Maestra en Administracin y Direccin de Proyectos

Gestin de los Costos del Proyecto

Planificar la gestin de costos Estimar los Costos
Sesin 1 Roger Vargas

Noviembre 2013
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Proyecto: Sydney Opera House

PLAN Presupuesto de 7 millones USD Fecha de inicio 05/12/1958. Fecha final prevista 26/01/1963. REAL Coste final de 102 millones USD Fecha final real 20/10/1973.

Cul cree usted que son las razones de tanta variacin?

Gestin de los Costos del Proyecto

La Gestin de los Costos del proyecto incluye los procesos necesarios para que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. PROCESOS DE PLANEACION: 7.1 Planificar la gestin de costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 7.4 Controlar los Costos

Gestin de los Costos del Proyecto

Los Procesos no son discretos y se solapan e interactan. Contempla el efecto de las decisiones del proyecto sobre los costos de uso, mantenimiento y soporte del producto = Clculo de Costos del Ciclo de Vida. Generalmente la prediccin y el anlisis del rendimiento financiero del producto se realizan fuera del proyecto. Contempla requisitos de informacin de los interesados en el proyecto. Diferentes formas y momentos

TCO
15%

85%

Presupuestado

Comprometido

Estimado

Trazabilidad

Real

Estadstico Pagado

Facturado

Gestin de los Costos del Proyecto

La estimacin de Costos y la preparacin del presupuesto estn muy vinculadas y en proyectos pequeos son como un proceso nico. La posibilidad de influir sobre el costo es mayor en las primeras etapas del proyecto, por tanto es crtica una definicin temprana del alcance del proyecto. Los procesos, herramientas y tcnicas asociadas, varan por rea de aplicacin, y se les selecciona al definir el ciclo de vida del proyecto, y estn en el Plan de Gestin de Costos.

Gestin de los Costos del Proyecto

La Gestin de los Costos del proyecto incluye los procesos necesarios para que el proyecto se pueda completar dentro del presupuesto aprobado. PROCESOS DE PLANEACION: 7.1 Planificar la gestin de costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 7.4 Controlar los Costos

Planificar la Gestin de Costos

Es el proceso que establece las polticas, procedimientos, y la documentacin necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto

7.1: Planificar la Gestin de Costos

Activo de los procesos Factores ambientales de la organizacin

Empresa / Organizacin

Desarrollar el Project Charter

Project Charter

Desarrollar Plan para la direccin del proyecto

Plan para la direccin del proyecto

7.1 Planificar la Gestin de costos

Plan de gestin de costos

Plan de Gestin de Costos

Plan de Gestin de Costos puede establecer (DEFINIR): Nivel de precisin Redondeos Reserva Tipos de estimacin y redondeos. Unidades de medida, mediciones y recursos. Horas das de trabajo, semana de trabajo, etc. Umbrales de control y variaciones permitidas
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Plan de Gestin de Costos

Enlaces con procedimientos de la organizacin, cuentas de control (CA) y cuentas contables. El componente de la EDT usado para la contabilidad de costo se denomina cuenta de control Reglas de valor ganado, frmulas, criterios, etc. Formatos de informe. Descripciones de cada uno de los 3 procesos. Procedimientos, roles y responsabilidades, herramientas y tcnicas, etc.

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Factores que afectan el costo

Personal Calidad Oferta y demanda Calendario Proveedores Tecnologa Cambios en la normatividad

Estacionalidad Tiempo Clima Riesgos Productividad

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1. Pregunta de Certificacin PMP

Un subcontratista que le provee un servicio para el proyecto que usted dirige como Director de Proyecto, le inform que tuvo un incremento en sus costos presupuestados debido a algunas actividades que son responsabilidad del equipo de proyecto que est a cargo de usted. Qu debera hacer usted como PMP en este caso? A. Emitir una solicitud de cambio. B. Reunirse con la Gerencia. C. Solicitar al subcontratista la documentacin de soporte. D. Rechazar cualquier iniciativa de ese tipo.

