa del grupo Iberoamericano de tratamiento de archivos administrativos. Tabla N. 6 Fases del tratamiento archivstico
FASE
FINALIDAD
OPERACIONES
RESULTADOS
IDENTIFICACIN
Estudio de la estructura orgnica. Estudio de las disposiciones que regulan las competencias. Estudio de las normas de Conocimiento procedimiento que regulan los de la evolucin trmites. Organizacin del sujeto Estudio de las normas que del fondo. productor y de controlan la circulacin interna y sus externa de los documentos en la fase competencias. de produccin. Delimitacin del fondo, el periodo cronolgico y el nivel de valoracin. Anlisis de la informacin contenida en los documentos. Anlisis y Localizacin de documentos estudio de los recapitulativos y series duplicadas. valores Trascendencia de los testimonios primarios y contenidos en los documentos tanto secundarios. para la institucin productora como para la memoria colectiva. Elaboracin de Estudio de los resultados instrumentos obtenidos en las dos fases anteriores. mediante la Diseo de los instrumentos. manipulacin Normalizacin del lenguaje y de de la los instrumentos. informacin. Recogida de informacin.
VALORACIN
Establecimiento de plazos de transferencias, conservacin y accesibilidad. Sentar las bases de la difusin y el acceso.
DESCRIPCIN
Fuente: ESPAA. MINISTERIO DE EDUCACIN Y CULTURA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN DE COLOMBIA. GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, Archivos administrativos iberoamericanos: modelo y perspectivas de una tradicin archivistica, Bogot, Archivo General de la Nacin, 1996, 407 P.
22
3.5
ANTECEDENTES DE LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL EN COLOMBIA
El Archivo General de la Nacin de Colombia presenta la Identificacin como una actividad que permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacin motivo de anlisis, la identificacin de las secciones, series dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional de la entidad productora. Cada serie documental esta asociada a un asunto en particular, cuya denominacin resulta del anlisis del contenido de los documentos reunidos en torno al trmite que los genera. En los fondos documentales las series y subseries documentales deben reflejar los documentos generados o recibidos en razn de las funciones asignadas a cada unidad administrativa de acuerdo con su competencia. Se puede concluir que las series estn integradas por tipos documentales que pueden ser singulares cuando se trata de un solo tipo documental o compuestas cuando estn integradas por varios documentos que no deben separarse porque corresponden a un trmite administrativo que debe respetarse (orden natural de los documentos). De nada sirven los fondos documentales de una universidad, colocados en un depsito si no han sido sometidos a una buena organizacin y a un programa descriptivo para poder hacer accesible los mismos y la informacin que contienen a la comunidad universitaria. Lo deca el politlogo Kart Deutsch la tarea primordial consiste en saber lo que hay que hacer, saber adems cundo y cmo hacerlo, saber igualmente lo que se ha hecho, cules son los resultados de lo que se hizo, y conocer los resultados de las propias acciones todo lo cual supone la existencia y localizacin de archivos organizados y tecnificados con capacidad de conservacin y recuperacin de la informacin que crece geomtricamente.26_/ 3.5.1 Los Programas de Gestin Documental-PGD en Colombia A finales del ao 1980, se plante en Colombia la necesidad de que las instituciones pblicas e igualmente las privadas adoptaran una poltica archivstica con base en una normatividad jurdica acorde con el desarrollo de las nuevas tendencias en el manejo de la informacin, que a su vez sustentara la modernizacin de los Programas de Gestin Documental- PGD, para lograr el desarrollo armnico de los archivos de la Nacin y convertirlos en verdaderos centros de informacin tiles, no slo para la investigacin y la cultura, sino para apoyar la administracin y modernizacin, facilitando la transparencia. Se sugiri en ese entonces la organizacin del Sistema Nacional de Archivos- SNA, como una estrategia de coordinacin y cooperacin permanentes entre los distintos archivos a
26
DEUTSCH, Kart, Poltica y administracin, Mxico, Fondo de Cultura Econmica, 1991. 396 p.
23
nivel nacional. La propuesta se concret el 22 de diciembre de 1989, cuando se firm la Ley No. 080, por medio de la cual se cre el Archivo General de la Nacin-AGN y se estableci el Sistema Nacional de Archivos- SNA, como un Programa Especial para todas las instituciones archivsticas y colecciones documentales tanto en el sector pblico como en el privado. Las polticas trazadas por el AGN, conceptuaron que un Programa de Gestin Documental-PGD, debe definir su alcance, y lo plasmaron en el esquema, que se muestra en la Figura 2. Figura 2. Alcance de un Programa de Gestin Documental
ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL
Produccin o Recepcin
Disposicin final
Preservacin Temporal
Trmite
Proteccin Distribucin Eliminacin Conservacin permanente
Consulta
Retencin
Almacenamiento
Recuperacin
Fuente: ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Gestin documental: bases para la elaboracin de un Programa, Bogot, Archivo General de la Nacin AGN, 1996, p. 15. (Mini/Manual, 3)
El PGD tiene los aspectos desde la produccin, hasta la conservacin permanente, preservacin temporal y la disposicin final. Analiza aspectos de la produccin o recepcin del documento, el trmite, la distribucin la consulta, la retencin, el almacenamiento, la recuperacin, la proteccin, y aspectos de conservacin temporal, y disposicin final.
24
Los Programas de Gestin Documental- PGD, introducidos en los archivos en estos ltimos diez aos en Colombia, tambin han llegado a los archivos de las universidades con lo cual se ha contribuido al buen funcionamiento del Sistema Archivstico, mediante la adopcin de tcnicas normalizadas y su aplicacin en los archivos. El Archivo General de la Nacin- AGN (1996), en su texto Gestin Documental, desarroll este concepto. 3.5.2 Metodologa para desarrollar la identificacin y valoracin documental en Colombia Las entidades del sector pblico y privado en Colombia siguen la metodologa indicada por el Archivo General de la Nacin en la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental, la cual se desarrolla en las siguientes etapas: Primera etapa Compilacin de la siguiente informacin institucional: disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relacionadas con la creacin y cambios estructurales del organismo, para el caso del estudio de la universidad. (Decretos, Acuerdos, Resoluciones y Directivas); Estructura interna vigente y anteriores; Manuales de funciones y de procedimientos; Normas legales vigentes, sobre las competencias de la Entidad; Historia de la Entidad; Reglamentos y normas vigentes, relacionadas con los documentos y los archivos. Segunda Etapa Se completa la informacin con: Entrevista y diligenciamiento de la Encuesta estudio unidad documental con los productores de los documentos, en cada oficina; Identificacin y definicin de unidades documentales; Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los Manuales de las dependencias del organigrama y el flujo documental; Integracin de series documentales; Identificacin de los valores primarios de las series documentales; Estudio de los circuitos administrativos; Tercera Etapa Anlisis de toda la informacin recolectada;
25
Se corrige o ratifica la integracin de series documentales; Valoracin y seleccin documental de las series identificadas y a continuacin de las series especficas o misionales; Cuarta Etapa Propuesta de Tablas de Retencin Documental; Anlisis de las Tablas de Retencin Documental en el Comit de Archivo de la Entidad, para el caso de estudio y revisin en la Universidad; En caso de ser del sector pblico presentacin y aval de la propuesta de Tablas de Retencin Documental y Acta del Comit de Archivo respectivo al Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin. En caso de ser del sector privado aprobacin en el Comit de Archivo de la Entidad. Si la instancia competente efecta observaciones a las Tablas de Retencin Documental presentada, la Entidad est obligada a atenderlas y deber presentarlas nuevamente. Quinta Etapa Una vez aprobadas las Tablas de Retencin Documental TRD, se hace la correspondiente difusin y se definen los siguientes aspectos: Fecha a partir de la cual se hace obligatorio cumplimiento; Se entrega un instructivo para aplicarlas en los archivos de gestin y central. Se entregan las normas de organizacin de los archivos de gestin, en concordancia con las Tablas de Retencin Documental TRD. Las instancias evaluadoras verificarn la aplicacin de las respectivas Tablas de Retencin Documental y el Archivo General de la Nacin, por su parte ejercer funciones de inspeccin y vigilancia en concordancia con el artculo 32 de la Ley N. 594 de 2000. Como responsables de la evaluacin del orden nacional se encuentra el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, previo concepto emitido por el Comit Evaluador del Documentos del AGN. Para los organismos del orden departamental el Comit Evaluador de Documentos del Orden Departamental. Y para los organismos del orden municipal el Comit Evaluador de Documentos del Orden Municipal. En el Anexo 4 se presenta un formato de Tablas de Retencin Documental-TRD, tal como se utilizan en Colombia.
26
3.6
ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA IDENTIFICACIN Y VALORACIN DOCUMENTAL
Documento Es el registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valores administrativo, fiscal, legal, econmico, contable, histrico y debe ser objeto de conservacin. En el ciclo de vida de los documentos de los archivos de la universidad. Tomando como base las consideraciones del profesor Ramn Alberch Fugueras27_/ lo recomendable es considerar las fases de la documentacin, as: Fase Activa: es la primera edad del documento, que corresponde al momento de su produccin, recepcin y utilizacin en el trmite inicial, periodo que tiene una duracin de cinco aos. Fase Semiactiva: se trata de la segunda edad, cuando el documento ya ha alcanzado el objetivo que origin su creacin y durante la cual solo es objeto de una consulta eventual. Fase inactiva: se denomina tercera edad, que consolida la reduccin de la utilidad administrativa y jurdica de un documento, y la posibilidad de una conservacin permanente en el en caso de que rena un valor de testimonio informativo evidente. La profesora Heredia Herrera comenta en sus diversos textos, que desde el ao de 1972, el archivista Carlos Wiffels plante la teora de las tres edades de los documentos que dieron lugar a diferentes categoras de archivos. Dicha teora est en relacin con la idea y realidad que los documentos no son algo muerto o inactivo sino que tienen una larga vida propia. En la Tabla 7, se presenta el esquema del ciclo de vida del documento. Tabla 7. Ciclo de vida de los documentos ARCHIVO De Gestin o de oficina Intermedio EDAD Primera Segunda VALOR Primario Primario preferentemente Primario y secundario
DURACIN
LOCAL Oficina o productora dependencia
5 aos
10 30 Archivo Central de la institucin aos 30 50 Archivo fuera de la institucin aos
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FUGUERAS, Ramn Alberch, Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento, Barcelona, Editorial UOC, 2003, 221 p.
27
Histrico
Tercera
Secundario
Indefinida
Archivo histrico dentro o fuera de la institucin.
Fuente: HEREDIA HERRERA, Antonia, Archivstica general; teora y prctica, Sevilla, Diputacin Provincial, 1989, p. 129.
En la gestin documental se contempla la multidisciplinariedad y la integracin; participa de algunas de las caractersticas del modelo definido por los expertos Theodore R. Schellenberg, Luciana Duranti, e incluso Terry Cook. Retomando primero al anlisis de la institucin y su fondo documental, luego las series documentales. Como funcin, la valoracin estuvo adscrita durante bastante tiempo a los archivos intermedios o centrales, pero hoy da tanto en Espaa, como en Colombia; se puede observar que se ha iniciado un proceso desde las reas de produccin documental, y en los Archivos de Gestin lo cual involucra un cambio. Tambin es necesario analizar la valoracin como funcin archivstica, con los siguientes objetivos bsicos: Racionalizacin y simplificacin de la produccin documental -no simplemente reducir a favor de una gestin administrativa ms gil y eficaz-. Configuracin y acotamiento del patrimonio documental histrico de un territorio. Optimizacin de la generacin del documento con lo cual afecta directamente a la serie documental. 3.6.1 Interrogantes a formular Cundo Y Dnde? En el proceso de identificacin y valoracin documental, la doctora Heredia Herrera recomienda utilizar algunas preguntas relacionndolas con tiempo y espacio; las respuestas facilitarn el conocimiento del proceso de identificacin y valoracin documental, pero sobre todo afectarn los criterios a tener en cuenta a la hora de su implantacin. El tiempo de la evaluacin debe adelantarse en forma sensible, situndolo en el tiempo de creacin de los documentos. Se podr as facilitar la ejecucin de la seleccin convirtiendo la eliminacin en un proceso controlado y automtico, cuando los documentos estn en papel o en medio magntico. A la hora de situar en el tiempo los procesos de evaluacin es necesario tener en cuenta dos vas de actuacin relacionadas respectivamente con posiciones preventivas o curativas, de los documentos que estn por crearse y los que ya han sido producidos. La primera lleva a evitar documentos innecesarios, relacionando su produccin. La forma de evaluacin documental, los problemas de identificacin, localizacin y
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contextualizacin, los plazos de eliminacin o conservacin definitiva, y dems aspectos a considerar debern estar delimitados de antemano, es decir en el momento de la creacin de la tipologa documental. El dnde, es decir el lugar o espacio en el cul debe decidirse la valoracin y la seleccin est relacionada con la respuesta sobre quienes han de tomar esa decisin. La identificacin en el proceso de evaluacin sirve para establecer la metodologa que responda al cmo hacerlo. Adems hay que incluir aspectos de formacin del talento humano, dedicado a las nuevas funciones de la Archivstica, as como la incorporacin del Estado en estas prioridades. En la Figura 3, se ilustra el aspecto de integracin. Figura 3. Esquema Integrador
Identificacin Valoracin
Seleccin
Conservacin Sancin o aprobacin
Eliminacin
Ejecucin o aplicacin
Fuente: HEREDA HERRERA, Antonia. Op. Cit., p.199-230
La doctora Heredia Herrera: apunta que es la funcin del proceso de valoracin, para no confundir con la etapa de valoracin, dentro del mismo proceso, junto con la identificacin y la seleccin.. La identificacin que facilitar adems la organizacin y la descripcin, con respecto a la evaluacin en todo el proceso documental, se debe situar incluso en el momento de crear los documentos y de delimitar las series documentales. La seleccin est indisolublemente unida a los conceptos de ciclo vital y fases del archivo; autores como Theodore R. Schellenberg sugieren considerar aspectos en el proceso como: La jerarqua administrativa y funcional. El valor del documento depende en buena medida del lugar que la oficina productora ocupe en la pirmide organizativa,
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Los valores primarios, y Los valores secundarios. En las Universidades en materia de archivos hay que lograr que el trabajo con los documentos, sea una responsabilidad compartida y multidisciplinaria es decir que varios profesionales trabajen con los archiveros, productores, juristas, gestores, administrativos y an usuarios. El proceso afecta directamente a las agrupaciones denominadas series y subseries y a sus tipos documentales.28_/ 3.7 PRECISIONES EN LA CONFORMACIN DE UNIDADES DOCUMENTALES
Consultando al Grupo de Archiveros Municipales de la Comunidad de Madrid, los estudios de Tipologa Documental conducen al conocimiento del rgano y de las funciones administrativas que producen, los documentos y sus funciones a travs, si es posible, de la normativa que los origina y tambin de los tipos documentales producidos como consecuencia y expresin de las actuaciones de ese rgano en el ejercicio de sus funciones. 29_/ Para muchos casos como los previstos en este apartado, Colombia an no dispone de la norma especfica.
