MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA

CAPUFE

PROCEDIMIENTO PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO

OBJETIVO

Establecer un modelo de ventas efectivo, promoviendo la venta, traspasos y distribucin de los productos que se elaboran en la Planta de Pinturas y Emulsiones, propiciando la comercializacin para la venta de estos productos en el sector pblico de nivel Federal, Estatal y Municipal, incluyendo la Red FARAC, as como de las empresas privadas a fin de captar ingresos adicionales para el Organismo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA

CAPUFE

PROCEDIMIENTO PARA VENTA Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO

POLTICAS

1. En caso de clientes nuevos que requieran la instrumentacin de un contrato tipo, se elabora contrato y se enva texto propuesto al rea jurdica de la Planta de Pinturas y Emulsiones para su revisin y visto bueno. 2. Si un cliente solicita entrega anticipada y no existe el producto en la presentacin o envase especificado en el contrato o pedido, se verificar si existe en inventario el producto en otra presentacin y se pide aprobacin al cliente para surtir. 3. El pago en ventas a particulares slo se aceptar de contado o por anticipado va deposito o cheque certificado. 4. Las solicitudes de pintura tramitadas a la Planta de Pinturas y Emulsiones por Oficinas Centrales, Delegaciones Regionales o Gerencias de Tramo, ser tratado contablemente como un traspaso entre almacenes.

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TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONMES

CLAVE: 05 PAG. 1 DE 3 FECHA: ENERO 2007

CAPUFE
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

Superintendencia de Ventas

1. Visita a los posibles clientes nuevos para dar a conocer los productos de la Planta de Pinturas y Emulsiones. 2. Contacta a los clientes ya existentes para promocionar el catlogo actual de productos CD interactivo, de la Planta de Pinturas y Emulsiones. catalogo de productos y pagina WEB 3. Recibe de los clientes solicitud de cotizacin de los productos de la Planta de Pinturas Solicitud de y Emulsiones y determina: cotizacin Producto Existente en Catlogo? Si Continua en la Actividad 08

Subgerencia de Distribucin

No 4. Solicita a produccin se realice el desarrollo del nuevo color solicitado y se entregue Correo Electrnico una aplicacin del color solicitado para aprobacin del cliente, somete a la consideracin de la Subgerencia de Produccin y autorizacin del Titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones la factibilidad de fabricar un nuevo tono o color de pintura vinlica, esmalte o de trnsito, si la probable venta es de un volumen considerable o para un cliente de compras de volumen. Se autoriza de desarrollo? No 5. Se informa al cliente la imposibilidad de cubrir su solicitud. Fin S 6. Solicita a produccin se realice el desarrollo del nuevo tono o color y se entrega una Aplicacin con el color solicitado para aprobacin del cliente. Aprueba el cliente la muestra? No Continua en actividad 04 S 7. Se recaba firma de aceptacin del cliente en la Aplicacin. Aplicacin con firma de cliente

Superintendencia de Ventas o Superintendencia de Distribucin

8. Elabora y enva a los clientes la cotizacin solicitada con costo y tiempos de entrega, Cotizacin en hoja membretada con nmero de folio consecutivo y determina si la cotizacin result satisfactoria. Cotizacin Satisfactoria? No 9. Se archiva acuse de recibo de cotizacin.

Superintendente de Ventas o Superintendencia de Distribucin

Si 10. Recibe del cliente el pedido o contrato debidamente requisitado.

Pedido o Contrato

Gerencia de Innovacin Gubernamental

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TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONMES

