SISTEMA DE GESTION INTEGRAL

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PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DEL PRODUCTO NO CONFORME

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1. OBJETIVO Asegurar que el producto que no sea conforme con los requisitos establecidos por la Corporacin se identifica, controla y se trata previniendo as su uso o entrega no intencional. Determinando las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento de estos de acuerdo al tipo de producto o servicio ofrecido al cliente. 2. ALCANCE

Aplica a todos los productos que no son conformes con los requisitos establecidos; en los procesos de Gestin y Formulacin de Proyectos, Desarrollo de Negocios, Transferencia de Tecnologa, Desarrollo Tecnolgico e Investigacin. Inicia con la identificacin de las especificaciones de calidad de los productos o servicios de los procesos mencionados o su naturaleza y finaliza con la autorizacin de tratamiento, registro del producto no conforme y toma de acciones correctivas o preventivas en caso que se requiera. 3. CONTEXTUALIZACION Este procedimiento se deriva de la caracterizacin del proceso Sistema de Gestin Integral del subproceso Ejecucin Gestin de calidad. 4. DEFINICIONES CONCESIN: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados. Una concesin esta generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene caractersticas no conformes, dentro de lmites definidos por un tiempo o una cantidad de productos acordados. DESECHO: Accin tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto. LIBERACIN: Autorizacin para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

NO CONFORMIDAD (NC): Incumplimiento de un requisito. Es real, cuando se ha presentado o potencial cuando se estima que puede ocurrir. PERMISO DE DESVIACIN: Autorizacin para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto, antes de su realizacin.

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PRODUCTO NO CONFORME (PNC): Es aquel que no cumple con los requisitos tcnicos o legales y que afecta la calidad del proceso. RECLASIFICACIN: Variacin de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme con los requisitos que difieren de los iniciales. REPARACIN: Accin tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su utilizacin prevista. La reparacin al contrario que el reproceso puede afectar o cambiar las partes de un producto no conforme REPROCESO: Accin tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los requisitos (caractersticas de calidad de la matriz) SEGREGACION: La accin emprendida respecto a un producto no conforme para ser separado o apartado

5. INSTRUMENTOS, EQUIPOS Y/O MATERIALES: Equipo de cmputo, Instrumentos de medicin (cuando aplique) Implementos de oficina 6. CONDICIONES GENERALES:

6.1 Generalidades Se considera producto/servicio no conforme, aquel que no cumple con los siguientes requisitos: Caractersticas o especificaciones de calidad con las cuales debe salir el producto (ver Matriz de producto no conforme (SI-F-08) Requisitos del cliente (Calidad, tiempos de entrega) Legales El producto no conforme puede detectarse en cualquiera de las etapas del proceso, al inicio, durante y al final dependiendo de la naturaleza del mismo. Todo producto reprocesado, re-trabajado o modificado se somete a una revisin o control por parte del responsable de la liberacin, para comprobar la conformidad con las caractersticas y requisitos. Se debe evitar el registro de fallas o errores menores, que no inciden sobre la satisfaccin del cliente.

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6.2 Deteccin del Producto No Conforme Un producto/servicio no conforme puede ser detectado en los puntos de control del proceso de acuerdo a las caractersticas del producto/servicio de los procesos Gestin y Formulacin del Proyecto, Investigacin, Desarrollo Tecnolgico, Transferencia de Tecnologa y Desarrollo de Negocios, referidos en la Matriz de de Control de Producto no Conforme (SI-F-08); y se encuentra en: a) Producto/servicio no conforme en el proceso: es el incumplimiento de las caractersticas de calidad establecidas para cada uno de los productos/servicios ofrecidos por la Corporacin al cliente. Se detectan durante la realizacin del producto y antes de la entrega al cliente. Los medios utilizados para detectar productos no conformes son, entre otros: Aplicacin de los controles definidos en la matriz de control de producto no conforme SI-F08 Reclamacin por una no conformidad en el servicio prestado (quejas del usuario). Resultados de Auditorias internas o externas de calidad, anlisis de datos, revisiones de procesos Problemas en las actividades de elaboracin del producto. 6.3 Identificar el producto no conforme Todo colaborador de CORPOICA, debe estar atento a la identificacin de cualquier producto o servicio no conforme. En la Matriz de Control de Producto No Conforme (SI-F-08) se describen los productos o servicios de CORPOICA, con sus caractersticas de calidad; as como la forma de identificacin del Producto no conforme y los responsables de la misma. Esta matriz contiene adems las acciones a tomar cuando se presente un producto no conforme, indica quin es el responsable de autorizar la accin a tomar y los registros de la accin tomada. La identificacin del producto que no sea conforme con los requisitos se describe a travs de la Matriz de Control de Producto No Conforme SI-F-08, en esta se especifica la forma de identificar cada uno de los productos detectados como no conformes; estos se identifican de la siguiente manera: a) Segregndolos b) Rotulndolos c) Marcndolos con alguna identificacin especfica (a travs de memorandos, actas, sellos, formatos)