28 29
Serie y subserie trminos que se encuentran en el Glosario de Colombia.
RUIZ RODRGUEZ, Op. cit., p. 45.
30
4.
TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL
En Colombia se denominan Tablas de Retencin Documental, cuando se elaboran a la documentacin de los ltimos aos y se denominan Tablas de Valoracin para la documentacin que pertenece a periodos de anteriores vigencias administrativas es decir la herramienta a aplicar a documentacin de fondos acumulados. En Espaa las llaman Tablas de Valoracin. Para su estudio y desarrollo una base fundamental, es la normatividad existente, con base en el tipo de organismo y sus funciones. 4.1 COMIT DE ARCHIVO
Un aspecto fundamental al interior de la archivstica en Colombia es la creacin del Comit de Archivo legalizado mediante acto administrativo, las universidades lo han ido estableciendo como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de ayudar a definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, as como en la revisin y aprobacin de las Tablas de Retencin Documental TRD. 30 _/, metodologa seguida a partir de las exigencias del Reglamento General de Archivos, segn Acuerdo No. 07 de 1995 del Archivo General de la Nacin. La composicin del Comit de Archivo esta definida para los siguientes trabajadores en los distintos organismos: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del ms alto nivel jerrquico de quien dependa de forma inmediata el Archivo (Secretario General y Vicerrector Administrativo, servicios generales, etc.), El jefe de la Oficina Jurdica, El jefe de la Oficina de Planeacin, El jefe de la Oficina de Organizacin y Mtodos, El jefe del Archivo Como invitados pueden acudir los jefes de las Unidad de Control Interno, tcnicos y archiveros y otros profesionales con estudios, y experiencia en el rea. Tambin pueden asistir, segn el tema a tratar los jefes de las dependencias, de donde sean los documentos, que se van a estudiar. En la metodologa desarrollada, para definir las Tablas de Retencin Documental, se dispone de un formato de Tablas de Retencin Documental, el Anexo 3.
30
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, Op. Cit., p.23.
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El Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nacin de Colombia, indica como uno de los aspectos de la funcin archivstica es la correspondiente a la Valoracin documental para lo cual debe desarrollarse toda una metodologa de trabajo, comenzando por la organizacin, la identificacin y dems pasos metodolgicos para la elaboracin y aplicacin de las TRD en los archivos. En el pas, se est trabajando por una archivstica que incluya atencin al ciclo vital del documento, elaboracin de cuadros de clasificacin y de tablas de retencin documental. Es realmente nueva, viene de estos ltimos 15 aos; sin embargo la normatividad relacionada con aspectos an es reducida. Unido a lo anterior, en el desarrollo del trabajo se efectu una compilacin de normas legales vigentes, la cual arroj el siguiente resultado. Las normas se registraron en orden cronolgico y segn la jerarqua de cada norma. 4.2 BASE LEGAL
Para el adelanto del trabajo en las universidades, se hizo una compilacin de las disposiciones y normas legales vigentes relacionadas con el tema del trabajo, con el fin de facilitar la valoracin; entre estas se mencionan las siguientes en orden de jerarqua: 4.2.1 Constitucin Poltica de Colombia Artculos: 8, 15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 94, 112 y 113, se relacionan con documentos de archivo. 4.2.2 Leyes Ley No. 795 de 2003, Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, Ley N. 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario en sus artculos 34, numerales 1, 5, y 22 y artculo 35, numerales 8, 13 y 21. Ley N. 594 de 2000, del 14 de julio. Ley General de Archivos. (Se encuentra en el anexo 2.) Ley N. 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electrnico y de las firmas digitales y se establecen las entidades certificadoras. Artculos 6, 8, 9, 10, 11, 12, y 13 Ley N. 270 de 1996, Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en los despachos judiciales. Ley N. 190 de1995, faltas y delitos en archivos, artculos 27 y 79. Ley 80 de 1989, crea el Archivo General de la Nacin.
32
4.2.3 Decretos Decreto N. 1145 de 2004, Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Informacin Administrativa del Sector Pblico SUIP, que guarda y custodia las hojas de vida de los servidores pblicos. Decreto N. 254 de 2000, expide el rgimen para la Liquidacin de las Entidades Pblicas del Orden Nacional. Decreto N. 1725 de 1997, Divisin de documentos de la DIAN. Decreto N. 998 de 1997 reglamenta las Transferencias de los Documentos Histricos de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto N. 1094 de 1996, relacionada con los Archivos Laborales Informticos. Decreto N. 1382 de 1995, sobre Tablas de Retencin Documental TRD Transferencias al Archivo General de la Nacin. 4.2.4 Acuerdos del Archivo General de la Nacin Acuerdo N. 02 de 2004 en el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos acumulados. Acuerdo N. 15 de 2003 adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002, indica como integrar el Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin. Acuerdo N. 42 de 2002 establece criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que cumplan con funciones pblicas, se regula el Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23, y 26 de la Ley General de Archivos. Acuerdo N. 41 de 2002 reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 29 y su pargrafo de la Ley 594 de 2000. Acuerdo N. 39 de 2002 regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental TRD en desarrollo del artculo 24 de la Ley 594 de 2000. Acuerdo N.38 de 2002 desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos, sobre responsabilidad del servidor pblico frente a los documentos y archivos. Acuerdo N. 16 de 2002 Establece las especificaciones tcnicas y los requisitos para a contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa, y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. y
33
Acuerdo N. 16 de 2002 se dictan disposiciones para el manejo de archivos pblicos de las Cmaras de Comercio. Acuerdo N. 60 de 2001 establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas. Acuerdo N. 56 de 2000 desarrolla el artculo 45 Requisitos para la consulta, del captulo 5 acceso a los documentos de archivo, del Reglamento General de Archivos. Acuerdo N. 47 de 2000 desarrolla el artculo 43 del Captulo V Acceso a los documentos de Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos Restricciones por razones de Conservacin Acuerdo N. 09 de 1997 Reglamenta el procedimiento para la evaluacin de las Tablas de Retencin Documental TRD. Acuerdo N. 11 de 1996 Establece criterios de conservacin y organizacin de documentos. Acuerdo N. 09 de 1995 reglamenta la presentacin de Tablas de Retencin Documental TRD de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin. Acuerdo N. 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nacin. 4.2.5 Circulares del Archivo General de la Nacin Circular N. 1 de 2004 Inventario de documentos a eliminar. Circular 012 de 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular N. 004 de 2003 relacionada a la organizacin de las historias laborales. Circular N.04 de 2003 Organizacin de las Historias Laborales. Circular No. 1 de 2003 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo. Circular 07 de 2002 Organizacin y conservacin de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional. Circular N. 01 de 2002 Sugerencias de acciones a considerar para la presente vigencia en el Plan operativo de los Consejos Departamentales de Archivos. Circular 03 de 2001 Transferencia de la documentacin histrica de los Archivos de los Organismos del Orden Nacional al AGN. Circular N. 1 de 1998 Creacin y desarrollo del Archivo General del Municipio. Circular N.02 de 1997 Parmetros a tener en cuenta para implementacin de nuevas tecnologas en los archivos pblicos.
34
Circular 01 de1997 Exhortacin al cumplimiento de la legislacin bsica sobre archivos en Colombia. 4.3 TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL
Siguiendo la metodologa del Archivo General de Andaluca, en las Tablas 8 a 20 se presenta como propuesta un modelo de Tablas de Valoracin de las oficinas de Talento Humano para las universidades tanto del Sector Privado. Para codificar las series documentales, se les asign un nmero en orden ascendente. La denominacin, corresponde a la recomendada por ser serie documental. No se registran los nombres de las 34 universidades que se visitaron una a una. Las universidades se han ido estableciendo en diferentes aos; en el campo de Procedencia y en la casilla de datos de Fecha Inicial y Final, las series son activas, en su totalidad. La denominacin de la oficina, es Talento Humano, Oficina de Personal, y Relaciones Industriales TABLA 8. Cdigo 01. Expedientes del Comit laboral Cdigo 01 Denominacin EXPEDIENTES DEL COMIT LABORAL: Este serie documental es un documento de carcter oficial, de formato legalmente establecido, con base en la norma tcnica colombiana 3394 de 1996 del 19 de junio. En la documentacin se registra las conclusiones de lo presentado y lo aprobado. De igual forma, se incluyen las recomendaciones al Vicerrector y rector de la Universidad en asuntos de ndole laboral. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de Oficina de Talento Humano (*)32 _/
ORGANISMO (*) 31 Universidad carcter privada.
FECHA FINAL
31 32
Universidades de carcter privada, definidas en la muestra. Fechas: Pueden variar, segn la creacin de las universidades.
35
RANGO
NORMATIVIDAD APLICABLE FECHA DE FECHA DE DISPOSICIN APROBACIN PUBLICACIN
DIARIO OFICIAL No.
Norma interna de las universidades, resolucin o acuerdo.33 ESPECFICA Memorando Manual de Funciones de la oficina. Manual de Procedimientos
Memorando
Rgimen Laboral Colombiano. Artculo 51.
Medios de prueba.
23 de diciembre de 1961.
30694
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL OBSERVACIONES DOCUMENTO TRADICIN DOCUMENTAL Acta del Comit Original Agenda de la reunin Original Proyectos a Estudiar Original Carta de citacin a reunin Copia Carta excusa de no asistencia Original
33
Indica la creacin de los Comits, al interior de las universidades.
36
NOMBRE Subordi nadas Completen tarias II Recopilato rias
SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad Universidad Universidad
Historia Laboral del empleado Expedientes del Comit Laboral Nmina
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de Talento Humano. Departamento de Talento Humano Departamento de Talento Humano
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo CONCEPTO S S No S Aporta informacin de carcter laboral a lo administracin y comunidad de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico. PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga el actual sistema de comits, en la Universidad. Durante la vida del personal administrativo, acadmico y de la Vicerrectoria de Promocin y Desarrollo Humano.
Histrico
37
TABLA 9.
Cdigo 02. Expedientes del Comit de Evaluacin y Clasificacin Docente 02 Denominacin EXPEDIENTES DEL COMIT DE EVALUACIN Y CLASIFICACIN DOCENTE:
Cdigo
Organismo Universidad Privada
Expediente que se tramita a peticin de los docentes para su correspondiente clasificacin, segn el Reglamento del Personal Docente de la Universidad. Se trata de un procedimiento que se efecta en forma anual, en las universidades. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) Fecha Unidad Administrativa / Funcin Fecha Final Inicial Oficina de Talento Humano
NORMATIVIDAD APLICABLE RANGO DISPOSICIN FECHA DE APROBACIN FECHA DE PUBLICACIN DIARIO OFICIAL No.
ESPECFICA
Norma interna de las universidades, resolucin o acuerdo. Memorando Manual de Funciones de la oficina Manual de Procedimientos
Memorando
38
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Acta del Comit Original Agenda de la reunin Original Hojas acadmicas de docentes Copia Certificados de estudios de doctorados, Copia magster y especializaciones Carta de citacin a induccin Copia Carta excusa de no asistencia Original Constancia de trabajos. Original Constancia de publicaciones Copia SERIES RELACIONADAS ORGANISMO
NOMBRE Subordi nadas Complementaria s II Recopilatorias
UNIDAD ADMINISTRATIVA Secretaria General Departamento personal de
Expediente de Resoluciones. Historias docentes laborales de
Universidad los Universidad
Plazos de permanencia y transferencia PLAZO JUSTIFICACIN En Archivo de Gestin 10 aos Consulta En Archivo Central 10 aos Consulta En Archivo Histrico Conservacin permanente Por tener valores secundarios.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico CONCEPTO S S PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga el actual sistema de Comits, en la Universidad. Durante la vida del personal docente en la Universidad.
39
No S Aporta informacin de carcter laboral a lo administracin y comunidad de la Universidad. Presenta un testimonio de la existencia de un procedimiento de evaluacin de las caractersticas acadmicas del Personal Acadmico de la Universidad que posibilita el cambio de clasificacin y su correspondiente remuneracin en forma anual.
Histrico
TABLA 10. Cdigo 03. Expediente de trmites de cheques Cdigo 03 Denominacin EXPEDIENTE DE TRMITES DE CHEQUES. Expediente que refleja los diversos trmites que se deben efectuar para solicitar un pago a travs de cheque, desde la solicitud, hasta la entrega del mismo. Generalmente se efectan estos trmites para el personal que no firma contrato y que es ocasional. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 35_/ (*)36 _/
Fecha Final
35
34
ESP ECF ICA
RANGO
BOLETN OFICIAL No.
40
Memorando
Manual Funciones
de
Memorando
Manual de Procedimientos.
Ley No.722, artculos del 712-651. Decreto No. 2649 de 1993.
El Cheque
diciembre 20 de 1995.
diciembre 20 de 1995
42156
Se reglamenta la contabilidad en general y se expiden principios o normas de la contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
13 de enero de 45096 1994
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL TRADICIN DOCUMENTO DOCUMENTAL OBSERVACIONES Solicitud pago por servicios prestados Original Solicitud giro de cheque Aprobacin giro de cheque Comprobante giro cheque Solicitud firmas comprobante y cheque Autorizacin entrega cheque Original Original Original Original Original
SERIES RELACIONADAS
41
NOMBRE Subordi nadas Complement arias II Recopilato rias Comprobantes de contabilidad. Movimiento diario.
ORGANISMO Universidad
UNIDAD ADMINISTRATIVA Divisin Financiera
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico CONCEPTO S S S PLAZO PERMANENCIA Si para conocer las fechas de solicitud y de pago. Se debe conservar por valor probatorio y comercial. Los Manuales de funciones y de procedimientos, requieren conservarlo para una posible consulta. Aporta informacin de carcter financiero y contable a la administracin de la Universidad y a la comunidad de hermanos de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico.
Informativo
Histrico
42
TABLA 11. Cdigo 04. Informes de asesora laboral Cdigo 04 Denominacin INFORMES DE ASESORA LABORAL: Expediente preparado por un doctor en Derecho y Ciencias Econmicas que representa a la Universidad y le permite ofrecer asesora y representacin de carcter laboral ante los tribunales y jueces de la repblica. Generalmente preparan los documentos, asisten a las citaciones, representan la Universidad, y estn pendientes de los diversos fallos. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 38_/ (*)39 _/
FECHA FINAL
ESPECFICA
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE DIARIO APROBACIN PUBLICACIN OFICIAL No. Ley de Ley 30 de educacin Diciembre 28 Enero 5 de 40.700 1992 superior de 1992 1993 RANGO Memorando Manual Funciones la oficina de de
Memorando
38
37
43
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Solicitud asesora laboral Original Documentos a estudiar Original Respuesta a solicitud de asesora laboral Original Solicitud visita confrontacin datos Original Copias de fallos Copias SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad

