Qu es un Manual Administrativo?

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin. Cules son los objetivos de los manuales? Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa. Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos. Coadyuvar a la correcta atencin de las labores asignadas al personal. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realizacin del trabajo. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones. Servir como vehculo de informacin a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes. Cmo se clasifican los manuales? Por su contenido se clasifican en: De organizacin: dnde se especifican las diversas unidades orgnicas que componen la empresa. De procedimientos: ac se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratacin de personal, de compras, de pago de sueldos, etc. De polticas: se determinan las polticas que guiarn el accionar de la empresa. De Bienvenida: diseado especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misin, visin, valores, etc. Por su mbito: Generales: que contienen informacin de la totalidad de la organizacin. Especficos: que consignan informacin de un rea o especfica. Qu contiene un Manual de Descripcin de Puestos? Este es el manual que la mayora de las personas conocemos, y a continuacin se presenta un breve modelo de este tipo de manual: Que son manuales????

Es una gua descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades que tienen asignada la organizacin, las reas y los cargos. Establece las relaciones de unidades internas, y condiciones

personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos. Es muy importante su utilizacin por cuanto es una valiosa herramienta tcnica que ayuda a lograr una adecuada sistematizacin de los procedimientos administrativos de la empresa. Indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de la empresa y la forma en cmo deben ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES

Asegurar adecuada comprensin de funciones, expectativas de organizacin y de actividades que realiza.

propsitos

Lograr y mantener slida visin orgnica de toda la entidad. Facilitar estudio de la organizacin.

Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las mates.

Conocimiento de la estructura y valoracin de cargos que la integran. Establecer canales de comunicacin y de relaciones funcionales.

Proporcionar una visin global de la organizacin, conocimiento de roles y medio que facilite formacin tcnico - profesional al orientarle en las actividades a desarrollar.

REQUISITOS
a. Comprenda a la totalidad de la estructura, dependencias, cargos, funciones, procesos atribuciones y responsabilidades. b. Variable tiempo deba estar presente en todo momento. c. Entiendan todos destinatarios, redactado en lenguaje claro, sencillo y concreto. d. Conocido por todos, llegar a cada trabajador para lo conozcan, puedan examinarlo y lo puedan aplicar.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES

POR SU CONTENIDO

De historia.-Proporciona informacin acerca de los comienzos, crecimiento,

logros y posicin actual de la organizacin. Cuando es bien elaborado y aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organizacin y a sentirse parte de ella. De organizacin.- Expone de forma detallada la estructura de la organizacin formal a travs de dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y responsables de distintos puestos. De polticas.- Describe los puntos establecidos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Si este manual es el adecuado permitir agilizar el proceso de toma de decisiones y facilitar la descentralizacin. De procedimientos.- Expresa los procedimientos administrativos a travs de los cuales se enfoca la actividad operativa del organismo. Tambin le explica al personal cmo hacer su trabajo y a utilizar los procedimientos administrativos prescritos. De contenido mltiple.- Es cuando la cantidad de personal o actividades no sean las suficientes como para hacer manuales detallados y se crean manuales donde se combinen dos o ms categoras como polticas y procedimiento.

POR

SU MBITO DE

APLICACIN

GENERAL: Tambin reglamentos internos, se refieren a estructura global de la organizacin, sus polticas, los procedimientos de trabajo, del personal. Son de propsito mltiple. De organizacin y funciones:Establece estructura orgnica de la entidad y funciones que cumplen diferentes rganos internos, las relaciones formales necesarias en el cumplimiento de sus tareas. De procedimiento: Su objetivo es establecer los procedimientos de todas las unidades que conforman un organismo con el fin de unificarlas. De polticas: Direccin fija orientaciones y directrices que deben ser adoptadas por los miembros de la organizacin. Facilita cumplimiento de objetivos aprobados tratando de dar armona, consistencia y solidez a

entidad y sus miembros en las relaciones con los clientes, con los proveedores y con otras organizaciones.

ESPECFICO: Estos manuales contienen informacin de una unidad orgnica. De reclutamiento y seleccin: Se refiere al rea del personal y su objetivo es establecer pautas de cmo reclutar y seleccionar. De auditora interna: Agrupa lineamientos e instrucciones que se aplican a actividades de la auditora interna. De polticas de personal: Su objetivo es definir polticas, as como sealar guas respecto a temas de contratacin, permisos, etc. De procedimiento de tesorera: Su objetivo es establecer procesos a seguir en el rea de tesorera, a fin de capitalizar las oportunidades que se generan al seguir una secuencia en el trabajo.

POR FUNCIN ESPECFICA

De Produccin.-Dicta las instrucciones necesarias para coordinar los procesos de fabricacin, es decir la inspeccin y control de produccin. De Compras.-Define las actividades que se relacionan con las compras, es una til fuente de referencia para los compradores. De Ventas.-Su objetivo es sealar los aspectos esenciales del trabajo de ventas como son las polticas de ventas, procedimientos, controles, etc. De Finanzas.-Determina responsabilidades financieras en todos los niveles de administracin y contiene instrucciones especficas dirigidas al personal que tengan que ver con el manejo de dinero y proteccin de bienes. De Contabilidad.-Seala los principios y tcnicas de la contabilidad que debe seguir todo el personal relacionado con esta actividad. Contiene estructura orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, manejo de registros, etc. De Crdito y Cobranzas.-Son los procedimientos y normas por escrito que determinan a esta actividad. Puede contener operaciones de crdito y cobranza, control y cobro de las operaciones de crdito, etc.

De Personal.-Su objetivo es comunicar las actividades y polticas de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Contiene reclutamiento y seleccin, administracin de personal, polticas de personal, capacitacin. Tcnico.-Contiene los principios y tcnicas de una funcin operacional determinada. Un ejemplo de eso puede ser el manual de sistemas y procedimientos. De Adiestramiento.-Su objetivo es explicar de forma detallada las labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular. Tambin incluye tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluacin para el usuario.

PARTES DE LA ESTRUCTURA DE UN MANUAL ADMINISTRATIVO

Tabla de contenido. Introduccin. Instrucciones para el uso de manual. Cuerpo. Flujograma(s). Glosario, con trminos importantes. Conclusiones. Recomendaciones. Anexos.