CLAVE: 05 PAG. 2 DE 3 FECHA: ENERO 2007

CAPUFE
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

Superintendencia de Distribucin

11. Verifica en sistema SIAC si esta dado de alta el cliente. Es cliente nuevo? Si 12. Se da de alta en el SIAC XD01 Catalogo de clientes. No 13. Revisa stock a travs de la transaccin MMBE para saber si existe el volumen solicitado de pintura o emulsin y determina: Hay existencia en Almacn? No 14. Genera solicitud de produccin para que la Subgerencia de Produccin calendarice la Solicitud de elaboracin del producto solicitado. Produccin Si 15. Captura el pedido en SIAC a travs de la transaccin VA01, cuando la venta se haga en un solo evento, si la venta se hace en varias entregas se capturar a travs de la transaccin VA31, programando las fechas de entrega del producto y verifica si el cliente es de Red Propia, Red FARAC o Tercero: Red Propia, Red FARAC o Tercero? Red Propia 16. Recibe a travs del SIAC solicitud de traspaso, verifica que la Delegacin Regional o Remisin Gerencia de Tramo correspondiente haya dado entrada a la solicitud en SIAC, liberando el pedido por el rea de recursos financieros y recursos materiales de la misma. Mediante la transaccin MB1B del SIAC, se registra como un traslado de mercanca entre almacenes al costo y elabora remisin. Continua en la Actividad 19

Red FARAC 17. Elabora la factura en SIAC a travs de la transaccin VF01 y la entrega a la Factura Superintendencia de Recursos Financieros por medio de la Relacin de Facturas de Venta para su envo por oficio a la Delegacin Regional o Gerencia de Tramo correspondiente para su cobro. Continua en la Actividad 19 Terceros 18. Elabora la factura en SIAC a travs de la transaccin VF01, y hace entrega de la Factura misma a la Superintendencia de Recursos Financieros por medio de la Relacin de o Remisin Facturas de Venta, para su envo por oficio al cliente para trmite de cobro. En el caso de particulares se solicita pago de contado o por anticipado va deposito o cheque certificado. 19. Elabora e instrumenta el programa de entregas, conforme al tipo de producto, Rol de Viajes transporte y destino, creando registro en la forma Rol de Viajes de cada operador. 20. Elabora autorizacin de salida de almacn, se imprime y se recaba las firmas del Autorizacin Salida Titular de la Planta de Pinturas y Emulsiones o del Subgerente de Administracin, del de Pintura u Orden Superintendente de Distribucin y del Superintendente de Recursos Financieros. de Carga

Gerencia de Innovacin Gubernamental

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TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO UNIDAD ADMINISTRATIVA: PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONMES

CLAVE: 05 PAG. 3 DE 3 FECHA: ENERO 2007

CAPUFE
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO

Superintendencia de Distribucin

21. Conserva una copia firmada en original de la autorizacin de salida, enva al almacn Factura y Copias una copia de la misma y distribuye las copias de las facturas en la forma siguiente: - copia azul para archivo de distribucin - copia amarilla para la caja - copia rosa, copia verde y una fotocopia para almacn - copia blanca para el cliente 22. Requisita el formato de Autorizacin de Salida de Pintura o Formato de Orden de Autorizacin Salida carga" en caso de emulsin asfltica. de Pintura u Orden de carga 23. Tramita oficio de comisin de viticos y solicitud de vales de combustible. Recibe copia de la autorizacin de salida de pintura y/o Formato de solicitud de llenado, y copia blanca de la factura o remisin cuando es una entrega a cliente en parcialidades o en bien en caso de un traspaso. Oficio de Comisin y Solicitud de vales de combustible, Autorizacin Salida de Pintura u Orden de carga, Factura o Remisin Factura o Remisin

Superintendencia de Distribucin (Facturista) Superintendencia de Distribucin (Operador)

Superintendencia de Recursos Materiales (Almacn) Superintendencia de Distribucin (Operador)

24. Recibe factura o remisin con las siguientes copias y entrega de la siguiente manera: - copia rosa - Almacn - copia verde - Vigilancia - copia blanca - la sella y la regresa al Operador para acuse de recibo del cliente 25. Inicia recorrido y entrega producto al cliente, recaba firma de acuse de recibo (copia blanca de la factura) y/o nota de remisin. Termina Procedimiento

Gerencia de Innovacin Gubernamental

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TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES

CLAVE: PGINA:

05

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

1 DE 4

FECHA:

ENERO 2007

CAPUFE

SUPERINTENDENCIA DE VENTAS

SUBGERENCIA DE DISTRIBUCIN

SUPERINTENDENCIA DE VENTAS O SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIN

INICIO

VISITA A LOS POSIBLES CLIENTES NUEVOS PARA DAR A CONOCER LOS PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES 1 CATALOGO DE PRODUCTOS Y PAGINA WEB CD INTERACTIVO CONTACTA A LOS CLIENTES YA EXISTENTES PARA PROMOCIONAR EL CATLOGO ACTUAL DE PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES 2 SOLICITUD DE COTIZACIN RECIBE DE LOS CLIENTES SOLICITUD DE COTIZACIN DE LOS PRODUCTOS DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES 3

CORREO ELECTRNICO SOLICITA A PRODUCCIN SE REALICE EL DESARROLLO DEL NUEVO COLOR SOLICITADO, SOMETE A LA CONSIDERACIN DE LA SUBGERENCIA DE PRODUCCIN Y AUTORIZACIN DEL TITULAR DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES. 4

SI
SE AUTORIZA DE DESARROLLO?

COTIZACIN ELABORA Y ENVA A LOS CLIENTES LA COTIZACIN SOLICITADA Y DETERMINA SI LA COTIZACIN RESULT SATISFACTORIA 8

NO

SE INFORMA AL CLIENTE LA IMPOSIBILIDAD DE CUBRIR SU SOLICITUD 5 COTIZACIN SATISFACTORIA?

SI

FIN

NO
PRODUCTO EXISTENTE EN CATLOGO?

NO
APLICACIN CON FIRMA DE CLIENTE SOLICITA A PRODUCCIN SE REALICE EL DESARROLLO DEL NUEVO TONO O COLOR Y SE ENTREGA UNA APLICACIN CON EL COLOR SOLICITADO PARA APROBACIN DEL CLIENTE 6 SE ARCHIVA ACUSE DE RECIBO DE COTIZACIN 9

SI

A
APRUEBA EL CLIENTE LA MUESTRA?

NO

SI

SE RECABA FIRMA DE ACEPTACIN DEL CLIENTE EN LA APLICACIN 7

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TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES

CLAVE: PGINA:

05

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

2 DE 4

FECHA:

ENERO 2007

CAPUFE

SUPERINTENDENTE DE VENTAS O SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIN

SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIN

PEDIDO O CONTRATO

RECIBE DEL CLIENTE EL PEDIDO O CONTRATO DEBIDAMENTE REQUISITADO 10

VERIFICA EN SISTEMA SIAC SI ESTA DADO DE ALTA EL CLIENTE 11

NO
ES CLIENTE NUEVO?

SI

SE DA DE ALTA EN EL SIAC XD01 CATALOGO DE CLIENTES 12

REVISA STOCK A TRAVS DE LA TRANSACCIN MMBE PARA SABER SI EXISTE EL VOLUMEN SOLICITADO DE PINTURA O EMULSIN 13

SI

HAY EXISTENCIA EN ALMACN?

NO

SOLICITUD DE PRODUCCIN

GENERA SOLICITUD DE PRODUCCIN PARA QUE LA SUBGERENCIA DE PRODUCCIN CALENDARICE LA ELABORACIN DEL PRODUCTO SOLICITADO 14

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TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES

CLAVE: PGINA:

05

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

3 DE 4

FECHA:

ENERO 2007

CAPUFE

SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIN

CAPTURA EL PEDIDO EN SIAC Y VERIFICA SI EL CLIENTE ES DE RED PROPIA, RED FARAC O TERCERO 15

RED PROPIA
REMISIN RECIBE A TRAVS DEL SIAC SOLICITUD DE TRASPASO, VERIFICA QUE LA DELEGACIN REGIONAL O GERENCIA DE TRAMO CORRESPONDIENTE HAYA DADO ENTRADA A LA SOLICITUD EN SIAC, LIBERANDO EL PEDIDO POR EL REA DE RECURSOS FINANCIEROS Y RECURSOS MATERIALES DE LA MISMA. MEDIANTE LA TRANSACCIN MB1B DEL SIAC, SE REGISTRA COMO UN TRASLADO DE MERCANCA ENTRE ALMACENES AL COSTO Y ELABORA 16 REMISIN

RED PROPIA, RED FARAC O TERCERO?