Historias laborales
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de Talento Humano
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 25 aos. Eliminacin parcial La consulta. de los expedientes. En el Archivo Histrico .
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA CONCEPTO PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga la tramitacin del proceso laboral en el juzgado y en tribunal Administrativo S administrativo. Legal o jurdico S Si durante el trmite de la demanda y hasta que se produzca el fallo.
44
Fiscal o econmico Informativo Histrico
S S S
La demanda puede ocasionar el pago de derechos o salarios. Testimonio de procedimientos. Por ser un testimonio de cmo eran los procesos de manejo de talento humano, sirve a la investigacin y consulta como jurisprudencia.
TABLA 12. Cdigo 05. Gestin de seguridad Social Cdigo 05 Denominacin GESTIN DE SEGURIDAD SOCIAL: Expediente que refleja el cumplimiento de los diversos compromisos de seguridad social de la Universidad, con sus empleados, ante los diversos organismos competentes para ello. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 41_/ (*)42 _/
FECHA FINAL
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE APROBACIN Amplia la Ley 789 de proteccin 27 de 2002. social y se diciembre modifican 2002 algunos conceptos. RANGO
ESPECFICA
FECHA DE PUBLICACIN 29 diciembre 2002
DIARIO OFICIAL
de 45079 de
41
40
45
Ley 789 de Regmenes 2002 pensionales exceptuados especiales Ley 30 de Ley de 1992 del 17 educacin de superior diciembre. Ley N. 100 Seguridad de 1993 social
29 de enero de 30 de enero de 45037 2002 2002 y 17 de diciembre 29 de diciembre de 1992 40700
41148
Decreto 1281 1995.
N. Actividades de alto riesgo
de 23 de julio de 22 de octubre 42903 2004 de 1996
Por la que se Ley 776 de dictan normas 11 de 2002 del 11 sobre diciembre de organizacin, diciembre admn., y prestaciones del sistema general de riesgos profesionales. Memorando Manual de Funciones de la oficina Manual de Procedimientos
11 de diciembre
45037
Memorando
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14. De igual manera el empleado dueo de la informacin.
46
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Formato de inscripcin al Instituto de Copia Seguros Sociales ISS y dems EPS. Formato reporte de novedades a la EPS Copia Comunicacin de novedades al ISS Original Reportes de la ARP Copia Inscripcin a la Caja de Compensacin Copia Familiar Subsidio Familiar Copia Subsidio para compra de tiles escolares Copia Formato de inscripcin al Fondo de Copia pensiones. Reporte de novedades al Fondo de Copia pensiones. Expediente Bonos pensionales Original Administradora de Riesgos Profesionales Original Entidades Promotoras de Salud Original Fondo de Pensiones y Cesantas Original Caja de Compensacin Familiar Original
NOMBRE Subordi nadas Complementarias II Recopilatorias Historia Laboral Expediente de Bonos Pensionales
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento Personal de
Ministerio de Tesorera Hacienda y Crdito Pblico.
47
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA CONCEPTO PLAZO PERMANENCIA Mientras se encuentre vinculado a la Universidad, durante su vida de pensionado y hasta tanto dure el derecho a los beneficiarios. Mientras este activo en la Universidad, durante su vida de pensionado y hasta tanto dure el derecho a los beneficiarios. La documentacin con valores econmicos, que hace parte de pruebas que dan derechos econmicos, es conservada en forma permanente. Es el testimonio de los procedimientos en Seguridad Social. Son testimonio de la realizacin de pruebas de derechos adquiridos.
Administrativo
Legal o jurdico
Fiscal o econmico
Informativo
Conservacin total de la serie. Debe incluirse en un programa de microfilmacin con fines de seguridad.
TABLA 13. Cdigo 06. Estadsticas Cdigo 06 Denominacin ESTADSTICAS: Serie que representa en cifras estadsticas el movimiento del Talento Humano tanto acadmico como administrativo de la Universidad, en aspectos de ttulos, carga acadmica, tiempo de trabajo, gnero, edad, salarios y otros
FECHA FINAL
44
43
48
Rango
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE DIARIO APROBACIN PUBLICACIN OFICIAL No. la Diciembre de 1992 28 5 de enero de 40700 1992
ESPECFICA
Ley 30 de Ley de 1992. educacin superior Memorando Manual Funciones la oficina
de Diciembre de 2004
Memorando
Manual de Diciembre Procedimientos 2004
Documentos que integran cada unidad documental DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Reportes de las actividades en forma Original cuantitativa que se desarrollan en la Universidad. Formatos SERIES RELACIONADAS ORGANISMO
NOMBRE Subordi nadas Complementaria s II Recopilatorias Base de datos.
49
Plazos de permanencia y transferencia PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por tener secundarios.
valores
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo Histrico Propuesta de Conservacin y / o eliminacin TABLA 14. CONCEPTO S No. No S S Aporta informacin de carcter para la planeacin de las funciones. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico. PLAZO PERMANENCIA En el periodo del rector.
Cdigo 07. Expediente de dotacin personal para rectora y vicerrectoras. 07 Denominacin EXPEDIENTE DE DOTACION PERSONAL PARA FUNCIONARIOS DE LAS RECTORIA Y VICERRECTORIAS: Expediente que refleja la normativa gubernamental relacionada con la dotacin de uniformes.
Cdigo
FECHA FINAL
47
46
50
RANGO
DIARIO OFICIAL No.
Ley N.141 Cdigo 15 de diciembre 23 de diciembre 30694 de 1961 Sustantivo del 1961 de 1961 Trabajo. Dotacin Calzado y vestidos. Memorando Manual de Funciones de la oficina Memorando Manual de Procedimientos
ESPECFICA
RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14. De igual forma el personal
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIO DOCUMENTAL NES Solicitud de informacin para dotacin Copia Informacin de tallas y sede respectiva Original Indicacin de direcciones de los almacenes a Original solicitar dotacin Listado de autorizacin con nombres, nmero Copia de cdula, y tallas. Relacin de entrega de mercanca Copia Carta excusa de no asistencia en las fechas Original Carta autorizacin entrega fuera de las Original fechas.
Comprobantes de egreso
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de talento Humano
51
Comprobantes de pago Complementarias II Recopilatorias
Universidad
Presupuesto de la respectiva Universidad vigencia
Departamento de Talento Humano Departamento de Talento Humano
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por disponer de valores secundarios.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo CONCEPTO S S No S PLAZO PERMANENCIA Mientras se encuentre vinculado a la Universidad el trabajador. Durante la vida del trabajador. Aporta informacin del cumplimiento de las normas laborales vigentes. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter sociolgico e histrico.
52
TABLA 15. Cdigo 08. Expedientes de novedades de personal
Cdigo
08
Denominacin EXPEDIENTES DE NOVEDADES DE PERSONAL: Documentacin de carcter oficial de la Universidad, que incluye las horas extras trabajadas por el personal y autorizadas, los descuentos autorizados por ley, embargos, descuentos de cuotas de cooperativas, prstamos, y otros. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 50_/ (*)51 _/
FECHA FINAL
RANGO
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN de 23 de diciembre 1961
DIARIO OFICIAL No.
ESPECFICA
15 Ley 141 de Normas sobre diciembre 1961 el salario 1961
de de 30694
Memorando
de de
Memorando
50
49
53
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Nmina Original Autorizacin al Banco de consignar en las Original cuentas de ahorros y cuentes corrientes.
NOMBRE Subordi nadas Compleme ntarias II Recopilato rias
SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad el Universidad
Comprobantes de Egreso Correspondencia con respectivo Banco o juzgado.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de personal Departamento de Personal.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo Histrico Propuesta de Conservacin y / o eliminacin PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga vinculado a la S Universidad. Durante la vida del personal en la S Universidad. Ese permite conocer las novedades por S transferencias a cuentas debidamente autorizadas por el empleado. S Aporta informacin de personal. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una S perspectiva de carcter sociolgico e histrico. Conservacin total de la serie. Puede incluirse en un programa de microfilmacin con fines de seguridad. CONCEPTO
54
TABLA 16. Cdigo 09. Expedientes de convocatoria a jurados de votacin Cdigo 09 Denominacin EXPEDIENTES DE CONVOCATORIA JURADOS DE VOTACIN: A
Expediente que refleja los trmites realizados para solicitar por parte de la Registradura Nacional del Estado Civil los respectivos trmites para solicitar de los funcionarios de la Universidad, el apoyo para ser jurados de votacin en las elecciones. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 53_/ (*)54 _/
Organismo (*)Universidad carcter privada52_/ RANGO
FECHA FINAL
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE DIARIO APROBACIN PUBLICACIN OFICIAL No. Decreto N. Cdigo 15 de agosto Agosto 1 de 37571 2241 de electoral de 1986 1986 1986 Memorando Manual de Funciones de la oficina Memorando Manual de Procedimientos RGIMEN DE ACCESO
Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14. DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Nmina de la Entidad Original Solicitud verificacin datos en lista adjunta Original Solicitud entrega oficio citacin a Original
53 52
ESPECFICA
55
capacitacin Envi copias comunicaciones debidamente radicadas y recibidas Citacin como jurados Envi copias firmadas de citacin Solicitud novedades de cambio Envi documentos de excusa no asistencia a jurado de votacin.
Copia Original Original Copias Original y excusa
NOMBRE Subordi nadas Nmina
Correspondencia con Entidades Complementarias II Recopilatorias
Registradura Nacional Estado Civil
del
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico CONCEPTO S S PLAZO PERMANENCIA Mientras se mantenga el actual sistema de comits, en la Universidad. Durante la vida del personal administrativo, acadmico y de la Vicerrectoria de Promocin y Desarrollo Humano.
56
No S Aporta informacin de carcter laboral a lo administracin y comunidad de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico.
Histrico
Se propone una eliminacin parcial de los documentos, despus de 30 aos de conservacin. Aplicar un muestreo de tipo cualitativo, y a la muestra documental conservarla en forma permanente
TABLA 17. Cdigo 10. Expediente de certificaciones Cdigo 10 Denominacin EXPEDIENTE DE CERTIFICACIONES: Expediente de carcter probatorio que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne, expedido a solicitud del interesado. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA Organismo FUNCIN INICIAL 56 (*)Universidad de (*)Oficina de Talento Humano _/ (*)57 _/ 55 carcter privada _/
FECHA FINAL
RANGO ESPECFICA
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN la 28 de diciembre 29 de diciembre
Ley N. 30 Ley de de 1992. Educacin Superior
56
55
57
Memorando
de de
Memorando
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Solicitud de certificacin sobre tiempo, Original salario y funciones desarrolladas. Certificacin segn solicitud. Copia Solicitud Inspeccin judicial sobre copia de Original certificaciones Respuesta definicin cita inspeccin judicial Copia sobre certificaciones SERIES RELACIONADAS NOMBRE ORGANISMO UNIDAD ADMINISTRATIVA Subordi nadas Complementarias II Recopilatorias PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por tener valores secundarios.
58
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo CONCEPTO S S No S PLAZO PERMANENCIA Mientras viva el beneficiario directo. Durante la vida de la persona. Aporta informacin de carcter personal. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico.
Histrico
TABLA 18. Cdigo 11. Expedientes de Historias laborales Cdigo 11 Denominacin EXPEDIENTES DE HISTORIAS LABORALES: Expediente con los datos personales, estudios, experiencia, referencias, seguridad social, salarios y dems beneficios de su vida como trabajador en una entidad.
Organismo (*)Universidad carcter privada58_/ ESP ECF ICA RANGO
PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 59_/ (*)60 _/ NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN
FECHA FINAL
DIARIO OFICIAL No.
59
58
59
Decreto No. Archivos 1748 laborales informticos Decreto No.1571 Archivos Laborales
Octubre 12 de Octubre 1995 1995 Agosto 1998 5
14
de 42049
de Agosto 7 de 1998
43358
Ley 141 de Llevar el archivo 23 diciembre de 23 de diciembre 30694 1961, de personal. 1961 de 1961 artculo 264 Circular N. 4 Archivo de 2003. Se Historias encuentra en laborales Anexo No. 5. Memorando Memorando de Del 6 de junio Del 6 de junio de 2003
Manual de Funciones de la oficina Manual de Procedimientos RGIMEN DE ACCESO
Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, nicamente en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio 14. DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIO DOCUMENTAL NES Documentos de identificacin: Cdula de Copia ciudadana, Pase de conduccin, Pasaporte, Formato de hoja de vida de la Universidad Original Certificados de estudios Original Certificados de experiencia laboral Copia Carta excusa de no asistencia a jurado de Original votacin Certificado de aptitud laboral Original Resultados de pruebas Original Contrato de trabajo Informe de ascenso e incremento salarial Original Certificados de ingresos y retenciones en la Copia fuente Llamadas de atencin Copia Formulario de retiro y suspensin a EPS Original Carta de solicitud de anticipo de cesantas Original
60
Autorizacin del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Formato de retiro de Cesantas Liquidacin del contrato Paz y salvo retiro Resolucin de comisiones de trabajo
Original Original Copia Original Original
NOMBRE Subordi nadas Complement arias II Recopilatoria s Nmina
SERIES RELACIONADAS ORGANISMO Universidad de La Salle Divisin Financiera
Comprobantes de Egreso
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta 61 En el Archivo Histrico Permanente _/ Los documentos tienen valor permanente.
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA Administrativo Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo Histrico CONCEPTO S S S S S PLAZO PERMANENCIA Mientras se encuentre vinculado a la institucin y duren los derechos de los beneficiarios. Expediente con valor legal y laboral. Expediente que prueba derechos. Aporta informacin de carcter laboral a la administracin de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico y social.
En el Anexo N.5, se encuentra la circular 004 de 2003, que presenta la norma, para el manejo de historias laborales en Colombia.
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TABLA 19. Cdigo 12. Expedientes de nmina Cdigo 12 Denominacin EXPEDIENTES DE NMINA: Expediente que registra los valores pagados por conceptos de sueldos y dems primas y pagos de ley. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 63_/ (*)64 _/
FECHA FINAL
RANGO
NORMATIVIDAD APLICABLE DISPOSICIN FECHA DE FECHA DE APROBACIN PUBLICACIN 23 de diciembre de 1961
Ley 141 de Normas 23 de 1961 relacionadas diciembre con el salario. 1961 Manual de Memorando Funciones de la oficina Manual de Memorando Procedimientos
ESPECFICA
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DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Reporte de nmina Original Listados de nmina Original Solicitud abonar en las cuentas de Original ahorro de los funcionarios Carta de reclamo Copia
Comprobantes de egreso Historias Laborales
UNIDAD ADMINISTRATIVA Universidad de La Divisin Financiera Salle Universidad de La Departamento de Salle Talento Humano