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Gestin de Costos del Proyecto

PROCESOS DE PLANEACION: 7.1 Planificar la gestin de costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL 7.4 Controlar los Costos

7.2 Estimar los Costos

Activo de los procesos Factores ambientales de la organizacin Documentos del Proyecto actualizados Documentos del Proyecto

Empresa / Organizacin

7.1 Planificar la gestin De costos Desarrollar el Cronograma 6.5

Cronograma del proyecto

Plan de gestin de costos

Estimacin de costo de las actividades

Planificar las Adquisiciones 12.1

Identificar Riesgos 11.2

Registro de riesgos

7.2 Estimar los Costos

Crear la EDT 5.3

Identificar Riesgos 11.2

Lnea base del alcance Bases de estimacin

Desarrollar el Plan de RRHH 9.1

Plan de RRHH

7.2 Determinar el Presupuesto

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7.2: Estimar los Costos

Desarrollo de una aproximacin de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del proyecto.

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7.2: Estimar los Costos

La estimacin de costos es una prediccin basada en informacin conocida en un momento en el tiempo. Considera posibles causas de variacin de las estimaciones, incluyendo los riesgos, alternativas de comprar vs hacer y compartir recursos. Incluye identificacin y consideracin de diversas alternativas de costo para iniciar y completar el proyecto. Generalmente se expresan en unidades monetarias, sin embargo se pueden utilizar otras unidades para facilitar el control de gestin.

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7.2: Estimar los Costos

Pueden mejorarse a travs de refinamientos durante el transcurso del proyecto. Se estiman los costos para todos los recursos, incluyendo mano de obra, materiales, equipos, servicios, instalaciones y categoras especiales tales como asignacin por inflacin o un costo por contingencia.
Cono de la incertidumbre

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7.2: Estimar los Costos

Entradas
1. Plan de gestin de costos 2. Lnea base del alcance 3. Cronograma del proyecto 4. Plan de RRHH 5. Registro de riesgos 6. Factores ambientales de la empresa 7. Activos de los procesos de la organizacin

Herramientas y Tcnicas
1. Juicio experto 2. Estimacin anloga 3. Estimacin paramtrica 4. Estimacin ascendente 5. Estimacin de tres puntos 6. Anlisis de reserva 7. Costo de calidad 8. Software de estimacin de costos 9. Anlisis de propuestas para licitaciones 10. Tcnicas grupales de Toma de decisiones

Salidas
1. Estimaciones de costos de las actividades 2. Base de los estimados 3. Actualizaciones a los Documentos del proyecto

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7.2: Estimar los Costos

.1 Lnea base del alcance:

Enunciado del alcance

Descripcin del producto Criterios de aceptacin Entregables claves Lmites del proyecto Supuestos Restricciones

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

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7.2: Estimar los Costos

Lnea base del alcance:

EDT
Suministra relacin entre todos los componentes del proyecto y los entregables.

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

CASA DE CAMPO

1. Estudios

2. Diseos

3. Construccin

4. Acabados

5. Gestin

3.1. Afirmado

3.2. Ed. reas de descanso

3.3. Ed. reas de recreacin

3.4. Habilitacin de otras reas

2.1. Maquetas

2.2. Planos

Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas

Cancha Frontn Cancha Tenis Piscina

5.1. Planeamiento

5.2. Control

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7.2: Estimar los Costos

Lnea base del alcance:

Diccionario de la EDT
Identificacin de productos entregables. Descripcin del trabajo en cada componente de la EDT para producir cada producto entregable.

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

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7.2: Estimar los Costos

Lnea base del alcance:

Otros
Requisitos legales y contractuales: salud, seguridad, ambientales, seguros, propiedad intelectual, licencias y permisos

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

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7.2: Estimar los Costos

Cronograma del proyecto:

Tipo y cantidad de los recursos y el tiempo requerido de los mismos.

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

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7.2 Estimar los Costos

Plan de RR. HH.:

Perfil del personal del proyecto Sueldos estimados Compensaciones, reconocimientos

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

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7.2 Estimar los Costos

Registro de riesgos:

Costos de evitar, transferir o mitigar los riesgos, como resultado de LAS ACCIONES DE LAS RESPUESTAS.