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Nota: El control al producto no conforme incluye insumos como reactivos, agroqumicos, elementos y equipos de laboratorio, droga veterinaria, semillas, maquinaria y equipo agroindustrial, servicios de mantenimiento a equipos de laboratorio y pecuarios. Estos productos son controlados en el proceso de compras a travs de la lista de verificacin de productos comprados (GC-F-11). 6.4 Analizar la no conformidad del producto, definir y aplicar el tratamiento final al producto o servicio no conforme El Responsable del Producto o Servicio, o quien este designe analiza las posibles causas que originaron la no conformidad establece e implementa de ser necesario las acciones necesarias para eliminarlas. Adicionalmente debe aplicar el tratamiento final que se le debe dar al producto o servicio no conforme, dejando la evidencia o registro de acuerdo a lo establecido en el formato SIF-08. En la Matriz de Control de Producto No Conforme SI-F-08 se indica el tratamiento que se debe dar de acuerdo al tipo de producto o servicio, estos tratamientos pueden ser: a) b) c) d) e) f) g) Reproceso Reclasificacin Reparacin Desecho Concesin Permiso de Desviacin Liberacin

Para cada tipo de producto o servicio de acuerdo al proceso en el cul se genera, se encuentra establecido el responsable de autorizar el tratamiento para cada producto o servicio no conforme identificado, cuando sea aplicable se debe solicitar la autorizacin al cliente. El responsable de la autorizacin del tratamiento ser el responsable de establecer la necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas de acuerdo al nmero de productos no conformes, su frecuencia y la criticidad del producto o servicio no conforme, entre otros. En caso que un producto no conforme se detecte despus de ser entregado o despus de que se haya iniciado su uso, la Corporacin toma las acciones correspondientes, segn los efectos de la no conformidad y se da tratamiento segn lo establecido en el procedimiento de quejas y reclamos. 6.5 Registrar la no conformidad Con base en los resultados anteriores, el responsable de la identificacin y autorizacin del tratamiento proceso en cada centro registra el producto o servicio No Conforme en los siguientes formatos de acuerdo al proceso en el cual se genere:

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Proceso Desarrollo de Negocios DN-F-10 Proceso Transferencia de Tecnologa TT-F-15, TT-F-16 o DN-F-10 para el caso de Servicios de informacin Bibliogrfica Proceso Desarrollo Tecnolgico DT-F-34 y DT-F-12 Proceso Investigacin IN-F-03 Proceso de Gestin y Formulacin de Proyectos GP- F- 09 Estos registros debern analizarse de acuerdo a la frecuencia requerida por cada proceso y sern reportados de forma mensual al Profesional de Gestin Integral de cada sede junto con las acciones tomadas (en caso que se requiera). 6.6 Aplicar Acciones Correctivas El Responsable del Producto/Servicio sigue el Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas SI-P-04 cuando determina que la no conformidad (producto no conforme) amerita la aplicacin de acciones correctivas. 6.7 Consolidar la informacin de los productos o servicios no conformes de todos los Procesos El Profesional de Gestin Integral consolida la informacin de los registros de producto no conforme de la Sede; en el formato SI-F-18 y lo reporta al Jefe de la Oficina de Gestin Integral y Mejoramiento Continuo; esta informacin sirve como entrada para la revisin por la direccin. El tratamiento a las no conformidades que se hayan identificado como resultado del producto no conforme y sus correspondientes seguimientos quedan consignados en el SI-F-07 Seguimiento a Acciones Correctivas y Preventivas. 6.8 Realizar seguimiento a las acciones El Jefe de la Oficina de Gestin Integral y Mejoramiento Continua, el Coordinador Nacional de Mejoramiento Continuo y los Delegados de Calidad o quienes hagan sus veces, realizan seguimiento a aquellas no conformidades detectadas y que tengan acciones posteriores al tratamiento, con el fin de verificar que tratamiento se ejecut y en el caso de que se implementen acciones correctivas verificar que las causas que originaron la no conformidad fueron eliminadas.

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7. DESCRIPCION
DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
1. Detectar el producto o servicio no conforme (PNC). El PNC se detecta a travs de; la queja de un usuario, por auditoria, revisin por la direccin, u otros. El PNC se genera cuando no se cumple con las caractersticas especficas definidas en la Matriz de control de Producto no Conforme.

FLUJOGRAMA
Inicio

RESPONSABLE
Colaboradores involucrados en los procesos misionales de la Corporacin

REGISTRO
Quejas de los usuarios Resultados de auditorias

Detectar el PNC

2. Identificar el producto o servicio no conforme, de acuerdo a lo definido en la Matriz de control de Producto no Conforme.

Responsables del Proceso Identificar el PNC

Rtulos, sellos, memorandos, etc

5. Aplicar el tratamiento ms adecuado para el PNC, como son: el reproceso, desecho, concesin con el usuario, reparacin; que permitan generar el producto correspondiente con las caractersticas de calidad definidas.

Aplicar tratamiento Final al PNC

Responsable del proceso y de autorizar la entrega del producto al usuario.