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA CONCEPTO PLAZO PERMANENCIA Mientras se encuentre vinculado a la Administrativo S institucin y mientras duren los derechos de los beneficiarios. Durante la vida del trabajador, y mientras Legal o jurdico S duren los derechos de los beneficiarios. Fiscal o econmico S Permite aportar pruebas.
Complementarias II Recopilatorias PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente Por tener valores secundarios
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Informativo Histrico Propuesta de Conservacin y / o eliminacin
Aporta informacin de carcter laboral a la administracin de la Universidad. Su valor informativo puede ser explotado S como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico y social. Conservacin total de la serie. Puede incluirse en un programa de microfilmacin con fines de seguridad. S
TABLA 20. Cdigo 13. Expedientes de Procesos Laborales Cdigo 13 Denominacin EXPEDIENTES DE PROCESOS LABORALES: Demandas que recibe la Universidad de sus trabajadores, en primera y segunda instancia. PROCEDENCIA ( UNIDAD PRODUCTORA) UNIDAD ADMINISTRATIVA / FECHA FUNCIN INICIAL de (*)Oficina de Talento Humano 66_/ (*)67 _/
FECHA FINAL
RANGO
ESPECFICA
Ley 141 de Cdigo 1961 Sustantivo Trabajo Memorando
DIARIO OFICIAL NO. 23 de diciembre 23 de diciembre 30694 del de 1961 de 1961
Manual de Diciembre 2004 Funciones de la oficina Manual de Diciembre 2004 Procedimientos
Memorando
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RGIMEN DE ACCESO Solamente el personal de la Oficina que se encuentra autorizado a consultarlo, nicamente en el rea de servicios y consulta del Archivo de la Oficina de Talento Humano y las autoridades competentes. Leyes 57 de 1985 y 594 del 2000 de julio.
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN CADA UNIDAD DOCUMENTAL DOCUMENTO TRADICIN OBSERVACIO DOCUMENTAL NES Demanda Laboral Original Pruebas Original Acta de inspeccin judicial Original Fallo Copia Notificacin personal Original Poder de representacin legal Original
NOMBRE
SUBORDI NADAS
UNIDAD ADMINISTRATIVA Departamento de Talento Humano Divisin Financiera
Historia Laboral Nmina
Universidad Universidad
PLAZOS DE PERMANENCIA Y TRANSFERENCIA PLAZO JUSTIFICACIN En el Archivo de Gestin 5 aos La consulta En el Archivo Central 10 aos La consulta En el Archivo Histrico Permanente
ANLISIS DE LA VALORACIN DOCUMENTAL VALOR Y PERMANENCIA CONCEPTO PLAZO PERMANENCIA Conservar la documentacin mientras este vinculado a la Universidad y despus de Administrativo S una demanda, hasta que el fallo haya sido ejecutoriado.
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Legal o jurdico Fiscal o econmico Informativo
S S S
Durante la vida laboral y an despus de retirado. Estos expedientes tienen valores laborales y jurdicos. Aporta informacin de carcter laboral a la administracin. Su valor informativo puede ser explotado como fuente de investigacin desde una perspectiva de carcter histrico y de carcter social.
Histrico
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5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES En este captulo se presentan los hallazgos ms significativos, encontrados en el proceso de la investigacin junto a las recomendaciones que surgen despus de su lectura reflexiva. 5.1 CONCLUSIONES El procedimiento de identificacin y la valoracin de las series al interior de la universidad colombiana; implica un trabajo que debe buscar aspectos como el conocimiento del organismo productor, sus oficinas, de su produccin documental y el establecimiento de plazos de transferencia, en el caso de eliminacin para las series, se plantea una metodologa de trabajo para controlar desde el mismo momento en que se crean, de igual manera aplicarlo a los fondos acumulados que, por circunstancias muy diversas, se encuentran en un estado precario de organizacin. En algunas universidades el Archivo, se deja en manos de un profesional sin formacin en Archivstica por lo que se observa que produce inconvenientes en el momento de hacer el estudio de identificacin y valoracin documental. El perfil encontrado para el funcionario encargado del Archivo en las universidades es generalmente una mujer cuya edad varia entre 30 y 40 aos, con titulo universitario de pregrado y / o postgrado, sin formacin especfica en el rea de la archivstica. Con ocasin de los procesos de acreditacin en las universidades colombianas, se ve con carcter urgente la necesidad, de organizar los archivos en las universidades para facilitar el proceso y disponer de los documentos debidamente organizados en series documentales, con su cuadro de clasificacin, identificados y valorados, con su tabla de valoracin y dems procesos dems procesos archivsticos. A partir de la organizacin e identificacin y valoracin documental, se pueden completar los procesos de descripcin documental, basados en las normas ISAD (G) e ISAAR (CPF). Es bsico divulgar con mayor nfasis la Ley 594 Marco General de Archivos, en el pas y en las universidades, para comprender la amplitud del trabajo que deben enfrentar organizando su archivo. 5.2 RECOMENDACIONES Desarrollar actividades de formacin del talento humano de las universidades para que cumplan con la capacitacin al personal encargado de los Archivos, para poder realizar proyectos de organizacin de sus Fondos Documentales. Motivar a los funcionarios encargados de los Archivos, para desarrollar Programas de Gestin Documental.
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Buscar con apoyo de los gremios y del Archivo General de la Nacin que en las universidades se establezcan los Archivos de Gestin, el Archivo Central, y el Histrico. Integrar el Comit de Archivo, con personal competente para facilitar la toma de decisiones y el desarrollo de las funciones del mismo. Estudiar las series documentales misionales, para normalizar su produccin, manejo, identificacin, organizacin, y valoracin documental en los distintos programas de Archivo de las universidades. Adoptar metodologas con el fin de facilitar el desarrollar un trabajo al interior de la universidad. A continuacin se encuentran los pasos a seguir que deben abordar las universidades: 1. Identificacin de la Universidad (Principio de procedencia) 2. Fijacin fechas extremas del fondo documental 3. Identificacin de la fecha de creacin de cada dependencia en la Universidad 4. Identificacin series documentales 5. Anlisis de los Manuales de Funciones y Procedimientos 6. Anlisis de normas legales vigentes 7. Anlisis de los flujogramas 8. Elaboracin cuadros de clasificacin 9. Elaboracin de repertorio de series documentales 10. Anlisis de cada serie documental e identificacin de series complementarias y duplicadas. 11. Estudio comparativo de series entre universidades 12. Valoracin de cada serie documental 13 Diseo y anlisis de Tablas de Valoracin Documental. 14. Revisin y ajustes a Tablas de Valoracin Documental 15. Aprobacin de Tablas de Valoracin Documental 16. Divulgacin en la entidad de las Tablas de Valoracin Documental 17. Aplicacin de Tablas de Valoracin Documental
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ANEXOS
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ANEXO 1. DECRETO 1382 DE 1995 (Agosto 18) Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, En ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y CONSIDERANDO: Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones", seala las funciones del Archivo General de la Nacin, y en su literal b) establece: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva". Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo nmero 012 del 16 de octubre de 1991, fij un plazo para la presentacin de las tablas de retencin documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin. Que con base en la Ley 80 de 1989, es funcin del Archivo General de la Nacin promover de la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental. Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestin institucional. Que el artculo 74 de la Constitucin Poltica y la Ley 57 de 1985, establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos pblicos, lo cual exige la adopcin de sistemas adecuados que garanticen su conservacin. DECRETA Artculo 1. Para los fines de este Decreto, dentro de los sesenta (60) das siguientes, contados a partir de la fecha de su publicacin, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, debern presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental. Ver art. 1 Ley 57 de 1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nacin 09 de 1995. Artculo 2. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la transferencia de la documentacin histrica de los archivos, de conformidad con los
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plazos y criterios establecidos por el Archivo General de la Nacin en el Manual de Transferencias y en el Reglamento General de Archivos. El incumplimiento de estas obligaciones dar lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la ley. Artculo 3. El Archivo General de la Nacin practicar las inspecciones necesarias en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales los pondrn a disposicin, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su organizacin y estado de conservacin, con el objeto de determinar los procedimientos de seleccin y envo. Ver art. 2, literal b), Ley 80 de 1989 Artculo 4. El Archivo General de la Nacin, podr una vez efectuada la inspeccin, poner en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuradura General de la Nacin, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones respectivas. Artculo 5. Los organismos nacionales que por cualquier razn se supriman debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas. Artculo 6. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. Publquese, comunquese y cmplase. Dado en Santa fe de Bogot, D.C., a 18 de agosto de 1995. ERNESTO SAMPER PIZANO El Ministro del Interior, Horacio Serpa Uribe. NOTA: Publicado en el Diario Oficial 41.973 del 24 de Agosto de 1995.
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ANEXO 2.
LEY 594 DE 2000 (Julio 14)
Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I. OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIN. La presente ley comprende a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente ley. ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, as: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
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Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones. Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
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c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica; f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla; h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos; i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva; k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano. TITULO II. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
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a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos; b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura; c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad; d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva; e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma; f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as: a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales; b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio; c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
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d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. TITULO III. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIN Y COMPETENCIA. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nacin; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito. PARAGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley. ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle. ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO. a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa;
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c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los rganos de Control; e) Archivos de los Organismos Autnomos. ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIN DE ARCHIVOS. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio. TITULO IV. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administracin pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PBLICOS. La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin. PARAGRAFO 1o. La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. PARAGRAFO 2o. Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad. PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PBLICOS. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados,
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conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. ARTICULO 18. CAPACITACIN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos; b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
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PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. ARTICULO 20. SUPRESIN, FUSIN O PRIVATIZACIN DE ENTIDADES PBLICAS. Las entidades pblicas que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V. GESTION DE DOCUMENTOS ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL. Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. PARAGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVSTICOS. La gestin de documentacin dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. ARTICULO 23. FORMACIN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados; b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente.
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ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIN. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental. ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes. ARTICULO 28. MODIFICACIN DE LA LEY 57 DE 1985. Modificase el inciso 2o. del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo". ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIN. Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
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TITULO VII. SALIDA DE DOCUMENTOS ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTRICOS. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos: a) Motivos legales; b) Procesos tcnicos; c) Exposiciones culturales. PARAGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII. CONTROL Y VIGILANCIA ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIN. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado. ARTICULO 34. NORMALIZACIN. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de la Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
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ARTICULO 35. PREVENCIN Y SANCIN. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX. ARCHIVOS PRIVADOS ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios. ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
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ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite. ARTICULO 39. DECLARACIN DE INTERS CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso. ARTICULO 40. RGIMEN DE ESTMULOS. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas. ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural: a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano; b) Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes. PARAGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la ley. ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLUSULA CONTRACTUAL. Cuando las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. PARAGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones