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

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7.2 Estimar los Costos

Factores Ambientales de la Empresa:

Condiciones del mercado: productos, servicios y resultados disponibles. Informacin Comercial Publicada.

7.2 ESTIMAR LOS COSTOS

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7.2 Estimar los Costos

Activos de los Procesos de la Organizacin:

Polticas de estimacin de costos Plantillas de estimacin de costos Informacin histrica Lecciones aprendidas

7.2 ESTIMAR DE COSTOS

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7.2 Estimar los Costos

Juicio experto

La experiencia en proyectos similares permite al experto estimar el costo de las actividades del proyecto

Tcnica Delphi

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7.2 Estimar los Costos

Estimacin por analoga

Implica usar el costo real de proyectos anteriores similares, como base para estimar el costo del proyecto actual. Se utiliza cuando la cantidad de informacin detallada es limitada (fase inicial del proyecto). Utiliza el juicio de expertos. Es menos costosa y rpida que otras tcnicas pero tambin menos exacta. Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de apariencia y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la experiencia necesaria.

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7.2 Estimar los Costos

CASA DE CAMPO

Estimacin por Analoga

1. Estudios

2. Diseos

3. Construccin

4. Acabados

5. Gestin

3.1. Afirmado

3.2. Ed. reas de descanso

3.3. Ed. reas de recreacin

3.4. Habilitacin de otras reas

2.1. Maquetas

2.2. Planos

Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas

Cancha Frontn Cancha Tenis Piscina

5.1. Planeamiento

5.2. Control

30 abajo Es una estimacin de arriba a

7.2 Estimar los Costos

Estimacin Paramtrica

Tcnica que utiliza relacin estadstica entre datos histricos y otras variables para calcular una estimacin de costos. Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la informacin de costos y recursos. Puede aplicarse a todo el proyecto o segmentos del mismo Costo de construccin ( nmero de metros cuadrados, calidad del terreno, acabados, nmero de pisos) Costo de construccin = metros cuadrados * 300 + (acabados) ** 2 * 200 + terreno / 100 * 345.78
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7.2 Estimar los Costos

Estimacin ascendente

Estimacin del costo de actividades individuales o paquetes de trabajo y su acumulacin para obtener el costo total del proyecto. El costo y precisin depende del tamao y complejidad de la actividad individual o paquete de trabajo: sern mayores en la medida que estas actividades o paquetes sean ms pequeos. Debe balancearse precisin adicional con costo adicional.

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7.2 Estimar los Costos

Estimacin Ascendente
CASA DE CAMPO

1. Estudios

2. Diseos

3. Construccin

4. Acabados

5. Gestin

3.1. Afirmado

3.2. Ed. reas de descanso

3.3. Ed. reas de recreacin

3.4. Habilitacin de otras reas

2.1. Maquetas

2.2. Planos

Dorm. Padres Dorm. Hijos Dorm. Hijas

Cancha Frontn Cancha Tenis Piscina

5.1. Planeamiento

5.2. Control

33arriba Es una estimacin de abajo a

7.2 Estimar los Costos

Estimacin de tres puntos - Pert

C1 Valor ms probable C2 Valor ms alto (pesimista) C3 Valor ms bajo (optimista) Costo = (C1 * 4 + C2 + C3) / 6

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7.2 Estimar los Costos

Anlisis de Reserva:

Se incluyen reservas para contingencias para tener en cuenta la incertidumbre del costo. La reserva para contingencias puede ser un porcentaje del costo estimado, una cantidad fija, o puede calcularse utilizando mtodos de anlisis cuantitativos. A medida que se dispone de informacin ms precisa sobre el proyecto, la reserva para contingencia puede utilizarse, reducirse o eliminarse. Debe identificarse claramente esta contingencia en la documentacin del cronograma. Las reservas para contingencias forman parte de los requisitos de financiamiento. Las reservas para contingencias forman parte de la lnea base de costos y de los requisitos generales de financiamiento.

