UNIVERSIDAD DE PANAM CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE COLN FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD ESCUELA DE CONTABILIDAD

SEMINARIO DE OPCIN AL TRABAJO DE GRADUACIN

PRIMER SEMESTRE 2004 SEMINARIO: CONTRALORA MONOGRAFA: LA PLANILLA, SUS ASPECTOS LEGALES Y LOS REGISTROS CONTABLES

SEGUNDO SEMESTRE 2003 SEMINARIO: AUDITORA MONOGRAFA: PAPELES DE TRABAJO, OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

POR:

NIDIA DEL CARMEN PARRIS SAMUELS

Cdula 8-433-577

COLN, REPBLICA DE PANAM 2004

UNIVERSIDAD DE PANAM CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE COLN FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD ESCUELA DE CONTABILIDAD

SEMINARIO DE OPCIN AL TRABAJO DE GRADUACIN

PRIMER SEMESTRE 2004 SEMINARIO: CONTRALORA MONOGRAFA: LA PLANILLA, SUS ASPECTOS LEGALES Y LOS REGISTROS CONTABLES SEGUNDO SEMESTRE 2003 SEMINARIO: AUDITORA MONOGRAFA: PAPELES DE TRABAJO, OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

POR:

NIDIA DEL CARMEN PARRIS SAMUELS

Cdula 8-433-577

Monografas de Seminario de Graduacin para optar por el ttulo de Licenciado en Contabilidad

COLN, REPBLICA DE PANAM 2004

SEMINARIO: AUDITORA MONOGRAFA: PAPELES DE TRABAJO, OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

HOJA DE APROBACIN

Aprobado por: __________________________________________ Prof. Luis Sanz

DEDICATORIA

A mi hija SHAZTTEDY, parte principal de mi vida. Por los sacrificios que juntas pasamos y que en vida es mi tesoro y motivo para seguir adelante en mi superacin.

A FRANCISCO, por su paciencia y confianza en m, en motivarme a terminar mi carrera universitaria. Me enseo que

cuando uno quiere alcanzar una meta debe perseverar venciendo todo tipo de obstculo. A ti te debo parte de mi triunfo y mi

realizacin como madre y profesional.

Nidia

AGRADECIMIENTO

Quiero agradecer a Dios, Todo Poderoso, por haberme brindado la oportunidad de abrirme camino, darme la confianza y fortaleza para lograr mis metas.

Al Profesor Luis Sanz, asesor, que me ayud con sus conocimientos y experiencia en la culminacin de este trabajo de graduacin.

De igual forma al Lic. Ricardo De Len por su apoyo incondicional investigacin. y solidario durante el transcurso de esta

A todos los que de alguna forma desinteresada, me brindaron su total comprensin en la elaboracin de este trabajo.

Les doy las Gracias, Nidia

NDICE GENERAL

Pg. N INTRODUCCIN.......................................................................................... x

1. DEFINICIN Y OBJETIVOS................................................................... 2. CARACTERSTICAS Y CONTENIDO .................................................... 2.1. 2.2. 2.3. Papeles de Trabajo Completos .............................................. Papeles de Trabajo Concisos ................................................. Papeles de Trabajo Claros ......................................................

2 4 5 6 7 8 9 9 13 13 14 17

3. PROPIEDAD Y CUSTODIA .................................................................... 4. ORGANIZACIN Y ARCHIVO ............................................................... 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Archivo Permanente............................................................... Archivos del Ejercicio Corriente .............................................. Archivo General ..................................................................... Archivo de Control Interno y Planificacin ............................ Archivo por reas ..............................................................

5. PREPARACIN: REFERENCIACIN Y MARCAS DE COMPROBACIONES.............................................................................. 6. SUPERVISIN........................................................................................ 7. EJEMPLOS DE LOS PRINCIPALES PAPELES DE TRABAJO ........... 20 22 24

CONCLUSIONES ........................................................................................

26

Pg. N RECOMENDACIONES ................................................................................ BIBLIOGRAFA............................................................................................. ANEXOS ...................................................................................................... 28 28 32

INTRODUCCIN

Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por el auditor.