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internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes. TITULO X. DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos. ARTICULO 45. ADQUISICIN Y/O EXPROPIACIN. Los archivos privados de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida. TITULO XI. CONSERVACION DE DOCUMENTOS ARTICULO 46. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin. PARAGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. ARTICULO 48. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
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ARTICULO 49. REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS. El pargrafo del artculo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". TITULO XII. ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION ARTICULO 50. ESTMULOS. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas. TITULO XIII. DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley. ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. El Presidente del honorable Senado de la Repblica, MIGUEL PINEDO VIDAL. El Secretario General del honorable Senado de la Repblica, MANUEL ENRQUEZ ROSERO. La Presidenta de la honorable Cmara de Representantes, NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA. El Secretario General de la honorable Cmara de Representantes, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO. REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLQUESE Y EJECTESE. Dada en Santa Fe de Bogot, D. C., a 14 de julio de 2000. ANDRES PASTRANA ARANGO. El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR. El Ministro de Cultura, JUAN LUIS MEJA ARANGO.
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ANEXO 3. ESTUDIO DE IDENTIFICACIN Y VALORACIN DE SERIES DOCUMENTALES Cdigo serie: I. IDENTIFICACIN de la
1. DENOMINACIN DE LA SERIE Denominacin vigente Denominaciones anteriores / Otras denominaciones Fecha inicial de la serie Fecha final Es serie subordinada? S: Nombre de la serie principal
No:
2. PROCEDENCIA Y FECHAS DE CREACIN Y EXTINCIN Organismo Unidad Adva./ Funcin Fecha Inicial Fecha Final
Cdigo orgnico de la serie 3. CONTENIDO
Cdigo funcional de la serie
4. LEGISLACIN A) GENERAL:
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RANGO
DISPOSICIN
FECHA DE APROBACIN
FECHA DE PUBLICACIN
BOLETN
B) ESPECFICA: RANGO DISPOSICIN FECHA DE APROBACIN FECHA DE PUBLICACIN BOLETN
5. PROCEDIMIENTO DEL EXPEDIENTE TIPO DOCUMENTOS TRADICIN DOCUMENTAL OBSERVACIONES
6. SERIES RELACIONADAS A) SERIES DUPLICADAS: I. Nombre de la Serie Organismo Unidad Administrativa
B) SERIES SUBORDINADAS: II. Nombre de la Serie Organismo Unidad Administrativa
C) SERIES QUE RECOPILATORIA III.
CONTENGAN
INFORMACIN
COMPLEMENTARIA
Nombre de la Serie
Organismo
Unidad Administrativa
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7. ORDENACIN Ordenacin Numrica Cronolgica Alfabtica Otros
Onomstica
Materias
Geogrfica
Observaciones: 8. DESCRIPCIN Por unidad de instalacin Por unidad documental Observaciones: 9.VOLUMEN N unidades instalacin Metros lineales 10. SOPORTE FSICO Papel Informtico
ARCHIVO OFICINA ARCHIVO CENTRAL
II. VALORACIN ARCHIVO INTERMEDIO/HIST RICO Otros
11. VALORES Administrativo Fiscal Jurdico Plazo plazo plazo
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Informativo:
Escaso Sustancial Escaso Sustancial
Justificacin
Histrico:
Justificacin
12. REGIMEN DE ACCESO:
III. SELECCIN 13. SELECCIN A) PROPUESTA DE SELECCIN DE LA SERIE: Eliminacin En Archivo En Archivo En Archivo Parcial oficina Central Intermedio/His(plazo) (plazo) trico(plazo)
Conservacin Total
B) PROPUESTA TIPO DE MUESTREO: Selectivo: Aleatorio: Mixto: Probabilstica: Otros: C) PLAZOS DE TRANSFERENCIAS:
Al Archivo Central: justificacin:
plazo
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Al Archivo Intermedio/Histrico: plazo y justificacin:
IV. OBSERVACIONES 14. OBSERVACIONES:
15. . RECOMENDACIONES AL GESTOR
V. AREA DE CONTROL Responsable del Estudio de Identificacin y Valoracin: Archivo/s donde se ha llevado a cabo el trabajo de campo: Fechas extremas del periodo estudiado: Fecha de realizacin: Fecha de revisin:
INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR EL FORMULARIO CDIGO DE LA SERIE: Campo para cumplimentar por la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos. 1. DENOMINACIN DE LA SERIE: 1.1. Denominacin vigente: Nombre de la serie que se estudia. Este ser Fuente: Cuadro de Clasificacin existente en el Archivo y responder al consensuado entre los Archivos que contengan la referida serie entre sus fondos.
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En el caso de las series denominadas horizontales en la Administracin de la Junta de Andaluca, la denominacin responder a la consensuada en los Cuadros de Clasificacin empleados en los Archivos Centrales de Consejeras y Organismos Autnomos. Ejemplos: Nminas, Expedientes de contratacin. 1.2. Denominaciones anteriores: Nombre por el que se ha identificado anteriormente a la serie objeto del estudio, as como, en el caso de funciones horizontales, nombre por el que se reconoce a dicha serie de tipo horizontal, en el cuadro orgnico del fondo documental que la produce. Ejemplos de denominaciones anteriores: suministros, Expedientes de gastos. Retribuciones, Expedientes de
1.3. Fechas inicial y final de la serie: indicar la fecha de formacin de la serie, de acuerdo con la Norma ISAD (G), y, en el caso de ser una serie cerrada por haberse extinguido el organismo o el procedimiento que la produca, la fecha final. 1.4 Serie subordinada: Es el testimonio de una parte del procedimiento administrativo que identifica a la serie en cuestin, que en la unidad administrativa que genera dicha parte se estima como serie propia. Ejemplo: Informes jurdicos, que son parte preceptiva en muchos expedientes y serie propia en los servicios jurdicos; Notas de reparo de las Intervenciones presentes en muchos expedientes que generan gastos, y aparece como serie propia en todas la Intervenciones. 1.5. Nombre de la serie principal: indicar el mismo en el caso de que la serie sea subordinada de otra.
2. PROCEDENCIA Y FECHAS DE CREACIN Y EXTINCIN: Nombre de las instituciones que de acuerdo con sus competencias son responsables de la produccin de la serie y fechas extremas en las que se ha ejercido esa responsabilidad. Igualmente nombre de las unidades administrativas dentro de cada institucin responsable. En el caso de series de carcter horizontal, nombre de la funcin. Cuando la responsabilidad la haya ejercido siempre la misma institucin, nicamente se indicar la fecha inicial. Cdigo orgnico de la serie: dgitos correspondientes al cuadro de clasificacin del Organismo o Institucin productora. Cdigo funcional de la serie: dgitos correspondientes al Cuadro de Clasificacin funcional del Archivo.
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En los Archivos Centrales de Consejeras y Organismos Autnomos de la Junta de Andaluca deber consignarse el cdigo consensuado para sus Cuadros de Clasificacin funcionales. 3. CONTENIDO DE LA SERIE: Describir brevemente la finalidad administrativa especfica que cumple la serie y su procedimiento. En el caso de que la documentacin estudiada constituya una serie subordinada (adscrita a otra unidad o institucin) se habr de sealar qu parte del procedimiento constituye esta serie subordinada que se estudia. Ejemplo: Estudio de serie: Notas de reparo. Contenido: Copias de todas las notas de reparo (generalmente en forma de oficio) formuladas por la Intervencin Delegada de la Consejera X sobre cualquier propuesta de documento contable o cuenta justificativa presentada ante dicha Intervencin. La nota de reparo conlleva informe desfavorable y devolucin de la propuesta al rgano o servicio proponente. 4. LEGISLACIN: Disposiciones normativas de carcter general y especfico (incluyendo normas internas) que afecten directamente al procedimiento. Se atender principalmente a la normativa especfica. Las disposiciones de carcter general se referirn siempre a aquellas que se hayan de aplicar en algunos procedimientos en ausencia de normativas especficas. Ejemplo: Ley de funcionarios civiles del estado para cubrir las lagunas normativas en materia de personal en determinados aos. 5. PROCEDIMIENTO: Indicacin del proceso de tramitacin administrativa de la serie expresado a travs del siguiente cuadro: Documentos: la relacin ordenada de los documentos bsicos que, en funcin del procedimiento, forman parte de cada unidad documental de la serie. No ser necesaria la indicacin de los documentos de enlace, siempre que su ausencia no impida el conocimiento del procedimiento. Tradicin documental: debe consignarse, siempre que sea posible, la tradicin documental referida a los documentos que componen la unidad documental de la serie O=original; C=copia; CA=copia autenticada; FC=Fotocopia; M=minuta Observaciones: espacio destinado a indicar cualquier incidencia en el circuito documental que implique la posible localizacin de duplicados en otras unidades administrativas. Como anexo se acompaar la fotocopia de un expediente completo de la serie identificada y valorada. Igualmente, el esquema del procedimiento se indicar
100
cuantas veces sea necesario si el mismo ha variado en el tiempo, debido a modificaciones considerables introducidas por nueva normativa (general o interna de la unidad responsable); o tambin en el caso de que la serie contenga subseries que respondan a variaciones procedimentales. Primer ejemplo: Serie de Correspondencia: Correspondencia de entrada: DOCUMENTOS Escrito, solicitud u oficio, acompaado de otros documentos
TRADICIN DOCUMENTAL Original y fotocopias
OBSERVACIONES El original se remite a los distintos departamentos y una fotocopia se conserva en el negociado de Registro.
TRADICIN OBSERVACIONES DOCUMENTAL Escrito, solicitud u Originales mltiples Un original se remite a cada uno de oficio, acompaado de los destinatarios y otro original se otros documentos conserva en el negociado de Registro.
Correspondencia salida: DOCUMENTOS
de
Segundo ejemplo: Serie Notas de reparo de Intervencin Delegada: DOCUMENTOS Nota de reparo acompaada del expediente de gasto al que hace referencia: documentos contables y documentacin justificativa 6. SERIES RELACIONADAS: Nombre de las series documentales que por su contenido o por su tramitacin incluyan informacin idntica, parcial, complementaria o recopilatoria a la serie objeto de identificacin. TRADICIN DOCUMENTAL La nota de reparo es copia y el expediente de gasto un original mltiple OBSERVACIONES La nota de reparo original est en el expediente de gasto correspondiente del rgano gestor que lo ha enviado a Intervencin.
101
Series duplicadas: Identificar series iguales en distintas unidades. Ej. : Nminas en Habilitacin y en DP. Fiscal de Intervencin Delegada Series subordinadas: Documentos que constituyen parte del procedimiento, pero que en su unidad de origen son series. Ej. : Notas de reparo de Intervencin, Documentos contables Series que contengan informacin complementaria o recopilatoria: Ej. : Libro Registro de ndices de documentos contables remitidos a Hacienda, Memorias, etc. 7. ORDENACIN: Indicacin del tipo de ordenacin que se le da a la serie analizada, reflejando en observaciones cualquier caracterstica en la ordenacin que sea importante destacar. Ej. : La serie documentos contables de Intervencin ha variado en el tiempo la forma de ordenacin en oficinas: por n de documento contable, por n de aplicacin presupuestaria, por n de ndices. 8. DESCRIPCIN: En este apartado se indicar el nivel de descripcin aplicado a la serie y en observaciones los instrumentos utilizados para la misma, ya sean inventarios, catlogos y otras herramientas de trabajo que sirvan para la misma, caso de bases de datos que se empleen en oficinas. 9. VOLUMEN: Indicacin de la cantidad de las unidades de instalacin que integra la serie, expresadas en n de unidades o en metros lineales de documentacin. El volumen se expresar para el Archivo de oficina, Central o Intermedio/Histrico. 10. SOPORTE FSICO: Elemento destinado a la informacin del soporte o soportes fsicos en el que se presenten los documentos de la serie en estudio. 11. VALORES: Se incluyen los valores: administrativo, fiscal, jurdico, informativo e histrico que puedan atribuirse a los documentos de la serie objeto del estudio. Valor administrativo: valor primario inherente a cualquier documento, ligado a la vigencia administrativa, siendo el plazo que sta fija referente generalizada para su conservacin hasta tanto no haya prescrito. Suele ser cinco aos, de no existir recursos que alarguen el plazo, en cuyo caso habr de constatarse.
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Valor fiscal: entendido como un carcter ms del valor administrativo, se destaca independiente para determinar los plazos de aquella documentacin de carcter econmico que est sujeta a procesos de control establecidos por alguna normativa. Valor jurdico: valor atribuible a la serie documental o a alguno de los documentos que la forman porque contengan pruebas fundamentales para garantizar los derechos y deberes de la Administracin y de los ciudadanos. Ejemplos: Inventario de bienes y derechos, Expedientes de sesiones de rganos colegiados: Consejo de Gobierno... Valor informativo: habr que pronunciarse en torno a si ese valor es escaso o sustancial en la serie que se estudia de acuerdo con los siguientes criterios: existencia de duplicacin de informacin; que la informacin sea importante por indispensable; y a que materias o personas afecta dicha informacin. Valor histrico: ligado al anterior, se tendr en cuenta para establecer el valor de aquellos documentos que son indispensables para reconstruir la Historia de una institucin, de una persona, de una actuacin, de un tema. 12. RGIMEN DE ACCESO Indicacin del RGIMEN DE ACCESO , segn establece el art.29.1.c) del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/84, de 9 de enero, de Archivos, cuando sea posible establecer un criterio general, de acuerdo con la legislacin general, e igualmente indicacin del RGIMEN DE ACCESO a documentos afectados directamente por una legislacin especfica. 13. SELECCIN: A) PROPUESTA DE SELECCIN: Deber optarse entre conservacin y eliminacin. En caso de propuesta de eliminacin, deber especificarse su modalidad (total o parcial), as como el Archivo del Sistema en que debe realizarse y los plazos sugeridos para acometerla. B) MUESTREO: En los casos en que se proponga la eliminacin, deber recomendarse un tipo de muestreo (selectivo, aleatorio, mixto, probabilstica...), especificando brevemente y a ser posible su metodologa y volumen o porcentaje. C) PLAZOS DE TRANSFERENCIAS: Los plazos de transferencias se consignarn en relacin con la finalizacin de la tramitacin y la disminucin progresiva de la frecuencia de uso de los documentos. No debern consignase en el caso de coincidir con lo estipulado en el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos y rdenes de desarrollo. 14. OBSERVACIONES: Apartado dividido en dos campos, el primero destinado a aadir una aclaracin o complemento informativo del estudio, referida a cualquiera de sus reas; y el
103
segundo dedicado a realizar recomendaciones para los gestores encaminadas a subsanar incidencias observadas a lo largo del tiempo en el procedimiento administrativo de la serie. Ejemplo: Es conveniente respetar siempre la ordenacin alfabtica de los expedientes personales, sin establecer separaciones entre personal funcionario, laboral, fijos, discontinuos, etc. rea de control: Adems del nombre del Responsable del Estudio debe consignarse el Archivo o los Archivos en los que se ha realizado el trabajo de campo correspondiente al estudio de Identificacin y Valoracin de la serie. Igualmente se han de reflejar las fechas extremas del periodo estudiado, que en principio ha de coincidir con las fechas extremas de la documentacin que se conserve el en archivo de procedencia del Estudio de Identificacin y Valoracin. Por ltimo, deber indicarse la fecha de elaboracin. La fecha de revisin del estudio es una informacin que cumplimentar la Comisin Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos.
104
ANEXO No. 4.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