Registro de la accin tomada DN-F-10 TT-F-15, TT-F-16 DT-F-34 y DT-F-12 IN-F-03 y GP- F -

6. El responsable del Producto o Servicio, o quien este designe determina si se requiere anlisis de causas, algunos criterios que se pueden considerar son el nmero de productos no conformes, su frecuencia y criticidad. De lo contrario se toma la accin establecida en la Matriz de control de Producto no Conforme.

No

Se requiere estudiar Causa Raz?

Responsable del producto o servicio no conforme

N.A

Tomar la accin

Si

12

7. El Responsable del Producto/Servicio cuando determina que la no conformidad (producto no conforme) amerita la aplicacin de acciones correctivas, sigue el Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas SI-P-04 y registra la no conformidad en el formato SI-F-06

Registrar la no conformidad

Responsable del Proceso

SI-F-06 Reporte de No conformidad

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DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
8. Utilizar herramientas para el anlisis de causas como espina de pescado, Diagrama de afinidad, Diagrama de Relacin, Diagrama de rbol, Lluvia de ideas, segn procedimiento SI-P-04

FLUJOGRAMA
7 Realizar anlisis de causas

RESPONSABLE
Responsable del producto o servicio no conforme

REGISTRO
SI-F-06 Reporte de No Conformidad Registro de anlisis de las causas

9. Determinar plan de accin, indicando responsables, tiempo, para implementar la accin segn el procedimiento SI-P-04 Aplicar Acciones Correctivas xnxnxnx 10. El profesional de Gestin Integral de la Sede reporta mediante el formato SI-F18 los productos no conformes identificados en la sede y actualiza el formato SI-F-07 en caso que se haya generado alguna no conformidad, por producto no conforme

Responsable del producto o servicio no conforme

SI-F-06 Reporte de No Conformidad

Consolidar informacin

Profesional de Gestin Integral y Mejoramiento Continuo

SI-F-18 Seguimiento a la Gestin

11. El responsable realiza seguimiento a las no conformidades detectadas para verificar qu tratamiento se ejecut y cuando se implementen acciones correctivas verificar que las causas que originaron la no conformidad fueron eliminadas 12. Evala si cumple con las caractersticas del producto; y su entrega.

Realizar seguimiento

Delegados de Calidad, Profesional de Gestin Integral, responsable asignado

SI-F-06 Reporte de No Conformidad

Verificar cumplimiento

13. Verificar la eficacia de las acciones tomadas, es decir, si cumple con los requisitos del producto/ servicio.

No La Accin es eficaz? 6 S Consolidar informacin

Responsable del proceso y Responsable de autorizar la entrega del producto al cliente Responsable de Proceso Delegados de Calidad Profesional de Gestin Integral

SI-F-06 Reporte de No Conformidad

14. Con la informacin de los productos no conformes consignados en el formato SIF-18 se prepara el consolidado para la revisin por la direccin, describiendo por centro y por proceso el resultado

Jefe Oficina de Gestin Integral y Mejoramiento Continuo

Informe de Revisin por la Direccin Acta de revisin por la Direccin

Fin

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8. DOCUMENTOS RELACIONADOS Procedimiento para Elaboracin de Documentos Procedimiento para Acciones Correctivas y Preventivas Procedimiento para la realizacin de Auditorias Internas. Reporte de No Conformidad Seguimiento Acciones Correctivas y Preventivas Matriz para el control de producto no conforme Control de producto no conforme Desarrollo de Negocios Control de producto no conforme Eventos Base de datos publicaciones Registro producto no conforme Semilla Vegetativa Control de producto no conforme Desarrollo Tecnolgico Control de producto no conforme Investigacin Control de producto no conforme Gestin y Formulacin de Proyectos
9. ANEXOS

SI-P-01 SI-P-04 SI-P-06 SI-F-06 SI-F-07 SI-F-08 DN-F-10 TT-F-15 TT-F-16 DT-F-34 DT-F-12 IN-F-03 GP-F-09

No aplica 10. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIN FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

0 1

04-04-2008 Elaboracin del documento Se ingres el ltimo prrafo en el numeral 6.5 para aclarar las 05-11-2008 condiciones cuando el producto no conforme se detecta despus de la entrega Actualizacin del procedimiento en las condiciones generales, eliminacin del numeral 6.4 Tratamiento preliminar, descripcin de las identificacin dada, inclusin de los formatos relacionados en cada uno de los procesos para el registro de los tratamientos dados, se determin que para 30-10-2009 tener el consolidado final se utiliza el reporte de los facilitadores a travs del formato SI-F-18 y con base en esta informacin se hace el consolidado para la Revisin por la Direccin. Actualizacin del diagrama de flujo con estas precisiones Se actualizo con los cargos definidos en la nueva Estructura corporativa, se incluyo el proceso de gestin y formulacin de 20/09/2010 proyectos. Se actualiz la matriz de Productos no conformes indicando la naturaleza del no conforme y se precisaron algunas de las caractersticas del producto

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