Constituyen un compendio de la informacin utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecucin de su trabajo, junto con las decisiones tomadas para llegar a formar la opinin de auditoria.

Su objetivo fundamental es suministrar evidencia de los procedimientos de trabajo realizados y los comentarios detallados que respaldan la opinin del auditor.

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, quien podra facilitar copia o extractos de sus papeles a la entidad auditada.

xi

PAPELES DE TRABAJO, OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS

1. DEFINICIN Y OBJETIVOS

Los papeles de trabajo constituyen la constancia escrita del trabajo realizado por el auditor, cuyas conclusiones son las bases de la opinin reflejadas en el informe de auditoria.

El auditor trabaja con documentos propiedad del cliente.

Los

procedimientos de revisin e inspeccin aplicados quedan reflejados en los papeles de trabajo.

El objetivo fundamental de los papeles de trabajo, es suministrar evidencia de los procedimientos de trabajo realizados y los comentarios detallados que respaldan la opinin. Adicionalmente, pueden enumerarse otros objetivos, como los siguientes:

a) Planificar, coordinar y organizar las distintas fases del trabajo de auditoria.

b) Constituir un registro histrico de la informacin contable y los procedimientos empleados.

c) Servir de fuente de informacin y gua para la elaboracin de futuros papeles de trabajo.

d) Ayudar al auditor a asegurarse de la correcta realizacin del trabajo.

e) Permitir el control del trabajo realizado mediante la revisin de los papeles de trabajo por un tercero competente.

Los papeles de trabajo son susceptibles de normalizacin, lo que mejora la eficacia de su preparacin y revisin. Deben indicar las comprobaciones y

verificaciones efectuadas, as como las conclusiones a las que se hubiera llegado.

Entre los papeles de trabajo ms utilizados podemos enumerar los siguientes:

Cuestionarios y programas.

Memorndum elaborados por el auditor, reflejando el trabajo realizado, los comentarios al respecto y las conclusiones alcanzadas.

Cdulas sumarias conteniendo los datos analizados y la evidencia de las pruebas y verificaciones realizadas.

Descripciones de los sistemas contables y administrativos, bien mediante narrativos o mediante flujogramas.

Confirmaciones recibidas de terceros: clientes, proveedores, bancos, abogados, etc.

Documentos significativos, tales como copias de escrituras, extractos bancarios, contratos, etc.

Detalles de composicin de cuentas, tales como listados de inventario, listados de clientes, anlisis de antigedad de saldos de clientes, etc.

2. CARACTERSTICAS Y CONTENIDO

Los papeles de trabajo debern ser los suficientemente completos y detallados como para que un auditor experimentado pueda obtener un entendimiento global de la auditora.

Como caractersticas comunes que debern contener unos buenos papeles de trabajo, cabe destacar las siguientes:

Deben ser completos. Deben ser concisos. Deben ser claros.

2.1.

Papeles de trabajo completos

En general, para que unos papeles de trabajo puedan considerarse completos deben:

Identificar el alcance del servicio profesional encomendado.

Describir el trabajo realizado.

Identificar a los auditores que realizaron y supervisaron el trabajo.

Indicar las fechas en que se realiz y revis el trabajo.

Mostrar el origen de los importes monetarios y dems informacin indicada en los mismos.

Expresar las conclusiones alcanzadas.

Incluir una adecuada referenciacin cruzada.

Como norma general, debe existir concordancia en todo sentido entre los papeles de trabajo tomados en su conjunto y el informe de auditora.

Los papeles de trabajo debern indicar la fuente de la informacin que contienen. En algunos casos, esta informacin es evidente a partir del propio encabezamiento del papel, si bien en otros casos es necesario indicarlo mediante una nota especfica. Para ello habr de indicarse el nombre y el cargo o responsabilidad de la persona que suministr la informacin y la descripcin del registro u otra fuente de informacin. Esto no slo es aplicable a las cifras y detalles similares, sino tambin a comentarios y otras informaciones.

2.2.