RED FARAC
FACTURA ELABORA LA FACTURA EN SIAC A TRAVS DE LA TRANSACCIN VF01 Y LA ENTREGA A LA SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS POR MEDIO DE LA RELACIN DE FACTURAS DE VENTA PARA SU ENVO POR OFICIO A LA DELEGACIN REGIONAL O GERENCIA DE TRAMO CORRESPONDIENTE PARA 17 SU COBRO

TERCEROS
FACTURA O REMISIN ELABORA LA FACTURA EN SIAC A TRAVS DE LA TRANSACCIN VF01, Y HACE ENTREGA DE LA MISMA A LA SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS POR MEDIO DE LA RELACIN DE FACTURAS DE VENTA, PARA SU ENVO POR OFICIO AL CLIENTE PARA TRMITE DE COBRO. EN EL CASO DE PARTICULARES SE SOLICITA PAGO DE CONTADO O POR ANTICIPADO VA DEPOSITO O CHEQUE CERTIFICADO 18

ROL DE VIAJES ELABORA E INSTRUMENTA EL PROGRAMA DE ENTREGAS, CONFORME AL TIPO DE PRODUCTO, TRANSPORTE Y DESTINO, CREANDO REGISTRO EN LA FORMA ROL DE VIAJES DE CADA OPERADOR 19 AUTORIZACIN SALIDA DE PINTURA U ORDEN DE CARGA ELABORA AUTORIZACIN DE SALIDA DE ALMACN, SE IMPRIME Y SE RECABA LAS FIRMAS DEL TITULAR DE LA PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES O DEL SUBGERENTE DE ADMINISTRACIN, DEL SUPERINTENDENTE DE DISTRIBUCIN Y DEL SUPERINTENDENTE DE 20 RECURSOS FINANCIEROS

FACTURA Y COPIAS CONSERVA UNA COPIA FIRMADA EN ORIGINAL DE LA AUTORIZACIN DE SALIDA, ENVA AL ALMACN UNA COPIA DE LA MISMA Y DISTRIBUYE LAS COPIAS DE LAS FACTURAS 21

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TITULO:

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTAS Y TRASPASOS DE PINTURAS Y EMULSIN ASFLTICA POR MAYOREO PLANTA DE PINTURAS Y EMULSIONES

CLAVE: PGINA:

05

UNIDAD ADMINISTRATIVA:

4 DE 4

FECHA:

ENERO 2007

CAPUFE

SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIN (FACTURISTA)

SUPERINTENDENCIA DE DISTRIBUCIN (OPERADOR)

SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES (ALMACN)

FACTURA O REMISIN AUTORIZACIN SALIDA DE PINTURA U ORDEN DE CARGA AUTORIZACIN SALIDA DE PINTURA U ORDEN DE CARGA SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE OFICIO DE COMISIN TRAMITA OFICIO DE COMISIN DE VITICOS Y SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE. RECIBE COPIA DE LA AUTORIZACIN DE SALIDA DE PINTURA Y/O FORMATO DE SOLICITUD DE LLENADO, Y COPIA BLANCA DE LA FACTURA O REMISIN CUANDO ES UNA ENTREGA A CLIENTE EN PARCIALIDADES O EN BIEN EN 23 CASO DE UN TRASPASO FACTURA O REMISIN

REQUISITA EL FORMATO DE AUTORIZACIN DE SALIDA DE PINTURA O FORMATO DE ORDEN DE CARGA" EN CASO DE EMULSIN ASFLTICA 22

RECIBE FACTURA O REMISIN CON LAS SIGUIENTES COPIAS Y ENTREGA 24

INICIA RECORRIDO Y ENTREGA PRODUCTO AL CLIENTE, RECABA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO (COPIA BLANCA DE LA FACTURA) Y/O NOTA DE REMISIN 25

FIN

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