OFICINA CODIGO OFICINA HOJA FECHA 1 de 1
100
TRD DOC CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
RETENCION
DISP. FINAL PROCEDIMIENTO
ARCHIVO
Gestin Central
CT E
ABREVIATURAS TRD DOC = TRADICION DOCUMENTAL O = ORIGINAL C = COPIA F = FOTOCOPIA *P = PERMANENTE
CT= CONSERVACION TOTAL E = ELIMINACION M = MICROFILMACION S = SELECCION
RESPONSABLE
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ANEXO 5. CIRCULAR No.004 DE 2003 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACION PARA: Secretarios Generales de Ministerios, Departamentos Administrativos, Superintendencias, Unidades Administrativas Especiales y dems Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y Archivo General de la Nacin Organizacin de las Historias Laborales Junio 6 de 2003.
DE: ASUNTO: FECHA:
El pasado 20 de diciembre de 2002 el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y el Archivo General de la Nacin, expidieron la Circular No. 07, a travs de la cual se expres la necesidad de que todas las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional organicen los archivos conforme a lo dispuesto en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y a las pautas y normas tcnicas generales sobre la conservacin de la informacin oficial de las entidades. Teniendo en cuenta lo anterior, en desarrollo del Programa de Renovacin de la Administracin Pblica se viene adelantando por parte de la Presidencia de la Repblica, el Departamento Nacional de Planeacin, el Archivo General de la Nacin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, un plan de contingencia que involucra el acompaamiento y seguimiento al manejo de los archivos, con el fin de proteger los fondos documentales de las entidades dentro de sus procesos de reforma institucional y de manera especfica la relacionada prioritariamente con las historias laborales, nminas e historias clnicas, entre otras. Para el efecto, dentro de los criterios tcnicos establecidos por el Archivo General de la Nacin, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mnimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculacin laboral en cada entidad: Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificacin del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptacin del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Documentos de identificacin Hoja de Vida (Formato nico Funcin Pblica)
Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesin
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Pasado Judicial Certificado de Antecedentes Penales Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaracin de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen mdico de ingreso) Afiliaciones a: Rgimen de salud (EPS), pensin, cesantas, caja de compensacin, etc. Actos administrativos que sealen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripcin en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros. Evaluacin del Desempeo Acto administrativo de retiro o desvinculacin del servidor de la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresin del cargo, insubsistencia, destitucin, aceptacin de renuncia al cargo, liquidacin del contrato, incorporacin a otra entidad, etc. El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mnimo por los anteriores documentos, no obsta para que las entidades de acuerdo con su naturaleza jurdica, con sus responsabilidades particulares, puedan hacer sus propios requerimientos documentales, complementndola. De otra parte, las entidades debern establecer controles que garanticen la transparencia de la administracin de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestin del talento humano. Por lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 16 de la Ley 594 de 2000, los Secretarios Generales o funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua pertenecientes a las entidades pblicas, dentro del proceso de organizacin de archivos, debern verificar que: En cada expediente los documentos se encuentren ordenados atendiendo la secuencia propia de su produccin; y su disposicin refleje el vnculo que se establece entre el funcionario y la entidad. Los documentos de cada Historia Laboral estn colocados en unidades de conservacin (carpetas) individuales, de manera que al revisar el expediente, el primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que refleje la ms reciente. Cada expediente podr estar contenido en varias unidades de conservacin de acuerdo con el volumen de la misma, se recomienda que cada carpeta tenga como mximo 200 folios. La foliacin debe ser consecutiva de 1 a n independientemente del nmero de carpetas, por ej. Carpeta 1 Fls. 1-200, Carpeta 2 Fls. 201-400, etc. Dichos documentos se registrarn en el formato de Hoja de Control que se anexa de acuerdo con su instructivo, lo cual evitar la prdida o ingreso indebido de documentos. Las oficinas responsables del manejo de Historias Laborales elaboren el Inventario nico Documental de los expedientes bajo su custodia.
107
Los espacios destinados al archivo de Historias Laborales, deben ser de acceso restringido y con las medidas de seguridad y condiciones medioambientales que garanticen la integridad y conservacin fsica de los documentos. Aprovechando el proceso de organizacin archivstica que vienen adelantando las entidades en cumplimiento de las recomendaciones del Archivo General de la Nacin y dada la importancia legal y el carcter administrativo de los documentos que conforman las Historias Laborales, las entidades debern verificar la organizacin de las mismas, ajustando sus manuales y reglamentos internos a las disposiciones anteriormente descritas. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus funciones de asesora tcnica, inspeccin y vigilancia otorgadas por la Ley, continuar realizando visitas a las entidades, para verificar el cumplimiento de las obligaciones respecto al manejo archivstico y en especial de las series documentales anteriormente citadas. FERNANDO GRILLO RUBIANO
Director Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y JORGE PALACIOS