Papeles de trabajo Concisos

nicamente debern prepararse aquellos papeles de trabajo que sean estrictamente necesarios y tiles para la realizacin del trabajo planificado.

Los papeles de trabajo debern contener aquellos datos y pruebas esenciales. Antes de realizar un papel de trabajo se deber pensar la manera ms eficaz de enfocarlo, de manera que se obtenga un papel de trabajo completo invirtiendo el menor tiempo posible.

Debe prestarse atencin especial a la realizacin de los memorndum, evitando incluir informacin o comentarios que ya estn indicados en otros papeles de trabajo o que no resultan significativos a efectos del informe de auditora.

2.3.

Papeles de trabajo Claros

Al disear y elaborar los papeles de trabajo hay que intentar que su presentacin y contenido permitan que una persona o familiarizada con el trabajo pueda entenderlo sin problemas. Para ello, deber tener las siguientes caractersticas:

Buena ortografa y correccin en el lenguaje.

Nombres de empresas, lugares y personas bien expresados.

Referenciacin lgica y simple.

Reducido nmero de marcas de comprobacin.

No agrupar excesiva informacin en espacios reducidos.

Los comentarios o anotaciones debern ser escritos con letra legible y redactados de una forma comprensible.

3. PROPIEDAD Y CUSTODIA

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, quien podr facilitar copias o extractos de sus papeles a la entidad auditada. Asimismo podr facilitar el acceso a estos papeles a terceros, como por ejemplo otros auditores, pero siempre con consentimiento expreso de los administradores de la entidad.

El auditor deber habilitar los procedimientos necesarios para garantizar la custodia de los papeles durante el tiempo necesario para cumplir con los requerimientos legales al respecto.

4. ORGANIZACIN Y ARCHIVO

Como normas generales para la organizacin y archivo de los papeles de trabajo podemos enumerar las siguientes:

Los papeles de trabajo irn convenientemente referenciados.

Se agruparn por secciones o reas que se correspondern, fundamentalmente, con las cuentas de balance de ganancias y prdidas.

Separar los papeles de trabajo en dos grupos o categoras: 1. Papeles de trabajo permanentes: Archivo permanente. 2. Papeles de trabajo del ejercicio corriente: Archivos del Ejercicio corriente.

4.1.

Archivo Permanente

El archivo permanente contendr todos aquellos documentos que contengan informacin relativa a la sociedad auditada que pueda ser de inters

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en auditoras sucesivas. auditoras recurrentes.

Este archivo es especialmente importante en las

Este archivo incluir, al menos, la siguiente informacin:

Datos generales: 1. Descripcin de la historia y naturaleza del negocio. 2. Actividades de la empresas (industrial, comercial o de servicios), domicilio social y ubicacin de sus fbricas, sucursales, almacenes y delegaciones. 3. Organigrama. 4. Composicin del Consejo de Administracin. 5. Resmenes de las actas de las reuniones de la Junta General de Accionistas y del Consejo de Administracin. 6. Detalle de firmas autorizadas, fijando lo que pueden autorizar y su lmite.

Informacin Contable: 1. Plan de cuentas.

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2. Descripcin del sistema contable y del tratamiento mecanizado de la informacin. 3. Normas o criterios especiales de contabilizacin. 4. Descripcin de los procedimientos de contabilizacin y de las medidas de control interno existentes.

Escrituras y Contratos: 1. Resumen y copia de las escrituras de constitucin,

ampliaciones de capital, modificacin de estatutos, compraventa, etc. hasta la fecha de realizacin de la auditora. 2. Resumen o copia de contratos de prstamo, arrendamiento, comisiones, etc. y otros acuerdos (royalties, asistencia tcnica, participacin en beneficios....) 3. Plizas de seguro sobre bienes, personas y responsabilidad, con indicacin actualizada del grado de cobertura de los riesgos de la entidad.

Otros datos: 1. Resultado de las visitas al Registro Mercantil y de la Propiedad. 2. Detalle de la composicin del capital.