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7.2 Estimar los Costos

Costo de la Calidad:

Costos de prevencin: entrenamiento, documentacin de procesos, equipos, tiempo para hacer las cosas correctas. Costos de evaluacin: pruebas, prdidas por pruebas destructivas, inspecciones. Costos de fallas internas: retrabajo, mermas Costos de fallas externas: responsabilidades, garanta, prdidas

Recursos

CFE CFI
CE CP

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7.2 Estimar los Costos

Software de estimacin de Costos para la

Direccin de Proyectos:
Software de estimacin de costos. Hojas de clculo. Herramientas de simulacin y estadstica.

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7.2 Estimar los Costos

Anlisis de propuestas para licitaciones:

Anlisis de ofertas de proveedores. Anlisis de lo que debera costar el proyecto a partir del costo de los entregables individuales.

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7.2 Estimar los Costos Ejercicio: estimacin anloga y estimacin ascendente

Ventajas
1. Rpida. 2. Las tareas individuales no necesitan ser identificadas. 3. Ms exacta. 4. Proporciona una base para el monitoreo y control. 5. Basada en un anlisis detallado del proyecto. 6. Provee al PM de una idea de las expectativas de la gerencia. 7. Logra la venta interna del proyecto (buyin) en el equipo. 8. Abarca todos los costos del proyecto. 9. Menos costosa.

Desventajas
11. Menos exacta. 12. Toma tiempo y esfuerzo (costo). 13. Tendencia del equipo a acolchar los estimados. 14. Requiere que el proyecto est bien definido y entendido. 15. Requiere considerable experiencia para hacerlo bien. 16. Se prepara con informacin limitada y poco conocimiento del proyecto. 17. Conflictos a nivel gerencial para ganar ventajas en el reparto sin conocer el detalle. 18. Extremadamente difcil para proyectos con alto grado de incertidumbre. 19. Conflictos a nivel del equipo para ganar ventajas en el reparto sin conocer el detalle.

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7.2 Estimar los Costos

Estimaciones de costos de las actividades:

Evaluaciones cuantitativas de costos probables de los recursos. Presentacin resumen o detallada. Se estiman costos para todos los recursos y categoras especiales como asignacin por inflacin o reserva de contingencia. Los costos indirectos pueden aplicarse a las actividades o a nivel superior

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7.2 Estimar los Costos

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.3. Limpiar Terreno

Volquete de 10 TN Capataz Obreros (cuadrilla) Mameluco Par de botas Par de guantes Rastrillo Escoba Carretilla Desinfectante

1 1 3 3 3 3 2 2 1 10 glns

$100/da $ 20/da $ 5/da $ 10/da $ 15 $ 10 $ 15 $ 5 $ 25 $ 15

Costos estimados
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7.2 Estimar los Costos

PROYECTO CASA DE CAMPO Alternativa: contratacin de compaa de limpieza

3.1.3. Limpiar Terreno

Volquete de 10 TN Costo servicio Costo contratacin Costo supervisin

1 1 1 1

$100/da $100/da $100 $ 25/da

Costos estimados alternativos

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7.2 Estimar los Costos

Base de los estimados

Cantidad y tipo depende del rea de aplicacin. Debe proporcionar imagen clara, profesional y completa de cmo se obtuvo la estimacin. Puede incluir:

Fundamentos de la estimacin. Asunciones y restricciones. Rango de estimaciones (10,000 +-10%). Nivel de confiabilidad del estimado final

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7.2 Estimar los Costos

Actualizaciones de los Documentos del proyecto

Se debe actualizar toda la documentacin del proyecto que lo requiera, por ejemplo: Registro de riesgos, Enunciado del alcance, EDT, etc.

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2. Pregunta de Certificacin PMP

Cuando recin se est conceptualizando el proyecto, usted tiene un intercambio de opiniones con el Patrocinador, acerca de qu tcnica de estimacin se debera utilizar. Usted desea aplicar algn tipo de juicio de expertos, pero el Patrocinador prefiere una estimacin anloga. Lo mejor sera: A. Aceptar la estimacin anloga pues es una forma de juicio experto. B. Sugerir el costeo del ciclo de vida como un punto medio entre ambas posiciones. C. Determinar por qu el Patrocinador desea una estimacin tan exacta. D. Tratar de convencer al Patrocinador de utilizar el juicio experto pues usualmente es ms exacto.
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