PRECIADO Director Archivo General de la Nacin C.C. Director Departamento Nacional de Planeacin- Dr. Santiago Montenegro Trujillo. Directora Programa de la Renovacin de la Administracin Pblica-Dra. Claudia Jimnez Jaramillo. Secretario Jurdico de la Presidencia- Dr. Camilo Ospina Bernal.
108
INSTRUCTIVO HOJA DE CONTROL HISTORIAS LABORALES Las entidades del estado deben registrar el ingreso de documentos a los expedientes de Historias Laborales de los funcionarios, mediante la utilizacin del Formato HOJA DE CONTROL.
El primer procedimiento a seguir es ordenar los documentos de cada historia Laboral cronolgicamente de manera que el primer documento sea el que registre la fecha ms antigua y el ltimo el que registre la fecha ms reciente, realizada esta labor se proceder a foliar a partir del No. 1 todo el expediente laboral, consecutivamente68. En el caso de existir otra foliacin, sta se anular y quedar como vlida la ltima realizada, la cual debe corresponder con la registrada en la Hoja de Control. Una vez realizado este procedimiento se proceder a diligenciar la Hoja de Control, as: 1. Nombre del funcionario: Debe consignarse el nombre completo del funcionario al que corresponde la historia laboral. 2. Fecha: Debe consignarse la data del documento (dd/mm/aa). Si los documentos corresponden a anexos de otro principal como el Formato Unico de Hoja de Vida o de oficio remisorio, deber tenerse en cuenta las fechas de estos ltimos. 3. Tipo Documental: Debe consignarse el nombre del documento as: Resolucin de Nombramiento, Certificado de estudios, Afiliacin a Fondo de Pensiones, etc. 4. Folios: Debe consignarse el nmero del folio (s) que corresponde(n) al tipo documental anotado, por ejemplo: Acta de Posesin folio 5, o Resolucin de Comisin de Estudios, folios 7-9 porque este documento tiene 3 folios. 5. Fecha de elaboracin: Debe consignarse la fecha en que se diligenci el formato para cada expediente. 6. Firma del Jefe de Recursos Humanos: El Jefe de Recursos Humanos debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice.
68
Los folios tienen una relacin directa con la Hoja de Control, la cual se constituye en el instrumento legal y jurdico que soporta cada uno de los documentos que contiene el expediente.
109
7. Firma del funcionario responsable del manejo de historias laborales: Debe firmar cada Hoja de Control una vez diligenciada, bien sea por retiro del funcionario de la entidad o por haberse terminado el espacio en cada hoja que se utilice. Esta Hoja de Control debe ser adherida a la parte interna de la solapa izquierda de la carpeta que contiene el expediente de Historia Laboral de cada funcionario y deber actualizarse a medida que se vayan ingresando nuevos documentos.
110
ARCHIVO GENERAL DE LA NACION GRUPO DE TALENTO HUMANO HISTORIA LABORAL HOJA DE CONTROL
Nombre FECHA
Funcionario:__________________________________________ TIPO DOCUMENTAL FOLIO (S)
Fecha Elaboracin: _____________________________ Firma: ____________________________________ Funcionario responsable manejo Historia Laboral Firma: ___________________________________ Jefe Recursos Humanos
111