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3. Restricciones a la disponibilidad de las reservas. 4. Informacin fiscal: declaraciones de los distintos impuestos, actas de inspeccin levantadas, recursos presentados, etc. 5. Licencias, permisos y otra documentacin oficial. 6. Copia de los informes de auditoria y de las cartas de recomendaciones correspondientes a ejercicios anteriores.

El archivo permanente no deber ser ms voluminoso de lo necesario. Para ello, los documentos extensos debern ser resumidos o sealados los datos o comentarios relevantes para el trabajo de auditora, de manera que no sea necesaria la lectura en su totalidad.

En el transcurso de la auditora hay que proceder a la actualizacin de los archivos permanentes y utilizar la documentacin como fuente de informacin para comprobaciones que se realizan en los papeles de trabajo del ejercicio corriente (por ejemplo, importe de alquileres que se detallan en los contratos correspondientes, nombre de las personas con firmas autorizadas en entidades bancarias, etc.).

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4.2.

Archivos del ejercicio corriente

Los archivos de papeles de trabajo del ejercicio corriente incluyen la documentacin relativa a los estados financieros sometidos a la auditora del ejercicio corriente. Dentro de estos archivos cabe destacar:

Archivo general. Archivo de control interno y planificacin. Archivo por reas.

4.3.

Archivo General

Los papeles referentes a asuntos generales debern archivarse en una o varias carpetas consecutivas. siguiente: El contenido de estas carpetas suele ser el

Copia del informe de auditora (definitivo y borrador).

Copia de la carta de recomendaciones (definitiva y borrador).

Carta de representacin.

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Confirmaciones de abogados.

Estados financieros definitivos (es decir, ajustados, si hubiese sido necesario).

Estados financieros provisionales (antes de ajustes).

Relacin de ajustes de auditoria propuestos.

Relacin de reclasificaciones propuestas.

Cuestionarios de comprobacin.

Correspondencia originada durante la auditoria como consecuencia de reuniones, instrucciones a otros auditores, acuerdos, etc.

La referencia habitual para este archivo suele ser la letra (A). Un ndice de este archivo podra ser el siguiente:

A. Archivo general A.1. A.2. ndice de la seccin. Memorndum resumen de la auditoria.

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A.3. A.4. A.5.

Estados financieros del ejercicio. Informe de auditoria. Relacin de ajustes y reclasificaciones de auditoria

propuestos. A.6. A.7. A.8. A.9. Carta de representacin. Resmenes de actas. Circularizacin de abogados. Revisin de hechos posteriores.

A.10. Recomendaciones de control interno. A.11. Varios.

4.4.

Archivo de Control Interno y Planificacin

Este archivo contendr toda la documentacin relativa al anlisis del control interno de la sociedad y a la planificacin del trabajo de auditora a realizar.

Generalmente se referencia con la letra (B). Dentro de este archivo se incluir la siguiente documentacin:

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Anlisis por reas del control interno. Memorndum resumen de control interno. Programa de trabajo. Revisiones analticas generales. Control de tiempos.

Un ndice de este archivo puede ser el siguiente:

B.100. Planificacin inicial. Encargo del cliente Actualizacin del conocimiento del negocio del cliente. Comentarios ms significativos al balance interino. Importancia Relativa (IR). Memorndum resumen de la planificacin inicial.

B.200. Anlisis de riesgo. Identificacin de las cuentas ms importantes. Identificacin y anlisis de los sistemas ms importantes que afectan a las cuentas anteriores. Evaluacin del riesgo en el sistema y en las reas de

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Auditoria.

B.300. Procedimientos de trabajo. Programa de trabajo.

B.400. Otra documentacin relacionada con la planificacin. Instrucciones recibidas de otros auditores. Instrucciones enviadas a otros auditores. Presupuesto de tiempos.

4.5.

Archivo por reas

Cada rea o seccin se corresponder con una partida de los estados financieros.

Dentro de cada rea o seccin se incluir, al menos, la siguiente documentacin.

Cdulas: Se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el propsito de la auditora. Estn conformadas por formularios cuyo diseo incorpora casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis.

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Cdulas sumarias:

Resumen los saldos de mayor en que se

descomponen las partidas de las cuentas anuales. Se preparan para cada grupo de cuentas del balance y de la cuenta de ganancias y prdidas. 1. Se preparan detallando: Descripcin de cada cuenta. Saldos del ao anterior y del ao actual para cada cuenta. Realizando las referencias cruzadas a los

documentos de origen y destino de los saldos.

Memordum resumen de la seccin: 1. La redaccin del memorndum deber ser clara, breve y concisa. 2. Su contenido suele ser el siguiente: Descripcin del trabajo realizado, cuando no ste claramente identificado en el programa de trabajo. Resumen de los aspectos ms significativos que se hayan puesto de manifiesto en el curso del trabajo. Conclusin.

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Programa de trabajo: 1. El programa de trabajo enumera las distintas pruebas a realizar para auditar una cuenta o grupo de cuentas. 2. Debe ir desglosado por secciones o reas. 3. El programa correspondiente se archivar en cada rea. 4. Una copia completa se incluir en el archivo general. 5. A medida que se completa cada punto del programa, se indicar en el mismo las iniciales del auditor que lo ha realizado y la referencia del papel de trabajo donde se ha efectuado dicha prueba o verificacin. 6. Para ello el programa de trabajo incluir dos columnas con los siguientes encabezamientos: Referencia papel de trabajo. Hecho por.

7. El programa de trabajo tambin puede indicar el tiempo previsto de realizacin de los procedimientos de trabajo.

Cdulas de detalle: 1. Contienen los anlisis y pruebas efectuadas para obtener evidencia en que reportar la opinin de auditoria.

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2. Se preparan detallando: Descripcin de cada cuenta. Saldos del ao anterior y del ao actual para cada cuenta. Realizando las referencias cruzadas a los documentos de origen y destino de los saldos.

5. PREPARACIN: COMPROBACIONES

REFERENCIACIN

MARCAS

DE

Los referencias.

papeles

de

trabajos

se

identifican

mediante

ndices

de

Se denominan ndices de referencia a aquellos smbolos utilizados en los papeles de manera lgica, faciliten su manejo y archivo. Los ndices de

referencia se escriben en la esquina superior derecha de los papeles de trabajo al objeto de facilitar su identificacin individual.

Los ndices de referencias suelen ser una combinacin de letras y nmeros para referenciar los papeles de un archivo por reas.

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Se denomina cruzar referencias al hecho de referenciar los datos o comentarios de un papel de trabajo con otro, por medio de la colocacin de la referencia del anlisis con el cual se relaciona.

El cruzar referencias es un procedimiento habitual de auditoria. Podramos decir que se trata de un cuadro interno de los papeles de trabajo.

Es aconsejable que la forma de cruzar referencias sea consistente entre todos los papeles de trabajo y tambin en los diversos trabajos realizados por un auditor.

Se denominan marcas de comprobacin, tick-marcks o, simplemente, ticks a los smbolos utilizados en la auditoria para explicar el trabajo realizado.

Los ticks debern ser sencillos, evitando signos complicados y laboriosos, al objeto de no perder tiempo al hacerlos, no confundirlos al revisar los papeles de trabajo y facilitar su uso uniforme.

A pie del papel de trabajo deber explicarse el contenido de los ticks utilizados, que podr ser, a modo de ejemplo, los siguientes:

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Verificados clculos aritmticos. Comprobado cargo/abono en extracto bancario de la entidad y fecha indicada.

Verificado con factura. Verificada existencia fsica. Verificada alta en registro de inmovilizado.

6. SUPERVISIN

Los

objetivos

de

la

revisin

de

los

papeles

de

trabajo

son

fundamentalmente los siguientes:

Determinar si el trabajo realizado ha sido el adecuado.

Asegurarse de que los papeles reflejan el trabajo ejecutado y ste es suficiente para soportar la opinin del auditor sobre las cuentas anuales auditadas.

La revisin debe ser realizada por un auditor competente. El revisor debe asegurarse de que los papeles de trabajo:

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Indican el alcance del examen.