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UNIVERSIDAD INTERNACIONAL DE ANDALUCA SEDE IBEROAMERICANA SANTA MARA DE LA RBIDA 2007

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4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.3 5.

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AN: AGN: PGD: CIA: ICFES: SNA: TRD: TIC: TVD:

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Archivista Comit evaluador de documentos

Comisin superior calificadora de documentos administrativos

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Informacin registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

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Funciones administrativas comunes

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Plazo preventivo de conservacin

Plazo de vigencia administrativa

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Tablas de retencin documental

Tablas de valoracin documental

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Valor fiscal Valor histrico

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reguladas por el derecho comn

reguladas por el derecho comn.

Fuente: Diccionarios de archivstica.1

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TABLA DE VALORACIN, trmino incluido en el glosario de Colombia.

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BEST, J. W, Cmo investigar en educacin, Madrid, Morata, 1998, 178 p.

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Nivel Confianza 0,9 0,95 0,99

Z Error = delta 1,6449 0,05 1,9600 0,05 2,5758 0,05

Fuente: Elaborada por la autora. 2.4 ETAPAS DE LA INVESTIGACIN

ETAPAS ETAPA 1.1.- Tema y problema de investigacin. 2.-Revisin Bibliogrfica y documental

1.- Reseas analticas. 2.- Elaboracin de fichas, y apuntes en la Base de Datos

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Entrevista con expertos. Rastreo bibliogrfico y documental.

Fichas de anlisis y de resumen.

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de 1.- Tablas de resultados e interpretacin.

1.- Lectura de las TRD 1.- Tablas y cuadro de anlisis. Retencin.

A travs de foros, reuniones y 1. Socializacin de presentaciones en la Informacin. las Universidades. ETAPA 6.