Las razones que fundamentan el

alcance particular aplicado deben quedar claramente especificadas.

Constituyen un registro completo de qu trabajo de auditora fue realizado para alcanzar los objetivos perseguidos por la planificacin y alcances decididos.

Constituyen un registro completo de los resultados de la auditora.

Incluyen conclusiones claras, totalmente soportadas por la evidencia obtenida en el trabajo de auditora y adecuadamente relacionadas con el objetivo perseguido.

Como resultado de la revisin surgir la correspondiente relacin de puntos de revisin que se recogern en un papel de trabajo. Hoja de puntos de revisin. El esquema general ser el siguiente:

Descripcin del Referencia Preparado por Punto de revisin

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El auditor que realice el trabajo indicado en cada punto de revisin deber poner sus iniciales en la columna correspondiente, dejando evidencia del cierre de los mismos. La totalidad de los puntos de revisin debern ser cerrados

antes de la finalizacin del trabajo de auditoria y emisin del informe.

7. EJEMPLOS DE LOS PRINCIPALES PAPELES DE TRABAJO

A continuacin se incluye un ejemplo de los papeles de trabajo integrantes de una seccin de inmovilizado material. En ellos se pueden

observar tanto los distintos tipos de papeles integrantes del archivo del ejercicio corriente como los ndices de referenciacin y las marcas de comprobacin, por lo que no se incluyen los saldos a verificar. Asimismo se incluye un ejemplo de los siguientes papeles de trabajo que se elaboran habitualmente en el curso de una auditoria:

Balance de situacin.

Cuenta de ganancias y prdidas.

Relacin de ajustes de auditora propuestos.

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Relacin de reclasificaciones propuestas.

Control de circularizacin de abogados.

Control de circularizacin de clientes.

Control de circularizacin de proveedores.

Control de circularizacin de bancos.

Carta de manifestaciones.

Anexo No.1: Conciliacin de saldos.

CONCLUSIONES

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CONCLUSIONES

Los papeles de trabajo son la base de la opinin reflejada en el informe de auditoria. Deben ser lo suficientemente claros como para permitir a un auditor sin un conocimiento previo, el seguimiento de las incidencias del trabajo y la comprobacin de que la auditoria se haya efectuado conforme a las normas aplicables.

Los papeles de trabajo deben incluir un programa de trabajo donde se descubre la naturaleza y el alcance de los procedimientos de auditoria aplicados en el examen de cada rea.

El auditor puede llegar a un acuerdo con el cliente para que su personal prepare determinados papeles de trabajo (detallando la composicin de saldo, anlisis de antigedad de saldos del cliente, etc.). Estos papeles sern revisados y verificados por el auditor y posteriormente tendrn la misma consideracin que los elaborados para el propio auditor.

RECOMENDACIONES

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RECOMENDACIONES

1. Los papeles de trabajo en su presentacin no deben sobrecargarse con referencias muy operativas, sino sealar los tpicos relevantes (lo ms importante y sobresaliente de la informacin).

2. Deben estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo suficiente slidos en sus argumentos; para que cualquier persona que lo revise pueda seguir la secuencia del trabajo.

3. Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podr proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos.

4. Los papeles de trabajo deben ser resguardados para cualquier investigacin o aclaracin, tomando en cuenta su utilidad.

5. En caso de que se abra un proceso de investigacin, se podra obligar al auditor a suspender o a posponer la auditora para no interferir en la investigacin, en tanto se aclare las circunstancias que lo originaron.

BIBLIOGRAFA

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BIBLIOGRAFA

LIBROS

AGUIRRE, Juan M. y, ESCAMILLA, Juan A.

AUDITORIA I.

Didctica

Multimedia, S.A.,

Espaa; 1998. 30 pgs.

FRANKLIN F., Enrique Benjamn.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA. McGrawHill, Mxico, 2001. 69 pgs.

Editorial

DICCIONARIOS

Diccionario de la Lengua Espaola.

Vigsima Primera Edicin, Real Espaola. Espaa, 1992.

Academia